OFFERTE AANVRAAG WORK FIRST! Meldingsnummer

OFFERTE AANVRAAG WORK FIRST! 2012 Meldingsnummer 2011.0943.

Inhoudsopgave

1.

Beschrijving Project / Dienst

3

1.1

Inleiding

3

1.2

Doel van de offerte

3

1.3

Achtergrond informatie voor de inschrijvers

3

Reïntegratiebeleid van de gemeente Utrecht

3

1.4

Looptijd van de overeenkomst

8

1.5

Planning

8

2.

Beschrijving offerteofferte- en beoordelingsprocedure

9

3.

Lijst van eisen

10

3.1

Materie

10

3.2

Commercie

15

3.3

Juridisch

18

4.

Lijst van wensen

20

1.

Beschrijving Project / Dienst

1.1

Inleiding

De afdeling Werk en Inkomen van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) van de gemeente Utrecht wil werk maken van de bijstand. Dit geldt niet alleen voor de klanten, maar ook voor de organisatie. Werk en Inkomen wil op basis van deze aanbesteding klanten met voldoende arbeidspotentieel via een “Werk Loont! - traject” zo snel mogelijk (terug) leiden naar de reguliere arbeidsmarkt. Hierbij onderscheiden wij drie elementen: het werk, de reïntegratiebegeleiding, en de trainingen. Samen vormen deze elementen gedurende maximaal 2 maanden, een traject van 32 uur per week. Het werkgeverschap zal middels deze offerteaanvraag bij UW reintegratie worden ingekocht. De reïntegratieactiviteiten gaat de gemeente zelf uitvoeren. Het Werk Loont!-traject is een uitstroomtraject. Het doel van de uitstroomtrajecten is de kortste weg naar duurzaam werk. Duurzaam wordt gedefinieerd als langer dan 6 maanden aan het werk zijn. Werk wordt gezien als elke vorm van algemeen geaccepteerde arbeid, waardoor voor deze klant duurzame uitstroom mogelijk wordt. Duurzame uitstroom kan voor klanten ook betekenen meerdere aaneen sluitende tijdelijke banen. Binnen de re-ïntegratietrajecten is ruimte voor kwalificerende scholing. Daarbij zijn de volgende subdoelen van toepassing op de uitstroomtrajecten: •

Vergroten van de uitstroomkansen van de deelnemers.

•

Voorkomen van het ontstaan van een grotere afstand tot arbeidsmarkt (curriculum vitae opbouw).

•

Ontdekken van arbeidspotenties

•

Behoud/opbouw van arbeidsritme, arbeidsbekwaamheden, zelfvertrouwen en (sociaal) netwerk.

•

Hanteerbaar maken van belemmeringen.

•

Het verbeteren van het taalniveau.

In deze offerteaanvraag zullen de eisen en de wensen met betrekking tot het werkgeverschap verder uitgewerkt worden.

1.2

Doel van de offerte

De gemeente Utrecht is voornemens een overeenkomst af te sluiten met UW re-integratie die het werkgeverschap het Project "Werk Loont!" op zich zal nemen. Dit volgens de eisen en wensen uit deze offerteaanvraag.

1.3

Achtergrond informatie voor de inschrijvers

Reïntegratiebeleid van de gemeente Utrecht Werken aan de toekomst is in Utrecht de leidende gedachte voor de komende periode. Dit geldt niet alleen voor onze klanten maar ook voor onze organisatie.

Werk en Inkomen offerteaanvraag Werk Loont ! 2012

3

Daarbij zijn onze uitgangspunten: 1.

Wij zijn streng en actief aan de poort; alleen mensen die recht hebben op bijstand komen hiervoor in aanmerking of krijgen een tijdelijke baan aangeboden. De dienstverlening wordt snel en adequaat uitgevoerd.

2.

Klanten van Werk en Inkomen zijn op weg naar betaald werk, een opleiding of participatie en daarvoor vragen we inzet en eigen verantwoordelijkheid van de klant.

3.

De inzet van instrumenten is er uiteindelijk op gericht om duurzame uitstroom naar werk of

4.

De (toekomstige) vraag naar arbeid is mede bepalend voor de inzet van trajecten en

5.

Er wordt gestreefd naar een optimalisering van de inzet van de WWB-budgetten.

opleiding te realiseren. instrumenten.

Streng en actief aan de poort We verlenen alleen ondersteuning aan klanten die het echt nodig hebben. Dit doen we door een streng handhavingsbeleid te voeren. Klanten die recht hebben op bijstand bieden we direct een (tijdelijke) baan met intensieve begeleiding naar ander werk, terugkeer naar school of als dat niet haalbaar is, een uitkering. Klanten op weg Voor onze klanten is werk het doel en hier zijn zij in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor. Wij ondersteunen onze klanten op hun weg naar duurzaam werk; zo veel mogelijk op maat. Waar werk geen realistisch perspectief is, wordt deelname aan de samenleving bevorderd door middel van vrijwilligerswerk, activiteiten of cursussen. Deelname aan de samenleving geeft mensen perspectief en kan op langere termijn alsnog leiden tot vervolgstappen op weg naar werk. Klanten worden respectvol en activerend benaderd. Klanten krijgen geen ontheffing om te werken aan hun arbeidsinschakeling tenzij het echt niet anders kan. De duur van de ontheffing is zo kort mogelijk en maximaal 12 maanden. Groepen waarvoor ruimere ontheffingsmogelijkheden zijn, zijn onder meer klanten die ouder dan 57,5 jaar zijn en volledig arbeidsongeschikten. Inzet op duurzame uitstroom Het doel van de uitstroomtrajecten is de kortste weg naar duurzaam werk. Duurzaam wordt gedefinieerd als langer dan 6 maanden aan het werk zijn. Werk wordt gezien als elke vorm van algemeen geaccepteerde arbeid, waardoor voor deze klant duurzame uitstroom mogelijk wordt. Dit betekent dat binnen de inzet van re-integratietrajecten ruimte is voor kwalificerende scholing en taalonderwijs. Duurzame uitstroom kan voor klanten ook betekenen meerdere aaneensluitende tijdelijke banen. De voorliggende opdracht betreft een re-integratie-instrument dat gepositioneerd wordt aan de kop van het proces. Tot de doelgroep van de hieronder beschreven opdracht behoren volwassenen vanaf 27 jaar die een WWB uitkering aanvragen en daar recht op hebben. Ook de volwassenen uit het zittend bestand van Werk en Inkomen behoren tot de doelgroep van de beschreven opdracht..


