Notulenverslag van de OCMW-raad van 5 april 2016

Gemeente Herent Spoorwegstraat 6 – 3020 Herent www.herent.be

Notulenverslag van de OCMW-raad van 5 april 2016 Aanwezig

Verontschuldigd Afwezig

Liesbeth Van Hemelrijck, voorzitter Marc Peeters, Gustaaf Hendrickx, Lieve Deturck, Michel Claeys, Liesbeth Devue, Lydie Wuyts, Marc Debusschere, raadsleden Pascal De Geyter, financiëel beheerder Dirk Billen, secretaris Christophe Lonnoy, Julie Tobback, raadsleden Auicha Al Merrouni, raadslid

De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur.

Openbaar 1. Notulen van de openbare vergadering van de Raad van 01 maart 2016 - goedkeuring Referentie: Raad/2016/052 Aanleiding De notulen van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de OCMW-secretaris opgesteld overéénkomstig de artikelen 181 en 182 van het OCMWdecreet. Elk OCMW-raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de OCMWraad en door de OCMW-secretaris. Feiten, context en argumentatie Zie bijlage Tussenkomst Raadslid M. Claeys stelt inzake agendapunt 4. Samenwerkingsovereenkomst sociale economie, de bewuste subsidiemogelijkheid van €210.889 aldusdanig niet terug te vinden in het OCMW budget. Bijlage(n) RD. 3. d.d. 01.03.2016 open.pdf Besluit Enig artikel: De notulen van de openbare vergadering van de OCMW-raad op datum van 01 maart 2016 worden met algemene stemmen goedgekeurd.

2. Goedkeuring jaarverslag en kwaliteitsverslag LDC d' Ontmoeting Referentie: Raad/2016/088 Aanleiding LDC d' Ontmoeting dient voor 14 april 2016 een jaarverslag van het afgelopen jaar en een kwaliteitsplanning voor het lopende jaar te bezorgen aan het Vlaams Agentschap. Feiten, context en argumentatie

Pagina 1 van 18

De centrumleider verkiest de mogelijkheid om de kwaliteitsplanning en het jaarverslag te combineren in 1 document. Voor zowel kwaliteitsplanning als jaarverslag werd gebruik gemaakt van richtlijnen door VVSG en voorbeelden van documenten van andere LDC' s. Tussenkomst Raadslid Claeys M. stelt dat hij zich niet kan verzoenen met de inhoud van dit jaarverslag ( blz 7: Missie en visie zijn omgekeerd gebruikt, blz 28. eindconclusie: Hierin zou vermeld kunnen worden dat 15% meer maaltijden aan een sociaal tarief worden geserveerd in het sociaal restaurant waardoor er druk ontstaat op de gemeentelijke dotatie. ) De OCMW voorzitter geeft een pluim aan diegenen die het jaarverslag heeft opgesteld. Bijlage(n) 2016.04.05 jaarverslag LDC d' Ontmoeting 2015.pdf, 2016.04.05 kwaliteitsplanning LDC d' Ontmoeting 2015.pdf Besluit Met 7 stemmen voor (Liesbeth Van Hemelrijck, Marc Peeters, Gustaaf Hendrickx, Lieve Deturck, Liesbeth Devue, Lydie Wuyts, Marc Debusschere), 1 stem tegen (Michel Claeys) De raad keurt het jaarverslag en kwaliteitsverslag 2015 van LDC d'Ontmoeting, goed

3. Spreidingsplan: stand van zaken - kennisgeving Referentie: Raad/2016/089 Aanleiding De beslissing van de overheid om het spreidingsplan met betrekking tot asielzoekers terug in te voeren. Feiten, context en argumentatie Op vrijdag 26 februari heeft de Ministerraad de ontwerpteksten voor het verplichte spreidingsplan voor de opvang van asielzoekers goedgekeurd. De criteria en de modaliteiten van dat plan liggen nu vast en zullen voor advies naar de Raad van State verstuurd worden. Nadat de finale tekst goedgekeurd en gepubliceerd werd in het Belgisch Staatsblad, zal de Ministerraad de beslissing tot activatie nemen en zal elke gemeente en OCMW een brief ontvangen waarin het exacte aantal te creëren opvangplaatsen wordt meegedeeld. De activatiedatum van het spreidingsplan zal vermoedelijk rond 1 mei 2016 zijn. Gemeenten en OCMW’s die reeds twee keer meer dan het gemiddeld aantal opvangplaatsen per duizend inwoners hebben op het moment van de activatie, zullen worden vrijgesteld en dienen geen bijkomende plaatsen te creëren. De verdeelsleutel van het spreidingsplan werd opgemaakt volgens objectieve criteria, zijnde het bevolkingsaantal (35 %), het totaal netto belastbaar inkomen (20 %), het aantal bestaande opvangplaatsen in de gemeente (30 %) en het aantal leefloners (15 %). De LOI-plaatsen die sinds 1 december 2015 werden geopend, zullen worden beschouwd als gerealiseerd in het kader van het spreidingsplan. Zij zullen worden afgetrokken van het definitieve quotum te creëren opvangplaatsen. Het aantal opvangplaatsen dat in mei bij activatie van het plan gecommuniceerd wordt, betreft dus de nog te realiseren plaatsen. Na de activatie van het plan, zullen de OCMW’s 6 maanden de tijd krijgen om het opgelegde aantal LOI-plaatsen te creëren. Om deze plaatsen te creëren, zouden wij de OCMW’s eraan willen herinneren dat zij zowel individuele als collectieve LOI-plaatsen kunnen organiseren. Collectieve LOI- plaatsen zijn collectieve opvangstructuren beheerd door het OCMW. De OCMW’s die in het jaar voorafgaand aan de activering van het spreidingsplan reeds vrijwillig extra LOI-plaatsen hebben geopend, zullen één maand extra de tijd krijgen om het opgelegd aantal plaatsen te openen. Een uitzondering hierop vormt de plaatsen die sinds 1 december werden geopend, omdat deze al als inspanning erkend worden.

