! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
!
! ! ! ! ! ! !
!
Reflectum!ROM!portaal! Handleiding! Versie!3.3
!
Inhoud! ! 1.! 2.!! 3.!! 3.1!! 3.1.1! 3.1.2!! 3.2!! 3.3!! 4!! 4.1!! 4.2!! 4.2.1!! 4.2.2!! 4.2.3!! 4.2.4!! 4.2.5!! 4.2.6!! 4.2.7!! 4.3!! 4.3.1.!! 4.4!! 4.4.1!! 4.4.2!! 4.5!! 4.5.1!! 4.5.2!! 4.6!
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
Inleiding! ! ! ! Koppeling! ! ! ! Inloggen!(zonder!koppeling)! ! Hoofdmenu!(zonder!koppeling)!! Dossiers! ! ! ! Cliënten! ! ! ! Nieuwe!client! ! ! ! Overzicht!(caseload)! ! ! Configuratie! ! ! ! Clientdossier! ! ! ! Zorgoverzicht!client! ! ! Kenmerken! ! ! ! Persoonsgegevens! ! ! Derden!! ! ! ! Persoonskenmerken! ! ! Betrokkenen! ! ! ! Groepen! ! ! ! Meettrajecten! ! ! ! Inloggegevens! ! ! ! Beheer!! ! ! ! Vragenlijst!toevoegen! ! ! Afname!! ! ! ! Afnamevormen!! ! ! Weergave!vragenlijsten!! ! Rapportage! ! ! ! Signalen! ! ! ! Gemist! ! ! ! ! Gebruikersinstellingen! ! !
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
3! 4! 5! 6! 7! 7! 7! 8! 8! 9! 10! 10! 10! 11! 11! 11! 11! 11! 11! 12! 12! 14! 14! 15! 16! 18! 18! 19!
!
!
! ! !
!
Inleiding! ! Het!Reflectum!ROM!portaal!is!een!tool!om!eenvoudig!metingen!te!kunnen!verrichten!die!iets!kunnen! zeggen!over!de!aard!en!ernst!van!de!klachten!van!een!patiënt/cliënt.!Daarmee!wordt!het!mogelijk! om!bij!herhaalde!metingen,!te!kunnen!beoordelen!hoe!het!klachtenverloop!is.!Met!andere!woorden:! het!wordt!mogelijk!om!te!beoordelen!of!de!inzet!van!behandeling!en!begeleiding!het!gewenste!effect! heeft.! ! Dit!document!geeft!u!meer!inzicht!in!de!werking!van!het!ROM!portaal!en!gaat!tevens!kort!in!op!de! koppeling!met!uw!EPD!(registratiesysteem).!Om!snel!te!zoeken!in!dit!document!raden!wij!u!aan!om! gebruik!te!maken!van!de!functietoesten!(ingedrukt!houden)!‘ctrl’!en!‘f’.!U!kunt!nu!zoeken!op! woorden!in!het!document.! !
Mocht!deze!handleiding!niet!voorzien!in!bepaalde!vragen,!dan!vernemen!wij!dat!graag!per!mail!
[email protected].!Daarnaast!kunt!u!op!de!website!van! Reflectum,!http://www.reflectum.nl/,!nu!en!in!de!toekomst!veelgestelde!vragen!en!de!nieuwste! versie!van!deze!handleiding!vinden.! Wij!wensen!u!veel!ROM!succes!toe.!
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
! !
Reflectum!B.V.!
3!
! 1.-Koppeling! ! Wanneer!er!een!koppeling!tot!stand!is!gebracht!tussen!uw!registratiesysteem!(EPD)!en!het!Reflectum! ROM!portal,!heeft!u!twee!voordelen!ten!opzichte!van!het!gebruik!van!het!Reflectum!ROM!portaal!in! de!standaalone!omgeving:! •!! Single!Sign!On!(SSO),!u!hoeft!niet!apart!in!te!loggen!in!het!Reflectum!ROM!portaal;! •!! Wanneer!u!in!uw!EPD!klikt!op!‘routine!outcome!monitoring’!dan!worden!cliëntgegevens!van!de! betreffende!cliënt!overgezet!naar!het!Reflectum!ROM!portaal.! ! In!principe!blijft!u!twee!verschillende!systemen!gebruiken!maar!door!de!koppeling!lijkt!het!erop!dat! het!ROM!portaal!in!uw!EPD!geïntegreerd!zit.!Echter,!het!blijven!twee!verschillende!systemen!en! twee!verschillende!databases.! ! Maakt-u-gebruik-van-een-koppeling?-Dan-kunt-u-de-handleiding-gebruiken-vanaf-hoofdstuk-4.Wanneer-u-geen-gebruik-maakt-van-een-koppeling,-dan-raden-wij-u-aan-de-gehele-handleiding-doorte-nemen.! !
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
! !
LET-OP!-Het!is!van!groot!belang!dat!u!altijd!de!cliëntgegevens!aanpast!in!uw!EPD!wanneer!u!een! koppeling!hebt.!Wanneer!u!namelijk!in!uw!EPD!klikt!op!‘routine!outcome!monitoring’,!dan!worden! eerder!opgeslagen!cliëntgegevens!in!het!ROM!portaal!overschreven.!Dit!geldt!niet!voor!de! loginnaam,!het!wachtwoord!waarmee!uw!cliënt!inlogt!en!berichttype.!
4!
! 2.-Inloggen-(zonder-koppeling)! ! LET-OP!-Onderstaande!beschrijving!wordt!niet!gevolgd!bij!het!gebruik!van!een!koppeling!met!uw!EPD! systeem.! !
!
Wanneer!u!het!Reflectum!ROM!Portaal!gebruikt!zonder!koppeling,!zal!Reflectum!u!inloggegevens! per!mail!doen!toekomen.!In!deze!email!staat!een!gebruikersnaam,!wachtwoord!en!een!link!naar!het! Reflectum!ROM!Portaal!(https://reflectum.questmanager.nl).!Als!u!op!deze!link!klikt,!komt!u!in!het! volgende!scherm!(afbeelding!1):! !