4

Beschrijving gewenste dienstverlening (Werkgeverschap) Wij vragen een offerte voor de volgende opdracht:

1. het formele werkgeverschap 2. het aanbieden van werk, in eerste instantie op een door de opdrachtnemer beheerde locatie 3. de werkbegeleiding 4. het ter beschikking stellen van locaties aan de gemeente Utrecht voor de zelf uit te voeren re-integratieactiviteiten 5. het beveiligen van de locatie 6. Een taaltraining voor personen die onvoldoende Nederlands spreken om bij u op de werkvloer te kunnen functioneren.

ad 1: Het werkgeverschap Het werkgeverschap is onderdeel van het Werk Loont!-traject dat binnen twee maanden moet leiden tot uitstroom naar regulier werk. Uitgangspunt is dat de opdrachtnemer aan elke door de gemeente aangemelde klant binnen één werkdag een dienstverband aanbiedt van 32 uur voor de duur van twee maanden, tegen een salaris waarbij die werknemer geen recht (meer) heeft op een WWB-uitkering. Het salaris van de werknemer is gebaseerd op 32/40 van het minimumloon. Klanten voor wie hierdoor het salaris onder de bijstandsnorm zou komen, krijgen een salaris ter hoogte van de bijstandsnorm. Deze werkgeversrol bevat in ieder geval: •

Aanbod arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van twee maanden (aanbod binnen 1 werkdag). Verlenging is alleen dan aan de orde als er aan het eind van die twee maanden een reële baan (binnen 2 maanden) beschikbaar is. De overeenkomst kan ontbonden worden, wanneer de deelnemer elders regulier werk heeft gevonden, wanneer er sprake is van ernstige belemmeringen of wangedrag die ontslag noodzaken. De ontbinding van de overeenkomst kan echter alleen plaatsvinden na overleg met en toestemming van de gemeentelijke werkcoach. De overeenkomst voorziet in de toepasselijkheid van het bepaalde in artikel 7.629 BW (loondoorbetaling tijdens ziekte).

•

Het aanbieden van werk (start werk binnen 1 werkdag)

•

Doen van de salarisbetaling

•

Doen van de wettelijke afdrachten (belasting, premies etc.)

•

Uitvoering wettelijk verplichte arbo-dienstverlening

•

Het leveren van voldoende en bekwame werkbegeleiding

•

Uitvoering verzuimbegeleiding en stringent verzuimbeleid (bijlage 4)

•

Het voeren van rechts- en beroepszaken bij arbeidsrechtelijke conflicten

ad 2: Het werk / de locatie Gedurende het dienstverband biedt de opdrachtnemer iedere werknemer vier dagdelen per week (4 x 4 uur) werkactiviteiten aan. Deze werkactiviteiten worden uitgevoerd in een werkplaats of werklocatie die door de opdrachtnemer zelf wordt beheerd. Deze locatie moet goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer. In de 1e maand van het dienstverband van de klant zal het accent liggen op de directe start van het werk, en de beoordeling van de competenties en behoeften van de klant. In de 2e maand van het dienstverband zullen de werkplekken moeten aansluiten bij de mogelijkheden van de klanten en moeten de uitstroomkansen van de klant vergroten. Binnen 2 weken na de start van het traject stelt de gemeentelijke werkcoach een Voorzieningplan(trajectplan) op. Dit plan is leidend bij de keuze van het


5

aangeboden werk. In deze fase is er ruimte om te werken met externe locaties, en / of detachering bij de feitelijke werkgever. Ook moeten de werkplekken bijdragen aan het realiseren van de eerder genoemde subdoelen. Het moet gaan om zinvol en reëel werk. Het mag daarom nooit om zinloos werk gaan, onze voorkeur gaat uit naar maatschappelijk nuttig werk. U kunt bij het organiseren van de werkplekken gebruik maken van onderaannemers. Creatieve voorstellen hebben onze voorkeur. De overige 16 uur van het dienstverband nemen de werknemers deel aan een reïntegratieprogramma (individuele gesprekken, sollicitatiegroepen, trainingen, e.d.) dat door de gemeente zelf wordt georganiseerd. De opdrachtnemer heeft geen rol in dit begeleidingsprogramma, maar dient op de werklocatie wel ruimte voor deze activiteiten beschikbaar te stellen. Op basis van tussenevaluaties kan de verhouding 16 uur werk /16 uur reïntegratie individueel of projectmatig wordt bijgesteld.

