Studievereniging Machiavelli Jaarvergadering ALV Donderdag 1 oktober 2015 Oudemanhuispoort A0.08 Machtigingen: Fien de Vos machtigt Jacob Meijer Jip Geenen machtigt Lucas Vroemen Maarten Holla machtigt Tessa Boumans —————————————————————— Vastgestelde actiepunten: - schijf met foto’s oude besturen beschikbaar stellen - Evenement LOB (het congres) beter promoten (als het dit jaar niet goed bezocht wordt voorstellen om uit het LOB te stappen) - Proberen de keuze van het thema voor het LOB-congres te beïnvloeden (politicologische inslag) - Extra afspraak met LOB maken om Politicologie (politicologische onderwerpen) op de agenda te krijgen - Activiteiten minimaal twee weken voor aanvang promoten - Aanwezigenlijst in oude notulen toevoegen - Uitzoeken of het voordeliger is om een eigen beamer aan te schaffen - uitzoeken hoe we andere verenigingen beter kunnen weghouden van onze borrelavond in de Havelaar - batavierenrace bespreken en knoop doorhakken —————————————————————— Opening 17:10 Opening Ingekomen stukken Twee moties binnengekomen. Die moeten nog op de agenda gezet worden. Voorstel: moties bespreken na het beleidsplan van het nieuwe bestuur. Vastgesteld. Vaststellen agenda Geen. Door. Notulen Stonden op de website, hoeven dus nu niet helemaal doorgelopen worden Vincent: er staat Vincent in moet Vincenzo zijn. Actiepunt —> Aanwezigenlijst in oude notulen toevoegen. Mededelingen Geen. Door Actiepunten Foto’s oude besturen: staan op ‘M-schijf’, nog geen toegang tot gekregen Jacob: wat hebben jullie gedaan om toegang tot de M schijf te krijgen? Luuc: we hebben contact gelegd, kunnen we snel bij Teun: vraag ging over afgelopen jaar Maxim: is moeilijk, niet veel mee kunnen doen wat de faculteit is laks. Tweede actiepunt: RVA doorlichten. Maxim: Bestuur is er meteen mee aan de slag gegaan. Er is onderzocht wat beter kan. Afspraken gemaakt met de RVA, er is hierover een motie ingediend die zo dadelijk besproken gaat worden. Derde actiepunt: Presidium moest notulen aan leden doorsturen. Is gebeurd. NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
1 / 13
Jaarverslag Maxim: Dank voor applaus. We gaan het iets anders doen. I.p.v. de voorzitter alleen wordt het nu per functie besproken. Er wordt gezocht naar de presentatie van Maxim. Duurt even. Duurt lang. Gevonden. Hoofddoel: Zoveel mogelijk betrekken van de leden. Geprobeerd diverse activiteiten te organiseren. Met het oog op betrekken van meer 2e en 3e jaars leden. Commissies het hele jaar opengesteld, dit heeft ook vruchten afgeworpen. Meer feedback van de leden, dit kon via de website. Dit is helaas niet helemaal goed gegaan. De website moet meer bekend gemaakt worden. Idem voor de Denktankmiddag. ALV Meer leden getracht naar ALV te krijgen. Quorem behaald. Alv verplicht voor commissieleden, hierdoor alv wel beter bezocht. Advies aan het nieuwe bestuur: blijf dit verplichtstellen, aansluitende activiteiten kunnen ook helpen De verhuizing Studieverenigingen minder zichtbaar omdat Machiavelli geen vaste zichtbaar kantoor had. Diverse activiteiten georganiseerd om dit te verbeteren Huidige kantoor is goed, FMG is haar beloftes nagekomen. Diverse faciliteiten beschikbaar gesteld. acquisitieAcquisitie goed fundament neergezet voor de komende jaren. We hebben samengewerkt met xx en hebben nu een acquisitie plan Carierepersectief Meer focus op stap naar de arbeidsmarkt. Diverse evenementen voor georganiseerd. Inhoudsdag georganiseerd, niet genoeg animo, spijtig. Hopelijk weer organiseren. Diverse trainingen willen organiseren. Maar UvA geeft genoeg trainingen, dus daar laten we het bij. Maagdenhuis We hebben gekozen om een informatie voorzienende rol in te nemen. We hebben wel gekeken naar wat we zelf binnen de opleiding kunnen verbeteren. Samen met de opleiding debat georganiseerd Vragen: Lucas Vroemen: Waarom is er geen tweede denktankmiddag gekomen, terwijl dit wel in jullie plan staat. Roderick: dit is ge^lopt, de jaarplanning is heel strak. We hadden dan een ander evenement moeten schrappen. Geen tijd helaas. Daan D: vraag over ^inanciën. Huub: laten we vragen over ^inanciën bij de jaarrekening doen. Lucas: Ik las dat jullie