Offerte. ondersteunend congresbureau ten behoeve van: Travel Congress Management BV, Augustus 2014 Voorstel nr

Offerte ondersteunend congresbureau ten behoeve van:

2015

Travel Congress Management BV, Augustus 2014 – Voorstel nr. 15004.1

Corporate story ‘’Het fysiek samenbrengen van medici op een centrale plaats is belangrijk om de gezondheidszorg naar een hoger niveau te trekken. Dit is dan ook waar wij sinds 2001 dagelijks als medisch organisatiebureau met enthousiasme aan werken. Zo nauwkeurig als een arts met zijn patiënt om gaat, zo zorgvuldig organiseren wij bijeenkomsten van A tot Z. Nascholingen, adviesraden, congressen: TCM ontwikkelt het concept vanuit haar kantoor in Breukelen. Wij draaien onze hand niet om voor het maken van uitnodigingen, websites en ander communicatiemateriaal. Onze creativiteit helpt ons bij het ‘branden’ van een bijeenkomst in welke vorm dan ook. Daarnaast staat, dankzij onze hospitality-achtergrond, gastvrijheid centraal. Vanuit de passie van George Brouwer heeft TCM zich ontwikkeld tot een professioneel en deskundig bureau met oog voor innovatie en detail. Slim netwerken zorgde voor meer naamsbekendheid in de branche. Daarbij heeft het leren van gemaakte fouten en het overwinnen van financiële ontwikkelingen ons sterker gemaakt. Het geven van openheid van zaken staat hierdoor hoog in het vaandel, waardoor de relatie met partners transparant en persoonlijk is. Wat we bij TCM ontwerpen, ontwikkelen en organiseren, moet dan ook echt goed zijn. Hoe beter we samen de congressen organiseren, hoe groter het maatschappelijk belang.’’

Pagina 2/10


Onze missie Door onze jarenlange ervaring neemt TCM de zorg voor de organisatie van medische congressen uit handen. Als logistiek partner overtreffen wij uw doelstellingen op creatieve wijze. Onze visie TCM creëert betrokkenheid en verbondenheid binnen verschillende doelgroepen in de medische branche. Door onze expertise en jarenlange ervaring brengen wij met het organiseren van medische congressen de gezondheidszorg naar een hoger niveau. Wij hebben ons ontwikkeld tot een deskundige en betrouwbare organisatie met oog voor innovatie en detail.

Onze kernwaarden: Deskundigheid George Brouwer is in deze branche werkzaam sinds 1996. Na vijf jaar zette hij zijn ervaring om in een eigen organisatiebureau: Travel Congress Management. Met deze route is veel kennis en ervaring opgebouwd door de jaren heen en dit wordt steeds overgedragen op nieuwe projectmanagers binnen het bedrijf. Deskundigheid is dan ook een begrip dat inmiddels sterk verbonden is met TCM. Persoonlijkheid TCM hanteert een persoonlijke aanpak als het gaat om contact met opdrachtgevers. Projectmanagers hebben gevoel voor communicatie en schakelen snel. Dat zorgt voor voldoening bij partners. Transparant In de medische branche is het van belang om open en transparant te werken. Bij TCM heeft transparantie ook betrekking op de financiële kant van zaken. Dit maakt TCM een betrouwbare partij bij het organiseren van medische evenementen. Ambitieus TCM is een organisatiebureau waar veel ambitie heerst. Niks is te gek, TCM verzorgt alle facetten van het vak met groot enthousiasme. Dat vergt creativiteit en gedrevenheid in het zoeken van oplossingen, zodat doelstellingen van opdrachtgevers overtroffen kunnen worden. Innovatie De organisatiebranche zit in een stroomversnelling van veranderingen. Steeds meer ideeën vinden hun uitwerking in de online wereld. Toch is het belangrijk dat medici elkaar fysiek blijven ontmoeten. Innovatie is dan ook een steeds belangrijkere kernwaarde voor TCM.

Pagina 3/10


Introductie Topics in Intensive Care is een 2-daags multidisciplinair congres, dat jaarlijks in de maand december wordt gehouden. Voor de registratie van deelnemers, facturatie, accreditatie-aanvragen, balieservice en andere voorkomende werkzaamheden is Topics voor de editie van 2015 op zoek naar een nieuw ondersteunend bureau. U heeft ons verzocht informatie te verschaffen over de mogelijkheid het Topics in Intensive Care congres in 2015 te organiseren. Dit doen we natuurlijk graag. Onze ervaring, ziens- en werkwijze vindt u in onderliggend voorstel uitgewerkt.