Ook alleenstaande ouders kunnen deelnemen aan het traject en volwassenen waarvoor alleen deeltijdwerk haalbaar is. Voor deze groep kan indien nodig in overleg met de afdeling Werk en Inkomen de intensiteit van het traject afwijkend vastgesteld worden. ad 4: De werkbegeleiding Tijdens de werkactiviteiten worden de werknemers aangestuurd door een werkbegeleider van de opdrachtnemer, die hen instructies geeft voor de uitvoering van de werkzaamheden en tevens coacht op het gebied van de (door)ontwikkeling van werknemersvaardigheden. Reïntegratie gaat voor werk. De gemeente en de opdrachtnemer stemmen minimaal een keer per maand op klantniveau het werken begeleidingsrooster af, en evalueren de voortgang van de ontwikkeling van de klant. In voorkomende situaties kan in het belang van de reïntegratie worden afgeweken van het werkrooster. Tijdens de werkzaamheden observeert de werkbegeleider van opdrachtnemer de werknemers. Uiterlijk twee weken voor het einde van het dienstverband stelt de werkbegeleider voor iedere werknemer een werkrapportage op (conform methodiek en format van de gemeente). In deze rapportage wordt beschreven welke werkactiviteiten de werknemer heeft verricht, hoeveel dagen de werknemer daadwerkelijk heeft gewerkt, om welke redenen werkdagen zijn verzuimd, welke werkhouding de werknemer heeft aangenomen, welke vaardigheden en competenties konden worden vastgesteld en over welk niveau van werknemersvaardigheden de werknemer beschikt. Het ondersteunen van klanten bij zaken die niet rechtstreeks gekoppeld zijn aan de opdracht zoals b.v. schuldhulpverlenging valt onder gemeentelijke verantwoordelijkheid. Ook het ondersteunen van potentiële werkgevers bij het invullen van formulieren voor het aanvragen van loonkostensubsidies valt onder onze verantwoordelijkheid. ad 5: Specificatie locatie t.b.v. de reïntegratieactiviteiten. De eisen die worden gesteld aan de ter beschikking te stellen locatie kunt u vinden in bijlage 5 en 6 van deze offerteaanvraag. offerteaanvraag.


6

Daarnaast is de constatering dat een kleine groep werknemers van Apprentie agressief gedrag vertoont. Daardoor is er behoefte aan de fysieke aanwezigheid van een professionele beveiliger op de werkplek. U neemt de kosten voor de beveiliging op in de vaste projectkosten. De beveiliger is aanwezig op werkdagen van 7:30 – 16:30 (45 uur per week, 52 weken per jaar). Ad 6: De taaltrainingen hebben ten doel •

De Nederlandse vaktaal aan te leren die noodzakelijk is om succesvol te kunnen functioneren op de werkvloer bij UW

•

De Nederlandse taal vaardigheid van werknemers zodanig te verbeteren c.q. verder te ontwikkelen dat de kansen op uitstroom naar werk worden bevorderd.

De doelgroep De taaltrainingen zijn bedoeld voor werknemers van Apprenti die deelnemen aan het Work Firstproject Werk loont! van de gemeente Utrecht. Het betreft werknemers die de Nederlandse taal niet of in onvoldoende mate beheersen en hierdoor onvoldoende de instructies op de werkvloer kunnen begrijpen en de trainingen die de gemeentelijke werkcoaches in het kader van reïntegratie aanbieden niet met succes kunnen volgen. U neemt de kosten voor de taaltraining op in de vaste projectkosten. De taaltraining Er wordt gewerkt met de NT-2 taalmethode specifiek gericht op het gebruik van de Nederlandse taal op de werkvloer. De taaltrainingen worden verzorgd door een ervaren NT2-docenten. De docent beoordeelt middels een toets het taalniveau van de werknemer. Niveaubepaling wordt verricht op de deelgebieden spreken, gespreksvaardigheid, luisteren, schrijven en lezen. De uitgangspunten van het taalprogramma zijn: •

Het vertrouwen in eigen kunnen bevorderen;

•

De vaardigheden lezen, schrijven, luisteren, gespreksvaardigheid en spreken ontwikkelen in context van werk;

•

Het verbeteren van de spreekvaardigheid staat hierbij voorop;

•

Naast de basisoefeningen is de leerstof gericht op dialogen en woordenschat gerelateerd aan (uitstroom naar) werk;

Programma- inhoud en –structuur Toetsing startniveau

:

Basisoefeningen:

TOA (Toolkit Onderwijs en Arbeidsmarkt). “Muiswerk” met voortgangstoetsen.

Gespreksoefeningen

:

Dialoogkaarten met een tekst, woordenlijst en opzet van dialoog.

Programmakaart

:

Onderwerpen en oefeningen komen cyclisch aanbod. Deze worden na uitvoering door de docent afgetekend.

Woordenlijst

:

Er wordt een woordenlijst aangeboden met vocabulaire voor de “werkvloer”.

Toetsing eindniveau:

TOA (Toolkit Onderwijs en Arbeidsmarkt).


7

Aantallen Op basis van de ervaringen uit voorgaande jaren met Werk Loont! gaan wij uit van een gemiddelde maandelijkse instroom van 33 klanten ( 400 klanten over 2012). Wij gaan uit van een uitstroom naar (gesubsidieerd) werk van 40% tegen het eind van de 1e fase van 2 maanden. Verwachting is dat 10-15% van de klanten een verlenging krijgen met 2 maanden. Verlenging gebeurt alleen als aan het eind van de 1e termijn een concrete baan beschikbaar is binnen 2 maanden. Let wel, u kunt geen rechten ontlenen aan deze prognoses. In het verleden is gebleken dat de aanmeldingen onverwachts kunnen onderschrijven of overschrijven. In uw offerte zien wij graag het aanbod, gebaseerd op een instroom van 320, 400 en 480 klanten per jaar. 1.4

Looptijd van de overeenkomst

De overeenkomst gaat in op 1 januari 2012 en kent een looptijd van één jaar. 1.5

Planning

Planning van onderhavige procedure zal er naar verwachting als volgt uitzien: - Verzending offerte aanvraag - Uiterste datum voor het indienen van de offerte door UW - bespreking offerte

1 december 2011 7decemner 2011 13 december 2011

- Ondertekenen overeenkomst

Medio week 5252- 2011

- Ingangsdatum overeenkomst

1 januari 2012


8

2.

Beschrijving offerteofferte- en beoordelingsprocedure

Zowel het opstellen van de offerteaanvraag als de beoordeling van de uitgebrachte offertes vindt plaats door een team van werk en Inkomen, waarin diverse deskundigheden zijn verenigd..Het inwinnen van informatie kan uitsluitend Via de senior contractmanager.


