Offerte aanvraag oktober 2011 SAP Hosting en Beheer

1e Nota van Inlichtingen Offerte aanvraag – oktober 2011 SAP Hosting en Beheer Contactgegevens: Oxfam Novib Dhr. Wiet. van den Berg Postbus 30919 2500 GX Den Haag [email protected]

Algemene opmerking– van de redactie A) Veel dezelfde vragen zijn gesteld over een omissie in het RFP; de checklist in te dienen documenten is vervallen, terwijl daar in de tekst soms nog sprake van is. B) De MVO vragenlijst wordt soms genoemd evenals de Leveranciersvragenlijst; deze documenten zijn identiek.

Leverancier A

N r .

Document

Hfst. /Par.

1

Request for Proposal

2.2

P a g i n a 9

2


2.2

9

3


2.3

1 0

Vraag Leverancier

Antwoord Oxfam Novib

In de tekst wordt gesproken over bijlage 2 “Checklist in te dienen documenten”. Dit document is niet aangetroffen. Kan de “Checklist in te dienen documenten” worden bijgevoegd? In de tekst wordt gesproken over bijlage 1 “De Leveranciersvragenlijst:”. Er is een bijlage aangetroffen met de naam “MVO Leveranciers-vragenlijst” aangetroffen. Is dit de bewuste bijlage 1? Oxfam Novib vermeld een postadres waar de offerte dient te worden ingeleverd. Is het ook mogelijk om betreffende offerte op het

Zie bij Algemene opmerking A

Correct, zie bij Algemene opmerking B

Ja

4


3.3

1 3

5


3.3, 5.1.2 , 7.6, 7.6.1 ,

1 3 , 2 1 , 2 8

6


5.2.4

2 3

7


7.4

2 7

bezoekers-adres van Oxfam Novib in Den Haag in te dienen? Van de onder punt 2 genoemde SAP Portal is duidelijk dat het technisch SAP applicatiebeheer in scope is. Maar draagt leverancier ook volledige verantwoordelijkheid voor de lagen onder de applicatie? (zoals Operating System, Hardware, etc.) Moet alle functionaliteit binnen de gestelde RTO eisen (PRD: 8u, DEV en QAS: 16u) beschikbaar zijn indien één van beide datacenters volledig uitvalt? Moeten de geboden uitwijkvoorzieningen er rekening mee houden dat de RTO eisen ook bij groei van data onveranderd gehandhaafd worden, dus incl. doorlooptijd van restores? Moet alle functionaliteit van alle SAP omgevingen beschikbaar zijn voor de toekomstige gedecentraliseerde veldkantoren? Zijn er andere client applicaties die de omgeving zullen gaan benaderen? Paragraaf 7.4 beschrijft dat Oxfam Novib zorg draagt voor de SAP en SAP Database licenties. Maar tevens dat leverancier verantwoordelijk is voor de benodigde DB licenties. Welke DB licenties worden hier bedoeld?

Zie onderstaand 1.1

Zie onderstaand 1.2

Zie onderstaand 1.3

Zie onderstaand 1.4

1.1 Nee, in de huidige situatie valt het OS en de hardware onder verantwoordelijkheid van Oxfam Novib en dat blijft zo. 1.2 Op beide vragen is het antwoord ‘ja’, met de kanttekening dat Oxfam Novib inzicht wil hebben in de kosten van scherpere danwel lossere RTO eisen. 1.3

Is op dit moment moeilijk te zeggen omdat nog geen enkel veldkantoor met SAP werkt behalve via Adobe Forms. Het zal waarschijnlijk een groeimodel zijn waarbij we bijv. eerst met het Financiële systeem op een veldkantoor gaan werken en later met Sales of Inkoop. We moeten rekening houden met het feit dat alle functionaliteit beschikbaar moet komen. 1.4 Dit is een fout. Alleen Oxfam Novib draagt zorg voor de DB licenties.

Leverancier B 1)

Kunt u ons verduidelijken wat precies de noodzaak is van een upscaling van 500 GB per dag en tot 2 TB over enkele dagen, aub? Het kan incidenteel nodig zijn om snel een extra systeem of extra schijfruimte te verkrijgen. De getallen/doorlooptijden zijn indicatief. Het gaat vooral om schaalbaarheid en dat vertaalt zich in doorlooptijd.

2)

In de EWA wordt melding gemaakt van een QC-server voor BI en ERP productie. Gaat dit over een single of dual QC, aub? Deze servers zijn single quad-core systemen

3)

Kunt u ons vertellen wat de grootte is van de BWO database, aub? Grootte BWO 32 GB

4)

Hoeveel downtime kan er worden getolereerd voor de migratie van de bestaande systemen naar het nieuwe platform, aub? Wij gaan uit van een weekend. Mocht het nodig zijn om vrijdag voorafgaand aan het migratieweekend down te gaan dan zullen we dat tolereren.

Leverancier C Nr. 1.

