Notulen MR Max Havelaar 19-2-2015 Aanwezig: Juf Janny, Juf Joyce, Juf Amanda, juf Miranda namens het personeel Wilbert, Azarja, Niky en Petra namens de ouders Dick, directeur
1) Opening en vaststellen agenda voorbereid door: Wilbert 2) Notulen en actielijst 19/1/2015 doel: voortgang open acties bepalen voorbereid door: Petra De notulen zijn al goedgekeurd en op de website geplaatst. De actielijst wordt doorgenomen. De meeste punten zijn gedaan. Er zijn nog een aantal punten open, die worden doorgeschoven naar de volgende keer. De punten over de GMR, de functie van secretaris, over de website, er is een app in de maak, wordt vervolgd. 3) Status GMR (informatief ) doel: kennis nemen van ontwikkelingen GMR en evt. vaststellen acties voorbereid door: Wilbert Wilbert heeft nog geen contact gehad. Ilonka was erg druk en vanavond 19-2 is er ook een GMR. Ilonka stuurt info door aan Dick, ter voorbereiding van de GMR-vergadering. Het gaat om bezuinigingen / formatie, jaarplan, cao. Informatie moet ook naar de MR. Wilbert gaat er achteraan. Actiepunt blijft staan voor de volgende keer. Ilonka krijgt alle mail en info via de email, dus ze is op de hoogte wat er speelt binnen de MR. Er moet gekeken worden hoe de ouder die de Max Havelaar vertegenwoordigd op de hoogte wordt gesteld en andersom ook de informatie van de GMR naar de MR. Actiepunt 1 Wilbert
4) Vervolg: Communicatie plan school (dialoog) doel: bespreken hoe de school het meest effectief zijn communicatiemiddelen kan inzetten en hoe hier concrete stappen in te zetten voorbereid door: commissie Communicatie de commissie communicatie heeft het voorbereid en een mail gestuurd met een aantal voorstellen die vandaag besproken worden. Er is naar de enquête gekeken en de opmerkingen van ouders m.b.t. de communicatie: Inventarisatie van communicatie items vanuit de ouder enquete, mei 2014 Ontevredenheid van ouders gaat niet over hoeveelheelheid van de informatie en ook niet al te veel over de inhoud, maar meer over de regelmaat en de middelen van communicatie. Daarbij wordt voornamelijk gesproken over de Website, de tien minutengesprekken en de nieuwsbrief. Om hier verbetering in te brengen hebben we een aantal voorstellen die we willen bespreken. Tienminutengesprekken zijn te kort. Tien minutengesprek zijn worden niet lang genoeg gevonden. Uit de enquête blijkt niet waarom de gesprekken te kort zijn, maar het signaal is zo sterk in de opmerkingen weergegeven dat we er wel iets mee moeten doen. Er zijn 2 voostellen ingediend en besproken. Er wordt gekozen om beide voorstellen uit te werken, want ze bieden beide een oplossing. Voorstel 1
Ruim voor de tien minuten gesprekken mensen de gelegenheid te geven meer tijd te reserveren als zij denken dat nodig te hebben. Waarschijnlijk heeft hooguit 20% van de ouders dit daadwerkelijk nodig en blijft de gebruikte tijd beperkt. Ouders kunnen aangeven dat zij 2x 10 minuten willen. Er is geen tijd om iedereen meer dan 10 minuten te geven. Het is nu al verdeeld over 2 a 3 avonden. Dit is voor ouders die het aangeven, maar als de juffen extra tijd willen dan wordt dit al eerder gedaan, ook buiten de 10-minuten dag. Na afloop kan je ook aangeven en de agenda’s trekken voor een vervolggesprek. Nu wordt het rapport al vooraf meegegeven , wellicht helpt dit ook om meer informatie te hebben. Actiepunt 2: Door personeelsgeleding MR In het team introduceren de mogelijkheid van 2 x 10 minuten. Actiepunt 3: Door School Wanneer dit duidelijk is dit aan de ouders communiceren. Voorstel 2 Het ouderportaal operationeel maken, zodat ouders beter inzicht hebben in de voortgang van hun kind en beter voorbereid op de tien minuten gesprekken komen. Er is nog geen groen licht gegeven door het team om het vrij te