de drukste ALV van de afgelopen drie jaar hadden. Ik heb natuurlijk de cijfers erbij gepakt. Op 20 februari 2013 was er een hal^jaarvergadering waarbij 40 stemgerechtigde personen aanwezig waren. Op de hal^jaarvergadering van afgelopen jaar waren er dat maar 27. Maxim: Ik bied hiervoor mijn welgemeende excuses aan. Taken Maxim: intern, goed jaar gehad. Goede open sfeer. Puntje persoonlijk toegevoegd, goed uitgepakt. Lange termijnvisie, niet op papier gekomen, wel doelen gesteld, bepaalde dingen gedaan. XXXX Overdracht van besturen met andere besturen besproken, handig om te gebruiken. Engelstalige activiteit georganiseerd. Goed gelopen. Campusoverleg gehad. Diverse dingen besproken over REC: commonroom en dergelijke. PvP: PIP congres georganiseerd, overdracht loopt niet elk jaar vlekkeloos. Raad van Toezicht ingesteld om het soepeler te laten verlopen. NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
2 / 13
Extern: Besloten om bij het LOB te blijven. Hier sta ik achter, ze organiseren interessante activiteiten, hier kunnen we baat bij hebben. ASVA: studieverenigingoverleggen, niet perse nuttig. Rechtsbureau wel handig. Verhuizing: Minder zichtbaar, bepaalde dingen en faciliteiten geïntroduceerd om dit te verbeteren Bedankt iedereen voor het afgelopen jaar. Vincent: LCB is een toevoeging voor de leden? Hoeveel leden waren er mee? Maxim: te weinig. Aan het nieuwe bestuur meegeven dat ze hier een los evenement van moeten maken Vincent: hoeveel mensen waren er mee? Maxim: Een lid en een bestuurslid Vincent: het is al jaren niet op de juiste manier Pepijn: ik wil reageren op de 500 euro. Wat hebben de studenten en leden er aan? M: het gaat niet om de 500 euro. Congress is belangrijk. Teun: ASVA studentenunie graag bij haar volledige naam benoemen Roderick: Website: deadline niet gehaald. Website werd pas later opgeleverd. Helaas nog heel veel fouten in de huidige website. Ze zijn er hard aan het werken. Ik was constant bezig met trail and error. Heeft veel energie gekost. Ik ben nu tevreden over de website, vele functies. Gaat veel werk in zitten om dit onder de niet te krijgen. Opvolgers advies om je hierin te verdiepen DDD: Ik heb in het begin van het jaar een fout gemaakt. Ik had een DDD uit kunnen brengen, maar dan was de kwaliteit niet dat geweest wat ik voor ogen had. Nieuw format ontworpen en nieuwe lay-out gecreëerd. goed fundament voor de komende jaren om op voor te bouwen Alumni: Nieuwe contact gezocht. Afgelopen jaren veel misgelopen door slecht contact. Samen met Maxim plan opgezet om beter contact met Alumni te onderhouden. En een netwerkborrel per jaar. Verkopen van samenvattingen weer gestart. Enorme vraag. Samen met AS al ons werk uit handen genomen. In ruil daarvoor krijgt Machiavelli een deel van de verkoopwinst. De kwaliteit van de samenvattingen gaat op de lange termijn verbeterd worden Denktankmiddag: Als eerder over gehad. Mee eens om dit vaker te organiseren. Vragen Teun: Leest een stukje van Rodericks stuk voor. Hoe heeft de Maagdenhuisbezetting je werkzaamheden beïnvloed? Roderick: Dit koste letterlijk veel tijd, hier over praten, me hiermee bezig houden. Stond niet op de planning, kwam er tussendoor. Teun: Maar, andere bestuursleden hebben niet dit niet in hun plan. Waarom ben jij de enige die schrijft dat het een negatieve impact heeft gehad op je werkzaamheden? Maxim: Ik kan wel zeggen dat het voor mij en Michiel ook veel tijd heeft gekost. Huub: kun je een voorstel doen, Teun? Teun: Waar zit die tijd in, en waarom is dit bij de anderen niet gebeurd? Roderick geeft uitleg: Maxim, Michiel en ik hebben ons er het meeste mee bezig gehouden. Maxim: Het had bij ons ook vermeld kunnen worden maar dat hebben we niet gedaan. Vincent: Zou je het willen aanpassen? Aangezien het stuk negatief geformuleerd is, en het zo lijkt alsof je problemen hebt met de bezetting. Je maakt duidelijk dat je dat niet hebt. Roderick: ja is goed. Huub: hier kan een amendement over ingediend worden. NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
3 / 13
