LOKO ALGEMENE VERGADERING 13 FEBRUARI 2015 – 21U – AULA LACROIX
UITNODIGING 0 Verwelkoming 1 Goedkeuring verslagen (GTKV) AV: 12 dec (bijlage 1, p.2) AB: 9 feb CoCo: 10 dec WV Internationaal: 9 dec WV Sociaal: 15 dec WV Sport: 11 dec
2 Goedkeuring agenda 3 Strategische punten 3.1 Aanpassing participatiereglement (bijlage 2) Omdat de wet is veranderd, moesten wij ook wat veranderen. (Er zijn geen regels veranderd, enkel de verwijzingen naar de wetteksten.)
3.2 Actuals 2012-2013 en kwijting bestuurders (bijlage 3) Dat moet nog gebeuren.
3.3 Actuals 2014-2015 en herbegroting (bijlage 4) Gunter presenteert de cijfers en nieuwe budgetten.
3.4 Verslag PCC (bijlage 5) Rapport vanwege de pecuniaire controlecommissie over de cijfers. Tevens een oproep: mocht er een AV'er kandidaat zijn om de PCC te vervoegen voor de rest van dit jaar en volgend jaar, mag hij/zij zich kandidaat stellen!
UITNODIGING
Algemene Vergadering
1
4 Operationele punten Nieuws op alle fronten.
4.1 Update fakbaroverleg Karel ging op avontuur bij de politie, stad en KU Leuven.
4.2 Update cultuur Kom allemaal naar de wv, tamme dassen! + evaluatie cultuurkaart + Artefact.
4.3 Update sociaal Elly ging naar allerlei werkgroepjes en rapporteert.
4.4 Alumniwerking We willen graag oplijsten wat er precies leeft bij de kringen omtrent alumniwerking. Gelieve in een mailtje naar
[email protected] te sturen – of er een vereniging is voor jouw opleiding – vanaf wanneer komen de studenten met de alumni in aanraking? Wordt er ook op de masters wordt gericht bijvoorbeeld? – wat zij doen en of ze goed werkt (zijn er veel leden, veel activiteiten... ?) – hoe jullie als kring meewerken/bijdragen
UITNODIGING
Algemene Vergadering
2
5 Uitnodigingen februari
2-6/3: Week van de vrijwilliger
13/2: AV
2/3: WV Sociaal
15/2: Plan Sjarel Farma
4/3: opening IfTF | WV Sport
16/2: WV Sociaal
8/3: Plan Sjarel VRG
17/2:
WV
Int.
|
WV
Sport
Hortamuseum 18/2: WV Cultuur 22/2: Plan Sjarel KLA & Apollonia
|
bezoek
9/3: AB 11/3: WV Cultuur 13/3: AV 15/3: deadline subsidies | Plan Sjarel crimen 16/3: WV Sociaal 17/3: WV Int.
23/2: AB 25/2: vormingsavond Photoshop 27/2: AV 28/2: Onderwijscongres StuRa maart
18/3: Studentenmarathon 22/3: Plan Sjarel Letteren 23/3: AB 24-28/3: Ithaka 27/3: AV
1/3: Plan Sjarel Medica
30/3: WV Sociaal
3/3: infomoment werving
6 Varia •
Afterparty @ Pavlov (tot 3u) en Seven Oaks!
UITNODIGING
Algemene Vergadering
3
LOKO ALGEMENE VERGADERING 15 DECEMBER 2014 – 21U – AULA LACROIX
VERSLAG Aanwezig: Andries Verslyppe, Jens Warrie, Joris Gevaert, Joost Vermote, Bent Hubrecht, Gerrit Willems, Marrit Van den Heuvel, Gunter Verdonck, Korneel De Schamp, Elly Suys, Hannah De Neve, Pieter Cocquyt, Pieter Put, Lindsy De Decker, Gerard Thijssen, Charlotte Krutzer, Guy Rens, Daphne de Koster, Jens Van Steertegem, Tim De Samber, Cédric Savelkoul, Stef De Man, Lars De smedt, Wenia Vandamme, Stef Maelstaf, Michiel Schrauwen, Senne Hermans, Jan De samber, Driees Descamps, Inne Vanderkelen, Liesa Brovens, Marijke Vanderschot, Arthur Vermeire, Manu De Block, Pieter Van den Berghe, Sébastien Cretillon, Roeland Van Roosbroeck, Emil Loevbak, Axel Vanmeulder, Kristof Fransen, Tine Exelmans, Jurgen Daenen, Jorn Hendrickx, Cedric Goovaerts, Anne Wijffels, Joni Allaert, Stef Van Gils, Sander Bylemorms, Jens Vanwinkel, Anna-Louize Reygaert, Kimberly Kerremans, Eva Verbaenen, Karen Boon, Jente Royen, Dries Hoogmartens, Kato Vermeiren, Laurien Purnal, Wannes Dejonckheere, Bert Van de Poel, Caroline Simoens, Finn Segers, Michiel Vandenbosch, Wouter Leemans, Victor Mazereel, Arno Curvy, Lore Willems, Joris Van Houtven, Eva Fritsen, Enisa Selimovic, Michiel Hamels, Gerard Everaert, Amoury Van Geem, Florian Nelis, Bjorn Umans, Wout Olyslagers, Adriaan Lathoeuwers, Koen Spliet, Elien Somlai, Michel Lu, Freya Geeroms, Kasper Van Hemelen, Vicky Arijs, Pieter Jan Heymans, Dumoulin Annelies, Jannes Aertsen, Joep Bronneborg, Ewoud De Sadeleer, Caroline van Rhee, Bastiaens Lucas, Cilia Gouwy, Caroline van Couwenberge, Jasper Croonen, Christien Vandebeeck, Koen Jasper, Ann Sofie van Enis, Tahnee De langhe, Milan Valadon, Kevin Seurs, Anneleen De Geest, Nina Vanschoonlandt, Kelly Voet, Dries Thirie, Lins Heivers Afwezig: Afwezigen Verontschuldigd: Verontschuldigden
1 Goedkeuring verslagen AV: 28 nov (bijlage 1, p.2) AB: 24 nov en 8 dec CoCo: 30 nov WV Internationaal: 18 nov WV Sociaal: 1 dec Maandag WV sociaal bespreking om maatregelen te nemen als studentenvertegenwoordigers hoofd bieden aan individualisering studenten.
