NVVP ROM portaal Handleiding Versie 14-1-2014
Inhoud Inleiding.................................................................................................................................................. 3 1.
Koppeling ....................................................................................................................................... 4
2.
Inloggen (zonder koppeling) ........................................................................................................... 5
3.
Hoofdmenu (zonder koppeling) ..................................................................................................... 6 3.1 Zoek cliënten ................................................................................................................................ 6 3.2 Nieuwe cliënt aanmaken .............................................................................................................. 7 3.3 Maatwerkrapportage ................................................................................................................... 7 3.4 Gebruikersinstellingen.................................................................................................................. 7
4.
Het Cliëntdossier ............................................................................................................................ 9 4.1 Clientoverzicht.............................................................................................................................. 9 4.2 Vragenlijstbeheer ......................................................................................................................... 9 4.2.1 Vragenlijst toevoegen ............................................................................................................ 9 4.2.2. Mogelijkheden nadat de vragenlijst is toegevoegd ............................................................ 11 4.3 Vragenlijsten afnemen ............................................................................................................... 11 4.3.1 Afnamevormen .................................................................................................................... 11 4.3.2. Weergave vragenlijsten ...................................................................................................... 12 4.4 Vragenlijsten inzien .................................................................................................................... 12 4.5 Clientgegevens. .......................................................................................................................... 14 4.5.1 Derden ................................................................................................................................. 15 4.6 Wijzigen wachtwoord ................................................................................................................. 16
5.
Cliënt / Derde portaal ................................................................................................................... 17 5.1 Vragenlijsten .............................................................................................................................. 17 5.2 Vragenlijst voltooid .................................................................................................................... 17
Inleiding Het NVVP ROM portaal is een tool om eenvoudig metingen te kunnen verrichten die iets kunnen zeggen over de aard en ernst van de klachten van een patiënt/cliënt. Daarmee wordt het mogelijk om, bij herhaalde metingen, te kunnen beoordelen hoe het klachtenverloop is. Met andere woorden het wordt mogelijk om te beoordelen of de inzet van behandeling en begeleiding het gewenste effect heeft. Dit document geeft u meer inzicht in de werking van het portaal en gaat tevens kort in op de koppeling met uw EPD (registratiesysteem). Om snel te zoeken in dit document raden wij u aan om gebruik te maken van de functietoesten (ingedrukt houden) ‘ctrl’ en ‘f’. U kunt nu zoeken op woorden in het document. Mocht deze handleiding niet voorzien in bepaalde vragen dan vernemen wij dat graag per mail aan onze support afdeling
[email protected]. Daarnaast kunt u op de website van Reflectum, www.reflectum.com, nu en in de toekomst veel gestelde vragen (faq’s) terug vinden en de nieuwste versie van deze handleiding downloaden. Wij wensen u veel ROM succes toe. Met vriendelijke groet, Het Reflectum Team.
3
1.
Koppeling
Wanneer er een koppeling tot stand is gebracht tussen uw registratiesysteem (EPD) en het NVVP ROM portaal dan heeft u twee voordelen ten opzichte van het gebruik van het NVVP ROM portaal in de stand-alone omgeving: • Single Sign On, u hoeft niet apart in te loggen in het Reflectum ROM portaal; • Wanneer u in uw EPD klikt op ‘routine outcome monitoring’ dan worden cliëntgegevens van de betreffende cliënt overgezet naar het Reflectum ROM portaal. In principe blijft u 2 verschillende systemen gebruiken, maar door de koppeling lijkt het erop dat het ROM portaal in uw EPD zit geïntegreerd. Echter, het blijven twee verschillende systemen en 2 verschillende databases. Maakt u gebruik van een koppeling dan kunt u de handleiding gebruiken vanaf hoofdstuk 4. Wanneer u geen gebruik maakt van een koppeling dan raden wij u aan de gehele handleiding door te nemen. LET OP! Het is van groot belang dat u altijd de cliëntgegevens aanpast in uw EPD. Wanneer u namelijk in uw EPD klikt op ‘routine outcome monitoring’, dan worden eerder opgeslagen cliëntgegevens in het ROM portaal overschreven. Dit geldt niet voor de loginnaam, het wachtwoord waarmee uw cliënt inlogt en berichttype.
4
2.