Amendement Aanpassing in het beleidsplan van Roderick, betrekking op de Maagdenhuis bezetting. Huub: zijn er verder nog vragen? Lucas: In het jaarverslag stelde je voor om een hoofdredacteur vd DDD aan te stellen, wie gaat dit bepalen? Roderick: dit het ik niet gezegd, we kunnen hier over nadenken. maar dit hoeft niet perse te gebeuren. Pepijn: over de samenvattingen: kun je misschien iets meer uitleggen over de contracten en de inkomsten/uitgaven. Huub: dit kunnen we bij de jaarrekening doen. Daan: punt van orde: niet perse handig om inhoudelijke punten bij de jaarrekening te bespreken. Verder heb ik nog een vraag: er is geld betaald aan de de drukker van de DDD, hoe kan het dat de prijs zo hoog gestegen is. Hier wil ik het graag over hebben. Huub: wordt besproken bij de jaarrekening Jesse: Bied het bedrijf dat onze website heeft gemaakt CMS cursussen aan? En is het handig als de secretaris in het begin van het jaar zo’n cursus zou volgen? Roderick: Ja en dat is gebeurd. Vincenzo: Bewaking Financiële gezondheid: Meer structuur. Op het eind van het jaar wordt dat moeilijker. Daar had ik een betere structuur in aan moeten brengen. Voor ogen om een goede samenwerking met de coördinatoren te hebben. Dit is goed gelukt, naar mijn mening. Acquisitie Ik was van plan om zo snel mogelijk te beginnen. Er was alleen niet genoeg kennis om dit goed te doen. Rond oktober erachter gekomen dat dit niet meteen ging lukken. Contact met Pink Leaf gezocht, zij hebben ons geholpen met het opstellen van een document waarin staat at de vereniging het beste kan doen. Er is gebleken dat dit in het vervolg wel in het begin van het jaar moet. Mees gaat dit dan ook doen. Al twee vergaderingen gehad Promotieartikelen: Grootste plannen. Maar misschien te veel. Stickers en andere zaken laten bedrukken, weggegeven tijdens MachiaValley. Contract met Atheneum: zou afgelopen jaar a^lopen. Tenzij AB niets van zich zou laten horen, dit is gebeurd. Gebrainstormd over eventuele onderhandelingen. Vragen: Jacob: Waarom hebben jullie dit contract stilzwijgend verlengen? V: we hebben nu zo’n goed contract dat het jammer zou zijn om dit weg te geven Mees: staat in mijn beleidsplan om meer duidelijkheid te creëren over onze positie Michiel: Onderwijsdialoog: meer contact tussen docenten en studenten. Is in samenwerking met de opleiding georganiseerd. Interessante dingen besproken. De volgende dialoog is al georganiseerd. Dat is een waardevol iets Andere activiteiten ook goed gelukt Tevreden over de rest. Docent contact: goed kunnen praten over vakken en over dingen die beter kunnen. Dit contact is goed. Inhoudelijk goede punten kunnen neerzetten.
NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
4 / 13
PA-raad: Animo om bij te wonen liep terug. Acties voor ondernomen. Mocht niet baten. Laatste twee maanden niet georganiseerd. Aisha aanraden om het wel gezellig en xx houden. Studenten betrekken bij Machiavelli. Plannen gemaakt, evenementen georganiseerd. Het is lastig om masterstudenten aan te spreken. Jammer. Jacob: heb je een voorstel over het het beter kan worden (PA raad)? Michiel: veel via werkgroepen spelen, mensen er warm voor maken. Politieke Activiteiten Sammie kan er niet zin, Maxim presenteert: Inhoudelijke aanvulling curriculum: Diverse activiteiten georganiseerd Sammie loopt plotseling binnen: applaus. Maxim gaat verder: Ruimte voor commissies. Subcommissies om het werk beter te verdelen. Meer verantwoordelijkheid voor leden. Minpuntje: minder algemene vergaderingen om te evalueren Tevens nieuwe activiteiten georganiseerd en oude nieuw leven in geblazen. Vragen: Pepijn: Waarom is er niets gedaan met provinciale verkiezingen Sammie: het was toen te druk met activiteiten. we hebben destijds gekozen voor een Amsterdamse Politiek avond omdat dit volgens mij toen meer relevantie had. Daan D: Algemene opmerking: advies aan het nieuwe bestuur: er is geen strakke planning, dit ligt aan jullie keuzes, hier moeten jullie iets mee doen. Staat niets vast, jullie kunnen doen wat jullie Eva: Borrel: iedere maand speciale borrel gehad. Om meer leden te binden om het nieuw te houden. Bardienst ge^ikst, daardoor happyhour. Dat is ^ijn Diverse activiteiten verbetert, dit heeft goed uitgepakt. Wel moeite gehad met opkomst op feesten. Niet