Pagina 2 van 18

Indien de regering tijdens deze openingsperiode van 6 maanden (of in sommige gevallen 7 maanden) collectieve opvangplaatsen op het grondgebied van een gemeente opent, zal het aantal te creëren LOI-plaatsen in het kader van het spreidingsplan herzien worden. De OCMW’s die nalaten om het gevraagde aantal plaatsen te openen binnen de vastgelegde termijn kunnen een financiële sanctie opgelegd krijgen per dag per niet-gerealiseerde plaats. Het bedrag van de sanctie zal gelijk zijn aan het dubbele van het geïndexeerde bedrag per dag voor een bezette plaats voor een volwassene (37,70 euro). OCMW’s kunnen wel aan FEDASIL de redenen opgeven waarom zij, buiten hun wil om, de plaatsen niet tijdig konden openen. In dat geval kan FEDASIL een bijkomende termijn verlenen. De OCMW’s kunnen met hun operationele vragen over de concrete inrichting van de opgelegde LOI-plaatsen (type plaatsen, plaatsbezoek voor goedkeuring, …) terecht bij het Federaal Agentschap voor de opvang van Asielzoekers (Fedasil). Tussenkomst De OCMW voorzitter geeft toelichting dat de werkzaamheden die gepland werden aan de pastorij van Veltem , binnenkort door Wonen en Werken zullen uitgevoerd worden ( offerte daartoe goedgekeurd door College). Het OCMW zal instaan voor de inrichting van deze woning. Hiertoe worden vandaag een aantal bestelaanvragen voorgelegd ter goedkeuring aan de raad. Een bijkomende opvangcapaciteit van 6 eenheden wordt op deze manier gerealiseerd . Voorlopig is het nog afwachten wanneer de eerste vluchtelingen aan het OCMW zullen worden doorgestuurd. De OCMW voorzitter meldt eveneens aan de raad dat de vrijwilligerswerking van het lokaalopvanginitiatief van het OCMW van Herent genomineerd is voor de prijs van gastvrije gemeente. Besluit Enig Artikel. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van de stand van zaken met betrekking tot de invoering van het nieuwe spreidingsplan asielzoekers.

4. Dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg - zelfevaluatie en kwaliteitsplanning 2016 Referentie: Raad/2016/094 Aanleiding In regelgeving is voorzien dat er jaarlijks een kwaliteitsplanning wordt opgemaakt. Deze dient voor 15 april ingediend te worden bij het Vlaams Agentschap Zorg en gezondheid. Feiten, context en argumentatie Gezien de Dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg opnieuw een eigen erkenning heeft , dienen we dit terug zelf op te maken De opmaak voor 2016 gebeurde aan de hand van een instrument dat speciaal daartoe werd ontworpen door VVSG. Het document werd ingevuld in overleg en onder begeleiding van Elke Verlinden stafmedewerker VVSG. Juridische grond Kwaliteitsdecreet Bijlage(n) 2016_ZE en Q planning.xlsx Besluit Enig artikel: De vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn keurt de kwaliteitsplanning van de dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg goed.

Pagina 3 van 18

5. Regionale dienst gezinszorg- en aanvullende thuiszorg Social - jaarverslag 2015 - ter kennisgeving Referentie: Raad/2016/095 Aanleiding In de regelgeving is voorzien dat er jaarlijks een jaarverslag dient ingeleverd te worden bij het Vlaams Agentschap zorg en gezondheid. Feiten, context en argumentatie Voor 2015 werd dit jaarverslag opgesteld door Social, waarbij de dienst gezinszorg toen was aangesloten. Bijlage(n) 2015 Jaarverslag 2015 RDGZAT 2015 03 01.docx Besluit Enig artikel : De Raad voor maatschappelijk Welzijn neemt kennis van het jaarverslag 2015 van de regionale dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg Social.

6. Serviceflats De Hemelboom - Zelfevaluatie en kwaliteitsplanning 2016 - goedkeuring Referentie: Raad/2016/096 Aanleiding In de regelgeving is voorzien dat er tweejaarlijks een zelfevaluatie en jaarlijks een kwaliteitsplanning dient gemaakt te worden. Deze moeten ter inzage op de dienst aanwezig zijn. Feiten, context en argumentatie Voor de opmaak werd gebruikt gemaakt van het instrument dat door de VVSG is uitgewerkt. Bijlage(n) Exel Q planning SFD 2016.xlsx Besluit Enig artikel : De Raad voor maatschappelijk welzijn keurt de zelfevaluatie en kwaliteitsplanning 2016 goed.