Inloggen (zonder koppeling)
LET OP! Onderstaande beschrijving wordt niet gevolgd bij het gebruik van een koppeling met uw EPD systeem. Wanneer u het NVVP ROM Portaal gebruikt zonder koppeling, zal Reflectum u inloggegevens per mail doen toekomen. In deze email staat een gebruikersnaam, wachtwoord en een link naar het NVVP ROM Portaal (https://nvvp.questmanager.nl). Als u op deze link klikt komt u in het volgende scherm (voorbeeld 2.1):
Voorbeeld 2.1
Voer hier de gebruikersnaam en het wachtwoord in dat u per mail hebt ontvangen en klik op ‘login’. Vervolgens verschijnt het volgende scherm (voorbeeld 2.2):
Voorbeeld 2.2
In de eerste balk voert u het wachtwoord in dat u is toegestuurd per email. In de tweede en derde balk voert u een zelfverzonnen wachtwoord in (voor u gemakkelijk te onthouden). Dit wachtwoord gebruikt u alle opvolgende keren bij het inloggen. 5
3.
Hoofdmenu (zonder koppeling)
LET OP! Onderstaande beschrijving wordt niet gevolgd bij het gebruik van een koppeling met uw EPD systeem. U komt nu in het hoofdmenu zoals in onderstaand voorbeeld weergegeven. Hier kunt u de menuitems in de volgende paragrafen vinden.
voorbeeld 3.1
3.1 Zoek cliënten Cliënten die u al toegevoegd heeft, worden getoond. U kunt zoeken op BSN nummer, geboortedatum, naam en geslacht. Daarnaast vindt u de filteroptie ‘actief’ om cliënten te tonen die wel actief zijn (vinkje) óf cliënten te tonen die u op niet actief heeft gezet (geen vinkje). Meer over deactiveren vindt u in paragraaf 3.2. Bij het zoekresultaat ziet u de eerste tien cliënten die zijn toegevoegd gesorteerd op alfabetische volgorde van achternaam. Naast de naam van de cliënt wordt in dit overzicht tevens de geboorte datum, het BSN nummer en het geslacht getoond ( indien u deze gegevens over de cliënt heeft ingevoerd). In dit beginscherm kunt u verder zien of en hoeveel vragenlijsten openstaan voor de cliënt en hoeveel de cliënt er al heeft afgerond. Het dossier van een cliënt wordt geopend door te dubbelklikken of een cliënt te selecteren (1 keer klikken) en daar te kiezen voor ‘dossier openen’. Als een cliënt/derde een nieuwe vragenlijst afgenomen heeft wordt de regel van de betreffende cliënt vetgedrukt weergegeven in het overzicht. Bij de velden openstaand en afgerond wordt getoond wat de status is van de klaargezette en de ingevulde vragenlijsten. In het menu zijn er verder de volgende opties: • Dossier openen (openen zorgoverzicht cliënt); Vervolg met paragraaf 4.1 • Verwijderen (cliënt verwijderen). Let op: Indien u een cliënt verwijderd kan deze niet meer worden teruggehaald! U kunt cliënten niet verwijderen als er reeds vragenlijsten zijn afgenomen. Verwijder eerst de afgenomen lijsten! 6
3.2 Nieuwe cliënt aanmaken Door op ‘nieuwe cliënt’ te klikken in het hoofdmenu, krijgt u de mogelijkheid een nieuwe cliënt toe te voegen. U kunt verschillende gegevens invoeren (Let op: er zijn maar enkele gegevens verplicht): Naam, achternaam, geboortedatum, BSN etc. kan worden ingevuld. Ook is het mogelijk om een emailadres van de cliënt in te vullen Het e-mailadres van de cliënt wordt ingevuld voor mail- verkeer met de cliënt. Indien u de cliënt de vragenlijsten thuis in wilt laten vullen selecteert u bij “notificatie per mail naar cliënt?” ja. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar paragraaf 4.3.1. De velden met een rode asterisk zijn verplichte velden en dienen voor ieder cliënt te worden ingevuld. Volledige naam hoeft niet zelf ingevuld te worden. Deze wordt door het systeem aangemaakt aan de hand van wat u bij het voorgaande heeft ingevuld. Zoals in paragraaf 3.1 toegelicht kan men in het hoofdmenu filteren op cliënten die actief/inactief zijn. Deze optie is onder cliëntgegevens aan te passen door in het tabblad uitgebreid een vink aan of uit te zetten onder ‘actief’. Bepaling van de gebruikersnaam gebeurt op basis van e-mail of wordt automatisch gegeneerd met de zorginstellingscode en achternaam van de cliënt. Deze gegevens kunnen door de cliënt worden gebruikt om in te loggen in het cliëntportaal. U kunt hier naast code plus naam tevens kiezen voor het e-mailadres van de cliënt als loginnaam. Bij elke nieuwe cliënt wordt automatisch