9

3.

Lijst van eisen

3.1 m-e-1

Materie U heeft kennis genomen van de in hoofdstuk 1 van deze offerteaanvraag genoemde uitgangspunten en randvoorwaarden voor het project Werk Loont! U gaat akkoord met de inhoud en neemt deze tijdens de uitvoering van de overeenkomst in acht. Eventuele tegenstrijdigheden met de in hoofdstuk één gegeven projectbeschrijving en de geformuleerde eisen heeft u vóór het indienen van uw offerte gemeld bij de senior contractmanager.

m-e-2

Uw offerte bevat een plan van aanpak, voor het creëren van voldoende werkplekken om de verwachte instromende klanten en zittende klanten te voorzien van werk. Uw plan van aanpak is zo compleet en concreet mogelijk. Zie ook wens m-w-1.

m-e-3

U bent zich bewust van en gaat akkoord met de omschrijving van de doelgroep: volwassenen vanaf 27 jaar die een WWB uitkering aanvragen en daar recht op hebben. Ook de volwassenen uit het zittend bestand van Werk en Inkomen behoren tot de doelgroep van de beschreven opdracht.

m-e-4

De gemeente Utrecht heeft een audit-instrument ontwikkeld om de kwaliteit van alle werkprocessen rondom de reïntegratie – zowel binnen haar eigen organisatie als binnen de contractpartij - permanent te kunnen schouwen. Primair doel van dit instrument is de optimalisatie van de werkprocessen. U dient aan de uitvoering van deze audits – die na overleg met u worden vormgegeven – volledig medewerking te verlenen.

m-e-5

U verklaart zich bereid om in partnerschap met de gemeente Utrecht de uitvoering van het contract regelmatig te evalueren en constructief mee te denken en mee te werken aan eventuele gewenste aanpassingen van de dienstverlening.

m-e-6

Tijdens de uitvoering van het contract wil de gemeente Utrecht zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd over: -

het vertrek dan wel de uitval van individuele medewerkers;

-

de wijze en termijn waarop de ontstane vacature zal worden ingevuld;

-

de wijze waarop de continuïteit voor de klant wordt gewaarborgd (warme overdracht van consulent op consulent, evt. tijdelijke waarneming, etc.);

-

ten aanzien van het (onverhoopt) vertrek van de locatiemanager geldt voorts dat de gemeente betrokken wil worden bij de werving en selectie van de opvolger (zoekprofiel, zitting in selectiecommissie)

m-e-7

U garandeert dat gedurende de looptijd van de overeenkomst de continuïteit in de dienstverlening gewaarborgd is. Tijdens ziekte en verlof van uw medewerkers beschikt u over mogelijkheden om gekwalificeerd vervangend personeel in te zetten.

m-e-8

De gemeente Utrecht wil betrokken worden bij de toewijzing en eventuele vervanging van een projectleider en de locatiemanager(s) die verantwoordelijk wordt voor de uitvoering van de opdracht. Bij de keuze voor de projectleider heeft de opdrachtgever een doorslaggevende


10

stem (een veto) en bij de benoeming van de locatiemanagers wil opdrachtgever inspraak in de benoeming, m-e-9

U gaat ermee akkoord dat personeel welke naar oordeel van opdrachtgever niet gekwalificeerd is om de opdracht uit te voeren, opdrachtgever gerechtigd is vervanging te eisen.

m-e-10

U gaat ermee akkoord dat iedere vervanging van personeel niet tot hogere kosten voor opdrachtgever leidt. Het vervangende personeel dat wordt ingezet beschikt over voor de opdracht vereiste deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van minimaal gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel.

m-e-11

U zult bij wijziging van het in te zetten personeel de opdrachtgever hierover vooraf in te lichten. Eisen m.b.t. het werkgeverschap

m-e-12

U biedt iedere door de opdrachtgever aangeboden klant een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van twee maanden voor 32 uur per week aan.

m-e-13

De werkzaamheden voortvloeiend uit het bij m-e-11 bedoelde dienstverband starten binnen één werkdag ná aanmelding door opdrachtgever.

m-e-14

Voor het dienstverband ontvangt de klant een salaris 32/ 40 van het minimumloon. Klanten voor wie hierdoor het salaris onder de bijstandsnorm zou komen, krijgen een salaris ter hoogte van de bijstandsnorm

m-e-15

De arbeidsovereenkomst voorziet in de toepasselijkheid van het bepaalde in artikel 7.629 BW (loondoorbetaling tijdens ziekte).

m-e-16

De arbeidsovereenkomst kan worden verlengd voor de duur van maximaal twee maanden, mits er een reëel uitzicht is dat uiterlijk binnen twee maanden een reële baan aanvaard kan worden. Opdrachtgever bepaalt of het contract verlengd wordt.

m-e-17

De arbeidsovereenkomst kan, alleen na overleg en goedkeuring van de werkcoach van de opdrachtgever, op de volgende gronden (zonder opzegtermijn) ontbonden worden:

m-e-18

•

Aanvaarding van regulier werk door klant

•

ernstige belemmeringen bij of wangedrag van de klant

U draagt zorg en bent verantwoordelijk voor een correcte salarisadministratie. U betaalt de salarissen uiterlijk op de 5e werkdag voor het einde van iedere maand. U doet de wettelijke afdrachten (belastingen, premies, etc.).

m-e-19

U voert de wettelijke Arbo-dienstverlening, alsmede de Wet Poortwachter uit.

m-e-20

U levert voldoende en bekwame werkbegeleiding aan de klanten.

m-e-21

U heeft kennis genomen van het stringente verzuimbeleid (bijlage 4) en voert de verzuimbegeleiding conform het gestelde in de bijlage uit.

m-e-22

U voert eventuele rechts- en beroepszaken bij arbeidsrechtelijke conflicten.