7. Rapportering debiteurenbeheer Referentie: Raad/2016/097 Aanleiding Openstaande vorderingen OCMW Feiten, context en argumentatie -Halfweg vorig jaar 2015 na het op orde brengen van een aantal zaken en afspraken op de dienst gestart met rappels voor de facturen (gezinszorg, poetsdienst, kinderopvang, serviceflats, maaltijden, enz..).Enkel facturen vanaf 01_01_2015, niet de steunen. -Eind 2015 uitgebreid naar de facturen vanaf 01_01_2014. -Opvolging tot niveau A2 (2de rappel) -Nog niet voor de steunen en beslissingen Bijzonder Comité. Reden: Veel werk aan controle POD-MI, beperkte capaciteit, nood aan uitwerken procedure, correctie boekhouding enz..

Pagina 4 van 18

-Eind vorig jaar beheersovereenkomst financiële dienst OCMW en Gemeente. Geeft mogelijkheden voor werkherverdeling. -Maandelijks overleg met de dienst daar aanpak besproken. Doel procedure uitwerken, werk verdelen en er samen aan werken. Bijlage01 -Nu alles hernomen in globale procedure, zoals met de dienst opgesteld, voor alles wat individueel gekend is vanaf 01_01_2012 (Facturen en steun) (Vanaf nieuwe boekhouding) -Nu heeft iedereen voor gepersonaliseerde schuld een brief gekregen zowel facturen als steun op één overzicht. Bijlage02_03 -Rekening gehouden (maximaal) met CSR en afbetalingsplannen. Wie op schema zit met afbetalingsplan of wie in CSR zit niet aangeschreven. -Heel wat reacties op de rappels die ook heel wat fouten aan het licht brengen. Worden één voor één bekeken. Puzzelwerk maar daar worden we stil aan bedreven in. -De procedure debiteurenbeheer volgen zoals door de raad goedgekeurd en met een circulatietijd van 1 maand zodat elke vordering één maal per maand wordt bekeken en opgevolgd. Bijlage04 -Wat staat er nog open: -Stand van zaken gemaakt als voorbereiding van het mat van 7 maart (Momentopname eind februari 2015) Bijlage05_06_07 -Openstaand saldi 2014 en 2015 zijn ondertussen gedaald. Bijlage08 Volgende vragen blijven open: -Wat met vorderingen van 2011 en ouder -Wat met globale vorderingen van 2012 (Ook geen aandacht besteed aan deze juist af te boeken, vaak inkomsten op AR400000 gezet zonder kiezen van een IR. Ook negatieve vorderingen enz… Zijn niet zomaar oninbaar te stellen. (Kan wel met schuld op naam.) Moet stuk voor stuk afgeboekt worden anders slepen we dat blijvend mee die historieken. Zitten dubbels in, zitten negatieve vorderingen in. Nazicht en in blokken te behandelen. Eerste blok serviceflats Mondelinge toelichting tijdens de raad. Tussenkomst Raadslid L. Deturck wenst dat het belang van een duidelijke communicatie met de OCMW cliënt in de procedure debiteurenbeheer wordt nageleefd door het woordelijk in de procedure in te schrijven. Raadslid L.Devue wenst te benadrukken dat in de officiële brieven van ingebrekestelling wel degelijk een correct in te vorderen bedrag vermeld wordt. Bijlage(n) 01_Procedure Openstaande vorderingen vanaf 2012.pdf, 02_Brief bij rekeninguittreksel klanten.pdf, 03_Voorbeeldbijlage bij brief Rappel.pdf, 04_Procedure Debiteurenbeheer.pdf, 05_Waardering vorderingen mat 7 Maart 2016.pdf, 06_Opdeling vorderingen 2012 beperkt tot de gegroepeerde.pdf, 07_Waardering vorderingen mat 7 Maart 2016 na correctie 2012.pdf, 08_Waardering vorderingen mat 7 Maart 2016 na correctie 2012 - Actueel.pdf Besluit Enig artikel: De Raad neemt kennis van de rapportering debiteurenbeheer door de waarnemend financieel beheerder.

8. Functiebeschrijving - OCMW-secretaris Referentie: Raad/2016/108 Pagina 5 van 18

Aanleiding De OCMW-secretaris wordt geëvalueerd door het Vast Bureau. Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de leden van het managementteam en de voorzitter van het OCMW betrokken worden. Feiten, context en argumentatie Het is aangewezen dat de functiebeschrijving van de OCMW-secretaris wordt aangepast aan de huidige taakinvulling zoals die in het OCMW decreet van 19 december 2008 wordt beschreven. De OCMW-secretaris oefent zijn taken uit overeenkomstig een door de OCMW-raad goedgekeurde individuele functiebeschrijving, opgemaakt conform de bepalingen van het OCMW-decreet. De basis hiervoor is het HayGroup – rapport “ Functiebeschrijving en functieweging decretale graden “ van juni 2010. Dit is een document opgesteld in opdracht van de Vlaamse overheid voor de functies van de decretale graden bij de gemeente en het OCMW. Juridische grond Artikel 114 van het OCMW decreet van 19 december 2008. Besluit van de OCMW raad van 4 november 2008 houdende goedkeuring van de rechtspositieregeling en arbeidsreglement van het OCMW personeel. Besluit Enig artikel : De functiebeschrijving van de OCMW-secretaris wordt goedgekeurd. Functiebeschrijving OCMW-secretaris Functienaam Graadnaam: OCMW-secretaris Functienaam: OCMW-secretaris Functionele loopbaan: decretale graad