[email protected] ingevuld, zodat bij het opslaan van de cliëntgegevens geen automatisch gebruikersnaam en wachtwoord worden toegezonden aan de cliënt. Dit gebeurt namelijk automatisch. Wanneer u de gewenste gegevens heeft ingevuld klikt u ‘opslaan’ en de cliënt wordt in het cliëntoverzicht geplaatst. Om het dossier te openen klikt u vervolgens op ‘dossier openen’. 3.3 Maatwerkrapportage Via maatwerkrapportage kunt u een overzicht afdrukken waarbij wordt aangegeven hoeveel ROM lijsten, CDOI lijsten en klanttevredenheidslijsten u heeft afgenomen in een bepaalde tijdsperiode. Dit rapport gaat terug tot uiterlijk 1 januari 2013. Om dit rapport af te nemen selecteert u vragenlijst afnames. Vervolgens kunt u eventueel een periode invullen waarover u de rapportage wenst te hebben. Als u tenslotte start rapport selecteert, zal het rapport gedownload worden als PDF file. Let op: indien u voor het eerst rapportage download vanaf het NVVP ROM portaal dient u er rekening mee te houden dat uw browser door middel van een pop up blocker dit rapport niet zal downloaden. U dient dan bij uw browser aan te geven dat u het portaal toestemming geeft pop ups te tonen. 3.4 Gebruikersinstellingen Vanuit gebruikersinstellingen zijn er verschillende aanpassingen mogelijk (voorbeeld 3.2). • Notificatie per mail: Via e-mail een bericht ontvangen als er vragenlijst ingevuld is; • Tot slot kan het format gekozen worden voor rapporten en brieven, namelijk in Excel-, Word- of PDF- bestand.
7
Voorbeeld 3.2
8
4.
Het Cliëntdossier
Wanneer u via uw EPD systeem bij een bepaalde cliënt op de ROM knop heeft geklikt, komt u in het Reflectum ROM portaal terecht in het betreffende cliëntdossier. Zonder koppeling doet u dit, door te dubbelklikken op een cliënt in ‘cliëntbeheer’. Aan de linkerkant vindt u het menu, met daarbij de volgende de volgende menu-opties (in dit hoofdstuk worden de verschillende menu-opties besproken): • Cliëntoverzicht: Een dashboard met grafieken van alle afgenomen vragenlijsten; • Vragenlijstbeheer: Inplannen van de vragenlijsten; • Vragenlijsten afnemen: Directe afname van vragenlijsten; • Vragenlijsten inzien: Ingevulde vragenlijsten, of lijsten waarvan de invulperiode is verstreken; • Vragenlijsten gemist: Opnieuw inplannen van gemiste vragenlijsten; • Cliëntgegevens: persoonlijke gegevens van een cliënt; • Wijzigen wachtwoord: Indien de cliënt een nieuw wachtwoord nodig heeft om in te loggen kunt u die hier aanmaken; Deze menu-opties worden onderstaand stuk voor stuk besproken. 4.1 Clientoverzicht In het cliëntdossier kan het zorgoverzicht worden opgehaald. Hier wordt de status getoond van de meest recent afgenomen vragenlijsten. Daarnaast wordt per vragenlijst grafisch inzicht gegeven in de resultaten tot nu toe in voorgaande meetmomenten. Binnen een grafiek worden meerdere resultaten weergegeven bij afname van dezelfde vragenlijst. Door op het bolletje in een grafiek te klikken wordt het resultaat van het betreffende meetmoment ingezien. Verder wordt in een grafiek bij de meeste vragenlijsten een cut-off waarde weergegeven. 4.2 Vragenlijstbeheer In het menu vragenlijstbeheer kunnen vragenlijsten worden toegevoegd en ingepland. Ingeplande en dus nog niet afgenomen vragenlijsten worden hier weergegeven. Sortering van de getoonde vragenlijsten vindt plaats in de volgende volgorde: meettraject, meetmoment, soort vragenlijsten en als laatste op basis van startdatum. In het menu zijn de volgende mogelijkheden zichtbaar:
Voorbeeld 4.1
• Nieuwe lijst:
Het toevoegen van een nieuwe vragenlijst. Door “nieuwe lijst te selecteren”kunt u een keuze maken uit de vragenlijsten die voor u beschikbaar zijn om af te nemen bij uw cliënten
4.2.1 Vragenlijst toevoegen Kies ‘nieuwe lijst vanuit vragenlijstbeheer en selecteer de gewenste vragenlijst. Door “control” ingedrukt te houden kunt u eventueel meerdere vragenlijsten tegelijkertijd selecteren. Via de zoekfunctie kunt u eenvoudig zoeken naar de vragenlijst die u wilt toevoegen Kies vervolgens voor ‘selecteer’ of dubbelklik waarna de vragenlijstgegevens eventueel gewijzigd worden. Het volgende overzicht wordt getoond (voorbeeld 4.2).
