NOTULEN JAARVERGADERING D.D. 05-09-2013 SEIZOEN 2012-2013 VOLLEYBALVERENIGING RIVO RIETMOLEN Volgens de presentielijst waren er 37 leden aanwezig. 1) OPENING De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Koffie en 1 consumptie zijn voor rekening van Rivo. 2) NOTULEN LEDENVERGADERING 30 AUGUSTUS 2012 De notulen van de jaarlijkse ledenvergadering over het seizoen 2011-2012, gehouden op 30 augustus 2012, worden goedgekeurd. 3) MEDEDELINGEN: Teamgesprekken: 2 jaar geleden zijn we begonnen met team gesprekken voor alle teams met als doel willen weten wat er leeft binnen de vereniging. Dit is bij mijn weten door alle teams als positief ervaren. Dit jaar willen we dit weer gaan doen. Maar dan in februari i.p.v. November dan is er iets meer te bespreken omdat de competitie dan al wat langer aan de gang is. Huishoudelijk regelement: Wordt tot nu toe goed nageleefd maar mochten er vragen zijn, dan kun je nog steeds terecht bij Niek Eppink want hij zit in het team beheer van de DAR die gaat over de regels hier binnen de DAR. Wel is er een klacht binnen gekomen over beschadiging van de vloer. Dit kan zijn gekomen door slepen met een paal over de vloer, dus let er allemaal even op dat we de palen met de materialen kar meenemen naar de plek waar je palen moet hebben. Andere mededeling is dat de tassen in de rekken moeten liggen en niet in de hal. En de rokers krijgen een ander onderkomen. Reden is dat deuren altijd open gaan bij de rokers, dat is nu nog niet het probleem maar de winterdag gebeurd dat ook en vliegt de warmte naar buiten wat weer heel veel energie kost. En laat energie nou net een van de grootste tegenvallers zijn van dit gebouw. Daarom komt er in het corridor ( zeg maar de ruimte tussen de oude kantine en nieuwe sporthal) een statafel met asbak te staan. Wederom zijn er gelukkig veel verenigingsleden bereid gevonden, vrijwilligerswerk te doen binnen de DAR. Dit werk wordt veelal als positief en gezellig ervaren. En we mogen als RIVO trots zijn op deze grote inzet. Daarvoor onze hartelijke dank, ook namens de DAR Wel zijn er nog vacatures open bij het bar gebeuren. De voetbal moet eerst er voor zorgen dat er vandaar uit meer vrijwilligers werk gaan doen, maar als we er zelf wat weten die dat willen doen dan graag melden bij Team beheer of Joanita De tellers waren lang niet altijd aanwezig, de maatregel om dit per team te doen is als positief ervaren. Klein notie hierop is dat de aanvoerders met hun eigen teamleden een lijst maken met wie er van hun team komt. Dit doorgeven aan Lisa en die maakt er dan een totaallijst van zodat de scheidsrechter ook weten wie er van dat team moet komen Trainers cursussen worden weer gegeven en als er hier nog mensen voor zijn dan graag melden bij Rianne. Een trainerscursus is voor veel jonge mensen ideaal om te doen het is heel leerzaam. Als we er genoeg hebben en ik geloof dat dan meer als 8 is dat de cursus hier in Rietmolen gegeven wordt.
