Omgaan met de pers. LMSO congres 2009 Jacco Veldhuyzen Voorzitter Co-Raad VUmc

Omgaan met de pers

Omgaan met de pers LMSO congres 2009 Jacco Veldhuyzen Voorzitter Co-Raad VUmc

11-1-2009

1

Omgaan met de pers

Deze workshop geeft je een introductie over hoe om te gaan met de pers      

Introductie Wat is de pers Rol van de pers Contact met de pers Omgaan met de pers in crisissituaties Een persconferentie organiseren

11-1-2009

2

Omgaan met de pers

Wat is de pers?

11-1-2009

3

Omgaan met de pers

De pers is een verzamelnaam voor diverse journalistieke media: - Analyseer het type pers bij contact  Indelen op medium  Kranten, tijdschriften, radio, televisie, internet  Indelen op verspreiding  Intern, lokaal, regionaal, landelijk, internationaal  Indelen op inhoud  Nieuws, achtergronden, aandachtsgebied, vermaak, opinie

 Indelen op doelgroep  Bijv. jongeren, intellectuelen, families, geldschieters 11-1-2009

4

Omgaan met de pers

Wat is de rol van de pers?

11-1-2009

5

Omgaan met de pers

De rol van de pers wordt bepaald door de invloed en is groot  “De 4e macht”  Controle van andere machten  Sterke invloed op publieke agenda

groeps agenda

media agenda

publieke agenda

beleids agenda

beslissings uitvoerings agenda agenda Barriere model aangepast van McCombs & Shaw (1972)

11-1-2009

6

Omgaan met de pers

De rol van de pers wordt bepaald door de invloed en is groot  “De 4e macht”  Controle van andere machten  Sterke invloed op publieke agenda  De pers is per definitie subjectief  Selectie van nieuws en feiten  Ruis, kleuring, duiding  Verborgen agenda  Manipulatie 11-1-2009

7

Omgaan met de pers

Selectie vindt plaats op basis van nieuwswaarde: - Analyseer en vergroot de nieuwswaarde  “Nieuws is wat journalisten nieuws vinden” (Andrew Marr, BBC)  Onthullingen, sensatie of vaak 'het menselijke verhaal achter…„  Moet actueel zijn, in de context passen  Van nut voor lezer/kijker, zij moeten zich aangesproken voelen

 Des te belangrijker de bron, des te belangrijker het nieuws  In de komkommertijd moet de krant ook vol

11-1-2009

8

Omgaan met de pers

Ruis beïnvloed de boodschap, ruis ontstaat door het kanaal

Ruis

Zender

11-1-2009

encodering van de boodschap

9

Kanaal

decodering van de boodschap

Ontvanger

interne verwerking door ontvanger

Omgaan met de pers

Ruis beïnvloed de boodschap, ruis ontstaat door het kanaal: - Beperk ruis  Ruis ontstaat bij het kanaal (de journalist) door:  Onvoldoende feitenkennis  Uiteenlopende belangen/agenda‟s  Tijdsdruk  Verwerking in de redactie-keten  De zender veroorzaakt ruis door  Onduidelijke/vage boodschap  Slechte interactie met de journalist – relatie is belangrijk!

11-1-2009

10

Omgaan met de pers

Welke soorten contacten met de pers zijn mogelijk?

11-1-2009

11

Omgaan met de pers

Het type contact bepaalt de regie en nieuwswaarde: - Probeer zelf de regie te houden  Zelf contact opnemen vs. benaderd worden    

Interview Persbericht Persconferentie Ingezonden stuk

11-1-2009

12

Omgaan met de pers

Een interview voor geschreven media geeft je veel ruimte  Spreeksnelheid: 150 woorden/minuut  Gemiddeld krantenartikel: 300 woorden  Artikel in tijdschrift: 700 woorden    

Herhaal je boodschap, wijdt niet uit Denk goed na over je antwoord Wees eerlijk, maar kies je woorden zorgvuldig Een interview is pas afgelopen als de journalist is vertrokken