9
Voorbeeld 4.2
• Meetmoment:
• Startdatum: • Geplande invuldatum:
• Vervaldatum:
• E-mail na invullen lijst:
• Soort: • Invuller: • Versturen:
Bij het toevoegen van een losse vragenlijst wordt het meetmoment, dat te wijzigen is, bepaald op basis van de toegevoegde of afgenomen vragenlijsten. Indien er geen vragenlijst toegevoegd is, wordt dit het eerste meetmoment. Als er reeds vragenlijsten toegevoegd zijn, wordt het meetmoment met 1 verhoogd voor de betreffende vragenlijst. De startdatum staat standaard ingesteld op vandaag. De vragenlijst wordt, wanneer u gebruik maakt van de mailfunctionaliteit, dezelfde avond nog verzonden. De geplande invuldatum staat standaard ingesteld op7 dagen nadat u de vragenlijst klaarzet. de vragenlijst wordt altijd 7 dagen voor de geplande invuldatum verzonden. Indien u deze lijst direct wilt versturen hoeft u de geplande invuldatum niet te wijzigen. Als u de vragenlijst op een later moment wilt versturen kunt u de geplande invuldatum wijzigen. De start- en vervaldatum wijzigen dan automatisch mee. Deze datum is de laatste dag waarop de vragenlijst openstaat. Indien u bij de cliënt gebruik maakt van de mailfunctionaliteit zal de cliënt na deze datum de vragenlijst niet meer af kunnen nemen. Deze datum is tevens van belang voor het versturen van een herinnering aan de cliënt dat de vragenlijst nog niet is ingevuld. Indien u wenst dat u of een van uw collega’s een e-mail ontvangt wanneer de cliënt de vragenlijst heeft ingevuld kunt u hier door op de loep te klikken de medewerker selecteren die de e-mail dient te ontvangen. Kies hier voor het soort afnamemoment. De invuller wordt bepaald op basis van de bij de vragenlijst ingestelde invuller. Indien u een derde (meer daarover in paragraaf4.5.1.) heeft toegevoegd kunt u deze hier selecteren. Op basis van deze instelling wordt er wel/geen e-mail naar het emailadres van de cliënt of derde gestuurd en kan de cliënt/derde vanuit het cliënten of derden portaal de vragenlijst niet afnemen. Als 10
versturen niet aangevinkt is, kan deze wel via de terminal- functie of door de behandelaar afgenomen worden. Wanneer het e-mailadres niet is ingevuld, of notificatie per mail op nee staat zal deze optie niet verschijnen en wordt getoond dat de vragenlijst niet verzonden kan worden Kies ‘opslaan’ om de vragenlijst toe te voegen. U keert vervolgens terug naar het overzicht. Kies ‘annuleren’ om terug te keren naar vragenlijstbeheer. 4.2.2. Mogelijkheden nadat de vragenlijst is toegevoegd Nadat u een nieuwe vragenlijst heeft toegevoegd, heeft u een aantal mogelijkheden met betrekking tot deze vragenlijst. Deze mogelijkheden zullen hieronder besproken worden. Om hiervan gebruik te maken dient u eerst een vragenlijst geselecteerd te hebben om van deze mogelijkheid gebruik te maken. • Wijzigen: Hiermee kunt u de vragenlijst gegevens, zoals ingevuld bij het toevoegen van de vragenlijst aanpassen; • Herhalen: Met deze functie kunt u de vragenlijst klaar meerdere keren vooruit plannen; • Inplannen: De geplande invuldatum kan met deze functie worden aangepast; • Verstuur bericht: Indien u gebruik maakt van de mailfunctionaliteit zal de vragenlijst automatisch verzonden worden om 00:01 nadat u deze heeft klaargezet. Door “verstuur bericht”te selecteren wordt de e-mail direct naar de cliënt verzonden; • Verwijderen : De vragenlijst wordt verwijderd uit het menu vragenlijst beheer. De cliënt kan de vragenlijst niet meer afnemen. Indien deze nog niet verzonden is zal er tevens geen e-mail naar de cliënt verzonden worden. 