NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM
BIZONYLATI SZABÁLYZAT
SOPRON 2013
TARTALOMJEGYZÉK
Bizonylati elv, számviteli bizonylatok ........................................................................................... 3 A bizonylatokkal szemben támasztott követelmények .................................................................. 3 A bizonylatok fajtái...................................................................................................................... 5 A bizonylatok kiállítása, helyesbítése és feldolgozása .................................................................... 6 A bizonylatok megőrzése ............................................................................................................. 7 A gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatok ..................................................................... 8 Záró rendelkezés ....................................................................................................................... 18
2
A szabályzat célja Nyugat-Magyarországi Egyetemet érintő gazdasági események számviteli nyilvántartásokba történő rögzítését a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló 249/2000. ( XII. 24. ) Kormányrendelet alapján meghatározza.
1. § Bizonylati elv, számviteli bizonylatok (1) A 2000. évi C. számvitelről szóló törvény előírja, hogy minden gazdasági műveletről, eseményről, mely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összegtételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. (2) Számviteli bizonylat minden olyan külső és belső okmány – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény, számviteli nyilvántartás céljára készítettek. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. (3) A bizonylatokat a számviteli nyilvántartás céljára kell készíteni, függetlenül attól, hogy azt intézményen belül készítették, vagy az intézményen kívüli szervezettől származik. A számviteli bizonylat azaz eszköz, amely hitelt érdemlően képes alátámasztani a mérlegben kimutatott vagyon nagyságát és összetételét. Külső szakember (könyvvizsgáló) a számviteli bizonylatok alapján ellenőrzi a mérleg valódiságát és a bizonylatok adatai alapján nyilatkozhat felelősségteljesen a mérlegben közölt adatok helyessége tekintetében. (4) A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük. A számviteli bizonylatot a gazdasági intézkedés, illetve esemény végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. (5) A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatait a banki értesítés megérkezésekor, a készpénzforgalmat érintő bizonylatait haladéktalanul a könyvelésben rögzíteni kell. Ezt az előírást a tulajdon fokozottabb védelme indokolja. (6)
A szabályzat hatálya alá tartozó szervezetnél nem történik elektronikus számlakiállítás.
2. § A bizonylatokkal szemben támasztott követelmények (1) A bizonylatokat időtálló módon úgy kell kitölteni, hogy azok a megőrzési határidőig olvashatóak legyenek. Az egy-egy gazdasági műveletről kiállítandó bizonylat példányszámát – a jogszabályi előírások betartása mellet – az ügyviteli eljárás határozza meg. (2) A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, ill. a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. Külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntethetők. (3) A külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat, megjelöléseket kell – a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően – magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, az utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükségesek. (4)
Általános alaki és tartalmi követelmények
3
A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: • a bizonylat megnevezése sorszáma vagy más azonosítója; • a bizonylatot kiállító gazdálkodó megjelölése; • a gazdasági műveltet elrendelő személy megjelölése; • az utalványozó, és a rendelkezés végrehajtását igazoló, vagy a szervezettől függően az ellenőr aláírása; • a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; • a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen – a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; • a gazdasági művelet tartalmának leírása, vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi, és – a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függő - értékbeni adatai; • külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; • a bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; • a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; • a könyvviteli nyilvántartásokba történt rögzítés időpontja, igazolása; • továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. (5) A számlával szemben támasztott követelmények A számlával, az egyszerűsített számlával, a számlát helyettesítő okmánnyal kapcsolatos követelmények: (5.1) Számla: az adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza: • a számla sorszáma; • a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; • a vevő neve és címe; • a számla kibocsátásnak kelte; • a fizetés módja és határideje; • a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges a hivatkozás beazonosításához; • a termék, szolgáltatás – amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető – adó nélkül számított egységára, • a termék, szolgáltatás adó nélkül számított ellenértéke tételenként és összesen; • a felszámított adó százalékos mértéke; • az áthárított adó összege tételenként és összesen; • a termék, a szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen • a számla végösszege. Az elektronikus úton kiállított számlának meg kell felelnie az áfa-törvény 43. §-ának (7) bekezdésében meghatározott feltételeknek: • eredetének hitelességét, • tartalmának teljességét, megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét, • olvashatóságát, • a jogosultak általi hozzáférhetőségét, valamint • a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés elleni védelmét a kibocsátáskor és a számla megőrzésére előírt időtartam alatt is biztosítja.