Antwoord

Betreft Hoofdstuk 2.4: vragenlijst

Vraag In H 2.4 staat het volgende: Aantoonbaar gedurende de laatste drie jaren voorafgaande aan de datum van aanmelding tenminste 4, in aard en omvang, vergelijkbare leveringen als hoofdaannemer en voor minstens 100% zelfstandig hebben uitgevoerd, waarvan minimaal 2 opdrachten een minimale omvang van € 500.000 excl. BTW per opdracht per jaar hebben; ervaringsopdrachten dienen conform het Model Referentprojecten opgenomen in bijlage 4 te worden aangeleverd

In hoofdstuk 2.4 van uw aanbestedingsdocument verwijst u naar bijlage 4, ‘Model Referentprojecten’. Deze bijlage hebben wij niet gevonden. Kunt u ons deze bijlage toesturen? Aan het tenderdossier op de website is een template/format toegevoegd.

Leverancier D 1.

Kunt u aangeven hoe groot de huidige bandbreedte van de lijnverbinding is tussen Oxfam Novib HQ en de huidige Central Hosting leverancier? 2Mbit up/down

2. a. b. c. d.

Wat zijn de database groottes van de omgevingen: SAP ECC 6.0 QAS; 964,1 GB SAP ECC 6.0 DEV; 139,3 GB SAP BI 7.0 BWP; 116,1 GB SAP BI 7.0 BWD; 80,3 GB

3.

In paragraaf 4.6 wordt gesproken over een nieuwe Portal omgeving. Kunt u aangeven wat dit gaat betekenen? Portal omgeving wordt op een nieuwe virtuele omgeving gezet en ge-upgrade naar versie Netweaver 7 enhancementpack 2 of 3.

4.

In paragraaf 4.7 wordt over de ‘niet-standaard SAP’ koppelingen gesproken. Kan Oxfam Novib meer inzage geven ten aanzien van technische inrichting over de huidige koppeling tussen de SAP ECC omgeving en het filesysteem op locatie Oxfam Novib. Zijn er alternatieven om dit op een andere wijze te realiseren, dit vanuit security oogpunt? Netwerkbeheer heeft voor de huidige koppeling SAP – filesysteem de verschillende SAPServices de juiste permissies op het netwerk verleend.

5.

In paragraaf 5.1.1. wordt er een “facility uptime” geëist (of gewenst) van 99,999%. Wat wordt hier specifiek mee bedoeld? Toegang tot het gebouw, beschikbaarheid stroom, etcetera? En hoe verhoudt zich dat met de gevraagde beschikbaarheidnormen (99%-95%) genoemd in paragraaf 8.3? Facility uptime gaat inderdaad over de datacenter infrastructuur. Het beschikbaarheidspercentage genoemd in paragraaf 8.3 heeft betrekking op de beschikbaarheid van de SAP applicaties.

6.

In paragraaf 5.2.1 is in het plaatje bij Central Hosting de ‘MS AD shadow copy’ (waarschijnlijk bedoeld Microsoft Active Directory) getekend. Hier wordt in de paragrafen 3.2 en 3.3 niet aan gerefereerd? Kunt u aangeven of het beheer van de MS AD’s (inclusief hosting van de MS AD shadow copy) in scope is? Dit gaat inderdaad over Active Directory. Het beheer hiervan ligt bij Oxfam Novib.

7.

In paragraaf 5.2.1 (en de tabel op pagina 17) is in het plaatje bij Central Hosting de SMP (waarschijnlijk bedoeld SAP Solution Manager Productie) getekend. Hier wordt in de paragrafen 3.2 en 3.3 niet aan gerefereerd? Kunt U aangeven of het beheer en hosting van de SMP in scope is? Zo ja, kunt u aangeven waar deze SAP Solution Manager, buiten SAP technisch beheer, voor wordt gebruikt? Ja, beheer en hosting van de SMP valt binnen de scope. Op dit moment wordt de SAP solution manager gebruikt om CCMS alerts (Email on alert) te genereren en EWA (Early Watch Analysis) rapportages te creëren en Oxfam Novib gebruikt dit systeem als voor CUA (Central User Admin), echter niet voor alle systemen. Koppeling Active Directory en SMP bestaat. Voor users op systemen die niet via SMP worden onderhouden, is het user-beheer lokaal.

8.

In paragraaf 7.1 wordt gesproken dat op leverancier in ‘bijzondere gevallen’ een beroep wordt gedaan voor het transporteren. Kunt u voorbeelden van die ‘bijzondere gevallen’ geven ? Als er bv igv ziekte/vakantie geen technisch beheerder aanwezig is

9.

In paragraaf 7.4 wordt gesteld dat Oxfam Novib eigenaar blijft van de SAP en SAP Database Licenties. In de laatste zin van die alinea staat dat dienstverlener verantwoordelijke is voor de benodigde OS- en DB-licenties! Dit lijkt een vergissing. DB licenties zijn eigendom van Oxfam, kunt u dat bevestigen? Is een vergissing. Veronderstelling klopt.

10. In paragraaf 7.5 wordt gevraag om een online omgeving. Ten aanizen van beschikbaarheidspercentage, is daar de resultaten in de maandelijkse rapportage voldoende voor? Ja 11. In paragraaf 7.5 wordt gesteld dat er ‘1 x per jaar verslag moet worden gedaan van de back-up en recovery test’. Er wordt in de tabel in paragraaf 7.8 opgesomd ‘Gecontroleerde failover test’. Moeten we er van uitgaan dat ‘1 keer per jaar een ‘failover test’ moet worden uitgevoerd? Zo ja, betreft het dan de SAP systemen SAP ECC 6.0 PRD, SAP BI 7.0 BWP en SAP BO BOP? Het betreft inderdaad de produktieve systemen.

