Debreceni Egyetem
BIZONYLATI SZABÁLYZAT ÉS ALBUM
Készítette: Gazdasági Főigazgatóság Hatályos: 2007. február 15. napjától
TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RÉSZ.......................................................................................................... 4 1.§ A bizonylati szabályzat célja, tartalma, hatálya, kapcsolódó szabályozások............... 4 2.§ Bizonylati elv, bizonylati fegyelem.............................................................................. 5 3.§ Bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei............................................................... 6 4.§ Szigorú számadási kötelezettség körébe tartozó bizonylatok felhasználása, nyilvántartása.............................................................................................. 7 (1) Szigorú számadású nyomtatványok........................................................... 7 (2) A szigorú számadású nyomtatványok átvétele és nyilvántartása.............. 8 (3) A szigorú számadású nyomtatványok teljes körűségének ellenőrzése.......8 (4) A szigorú számadású nyomtatványok őrzése..............................................8 (5) A szigorú számadású nyomtatványok kiadása, felhasználása....................8 5.§ A bizonylatok kiállítása, helyesbítése.......................................................................... 9 6.§ A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése ................................................................10 (1) Általános követelmények.......................................................................... 10 (2) A bizonylatok alaki ellenőrzése..................................................................11 (3) A bizonylatok számszaki ellenőrzése.........................................................11 (4) A bizonylatok tartalmi ellenőrzése..............................................................11 7.§ A bizonylatok szállítása..............................................................................................11 8.§ A bizonylatok tárolása................................................................................................11 9.§ A bizonylatok őrzése.................................................................................................. 11 II. EGYES GAZDASÁGI ESEMÉNYEKHEZ KAPCSOLÓDÓ BIZONYLATOK HASZNÁLATA..............................................................................................................................13 10.§ Befektetett eszközök állományváltozásának bizonylatolása.................................... 13 (1) A befektetett eszközök nyilvántartásának általános szabályai..................13 (2) Immateriális javak nyilvántartásának tartalma..........................................14 (3) Tárgyi eszközök nyilvántartása.................................................................14 (4) Beruházások nyilvántartása......................................................................15 (6) A munka- és védőruha nyilvántartása........................................................16 11.§ A készletnyilvántartás bizonylatai............................................................................17 12.§ Élelmezési anyagok nyilvántartása, bizonylatolása..................................................18 13.§ A keretrendszer bizonylatai...................................................................................... 20 14.§ Pénz- és értékkezelés bizonylatolása........................................................................23 15.§ A devizás, valutás pénzmozgással járó forgalom ....................................................26 lebonyolításának bizonylatai............................................................................................ 26 16.§ Bér- és munkaügyi bizonylatok................................................................................ 27 (1) Bérszámfejtéshez, társadalombiztosítási ellátás kifizetéséhez, illetve családtámogatási ellátás számfejtéséhez szükséges bizonylatok, nyomtatványok: .........................................................................................................................28 (2) Munkaviszony létesítéséhez, módosításához, megszüntetéséhez, valamint munkavégzésre irányuló jogviszony létesítéséhez szükséges nyomtatványok :................................................................................................................30 17.§ Leltározás bizonylatolása......................................................................................... 31 18.§ A selejtezés bizonylatai............................................................................................ 32 19.§ Gépjárművel kapcsolatos bizonylatok .....................................................................32 20.§ Hallgatói pénzügyek bizonylatai ............................................................................. 33 2
21.§ Önköltség számítás bizonylatai ............................................................................... 34 22.§ Egyéb bizonylatok.................................................................................................... 34 23.§ Munkavédelem, tűzvédelem területén használatos nyomtatványok.........................35 ......................................................................................................................................... 35 24.§ Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának nyomtatványai.................... 35 III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK........................................................................................... 36 MELLÉKLETEK................................................................................................................. 38 I. melléklet........................................................................................................................38 Szigorú számadású nyomtatványok jegyzéke...................................................................38 II. melléklet.......................................................................................................................39 Bizonylati album.............................................................................................................. 39
3
BIZONYLATI SZABÁLYZAT
A Debreceni Egyetem (a továbbiakban: egyetem) bizonylati rendjét a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól intézkedő módosított 249/2000. (XII.24.) számú Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg.
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.§ A bizonylati szabályzat célja, tartalma, hatálya, kapcsolódó szabályozások (1) A bizonylati szabályzat célja, hogy biztosítsa az egyetemen a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, kezelésének és megőrzésének rendjét. (2) A szabályzat a következő feladatok ellátásához tartalmaz kötelező előírásokat: − az egyes gazdasági eseményekhez milyen bizonylatot kell használni, − kinek kell a bizonylatot kiállítani, az abban szereplő adatokat kinek kell ellenőrizni, − a bizonylatot kiállító és az ellenőrzést végző felelőssége, − hány példányban kell a bizonylatot kiállítani, mi az egyes példányok szerepe az adatfeldolgozásban, − hogyan kell a bizonylatot továbbítani, miként kell az átvételt igazolni, − kinek és milyen módon kell a bizonylati példányokat megőrizni, mikor lehet azokat selejtezni, − miként kell kezelni a rontott bizonylati példányokat, illetve a tévesen kiállított bizonylat esetén milyen eljárást kell követni. (3) A bizonylati szabályzat hatálya: Személyi hatálya A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem feladatainak ellátásához szükséges gazdasági jellegű ill. humán erőforrással kapcsolatos bizonylatokat létrehozó, illetve abban közreműködő minden személyre és szervezeti egységre.
4
Tárgyi hatálya A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed minden, az Egyetemre vonatkozó belső, gazdasági (pénzügyi, számviteli, kontrolling stb.) jellegű és humán erőforrásra vonatkozó tevékenységre.
2.§ Bizonylati elv, bizonylati fegyelem
(1) Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. (2) A számviteli (könyvvitel) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. (3) Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak.
(4) A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor a következők szerint kell eljárni: a) a pénzforgalmat érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla, előirányzat-felhasználási keretszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés, illetve a Kincstár értesítésének megérkezésekor a könyvekben rögzíteni kell, b) az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedév utolsó hónapjának végéig kell a könyvekben rögzíteni.
(5) A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell.
5
3.§ Bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei (1) Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel.
(2) A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. (3) A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. (Külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntethetők.) (4) A külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat, megjelöléseket kell - a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően - magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, az utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükségesek. (5) A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a jelen szabályzat 9.§-ában meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell.
(6) A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a) a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; d) a bizonylat címzettjének neve, címe; e) a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; f) a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai; g) külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét;
6
h) bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; i) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás (kontírozás); j) a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; k) továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. (7) A számlával, az egyszerűsített számlával, a számlát helyettesítő okmánnyal kapcsolatos további követelményeket más jogszabály is meghatározhat. (8) Ha a könyvviteli nyilvántartás, mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: a) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását, a) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. (9) A bizonylat a következő módon készíthető: - kézzel, - géppel. (10)A gazdasági események rögzítéséhez elsődlegesen a gazdaságirányítási rendszer (SAP) és egyéb informatikai rendszerek (pl. Neptun) által kiállított bizonylatokat kell használni. Ha ez nem lehetséges, akkor a kereskedelmi forgalomban kapható szabványosított, vagy az azok tartalmával megegyező számítógépes programmal előállított nyomtatványokat kell alkalmazni. (Abban az esetben, ha valamely gazdasági művelet rögzítéséhez a kereskedelemben nyomtatvány nem kapható, akkor saját készítésű nyomtatványt kell használni. A nyomtatvány szerkesztésénél be kell tartani a bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékeire vonatkozó előírásokat.) 4.§ Szigorú számadási kötelezettség körébe tartozó bizonylatok felhasználása, nyilvántartása (1)
Szigorú számadású nyomtatványok
A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.
7
A nyilvántartásnak, melynek nyomtatványait jelen szabályzat 24.§-a részletezi, a következő adatokat kell tartalmazni: − beszerzett bizonylat sorszámát, − beszerzés idejét, − a felhasználás kezdő időpontját, − a felhasználás befejező időpontját, − a felhasználásra átvevő aláírását, − a felhasználatlan bizonylatokat visszavevő aláírását. Az egyetemen használt szigorú számadású nyomtatványok jegyzékét a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. A gazdaságirányítás rendszer (SAP), illetve egyéb informatikai rendszerek (pl. Neptun) által kiállított bizonylatok esetében a következő pontokban szereplő szabályokat értelemszerűen kell alkalmazni, figyelembe véve azt, hogy e bizonylatok kiállításában, nyilvántartásában jelentős szerepe van az adott rendszernek. (Így például nem lehetséges előre kiadni üres bizonylatokat, ezáltal átadási jegyzékre nincs szükség stb.) (2)
A szigorú számadású nyomtatványok átvétele és nyilvántartása
A szigorú számadású, valamint a bizonylati szabályzatban megjelölt nyomtatványokat a bizonylati felelős részére (a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével megbízott személynek) nyilvántartásba vétel, illetve kezelés és megőrzés végett jegyzékkel együtt átadni. Az átadási jegyzékben a nyomtatványokat fajtánként elkülönítve, ezen belül füzetenként, űrlaponként emelkedő számsorrendben kell felsorolni. Ez a jegyzék egyúttal az átvevő dolgozó nyilvántartása az állományba vett nyomtatványokról. (3) A szigorú számadású nyomtatványok teljes körűségének ellenőrzése Az átvétel alkalmával minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványokban az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űr-lapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések (pl. számlavezető pénzintézet jelzőszáma) helyesek-e. (4) A szigorú számadású nyomtatványok őrzése A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadású nyomtatványokat biztonságos helyen kell őrizni. (5) A szigorú számadású nyomtatványok kiadása, felhasználása Minden olyan esetben, ha a megőrzéssel megbízott dolgozó a kezelésére bízott nyomtatvány készletből annak felhasználására megbízott személynek kiad, a kiadás és az átvétel tényét a nyilvántartás megfelelő sorában a kiadás és az átvétel keltének feltüntetésével keresztül kell vezetni, és az átvételt ugyanott a megbízott személy aláírásával kell elismertetni.