4
(5.2) Egyszerűsített számla: az adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza: • a számla sorszáma; • a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; • a vevő neve és címe; • a számla kibocsátásának kelte; • a termék, szolgáltatás megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges a termék, szolgáltatás beazonosításához; • a termék, szolgáltatás – amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető – mennyiségi egysége és mennyisége; • a termék, szolgáltatás – amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető – adóval együtt számított egységára; • a termék, szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen; • a felszámított adómértéknek megfelelő százalékértéket kell szerepeltetni, amely az adót is tartalmazó árból az áthárított adó összegének a meghatározásához szükséges; (5.3) Számlát helyettesítő okmány: bármilyen, adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylat (irat), amely legalább a következő adatokat tartalmazza: • a terméket átadó, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; • a terméket átvevő, szolgáltatást saját nevében megrendelő neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; • a teljesítés időpontja; • a termék, szolgáltatás megnevezése, valamint besorolási száma; • az adó alapja; • a felszámított adó százalékos mértéke; • az áthárított adó összege. (6) A bizonylatok igazolása A számla, az egyszerűsített számla, a számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét a gazdálkodó képviseletére jogosult személy vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy a gazdálkodó azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. (7) A befogadott idegen nyelvű bizonylatokon azokat az adatokat, megjelenésüket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a könyveléshez szükségesek - a könvvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően -, az idegen nyelv ismeretével rendelkező dolgozó közreműködésével rögzíteni kell. Ennek keretében a függelékben található kimutatást kell a számlához csatolni.
3. § A bizonylatok fajtái A bizonylatok lehetnek szabványosított, illetve saját tervezésűek; szigorú számadású sorszámmal ellátottak vagy egyedileg sorszámozottak. (1) Szigorú számadású nyomtatványok A készpénz kezeléséhez, jogszabályi előírás alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ide értve a számlát, az egyszerűsített számlát és nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A felhasználásra kiadott nyomtatványokkal a felhasználók – beleértve a rontott példányokat is - kötelesek elszámolni.
5
A nyomtatványok átadás-átvétele csak elismervény ellenében történhet. Az Egyetem által alkalmazott számviteli szoftverek által jelentős mértékben biztosított a nyomtatványok előállítása, amelyek sorszámozása a program által biztosított. A Gazdasági Főigazgatóságon csak a készpénz igénylés nyomtatványt kezelik szigorú számadású bizonylatként, melyből beszerzett készleteket a pénzügyi ügyintéző nyilvántartásba veszi. A nyomtatványokat fajtánként elkülönítve, ezen belül füzetenként, űrlaponként emelkedő számsorrendben kell felsorolni. A beszerzés alkalmával minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványokban az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon sorszámok és esetleges egyéb jelzések helyesek-e. A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadású nyomtatványokat biztonsági zárral ellátott szekrényben kell őrizni az átadónak és az átvevőnek egyaránt. A nyilvántartást sorszám szerint úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen, hogy mikor, kinek a részére milyen sorszámú számla került kiadásra, továbbá tartalmaznia kell az átvevő aláírását is. Amennyiben az analitikus feldolgozást végző, ellenőrzése során bizonylat hiányt tapasztal, köteles azt a felettes vezetőjének jelenteni, illetve a hiányzó bizonylat felkutatásában közreműködni. (2) Nem szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok Saját tervezésű bizonylatok esetében is be kell tartani a bizonylatokkal szemben támasztott alaki és tartalmi követelményeket. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét kell szem előtt tartani.
4. § A bizonylatok kiállítása, helyesbítése és feldolgozása (1) A bizonylatok kiállítása és helyesbítése A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, ill. a gazdasági intézkedés megtételének, vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon kell szerepeltetni, úgy hogy a kötelező megőrzési határidőig olvashatók, az esetleges javítások felismerhetők, ill. kimutathatók legyenek. A bizonylaton javítani csak szabályszerűen lehet. A szabályszerű javításokat a következő módon kell elvégezni: • - a bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon, • a helyesbített adatokat minden esetben az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni, • a hibás bejegyzés javítását a bizonylat minden példányán el kell végezni, • a helyesbített bizonylaton fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját és a helyesbítő személy aláírását, • a pénztári bizonylatokat javítani nem szabad, • a rontott pénztári bizonylat helyett új bizonylatot kell kiállítani, • a rontott, stornírozott bizonylat minden példányát meg kell őrizni, • a külső szervtől beérkezett bizonylatot csak a kiállítója javíthatja. (2)
A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése
(2.1) A bizonylatok csoportosítása a következő: • pénztárbizonylatok, • banki bizonylatok, • beérkező számlák, • kimenő számlák, • vegyes bizonylatok, • munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatok.
6
(2.2) A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell: • az aláírók jogosultságát, • a bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki helyességét, • a teljes körűségre vonatkozóan: rendelkezésre áll-e minden bizonylat, • az adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e, • a munkafolyamatba épített ellenőrzés megtörtént-e. (2.3) A bizonylatok feldolgozása során a következő feladatokat kell elvégezni: • - a gazdasági esemény bizonylatolása, melyen ki kell jelölni a főkönyvi számlákat, amelyen a gazdasági esemény hatásának értékét, ill. mennyiségi adatait rögzíteni kell, • a gazdasági esemény bizonylatolását a kiállítónak kézjegyével el kell látnia. (2.4) A bizonylatok alaki ellenőrzése: • a gazdasági esemény az előírt bizonylaton történt-e, • a bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e • a kiállító, az érvényesítő és az utalványozó aláírás szerepel-e a bizonylaton, • a szükséges mellékleteket csatolták-e. (3) A bizonylatok útja A postai küldemények átvevője a szervezeti egység vezetője által megbízott személy. Az átutalásos számlák utalványozásának előkészítője - az ellenőrzött számlákat a fizetési határidő lejártát megelőző 3 munkanapon belül, de legkésőbb a számlán feltüntetett teljesítést követő hónap 12-ig – a számlák érvényesítése után, a bizonylatokat eljuttatja a Gazdasági Főigazgatóság részére. A könyvelésre átküldött bizonylatokat naponta kell nyilvántartásba venni.