12. In paragraaf 7.5 wordt gesproken over een slechte performance als : 3x een slechte SLA in de afgelopen 12 maanden. Kan Oxfam Novib aangeven wat bedoeld wordt met een ‘slechte SLA’? Welke KPI’s zijn daarin belangrijk en wat zijn de gewenste service levels? In overleg met toekomstige leverancier zullen deze KPI’s gedefinieerd worden. 13. In paragraaf 7.6.1 (en de tabel op pagina 17) wordt gesproken over de QAB omgeving? Is deze in of out of scope van deze RfP? De QAB is enkel een raadpleegsysteem. Het is een bevroren situatie van PRD. QAB valt binnen de scope van deze RFP echter buiten het backup schema aangegeven in 7.6.1 14. In paragraaf 7.8 op pagina 31 wordt in de tabel met ‘activiteiten die op aanvraag ingepland kunnen worden’ de volgende activiteiten genoemd:Enhancement package (excl. Functionele inrichting); a. OS Versie upgrade; b. OS patchlevel; c. DB versie upgrade; d. DB Patchlevel upgrade; e. SAP Support package stack; Wil Oxfam een vaste prijs voor deze activiteiten voor het integrale SAP Systemenlandschap of wordt een prijsspecificatie per enkelvoudig SAP systeem voor deze activiteiten gevraagd? Per enkelvoudig SAP systeem 15. In paragraaf 8.2 wordt gesteld dat Officiële (Nederlandse) feestdagen niet automatisch gelden als zondagen. Kunt U specifieker zijn wat dat betekent/inhoudt? Oxfam Novib werkt in een internationale omgeving. Wij zitten in landen waar soms op Nederlandse door-deweekse feestdagen gewoon gewerkt wordt. Het kan dan onwenselijk zijn om het service- of onderhoudswindow van een zondag aan te houden. 16. Eisen en wensen van Oxfam leiden tot een hosting voorstel, hierbij is een OS/DB migratie nodig naar Linux en Oracle, DB2 of Max DB, is dit gezien het huidige OS en DB acceptabel, met name in relatie tot benodigde DB licentie (DB kost circa 8% van de licentiewaarde). Nee, een OS/DB migratie is niet gewenst en niet in scope. 17. Het aantal vereiste referenties van 4 waarvan 2 minimaal € 500.000,- omvang per jaar? Gezien de omvang van uw landschap en eisen ten aanzien van beheer zal deze exploitatie aanzienlijk lager uitvallen. Gaat u akkoord met referenties in de orde van circa € 250.000,= per jaar of referenties die qua SAP systemen landschap en beheereisen vergelijkbaar zijn met de eisen van Oxfam Novib? JA 18. Is het ook akkoord de offerte op locatie Mauritskade te Den Haag, af te leveren JA 19. Graag ontvangen wij de volgende bijlagen in word formaat: a. b. c.

Bijlage 2 (bijlage A) Akkoordverklaring inkoopvoorwaarden Bijlage 4 (ontbreekt) met het Model Referentprojecten De MVO Leveranciersvragenlijst De beschikbare bestanden worden alleen als PDF geleverd, deze staan trouwens niet op slot. Zie verder onder algemene opmerkingen.

Leverancier E Nr. 2.

Betreft Hoofdstuk 2.4: vragenlijst

Vraag In de RFP wordt in hoofdstuk 2.4 verwezen naar een vragenlijst. Het is ons niet duidelijk waarnaar precies verwezen wordt. Kunt u aangeven waar u naar verwijst en

wat de 'knock out' criteria zijn? Antwoord

Zie pagina 1 bij Algemene opmerking – van de redactie

Nr. 2.

Betreft Vraag Pagina 17 Oxfam geeft dat de server Uranus beschikt over een H drive Overzicht van t.b.v. archive. Kunt u aangeven hoe groot deze partitie is in de servers en GB. SAPSystemen die op dut moment worden gehost. De grootte van schijf H op Uranus is 194GB

Antwoord

Nr. 3.

Betreft Pagina 19 Artikel 4.7 Koppeling

Vraag Inschrijver wil graag een overzicht ontvangen van de typen (SAP en NON-SAP) en hoeveelheden interfaces die gedefinieerd zijn.

Antwoord -

-

1. SAP-koppelingen aan filesysteem: Archiefbestanden Andere bestandslocaties op de fileserver waarvan toegang is geregeld voor het SAP-serviceaccount 2. Koppelingen van server met externe FTP-locaties: Op de server moet het FTP-programma PuTTY geïnstalleerd staan. Dit programma wordt door maatwerk aangeroepen om FTP-sessies te starten op OS niveau. De volgende (s)FTP sites moeten benaderbaar zijn: 83.98.213.141 83.98.207.101

WWW.LINKIS.NL 82.201.127.18 3. Interfaces met banken, printbedrijven, webshops, ed. lopen via de bovenstaande (s)FTP-locaties of via de bestandslocaties op de fileserver bij OxfamNovib Het betreft hier de volgende bestandsformaten: .XML .CSV .TXT (Fixed With) Bank: .SWIFT .GMU

Nr. 4.