8
A szigorú számadású nyomtatványokat használók a felhasznált mennyiséggel minden gazdasági évet követő január 31-ig kötelesek elszámolni. A nyomtatványok átadása, illetve átvétele csak kiadási bizonylat ellenében történhet. 5.§ A bizonylatok kiállítása, helyesbítése (1) A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. (2) A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók (olvasható alakra hozhatók), továbbá az esetlegessé váló utólagos változások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. (3) A bizonylaton javítani csak szabályszerűen lehet. A szabályszerű javításokat a következők szerint kell elvégezni. (4) A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. (5) A hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán – szükség esetén beleértve ebbe a számítógépes nyilvántartásban szereplő adatok javítását is – javítani kell. (6) Fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés keltét és a bizonylatot helyesbítő személy aláírását. (7) Pénztári bizonylatokat JAVÍTANI NEM SZABAD! (8) A rontott pénztári bizonylat, készpénzcsekk, stb. helyett új bizonylatot kell kiállítani és a rontott, stornírozott bizonylatot (annak összes példányát) meg kell őrizni. (9) A külső szervektől beérkezett bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell. (10)Az ellenőrzés során talált hibákról a bizonylat kiállítóját értesíteni kell, és fel kell szólítani a hibás bejegyzés helyesbítésére. (11)A külső szervektől beérkező bizonylatok alaki és tartalmi szempontból történő ellenőrzéséért a Pénzügyi osztályok számlakezeléssel megbízott dolgozói a felelősek. (12)Külső partnertől érkezett bizonylat nem javítható. (13)A hibásan, más szerv részére megküldött bizonylatot az egyetem köteles javítani. A javítás történhet az eredeti - hibás - bizonylat érvénytelenítésével és új bizonylat kiállításával, vagy helyesbítő bizonylat kiállításával. 9
(14)A helyesbítő bizonylatnak tartalmaznia kell: − az eredeti bizonylat azonosításához szükséges adatokat, − a módosításnak megfelelő új tételeket. (15)A bizonylatok, nyomtatványok alaki és tartalmi szempontból történő szabályszerű kitöltéséért, valamint ellenőrzéséért, a jelen szabályzatban megjelölt személyek a felelősek. 6.§ A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése (1)
Általános követelmények
A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell a bizonylatokon feltüntetett adatokat, azok hitelességét. Könyvelésük előtt a bizonylatokat csoportosítani kell. A bizonylatok csoportosítása a következő: a) b) c) d) e) f)
pénztárbizonylatok; banki bizonylatok; beérkező számlák; kimenő számlák; vegyes bizonylatok; munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatok.
A csoportosítás az előbbieken túl időrendi sorrendben történik. A feldolgozás során a következő feladatokat kell elvégezni: a) Ki kell jelölni azokat a főkönyvi számlákat (analitikus nyilvántartó lapot), amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell, (számlakijelölés, gépi adatfeldolgozás során az előírt kódolást). b) A számlakijelölést, kódolást végző személynek a bizonylatot kézjegyével el kell látnia. c) Rögzíteni kell a könyvelés megtörténtét, időpontját és az egyeztetés tényét. d) Biztosítani kell megfelelő hivatkozással a visszakeresés lehetőségét. A feldolgozás során ellenőrizni kell: −az aláírók jogosultságát, −a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, valamint azt, hogy a könyveléshez minden bizonylat megérkezett-e, továbbá azt, hogy az adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e, −a munkafolyamatba épített ellenőrzés megtörténtét. A gépi adathordozón lévő adatok mentett adatok, melyet módosítani nem lehet. A számítógépes adatfeldolgozás keretében a törzsadatokat a jelen szabályzatban foglalt bizonylati elv alapján kell rögzíteni, illetőleg változásaikat nyilvántartani.
10
(2) A bizonylatok alaki ellenőrzése Ennek keretében a következőket kell vizsgálni: −a gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylati űrlapon történt-e, −a bizonylati űrlapot sorszám szerint vették-e használatba (szigorú számadású nyomtatványoknál), −a bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden adat szerepel-e, −a kiállító, az érvényesítő és az utalványozó (eseménytől függően az ellenőr), valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton, −a bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítások szabályszerűek-e, −a szükséges mellékletek csatolva vannak-e. (3) A bizonylatok számszaki ellenőrzése A számszaki vizsgálat során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értékadatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. A megállapított számszaki hibát a bizonylaton a kiállítási színtől eltérő színű tollal, a korábban leírt szabályok betartásával kell javítani. (4) A bizonylatok tartalmi ellenőrzése Vizsgálni kell a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi előírások betartását.
7.§ A bizonylatok szállítása (1) A bizonylatok szállításánál úgy kell eljárni, hogy azokba illetéktelen személyek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érje, és hiánytalanul eljussanak a rendeltetési helyre. A bizonylatok elhelyezésére és szállítására szolgáló eszköz megválasztásakor figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, a szállításukra vonatkozó technikai előírásokat. 8.§ A bizonylatok tárolása (1) A bizonylatok tárolása, megőrzése során biztosítani kell, hogy azok könnyen hozzáférhetők, visszakereshetők legyenek és a tárolás alatt károsodást ne szenvedjenek. (2) A könyvelési bizonylatok időrendi sorrendbeli, illetve évenkénti tárolásáról a Pénzügyi Osztályok gondoskodnak.
9.§ A bizonylatok őrzése 11
(1) Az egyetem a költségvetési évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, valamint más, e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni. (2) A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik. (3) A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a b) pont szerinti megőrzési kötelezettség. (4) A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így az a), illetve b) pont szerinti bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. (5) Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre - a megőrzés helyéről - kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt az eredeti bizonylat visszahelyezéséig bizonylatként kell megőrizni. (6) A 9. §-ban foglalt előírások betartásáért a pénzügyi osztályvezetők felelősek.
12
II. EGYES GAZDASÁGI ESEMÉNYEKHEZ KAPCSOLÓDÓ BIZONYLATOK HASZNÁLATA 10.§ Befektetett eszközök állományváltozásának bizonylatolása
(1) A befektetett eszközök nyilvántartásának általános szabályai A befektetett eszközökről a főkönyvi számlákkal bruttó értékben megegyező analitikus nyilvántartást kell vezetni. A befektetett eszközök analitikus nyilvántartásának biztosítani kell, hogy az intézmény befektetett eszközeinek állománya bármely időpontban ellenőrizhető legyen és a bekövetkezett változások adatai a számlaosztály számláinál előírt csoportok szerint a következő tagolásban rendelkezésre álljanak. a./ Állománynövekedés Új befektetett eszköz beszerzése és létesítése, használt eszköz beszerzése térítés ellenében, új és használt eszköz átvétele térítés nélkül, eszköz átvétele átszervezés miatt, átminősítés, egyéb növekedések. b./ Állománycsökkenés Befektetett eszközök értékesítése, selejtezése, értékvesztése, megsemmisülése, használt eszközök átadása térítés nélkül, átadás átszervezés miatt, átminősítés, egyéb csökkenések. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a következő adatokat: − Megnevezés − Főkönyvi számla száma (számlarend szerint) − Intézmény megnevezése − Nyilvántartó lap oldalszámát − Eszközszámot − Leltári számot − Belföldi termék osztályozási kód (BTO) számát − Leltárkörzet-, szervezet kódját, megnevezését − Üzembe helyezés dátumát − A bevételezés alapjául szolgáló bizonylat, okmány számát − A készítő, szállító megnevezését − A várható használati időt − A leírás módját, a leírási kulcs %-át − A könyvelés keltét − A bizonylat számát − Az állományváltozás megnevezését (növekedés, csökkenés pontos jogcímét) − Bruttó értéket Ft-ban = növekedés = csökkenés 13
= egyenleg − Értékcsökkenést Ft-ban = növekedés = csökkenés = egyenleg − Nettó érték − Hivatkozást. (2)
Immateriális javak nyilvántartásának tartalma
A következőkben felsorolt immateriális javak megszerzéséért fizetett ellenértékről nyilvántartást kell vezetni: − vagyoni értékű jogok (az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok kivételével), − szellemi termékek, − egyéb immateriális javak, − immateriális javakra adott előlegek. Az immateriális javak nyilvántartásba vételét a számla, adásvételi szerződés, illetve egyéb okmány alapján kell elvégezni. Ugyancsak a számlának, illetve az egyéb okmánynak megfelelően kell a nyilvántartásban a bruttó (beszerzési) értéket szerepeltetni. A bruttó érték megállapításánál a számlában (okmányban) szereplő és visszaigényelhető általános forgalmi adó összegét figyelmen kívül kell hagyni. (3)
Tárgyi eszközök nyilvántartása
A tárgyi eszközök nyilvántartásba vételéről a szabályzatban meghatározott bizonylatok felhasználásával kell gondoskodni. Részletező nyilvántartást kell vezetni a következő tárgyi eszközökről: a) Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok, b) Gépek, berendezések és felszerelések, c) Járművek, a) Tenyészállatok, a) Beruházások, felújítások, b) Üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott (vagyonkezelésbe vett) eszközök. A tárgyi eszközök állományának, mennyiségének értékére, összetételére vonatkozó bármely időpontban történő ellenőrzését az analitikus nyilvántartás vezetésével kell biztosítani. A tárgyi eszközállományt, valamint az állományban bekövetkezett változásokat az analitikus nyilvántartásban a főkönyvi könyvelés tagolása szerint kell kimutatni.