Afbeelding!1!
Voer!hier!de!gebruikersnaam!en!het!wachtwoord!in!dat!u!per!mail!hebt!ontvangen!en!klik!op! ‘login’.!Vervolgens!verschijnt!het!volgende!scherm!(afbeelding!2):!
Afbeelding!2 !
! !
!
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
5!
! In!de!eerste!balk!voert!u!het!wachtwoord!in!dat!u!is!toegestuurd!per!eamail.!In!de!tweede!en!derde! balk!voert!u!een!zelfverzonnen!wachtwoord!in!(voor!u!gemakkelijk!te!onthouden).!Dit!wachtwoord! gebruikt! u! alle! opvolgende! keren! bij! het! inloggen.! ! !!3.-Hoofdmenu-(zonder-koppeling)! ! LET-OP!-Onderstaande!beschrijving!wordt!niet!gevolgd!bij!het!gebruik!van!een!koppeling!met!uw!EPD! systeem.! ! LET-OP!-Wanneer!u!voor!het!eerst!inlogt,!wordt!er!gevraagd!om!gebruikersinstellingen!(startscherm)! in!te!vullen!(afbeelding!3).!Wanneer!u!dit!niet!doet,!zal!het!systeem!hier!iedere!keer!om!blijven! vragen.!Klik!op!‘ok’!en!vul!in:! ! •!! Berichttype:!!!!!!!!!!!!!!De!manier!waarin!u!wordt!voorzien!van!een!bericht!wanneer!een!cliënt!een! vragenlijst!invult.!Wanneer!je!kiest!voor!sms,!vul!dan!het!mobiele!nummer!in! bij!mobiel!nummer;! •!! Startscherm:!!!!!!!!!!!!!!Het!scherm!waarin!u!terecht!komt!na!het!openen!van!ROM!in!uw!EPD,!u!kunt! hier!het!beste!kiezen!voor!‘’zoek!clienten’;! •!! Format!Excel:!!!!!!!!!!!! PDF;! •!! Format!msWord:!!!!!!PDF;! Klik!vervolgens!op!de! diskette!(‘ok’).! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Afbeelding!3! !
! !
6!
U!komt!nu!in!het!hoofdmenu.!Afhankelijk!van!uw!zorginstellingen!(die!de!applicatiebeheerder!voor!u! in!orde!maakt,!meestal!Reflectum)!kunt!u!de!menuaitems!in!de!volgende!paragrafen!vinden.! ! ! 3.1-Dossiers! Het!menu!‘overzicht’!(caseload),!wordt!normaal!gesproken!als!eerste!getoond.!De!uitleg!is!echter! gemakkelijker!wanneer!u!weet!wat!het!menu!‘dossiers’!inhoudt.! ! Cliënten!die!ingeschreven!zijn!bij!de!afdeling!waar!u!toe!behoort,!worden!in!dit!menu!getoond.!U! kunt!een!bepaalde!cliënt!zoeken!via!het!zoekscherm.!Wanneer!u!klikt!op!‘geavanceerd’!kunt!u!op! bepaalde!kenmerken!zoeken.!Hiervoor!zijn!de!volgende!mogelijkheden!opgenomen:! •!! Zoeken!op!BSN,!naam!of!achternaam,!geboortedatum!en!extern!patiëntnummer;! •!! Niet!actief!sinds!(cliënten!die!niet!actief!zijn!of!zijn!afgesloten);! •!! Afdeling!(Zoeken!op!afdelingsniveau!3);! •!! Actief!(Cliënten!die!wel/niet!zijn!afgesloten);! •!! Start!datum!(Op!aanmelddatum!zoeken.!De!datum!waarop!cliënt!voor!het!eerst!binnen!het! Portaal!bekend!is);! •!! Begin!/!einddatum!(datum!van!het!begin/einde!van!het!meetmoment);! •!! Groep!(zoeken!op!een!gedefinieerde!groep);! •!! Cliënt!ID!/!IID!(Cliëntnummer!waarop!cliënt!binnen!het!EPD!is!geregistreerd.!ID!waarop!cliënt! binnen!de!database!van!het!ROM!Portaal!geregistreerd!is);! •!! Kenmerken!(zoeken!op!kenmerk!zoals!medicatie,!diagnose,!therapie!of!screener).! !
3.1.1$Cliënten! Cliënten!die!ingeschreven!zijn!bij!de!afdeling!waar!de!medewerker!toe!behoort!worden!getoond.!De! ‘huidige!periode’!geeft!de!periode!tussen!de!starta!en!einddatum!weer!voor!de!eerstvolgende!af!te! nemen!vragenlijst!voor!een!cliënt!of!derde.!De!huidige!datum!dient!in!deze!periode!te!vallen.! ! ‘Volgende!meting’!geeft!de!volgende!periode!tussen!de!starta!en!einddatum!weer!voor!de! eerstvolgende!af!te!nemen!vragenlijst!voor!een!cliënt!of!derde.!Het!dossier!van!een!cliënt!wordt! geopend!door!te!dubbelklikken!of!een!cliënt!te!selecteren!(1!keer!klikken)!en!daar!te!kiezen!voor! ‘dossier!openen’.!
! Als!een!cliënt/derde!een!nieuwe!vragenlijst!afgenomen!heeft!wordt!de!regel!van!de!betreffende! cliënt!vetgedrukt!weergegeven!in!het!overzicht.!In!het!menu!zijn!er!verder!de!volgende!opties:! •!! Dossier!openen!(openen!zorgoverzicht!cliënt);! !!Vervolg!met!paragraaf!4.1! •!! Toevoegen!aan!groep!(cliënt!toevoegen!aan!gedefinieerde!groep);! •!! Toevoegen!aan!caseload! •!! Verwijderen!(cliënt!verwijderen).! Let!op:!u!kunt!cliënten!niet!verwijderen!als!er!reeds!vragenlijsten!zijn!afgenomen,!gemist! of!klaargezet.!Verwijder!eerst!de!gemiste,!afgenomen!en!klaarstaande!lijsten.! !