Topics in Intensive Care Topics in Intensive Care is inmiddels uitgegroeid tot een 2-daags evenement. De organisatoren van Topics in Intensive Care streven ernaar zoveel mogelijk bij de intensive care betrokken beroepsgroepen bij het congres te betrekken. Deze multidisciplinaire insteek richt zich met name op de volgende professionals:        

Verpleegkundigen (intensive care, ic kinderen, Spoed Eisende Hulp, Ambulance zorg) Artsen, (kinder)intensivisten Research Critical Care verpleegkundigen Ventilation- en circulation practitioners Instrumentatietechnici Klinisch Fysici Technisch geneeskundigen Ziekenhuisapothekers

Logistieke organisatie Congrescentrum Het congres Topics in Intensive Care wordt gehouden in congrescentrum ‘’De Werelt’’ in Lunteren. TCM is goed bekend met dit congrescentrum. Als referentie geven wij op de FIGON Dutch Medicines Days die TCM vier jaar daar heeft georganiseerd. TCM staat in goed contact met de directie en medewerkers van Congrescentrum de Werelt. Gedurende de aanloopperiode is er periodiek contact met de locatie om de zalen en ruimtes in optie te zetten en eventuele programmawijzigingen te bespreken. Gedurende de aanloopperiode wordt de communicatie geïntensiveerd en worden afspraken vastgelegd in een draaiboek. De Werelt beschikt over een grote hoeveelheid zalen die erg verschillen wat betreft ruimte en mogelijkheden. De locatie heeft tevens de beschikking over circa 127 hotelkamers voor de deelnemers van de Topics in Intensive Care. In de directe omgeving van de Werelt heeft TCM ook goede contacten bij hotel De Lunterse Boer en parkhotel Hotel Hugo de Vries. Met deze hotels kunnen afspraken worden gemaakt om de reserveringen en betalingen via de congresorganisatie te laten verlopen.

Pagina 4/10


Vormgeving, drukwerk en website; Visuele uitingen Voor websiteontwikkeling en beheer en het vormgeven en produceren van het drukwerk maakt Topics gebruik van Dare to Design uit Rotterdam. TCM heeft er geen problemen mee deze samenwerking met Dare to Design te continueren. Weliswaar maakt TCM van deze gelegenheid gebruik ook haar eigen services onder de aandacht te brengen. Door efficiënt werken zal een aanzienlijke besparing kunnen worden gerealiseerd. Wij zijn zo vrij onderstaand onze services ter vergelijking op te sommen. Indien niet relevant dan kunt u verder lezen vanaf vestigingsadres op pagina 7. Website De congreswebsite wordt gemaakt en beheert door het congresbureau. In samenspraak met het organiserend comité wordt een huisstijl overgenomen en /of van een jaarlijkse update voorzien. Op de congreswebsite dienen in ieder geval de volgende elementen aanwezig te zijn:  Homepage met algemene congresinformatie en uitnodiging;  Programmaoverzicht en sessies;  Informatie over locatie en bereikbaarheid;  Informatie over registratie en online registratiemogelijkheid met betaalmodule;  Informatie over indienen van abstracts en mogelijkheid tot online abstract submissie;  Overzicht van de sponsoren en partners en de mogelijkheden om als partner aan te sluiten;  Contactinformatie. Onze referenties:

www.ic-gelresymposium.nl www.figondmd.nl

Indienen en publicatie van abstracts Via de congreswebsite kunnen abstracts verzameld worden via de abstractmodule. De deelnemer vult naast de persoonlijke gegevens ook de voorkeuren voor deelname aan. Het wetenschappelijk comité wordt periodiek op de hoogte gesteld van het aantal binnengekomen abstracts. Na beoordeling kunnen alle abstracts worden geplaatst in het programma dan wel ingedeeld worden als posterpresentatie. Nadat de abstracts zijn ingedeeld en de deelnemers zijn ingelicht worden de abstract samengevoegd in het abstractboek. Meer informatie over het abstractboek is te vinden op pagina 6. Flyers en posters Ter promotie van de Topics in Intensive Care zouden wij bijvoorbeeld 10.000 A5 flyers (300gr, 4/4full colour) kunnen drukken die verspreid worden via diverse kanalen. Te denken valt aan magazines, congrestassen, verspreiding via sponsoren en mailings aan Nederlandse en Belgische postadressen. Ook kunnen 500 A2 (135gr, 4/0 full colour) posters gedrukt worden die verzonden worden naar instellingen en instituten. De opmaak is conform de overeengekomen huisstijl. Webbanners Voor de onsite promotie wordt veel gebruik gemaakt van webbanners met de volgende formaten:  728x90 pixels  120x600 pixels  300x100 pixels  468x60 pixels