En dit jaar willen we een interne cursus houden met trainers en coaches onderling om ervaringen met elkaar uit wisselen. Daarin worden verschillende types van trainers uitgelegd. Data wordt aan gewerkt dit willen we eigenlijk zo snel mogelijk houden. Verder hebben we dit jaar zeer goed gedraaid in ons nieuwe onderkomen. Het meedelen in de winst van de activiteiten, de Kermis van het jaar ervoor en de Riet Beach maakt het tot een goed jaar. De zaalhuur gaat wel weer omhoog conform de afspraak met de DAR. Waar we elk jaar een verhoging krijgen gedurende de eerst komende 4 jaar. Maar de contributie voor dit jaar wordt niet verhoogd, dus hiervoor mogen we alle vrijwilligers wel bedanken voor het goed draaien van de kermis als de rietbeach. De berging is nu zo ingedeeld dat alles er makkelijk inpast. Daarvoor hebben we vorig jaar wat extra lijnen getrokken en 2 foto’s laten plastificeren en die hangen nog steeds in de berging. Tot ieders tevredenheid want alles is nu wel overzichtelijk. Er worden weer extra ballen besteld omdat we met meer teams Overijssel in gaan en daar moet iedereen de ballen zelf mee nemen. De wedstrijd netten en palen zijn nu gemerkt met een tayrap dus de palen op de juiste plaats dan kan het met de netten niet meer mis gaan zie afbeeldingen. Afbeelding wordt ook geplastificeerd Alle oude drink flessen zijn dit jaar allemaal vervangen door nieuwe maar moeten na gebruik door elk team worden leeggemaakt en dan weer worden meegenomen door het team of weer worden teruggezet in het wedstrijd secretariaat. Dus niet met het water er nog in, wat heel vaak gebeurt. De scheidsrechters voor het komende seizoen. Woord aan Jordy Karnebeek Jordy Karnebeek (Scheidsrechtercoördinator): Er zijn voor komend seizoen helaas veel scheidsrechters gestopt. Dit betekent dat de huidige scheidsrechters naast hun eigen wedstrijden veel wedstrijden moeten begeleiden. Er zijn relatief veel nieuwe scheidsrechters die allemaal begeleid moeten worden. We zijn dus nog dringend op zoek naar nieuwe scheidsrechters, dus meld je aan bij Jordy Karnebeek. Ben je ooit scheidsrechter geweest, meld je dan ook aan, je mag
dan de nieuwe scheidsrechters begeleiden tijdens de wedstrijden. Voor de Kermis wil eigenlijk het woord geven aan Myrna Lansink. Myrna Lansink (OC): De zomerfeesten 2013 zijn goed verlopen. Er is goed gedraaid, de omzet en het bezoekersaantal is iets meer als vorig jaar.
Niek Eppink (Sponsorcommissie): Veel wedstrijdshirts worden faal. Het advies van Elize is om de shirts niet langer dan 30 min te wassen op 20°C-30°C.
4) JAARVERSLAG/ COMPETITIEOVERZICHT 2012/2013: De secretaris leest het verslag en het competitie-overzicht 2012-2013 voor. Er zijn geen op- of aanmerkingen; het verslag wordt goedgekeurd. 5) KASCONTROLE 2012 – 2013: De kascontrole over het seizoen 2012-2013 heeft bij de penningmeester thuis plaatsgevonden door Ilona te Lintelo en Hilde Wijlens. Ilona licht toe dat alles er prima uitzag en dat zij hun handtekening hebben gezet. De leden gaan hiermee akkoord.