11-1-2009

13

Omgaan met de pers

Een interview voor radio of televisie geeft je weinig ruimte  Vaak wordt maar één zin uitgezonden!  Verzin van te voren wat je wilt zeggen  Negeer de vragen!  Wees jezelf, of neem een betablokker

11-1-2009

14

Effect hoe je iets zegt

wat je zegt

uiterlijk en uitstraling

Omgaan met de pers

Persberichten zijn effectief om klein nieuws lokaal te verspreiden        

Persbericht = kant en klaar artikel Minder dan 1% van de persberichten wordt gebruikt Handig voor interne afstemming (dit is ons verhaal!) Journalist beoordeeld afzender, schat nieuwswaarde in, stelt vragen/cq wederhoor, past het artikel aan, kort het in Per e-mail of fax, niet als attachment! Geef links naar bijlagen of foto‟s, geen bijlagen Denk aan de taal Vaste opmaak

11-1-2009

15

Omgaan met de pers

Persberichten worden vaak ongewijzigd overgenomen: - denk aan de taal!  Kop: lading dekken, nieuwsgierigheid wekken maar geen humoristische of literaire kop  Korte duidelijke zinnen, geen lange woorden of bijvoegelijke naamwoorden  Geef feiten, geen meningen in de tekst  Gebruik citaten voor persoonlijke touch  Positief taalgebruik (niet, geen,… vermijden)  Correct taalgebruik en spelling  Laten nalezen!!!!!

11-1-2009

16

Omgaan met de pers

Persberichten hebben een vaste opmaak

[AFZENDER / LOGO] [PLAATS / DATUM]

PERSBERICHT [TITEL] [SUBTITEL – schuine letter]

    

Regelafstand 1,5 Maximaal 1 pagina Geen illustraties Geen ingewikkelde opmaak “Oprolbaar” 



11-1-2009

Belangrijkste info in eerste alinea Wegknippen onderste alinea‟s mogelijk zonder verlies van boodschap.

17

[INTRO – vette letter – vermeld wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe ] [Tekst – normale letter – korte alinea‟s] [Tekst – normale letter – korte alinea‟s] //////////////////////////////////// Noot voor de redactie (niet voor publicatie): [contactpersoon voor vragen]

Omgaan met de pers

Persconferenties zijn alleen effectief bij groot nieuws     

Niet te veel journalisten verwachten Niet bedelven onder cadeautjes en consumpties Max 1 uur Radio en tv achteraf apart bedienen Uitgebreide persmap voorzien  Persbericht  Biografieën, rapporten  Foto‟s en achtergrondinformatie  Persmap nazenden aan afwezigen 11-1-2009

18

Omgaan met de pers

Wie kan het best het woord doen?

11-1-2009

19

Omgaan met de pers

Wie er ook met de pers praat, zorg dat deze volledig op de hoogte is  Hoe belangrijker de bron, hoe belangrijker het nieuws  Hoofd van de afdeling, directeur, BN-er  Het persoonlijke verhaal is belangrijk  Patiënten, dokters op de werkvloer  Het oog wil ook wat  Vooral belangrijk bij televisie en foto‟s  Pers-contactpersoon: begeleid de pers en beschermt woordvoerder

11-1-2009

20

Omgaan met de pers

In hoeverre is het contact met de media bij een crisis anders?

11-1-2009

21

Omgaan met de pers

Het oplossen van een crisis begint met het tijdig herkennen van een crisis  een crisis is een noodsituatie  een crisis is een onverwachte gebeurtenis  een crisis is een gebeurtenis met verregaande gevolgen voor de organisatie, een deel ervan of een individuele persoon  een crisis vereist het nemen van beslissingen onder tijdsdruk  een crisis wordt gekenmerkt door het feit dat de normale procedures, voorzorgsmaatregelen gefaald hebben  een crisis verstoort het normale functioneren van de organisatie of een deel ervan

11-1-2009

22

Omgaan met de pers

De oorzaken en gevolgen van een crisis bepalen je eigen positie  Oorzaken  Externe oorzaken (overmacht)  Interne oorzaken (de „fout‟ ligt bij de organisatie zelf)  Gevolgen  Materiële gevolgen  Immateriële gevolgen

