Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de 3 October Vereeniging Leiden d.d. 16 mei 2013 Locatie: Stadsgehoorzaal / Aalmarktzaal, Aalmarkt 7 Leiden Aanwezig: Leden van het Algemeen Bestuur van de 3 October Vereeniging, te weten: de dames Van Baalen, Van Klaveren en Netiv en de heren Filemon, Van Ham, Kamps, Van der Poel (penningmeester), Du Prie, Schulpen, Van der Velden (secretaris) en Zonnevylle (voorzitter) Leden en ereleden. De namen zijn zoals gebruikelijk vastgelegd in het presentieboek dat is rond gegaan. Afwezig: Bericht van verhindering ontvangen van: A. Kreuger, I.M. Borchardt, M. van Nimwegen, A.C. Smits, J. Versteegen, W. Buijteweg, S. Dirkx, W. de Kluijver, G. Wisse, A. Midderham, G. Groen, C. Ashmann, de heer en mevrouw Jansen, T. Boon, de heer en mevrouw Van de Veen, R.J. van Ette, A. de Nie, L. Aartman, Ph. van der Giessen, H. van Wezel, H. de Nie, W. Frieke, A.J. Flerig-Habers, E. Franken, T. Rijnsburger, E. Guley, C. Mentink, J. de Jong, T. van Noort, T. Burger-Schless, A. Kolle, R. Heruer, ? Cusell, W. Boogert 1. Opening: 20.00 uur: mevrouw Van Klaveren, voorzitter commissie PR, heet de aanwezigen welkom bij de 17e Algemene Ledenvergadering. Voorzitter Commissie Herdenking ‘zet in’. Na het zingen van het eerste en laatste couplet van het Leids Volkslied geeft mevrouw van Klaveren het woord aan de voorzitter de heer Michiel Zonnevylle. De voorzitter heet de aanwezigen, waaronder erelid de heer Van Sterkenburg nogmaals welkom, 139 dagen voor het grote feest! Hij is verheugd over de aanwezigheid van zoveel leden. Hetgeen bewijst dat we een echte ledenvereniging zijn. Het geeft ook aan dat er in de stad en de regio een grote betrokkenheid is bij deze mooie historie. De voorzitter constateert binnen de vereniging een grote betrokkenheid van bestuursleden, commissarissen en vrijwilligers. Ook in de stad is er een voortdurende belangstelling van leden en anderen voor het wel en wee van de Vereeniging. De voorzitter merkt daarbij op dat we in een “dorp” leven. Iedereen weet alles, maar of dat dan ook de werkelijkheid is? In het te behandelen Jaarverslag van de secretaris kijken we terug op 2012. Hij wil vooruitkijken naar 3 october 2013. Straks zult u weer ervaren dat het opnieuw “mooi” wordt. Een programma ontstaat niet vanzelf. In de commissies wordt maandenlang hard gewerkt om ideeën te verzamelen en vervolgens uit te werken. We zijn een ledenvereniging en een vereniging van vrijwilligers. Het is een feest voor ons allemaal. De stad is een week lang even ‘anders’! Ook door wisselingen bij onze gesprekspartners en daarmee kennisverlies, is het van belang dat wij binnen bestuur en commissies kennis en ervaring langer vasthouden. Alleen zo kan er continuïteit blijven bestaan. 1
Dank aan allen die hun medewerking verlenen aan dit feest. Onlangs hebben wij een enquête gehouden. Een samenvatting volgt op de website. Eén van de conclusies: de activiteiten sluiten goed aan bij wensen en behoeften van de bevolking. Aanbevelingen waren o.a.: goedkopere prijzen op de kermis en …..hoe verrassend: minder gaten in de optocht. Kortom de 3 October Vereeniging leeft en dank voor uw betrokkenheid. Voor de Vereeniging is het van belang om brede contacten in de samenleving te hebben. Daarom is er overleg geweest met het Centrummanagement en met Leiden Marketing. Daaruit is nu al voortgekomen dat er rond 3 october in winkels meer aandacht voor het feest zal zijn. Opmerking van de voorzitter: agendapunt 7 wordt behandeld na agendapunt 8. 