1 Notulen HALV S.v. Communiqué 28 september 2011 2 Datum: 28 september 2011 3 Locatie: Carré 1B 4 Tijd: 11:00 uur 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
Aanwezig Kirsty MacGillavry (Bestuur) Benthe Bemelman (Bestuur) Ester van de Ven van de Ven (Bestuur) Ferie van der Rest (Bestuur) Astrid Neefs Ronald Hoes Nadja Zwilling Nicole Megens Joël Tahitu Sijbrand van der Tang Annemiek Prinsen Lysette Hartman Erik van Nistelrooij Niek op ‘t Hoog Joanne Amse Annemieke Yperlaan Jochem van de Fliert 1. Opening en vaststellen agenda Kirsty MacGillavry hamert en opent de vergadering om 11:08.
28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54
1
Kirsty MacGillavry neemt de agenda door, deze ziet er als volgt uit: 1. Opening en vaststellen agenda 2. Binnengekomen stukken 3. Mededelingen 4. Notulen vorige ALV (datum) 5. a. Secretarieel halfjaarverslag 2011 b. Financieel halfjaarverslag 2011 Pauze 6. Raad van Advies: chargering en dechargering 7. Kascommissie: chargering en dechargering 8. W.v.t.t.k. 9. Rondvraag 10. Sluiting Nicole Megens vraagt zich af wanneer de pauze is. Kirsty MacGillavry legt vast dat de pauze tussen punt 5a Secretarieel halfjaarverslag 2011 en 5b Financieel halfjaarverslag 2011 zal worden gehouden. Kirsty MacGillavry hamert en legt de agenda vast. 2. Binnengekomen stukken Kirsty MacGillavry geeft aan dat er geen binnengekomen stukken zijn. 3. Mededelingen Kirsty MacGillavry vraagt of er nog mededelingen zijn. Ronald Hoes geeft aan dat hij misschien eerder weg moet.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
4. Notulen vorige ALV (8 februari 2011) Kirsty MacGillavry geeft aan dat nu de notulen van de afgelopen WisselALV pagina voor pagina doorgenomen zullen worden. Eventuele opmerkingen kunnen direct gemaakt worden. Jochem van de Fliert vraagt zich af of het beter is om het nakijken van de notulen per acclimatie te doen. Annemieke Yperlaan geeft aan dat dit per pagina moet gebeuren. Kirsty MacGillavry heeft alle pagina’s van de notulen doorgenomen, maar er zijn geen opmerkingen. Kirsty MacGillavry hamert en keurt de notulen goed. 5a. Secretarieel halfjaarverslag 2011 Kirsty MacGillavry’s presentatie Sheet 1 – Welkom Ik wil graag beginnen door met jullie het programma van vandaag door te nemen. Sheet 2 – Programma We beginnen bij het secretarieel halfjaarverslag. Daarbij zal ik aandacht besteden aan de beleidspunten, een aantal commissies en een aantal overlegorganen. Ik zal niet alle commissies behandelen omdat veel commissies niet echt een toevoegende waarde hebben. Mochten jullie daar wel vragen over hebben, kan dit daarna nog. Na het secretarieel halfjaarverslag is er een pauze en kunnen jullie lunch pakken. Daarna bespreken we het financieel halfjaarverslag en is er ook een mogelijkheid
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 2
tot het stellen van vragen. Daarna zullen we overgaan tot het chargeren en dechargeren van de RvA en de Kasco. Sheet 3 – Beleidspunten De beleidspunten die we zullen bespreken zijn de uitstraling van de Communiquékamer, betrokkenheid, integratie, koppeling opleiding en student, promotie, actieve leden, contacten en sociale netwerken. Sheet 4 – Legenda We zullen de beleidspunten bespreken aan de hand van deze legenda. Een vinkje geeft aan dat het actiepunt is voltooid en dat er geen aandacht meer aan besteed hoeft te worden. Bij een golfje is het actiepunt nog niet voltooid en zal er nog aan moeten worden gewerkt het komende half jaar, of dit betreft actiepunten die een tijdsbesteding hebben van een langere periode. Een kruisje geeft aan dat we het actiepunt niet hebben voltooid. Sheet 5 – Uitstraling van de Communiquékamer Toen we ons beleid gingen vormen, hadden we ons voorgenomen om meer te doen aan de uitstraling van de Communiquékamer. Omdat dit een punt is dat de rest van het jaar nog voortduurt, wordt dit punt nog niet als voltooid beschouwd. Tot nu toe hebben we iedere dag de kamer opgeruimd na onze kamerdiensten. Ook hebben we aan het begin van het jaar, en in de vakantie en grote schoonmaak gehouden. Maar het blijkt gewoon moeilijk om dit bij te houden. Iedere ochtend beginnen we met een opgeruimde kamer, maar in de loop van de dag komt er zo veel afval bij, dat niet opgeruimd wordt. Wij ruimen dat pas aan het einde van de middag op, waardoor het overdag dus lijkt alsof de kamer vol ligt met afval. We zullen
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
ons hier meer mee bezig houden het komende jaar en zullen ook onze leden aanspreken om hun eigen afval op te ruimen. Verder hebben we een aantal voorwerpen uit de kamer opgehouden en andere voorwerpen hebben we weggooit. Ook hebben we de opstellingen van de kamer veranderd. We hebben deze verandering doorgevoerd omdat er veel positieve reacties over kwamen. Een ander punt wat bij dit doel hoorde, was het aanpassen van de computerhoek. We hebben dit jaar onderscheid gemaakt tussen bestuursen ledencomputers. We hebben nu ook meer werkruimte en kunnen vaker gebruik maken van onze computers. We wilden ook een aantal nieuwe artikelen kopen voor de Communiquékamer. Dit hebben we ondertussen ook gedaan. Een aantal voorbeelden zijn: het bijzettafeltje, een kastje. Ook hebben we meer tijdschriften neergelegd ter vermaak. Sheet 6 – Betrokkenheid Wij wilden meer actieve leden werven door meer inschrijfmogelijkheden te creëren. Dit zou in de vorm zijn inschrijflijsten en commissiemarkten. We wilden inschrijflijsten rond laten gaan tijdens onze maandelijkse collegepraatjes. Docenten gaven echter aan dat ze dit liever niet zagen. We hebben dit dan ook tot op heden niet meer doorgezet. Er wordt nog wel nagedacht over andere mogelijkheden waarop we de inschrijflijsten rond kunnen laten gaan.
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 3
Tot op heden hebben we 2 commissiemarkten georganiseerd. Een in maart en een in augustus. De commissiemarkt in maart was niet erg geslaagd. Er was weinig opkomst en weinig initiatief vanuit de commissies zelf. Dit ligt waarschijnlijk aan het gebrek aan promotie. Om een herhaling hiervan te voorkomen, hebben we de tweede commissiemarkt anders aangepakt. We hadden de kuil in de Cubicus gereserveerd. Ook hebben we vanuit het bestuur gezorgd voor promotiemateriaal voor alle commissies, inschrijflijsten en hebben we erop toegezien dat alle commissies vertegenwoordigd waren. Alle commissies waren dan ook vertegenwoordigd en we hebben 68 aanmeldingen voor commissies ontvangen naar aanleiding van deze commissiemarkt. We hadden ons voorgenomen om veel aandacht te besteden aan de stimulering van het activisme onder Duitse studenten. Zo zijn Benthe en ik aanwezig geweest bij de Denktank tijdens de taalcursus. Ook heeft Benthe, in samenwerking met Dimensie, een brochure gemaakt voor Duitse studenten. In deze brochure werd er aandacht besteed aan het wonen en werken in Nederland. We hebben de brochures uitgedeeld tijdens het introkamp. Daarnaast hebben we ook een account op StudiVZ aangemaakt, maar daar zal ik later nog op terug komen. Buiten de dingen die ik net genoemd heb, is er tot het moment dat we het halfjaarverslag hebben geschreven, nog niet veel aandacht besteed aan de daadwerkelijke stimulering van het activisme onder Duitse studenten. Dit komt doordat Benthe zowel de functie van Secretaris als Interne Betrekkingen moet vervullen. Als er commissies waren die dringend nieuwe leden zochten, ging de aandacht uit naar het vullen van de commissies en werd er minder aandacht besteed aan de afkomst van de leden. Omdat dit toch wel een belangrijk punt is dat we willen nastreven,
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
besteden we hier het komende half jaar meer aandacht aan. Als we af gaan op de introductie, denken we dat hier kansen liggen. Normaal gesproken doen veel Duitse studenten niet mee met hun doegroep. Dit jaar bleven ze echter fanatiek mee doen tijdens de introductie en hebben ze zich ook opgegeven voor commissies. Er zijn op het moment al weer een aantal nieuwe Duitse studenten actief en dit willen we graag zo houden. Tot slot willen we ook nog vragenlunches organiseren voor Duitse studenten. Hierbij kunnen Duitse studenten met ouderejaars Duitse studenten praten en vragen aan hun stellen. De eerste vragenlunch staat gepland voor 3 oktober. Een ander actiepunt was dat we een actievere houding zouden aannemen op sociale netwerken. Hier kom ik straks nog op terug. Om de betrokkenheid bij S.v. Communiqué te vergroten, wilden we meer bezoekers trekken naar de communiquékamer. Dit wilden we bereiken door de kamer een betere uitstraling te geven en door te zorgen voor meer vermaak. Om dit te bereiken hebben we de opstelling van de communiquékamer veranderd en is er vermaak gekomen in de vorm van tijdschriften en een Wii. Als we terugkijken op het afgelopen half jaar, kunnen we niet met zekerheid zeggen dat er meer bezoekers zijn gekomen naar de kamer. Wel merken we dat er meer leden komen uit verschillende jaarlagen en de diversiteit van de bezoekers dus is toegenomen. Sheet 7 – Integratie
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56
4