VERSLAG
Algemene Vergadering
LOKO
en
1
2 Goedkeuring agenda Agenda wordt goedgekeurd
3 Strategische punten 3.1 Filmfestival Cultuur Hannah stelt een nieuw (gerecycleerd) concept voor. In het oospronkelijke plan zou er per campus een film vertoond worden, uiteindelijk wordt er 1 filmavond in Heverlee georganiseerd. Iedereen gaat akkoord.
3.2 Actuals midweek en International Party (bijlage 2) Groot Dictee: • • • • •
Iets minder inkomsten dan verwacht, minder mensen komen opdagen dan ingeschreven. Minder geld aan bier uitgegeven dan oorspronkelijk begroot. Communicatie is juist begroot. Bij omkadering minder uitgegeven, prijzen werden bijna allemaal gesponsord. Conclusie: gunstige financiële resultaten.
Midweek: • • • •
Veel minder inschrijvingen dan verwacht, wel meer drankinkomsten. Er was geen activiteitencoördinator, waardoor iedereen een beetje mee heeft georganiseerd. Er werd teveel aan activiteiten uitgegeven (bijvoorbeeld jeneveractiviteit). Slechter resultaat dan verwacht.
International Party: • • •
• • • • •
Mensen zijn minder lang in de zaal gebleven dan verwacht Kleine facturen vallen duurder uit dan verwacht Dj’s waren veel duurder. Duurdere naam om ook Vlaamse studenten aan te trekken, dit doel is behaald, maar toch kan de vraag worden gesteld of het nodig was om zoveel meer uit te geven aan de dj’s. Stoffen polsbandjes, beter goedkopere bandjes aankopen. Geen posters gedrukt, maar hebben ook geen nut, want de internationalen zijn zo snel nog niet in Leuven. Aftermovie was niet zo slim, paste oorspronkelijk binnen het budget, maar was achteraf gezien een overbodige uitgave. Sterke dranken hebben veel geld opgebracht, uitkoopsom bij Alma is misschien niet zo nuttig. Conclusie: meer geïnvesteerd in concept dan vorig jaar, veiligheid was vorig jaar ook niet helemaal in orde. Wel verlies gemaakt.
Opmerkingen van de AV:
VERSLAG
Algemene Vergadering
2
• •
beter aan budget houden, budgetter deftig wat je wilt uitgeven van in het begin. Waarom zou je anders een begroting opstellen. Waarom was de aftermovie zo duur?
3.3 Evaluatie LOKOMOTION Zie verslag AB 6 en CoCo voor input bureau. Organisatorische structuur: •
•
Als coördinator veel alleen gedaan. Momenteel profielen aan het uitschrijven om enkele stagiairs aan te trekken. Zij zouden op de avond zelf meer kunnen sturen (omwille van problemen op hetzelfde tijdstip). Dank aan alle kringen die hun best hebben gedaan. Heel fijn dat er spontaan promo gevoerd werd.