Betreft Tekening gewenste systeemlandschap pagina 22

Vraag Lopen alle “WAN” connecties over het internet via Site2-Site? Of zijn er andere WAN providers waar de inschrijver mee te maken krijgt.

Antwoord

Is op dit moment lastig te zeggen. Het idee is dat alle veldkantoren uiteindelijk via ‘ons’ WAN ontsloten worden. We moeten er echter ook rekening mee houden dat ‘expats’ buiten ons netwerk om verbinding willen maken met SAP. Dit zou bijv. via SNC (Secure Network Connect) kunnen lopen. Het is aan inschrijver om de verschillende opties te presenteren.

Nr. 5.

Betreft Pagina 23 artikel 5.2.4 connectiviteit

Antwoord

Nee, dit is ter beoordeling aan leverancier

Nr. 6.


Antwoord

2Mbit up/down

Nr. 7.


Antwoord

Nee, is op dit moment niet te zeggen omdat we in een opstartfase zitten

Nr. 8.

Betreft

Antwoord

Vraag Zijn er eisen ten aanzien van de zonering binnen netwerk laag? Denk aan presentatie, applicatie en database laag?

Vraag Wat is de huidige bandbreedte van de primaire WAN verbindingen.

Vraag Kan Oxfam Novib inzicht geven in de gewenste bandbreedte voor de S2S / Wan verbindingen?

Vraag Kunt u aangeven waarom Novib zowel een Netweaver 7.0 SAP BW als een netweaver 7.1 SAP BW omgeving operationeel heeft? We hebben een oude BW omgeving BWD en BWP (netweaver 7.0) en een nieuwe BW omgeving BWO, BWQAS en BWP-new (netweaver 7.1). De bedoeling is dat de oude omgeving vervangen wordt door de nieuwe. Op welke termijn dat gaat gebeuren is nog niet duidelijk

NVI Nr. 9.

Betreft NVI

Antwoord

Neen

Vraag Is het mogelijk de nota van inlichtingen enkele dagen eerder te ontvangen in verband met tijdslijnen?

Algemeen Nr. 10.

Betreft Algemeen

Vraag Inschrijver verzoekt u aan te geven welke inkoopvoorwaarden, algemeen of IT, prevaleert?

Antwoord

Gelet op de soort aanvraag prevaleert ICT, gevolgd door algemeen.

Algemene Inkoopvoorwaarden Oxfam Novib

Nr. 11.

Betreft Artikel 7a Algemene Inkoopvoorwaarden Oxfam Novib

Antwoord

Nr. 12.

Antwoord

Nr. 13.

Vraag Fatale termijnen als uitgangspunt nemen past naar onze mening niet in bij de rest van de overeenkomst en de beoogde samenwerking. De wet (6:82 BW) gaat uit van een schriftelijke ingebrekestelling. Wij stellen voor om het om te draaien: termijnen zijn niet fataal, tenzij ze uitdrukkelijk wel als fataal zijn overeengekomen.

Gaat u akkoord met deze suggestie? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting. Neen, deze offerte aanvraag heeft betrekking op een zeer bedrijfskritisch proces. Pas bij het opstellen en nader invullen van de overeenkomst met bijbehorende KPI’s wordt bezien of fatale termijnen afgezwakt gaan worden. Betreft Vraag Artikel 9a Inschrijver wenst in deze bepaling terug te zien dat alvorens verzuim in werking treedt hij schriftelijk in Algemene gebreke gesteld wordt waarna een redelijke termijn Inkoopvoorwaarden tot nakoming geboden zal worden. Oxfam Novib Tevens stelt Inschrijver voor artikel 6:74BW van toepassing te verklaren. Gaat u akkoord met deze suggestie? Neen, deze offerte aanvraag heeft betrekking op een zeer bedrijfskritisch proces. Pas bij het opstellen en nader invullen van de overeenkomst kan uw suggestie wellicht gaan gelden voor niet fatale termijnen.

Betreft Artikel 11a

Antwoord

Vraag Een niet nader omschreven ongelimiteerde vrijwaring van derden is een niet calculeerbaar bedrijfsrisico dat Algemene redelijkerwijs niet kan worden Inkoopvoorwaarden verwacht geaccepteerd te worden door een bedrijf Oxfam Novib met gezonde bedrijfsvoering. Inschrijver verzoekt u het handhaven van dit artikel in heroverweging te nemen of aan te geven tot welke vrijwaringen het wordt beperkt en tot welk maximum bedrag. U kunt vooralsnog volstaan met een opgaaf van uw maximale verzekerde limiet.

Nr. 14.