Om de integratie van Duitse studenten te bevorderen, wilden we vragenlunches organiseren waarbij we ook meteen konden brainstormen met Duitse studenten. Zoals ik al eerder heb vermeld, staat de eerste vragenlunch gepland voor 3 oktober aanstaande. Over het verloop ervan, kan ik dus nog niets zeggen. Rondom de wissel-alv kwam het idee ter sprake om de vragenlunch UTbreed te trekken middels de OSIC (internationaliseringscommissie van het OS). Er is echter besloten om het kleinschalig te houden omdat dat drempelverlagend is voor de Duitse eerstejaars. Voor een betere integratie van Duitse studenten wilden we een account op StudiVZ aanmaken. Dit is een sociaal netwerk dat bekend is in Duitsland. Dit account hebben we aangemaakt en gekoppeld aan het Twitteraccount, zodat dit account ook up-to-date blijft. Ik zal hier bij sociale netwerken nog even op terug komen. Om de integratie van Duitse studenten te bevorderen, wilden we een bijlage maken voor het introductieboekje. Dit betreft hetzelfde boekje wat ik eerder genoemd heb bij Betrokkenheid. Het boekje is gemaakt en verspreid. Tijdens de vragenlunch gaat er een evaluatie vinden over de nut van het boekje. Sheet 8 – Koppeling opleiding en student Wij wilden er graag voor zorgen dat er een betere afstemming was tussen de opleiding en de student. Dit wilden we doen door polls te maken en daar evaluatiegesprekken aan te koppelen en we wilden een brochure maken die een beter overzicht zou geven van de opleiding.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Het idee was om na iedere tentamenweek polls op onze website te plaatsen, zodat studenten de vakken konden beoordelen. Wanneer er een negatieve uitslag zou komen, zouden we er een evaluatiegesprek aan koppelen in de vorm van een focusgroep. Dit moesten we natuurlijk wel bespreken met de opleiding, maar uit dit overleg kwam naar voren dat deze polls niet veel meerwaarde zouden hebben, aangezien er na ieder tentamen al een evaluatieformulier werd ingevuld. Er is dus, na dit overleg, ervoor gekozen om geen polls op de website te plaatsen die over vakken gaan. Er zijn dus ook geen opvolgende evaluatiegesprekken gehouden. De opleiding was echter wel van mening dat de polls voor andere doeleinden gebruikt kunnen worden. Daarom gebruiken we nu de polls om de meningen van de bezoekers van de website te peilen, zodat we kunnen zien hoe er gedacht wordt over Communiqué en ons beleid. Wanneer er rond de 30 stemmen worden uitgebracht, nemen we het antwoord ook serieus en de uitslag wordt dan besproken tijdens een bv. En als het nodig is, ondernemen we actie. Er zijn studenten in het eerste jaar die twijfelen over hun studiekeuze. Ze beseffen vaak niet dat er in het eerste jaar veel theorie aan bod komt en dat de daaropvolgende jaren meer praktijk gericht zijn. Dit boekje bestond uit vakomschrijvingen, ervaringen van studenten en voorbeelden van computerprogramma’s die gebruikt worden bij dat vak. De deadline voor deze brochure lag op 1 juli, zodat we ze ruim voor de introductie af zouden hebben. Ondanks dat de deadline niet gehaald is, zien jullie toch dat dit actiepunt afgevinkt is. Hier hebben we bewust voor gekozen omdat de brochure nog ruim op tijd af was voor de introductie en dus verspreid kon worden in de introductietasjes.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
Sheet 9 – Promotie 5
We wilden graag de promotie van de opleiding verbeteren. Dit wilden we doen door middel van een brochure. Even voor de duidelijkheid, dit gaat om dezelfde brochure als de brochure voor twijfelaars. Zoals ik net al heb verteld, is de deadline niet gehaald, maar het actiepunt is wel voltooid. Voordat we aan de slag gingen met deze brochure, hebben we nog contact gehad met de RvA. Er zijn namelijk veranderingen in het onderwijs op komst. En we wisten niet in hoeverre het dan nuttig zou zijn om een brochure te maken. De leden van de RvA gaven echter aan dat ze het nut van deze brochure nog steeds wel inzagen en adviseerden ons om de brochure alsnog te maken omdat de veranderingen in het onderwijs toch nog ‘vaag’ zijn. We hebben de brochure dan ook gemaakt en zoals eerder vermeld, is de brochure ook al verspreid onder de studenten. Sheet Promotie - collegepraatjes We wilden onze activiteiten ook meer onder de aandacht brengen door middel van collegepraatjes. We waren van plan iedere eerste week van de maand een collegepraatje te houden, ieder bij haar eigen jaarlaag. Op de powerpoint kun je een overzicht zien van de collegepraatjes die gehouden zijn. Maand Wie College Jaarlaag Maart Kirsty Modelontwerp in de 3 communicatiewetenschap Ferie Statistiek 1 1 Ester Communication research 2 + premasters Mei Kirsty Filosofie 3 + premasters Benthe Nieuwe media en 2 communciatie
September
Ferie Benthe
Statistiek 2 Corporate communicatie
Kirsty
Communicatieonderzoek
Ferie
Inleiding communicatiewetenschap Essentials in Marketing Master Communication marketing Bacheloronderzoek 3
Ester Ester 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1 2 + premasters (3) + premasters 1
Het schema op de Powerpoint wijkt trouwens af van die uit het halfjaarverslag, omdat deze versie inmiddels het meest up-to-date is. Zoals jullie kunnen zien zijn er 11 collegepraatjes gehouden. In het afgelopen half jaar zijn er geen collegepraatjes gehouden bij de master studenten. Hier is geen specifieke reden voor aan te wijzen. Omdat de masters natuurlijk niet vergeten mogen worden, gaan we hier het komende half jaar beter op letten. Ook zie je dat er een aantal collegepraatjes ontbreken. Dit komt soms door omstandigheden, als jullie hier meer over willen weten, kan ik jullie verwijzen naar de bijlage in het halfjaarverslag, maar ook door onze sterke focus op onze eigen jaarlaag. Omdat we in ons hoofd zaten met het idee om iedere jaarlaag een ‘gezicht’ te geven, is er niet bij stil gestaan dat we ook collegepraatjes van elkaar over kunnen nemen als iemand verhinderd is. Hier gaan we het komende half jaar ook beter op letten. Sheet 10 – Promotie We wilden niet alleen de opleiding beter promoten, maar ook onze activiteiten. Om dit te bereiken wilden we meer aandacht besteden aan
20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 6
het promotieplan. Omdat bij veel activiteiten de promotie al goed verliep, is er niet veel meer aandacht besteed aan het promotieplan. Bij commissies waarbij de promotie nog niet goed genoeg verloopt of nog niet bekend zijn met het promotieplan, zullen we het promotieplan consequenter gaan hanteren. (bijv. Eerstejaarscie of premacie). Omdat er niet bij iedere commissie een bestuursverantwoordelijke aanwezig is, is het belangrijk dat er contact onderhouden wordt met de voorzitters van de commissies. We waren dan ook op de hoogte van de activiteiten en proberen alsnog zo veel mogelijk vergaderingen bij te wonen. Een ander punt was dat de Secretaris alle commissies een herrinnering zou sturen om op tijd te beginnen met promoten. Dit is er echter vaak bij in geschoten omdat de meeste commissies al uit zichzelf beginnen met promoten. Omdat het toch belangrijk is om een activiteit te promoten, besteedt de secretaris hier nu meer aandacht aan en heeft ook al een aantal herrineringsmailtjes verstuurd.
Sheet 11 – Promotie Ook wilden we de bestuursfunctie meer promoten, omdat het vorig jaar erg moeilijk bleek te zijn om opvolging te vinden. Op het moment zijn wij al bezig om onze zoektocht op te zetten. Ik ga niet dieper in op de exacte inhoud van de zoektocht, omdat we dit nog even geheim willen houden. Een onderdeel van deze zoektocht zijn natuurlijk de filmpjes, waarin we in gaan op het bestuur in het algemeen en op de bestuursfuncties. We zijn op het moment bezig met deze filmpjes en hopen deze zo spoedig mogelijk af te hebben.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Sheet 12 – Actieve leden Om meer actieve leden te werven, hebben vanuit het bestuur voor iedere commissie een flyer gemaakt. De basis van deze flyers bestond uit 5 woorden die aangedragen zijn door de commissie zelf. Wanneer dit niet het geval was, hebben we zelf 5 woorden bedacht. De flyers zijn allemaal af en verspreid in de introductietasjes. Daarnaast zijn ze ook gebruikt bij de commissiemarkt, boekenverkoop en kunnen ze weer gebruikt worden als een commissie nieuwe leden nodig heeft. Aan de flyers zat een inschrijfstrookje waarmee studenten vrijblijvend informatie op konden vragen. We hebben nog geen inschrijfstrookjes teruggekregen, maar we denken dat dit komt doordat de eerstejaars zich allemaal meteen aan konden melden bij de commissiemarkt in augustus. Een ander middel om actieve leden te werven, waren de inschrijflijsten die rond zouden gaan tijdens de colleges. Het laten rondgaan van inschrijflijsten heb ik al besproken, dus ik zal hier niet verder op in gaan. Wel zullen we blijven zoeken naar een andere gelegenheid waarop we rond kunnen gaan met inschrijflijsten. Sheet 13 – Contacten Wij wilden als bestuur de contacten met andere studieverenigingen graag voortzetten. Daarom hebben we alle besturen uitgenodigd voor een koffiedate. Ondertussen hebben we ook met alle verenigingen op één na een koffiedate gehad. We moeten alleen nog een koffiedate houden met Ideefiks, maar zij zijn nog bezig met het uitzoeken van een datum. De koffiedates waren ook erg nuttig, omdat je zo toch al een basis legt met besturen die je op dat moment nog niet kent. Je kan tijdens een
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57
7
koffiedate informatie uit wisselen, maar je legt ook meteen de basis voor verder contact en dat is erg nuttig gebleken. We wilden natuurlijk niet alleen met studieverenigingen contacten onderhouden, maar ook met het bedrijfsleven. De huidige contacten zijn voortgezet en dit blijven we het komende half jaar ook doen. Daarnaast zijn we ook bezig met de basis die nodig is om ons contact met het bedrijfsleven uit te breiden naar Duitsland. Op het moment zijn 2 Duitse studenten bezig om het huidige sponsorplan, met enige aanpassingen, te vertalen naar het Duits. Zelf zijn wij nog niet van plan om contact te zoeken met het Duitse bedrijfsleven. Het binnenhalen van nieuwe sponsoren blijkt erg lastig te zijn. Dit komt deels door ons vakgebied, maar ook door het werken met dubbele functies. Ook bij Ester blijkt het lastig te zijn om penningmeester en extern te combineren. Haar taak als penningmeester vergt veel tijd waardoor extern minder aandacht krijgt. Om dit te voorkomen in de toekomst, worden er vaste werkdagen ingesteld voor zowel Benthe als Ester. Zij gaan hun week indelen waarbij ze de ene dag alleen bezig zullen zijn met hun ene functie, en andere dagen met hun andere functie. Ondanks dat heeft onze commissaris Externe betrekkingen al een groot deel van het begrote bedrag voor sponsoring binnengehaald. De commissaris Extern heeft ook contact gehad met verschillende alumni tijdens een bijeenkomst. Dit heeft helaas geen sponsorovereenkomst opgeleverd, maar er waren wel een aantal alumni die aanboden om een lezing of een training te geven. Dus het zijn wel waardevolle contacten.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Daarnaast waren we ook van plan om communicatie gerelateerde beurzen te bezoeken. Samen met Ester heb ik de MARCOM bezocht. We vonden deze beurs echter niet erg waardevol omdat het grotendeels gericht was op promotiemateriaal, waar wij onze contacten al voor hebben. En als er gesproken werd over een mogelijke samenwerking, werden we doorverwezen. Ze gaven aan dat we maar een keer moesten bellen naar het bedrijf omdat er op die beurs niemand aanwezig was die ging over sponsoring. Ondanks dat deze beurs voor ons niet echt waardevol was, denken we wel dat communicatiegerelateerde beurzen waardevol kunnen zijn. Sheet 14 – Sociale netwerken Zoals al eerder ter sprake is gekomen, wilden wij een account aanmaken op StudiVZ. Dit hebben we ook gedaan en we hebben dit account ook gekoppeld aan Twitter. Het doel hiervan was om Duitse studenten te bereiken, maar het leverde helaas maar 11 vrienden op, ondanks dat de secretaris iedereen die ze kon vinden een vriendschapsverzoek heeft gestuurd. Omdat dit best tegen viel, hebben we aan een van onze contacten gevraagd hoe StudiVZ nu precies in z’n werking gaat. Deze Duitse studente gaf aan dat StudiVZ niet meer erg in trek is bij Duitse studenten en dat velen van hen overstappen naar Facebook. Ook wilden we een actievere houding online aannemen. Om dat te bereiken hebben we alle studenten die momenteel lid zijn van Communiqué een vriendenverzoek verstuurd. Wanneer er nieuwe leden bij komen, wordt er ook naar hen een vriendenverzoek gestuurd. ‘ Ook wilden we onze leden meer uitnodigen voor evenementen via sociale netwerken. Dit werd vaak al door de commissies zelf gedaan, maar als dit