Zeer tevreden over de opkomst. Er werden 400 bandjes meer dan vorig jaar verkocht, maar het was niet uitverkocht. Artiesten werden positief onthaald. Volgend jaar nog iets betere afspraken met artiesten omtrent drankbonnetjes, in sommige zalen deden dj’s moeilijk (bv. We are prostitutes). Foto’s en aftermovie: niet zo tevreden. Nog aanpassingen nodig. Volgend jaar nieuwe mensen zoeken. Strenger optreden tegenover shifters die niet komen opdagen. Eventueel gelijkaardig systeem met 24 urenloop. Politie was redelijk tevreden over overlast, gegeven de grootsheid van het evenement. Er was op de wv discussie over de crewbandjes. Filosofie erachter: een basispubliek in de eigen zaal, zodat er volk is om feestje te starten. Volgend jaar de keuze tussen een drankbon of een bandje voor andere zalen. Profielen opstellen voor sommige (moeilijke of lastige) shiften. Fout vanuit LOKO: kassa’s allemaal om 4 uur opgehaald volgens Pieter (dit klopt echter niet, sommige zalen zijn pas later gesloten). Volgend jaar bij verkoop van bandje/kaart een flyer meegeven met line-up. De affiches in de zalen waren te klein. Discussie over de “drankkaart”. 6 bonnetjes in één keer moeten kopen is teveel, naar volgend jaar toe dus beter 3 bonnetjes voor 5 euro. Mensen probeerden eigen drank binnen te smokkelen, stewards kunnen hier niet altijd tegen optreden. Volgend jaar bijvorobeeld geen rugzakken in de zaal toelaten, verplicht aan de vestiaire afgeven. Er was eten beloofd voor de afbraakshiften, maar Pieter was dit vergeten. Kringen in Alma veel verantwoordelijkheid gegeven, maar wisselwerking met LOKO was niet ideaal. Kassa’s in Alma tellen om discussies te vermijden. Opmerkingen AV:
VERSLAG
Algemene Vergadering
3
• •
•
• •
• •
Sommige shiften zijn veel zwaarder dan anderen. Opmerking AV: kunnen die niet zwaarder doorwegen? VTK bedankt voor de samenwerking in de aanloop. Tijdens het evenement zelf chaos. De kringen in Alma zouden graag mee samenzitten met Alma en de politie om beter op de hoogte te zijn. Teleurgesteld in LOKO: amper iemand van LOKO gezien. De persoon die er wel zit mocht niks beslissen. o Te weinig mensen betrokken van LOKO in de organisatie, niet genoeg gebrieft. Volgend jaar een volledig team rond LOKOmotion: zodat er constant mensen aanwezig kunnen zijn. De runners waren te weinig op de hoogte en kunnen niet echt problemen oplossen. VTK heel tevreden over de opbouw. Zaalcapaciteit systeem heel goed. Meer betrekken in de budgettering van alma 2. Ook inzage geven in de budgettering op voorhand, zodat als er dingen misgaan op de avond zelf, de kringen hierop kunnen reageren. VRG: kassasysteem aanpassen in Alma 2: gaten in kassawissel. Lido was niet de moeite, maar pieken van 40 personen. o Lido niet meer gebruiken. Inzetten op kwaliteit, niet te hard focussen op de kwantiteit van de zalen. LOKOmotion verkoopt niet zo vlot uit, dus als capaciteit iets daalt zou het niet zo erg zijn. Rondbrengen van chocomelk aan de stewards was heel fijn. Sommige andere kringen probeerden de afterparty in de albatros over te nemen. o Evaluatie van afterparty moet nog gebeuren.
4 Operationele punten 4.1 Update studentenoverleg Aankoop van stewardvesten: •
• •
Niet veel animo voor de ontwerpwedstrijd. Beperkte aankoop van huidige stewardvesten, de wedstrijd zal worden herhaald in het tweede semester. Dan kan er een hele grote aankoop gebeuren voor volgend academiejaar. Opmerking: Moet iedereen die nieuwe dan bestellen? Is een soort uniform, iedereen hetzelfde. Prijs kan wel gedrukt worden en KU Leuven wilt tussenkomen. Stewardvesten bestellen is mogelijk tot maandag.
Barcode door horeca in Leuven: • • • •
Bestaat uit regels die belangrijk zijn voor klanten en henzelf. Uitgebreide promotiecampagne, met fijne slogans. Eventueel aansluiting bij oktobercampagne Elk thema 2 maanden de kans te geven om publiek gemaakt te worden. Opmerkingen: heel goed uitgewerkte campagne, maar hoe bindend is de barcode voor alle partijen en naar klanten toe? Geen eenduidig antwoord hierop. Horeca Leuven kan hier geen controle op uitoefenen.
4.2 Ontslag en aanstelling projectmedewerkers ◦ Heleen Hochstrasser verlaat het bureau. ◦ Internationaal wierf een aantal nieuwe projectmedewerkers, o.a. voor de
VERSLAG
Algemene Vergadering
4
Orientation Days. ◦ Cultuur verkoos twee medewerkers voor Ithaka.
4.3 Update SOS Blok SOS Blok zal plaatsvinden van 22-29 jan. We zoeken altijd nog vrijwilligers! Opmerkingen: stopt SOS Blok op een bepaald uur? Normaal van 12 tot 20 uur. Klusjes die weinig overlast of kosten meebrengen kunnen wel later.
4.4 Update internationaal Matthijs informeert jullie over talen en dies meer. Taalwetgeving laat het niet toe om openbare instellingen toe te laten in het Engels te communiceren. Nota overlopen: •
• • •
Informatiesessies werden vroeger door politieagent in het engels gegeven. KU Leuven heeft dit vervangen door een filmpje, maar haalt niet de doelstellingen. KU Leuven denkt daar anders over: graag live commentaar. Extra moment om op informele manier dingen te presenteren. Stefanie Homans gaat om de 2 weken in Pangaea vragen beantwoorden: in burger. Regelgeving nergens samengevat, nu wel door internationale student. Graag verspreiden. Problematiek stad: huur
4.5 Afgelasting Kerst Plan Sjarel LOKO excuseert zich hiervoor (zie AB-verslag voor info). Heel tof initiatief van LBK: Leuvense Bierkring feestje.