Betreft Artikel 13a + 13b Algemene Inkoopvoorwaarden Oxfam Novib

Vraag Inschrijver kan, door de reikwijdte, niet akkoord gaan met het voorgestelde artikel aangaande aansprakelijkheid. Inschrijver wenst een bepaling m.b.t. de aansprakelijkheid op te nemen waarbij de totale cumulatieve aansprakelijkheid beperkt is tot uitsluitend directe schade met een bepaald bedrag per gebeurtenis tot een maximum bedrag per jaar. Gevolg- en/of indirecte schade dient volledig te worden uitgesloten. Vrijwaring tegen aanspraken van derden impliceert ook een onbeperkte aansprakelijkheid en dit is onacceptabel voor Inschrijver en bovendien ook niet gebruikelijk in de

branche. Inschrijver stelt voor een nadere beperking/uitsluiting van aansprakelijkheid op te nemen waarmee de risico’s op een aanvaardbaar niveau verdeeld worden. Inschrijver stelt vooruitlopend op uw antwoord reeds een tekstvoorstel voor. 1.De totale aansprakelijkheid van Inschrijver, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot vergoeding van de volgende schade en tot de daarbij genoemde maximum bedragen: a dood- en letselschade tot een maximum van EUR 1.000.000, per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis; b zaakschade, bestaande uit de redelijke kosten van herstel of vervanging tot een maximum van EUR 500.000 per gebeurtenis;

c schade die Opdrachtgever aantoonbaar lijdt als gevolg van het niet beschikbaar zijn van een Dienst, voor zover deze Dienst een elektronische communicatiedienst betreft, als gevolg van een toerekenbare tekortkoming Inschrijver of als gevolg van een administratieve fout van Inschrijver tot een maximum van EUR 2.500 per benadeelde met een maximum van EUR 250.000 per gebeurtenis; d aantoonbare redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade met maximum van EUR 250.000 per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Voor de schade genoemd onder b tot en met d geldt een absoluut maximum van EUR 1.000.000 gedurende de looptijd van de Overeenkomst. 2. De in artikel lid 1 genoemde beperkingen van aansprakelijkheid vervallen in geval de schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van het bestuur van Inschrijver. 3. Aansprakelijkheid van Inschrijver voor niet in lid 1 opgenomen schade, waaronder mede begrepen gederfde winst, gemiste

besparingen, verlies van gegevens, schade door bedrijfsstagnatie en leegloop van personeel, aan derden verschuldigde boetes en vergoedingen en verminderde goodwill is te allen tijde uitgesloten. 4. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Opdrachtgever de schade binnen drie maanden na het ontstaan daarvan schriftelijk bij Inschrijver meldt. 5. De in dit artikel genoemde beperkingen van de aansprakelijkheid zijn van overeenkomstige toepassing op vrijwaringen. 6. Indien Partijen naast het recht op schadevergoeding een boete zijn overeengekomen, zullen de eventueel verbeurde contractuele boetes en uitgekeerde en/of uit te keren bedragen op grond van vrijwaringen in mindering worden gebracht op de eventuele schadevergoeding terzake van dezelfde gebeurtenis. 7. Opdrachtgever vrijwaart Inschrijver en medewerkers van Inschrijver voor alle aanspraken van derden, in het bijzonder voor aanspraken van derden wegens productaansprakelijkheid als gevolg van een gebrek in een product of systeem dat door Opdrachtgever aan een derde is geleverd en dat mede bestond uit door Inschrijver geleverde apparatuur, programmatuur, websites, databestanden of andere materialen, behoudens indien en voor zover Opdrachtgever bewijst dat de schade is veroorzaakt door die apparatuur, programmatuur, websites, databestanden of andere materialen.

Antwoord

Nr.

Stemt Opdrachtgever hiermee in? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting per suggestie en een alternatief voorstel. U kunt vooralsnog volstaan met een opgaaf van uw maximale verzekerde limiet voor elk van de genoemde componenten. Uitsluitingen dient u duidelijk aan te geven op de akkoordverklaring van de inkoopvoorwaarden.

betreft

Vraag

15.

Artikel 18 Algemene Inkoopvoorwaarden Oxfam Novib

Inschrijver heeft kennis genomen van de diverse bepalingen aangaande beëindiging en is van mening dat de bepalingen te verstrekkend zijn en niet past bij de samenwerking welke partijen voor ogen hebben. Inschrijver verzoekt u om die reden de diverse artikelen buiten toepassing te verklaren en één artikel in de raamovereenkomst op te nemen met de volgende tekst: Naast de wettelijke gronden voor ontbinding, zijn Partijen gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij: a surseance van betaling heeft aangevraagd of dit aan hem is verleend; b in staat van faillissement is verklaard; c beschikkingsbevoegdheid over zijn vermogen verliest door curatelenstelling. Onverminderd alle andere rechten kunnen Partijen de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien door de andere Partij of een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon, die deel uitmaakt van de organisatie van de wederpartij of aan een van zijn vertegenwoordigers.

Antwoord

Bent u bereid hiermee in te stemmen? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting. Wij gaan vanzelfsprekend uit van, en streven naar een goede samenwerking. Als onverhoopt gedurende de looptijd van de overeenkomst daar verandering in komt handhaven wij onverkort dit artikel 18. Uw aanpassing kunt u benoemen in de akkoordverklaring van de inkoopvoorwaarden.

Inkoopvoorwaarden ICT Oxfam Novib Nr. 16.