5. § A bizonylatok megőrzése (1) Az éves beszámolót, valamint az éves beszámolót alátámasztó főkönyvi kivonatot, a leltárt, a leltár értékelését, főkönyvi kivonatot, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig meg kell őrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A megőrzési kötelezettség a szigorú számadású bizonylatok rontott példányára is vonatkozik. (2) A megőrzési időn belüli szervezeti változás nem hatálytalanítja a megőrzési kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtása után is a gazdasági vezetőnek kell gondoskodni. (3) A bizonylatok elektronikus formában is megőrizhetőek, ha az alkalmazott módszer biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. A bizonylatokat a megőrzés helyéről elvinni csak átvételi elismervény ellenében lehet.
6. §
7
A gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatok (1) Befektetett eszközök bizonylatolása A befektetett eszközökről a főkönyvi számlákkal értékben megegyező analitikus nyilvántartást kell vezetni. Az analitikus nyilvántartásnak biztosítani kell, a befektetett eszközök állományának, értékének, összetételének bármely időpontban történő ellenőrizhetőségét, a bekövetkezett változások adatait, a számlaosztály számláinak előírt részletezettségét. - Az immateriális javakról értékbeni, egyedi, analitikus nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásba vételt a számla, adás-vételi szerződés illetve egyéb okmányok alapján kell elvégezni. - A tárgyi eszközök állományba vételi bizonylat száma B.11-46/V/új. A bizonylatot az eszköz aktiválásakor, a rendszeres használatba vételkor, ill. a munkahelyre történő kiadásakor kell kiállítani. - A kis-értékű tárgyi eszközök – amennyiben éven belül amortizálódnak minősíti a 100.000 Ft egyedi beszerzési érték alatti tárgyi eszközöket, vagy azok bizonyos csoportját, a számviteli politikában rögzítettek értelmében – nyilvántartást kell vezetni. - Az eszközök állományának csökkenésekor kiállítandó bizonylat száma B. 12-111/V.r.sz. A bizonylatot az állománycsökkenésekor – selejtezés, megsemmisülés, értékesítés – kell kiállítani. A szervezeti egységek közötti eszköz átadás-átvétel esetén gépi bizonylatot kell kiállítani, melynek tartalmaznia kell: • az átadó nevét, • az átvevő nevét, • az átadás-átvétel időpontját, • az eszköz megnevezését, • főkönyvi számla számát, • nyilvántartási számát az átadónál, az átvevőnél, • bruttó értékét, értékcsökkenését, nettó értékét, • az átadó- átvevő aláírását. • A leltározási szabályzatban meghatározott leltározási körzetenként a befektetett eszközökről, nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen a befektetett eszköz elhelyezésének pontos megnevezése. • Befektetett pénzügyi eszközök – Adott kölcsönök • • • • • • • • • •
Az adott kölcsönökkel kapcsolatosan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható a kölcsönadott pénzeszközök miatti követelések összege adósonként. A nyilvántartás tartalmi követelménye: a kölcsönt felvevő – kedvezményezett – azonosító adatai, a főkönyvi számla száma, a kölcsönszerződés száma, kelte, a kölcsönfelhasználás célja, a kölcsönfolyósítás időpontja, a folyósított összeg, a kölcsön lejártának ideje, a törlesztés időtartama, összege, megkezdésének időpontja, a kamat mértéke, a törlesztés kelte, bizonylat száma, törlesztés összege.
(2) Eszközök munkahelyi nyilvántartása A használatra kiadott és a nyilvántartó-lapokon együttesen kimutatott eszközöket ki kell mutatni a használók, valamint az eszközökért felelős személyek szerint. - a kizárólagos személyi használatra kiadott eszközök nyilvántartása a dolgozónál lévő különféle eszközök mennyiségi nyilvántartására szolgál. - a munkahelyek – leltári körzetek – részére, közös használatra kiadott eszközök nyilvántartása a munkahelyre kiadott különféle eszközök mennyiségi nyilvántartására szolgál. - a dolgozók részére kiadott munkaruhák juttatási idejének nyilvántartására a Munkaruha juttatási idő-nyilvántartó lap elnevezésű nyomtatványt kell használni. A nyilvántartólapot személyre szólóan kell vezetni.