Pagina 5/10


De webbanners worden verspreid onder alle stakeholders ten behoeve van vermeldingen in online agenda’s etc. Referentie: www.figondmd.nl Programmaboek In uw offerte aanvraag is een programmaboek niet meegenomen. Indien gewenst kan TCM de opmaak voor u verzorgen. Het gehele progamma en alle relevante informatie die deelnemers nodig hebben tijdens Topics in Intensive Care worden samengevoegd in het programmaboekje en kan als volgt worden gespecificeerd: Oplage: 400 exemplaren Aantal pagina’s: 20 pagina’s inclusief omslag Formaat: A5 – 148 x 210 mm Papier omslag: 250 gram Papier binnenwerk: 135 gram Bedrukking: 2-zijdig full colour 4/4 Afwerking: geniet/gebrocheerd met 2 nietjes + ril in de rug Bij de postverzending van dit voorstel treft u een voorbeeldexemplaar aan. Abstractboek In uw offerte aanvraag is een abstractboek niet meegenomen. Indien gewenst kan TCM dit voor u verzorgen. Het abstractboek wordt naast het programmaboekje aan de deelnemers overhandigd bij aanvang van Topics in Intensive Care en kent de volgende specificaties: Oplage: 400 exemplaren Formaat: A4 – 210 x 297 mm Pagina’s: 24 pag. full colour 64 pag. zwart Papier omslag: 300 gram Papier binnenwerk: 115 gram Bedrukking: 2-zijdig Afwerking: garenloos gebrocheerd in de PUR met 4 platrillen Bij de postverzending van dit voorstel treft u een voorbeeldexemplaar aan. Congrestas De congrestas kan in overeenstemming met een sponsor uitgekozen worden. Eventuele uitingen van sponsoren en huisstijl kunnen door het congresbureau worden verzorgd. Banners Naast het podium worden aan weerszijde twee banners opgehangen met het formaat van 4x1,5 meter. Deze zijn wederom ontworpen conform huisstijl. Tevens kunnen er trekbanners worden geplaatst met een formaat van 2x0,8 meter voor de aanduiding van de zalen, posters en bewegwijzering.

Pagina 6/10


Vestigingsadres Topics in Intensive Care vestigt zich op het postadres van TCM, van waaruit post en e-mail afhandeling plaats gaat vinden. Tijdens kantooruren zijn medewerkers van TCM bereikbaar voor uw stakeholders van maandag t/m vrijdag 09.00 17.00 uur. Topics zal telefonisch bereikbaar zijn via een telefoonnummer van TCM. Voor (beperkt) faxverkeer wordt gebruik gemaakt van een centraal faxnummer van TCM. E-mail wordt ontvangen en verzonden vanaf een of meerdere e-mail accounts op naam van Topics. TCM kan deze domeinen overnemen dan wel nieuwe domeinen aanvragen en beheren. Inmiddels hebben wij geconstateerd dat het domein @topicsinic.nl is geregistreerd door een derde partij. Alle post, telefoon-, fax-, en e-mailverkeer voor Topics wordt geregistreerd door TCM.

Post en e-mail De deelnemers worden op de hoogte gesteld van de komende editie van de Topics in Intensive Care via diverse media. Het promotietraject omvat in ieder geval het volgende: - Aankondiging en headlines via congreswebsite; - E-mailingen naar oud deelnemers en geïnteresseerden (database circa 2000 adressen van Topics); - Aankondiging en updates via sociale media als twitter, linkedin en facebook; - Opnemen van Topics in Intensive Care in (online) agenda’s van alle stakeholders; - Flyers in congrestassen van relevante congressen en symposia; - Versturen van posters en flyers naar relevante instellingen, centra en sponsoren in België en Nederland. Specifieke informatie over het opmaken / drukken van flyers en posters is terug te vinden op pagina 5. Actuele adressenbestanden kunnen worden opgevraagd bij beroepsverenigingen. TCM werkt ook samen met de dataleverancier Cegedim Dendrite. TCM verzorgt in overleg de begeleidende tekst van E-mail verzendingen.