Betreft Inkoopvoorwaarden ICT Oxfam Novib

Vraag Inschrijver merkt op dat de ICT Inkoopvoorwaarden zodanig zijn opgesteld dat zij onvoldoende aansluiten op de overeen te komen dienstverlening. Inschrijver verzoekt u vriendelijk de ICT Inkoopvoorwaarden buiten toepassing te verklaren, waardoor slechts uw Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing worden. Uw Algemene Inkoopvoorwaarden bieden naar onze mening al voldoende aangrijpingspunten. Bent u bereid hiermee akkoord te gaan? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting.

Antwoord

Neen, indien u van mening bent dat enkele bepalingen onvoldoende aansluiten of wellicht niet relevant zijn, dan zal dit waarschijnlijk geen obstakel zijn in de uitvoering van de overeenkomst. Desgewenst kunt u dit op de daarvoor bestemde

plekken aangeven in de akkoordverklaring van de inkoopvoorwaarden Nr. 17.

Betreft Artikel 19 Inkoopvoorwaarden ICT Oxfam Novib

Vraag De boeteclausule is ruim geformuleerd. Iedere overschrijding van iedere willekeurige termijn in de overeenkomst leidt tot een boete voor Inschrijver. Tevens is niet opgenomen dat de tekortkoming toerekenbaar moet zijn. Daarnaast is er geen absoluut maximum en staat de hoogte van de boete niet in verhouding met de tekortkoming. Deze onzekerheid werkt aanzienlijk door in de aan te bieden prijzen. Inschrijver wenst dit artikel te schrappen daar het artikel aangaande aansprakelijkheid reeds voldoende verhaalsmogelijkheden biedt. Indien Opdrachtgever niet akkoord gaat met het schrappen van de boetebepalingen verzoekt Inschrijver de bedragen in ieder geval aanzienlijk te beperken tot € 5.000,- per gebeurtenis met een maximum van € 25.000,- , waarbij artikel 6:92BW onverkort van toepassing wordt verklaard.

Antwoord

Gaat u akkoord met het schrappen van dit artikel dan wel het artikel aan te passen zodat het tegemoet komt aan de bovenstaande wensen van Inschrijver? Uw suggestie kunt u op de daarvoor bestemde plaats aangeven in de akkoordverklaring van de inkoopvoorwaarden.

Leverancier F In hoofdstuk 2.2 van de RFQ SAP Hosting en Beheer bij Oxfam Novib verwijst u naar bijlage 1 (leveranciersvragenlijst) en bijlage 2 (checklist in te dienen documenten). Verder zijn alle documenten in PDF. Vraag 1. Pagina 9, paragraaf 2.2: Hier wordt gerefereerd aan de Bijlage 1: “Leveranciers vragenlijst”. Welke bewijsstukken wenst u dat wij toevoegen aan de offerte? Daar krijgt u alle vrijheid. Beschikbare, aanvullende Informatie mag u benoemen en pas fysiek indienen na ons verzoek. Vraag 2. Pagina 11, paragraaf 2.4: U stelt hier dat gelet op de solvabiliteit, rentabiliteit en liquiditeit, dat inschrijver voldoende financiële en economische draagkracht heeft. Bij welke solvabiliteit, rentabiliteit en liquiditeit is de draagkracht voor u ‘voldoende’? De kengetallen dienen in ieder geval positief te zijn, en worden geranked met alle inschrijvers Vraag 3. Pagina 11, paragraaf 2.4: Ten behoeve van het bewijs voor voldoende financiële draagkracht wordt aangegeven dat alleen de jaarrekening 2010 onvoldoende is. Welke gegevens wil Oxfam Novib overlegd krijgen zodat het bewijs wel voldoende is? Als voorbeeld; uw eigen financiële (kwartaal) verslag, als cijfers maar auditable zijn. Vraag 4. Pagina 11, paragraaf 2.4: Hier wordt gerefereerd aan de Bijlage 4: “Model Referentieprojecten”. Voor zover wij kunnen nagaan is deze bijlage niet verstrekt. Klopt het dat wij een eigen opmaak voor de referenties mogen opbouwen? Zo ja, heeft u hierin eisen wat zeker moet terugkomen in de referenties? Een model is toegevoegd aan het dossier op onze webpagina. Vraag 5. Pagina 11, paragraaf 2.4:

