Notulen OC-Directieoverleg, 6 oktober 2009, Vestiging Heteren Aanwezig: P. van den Berg (PvdB), V. Escaravage (VE), H. Hummel (HH; voorzitter), J. van de Koppel (JvdK), F. M. Petit (FP), M. Van Raaphorst (MvR), M. Smits (MS), L.E.M. Vet (LV), J.A. Wijnholds-Vreman (AW; notuliste). Afwezig met kennisgeving: H. Uittenhout (HE) Agenda: 1.-Opening 2.-Vaststellen agenda 3.-Mededelingen en ingekomen stukken 4.-Notulen vorige vergaderingen en n.a.v. bijbehorende actielijst 5.-OC-Vragen Jaarrekening 2008 6.-Begroting 20107.-Ontwikkelingen bij het CEME 8.-Stand van zaken verhuizing 9.-Stand van zaken reorganisatieplan 10.-Voorzorgmaatregelen griep
1. Opening HH opent de vergadering om 15.00 uur en heet iedereen, en met name Petra van den Berg, van harte welkom. PvdB stelt zich even kort voor en HH meldt dat hij een goede samenwerking verwacht. LV zegt dat PvdB geleidelijk overgaat van de baan in Leiden naar het NIOO. HH vraagt of PvdB de directie vertegenwoordigt. LV bevestigt dit. 2. Vaststellen agenda Er zijn geen andere punten binnengekomen. 3. Mededeling en ingekomen stukken Er is een ingekomen stuk vanuit het CEME wat betreft de positie van de receptioniste bij het NIOO-uitje. LV zegt dat de receptioniste in principe meekan omdat het instituut dichtgaat. 4. Notulen 22 juni 2009 Tekstueel en naar aanleiding van: HH stelt voor om de wijzigingen op de conceptnotulen te accepteren en dat de gele blokken eruit gelaten worden. Aktiepunten: 20090622-01 Laptop en Email OC OC In de notulen stond dat het bekostigd zou worden uit de OC-gelden. De OC had een nieuwere laptop verwacht, maar gaat akkoord met de gebruikte laptop als deze het goed doet. De laptop wordt niet ten laste van het OC-budget gebracht. Dit punt is afgehandeld 20090622-02 Vragen jaarrekening opstellen / beantwoorden MR Onderwerp van volgende agendapunt. Daarmee is dit punt afgehandeld.
OC/EdR-
20090622-03.Overzicht afspraken AVWgelden OC Overzicht afspraken AVWgelden: dit aktiepunt blijft liggen tot november ivm met een soortgelijke actie lopend bij het LO. Blijft staan. 20080625-01 Uitvoering regeling bedrijfsfitness bij OR neerleggen Uitvoering regeling bedrijfsfitness: dit punt kan vervallen.
OC
20080625-06 Reclame voor NS-kortingskaart in OC Nieuwsbrief OC De OC-nieuwsbrief heeft enige vertraging maar dit komt eerdaags. Hierin zullen de punten staan omtrent de kortingskaart en de andere regelingen voor het personeel en de manier van declareren daarvan. Blijft staan.
20080625-08 Navraag doen FOKUZ LV PvdB licht toe dat Carlo Heip aangegeven heeft af te willen wachten voordat het geld wordt besteed aan twee AIO-ers. De invulling hangt af van de positie van het CEME. Dit punt is afgehandeld. 20081203-01 Aansprakelijkheid werkgever bij veldwerkgerelateerde ziektes. MvR overgenomen door PvdB Aansprakelijkheid werkgever bij (veld)werk gerelateerde ziektes: dit punt blijft staan. 20081203-02 Informatie ARBOcommissie mbt. Veldwerkgerelateerde ziektes. OC Blijft staan. 20081203-03/04 Uitwisseling informatie toekomst CEME Dit punt komt later aan de orde. Daarmee is dit punt afgehandeld.
OC/Directie
20090406-01 Informatie manier van declareren in OC-Nieuwsbrief Blijft staan.