4.3 Vragenlijsten afnemen In deze paragraaf zijn de verschillende afnamevormen op een rij gezet. Vervolgens wordt er kort ingegaan op de weergave van vragenlijsten. 4.3.1 Afnamevormen Afname in de praktijk (behandelaar blijft ingelogd) Op het moment dat een vragenlijst is klaargezet, zie paragraaf 2.4, dan kan deze lijst worden geselecteerd (let op! 1 x klikken) in het menu vragenlijsten afnemen. Het volgende scherm wordt getoond (voorbeeld 4.3) en afhankelijk van het soort vragenlijst is er een keuzemogelijkheid uit de volgende opties.
Voorbeeld 4.3
• Terminal: • Afname behandelaar: • Afname cliënt/derde:
Een beveiligde omgeving zodat de cliënt na het invullen van de lijst niet in zijn/haar dossier komt; Afname van de vragenlijst in het portaal door behandelaar. Na het afnemen van de vragenlijst wordt de naam van de behandelaar weergegeven; Afname van de vragenlijst in het portaal door cliënt of derde. Na het 11
• Verkorte invoer:
afnemen van de vragenlijst wordt de naam van de cliënt of derde bij resultaten weergegeven; Wanneer u eerder de vragenlijst al op papier heeft afgenomen kunt u deze hier invoeren in het portaal. Let op! U kunt achteraf de vragenlijst antidateren. Bij het toevoegen van de vragenlijst in het menu vragenlijstbeheer hoeft u deze datum nog niet in te vullen
Afname per email Eerder is de vragenlijstafname per email aan bod gekomen. Onderstaand nogmaals de juiste handelingen om vragenlijsten per email af te nemen. Een cliënt of derde kan inloggen wanneer hij/zij inloggegevens heeft ontvangen in een welkomstemail. De welkomstemail kan handmatig worden verzonden (zie paragraaf 2.3). U kunt de welkomstemail ook automatisch laten versturen. Dit doet u door een vragenlijst klaar te zetten. Wanneer de invuldatum wordt bereikt en wanneer blijkt dat het gaat om een eerste vragenlijst, dan wordt de welkomstmail automatisch verzonden en in een separate email krijgt de cliënt een uitnodiging om de vragenlijst in te vullen. Vereisten om vragenlijsten per email af te nemen: 1. Het emailadres bij cliëntgegevens is gevuld (Let op! Indien u gebruik maakt van een koppeling dient u dit emailadres in te vullen in uw EPD) en is een geldig emailadres; 2. “Notificatie per mail aan cliënt” bij cliëntgegevens dient ingesteld te zijn op ‘ja’; 3. Invuller van de vragenlijst dient een cliënt of derde te zijn, zie paragraaf 4.2.1; 4. Versturen dient aangevinkt te zijn, zie paragraaf 4.2.1; 5. Startdatum van de vragenlijst dient te liggen op vandaag of voor vandaag; 6. Het emailbericht is nog niet verzonden 4.3.2. Weergave vragenlijsten Afname vindt per vraag plaats. Indien “Invoer… (muis)” van toepassing is wordt automatisch naar de volgende vraag gegaan na selectie van een antwoord. Als “Invoer… (toetsenbord)” van toepassing is vindt navigatie (enter, back space en pijltjes toetsen) via het toetsenbord plaats en dient na selectie van een antwoord op “Volgende” geklikt te worden. Er is eveneens een knop “Volgende” aanwezig onder de antwoordmogelijkheden. Deze knop is echter niet aanwezig bij antwoordtype: ‘Radio’ waar één antwoord gekozen kan worden. Afhankelijk van de afnamevorm wordt bepaald wat de cliënt ziet na afname van de laatste vragenlijst. Bij afname cliënt/derde en afname behandelaar wordt teruggekeerd naar het zorgoverzicht waar direct de laatste meting is bijgewerkt. Bij afname in de terminal en per email heeft de cliënt alleen de mogelijkheid om uit te loggen of een volgende vragenlijst (die ook klaar staat) af te nemen. Na afname is de vragenlijst niet meer aanwezig in het menu vragenlijstbeheer en het menu vragenlijst afnemen, maar onder vragenlijsten inzien. 