VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
NOTULEN VAN DE TWEEDE VERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN STALKAARSENFLAT (DOKTER VAN STRATENWEG – DOKTER SCHÖYERSTRAAT) TE GORINCHEM, GEHOUDEN OP 28 NOVEMBER 2011 TE GORINCHEM LOCATIE BASISSCHOOL “DE ROTONDE” TE GORINCHEM. Aanwezig: Dirk den Besten DvS 838 Nelly den Haak DvS 169 Alexander de Boon DvS 640 Martin Udo DvS 432 Tilman Jakobs DvS 837
Gast:
Penningmeester Technisch bestuurslid/Vice-voorzitter Technisch bestuurslid Secretaris
John van Wijk
Raad V.v.E. Beheer B.V.
Leen Verkaik
Raad V.v.E. Beheer B.V en notulist
André Hans
Jurist namens Raad V.v.E. Beheer B.V. Hartman Totaalonderhoud
Ruud Casteleins
Afwezig zonder afmelding:
n.v.t.
Afwezig met afmelding:
n.v.t.
1.
Voorzitter
OPENING EN MEDEDELINGEN DOOR DE VOORZITTER. De voorzitter, Dirk den Besten, opent om 20:05 uur de vergadering en heet de aanwezige leden hartelijk welkom. Een bijzonder woord van welkom gaat uit naar de heer Casteleins van Hartman Totaalonderhoud, de heer André Hans (jurist) en de heren John van Wijk en Leen Verkaik van Raad V.v.E. Beheer. De voorzitter geeft aan bijzonder verheugd te zijn over de grote opkomst van vanavond en meldt voorts dat zijn vertrek uit de vereniging en dus zijn afscheid als bestuurslid, voorlopig nog niet aan de orde is. Als de vergadering geen bezwaar heeft zal de heer Den Besten dus aanblijven als voorzitter. Daar vanuit de vergadering geen bezwaren komen zal het bestuur dus vooralsnog ongewijzigd blijven.
2.
VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN. Van de 4.237 uit te brengen stemmen zijn er 1135 aanwezig, waaronder 11 volmachten voor 133 stemmen. Daar dit de tweede vergadering is conform het vigerende Reglement van Splitsing van Eigendom, kunnen over geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen.
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN 3.
VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING D.D. 27 JUNI 2011. Pagina 1. Geen opmerkingen. Pagina 2. Geen opmerkingen. Pagina 3. De voorzitter geeft aan dat bij punt 4 in regel 2 gelezen moet worden jaarrekening 2010. Het woord begroting moet dus doorgehaald worden. Pagina 4. Vanuit de vergadering wordt aangegeven dat de namen met bijbehorende huisnummers van de dames De Wit en Walgaard zijn verwisseld. Waar dus mevrouw Walgaard staat vermeld moet gelezen worden mevrouw De Wit en waar mevrouw De Wit staat moet mevrouw Walgaard gelezen worden. Pagina 5. Geen opmerkingen. De notulen worden hierna verder ongewijzigd goedgekeurd en definitief vastgesteld. Alexander de Boon doet hierna nog de mededeling dat mevrouw Haenen en de heer Doornbos zich hebben aangemeld om de nieuwsbrief te gaan verzorgen. Door het geregeld verschijnen hiervan zal de afstand tussen de bewoners en het bestuur hopelijk worden verkleind. De verschijningsdata van de nieuwsbrief zijn nog niet bekend. Wel is inmiddels een mailadres aangemaakt, waarop de bewoners eventuele zaken voor de nieuwsbrief kunnen aanmelden. Het mailadres hiervoor is
[email protected]. Overigens zullen mevrouw Haenen en de heer Doornbos ook leden persoonlijk gaan benaderen voor het geven van meningen, enz.
4.