11

Eisen m.b.t het Werk m-e-23

U biedt iedere klant gedurende de duur van de arbeidsovereenkomst twee dagen per week (2 maal 8 uren) werkactiviteiten aan.

m-e-24

De door u aangeboden werkactiviteiten dragen bij aan de omschreven subdoelen (Hoofdstuk 1 van de offerteaanvraag). De werkactiviteiten zijn reëel en zinvol. Zie ook wens m-w-1.

m-e-25

U bent zich er van bewust dat de overige vier dagdelen van de arbeidsovereenkomst de klant re-integratieactiviteiten (individuele gesprekken, sollicitatiegroepen, trainingen, e.d.) uitvoert onder begeleiding van de opdrachtgever in een door u ter beschikking gestelde ruimte.

m-e-26

U bent zich er van bewust en gaat er mee akkoord dat op basis van tussentijdse evaluaties de verhouding 16 uur werk/ 16 uur reïntegratie individueel of projectmatig bijgesteld kunnen worden.

m-e-27

De door u aangeboden werkactiviteiten worden uitgevoerd in een werkplaats of werklocatie waar de opdrachtnemer over kan beschikken.

m-e-28

Alle werklocaties waar de werkactiviteiten uitgevoerd worden moeten goed met het openbaar vervoer bereikbaar zijn en liggen binnen de gemeente grenzen van de gemeente Utrecht. (maximaal 10 minuten loopafstand halte/station).

m-e-29

Binnen twee weken na de start van het traject stelt de gemeentelijke werkcoach een Voorzieningplan (Trajectpan) op. U gaat er mee akkoord dat dit plan leidend is bij de keuze van het aangeboden werk.

m-e-30

De door u aan te bieden werkplekken in de eerste en tweede maand van de arbeidsovereenkomst sluiten aan bij de behoeften en competenties van de klant om zo de kans op uitstroom bij de klant te bevorderen.

m-e-31

In de bij m-e-29 genoemde periode zal de ruimte om te werken met externe locaties en/ of detachering bij de feitelijke werkgever zo veel mogelijk door u worden benut.

Eisen m.b.t. de werkbegeleiding . m-e-32

U stuurt de klanten tijdens de werkactiviteiten aan met uw werkbegeleiders. U hanteert als uitgangspunt één werkbegeleider op 15 klanten.

m-e-33

De werkbegeleider geeft de klanten werkinstructies voor uitvoering van de werkzaamheden en coacht de klanten op het gebied van (door)ontwikkeling van werknemersvaardigheden.

m-e-34

U gaat er akkoord mee dat reïntegratie vóór werk gaat. Opdrachtgever kan op klantniveau het werkrooster laten aanpassen door opdrachtnemer, zonder dat hiervoor kosten bij opdrachtgever in rekening gebracht kunnen worden.

m-e-35

De werkbegeleider observeert de klanten tijdens de werkzaamheden en zal uiterlijk twee weken voor het einde van de arbeidsovereenkomst een werkrapportage opstellen, conform


12

het format van de opdrachtgever. (Deze wordt u na opdracht verstrekt.) De werkrapportage behandelt minimaal de volgende punten: • •

welke werkactiviteiten zijn uitgevoerd om welke reden(en) heeft de klant werkdagen verzuimd en wat is het aantal verzuimde dagen

•

welke werkhouding heeft de klant aangenomen

•

welke vaardigheden en competenties zijn vastgesteld

•

welke ontwikkelingen heeft de klant doorgemaakt

Eisen m.b.t. de ter beschikking beschikking te stellen ruimte voor reïntegratiewerkzaamheden m-e-36

U kunt invulling geven aan de in bijlage 5 en 6 genoemde eisen aan de ter beschikking te stellen ruimte. Op de locatie waar u uw dienstverlening uitvoert, danwel op maximaal 5 minuten loopafstand, stelt u ruimte ter beschikking aan Werk en Inkomen. In de ruimte zal Werk en Inkomen de reïntegratiewerkzaamheden gaan uitvoeren. De totale ruimte die ter beschikking gesteld moet worden bedraagt circa 700 m2.

m-e-37

Alle ter beschikking gestelde ruimten, werklocatie en ruimten voor reïntegratiewerkzaamheden, voldoen aan de normen die de ARBO-wet stelt aan de betreffende ruimten.

m-e-38

U gaat er mee akkoord dat de gemeente Utrecht, na overleg en binnen redelijke grenzen, voor eigen rekening en risico aanpassingen kan doen aan de door u beschikbaar gestelde ruimte die buiten de gestelde eisen in bijlage 5 vallen. De gemeente Utrecht zal bij vertrek de ruimtes weer in de originele staat herstellen.

m-e-39

U draagt zorg voor de uitvoering van de voorzieningen voor bekabelingen zoals die zijn voorgeschreven in bijlage 6. De opdrachtgever wordt betrokken bij de aanleg van de bekabeling.

m-e-40

U voorziet de patchruimte van een airco.

m-e-41

Het is niet toegestaan een draadloos netwerk toe te passen in de ter beschikking gestelde ruimte. Communicatie en rapportage

cr-e-1

U conformeert zich aan de rapportageformats van de gemeente Utrecht. U gaat ermee akkoord dat de gegevens die in de rapportageformats die worden gevraagd ook digitaal op cliëntniveau kunnen worden aangeleverd. Ook bent u in staat tot een bewerking hiervan zodat u management-informatie kunt aanleveren via een door de gemeente Utrecht te bepalen format. Hierin worden in ieder geval de volgende punten behandeld:

cr-e-2

•

Aantal ingestroomde klanten

•

Aantal uitgestroomde klanten naar (gesubsidieerd) werk

•

Aantal uitgevallen klanten

•

etc.