! !
! !
3.1.2$Nieuwe$cliënt! Door!op!‘nieuwe!cliënt’!te!klikken!in!het!menu!‘dossiers’,!krijgt!u!de!mogelijkheid!een!nieuwe!cliënt!toe!te! voegen.! U!kunt!verschillende!gegevens!invoeren!(Let!op:!er!zijn!maar!enkele!gegevens!verplicht):! Persoonlijke-gegevens!
7!
Naam,!achternaam,!geboortedatum,!BSN!etc.!kan!worden!ingevuld.!Ook!is!het!mogelijk!om!een!ea! mailadres!van!de!cliënt!in!te!vullen.!Bij!elke!nieuwe!cliënt!wordt!automatisch!
[email protected]!ingevuld.!Het!eamailadres!van!de!cliënt!wordt!ingevuld!voor!maila! verkeer!met!de!cliënt.!! ! Inloggegevens-cliënt! Bepaling!van!de!gebruikersnaam!gebeurt!op!basis!van!eamail!of!wordt!automatisch!gegeneerd!met! de!zorginstellingscode!en!achternaam!van!de!cliënt.!Deze!gegevens!werden!voorheen!door!de! cliënt!gebruikt!om!in!te!loggen!in!het!cliëntportaal.!Inloggen!om!vragenlijsten!in!te!vullen!is!echter! niet!meer!nodig.! !
Overige-gegevens! Hier!worden!de!afdelingen!getoond!waar!de!cliënt!is!ingeschreven.!Deze!kan!worden!gewijzigd!op! afdelingsniveau!3.!Eveneens!kan!het!berichttype!(voor!het!versturen!van!berichten!naar!het!ea! mailadres!van!de!cliënt)!ingesteld!worden!op!‘eamail’,!‘sms’!of!‘Geen’.!Berichttype!‘Geen’!is!de! standaard!instelling!die!van!toepassing!is!voor!de!cliënt.!Let-op!-Wanneer!u!vragenlijsten!wilt!gaan! eamailen!is!het!noodzakelijk!om!het!‘berichttype’!op!‘Mail’!te!zetten.! ! De!cliënt!kan!op!inactief!worden!gezet!door!de!status!te!veranderen!in!‘inactief’.!Dit!kan!handig!zijn! wanneer!een!cliënt!niet!langer!bij!u!in!behandeling!is.!!
! Wanneer!u!de!gewenste!gegevens!heeft!ingevuld!klikt!u!‘opslaan’!en!de!cliënt!wordt!in!het! cliëntoverzicht!geplaatst.!Om!het!dossier!te!openen!klikt!u!vervolgens!op!‘dossier!openen’.! !
! !
3.2-Overzicht-(caseload)! Het!overzicht!toont!de!cliënten!die!u!als!behandelaar!ooit!heeft!bekeken.!Wanneer!u!werkzaam! bent!in!een!grote!organisatie!en!er!veel!cliënten!geregistreerd!staan,!kan!dit!menu!gemakkelijk!en! overzichtelijk!zijn.!Vanuit!het!overzicht!kunt!u!cliënten!openen!door!te!dubbelklikken!of!te!klikken! op!‘dossier!openen’.! Door!een!cliënt!te!selecteren!en!te!klikken!op!‘verwijder!uit!caseload’,!wordt!de!cliënt!alleen!uit!het! overzicht!verwijderd!(cliënt!is!nog!wel!terug!te!vinden!via!‘dossiers’).! Ten!slotte!kunt!u!ook!cliënten!van!collega’s!raadplegen!(wanneer!ze!vallen!onder!hetzelfde! afdelingsniveau!3).!Klik!op!‘andere!medewerker’!en!selecteer!de!medewerker!waarvan!u!het! zorgoverzicht!zou!willen!bekijken.! ! 3.3-Configuratie! ! In!het!menu!onder!‘configuratie’!kunt!u!de!medicaties,!diagnoses,!therapieën,!screeners!en!meettrajecten!van! cliënten!bekijken.!!
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
! !
8!
! ! ! ! ! ! 4.-Cliëntdossier! ! Wanneer!u!via!uw!EPD!systeem!bij!een!bepaalde!cliënt!op!de!ROM!knop!heeft!geklikt,!komt!u!in!het! Reflectum!ROM!portaal!terecht!in!het!betreffende!cliëntdossier.!Zonder!koppeling!doet!u!dit,!door!te! dubbelklikken!op!een!cliënt!in!‘overzicht’!of!‘dossiers’.! !
! !
LET-OP!-Wanneer!u!voor!het!eerst!inlogt,!wordt!er!gevraagd!om!gebruikersinstellingen!(startscherm)! in!te!vullen!(afbeelding!4).!Wanneer!u!dit!niet!doet,!zal!het!systeem!hier!iedere!keer!om!blijven! vragen.!Klik!op!‘ok’!en!vul!in!(mini!turbo!hoeft!niet!te!worden!ingevuld):! •!! Berichttype:!!!!!!!!!!!!!!!De!manier!waarin!u!wordt!voorzien!van!een!bericht!wanneer!een!cliënt!een! vragenlijst!invult.!Wanneer!je!kiest!voor!sms,!vul!dan!het!mobiele!nummer!in! bij!mobiel!nummer;! •!! Startscherm:!!!!!!!!!!!!!!Het!scherm!waarin!u!terecht!komt!na!het!openen!van!ROM!in!uw!EPD;! •!! Format!Excel:!!!!!!!!!!!! PDF;! •!! Format!msWord:!!!!!!PDF.! Klik!vervolgens!op!de!diskette!(‘ok’).!
Afbeelding!4 !
! ! ! !