Registratie/facturatie exposanten Tijdens de dagen is er een expositie waar sponsoren een stand kunnen bemannen. De expositie is in een centrale ruimte van het congrescentrum, waar ook de pauzes, de lunch, het diner en de netwerkborrels worden gehouden. Tevens vinden hier de diverse postersessies plaats. TCM verstuurt in opdracht van Topics in Intensive Care pdf facturen. Indien betalingen rechtstreeks geschieden aan TCM dan is er sprake van een BTW verplichting. Wanneer betalingen op de rekening van Topics in Intensive Care plaatsvinden of een hiertoe geopende bankrekening dan kan men een beroep doen op de regeling van het CRKBO en vervalt de BTW plicht. Periodiek wordt aan het bestuur van Topics in Intensive Care een update gegeven van de financiële situatie. TCM staat rechtstreeks met de exposanten in contact en verstuurt enkele weken voor aanvang relevante informatie.

Pagina 7/10


Accreditatie TCM is als aanbieder bekend bij KNMG en werkt voor opdrachtgevers met GAIA. Bij de diverse relevante beroepsorganisaties dient TCM de accreditatie aanvraag in via PE online. TCM ontvangt van Topics in Intensive Care de status van opleider, met bijbehorende toegangscodes. De accreditatie wordt aangevraagd bij de NIV, kwaliteitsregister V&VN, NVKF, de NVSHA, NVK, NVZA, NVvTG, RECER en de VZI. Onderstaande wetenschappelijke verenigingen (moederspecialismen IC geneeskunde) worden sinds 2011 automatisch toegevoegd in de NIV accreditatie aanvraag: - Nederlandse Internisten Vereniging (primaire aanvraag); - Nederlandse Vereniging voor Anesthesiologie; - Nederlandse Vereniging voor Artsen voor Longziekten en Tuberculose; - Nederlandse Vereniging voor Cardiologie; - Nederlandse Vereniging voor Heelkunde; - Nederlandse Vereniging voor Neurochirurgie; - Nederlandse Vereniging voor Neurologie; - Nederlandse Internisten Vereniging. Wanneer een beroepsgroep niet aangesloten is bij PE online, wordt de aanvraag ingediend bij hun secretariaat. Via het intranet van PE online wordt TCM op de hoogte gehouden van mogelijke vragen die door de beoordelaar van de aanvraag worden gesteld. TCM kent de procedure en is in staat snel de betalingen te verrichten via Stichting Docdata Payments van KNMG. TCM monitort de voortgang van de accreditatie middels het PE-online systeem. Hiertoe worden alle afspraken met sponsoren en sprekers contractueel vastgelegd en ter inzage aangeboden bij de accreditatiecommissies van de desbetreffende vakverenigingen. De voorzitters van de zes sessies worden in de aanvragen beschouwd als programmacommissie en dragen de verantwoordelijkheid over de wetenschappelijke inhoud. De sponsoren zullen op geen enkele wijze invloed uitoefenen op de inhoud en de organisatie van de bijeenkomsten.

Registratie/facturatie deelnemers De deelnemers registreren zich via de registratiemodule van de website van Topics in Intensive Care. Tijdens het registratieproces worden naast de persoonlijke gegevens ook de congresvoorkeuren opgegeven. Alle gegevens worden via beveiligde verbindingen verzameld en opgeslagen. Ons advies luidt een I-frame van TCM te accepteren die aan de huidige website wordt gekoppeld. Dit heeft als groot voordeel efficiënt te werken en kostbare finance werkuren te besparen. Deelnemers betalen automatisch per I-deal, VISA, Mastercard of AMEX en facturen worden automatisch gegenereerd. Na registratie en betaling ontvangt de deelnemer een email met een overzicht van persoonlijke gegevens, zijn congresvoorkeuren en een bewijs van betaling. In onze calculatie zijn wij ervan uit gegaan dat u hiervoor kiest.

Pagina 8/10


Deelnemers waarvan de betaling niet succesvol is afgerond, ontvangen twee keer een betaalherinnering. Indien hierna de betaling alsnog niet heeft plaatsgevonden worden de badges van deze deelnemers apart gehouden tijdens de on-site registratie. Badges worden verstrekt volgens de instructie van Topics in Intensive Care. TCM rapporteert regelmatig over het verloop van de inschrijvingen volgens de rapportage instructies. Via de congreswebsite is het voor deelnemers en andere geïnteresseerden mogelijk om vragen te stellen aan de congresorganisatie. Het congresbureau handelt het merendeel van de vragen af. Indien de vragen dusdanig inhoudelijk van aart zijn, worden de vragen doorgestuurd naar het bestuur. TCM staat rechtstreeks in contact met congrescentrum de Werelt over deelnemers aantallen per item.