Volstaat hier de mededeling dat genoemd calamiteiten- en/of V&G-plan aanwezig is of moet dit ook worden meegestuurd? Wij interpreteren deze vraag dat wanneer de vraag bevestigend wordt beantwoord, genoemd plan kan worden opgevraagd bij gunning van de opdracht. Correct. Vraag 6. Pagina 11, paragraaf 2.4: U vraagt om akkoord te gaan met een referentiebezoek op verzoek van aanbestedende dienst Oxfam Novib. a. Bedoeld u hier een referentiebezoek bij de inschrijvende organisaties of bij één of meerdere van de vier inschrijvende organisaties? Het laatste b. Wenst u een eigen verklaring door inschrijvende organisatie die wij toevoegen waarin wij dit bevestigen? Niet noodzakelijk Vraag 7. Pagina 11, paragraaf 2.4: “Voldoen aan het Programma van Eisen en Wensen”. Wordt hier door Oxfam Novib per onderdeel van de lijst van Eisen en Wensen een commentaar gevraagd of volstaat de bevestiging dat men hieraan voldoet, eventueel aangevuld met opmerkingen van de inschrijver? Bevestiging volstaat, eventueel aangevuld met commentaar Vraag 8. Pagina 11, paragraaf 2.4: Hier wordt gesproken over een “relationele component” die wordt meegewogen bij de gunning. Wat bedoelt Oxfam Novib hiermee? Er moet op zowel bedrijfs- alsmede persoonlijk niveau een ‘klik’ zijn. Dan kan bij de kennismaking of presentatie van doorslaggevende betekenis zijn. Vraag 9. Pagina 11, paragraaf 2.4: Bij kwaliteit schrijft u: “Wordt beoordeeld adhv de beschrijving van de dienstverlening, de mate waarin voldaan wordt aan het programma van eisen en wensen en de uitkomst van een evt. referentiebezoek. Ook wordt hier een relationele component in meegewogen aan de hand van de presentatie van de offerte. “ a. Wat wenst u terug te zien in de ‘beschrijving van de dienstverlening’? Dit is de vrijheid van de leverancier om dit in te vullen. Oxfam Novib verwacht een bondige beschrijving van wijze waarop het technisch beheer wordt ingevuld, hierbij specifiek op de situatie van Oxfam Novib ingaand.

b. c.

Krijgt elke inschrijver een referentiebezoek? Neen. Is dit een referentiebezoek bij de inschrijver of bij een door de inschrijver aangemelde referent? Een bezoek bij een aangemelde referent.

Vraag 10. Pagina 13, paragraaf 3.3, punt 3: Er wordt gerefereerd aan beveiligings- en capaciteitseisen t.b.v. de beveiligde lijnverbindingen. Waar staan deze beveiligings- en capaciteitseisen beschreven? Staan niet beschreven. Waar het om gaat is dat de lijnverbindingen veilig zijn en voldoende capaciteit hebben om de gewenste performance te halen. De norm hierbij zijn de indicatoren (responstijden etc.) die in bijgevoegde Early Watch rapportages zijn vermeld. Vraag 11. Pagina 39, Hoofdstuk 10: Wordt het Transitieplan waar over wordt gesproken reeds bij de offerte verwacht of is dit een deliverable die na gunning als eerste opgeleverd moet worden. In de beantwoording van de RFP wil Oxfam Novib inzicht krijgen in de wijze waarop levernacier de transitie aanpakt. Het definitieve transitieplan verwachten we na gunning. Vraag 12. Pagina 40, hoofdstuk 11: U vraagt hier om een detaillering van de offerte. Mogen wij hier zelf een uitwerking van maken? Wenst u een toelichting op onze offerte? Ja, leverancier mag dit naar eigen inzicht uitwerken. Een toelichting is gewenst. Vraag 13. hoofdstuk 3 t/m 8, algemeen: Hoeveel SAPS zijn benodigd voor de productie omgevingen? Gegevens zijn niet beschikbaar. Na gunning zal definitieve sizing moeten plaatsvinden. Vraag 14. hoofdstuk 3 t/m 8, algemeen: Wat is de actuele CPU load? Vraag 15. hoofdstuk 3 t/m 8, algemeen: Wat is de Disk I/O per seconde van verschillende systemen?

