BIZONYLATI SZABÁLYZAT

SZF/…………/2015.

SZOLNOKI FŐISKOLA

BIZONYLATI SZABÁLYZAT

Preambulum (1) A Szolnoki Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) bizonylati rendjét a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.), valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól intézkedő 4/2013 (I. 11.) Korm. számú rendelet (továbbiakban: Áhsz.) alapján a Főiskola Szenátusa a következők szerint határozza meg. 1. § (2) A szabályzat hatálya kiterjed a Főiskola valamennyi szervezeti egységére és közalkalmazottjára. (3) A szabályzat tartalmazza: a. a szigorú számadású bizonylatok kezelését azok körét a 2. sz. melléklet szerint; b. a pénzügyi, számviteli elszámoláshoz kapcsolódó bizonylati rendet c. az alkalmazott bizonylatok alapján készített Bizonylati Albumot. 2. § A bizonylati szabályzat célja, tartalma (1) A bizonylati szabályzat célja, hogy biztosítsa a Főiskolán a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, kezelésének rendjét. (2) A szabályzat a következő feladatokat határozza meg: a. az egyes gazdasági eseményekhez milyen bizonylatot kell használni; b. kinek kell a bizonylatot kiállítani, az abban szereplő adatokat kinek kell ellenőrizni; c. a bizonylatot kiállító és az ellenőrzést végző felelőssége; d. hány példányban kell a bizonylatot kiállítani, mi az egyes példányok szerepe az adatfeldolgozásban; e. hogyan kell a bizonylatot továbbítani, miként kell az átvételt igazolni; f. kinek és milyen módon kell a bizonylati példányokat megőrizni, mikor lehet azokat selejtezni; g. miként kell kezelni a rontott bizonylati példányokat, illetve a tévesen kiállított bizonylat esetén milyen eljárást kell követni. 3.§ Bizonylati elv, bizonylati fegyelem (1) A bizonylati elvre és bizonylati fegyelemre vonatkozóan az Sztv. 165 §, valamint az Áhsz. alaptételként rögzíti, hogy minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. (2) A számviteli (könyvvitel) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. (3) Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén előírásszerűen javítottak. (4) A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor a következők szerint kell eljárni: a. a pénzforgalmat érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla, előirányzatfelhasználási keretszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés, illetve a Kincstár értesítésének megérkezésekor a könyvekben rögzíteni kell; b. az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó 11. napjáig, év végi mérlegbeszámolónál a tárgyévet követő február 11-ig kell a könyvekben rögzíteni.

2

(5) A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. (6) A bizonylatok kiállításánál a következő szempontokat kell figyelembe venni: a. a bizonylat kiállítása a gazdasági eseménnyel párhuzamosan megtörténjen; b. a bizonylaton minden szükséges adat kerüljön feltüntetésre; c. a bizonylat adatainak megnevezése biztosítsa az egyértelmű kitöltést, a bizonylat kitöltéséért felelős személy aláírása szerepeljen a bizonylaton, - a bizonylat tartalmazzon eligazítást a bizonylatáramlás útjára; d. a bizonylat a felhasználók szerinti szükséges példányszámban kerüljön kiállításra; e. az Sztv. szerinti általános alaki és tartalmi követelményeknek megfeleljen. 4. § Bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei (1) Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, számlakivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. (2) A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. (3) A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. (4) A külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat, megjelöléseket kell - a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően - magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, az utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükségesek. (5) A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát az Sztv-ben meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell. (6) A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a. a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; b. a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; c. a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; d. a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; e. a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai; f. külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; g. bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; h. a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; i. a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása;

3

j.

továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír.

(7) A számlával, az egyszerűsített számlával, a számlát helyettesítő okmánnyal kapcsolatos további követelményeket más jogszabály is meghatározhat. (8) A számla, az egyszerűsített számla, a számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát a számla érvényesítő a költségvetési szerv azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. (9) Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági eseményt a valóságnak megfelelően, hitelesen rögzíti, hiba esetén előírásszerűen javítottak. (10) A gazdasági események rögzítéséhez elsődlegesen a kereskedelmi forgalomban kapható szakmányosított, illetve az ügyviteli rendszert segítő programból előállított nyomtatványokat kell használni. 5.§ Bizonylatok csoportosítása (1) A bizonylatok csoportosítása keletkezésük helye szerint: a. belső bizonylatok mindazok az okmányok, melyek elsődleges kiállítása a Főiskola szervezeteinél történik; b. külső bizonylatok mindazon bizonylatok, melyek kiállítása nem a Főiskola szervezeténél, hanem az érintett bizonylatot kezdeményező külső szervnél történik. (2) A bizonylatok csoportosítása kezelésük módja szerint: a. szigorú számadású bizonylatok; b. szigorú számadás alá nem vont bizonylatok. (3) A bizonylatok csoportosítása gazdálkodási szakterületük szerint lehet: a. befektetett eszközök létesítésével, átvételével, átadásával, selejtezésével és azok nyilvántartásával leltározásával kapcsolatos bizonylatok; b. készletekkel kapcsolatos bizonylatok; c. pénz- és értékkezelési bizonylatok; d. számlázási bizonylatok, utalvány, megrendelés, kiküldetés, menetlevél; e. személyi jellegű kifizetések bizonylatai; f. hallgatói pénzügyek bizonylatai; g. egyéb bizonylatok. (4) Könyvviteli nyilvántartásban betöltött szerepük szerint lehetnek a. alapbizonylatok, amelyek lehetnek elsődleges bizonylatok (pl.: kiadási pénztárbizonylat) és lehetnek másodlagos bizonylatok (pl.: pénztárjelentés); b. összesítő vagy gyűjtő bizonylatok, amelyek az alapbizonylatok felhasználásával keletkeznek. 6.§ Szigorú számadási kötelezettség körébe tartozó bizonylatok készítése, felhasználása, nyilvántartása (1) A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. (2) A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámolását. (3) A szigorú számadású nyomtatványokat bizonylattípusonként nyilvántartásba kell venni.

4

(4) Az átvétel alkalmával minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványokban az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések (pl. számlavezető pénzintézet jelzőszáma) helyesek-e.

(5) A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadású nyomtatványokat zárható irattári helyiségben kell őrizni. (6) Minden olyan esetben, ha a megőrzéssel megbízott dolgozó a kezelésére bízott nyomtatvány készletből annak felhasználására megbízott személynek kiad, a kiadás és az átvétel tényét a nyilvántartás megfelelő sorában a kiadás és az átvétel keltének feltüntetésével keresztül kell vezetni, és az átvételt ugyanott a megbízott személy aláírásával kell elismertetni. (7) A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmazni: a. a beszerzésre vonatkozó számla sorszámát, keltét; b. beszerzett bizonylat sorszámát, tömb esetén -tól-ig sorszámot; c. beszerzés idejét; d. a felhasználás kezdő időpontját; e. a felhasználás befejező időpontját; f. a felhasználásra átvevő aláírását; g. a felhasználtan visszavevő aláírását, h. visszavétel időpontját, visszavétel igazoló aláírását. (8) A nyilvántartás mintáját a bizonylati album tartalmazza. (9) A szigorú számadású nyomtatványokat használók a felhasznált mennyiséggel minden gazdasági évet követő január 31-ig kötelesek elszámolni. (10) A nyomtatványok átadása, illetve átvétele csak elismervény ellenében történhet. 7.§ A bizonylatok kiállítása, helyesbítése (1) A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. (2) A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók (olvasható alakra hozhatók), továbbá az esetlegessé váló utólagos változások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. (3) A szabályszerű javításokat a következők szerint kell elvégezni. a. A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. b. A hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán javítani kell. Fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés keltét és a bizonylatot helyesbítő személy aláírását. c. Pénztári bizonylatokat javítani nem szabad! d. A rontott pénztári bizonylat helyett új bizonylatot kell kiállítani és a rontott, stornírozott bizonylatot (annak összes példányát) meg kell őrizni. (4) A külső szervektől beérkezett bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell. (5) Az ellenőrzés során talált hibákról a bizonylat kiállítóját értesíteni kell és fel kell szólítani a hibás bejegyzés helyesbítésére. (6) A külső szervektől beérkező bizonylatok alaki és tartalmi szempontból történő ellenőrzéséért a számla érvényesítők felelősök.