hetzelfde als andere activiteiten. Promotie uiteindelijk verbeterd, hard ons best gedaan. Dit heeft vruchten afgeworpen. SAC liep in het loop van het jaar tegen de begroting aan, aantal onvoorziene zaken, heeft een hap uit de begroting genomen. Sommige activiteiten in de toekomst afgeslankt. Vragen: Lucas: tweede weekend: daar was drank inclusief. Raden jullie dat aan aan het komende bestuur. Vond de ALV dit verstandig? Ik heb hier mijn twijfels over. Eva: de weekend zijn altijd wild. Het is moeilijk om dit af te wegen. Scheelt rompslomp, geen gedoe met drankkaarten. Je kunt ook over je grenzen gaan als je voor je drank betaald. De bardiensten letten extra goed op om dit te voorkomen. Vincenzo: In het eerste wekende veel winst gemaakt op drank, dat hoort niet bij Machiavelli. We hebben het zo proberen recht te trekken. Aldert: je stuurt laat uitnodigingen voor activiteiten, waarom? Maxim: de regel is twee weken van te voren, Aldert: staat slordig graag iets mee doen Teun: in heb een logische correlatie gelegd tussen feesten, Komt het dat de feesten minden goed bezocht worden doordat de prijzen zo hoor zijn en Toegankelijkheid van feesten moet bewaard blijven. Liever goedkoper weekend, drank komt later wel. NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
5 / 13
Jesse: Goed tweede hal^jaar gedraaid. Applaus. Vraag over PSGT. Eva: Was moeilijk om PSGT nog los in de jaarplanning te plannen. Aisha heeft mijn taak als voorzitter overgenomen, kleinere/toegankelijkere locatie gekozen. Het was volgens mij een heel knus ouderwets PSGT evenement. Ik zou het ook zeker aanraden voor het volgende jaar. Robin: Betaalbare reisjes. Geen standaard reisjes, originele steden, geen citytrips. Spellen geïntroduceerd om de stad snel te leren kennen Subsidieaanvraag: is minder goed gegaan. Het fonds waar ik mijn aanvraag heb ingediend bleek niet meer te bestaan. Carriere perspectief op reis: praten om reis met mensen en bedrijven. Had ik meer kunnen doen. IAPSS: International Association for Political Science Students. Congres voor politicologen. Zij hebben interne problemen. Er gaan nu te weinig mensen mee naar IAPS. Samen met SPIL een statement opgesteld, omdat wij het niet eens zijn over de gang van zaken betreffende de ALV van IAPS. We zijn u in dialoog met IAPS. We willen een nieuwe ALV inlassen om daar te bespreken of we wel of niet bij IAPSS blijven. Lucas: Nieuwe ALV of hal^jaar? Robin: Nieuwe, hal^jaar is te snel. Huidige bestuur is op Jacob: Het klinkt wel raar om een statement uit te gooien als uittredend bestuur. Robin: Het nieuwe bestuur heeft ons voorstel gelezen en heeft haar goedkeuring gegeven. Ik snap dat het misschien vreemd is om dit te doen, maar ik heb besloten om me hier zelf persoonlijk mee bezig te houden, dus ik ga het nieuwe bestuur hier niet mee opzadelen. Jacob: Ik vind het goed dat je een statement maakt. Jammer dat er niet eerder hierover gecommuniceerd is. Pepijn: vorig jaar in Nijmegen en Londen, makkelijker kan het niet. Hoe kan het dat er toch zo weinig mensen op af komen Robin: op de een of andere manier niet goed genoeg gepromoot. Mensen bleken uiteindelijk ook niet te kunnen komen Pepijn: Advies: trek hier je lering uit. Teun: Er is een lobbyist bezocht is in Brussel, bij een organisatie die bij mening immoreel is. Hier moet iets mee gedaan worden. Ik zie graag een standaard voor lobbyisten die bezocht gaan worden. Jesse: Hoe is de keuze voor hostels tot stand gekomen. Omdat het vaak moeilijke plekken waren. Robbin: bij gebrek aan beter, maar drukke periode, het ene jaar lukt het beter dan het andere jaar. Dat betreur ik. Het was helaas aan gebrek aan beter. We zijn zelfs van plek gewisseld omdat er geen hostels beschikbaar waren. Huub: dank voor de vragen, samenvattend. Er is een amendement (over de aanpassing van het standpunt van Roderick). Teun: Zou het handig zijn om dat amendement in de pauze te formuleren, voordat er over gestemd wordt? De zaal voert onderling overleg. Roderick doet een voorstel: nu stemmen over wijziging, later mag iedereen die daar interesse in heeft met mij een nieuw statement formuleren. Daan D.: punt van orde, er kan niet gestemd worden over iets wat nog niet geformuleerd is. Roderick: nieuw voorstel: ik haal het hele stuk over het maagdenhuis eruit. Amendement: De zin over het Maagdenhuis in het beleidsplan van Roderick wordt geschrapt. Amendement per acclamatie aangekomen. Jaarverslag instemming: per acclamatie aangenomen. NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