Vraag 16. hoofdstuk 3 t/m 8, algemeen: Hoe vaak wenst Oxfam Novib een back-up van de non productie omgevingen? Vraag 17. hoofdstuk 3 t/m 8, algemeen: Wat is de verwachte update frequentie van de QAS systemen? Hetzelfde als PRD Vraag 18. hoofdstuk 3 t/m 8, algemeen: VPN connecties kantoren: hoe verloop dit op dit moment? Wat wordt er van de leverancier verwacht? (Door Oxfam Novib aan te leggen of door leverancier aan te leggen?) Verbinding tussen veldkantoren waar Oxfam Novib ‘Managing’ is, wordt door Oxfam Novib aangelegd. Waar Oxfam Novib ‘implementing’ is (zie pag. 22 RFP) is nog niet helemaal duidelijk hoe dit gaat. Mochten deze kantoren op ‘ons’ WAN aangesloten worden, dan is Oxfam Novib daar verantwoordelijk voor. Wij willen echter ook de optie uitgewerkt zien waarin gebruikers buiten het netwerk direct, bijv. via SNC toegang kunnen krijgen tot de SAP systemen. Vraag 19. hoofdstuk 3 t/m 8, algemeen: MS Active Directory Shadow copy: Verwacht Oxfam Novib ook dat de leverancier het beheer van de AD server doet of doet Oxfam Novib dit zelf? Dit doet Oxfam Novib zelf Vraag 20. hoofdstuk 3 t/m 8, algemeen: Site to Site VPN: welke snelheid, over Internet of een eigen verbinding? Over internet, bandbreedte veldkantoren is wisselend. Vraag 21. Inkoopvoorwaarden ICT: In artikel 4.2 is opgenomen dat alle prijzen en tarieven vaststaan voor de duur van de Overeenkomst. Is hier indexatie mogelijk? Neen, vaste tarieven zijn niet aan indexatie onderhevig. Vraag 22. Inkoopvoorwaarden ICT: In artikel 6.1 staat dat de IE-rechten bij Opdrachtgever berusten. Kunt u bevestigen dat bestaande methodieken, tools etc. niet onderhevig zijn aan enige eigendomsoverdracht onder deze opdracht aan Opdrachtgever? Ja Vraag 23. Inkoopvoorwaarden ICT: In artikel 10.1 sub u inzake garanties dient leverancier na aflevering van de zaken/diensten aan Opdrachtgever in staat te zijn om nog voor een periode van 36 maanden daarna onderdelen te leveren aan Opdrachtgever. Deze termijn is vrij ruim. Bent u bereid deze termijn bij te stellen naar 12 maanden? Dit doet namelijk meer recht aan uitgangspunten in het zakelijk verkeer; Ja Vraag 24. Inkoopvoorwaarden ICT: In artikel 14 inzake aansprakelijkheid wordt geen maximale aansprakelijkheidsbedragen genoemd. Klopt het dat de maximale aansprakelijkheid van toepassing op deze opdracht gelijkstaat aan de maximale opdrachtsom? U kunt vooralsnog volstaan met een opgaaf van uw maximale verzekerde limiet voor elk van de genoemde componenten. Vraag 25. Inkoopvoorwaarden ICT: In artikel 14 inzake aansprakelijkheid wordt geen maximale aansprakelijkheidsbedragen genoemd. Onze beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering heeft een maximumdekking van 2.500.000 euro per gebeurtenis en 5.000.000 euro maximaal per jaar. Is deze verzekering afdoende? Uw suggestie kunt u op de daarvoor bestemde plaats aangeven in de akkoordverklaring van de inkoopvoorwaarden. Vraag 26. Inkoopvoorwaarden ICT: In artikel 21.6 staat dat de kosten voor het inwerken van vervangend personeel niet voor rekening komt van Opdrachtgever. a. Welke termijn voor inwerken geldt hiervoor? Zie b b. Bent u bereid om de maximale termijn hiervoor op 5 dagen te zetten? ja Vraag 27. Inkoopvoorwaarden ICT: Artikel 22 gaat over een verbod van overname personeel. Kunt u dit artikel wederkerig maken? Is bespreekbaar. Vraag 28. Inkoopvoorwaarden:

In artikel 7a staat dat bij niet tijdige levering de leverancier zonder nadere ingebrekestelling in verzuim is. Wij vinden het echter redelijk eerst een ingebrekestelling te laten plaatsvinden, voordat verzuim intreedt. Dit valt binnen de wettelijke kaders. Kunt u dit aanpassen? Uw suggestie kunt u benoemen in de akkoordverklaring van de inkoopvoorwaarden. Vraag 29. Inkoopvoorwaarden: In artikel 9a staat dat bij een toerekenbare tekortkoming van leverancier, deze zonder nadere ingebrekestelling in verzuim is. Wij vinden het echter redelijk eerst een ingebrekestelling te laten plaatsvinden, voordat verzuim intreedt. Dit valt binnen de wettelijke kaders. Kunt u dit aanpassen? Uw suggestie kunt u benoemen in de akkoordverklaring van de inkoopvoorwaarden. Vraag 30. Inkoopvoorwaarden: In artikel 9.2 is een boetebeding neergelegd. Kunt u terughoudend met dit beding omgaan? Neen. Het is aan opdrachtnemer te zorgen dat dit artikel niet in werking treedt. Vraag 31. Inkoopvoorwaarden: In artikel 13a is leverancier aansprakelijk voor alle schade die kan ontstaan in verband met de uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst. Klopt het dat de maximale aansprakelijkheid van toepassing op deze opdracht gelijkstaat aan de maximale opdrachtsom? Uw suggestie kunt u benoemen in de akkoordverklaring van de inkoopvoorwaarden. Vraag 32. Inkoopvoorwaarden: In artikel 13a is leverancier aansprakelijk voor alle schade die kan ontstaan in verband met de uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst. Onze beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering heeft een maximumdekking van 2.500.000 euro per gebeurtenis en 5.000.000 euro maximaal per jaar. Is deze verzekering afdoende? Uw suggestie kunt u benoemen in de akkoordverklaring van de inkoopvoorwaarden. Vraag 33. Inkoopvoorwaarden: In artikel 16a staat dat Oxfam Novib gerechtigd is om te allen tijde zaken zowel tijdens de productie, bewerking en opslag als na levering te (doen) keuren. Kunt u bevestigen dat dit na oplevering en acceptatie niet meer mogelijk is? Ja. Vraag 34. Inkoopvoorwaarden: In artikel 16c staat dat indien een keuring, zoals bedoeld in dit artikel, door toedoen van leverancier niet op het voorgenomen tijdstip kan plaatsvinden, dan wel indien een keuring moet worden herhaald, de kosten hiervan voor rekening komen voor leverancier. Kunnen wij er vanuit gaan dat dit alleen geldt voor vooraf aangekondigde keuringen? Ja.

Offerte aanvraag oktober 2011 SAP Hosting en Beheer

Recommend Documents