Datum van opmaak : april 2016 Plaats in de organisatie Rapporteert aan de OCMW voorzitter en de OCMW raad. Geeft leiding aan alle medewerkers van de organisatie. Werkt onder het gezag van de OCMW raad, het vast bureau of de OCMW voorzitter, al naargelang hun bevoegdheden. De OCMW secretaris gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door de OCMW raad, de voorzitter , het vast bureau , al naargelang hun respectievelijke bevoegdheden, tenzij anders bepaald in de afsprakennota. De OCMW secretaris is ambtshalve voorzitter van het managementteam. Basisdoelstelling Het ambt van OCMW secretaris wordt geregeld door titel II, hoofdstuk V, afdeling II, onderafdeling II van het gemeentedecreet van 19 december 2008. Het OCMW probeert een optimale dienstverlening naar de bevolking te ontwikkelen en te realiseren in die domeinen waar zij opdrachten toegewezen krijgt of al naargelang de plaatselijke behoeften zelf initiatieven genomen heeft.

Pagina 6 van 18

De OCMW secretaris is belast met de voorbereiding van de zaken die aan de OCMW raad of aan het vast bureau worden onderworpen. De secretaris van het OCMW is belast met de algemene leiding van de diensten van het OCMW, staat aan het hoofd van het personeel en is bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer. De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt wat onder het begrip dagelijks personeelsbeheer moet worden verstaan. Verantwoordelijkheden en taakbeschrijvingen De functie van OCMW secretaris wordt weergegeven in de 9 volgende resultaatgebieden. • • • • • • • • •

Organisatie en werkingsprocessen Beleidsvoorbereiding: de meerjarenplanning en het budget Faciliteren en organiseren van de werking van de politieke organen Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking Human Resources management (hoofd van het personeel) Financieel management Interne contacten – de rol van ‘toediener van olie in het raderwerk’ Externe contacten Samenwerkingsverbanden

Algemeen doel van de functie. De OCMW secretaris leidt (plannen, organiseren, opvolgen, coördineren en evalueren) de activiteiten van een geheel van diensten teneinde de OCMW raad te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate individuele en collectieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren.

Resultaatgebieden 1. 1.

Organisatie en werkingsprocessen

Binnen het door de raad goedgekeurde organogram en, in overleg met het managementteam, uittekenen en onderhouden van een adequate organisatiestructuur en efficiënte werkingsprocessen inclusief het vaststellen van interne controlesysteem teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Activiteiten: • Maakt namens het managementteam, een afsprakennota op met de OCMW-raad over de omgangsvormen en de wijze waarop de secretaris en de overige leden van het managementteam, de waarnemendvoorzitter, het vast bureau en de bijzondere comités zullen samenwerken om de doelstellingen te bereiken. • Staat in voor de werking van de OCMW-diensten betreffende de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid.

Pagina 7 van 18

• Staat in voor de interne controle op de werking van de OCMW-diensten (organisatiebeheersing). • Waakt erover dat de dingen in de ganse organisatie efficiënt en effectief gebeuren : “making things happen”. • Zorgt in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp van organogram en personeelsformatie. • Bewaakt het samenspel tussen voorstellen van de afdelingen/diensten, de screening en de evaluatie, de toetsing van de budgetten ,het voeren van bilaterale gesprekken met de diensthoofden, de informele aftoetsing met het beleid, de bespreking met het managementteam enz. • Staat in voor het opzetten van systemen om de kwaliteit van dienstverlening te bewaken van de diensten (organisatieverbetering). • Evalueert en stuurt zo nodig de ontwikkeling van e-government en stimuleert het gebruik van informatie en communicatietechnologie om de efficiëntie te verhogen en de dienstverlening naar de klant te verbeteren. • Stelt het intern controlesysteem vast, na overleg met het managementteam en is belast met de organisatie en de werking ervan. • Bespreekt deze voorstellen met en laat deze goedkeuren door het vast bureau en de OCMW-raad en staat in voor de implementatie ervan • Staat in voor het opzetten en onderhouden van systemen om de kwaliteit van de dienstverlening te volgen en te verbeteren (o.a. voor de loketfunctie).

•

2. Strategische beleidsvoorbereiding: de strategische nota, de meerjarenplanning, het budget Op basis van de prioriteiten van het beleidsorgaan en binnen de budgettaire ruimte, in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel voor de strategische nota en de meerjarenplanning, de beleidsnota, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen teneinde voor het bestuur en de diensten een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de operationele beslissingen en acties. Activiteiten: • Zorgt in overleg met de dienstverantwoordelijken voor het voorontwerp van strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan in overleg met het managementteam. • Zorgt in overleg met de dienstverantwoordelijken voor het voorontwerp van beleidsnota van het budget en de herziening ervan in overleg met het managementteam. • Zorgt in overleg met de dienstverantwoordelijken voor de verklarende nota van een budgetwijziging en de verklarende nota van een interne kredietaanpassing in overleg met het managementteam. 3. Ziet toe op een goede integratie van de voorontwerpen van financiële nota van het meerjarenplan, budget, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen opgemaakt door de financieel beheerder.