6 / 13
— Pauze — Jaarrekening: Vincenzo Laat relevante zaken aan leden zien. 1. Incidentele inkomsten en kosten: Geeft uitleg. Zijn hoog uitgevallen. Hoge kosten voor Commomroom: Machiavelli heeft de kosten voorgeschoten. Dit geld komt ook weer terug: 2500 - 2800 terug 2. DDD Hoge kosten voor DDD. Het zijn hoge kosten voor een blad dat pas vier keer uitgekomen is. We hebben blijkbaar dubbel betaald. Het toegoed wat wij hier mee opgebouwd zou op het einde van het jaar overgeboekt worden. Schriftelijk blijkt dit niet te kunnen. Dus we hebben nog tegoed bij Editool. Dit print tegoed hebben we dus nog. Ik adviseer het nieuwe bestuur Daan D: kan dit tegoed vrij gebruikt worden. Mees: Contact met editool gehad, een jaar lang geld dit tegoed. Daan D: verdiep je in de voorwaarden van een contract. Dit hoort bij behoorlijk bestuur. Vincenzo: dit staat niet in het contract, dat geld omgezet in print tegoed. In eerste instantie zou dit ook geen probleem zijn geweest. Goed dat het contract met Editool afgezegd is. We hebben nu een beter contract met een nieuwe drukker, dit kan in de toekomst niet meer gebeuren. Het gala is hoger uitgevallen. Komt deels door lage opkomst en deels doordat we een verschil van inzicht hadden met het Rossarium. Zij gingen er van uit dat het exclusief btw zou zijn, wij van het tegenovergestelde. Hierdoor moesten we eigenlijk 2000 euro extra betaald zouden moeten hebben. W hebben een compromis hiervoor gevonden. Teun: Btw zou eigenlijk in een contract moeten staan. Vincenzo: stond er niet in. Bij rechtsbureau geweest bij de ASVA studentenunie. Met hen overlegd. De fout lag bij beide partijen. We hadden er voor kunnen kiezen om het niet te betalen, maar dit had nog duurder kunnen uitpakken Teun: ik vind de representatiekosten hoog. Waar gaat dit aan op? Vincenzo: bestuurstruien die al gedrukt waren vorige jaar (480 euro), de CoBo (780 euro) en verder aan kerstkaarten en wijnbonnen. Een aantal van deze kosten hadden lager kunnen zijn. In de aankomende jaren zou dit beter kunnen. Vincenzo: Laatste punt: resultaat vd jaarrekening: Groot verlies 2299,43. Dit wijt ik aan dubbel betalen Editool. Daan D.: En omdat je aanzienlijk verlies heb gedraaid op SAC. Vincenzo: klopt, maar minder dan voorgaande jaren. Vincenzo: Als we geld willen laten terug laten stromen naar leden, kunnen we dat het beste doen met activiteiten waar veel leden op komen. Teun: Als er een print tegoed is zijn dat eigenlijk inkomsten Vincenzo: voor mij zijn het kosten, ik had er voor kunnen kiezen om het op de jaarrekening te verwerken en dan waren we op een positief getal uitgekomen. Als ik dat had gedaan was het onduidelijker geweest voor de ALV en het moet zo transparant mogelijk. Teun: dan moet er volgend jaar dus meer winst gemaakt worden Vincenzo: Ja, dat vonden wij ook oneerlijk aangezien het wel door ons gekomen is. Lucas: acquisitie inkomsten: Hoe kan het dat er in de voorgaande jaren mee geld binnen is gehaald terwijl er nu een bureau in de hand genomen is. Vincenzo: slechte overdracht. Ik had geen idee hoe ik het moest aanpakken. Dus eerst kennis vergaard om dit beter te kunnen doen. Daarom heb ik het pas in de tweede helft opgepakt. Geld dat we dit jaar verdiend hebben is via bijlespartner, de helft van het bedrag dat we nu per jaar van hen voor onze samenwerking krijgen, De andere helft van een autobedrijf NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
7 / 13