14
(4)
Beruházások nyilvántartása
A beruházásokról, beruházásokra adott előlegekről beruházásonként elkülönítve, külön eszközosztályként egyedi nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás módja megegyezik a tárgyi eszközök nyilvántartásával. (5) A befektetett eszközök bizonylatai Állományba vételi adatlapok
Tárgyi eszköz és immateriális javak állományba vételi adatlap Tárgyi eszköz kiegészítő adatlap
Az SAP AM modulja szolgál a kis és nagy értékű tárgyi eszközök analitikus nyilvántartására. Az állományba vételi adatlap a tárgyi eszközök üzembe helyezési okmánya. A szervezeti egységeknek az eszközök átvételekor a számla ill. a szállítólevél adatai alapján, a terhelendő keret megjelölésével, az SAP törzsadatok kötelező mezőinek megfelelően szükséges kiállítaniuk. A szervezeti egység leltárfelelősének, valamint a keretfelelős aláírása után a számlához, szállítólevélhez csatolva kell az állományba vételi adatlapot a tárgyi eszköz nyilvántartó munkatársaknak megküldeni. Tárgyi eszköz állományba vételi adatlap Az SAP AM modulja által előállított bizonylat, amely valamennyi tárgyi eszköz bevételezésére, valamint ezzel egyidejű tartozék bevételére, átminősítésére használható. Tárgyi eszközkönyvelési bizonylat Tárgyi eszközzel kapcsolatos valamennyi mozgás számviteli bizonylata (az SAP FI modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. Eszközmozgás bizonylat Tárgyi eszköz árubeérkezéshez kapcsolódó logisztikai bizonylata (SAP AM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. Költségszámítási bizonylat Eszközmozgáshoz kapcsolódó keretmozgás bizonylata (az SAP KVM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. KVM-bizonylat Eszközmozgáshoz kapcsolódó keretmozgásokat egyéb szempontok alapján tartalmazó bizonylat (az SAP KVM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. Tárgyi eszköz törzskarton
15
Az SAP AM modul által előállított bizonylat, a tárgyi eszközök és tartozékainak egyedi nyilvántartó lapjául szolgál. Tárgyi eszköz mozgások bizonylatai (Rendelkezési jegy) Eszközök üzletágon belüli áthelyezésének bizonylatolására szolgál (az SAP AM moduljában). Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylata (Gazdasági Egységek közötti eszköz átadó jegy) A költségvetési szerv részére történő térítésmentes eszközátadásra a B.sz.ny 11-67.r.sz számú Tárgyi eszközök átadás- átvételi bizonylata gazdálkodó szervezetek között elnevezésű nyomtatványt kell használni. Szigorú számadású nyomtatvány. Áthelyezési bizonylat alleltárak között; Áthelyezési bizonylat leltárkörzetek között SAP-s bizonylatok. Tárgyi eszköz áthelyezésére szolgáló bizonylat, alleltárak, illetve leltárkörzetek között. Számadás A tenyészállatok állományváltozásának alapbizonylata. (D.Mg-4-03.r.sz.) Állományváltozás jelentés Ugyancsak a tenyészállatok állományváltozásának alapbizonylata. (375-2002.A.) Gépjárművek törzskönyvi nyilvántartása Valamennyi járműről törzskönyvi nyilvántartást kell vezetni. (Á.T.KPM.231/a nyomtatvány) (6) A munka- és védőruha nyilvántartása A munka és védőruha egyedi nyilvántartású, kis értékű tárgyi eszköz. Az SAP a munka- és védőruhával kapcsolatos mozgásokról bizonylatok képes kiállítani, az állomány aktuális adatairól pedig bármikor lista kérhető le. Az egyetemen a közalkalmazotti jogviszonyban álló személy részére a Kollektív szerződésben rögzítettek szerinti munkaruha nyilvántartására az alábbi bizonylatok szolgálnak. Árubeérkezés eszközhöz Eszközre kontírozott megrendelés alapján történő árubeérkezés, azaz közvetlen beszerzés az igénylő számára. SAP MM modul bizonylat. Szigorú számadású nyomtatvány.
16
Raktári anyagkiadás Felhasználási igény alapján kiadott eszköz. SAP MM modul bizonylat. Szigorú számadású nyomtatvány. Eszköz törzsadat módosítás A dolgozó törzsszámáról, vagy leltárkörzetből, illetve alleltárból történő átmozgatásról szóló bizonylat. SAP AM modul bizonylat. Szigorú számadású nyomtatvány. Eszköz kivezetése Eszköznyilvántartásból való kivezetése (például selejtezés vagy lejárt kihordási idő miatt). SAP AM modul bizonylat. Szigorú számadású nyomtatvány. 11.§ A készletnyilvántartás bizonylatai (1) A készletek nyilvántartásba vételéről a szabályzatban meghatározott bizonylatok felhasználásával kell gondoskodni. (2) A nyilvántartásnak ki kell terjednie: − vásárolt anyagokra, − betétdíjas göngyölegekre, − áruk, közvetített szolgáltatások és követelés fejében átvett eszközökre, készletekre, − késztermékekre, − növendék, hízó- és egyéb állatokra, − befejezetlen termelés és félkész termékekre. (3) A nyilvántartásban elkülönítetten kell kezelni: − raktári új készleteket és a − használt készleteket.
(4) A Debreceni Egyetem központi raktárral rendelkező költségvetési szerv. A raktári készletmozgás követése gazdaságirányítási rendszer (SAP) segítségével történik. (5) Felhasználási igény Az anyagkiadás alapjául szolgáló, SAP-n belüli – nem nyomtatott – bizonylat. (A felhasználási igényt a Beszerzési megrendelési igény (BMIG) segítségével lehet jelezni. A Beszerzési megrendelési igény (BMIG) alapján kerül kiállításra a felhasználási igény az SAP-n belül, és megtörténik vagy a raktárból való kiadás, vagy pedig – szükség esetén – a beszerzés. A felhasználási igény kiállítása nem az igénylő, hanem a beszerzésért felelős szervezeti egység feladata.)
17
(6)
Vételezési jog lejelentő lap Raktári kiadás jogosultjának lejelentésére szolgáló bizonylat. A raktáros csak azon munkatársak számára adhat ki készletet, (ill. eszközt) a raktárból, aki szerepel a nála leadott lejelentő lapon. Kötelező tartalmi elemei: jogosult neve, aláírási mintája, szervezeti egység besorolása, hatálya (tól-ig, vagy „visszavonásig”). A lejelentőt az illetékes szervezeti egység vezetője jogosult kiállítani.
(7) Anyagbizonylat Készletmozgások számviteli nyilvántartására szolgáló SAP-s bizonylat (MM modul). Szigorú számadású nyomtatvány. (8) Könyvelési bizonylat Készlettel kapcsolatos valamennyi mozgás számviteli bizonylata (az SAP FI modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. (9) Költségszámítási bizonylat Készletmozgáshoz kapcsolódó keretmozgás bizonylata (az SAP KVM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. (10)KVM-bizonylat Készletmozgáshoz kapcsolódó keretmozgásokat egyéb szempontok alapján tartalmazó bizonylat (az SAP KVM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. (11)Saját előállítású készletek bizonylatai Az ATC a következő bizonylatokat használja: • Készlet bevételi bizonylat (B.Sz.ny.12/111/N számú nyomtatványon) • Készlet kivételezési bizonylat (B.Sz.ny.12/114 r.sz. számú nyomtatványon) • Állatállomány bevételi bizonylat (D. Mg. 4-10/N.r.sz. számú nyomtatványon) • Állatállomány kivételezési bizonylat (D.Mg. 4-11/V.r.sz. számú nyomtatványon) • Állatállomány belső változás bizonylat (D. Mg. 4-12/N.r.sz. számú nyomtatványon) 12.§ Élelmezési anyagok nyilvántartása, bizonylatolása (1) Az egyetemen az élelmezéshez kapcsolódó bizonylatok többnyire számítógépes programmal előállított gépi bizonylatok.