geven, zodat ouders dit kunnen inzien. Dit jaar zou het moeten kunnen, over een aantal maanden. Het is boeiend en gedetailleerd kijken, maar het is wel klinisch. De leerkrachten hebben de cijfers al ingebracht in het systeem. Er zijn ook nog “technische” problemen rondom het programma, letters en cijfers door elkaar. En een 3 wordt op het rapport een 4. Het geeft ook “onrust” binnen het team, omdat het onduidelijk is hoe er mee om te gaan. Elke leerkracht doet het net weer even anders, er moet nog 1 lijn in komen. Dit moet besproken worden binnen het team: hoe en wanneer en wie gaat dit doen. Actiepunt 4:Team De rapporten zijn onpersoonlijker geworden en Joyce gaat het nog uitzoeken hoe het werkt om het toch persoonlijker te maken. Actiepunt 5 Joyce Wanneer wordt het inzichtelijk voor ouders? Gelijk bij invoeren van nieuwe cijfers of alleen het rapport. Dit wordt wel de toekomstvisie dat het gelijk komt en inzichtelijk is. Wat zijn de volgende stappen om het voor elkaar te krijgen om het wel open te krijgen. Er was een stappenplan , maar waar is deze gebleven? Wilbert en Mildred zijn proefpersonen geweest, de communicatie is nu alleen over cijfers, maar hoe ga je om met de rest van de informatie. Actiepunt 6: Stappenplan wordt nu gemaakt door Amanda en Joyce. Hoe nu verder? Vanuit rapportcommissie en ICT moet dit op de agenda komen, actiepunt 7 Joyce en rapportcommissie Ook een beleidsvergadering. Over 2 vergaderingen komt het weer op de agenda 30-4. Agenderen door Wilbert Verbeteren schoolbrief De schoolbrief komt te onregelmatig. Over de inhoud wordt niet veel geklaagd en het is moeilijk daar iets concreets over te zeggen. Er worden vaste deadlines en uitgifte datums voor de schoolbrief afgesproken. 1x per maand : een week van te voren beginnen met informatie verzamelen. Dick heeft zelf hulp ingeroepen die hem daarbij helpen. Dit wordt geen actiepunt, maar wel gemonitord of het elke maand lukt om een nieuwsbrief uit te doen. Verbeteren website Sinds de enquête is er een nieuwe website in de lucht waar veel van de klachten zijn opgelost. Als aandachtspunt hebben we wel het actueel houden van de inhoud. Dat kunnen we combineren met het probleem dat men vind dat er te veel losse mail rondgestuurd worden.
Voorstel Verleggen van actuele berichtgeving via de mail naar de website. Diverse berichten via de mail kunnen beter op de website gezet worden en via een notificatie naar gebruikers gestuurd worden die zich hierop kunnen abonneren. De mogelijkheden hiertoe worden al onderzocht. Actiepunt 8 Joyce, is er mee bezig om het voor elkaar te krijgen. Mail van school: wat wordt er allemaal gemaild en door wie? Via de gym Via klassenouder Via de leerkracht Nieuwsbrief Extra sporten Voorstellingen ………………………… Website: moet wel gekeken worden wat er opengesteld wordt. Actiepunt 9. stappenplan maken voor de website ontwikkelingen : Joyce (I.C.T.) met hulp van Amanda en Miranda
Vragen over communicatiemiddelen Als commissie voor communicatie hebben we en paar onduidelijkheden die we hier onder de aandacht willen brengen. De status van de klassenouder is onduidelijk. Waarom hebben we deze en is dat nog wel nodig? Met name in de bovenbouw is het niet of veel minder nodig. Voor de onderbouw is het wel heel handig, omdat er meer geregeld moet worden. Actiepunt 10: Team wordt voorgelegd wat ze willen, en : actiepunt 11, de beslissing wordt naar de ouders gecommuniceerd via de maandelijkse nieuwsbrief De Telefoonkring: Wat is het nut ervan en kun je er op vertrouwen? Er wordt nog over nagedacht en binnen het team gebracht. Actiepunt 12: teamgeleding.
Social media: De school is niet actief op sociale media. Ons idee is om daar in de toekomst nog eens op terug te komen om na te gaan wat de meerwaarde is.
