Nu even geen sprookje: besparen door aanbesteden kan

Nu even geen sprookje: besparen door aanbesteden kan Ordentelijk ICT inkopen is een serieuze inspanning ……maar levert zeker veel op!

Rolf Meursing Directeur Odinfo

Introductie Odinfo  maken van een informatiestrategie  verbeteren van de ICT-organisatie  het leiden van ICT-integraties in het kader van herindelingen, fusies en Shared service centers  implementeren van informatiesystemen, zoals midoffices  realiseren van kostenbesparingen

Voor meer zie www.odinfo.nl.

5 Te weinig kennis over aanbestedingen

Nu ongeveer 10.500 resultaten Aanbesteden VIAG 2015

4

Agenda

1.Voor- en nadelen aanbesteden 2.Cases met interventies 3.Vragen, opmerkingen

Aanbesteden VIAG 2015

5

Kernvragen: - Is aanbesteden nuttig? - Hoe zit het met de machtsbalans tussen leverancier en gemeente?


6


7

CONTEXT

Het vervangen of aanschaffen van ICT (software, hardware, telefoons, printers, tablets etc.) is geen sinecure. Er zijn tal van (Europese, nationale en gemeentelijke) regels aan de inkoop van ICT verbonden, die bij verkeerd gebruik leiden tot risico’s zoals klachten en bezwaren, rechtszaken of aanschaf van nietpassende producten/diensten. Waarom zijn al die regels er en welk doel dienen die regels eigenlijk? We hebben er toch eigenlijk maar een hekel aan. Moeten deze regels niet veranderd worden en als dit niet kan hoe kunnen ze het best gehanteerd worden? Aanbesteden VIAG 2015

Aanbestedingsvarianten

Aanbesteden VIAG 2015, uit inkoopstrategie Stichtse Vecht

9

Doelen van aanbesteden 1. Het verkrijgen van de beste prijs-kwaliteitverhouding

2. Transparantie geven 3. Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam inkopen) 4. Social return organiseren 5. Innovatie en concurrentie bevorderen 6. Kansen voor het (lokale) MKB creëren Aanbesteden VIAG 2015

10

Voor- en nadelen Veel werk Eigen gevoel krijgt niet de ruimte Verdere bevraging niet mogelijk Lange doorlooptijden Kans op bezwaren

Vergelijkbare offertes Nagedacht over wensen en eisen Objectieve beoordeling Gezamenlijk besluit Scherpe aanbiedingen Verifieerbaar / controleerbaar


11

Voorbeeld kostenbesparing Vergelijk Pink / Centric (GWS) over drie jaar TCO

Pink Centric

aanbieding 2014 eenmalig jaarlijks TCO € 95.800 € 130.024 € 485.872 € 78.830 € 91.000 € 351.830

conclusie: aanbiedingen zijn scherper in 2015 Pink is 44% gezakt in prijs Centric is 22% gezakt in prijs 12

aanbieding 2015 eenmalig jaarlijks TCO € 75.000 € 64.995 € 269.985 € 40.000 € 78.480 € 275.440

CASE 1: Social return Bezwaar: Bij hardware social return gevraagd bij aanschaf van hardware Antwoord: Aanbesteding opnieuw starten want vragen van social return is al snel disproportioneel


CASE 2: ingebrachte beoordeling

Aspect Wensen Risicoanalyse Inzet medewerkers TOTAAL

Punten voor kwaliteitsaspecten: 50 20 30 100

maximale meerwaarde t.o.v. een cijfer 6 € 196.000 € 78.400 € 117.600 € 392.000

Inzet medewerkers: - tijdens opleidingen - tijdens implementatie - zou ook tijdens gebruik van de applicatie kunnen Aanbesteden VIAG 2015

14

Case 2: Nota van Inlichtingen Vraag: Inschrijver acht uw beoordelingscriterium 'Benodigde inzet medewerkers gemeente' onredelijk bevoordelend voor uw huidige softwareleveranciers. Antwoord: Aanbestedende dienst is van mening dat dit onderdeel een beperkte invloed heeft op de totale beoordeling. Het onderwerp inzet medewerkers bestaat uit 3 componenten, te weten 1) een opgave van het aantal dagen, 2) een beschrijving van de inzet en 3) een beschrijving van de opleidingen. De verdeling binnen dit gunningscriterium is 50/25/25. Dat betekent dat de opgave van het aantal dagen slechts voor 50% van de totale meerwaarde voor dit onderdeel (117.600) meetelt, dus maximaal 58.800 euro en derhalve proportioneel.


15

CASE 2: Stappen 1) Programma van eisen 2) Nota van inlichtingen en antwoorden 3) Nota van inlichtingen: over andere zaken 4) Bezwaar inkoopvoorwaarden 5) Beoordeling offertes 6) Voorlopige gunning 7) Gesprek met leverancier op nummer 2 en advocaat 8) Dagvaarding 9) Gesprekken met advocaten 10)Zitting 11)Uitslag


16

Case 2: Pleidooi

1.Te laat gereageerd 2.Wel proportioneel


17

CASE 2

Te laat gemeld door eiser, echter wel uitspraak Eigen uren meewegen mag, maar: • Wel aanzienlijk belang aannemelijk maken • Voordeel zittende leverancier neutraliseren maar niet elimineren • Slimmer opleiden had gekund (binnen invloedsfeer) • Proportioneel, niet dominant Aanbesteden VIAG 2015

18

Conclusies 1) 2) 3) 4) 5)

Aanbesteden volgens de regels vergt veel tijd en kosten Aanbesteden levert vaak geld op Pas op voor Social Return Inzet eigen mensen mag meegewogen worden Zorg voor gedegen inkoop juridische kennis aan boord

6) Je hoeft je niet te laten ringeloren door software leveranciers

Kernboodschappen 1) Ga aanbesteden • Wanneer het je wat oplevert 2) Gemeenten zijn niet gegijzeld door softwareboeren Aanbesteden VIAG 2015

Vragen, opmerkingen


20

Ik nodig u uit om mij te benaderen met cases

Te bezoeken op de stand van Odinfo Dank voor uw aandacht

Nu even geen sprookje: besparen door aanbesteden kan

Recommend Documents