6) BENOEMING LEDEN KASCOMMISSIE 2013 – 2014: Ilona te Lintelo is als langstzittend lid aftredend. Hilde Wijlens blijft aan als lid van de kascommissie. Het vorig jaar benoemde reservelid, Anne van Lith, wordt als tweede lid van de kascommissie benoemd. Als nieuw reservelid wordt Hilde van Lith genoteerd. 7) FINANCIEEL VERSLAG: De penningmeester geeft aan dat iedereen het financieel verslag per pagina kan inzien, zijn er vragen of opmerkingen dan kunnen deze gesteld worden. 8) BEGROTING 2013-2014: De penningmeester geeft aan dat iedereen de begroting per pagina kan inzien, zijn er vragen of opmerkingen dan kunnen deze gesteld worden. PAUZE De voorzitter stelt voor geen pauze te nemen en verder te gaan met de vergadering. De leden gaan hiermee akkoord. 9) ZOMERFEESTEN 2013: EVALUATIE EN BESLUIT OPKOMSTREGELING. Dat een vereniging niet zonder de extra inkomsten kan mag duidelijk zijn gezien de inkomsten en de uitgaven die er elk jaar zijn. Met alleen de contributie redden we het niet. Kijk naar het financiële verslag. Maar daar tegenover staat dat we met veel (vrijwilligers) veel voor elkaar krijgen. Tussen haakjes omdat we onze verplichtingen wel hebben richting Organisatie comité Rietmolen. We moeten daarvoor de mensen aanleveren die er voor zorgen dat er weer goed gefeest wordt, en dat daar dan de winst weer verdeeld wordt onder de verenigingen. En juist dat laatste zijn wat misverstanden over. Hoe kunnen we alle vrijwilligers behouden welke nodig zijn voor dit feest, als aan de andere kant mensen die dus hadden moeten helpen te makkelijk afzeggen en niet komen opdagen bij de kermis. Dat kan ik als voorzitter naar niemand toe goed praten. A. We hebben dat geld van de kermis hard nodig B. Motivatie bij de mensen er in houden wordt dan wel heel moeilijk C. En als je gewoon maar niet komt, en iedereen doet net of dit heel gewoon is, dan is de kans heel groot dat we dan over een paar jaar niet genoeg mensen hebben om een kermis te kunnen organiseren. Daarom willen we een voorstel doen richting iedereen van de Rivo Iedereen die ingedeeld kan worden vanaf 16 jaar komt ook zijn verplichting na. Als dit niet kan om welke reden dan ook, kan of gaat hij of zij ruilen met een andere. Dit kan heel simpel door even te bellen met iemand die hij of zij kent van de vereniging of van buiten de vereniging maar dan wordt dat gezien als een van de vereniging want die staat dan ook voor degene die niet kon. Lukt dat niet dan kunnen ze de verplichting bij de rietbeach waarmaken. Ook daar zijn veel klusjes te doen en is zo wie zo een leuke happening waarin de organisatoren hiervan nog een extra applaus verdienen. Kun je bij al de evenementen niet dan zijn er dus anderen geweest die jou werk weer hebben overgenomen. Met andere woorden andere vrijwilligers hebben voor jou het werk
gedaan Wat neer komt op 50, - Euro. Dit is ongeveer het gemiddelde per persoon wat er verdiend wordt. Daarom vinden wij als bestuur dat de persoon die niet komt opdagen, om welke reden dan ook 100 Euro extra betaalt. Dat is dus de 50, - wat de anderen hebben opgelost, en 50, - Euro boete. Dus ik hoop dat we volgend jaar geen verzuim hebben bij de kermis of rietbeach Hier over willen we straks gaan stemmen om dit mee te nemen in de statuten van de vereniging. Jammer genoeg was hiervoor nooit wat vast gelegd REACHTIES AANWEZIGE LEDEN:
Jose Molenkamp: ik kom uit Haaksbergen hou dus geen rekening met kermis/rietbeach valt meestal in mijn vakantie. Gebeld of ik misschien andere avond ma-di helpen, dit was niet nodig er waren genoeg vrijwilligers. Dus volgend jaar bel je toch niet weer.
Sandra Bauhuis: is het een optie om een lijst op te hangen wie wanneer wat doet zodat je mensen gericht kunt vragen om te ruilen?
Maureen Wildenborg: kan er rekening gehouden worden met wat je moet doen. Wij moesten brijvoorbeeld zand kruien, niet echt dames werk lijkt me. Daarnaast was er het eerste half uur niemand aanwezig om ons instructies te geven wat we moesten doen.
Ida Somhorst: moet je als coach ook helpen? Ik moest dit jaar ‘s nachts bar dienst doen wat voor mij niet te doen is i.v.m. gezondheidsproblemen. Ja, alle leden vanaf 16 jaar moeten helpen.