4.6 Update LOCO We ronden de discussie af (idem). Op de vergadering nog eens op tafel slaan: geen correct partnerbeleid. Boycott actie organiseren? Elke kring biedt een goedkope maaltijd aan (naast Alma). Maar met prijzen raak je de student (gaat tegen doelstelling van LOKO in). Kunnen we niet beter een echte klacht neerleggen? We moeten voorzichtig zijn om niet dezelfde fouten te maken. Weer nieuwe aandacht vestigen op actie: nodig? Slimmer is om LOKO in een positief daglicht te plaatsen. Algemene opmerking: opmerkelijk dat de actie geheim wordt gehouden voor de eigen RvB.
VERSLAG
Algemene Vergadering
5
4.7 Update sociaal Elly praat over Velo, Mindmates, LEV-fietsen en nog zo veel meer! RvB Velo: renteloze lening afgesloten om zonnepannelen op hun dak te kunnen plaatsen. Nu gaan ze een actie voeren om geld binnen te halen, als ze dit niet doen moeten ze toch rente betalen. Mindmates: project over peer helping. Workshops deden het goed, veel positieve commentaar. Buspas is sinds 2 jaar betalend (€20) om het busgebruik te ontmoedigen. Het geld dat hiermee vrijkomt wordt besteedt aan studentenmobiliteit. Een van de projecten zijn de LEV fietsen. Leasing principe: je betaalt 4 jaar voor een fiets en op het einde krijg je die (nieuwe fiets). 250 fietsen besteld, maar maar 4 fietsen verkocht. Nieuwe manier nodig om de fietsen in te zetten. • •
•
•
Kunnen we ze niet gewoon verkopen? Bijvoorbeeld aan de KUL? Zij vinden dat niet goed: geld van studenten. Soort leenfietsstelsel was voorgesteld. Bikesharing geen slecht idee. Leenfietsen aan randparkings? Chipcode: met studentenkaart fiets meenemen. Dit kost ook nog geld, maar er is wel nog geld over van de buspas. Kan het geld niet naar andere posten gaan (besparingen). Dat mag niet, moet echt naar studentenmobiliteit gaan. Kan dat niet worden aangepast (algemeen beheer geld, niet deelstuvoraad). Moeilijk. Beslissing uitstellen: laat eerst onderzoeken wat de bikesharing zou kosten.
4.8 Update Cultuur Graag aanvragen voor commissie cultuur eerst naar
[email protected] sturen, zodat ze gecontroleerd kunnen worden op fouten. Op die manier kan LOKO de dossiers beter verdedigen op de vergadering. Cultuurkaart is gestegen van €15 naar €20. •
Ijveren voor een lagere prijs en betere communciatie, eventueel minder Uur Kultuur activiteiten.
Artefact: op zoek naar mensen om rondleidingen op te stellen (technische en wetenschappelijke werken). Mensen die interesse hebben, mailen naar
[email protected]
4.9 24 urenloop afronding De Bicky-situatie wordt afgerond. Wina aan het woord: Waarom nog een sanctie? Slechte communicatie op de WV: nergens terug te vinden dan de prijzen bindend waren. Op de WV is er als antwoord gegeven dat er nooit expliciet is gezegd dat de prijzen bindend waren. Later is dit wel in een mail verschenen, maar nooit expliciet gezegd.
VERSLAG
Algemene Vergadering
6
Reactie: Door een interne fout is het inderdaad niet expliciet in de verslagen gekomen, bij andere partijen was de afspraak echter wel duidelijk. Ook op het gesprek voor de 24 urenloop op zondag is het duidelijk gemaakt. Wina: Er is pas consensus gekomen nadat LOKO heeft gedreigd om de eetstand af te pakken. Afspraak gemaakt omdat er een beslissing moet genomen worden. Daarna is er nog een interne vergadering geweest, waar werd beslist om de prijzen toch te verlagen (niet bindend). Reactie: In het begin misschien onduidelijkheid, daarna nog via mail duidelijk gemaakt en dan op zondag nog een afspraak: woord gegeven er daarna op teruggekomen. Op de 24 urenloop gevraagd om terug aan de afspraak te houden, niet geluisterd. Elke kring heeft zich aan de afspraak gehouden, buiten 1 kring. Een overeenkomst, al is die mondeling, is bindend. Of het nu duidelijk is of niet: het was bindend. Wina: Schuld bij LOKO: communicatie was niet duidelijk. Aan Politika verschillende voorstellen gedaan, o.a. om bicky’s te sponsoren. Andere kringen hebben later ook hun prijzen verlaagd. Het was optioneel om in de lijst prijzen in te vullen. Indien je dit niet had gedaan: was er niks gebeurd.
Reactie: geen enkel bewijs of klacht ontvangen over andere prijsverlagingen.