5

(7) Az intézmény külső szervtől érkezett bizonylatot nem javíthat, azt csak a kiállító javíthatja. (8) A Főiskola, a hibásan, más szerv részére megküldött bizonylatot köteles javítani. A javítás történhet az eredeti - hibás - bizonylat érvénytelenítésével és új bizonylat kiállításával, vagy helyesbítő bizonylat kiállításával. (9) A helyesbítő bizonylatnak tartalmaznia kell: a. az eredeti bizonylat azonosításához szükséges adatokat; b. a módosításnak megfelelő új tételeket. 8.§ A bizonylatok feldolgozása, ellenőrzése (1) A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell a bizonylatokon feltüntetett adatokat, azok hitelességét. (2) A bizonylat feldolgozása során rögzíteni kell: a. a bizonylat keltét, számát; b. kapcsolódó esemény megnevezését; c. a főkönyvi számla számát; d. a könyvelés megtörténtét, időpontját és az egyeztetés tényét. (3) A feldolgozás során ellenőrizni kell: a. az aláírók jogosultságát; b. a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, valamint azt, hogy a könyveléshez minden bizonylat megérkezett-e, továbbá azt, hogy az adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e; c. a munkafolyamatba épített ellenőrzés megtörténtét. (4) A számítógépes adatfeldolgozás keretében a törzsadatokat a jelen szabályzatban foglalt bizonylati elv alapján kell rögzíteni, illetőleg változásaikat nyilvántartani. (5) Az átutalással történő kötelezettségek teljesítésére ELEKTRA rendszeren keresztül kerül sor. Az átutaláshoz két elektronikus aláírás szükséges, amelyhez a kártyát a GIRO Zrt-től kell igényelni. A kártyáról nyilvántartást kell vezetni. (6) Az elektronikus rendszeren továbbított utalásokat papír formában is ki kell nyomtatni, amely a számlák és egyéb bizonylatok mellett a könyvelés dokumentumát jelentik. (7) A bizonylatok alaki ellenőrzése Ennek keretében a következőket kell vizsgálni: a. a gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylati űrlapon történt-e; b. a bizonylati űrlapot sorszám szerint vették-e használatba (szigorú számadású nyomtatványoknál); c. a bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden adat szerepel-e; d. a kiállító, az érvényesítő, az utalványozó, a teljesítést igazoló, valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton; e. a bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítások szabályszerűek-e; f. a szükséges mellékletek csatolva vannak-e.

6

(8) A bizonylatok számszaki ellenőrzése során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értékadatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. A megállapított számszaki hibát saját bizonylat esetén áthúzással, aláírással szignózva a bizonylaton kék tollal kell javítani. Idegen bizonylat esetén a javítandó bizonylatot vissza kell küldeni javításra a kiállító részére. (9) A bizonylatok tartalmi ellenőrzése során vizsgálni kell a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi előírások betartását. (10) Beérkező bizonylatok a posta átvétele, bontása, valamint a számlák érkeztetése a Központi Iktató feladata. A számla EOS ügyviteli rendszerben történő iktatása a Főiskola különböző szervezeti egységeinél történik. (11) Kimenő bizonylatok aláírása, iktatása, postázása a Főiskola belső szabályzataiban meghatározottak szerint történik. (12) A könyvelésre előkészített pénzforgalmi bizonylatokat naponta kell átadni a pénzforgalmi könyvelés részére. 9.§ A bizonylatok szállítása, tárolása, őrzése (1) A bizonylatok szállításánál úgy kell eljárni, hogy azokba illetéktelen személyek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érje, és hiánytalanul eljussanak a rendeltetési helyre. A bizonylatok elhelyezésére és szállítására szolgáló eszköz megválasztásakor figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, a szállításukra vonatkozó technikai előírásokat. (2) A bizonylatok tárolása, megőrzése során biztosítani kell, hogy azok könnyen hozzáférhetők, visszakereshetők legyenek és a tárolás alatt károsodást ne szenvedjenek. (3) A könyvelési bizonylatokat időrendi sorrendben, irattartóban kell tárolni. (4) A gazdálkodás évét megelőző 1 év összegyűjtött könyvelési anyagát a pénzforgalmi könyvelő tárolja, a könnyebb hozzáférhetőség érdekében. (5) A Főiskola a költségvetési évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, valamint más, e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, beszámolót alátámasztó leltárt és a részletező analitikákat olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni. (6) A Főiskola a PPP beruházással kapcsolatos ügyek dokumentumait legalább 50 évig köteles megőrizni. (7) A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 10 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik. (8) A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a (6) és (7) pont szerinti megőrzési kötelezettség. (9) A munkaviszony, közalkalmazotti jogviszony, a bérelszámolás és munkaügyi nyilvántartás bizonylatai közül az Iratkezelési és Irattárazási Szabályzatában foglaltakon túlmenően betartandó előírás, hogy a munkaviszonnyal kapcsolatos szerződések, bizonylatok, valamint besorolási illetmények, pótlékok megállapítására vonatkozó, illetve a bérszámfejtés egyéb bizonylatainak irat megőrzési ideje 50 év. (10) Megbízási szerződésekkel kapcsolatos bizonylatok iratmegőrzési ideje, illetve egyéb munkabérrel kapcsolatos ügyiratok, okmányok, bizonylatok megőrzési ideje 50 év.

7

(11) A szabadságolási ügyek, adóigazolások, nyilatkozatok, bérfeladások, bérstatisztikák, béren kívüli juttatások megőrzési ideje 10 év. (12) A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így az a), és b) pont szerinti bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. (13) Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre - a megőrzés helyéről - kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt az eredeti bizonylat visszahelyezéséig bizonylatként megőrizni.