11-1-2009

23

Omgaan met de pers

Communicatie is het belangrijkste instrument in crisisbeheersing  Communicatie noodzakelijk op verschillende niveau‟s  Intern (personeel, patiënten, klanten, partners …)  Direct betrokken partijen (familie, omwonenden, …)  Extern (hulpdiensten, overheden, …)  Het algemene publiek  Belangrijke rol voor pers als kanaal voor de crisiscommunicatie  Crisisbeheersing vereist eigen initiatief tot communicatie.

11-1-2009

24

Omgaan met de pers

Verzamel zo snel mogelijk concrete antwoorden op de belangrijkste vragen  Wat zijn de feiten?  Wat zijn de oorzaken van het incident?  Wie is er betrokken en wie heeft schuld?  Wat zijn de gevolgen, direct en indirect?  Wat is de impact naar de toekomst?  Hoe wordt de schade beperkt?  Wanneer is alle informatie bekend?  Maak een eerste bericht op basis van deze antwoorden (FEITELIJK!):  Basisregel: geef snel feitelijke informatie om speculatie en escalatie van het probleem te voorkomen.

11-1-2009

25

Omgaan met de pers

Proactieve communicatie is effectiever dan reactieve communicatie       

Communiceer proactief i.p.v. reactief Toon medeleven Weet wat je weet (en speculeer niet) Onderbouw je beweringen met harde argumenten en feiten Zorg voor een duidelijke en consistente boodschap Spreek in positieve zin, ook in antwoord op negatieve vragen Zorg voor een persoonlijke benadering van de verschillende doelgroepen  Communiceer constructief, doe geen beschuldigingen  Zorg voor een continue communicatie  Voorkom een slepende kwestie of vervolgverhaal en rond af

11-1-2009

26

Omgaan met de pers

Een crisis is altijd onvoorspelbaar, voorbereidingen zijn niet altijd afdoende. Blijf alert  Bij een crisis is de kans groot dat je overrompeld wordt door de media  Neem het initiatief en houd controle  Organiseer indien nodig een persconferentie  Laat de directeur, het hoofd of verantwoordelijke de belangrijke mededelingen doen  Verspreid tussendoor persberichten  Verspreid de persberichten ook intern  Geef feedback op de berichtgeving en corrigeer onjuistheden onmiddellijk

11-1-2009

27

Omgaan met de pers

En nu aan het werk

11-1-2009

28

Omgaan met de pers

Opdracht

 De helft van de groep organiseert een persconferentie  De andere helft is journalist  Het persbericht is bewust niet compleet

11-1-2009

29

Omgaan met de pers

Persbericht Vannacht is op de röntgen-afdeling van het Aletta Jacobs Ziekenhuis kortsluiting ontstaan in de centrale computer. Hierdoor zijn alle apparaten op de röntgenafdeling buiten gebruik gesteld. Door de storing is de Spoedeisende Eerste Hulp gesloten en zijn alle geplande operaties afgezegd. Het zal vermoedelijk enkele dagen duren voor de storing is hersteld. De storing heeft grote gevolgen voor de acute hulpverlening in de regio aangezien het nabijgelegen Hippocrates Ziekenhuis vanwege renovatie een week gesloten is. Er zijn extra ambulances ingezet om patiënten zo snel mogelijk te vervoeren naar ziekenhuizen buiten de regio. Directeur en chirurg prof. dr. Pieterssen spreekt van een vervelende situatie: “Het is in ieders belang dat de storing zo snel mogelijk verholpen wordt. Ik leef mee met alle patiënten en familie die vervoerd moet worden naar andere ziekenhuizen.” In het ziekenhuis is een crisisteam geformeerd onder leiding van prof. dr. Pieterssen.

De oorzaak van de storing is nog niet bekend, het ziekenhuis onderzoekt of de recente muizenplaag waardoor diverse afdelingen tijdelijk gesloten werden verband houdt met deze storing.

11-1-2009

30