Stemming: Onthouding :20 Voor: 44 Er wordt €200 afgehouden van de waarborg en verdeeld tussen Politika en VRG. Wina vindt het jammer, want ze wilden toch maar goed doen voor de studenten. LOKO zou beter zijn tijd steken in het organiseren van een kerst plan sjarel.
VERSLAG
Algemene Vergadering
7
5 Uitnodigingen December 15/12: WV Sociaal 31/12: deadline subsidies
Januari B-LOKO(O) 29/1: WV Internationaal | WV Sport
6 Varia Deadline stewardvesten, subsidies indienen en een fijne feestdagen. Pedagogische kring wenst Politika proficiat met het verbreken van het vatenrecord. Politika ruimt op. Zondag plan sjarel in de Gnorgl, gratis Gluhwein als je verkleed komt.
VERSLAG
Algemene Vergadering
8
Participatiereglement verkiezingen
I Algemeen Artikel 1 – Codex Hoger Onderwijs Dit reglement voert de bepalingen uit van de artikelen II.314 tot II.335 van de Codex Hoger Onderwijs versie 4 en de bijlagen daaraan (februari 2015). Artikel 2 – Definities 1◦ Participatiecommissie: democratisch verkozen verzameling studentenvertegenwoordigers van een opleiding of faculteit. De facto komt de commissie overeen met het facultaire overlegorgaan. Dat kan bestaan uit vertegenwoordigers van één of meerdere kringen en campussen (verkozen per opleiding) of rechtstreeks verkozen leden. Hieronder wordt begrepen; elke raad of andere vergadering die advies geeft, beslissingen voorbereidt of neemt over een faculteit, een opleiding of delen van een faculteit of een opleiding. 2◦ Neutraal comité: kiescommissie samengesteld door de participatiecommissie die waakt over de verkiezingen; 3◦ Kring: campusgebonden vereniging die de lokale belangen van de student vertegenwoordigt, onder andere in LOKO. 4◦ LOKO: Campusraad te Leuven, die verantwoordelijk is voor de organisatie van de verkiezingen van vertegenwoordigers te Leuven. 5◦ Studentenraad KU Leuven (StuRa): Studentenraad van de KU Leuven, die verantwoordelijk is voor de organisatie van de verkiezingen van vertegenwoordigers binnen en buiten Leuven. Artikel 3 – Doel Dit reglement bepaalt het verloop van de verkiezingen voor de participatiecommissies. LOKO en StuRa waken immers over de verkiezingen, aangezien de verkozen vertegenwoordigers deel uitmaken van hun AV, die zo op zijn beurt democratisch valide is. Op die manier wordt de vertegenwoordiging op facultair en universitair niveau op een uniforme manier georganiseerd. Artikel 4 – Indeling per opleiding De Algemene Vergaderingen van StuRa en LOKO delen jaarlijks voor 31 maart elke stemgerechtigde student in bij een opleiding en wijzen elke opleiding toe aan een facultair overlegorgaan. Studenten met een diplomacontract worden ingedeeld op basis van hun opleiding. Studenten met een creditcontract worden ingedeeld op basis van de opleiding waarvan zij de meeste opleidingsonderdelen volgen. In het uitzonderlijke geval dat een student een identiek aantal studiepunten opneemt van verschillende opleidingen, kan deze student zelf kiezen bij welke opleiding hij of zij wenst te worden ingedeeld.
Artikel 5 – Organisatie verkiezingen § 1. De verkiezingen voor de universitaire vertegenwoordigers worden gehouden per campus en per faculteit. Wanneer een opleiding enkel studenten heeft te campus Leuven, worden de vertegenwoordigers verkozen door de studenten te Leuven. Wanneer een opleiding zowel voor studenten te Leuven als andere campussen daarbuiten wordt georganiseerd, worden de vertegenwoordigers van Leuven verkozen door de studenten te Leuven. De externe vertegenwoordigers worden op hun eigen campus verkozen door hun studenten. § 2. De verkiezingen voor de hogeschoolvertegenwoordigers worden gecontroleerd door de eigen studentenraad. Om echter deel te kunnen uitmaken van de campusraad worden de regels van het participatiereglement ook voor individuele kringen naar analogie toegepast voor LOKO.