Masterclasses: Grote kostenpost: huur en catering is hoog. Deelnemersgeld laag: om de masterclasses zo toegankelijk mogelijk houden. Dit resulteert in een hoog verlies. In het vervolg naar een goedkopere locatie en catering te ^iksen. Batevierenrace: Dure activiteit. Fietsenband was nodig om ter plekke te vervangen. Geannuleerde auto was omdat er een goedkope auto geregeld kon worden. Daan: Is het niet zo dat je een zak geld krijgt, dus hoort het dan bij deze activiteiten Maxim: geeft uitleg Irene: je krijgt niet een zak met geld krijgt, het wordt toegekend aan bepaalde posten van je begroting. Maxim: is representatie voor de uni. Daarom kun je het ook accepteren als subsidie. Tweede weekend: sommige kosten hoger uitgevallen. Ook onvoorziene kosten: schade gereden aan auto, auto bijna total. Kosten gedeeld tussen het betreffende commissielid en Machiavelli Teun: Huur van een beamer? Waarom zo hoog? Vincenzo: we hebben er zelf geen, dus moesten huren Jaola: waarom heeft Machiavelli geen beamer? Vincenzo: weten we niet Actiepunt —> kijken of het goedkoper is om een eigen beamer aan te schaffen Dublin: tekort door subsidiebureau dat niet meer bestond. Georgie: grote kostenpost: wel winst gemaakt. Leden getrakteerd: bijna alle dagen eten en drinken voor alle leden betaald. Maar Georgie is zo goedkoop dat we alsnog winst gemaakt hebben Jacob: waarom op deze reis wel reader en voorlichting in de begroting getopt? Robbin: twee inlichtingen avonden gehouden, een dag in de balie met een documentaire. Vandaar die hoge kosten. IAPPS: best hoge kosten. Veelal betaald door degene die mee waren. Dit moet je de volgende keer overwegen als je naar IAPPS wilt gaan. King of the Road: 461 verlies gedraaid. Hostels waren is Zwitserland heel duur. Achteraf hadden we beter een ander land kunnen aandoen. Pepijn: had inbegroot kunnen worden toch? Vincenzo: we hadden al veel inbegroot. Maar dit hostel was blijkbaar heel duur. Balans: In de hoop dat er dit jaar genoeg winst gemaakt wordt om het eigen tegoed aan te vullen. Jaola: waarom raad je dit aan om het aan te vullen? Vincenzo: Lijkt mij prettig. Het CSS vind ons eigen vermogen te groot. Het is prettig om iets achter de hand te hebben Jaola: we maken veel winst, ik zou niet te veel aanmoedigen om het te laten groeien Pepijn: Waarom verlies op de samenvattingen? Vincenzo: 75 samenvattingen besteld: niet allemaal verkocht. Wij moeten ze inkopen en doorverkopen met de zelfde prijs. Onze winst is 5% van dit totale bedrag. Pepijn: koop je het van tevoren in? Vincenzo eerst 100 en toen 79. 100 allemaal verkocht. 79 niet. Je krijgt ze binnen en betaald ze. We moeten dus strakker inkopen. Actiepunt: strakker inkopen samenvattingen. Daan D: slechte deal, in onze tijd 80-90% winst, dit is heel slecht Jacob: ik vind het goed dat er geen winst gemaakt wordt op samenvattingen, en ze zijn van goede kwaliteit. Ik vind het een vooruitgang voor de leden. Stemming Huub: over tot stemming Aangenomen per acclamatie NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
8 / 13
Advies KasCo vergeten KasCo: advies is goed Irene : stelt zich voor. Geeft praatje over werkwijze KasCo. Ze zijn tevreden. Jaarrekening aangenomen. Decharge oude bestuur. Huub bedankt het oude bestuur. Oude bestuur is gedechargeerd. Instemmen kandidaatsbestuur Huub: kandidaat bestuur kan per acclamatie ingestemd worden. Kandidaatsbestuur is aangenomen. Beleidsplan nieuw bestuur Luuc krijgt het woord. Twee minuten per functie. Algemeen: focus op ledenbinding. Ook op oudere jaars, masterstudenten. Continuering, wij zijn volgens mij een professionele vereniging leggen we de focus ook op. Eigen functie: intern: fysiek veel aanwezig op kantoor, voor leden en bestuursleden extern: twijfel over LOB, het voordeel van deze verenigingen is het zakelijke gebied. Daar kunnen we nog veel van leren. —> actiepunt: Gaat extra afspraak maken met het LCB om pol op de agenda te krijgen Alumni-kring: extra aandacht, strakker aanhalen. Contact met de opleiding: strak houden, veel over mee proberen te krijgen. Ga ik hard achteraan. Rasha: Ondersteuning bestuur: belangrijk, dat mensen op mij terug kunnen vallen. ALV: wordt drukker bezocht. Als je leden informeert over hoe Machiavelli werkt trek je volgens ons meer leden naar de ALV. Dit door dit in commissies te bespreken. Promotie: verloopt niet zoals wij willen. Brainstorm gehad. Individuele promoschema’s gemaakt per commissie, maatwerk kunnen leveren. Wordt bij elke BV besproken. DDD: Format houden die Roderick behouden. DDD in