OC
5. OC-Vragen jaarrekening 2008 verstuurd op 18 september (Bijlage 1) Blz 5, Vermogen en nieuwbouw 1) Wanneer en door/met wie zijn die afspraken gemaakt en, gezien de gevolgen voor het instituut, had de OC bij die afweging niet betrokken moeten zijn? De afspraken zijn gemaakt in 2008 bij de KNAW met dhr. Jongerius. 2) Met betrekking tot de aanslag op het vermogen als gevolg van de extra investeringen… Hoe ver kan het gaan en is er niet een moment waar besloten kan worden om wat zuiniger om te gaan met het vermogen: ‘Dan die oude stoelen en bureaus toch meenemen!’? Deze vraag wordt doorgeschoven naar de behandeling van de begroting. Blz 6, Vermogensuppleties: 1) Heeft de Directie over een vermogensuppletie vanuit de KNAW een formele toezegging van de KNAW gekregen of blijft het bij een intentie? Vanuit de KNAW is altijd het beleid gevoerd dat 15-20 % van de omzet in de reserve moest zitten. Tijdens een gesprek met dhr. Jongerius is de toezegging gedaan dat er een vermogensuppletie zou plaats vinden. Er is enkele keren gevraagd om deze toezegging zwart-op-wit te krijgen, maar dat is tot op heden niet gebeurd. LV geeft aan dat ze wel verwacht dat de KNAW de gedane afspraken zal nakomen. Blz 7, Kortlopende schulden: 1) Hoe kan de meer dan 1.5 miljoen euro toename in de kortlopende schulden verklaard worden? Dit heeft betrekking op de toename in de verplichting voor contractprojecten (zie pg. 19) en is dus gedekt.. Blz 8, Baten: 2) De opbrengsten uit contractprojecten zijn met een half miljoen toegenomen, terwijl de opbrengsten werk voor derden zijn afgenomen (t.o.v. van zowel de begroting als de realisatie in het voorgaande jaar). Dit vereist enige uitleg. Er zijn contractprojecten bijgekomen die niet in de begroting waren voorzien. Daarnaast is er sprake van een verschuiving tussen categorieen. De uitleg staat op pg. 25. Blz 8, Lasten 3) Waarom zo’n enorme afname van de personeelskosten financiële administratie, t.o.v. van zowel de begroting als de realisatie in het voorgaande jaar?
Dit is veroorzaakt door een grote vrijval van de reorganisatievoorziening in 2007. 4) Overige kosten aan derden zijn verdubbeld. Hoe kan dit? 5) Overige materiële kosten zijn heel anders dan begroting 2008 of realisatie 2007. Hoe kan dit? Het uitbreiden van externe activiteiten. De begroting en de realisatie verschillen vaak op het niveau van kostencategorieen omdat bij het opstellen van de begroting veelal niet bekend is wat de type kosten worden. Blz 9, Kasstroom overzicht 6) Meer inkomsten, minder exploitatie resultaat. Hoe kan dit? Een groot verschil zit in de vrijval van de reorganisatievoorziening 2007 (zie blz. 8). Blz 10, Overzicht 7) Wat verklaart de verschuiving van fte’s van tijdelijk naar vast personeel? Er zijn nog steeds discussies over wanneer iemand vast is of tijdelijk en er is nog geen vaste definitie voor. De vaste fte’s zijn er minder dan aangegeven. Blz 11, Prognose 8) Personeelskosten, zie punt 3. 