10. § Egyes gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatok használata

(1) A befektetett eszközök nyilvántartásának általános szabályai alapján a befektetett eszközökről a főkönyvi számlákkal nettó értékben megegyező analitikus nyilvántartást kell vezetni. (2) A befektetett eszközök analitikus nyilvántartásának biztosítani kell, hogy az intézmény befektetett eszközeinek állománya bármely időpontban ellenőrizhető legyen és a bekövetkezett változások adatai a számlaosztály számláinál előírt csoportok szerint a következő tagolásban rendelkezésre álljanak. a) Állománynövekedés: Új befektetett eszköz beszerzése és létesítése, használt eszköz beszerzése térítés ellenében, használt eszköz átvétele térítés nélkül, eszköz átvétele átszervezés miatt, átminősítés, egyéb növekedések. b) Állománycsökkenés: Befektetett eszközök selejtezése, értékvesztése, megsemmisülése, használt eszközök átadása térítés nélkül, átadás átszervezés miatt, átminősítés, egyéb csökkenések. (3) Az analitikus nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: a. megnevezés; b. főkönyvi számla száma; c. intézmény neve; d. nyilvántartó lap oldalszáma; e. leltári számot; f. belföldi termékosztályozási (BTO) száma; g. leltárkörzet-, szervezet kódja, megnevezése; h. üzembe helyezés dátuma; i. bevételezés alapjául szolgáló bizonylat száma; j. gyártó, szállító megnevezése; k. várható használati idő; l. a leírási módját, a leírási kulcsot; m. könyvelés kelte; n. bizonylat száma; o. állományváltozás jogcíme; p. bruttó értéket Ft-ban; q. értékcsökkenés Ft-ban; r. nettó érték. 11.§ Immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartása, bizonylatai, nyomtatványai (1) Az immateriális javak megszerzéséért fizetett vételáráról nyilvántartást kell vezetni, az alábbi bontásban:

8

a. b. c.

vagyoni értékű jogok (az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok kivételével); szellemi termékek; egyéb immateriális javak.

(2) A nyilvántartás céljára szolgáló bizonylatokat az EOS ügyviteli szoftver gépi úton állítja elő. Az egyedi nyilvántartó lapra adatot feljegyezni csak bizonylat alapján szabad.

(3) A kis értékű vagyoni értékű jogok és szellemi termékek nyilvántartásához a „Kisértékű nettó (200.000 Ft alatti) vagyoni értékű jogok és szellemi termékek” nyilvántartó lapja gépi úton EOS ügyviteli szoftverrel készül. (4) Tárgyi eszközök,nyilvántartásba vételéről a szabályzatban meghatározott bizonylatok felhasználásával kell gondoskodni. A nyilvántartás céljára szolgáló bizonylatokat az EOS ügyviteli szoftver gépi úton állítja elő. (5) Részletező nyilvántartást kell vezetni a következő tárgyi eszközökről: a. Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok; b. Gépek, berendezések és felszerelések; c. Járművek; d. Beruházások, felújítások; e. Beruházásokra adott előlegek; f. Tenyészállatok; g. Üzemeltetésre, kezelésre átadott koncesszióba adott (vagyonkezelésbe vett) eszközök. (6) A tárgyi eszközök állományának, mennyiségének értékére, összetételére vonatkozó bármely időpontban történő ellenőrzését az analitikus nyilvántartás vezetésével kell biztosítani. A tárgyi eszközállományt, valamint az állományban bekövetkezett változásokat az analitikus nyilvántartásban a főkönyvi könyvelés tagolása szerint kell kimutatni. (7) Az immateriális javak és tárgyi eszközök állományba vételi bizonylatának kiállítása az üzembe helyezési okmány és/vagy számla alapján történik, az analitikus könyvelő az üzembe helyezési bizonylatot három példányban állítja ki. a. első példány a számlához csatolva főkönyvi könyvelés példánya; b. második példány az analitikus könyvelés bizonylata; c. harmadik példány a leltárkörzet példánya.

(8) Kisértékű nettó (200.000 Ft alatti) tárgyi eszközök nyilvántartása során a Főiskola a beszerzett eszköz vételárát teljes összegben amortizáció címén folyó kiadásként elszámolja.

(9) Az intézményi járművek központi nyilvántartás szerinti gépjármű törzskönyvvel rendelkeznek, melyek a műszaki ügyintézőnél találhatók. 12.§ Beruházások és felújítások nyilvántartása (1) A beruházásokról, beruházásokra adott előlegekről és felújításokról beruházásonként és felújításonként elkülönítve egyedi nyilvántartást kell vezetni. Beruházások nyilvántartására szolgáló nyomtatvány gépi úton az EOS ügyviteli szoftver készül. (2) Az egyedi nyilvántartó lapon fel kell tüntetni a következőket: a. a beruházás állományba vételének azonosító számát; b. a beruházás megnevezését; c. a kiadások keltét, hivatkozási számát; d. a kiadások összegét; e. a szállító megnevezését;

9

f. g.

a számla keltét, a főkönyvi számla számát. 13.§ Tárgyi eszközök leltározási körzetenkénti nyilvántartása

(1) A leltározási szabályzatban meghatározott leltározási körzetenként a tárgyi eszközökről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás céljára a „Tárgyi eszközök leltározási egységenkénti (körzetenkénti), személyenkénti nyilvántartó lapot” a program gépi úton állítja elő. (2) A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen a tárgyi eszköz elhelyezésének pontos megnevezése. A tartozékok felsorolására a nyomtatványt a program gépi úton készíti. (3) Tárgyi eszközök átadásának-átvételének bizonylatolása során az átadás-átvétel megtörténtének bizonylatolására a Főiskola a „Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylata gazdálkodó szervezeten belül” elnevezésű nyomtatványt használja. (4) A bizonylat előoldalán pontosan fel kell tüntetni az átadó és átvevő hely megjelölését, valamint a tárgyi eszközazonosító adatait. A bizonylat hátoldalán fel kell sorolni a tartozékokat is. Amennyiben a tartozékok felsorolására a rendelkezésre álló rovatok nem elegendőek, úgy a felsorolást a „Betétlap tartozékok” felsorolása elnevezésű nyomtatványon kell folytatni, és azt az átadás-átvételi bizonylathoz kell csatolni.

14.§ Készletek nyilvántartása, bizonylatai (1) A Főiskola raktárral nem rendelkező egységeinek a készletéről csak mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. (2) A készletek nyilvántartásba vételéről a szabályzatban meghatározott bizonylatok felhasználásával kell gondoskodni. A Főiskola által kötelezően használt bizonylatok jegyzékét a Szabályzat mellékleteként csatolt függelék tartalmazza. (3) Részletező nyilvántartást kell vezetni a következő készletekről: a. vásárolt anyagok, áruk; b. készletek. (4) A nyilvántartásban el kell különíteni a a. raktári új készleteket; b. használt készleteket. (5) Anyag bevételezés bizonylatolása során a vásárolt vagy saját előállítású készletekről beszerzés vagy előállítás után bevételi bizonylatot kell kiállítani. A bevételezéshez a „Készletek bevételezési bizonylata” elnevezésű nyomtatványt kell használni. (6) A bevételezési bizonylatok elsősorban a vásárlásokból származó készletnövekedések elszámolására szolgálnak, de ezt kell használni egyéb bevételt jelentő tételek bevételezésére is (pl. leltári többletből, átminősítésből, leértékelésből). A vásárlásból származó készlet beérkezésekor a bevételezési bizonylatot a mennyiségi és minőségi átvétel után az erre kijelölt személy köteles kiállítani. A bevételi bizonylatot számla, vagy szállítólevél alapján kell kiállítani. (7) Anyag kivételezés bizonylatolása során a készletet csökkentő készletváltozásokról anyag kivételezési bizonylatot kell kiállítani. A kivételezési bizonylat elsősorban a felhasználásra kiadott anyagok elszámolására szolgál, de felhasználható az egyéb raktári kiadást jelentő tételek rögzítésére is. Ilyenek lehetnek a leltárhiányból, értékesítésből, bérmunkára történt kiadásból, átminősítésből, átdolgozásból, leértékelésből származó készletcsökkenések.