18
(2) Raktári értékváltozás A bizonylat a raktári értékváltozást (növekedés, csökkenés) cikkenként, érték nélkül mutatja. A raktár elszámolásának fő bizonylata. Havonta készül. (3) Feldolgozási lista A feldolgozási lista az ételkészítéshez szükséges anyagok listája. Tartalmazza az elkészítendő étel megnevezését és az elkészítéshez szükséges alapanyagok mennyiségét, egységárát, értékét, valamint hogy ezek egy adagban milyen mennyiségben fordulnak elő. SAP rendszerből nem állítható elő. (4) Étkezési normák eltérésének kimutatása Az „ÉLELMISZER-NYERSANYAG FELHASZNÁLÁSI ÖSSZESÍTŐ LAP” kitöltésével havi szinten, a B.Sz.ny.318-213 r.sz. számú nyomtatványon pedig a havi kimutatások összesítői éves szinten tartalmaznak adatokat. E kimutatás forma kézi analitika vezetésével történik. A nyomtatványokat az élelmezési norma szerint felhasználható összeg és a tényleges élelmezési anyag felhasználás értéke közötti eltérés - megtakarítás vagy túllépés - kimutatására kell használni. A nyomtatvány táblázatos része az időszak, a tényleges étkezői létszám, az élelmezési norma összege, az élelmezési norma szerinti tényleges anyagfelhasználás értéke, továbbá az értékadatokból számított normától való eltérés - előjelének megfelelő - összegének és halmozott egyenlegének a feljegyzését biztosítja. (5) Étkezők nyilvántartása Az étkezők nyilvántartására saját készítésű (nem formanyomtatvány) nyomtatványon történik, külön az alkalmazottakra, és külön az egyéb étkezőkre (hallgató, külsős). (6) Heti étlap A Heti étlapot felülvizsgálat és jóváhagyás után sokszorosítani kell annyi példányban, hogy az mindenhova eljusson, ahol ételt szolgálnak ki. Az étlap egy-egy példányát azoknak is el kell juttatni, akik ellenőrzési vagy szakmai kapcsolatban állnak az élelmezési üzemmel. (7) Alapanyag karton Az SAP rendszerből lehet az egyes cikkekre vonatkozóan úgynevezett kartonokat lehívni, amely az adott cikk cikkszámát, egységárát, valódi árát, készletét, és értékét tartalmazza, ahol a valódi ár az érték és a mennyiség hányadosa. (8) Kalkulációs törzslap 19
„VÉTELEZÉSI ÉS KALKULÁCIÓS JEGY SNYNY-99-13095 számú nyomtatvány, a menzán kínált egyes ételek összetevőinek mennyiségi kalkulációját tartalmazza. (9) Készlet-nyilvántartási lap Segítségével kimutatható mennyiségben és értékben, hogy a különböző készletekből a menza egyes egységeinél mennyi található. SAP rendszerből előállítható. (10)Raktári készletnyilvántartó lap Az alapanyagkartonon található törzsadatokon kívül dátum megjelölésével tartalmazza az adott anyagból bevételezett és kiadott mennyiséget, valamint a raktáron lévő készletet. SAP rendszerből előállítható. (11)Kiadás-bevétel lista Anyagonként a bevétel, egyéb bevétel, kiadás, egyéb kiadás kimutatására szolgál. SAP rendszerből előállítható. (12)Anyagbevételezési jegy Más néven készlet bevételezési bizonylat. A bizonylatot elsősorban a vásárlásokból eredő készletnövekedések elszámolására használjuk. A készlet beérkezésekor a bizonylatot a mennyiségi és minőségi átvétel után kötelező kiállítani számla vagy szállítólevél és az anyagszám jegyzék alapján. Az SAP rendszerből előállítható. (13)Anyagkivetési lista Kalóriaérték számítás és nyilvántartás az adott ételek vonatkozásában. Saját előállítású program állítja elő. 13.§ A keretrendszer bizonylatai (1) Kezdeményezés új főkeret nyitásához Ez a törzsadat az SAP gazdasági informatikai rendszerben a témák azonosítását szolgáló pénzügyi központ első két karaktere. A kezdeményező személy az űrlap kötelező mezőit tölti ki: • Üzletág kódja/ neve • Kezdeményező neve, e-mail címe, telefonszáma • Megjegyzés oszlopba a kezdeményezés okát kell leírni. A kezdeményező elküldi a nyitás alapjául szolgáló dokumentum másolatát a Pénzügyi központ felelősek. 20
A Pénzügyi központ felelős kitölti az alábbi mezőket: • Javasolt főkeret kód • A főkeret kód megnevezése • Pénzügyi központ felelős neve, e-mail címe, telefonszáma. A Gazdasági Főigazgatóságon a GFKP felelős az előkészített űrlapot áttekinti, majd engedélyezett fázisba teszi, amelyről értesítést küld a Pénzügyi központ felelősnek és a kezdeményezőnek. (2) Kezdeményezés pénzügyi központ nyitásához Az SAP integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésével minden tervezési egység önállóan végzi a pénzügyi központok nyitását, a központ ellenőrző, szabályozó funkciót tölt be. A kezdeményezőnek kötelezően meg kell adnia: • Az üzletág nevét és kódját (kiválasztás alapján); • Meg kell jelölni, hogy DOLBER és/vagy MedSol és/vagy NEPTUN nyilvántartási rendszereket érint-e a pénzügyi központ kezdeményezése; • A megnyitáshoz szükséges szerződés/ügyirat/dokumentum számát; • A pénzügyi központ megnevezését (max. 40 karakterben); • A pénzügyi központhoz tartozó főkeret kódot (kiválasztás alapján); • A pénzügyi központhoz tartozó szervezeti kódot (kiválasztás alapján); • A kezdeményező nevét, e-mail címét, telefonszámát; • A témafelelőének nevét, e-mail címét. A kötelező mezőkkel kitöltött űrlapot a kezdeményező tárolja. Ezzel az űrlap kap egy azonosító számot, és kezdeményezett fázisba kerül. A kezdeményező megküldi az adott tervezési egység Gazdasági Igazgatóságára a dokumentum/ügyirat/szerződés másolatát, amelyen fel kell tüntetnie az azonosító számot. A PKP felelős a kézhez vett és az azonosítóval ellátott szerződés/ügyirat/dokumentum másolat birtokában ellenőrzés után az űrlapot átvett fázisba teszi, ezt követően vagy előkészített vagy, elutasított fázisba teszi. Előkészített fázis esetén az alábbi mezőket kötelezően ki kell tölteni: • A hierarchiában fölérendelt pénzügyi központot (kiválasztás alapján); • Költségkeret objektumot (kiválasztás alapján); • Könyvelési objektumot (kiválasztás alapján); • Pénzügyi központ felelős nevét, e-mail címét, telefonszámát; Valamint a kezdeményező által ki nem töltött, az előző pontban választható (zöld színű) mezőket, • A pénzügyi központhoz tartozó témaazonosítót (pontosan 4 karakter); • A lezárás évét; • Az ÁFA jellegét (kiválasztás alapján); • A pénzügyi alap kódját (kiválasztás alapján).
21
A PKP felelős által előkészített űrlapot a CO felelős személy vagy engedélyezett fázisba teszi, kitölti a költséghely mezőt, majd tárolja az űrlapot, vagy visszautasítja (a megjegyzés mezőbe beírja a visszautasítás okát). A kitöltött űrlapot a program e-mail-en megküldi a Kezdeményezőnek és a PKP felelősnek (aki megnyitja a rendszerben a pénzügyi központot), valamint továbbítja a kapcsolódó egyéb rendszereknek. (3) Kezdeményezés pénzügyi központ lezárásához Pénzügyi központ lezárását kötelező kezdeményezni, ha a pénzügyi központhoz kapcsolódó tevékenység lezárul. A kezdeményezőnek kötelezően meg kell adnia: • Az üzletág nevét és kódját (kiválasztás alapján); • A kezdeményező nevét, e-mail címét, telefonszámát; • A 10 karakterű pénzügyi központot. A PKP felelős a kezdeményezett fázisban lévő űrlapot átvett fázisba teszi, a továbbiakban ellenőrzés után előkészített, vagy elutasított fázisba teszi. A kitöltött űrlapot a program e-mailen megküldi a Kezdeményezőnek és a CO felelősnek. A CO felelős az előkészített űrlapot engedélyezett fázisba teszi. A pénzügyi központ költséghely összerendelést törli a CO modulból. Az engedélyezett űrlapot a program emailen megküldi a Kezdeményezőnek, a PKP felelősnek (aki a gazdasági rendszerben lezárja a pénzügyi központot), valamint a kapcsolódó rendszereknek. (4) Kezdeményezés új szervezeti egység kód nyitásához Új szervezeti egység kód megnyitását csak Egyetemi Tanács határozat birtokában lehet kezdeményezni. A kezdeményezőnek kötelezően meg kell adnia: • • • •
Az üzletág nevét és kódját (kiválasztás alapján); A kezdeményezéshez kapcsolódó Egyetemi Tanács határozat számát; Az új szervezeti egység megnevezését (max. 40 karakter hosszú lehet); A kezdeményező nevét, e-mail címét, telefonszámát.