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 8
niet het geval was maakten we hem zelf aan of attendeerde we de commissie erop. Het laatste punt wat onderdeel uit maakt van onze actievere houding, is het gebruiken van een Twitteraccount. Het was de bedoeling dat iedereen gebruik zou maken van haar persoonlijke twitter, zodat iedereen kan zien wat wij als bestuur dagelijks doen. Dit werd al wel gedaan, maar op de inspraakpauze bleek dat dit veel beter kon en ook effectiever zou zijn als we het op een andere manier zouden aanpakken. Deze nieuwe aanpak is nog niet opgenomen in het halfjaarverslag, omdat de inspraakpauze plaatsvond na het schrijven ervan. Maar het komt er op neer dat onze tweets vooral gingen over borrels en dat ze meer over andere bezigheden mochten gaan. En om ons bereik te vergroten, konden we beter gebruik maken van de Communiqué twitter omdat we daar meer volgers hebben. Dit doen we nu dan ook door onze tweets via communiqué te plaatsen met onze naam ervoor, zodat toch iedereen kan zien wie wat doet. Daarnaast maken we ook veel gebruik van de hashtags, zodat de alle berichtjes op de website komen. De Communiquetwitter en facebook worden onderhouden door de secretaris en dat zit zal ook voortgezet worden. Sheet 15 – Commissies Er zijn een aantal commissies die ik toe wil lichten. Als je vragen hebt over een andere commissie; stel deze dan gerust. Dit zijn in ieder geval de commissies die we wilden bespreken. Studiereiscommissie We hadden eigenlijk te maken met de oude studiereiscommissie die bezig was met afronden. Het was voor hun erg lastig om de subsidie te krijgen
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
en de leningen terug te betalen, maar ondertussen hebben ze de lening wel afbetaald en is het meeste geld bezig. Zij zijn dus bijna klaar met afronden. Wij zijn al bezig met een nieuwe studiereiscommissie, zoals jullie misschien wel weten willen we met de studiereis naar China gaan, dit was een idee van Menno de Jong en hier waren wij het wel mee eens. Er heeft intussen ook een bijeenkomst plaatsgevonden die Mark Tempelman en Menno de Jong hebben geregeld, maar hier kwam informatie naar boven die ze nog niet naar buiten hadden mogen brengen. In de tussentijd zijn we ook al bezig met het organiseren van de studiereis, maar dit gaat wel lastig. Het blijkt erg lastig om de commissie vol te houden; een aantal leden hebben de commissie al verlaten. Op dit moment hebben we vier commissieleden die er echt voor gaan en we hebben een mailtje de deur uit gedaan met een oproep waarin staat dat we mensen nodig hebben. Dit heeft ook geïnteresseerden opgeleverd, maar of die uiteindelijk ook bij de commissie willen, blijft nog de vraag. Impuls Het afgelopen half jaar is het niet heel goed gegaan met de Impuls, er waren te weinig leden om een Impuls te vullen en dit was terug te zien in de inhoud. Het eerste half jaar hebben we aangezien omdat we wilden kijken hoe het ging lopen. We hebben toen besloten dat het anders moet en hebben een gesprek gehad met de voorzitter van de commissie. Met haar hebben we nagedacht over andere invulling van de rubrieken. Daaruit zijn commissieavondjes naar voren gekomen, en er zijn na de commissiemarkt ook een boel nieuwe leden voor de Impuls waarmee we denken dat hij wel gevuld kan worden. Daarnaast is er uit de alumnibijeenkomst een tekstschrijfworkshop voorgekomen, dus dan kunnen de leden van de Impuls daadwerkelijk iets concreters doen om te oefenen voor het schrijven van stukken.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 9
Sponsorcie Het afgelopen half jaar stond de Sponsorcie op een laag pitje. In het begin waren ze bezig met een project. Dit konden ze niet voortzetten vanwege auteursrechten, het ging namelijk om een CD. Het project ging niet door en daarna is de activiteit en productiviteit gezakt. Er is daarna weinig gedaan aan het heroppakken van de commissie. Nu hebben we vaste vergadermomenten ingesteld voor de Sponsorcie. Er is ook een nieuw lid en we hopen dat dit een actieve commissie oplevert. Sheet 16 – Overlegorganen Ik wil het van de overlegorganen hebben over het Overleg Studieverenigingen en het Voorzittersoverleg. Overleg Studieverenigingen Er is de laatste tijd bij het OS veel aandacht besteed aan het contract met boekhandel Broekhuis. Het bleek dat je dit contract op twee manieren kon interpreteren. Broekhuis dacht anders over het naleven van het contract dan wij van het OS. Er is heel goed naar het contract gekeken en er zijn onderhandeling over geweest. Broekhuis berekende de korting namelijk over een ander bedrag dan wij waardoor het voor ons minder voordelig uitkwam. We zijn toen tot de conclusie gekomen dat we de samenwerking met Broekhuis voort willen zetten omdat zij ons toch de korting kunnen bieden die wij willen. Daarnaast leveren ze goede service waar we erg op gesteld zijn. Voorzittersoverleg Over het voorzittersoverleg was miscommunicatie, ik moet eerlijk bekennen dat ik het eerste half jaar niet wist wat het voorzittersoverleg
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
was, ik dacht dat het iets was met alle voorzitters van alle studieverenigingen van de campus, maar toen bleek dat het een overleg was van alle voorzitters van commissies binnen Communiqué. Hier is het dus fout gegaan. Ik heb toen overleg gehad met Annemieke Yperlaan. Er is toen besloten om het voorzittersoverleg niet in een gezamenlijk overleg voort te zetten, maar wel met voorzitters individueel omdat je dan concreet te werk kunt gaan. Vragen (per sheet) Sheet Uitstraling van de Communiquékamer Astrid Neefs vraagt wat het kopen van artikelen voor een beleidsdoel is. Kirsty MacGillavry geeft toe deze vraag ook te hebben. Ze legt uit dat het gaat om het bijzettafeltje voor het koffiezetapparaat en voor het kastje voor het pinapparaat. Kirsty MacGillavry geeft toe dat dit een te specifiek punt is voor het beleidsplan maar dat dit in het halfjaar- en het jaarverslag wel moet worden toegelicht. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Betrokkenheid Astrid Neefs begint over de 68 aanmeldingen die er bij de commissiemarkt waren van eerstejaars, en vraagt of deze allemaal in commissies geplaatst zijn. Benthe Bemelman antwoordt dat er ook een aantal dubbele aanmeldingen bij zaten, en dat er van die aanmeldingen in totaal 37 actief lid zijn geworden. Dit komt grotendeels doordat de leden die in eerste instantie hadden aangegeven interesse te hebben in bepaalde commissies, toch niet geïnteresseerd waren. Dit bleek uit het
28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 10
feit dat zij niet bij vergaderingen kwamen opdagen of niet reageerden op mailtjes. Astrid Neefs vraagt of er een plan is om mensen die wel aangeven actief te willen worden maar uiteindelijk niet in een commissie gaan, toch warm te houden. Benthe Bemelman antwoordt dat dit er niet is. Kirsty MacGilavry is van mening dat het Bestuur 2011 zich hierop moet gaan richten. Astrid Neefs vraagt hoeveel aanmeldingen er dan in totaal waren. Benthe Bemelman antwoordt dat dit er 55 waren. Astrid Neefs vraagt hoeveel aanmeldingen er vorig jaar waren. Benthe Bemelman antwoordt dat hier geen overzicht van is. Jochem van de Fliert zegt dat zolang commissies gevuld zijn, je ze ook kunt proberen om naar de activiteiten van S.v. Communiqué te halen. Zo hou je een band met deze mensen en kun je ze sneller persoonlijk uitnodigen voor commissies als er vacatures zijn. Benthe Bemelman voegt hieraan toe dat ze haar vraagtekens zet bij de oprechte interesse van de mensen die hun naam op de interesselijst hadden gezet, omdat ze maar weinig respons kreeg. Annemieke Yperlaan vraagt of ze deze mensen dan niet heeft gebeld. Benthe Bemelman antwoordt van niet, omdat de commissies op een gegeven moment al vol zaten. Annemieke Yperlaan geeft als tip dat deze mensen voor vacatures in de toekomst wel kunnen worden gebeld. Joanne Amse merkt op dat studenten beter gemaild kunnen worden als ze niet in de commissie geplaatst zijn waarin ze wilden, zoals dit bij de PreMaCie het geval was. Benthe Bemelman antwoordt dat ze bij de PreMaCie alle geïnteresseerden heeft gemaild, maar slechts van 8 mensen respons heeft gehad en dat deze mensen nu ook de commissie
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
vormen. Ester van de Ven voegt hieraan toe dat ze veel premasterstudenten heeft aangesproken, maar dat zij antwoordden eerst te willen kijken hoe druk ze het kregen met de studie voordat ze zich aan een commissie wilden binden. Annemieke Yperlaan geeft als tip dat geïnteresseerden die niet in een commissie zijn geplaatst, ook gebruikt kunnen worden als oproepkrachten voor als er gepromoot moet worden. Annemieke Yperlaan voegt toe dat in december alle commissies zullen leeglopen. Astrid Neefs geeft als tip dat mensen ook op de hoogte moeten worden gehouden van hoe het met de commissie gaat; hen moet worden uitgelegd hoe het met de commissie gaat en wanneer er weer plek zal zijn. Annemieke Yperlaan stelt een vraag over de bezoekers van de Communiquékamer: in het beleidsplan staat dat het Bestuur 2011 meer bezoekers naar de Communiquékamer wil trekken, maar dit is niet bijgehouden. Als er geen beginwaarde is van het aantal bezoekers, hoe kan er dan gemeten worden of het aantal bezoekers is gestegen of niet? Kirsty MacGillavry zegt dat Annemieke Yperlaan hier gelijk in heeft, maar dat het aantal bezoekers per dag verschilt en dat er dus geen waardevol gemiddelde hieruit kan worden gehaald en dus ook geen conclusie kan worden getrokken. Kirsty MacGillavry voegt toe dat het ook eigenlijk de bedoeling was om de diversiteit van bezoekers te vergroten, omdat er eerst vaak sprake was van een vast groepje dat in de Communiquékamer zat. De verwoording was een beetje ongunstig. Erik van Nistelrooij vraagt of het Bestuur 2011 het idee heeft dat er meer diversiteit is. Kirsty
