VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
NOTULEN VAN DE TWEEDE VERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN STALKAARSENFLAT (DOKTER VAN STRATENWEG – DOKTER SCHÖYERSTRAAT) TE GORINCHEM, GEHOUDEN OP 27 JUNI 2011 TE GORINCHEM LOCATIE BASISSCHOOL “DE ROTONDE” TE GORINCHEM. Aanwezig:
Nelly den Haak DvS 169 Alexander de Boon DvS 640 Martin Udo DvS 432 Tilman Jakobs DvS 837 John van Wijk
Penningmeester Technisch bestuurslid/Vicevoorzitter Technisch bestuurslid Secretaris
Leen Verkaik
Raad V.v.E. Beheer B.V. Raad V.v.E. Beheer B.V.
Gast:
André Hans
Notulist Jurist Raad V.v.E. Beheer B.V.
Afwezig zonder afmelding:
n.v.t.
Afwezig met afmelding:
Dirk den Besten DvS 838
1.
Voorzitter
OPENING EN MEDEDELINGEN DOOR DE VICE-VOORZITTER.
De vice-voorzitter, Alexander de Boon, opent om 20:05 uur de vergadering en heet de aanwezige leden hartelijk welkom. Gemeld wordt dat er een bericht van verhindering is ontvangen van Poort6, de heer en mevrouw Ballijns en de heer Krol. De vice-voorzitter geeft aan dat de voorzitter, de heer Dirk den Besten, op vakantie is en dat hij derhalve de vergadering niet kan bijwonen. Ook wordt melding gemaakt van het feit dat de heer Den Besten heeft aangegeven dat zijn flat te koop staat en dat hij op termijn de VvE dus zal verlaten, waardoor de functie van voorzitter vacant zal worden. Binnen het bestuur is al over deze situatie gesproken en in dit overleg heeft Alexander de Boon aangegeven dat hij de functie van voorzitter wel op zich wil nemen. Hierdoor zal er wel een nieuw technisch bestuurslid moeten worden gevonden, waarbij de voorkeur uitgaat naar iemand met een bouwkundige achtergrond. Aangegeven wordt nog dat een en ander pas kort geleden bekend is geworden en dat
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
derhalve geen oproep voor nieuwe bestuursleden op de agenda voor deze vergadering kon worden geplaatst. De vice-voorzitter vraagt de aanwezigen dan ook om zich eventueel aan te melden voor de functie van technisch bestuurslid of om aan te geven of iemand in zijn/haar omgeving genegen is om deze functie op zich te willen nemen. Aanmelden kan via de huismeester Bert v.d. Pol of via de mail. Ook zal nog een oproep voor een technisch bestuurslid in de komende nieuwsbrief worden geplaatst. Gezien het feit dat het mogelijk kan zijn dat de huidige voorzitter binnen redelijke termijn zal vertrekken en de VvE dan dus geen voorzitter heeft, vraagt de vice-voorzitter of er bezwaren van de leden zijn dat hij, bij vertrek van de huidige voorzitter, direct de functie van voorzitter kan overnemen. Geen van de aanwezigen heeft bewaar tegen dit voorstel en bij vertrek van de heer Den Besten, zal de heer De Boon dan ook direct worden benoemd tot voorzitter van de VvE. De 3e nieuwsbrief is door omstandigheden wat verlaat, maar toegezegd wordt dat deze thans binnenkort zal verschijnen. Mede gezien het feit dat kort geleden door een van de leden is gevraagd of er meer communicatie tussen het bestuur en de leden kan plaatsvinden, zal gevraagd worden of de betreffende eigenaar de redactie van de nieuwsbrief wil gaan verzorgen. Uiteraard zal dit wel in overleg met het bestuur moeten geschieden. Mochten er nog leden zijn die bij de opmaak van de nieuwsbrief willen helpen, dan kunnen deze zich bij het bestuur aanmelden. De renovatie van de liften (gele entree) duurt wat langer dan verwacht. Dit wordt veroorzaakt door problemen bij het ombouwen van de besturingskast. De installateur heeft inmiddels aangegeven dat de renovatie thans binnen 2 weken zal zijn afgerond. Over de aanwezige vervuiling, enz. zal overleg worden gevoerd en verzocht zal worden een en ander op korte termijn op te lossen. De uitvoering van schilderwerkzaamheden door de firma Hartman zijn in het verleden altijd goed verlopen. Bij de uitvoering van de huidige opdracht zijn echter problemen ontstaan. Zo zijn de werkzaamheden behoorlijk uitgelopen vanwege problemen met de geleverde glaslatten en was de communicatie tussen de bewoners en de uitvoerder van het schildersbedrijf, welke onbekend was met de flat, niet goed te noemen. Ook de behandeling van de bewoners door het personeel was niet zoals men gewend was. Na diverse klachten hieromtrent te hebben ontvangen is, in overleg met het schildersbedrijf, de uitvoerder vervangen en verliep een