Ondersteuning congresdagen Tijdens Topics in Intensive Care is TCM met twee medewerkers aanwezig gedurende het gehele congres. Uw organisatie levert eveneens 2 balieservicemedewerkers. De logistieke afstemming tussen locatie, verenigingen, deelnemers, sponsoren en andere stakeholders vallen onder regie van het congresbureau. Om alle partijen in te lichten wordt twee weken voor aanvang een draaiboek rondgestuurd en vinden met de partijen overleggen plaats ter afstemming van acties en flows. De medewerkers bemannen te allen tijde de registratiebalie. De desk dient als herkenbaar punt voor de deelnemers wanneer deze vragen of opmerkingen hebben. Deelnemers die zich niet online hebben geregistreerd (of betaald) kunnen zich on-site aanmelden. Het congresbureau dient hiertoe een pinautomaat ter beschikking te hebben om betalingen met pin en creditcard te kunnen afwikkelen. Ondersteuning omvat: -

Afhalen van bescheiden door sessievoorzitters en sprekers; Verstrekken badge, deelnemerslijst en aanvraagformulier certificaat, dinerbon; Enquêteformulier waarbij TCM de suggestie aanlevert deze digitaal te verzorgen; Attenties van exposanten, aan te leveren door Topics; Exposanten badges en deelnemerslijsten op stands; Registreren van deelnemerscertificaten; Registratie presentie;

Certificaten en toekenning van accreditatie in PE online wordt na afloop door TCM verzorgd.

Evaluatie en rapportage TCM verstrekt na afloop van Topics in Intensive Care management rapportages. Daarbij is een onderverdeling naar: functies en aantallen per beroepsgroep. Deze gegevens worden opgenomen in een meerjarige statistiek volgens de instructie van het bestuur. Dit geldt tevens voor de ontvangen financiën van deelnemers en sponsors.

Pagina 9/10


Ons voorstel Bij het bestuderen van uw aanvraag bleek dat er een sterke overeenkomst is tussen Topics in Intensive Care en de FIGON Dutch Medicines Days. Wij refereren daarom graag aan deze bijeenkomst. TCM heeft dit congres zes achtereenvolgende jaren mogen organiseren waarvan vier jaar in Lunteren. TCM heeft daarnaast ruime ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor Intensivisten en Anesthesiologen in Nederland. Zo organiseerden wij de Winter Workshop Intensive Care gedurende tien jaar; de ECMO day in 2010; de Critical Care Days in 2011 en een nascholingsreeks van 10 Expert Meetings ICU 2012 en 2013. Daar voegen wij in 2015 het IC symposium van het Gelre Ziekenhuis aan toe. Door deze ervaring is een netwerk opgebouwd waarbij velen van uw achterban TCM hebben leren kennen. Van uw werkgroep zijn Johan Groeneveld, Peter Spronk en Jesse van Akkeren persoonlijk met ons bekend. U bent van harte uitgenodigd kennis te nemen van de FIGON Dutch Medicines Days die plaatsvinden van 6-8 oktober 2014 in congrescentrum De Reehorst in Ede. Hiertoe kunt u met TCM in contact staan.

Kostenspecificatie In dit voorstel hebben wij per gevraagde dienst een prognose van het aantal uren opgenomen welke u terug vindt in de begroting.

Betalingscondities TCM gaat akkoord met de door Topics gestelde betalingscondities.

Contractduur TCM is een voorstander van een contractduur van 1 jaar. Partijen dienen elkaar goed te leren kennen en elkaars vertrouwen te winnen. Na 1 jaar evalueren partijen en zal worden bezien of een duurzame verlenging wenselijk is. Wanneer partijen elkaars verdienmodel respecteren en de toegevoegde waarde van TCM groot blijft dan is TCM bereid een korting te overwegen. Geldigheidsduur offerte Wij hebben aan de hand van uw gedetailleerde aanvraag geprobeerd een compleet beeld te schetsen van kosten. Aan deze offerte kunnen geen rechten worden ontleend. Samenwerking geschiedt op basis van vertrouwen in efficiënt werk en urenregistratie. Indien andere diensten worden verlangd zal een aangepaste offerte worden toegezonden. Deze offerte heeft een geldigheidsduur van 2 maanden na verzenddatum.

Pagina 10/10


Offerte. ondersteunend congresbureau ten behoeve van: Travel Congress Management BV, Augustus 2014 Voorstel nr

Recommend Documents