9) We zien een toename kosten Inventaris en apparatuur, wat is hier de verklaring voor? 10) We zien een toename Reis en verblijf kosten, wat is hier de verklaring voor? 11) We zien een toename Overige kosten aan derden, wat is hier de verklaring voor? 12) We zien een afname van de Overige materiële kosten, wat is hier de verklaring voor? Het is zeer moeilijk om op dit detailniveau prognoses van deze kosten goed in te schatten Blz 17 13) Hoe is het mogelijk dat, terwijl er 2.5 miljoen uit de reserves wordt gehaald vanwege de nieuwbouw, de totale liquide middelen toch maar met 400,000 afnemen? De feitelijke afbetaling van deze schuld gaat gefaseerd via de liquiditeit. Blz 18 14) Is de Luctor niet meer waard dan 16.543 euro? Boekhoudtechnisch heeft de Luctor geen waarde meer. Dit bedrag is opgenomen om reparaties uit te (kunnen) voeren. Blz 31, Lasten 15) Toename Inventaris en apparatuur. De toename in het ICT budget staat in contrast met de afname van het budget voor reguliere PCs. Hoe kan dit. Is het mogelijk een overzicht te geven van de problemen met de uitgaven voor het ICT in de afgelopen jaren en welke beleidsveranderingen er zijn doorgevoerd om die problemen op te lossen. Er is geen afname van budget voor reguliere PCs, want dit is verdeeld per aantal FTE’s. Wel is de systematiek aangepast, waarbij het CEME een iets ander beleid voert. 6. Begroting 2010 De OC vraagt zich af wat het realiteitsgehalte van de strategische visie (die uitgelegd wordt op de eerste pagina’s en waarbij 5,4 M€ geinvesteerd moet worden) is, als duidelijk wordt op de laatste pagina’s dat de vermogenssituatie van het instituut sterk zal worden aangetast (met over 4 jaren een schuld van bijna een half miljoen €). LV geeft aan dat de planning- en controlcyclus door de directie KNAW is aangepast naast de reguliere begroting ook een strategienota moest ingediend worden bij de KNAW. Na overleg met de afdelingshoofden is uitgegaan van de ambities die er liggen. Als uitgangspunt is genomen dat het CEME onderdeel van het NIOO blijft, en dat nieuwe strategische onderzoekslijnen worden uitgezet. PvdB geeft aan dat de financiele vraagstukken met betrekking tot de verhuizing in 2010 moeten worden opgelost. Voor de ambities zullen er externe gelden aangeboord moeten worden.
De verhuizing zal in 2010 gaan plaatsvinden en dit zal geld gaan kosten. De begroting zal worden besproken worden met de KNAW. HH constateert dat deze begroting niet uitgaat van “de tering naar de nering zetten”. PvdB licht toe dat de verhuizing en de daarbij gepaard gaande kosten onvermijdelijk zijn en dat bezuinigen daarbij niet altijd mogelijk is. Dit kan bijv. wel voor een deel van de PR gelden. JvdK vraagt hoe het zit met de financiering van de zonnepanelen. LV legt uit dat er gestreefd wordt naar vernieuwende technologieen en dat dit zichzelf moet terugverdienen. Er ligt echter een risico aangezien deze technieken zichzelf nog niet bewezen hebben. PvdB geeft aan dat er in het proces van de bouw onvoorziene kosten zijn opgetreden, die de KNAW moet financieren. Er wordt daarbij niets uitgegeven zonder dat de KNAW toestemming geeft en de KNAW heeft getekend voor het definitieve ontwerp. Daarom moet de KNAW nu haar verantwoordelijkheid nemen. LV benadrukt dat de extra kosten los staan van de duurzaamheidsambitie. HH is van mening dat dit niet geheel los gezien kan worden. De OC wacht af hoe de KNAW zal reageren en de discussie zal dan worden vervolgd. JvdK merkt op dat er verschillende hiaten zijn in de uitgaven en de te verwachten subsidies, maar het proces is in gang gezet en kan nu niet gestopt worden. 