U voert een projectadministratie conform de wettelijke richtlijnen van de Wet Werk en Bijstand (WWB) en indien nodig conform de richtlijnen van ESF/ EFRO indien de gemeente


13

gebruik maakt van deze subsidiegelden. Ook sluit uw administratie aan bij de Richtlijnen van de Statistiek Registratie door Gemeenten (SRG). Kijk voor de richtlijnen op: http://www.cbs.nl/NR/rdonlyres/0A885418-BC70-4209-8001FBF476A8F757/0/20050101srgrichtlijnenv0108.pdf

cr-e-3

U past uw processen en administratie tijdig en kosteloos aan op eventuele wijzigingen in wet- en regelgeving en andere aanwijzingen vanuit het ministerie en/of gemeente ten aanzien van de voor de gemeente uit te voeren werkzaamheden.

cr-e-4

U gaat er mee akkoord dat de gemeente Utrecht elektronisch gaat communiceren met opdrachtnemer teneinde de rapportage- en formulierenstroom te kunnen versnellen en u bent in staat alle in de rapportageformats gevraagde gegevens digitaal aan te leveren op cliëntniveau.

cr-e-5

U dient actief te melden wanneer de cliënt niet meewerkt, mijlpalen niet haalt of juist wel haalt. Naar aanleiding van uw meldingen doet u indien daar aanleiding toe is voorstellen tot bijstelling van het Voorzieningplan. U rapporteert wanneer tussentijds resultaten worden bereikt en over het eindresultaat van het traject na beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Deze rapportage wordt binnen 14 dagen na beëindiging van de arbeidsovereenkomst opgeleverd bij de contactpersoon van Werk en Inkomen.

cr-e-6

De gemeente Utrecht wil met u – op uitvoerings- en contractniveau - periodiek overleg voeren over de voortgang van de dienstverlening. U wijst daartoe in overleg met de gemeente vaste deelnemers voor aan. Het secretariaat van deze overleggen ligt bij Contractmanagement.

cr-e-8

Indien er wijzigingen zijn in de naam of adresgegevens van uw bedrijf of de contactpersonen voor de gemeente Utrecht, geeft u dit direct door aan de contractmanager.

cr-e-9

Eén keer per jaar wordt een evaluatiegesprek gevoerd tussen uw centrale contactpersoon (projectleider) en de contractcoördinator van Werk en Inkomen. In ieder geval vindt er een evaluatiegesprek plaats 5 maanden voor de einddatum van de overeenkomst.

cr-e-10 U gaat ermee akkoord dat onderdeel van uw werkwijze is het verstrekken van een organisatiefolder aan cliënten met informatie over uw dienstverlening in Utrecht. In deze folder wordt in voor de doelgroep duidelijke taal een toelichting gegeven op werkwijze organisatie, inhoud van dienstverlening, privacy en klachtenprocedure.

cr-e-11 U voert minimaal éénmaal per maand overleg op klantniveau over het werken begeleidingsrooster en de voortgang van de ontwikkelingen van de klant.

cr-e-12 U gaat akkoord met de rapportageformats en past uw processen hier tijdig en kosteloos op aan. U rapporteert vervolgens conform aangepaste rapportageformats voor alle cliënten waar u dienstverlening voor verricht Privacy en klachten

pk-e-1

U overlegt een klachten- en een privacyreglement dat voldoet aan de kaders in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).


14

pk-e-2

U stemt in met toetsing van het door u ingediende klachten- en privacyreglement door opdrachtgever en voert aanwijzingen op basis van deze toetsing kosteloos binnen twee weken uit.

pk-e-3

U overlegt op eerste verzoek van opdrachtgever kosteloos een schriftelijk oordeel van een accountant of een gelijkwaardige deskundige over de verwerking van informatie en de genomen maatregelen ter beveiliging van informatie.

pk-e-4

U verwerkt de gegevens die u met de werkzaamheden in het kader van de overeengekomen dienstverlening verkrijgt uitsluitend voor:

• •

Zover dat noodzakelijk is voor het verrichten van die werkzaamheden dan wel. De naleving van verplichtingen dat het bedrijf zich desgevraagd door middel van een goedkeurende verklaring op een EDP-audit verantwoordt voor het gegevensgebruik en -huishouding.

pk-e-5

U verleent op verzoek zonodig toegang tot en inzage in alle gegevens die een accountant naar zijn oordeel nodig heeft.

3.2

Commercie

c-e-1

Uw offerte is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in Euro’s, excl. BTW.

c-e-2

Uw offerte bevat de van toepassing zijnde BTW-tarieven.

c-e-3

U geeft uw vaste tarief per klant voor de werkgeversrol voor de eerste 2 maanden en vult deze in op bijlage 1, prijsinvulformulier. Zie ook wens c-w-1.

c-e-4

In het bij c-e-3 bedoelde tarief zitten alle kosten die verband houden met de werkgeversrol en die u maakt op het moment dat een klant in dienst treedt.

c-e-5

U geeft uw opbouwtarief per klant voor de werkgeversrol en vult deze in op bijlage 1, prijsinvulformulier. Zie ook wens c-w-2. U specificeert:

•

•

•

Vaste kosten:

o

Overhead (incl. specificatie van het overheadbedrag)

o

overige posten (cf. vorige offerte specificatie van de diverse kostenposten)

Variabele kosten:

o


o


Winstopslag


15

c-e-6

U geeft uw vaste tarief per klant voor de werkgeversrol voor de verlenging en vult deze in op bijlage 1, prijsinvulformulier. Zie ook wens c-w-3.

c-e-7

In het bij c-e-6 bedoelde tarief zitten alle kosten die verband houden met de werkgeversrol en die u maakt op het moment dat het contract met een klant wordt verlengd. Eenmalige kosten die reeds zijn verwerkt bij het bij c-e-3 gevraagde tarief kunnen hier niet meer opgevoerd worden. U vult op een door u zelf toegevoegde bijlage de kostenopbouw van het bij c-e-6 bedoelde tarief.

c-e-8

U geeft uw tarief voor de vaste projectkosten per maand en vult deze in op bijlage 1, prijsinvulformulier. Zie ook wens c-w-5.