5) Verbouwing schoolplein (besluit) doel: besluit nemen over instemming met verbouwing schoolplein en verstrekking van geld uit ouderbijdrage voorbereid door: Dick & commissie Huisvesting draagvlak: ouderraad besproken, maar is weinig animo voor een soort tuin/schoolplein ploeg vanuit ouders. Wellicht kan een deel wel gedaan worden in de klassen, tijdens de natuurlessen bijvoorbeeld. Er kan nu geen besluit genomen worden, omdat de offerte niet volledig is. En er zijn nog vragen die niet beantwoord zijn, maar voorgelegd worden aan de hovenier: Onderhoud? Bijhouden? Wat zit er voor onderhoud in en wat zou het kosten wanneer er een contract wordt afgesloten. Hoeveel tijd kost het om dit plan uit te voeren? Beplanting, wat komt er precies in? Aantal vragen over pad, bankjes e.d. Er is 2 maanden de tijd om het plan aan te scherpen: Precies wat het wordt, en de kosten. (geen meerwerk of andere bijkomende kosten) Actiepunt 13: Dick plant een overleg met hovenier, Heleen , schoolplein commissie en Petra (MR ) 30-4 definitief en weer op de agenda
. e
6) IKC & 17 lokaal (informatief, 10 min) doel: kennis nemen van ontwikkelingen IKC en vaststellen hoe de MR hierbij het beste betrokken kan blijven voorbereid door: Dick & commissie Huisvesting We hebben besproken om het onderwerp voor de MR voortaan te splitsen in het onderwerp huisvesting IKC/17e lokaal (commissie Huisvesting) en het onderwerp IKC organisatie (commissie Onderwijs Inhoudelijk). e
17 lokaal is geen dilemma, liefst via een vaste gang, maar de ontwikkelingen rondom IKC zijn vertraagd. Na de voorjaarsvakantie is er een afspraak over wat zij nodig hebben en Ferry adema gaat dan tekeningen maken. Dick en aantal teamleden gaan in gesprek met Ferry. Om in ieder geval een noodplan te hebben voor na de zomer. MR wordt ingelicht, maar ook het team. Doel Bijpraten en inlichten , eventueel MR meedoen in de actiegroep. Actiepunt 14: Dick IKC: wordt nog uitgewerkt Organigram die er ligt, is er een met gescheiden wegen tussen de IKC. Gelijkwaardige naast elkaar: school en de rest (voorschoolse opvang, tso ,bso en creche) De afstemming van pedagogisch aspect. Dick – werkgroep IKC gaat een overleg plannen om een presentatie te geven aan de MR. Actiepunt 15 Dick
7) Status nieuwe invulling TSO door Stichting Rijswijkse Kinderopvang (informatief) doel: kennis nemen van status invulling TSO en evt. vaststellen acties voorbereid door: Dick Verschoven i.v.m. de tijd. Actiepunt 16: Binnen team TSO ook evalueren: agenderen teamvergadering voor 173, zodat dit meegenomen kan worden.
8) Extra begeleiding (dialoog) doel: status extra begeleiding bespreken i.r.t. verwachtingen ouders (zie enquête) en vaststellen of en waar concrete verbeteringen mogelijk zijn voorbereid door: commissie Onderwijs Schoolgids staat beschreven wat er kan, maar is globaal. In het schoolplan staat het uitgebreider. Ligt met name in de communicatie naar de ouders, wat er gebeurt, en Meer explicieter en specifieker opschrijven wat er geboden kan worden. Schoolondersteuning-plan voor passend onderwijs. RT= is een stap die niet meer te maken valt. Rt-er is weggegaan, en deze mag niet vervangen worden. Wel de extra begeleiding binnen de klas door de docent voor de leerlingen die het nodig hebben. Duidelijk geven aan de ouders over wat er mogelijk is. IB-ers zijn er nog wel, maar als ondersteuning voor de leerkracht en plannen maken. Protocollen moet duidelijk zijn: specifiek maken wat de school mogelijk kan maken. Richtlijn geven voor: Dyslexie hoogbegaafdheid Zijn er nog meer protocollen? Dit moet in het schoolplan duidelijk gaan staan. Onderwijsadviesdienst (O.A.) ; is betrokken bij een aantal dyslexie-leerlingen Welke bureau kan de school betrekken? Plus-klas: buiten de school een organisatie, maar tijdens de schooluren. Volgende vergadering verder met schoolplan, waar dit terug komt
9) CAO doel: kennis nemen van status nieuwe cao en vaststellen hoe de MR hierbij het beste betrokken kan blijven voorbereid door: Dick, over te dragen aan commissie Financiën Het bestuur heeft gekozen voor overlegmodel. Het team krijgt het gepresenteerd en meer dan 50 % moet ermee eens zijn. Presentatie wordt nog geregeld na de voorjaarsvakantie (vanuit bestuursvergadering) Na de zomer wil men het in laten gaan. Actiepunt 17: Dick. De personeelsgeleding van de MR moet er mee eens zijn.