7. Ontwikkelingen bij het CEME De commissie is aan het werk en er zullen nog gesprekken gaan plaatsvinden. Ook zullen er site-visits gedaan worden. Het is echter wenselijk dat zo snel mogelijk duidelijk wordt wat de positie van het CEME is, aangezien dit overal op de achtergrond meespeelt. PvdB geeft aan dat zij verantwoordelijk is voor de Bedrijfsvoering, waarbij de verantwoordelijkheid voor het CEME-deel nog bij C. Heip ligt. Zij heeft hierover een goed gesprek gehad met C. Heip. LV verwacht dat de akademie mee zal gaan in het advies van de commissie, alhoewel het advies niet bindend zal zijn. 8. Stand van zaken verhuizing Op 23 juli 2010 is de oplevering gepland. Deze winter zouden de omheining en het terrein ingericht moeten worden. Uitgangspunt bij de terreininrichting is het stimuleren van een grote biodiversiteit. Het bestemmingsplan voor de Vestiging Heteren zal waarschijnlijk worden gewijzigd wat meer op zal leveren voor de KNAW. Het doel is om wel een duurzame invulling te krijgen van het terrein. FP vraagt zich af wat er met de planten gaat gebeuren die zich op het terrein van de vestiging Heteren bevinden. Ze heeft het idee dat de planten en bomen niet lukraak zijn neergezet. LV vraagt FP om dit te bekijken (Aktie 20091006-01). HH vraagt hoe het zit met het beleid met betrekking tot thuiswerken. PvdB zegt dat de optimale bedrijfsvoering voorop moet staan en zegt dat op basis van persoonlijke situaties bekeken wordt wat mogelijk is. LV merkt daarbij op dat ze de interactie tussen mensen erg belangrijk vindt. 9. Stand van zaken reorganisatie(plan) LV zegt dat alles nu volgens planning loopt. PvdB zal de praktische gang van zaken omtrent de bedrijfsvoering begeleiden. Er zijn wel cultuurverschillen geconstateerd. JvdK vraagt hoe het CEME nu wordt ingebed in de overlegstructuur. LV legt uit dat Carlo Heip naar het MT-Wageningen komt en dat zij naar het MTO te Yerseke komt. JvdK zegt dat het CEME zo in het MT overleg ondervertegenwoordigd is. LV geeft aan dat het CEME ook welkom is met de werkgroepleiders van het CEME en dat dit ook doorgegeven is aan Carlo Heip. 10. Voorzorgsmaatregelen griep HH wil de directie erop attenderen dat het mogelijk is om met eenvoudige middelen de mensen bewust te maken zoals het ter beschikking stellen van tissues. MS zegt dat ons
instituut toch een semi-overheidsoverstelling is en hoe het dan kan dat er geen voorzorgsmaatregelen zijn getroffen. LV geeft aan dat die middelen erg discutabel zijn en ze wil geen agressieve middelen gebruiken. PvdB weet van geen enkele universiteit die extra maatregelen treft en wil zich ook aan dergelijke kennisinstituten spiegelen. LV zegt toe dat de directie de ontwikkelingen zal volgen maar op dit moment geen extra maatregelen nodig acht (Aktie 20091006-02). 11. Rondvraag en afsluiting. HH vraagt hoe het zit met het kerstpakket. De OC stelt voor om een energiebesparingspakket te geven. De directie heeft er ook over nagedacht en stelt voor om een fair-trade pakket te geven. LV zal informeren naar de mogelijkheden voor LED-lampen en kijken of dit in combinatie kan met een fair-trade pakket. Het maximum budget wordt nagekeken door MvR (Aktie 20091006-03). HH sluit om 17.15 uur de vergadering.