! !
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
9!
! ! ! ! ! Aan!de!bovenkant!vindt!u!het!menu,!met!daarbij!de!volgende!de!volgende!menuaopties!(in! dit!hoofdstuk!worden!de!verschillende!menuaopties!besproken):! •!! Zorgoverzicht:! Een!dashboard!met!grafieken!van!alle!afgenomen!vragenlijsten;! •!! Kenmerken:!!!!!!!!!!! Informatie!betreft!inloggen!van!de!cliënt!in!het!portaal;! •!! Beheer:! ! Inplannen!van!de!vragenlijsten;! •!! Afname:!!!!!!!!! ! Directe!afname!van!vragenlijsten;! •!! Rapportage:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Mogelijkheid!om!rapport!en!brief!aan!te!maken;! ! !
Deze!menuaopties!worden!onderstaand!stuk!voor!stuk!besproken.! 4.1-Zorgoverzicht-cliënt! In!het!cliëntdossier!kan!het!‘zorgoverzicht’!worden!opgehaald.!Dit!overzicht!toont!de!volgende!onderdelen:! •!! Status!van!de!vragenlijsten:! a! Nog!af!te!nemen!vragenlijsten!(status:!‘gepland’)! a! Nog!niet!afgeronde!vragenlijsten!(status:!‘onvolledig’)! a! Afgerond!(status:!‘volledig’)! a! Gemiste! vragenlijsten,! waarbij! de! einddatum! is! verstreken!is!(status:!‘gemist’)! •!! Aantal!vragenlijsten!met!een!signaal! •!! Weergave!van!het!vorige!meetmoment!
!
!
Daarnaast!wordt!per!vragenlijst!grafisch!inzicht!gegeven!in!de!resultaten!tot!nu!toe!in!voorgaande! meetmomenten.!Binnen!een!grafiek!worden!meerdere!resultaten!weergegeven!bij!afname!van! dezelfde!vragenlijst.!Door!op!het!bolletje!in!een!grafiek!te!klikken!wordt!het!resultaat!van!het! betreffende!meetmoment!ingezien.!Verder!wordt!in!een!grafiek!bij!de!meeste!vragenlijsten!een!cuta! off!waarde!weergegeven.! 4.2-Kenmerken! Het!menu!cliëntgegevens!bestaat!uit!een!aantal!tabbladen!(afbeelding!5).! !
!
Afbeelding!5!
! 4.2.1$Persoonsgegevens! In!dit!overzicht!worden!de!persoonlijke!en!overige!gegevens!van!een!cliënt!getoond.!Wij!raden!u!aan! om!bij!gebruik!van!een!koppeling!hier!geen!gegevens!te!wijzigen.!Gegevens!worden!namelijk! verstuurd!vanuit!het!EPD.!Zodra!u!in!het!ROM!portaal!wijzigingen!doorvoert,!worden!deze!op!een! later!moment!overschreven.! !
! !
Wanneer!u!vragenlijsten!per!eamail!wilt!gaan!versturen!naar!de!cliënt,!dient!u!in!dit!overzicht!wel! ‘berichttype’!op!‘Mail’!te!zetten.!Dit!doet!u!door!te!klikken!op!‘wijzigen’,!‘Mail’!te!selecteren!en! vervolgens!op!‘opslaan’!te!klikken.! !
10!
De!instellingen!voor!berichttype!staan!standaard!ingesteld!op!‘geen’!en!deze!optie!wordt!door!de! koppeling!niet!overschreven.! ! ! !
!
!
! !
! !
4.2.2$Derden! Via!dit!scherm!kan!een!relatie!(derde)!van!een!cliënt!aangemaakt!of!gewijzigd!worden.!Voor!het!type! respondent!geldt!dat!de!te!kiezen!relaties!overeenkomen!met!degenen!die!door!SBGGZ!gedefinieerd! zijn.! ! Belangrijk!is!dat!u!het!berichttype!op!‘Mail’!zet!wanneer!u!derden!via!de!mail!vragenlijsten!in!wilt! laten!vullen.!Daarnaast!is!het!hierbij!ook!belangrijk!dat!er!een!geldig!mailadres!is!ingevoerd.!! 4.2.3$Persoonskenmerken! In!dit!tabblad!kunt!u!eventuele!kenmerken!per!cliënt!toevoegen.!Voor!het!toevoegen,!wijzigen!en! verwijderen!van!medicatie!en!therapieën!geldt!dat!dit!mogelijk!is,!mits!dit!apart!wordt!ingesteld! vanuit!rollen/rechten!voor!de!betreffende!rol.! 4.2.4$Betrokkenen! Bij!betrokkenen!kunnen!de!behandelaars!worden!geselecteerd!die!betrokken!zijn!bij!een!bepaald! meettraject.!Kies!‘nieuw/wijzigen’!om!vervolgens!de!betrokken!behandelaar!en!het!meettraject!te! selecteren.!Voor!de!koppeling!geldt!dat!wanneer!een!behandelaar!een!cliënt!opent!in!het!EPD,!deze! automatisch!in!het!overzicht!betrokkenen!wordt!gerapporteerd.! 4.2.5$Groepen! Wanneer!met!de!koppeling!wordt!gewerkt,!is!deze!optie!niet!van!toepassing.! 4.2.6$Meettrajecten! Naast!het!toevoegen!van!een!meettraject!vanuit!vragenlijstbeheer!kan!men!hier!meettrajecten! selecteren!voor!de!cliënt.!Kies!‘wijzigen/nieuw’!om!vervolgens!het!cliënta!meettraject!te!selecteren.! ! 4.2.7$Inloggegevens! Cliënten!hebben!tegenwoordig!geen!inloggegevens!meer!nodig!om!vragenlijsten!in!te!kunnen! vullen.!! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
11!