Anne van Lith: het is niet mogelijk om per persoon rekening te houden wat iemand wel/niet kan i.v.m. gezondheidsproblemen. Mensen moeten dit zelf aangeven bij de OC.
Christa Nijhuis: ik was ingedeeld om achter de bar te staan ’s avonds. Dit is een vrij lange dienst, wat het moeilijker maakt om vervanging te regelen. Ik vind het persoonlijker prettiger om dan 2 keer 2 á 3 uur te helpen dan 1 keer 6 uur achter elkaar.
Anne van Lith: geef alle punten/ideeën door aan de OC, dan kunnen we dit meenemen.
Willie Nales: het ideeën om de indelingslijst eerder te maken en dan in de DAR op te hangen heeft geen zin er is in de zomermaanden bijna niemand in de DAR. De aanvoerders moeten de lijst mailen naar alle teamgenoten en de lijst moet op de site gezet worden.
Alfons: Tips/ideeën mailen aan Myrna Lansink. De vrijwilligerslijst voor het helpen met de zomerfeesten wordt op de site geplaatst zodat je gericht mensen kunt vragen om te ruilen.
Roy Olminkhof: voor de rietbeach hebben we ook vrijwilligers nodig, dit jaar waren er zelfs te weinig vrijwilligers. Worden de vrijwilligers voor de rietbeach nu vanuit de OC geregeld of moeten we dit als rietbeach nog zelf regelen? Rietbeach moet namelijk niet tekort schieten t.o.v. de vrijwilligers van de kermis. Vele handen maken licht werk.
Jolien Luttikhold: rietbeach en kermis brengen beide hetzelfde geld op voor de vereniging dus de vrijwilligers bij rietbeach zijn net zo hard nodig en net zo belangrijk. Krijg je met dit voorstel dan niet dat mensen zichzelf aanbieden om bij rietbeach te helpen en zodat ze met de kermis niet hoeven te helpen.
Hilde van Lith: het was voor mij nooit bekend dat de opbrengsten van rietbeach ten goed komen van de volleybalvereniging. Is dit bij iedereen bekend, misschien dat het meer vrijwilligers oplevert?
Martine Landewee: is het een idee dat elk team 3,4 personen aanlevert om te helpen bij de kermis en bij rietbeach?
Ida Somhorst: het gevaar van dit voorstel is dat je krijgt dat mensen zich afmelden voor de kermis en dan maar helpen met de rietbeach zodat ze met de kermis vrij zijn.
Anne van Lith: wat is een goede reden om je af te melden voor helpen bij de kermis? Waar ligt de grens?
Myrna Lansink: de kermis is lang van te voren bekend, kun je die week niet dan is er alternatief werk zoals flyers rondbrengen, tent inrichten. Meld dit dan wel tijdig bij de OC.
Alfons: het kan niet zijn dat je gewoon niet op komt dagen en geen vervanging regelt.
Jordy Karnebeek: ik zit misschien met vakantiewerk en ben dan niet aanwezig met de kermis/ rietbeach. Dus ik kan met niemand ruilen iemand moet mijn taak overnemen. Als je dit van te voren weet doorgaven aan OC zodat er rekening mee gehouden kan worden.
Christa Nijhuis: ik ben het eens met de regeling, maar dat moet ook iedereen vanaf 16 jaar ingedeeld worden en iedereen een persoonlijke uitnodiging krijgen.
BESLUITVORMING: Elk lid van de volleybalvereniging (vanaf 16 jaar) is verplicht om te helpen met de zomerfeesten Rietmolen. De zomerfeesten levert de vereniging extra inkomsten op, zo’n €50,- per lid. Elk lid ontvangt hier persoonlijk een uitnodiging van. Ben je verhinderd, wegens onverwachte omstandigheden, dan zorg je zelf voor vervanging. Heb je vervanging geregeld geef dit dan door aan Myrna Lansink. Ben je met de kermis niet aanwezig i.v.m. vakantie geef dit dan tijdig door aan Myrna Lansink zodat je voorbereidend werk voor de kermis kunt doen, zoals flyers ophangen. Ben je niet op komen dagen voor je taak op de kermis, dan betekent dit een boete van €100,-. Dat is dus de €50, - boete en €50,- omdat anderen jouw taak hebben over moeten nemen.