Pagina 8 van 18

• Bespreekt deze voorstellen van plannen en budgetten met het vast bureau, licht deze toe op de OCMW-raad en ,na eventuele bijsturing , laat hij deze goedkeuren / vaststellen. 1. Bespreekt de voorstellen rond beleidsthema’s met de voorzitter rekening houdend met korten middellange en langetermijneffecten.

•

Faciliteren en organiseren van de werking van de politieke organen

Instaan voor de voorbereiding van alle documenten die aan de beleidsorganen worden voorgelegd, rekening houdende met de wettelijke en reglementaire bepalingen en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur teneinde een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen. Activiteiten: • Legt eventueel met hulp van de medewerkers en in overleg met de OCMW-voorzitter de agenda van het Vast Bureau en de OCMW raad vast. • Verzekert een adequate voorbereiding van de dossiers die aan de OCMW-raad, de waarnemendvoorzitter, het vast bureau en de bijzondere comités worden voorgelegd. • Woont de vergaderingen van de raad, van het vast bureau en eventueel ook deze van de bijzondere comités bij . • Adviseert de raad, het vast bureau, de bijzondere comités en de OCMW-voorzitter op bestuurkundig, beleidsmatig en juridisch vlak , toont hen de gevolgen van hun beslissingen op financieel vlak, op vlak van personeel & organisatie, - zowel op korte als op lange termijn – en formuleert eventueel alternatieven . • Formuleert zelf voorstellen of adviezen om het OCMW beleid te verbeteren of te professionaliseren. • Stimuleert de leden van het management team om, vanuit de ervaring met de beleidsuitvoering, op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren, in lijn met de bestuursakkoorden.

•

4.

Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking

Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de diensten teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren.

Activiteiten: • Leidt het managementteam ( zit de vergaderingen voor, bepaalt in overleg met de leden van het managementteam mee de prioriteiten, zet mee de grote lijnen uit,…). • Verzekert de uitvoering van de beslissingen van de beleidsorganen.

Pagina 9 van 18

• Zet belangrijke (strategische, verandering-) projecten op, leidt en faciliteert deze , betrekt er alle belanghebbenden bij, … • Coördineert dienstoverschrijdende dossiers, en lost eventueel zelf moeilijke/probleemdossiers op of helpt deze vooruit in overleg met de leden van het managementteam, de dienstverantwoordelijken en de directe medewerkers .

• Waakt over de correcte naleving van de vigerende reglementeringen ( federaal, Vlaams, provinciaal, eigen gemeentelijke regelgeving, al dan niet in uitvoering van Europese regelgeving ). • Stelt in overleg met de leden van het managementteam, de dienstverantwoordelijken en de directe medewerkers, een intern communicatieplan op en zorgt dat de interne verslaggeving tijdig verspreid wordt aan alle belang- en rechthebbenden. • Zorgt voor de organisatie van de briefwisseling en het OCMW archief. • Zorgt en bewaakt de eigen notulering en deze van het vast bureau en de OCMW raadszittingen.. • Zorgt voor de interne organisatie van de klachtenbehandeling. • Staat in voor de voorbereiding en de tijdige verspreiding van de documenten aan alle belang – en rechthebbenden. • Zorgt voor de interne organisatie van de behandeling van de aanvraag van ieder natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt de gewenste bestuurdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verstrekken of er een afschrift van te overhandigen. • Is verantwoordelijk voor de medeondertekening van de beslissingen van de beleidsorganen. 5. Human Resources management ( hoofd van het personeel ) Met respect voor het reglementair kader en de beschikbare budgetten, het nemen van initiatieven, opdat de OCMW diensten steeds zouden kunnen beschikken over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers, nodig om haar opdracht en doelstellingen te realiseren. Activiteiten: • Staat aan het hoofd van het OCMW personeel en is bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer. • Werkt een voorstel van rechtspositieregeling uit in overleg met het management team, en bereidt een personeelsbeleid uit in dit kader, afgestemd op het gemeentelijk personeelsbeleid.