sub-commissies onderverdelen. Zodat mensen kunnen doen waar ze goed in zijn. Samenvattingen: Athena zou opdraaien voor de samenvattingen die niet verkocht worden. Vragen: Lucas: over de ALV. Goed om animo te creëren. Kan er eenuitleg voor de nieuwe leden over de alv komen Rasha: is gebeurd, alleen weinig animo. Presidium is altijd een halfuur van te voren aanwezig om uitleg te geven over de ALV voor leden die hier interesse in hebben. Tessa Boumans: Fijn dat er samenvattingen zijn. Er is wel ruimte voor verbeteringen. Kan hier iets mee gedaan worden. Rasha: Ja, we hebben een oud politicoloog ingeschakeld om alles te controleren Jacob: ik vind twee weken voor aankondigen te kort. Dit zou beter georganiseerd kunnen worden. Rasha: Staat op de website Jacob: Graag vier weken van te voren. Rasha: Kans dat mensen het vergeten Jacob: promotie kan later, wel al in een agenda zetten Jesse: hoe sta je tegenover een hoofdredacteurschap van DDD? Rasha: Ben ik het mee eens. ik sta er algemeen positief over in. Ik ga er verder over nadenken Roderick: hoe zie jij de relatie tussen DDD en Discorsi Rasha: Uitleg. Lucas: Heeft Machiavelli nog steeds twee pagina;s in Discorsi? NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
9 / 13
Rasha: Ja, worden gebruikt. Daan D.: Complimenten, goed jaarverslag. Let op jullie spatie gebruik Mees: Zal niet veel verschillen met vorige plannen. Ik streef naar continuering. Communicatie met coördinatoren. Het is lastig om in te schatten wat je nu daadwerkelijk uitgeeft aan een activiteit. Daarom heb ik meer contact met mijn coördinatoren om dit beter te stroomlijnen. Acquisitie: Dit jaar beter doen. Kennis die we elk jaar opdoen niet verloren laten gaan. Vincenzo en Sophie van Gentevoort zitten dit jaar in mijn commissie, beide hebben hier al ervaring in. Focus op diensen, minder op geld. Promotieartikelen: is enorm bevallen onder de leden, dit gaan we dan ook doorzetten, Atheneum (boekhandel): niet eerlijk voor opvolgers om maar 1 jarige contracten te hebben. Hier wil ik een oplossing voor bedenken. Vragen: Roderick: is er een stree^bedrag voor de acquisitie Mees: ja, 300. Focus op lastenverlichting minder op winst Pepijn: denk goed na over hoe je dit gaat doen. Advies, maak een standaardmail en schrijf veel bedrijven aan. Mees: is gemaakt door Vincenzo. Om de twee weken vergadering met commissie en na a^loop een uur lang bellen. Pepijn: probeer het stree^bedrag hoger te leggen. Aisha: Richten op: commissies, zonder hen kun je niets. Zo divers mogelijk houden, uit alle jaargangen. Goed gelukt, zelfs een masterstudent en schakelstudent. PA-raad meer bij elkaar houden. Meer terugkoppeling naar leden. Vergaderingen op betere tijdn plannen. Commissies blijven het hele jaar open Contact met opleiding. Voorheen goede banden gelegd, iedereen staat er voor open. Taart rond gebracht bij de afdeling. Goed contact. Masterstudenten: betrekken door ze persoonlijk aan te schrijven. Gebruiken van mijn eigen netwerk. Als drie masterstudenten in masterclass studenten. Contact tussen studenten en docenten verbeteren Vragen: Aldert van D.: Ik vind het niet chill dat je de organisatie van informatiedagen over neemt van de opleiding. Aisha: ja snap ik, maar werd niet goed georganiseerd Aldert: is de taak van de opleiding Aisha: maar wel ook ons probleem. dus ga ik ook doen, Aldert: zorg dat je niet te veel hooi op je vork neemt Sasha: Kwalitatief hoogwaardige activiteiten, ook de promotie moet goed gebeuren. Zodat genoeg leden betrokken worden bij de activiteiten. Belangrijke toevoeging aan de studie, thema’s die niet in de studie behandeld worden behandelen. Goed gebruik maken van de commissies. Sub- commissies moeten ook worden gevormd zonder dat de algemene commissie hier onder gaan lijden. Ook masterstudenten betrekken bij activiteiten. Verschillende oude activiteiten behouden en nieuwe creatieve activiteiten bedenken. Prinsjesdag ook behouden. Isabelle: Van Machiavellianen voor Machiavellienen Focus op sport, feestjes en cultuur Ook subcommissies, goed geïnformeerde leden. NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
10 / 13