en ander beter. Op 8 juli as. zal er een opleveringsgesprek plaatsvinden met Hartman, waarbij alle klachten en opmerkingen nogmaals uitvoerig zullen worden besproken. De diverse kitvoegen zijn inmiddels vervangen door Rendon. Tengevolge van extreme werking van het gebouw vertonen een aantal voegen inmiddels weer problemen. Binnenkort zal een en ander met Rendon worden besproken. De toegezegde presentatie van de meerjarenonderhoudscontracten is uitgesteld. Er is een voorkeur om de schilderwerkzaamheden in de toekomst door Hartman te laten uitvoeren. Gezien de reeds eerder genoemde ontstane problemen wordt, alvorens het meerjarencontract wordt afgesloten, het komende gesprek met Hartman nog afgewacht. Een onderhoudscontract met Rendon is niet haalbaar gebleken. Genoemd bedrijf wilde alleen maar een contract afsluiten indien men zowel het schilderwerk als de bouwkundige zaken kreeg aangeboden. Door het bestuur is dan ook besloten om eventuele bouwkundige werkzaamheden te regelen via een offerteaanvraag bij een 3-tal bedrijven. De inventarisatie en de aanvraag voor het afsluiten van een meerjarenonderhoudscontract voor de dakbedekkingen is nog lopende. Als laatste wordt gemeld dat er inmiddels een BLS/AED cursus is gehouden en dat alle
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
deelnemers zijn geslaagd. In de AED kast is inmiddels een lijst gehangen met gegevens van bewoners die hulp kunnen bieden bij calamiteiten en de apparatuur kunnen bedienen. 2.
VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN.
Van de 4.237 uit te brengen stemmen zijn er 332 aanwezig, waaronder 9 volmachten voor 101 stemmen. Daar dit de tweede vergadering is conform het vigerende Reglement van Splitsing van Eigendom, kunnen over geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen. 3.
VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING D.D. 6 DECEMBER 2010.
De notulen van de vergadering d.d. 6 december 2010 worden ongewijzigd vastgesteld. 4.
VASTSTELLEN JAARREKENING 2010 EN DECHARGE BESTUUR.
Nelly den Haak geeft, met behulp van een powerpointpresentatie, een toelichting op de jaarrekening begroting 2010. Ook geeft mevrouw Den Haak nog aan dat door het bestuur wordt voorgesteld om het overschot aan de reserves toe te voegen. De aanwezige leden gaan unaniem met dit voorstel akkoord Mede naar aanleiding van een verzoek van de heer Ballijns wordt besloten om de verkorte jaarrekening 2010 met de notulen mee te zenden. In het vervolg zal de verkorte jaarrekening met de uitnodiging voor de ALV worden meegezonden. Nadat er geen vragen meer blijken te zijn aangaande de jaarrekening geeft de vice-voorzitter het woord aan de heer Van Rooij van de kascontrolecommissie. De heer Van Rooij geeft hierna, mede namens de heer De Jong, een toelichting op de uitgevoerde controle. Tevens wordt nog aangegeven dat de wijze van administreren door Raad VvE Beheer duidelijk en goed te noemen is. Na deze uiteenzetting en nadat er is vastgesteld dat er geen verdere vragen en/of opmerkingen zijn, stelt de kascontrolecommissie dan ook voor om het bestuur decharge te verlenen voor het door hen gevoerde beleid over het verstreken en gecontroleerde boekjaar. De vergadering gaat hiermede akkoord en het bestuur wordt dan ook gedechargeerd voor het gevoerde beleid over het jaar 2010. Na deze vaststelling meldt de heer De Boon nog op dat de administratie dit jaar wel is gecontroleerd door een accountant c.q. een registeraccountant. Voorts wordt nog aangegeven dat voor toekomstig onderhoud een grotere reserve noodzakelijk is. 5. BEHANDELING VOORSTELLEN TOT AANPASSINGEN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT BETREFFENDE AANBRENGEN VAN VERKOOPBORDEN AAN DE BALKONHEKKEN. De voorgestelde wijziging van het Huishoudelijk Reglement wordt voorgelezen. Mevrouw Messink (DvS 753) vraagt zich af waarom er wel iets wordt vastgelegd omtrent het mogen aanbrengen van verkoopborden en er geen regels zijn voor bijvoorbeeld het plaatsen van parasols op het balkon. De vice-voorzitter is van mening dat niet alles geregeld kan worden via het Huishoudelijk Reglement en dat het mogen aanbrengen van verkoopborden in ieders belang kan zijn. Mevrouw Van Oostrum (DvS 457) vraagt of het niet mogelijk is dat er collectief door de VvE bij iedereen een voorgeschreven zonwering wordt aangebracht.