Pagina 10 van 18

• Rapporteert op regelmatige basis aan het vast bureau over de genomen beslissingen in het kader van het dagelijks personeelsbeheer. • Werft personeelsleden aan en ontslaat deze, als het vast bureau die bevoegdheid aan de OCMW secretaris gedelegeerd heeft. • Staat in voor het opzetten van adequate personeelsbeleidsprocessen ( selectie & rekrutering, vorming & ontwikkeling, beoordeling, loopbaanmanagement, evaluatie,…). • Zorgt voor een voldoende en gemotiveerde personeelsbezetting om de dienstverlening te kunnen waarborgen, binnen de specifieke context van werken met doelgroepmensen, verschillende statuten. • Werkt in overleg met bestuur, de leden van het managementteam en de dienstverantwoordelijken aan een geschikte organisatiecultuur ( bijv. de ‘organisatiewaarden’ specificeren, promoten en hierbij zelf een voorbeeldfunctie vervullen ). • Zorgt waar nodig voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden naar de leidinggevenden. • Maakt afspraken met de leden van het managementteam en de dienstverantwoordelijken , komt met hen doelstellingen overeen, houdt functioneringsgesprekken, coacht hen, evalueert hun prestaties ,… • Zorgt in overleg met de dienstverantwoordelijke voor de concrete invulling van het vormingsrecht en de vormingsplicht op basis van de vormingsbehoeften. • Biedt alle medewerkers kansen tot vorming en ontwikkeling. • Neemt deel aan het syndicaal overleg en staat in voor een goed sociaal klimaat in de organisatie. • Is zelf betrokken bij de selectie en werving van de functies in de OCMW administratie en - diensten of delegeert deze taak. • Draagt zorg voor goede werkomstandigheden in het bijzonder de veiligheid op het werk en het welzijn op het werk. • Beslist over de toepassing van de positieve gevolgen en over de toepassing van de negatieve gevolgen van alle evaluaties. • Verzekert dat de leidinggevenden op een goede manier het personeelsbeleid uitvoeren binnen hun diensten. • Onderhoudt regelmatig informele contacten met het personeel.

Pagina 11 van 18

• Bereidt tuchtprocedures voor ( voert het tuchtonderzoek, stelt het tuchtverslag op en stelt het tuchtdossier samen als de raad of het vast bureau als tuchtoverheid optreedt ). 6. Financieel management Conform de afspraken met de OCMW-raad, uitwerken, implementeren, uitvoeren en optimaliseren van een financieel management systeem, samen met de financiële beheerder teneinde een effectieve, efficiënte en kostenbewuste werking van de organisatie te verzekeren. Activiteiten: • Bevestigt de wettelijkheid en regelmatigheid van uitgaven bij de betaalopdracht (eerste handtekening) door medeondertekening van de betalingsopdracht aan de financiële instelling ( plaatst als eerste zijn handtekening op een betalingsopdracht om de wettelijkheid en de regelmatigheid van uitgave te bevestigen ). • Beslist om, na advies van de financieel beheerder, bepaalde budgethouders of personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur en beslist om, na advies van de financieel beheerder, bepaalde personeelsleden te belasten met de inning van geringe dagontvangsten. • Geeft na advies van de financieel beheerder, opdracht aan andere personeelsleden om de kasverrichtingen uit te voeren. • Ontwikkelt een geïntegreerd beleid voor het beheer van materiële activa met inbegrip van hergebruik, in eigen beheer of via onderaanneming. • Ontwikkelt een efficiënt, kosteneffectief, planmatig en duurzaam onderhoud van gebouwen, kantoren, voertuigen en meubilair. Activiteiten indien het budgethouderschap wordt gedelegeerd aan de OCMWsecretaris : • Delegeert het budgethouderschap en de verantwoordelijkheid hiermee gepaard gaande aan onderliggende functies. • Rapporteert minstens eenmaal per jaar aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de uitvoering van het budgethouderschap. • Rapporteert aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de eigen uitvoering van het budgethouderschap en van de door hem met het budgethouderschap belaste personeelsleden. 1. Beoordeelt of de kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van mandatarissen ( burgemeester, schepenen en OCMW voorzitter) en die noodzakelijk zijn voldoen aan de voorwaarden vermeld in artikel 42 §1 en artikel 43§2 (BVLR statuut lokale mandatarissen).

Pagina 12 van 18

7. Interne contacten Afstemmen van de werking van de OCMW diensten met de verschillende interne actoren teneinde door een goede communicatie een kwalitatieve dienstverlening blijvend uit te bouwen Activiteiten: • Bespreekt op voorhand met de OCMW-voorzitter de agenda van de beleidsorganen of neemt andere dossiers met haar/hem door. • Bespreekt met de OCMW-voorzitter de agenda van de zittingen . • Koppelt de besprekingen en beslissingen van de OCMW-raad en van het vast bureau terug naar de diensten (en omgekeerd). • Verzekert een goed overleg en coördinatie met de (eventuele) decentrale diensten . • Waakt over de scheiding tussen politiek en diensten, het respecteren van elkaars rol. • Helpt conflicten tussen partijen helpen oplossen. • Staat in voor een adequate interne communicatie en voor het communicatiebeleid. • Stimuleert en bevordert de informatie- doorstroming en uitwisseling tussen alle actoren .

•

8.

Externe contacten

Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen teneinde de OCMW werking te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Activiteiten: • Overlegt regelmatig overleg met de gemeentesecretaris, in het bijzonder om dossiers van algemeen belang te bespreken of op elkaar af testemmen. • Via overlegvergaderingen afstemmen met burgemeester en schepenen (financiënondersteunende diensten-welzijn-kinderopvang) van de gemeente. • Verzekert goede contacten met de subsidiërende en/of toezichthoudende overheid (afstemming, informatie-uitwisseling, verkrijgen van advies). • Bouwt een netwerk uit voor financieel-technische ondersteuning voor subsidies. • Onderhoudt goede contacten met collegae van andere gemeenten; formeel (samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies,…).