8
(3)
Pénz és értékkezelés bizonylatolása Házipénztár A házipénztári befizetések és kifizetések csak bizonylat alapján számolhatók el. A befizetések és kifizetések bizonylatolására a „Bevételi pénztárbizonylat” és a „Kiadási pénztárbizonylat” szolgál, mely a pénzügyi és számviteli rendszeren keresztül a „Pénztári műveletek” menüpont felhasználásával kerülnek kiállításra. - A bevételi pénztárbizonylatot átírással két példányban kell kiállítani, amelyből • az első példány a könyvelés bizonylata, a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni. • a második példányt a befizető részére kell átadni. - Kifizetni a pénztárból csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett, érvényesített bizonylat alapján lehet. A kifizetés megtörténtét a kedvezményezett, vagy megbízottja aláírásával igazolja. - A naponkénti pénztárzárlatot a Pénzkezelési szabályzatban előírtaknak megfelelően kell elvégezni. A pénztárzárlat készítésekor a bevételi forgalomhoz a házipénztári nyitókészletet, a kiadási forgalomhoz pedig a záró pénzkészletet hozzá kell adni. A két összegnek meg kell egyeznie. - Az elszámolásra felvett készpénzelőleg folyósítása a pénzkezelési szabályzatban rögzítettek alapján kerülhet sor. Készpénz elszámolásra csak névre szólóan, az arra jogosult utalványozása és csak bizonylat alapján lehet kifizetni előleget. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel el kell számolnia. Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni. Az elszámolási kötelezettség mellett felvett előleggel bruttó módon kell elszámolni.
(4)
Átutalási megbízás A készpénz nélküli követelés teljesítésére átutalási megbízást kell használni, mely tartalmazza: • megbízás keltét, • az átutaló bankszámláját vezető bank nevét és székhelyét, • az átutaló nevét és székhelyét, • az átutaló számlaszámát, • a jogosult nevét és székhelyét, • összeget, • a jogosult számlaszámát, • közleményt, • az átutaló aláírását a kincstárnál bejelentett módon.
(5) Személyi juttatások nyilvántartása és bizonylatolása A létszámgazdálkodás bizonylatai azonos tartalmúak a közalkalmazotti, köztisztviselői valamint a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó munkavállalók esetén. A bizonylati rend kialakításánál különösen nagy figyelmet igényel a következő feltételek érvényesülése: - az adatok személyekhez kötődő jellege miatt a jogszabályok által definiált, személyes adatok védelméhez fűződő előírások betartása, - a szükséges adatok naprakészsége folyamatosan biztosított legyen, - a nyilvántartásoknak hiteles dokumentumokon alapuló adatokat kell tartalmaznia a munkavállalókról. (5.1) Adatfelvételi lap, mely az alábbi adatokat tartalmazza: - FOGLALKOZTATÁS ADATAI: • Munkahely (Intézet, Tanszék), • munkakör, • beosztás, • szerződés időtartama, • próbaidő tartama, • költségkeret témaszáma.
9
- DOLGOZÓ ADATAI: • név, leánykori név, • anyja neve, • születési hely idő, • lakcím (állandó, ideiglenes), • telefonszám, • E-mail cím, • családi állapota, • személyi igazolvány száma, • adóazonosító száma, • TAJ száma, • bankszámlaszám, • önkéntes nyugdíjpénztárra vonatkozó adatok, • magánnyugdíj pénztárra vonatkozó adatok, • első munkába lépés időpontja, • iskolai végzettsége, • szakképesítések, • nyelvvizsga típusa, • tudományos fokozat. • Nyugdíjra vonatkozó adatok (nyugdíj kezdete, típusa, törzsszáma). • Eltartottakra vonatkozó adatok. • Természetben adható étkezési támogatás, • további jogviszonyra vonatkozó adatok. (5.2) Személyi nyilvántartó lap: • Szervezeti egység megnevezése • Munkavállaló személyes adatai: o név, előző v. leánykori név, o születési hely idő, anyja neve, o TAJ száma, adószáma, o személyi igazolvány száma, o állandó és ideiglenes lakcíme, o állampolgársága, o egyetemi jogviszony kezdete, o közalkalmazotti jogviszonyba töltött idő kezdete, o iskolai végzettsége, o munkaköre, o kinevezési okmány száma, o szakképesítés, o munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás, o fizetési fokozat megállapításához közalkalmazotti jogviszonyban töltött idejének kezdete, o alkalmazási feltételek, o fizetési osztály, o képesítési feltételek alóli mentesítés, o idegen nyelv tudás, o szabadság, o alapilletmény, o gyermekek adatai, o jubileumi jutalom időpontja, o vezetői megbízások, o pótlékok, o továbbképzés, szakirányú továbbképzés, ebből szerzett szakképesítés, o munkavégzésre irányuló további jogviszonyok,