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
De heer De Boon geeft aan dat het niet mogelijk is om bij een ieder zonwering aan te brengen, terwijl men dan wel hiervoor zou moeten betalen. Voorts is er thans een vrije keuze of men wel of geen zonwering wil en een verplichting hiertoe lijkt de vice-voorzitter dan ook niet haalbaar. Daar er verder geen vragen en/of opmerkingen meer zijn, gaan de aanwezigen desgevraagd akkoord met de voorgestelde wijziging van het Huishoudelijk Reglement. 6.
RONDVRAAG.
Door de familie Baan (DS 46) is via de volmacht kenbaar gemaakt dat er inmiddels 5 keer een daklekkage is geweest. Diverse malen is hier iemand naar wezen kijken en zijn er reparaties uitgevoerd. Thans is er wederom lekkage en men vraagt zich dan ook af hoe oud is de dakbedekking en is vervanging van de dakbedekking niet noodzakelijk? De heer De Boon geeft aan dat de dakbedekking ca. 15 jaar oud is en nog in goede staat verkeerd. Mogelijk is wel dat, bij een bepaalde wind en/of hevige regenval, er problemen ontstaan. Toegezegd wordt dat deze kwestie met de dakdekker besproken zal worden en dat de problemen zullen worden opgelost. Mevrouw Van der Stelt (DvS 854) heeft vorig jaar een lekkage gemeld bij het raam. Tot op heden heeft de reparatie nog steeds niet plaatsgevonden. Afgesproken wordt dat een en ander met Rendon zal worden besproken en dat op een spoedig herstel zal worden aangedrongen. De heer Van Marum (DvS 469) vraagt of er via camerabeelden zaken waren te achterhalen, zoals hondenpoep voor de ingang of een pakje dat door iemand was aangepakt, hetwelk niet voor hem bestemd was. Martin Udo geeft aan dat door de opstelling van de camera’s niet op de camerabeelden te zien is wie de eigenaar van de betreffende hond was. Ook was de man die het pakje aannam niet herkenbaar in beeld. Mochten er via camerabeelden wel zaken geconstateerd worden, die strijdig zijn met het Huishoudelijk Reglement, zal uiteraard wel worden opgetreden door middel van het geven van waarschuwingen en/of boetes. Voorts meldt Martin Udo nog dat het bestuur plannen heeft om het gehele camera- en beveiligingssysteem door te lichten en mogelijk te verbeteren. Het plaatsen van buitencamera’s op de parkeerplaats is overigens niet toegestaan. Mevrouw Walgaard (DvS 358) vraagt of via de camerabeelden achterhaald is wie met een zitbank schade heeft veroorzaakt aan de lifdeur en of de herstelkosten zullen worden verhaald. De heer De Boon geeft aan dat op de beelden niet is te zien wie de schade heeft veroorzaakt en dat derhalve de schade dus niet verhaald kan worden. De heer Van der Pol geeft aan dat inmiddels is achterhaald wie de schade heeft veroorzaakt. Afgesproken wordt dat alsnog getracht zal worden om de reparatiekosten te verhalen. Ook meldt mevrouw Walgaard dat er geen terugkoppeling heeft plaatsgevonden aangaande de door haar gemelde klachten over het schilderwerk. Alexander de Boon biedt hiervoor zijn verontschuldigingen aan en geeft door dat bij het komende gesprek met Hartman ook de klachten van mevrouw Walgaard ter sprake zullen komen. Toegezegd wordt nog dat vanaf heden een ontvangstbevestiging van de betreffende mail verzonden zal worden. Mevrouw De Wit (DvS 359) vraagt of er nog iets aan de binnenzijde van de liftkooien van de gerenoveerde liften gebeurt. Geantwoord wordt dat de vloerbedekking in de beide liftkooien vervangen zal worden en dat men nog zal bekijken of de verlichting kan worden aangepast.
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
Mevrouw Van Oostrum (DvS 457) vraagt waarom door de schilders de balkonranden zijn schoongemaakt, dit kan namelijk toch gemakkelijk door de bewoners zelf worden gedaan. Aangegeven wordt dat de balkons tot de gemeenschappelijke onderdelen behoren en derhalve deze werkzaamheden zijn opgenomen in de werkomschrijving. De heer De Ruiter (DvS 738) meldt dat op de balkons verfspetters zijn verwijderd met een oplosmiddel, waardoor vlekken zijn ontstaan. Een en ander zal met het schildersbedrijf worden opgenomen. Mevrouw Messink (DvS 753) vraagt of er al iets bekend is over de aanplant van de plantenbakken voor de hoofdingangen. Gemeld wordt dat binnenkort nieuwe beplanting in de plantenbakken zal worden aangebracht. 7.
SLUITING.
Niets meer aan de orde zijnde sluit de vice-voorzitter om 21:00 uur de vergadering met dank aan de aanwezigen voor hun komst.
Ridderkerk, 5 juli 2011