Pagina 13 van 18

• Onderhoudt zelf of via de medewerkers contacten met externe experten (advocaten, projectontwikkelaars, studiebureaus, schuldbemiddelaars, consultants,…). • Neemt de regierol in het samenbrengen van actoren in het lokale welzijnsbeleid en zorgt voor voldoende afstemming tussen de verschillende spelers. • Bouwt in het algemeen, netwerken uit met actoren die bij de werking van de gemeentelijke overheid (kunnen) betrokken zijn, bijv. VDAB. • Staat in voor een adequate externe communicatie en public relations. • Vertegenwoordigt het OCMW in diverse organisaties of op evenementen, fora,…

9. Samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde organisaties Het opzetten, vorm geven en (eventueel) aansturen van samenwerkingsverbanden teneinde de dienstverlening en/of de werking ervan te optimaliseren. Activiteiten: • Deelt kennis en expertise tussen de samenwerkende OCMW’s. • Organiseert administratief mee een samenwerkingsverband (samenroepen van het orgaan, agenda, notulen, administratief kader, …) onder de vorm van een feitelijke vereniging met samenwerkingsakkoord, extern verzelfstandigde agentschappen, VZW,… • Zoekt naar schaalvergroting om een optimale en kostenbewuste dienstverlening uit te bouwen en blijvend te waarborgen. • Gaat (eventueel) onderaannemingscontracten aan om bepaalde dienstverlening uit te besteden met een resultaatsverbintenis. . Profiel Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Gedragscompetenties

Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag

Competentie

Gradatie 1 2 3

Plannen en organiseren

X

Conceptueel denken

X

Teamwerk en samenwerking Interactief gedrag Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Leiderschap Leiding geven Flexibiliteit Persoonsgebonden gedrag Kwaliteit en accuraatheid Creativiteit Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid Waardegebonden gedrag Resultaatgerichtheid Technische Competenties

X X X X X X X X X

Pagina 14 van 18

Cluster

PC-Vaardigheden

Wetgeving

Werking

Management en beleid

Competentie Tekstverwerking Rekenbladen Presentaties Software eigen aan de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. het OCMW Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Werking OCMW organisatie Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Strategisch Management HRM-management Financieel management Communicatiemanagement

Niveau elementair voldoende grondig X X X X X X X X X X X X X

Evaluatiecriteria. De evaluatie gebeurt aan de hand van volgende generieke evaluatiecriteria: • Generieke criteria die gelden voor alle personeelsleden, leidinggevend of nietleidinggevend; • Generieke criteria die daarenboven gelden voor het leidinggevend personeel. De evaluatie gebeurt op basis van het voorbeeld van een evaluatieverslag dat als bijlage bij de rechtspositieregeling is gevoegd en dat onderstaande evaluatiecriteria en -scoremethode bevat. Profiel Algemeen profiel Dit algemeen profiel omvat de algemene gedragscriteria waaraan alle personeelsleden dienen te beantwoorden. Ze worden hierna gedetailleerd omschreven, zowel deze die gelden voor alle personeelsleden als die voor het leidinggevend personeel. De evaluatie heeft voor alle personeelsleden betrekking op volgende generieke criteria: o Efficiënte en effectieve taakvervulling: de bereidheid en de bekwaamheid om zijn taak succesvol uit te voeren, het beschikken over de nodige deskundigheid, het beantwoorden aan de verwachtingen naar hoeveelheid en kwaliteit van het werk, het zich houden aan vigerende reglementen en overeengekomen werkmethodes; o Betrokkenheid: de bereidheid om zich in te zetten om legitiem gevraagde prestaties te leveren, spontaan constructieve initiatieven nemen, de bereidheid om zich aan te passen aan wijzigingen naar functie-inhoud en methode; o Interpersoonlijke relaties op het werk: goed communiceren naar inhoud en vorm, respect voor alle personeelsleden, coöperatieve samenwerking en loyaal gedrag; o Klantgericht presteren: de wensen en problemen van interne en externe klanten vaststellen en handelen met het oog op klantvriendelijke oplossingen; o Continu verbeteren: de bereidheid en de bekwaamheid om te leren, zichzelf continu te vervolmaken en effectief mee te werken aan verbeteringsinitiatieven;