2. Ingekomen stukken en mededelingen. Bericht van verhindering vindt u terug in de notulen van deze vergadering. Verder geen ingekomen stukken. Mededeling m.b.t. Geuzen: het bestuur is druk doende nieuwe Geuzen te zoeken. De Stichting bestaat nog steeds. Vraag uit de zaal van de heer Van Sterkenburg: meer weten over de Geuzen. Schijnbaar een splitsing aan de orde? De Geuzen is externe instelling. De voorzitter wil daarop liever niet verder ingaan. Het vermogen Geuzen, in welke zin zoekt bestuur naar oplossingen? De Geuzen zijn belangrijk voor de vereniging. De leden willen weten hoe de situatie nu is. De voorzitter geeft het woord aan de heer Kamps. De heer Kamps: bij de Geuzen is een discussie ontstaan wie heeft het voor het zeggen bij de Geuzen. Zoals u weet heeft de 3 October Vereeniging deze Stichting opgericht. Op een bepaald moment nam het bestuur van de Geuzen de plaats in van bestuur van de 3 October Vereeniging. De Geuzen wilden zelfs bepalen wie er in het bestuur van de Geuzen zouden komen. Hiermee kon het bestuur van de 3 October Vereeniging niet akkoord gaan. Dit is niet in lijn met hetgeen in de statuten is bepaald. Verschil van inzicht. De twee bestuursleden van de Geuzen hebben daarom hun bestuursfunctie neergelegd evenals een aantal andere Geuzen. Nu inmiddels de situatie ook voor de Geuzen wat duidelijker is geworden, nu even een ‘pas op de plaats’, waarna wij weer met elkaar in gesprek zullen gaan. De heer Van Sterkenburg: “Blijft vaag wat nu de huidige situatie is. Zou jammer zijn als u de subsidie misloopt”. De heer Kamps: De Geuzen bestaan; binnen de Geuzen is een ‘reservepot’ opgebouwd. Financieel geen probleem. Bestuur van de Geuzen bestaat uit louter bestuursleden van de 3 October Vereeniging. De voorzitter verzoekt dit punt af te ronden: de Geuzen bestaan nog. Er heerst optimisme en alle vertrouwen in de toekomst! 3. Notulen van de vergadering d.d. 10 mei 2012. De voorzitter neemt de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 10 mei 2012 door. Tekst? Geen opmerkingen. Naar aanleiding van ? Geen opmerkingen, hiermee is het verslag vastgesteld
2
4. Jaarverslag 2012 van de secretaris. Het woord is aan de secretaris van de vereniging de heer J. van der Velden. De secretaris blikt terug op de viering van 2012, ondersteund met prachtige foto’s, waarin een totaal beeld van de viering 2012 wordt weergegeven. Dit keer ‘back to the basics’: geen extra lange viering vanwege het weekend en geen lustrumviering, maar een ‘normale’ viering van één avond en één dag. Ons hoofddoel, zoals elk jaar, het herdenken en vieren van het Ontzet van Leiden in 1574, is wederom gelukt. We hebben er weer een mooi jaar van gemaakt in 2012, met als thema: ‘Hollandsch Glorie’. Met een knipoog konden we kijken naar onszelf en onze gebruiken. De actieve inzet van de vele vrijwilligers, de gemeente Leiden, de verschillende hulpdiensten en de financiële ondersteuning door sponsoren bevestigen dat er een groot draagvlak is voor dit unieke volksfeest. We zien het als een uitdaging ons feest in stand te houden. Met de steun van onze ruime 14.000 leden is