! ! ! ! ! 4.3-BeheerIn!het!menu!‘beheer’!kunnen!vragenlijsten!worden!toegevoegd!en!ingepland.!Ingeplande!en!dus!nog!niet! afgenomen!vragenlijsten,!worden!hier!weergegeven.!Sortering!van!de!getoonde!vragenlijsten!vindt!plaats!in! de!volgende!volgorde:!meettraject,!meetmoment,!soort!vragenlijsten!en!als!laatste!op!basis!van!startdatum.!In! het!menu!zijn!de!volgende!mogelijkheden!zichtbaar:! !
Afbeelding!6 !
! •! Gepland:!Hier!zijn!alle!vragenlijsten!te!zien!die!op!dit!moment!door!de!cliënt!ingevuld!kunnen! worden;! •! Toevoegen!vragenlijst:!Toevoegen!van!een!losse!vragenlijst,!hierbij!heeft!u!de!mogelijkheid! een!bepaalde!vragenlijst!te!kiezen,!in!te!plannen,!het!soort!meting!te!bepalen,!de!afnemer!op! te!geven!en!degene!te!selecteren!die!een!bericht!moet!ontvangen!wanneer!de!lijst!is!ingevuld.! LET-OP!-Wanneer!u!de!lijst!direct!zou!willen!afnemen!of!wilt!eamailen!dan!dient!de!optie! vrijgeven!zijn!aangevinkt;! •! Meettraject:!Het!toevoegen!van!een!voor!gedefinieerd!meettraject;! •! Toevoegen!meettraject:!Toevoegen!van!een!vragenlijst!in!een!meettraject.! ! 4.3.1$Vragenlijst$toevoegen! ! Kies!‘toevoegen!vragenlijst’!vanuit!beheer!en!selecteer!de!gewenste!vragenlijst.!In!de!zoekbalk!kunt!u!onder! andere!zoeken!op!de!naam!van!de!vragenlijst,!de!omschrijving!en!de!soort.!! ! Kies!voor!‘selecteer’!of!dubbelklik!om!de!gewenste!vragenlijst!klaar!te!zetten.!Het!volgende! overzicht!wordt!getoond!(afbeelding!7).! !
! !
12!
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Afbeelding!7 !
•!Vragenlijst:!
! ! De!vragenlijst!die!u!voor!de!cliënt!gaat!klaarzetten.;!
!
•!Meettracject:!!!!!!!! ! Voor!een!toegevoegde!losse!vragenlijst!geldt!dat!‘ROM’!als!meettraject!van! toepassing!is.;! •!Meetmoment:!!!!!!!! ! Bij!het!toevoegen!van!een!losse!vragenlijst!wordt!het!meetmoment,!dat!te! wijzigen!is,!bepaald!op!basis!van!de!toegevoegde!of!afgenomen! vragenlijsten.!Indien!er!geen!vragenlijst!toegevoegd!is,!wordt!dit!het!eerste! meetmoment.!Als!er!reeds!vragenlijsten!toegevoegd!zijn,!wordt!het! meetmoment!met!1!verhoogd!voor!de!betreffende!vragenlijst.! •!! Adviesdatum:!!!!!!!!!!!!Kies!“Default”!om!de!default!adviesdatum!in!te!stellen!voor!de!toe!te!voegen! vragenlijst.!Als!er!één!of!meerdere!vragenlijsten!in!het!overzicht!aanwezig! zijn!wordt!de!adviesdatum!van!de!als!laatste!af!te!nemen!vragenlijst! aangehouden!bij!het!bepalen!van!de!default.!De!adviesdatum!wordt!hierbij! met!1!verhoogd.!Indien!er!geen!vragenlijst!toegevoegd!is,!wordt!de!huidige! datum!aangehouden!voor!het!bepalen!van!de!default.!De!adviesdatum!wordt! hierbij!met!1!verhoogd.! •!! Bericht!naar:!!!!!!!!!!!Hier!worden!één!of!meerdere!medewerkers!geselecteerd!waar!een!bericht! naar!gestuurd!wordt!als!de!vragenlijst!volledig!afgenomen!is.!Er!geldt!dat!er! een!maximum!is!op!het!aantal!medewerkers!dat!geselecteerd!kan!worden.! •!! Soort:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Kies!hier!voor!het!soort!afnamemoment.! •!! Invuller:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!De!invuller!wordt!bepaald!op!basis!van!de!bij!de!vragenlijst!ingestelde! invuller.!De!vanuit!de!tab!‘vragenlijstgegevens’!ingestelde!standaard!voor!het! vrijgeven!van!de!vragenlijst!wordt!getoond!en!kan!gewijzigd!worden.! •!! Vrijgeven:!!!!!!!!!!!!!!!!!! Op!basis!van!deze!instelling!wordt!er!wel/geen!eamail!naar!het!eamailadres! van!de!cliënt!of!derde!gestuurd!en!kan!de!cliënt/derde!vanuit!het!cliënten!of! derden!portaal!de!vragenlijst!niet!afnemen.!Als!de!vragenlijst!niet!vrijgegeven! is,!kan!deze!wel!via!de!terminala!functie!of!door!de!behandelaar!afgenomen! worden.! Kies!‘opslaan’!om!de!vragenlijst!toe!te!voegen.!U!keert!vervolgens!terug!naar!het!overzicht.!Kies! ‘annuleren’!om!terug!te!keren!naar!vragenlijstbeheer.! !
! !
13!
Vragenlijst!die!klaarstaan!kunnen!door!middel!van!de!balk!(afbeelding!8)!!
Afbeelding!8 !