Pagina 15 van 18

o Verantwoordelijkheid: het adequaat omgaan met bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zelfstandig kunnen werken aan taken en die tot een goed einde brengen, openheid tot verantwoording. o Tact, discretie, intergiteit en respect voor beroepsgeheim De evaluatie heeft voor het leidinggevend personeel daarenboven betrekking op volgende generieke criteria: • Het management van de dienst of een dienstonderdeel: adequaat plannen, organiseren en coördineren, de uitvoering controleren en bijsturen in functie van het beleid; • Leidinggeven aan personeelsleden: bij de personeelsleden gewenst gedrag ontwikkelen, het begeleiden en coachen naar een optimale uitoefening van hun functie, aanspreekpunt zijn voor hun problemen, motiveren en zonodig gedrag bijsturen. Functierelevant profiel De beoordelaars zullen nagaan in hoeverre het personeelslid beantwoordt aan de vereisten van het functieprofiel. Dit gebeurt aan de hand van scores functie-afhankelijke vaardigheden en attitudes. De evaluatie heeft voor alle personeelsleden betrekking op volgende generieke criteria: • Kennis: algemene kennis die onrechtstreeks nuttig kan zijn voor de uitoefening van de functie, kennis van de maatschappelijke omgeving, kennis van de organisatie van de gemeentelijke diensten en de nodige vakkennis waarbij deskundigheid, bekwaamheid en technische vaardigheid afhankelijk wordt gesteld van het uit te voeren werk. • Sociale vaardigheden: o Communicatieve vaardigheden: mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en de actieve houding inzake het leggen en in stand houden van contacten met mensen van elk niveau; o Klantgerichtheid: houding ten opzichte van de wensen, vragen en behoeften van de klant en naar het streven naar een zo goed mogelijke dienstverlening; o Samenwerken: werkt mee en informeert anderen, houdt rekening met de mening van anderen, behandelt anderen met respect ongeacht hun positie,achtergrond of opvattingen, geeft informatie door aan werknemers die nuttig of bealngrijk kan zijn, kent de grens tussen plagen en pesten; • Organisatorische vaardigheden a. Zelfstandigheid: het vermogen om bij de uitoefening van de taken uit eigen kracht, zonder hulp van anderen te handelen, het vermogen om binnen de grenzen van de functie zelf doelstellingen te bepalen en het werk zonder specifieke aanwijzingen of toezicht uit te voeren; b. Methodisch werken: vermogen om bij de uitoefening van de taken deze zodanig te regelen dat de verschillende onderdelen ervan een systematisch gegeven vormen en om een bepaald doel te bereiken volgens een vaste weldoordachte manier te handelen volgens een bepaalde methode bij het werk; c. Probleemoplossend werken: cretatieve en actieve tegenover probleemformulering, -ontleding en -oplossing d. Aanpassingsvermogen: vermogen om zich soepel en zonder moeite te schikken naar een nieuwe werkwijze naar de manier waarop nieuwe taken worden begrepen en verwerkt • Attitudes De taken Vooreerst dient bij de evaluatie van de taken een beoordeling gegeven te worden of alle taken conform de takenbeschrijving werden uitgevoerd. Hier wordt enkel ja of neen vermeld.

Pagina 16 van 18

Bij de beoordeling betreffende het niveau van de prestaties zullen de beoordelaars de takenuitvoering beoordelen, steeds minimaal rekening houdend met drie elementen: • Tijd: termijnen van uitvoering; • Kwaliteit: tevredenheid van de klant (in- of extern), conformiteit met de procedures en reglementen; • Efficiëntie: doelmatig en doeltreffend gebruik van de middelen. Evaluatiescores Per evaluatiecriterium wordt één van onderstaande 5 evaluatiescores gegeven. De beoordeling moet steeds onderbouwd worden, de beoordelingen ‘onvoldoende’ en ‘totaal onvoldoende’ dienen tevens vergezeld te worden van voorstellen tot verbetering. Beoordeling Zeer goed Goed Voldoende Onvoldoende Totaal onvoldoende

Betekenis De vereisten zijn op vele gebieden vaak overtroffen De vereisten zijn op sommige gebieden overtroffen De vereisten zijn over het geheel genomen behaald De vereisten zijn niet behaald De vereisten zijn op vele gebieden niet behaald

Formele vereisten 1. De functie wordt begeven bij werving of bij bevordering 2. Werving houder zijn van een masterdiploma slagen in een aanwervingsexamen. 3. Bevordering toeganggevende functies :… behoren tot het vastbenoemd administratief personeel van het niveau B of C; minimum 3 jaar niveauanciënniteit in niveau C; over een gunstige evaluatie beschikken; slagen voor het bevorderingsexamen. 4. Graadverandering nihil 5. Andere formele vormvereisten

9. Beleid en organisatie - vertegenwoordiger algemene vergadering van Panal- aanstelling Referentie: Raad/2016/121 Aanleiding • het lidmaatschap van het OCMW bij Panal • de uitnodiging dd. 16 maart 2016 voor de algemene vergadering van Panal dd. 15 april 2016 met bijhorende agenda;

Pagina 17 van 18

• derhalve voor de algemene vergadering dd. 15 april 2016 een vertegenwoordiger dient aangeduid en dat het mandaat van deze vertegenwoordiger dient te worden vastgelegd; • De agenda voor de algemene vergadering van Panal: • Verslag vorige vergadering • Activiteitenverslag 2015 • Jaarrekening 31/12/2015 • Kwijting Bestuurders • Voordracht door de Raad van Bestuur kandidatuur nieuw lid: dr. Dominique Dewilde • Verkiezing nieuw lid in de Raad van Bestuur • Varia Bijlage(n) Vergadering Panal.pdf Besluit Artikel 1: De OCMW Raad beslist om dhr. Gustaaf Hendrickx aan te duiden als vertegenwoordiger op de Algemene Vergadering van Panal op vrijdag 15 april 2016 om 13:300 uur. Artikel 2: Het mandaat van de vertegenwoordiger inzake de agenda van de algemene vergadering van 15 april 2016 van Panal als volgt vast te stellen: goedkeuring van alle agendapunten van de algemene vergadering.

Besloten

Pagina 18 van 18