A PKP felelős előkészített fázisba teszi, majd kitölti a következő mezőket • Javasolt szervezeti egység kódot; • Fölérendelt szervezeti egység kódját (választható); • Pénzügyi központ felelős nevét, e-mail címét, telefonszámát. Tárolja a kitöltött űrlapot, ezzel az űrlap előkészített fázisba kerül.
22
A GFKP felelős az előkészített szervezeti egység kódnyitás kezdeményező űrlapot áttekinti, jóváhagyásával engedélyezett fázisba teszi azt. A program e-mailt küld a PKP felelősnek, valamint a Kezdeményezőnek. (5) Keret átadás-átvétel Belső előirányzat átcsoportosítási igény esetén az átadás összegét, módját, az átadó és az átvevő adatait, indoklást stb. tartalmazó bizonylat. A bizonylatot a keret átadó, keret átvevő és a keretnyilvántartó írja alá.
14.§ Pénz- és értékkezelés bizonylatolása (1) Készpénzfelvételi utalvány A készpénzfelvételi utalvány a számlavezető hitelintézettől történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a számlavezető hitelintézet bocsátja a pénztár rendelkezésére. Az utalványt egy példányban kell kiállítani és a pénzintézetnél bejelentett módon kell aláírni. A készpénzfelvételi utalvánnyal a hitelintézettől felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló banki terhelési értesítéshez kell csatolni. Szigorú számadású nyomtatvány. (2) Bevételi pénztárbizonylat Minden házipénztári befizetésről szabvány bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot – a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából – a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. A bizonylat SAP-ból állítható elő. A bevételi pénztárbizonylatot átírással három példányban kell kiállítani, melyből - az első példány a könyvelés bizonylata, a napi pénztárjelentéshez (pénztári naplóhoz) kell hozzácsatolni - a második példányt a befizető részére kell átadni, - a harmadik példányt a pénztáros őrzi meg. A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegek bevételi pénztárbizonylatához a pénztárosnak minden esetben csatolni kell a postai értesítő szelvényt. Ilyen esetben a bevételi pénztárbizonylat második példányát is a pénztáros őrzi meg. A banki/kincstári számlát vezető pénzintézettől közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a pénzintézet készpénzfelvételről szóló banki/kincstári terhelési értesítéséhez. Szigorú számadású nyomtatvány. (3) Kiadási pénztárbizonylat
23
Minden házipénztári kifizetésről szabvány kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylat az SAP-ból állítható elő. A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (számla, útiköltség elszámolás, bérjegyzék). A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt. A kiadási pénztárbizonylatot átírással három példányban kell kiállítani, melyből - az első példány a könyvelés bizonylata, a napi pénztárjelentéshez (pénztári naplóhoz) kell hozzácsatolni - a második példányt a kifizetés alanyának kell átadni, - a harmadik példányt a pénztáros őrzi meg. Szigorú számadású nyomtatvány. (4) Pénztári napló (napi pénztárjelentés) A napi pénztárjelentés (pénztári napló) az SAP-ból állítható elő. A pénztárjelentés egy példányban készül, a pénztárdossziéba kerül lefűzésre. Szigorú számadású nyomtatvány. (5) A pénzkezelés egyéb bizonylatai Készpénzigénylés elszámolásra (SZ.ny. 13-134.) Az állandó ellátmányt kezelő, kizárólag kiadást teljesítő pénzkezelő helyeknek az ellátmány igénylésére a Készpénzigénylés elszámolásra – kétpéldányos – tömböket kell alkalmazni. Ennek első példánya az ellátmányt kifizető házipénztár kiadási pénztárbizonylatához csatolandó (alapbizonylatként). A második példány a tömbben marad. Szigorú számadású nyomtatvány. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása A pénztáros az előlegként kiadott összegből az Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása elnevezésű nyomtatványt használja, melyre felvezeti a felvétel időpontját, a kiadási bizonylat számát, a felvevő nevét, a felvétel jogcímét, a felvett összeget, az elszámolás határidejét, az elszámolás tényleges időpontját. Szigorú számadású nyomtatvány. Kézibevásárlási jegyzék A Debreceni Egyetemen használt, egyedi megrendelésre készített nyomtatvány. A szervezeti egységeknek a házipénztári ellátmányból történő kiadásaik elszámolására szolgál. A jegyzéken a mellékletként becsatolt bizonylatokat tételesen fel kell tüntetni. Szigorú számadású nyomtatvány. Nyugta (B.15-40.) A készpénzben történő bevételek bizonylatolására Nyugta használata kötelező, abban az esetben, ha a partner számlát nem kér. A nyugtának minden esetben tartalmaznia 24
kell a kibocsátó nevét, címét, adószámát, a dátumot, az összeget számmal és betűvel kiírva. A szelvény kiállítójának az összeg átvételét aláírással kell igazolnia. Szigorú számadású nyomtatvány. Készpénzfizetési számla (B.13-372.) Szigorú számadású nyomtatvány. Abban az esetben, ha a vevő számlát kér, a Készpénzfizetési (egyszerűsített) számlát kell az eladónak kiállítania. A készpénzfizetési számla vagy a fentebb említett nyomdai úton, vagy SAP-ból előállított, de minden esetben a jogszabályi előírások szerinti adattartalommal rendelkező bizonylat lehet. Számla (B.13-374.) Szigorú számadású nyomtatvány. Abban az esetben, ha a vevő nem készpénzben fizet, a kibocsátónak az általa nyújtott termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról számlát kell kiállítania. A számla lehet nyomdai úton, vagy SAP-ból előálló bizonylat. A Debreceni Egyetemen számítógéppel előállított bizonylatot csak a pénzügyi osztályok adhatnak ki, melynek bizonylata a VR.104/3/Új számla leporelló. A számla 3 példányos nyomtatvány, melynek első példánya a vevő alapbizonylata, második példánya a pénzügyi osztályokon marad, a harmadik példány a jóváírási értesítővel együtt a számviteli feldolgozás alapját adja. Átutalási megbízás A készpénz nélküli követelés teljesítésére, amennyiben az papír alapú bizonylaton történik, átutalási megbízást kell használni. Az átutalási megbízáshoz kiegészítő szelvény kapcsolódhat. Csekk Készpénzes befizetésre szolgál, mely a bankszámlára érkezik. Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás A Debreceni Egyetemmel munkaviszonyban álló dolgozónak a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített, munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzéssel kapcsolatos, a kollektív szerződésben meghatározott kiadások elszámolására szolgál. Munkába járás és eseti utazás útiköltség elszámolása Ezen a nyomtatványon kell elszámolni az egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló és a megbízási szerződéssel foglalkoztatott magánszemély munkába járása során felmerülő útiköltséget, ha az utazás vonattal vagy autóbusszal történt. Ezen nyomtatvány mellékletét képezi az utazás tényét igazoló jegy vagy számla, melyet minden esetben az elszámoláshoz csatolni kell. 25
Útnyilvántartás A közalkalmazotti jogviszonyban álló és a megbízási szerződéssel foglalkoztatott magánszemélynek abban az esetben, amikor saját tulajdonú gépjárművét használja munkába járáshoz, a munkáltatói jogkör gyakorlójával történő írásos megállapodásban foglaltak szerinti költségtérítés jár, melynek elszámolása e nyomtatványon történik. A kitöltött nyomtatványt a Bér- és Munkaügyi Főosztályra kell megküldeni. Elszámolólap gépjármű hivatalos célú használatának költségtérítéséhez Az előző nyomtatvánnyal azonos funkciójú bizonylat, azzal a különbséggel, hogy nem munkába járás, hanem hivatalos célú használat költségtérítésére szolgál. 15.§ A devizás, valutás pénzmozgással járó forgalom lebonyolításának bizonylatai (1) A deviza illetve valuta mozgásával összefüggő pénzmozgások bizonylatolására a számlavezető bank (ok) által külön e célra rendszeresített nyomtatványokat kell használni. (2) Igénylőlap külföldi utazáshoz A nyomtatvány tartalmazza az igénylés jogcímét, a célországot, az igényelt összeget, és devizanemét. (3) Kifizetés költségvetési devizaszámláról A Kifizetés költségvetési devizaszámláról elnevezésű nyomtatvány a Magyar Külkereskedelmi Bank Rt-nél vezetett devizaszámláról történő készpénz felvételére szolgál. A bizonylatot 1 példányban kell az illetékes bankfiókhoz benyújtani. Szigorú számadású nyomtatvány. (4) Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás A külföldi utazást követően a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás (B.sz.ny. 7300-261.r.sz.) elnevezésű nyomtatványon történő elszámolással a visszafizetendő valutát a Befizetés devizaszámlára című, az egyetem deviza programjában előállított sorszámozott bizonylat kitöltésével kell a magánszemélynek rendeznie. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni: A kiküldött nevét, beosztását, munkahelyét; Az utazás módját, időtartamát; A kiküldetés célját; A kiküldetést elrendelő aláírását; A felvett előleget; Az utazást követően történő visszafizetéseket; Az indulási, érkezési, határátlépési adatokat; 26
A napidíj, szállás, egyéb engedélyezett dologi kiadások elszámolását valutában és forintban.