dat wederom in 2012 gelukt! Algemene zaken: In december 2012 vernamen wij dat ons oud bestuurslid de heer Ton van Aelst, op 94 jarige leeftijd is overleden. Hij heeft zich vele jaren ingezet voor de vereniging en droeg de vereniging nog altijd een zeer ‘warm hart toe’. Een ander gelukkig plezierig bericht ontvingen wij op 3 oktober: een uur naar zijn geboorte, werd Viktor Pardoel door zijn opa Joop aangemeld als ‘lid voor het leven’ van onze Vereeniging. De jeugd is zeer belangrijk voor het voortbestaan van onze vereniging en we zijn op de goede weg: Alweer een Victor (heeft het te maken met de naam?) : de 10-jarige Victor van Kuyk heeft een mooie website gemaakt over Leidens Ontzet die zeer de moeite waard. (https://sites.google.com/site/leidseontzet/) Met instemming van de Algemene Ledenvergadering is de bestuurstermijn van de penningmeester verlengd met een extra termijn, waarvoor een wijziging van de statuten nodig was. De penningmeester heeft de Algemene Ledenvergadering om toestemming gevraagd om de leden te mogen royeren die niet aan hun financiële verplichtingen voldoen(op grond van artikel 6 lid 3 van de statuten). Ook in 2012 heeft het bestuur van de onze vereniging vele malen bestuurlijk overlegd met de burgemeester en wethouders van Leiden. De normen voor de veiligheid worden elk jaar aangescherpt. Wederzijdse verantwoordelijkheden worden daarbij bijzonder goed in de gaten gehouden. Daartoe werd o.a. voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering op donderdag 10 mei 2012, door de besturen van de gemeente Leiden en de 3 October Vereeniging een nieuw convenant getekend voor de samenwerking bij de jaarlijkse viering en herdenking van Leidens Ontzet. Tijdens de Ledenvergadering heeft Michiel Zonnevylle de voorzittershamer overgenomen van Els van Eijck van Heslinga. Mevrouw Van Eijck van Heslinga ontving van Burgemeester Lenferink een Koninklijke onderscheiding. Zij is benoemd tot Ridder in de Orde van OranjeNassau. Ook buiten de stadsgrenzen werd veel aandacht besteed aan 3 oktober. Voorbeelden waren o.a. de documentaire serie De Gouden Eeuw en het jaarverslag van (de toen nog) commissaris van de koningin in Zeeland mevrouw Karla Peijs . Zij was te gast in Leiden tijdens de viering van 2012.
3
Het bestuur van de vereniging spant zich in om de viering van Leidens Ontzet op de Unescolijst van immaterieel erfgoed geplaatst te krijgen. Een woord van dank voor de sponsoren: het 3 October Gilde en de Geuzen van Boisot. Zij immers, helpen mede, ons het vieren en herdenken van Leidens Ontzet mogelijk te maken. Elk jaar opnieuw! Vervolgens staat de secretaris stil bij de viering van 2012, o.a. het historisch twitteren, de twee seniorenvoorstellingen in plaats van één, de spectaculaire opening in de Hooglandse Kerk en de Optocht kwamen aan de orde. De secretaris sluit af met de woorden: minder weer, maar een mooi feest! Dankzij de enorme inzet van de commissarissen, de vrijwilligers, medewerkers van de Gemeente Leiden, politie en brandweer kunnen we terugkijken op een geslaagde viering Het is gelukt om het herdenken en vieren van Leidens Ontzet verder te bestendigen. Dat is het speerpunt van de 3 October Vereeniging. Vraag uit de zaal: de liturgie heel klein gedrukt graag aandacht aan besteden. Zie voor de volledige tekst op de website.