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 11
MacGillavry zegt van wel. Annemieke Yperlaan vraagt of dit komt door het Bestuur 2011 of doordat het oude groepje gaat afstuderen. Astrid Neefs denkt dat de mensen meer in de Communiquékamer moeten worden uitgenodigd. Kirsty MacGillavry antwoordt dat als ze mensen ziet dwalen, ze wel vraagt of zij geholpen kunnen worden. Astrid Neefs zegt dat deze mensen juist naar binnen moeten worden uitgenodigd, omdat de Communiquékamer een openbare ruimte is. Eerstejaars weten dat niet volgens haar. Kirsty MacGillavry is het hiermee eens. Jochem van de Fliert wil iets toevoegen over het punt van Annemieke Yperlaan. Als er in het beleidsplan een doel wordt gesteld dat meetbaar is, moet dit ook gemeten worden. Daarnaast zet hij zijn vraagtekens bij de legenda; x is 0% voltooid, vinkje is 100% voltooid en golfje is alles ertussenin. Jochem van de Fliert zou overstappen naar een andere, meer specifieke legenda. Kirsty MacGillavry snapt dat het vaag is. Nadja Zwilling geeft toe dat het bij het jaarverslag wel heel duidelijk zal zijn, omdat je dan precies weet wat je in het jaar hebt afgerond en wat niet. Bij het halfjaarverslag zit je op de helft en veel punten ben je ook nog mee bezig. Astrid Neefs vraagt wat het actieplan is voor Duitse studenten. Benthe Bemelman geeft aan dat er tijdens de Fragenstunde Duitse studenten zullen worden benaderd, en daarnaast dat er bij vacatures ook op Duitsers gericht zal worden. Ester van de Ven voegt toe dat Duitse studenten ook meer op activiteiten zullen worden uitgenodigd. Astrid Neefs vraagt of er geen ambassadeur is. Ester van de Ven antwoordt dat er in de oude Eerstejaarscie ook twee Duitse studenten zaten, en dat dit zeker heeft meegeholpen aan het aantal actieve Duitsers dat we nu hebben. Nicole Megens vraagt of die 9 actieve Duitse leden die er zijn,
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
ook allemaal in de Eerstejaarscie zitten. Benthe antwoordt dat er in de CWaccie 2 Duitse eerstejaars zitten, in de Eerstejaarscie 5, in de Graficie 1 en in het SOCOM 1. Astrid Neefs geeft aan dat Duitsers altijd wel interesse hebben in het SOCOM. Dit zal worden meegenomen. Astrid Neefs vraagt hoe Duitsers omgaan met de brochures. Zij zegt dat deze worden kwijtgeraakt en dat ze juist zelf op zoek moeten gaan naar info. Ester van de Ven denkt dat dit de drempel juist verhoogt, als ze zelf op zoek moeten gaan. Kirsty MacGillavry zegt dat de brochure ook nog online zal komen te staan. Niek op ’t Hoog vraagt hoe de communicatie met Duitsers is, in het Engels of in het Nederlands. Kirsty MacGillavry geeft aan dat Duitse studenten bij de taalcursus Nederlands leren, en dat de communicatie dus in het Nederlands is. Niek op ’t Hoog zegt dat we in de toekomst ook zullen moeten kijken naar Engels, ook omdat er meer internationale masterstudenten zijn. Ester van de Ven geeft aan dat de opleiding dit ook al heeft aangegeven, en dat dit in de toekomst zal worden meegenomen. Astrid Neefs vraagt of we niet dit jaar kunnen beginnen met een tweetalige website. Erik van Nistelrooij vraagt of dit wel relevant is voor die 10-15 niet-Duitse internationale studenten. Niek op ’t Hoog zegt dat het wel iets is voor in de toekomst om alvast naar te kijken. Annemieke Yperlaan zegt dat dit meer een idee is voor het Bestuur 2012. Astrid Neefs zegt dat de nieuwsmail misschien wel vertaald kan worden. Annemieke Yperlaan zegt dat je dan alles moet doen. Erik van Nistelrooij geeft aan dat er maar ongeveer 10 masterstudenten zijn die geen Nederlands spreken, en dat het met vier bestuursleden moeilijk te doen is. Joanne Amse geeft aan dat het verstandig is om nu te wachten, en op een
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 12
gegeven moment met alle communicatiekanalen over te gaan op het Engels. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Integratie Astrid Neefs vraagt of StudiVZ niet juist door scholieren wordt gebruikt en of het gebruik hiervan niet juist moet worden voortgezet. Benthe Bemelman antwoordt hierop dat StudiVZ pas vanaf 18 jaar mag worden gebruikt en dat er dus amper scholieren te vinden zijn. Ester van de Ven voegt hieraan toe dat – net als bij Hyves – de meeste mensen wel op Facebook overstappen, helemaal naarmate ze ouder worden. Annemieke Yperlaan vraagt of we niet aparte berichtjes op StudiVZ moeten plaatsen, omdat scholieren geen Nederlands verstaan. Als ze dan het eerste berichtje niet kunnen lezen, zullen ze ook niet verder kijken. Ze zegt dat we het Twitteraccount daar dus niet aan moeten koppelen, maar dan aparte berichtjes in het Engels of Duits erop moeten plaatsen. Erik van Nistelrooij zegt dat we aan een Duitse student kunnen vragen of ze het voor ons willen vertalen. Jochem van de Fliert vraagt of er hier niet geïnvesteerd wordt in een doodlopend iets. Misschien moet er op StudiVZ worden doorverwezen naar de website, hij zou er in ieder geval niet te veel in investeren. Kirsty MacGillavry zegt dat de voertaal op StudiVZ misschien Engels moet worden. Lysette Hartman zegt dat er bij het vorige punt werd gezegd dat Duitse studenten voorrang gegeven wordt. Kirsty MacGillavry antwoordt dat we
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Nederlandse studenten niet buiten zullen sluiten. Niek op ’t Hoog vraagt of we dan kunnen kijken naar de verhoudingen, dat er van de actieve leden een afspiegeling gemaakt wordt van het totaal aantal leden. Kirsty MacGillavry voegt hieraan toe dat er nu eenmaal weinig Duitsers zijn die zich opgeven voor commissies, dus degenen die zich opgeven moeten er zoveel mogelijk bij betrokken worden. Sijbrand van der Tang vraagt zich af of er nog wel gekeken wordt naar de competentie van de student. Hij geeft aan zich niet welkom te voelen als een Duitse student met dezelfde competentie hem zou passeren. Ester van de Ven geeft aan dat er bij teveel aanmeldingen wel eerst een motivatiebriefje moet worden geschreven waaruit het Bestuur 2011 of de commissie opmaakt of diegene capabel is. Kirsty MacGillavry voegt toe dat afkomst niet voor alles gaat. Sijbrand van der Tang geeft aan dat het misschien handig is om vast te stellen waarop commissieleden geselecteerd worden. Kirsty MacGillavry zegt dat bij gelijke competentie, Duitse studenten in principe voorrang krijgen. Sijbrand van der Tang vraagt zich af hoe Nederlandse leden dit zullen vinden, hij zou zich zelf gepasseerd voelen. Kirsty MacGillavry is het hiermee eens. Sijbrand van der Tang geeft aan dat dit eigenlijk op papier moet worden gezet. Kirsty MacGillavry geeft aan dit te gaan doen. Jochem van de Fliert merkt op dat er wordt gestreefd naar meer Duitsers in commissies, maar dat de commissie uiteindelijk mag besluiten wie erbij komt. Dit vindt hij raar. Kirsty MacGillavry geeft aan dat een bestuur commissieleden niet kan opdringen, alleen aandragen. Annemieke Yperlaan geeft aan dat er bijna geen commissie is die aangeeft bepaalde mensen er niet bij te willen hebben.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 13
Nicole Megens en Annemieke Yperlaan vragen zich af waar de Duitse studenten nu zijn. Het Bestuur 2011 weet dit niet. Joanne Amse vraagt of er een algemeen plan is van hoe leden worden geselecteerd voor commissies. Kirsty MacGillavry geeft aan dat een dergelijk plan niet aanwezig is. Joanne Amse vindt dit een essentieel punt, vooral als er in de toekomst veel geïnteresseerden zijn voor weinig commissies. In dat plan zou ook verwerkt kunnen worden hoe nietgeplaatste geïnteresseerden warm worden gehouden. Het Bestuur 2011 lijkt dit een goed punt. Als leden dan niet geselecteerd worden voor een commissie, zullen ze er ook minder erg mee zitten omdat ze weten hoe de procedure werkt. Lysette Hartman voegt hieraan toe dat het bij de PreMaCie ook mis is gegaan, of het nu aan de laksheid van de geïnteresseerden lag of niet. Joanne Amse geeft aan dat er eerst een informatiebijeenkomst had moeten komen van wat een commissie precies inhoudt. Sijbrand van der Tang vindt dat het ook de verantwoordelijkheid van de commissie zelf is om uit te leggen wat hun commissie inhoudt tijdens de commissiemarkt. Ester van de Ven geeft aan dat er tijdens de MIK geen commissiemarkt heeft plaatsgevonden. Astrid Neefs vraagt waarom er tijdens de MIK geen commissiemarkt was. Ester van de Ven zegt dat dit in principe wel had gekund. Annemieke Yperlaan zegt dat dit wel hoort. Ester van de Ven zegt dat hier niet is bij nagedacht. Joanne Amse voegt toe dat het daarom handig is om een algemeen plan te hebben. Kirsty MacGillavry is het hiermee eens. Nadja Zwilling geeft aan dat ConcepT hier wel professioneel mee om gaat. Annemieke voegt toe dat dit bij LiNK ook het geval is. Kirsty MacGillavry geeft aan deze verenigingen te benaderen…
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Koppeling opleiding en student Annemieke Yperlaan merkt op dat er in het halfjaarverslag wordt geschreven over de vakevaluaties die zouden moeten zorgen voor een koppeling tussen opleiding en student. Nu deze vakevaluaties niet kunnen worden uitgevoerd, heeft dit punt in combinatie met de poll niets meer met de koppeling tussen opleiding en student te maken. Annemieke Yperlaan vraagt zich af hoe deze koppeling in het komende half jaar zal worden teruggebracht. Kirsty MacGillavry geeft aan dat er in het beleidsplan staat dat dit zal worden gedaan in overleg met de opleiding. De opleiding heeft aangegeven dat zij het nut van deze vakevaluaties niet in zag, zij krijgt genoeg feedback via de evaluatieformulieren. Volgens Annemieke Yperlaan moet die koppeling met de opleiding er wel blijven. Ze vraagt wat er het komende half jaar dan aan gedaan gaat worden. Ester van de Ven van de Ven geeft aan dat de koppeling tussen opleiding en student er wel is, omdat Ferie van der Rest altijd contact heeft met de opleiding. Annemieke Yperlaan geeft aan dat het hier niet gaat om de koppeling tussen de opleiding en het bestuur, maar met de student. Astrid Neefs vraagt zich af waarom de poll niet wordt gekoppeld aan het klachtenformulier. Bij een negatieve uitkomst over een vak bij de poll, kan er dan worden doorgelinkt naar het klachtenformulier. Kirsty MacGillavry vindt dit een goed idee. Annemieke Yperlaan voegt hieraan toe dat er dan niet met de opleiding overlegd hoeft te worden, maar dat het uiteindelijk wel bij haar terecht komt. Als dan blijkt dat, uit doorverwijzing van de poll, meer klachten binnenkomen, kan dit actiepunt ook als voltooid worden gezien.