10

(8) A készlet-kivételezéshez „Készlet kivételezési bizonylat” elnevezésű nyomtatványt kell használni. (9) A készlet kiadására vonatkozó utasításnak tartalmazni kell: a. az anyag (készlet) pontos meghatározását (anyagszám és megnevezés az anyagszám jegyzék alapján); b. a kiadandó mennyiséget; c. a kiadás (kivételezés) céljának, valamint; d. a kivételező szervezeti egységnek a megjelölését. Ezt a követelményt a készlet-kivételezési bizonylat rovatainak pontos és maradéktalan kitöltésével kell biztosítani. (10) Tároló helyi készletnyilvántartások bizonylatolása során a tároló helyen tárolt készletekről fajtánként minden egymástól méretben, minőségben, vagy egyéb jellemző tekintetben eltérő készletről különkülön - mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. (11) A nyilvántartásban pontosan és naprakészen kell rögzíteni a készletmozgásokat és kimutatni a készletet. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy egyeztetési lehetőséget biztosítson a mennyiségben és értékben vezetett analitikus anyagkönyveléssel. (12) Az anyagok mennyiségi nyilvántartását a készletek tényleges tárolási helyén kell vezetni. A készlet tárolására kijelölt helyen az egyes készletek mennyiségében bekövetkezett változások feljegyzésére nyilvántartó lapot kell vezetni. Erre a célra a Készlet nyilvántartási füzet elnevezésű nyomtatványt kell használni. (13) A fejlapon fel kell tüntetni: a. készlet szabatos megnevezését; b. a méret, minőség, mennyiségi egységét; c. az anyagszámot; d. a készlet változás keltét, jellegét, mennyiségét; e. a készlet mennyiségét. (14) A tároló helyi fejlapokon a készletváltozást, a bevételt vagy kiadást követően azonnal rögzíteni kell. A tároló helyeken az anyagnyilvántartást folyamatosan és naprakészen kell vezetni. A bizonylatok nyilvántartásba vétele után a bizonylat megfelelő helyén a nyilvántartó lap vezetője kézjegyével igazolja a bizonylat feldolgozásának megtörténtét. (15) A napi bizonylatok feldolgozása után naponta egyeztetni kell a nyilvántartó lappal. Az aznapi készletváltozási bizonylatokat bizonylatszám szerinti sorrendben, legkésőbb másnap kézbesítő könyvvel az anyagkönyvelés részére továbbítani kell. (16) A nyilvántartó lapokat éveken át folyamatosan kell vezetni. Év végén és évközi leltározásnál minden esetben aláhúzással le kell zárni a forgalmi és készletadatokat. A következő év első napjával az előző évi zárókészletet a Bevétel és a Készlet rovatokba elő kell vezetni. Abban az esetben, ha a lapok túlságosan elhasználódnak, azokat újra kell nyitni. Újra nyitásnál minden régi lapot meg kell nyitni (akkor is, ha nincs rajta készlet), vagy pedig törölni kell a törzskönyvből. (17) Analitikus készletnyilvántartás során a Főiskola készleteinek analitikus nyilvántartása számítógépes program segítségével folyamatosan, naprakészen történik. (18) Az analitikus készletnyilvántartást úgy kell vezetni, hogy tételesen készlet fajtánként a mennyiségi és értékadatok megállapíthatók legyenek. A készleteket készletnyilvántartó lapokon kell könyvelni, oly módon, hogy a készletek és készletváltozások anyag fajtánként, készletezési helyek szerinti mennyiségben és értékben történő nyilvántartását biztosítsák. A készletnyilvántartás céljára a "Készletnyilvántartó lap" elnevezésű nyomtatványt a program gépi úton állítja elő. (19) A készletnyilvántartó lapokat a raktári nyilvántartó lapokkal azonos részletezésben kell vezetni, és rajtuk a megjelölő adatoknak (anyagszám, anyag megnevezése, méret, mennyiségi egység, stb.) meg kell egyezni. Az analitikus nyilvántartás (a tároló hellyel történt egyeztetés után) a készletváltozásokról ne-

11

gyedévente adatot köteles szolgáltatni a főkönyv felé. 15.§ Eszközök munkahelyi, egyéni nyilvántartása (1) A használatra kiadott és a nyilvántartó lapokon kimutatott eszközöket ki kell mutatni a használók, valamint az eszközökért felelős személyek szerint. A nyilvántartásba a készletváltozásokat csak szabályszerűen kiállított és aláírt bizonylatok alapján lehet feljegyezni. (2) Azonos fajtájú eszközök cseréjénél az eszközök állománya a dolgozó leltári nyilvántartásában változatlan marad, ezért a nyilvántartásba változást, például meghibásodott szerszámok kicserélésénél, bejegyezni nem kell. Ha azonban a csere következtében más méretű vagy minőségű eszközt vesz át a dolgozó, a változást a dolgozó nyilvántartásán át kell vezetni. (3) A nyilvántartás szempontjából meg kell különböztetni a a. a kizárólagos személyi használatra kiadott eszközöket; b. a leltári körzetek részére, közös használatra kiadott eszközöket. (4) A nyilvántartás céljára szolgáló bizonylatokat az EOS ügyviteli szoftver gépi úton állítja elő (kivétel a munkaruha-nyilvántartás). (5) Munkaruha juttatási idő nyilvántartása a dolgozók részére kiadott munkaruhák idejének nyilvántartására a „Munkaruha nyilvántartó lap” elnevezésű nyomtatványt kell használni és személyre szólóan kell vezetni. A nyomtatvány fejrészében fel kell tüntetni a következő adatokat: a. a dolgozó törzsszámát; b. a dolgozó nevét; c. beosztását; d. munkahelyét, költséghely számát. (6) Az (5) bekezdésben meghatározott nyomtatvány táblázatos részében soronként kell feljegyezni - a munkaruhák kiadásának időrendi sorrendjében - a munkaruha adatait. (7) Az (5) bekezdésben maghatározott nyilvántartásban a juttatási idő lejárata két oszlopot tartalmaz "eredeti" és "módosított". A módosított oszlop a lejárati időpont esetleges megváltozásának feljegyzésére (pl. tartós távollét, betegség, stb. miatt a juttatási idő meghosszabbodik) szolgál. A nyomtatvány utolsó két oszlopa a dolgozó kilépése esetén térítendő összeg feltüntetésére szolgál. Ide kell bevezetni továbbá annak a selejtezési vagy egyéb bizonylatnak a számát, amelynek alapján a munkaruha lejárat alkalmával, vagy a dolgozó kilépése esetén a munkahelyi nyilvántartásból törlésre kerül. 16. § Pénz- és értékkezelés bizonylatolása (1) A házipénztári befizetések és kifizetések csak bizonylat alapján számolhatók el. A befizetések és kifizetések bizonylatolására a "Bevételi pénztárbizonylat" és a "Kiadási pénztárbizonylat" szolgál, melyet az EOS ügyviteli szoftver állít elő. (2) A napi kifizetésekhez szükséges készpénz összegét és címlet szerinti összetételét – a pénztári keret figyelembe vételével – a pénztáros határozza meg. (3) A készpénz felvétele a Kincstártól „Készpénzfelvételi igény bejelentési bizonylat”, valamint a „Készpénzfelvételi utalvány” alapján történik. (4) A pénzkezelés bizonylatai a számítógép által sorszámozott bevételi és kiadási bizonylatok, az időszaki pénztárjelentés, valamint szintén az EOS ügyviteli szoftverrel nyomtatott pénztárforgalom összefoglalása és záró készpénzkészlet összesítő.