! ! Traject:! o!Reden!gemist:! !!U!kunt!hier!de!reden!kiezen!waarom!een!cliënt!een!vragen!niet!heeft!ingevuld;! o!Wijzigen:!!!!!!!!!!!!!! ! Velden!per!vragenlijst!zijn!te!wijzigen.!;! o!Inplannen:!!!!!!!!!!!!! Het!meetmoment!kan!opnieuw!worden!ingepland.!Volgende!meetmomenten! worden!eventueel!automatisch!opnieuw!ingepland;! o!Herhalen:!!!!!!!!!!!!! ! Eerste!of!volgende!meetmoment!wijzigen!in!het!meettraject.!Het!vervolg!van! het!meettraject!wordt!automatisch!opgeschoven!en!opnieuw!ingepland.! Indien!een!meettraject!herhaald!wordt,!geldt!dat!het!meetmoment!met!1! opgehoogd!wordt.!Dit!is!gebaseerd!op!de!combinatie!meettraject/!meeta! moment!voor!de!geselecteerde!regel!in!het!overzicht.!Alle!combinaties! meettraject/!meetmoment!worden!vervolgens!opnieuw!in!het!overzicht! gekopieerd;! o!Afname:!!!!!!!!!!!!!!!!! Er!zijn!verschillende!mogelijkheden!voor!afname.!Deze!mogelijkheden! worden!besproken!in!paragraaf!4.4.1;! o!Verstuur!bericht:!! Per!vragenlijst!kan!er!direct!een!bericht!(mail)!naar!de!cliënt!of!derde! verstuurd!worden!dat!er!een!vragenlijst!klaarstaat!om!afgenomen!te!worden.! Dit!bericht!is!ter!vervanging!van!het!automatisch!verstuurde!bericht.!In!de! berichtenlog!wordt!dit!bericht!opgenomen.;! o!Verwijderen:!!!!!!!!!!Verwijderen!van!de!geselecteerde!vragenlijst.! ! ! 4.4-Afname! In!deze!paragraaf!zijn!de!verschillende!afnamevormen!op!een!rij!gezet.!Vervolgens!wordt!er!kort! ingegaan!op!de!weergave!van!vragenlijsten.! ! 4.4.1$Afnamevormen$ $
U!heeft!bij!‘afname’!diverse!manieren!om!vragenlijsten!af!te!nemen,!buiten!de!mail!om.!! $
Afbeelding!9 $
!
! !
$ Afname:-Op!het!moment!dat!een!vragenlijst!is!klaargezet,!kan!deze!lijst!worden!geselecteerd!(let-op!-1-xklikken)-in!het!menu!‘afname’.!Het!volgende!scherm!wordt!getoond!(afbeelding!10)!en!afhankelijk!van!het! soort!vragenlijst!is!er!een!keuzemogelijkheid!uit!de!volgende!opties:$
14!
! ! ! ! ! ! !
Afbeelding!10 ! ! •!! Terminal:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Een!beveiligde!omgeving!zodat!de!cliënt!na!het!invullen!van!de!lijst! niet!in!zijn/haar!dossier!komt;! •!! Afname!behandelaar:!!!!!!!!!!!! Afname!van!de!vragenlijst!in!het!portaal!door!behandelaar.!Na!het! afnemen!van!de!vragenlijst!wordt!de!naam!van!de!behandelaar! weergegeven;! •!! Afname!cliënt/derde:!!!!!!!!!!!! Afname!van!de!vragenlijst!in!het!portaal!door!cliënt!of!derde.!Na!het! afnemen!van!de!vragenlijst!wordt!de!naam!van!de!cliënt!of!derde!bij! resultaten!weergegeven;! •!! Verkorte!invoer:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Bijna!alles!vragenlijsten!kunnen!worden!ingevoerd!via!de!verkorte! invoer,!wanneer!deze!op!een!eerder!moment!op!papier!zijn!ingevuld.! ! Afname-per-email! Eerder!is!de!vragenlijstafname!per!email!aan!bod!gekomen.!Onderstaand!nogmaals!de!juiste! handelingen!om!vragenlijsten!per!email!af!te!nemen.!
!
Vereisten!om!vragenlijsten!per!email!af!te!nemen:! 1.!!! Het!emailadres!bij!cliëntgegevens!is!gevuld!(Let-op!-Dit-emailadres-dient-u-in-te-vullen-in-uw! EPD-wanneer-u-een-koppeling-gebruikt)-en!is!een!geldig!emailadres;! 2.!!! Berichttype!bij!kenmerken!dient!ingesteld!te!zijn!op!‘mail’;! 3.!!! Invuller!van!de!vragenlijst!dient!een!cliënt!of!derde!te!zijn;! 4.!!! De!vragenlijst!dient!vrijgegeven!te!zijn;! 5.!!! Startdatum!van!de!vragenlijst!dient!te!liggen!op!vandaag!of!voor!vandaag;! 6.!!! Het!emailbericht!is!nog!niet!verzonden! ! 4.4.2.$Weergave$vragenlijsten! Afname!vindt!per!vraag!plaats.!Indien!“Invoer…!(muis)”!van!toepassing!is!wordt!automatisch!naar!de! volgende!vraag!gegaan!na!selectie!van!een!antwoord.!Als!“Invoer…!(toetsenbord)”!van!toepassing!is! vindt!navigatie!(enter,!back!space!en!pijltjes!toetsen)!via!het!toetsenbord!plaats!en!dient!na!selectie! van!een!antwoord!op!“Volgende”!geklikt!te!worden.!Er!is!eveneens!een!knop!“Volgende”!aanwezig! onder!de!antwoordmogelijkheden.!Deze!knop!is!echter!niet!aanwezig!bij!antwoordtype:!‘Radio’!waar! één!antwoord!gekozen!kan!worden.!
!
Afhankelijk!van!de!afnamevorm!wordt!bepaald!wat!de!cliënt!ziet!na!afname!van!de!laatste! vragenlijst.!Bij!afname!cliënt/derde!en!afname!behandelaar!wordt!teruggekeerd!naar!het! zorgoverzicht!waar!direct!de!laatste!meting!is!bijgewerkt.!Bij!afname!in!de!terminal!en!per!email! heeft!de!cliënt!alleen!de!mogelijkheid!om!uit!te!loggen!of!een!volgende!vragenlijst!(die!ook!klaar! staat)!af!te!nemen.!
!
! !