10
o fegyelmi büntetés, o dolgozó által kapott kitüntetések, díjak és más elismerések, címek, o a dolgozó munkáltatóval szembeni tartozásai, o kártérítésre kötelezés. o a nyilvántartás hitelessége érdekében a munkavállaló aláírása. (5.3) Kinevezése, áthelyezés, közalkalmazotti jogviszony megszüntetés, munkaviszony megszüntetés külön határozat alapján történik. Rendszeres személyi juttatásokhoz kapcsoló nyilvántartások bizonylatai: • Jelenléti ív: a rendszeres személyi kiadások számfejtéséhez havonként alapbizonylatul szolgál, a dolgozók munkaidő nyilvántartásának bizonylata. • keresőképtelenség esetén csatolni kell a távolmaradást igazoló okmányokat: táppénzes utalvány, kórházi ellátás utalványa, fizetés nélküli szabadság engedélyezéséről szóló határozat, felmentési határozat, hatósági idézés szerinti megjelenés, fizetett szabadság. (5.5) Nem rendszeres személyi kiadások bizonylatai: azon jogcímekre szükséges bizonylatot vezetni, amelyeket jogszabály, a jogi irányítás egyéb eszközei, belső szabályzat ír elő: végkielégítés, jubileumi jutalom, napidíj, biztosítási díjak, ruházati költségtérítés, közlekedési költségtérítés, kitüntetéshez kapcsolódó juttatás, többletfeladat ellátása. (5.6) Külső személyi juttatások nyilvántartásának bizonylata: megbízási szerződés, valamint annak teljesítés igazolása. (5.7) Illetmény nyilvántartó lap a bérszámfejtő rendszer állíja elő folyamatosan. (5.8) Illetmény kifizetési jegyzék tartalmazza a rendszeres számfejtésben kifizetésre kerülő rendszeres járandóságokat, illetve nem rendszeres jövedelem elemeket. (5.9) Könyvelési bizonylat: főkönyvi számlaszámra, szakfeladatra, témaszámra, kerettípusra kerül a havi számfejtés feladásra, melyet a bér és számviteli program generál. (5.10) Nyilvántartás a rendszeres személyi kiadások szervezeti szintű alakulásáról: • A költségvetési év január elsején rendelkezésre álló rendszeres személyi kiadások előirányzatának egy havi kerete, • Egy hónapra eső bérfejlesztés – rendszeres személyi kiadásra jutó növekmény 1/13-ad része • Betöltött álláshelyek egy havi rendszeres személyi kiadás szükséglete az érvényes kinevezések, átsorolások, egyéb alkalmazási okiratok szerint. • Üres álláshelyek betöltésére rendelkezésre álló keret havi összege. • Kiosztott havi bérfejlesztés havi összege. • Létszámváltozásból keletkező havi tartós illetménykeret módosulása. • Szabad rendelkezésű tartós személyi előirányzat havi összege. (5.11) Személyi juttatásokból levont közterhek nyilvántartásának bizonylatai: • Járulék elszámolás nyilvántartó lap (egyéni), melynek adattartalma a következő: munkáltató neve, dolgozó neve, leánykori neve, TAJ száma, anyja neve, születési helye, ideje, biztosítási idő kezdete, biztosítási idő vége, meghosszabbított biztosítási idő, munkabérrel történő ellátatlanság időszaka, távollét oka, egészségbiztosítási alapot képező juttatások havi és éves halmozott összege, nyugdíjjárulék alapot képező juttatások havi és halmozott összege, a kifizetések jogcímkódja, az egészségbiztosítás és nyugdíjjárulék alap éves maximumának rögzítése, összevetése a dolgozó halmozott éves juttatásainak összegével, fizetendő járulékok havi és halmozott összege, megbontva egészségbiztosítás, magánnyugdíj pénztári és állami nyugdíj járulékok szerint, az egészségügyi hozzájárulás hónapjainak száma, amelyre adott munkáltató azt a dolgozó után megfizette. • Igazolás az éves jövedelemről és a dolgozóktól levont járulékokról: a munkáltató igazolást köteles kiadni és az éves jövedelemről és a dolgozóktól levont járulékokról minden tárgyévet követő év január 31-ig, illetve jogviszony megszűnéskor a dolgozó részére, melynek tartalmaznia kell: a munkáltató neve, törzsszáma, dolgozó neve, lakcíme, születési helye, ideje, anyja neve, TAJ száma, a járulék alapként kifizetett összegek és azokból levont járulékok összege, az igazolás kiadásának dátuma és azt kiadó munkáltatókiadmányozásra jogosultjának aláírása. (5.12) Munkaadókat terhelő járulékok nyilvántartása: a munkaadókat terhelő, jogszabályokban előírt járulékok nyilvántartásának tartalmi követelményei:
11
• • • • • •
társadalombiztosítási járulék, az egészségbiztosítási és nyugdíjalapokat megillető rész szerinti bontásban, munkaadói járulék, egészségügyi hozzájárulás táppénz hozzájárulás, természetbeni juttatások után fizetendő személyi jövedelemadó, és járulékai, cégautó adója.