12

(5) A pénztárosnak a pénztári befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésekről pedig kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztáros a pénztárbizonylatokat a számítógépen állítja ki. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell, és annak valamennyi példányát meg kell őrizni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. Minden pénztári kifizetésről külön pénztárbizonylatot kell kiállítani. (6) A pénztárosnak az elszámolásra kiadott előlegeket az EOS ügyviteli szoftver nyilvántartásába kiadáskor fel kell vezetni. A nyilvántartásnak olyan tagolásúnak kell lenni, hogy abból külön megállapítható legyen az állandó készpénzellátmánnyal rendelkező helyekre, illetve az eseti előlegekre kiadott összeg. A nyilvántartás bizonylati alátámasztására a nyilvántartás tételszámát az alapbizonylatra fel kell vezetni. (7) Az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása alapján az elszámolási határidők betartását ellenőrizni kell. (8) A rontott pénzfelvételi és befizetési utalványokat a tőpéldány mellett kell megőrizni, a visszamaradt tőszelvények 5 év után selejtezhetőek. (9) A pénztári nyilvántartás céljára az „Időszaki pénztárjelentés” elnevezésű számítógépes nyilvántartás szolgál. (10) A pénztárzárlatot a Pénzkezelési szabályzatban előírtaknak megfelelően kell elvégezni. A pénztárzárlat készítésekor a bevételi forgalomhoz a nyitókészletet, a kiadási forgalomhoz pedig a záró pénzkészletet hozzá kell adni. A két összegnek egyeznie kell. A "Pénztár ellenőrzés" rovatba a tényleges készpénzkészlet mennyiségét kell feljegyezni címletenként, és így megállapítani a záró pénzkészletet. A "Mellékletek" rovatba a pénztárjelentésbe bejegyzett bevételi és kiadási pénztárbizonylatok darabszámát kell beírni. A pénztárjelentést a pénztárosnak, valamint a pénztár ellenőrnek alá kell írni.

(11) A pénzkezelés egyéb bizonylatai: a. Címletjegyzék: a banki, takarékpénztári, postai be- és kifizetések, pénzváltások címleteinek feltüntetésére, értékük feljegyzésére és értékük kimutatására „Címletjegyzék” elnevezésű nyomtatványokat kell használni. b. Készpénzigénylés elszámolása: az elszámolási kötelezettség mellett kifizetett előlegek igénylésének nyilvántartására a „Készpénzigénylés elszámolásra” elnevezésű nyomtatványt kell alkalmazni. A nyomtatványon fel kell tüntetni a kedvezményezett nevét, az előleg jogcímét és el számolásának határidejét, ami a pénztárbizonylat mellékletét képezi. c. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása: az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartására az EOS ügyviteli szoftver szolgál Az elszámolásra kiadott összeg bizonylati alátámasztására kiállított kiadási pénztárbizonylatra a nyilvántartásba vétel igazolásaként kitöltött nyomtatvány sorszámát is fel kell jegyezni. Az elszámolási kötelezettség mellett felvett előleggel bruttó módon kell elszámolni. A nyomtatványra az elszámolás alkalmával kiállított kiadási pénztárbizonylat alapján fel kell jegyezni a ténylegesen felhasznált összeget. d. Meghatalmazás: a nyomtatványokat akkor kell alkalmazni, amikor valamilyen jogcímen az intézmény pénztárából a kedvezményezett nem személyesen veszi fel a neki járó készpénzt. A készpénzfelvételre jogosító meghatalmazáshoz a „Meghatalmazás többszöri alkalomra” elnevezésű nyomtatványt kell alkalmazni. A nyomtatványt a hátoldalán található tájékoztató szerint kell kitölteni. A meghatalmazáson az aláírások azonosságát a pénzfelvétel alkalmával a pénztáros köteles ellenőrizni. A szabványnyomtatvány hiányában azonban - előnyomás nélküli - papíron készített meghatalmazás elfogadható, ha tartalmazza a szabványnyomtatvány szerinti adatokat. e. Átutalások: Lehetőség szerint készpénz kímélő fizetési módot alkalmazunk. Az átutalásokat elektronikusan az ELECTRA rendszeren keresztül indítjuk. Az előirányzat felhasználási keret számláról a külföldi partner számára devizában történő átutalásra a Magyar Államkincstár Devizaátutalási-megbízás elnevezésű nyomtatványát kell használni.

13

f. Lakcímre utalás csak rendkívül indokolt esetben lehetséges. g. Kincstári kártyanyilvántartás nyomtatványt kell használni a szigorú számadású kincstári kártyák nyilvántartására. Tartalmaznia kell:  a kártya számát, lejáratát;  a kártya tulajdonos nevét;  a kártya lejárat dátumát;  a kártya átvételének időpontját;  a megjegyzés rovatban a cserére, letiltásra, limitekre vonatkozó utalásokat. h. Aláírás bejelentő karton: A Kincstárnál vezetett számla feletti rendelkezésre szolgáló nyomtatvány. i. Nyomtatványrendelési megbízás 17. § Leltározás és selejtezés bizonylatolása (1) Alapkövetelmények : a. a leltárbizonylatok sorszámozása; b. olvasható szövegírás, - radírozás, kaparás a bizonylatokon nem lehet. Javítás, helyesbítés esetén a helyes adat félreérthetetlenül megállapítható legyen, továbbá az eredeti adatnak is olvashatónak kell lennie. A javítás tényét a javítás végzője köteles feltüntetni és azt aláírásával igazolni. A bizonylat kitöltőjének, illetve az abban szereplő adatok felelőseinek, az ellenőröknek az aláírása (kézjegye). (2) A leltározásnál a következő nyomtatványok használata kötelező: a. Immateriális javak és tárgyi eszközök leltárfelvételi ív A nyomtatványt leltárfelvételi körzetenként (személyenként) kell vezetni, melyet a program gépi úton állít elő; b. Immateriális javak és tárgyi eszközök leltárfelvételi összesítő A nyomtatványt a program gépi úton állítja elő; c. Kimutatás az immateriális javak és tárgyi eszközök hiányáról vagy többletéről A nyomtatványt a Tárgyi eszközök leltárfelvételi ív összesítő nyomtatványon kimutatott tárgyi eszköz hiányok vagy többletek kimutatására kell használni. Ez képezi az eltérések elszámolásának bizonylatát. A program gépi úton állítja elő; d. Készletek leltárfelvételi íve A nyomtatványt az anyagok és egyedi számmal ellátott készletek leltárfelvételéhez kell használni. A program gépi úton állítja elő. (3) A leltár nyomtatványok szigorú számadásra kötelezettek, sorszámozásukról kiadás előtt gondoskodni kell. Kiadásukról, nyilvántartásukról és elszámoltatásukról a gazdasági osztályvezető köteles gondoskodni. Az itt nem szabályozott kérdések esetében Leltározási Szabályzatban foglalt előírások alapján kell eljárni. (4) A selejtezés előkészítő szakaszában gondoskodni kell a selejtezési nyomtatványok biztosításáról. A nyomtatványokat számítógéppel vagy tollal kell kitölteni. (5) Tárgyi eszközök selejtezésének bizonylatai során a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni: a. a felvétel időpontját; b. egységet, raktárt ahol a tárgyi eszközök selejtezésre kerülnek; c. a Selejtezési Bizottság tagjainak nevét és beosztását. (6) A jegyzőkönyv kitöltése során valamennyi fejezetet ki kell tölteni, melyek a következők: a. Selejtezési hatáskör