II Samenstelling participatiecommissie Artikel 6 – Principe § 1. De participatiecommissie is samengesteld uit vertegenwoordigers van de opleiding of faculteit. Deze vertegenwoordigers worden jaarlijks verkozen door en onder de stemgerechtigde studenten van de opleiding. § 2. Het is toegelaten binnen één faculteit een verkiezing te organiseren per opleiding. In dat geval worden de facultaire vertegenwoordigers voorgedragen uit de verkozen opleidingsvertegenwoordigers. Artikel 7 – Duur van het mandaat § 1. Het mandaat van de leden van de participatiecommissie duurt een jaar. § 2. De participatiecommissie bepaalt in een werkingsreglement de datum waarop de nieuwe mandaten beginnen. § 3. Het mandaat van een lid van de participatiecommissie met rechtstreekse vertegenwoordigingsbevoegdheid eindigt van rechtswege een maand nadat hij/zij, in toepassing van artikel 11 van dit reglement, geen stemgerechtigd student meer is. Artikel 8 – Aantal leden De participatiecommissie bestaat uit ten minste een lid per beginnende schijf van vijfhonderd studenten, met een minimum van drie. Artikel 9 – Werkingsreglement § 1. Elke participatiecommissie bepaalt in een werkingsreglement: – het aantal leden van de participatiecommissie; – de verkiezingsprocedure, onder de voorwaarden bepaald onder titel V van dit reglement; – desgevallend, de functies die samen verkozen moeten worden zoals bedoeld onder artikel 12, § 2; – desgevallend, de procedure beschreven in artikel 24, § 2 van dit reglement. § 2. Het werkingsreglement mag niet afwijken van de bepalingen van dit reglement, behalve waar
deze mogelijkheid uitdrukkelijk wordt voorzien. § 3. Elk academiejaar deelt de participatiecommissie voor 1 maart het van toepassing zijnde werkingsreglement mee aan StuRa en LOKO . Artikel 10 – Samenstelling LOKO en StuRa De leden van LOKO en StuRa en hun plaatsvervangers worden jaarlijks verkozen door de leden van elke participatiecommissie, conform de eigen statuten. Een overzicht van de beschikbare mandaten binnen de instelling en associatie wordt tijdig openbaar beschikbaar gemaakt.
III Verkiezingsprocedure Artikel 11 – Stemrecht en opkomst § 1. Hebben stemrecht: – Studenten met een diplomacontract – studenten met een creditcontract, indien zij voor minstens 15 credits zijn ingeschreven – studenten op de campus Leuven of Diest (indien het de verkiezing van een hogeschoolkring betreft) § 2. In afwijking van § 1. hebben volgende studenten geen stemrecht: studenten met een creditcontract die voor minder dan 15 credits zijn ingeschreven studenten met een examencontract doctoraatsstudenten studenten ingeschreven in post-academische vorming; studenten van andere instellingen voor hoger onderwijs die in het kader van een uitwisselingsprogramma aan de KU Leuven studeren; en – studenten van interuniversitaire opleiding(en) die niet gecoördineerd word(t)(en) door de KU Leuven. – – – – –
§ 3. De studentenvertegenwoordigers van een kring verliezen hun stemrecht in de facultaire organen als minder dan 10% van de stemgerechtigde studenten van de kring heeft deelgenomen aan de verkiezingen. Artikel 12 – Wijze van kandidaatstelling § 1. De respectievelijke functies in de participatiecommissie worden afzonderlijk verkozen. § 2. In afwijking van het principe gesteld in §1 kan de participatiecommissie in het werkingsreglement bepalen dat sommige of alle functies samen verkozen worden. In dat geval stelt men zich als ploeg kandidaat. § 3. Alleen stemgerechtigde studenten van een kring hebben het recht zich kandidaat te stellen voor functies waarbij zij rechtstreekse vertegenwoordigingsbevoegdheid verkrijgen.
Artikel 13 – Algemene voorwaarden § 1. De verkiezingen vinden plaats tussen 1 april en het einde van de lessen. § 2. De verkiezing (de periode vanaf de start van de verkiezingscampagne tot het sluiten van de stembussen) moeten minimaal 2 dagen duren, waarbij op de laatste dag (of dagen) de stembusgang plaats vindt. § 3. De stemming is geheim. § 4. De participatiecommissie organiseert de verkiezingen voor de nieuwe leden van participatiecommissie. Artikel 14 – Neutraal Comité § 1. Een Neutraal Comité, samengesteld door de participatiecommissie en bestaande uit (minstens) drie personen die geen kandidaat zijn bij de verkiezingen (ook niet in een niet verkiesbare ploeg), houdt toezicht op de verkiezingen. § 2. Indien nodig waakt het Neutraal Comité ook over de verkiezing van de facultaire vertegenwoordigers van de andere campussen. § 3. De leden van het Neutraal Comité hoeven geen student te zijn. § 3. Indien een kring dat wenst, kunnen zij een lokaal “subcomité” oprichten voor de verkiezing van de niet-vertegenwoordigende functies in de kring. Zij dienen dan een aparte aanvraag hiervoor in bij LOKO en rapporteren apart van het facultaire “supercomité”. (Per schijf van vjifhonderd studenten moet wel minstens 1 facultaire vertegenwoordiger worden verkozen.) Artikel 15 – Fraude § 1. Bij vermoeden van fraude kunnen studenten van de kring en leden van de faculteitsraad klacht neerleggen bij het Neutraal Comité. § 2. Acht het Neutraal Comité de fraude bewezen, dan organiseert de participatiecommissie nieuwe verkiezingen zoals bepaald in artikel 19. Artikel 16 – Uitsluiting § 1. Enkel bij overtredingen van een kandidaat die de uitslag van de stemming onrechtmatig manipuleert of beïnvloedt kan het Neutraal Comité overgaan tot uitsluiting van deze kandidaat. § 2. Het werkingsreglement neemt verdere bepalingen op m.b.t de modaliteiten van uitsluiting. § 3. In elk geval tellen de stemmen van de uitgesloten kandidaat wel mee voor het bepalen van de opkomst in artikel 22 en voor het te bereiken quorum van 10% conform art II.51 §2 van het participatiedecreet. Artikel 17 – Beroep § 1. Bij twijfel over de neutraliteit van het Neutraal Comité, het correcte verloop van de stemming of over de correctheid van het reglement kunnen studenten van de kring en leden van de