4.4 Vragenlijsten inzien In het overzicht vragenlijsten inzien staan de vragenlijsten die zijn ingevuld. Wanneer u In het menu een vragenlijst selecteert zijn er de volgende mogelijkheden zichtbaar: • Toon resultaten: Hiermee kan de vragenlijst worden ingezien; • Herhalen: Herhalen van de vragenlijst, deze functie is gelijk aan die in het menu vragenlijstbeheer voor meer informatie zie paragraaf 4.2.2; 12
• Rapport: • Verwijderen:
Aanmaken van een rapport; Verwijderen van een vragenlijst (LET OP! Wanneer een vragenlijst is verwijderd, kan deze niet worden teruggezet;
Door te dubbelklikken op een vragenlijst kan verder ingezoomd worden op de resultaten middels de volgende tabbladen (afhankelijk per vragenlijst): Verloop: In de grafiek wordt het scoreverloop over de tijd getoond. Op de verticale y-as is de score weergegeven. De y-as geeft het hele mogelijke bereik van de subschaal weer en begint dus niet per definitie bij nul maar is afhankelijk van de minimale en maximale uitslag op de y-as. Het bereik van een grafiek staat standaard ingesteld op de maximum score +10%. Wanneer het maximum gescoord wordt, is dit ook duidelijk zichtbaar binnen de grafiek. De horizontale x-as geeft de tijd weer tussen de meetmomenten. De x-as loopt van het eerste meetmoment tot aan het laatste meetmoment. Als van de subschaal van de vragenlijst een grenswaarde voor ziek en gezond (cut-off waarde) bekend is, dan wordt deze grenswaarde in de grafiek weergegeven met een horizontale lijn. Per vragenlijst kunnen instellingen afwijken, maar over het algemeen geldt dat het gebied boven de cut-off waarde rood en het gebied hieronder groen gekleurd is. Indien de verandering ingesteld is op ‘hoog is positief’ vindt er een switch cut-off plaats. Het gebied onder de cut-off waardelijn wordt rood en boven lijn groen gekleurd. De instructietekst die op de vragenlijst van toepassing is wordt bekeken door “info vragenlijst” te kiezen. Verandering Verandering geeft voor de geselecteerde meetmomenten de scores op de subschalen. Er wordt gekeken of er sprake is van een statistisch betrouwbare verandering of klinische relevante verandering, herstel of terugval (dit volgens de criteria van Jacobson et al). De grafiek kan alleen juiste informatie geven als de betrouwbaarheid en de standaarddeviatie juist zijn ingevoerd bij het ontwerpen van de vragenlijst. Voor categorale vragenlijsten is er geen veranderingsgrafiek. In de grafiek wordt de voor- en de nametingscore weergegeven. De voormeting staat op de horizontale x-as, de nameting op de verticale y-as. Een uitslag op de diagonaal betekent dat de patiënt niet veranderd is, een score boven de diagonaal geeft aan dat de patiënt achteruit is gegaan en een score onder de diagonaal dat de patiënt is verbeterd. Wanneer de score buiten de diagonale (grijze) balk valt, betekent dit dat er een betrouwbare verandering heeft plaatsgevonden. Als de score binnen de diagonale (grijze) balk valt, betekent dit dat de mate van verandering minder is dan de onbetrouwbaarheid van de subschaal. Hierdoor is de mate van verandering niet betrouwbaar. Wanneer de score onder de horizontale lijn valt, betekent dit dat er sprake is van herstel (een score onder de grenswaarde die de overgang van pathologisch naar gezond markeert). Wanneer de score links van de verticale lijn valt, betekent dit dat er sprake is van een terugval (bij de eerste meting een score in de gezonde range en bij de tweede meting een score in de pathologische range). 13