5. Jaarverslag van de penningmeester over de gang van zaken binnen de Vereeniging en het gevoerde beleid in het laatste verenigingsjaar. Het woord is aan de penningmeester, de heer A.G.M. van der Poel: aan de hand van zijn presentatie (zie voor de volledige jaarrekening elders op de website) licht de penningmeester de cijfers toe op zijn inmiddels bekende geheel eigen wijze. Kort samengevat: de Stichting heeft het jaar afgesloten met een winst van € 2.730,-. De kermisbaten waren € 60.000,- dan begroot. De kosten van de activiteiten bedroegen € 410.000,- wat een kleine € 50.000,- meer was dan begroot. De kosten waren met name hoger, vanwege de aangetrokken artiesten op de Garenmarkt (goede naam en faam). De kosten voor haring en wittebrood waren minder dan in het lustrumjaar. De kosten voor de haring zijn bij de Geuzen van Boisot ondergebracht. Het Gilde neemt traditioneel de kosten voor de hutspotmaaltijd voor haar rekening. Bestuurskosten waren iets lager, echter wel hoger dan begroot (o.a. door het vertrek van de voorzitter). PR-kosten waren € 27.000,- hoger dan gepland. De activa op de balans van de Stichting bestaan met name uit omzetbelasting, liquide middelen en te ontvangen kermispacht. Het eigen vermogen bedraagt door de winst over 2012 ca. € 25.000,-. De verantwoorde schulden hebben betrekking op nog te betalen kosten. De 3 October Vereeniging heeft over 2012 een bescheiden winst van € 1.954,- gerealiseerd. Het bedrag aan contributies was € 19.000,- hoger dan in 2011, met name het gevolg van incasso van contributie uit oude jaren, waarvoor permissie aan de vergadering was gevraagd. Bovendien zijn er flink wat nieuwe leden bij gekomen. De penningmeester vraagt de vergadering expliciet om toestemming om nieuwe leden administratiekosten te gaan berekenen, als zij niet wensen te tekenen voor automatische incasso en elektronische communicatie. De vergadering verklaart zich hiermee akkoord. De kosten van de activiteiten waren ca. € 50.000,- lager dan in 2011, wat met name het gevolg is van het lustrum destijds. Inhoudelijk is er sprake van enkele verschuivingen: PR en ledenadministratie € 36.000,- en kosten restauratie vaandel € 5.000,-.
4
Daarnaast gaat de vereniging reserveren voor lustra in de toekomst en voor de restauratie van de gouden koets. De voorzieningen en fondsen bedragen ca. 150.000,-, gevormd voor risico’s van kermis en Btw. Onder de langlopende schulden van € 29.000,- zijn de contributies voor de lidmaatschappen voor het leven geadministreerd. De kortlopende schulden hebben met name betrekking op af te rekenen kosten. Het eigen vermogen steeg met € 14.000,- door het vermogen jaarlijks te indexeren en het resultaat over 2012 te doteren. Het eigen vermogen ultimo 2012 is € 303.000,-. De jaarrekening, inclusief financiële administratie van zowel de Vereeniging als de Stichting zijn onderzocht door een registeraccountant. De heer Van der Poel leest de accountantscontroleverklaring (mei 2013) van de heer Delissen voor, waaruit duidelijk blijkt dat de beide jaarrekeningen een getrouw beeld geven van de grootte en de samenstelling van het vermogen van de 3 October Vereeniging respectievelijk de Stichting 3 Oktoberviering per 31 december 2012 en het resultaat over 2012. Vragen? 1.Wat is een licentie? We hebben 2 organisaties: 3 October Vereeniging en Stichting 3 Oktoberviering. Overeenkomst tussen deze 2 is vastgelegd: Licentie. 2.De heer De Jong: inkomsten uitgaven 2012: kermisgelden en uitgaven commissies. Activiteiten allemaal zichtbaar maken, is dat niet handiger, zodat we een duidelijker beeld krijgen van de totale kosten van het feest. De heer Van der Poel neemt dit ‘mee’ voor volgend jaar. 3. Stel dat de invulling van de Geuzen niet aanwezig zou zijn. Wat scheelt dat de vereniging per jaar? Heeft niet zo zeer invloed op de jaarrekening van de Vereeniging. De Geuzen sparen voor calamiteiten en betalen sinds enige jaren de haring en het Gilde betaald de hutspotmaaltijd. Bedragen tussen € 35.000-50.000.