(6) Élelmezési anyagok, készletek nyilvántartása és bizonylatolása Az élelmezési anyagok raktári és analitikus nyilvántartása során mennyiségi és értékbeni nyilvántartást kell vezetni: • A raktárba történő elhelyezéskor Bevételezési bizonylatot kell kiállítani. • Az egyes napok kiadott árumennyiségeinek összesítésére az előgyűjtő lap c. nyomtatvány szolgál. • A kiadott mennyiségeket a Készletnyilvántartó lapokon értékben is elszámolják. • A készletek bevételéről illetve kiadásáról naplót kell vezetni, • Étkezők nyilvántartása. (7)
Beérkező és kimenő számlák nyilvántartása és bizonylatolása (7.1) Beérkező számlák nyilvántartása és bizonylatolása A szállítói állomány analitikus nyilvántartása a számviteli rendszerben történik, melynek adattartalma: • a szállító megnevezése, • a számla beérkezésének és kiállításának időpontja, • a vásárolt termék vagy szolgáltatás megnevezése, • az adóalap kulcsonkénti bontásban, • az előzetesen felszámított áfa összege, • a fizetés módja, • a teljesítés időpontja, • Év végi ki nem egyenlített számlákról tételes kimutatást kell készíteni, az alábbi tartalommal: • szállító megnevezése, • számla sorszáma, • iktató száma, • számla kelte, • számla összege, • fizetési határidő. (7.2) Kimenő számla nyilvántartása és bizonylatolása A vevői állomány analitikus nyilvántartása a számviteli rendszerben történik, melynek adattartalma: • a vevő neve, • a számla száma, • összege, • fizetési módja, • a számlán feltüntetett teljesítés időpontja, • a számla fizetési határideje, • az értékesítés, szolgáltatás nyújtás megnevezése, • kiegyenlítésének kelte, összege.
(8)
Kötelezettségvállalások nyilvántartása, utalványrendelet kiállítása (8.1) A 368/2011.(XII.31.) kormányrendelet alapján a kötelezettségvállalás nyilvántartása alapján megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. A kötelezettségvállalási nyilvántartás tartalmi követelményét a Kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés rendjéről szóló szabályzat rögzíti.
12
(8.2) Az utalványrendelet tartalmi követelménye: • A kedvezményezett megnevezése, címe, bankszámlájának a száma, • A fizetés időpontja, módja és összege, • Az összeg jogcíme, • A bizonylat száma, • Iktatószám, • Beérkezés, a rögzítés, fizetési határidő, igazolás határideje, • A kötelezettségvállalás száma • Témaszáma, • Önállóegység, munkahelykód, • Főkönyvi és kapcsolódó főkönyvi száma, • Áfa %-a • KTK kód, • Utalványozó aláírása • Ellenjegyző aláírása, • Utalványozást végrehajtó aláírása. (9)
Kiküldetési és menetlevelek, munkába járáshoz kapcsolódó utazási költségtérítés nyilvántartása és bizonylatolása (9.1) Hivatali céges autók használata A menetlevelet a gépjárművezetőnek rendszeresen, naprakészen, értelemszerűen, eseményszerűen kell vezetni. Tartalmi követelményei: • sorszám, • rendszám, • gyártmány, szállítható személyek száma, • dátum, • honnan-hová (megállás helye), • km óra állása, • szállított személyek száma, • gépjárművezető neve, • üzembentartó neve, címe, • összes megtett km, • érkezés, indulás pontos ideje. Tehergépjármű menetlevél tartalmi követelmények: • sorszám, • rendszám, • gyártmány, • teherbírás, • gépjárművezető neve, • üzembentartó neve, címe, • szállított személyek neve, • honnan-hová (megállás helye) • km óra állás, • áru tömege, • áru megnevezése.
(9.2) Kiküldetési költségek A belföldi hivatali utazás költségtérítéseinek nyilvántartásául szolgáló „Kiküldetési rendelvény a hivatali, üzleti utazás költségtérítéséhez” szigorú számadású nyomtatvány száma: B. 18-73/új.rsz.