TOELICHTING DOOR DE HEER CASTELEINS VAN HARTMAN TOTAALONDERHOUD OVER DE ONTSTANE PROBLEMEN BIJ DE DIT JAAR UITGEVOERDE SCHILDERWERKZAAMHEDEN EN EEN UITLEG OMTRENT DE DOOR DE VVE AF TE SLUITEN MEERJAREN ONDERHOUDSOVEREENKOMST. De voorzitter geeft in het kort aan waarom de heer Casteleins van Hartman Totaalonderhoud vanavond aanwezig is en geeft hierna het woord aan de heer Casteleins. De heer Casteleins geeft aan de hand van een powerpointpresentatie een uitleg over het ontstaan en het huidige bedrijf Hartman, de plannen van een meerjaren onderhoudsovereenkomst en de voordelen hiervan. Aansluitend op de presentatie wordt nog een toelichting gegeven op de ontstane problemen c.q. klachten bij de dit jaar uitgevoerde schilderwerkzaamheden. In december 2011 zal alsnog worden gestart met houden van een schriftelijke klachteninventarisering onder de betrokken bewoners. Nu de presentatie is afgerond geeft de heer Casteleins aan dat er tijd is vrijgemaakt voor het beantwoorden van eventuele vragen. Mevrouw De Jong-Penning (DvS 253) is van mening dat er een betere communicatie en afstemming moet zijn over wie nu het dubbelglas moet plaatsen en op welke wijze dit moet geschieden. Nu is het zo dat glas geplaatst wordt door een bepaalde glashandel en dat Hartman, bij een schilderbeurt, de nieuw aangebrachte latten weer gaat wijzigen. Hierdoor zouden bij een eventuele garantieclaim moeilijkheden kunnen ontstaan. De heer Casteleins geeft aan dat de bewoners vrij zijn in het kiezen van een glashandel, de montage moet echter geschieden volgens de vastgestelde wijze. Overigens zegt de heer Casteleins nog toe dat eventuele garantieproblemen door Hartman zullen worden opgelost. De heer Molog (DvS 154) wordt desgevraagd geantwoord dat er alleen een eventuele prijsindexering van toepassing kan zijn op de loon- en materiaalkosten.
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
Mevrouw Haenen (DvS 842) meldt dat ook bij haar de latten zijn gewijzigd, zonder dat er enig overleg is geweest. Gevraagd wordt dan ook om toch vooral de betrokken bewoner hierover te informeren. Tevens is mevrouw Haenen van mening dat er richtlijnen moeten worden vervaardigd, zodat alle glashandels weten hoe het dubbelglas moet worden aangebracht. De heer Casteleins geeft aan dat alle glashandels bekend moeten zijn met de toepassing van Woodstone latten. Mevrouw Haenen is ook nog van mening dat er toch problemen kunnen ontstaan bij eventuelegarantiezaken. Nogmaals benadrukt de heer Casteleins dat Hartman eventuele garantie-problemen zal oplossen. Mevrouw Haenen verzoekt dringend om een en ander hieromtrent op papier te zetten. Mevrouw Haenen vraagt of er binnenkort onderhoud wordt uitgevoerd aan de betonranden bij de gele ingang. Geantwoord wordt dat binnen de 8 tot 10 jaar aan alle onderdelen van het gebouw onderhoud zal hebben plaatsgevonden. Als laatste vraagt mevrouw Haenen of ook het binnenschilderwerk in de meerjarenplanning is opgenomen. Aangegeven wordt dat het totale binnenschilderwerk nog moet worden geïnventariseerd. Echter voorlopig wordt geen groot onderhoud aan het binnenschilderwerk verwacht. Wel zullen regelmatig beschadigingen, enz. worden bijgewerkt. De heer Van den Herik (DvS 557) twijfelt aan de bij hem toegepaste latten. Toegezegd wordt dat er een controle van de latten zal plaatsvinden. Mevrouw Wijbrans (DvS 739) vraagt zich af wie nu de glasleverancier is. Aangegeven wordt dat er geen vaste glashandel is aangesteld. Ook meldt mevrouw Wijbrands dat een lekke thermopaneruit in haar woning niet door de glasverzekering wordt vervangen. Aangegeven wordt dat het “lek” raken van dubbele beglazing niet onder de dekking valt. Daar de ruit ook nog blijkt te verzakken zal er een inspectie door Hartman gaan plaatsvinden. Als laatste wordt aangegeven dat men zich heeft geërgerd aan een brief die is verzonden aan diverse eigenaren betreffende de kosten van herstel van vernielingen. Daar thans niet bekend is om welke brief het gaat zal een en ander worden uitgezocht. Mevrouw Gelderblom (DvS 457) is van mening dat bij garantiekwesties duidelijk op de garantie moet worden gewezen bij het betreffende bedrijf en men zich niet zo maar moet laten afpoeieren. Voorts is mevrouw Gelderblom van mening dat aan de schilders niet te merken is dat ze in aangenomen werk staan. Alexander de Boon is van mening dat dit een probleem is van het schildersbedrijf. Immers de prijs is vooraf vastgesteld en indien een werk langer loopt is dit voor rekening van het schildersbedrijf. Alexander de Boon geeft hierna nog een korte uitleg over de keuze van uitvoerder, de tijdens het werk toegepaste wijziging hierop, het taalgebruik van de schilders en de wijze van communiceren met de leden. Mevrouw De Wit (DvS 359) is het zeker niet eens met de wijze van communiceren van het schildersbedrijf. Zo was 1 dag van te voren op de galerijdeur een briefje geplakt met hierop aangegeven of men er voor zorg kon dragen dat de andere dag de sponningen geschilderd konden worden. Dit is een veel te korte termijn, want in de meeste gevallen kan men dan niets meer regelen om de volgende dag thuis te kunnen zijn. Gepleit wordt dan ook voor een betere informatie naar de bewoners. Wel is mevrouw De Wit zich er van bewust dat er ook niet altijd een juiste terugkoppeling van de bewoners uitgaat.