6. Het voorstel tot goedkeuring van de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting en daarbij de verklaring en het verslag van de accountant en kascommissie. De kascommissie heeft de boeken onderzocht. De heer Van Noort neemt het woord en excuseert de heer Jonkman, die helaas niet aanwezig kon zijn. Naar mening van de kascommissie een overtuigend akkoord. Verzoek aan de archivaris: “overweeg eens om dit te bewaren. Het is een prachtig overzicht van een verenigingsjaar”. 7. De benoeming van de kascommissie voor het komende verenigingsjaar De kascontrolecommissie 2013, zal bestaan uit de heren Van Noort en de heer Mattheus. De heer Jonkman neemt afscheid na 3 jaar.
5
8. Het verlenen van décharge aan het bestuur voor het door het bestuur in het laatste boekjaar van de Vereeniging gevoerde beleid en het verlenen van toestemming voor het geven van licentie aan Stichting 3 Octoberviering. De vergadering verleent décharge aan de penningmeester en het bestuur en verleent toestemming voor het geven van licentie aan de Stichting 3 Oktoberviering.
9. (Her)benoeming bestuursleden: De voorzitter vraagt de vergadering om toestemming de te (her) benoemen bestuursleden in ‘en groupe ’ de zaal te laten verlaten. De vergadering gaat hiermee akkoord, waarop ‘de commissie van uitgeleide’ de heren de Witt Wijnen en Van der Velden en de dames Netiv en Van Klaveren de zaal uit leidt. a. voordracht tot benoeming van de heer P. de Witt Wijnen als bestuurslid van de Vereeniging. akkoord b. voordracht tot herbenoeming van de heer J. van der Velden als bestuurslid van de Vereeniging. Het bestuur heeft het voornemen de heer Van der Velden aan te wijzen als secretaris. De heer Griffioen vraagt of de herbenoeming van de heer Van der Velden niet berust op automatisme? De voorzitter merkt op dat het bestuur uit volle overtuiging de heer Van der Velden heeft voorgedragen en er geen enkele aanleiding is hierop terug te komen. Applaus uit de zaal. c. voordracht tot herbenoeming van mevrouw A. Netiv als bestuurslid van de Vereeniging: akkoord. d. voordracht tot herbenoeming van mevrouw B. van Klaveren als bestuurslid van de Vereeniging: akkoord. De commissie Protocol roept bestuursleden weer binnen. De voorzitter feliciteert hen met hun (her)benoeming. e. niet herkiesbaar als bestuurslid van de Vereeniging mevrouw H. van Baalen. Mevrouw Henriette van Baalen wordt verzocht op het podium te komen. Bestuurslid van 2004-2013. Eerst voorzitter van de Commissie Herdenking; zij heeft er o.a. voor gezorgd dat de oefenkoraal naar de Hooglandse Kerk is verhuisd. Vervolgens werd zij voorzitter van de Optocht commissie. Spannend is altijd het thema van de optocht. Zij heeft dat altijd goed geheim weten te houden. Heel veel dank voor wat zij voor de vereniging en de stad heeft gedaan! Een dankwoord van mevrouw Van Baalen aan de commissarissen.