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 14
Joanne Amse vraagt zich af in hoeverre het bestuur toegang heeft tot de evaluatieformulieren die na elk tentamen worden ingevuld. Studenten worden hier niet van op de hoogte gebracht, dit zou wel teruggekoppeld moeten worden. Joanne Amse vraagt of het dus niet mogelijk is dat het bestuur een samenvatting maakt van de uitkomsten van deze vakevaluaties om dit vervolgens terug te koppelen naar leden. Ester van de Ven antwoordt dat dit al zelf door de opleiding wordt gedaan. Joanne Amse zegt dat dit studenten hier niks van te horen krijgen, zij zou graag zien dat de resultaten door de studievereniging aan de studenten wordt aangeboden. Ferie van der Rest geeft aan dat alles ook altijd op Blackboard staat. Nadja Zwilling legt uit waar dit precies te vinden is. Annemieke Yperlaan merkt op dat deze link dan misschien op de website geplaatst kan worden. Ferie van der Rest geeft aan hier al mee bezig te zijn met John Sevens. Kirsty MacGillavry geeft aan de link naar de vakevaluaties op de website te zetten. Astrid Neefs vraagt zich af of het bieden van ondersteuning voor twijfelaars wel een taak is van het bestuur. Kirsty MacGillavry antwoordt dat deze verantwoordelijkheid in principe bij de opleiding ligt, maar dat het bestuur daar ook aan kon bijdragen, omdat er best wel een groot aantal studenten twijfelt over de juiste studiekeuze in het eerste jaar. Astrid Neefs geeft als tip ook deze brochure online te zetten. Kirsty MacGillavry is het hiermee eens. Annemieke Yperlaan wil terugkomen over de poll. Ze geeft aan dat er wat betreft de poll ook aan de ICTcie gevraagd kan worden hoe ver het inlogsysteem gevorderd is. Annemieke Yperlaan vraagt zich af of er nog contact over het inlogsysteem is. Benthe Bemelman antwoordt dat ze contact heeft met Yorick Reuvekamp, maar dat het onduidelijk is hoe ver
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
de vordering van dit systeem is. Annemieke Yperlaan geeft aan dat het leuk zou zijn als dit inlogsysteem af is. Nicole Megens geeft aan dat het misschien niet meer nodig is om een inlogsysteem te maken, als leden reageren op de poll, vervolgens een klacht indienen waarbij ze hun naam moeten invullen. Benthe Bemelman reageert dat de ICTcie met iets heel anders bezig is, waarbij birthdaylunches en foto’s bijvoorbeeld ook gekoppeld zijn. Annemieke Yperlaan geeft ook aan dat de brochure nog niet geëvalueerd is en dat deze bij de studieadviseurs ligt, ze voegt hieraan toe dat Gert Brinkman niet de studieadviseur is voor heel CW. Ze vraagt zich af wanneer de brochures geëvalueerd zullen worden. Annemieke Yperlaan vraagt ook af of de brochures in de Communiquékamer verspreid zullen worden, wanneer iemand aangeeft dat hij/zij twijfelt over de studie. Kirsty MacGillavry geeft aan dat de brochures in de Communiquékamer liggen. Annemieke Yperlaan vraagt of deze ook voor de leden beschikbaar zijn in de Communiquékamer. Kirsty MacGillavry antwoordt dat dit het geval is. Ferie van der Rest geeft aan dat de brochures worden geëvalueerd tijdens de studentmentorgesprekken en dat de Duitse bijlage zal worden geëvalueerd bij de Fragenstunde. Annemieke Yperlaan geeft aan dat ze een stukje over evaluaties miste in het halfjaarverslag. Kirsty MacGillavry vraagt of er nog vragen zijn. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Promotie van de opleiding Nadja Zwilling geeft aan dat Gert Brinkman wel de enige studieadviseur is voor CW.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57
15
Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Promotie van activiteiten Astrid Neefs merkt op dat drie collegepraatjes per persoon wel heel weinig is. Kirsty MacGillavry antwoordt dat de collegepraatjes wel zullen worden voortgezet. Ferie van der Rest voegt hieraan toe dat als iemand verhinderd is voor een collegepraatje in de eigen jaarlaag, dit zal worden overgenomen door iemand anders uit het bestuur. In het eerste half jaar is hier minder over nagedacht, maar daarom gaat dit het komende half jaar wel lukken. Sijbrand van der Tang zegt dat er bij de Master Marketing wel een collegepraatje is gehouden, maar vraagt zich af of er in de andere masters ook nog eentje wordt gehouden. Ester van de Ven van de Ven geeft aan dat ze nog geen optimaal contact heeft met de docenten van die masteropleidingen. Jochem van de Fliert vraagt of het niet mogelijk is om 10 minuten van tevoren naar de colleges te gaan om ter plekke te vragen of er een collegepraatje gehouden mag worden. Ester van de Ven geeft aan dat dit niet werkt. Docenten bereiden hun colleges voor en gaan ervanuit de volle tijd te kunnen gebruiken. Dan is 5 minuten voor een collegepraatje schijnbaar heel veel. Astrid Neefs vraagt zich af hoe het komt dat zij wel altijd snel een reactie krijgt van docenten. Ester van de Ven van de Ven geeft aan dit niet te weten omdat ze wel heeft gemaild. Ze wordt doorverwezen, of ze krijgt geen reactie. Kirsty MacGillavry vraagt of Astrid Neefs wil aangeven bij welke docenten zij wel altijd collegepraatjes mag houden.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Sijbrand van der Tang vraagt zich af of docenten er misschien geen moeite mee hebben als het collegepraatje aan het begin van de pauze wordt gehouden. Kirsty MacGillavry geeft aan dat dit lastig is om te doen omdat iedereen dan pauze wil houden. Sijbrand van der Tang zegt dat dit kan worden opgelost door aan de docent te vragen of hij/zij het bestuurslid introduceert. Volgens hem moet 5 minuten extra lang blijven zitten geen probleem zijn voor de studenten. Lysette Hartman voegt hieraan toe dat Menno de Jong misschien ook ingeschakeld kan worden, dat hij docenten kan mailen of het Bestuur van Communiqué collegepraatjes mag houden. Annemieke Yperlaan zegt dat dit niet werkt. Het Bestuur 2010 heeft dit geprobeerd, maar toen wilde hij geen mailtjes sturen. Astrid Neefs voegt hieraan toe dat het bestuur zelf alle docenten wel kan mailen. Ester van de Ven geeft aan dit te hebben gedaan in de jaarlagen waar dit nodig was. Annemieke Yperlaan geeft aan dat er misschien duidelijker moet worden uitgelegd wat collegepraatjes inhouden. Joanne Amse geeft aan dat actieve masterstudenten ook wel deze collegepraatjes zouden kunnen overnemen. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Promotie van een bestuursjaar Kirsty MacGillavry geeft aan hier niet te veel over hebben kunnen vertellen, maar vraagt zich af of er toch vragen zijn over deze sheet. Nicole Megens vraagt zich af waarom er in het halfjaarverslag niks kan worden gezegd over de lancering van de bestuursfilmpjes. Kirsty MacGillavry vertelt dat er iets bedacht is over hoe de zoektocht zal starten. Het moet geheim worden gehouden omdat het leuk is als het
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 16
voor iedereen een verrassing is en omdat zo het gewenste effect niet wordt aangetast. Nicole Megens vraagt zich af of er al wel met het maken van de filmpjes begonnen is. Kirsty MacGillavry antwoordt van wel. Astrid Neefs vraagt zich af of alle filmpjes 10 oktober af zijn. Kirsty MacGillavry antwoordt dat daar wel naar wordt gestreefd. Het eerste bestuursfilmpje is na lang eraan gezeten te hebben af, deze is het belangrijkst voor de lancering. Er wordt gestreefd om de andere drie filmpjes 10 oktober af te hebben, en anders zo snel mogelijk. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Actieve leden Astrid Neefs vraagt zich af waar alle commissieflyers waren verspreid. Kirsty MacGillavry antwoordt dat deze in de Communiquékamer, tijdens de commissiemarkt, de boekenverkoop en in de introductietasjes zijn verspreid. Astrid Neefs vraagt zich af waar de posters hangen. Kirsty MacGillavry antwoordt dat deze bij de Communiquékamer hangen, maar dat sommigen al zijn weggehaald omdat deze commissies vol zitten. Astrid Neefs vraagt zich af of deze posters dus echt om te werven zijn, niet om leden bekend te maken met de commissies. Kirsty MacGillavry zegt dat ze in principe zijn gemaakt voor de werving. Astrid Neefs geeft aan dat ze ook willekeurig kunnen worden verspreid om meer informatie te geven. Benthe Bemelman antwoordt dat op elke flyer wel een zin als “is dit iets voor jou?” staat, waarmee er misschien de indruk gewekt wordt dat er plek is in die commissies en als ze dan vol blijken te zitten, dat mensen teleurgesteld zijn. Astrid Neefs denkt niet dat het ineens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