Aktiepunten: 20090622-03.Overzicht afspraken AVWgelden 20080625-06 Reclame voor NS-kortingskaart in OC Nieuwsbrief 20081203-01 Aansprakelijkheid werkgever bij veldwerkgerelateerde ziektes. 20081203-02 Informatie ARBOcommissie mbt. Veldwerkgerelateerde ziektes. 20090406-01 Informatie manier van declareren in OC-Nieuwsbrief 20091006-01 Bestemming vaste planten van de vestiging Heteren 20091006-02 Voorzorgsmaatregelen griep 20091006-03 Maximum budget kerstpakket
OC OC PvdB OC OC FP PvB MvR
BIJLAGE 1
Vragen en Commentaar van de OC op de jaarrekening 2008 Blz 5, Vermogen en nieuwbouw: De ‘noodzakelijke’ investering in de nieuwbouw + de extra investering met verhuizing en inrichting + de onvoorziene kosten op het gebied van de ICT-infrastructuur zorgen voor en zware hap in onze reserve. Daarbovenop komt ook de beslissing van het bestuur van de KNAW om het instituut zelf de vaste labinrichting te laten financieren en die ook door via het vermogen van het instituut opgevangen zullen moeten worden. Met betrekking tot de duurzaamheidinvestering staat dat de afname van het eigen vermogen is het gevolg van de afspraken die zijn gemaakt over de geoormerkte bijdrage die het instituut levert aan de duurzaamheidinvesteringen in de nieuwbouw in Wageningen. 1. Wanneer en door/met wie zijn die afspraken gemaakt en, gezien de gevolgen voor het instituut, had de OC bij die afweging niet betrokken moeten zijn? 2. Met betrekking tot de aanslag op het vermogen als gevolg van de extra investeringen… Hoe ver kan het gaan en is er niet een moment waar besloten kan worden om wat zuiniger om te gaan met het vermogen: ‘Dan die oude stoelen en bureaus toch meenemen!’?
Blz 6, Vermogensuppleties: Het staat ook erbij dat de directie van de KNAW heeft in het najaarsoverleg 2009 toegezegd deze financiële problemen, niet in 2008 of in de begroting 2009, maar wel aan het eind van het bouwtraject in 2010 via vermogenssuppletie op te willen lossen. 1. Heeft de Directie hier daarover iets meer specifiek van de KNAW gekregen of blijft het bij een intentie?
Blz 7, Kortlopende schulden: 1. Hoe kan de meer dan 1.5 miljoen euro toename in de kortlopende schulden verklaard worden?
Blz 8, Baten: 2. De opbrengsten uit contractprojecten zijn met een half miljoen toegenomen, terwijl de opbrengsten werk voor derden zijn afgenomen (t.o.v. van zowel de begroting als de realisatie in het voorgaande jaar). Dit vereist enige uitleg.
Blz 8, Lasten 3. Waarom zo’n enorme afname van de personeelskosten financiële administratie, t.o.v. van zowel de begroting als de realisatie in het voorgaande jaar. 4. Overige kosten aan derden zijn verdubbeld. Hoe kan dit. 5. Overige materiële kosten zijn heel anders dan begroting 2008 of realisatie 2007. Hoe kan dit?
Blz 9, Kasstroom overzicht 6. Meer inkomsten, minder exploitatie resultaat. Hoe kan dit?
Blz 10, Overzicht 7. Wat verklaart de verschuiving van fte’s van tijdelijk naar vast personeel?
Blz 11, Prognose 8. 9. 10. 11. 12.
Personeelskosten, zie punt 3. We zien een toename kosten Inventaris en apparatuur, wat is hier de verklaring voor? We zien een toename Reis en verblijf kosten, wat is hier de verklaring voor? We zien een toename Overige kosten aan derden, wat is hier de verklaring voor? We zien een afname van de Overige materiële kosten, wat is hier de verklaring voor?
Blz 17 13. Hoe is het mogelijk dat, terwijl er 2.5 miljoen uit de reserves wordt gehaald vanwege de nieuwbouw, de totale liquide middelen toch maar met 400,000 afnemen
Blz 18 14. Is de Luctor niet meer waard dan 16.543 euro?
Blz 31, Lasten 15. Toename Inventaris en apparatuur. De toename in het ICT budget staat in contrast met de afname van het budget voor reguliere PCs. Hoe kan dit. Is het mogelijk een overzicht te geven van de problemen met de uitgaven voor het ICT in de afgelopen jaren en welke beleidsveranderingen er zijn doorgevoerd om die problemen op te lossen.