15!
! ! ! ! ! !
Na!afname!is!de!vragenlijst!niet!meer!aanwezig!in!het!menu!beheer!en!het!menu!afname! maar!onder!‘rapportage’!en!dan!‘inzien’.!
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! 4.5-Rapportage! In!het!menu!onder!de!kop!‘rapportage’,!kunt!u!vragenlijst!bekijken!bij!‘inzien’!(afbeelding!11).!Hier!staan!alleen! vragenlijsten!die!(onvolledig)!zijn!ingevuld!of!waar!de!einddatum!van!gepasseerd!is.! !
Afbeelding!11 !
! Wanneer!u!in!het!menu!een!vragenlijst!selecteert!zijn!er!de!volgende!mogelijkheden!zichtbaar:! •!! Details:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Hiermee!kan!de!vragenlijst!worden!ingezien;! •!! Wijzigen:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Wijzigen!soort!vragenlijst,!meettraject,!meetmoment!of!invuldatum;! •!! Opslaan:! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Hier!kunnen!eventuele!wijzigingen!mee!worden!opgeslagen;! •!! Verwijderen:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Verwijderen!van!een!vragenlijst!(LET-OP!!Wanneer!een!vragenlijst!is!!! verwijderd,!kan!deze!niet!worden!teruggezet);! •!! Annuleren:! !!!!! !!!Uw!huidige!actie!annuleren;! •!! Antwoorden!aanpassen:!!!!!!! Wijzigen!van!gegeven!antwoorden!van!de!geselecteerde!vragenlijst.! ! ! ! Door!te!dubbelklikken!op!een!vragenlijst!kan!verder!ingezoomd!worden!op!de!resultaten!middels!de! volgende!tabbladen!(afhankelijk!per!vragenlijst):!
Afbeelding!12!
! !
16!
! VerloopBij!verloop!kunt!u!het!scoreverloop!over!tijd!bekijken!in!grafiekvorm.!Bij!sommige!vragenlijsten!zijn!deze! grafieken!per!subschaal!opgesteld!en!bij!andere!vragenlijst!bij!de!totaalscore.! !
Op!de!verticale!yaas!is!de!score!weergegeven.!De!yaas!geeft!het!hele!mogelijke!bereik!van!de! subschaal!weer!en!begint!dus!niet!per!definitie!bij!nul!maar!is!afhankelijk!van!de!minimale!en! maximale!uitslag!op!de!yaas.!Het!bereik!van!een!grafiek!staat!standaard!ingesteld!op!de!maximum! score!+10%.!Wanneer!het!maximum!gescoord!wordt,!is!dit!ook!duidelijk!zichtbaar!binnen!de!grafiek.!
! De!horizontale!xaas!geeft!de!tijd!weer!tussen!de!meetmomenten.!De!xaas!loopt!van!het!eerste! meetmoment!tot!aan!het!laatste!meetmoment.! !
Als!van!de!subschaal!van!de!vragenlijst!een!grenswaarde!voor!ziek!en!gezond!(cutaoff!waarde)! bekend!is,!dan!wordt!deze!grenswaarde!in!de!grafiek!weergegeven!met!een!horizontale!lijn.!
! Per!vragenlijst!kunnen!instellingen!afwijken,!maar!over!het!algemeen!geldt!dat!het!gebied!boven!de! cutaoff!waarde!rood!en!het!gebied!hieronder!groen!gekleurd!is.! ! Indien!de!verandering!ingesteld!is!op!‘hoog!is!positief’!vindt!er!een!switch!cutaoff!plaats.!Het!gebied! onder!de!cutaoff!waardelijn!wordt!rood!en!boven!lijn!groen!gekleurd.!De!instructietekst!die!op!de! vragenlijst!van!toepassing!is!wordt!bekeken!door!“info!vragenlijst”!te!kiezen.! ! ! !
Verandering! Verandering!geeft!voor!de!geselecteerde!meetmomenten!de!scores!op!de!subschalen.!Er!wordt! gekeken!of!er!sprake!is!van!een!statistisch!betrouwbare!verandering!of!klinische!relevante! verandering,!herstel!of!terugval!(dit!volgens!de!criteria!van!Jacobson!et!al).!De!grafiek!kan!alleen! juiste!informatie!geven!als!de!betrouwbaarheid!en!de!standaarddeviatie!juist!zijn!ingevoerd!bij!het! ontwerpen!van!de!vragenlijst.!Voor!categorale!vragenlijsten!is!er!geen!veranderingsgrafiek.!
! In!de!grafiek!wordt!de!voora!en!de!nametingscore!weergegeven.!De!voormeting!staat!op!de! horizontale!xaas,!de!nameting!op!de!verticale!yaas.! ! Een!uitslag!op!de!diagonaal!betekent!dat!de!patiënt!niet!veranderd!is,!een!score!boven!de!diagonaal! geeft!aan!dat!de!patiënt!achteruit!is!gegaan!en!een!score!onder!de!diagonaal!dat!de!patiënt!is! verbeterd.! ! Wanneer!de!score!buiten!de!diagonale!(grijze)!balk!valt,!betekent!dit!dat!er!een!betrouwbare! verandering!heeft!plaatsgevonden.!Als!de!score!binnen!de!diagonale!(grijze)!balk!valt,!betekent!dit! dat!de!mate!van!verandering!minder!is!dan!de!onbetrouwbaarheid!van!de!subschaal.!Hierdoor!is! de!mate!van!verandering!niet!betrouwbaar.! ! Wanneer!de!score!onder!de!horizontale!lijn!valt,!betekent!dit!dat!er!sprake!is!van!herstel!(een!score! onder!de!grenswaarde!die!de!overgang!van!pathologisch!naar!gezond!markeert).!Wanneer!de!score! links!van!de!verticale!lijn!valt,!betekent!dit!dat!er!sprake!is!van!een!terugval!(bij!de!eerste!meting!een! score!in!de!gezonde!range!en!bij!de!tweede!meting!een!score!in!de!pathologische!range).! !