faculteitsraad klacht neerleggen bij LOKO en/of StuRa en dit tot 2 weken na afloop van de verkiezingen. § 2. LOKO en StuRa stelt een beroepscommissie samen, zonder studenten van de betrokken kring. De beroepscommissie legt haar beslissing ter bekrachtiging voor aan de AV's. Zij kunnen de beslissing enkel goedkeuren of verwerpen. § 3. De beroepscommissie kan enkel beslissen over de elementen vermeld in §1. § 4. De beroepscommissie kan bovendien het werkingsreglement ongeldig verklaren, het Neutraal Comité ontslaan, eerdere beslissingen van het Neutraal Comité ongedaan maken en zich in de plaats stellen van het Neutraal Comité voor wat betreft artikel 15 en 16. Artikel 18 – Motivering § 1. Alle beslissingen genomen door het Neutraal Comité, de beroepscommissie of de AV van LOKO dienen afdoende gemotiveerd te worden. Artikel 19 – Nieuwe verkiezingen § 1. Eventuele nieuwe verkiezingen worden ten laatste in de vierde week van het nieuwe academiejaar georganiseerd. § 2. Het mandaat van de gekozen leden in de participatiecommissie, van de gekozen leden en hun plaatsvervangers in LOKO en in de facultaire organen van de betrokken kring wordt bij nieuwe verkiezingen automatisch verlengd tot de verkiezing van de nieuwe leden. Artikel 20 – Resultaten § 1. Het faculteitsbestuur, of bij ontstentenis daarvan het groepsbestuur, kan een waarnemer afvaardigen voor de telling van de stemmen. § 2. Het Neutraal Comité stelt de resultaten van de verkiezingen vast en maakt ze bekend. Artikel 21 – Rapportering § 1. LOKO en StuRa ontvangen van het Neutraal Comité: 1◦ de namen van de verkozen leden van LOKO en StuRa uit de betrokken kring en hun plaatsvervangers; 2◦ de lijst met de namen van de stemgerechtigde studenten en van de studenten die hebben deelgenomen aan de verkiezingen, inclusief eventuele stembiljetten; 1 3◦ overzicht van eventuele onregelmatigheden en problemen bij de verkiezingen Dit gebeurt in de vorm van een gehandtekend schriftelijk verslag, dat voor 1 juni wordt bezorgd. § 2. LOKO en StuRa brengen verslag uit van de verkiezingen aan het Gemeenschappelijk Bureau van de KU Leuven. 1
Bij gebruik van de aangeboden tool stemt.org beschikken LOKO en StuRa automatisch over deze gegevens.
IV Slotbepalingen Artikel 22 – Uitzonderingen De Algemene Vergaderingen van LOKO en StuRa nemen een beslissing in alle gevallen die niet in het participatiedecreet of dit reglement geregeld worden. Status: Aangenomen en goedgekeurd op de AV van 24 maart 2006, gewijzigd op de AV van 4 april 2008, gewijzigd op de AV van 3 juli 2009, gewijzigd op de AV van 2 maart 2012, gewijzigd op de StuRa AV en LOKO AV van 21 februari 2014 en 13 februari 2015.
Verslag PCC 18/01/15 Aanwezig: Bram Smits, Christophe Vanhoutte, Robin Goris, Koen Vanderborght Verontschuldigd: Kjell Geurts, Gunter Verdonck
Algemeen Er was onduidelijkheid over het document dat gebruikt moest worden. Het document dat doorgemaild was leek onvolledig. Bram had nog een versie van het document ‘Loko herbegroting’ op zijn PC staan dat hij voor de vorige RvB had ontvangen. De PCC heeft dit document besproken aangezien dat dit document recenter leek. De PCC betreurt dat er niemand van LOKO zelf aanwezig is. Hierdoor kan er niet ad hoc op zaken die onduidelijk zijn in de begroting gereageerd worden. De PCC vraagt dan ook met drang dat de voorzitter of de financieel verantwoordelijke van LOKO volgende keer aanwezig is. Ook plant de PCC een Google hangouts vergadering in de nabije toekomst waarop een verantwoordelijke van LOKO dan kan antwoorden op enkele concrete vragen. De PCC is zich ervan bewust dat er in dit verslag zaken worden aangehaald die makkelijk met één simpel antwoord op te lossen waren. De hoeveelheid vragen is dus zeker geen indicatie over de kwaliteit van de begroting en de actuals waar de commissie zeker tevreden over is. Bram begint de vergadering met te melden dat LOKO dit jaar minder geld krijgt gezien de besparingen die de regering doorvoert. Ook is nog niet zeker of LOKO huurgeld zal krijgen van de Studentenraad KU Leuven. De PCC betreurt dat er minder middelen beschikbaar zullen zijn voor LOKO en pleit voor slimme besparingen. De leden van de PCC vrezen dat LOKO te veel bespaart op activiteiten en teambuilding voor de vrijwilligers. De personeelskost is de grootste kost van LOKO en de PCC stelt voor dat de RvB eens kijkt of het niet mogelijk is om hier op te besparen door in de toekomst te werken met minder stafmedewerkers en in plaats jobstudenten aan te nemen op projectbasis. De PCC benadrukt wel dat er goed moet gekeken worden dat er een duidelijk onderscheid blijft tussen de stafmedewerkers, de jobstudenten en de vrijwilligers. De PCC is van oordeel dat de boekhouding zoals ze nu verloopt chaotisch is. Momenteel worden alle boekingen nog bijgehouden in een groot boek. De PCC vraagt zich af of het niet overzichtelijker is dit met een computerprogramma te doen. Momenteel is controle van de boekhouding door de PCC zeer moeilijk. De facturen worden momenteel per datum geklaseerd in een map. Het zou overzichtelijker zijn moesten deze per activiteit (zelfde indeling als de tabbladen van de begroting) geklasseerd worden. Op die manier heeft de PCC, de RvB en het bestuur een beter overzicht. Ook is het zo voor de PCC gemakkelijker om diepte controles te doen per activiteit.