c-e-9

In het bij c-e-8 bedoelde tarief zitten alle vaste kosten per maand die u in rekening kunt brengen. Deze omvat onder andere, maar niet uitputtend: huisvestingskosten, beveiliging, taaltraining, etc.) U vult op een door u zelf toegevoegde bijlage de kostenopbouw van het bij c-e-8 bedoelde tarief.

c-e-10

De kosten voor de beveiliging kunt u voor 50% doorberekenen aan de afdeling Werk en Inkomen.

c-e-11

De door u geoffreerde tarieven omvatten tevens de organisatiegebonden kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, accountantskosten, reis- en andere kosten van de medewerkers.

c-e-12 c-e-13

Alle door u in rekening te brengen kosten zijn verwerkt in de door u opgegeven tarieven. Bij de door u geoffreerde bedragen gaat u uit van de volgende instroomaantallen: 250, 325, 400 en 500. We willen de tarieven dan als volgt gaan toepassen (uitgaande van een minimale instroom van 250):

c-e-14

•

bij een totale instroom in 2012 van 250 - 325 het tarief van 250

•


•


•

bij een totale instroom in 2012 vanaf 500 het tarief van 500

Per cohortjaar rekenen we af op basis van de in RMW geregistreerde instroom in Werk loont over 2012.

c-e-15

De gedurende 2012 in rekening te brengen kosten worden gebaseerd op het tarief bij een instroom van 400.

c-e-16

U gaat er mee akkoord dat de werkcoach van de opdrachtgever van opdrachtnemer, in uitzonderingsgevallen en op individuele basis, een voorschot van de loonbetaling kan eisen. De hoogte van het voorschot en de terugbetalingsregeling wordt bepaald door de werkcoach. De gemeente Utrecht staat garant voor de terugbetaling van het voorschot.


16

c-e-17

U gaat ermee akkoord dat de gemeente Utrecht voor een bedrag van maximaal € 100.000 per kalenderjaar aan incidentele, klantgebonden kosten door u kan laten vergoeden in het kader van het flexibel budget. Facturatie en betaling

c-e-18

U kunt de tarieven, zoals bedoeld bij c-e-3, c-e-6 op basis van het aantal ingestroomde klanten maandelijks achteraf op een gespecificeerde verzamelfactuur factureren.

c-e-19

U kunt het tarief, zoals bedoeld bij c-e-8 maandelijks achteraf op een gespecificeerde verzamelfactuur factureren.

c-e-20

Bij aanvang van het contract kunt u middels een factuur een eenmalig voorschot voor de uitbetaling van salarissen à € 100.000 vragen. In de hierop volgende maanden kunt u achteraf per maand de werkelijke salariskosten incl. werkgeverslasten factureren. Middels de door u ingediende eindafrekening vindt na afloop van het kalenderjaar een afrekening plaats op basis van de daadwerkelijke kosten.

c-e-21

U kunt de kosten, zoals bedoeld in eis c-e-13 maandelijks achteraf op basis van werkelijk

c-e-22

U dient de bij eisen c-e-14, c-e-15, c-e-16 en c-e-17 in rekening te brengen bedragen te

gemaakte kosten op een gespecificeerde verzamelfactuur factureren. combineren tot één verzamelfactuur per maand. Facturen worden binnen 30 dagen na ontvangst betaald door opdrachtgever. c-e-23

Facturen worden voorzien van een deelnemerslijst. Deze bijlage wordt tevens in MS-Excel per mail toegezonden. Op de lijst worden minimaal de volgende gegevens vermeld: •

c-e-24

Achternaam

•

Initialen

•

BSN

•

Geboortedatum

•

Startdatum traject

•

Einddatum traject

•

Aantal gewerkte dagen in betreffende maand voor "standaard traject"

•

Eventuele vaste kosten deelnemer eerste twee maanden

•

Eventuele vaste kosten deelnemer verlengingstraject

•

In rekening te brengen salariskosten

Bij een eerste facturatie van een deelnemer voegt u een kopie van de ondertekende arbeidsovereenkomst toe van de betreffende deelnemer.

c-e-25

U gaat er akkoord mee dat de omvang van een traject maximaal 2 maanden is.

c-e-26

Klanten die gedurende een traject uitvallen en later opnieuw worden aangemeld door opdrachtgever worden behandeld als klanten die voor het eerst instromen.

c-e-27

U dient elk jaar een eindafrekening in. Deze eindafrekening dient voor 1 april van het volgende jaar bij de gemeente Utrecht binnen te zijn. U voorziet de afrekening van een goedkeurende accountantsverklaring. De uitvoerder kan de eindafrekeningen van verschillende contracten tussen uitvoerder en de afdeling Werk en Inkomen combineren in 1 eindafrekening die is voorzien van een accountantsverklaring betreffende alle lopende


17

contracten. De accountant dient in zijn rapport van bevindingen per contract een oordeel uit te spreken. De eisen aan de afrekening zijn in het uitvoeringsprotocol opgenomen. De kosten voor de accountantsverklaring komen voor rekening van de opdrachtnemer. c-e-28

U zendt iedere factuur aan: Gemeente Utrecht, Dienst Ondersteuning, Afdeling Financiële Dienstverlening , t.a.v. financieel beheer, Postbus 10080, 3505 AB Utrecht. Het verplichtingennummer zal later worden gecommuniceerd.