10) Rondvraag, vooruitblik volgende vergadering en sluiting (5 min) - Koningsdag: is dit een idee om mee te doen? Er is toen gekozen van niet, omdat er al een eigen sportdag is en het er bij komt. - Allergieën : meer kinderen hebben allergieën (voedsel ed.)Hier moet meer aandacht voor zijn, bij overblijven, feestje,. Dit moet geagendeerd worden in het team. Actiepunt 18: teamgeleding - Groep 5 b: Er is een extra ouderinfo avond geweest op verzoek van een aantal ouders, want er waren signalen van plagen, pesten, in ieder geval van zich niet fijn voelen in de klas door een aantal kinderen in de klas. Leerkrachten hebben dit opgepakt en er is constructief overleg geweest, over 1,5 maand is er weer een overleg met de klas of het de kinderen geholpen heeft. - compliment voor de deadline van Amanda aan Joyce, dit werkt goed om het niet te vergeten tussen alle drukke werkzaamheden door. - Voorbereiding volgende keer : Sectorplan van bestuur en schoolplan en ………….(digitaal al gekregen) Dick stuurt dit door aan de MR. Actiepunt 19. Dick voor 2-3 Actiepunten van deze vergadering 1. GMR, zie vorige vergadering open punten.
Wilbert
z.s.m.
2.
in het team de facultatief 2x 10 minuten introduceren voor 10 minutengesprek
teamgeleding MR
volgende vergadering
3.
naar ouders communiceren wanneer het ingaat om de mogelijkheid te krijgen voor 2x 10 minuten
4.
team op 1 lijn krijgen voor invullen cijfers
teamgeleding MR
30-apr
5.
persoonlijk maken van rapport
Joyce
30-apr
6.
stappenplan ouderportaal maken
Joyce en Amanda
7.
beleidsvergadering plannen voor ouderportaal
Joyce en rapportcommissie
is de nieuwsbrief elke maand verschenen?
MR bekijkt dit en neemt z.n. actie
8.
Onderdeel “actueel” verbeteren op de website
Joyce
9.
stappenplan website ontwikkelingen maken
Joyce, m.h.v. Amanda en Miranda
10.
team vragen wat zij met de functie klassenouder willen
teamgeleding MR
school
11.
ouders informeren wanneer beslissing klassenouder is genomen
nieuwsbrief
12.
nut van telefoonboom in team brengen
teamgeleding MR
13.
overleg plannen met Dick, hovenier, Heleen , schoolpleincommissie en Petra (MR )
Dick
zsm
14.
Mr en team inlichten over 17e lokaal
Dick regelt dit
zsm
15.
IKC Mr en team inlichten
DICK regelt dit
zsm
16.
Binnen team TSO ook evalueren: agenderen teamvergadering
teamgeleding MR
zsm
17.
Dick legt het voorstel over de cao in het team, teamgeleding moet een adviesgeven
teamgeleding MR
18.
allergieën duidelijk voor iedereen , agenderen team voorbereiding schoolplan, stukken doorsturen aan MR
teamgeleding MR
19.
Openstaande actiepunten vorige vergadering GMR en kandidaten info doorgeven aan Wilbert
Dick
Dick
Wilbert gaat met Ilonka en de 3 GMR kandidaten overleggen ,ook hoe contact te houden en informatie te delen.
Wilbert
Ilonka vragen verlopen statuut te melden in de GMR
Wilbert
Functievervulling secretaris, wie
personeelsgeleding
uitzoeken op abonneren op de website
Joyce
voor 2-3