A bizonylatot a pénzügyi osztály dolgozójának le kell ellenőriznie, az aláírásával kell igazolnia. A nyomtatvány önmagában csak akkor lehet az elszámolás alapja, ha a kiküldött csak napidíjra jogosult. A nyomtatvány mellé minden más esetben be kell csatolni az elszámolásban feltüntetett alapadatokat (szállásról kiállított számla, útiköltség bizonylatai stb.) (5) Átutalási megbízás A devizás átutalások lebonyolítása a Magyar Külkereskedelmi Banknál vezetett devizaszámláról történő utalás esetén az átutalási megbízás (KB 013) banki nyomtatványt kell kitöltve a bankhoz beküldeni. (6) Devizaátutalási megbízás áruellenérték – kiegyenlítése Az előirányzat számláról a külföldi partner számára devizában történő átutalásra a K1-es számú devizaátutalási megbízás áruellenérték – kiegyenlítése elnevezésű elektronikus nyomtatvány szolgál, melyet három példányban kell a bankszámlát vezető kincstári fiókhoz eljuttatni. Szigorú számadású nyomtatvány. (7) Csekk átvétel igazolás Abban az esetben, amikor a külföldi partner a Debreceni Egyetemnek az intézmény által elvégzett szolgáltatásért, annak ellenértékéről csekket állít ki, azt beváltani a Csekk átvétel igazolás (KB 037) számú banki nyomtatvány kitöltésével lehet. Ezen igazolást cégszerű aláírás után, az eredeti csekkel együtt az illetékes bankfiókhoz kell eljuttatni, ahol az átszámított forint ellenérték jóváírása a forintszámlára megtörténik. (8) Utazási határozat A munkáltató az általa a munkavállalónak elrendelt hivatalos célú külföldi utazást az Utazási határozat kitöltésével teszi meg. Az utazási határozat 1-1 példányát a munkaügyi osztályhoz, a pénzügyi osztályhoz, s a külügyi csoporthoz kell eljuttatni. A külföldi utat csak érvényes utazási határozat birtokában lehet megkezdeni. (9) Szakmai beszámoló A külföldi utazás után töltendő ki, a pénzügyi osztály részére, a hazaérkezést követően 8 napon belül el kell juttatni. A szakmai beszámoló tartalmazza a kiutazó személyes adatait, a kiutazással kapcsolatos adatokat és egy szöveges beszámolót. 16.§ Bér- és munkaügyi bizonylatok
27
(1) Bérszámfejtéshez, társadalombiztosítási ellátás kifizetéséhez, illetve családtámogatási ellátás számfejtéséhez szükséges bizonylatok, nyomtatványok: A Bérügyi Osztály által alkalmazott bizonylatokat, nyomtatványokat az ezen szabályzat mellékletét képező Excel fájlok tartalmazzák. A bizonylat megnevezése mellett a bizonylat száma van feltüntetve.
1. Társadalombiztosítási kifizetőhelyek által folyósított ellátások elszámolása (EB 06 F1 internetes jelentés) 2. Jelentés az alkalmazottak betegség miatti mulasztásának változásáról 3. Adatmegállapító lap 4. Segélyezési egyéni lap (KPE 200) 5. Gyermekápolási táppénz nyilvántartási pótlap (KPE 210) 6. Nyilatkozat gyermekápolási táppénz folyósításához (KPE 150) 7. Előzménykérő lap (KPE 30) 8. Igazolvány az egészségbiztosítási ellátásokról (KPE 160/A) 9. Értesítés a 217/1997. (XII. 1.) Korm. rend. 42.§-a alapján (KPE 130) 10. HATÁROZAT egészségbiztosítási ellátás elutasításáról (KPE 10) 11. Tájékoztató terhességi-gyermekágyi segély folyósításához (KPE 140) 12. Igénybejelentés gyermekgondozási díjra (GYED 1) 13. Kérelem fizetés nélküli szabadság igénybevételéről gyermekgondozás céljából 14. Családipótlék-gyermekgondozási támogatás folytatólagos igénylésére jogosító igazolvány kérő lap (CST-60/a) 15. Üzemi baleseti jegyzőkönyv (KPE 170) 16. Nyilatkozat üzemi balesetnek nem minősülő baleset (sérülés) körülményeiről (UPE 180) 17. Igazolás szakvizsgához 18. Egészségbiztosítási statisztikai jelentés (A 3503-7) 19. Összesítő elszámolás 20. OEP segélyezési pénztárnapló (KPE 260) 21. Határozat visszafizetésre kötelezés (KPE 70) 22. Határozat üzemi baleset elismeréséről 23. Határozat ellátás iránti igény megszüntetéséről 24. Segélyezési egyéni lap /pótlap/ (KPE 220) 25. Baleseti jegyzék (KPE 270) 26. Igazolás tanulói jogviszony fennállásáról családi pótlék folyósításához (CSt-80) 27. Nyilatkozat apanap igényléséhez 28. Nevelési ellátás és GYES-igény karton kifizetőhelyek részére (CSt-120 r.sz.) 29. Igénybejelentés családtámogatási ellátásokra (CSt-10 r.sz.) 30. Bejelentés a gyermekszám változásról 31. Bejelentés a családi pótlék összegének megállapításánál figyelembe vehető gyermekről (CSt-10/B r.sz.) 32. Határozat ellátás folyósításának megszüntetéséről 33. Határozat ellátás folyósításának szüneteltetéséről 28
34. Határozat a jogalap nélkül felvett családtámogatási ellátás visszafizetéséről (CSt100 r.sz.) 35. Nyilatkozat egyedülállóságról (CSt-190 r.sz.) 36. Igazolás tartósan beteg, illetőleg súlyosan fogyatékos gyermekről (A.3520-34/a r.sz.) 37. Nevelési ellátás és gyermekgondozási segély pénztárnapló (CSt-130 r.sz.) 38. Gyermekgondozási támogatás folytatólagos igénylésére jogosító igazolvány (CSt-60 r.sz.) 39. OEP GYED folytatólagos igénylésére jogosító igazolvány kérőlap (GYED.4.) 40. Családi pótlék folytatólagos igénylésére jogosító igazolvány (CSt-70 r.sz.) 41. GYED folytatólagos igénylésére jogosító igazolvány (GYED 3) 42. Családtámogatási kifizetőhelyek által folyósított ellátások összesítője 43. Igazolás cst. ellátás továbbfolyósításához 44. Családtámogatási Statisztikai Jelentés (CSt-210) 45. Nyilatkozat adókedvezmény igénybevételéhez 46. Igazolás (GYED-ről, GYES-ről, TGYS-ről) 47. Igazolás (GYES-ről, TGYS-ről) 48. Családi pótlék igazolás Jegyzékek, listák: 1. 2. 3. 4.
Határozat anyasági támogatás megállapításáról Határozat családi pótlék megállapításáról Határozat GYES megállapításáról Nyilatkozat az adójóváírás érvényesítéséről a ……évben 5. Értesítés az alkalmazott munkaviszonyban beállott változásáról (GYES-ről visszajelentés) 6. Nyilatkozat (Magánnyugdíjpénztári tagságról) 7. Megbízás Önkéntes Nyugdíjpénztárhoz 8. Igénybejelentő lap (nyugdíj) (ONYF 3515-272/B) 9. Igénybejelentő lap szolgálati idő elismerési kérelem (ONYF 3515 271/A) 10. Munkaidő igazoló lap bérelszámoláshoz (OEC dolgozói kivételével) 11. Munkaidő igazoló lap bérelszámoláshoz (OEC dolgozói részére) 12. 6 havi munkaidő keretben foglalkoztatottak munkaidő nyilvántartó lapja 13. Igazolólap a munkanélküli járadékhoz 14. Adatlap a …… évre a munkáltatótól származó jövedelemről és az adóelőlegek levonásáról 15. Járulék igazolás 16. Közalkalmazotti igazolás 17. Megbízás bankszámlára vagy postai címre utaláshoz 18. Nyilatkozat számlát benyújtó adószámmal rendelkező magánszemély részére tötrénő kifizetéshez 19. Jövedelemigazolás egészségbiztosítási ellátás megállapításához (OEP-B/1) 20. Pótlap a „Foglalkoztató igazolásá”-hoz 21. Igénybejelentés /nyugdíjhoz/ (ONYF 3515 270) 29
22. Havi bevallás a kifizetésekkel, juttatásokkal, összefüggő adóról, járulékokról és egyéb adatokról (0608A) 23. Határozat baleseti táppénzigény elutasításról 24. Nyilatkozat terhességi gyermekágyi segély folyósításáról (2) Munkaviszony létesítéséhez, módosításához, megszüntetéséhez, valamint munkavégzésre irányuló jogviszony létesítéséhez szükséges nyomtatványok : 1. 2. 3. 4. 5.