14

Csak akkor kell kitölteni, ha a rendelkezések előírják a felügyeleti szerv engedélyének beszerzését b. Selejtezési Bizottság javaslata A bizottság a javaslatát „Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke” alapján készíti el. c. A selejtezésre nem javasolt eszközök esetében hivatkozni kell a Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke nyomtatványban szereplő sorszámra és leltári számra, amit a jegyzőkönyvben rögzíteni kell. Ebben a fejezetben meg kell állapítani a ténylegesen selejtezésre javasolt tárgyi eszközök bruttó és nettó értékét és azt a jegyzőkönyvben ugyancsak fel kell tüntetni. d. A selejtezett tárgyi eszközök hasznosítása Ennek a fejezetnek a kitöltését a Tárgyi eszközök selejtezéséből visszanyert tartozékok, alkatrészek, hulladékok jegyzéke alapján kell elvégezni. e. A selejtté válás okai A selejtté válás műszaki vagy egyéb okait a Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke elnevezésű nyomtatványban szereplő sorszámokra hivatkozva kell rögzíteni. f. A hasznosítási eljárás eredménye Kitöltését értelemszerűen kell elvégezni. g. Hitelesítés és záró rendelkezések Ebben a részben név és beosztás feltüntetésével ki kell jelölni a selejtezett tárgyi eszközök hulladék anyagának, haszonanyagának raktárra vételéért, értékesítéséért és megsemmisítéséért felelős személyeket. h. A jegyzőkönyvhöz csatolni kell a következő nyomtatványokat kitöltve:  Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke;  Tárgyi eszközök selejtezéséből visszanyert tartozékok, alkatrészek, hulladék anyagok jegyzéke;  Megsemmisítési jegyzőkönyv. (7) Készletek selejtezési, leértékelési jegyzőkönyve A jegyzőkönyvhöz csatolni kell a következő bizonylatokat:  B.Sz.ny. 11-94. r.sz. Selejtezett készletek jegyzéke;  B.Sz.ny. 11-95. r.sz. A készletek selejtezéséből visszanyert hulladék anyagok jegyzéke;  B.Sz.ny. 11-96. r.sz. Leértékelt készletek jegyzéke;  B.Sz.Ny. 11-97. r. sz. Megsemmisítési jegyzőkönyv. (8) A selejtezési jegyzőkönyveket és azok mellékleteit úgy kell elkészíteni, hogy azok megfelelő adatokat biztosítsanak a könyvviteli elszámoláshoz. A bizonylatok kitöltésére vonatkozó előírásokat a Vagyonselejtezési és -hasznosítási szabályzat, valamint az egyes nyomtatványokon található tájékoztatók tartalmazzák.

18.§ Számlák, szállítólevelek, beérkező és kimenő számlák, bevételek bizonylatolása (1) Készpénzes fizetési mód esetén készpénzfizetési számlát kell kiállítani. A készpénzfizetési számla kiállítása nyomdai úton vagy az EOS ügyviteli szoftverrel gépi úton történik. (2)

(3)

A számlán a következő adatokat kell feltüntetni a megfelelő rovatokban: a. az Intézmény neve, címe, adóazonosító száma; b. a vevő neve és címe, adóazonosító száma; c. a termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyiségi egysége; d. a termék vagy szolgáltatás mennyisége; e. általános forgalmi adóval növelt egységár; f. általános forgalmi adót is tartalmazó érték; g. a számla fizetendő végösszege; h. a termékre vagy szolgáltatásra megállapított visszafelé számított adókulcs. Abban az esetben, ha a vevő nem készpénzben fizet, az Intézmény az általa nyújtott termékértékesí-

15

tésről, szolgáltatásnyújtásról az EOS ügyviteli szoftver számlát állít ki. (4) Nyugtát kell kiállítani abban az esetben az esetben, ha a vevő számlát nem kér. A nyugtának minden esetben tartalmaznia kell a kibocsátó nevét, címét, adószámát, a dátumot, az összeget számmal és betűvel kiírva. A nyugta kiállítójának az összeg átvételét aláírással kell igazolnia. (5) Beérkező számlákat a Főiskola Központi Iktatójában érkeztetni kell. A nyilvántartás és feldolgozás során a beérkeztetett számlákat a Gazdasági Osztály, Üzemeltetési Osztály , Informatikai Központ és a Könyvtár és Távoktatási Központ iktatja. Az iktatás az EOS ügyviteli szoftverén belül, gépi nyilvántartással történik. A program a beiktatott számlákat iktatószámmal látja el. (6) A beérkezett és nyilvántartásba vett számla igazolásra történő átadásának, illetve átvételének napját az egységek közötti átadókönyvben rögzítik. (7) Kimenő számlák az EOS ügyviteli szoftver szerint gépi úton készülnek a Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság nyilvántartásuk a rendszer által generált iktatószám alapján történik. A számlák egy eredeti és kettő másolati példányban készülnek, ahol az eredeti a vevő példánya, az első másodpéldány a banki bevétel bizonylata, a második másodlati példány a másodpéldány nyilvántartásba kerül lefűzésre. (8) Bevételek nyilvántartása során a hallgatói befizetések közül azok, amelyekről a hallgató pénzügyi rendezést igénylő számlát kér a Magyar Államkincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlára történik. A hallgató részére a számla elkészítése a Neptun rendszeren keresztül történik. Az egyéb hallgatói befizetések a Neptun rendszerben történnek, melyekről szintén számla készül a Neptun rendszerben. (9) A bevételek főkönyvi számonkénti nyilvántartása a főkönyvi könyvelésben az EOS ügyviteli szoftveren keresztül történik.

19.§ Utalvány, megrendelés, kiküldetés, menetlevelek bizonylatai (1) Utalványrendelet: valamennyi bevételt, és kiadást csak utalványozás után lehet teljesíteni. Utalvány céljára a Bizonylati albumban található "Utalványrendelet" elnevezésű saját készítésű nyomtatványt kell használni, amelynél megkülönböztetjük a pénztári (készpénzes) kiadási és bevételi valamint a banki (átutalásos) kiadási és bevételi utalványlapot. Az EOS ügyviteli rendszerben rögzített bizonylatokat az EOS ügyviteli szoftver kinyomtatott utalványrendeleten utalványozzuk. (2) Megrendelés: a termék, áru és szolgáltatás megrendeléséhez saját készítésű nyomtatványt kell alkalmazni, amelyet értelemszerűen kell kitölteni. A megrendelést csak a kötelezettségvállalásra felhatalmazott személyek írhatják alá. (3) Kötelezettségvállalási lap: a kötelezettségvállalásra és utalványozásra vonatkozó szabályok betartásával kell aláíratni. Sorszámozott rendszerben a gépi programban található a nyilvántartásuk. (4) Kiküldetés: a kiküldetés elrendelésére a B.sz.ny. 18-70. r.sz. Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás, saját gépkocsi használata esetén Kiküldetési rendelvény B. 13-73/V. r.sz., valamint külföldi kiküldetés elrendelése saját készítésű Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás elnevezésű nyomtatványt kell használni. Kiküldetési rendelvénynek minősül a zárt rendszerben kezelt és tárolt elektronikus bizonylat is. (5) Menetlevelek: a gépkocsik és munkagépek mozgására minden esetben menetlevelet kell kiállítani. A használt menetlevelek típusát a menetlevelek kitöltésének módját és elszámolását a Gépjármű üzemeltetési Szabályzat határozza meg.