3.3

j-e-1

Juridisch U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Voorwaarden van de gemeente Utrecht voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten (bijlage 2 bij deze offerteaanvraag). Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente Utrecht gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn. In uw offerte wordt niet (deels) naar andere juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak met de voorwaarden van de gemeente Utrecht zouden zijn.

j-e-2

Uw offerte is ondertekend door degene(n) die uw organisatie rechtsgeldig kan vertegenwoordigen.

j-e-3

Uw offerte bevat de namen van de personen die optreden als contactpersoon en diens (gelijkwaardige) plaatsvervanger.

j-e-4

Het niet bekend zijn met de situatie bij de gemeente Utrecht kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening.

j-e-5

Uw offerte heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 90 dagen na de datum waarop de offertes uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod.

j-e-6

U gaat ermee akkoord dat de overeenkomst een looptijd heeft van één jaar en ingaat op 1 januari 2012. De overeenkomst kent een verlengingsoptie van éénmaal één jaar.

j-e-7

Indien u zich opwerpt als (hoofd)aannemer en u in uw offerte opgave doet van (een) bepaalde onderaannemer(s), bent u bij gunning gebonden aan het daadwerkelijk gebruik maken van genoemde onderaannemer(s) conform het gestelde in de offerte. (Hoofd)aannemers staan in voor inschrijvingen van onderaannemers.

j-e-8

Het uitvoeren van werkzaamheden in onderaanneming is alleen toegestaan als de opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

j-e-9

Als hoofdaannemer draagt u volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten van uw onderaannemers. U verzorgt de communicatie namens en naar de onderaannemer. Facturering van werkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd, wordt door de hoofdaannemer verzorgd.

j-e-10

Alle door uw organisatie overlegde gegevens zijn volledig en naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. Opdrachtgever behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een gegadigde is aangeboden.


18

j-e-11

U gaat ermee akkoord dat werk en inkomen zich het recht voorbehoudt om u in een later stadium alsnog te verzoeken officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaringen (offerte) wordt verklaard, dan wordt uw onderneming uitgesloten voor de gunning zonder enig recht op vergoeding van welke kosten dan ook.

j-e-12

U gaat ermee akkoord dat vanuit uw onderneming geen enkele informatie welke in het kader van dit project beschikbaar komt, aan derden ter beschikking zal worden gesteld. Dit met uitzondering van voor het onderhavige project door uw onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/of hulppersonen. In een dergelijk geval blijft ondergetekende verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/of hulppersonen.

j-e-13

U gaat ermee akkoord dat vanuit uw onderneming, c.q. door uw onderneming voor het onderhavige project in te schakelen partners, onderaannemers en/of hulppersonen geen publiciteit aan dit project zal worden gegeven, anders dan na schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst.

j-e-14

U realiseert zich, dat opdrachtgever ook als overheid optreedt. U aanvaardt deze bijzondere positie van opdrachtgever als overheid. De opdrachtgever behoudt bij nakoming van het in de overeenkomst bepaalde haar bevoegdheden tot publieksrechtelijke rechtshandelingen.

j-e-15

U gaat ermee akkoord dat eventuele wijzigingen in de wet en/of regelgeving ook op de af te sluiten overeenkomst van toepassing zullen zijn. Dit kan wijzigingen in de uitgangspunten, afspraken en/ of looptijd van de overeenkomst tot gevolg hebben.


19

4.

Lijst van wensen

a-w-1

Uw plan van aanpak voor de implementatie van de overeenkomst is zo compleet en concreet mogelijk, is maximaal 2 A4-tjes en gaat in op de volgende onderwerpen: •

organisatie van het werkgeverschap (zie hiervoor hoofdstuk 1 van deze offerteaanvraag)

•

verwerving van de benodigde uitvoeringslocaties.

•

verwerving van gekwalificeerd personeel voor de uitvoering van het werkgeverschap

•

wijze waarop u uw medewerkers (blijvend) worden geïnstrueerd in de uitvoering van de overeenkomst

m-w-1

Uw plan van aanpak voor het creëren van voldoende aanbod van werk is zo compleet en concreet mogelijk, is maximaal 2 A4-tjes en gaat in op de volgende onderwerpen: •

m-w-2

variëteit in de aard van het werk voor:

de locatie in eigen beheer

de eerste en tweede ,maand van de overeenkomst van de klant

U levert een accountmanager die als aanspreekpunt voor de opdrachtgever fungeert. De accountmanager heeft een zo groot mogelijk aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten en heeft een zo hoog mogelijke opleiding toegespitst op de uit te voeren werkzaamheden.

m-w-3

U levert het CV van twee werkbegeleiders, t.b.v. normale trajecten, die u als eerste inzet voor de uitvoering van de begeleiding van de klanten van de gemeente Utrecht. Daarnaast geeft u uw minimale eisen die u stelt aan de later instromende werkbegeleiders. De werkbegeleiders hebben een zo groot mogelijk aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten en hebben een zo hoog mogelijke opleiding toegespitst op de uit te voeren werkzaamheden. Het CV geeft inzicht in: •

Opleiding

•

Ervaring

c-w-1

Vast tarief per klant voor de werkgeversrol.

c-w-2

Opbouw per tarief voor de werkgeversrol.

c-w-3

Vast tarief per klant voor de werkgeversrol verlenging).

c-w-4

Opbouw tarief per klant vor de werkgeversrol (verlenging) .

c-w-5

Vaste projectkosten per maand.

c-w-6

U specificeert uw kosten op het prijsinvulformulier bij eis c-w-2, c-w-4-, en C-w-5 naar

•

Vaste kosten:

o



20

o •

•

j-w-1


Variabele kosten:

o


o


Winstopslag

U stemt zo goed mogelijk in met de bijgevoegde conceptovereenkomst (bijlage 3). U dient in het geval u zich niet (geheel) conformeert, dit te motiveren en een tekstvoorstel in te dienen voor het betreffende lid of artikel, waarmee u niet kunt instemmen.


21

Bijlage 1

Prijsinvulformulier

Bijlage 2

Algemene Voorwaarden

Bijlage 3

Concept overeenkomst

Bijlage 4

Verzuimbeleid

Bijlage 5

Huisvesting

Bijlage 6

Eisen ABU


22

OFFERTE AANVRAAG WORK FIRST! Meldingsnummer

Recommend Documents