Op een volgende vergadering zou de PCC ook graag eens dieper ingaan op volgende materie: •
De plannen met het koetshuis
•
De verschillende verzekeringen die LOKO (Dido) heeft afgesloten
•
De sponsorcontracten
•
De huurcontracten
•
Eens overlopen waarvoor alle verschillende bankrekeningen dienen
•
De CVBA Alfaset eens nader bekijken
•
De regelingen met de LOKO kluis
De PCC gaat dieper in op de volgende begrotingsposten: LOKO centraal •
Waarvoor dienen de kosten van de gerechtsdeurwaarder?
•
Waarom wordt de kottakst niet doorgerekend aan de huurders van de koten?
•
Waarom wordt er in de aanvankelijke begroting bespaard op onderhoud (incl. nutsvoorzieningen)? De PCC vind het vreemd dat er hier op veel bespaard zou kunnen worden, het is dan ook realistische dat de tellers in de her begroting terug aangepast zijn.
•
Is het mogelijk de poetsvrouw met dienstencheques te laten werken?
•
Er gaat veel extra geld naar drinkwater.
•
Het bedrag om de advocaat te bedanken is te laag. De advocaat levert gratis werk voor LOKO en het is dan ook belangrijk dat LOKO deze goede samenwerking onderhoud.
•
De kosten ‘wasserij sport’ best boeken onder sport i.p.v. onder centraal.
•
In de ogen van de PCC moet het bedrag voor de rouwkrans herbekeken worden. Ofwel opteert de CoCo om elke overleden student een rouwkrans te bezorgen ofwel om niemand er één te bezorgen. Ook tussenvormen zijn mogelijk, maar met 80 euro kan je niet veel. Er moet een beleid rond komen en het bedrag moet in verhouding staan.
•
De kosten voor kopies lijken nogal laag
•
Het lijkt alsof er bij verschillende begrotingsposten ongemotiveerd een zeker bedrag wordt afgeroomd (bv bij bureautica). De PCC hoopt dat dit ook mogelijke besparingen zijn zodat LOKO tegen het einde van het jaar niet in de problemen komt.
Vorming •
Waarom zo veel besparen op het kringsymposium. Een goede vorming voor de kringen (VZW wetgeving, hoe activiteiten organiseren, rechten & plichten, …) is erg belangrijk.
Midweek •
Waarom zijn er niet meer mensen per kring toegelaten toen ze zagen dat er niet genoeg volk ging zijn. De kosten per persoon hadden waarschijnlijk lager gelegen met meer deelnemers gezien de vaste kosten.
•
De PCC is tevreden te zien dat LOKO voor de aankoop van allesreiniger naar de Colruyt is geweest. De PCC is van oordeel dat 4,75 euro een redelijke prijs is voor allesreiniger.
Teambuilding •
LOKO is een organisatie die draait op vrijwilligers. De PCC is dan ook sceptisch op te grote besparingen bij vorming en teambuilding
Subsidies faculteitskringen •
De PCC raad aan voorzichtig te zijn met het optrekken van deze subsidies. Het is namelijk moeilijk deze in de toekomst weer te minderen.
•
De PCC vraagt zich af of deze subsidies ook daadwerkelijk meer activiteiten creëren.
Dictee •
Hoe komt het dat de meerkost die begroot was is weggevallen bij de herbegroting?
Ithaka •
De PCC maant tot voorzichtigheid bij de begroting van Ithaka. Het is namelijk niet zeker dat alle subsidies die beloofd zijn ook daadwerkelijk gestort zullen worden.
International party •
Hier vraagt de PCC algemene verduidelijking want er zijn vragen over de kosten van de logistiek, de bekers, de security, …
•
Budgettaire voorzichtigheid is geboden voor de international party van het 2e semester.