16

20.§ Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának módja (1) A szigorú számadási kötelezettség alá tartozó nyomtatványok kezelésével megbízott dolgozó szabványnyomtatvány felhasználásával nyilvántartást vezet a még használatban levő, általa felvett, kiadott és visszavett nyomtatványokról. (2) Minden olyan esetben, ha a megőrzéssel megbízott dolgozó a kezelésére bízott nyomtatvány készletből kiad, a kiadás és az átvétel tényét a nyilvántartás megfelelő sorában a kiadás és az átvétel keltének feltüntetésével keresztül kell vezetni, és az átvételt ugyanott a megbízott személy aláírásával kell elismerni. (3) A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmazni: a. a beszerzett bizonylat sorszámát, b. a beszerzés idejét; c. a nyomtatvány kiadásának keltét; d. a felvevő aláírását; e. a nyomtatvány leadásának keltét; f. a leadó aláírását; g. a beszerzett bizonylat számlaszámát. (4)Egyéb bizonylatok a. Munkavédelmi üzembe helyezési (használatbavételi) engedély; b. Engedély tűzveszélyes munka végzéséhez; c. Munkabaleseti nyilvántartó; d. Üzemi baleseti jegyzőkönyv; e. Kárigény- bejelentés; f. Munkabaleseti jegyzőkönyv; g. Beutalás előzetes munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatra; h. Beutalás időszakos munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatra; i. Munkavédelmi vizsgálati jegyzőkönyv. 21. § Záró rendelkezések (1) A Főiskolán használt bizonylatok jegyzékét a szabályzat mellékletét képező függelék a bizonylatok jegyzékéről, az űrlapokból készült gyűjteményét a Bizonylati Album tartalmazza. Az Intézménynél használt egyéb nyomtatványokat a Minőségirányítási Kézikönyv tartalmazza. (2) A bizonylatokon hamis adatok rögzítése és ebből eredően a számviteli nyilvántartásokban hamis adatok szerepeltetése a számviteli és bizonylati fegyelem megsértésének minősül. (3) Jelen szabályzatot a Főiskola Szenátusa 43/c/2015. (VII. 16.) szenátusi határozatával elfogadta. Jelen szabályzat elfogadása napján lép hatályba, egyidejűleg a bizonylati rend betartására vonatkozó korábbi előírások hatályukat vesztik. (4) A szükséges módosítások előkészítéséért a gazdasági és üzemeltetési igazgató a felelős. (5) A jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a Szolnoki Főiskola Szenátusa által 2014. 08. 28. napján 49/c/2014. (VIII. 28.) számú határozattal elfogadott Bizonylati Szabályzat hatályát veszti.

Szolnok, 2015. július 16. Dr. Túróczi Imre rektor

Varga Csaba kancellár

17

FÜGGELÉK a bizonylatok jegyzékéről Bizonylatok jegyzéke 1. BEFEKTETETT ESZKÖZÖK

1.

ÁLLOMÁNYBA VÉTELI BIZONYLAT Immateriális javakról

Számítógép készítésű

Album gyűjtemény száma 101.

2.

ÁLLOMÁNYBA VÉTELI BIZONYLAT Épületek, építmények, telek


102.

3.

103.

4.

ÁLLOMÁNYBA VÉTELI BIZONYLAT Gépek, berendezések, felszere- Számítógép készítésű lések ÁLLOMÁNYBA VÉTELI BIZONYLAT Járművek Számítógép készítésű

5.

ÁLLOMÁNYBA VÉTELI BIZONYLAT Tenyészállatok


105.

6.

EGYEDI NYILVÁNTARTÓ LAP Immateriális javak


106.

7.

EGYEDI NYILVÁNTARTÓ LAP Épületek, építmények, telek


107.

8.

EGYEDI NYILVÁNTARTÓ LAP Gépek, berendezések, felszerelések


108.

9.

EGYEDI NYILVÁNTARTÓ LAP Járművek


109.

10.

EGYEDI NYILVÁNTARTÓ LAP Tenyészállatok


110.

11.

Üzembehelyezési okmány

Saját készítésű

111.

12.

Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylata

B.Sz.ny. 11-66/új.r.sz.

112.

13.

Tárgyi eszközök leltározási egységenként (körzetenkénti) törzslis- Számítógép készítésű tája Tárgyi eszközök állománycsökkenési bizonylata értékvesztés és Számítógép készítésű hiány elszámolására Értékváltozás bizonylat Számítógép készítésű

113.

Sorszám

14. 15.

Bizonylat megnevezése

Bizonylat száma, jele

104.

114. 115.

18

Bizonylatok jegyzéke 2. KÉSZLETEK

1.

Készlet-bevételezési bizonylat (tárolóhely)

B.Sz.ny.12-111/N.r.sz.


2.

Készlet-bevételezési bizonylat (analitikus nyilvántartás)


202.

3.

Készlet-kivételezési bizonylat (tárolóhely)

B.Sz.ny.12-114/V.r.sz.

203.

4.

Készlet-kivételezési bizonylat (analitikus nyilvántartás)


204.

5.

Raktári nyilvántartó lap

205.

6.

Készletnyilvántartó lap (mennyiségi adatokkal), a készletváltozás részletezésével Munkaruha nyilvántartó lap

B.Sz.ny.12-151.r.sz. B.Sz.ny.12-154.r.sz. Számítógépen nyilvántartva B.Sz.ny.12-179.r.sz.

207.

Sorszám

7.



206.

19

Bizonylatok jegyzéke 3. PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉS

1.

Bevételi pénztárbizonylat



2.

Kiadási pénztárbizonylat


302.

3.

Időszaki pénztárjelentés – Pénztárzárás


303.

4.

Címletjegyzék

EM.151, P8/új

304.

5.

Készpénzigénylés elszámolásra

B.Sz.ny.13-134/V.r.sz.

305.

6.

Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

306.

7.

Meghatalmazás (többszöri alkalomra)

Számítógépen nyilvántartva B.Sz.ny. 18-22.r.sz.

8.

Készpénzfelvételi utalvány

9.

Készpénzfelvételi igény bejelentési bizonylat

10.

Elektronikus banki átutalási állomány (HUM, CSFM)

11.

Deviza átutalási megbízás

12.

Kifizetési utalvány

13.

Sorszám



P.101. (T)

307. 308. 309.

EOS, KIR,Neptunból elektronikusan generált állomány Magyar Államkincstár

311.

Nyomdai készítésű

313.

Kifizetési utalványok feladójegyzéke

MP.Rt.BEK Nyomdaüzem

314.

14.

Készpénzátutalási megbízás (csekk)

Nyomdai készítésű

315.

15.

Átutalási megbízás kiegészítő szelvény

PF 1-K

316.

16.

Aláírás bejelentő karton

P. 21.

317.

17.

Nyomtatványrendelési megbízás

P. 6.

318.

312.

20

Bizonylatok jegyzéke 4. LELTÁROZÁS

1.

Immat. javak leltárfelvételi íve



2.


402.

3.