13
A belföldi kiküldetéssel kapcsolatban a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozó élelmezési költségtérítésére vonatkozó 278/2005.( XII. 20.) Kormányrendelet tartalmaz előírásokat. • a kiküldetés időszaka (év hó), • a munkáltató neve, címe, • a munkavállaló neve, lakcíme, • a gépjármű rendszáma, típusa, üzemanyag-felhasználás módja (saját gépjármű használata esetén), • a kiküldetés, külszolgálat kezdete, vége, • az útvonal és célja, • az elrendelőjének aláírása, • saját gépjármű használata esetén a futásteljesítmény (km), APEH üzemanyagár, • utazási költségtérítés, • élelmezési költségtérítés, (napidíj) • szállás költség – le kötelező reggeli miatt, • összes fizetendő kiküldetési költség, • a kiküldetést igazoló, a kifizetést utalványozó személyek aláírása (ugyanazon személy nem lehet), azok dátuma. A külföldi kiküldetés költségeinek elszámolására a „Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás” B 7300-261 nyomtatvány szolgál. A külföldi kiküldetéssel kapcsolatban a külföldi kiküldetésekhez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. ( XII. 22.) Kr., a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. tv. valamint a Rektori utasítás tartalmaz előírásokat. (9.3) Munkába járáshoz kapcsolódó utazási költségtérítés (saját dolgozó) A nyomtatvány a saját gépjárművel történő munkába járáshoz kapcsolódó utazási költségtérítés elszámolására szolgál, melyet a Rektori utasítás betartásával kell kiállítani. A nyomtatvány tartalma: • a Kar, Intézet, Tanszék által megadott sorszám, • Szervezeti egység megnevezése, • Témaszám, • Elszámolási időszak, • Név, adóazonosító szám, lakcím, • Útvonal, • Igénybevett közlekedési eszköz, • A gépjármű típusa, rendszáma, motortérfogata, fogyasztási normája, • Megtett távolság (oda-vissza), • Fogyasztási norma, • APEH üzemanyagár, • Kifizethető összeg, • Dátum, • Utalványozó, • Érvényesítő. (10) Egyéb számviteli bizonylatok Az egységes és áttekinthető pénzforgalom, a pénzügyi és számviteli feladatok zavartalan ellátása érdekében – figyelembe véve a Magyarország költségvetéséről szóló törvényt, az államháztartásról szóló 2011.évi CXCV. törvényt, a számvitelről szóló 2000.évi C. törvényt, valamint az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. ( XII. 31.) Kormányrendeletet – a Gazdasági Főigazgató Utasítás alapján az alábbi bizonylatok használata kötelező, az utasítás betartása mellett. (10.1) Témaszám nyitási kérelem Az adott témaszám nyitásához kell benyújtani, melyhez a megkötött szerződést, együttműködési megállapodást is csatolni kell. Amennyiben a szerződés együttműködési megállapodás nem tartalmaz költségtervet, úgy azt
14
a. Önköltséges oktatás, tanfolyam szervezés előkalkulációja b. Pályázatok, átvett pénzeszközök költségterve, c. Szolgáltatásnyújtás, szabad kapacitás kihasználás költségterve elnevezésű nyomtatvány kitöltésével kell összeállítani. (10.2) Vásárlási előleg felvétele Vásárlási előleget a készpénzfelvételi bizonylat, melynek szigorú számadású nyomtatvány száma B 13134/V.rsz., melynek tartalma a következő: • szervezeti egység megnevezése, • dátum, • készpénzigénylő neve, • készpénzigénylés összege, • jogcím, • elszámolási határidő, • igénylő szervezeti egység vezetőjének aláírása, • kiadási pénztárbizonylat száma, valamint az „Előlegigénylő és elszámoló lap” kitöltésével lehet igényelni, mely az alábbi adatokat tartalmazza: • előleg igénylő neve, • előleg azonosító szám, • felvétel dátuma, • elszámolási határidő, • felvett előleg összege, • előleg engedélyező (Kari vezető) aláírása, • előleg felvevő aláírása, • ellenjegyző aláírása, • az elszámolni kívánt számla száma, kiadási kötelezettségvállalás száma, téma száma, önállóegység munkahely kód, kiadás célja (szakfeladat) kiadás rövid megnevezése, leigazolt összeg, • igazoló aláírása, • érvényesítő aláírása, • utalványozó aláírása. (10.3) Kiadási kötelezettségvállalás Vásárlás, beszerzés kizárólag csak előzetes kiadási kötelezettségvállalás engedélyezése esetén eszközölhető, a gazdasági főigazgató vagy az általa kijelölt személy ellenjegyzése után, a 368/2011. ( XII. 31.) kormányrendelet alapján. A nyomtatvány tartalmát a Kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés rendjéről szóló szabályzat kötelezettségvállalási szabályzat rögzíti. (10.4) Érvényesítő lapok A keretgazdálkodás, a bizonylatok feldolgozása, könyvelése az érvényesítő lapok kitöltésével és igazolásával történik. - Kiadás esetén az érvényesítő lapot az eredeti számlához kell csatolni, melynek tartalma a következő: • kiadási kötelezettség száma, • téma megnevezése, • téma száma, • önálló egység, munkahelykód, • kiadási kötelezettségvállalás száma, • kiadás célja (szakfeladat) • kiadás rövid megnevezése, • leigazolt összeg, • dátum,
15
• igazoló aláírása, • érvényesítő aláírása, • utalványozó aláírása. - Bevétel esetén kizárólag iktatott számla nélküli bevételkor • bevételei kötelezettség száma, • téma megnevezése, • téma száma, • szervezet forráskód, • bevétel jogcíme, • leigazolt összeg, • dátum, • igazoló aláírása, • érvényesítő aláírása, • utalványozó aláírása. (10.5) Számlázási formanyomtatvány A saját bevételek kiszámlázásához ezt a formanyomtatványt kell használni, melynek tartalma a következő: • Szervezeti egység kódja, • téma száma, • téma megnevezése, • címzett: megnevezése, pontos címe, ha mód van rá adószáma, bankszámla száma, • számlázandó összeg: alap, áfa , összesen. • fizetés módja, • számlázandó anyag, árú, szolgáltatás megnevezése, • dátum, • melléklet, • téma vezető aláírása, • Gazdasági Főigazgatóságra történő beérkezés dátuma, • átadó aláírása, • átvevő aláírása. (10.6) Keret áthelyezési kérelem a karon belüli (költségvetési témák közötti) keretáthelyezésekre szolgál, melynek tartalma: • Terhelendő témaszám, • Jóváírandó témaszám, • Áthelyezés indoka, • Összege, • Dátum, • Terhelendő téma vezetőjének aláírása, • Jóváírandó téma vezetőjének aláírása. (10.7) Költség átkönyvelési kérelem a téves leigazolás miatti átkönyvelésekre szolgál, melynek tartalma: • Terhelendő téma száma, • Jóváírandó téma száma, • Áthelyezés indoka, • Összege, • Dátum, • Terhelendő téma vezetőjének aláírása, • Jóváírandó téma vezetőjének aláírása.