Igazolás arcképes egyetemi igazolvány kiállításához Gyes melletti munkavégzés létesítése Doktorandusz-szerződés létesítése Hallgatói munkaszerződés létesítése Közalkalmazotti jogviszony létesítése 6. Közalkalmazotti jogviszony meghosszabbítása, kinevezés, megismétlés 7. Beutalás munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatra 8. Kinevezés 9. Oktatói / kutatói kinevezés 10. Kinevezés (További közalkalmazotti jogviszony) 11. Oktatói / kutatói kinevezés (További közalkalmazotti jogviszony) 12. Munkaviszonyok 13. Tájékoztatás 14. Kinevezés módosítás 15. Kinevezés meghosszabbítás 16. Oktatói kinevezés megismétlése 17. Szabadság nyilvántartó lap 18. Nyilatkozat gyermek után járó pótszabadság igénybevételéről 19. Jubileumi jutalom megállapítása 20. Fizetés nélküli szabadság engedélyezése (GYES, GYED miatt) 21. Megállapodás a munkavégzés helyének módosítására 22. Közalkalmazotti jogviszony megszüntetése 23. Munkaviszony megszűnési lap 24. Hallgatói munkaszerződés 25. Doktorandusz szerződés 26. Igazolás az egészségügyi hozzájárulásról 27. Tanulmányi megállapodás 28. Megállapodás határozatlan időtartamú illetmény-kiegészítés folyósítására 29. Megállapodás határozott időtartamú illetmény-kiegészítés folyósítására 30. Oktatói ciklus meghosszabbodás 31. Oktatói / kutatói nyilatkozat 32. Tájékoztatás a hallgatói és doktorandusz munkaszerződésekhez 33. Igénylőlap „Igazolás az egészségügyi szolgáltatásra való jogosultságról” kiadásához 34. Megbízási szerződés egyetemi alkalmazott magánszemély esetén 35. Megbízási szerződés magánszemély megbízott esetén 36. Nyilatkozat megbízási díj kifizetéséhez 37. Szerződés kezdeményező lap megbízási szerződéshez 38. Megbízási szerződés külföldi megbízott esetén 30
39. Nyilatkozat megbízási díj kifizetéséhez külföldi megbízott esetén 40. Megbízási szerződés oktatói feladatok ellátására magánszemély megbízott esetén 41. Megbízási szerződés oktatói feladatok ellátására egyetemi alkalmazott magánszemély esetén 42. Felhasználási szerződés 43. Nyilatkozat vagyoni jogdíj kifizetéséhez 17.§ Leltározás bizonylatolása
(1) A leltározásért felelős szervezeti egységek az alábbi bizonylatokat alkalmazzák: (2) Megbízólevél A leltárellenőr számára készletfelmérést engedélyező levél. (3) Leltárkiértesítő Éves vagyonmegállapító leltározás, célellenőrzés időpontjának közlésére alkalmazzák. (4) Leltárjegy Raktáraknál a készletfelmérést igazoló bizonylat. Szigorú számadású, SAP MM modulos bizonylat. (5) Leltárfelvételi ív Készletfelmérést összesítő és igazoló bizonylat (SAP MM modulban). (6) Eszköz leltár bizonylat Leltárfelvételi ív. Készletfelmérést összesítő és igazoló bizonylat (SAP AM modulban). (7) Káreseti jegyzőkönyv Leltárhiánynál a felelős személy adatait, magyarázatát, a hiányzó eszköz(ök) eszközszámát, megnevezését, valamint a hiány körülményeit tartalmazza, mely a kártérítési kezdeményezés alapja. (8) Tárgyi eszköz mozgások bizonylatai Ld. a tárgyi eszközöknél. (9) Belső kölcsönzés bizonylat
31
A Debreceni Egyetemen belül alkalmazott bizonylat, szervezeti egységek közötti kölcsönadást jelent. (10)Külső kölcsönzés bizonylat A Debreceni Egyetemen kívüli kölcsönzéseknél alkalmazzák. 18.§ A selejtezés bizonylatai (1) A tárgyi eszközök és készletek selejtezésekor a következő bizonylatokat kell használni: (2) Tárgyi eszközök B. 11-90.r.sz. Immateriális javak, tárgyi eszközök selejtezési jegyzőkönyve B.Sz.ny. 11-91.r.sz. Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke vagy gépi bizonylat B. 11-92. r.sz. Selejtezésből visszanyert tartozékok, alkatrészek, hulladék anyagok jegyzéke B.Sz.ny. 11-97. r.sz. Megsemmisítési jegyzőkönyv (3) Készletek selejtezése B. Sz.ny. 11-93. r.sz. Készletek selejtezési, leértékelési jegyzőkönyve B. Sz.ny. 11-94. r.sz. Selejtezett készletek jegyzéke B. Sz. ny. 11-95. r.sz. Leértékelt készletek jegyzéke B. Sz.ny. 11-96. r.sz. Készletek selejtezési- leértékelési jegyzőkönyve B. Sz.ny. 11-97. r.sz. Megsemmisítési jegyzőkönyv 19.§ Gépjárművel kapcsolatos bizonylatok
(1) Gépjármű nyilvántartó lap A Debreceni Egyetem tulajdonában lévő gépjárművekről a gépjármű-nyilvántartó lapot (KPM. 310. r.sz.) kell kiállítani, melyen a gépjármű műszaki adatain kívül fel kell tüntetni az üzembentartó nevét, címét, az évenként lefutott km teljesítményt. (2) Menetlevél Személygépkocsi esetén a D.gépjármű 31. r.sz. jelű Személygépjármű menetlevél, illetve a 36. r.sz. jelű Személygépkocsi menetlevél elnevezésű nyomtatványt kell használni, tehergépjárműnél a D.gépjármű 21/új r.sz. jelű Tehergépjármű menetlevél elnevezésű nyomtatvány alkalmazandó. Autóbusz esetén: D Gépj./új r.sz. elnevezésű nyomtatványt kell alkalmazni.
32
A gépkocsi előadó, illetve a gépjármű vezetője naponta, illetve távolsági fuvaronként egy-egy nyomtatványt tölt ki. Új menetlevél csak akkor adható ki, ha a gépkocsivezető az előző menetlevelet leadta. (3) Fuvarlevél A szállítási szolgáltatás külső igénybevevőjének a gépkocsivezető fuvarlevelet állít ki, melyen a gépjárművezető nevén, a gépjármű adatain kívül a megtett km, a kezdeti és végállomás, az áru megnevezése, a díjszámítás is szerepel. A fuvarlevelet a fuvarozónak és a fuvart igénybevevőnek is alá kell írnia. (4) Havi üzemanyag- és kilométer teljesítmény – összesítő A menetlevelek alapján minden gépjárműre el kell készíteni a havi üzemanyag és kilométer teljesítményösszesítőt. Az összesítő hátoldalán részletes leírás található a nyomtatvány kitöltésére vonatkozóan. Személygépkocsi, autóbusz és motorkerékpár esetén az A.T.KPM.223., tehergépkocsi, dömper és vontató esetén az A.T.KPM.251. számú nyomtatványt kell használni. 20.§ Hallgatói pénzügyek bizonylatai (1) A hallgatókkal kapcsolatos pénzügyek legfontosabb bizonylatai a következők. (A bizonylatok kiállítása, ill. kezelése a Tanulmányi osztályok feladata.) (2) Igazolás a felnőttképzésre befizetett felnőttképzési díj összegéről Más néven felnőttképzés igazolás. Igazolás a hallgató számára az általa teljesített befizetésről, felnőttképzés esetén. Neptun által kiállított bizonylat. (3) Igazolás a befizetett tandíjról/költségtérítésről Igazolás a hallgató számára az általa teljesített befizetésről (nem felnőttképzés esetén). Neptun által kiállított bizonylat. (4) Nyilatkozat a térítési díj fizetésére (számaligénylő lap) Más néven fizetési nyilatkozat. A hallgató a nyilatkozat segítségével közli a befizetés módját, és nevezi meg, hogy ki lesz a költségviselő. A fizetési nyilatkozat papír alapú. (5) Kifizetői igazolás. Ösztöndíj igazolás. A hallgatóknak adott időszakban (rendszerint az előző naptári évben) folyósított ösztöndíj kifizetések nagyságának igazolása. Neptun által kiállított bizonylat.