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
De heer Casteleins zegt toe dat er zeker gestreefd zal worden naar een betere communicatie met de eigenaren c.q. bewoners. Als laatste vraagt mevrouw De Wit zich af of de VvE, middels deze overeenkomst, dan tot het jaar 2021 aan de firma Hartman vastzit. Aangegeven wordt dat dit niet het geval is, er wordt namelijk alleen een intentieverklaring voor samenwerking overeengekomen. Elk jaar kan men om welke redenen dan ook de samenwerking beëindigen. Mevrouw Wijbrans vraagt waarom de balkonhekken zijn gereinigd met een schuurspons. Dit is voor haar en zeker op deze wijze, niet nodig. Aangegeven wordt dat de balkonhekken gemeenschappelijk zijn en dat het schoonmaken op deze wijze in de werkomschrijving is/was opgenomen. De heer Goes (DvS 136) vraagt zich af waarom Hartman een afspraak voor het schilderen van de glaslatten niet is nagekomen. De heer Casteleins geeft aan dat hij deze zaak aan een collega had overgedragen en dat hier mogelijk iets fout is gegaan. Een en ander zal alsnog worden uitgezocht. Nadat er verder geen vragen meer blijken te zijn geeft de heer Casteleins nogmaals en misschien ten overvloede aan dat de uitvoering van de werkzaamheden in blok D niet goed zijn verlopen. Ook was de communicatie niet altijd juist te noemen. In de toekomst zal dan ook door Hartman gestreefd worden naar verbetering in de diverse zaken. Na deze woorden sluit de voorzitter dit agendapunt en bedankt hij de heer Casteleins voor zijn uitleg en aanwezigheid. 5.
GOEDKEURING BEGROTING 2012. Nelly den Haak neemt aan de hand van een powerpointpresentatie de gehele begroting 2012 door en meldt dat deze begroting zal leiden tot een kleine bijdrageverhoging van 2%. Desgevraagd geeft John van Wijk, van Raad VvE Beheer, mevrouw Haenen nog een extra uitleg over de diverse kostenposten en inkomsten, waardoor een sluitende begroting ontstaat en er aan het eind van de streep zelfs een klein exploitatieoverschot is van € 382,00. Mevrouw Haenen vraagt zich af waarom de begrotingspost personeelkosten ten opzichte van vorig jaar is verhoogd. De heer Van Wijk geeft aan dat de hoogte van deze post is gebaseerd op de te verwachten personeelskosten in 2012. Mevrouw Haenen vraagt zich af waarom er een post van € 13.250,00 op de begroting staat voor onderhoud tuin, terwijl de VvE geen tuin heeft. De heer Van Wijk antwoordt dat er wel degelijk kleine stukjes tuin zijn, waar de VvE het onderhoud van verzorgt. Ook zullen komend jaar de plantenbakken voor de ingangen opnieuw worden aangeplant. Mevrouw Haenen blijft van mening dat deze post wel erg hoog is. Toegezegd wordt dat er nadere uitleg op deze post zal worden gegeven. Voorts is mevrouw Haenen van mening dat de renteopbrengst wel wat laag is en er vast wel een hogere renteopbrengst is te bereiken. De heer Van Wijk geeft aan dat het spaargeld gespreid is over diverse spaarrekeningen bij verschillende grote banken. Hierdoor ontstaat er een veilige situatie voor de spaartegoeden. Als laatste doet mevrouw Haenen het voorstel om onnodige uitgaven, bijvoorbeeld ten
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