storm zal gaan lopen. Kirsty MacGillavry geeft aan dat er wekelijks wel posters kunnen worden verwisseld. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Contacten Astrid Neefs vindt de Duitse bedrijven een goed punt. Ze vraagt zich wel af of we juist bij die bedrijven niet de veelzijdigheid van de opleiding moeten benadrukken en die van studenten. Ester van de Ven antwoordt hierop dat het sponsorplan voor Duitse bedrijven is aangepast met informatie over de opleiding en met informatie die voor Duitse bedrijven relevant is. Astrid Neefs merkt op dat de veelzijdigheid van de opleiding ook onder Nederlandse bedrijven moet worden gepromoot. Ester van de Ven geeft aan dat dit al in het sponsorplan staat. Ester van de Ven van de Ven voegt hieraan toe dat de meeste grote bedrijven in het westen zitten, en dat ze daarom niet geïnteresseerd zijn in sponsoring van S.v. Communiqué. Jochem van de Fliert zegt dat er statistieken van zijn, van het aantal studenten dat na de studie in Enschede naar de Randstad vertrekken. Ester vindt dit een goed idee. Astrid Neefs voegt hieraan toe dat vooral Duitsers dol zijn op cijfers. Annemieke Yperlaan vraagt zich iets af over de beurzen. In het halfjaarverslag staat dat de MARCOM misschien niet interessant was, ze vraagt zich af waar de begroting voor de vergoeding van reiskosten dan voor wordt gebruikt. Ester van de Ven geeft aan dat er één beurs was die interessant was voor S.v. Communiqué, dat daar kaarten voor waren alleen dat er door omstandigheden geen bezoek aan deze beurs kon
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 17
worden bezocht. Ester van de Ven van de Ven vertelt dat de meeste andere beurzen niet interessant zijn voor S.v. Communiqué. Annemieke Yperlaan is van mening dat er een visitekaartje moet worden gecreëerd voor de bedrijven, er moet een creatieve draai aan worden gegeven. Dan is er een ingang. Ester van de Ven geeft aan dat ze naar aanleiding van de MARCOM wel bedrijven heeft benaderd, maar dat hier niets is uitgekomen. Kirsty MacGillavry antwoordt dat als er een beurs op de planning staat die interessant is, dat deze bezocht zal worden. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Sociale netwerken Ronald Hoes vraagt zich af wat er gebeurt met de website. Hij vraagt zich af hoe vaak er op gekeken wordt en via welke sites ernaar gelinkt wordt. Hij vraagt zich ook af, omdat we de sociale media hebben gelinkt aan de website, of dat werkt en of mensen überhaupt via de sociale naar de website komen. Benthe Bemelman geeft aan dat er vooral via Facebook en Google veel naar onze website wordt geklikt. Bij Google is de Communiquéwebsite ook bovenaan. Benthe Bemelman vraagt aan Ronald Hoes wat zijn vraag precies is. Hij geeft aan dat je met Google Analytics kunt kijken hoeveel er geklikt wordt en hoeveel unieke bezoekers er zijn. Hij vraagt zich af of de website door middel van sociale media niet interessanter kan worden gemaakt voor sponsoren. Het kan ook in de sponsorpakketten verwerkt worden. Ronald Hoes weet niet in hoeverre er reclame mag worden gemaakt via Facebook. Annemieke Yperlaan zegt met de Scavenger Hunt wel reclame te hebben gemaakt via Facebook en Twitter, dat zij dit ook in het sponsorpakket hebben verwerkt. Ronald Hoes geeft aan dat dit bijvoorbeeld voor de Rabobank wel interessant is. Het Bestuur 2011 vindt dit een goed idee en zal hier naar gaan kijken.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Commissies Nadja Zwilling vraagt zich af waarom de Sponsorcie het afgelopen half jaar op een laag pitje heeft gestaan. Ester van de Ven van de Ven zegt dat ze hier wel gebruik van had moeten maken, vooral omdat ze een dubbele functie – en dus al minder tijd – heeft. Zij heeft er niet bij stilgestaan en ziet nu in dat het heel handig is. Om deze reden gaat ze het dan ook oppakken. Annemieke Yperlaan vraagt zich af hoe het komt dat er nog 250 euro over is. Nicole Megens heeft haar uitgelegd dat dit de winst is van de Communiquékalender. Ester van de Ven van de Ven vertelt dat ze dit liever bij de bespreking van het financieel verslag uitlegt. Annemieke Yperlaan geeft als tip dat de Commissaris Externe Betrekkingen zaken als kalenders en CD’s niet meer moet gebruiken voor het binnenhalen van geld. Dit geld mag namelijk niet in andere zaken geïnvesteerd worden omdat er dan winst wordt gemaakt op leden. Sijbrand van der Tang vraagt zich af hoe het Bestuur 2011 haar eigen functioneren beoordeelt wat betreft de Graficie, omdat deze wat minder goed liep. Kirsty MacGillavry antwoordt dat er veel naar leden is gezocht, onder andere door middel van de Photoshop Workshops. Tijdens die workshops is wel druk van de commissie gevallen, omdat een aantal leden toen al aangaven wel posters te willen maken voor activiteiten van de eigen commissie. Er werden toen wel posters gemaakt voor activiteiten.
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56
18
Astrid Neefs vraagt zich af hoe het nu wordt gedaan met mensen die hun eigen posters willen maken, of alle aanvragen nu wel gewoon weer via de Graficie gaan. Kirsty MacGillavry antwoordt van wel, maar commissies moeten daar nog over worden geïnformeerd. Jochem van de Fliert vindt dat het heel inzichtelijk moet worden gehouden voor het Bestuur. Nicole Megens vraagt zich af wat het plan van aanpak is met de Impuls. Kirsty MacGillavry antwoordt dat er een gesprek is geweest met de voorzitter van de Impulscommissie, dat er voor gezorgd is dat er een betere band is tussen de commissieleden zodat zij meer voor elkaar over hebben. Er komen daarnaast meer commissieavondjes; voor iedere Impuls die uitkomt worden alle stukken op één avond gezellig met elkaar doorgelezen. Deadlines worden zo beter vastgehouden, voegt Ferie van der Rest toe. Daarnaast kan iedereen in Google Docs alle documenten nakijken, zo kunnen de leden ook makkelijk erop aan worden gesproken. Nicole Megens vraagt zich af of er nu ook nieuwe leden zijn bij de Impuls. Kirsty MacGillavry antwoordt dat de commissie eerst uit vijf leden stond, en nu uit vijftien. Er zijn ook andere verenigingsbladen bij gepakt zodat er daar een voorbeeld aan genomen kon worden en zodat er nieuwe ideeën konden ontstaan. Nicole Megens vraagt zich af of het misschien ook lag aan externe schrijvers die hun stukken niet inleverden. Ferie van der Rest antwoordt dat er nu veel meer door de commissieleden zelf stukken worden geschreven in plaats van dat er mensen moeten worden benaderd voor
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
bijvoorbeeld interviews of het schrijven. De Impulscommissie is nu een stuk minder afhankelijk. Ronald Hoes vraagt zich af wat het Bestuur 2011 concreet wil met de inhoud van de Impuls. Hij vond namelijk dat er veel columns in stonden. Kirsty MacGillavry antwoordt dat het Bestuur 2011 ook over deze vraag heeft nagedacht, en dat de Impuls nu meer op communicatie zal worden gericht. Het zullen inhoudelijk goede en interessante stukken worden. Annemieke Yperlaan voegt hieraan toe dat de bronnen ook heel slecht waren. Ferie van der Rest antwoordt dat de commissie hiervan op de hoogte is gesteld en dat er aan gewerkt zal worden. Jochem van de Fliert vraagt zich af hoe het, met 15 commissieleden, zit met de functieverdeling. Ferie van der Rest vertelt dat er wel rekening wordt gehouden met de functieverdeling. De eerste vergadering is net achter de rug, dus er moet nog worden besloten wie er zal schrijven en wie aan de lay-out wil werken. Kirsty MacGillavry voegt hieraan toe dat er per Impuls een nieuwe functieverdeling wordt gemaakt. Joël Tahitu vraagt zich af of de opleiding ook nog stukken aanlevert voor in de Impuls. Ferie van der Rest is hierover nog in overleg met de opleiding. Joanne Amse vraagt zich af hoe het Bestuur 2011 ook masterstudenten gaat benaderen met de PreMaCie. Ester van de Ven geeft aan het hier tijdens de vergadering al over te hebben gehad en dat masterstudenten voortaan ook meer betrokken zullen worden.