10) VACATURELIJST: Edith Menkehorst heeft aangegeven vanaf volgend seizoen (september 2014) te willen stoppen met haar functie: het maken van de tellerslijsten. Daarnaast zijn we per nog op zoek naar:
Coach dames 5
Scheidsrechters Geïnteresseerden kunnen zich melden bij het bestuur om dit seizoen alvast mee te kijken. 11) RONDVRAAG: Monique Schepers: via Nevobo een mail gekregen dat er een digitaal wedstrijdformulier beschikbaar is ter vervanging van de papieren versie. Hiervoor is een internetverbinding en een laptop nodig, beide zijn aanwezig in de DAR. Dus het digitaal invullen van het wedstrijdformulier is mogelijk in de DAR. Maureen Wildenborg: we moeten dit seizoen de uitwedstrijden erg ver weg spelen (namelijk Weerselo, Hellendoorn, Beerzerveld) en we moeten vaak vroeg vertrekken. Dit is voor vele van ons niet haalbaar. Is hier nog wat aan te doen? Tobias Borgelink neemt namens de TC contact op met de Nevobo om te regelen dat dames 7 in een ander poule wordt ingedeeld. Niek Eppink: ik heb een mail gestuurd met daarin de vraag wat het beleid is rondom het doortrainen in de zomermaanden. Dit i.v.m. het regelen van vrijwilligers in de DAR, de DAR wil het liefst in de maand juni en juli geen vrijwilligers inzetten. Reactie Alfons: de zaal is vanaf de 1e week van augustus open. Begin dan ook te trainen en stop vrij snel als de competitie is afgelopen. Zo kan de DAR ook de vrijwilligers plannen. Het is niet de bedoeling dat de vrijwilligers in de DAR maar voor 3,4 personen de hele avond in de kantine staan. Niek Eppink: er zijn 24 goede ballen in de kast, hoeveel ballen moeten erbij komen? Reactie Alfons: geen extra ballen nodig, waarschijnlijk hebben de teams die vorig jaar in Twente hebben gespeeld nog ballen in hun bezit. Jordy Karnebeek: hoe zit het met wedstrijdsecretariaat, want het is een rommel hol. Er zou een kast komen. Thijs zou dit oppakken, maar dit moet nog gebeuren. Anne van Lith: indien je je wilt afmelden dit graag schriftelijk melden via de mail en voor 1 juni. Het mailadres is:
[email protected]. Jose Molenkamp: ik mistte de notulen op de site? De notulen van de afgelopen jaarvergadering zijn wel op de site te vinden. Ida Somhorst: kunnen al deze punten die besproken zijn in de dorpskrant komen? Alles wat besproken is wordt in de notulen verwerkt en de notulen komen op de website te staan. Zodra de notulen op de site staan krijgen alle aanvoerders een mail. Roelant Breedveld: voor het afgelopen vrijwilligersfeest heb ik de vrijwilligerslijst opgevraagd, maar deze bleek niet te kloppen er ontbraken wat namen. Graag lijst up to dat houden, aandachtspunt voor het secretariaat. Jolien Luttikhold: is het misschien een idee om een boekje te maken waarin de namen en telefoonnummers staan van alle leden. Ik sta er namelijk niet op te wachten dat mijn tel nummer op de site komt te staan. De jeugdcommissie heeft een format voor een boekje, de TC wordt verzocht dit op te pakken.
12) SLUITING: De voorzitter beëindigd om 21.05 uur de vergadering.