10. De voordracht tot benoeming van nieuwe commissarissen en het afscheid nemen van commissarissen uit de diverse commissies. Benoeming van de nieuwe commissarissen: Mevrouw S. Koek,mevrouw M. Kortmann, mevrouw Heleen Borst, de heer George Roskott, de heer Douwe van Houte, de heer Koen van Ekdom, de heer Arthur Barendsen, de heer Eimert van Vliet, de heer Michel Visser en de heer Robert van der Zalm. Afscheid wordt genomen van mevrouw Anneke Kooijman, mevrouw Jeanette Knipmeijer en de heer Ralph Lek. PAUZE
6
11. Presentaties door de voorzitters van de commissies van het programma voor de viering van 2013. De voorzitter vraagt aandacht voor de presentaties. Commissie Haring & Wittebrood en Hutspot: De heer Charles Schulpen: Een korte terugblik op de viering van 2012. Aandacht voor de twee nieuwe commissarissen in zijn commissie: de heren Visser en Van der Zalm. Met zulke namen in de commissie moet het helemaal goed gaan! Donderdag 19 september inschrijven voor haring en wittebrood, als vanouds bij de Waag. 2 oktober de hutspotmaaltijd en 3 oktober starten de festiviteiten als vanouds met de uitreiking van haring & wittebrood. Commissie Herdenking: De heer Eric Filemon zingt een prachtig afscheidslied voor mevrouw Van Baalen ondersteund door foto’s in de presentatie Enkele belangrijke data: oefenen Koraalzang Hooglandse Kerk 25 september, Historische lezing in het Academiegebouw op 29 september, de Minikoraal op 1 oktober, de Reveille, de Koraalzang en de Herdenkingsdienst op 3 oktober (voorganger mevrouw Riegonda van Weli – Kaai). Traditioneel worden de festiviteiten op 3 oktober afgesloten met het vuurwerk in het Ankerpark Evenementencommissie: De heer Kamps dankt commissaris Marieke van Wetten voor het maken van het te vertonen filmpje over zijn commissie. Extra aandacht voor mevrouw Thea van Kooperen. Zij heeft kort geleden een koninklijke onderscheiding ontvangen, waarmee zij van harte wordt gefeliciteerd. Een opmerking over Jazz bij de Burcht: dit jaar wordt er opgetreden bij dit inmiddels ook traditionele onderdeel van de viering, door een Leidse band. Komt allen! Commissie Lunapark: De heer Martijn du Prie heeft ‘wilde’ plannen met het lunapark en met name met de roller coaster(s) / achtbanen. Tot grote hilariteit van de aanwezigen. Commissie PR: mevrouw Bettina van Klaveren. Ook een Koninklijke onderscheiding voor de heer Nico Massaar, al jarenlang vrijwilliger voor de 3 October Vereeniging! De plannen van commissie PR: -Servicepunt zal weer geopend zijn vanaf 1 september; de locatie is nog niet bekend. -Website vernieuwen- rond 1 juli gaat de nieuwe website de lucht in. -De aan de ledenkaart gekoppelde acties/kortingen worden uitgebreid; meer informatie hierover in de Feestwijzer. -Etalagewedstrijd in samenwerking met Centrummanagement; vanaf september meer rood/wit in de stad en meer aandacht voor het thema. -Nieuwe Merchandise: een tipje van de sluier: 1. Baseballcap met nieuw beeldmerk (dat alleen gebruikt gaat worden voor de merchandise) 2. Hooded sweater met nieuw beeldmerk en 3 October Vereeniging op de achterkant; ook in kindermaten. Straks na de vergadering kunt u voor inschrijven. 3. Tot slot een scheurrrrrkalender; begint op 4/10 2013-3 oktober 2014. Ook daarvoor kunt u voor inschrijven. Leden krijgen korting. Commissie Optocht & Taptoe: Mevrouw Ariela Netiv Dit jaar in het teken van 13 een ‘ongeluksgetal’. Nederland is somber. De beelden spraken voor zich, maar het is niet alleen somberheid, er zijn ook best redenen om wel gelukkig te zijn!
7
De Nederlander geeft zijn leven gemiddeld een 7,7. In de zaal wij hebben het grootste geluk wij zijn allen Leidenaar: 13 is voor ons: 3+10! Het leven is feest; thema voor de optocht : Per (on)geluk. 12. Rondvraag -De heer Van der Pluijm: waarom draagt de voorzitter geen ambtsketting? De voorzitter heeft er niet aan gedacht. -Leidse Postzegelvereniging heeft een 3 October postzegel uitgegeven in 2011. Is deze postzegel nog verkrijgbaar? Nee, wellicht nog bij bij de LPV. -Taptoe: luiden de klokken van het Stadhuis. Afgelopen jaar niet. Reden? Er is iets misgegaan met de programmering. Dit jaar weer als vanouds. -Horeca in de Waag, levert dat problemen op voor de 3 October Vereeniging? Afgesproken is dat de Waag beschikbaar blijft voor inschrijven en uitreiken van haring & wittebrood. Tot op heden toegezegd door de gemeente. 13. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om 22.45 uur.
8