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 19
Annemieke Yperlaan wil het graag nog hebben over de Studiereis. In het halfjaarverslag staat dat subsidie lastig was om binnen te krijgen. Het bestuur had een lening afgesloten met de studiereis, maar omdat zij nog een subsidie moesten krijgen van het Overleg Studieverenigingen zodat ze de lening konden aflossen, en daardoor kreeg S.v. Communiqué de lening niet terug. Volgens Annemieke Yperlaan deed het bestuur zich tekort met hoe het op dit moment in het halfjaarverslag stond. Ester van de Ven zegt dat de lening inmiddels wel is afgerond. Annemieke Yperlaan merkt op dat er in het halfjaarverslag staat dat de studiereiscommissie nog bezig is met afronden. Ze vraagt zich af hoe het ermee staat. Jochem van de Fliert zegt dit wel te willen uitleggen; de stukken waren wel ingeleverd, maar het kwam door het Overleg Studieverenigingen dat het geld niet werd overgemaakt. Het enige dat nu nog afgerond moet worden is dat er een contract is afgesloten met de opleiding voor een opdracht, maar deze opdracht gaat niet door. Er zal met Menno de Jong worden gekeken naar of er nog geld uit te halen valt, want er is wel een contract, maar geen opdracht. Daarmee samen gaat een restitutie naar de deelnemers. Sijbrand van der Tang vraagt zich af hoe het gaat met de Competencie. In het halfjaarverslag staat dat deze commissie een tijdje dood is geweest. Benthe Bemelman geeft aan dat er een tijdje is geweest dat de commissie weinig input en motivatie had. Nieuwe mensen voor de commissie zoeken lukte toen niet. Nu is er een leuke, volle commissie met nieuwe leden en nieuwe ideeën, en Benthe Bemelman geeft aan dat het met deze mensen wel goed komt. Sijbrand van der Tang vraagt wat de reden is om dit niet te vertellen. Kirsty MacGillavry geeft toe dat het beter was geweest om dit in de presentatie te verwerken.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Ronald Hoes vraagt zich af of het niet tijd wordt om het Voorzitteroverleg uit het organigram te schrappen. Hij vindt dat het beter bij de taken kan worden gevoegd. Kirsty MacGillavry geeft ook aan dat een overleg met de voorzitters van commissies wel zal worden voortgezet, maar niet in de gemeenschappelijke vorm. Astrid Neefs geeft aan dat er wel een protocol voor een dergelijk overleg moet zijn. Hierin zou kunnen staan dat er twee keer per jaar een feedbackmoment komt. Joël Tahitu vraagt hoe realistisch het is om de almanak voor februari 2012 uit te laten komen en of de eerste almanakvergadering al is geweest. Kirsty MacGillavry geeft aan dat de eerste vergadering eigenlijk gisteren zou plaatsvinden, maar dat deze is verzet naar volgende week. Joël Tahitu vraagt zich af of het dan wel realistisch is om de almanak dan nog voor februari uit te laten komen. Benthe Bemelman geeft aan dat ze er aan gaan werken om dit te laten lukken, maar natuurlijk wel met kwaliteit. Kirsty MacGillavry voegt hieraan toe dat de vorige almanak zo laat is uitgekomen, dat niemand er meer aan dacht. Er moet nu voor worden gezorgd dat de almanak nog wel redelijk op tijd uitkomt, en niet heel erg laat. Annemieke Yperlaan geeft aan dat er dan wel rekening mee moet worden gehouden dat het een pittige klus wordt. Kirsty MacGillavry geeft aan dat ze hiermee rekening zal houden. Sijbrand van der Tang vraagt zich af wat er voor gaat; de kwaliteit of de deadline. Kirsty MacGillavry geeft aan dat kwaliteit voorgaat, maar het liefst voor de deadline. Ronald Hoes vraagt zich af hoeveel mensen er nu in de commissie zitten. Benthe Bemelman antwoordt vijf, zonder de bestuursverantwoordelijke. Sijbrand van der Tang geeft aan dat er randvoorwaarden voor de almanak moeten zijn; punten waar deze
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 20
minimaal aan moet voldoen en als dit niet het geval is, dat dan de deadline kan worden verschoven. Annemieke Yperlaan voegt hieraan toe dat het enthousiasme hoog moet worden gehouden; als mensen geen stukken aanleveren moet er veel worden gespamd. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Algemene vragen Annemieke Yperlaan mist de ALW in het halfjaarverslag, ze denkt dat er best wel wat mensen zijn die er meer informatie over willen. Ze vraagt zich af hoe we dit in uitvoering gaan brengen. Kirsty MacGillavry antwoordt dat er een weekend georganiseerd is voor de actieve leden, waarbij er vijftig van de 91 actieve leden mee kunnen. Annemieke Yperlaan vindt dit eigenlijk niet kunnen omdat er veel te veel mensen niet mee kunnen. Kirsty MacGillavry antwoordt deze afweging ook gemaakt te hebben, maar dat het bij andere verenigingen ook zo gaat wat betreft ALW. Ester van de Ven geeft aan dat verenigingen met eenzelfde aantal actieve leden slechts rond de 25/30 leden mee te kunnen nemen op ALW. Erik van Nistelrooij zegt dat je nu maar de helft van je actieve leden kunt bedanken. Annemieke Yperlaan vindt dat dit als voorstel goed moet worden gekeurd op de ALV. Het is een groot besluit, en in feite worden nu 50 mensen buitengesloten volgens Annemieke Yperlaan. Zij vraagt of het niet mogelijk is om tenten neer te zetten zodat toch iedereen mee mag. Ester van de Ven geeft aan dat tenten een mogelijkheid zijn, maar dat dit wordt afgeraden omdat het november is. Nicole Megens vraagt zich af of mensen niet beter een inzicht moeten hebben in waar ze mee instemmen, er is nu totaal niet duidelijk waar het is en wat de actieve leden krijgen voor hun geld. Ester van de Ven vraagt of het Nicole Megens uit zou maken waar ze heen zou gaan op ALW, bijvoorbeeld Lutjebroek of
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Winterswijk. Nicole Megens antwoordt dat dit haar misschien niet uitmaakt. Kirsty MacGillavry voegt hieraan toe dat bij een eerdere ALU het ook totaal onbekend was waar we heen zouden gaan. Nicole Megens wil wel iets meer informatie. Niek op ’t Hoog voegt hieraan toe dat er mensen zijn die meer moeten afzeggen omdat het dit keer om een heel weekend gaat. Ester van de Ven geeft aan dat er op andere ALU’s ook dingen moeten worden afgezegd. Kirsty MacGillavry voegt hieraan toe dat dit ook de reden is dat de datum zo ver van tevoren al is aangegeven bij de actieve leden. Niek op ’t Hoog geeft aan dat je bij een ALW wel meer af moet zeggen dan wanneer je één avondje weggaat. Kirsty MacGillavry wil terugkomen op het maximum aantal deelnemers; er zullen altijd mensen zijn die niet mee kunnen of willen en daarom is er verondersteld dat er nooit meer dan 50 mensen mee willen. Annemieke Yperlaan vraagt aan hoe het gaat met inschrijvingen; kan het bestuur na de 50 inschrijvingen nog zien wie nr 51 en 52 is of is het dan schluss? Kirsty MacGillavry geeft aan dat het niet schluss is. Annemieke Yperlaan geeft aan dat iedereen dan zal denken dat hij/zij is ingeschreven. Kirsty MacGillavry geeft aan dat er dan bij zal staan dat het na 50 personen om reserveplekken gaat. Astrid Neefs vindt het krom dat er niet genoeg plek is voor alle actieve leden, maar ook de manier waarop het gebracht wordt heeft ze als negatief ervaren. Ze mist het bedanken, dat komt nu niet terug in de uitnodiging. Kirsty MacGillavry geeft aan hier een rectificatie over te willen sturen. Astrid Neefs vindt ook dat er een oplossing moet komen voor dat iedereen die zich inschrijft, mee kan op ALW. Kirsty MacGillavry geeft aan hierover contact op te zullen nemen met de accommodatie.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56
Joanne Amse staat het tegen dat het voor masterstudenten het laatste actieve ledenuitje is waarop zij mee kunnen. Wat als eerstejaars, die nog 4 jaar mee kunnen, wel mee kunnen en masterstudenten niet terwijl het voor hen de laatste kans is. Er moet worden gekeken naar aan wie voorrang wordt gegeven en aan wie niet. Annemieke Yperlaan vindt dat er duidelijke regels moeten komen. Kirsty MacGillavry sluit het af door te zeggen dat het Bestuur 2011 er alles aan gaat doen om te regelen dat iedereen mee kan en dat er terugkoppeling zal worden gegeven op vrijdagmiddag. Lysette Hartman wil nog toevoegen dat ze het wel een creatief en leuk idee vindt van het Bestuur 2011, ook al gaat het niet helemaal op de manier waarop het zou moeten zijn. Sijbrand van der Tang vraagt wat er precies vrijdagmiddag teruggekoppeld zal worden. Ester van de Ven antwoordt met of het door kan gaan of niet, het aantal mensen dat mee mag. Sijbrand van der Tang zou graag de kosten willen weten. Ester van de Ven geeft aan dat deze al bekend zijn. Het programma zal nog geheim blijven. Annemieke Yperlaan voegt hieraan toe: de aanmeldingsprocedure. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. PAUZE Annemieke Yperlaan heeft de zaal verlaten.