! !
Samenvatting! De!samenvatting!geeft!het!resultaat!weer!in!tekst.!In!de!samenvatting!van!de!verandering!worden!de!
17!
mogelijke!veranderingen!weergegeven!(hersteld,!verbetering,!onveranderd,!verslechtering!en! terugval).! ! De!ingestelde!verandering!(‘laag!is!positief’!of!‘hoog!is!positief’)!is!bepalend!voor!de!verandering!die! wordt!weergegeven.!Daarnaast!wordt!de!ernst!score!voor!de!subschalen!weergegeven.! !
!
!
!
!
! !
! !
Per!verandering!worden!verder!de!subschalen!weergegeven.!De!score!die!een!cliënt!behaalt!op!een! subschaal!zijn!afhankelijk!van!de!normgroep!waarmee!de!cliënt!vergeleken!wordt.! Als!er!geen!cutaoff!waarde!is,!wordt!er!vanuit!vragenlijsten!inzien!een!“a”!getoond!en!kan!alleen! ‘Verbetering’,!‘Verslechtering’!of!‘Onveranderd’!als!verandering!van!toepassing!zijn.!Als!er!een! verhoogde!score!is!wordt!dit!als!‘#’!weergegeven.! Eveneens!wordt!de!datum!van!het!vorige!meetmoment!in!de!lijst!weergegeven.!De!instructietekst! die!op!de!vragenlijst!van!toepassing!is!wordt!bekeken!door!“info!vragenlijst”!te!kiezen.! Selecteer!een!subschaal!en!kies!“Toon!vragen”!om!de!antwoorden!in!te!zien.! ! Alle-vragenHier!kunt!u!per!vraag!het!gegeven!antwoord!bekijken.! Instellingen! Binnen!het!menu!instellingen!wordt!de!meting!geselecteerd!ten!behoeve!van!het!vergelijken!van!de! verandering.!Tevens!wordt!vanuit!instellingen!de!hoofd!en!vergelijk!normgroep!ingesteld.! Klik!op!“Meer!informatie!over!deze!vragenlijst”!om!algemene!vragenlijst!gegevens!te!bekijken.! Rapportage! Rapporten!geeft!de!mogelijkheid!om!door!middel!van!filtering!een!rapportage!aan!te!maken.!Na!het! instellen!van!het!filter!vanuit!“Instellingen”!kiest!men!“Rapport!aanmaken”!om!het!rapport!aan!te! maken.! De!rapportage!is!te!downloaden!als!Worda!of!PDFa!bestand!(afhankelijk!van!de!gebruikersinstelling)! en!te!gebruiken!voor!een!eventuele!brief!of!rapportage!in!het!EPD.! 4.5.1$Signalen$ Voor!sommige!vragenlijsten!zijn!signalen!gedefinieerd!en!bij!(een!combinatie!van)!bepaalde! antwoorden!op!vragen!leidt!dit!tot!een!signaal,!bijvoorbeeld!dreiging!van!suïcide!of! alcoholmisbruik.!
! In!het!overzicht!worden!de!vragenlijsten!getoond!die!tot!een!signaal!hebben!geleid.!Selecteer!de! vragenlijst!en!kies!‘details’!of!dubbelklik!om!de!vragen!weer!te!geven!waarop!de!gegeven! antwoorden!aan!het!signaal!voldoen.! !
!
! !
Signalen!kunnen!uit!het!overzicht!worden!verwijderd!door!‘verwijder!signaal!uit!statusoverzicht’!te! kiezen!waarbij!er!een!vink!komt!te!staan!bij!‘signaal!gezien’.!Door!bekende!signalen!uit!het!overzicht! te!verwijderen!is!in!het!overzicht!eenvoudig!te!zien!of!er!nieuwe!signalen!zijn.!Met!‘zet!signaal!weer! in!statusoverzicht’!wordt!deze!weer!zichtbaar.! 4.5.2$Gemist$ In!het!overzicht!worden!de!vragenlijsten!getoond!die!na!het!verstrijken!van!de!einddatum!niet!of! onvolledig!ingevuld!zijn!door!de!cliënt!of!derde.!
18!
!
Gemiste!vragenlijsten!kunnen!opnieuw!worden!ingepland.!Selecteer!hiervoor!een!vragenlijst!en!kies! ‘inplannen’.!Selecteer!een!datum!voor!het!nieuwe!meetmoment!en!kies!‘ok’!waarna!de!lijst!opnieuw! afgenomen!kan!worden.!De!lijst!verdwijnt!onder!‘gemist’!en!verschijnt!weer!bij!‘beheer’.!
!
$
Kies!‘reden!gemist’!om!de!reden!op!te!geven!waarom!een!vragenlijst!gemist!is.!Nadat!er!opgeslagen! is,!wordt!de!reden!in!de!kolom!‘reden’!getoond.! ! 4.6-Gebruikersinstellingen! Vanuit!gebruikersinstellingen!zijn!er!verschillende!aanpassingen!mogelijk!(afbeelding!13):! •!! Berichttype:!!!!!!!!!!!!!!De!manier!waarin!u!wordt!voorzien!van!een!bericht!wanneer!een!cliënt!een! vragenlijst!invult.!Wanneer!je!kiest!voor!sms,!vul!dan!het!mobiele!nummer!in! bij!mobiel!nummer;! •!! Startscherm:!!!!!!!!!!!!!!Het!scherm!waarin!u!terecht!komt!na!het!openen!van!ROM!in!uw!EPD,!u!kunt! hier!het!beste!kiezen!voor!‘’zoek!cliënten’;! •!! Format!Excel:!!!!!!!!!!!! PDF;! •!! Format!msWord:!!!!!!PDF;! Klik!vervolgens!op!de!diskette!(‘ok’).! ! $ $ $ $ $ $ ! Afbeelding!13!
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
! !
-
-
19!