Samenvatting De samenvatting geeft het resultaat weer in tekst. In de samenvatting van de verandering worden de mogelijke veranderingen weergegeven (hersteld, verbetering, onveranderd, verslechtering en terugval). De ingestelde verandering (‘laag is positief’ of ‘hoog is positief’) is bepalend voor de verandering die wordt weergegeven. Daarnaast wordt de ernst score voor de subschalen weergegeven. Per verandering worden verder de subschalen weergegeven. De score die een cliënt behaalt op een subschaal zijn afhankelijk van de normgroep waarmee de cliënt vergeleken wordt. Als er geen cut-off waarde is, wordt er vanuit vragenlijsten inzien een “-” getoond en kan alleen ‘Verbetering’, ‘Verslechtering’ of ‘Onveranderd’ als verandering van toepassing zijn. Als er een verhoogde score is wordt dit als ‘#’ weergegeven. Eveneens wordt de datum van het vorige meetmoment in de lijst weergegeven. De instructietekst die op de vragenlijst van toepassing is wordt bekeken door “info vragenlijst” te kiezen. Selecteer een subschaal en kies “Toon vragen” (of dubbelklik op de subschaal) om de antwoorden in te zien. Signalen Voor sommige vragenlijsten zijn signalen gedefinieerd en bij (een combinatie van) bepaalde antwoorden op vragen leidt dit tot een signaal, bijvoorbeeld dreiging van suïcide. In dit tabblad kunt u direct die vragen terugvinden waarop de cliënt een antwoord heeft gegeven waarbij door de uitgever van de lijst een signaal is verbonden. De vragenlijst zal in het overzicht van de ingevulde vragenlijsten rood weergegeven worden, zodat u daarmee geattendeerd wordt dat een signaal wordt afgegeven. Rapport aanmaken Rapporten geeft de mogelijkheid om door middel van filtering een rapportage aan te maken. Na het instellen van het filter vanuit “Rapport Instellingen” kiest men “Rapport aanmaken” om het rapport aan te maken. De rapportage is te downloaden als Word- of PDF- bestand (afhankelijk van de gebruikersinstelling zie hiervoor paragraaf 3.4) en te gebruiken voor een eventuele brief of rapportage in het EPD. LET OP! Mocht er na een klik op ‘rapport downloaden’ niks gebeuren, dan wordt er waarschijnlijk door uw pc een pop-up venster tegengehouden. Zet pop-up blokkering uit en probeer opnieuw een rapport te downloaden. 4.5 Vragenlijst gemist In dit menu heeft u de mogelijkheid om gemiste vragenlijsten opnieuw in te plannen. Dit doet u door de vragenlijst te selecteren, te klikken op ‘inplannen’ en vervolgens een datum in de toekomst te kiezen en te klikken op ‘opslaan’. De vragenlijst zal ook verdwijnen uit de lijst van gemiste vragenlijsten! 4.6 Clientgegevens In het menu cliëntgegevens zijn de eerder ingevulde gegevens zichtbaar van de cliënt. in dit menu heeft u een aantal mogelijkheden 14
•
Wijzigen:
•
Welkomstmail:
•
Derden:
Indien u cliëntgegevens wenst te wijzigen. Selecteert u wijzigen. Na de benodigde wijzigingen kunt u vervolgens op opslaan klikken om deze door te voeren; Bij het versturen van de vragenlijsten per mail aaan de cliënt zal automatisch de welkomstmail verstuurd worden. Dit gebeurt eenmalig. Indien deze nog niet verzonden is kunt u door op welkomstmail te klikken deze direct verzenden. U heeft dan tevens de mogelijkheid om het wachtwoord aan te passen; Om vragenlijsten door derden in te laten vullen dient hier de derde te worden toegevoegd.