33
21.§ Önköltség számítás bizonylatai (1) Az önköltségszámításhoz kapcsolódóan az Önköltségszámítási Szabályzat az alábbi bizonylatok használatát írja elő: 1. Költségtérítéses oktatás kalkulációs adatlapja 2. Ingatlan tartós bérbeadásának kalkulációs adatlapja 3. Szerződéses tevékenységek kalkulációs adatlapja 4. Szaktanácsadás kalkulációs adatlapja 5. Különféle egyéb szolgáltatási díjak kalkulációs adatlapja 6. Növénytermesztési termékelőállítás kalkulációs adatlapja 7. Állattenyésztési termékelőállítás kalkulációs adatlapja 8. Hallgatói jegyzet előállítás utókalkulációja 9. Diploma, egyéb térítéses anyag utókalkulációja 10. Infúzió előállítás előkalkulációja 1.000 palack infúzióra 11. Saját kivitelezésben előállított eszközök, berendezési tárgyak tényleges önköltsége 12. 1. sz. melléklet a bevételek részletezéséhez 13. 2. sz. melléklet a személyi jellegű kifizetésekhez 14. 3. sz. melléklet a szolgáltatás jellegű kifizetésekhez 15. 4. sz. melléklet a befektetett tárgyi eszköz beszerzéshez 16. Szerződéses tevékenységek előkalkulációja 17. Tudományos rendezvények előkalkulációja 18. Költségtérítéses oktatás kalkulációs adatlapja 19. DE-TTK, KK 2. sz. nyomtatvány, előkalkuláció 22.§ Egyéb bizonylatok (1) Az előző fejezetekbe nem sorolhatóan az alábbi bizonylatokat használja az Egyetem. (A felsorolás nem teljes körű, csak a szabályzat szempontjából, egyetemi szinten fontos bizonylatokat tartalmazza.) (2) Beszerzési, megrendelési igény A megrendelési, beszerzési igényt az igénylő szervezeti egység a megrendelő űrlap segítségével nyújtja be a beszerzésért felelős szervezeti egységnek. (3) Számlakísérő lap A beérkezett számla érvényesítésére, ellenjegyzésére és utalványozására szolgáló SAP FI modulos bizonylat. Szigorú számadású nyomtatvány. (4) Számla kiállítást kezdeményező lap Más néven számlakérő. Értékesítéshez kapcsolódó számlakészítési igényt tartalmazó bizonylat. (5) Szállítólevél 34
Az értékesített termék kiszállításakor, vagy a vevő részére történő átadáskor, amenynyiben számla nem készül az átadás alkalmával, szállítólevelet kell kiállítani. A szállítólevelet alapesetben az SAP SD moduljából nyomtatjuk. Szigorú számadású nyomtatvány. Bizonyos esetekben, amikor az SAP-ból való szállítólevél nyomtatás nem történt meg a szállítólevél kézzel is kiállítható az erre a célra rendszeresített B.Sz.ny. 13400/Nrsz jelű szállítólevél elnevezésű nyomtatvány használatával. Szigorú számadású nyomtatvány. 23.§ Munkavédelem, tűzvédelem területén használatos nyomtatványok (1) A munkavédelem, tűzvédelem területén használatos legfontosabb nyomtatványok a következők: 1. Jegyzőkönyv a kalászos termények betakarítását megelőző műszaki szemléről 2. Munkabaleseti Jegyzőkönyv 3. Munkabaleseti nyilvántartás 4. Tűzvédelmi dokumentáció 5. Jegyzőkönyv tűzvédelmi, környezetvédelmi, munkavédelmi ellenőrzésről 6. Engedély alkalomszerű tűzveszélyes tevékenység végzéséhez 7. Gázpalackkezelői tesztlap I. 8. Gázpalackkezelői tesztlap II. 9. Gázpalackkezelői tesztlap III.. 10. Gázpalackkezelői tesztlap IV. 11. Igazolás gázpalackkezelői oktatáson való részvételről 12. Felhívás kárigény bejelentésre 13. Kárigény bejelentés 14. Meghallatási jegyzőkönyv 15. Megbízás munkavédelmi megbízott feladatainak ellátására 16. Kimutatás a tűzoltó készülékek negyedéves szemrevételezéssel történt ellenőrzéséről 17. Nyilvántartás gázpalack kezelők oktatásáról 18. Megbízás tűzvédelmi megbízott feladatának ellátására 19. Tűzvédelmi számlák kimutatása 20. Jegyzőkönyv új dolgozók általános munkavédelmi és tűzvédelmi oktatásáról 21. Munkavédelmi üzembehelyezési engedély 22. Megbízás vegyszerfelelős feladatainak ellátására
24.§ Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának nyomtatványai (1) Szigorú számadású nyomtatványok raktári nyilvántartó lapja
35
A raktárhelyről a bizonylatfelelős a szigorú számadású bizonylattömböket az Sz.ny. 13-76. r.sz. jelű Szigorú számadású nyomtatványok raktári nyilvántartó lapja elnevezésű nyomtatványt alkalmazva adja ki. (2) Szigorú számadású nyomtatványok egyéni nyilvántartó lapja Az átvevő az Sz.ny. 13-90. Szigorú számadású nyomtatványok egyéni nyilvántartó lapja elnevezésű nyomtatvány segítségével veszi át a bizonylati tömböt. A nyilvántartó lapokon a következő adattartalmat kell feltüntetni: A szigorú számadású nyomtatványokat a kivételezés napján nyilvántartásba kell venni: − a beérkezés kelte, − a beérkezett nyomtatvány kezdő és végző sorszáma, − mennyisége, − az igénylő neve, − a kiadás kelte, − az átvétel igazolása adatok feltüntetéssel. A megjegyzés rovatba a tőpéldányok elszámolására, irattározására vonatkozó adatokat kell feltüntetni. (3) Számítógépes nyilvántartás Ha az adott számítógépes rendszer (SAP, Neptun stb.) gyártója nyilatkozatban kijelentette, hogy az általa fejlesztett rendszer a szigorú számadású bizonylatok előállításának és kezelésének feltételeinek megfelel, akkor a rendszer biztosítja a megfelelő nyilvántartást, így a fenti formanyomtatványokat ez esetben nem alkalmazzuk.
III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
(1) A Debreceni Egyetemen használt számviteli bizonylatok űrlapjaiból készült gyűjteményt a bizonylati szabályzat bizonylati album része (II. sz. melléklet) tartalmazzák.
(2) Jelen szabályzatot a Debreceni Egyetem szenátusa a 2007. február 15. napján tartott ülésén, az 5.2007. (II.15.) számú határozatával fogadta el. (3) A szabályzat rendelkezéseit az elfogadás napjától kell alkalmazni. (4) A szabályzatban foglaltakat jogszabályok és felettes szervek utasítási módosíthatják.
36
Debrecen, 2007. február 15. ………………………….. Dr. Nagy János egyetemi tanár, rektor
37
MELLÉKLETEK I. melléklet Szigorú számadású nyomtatványok jegyzéke 1. Tárgyi eszközkönyvelési bizonylat 2. Eszköz mozgás bizonylat 3. Költségszámítási bizonylat 4. KVM-bizonylat (eszköz és készlet is) 5. Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylata 6. Árubeérkezés eszközhöz 7. Raktári anyagkiadás 8. Eszköz törzsadat módosítás 9. Eszköz kivezetése 10. Anyagbizonylat 11. Könyvelési bizonylat 12. Költségszámítási bizonylat 13. Készpénzfelvételi utalvány 14. Kiadási pénztárbizonylat 15. Bevételi pénztárbizonylat elszámolásra 16. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 17. Kézi bevásárlási jegyzék 18. Pénztári napló (Napi pénztárjelentés) 19. Nyugta négysoros 20. Nyugta egysoros 21. Készpénzfizetési számla 22. Számla 23. Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás 24. Kifizetés költségvetési devizaszámláról 25. Deviza átutalási megbízás áruellenérték – kiegyenlítése 26. Nevelési ellátás gyermekgondozási támogatás 27. Folytatólagos igénylésére jogosító igazolvány kérőlap 28. Jövedelemigazolás egészségbiztosítási ellátás megállapításához 29. Leltárfelvételijegy 30. Személygépkocsi menetlevél 31. Személygépjármű menetlevél 32. Számlakísérő lap 33. Számla kiállítást kezdeményező lap 34. Szállítólevél
B.sz.ny 11-67.r.sz
B.SZ.ny. 13- 134
B.sz.ny.15-41/V B. sz. ny. 13-372 B.13-372/V.r.sz B.13-374/B/V/o.r.sz. B.sz.ny.18-70/Új/Vrsz K1 CSt-60/a r.sz OEP/B1 B.Sz.ny. 14-10 a.r.sz. D.gépjármű 36.r.sz. D.gépjármű 31.r.sz. B.Sz.ny. 13-400/N. B.sz.ny. 11-70/N/4
38
II. melléklet Bizonylati album
39