16
(10.8) „Belső számla” Számlát helyettesítő okirat a keretgazdálkodó egységek vagy szervezeti egységek egymásnak nyújtott illetve igénybevett szolgáltatásaik ellenértékének elismerésére szolgál, melynek tartalma: • sorszám, • megrendelő szervezeti egység, • szolgáltató szervezeti egység, • a szolgáltatás megnevezése, • terhelendő téma száma, • jóváírandó téma száma, • terhelendő főkönyvi szám, • jóváírandó főkönyvi szám, • a szolgáltatás értéke, • dátum, • megrendelő és szolgáltató aláírása. (11) Leltározás bizonylatolása A leltár és leltározás megbízhatóságát a szabályszerűen kiállított és kezelt leltárbizonylatok támasztják alá, melyet a mérleg mellékleteként kell megőrizni. - Az egyeztetéssel történő leltározás leltári bizonylatai: • a számlarendben szabályozottak szerint folyamatosan, mennyiségben és értékben vezetett nyilvántartások, • folyamatosan értékben vezetet bizonylatok (pl. pénztárjelentés, betétkönyvek, bankszámlakivonatok). - A mennyiségi felvétellel történő leltározás bizonylatai: • Kiértékelt leltárfelvételi ívek, összesítők, • Leltárfelvételt igazoló leltár, mely a leltárfelvételi ívre fel nem vehető eszközök, és források leltározását biztosítja, • Leltározásról készült jegyzőkönyvek. - A leltárbizonylatok alaki és tartalmi kellékei: • A bizonylat sorszáma, megnevezése, • A leltár megjelölését, • A leltárfelvételi hely (körzet) megjelölését, • A leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, • A leltár fordulónapját, • A leltározott eszközök szabatos meghatározását, • A leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, • A leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását, • A leltározás végrehajtásért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását. A leltározáshoz előre sorszámozott és pecséttel, aláírással – a leltározási szabályzatban rögzítetteknek megfelelően – ellátott nyomtatványokat lehet csak felhasználásra kiadni, és a leltározókat a sorszám alapján el kell számoltatni. A bizonylatok átadása-átvétele csak elismervény ellenében történhet. A leltározás során fel nem használt űrlapokat vissza kell szolgáltatni. A leltárfelvételi nyomtatványokat a számítógépes adatfeldolgozás alapján készített • leltárívek, • leltárfelvételi összesítő szolgál.
17
El kell készíteni a leltár jegyzőkönyvet, majd azt aláírva továbbítani kell a szervezeti egység vezetőjéhez. Ezzel egyidejűleg el kell számolni valamennyi felhasznált és felhasználatlan vagy rontott leltárbizonylattal. (12) Selejtezés bizonylatolása A selejtezés lebonyolítása a „Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének” szabályzatban foglaltaknak megfelelően történik. A tárgyi eszközök selejtezési bizonylatai: • Tárgyi eszközök selejtezési jegyzőkönyve – B.Sz.ny. 11-90.r.sz. -, amelyben fel kell tüntetni a felvétel időpontját, azt az egységet, ahol a tárgyi eszközök selejtezésre kerülnek, a selejtezési bizottságot. • Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke – B.Sz.ny. 11-91.rsz.-, amelyet a selejtezési jegyzőkönyvhöz csatolni kell. • Tárgyi eszközök selejtezéséből visszanyert tartozékok, alkatrészek, hulladék anyagok jegyzéke – B.Sz.ny. 11-92.r.sz.. • Megsemmisítési jegyzőkönyv – B.Sz.ny. 11-97. rsz.
7. § Záró rendelkezés Jelen szabályzatot a Szenátus a 86/2013. (V. 15.) sz. határozatával fogadta el. A szabályzat 2013. május 15. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a Szenátus 246/2008. (VII. 1.) sz. határozatával elfogadott szabályzat hatályát veszti. Sopron, 2013. május 15. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor
18