4.6.1 Derden Een aantal van de beschikbare vragenlijsten gaan over de cliënt en dienen door een derde te worden ingevuld. Door middel van het toevoegen van een of meerdere derden kunt u deze vragenlijsten over de cliënt in laten vullen. In dit submenu heeft u een aantal mogelijkheden (zie voorbeeld 4.4.)
Voorbeeld 4.4
Allereerst kunt u door nieuw te selecteren een nieuwe derde toevoegen. Daar kunt u de volgende gegevens invoeren: • Naam: Naam van de derde; • Relatie: U kunt hier een keuze maken uit een aantal vooraf gedefinieerde relatietypes. Door op het pijltje te klikken komen de verschillende mogelijkheden naar voren; • Notificatie per mail: Hier kan aangegeven worden of deze wel/niet gemaild dient te worden naar de derde; • E-mail: E-mailadres van de derde; • BSN: BSN nummer van de derde, geen verplicht veld. • Mobiel nummer: Mobiel nummer van de derde, geen verplicht veld. Nadat deze gegevens zijn ingevuld en opslaan wordt geselecteerd is de derde aangemaakt en kunnen vragenlijsten aan de derde worden toegewezen. Daarnaast heeft u in het menu nog een aantal mogelijkheden. • Inzien/wijzigen: Hier kunt u waar nodig de gegevens van de derde wijzigen. Wanneer de welkomstmail al verzonden is kunt u hier ook het wachtwoord van de derde wijzigen indien deze niet meer bekend is; • Welkomstmail: De welkomstmail wordt automatisch verzonden bij het versturen van de eerste vragenlijst. Eventueel kunt u deze e-mail hier direct verzenden; • Verwijderen: U kunt de derde verwijderen indien deze nog geen vragenlijsten heef afgenomen. Let op! Eenmaal verwijderde derden kunnen niet meer teruggehaald worden.
15
4.7 Wijzigen wachtwoord Indien u gebruik maakt van de e-mailfunctionaliteit, krijgt de cliënt in eerste instantie een welkomstmail. Met deze gegevens (loginnaam en wachtwoord) logt de cliënt in. Direct wordt dan aan de cliënt gevraagd om een eigen wachtwoord aan te maken. Iedere keer dat u de cliënt een vragenlijst toestuurt kan de cliënt inloggen met de loginnaam en het eigen wachtwoord. Mocht de cliënt niet meer kunnen inloggen dan kunt u via het menu wijzigen wachtwoord de inloggegevens opnieuw verzenden. U krijgt dan het scherm te zien zoals in voorbeeld 4.5. Hier kunt u zelf een willekeurig wachtwoord invoeren. Vervolgens selecteert u opslaan en wordt u gevraagd of u deze per e-mail wilt verzenden. Indien u daarop ja aangeeft ontvangt de cliënt direct een e-mail met de nieuwe inloggegevens en kan de cliënt een vragenlijst afnemen indien die klaar staat.
Voorbeeld 4.5
16
5.
Cliënt / Derde portaal
Het cliënt/derde portaal bestaat uit de volgende onderdelen: • Help / informatie; • Cliënten/derden kunnen via internet vragenlijsten invullen. Hiervoor moeten zij inloggen in het cliënt/derde portaal. Indien de cliënt/derde inlogt en er zijn geen vragenlijsten beschikbaar zal bij de cliënt aangegeven worden dat er op het moment geen vragenlijsten klaar staan. 5.1 Vragenlijsten Wanneer een cliënt/derde inlogt en er zijn vragenlijsten beschikbaar om in te voeren, dan zullen deze direct getoond worden. Cliënten/derden kunnen het invullen van vragenlijsten onderbreken door te klikken op ‘uitloggen’. Wanneer zij op een bepaald moment verder willen gaan met invullen, wordt automatisch de eerstvolgende openstaande vraag geopend. 5.2 Vragenlijst voltooid Als de laatste vraag is ingevuld, kan de cliënt/derde de vragenlijst voltooien door op ‘uitloggen’ te klikken. De medewerker ziet in het cliëntoverzicht aan de vetgedrukte regel dat de vragenlijst is ingevuld. Indien mail na invullen lijst geselecteerd is zal de medewerker direct een e-mail krijgen waarin wordt aangegeven dat de vragenlijst is ingevuld.
17