Borrelcultuur, Havelaar heeft te veel focus op lange feesten, dit vind ik leuk maar het rustige borrelgehalte is laag. Hier wil ik over gaan denken en werk van gaan maken. Ik heb er veel zin! Vragen: Ravi: borrelcultuur. Wat zou jij willen veranderen? Isabelle: Ik vind het lastig. Wat ik voor ogen heb, we hebben nu twee verschillende muzieklijsten. 1 voor rustige gesprekken en een voor feest. Bittergarnituur, kan niet altijd. Dus alternatief, moeilijke naam, van 8 tot 10 bitterganituur en langer happyhour. Ravi: is dit niet triviaal. Moet er niet iets concreters veranderen? Isabelle: sta ik voor open. hier wil ik met mijn commissie over brainstormen Steven van Arken: het is niet zo moeilijk. Die twee playlist werken al goed. Volgens mij bepaalt dat voornamelijk de sfeer Teun: toegankelijkheid: probeer met de prijzen rekening te houden Lucas: over de bierprijzen: ik voelde dit in mijn portemonnee. Over de prijzen, nieuwe contract zou eigenlijk met oude prijs doorlopen. Hoe kan het nu verhoogd zijn? Isabelle: Met Ed onderhandeld. Niet mijn voorstel, lag bij hem. Ik wilde zelf wel dingen doorvoeren. Daarom hebben we nu andere aanbiedingen en een langer happyhour. Vandaar dat ik dacht dat we met die 10 cent verhoging kunnen leven. Lucas: Waarom is de SSRH aanwezig op onze borrel? Hoe kijken jullie daar tegenaan? Isabelle: we gaan het er over hebben met Ed. WE vinden het ook vervelend. Maar we werken hard aan een oplossing. Het streven is om ze er niet bij te hebben. Lucas: Voorzitter van SSRH is bevriend met Ed, is ook een complicatie. Actiepunt —> uitzoeken hoe we andere verenigingen beter kunnen weghouden van onze borrelavond in de Havelaar. Lucas: wat zie jij als doel voor sportactiviteiten? Welke activiteiten zijn dat? Isabelle: Ben ik nog niet helemaal uit. Kijken naar de mogelijkheden en de beste uitzoeken. Altijd overleg met de commissie en ben hier zelf ook aanspreekbaar. Maxim: PSGT was vorig jaar een probleem. Ik zou zeggen doe de battavierenrace gewoon. Isabelle: vind ik moeilijk, moeten we goed heen kijken. Of er genoeg animo is. actiepunt —> batavierenrace bespreken en knoop doorhakken Pepijn: Wat doen jullie aan het minderjarige alcoholbeleid? Isabelle: we schenken geen alcohol aan 18-minners. Julia: Continuïteit: strak schema aanhouden. Eindigen met King of the road. Reisjes toegankelijk hoeden: verschillende informatieavonden. Prijzen laag houden. Het is moeilijk, maar we gaan er naar streven. Commissie, veel diversiteit, veel eigen verantwoordelijkheid, Inhoud van reizen: sociaal, cultureel en politiek inhoudelijk Feedbacksysteem ontwikkelen: om meer van de leden te horen IAPSS, is al eerder besproken. Teun: neem je mijn opmerking over Brussel mee a.u.b.? Stemming: Beleidsplan per acclamatie aangenomen. Begroting Mees: Gaat er snel doorheen. Noemt elke post, en geeft leden de kans om vragen te stellen per post. Jacob: is dat verlies alleen op commissies of ook op reizen? Mees: vooral op IASSP, omdat we nog niet weten wat we hier mee gaan doen NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
11 / 13
Jacob: ik ben benieuwd naar het eerste feest. Mees: bargarantie inbegroot. Omdat we deze misschien niet halen. Jacob: als kroegcollege er nu bij komt je 150 in de min. Jesse: kun je bij IASSP weghalen. KasCo: stemadvies is goed. Stemming: Per acclamatie aangenomen. Decharge KasCo: Twee leden weg. Charge KasCo Twee nieuwe leden. Stemming: Nieuwe leden per acclamatie aangenomen. Moties: RvA: Lucas: geeft uitleg over moties en over de RvA. Neemt de motie kort door. Maxim: jammer dat er zo;n slechte communicatie tussen indieners en bestuur. Discussie over rol RVA amendement op motie: derde en vierde punt uit motie halen. Per acclamatie aangenomen. Stemming Motie Voor: 30 Tegen: 5 Blanco: 3 Onthouden: 7 Bier en bittergarnituur: Teun ligt motie toe.. Discussie over motie. Stemming: Motie afgewezen RvA Esmeralda van Vliet gedechargeerd nieuw lid nieuwe alv Presidium: Isabell. Kort praatje Isabell per acclamatie aangenomen. Yaro gedechargeerd. Bedankt. W.v.t.t.k. niks Rondvraag: NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
12 / 13
geen vragen Einde
NOTULEN HALFJAAR ALV
S.V. MACHIAVELLI
13 / 13