gevolge van vernielingen, apart te specificeren in de kosten. Alle leden kunnen dan zien welke kosten hiermee gemoeid zijn. De voorzitter geeft aan dat hij dit voorstel eerst in een Bestuursvergadering wil bespreken, alvorens hierover een besluit te nemen. Mevrouw De Jong-Penning wil toch nog wel even op de verhoging van de personeelkosten terugkomen. Zo is er minder personeel en wordt er korter gewerkt. Hierdoor zouden de loonkosten dus juist moeten dalen. Ook is mevrouw De Jong-Penning van mening dat het gebouw een minder schoon aanzien geeft, wat te wijten zou zijn aan de personele bezetting. Mevrouw De Wit sluit zich hierbij aan en is een zelfde mening toegedaan. De voorzitter geeft aan dat de huismeester en de tuinman ook regelmatig meehelpen de flat schoon te houden. De heer Van Wijk meldt nog dat er in de personeelsbezetting niet zoveel veranderd is. Wel is het zeker dat de subsidies op de loonkosten van de tuinman, door het vertrek van Martin, volgend jaar zullen verdwijnen. Dit zal, bij het aanstellen van een nieuwe tuinman, uiteraard van invloed zijn op de personeelskosten, waardoor de begroting enigszins is opgetrokken. Desgevraagd wordt nog door de voorzitter aangegeven dat Martin op 20 december a.s. zal vertrekken. Voor die tijd zal een vervanger worden aangesteld, zodat hij nog enkele dagen door Martin kan worden ingewerkt. Mevrouw De Jong-Penning blijft echter van mening dat er een duidelijke vermindering van personeel is opgetreden, zodat een verhoging van de personeelskosten onder deze omstandigheden niet aan de orde kan zijn. Voorts is mevrouw De Jong-Penning van mening dat er eigenlijk extra personeel moet worden aangenomen, waarop de voorzitter direct aangeeft dat de personeelskosten dan nog meer zullen stijgen. Om tot een afronding van dit agendapunt te komen geeft de voorzitter aan dat er door Raad gekeken zal worden naar de personeelsbezetting van de afgelopen jaren, het aantal gewerkte uren en de daarmee samenhangende kosten. De leden zullen van deze uitkomst op de hoogte gebracht worden. Een eventuele uitbreiding van het personeel zal eerst nog binnen het bestuur worden besproken. Vanuit de vergadering wordt nog gevraagd om ook naar de bereikbaarheid in de avond- en nachturen te kijken. Toegezegd wordt dat dit ook binnen het bestuur zal worden besproken. De begroting wordt hierna goedgekeurd en als vastgesteld beschouwd. 6.
VASTSTELLEN LEDENBIJDRAGE 2012. Nu de begroting is vastgesteld gaat de vergadering akkoord met de voorgestelde bijdrageverhoging van 2%.
7.
RONDVRAAG. Mevrouw Verbiest (DvS 255) stelt dat in de nachtelijke uren de lift door bijvoorbeeld ambulancepersoneel niet op de begane grond is te bedienen. Martin Udo geeft aan dat men dan eerst via het trappenhuis naar de 1e etage moet gaan en men dan de lift kan gebruiken. Mevrouw De Jong-Penning (DvS 253) vraagt of de camera’s in de liften dienen ter beveiliging. Geantwoord wordt dat deze inderdaad dienen ter beveiliging. Voorts wordt gemeld wordt dat de deurbediening op de 1e etage niet werkt. Martin Udo geeft aan dat de paslezer inmiddels weer werkt. Als laatste vraagt mevrouw De Jong-Penning of er nog iets gedaan wordt aan het vertrek
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
van Martin de tuinman. De voorzitter zegt toe dat er binnenkort een brief zal uitgaan, waarin melding wordt gedaan van een te houden afscheidsreceptie op 16 december as. De heer Molog (DvS 154) vraagt of de begroting nu is goedgekeurd. Nadat hierop bevestigend wordt geantwoord vraagt de heer Molog wat uit de begrotingspost van € 70.000,00 wordt betaald. Aangegeven wordt dat uit deze pot alle reparaties aan de appartementen worden betaald. Om op de post kantoorkosten te besparen is de heer Molog van mening dat alle stukken aan de leden via de mail moeten worden verzonden. De voorzitter geeft aan dat reeds wordt onderzocht of dit wettelijk is toegestaan. De heer Molog vraagt uitleg omtrent de post Overige kosten algehele V.v.E. De heer Van Wijk geeft aan dat in deze post onder andere de beheerskosten zijn opgenomen. Afgesproken wordt dat deze post volgend jaar nader