Tárgyi eszközök leltárfelvételi íve (épületek, építmények, gépek, berendezések, felszerelések,járművek, tenyészállatok) Leltározott eszközök összesítő (Immat. javak és tárgyi eszközök)


403.

4.

Készletek leltárfelvételi íve


404.

5.

Leltáreltérések listája


405.

Sorszám



21

Bizonylatok jegyzéke 5. SELEJTEZÉS

Sorszám 1.

Bizonylat megnevezése IMMATERIÁLIS JAVAK, TÁGYI ESZKÖZÖK selejtezési jegyzőkönyve

Bizonylat száma, jele Sz.ny. 11-90.r.sz.


- JEGYZŐKÖNYV tárgyi eszközök selejtezéséről - Selejtezési hatáskör - A SELEJTEZÉSI BIZOTTSÁG JAVASLATA - A SELEJTEZETT TÁRGYESZKÖZÖK hasznosítása - A SELEJTÉ VÁLÁS OKA - A HASZNOSÍTÁSI ELJÁRÁS EREDMÉNYE - A HITELESÍTÉS ÉS ZÁRÓRENDELKEZÉSEK - TÁJÉKOZTATÓ 2.

Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke

B.Sz.ny. 11-91.r.sz.

502.

3.


503.

4.

Tárgyi eszközök selejtezéséből visszanyert tartozékok, alkatrészek, hulladék anyagok jegyzéke Megsemmisítési jegyzőkönyv


504.

5.

Készletek selejtezési, leértékelési jegyzőkönyve

B.Sz.ny. 11.93.r.sz.

505.

- JEGYZŐKÖNYV készletek selejtezéséről, leértékeléséről - Selejtezési hatáskör - A Selejtezési Bizottság javaslata - HITELESÍTÉS ÉS ZÁRÓRENDELKEZÉSEK 6.

Selejtezett készletek jegyzéke


506.

7.

Sz.ny. 11-95.r.sz.

507.

8.

A KÉSZLETEK SELEJTEZÉSÉBŐL VISSZANYERT HULLADÉKANYAGOK JEGYZÉKE Leértékelt készletek jegyzéke

B.Sz.ny. 11.96.r.sz.

508.

9.

Megsemmisítési jegyzőkönyv


509.

22

Bizonylatok jegyzéke 6. SZÁMLÁK, BEÉRKEZŐ ÉS KIMENŐ SZÁMLÁK

Sorszám




1.

Készpénzfizetési számla

2.

Számla

B.13-373/aV. r.sz. vagy számítógép készítésű számítógép készítésű

3.

Nyugta

B 15-40

603.

4.

Felvásárlási jegy

D.F. 301/V. r.sz.

604.

5.

A kimenő számlák és az általános forgalmi adó befizetési kötelezettség nyilvántartása

számítógépen nyilvántartva

605.

6.

A beérkezett számlák és az előzetesen felszámított általános forgalmi adó nyilvántartása


606.

7.

A kimenő számlák nyilvántartása (iktatott számlák listája)

607.

8.

A beérkezett számlák nyilvántartása (iktatott számlák listája)

9.

Szállítólevél (25 x 4 lapos tömb)

számítógépen nyilvántartva számítógépen nyilvántartva B.Sz.ny. 10-70/N/4.

10.

Kötelezettségvállalás nyilvántartása


610.

602.

608. 609.

23

Bizonylatok jegyzéke 7. MEGRENDELÉS, KIKÜLDETÉS, MENETLEVÉL Sorszá m




1.

Utalványrendelet

2.

Megrendelés

Saját készítésű +számítógépből kiállított Saját készítésű

3.

Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás


703.

4.

Kiküldetési rendelvény

B. 18-73/V. r.sz.

704.

5.

Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás


705.

6.

Személygépkocsi menetlevél

D.Gépj. 36.r.sz.

706.

7.

Tehergépkocsi menetlevél

D.Gépj. 21/új. r.sz.

707.

8.

Gépjármű üzemeltetési szabályzat

9.

Havi üzemanyag elszámolási lap

702.

708. Saját készítésű

709.

10. 4. számú melléklete Gépi munkalap - menetlevél


710.

11. 1.számú melléklete Gépjármű igénylés


12. 2. számú melléklete Gépjármű átadás – átvétele 13. 5.számú melléklete ENGEDÉLY a sjaát tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez 14. 6. számú melléklete ELSZÁMOLÁS saját gépkocsi hivatali célú használathoz 15. Anyag kivitelezési keretutalvány

Saját készítésű Saját készítésű Saját készítésű B12-23 rsz.

24

Bizonylatok jegyzéke 8. Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának bizonylatai

Sorszám



1.

Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartó lapja

D.Sz.ny. 13-76. r.sz.

2.

Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása (2012.09.04-től)

B.15-46. R.SZ.


25

Bizonylatok jegyzéke 9. EGYÉB BIZONYLATOK

1.

Engedély alkalomszerű tűzveszélyes tevékenység végzésére



2.

Munkabaleseti nyilvántartó


902.

3.

Üzemi baleseti jegyzőkönyv

Törvényi melléklet

903.

4.

Kárigény-bejelentés


904.

5.

Munkavédelmi vizsgálati jegyzőkönyv

6.

Munkabaleseti jegyzőkönyv


906.

7.

Beutalás előzetes munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatra

A.3510-217

907.

8.

Beutalás időszakos munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatra


908.

Sorszám



905.

26

2. sz. melléklet

SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK

Sorszám


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Állományba vételi bizonylat immateriális javakról Állományba vételi bizonylat épületek és építményekről Állományba vételi bizonylat gép, berend., felsz. Állományba vételi bizonylat járművek Állományba vételi bizonylat tenyészállatok Immat. javak és tárgyi eszközök leltárfelvételi ív Üzembehelyezési okmány Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylata Készletbevételezési bizonylat (tárolóhelyi) Készletbevételezési bizonylat (analitikus nyilvánt.) Készletkivételezési bizonylat (tárolóhelyi) Készletkivételezési bizonylat (analitikus nyilvánt.) Készletek leltárfelvételi ív Bevételi pénztárbizonylat Kiadási pénztárbizonylat Időszaki pénztárjelentés Készpénzigénylés elszámolásra Készpénzfelvételi utalvány Készpénzfizetési számla

20. 21. 22. 23. 24. 25.

Számla Nyugta Felvásárlási jegy Szállítólevél Személygépkocsi menetlevél Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartó lapja

Album gyűjteBizonylat száma, jele mény száma Számítógép készítésű 101. Számítógép készítésű 102. Számítógép készítésű 103. Számítógép készítésű 104. Számítógép készítésű 105. Számítógép készítésű 401-402. Saját készítésű 111. B.Sz.ny. 11-66/új.r.sz. 112. B.Sz.ny.12-111/N.r.sz. 201. Számítógép készítésű 202. B.Sz.ny.12-114/V.r.sz. 203. Számítógép készítésű 204. Számítógép készítésű 404. Számítógép készítésű 301. Számítógép készítésű 302. Számítógép készítésű 303. B.Sz.ny. 13-134/N.r.sz. 305. P. 101. (T) 308. B.13-373/N.r.sz. vagy számító- 601. gép készítésű Számítógép készítésű 602. B 15-40 603. D.F. 301/V. rsz. 604. B.Sz.ny. 10-70/N.4. 609. D.Gépj. 36.r.sz. 706. D.Sz.ny. 13-76. r.sz. 801

27

BIZONYLATI SZABÁLYZAT

Recommend Documents