gespecificeerd zal worden. Desgevraagd geeft de heer Verkaik uitleg aan de heer Molog welke kosten voor de VvE en welke voor de bewoner zijn bij het oplossen van een verstopping. De heer Molog vraagt waarom de fontein niet altijd werkt. De heer Van der Pol meldt dat door de slechte waterkwaliteit de pomp een aantal malen vervuild was en dus moest worden schoongemaakt. Inmiddels is de waterkwaliteit verbeterd en werkt de fontein weer naar behoren. Als laatste vraagt de heer Molog waarom de plantenbakken niet voorzien zijn van een nieuwe beplanting, zoals was toegezegd. Aangegeven wordt dat men te laat was met de opdracht om een en ander te kunnen uitvoeren. Zodra het seizoen dit toelaat zullen de bakken worden voorzien van nieuwe beplanting. Mevrouw Snoek (DvS 254) vraagt aandacht voor de wijze van plaatsing van fietsen bij de ingangen. Regelmatig zijn er fietsen gevallen wat, bij een ontruiming van de flat bij brand, een gevaarlijke situatie kan opleveren. De voorzitter is van mening dat het bestuur niet verantwoordelijk is voor de wijze van plaatsing van fietsen door de bewoners. Mevrouw Snoek vraagt of het dan niet mogelijk is dat de huismeester een regelmatige controle uitvoert naar de plaatsing van de fietsen en of er nog een mogelijkheid is om fietsenrekken bij te plaatsen. Afgesproken wordt dat deze voorstellen op een bestuursvergadering verder zullen worden besproken. Mevrouw Tiebosch (DvS 115) vraagt aandacht voor de draairichting van de diverse deuren. Deze zouden de verkeerde kant opdraaien, waardoor de brandveiligheid in gevaar komt. Afgesproken wordt dat de draairichting van de diverse deuren onderzocht zal worden. Inmiddels is geconstateerd dat de betreffende deuren aan de brandweereisen voldoen en de draairichting juist is. Voorts vraagt mevrouw Tiebosch wederom aandacht voor de na 23.00 uur afgesloten liftdeuren op de begane grond. De heer De Boon antwoordt dat deze zaak al meerdere keren op een ledenvergadering is besproken en dat op verzoek van de leden de liftdeuren na deze tijd zijn gesloten. Via de deur naar het trappenhuis kan men naar de 1e verdieping en hier zijn de liften weer bereikbaar. Besloten wordt om deze situatie vooralsnog niet te wijzigen. Als laatste wordt nog kort gediscussieerd aangaande het mogelijke gebruik van de aanwezige AED. Gemeld wordt dat in de AED kast een lijst met gegevens aanwezig is van personen die de AED kunnen bedienen. Mevrouw Vermeulen (DvS 114) geeft aan dat er regelmatig gebruik wordt gemaakt van de brandtrap. Aangegeven wordt dat dit niet is toegestaan en dat bij constatering er een boete kan worden opgelegd aan de betreffende overtreder. Ook vraagt mevrouw Vermeulen aandacht voor de wietlucht in het trappenhuis en de liften.
VERENIGING VAN EIGENAARS STALKAARSEN
Alexander de Boon geeft aan dat het bestuur al met deze kwestie bezig is. Mevrouw Haenen (DvS 842) geeft aan dat het bestuur niet zichtbaar genoeg is en stelt voor om, bijvoorbeeld voor een bestuursvergadering, een inloopuur voor bewoners te creëren. Afgesproken wordt dat het bestuur de mogelijkheden zal hiervoor zal onderzoeken. De heer Van der Schans (DvS 429) meldt dat er op diverse balkons voor de tussenschotten, welke bij brand dienen als vluchtgelegenheid, kasten of iets dergelijks zijn geplaatst. Hierdoor zal bij een eventuele calamiteit gevaar kunnen ontstaan daar de vluchtweg dan niet kan worden gebruikt. Afgesproken wordt dat het bestuur actie zal ondernemen om de betreffende situaties op te lossen. 8.
SLUITING. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om 22:30 uur de vergadering met dank aan de aanwezigen voor hun komst.