57 5b. Financieel halfjaarverslag 2011 58 Ester van de Ven van de Ven’s presentatie 21
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Welkom allemaal. Als penningmeester wil ik jullie graag het financiële plaatje van het afgelopen half jaar laten zien. Dit aan de hand van een begroting en een resultaatrekening, beide met als peildatum 13 augustus. Deze begroting en resultaatrekening zal ik per post kort toelichten, maar voordat ik hier mee begin wil ik graag even laten zien wat de opleiding voor ons als vereniging betaald. Sheet Bijdragen opleiding Dit zijn de kosten die buiten de boekhouding vallen, onder andere de kamerhuur, drukkosten en telefoonkosten. Sheet Bijdragen opleiding Naast deze kosten betaalt de opleiding ook enkele bedragen welke wel vernoemd worden op de resultaatrekening. Zo wordt de kosten voor de Impuls voor de helft betaald door de opleiding, tevens geeft de opleiding jaarlijks een subsidie. Zoals jullie in de tabel kunnen zien, is de subsidie nog niet ontvangen. Dit omdat de factuur voor de peildatum nog niet was verstuurd. Ondertussen is deze factuur wel verstuurd, maar er is nog geen geld ontvangen. De Impuls wordt verder behandeld bij de commissies. Sheet Balans per 1 januari 2011 De balans is zoals jullie weten een momentopname van alle bezittingen en schulden. Links staan alle bezittingen en rechts de schulden met als speciale creditpost het eigen vermogen. Eerst laat ik nog even kort de beginbalans zien van 1 januari 2011, om daarna door te gaan met de balans van 13 augustus 2011.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 22
Sheet Resultatenrekening Ik zal kort even alle posten toelichten, te beginnen met de kas. De kas: Op 13 augustus bevatte de kas een erg hoog bedrag, namelijk 1056,57 euro. Er wordt gestreefd om de kas rond de 300 euro te houden. Er is daarom ondertussen ook geld naar de bank gebracht. Kas borrel: Deze post is toegevoegd aan de balans, aangezien dit ook in het boekhoudprogramma is verwerkt. Deze kas bedraagt momenteel 128,10 euro. Het is handig om dit bedrag tussen de 100 en 150 euro, aangezien er zo zeker genoeg geld aanwezig is met de borrels in Café De Pijp. Algemeen Courant: De algemene rekening bevatte op de peildatum een bedrag van 1822,03 euro. Dit bedrag is vrij stabiel en daar zal ik verder niet bij stil staan. Spaarrekening: Op de spaarrekening staat een bedrag van 6194,68 euro. Dit bedrag is stukken lager dan op 1 januari. Dit komt onder andere omdat er voor het symposium enkele grote bedragen zijn voorgeschoten. Deze bedragen worden door de opleiding terugbetaald, maar op de peildatum waren deze bedragen nog niet binnen. Tevens wordt binnenkort de lening van de studiereis afgelost, waardoor de spaarrekening ook weer hoger zal zijn. Debiteuren: S.v. Communiqué krijgt in totaal nog 10.930,23 euro van debiteuren. Dit betreft enkele sponsorbedragen en bedragen van de opleiding. Sommige bedragen stonden al even open, zoals een sponsoring
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
betreffende het Symposium Place Branding. Dit bedrag van 750 euro is ondertussen ontvangen. Te ontvangen bedragen: De meeste bedragen op deze post zijn ondertussen ontvangen. Er staat nog een bedrag open, dit betreft deelnemersgeld van de Scavengerhunt 2010. Omdat hier geen namen bij staan vermeld, moet hier samen met de bestuursverantwoordelijke van deze commissie achteraan worden gegaan. Daarnaast bleek de factuur voor de Impuls 2 lager dan verwacht en is dit bedrag dus ook lager door gefactureerd naar de opleiding. Voorlopig negatief resultaat: Dit bedrag staart fout vermeld in de tekst van het halfjaarverslag. De tabel in het verslag klopt wel en bedraagt dus 4.455,27 euro. Dit doordat de contributie nog niet is ontvangen en er nog enkele sponsorbedragen moeten worden betaald. Ook moeten er nog enkele sponsoren worden geworven. Wel wordt verwacht dit jaar quitte te draaien. Nu zal ik passiva kort toelichten, te beginnen met de post ‘eigen vermogen’: Eigen vermogen: Dit bedrag is gelijk gebleven. Reservering Almanak: De reservering voor de Almanak bedraagt nog 300,60 euro. Deze reservering is namelijk gemaakt omdat de Almanak 2010 uitkwam in ons bestuursjaar. Deze reservering kan indien nodig gebruikt worden voor de Almanak 2011. Reservering Huisbibliotheek/ Reservering Computers/software: Deze reserveringen zijn het afgelopen jaar niet gebruikt. En naar alle
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57
23
waarschijnlijkheid worden deze reserveringen het komende half jaar ook niet gebruikt. Reservering Lustrum: Op de peildatum is er nog geen reservering gedaan voor het Lustrum 2014. Deze reservering van 500 euro zal het komende half jaar worden gedaan. Crediteuren: S.v. Communiqué heeft een bedrag van 1.266,47 euro openstaan wat nog betaald moet worden aan crediteuren. Dit bedrag bestaat uit meerdere facturen en declaraties. Evenals bij de debiteuren, bevat dit enkele bedragen van het symposium Place Branding. Te betalen bedragen: Deze post bevat een bedrag van €772,26. Dit komt doordat enkele facturen nog niet zijn ontvangen en daarom dus ook nog niet zijn betaald. Dit betreft een factuur van Ideefiks en een factuur over mappen in 2010. Vooruit ontvangen bedragen: Deze post bevatte een bedrag van 550 euro, dit waren twee sponsorbedragen ontvangen in 2010 en bestemd voor 2011. Deze bedragen zijn beide binnengekomen en geboekt. Sheet Resultaatrekening: Ook bij de resultaatrekening licht ik kort alle posten toe. Ik begin aan de batenkant en daarna behandel ik de lastenkant. Subsidie: Zoals ik al eerder aangaf is dit bedrag nog niet ontvangen, omdat de factuur op de peildatum nog niet was verstuurd.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Contributie: Door een administratieve fout heeft een extern lid contributie betaald, terwijl degene geen lid meer was. Daarom is dit bedrag teruggestort. Een docent betaalt zijn contributie contant, waardoor dit geld al is ontvangen. De contributie bij de andere leden wordt in oktober afgeschreven. Sponsoring: Momenteel is een bedrag van 1884.64 euro ontvangen aan sponsoring. In totaal is er tot nu toe een bedrag van 6614,88 euro geworven. Rente: Er is nog geen rente ontvangen, aangezien dit bedrag aan het eind van het jaar wordt uitgekeerd. Resultaat boekverkoop: Tot nu toe is een bedrag van 759,52 euro binnengekomen op deze post. Doordat de reservering van de almanak deels is weggevallen is er een voorlopig negatief resultaat van 4455,27 euro. Nou zal ik de lastenkant toelichten. Reservering Lustrum: Er moet nog een bedrag van €500,- worden geboekt naar deze reservering, zodat er in 2014 een mooi lustrum kan worden georganiseerd. Algemeen: Bestuurswissel: Dit bedrag is dit jaar iets overschreden, ondanks het contract dat met ConcepT is opgesteld. Aangezien het Bestuur 2010 dit heeft georganiseerd is lastig te achterhalen, waarom deze post iets is overschreden.
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55
24
Bestuurswisselweekend: Voor het wisselweekend is 415,05 uitgegeven, dit is dus iets hoger dan het begrote bedrag van 400 euro. Cadeau oud Bestuur en nieuw Bestuur: Op de peildatum was het cadeau voor het Bestuur 2010 nog niet betaald, daarom staat deze post op 45,22 euro en dit betreft het cadeau voor het Bestuur 2011. Het cadeau voor het Bestuur 2010 bedraagt net geen 150 euro, waardoor er nog een bedrag van ruim honderd euro over is voor het cadeau voor het Bestuur 2012. Diverse abonnementen en contributies: Tot nu toe is hier een bedrag van 186,44 euro uitgegeven. Verwacht wordt dat het begrote bedrag toereikend zal zijn, aangezien de kosten behorende bij deze post al enkele jaren redelijk stabiel zijn. Batavierenrace: Op de peildatum bevatte deze post een bedrag van 881,13 euro. Doordat het lang onduidelijk was wat de precieze kosten van het busje waren, was het onduidelijk hoe hoog de deelnemersbijdrage zou zijn. Hierdoor is deze mail naar de lopers recentelijk verstuurd, waardoor deze bijdragen op de peildatum nog niet allemaal ontvangen waren./ Bank: Tot nu zijn de kosten behorende bij deze post 185,09 euro. Doordat de contributie nog via automatische incasso wordt geïnd, evenals het symposium, zal dit bedrag nog stijgen. Naar alle waarschijnlijkheid is het begrote bedrag van 420 euro wel toereikend.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Reiskosten: Op aanraden van het vorige Bestuur is dit bedrag verhoogd naar 200 euro. Tot nu toe is een bedrag van 127,40 uitgegeven. Actieve Leden Uitje: Doordat is besloten dit jaar een weekend te organiseren voor de leden, zijn er nog geen kosten gemaakt op de peildatum. Ondertussen is de aanbetaling voor dit weekend gedaan en is er bekend gemaakt dat de kosten voor de deelnemers 20 euro bedragen. Communiqué legt zelf een bedrag van 2.000 euro in. Verenigingskleding: Deze post bevat verenigingskleding en bestuur kleding. De Scavengerhunt en de CWaccie hebben in het eerste half jaar shirtjes aangeschaft. Dit is in totaal een bedrag van 180 euro. Het komende half jaar worden er sowieso shirtjes aangeschaft voor de Eerstejaarscie, PreMaCie en Galacie. Voor de bestuur pakken is een bedrag van €479,60 uitgeven. Verder is er een bedrag van €97,85 uitgegeven aan drukkosten. Doordat de begrote bedragen lager zijn dan vorige jaren, heeft het Bestuur zelf het bestuur shirtje en vest betaald. Representatie: Doordat een bekende van het vorige Bestuur de foto’s voor de constitutiekaartjes heeft gemaakt en de visitekaartjes zijn gesponsord door PDS, is het begrote bedrag van 136,85 uitgegeven. Ook dit jaar heeft een team vanuit Communiqué deelgenomen aan het Staf-toernooit. Voor dit toernooi is geen factuur ontvangen, waardoor deze post vooralsnog op 0 euro staat. Relatiegeschenken extern en bedankjes: Tot nu toe is er een bedankje gekocht om de fotograaf van de bestuursfoto’s te bedanken, dit ging om een bedrag van 5,99 euro. Verwacht wordt dat het begrote bedrag van 100 euro erg ruim is en ook niet geheel nodig zal zijn.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 25
Kosten bestuursdeelname interne activiteiten: Op de peildatum is het bedrag op deze post nog niet verdeeld onder de bestuurders. Dit wordt het komende half jaar verdeeld onder de bestuurders als tegemoetkoming voor de deelname aan alle activiteiten. Rozen diploma-uitreiking: Tot nu toe heeft er een uitreiking plaatsgevonden, waar een bedrag van 22,05 euro is besteed aan rozen. Er staan enkele data vast voor het komende half jaar waar het overige budget besteed zal worden aan rozen. Promotiemateriaal: Op de peildatum is een bedrag van 162,97 besteed aan nieuwe stickers. Het plan was om het overige geld te besteden aan sleutelhangers, om deze tijdens de introductie uit te delen. De samenwerking met het promotiebedrijf verliep erg stroef en daarom is besloten om er van af te zien. Het komende half jaar moet dus worden gekeken of dit geld nog kan worden besteed aan een andere promotie uiting. Lunches: Op de peildatum hebben er vijf Birthdaylunches plaatsgevonden, is er een lunch geweest bij de Wissel-ALV en tevens is er beschuit met muisjes gekocht om de docenten kennis te laten maken met het nieuwe bestuur. Tot nu toe is er een bedrag van 93,95 uitgegeven. Het overige budget zal worden besteed bij de overige lunches. Overig: Op de peildatum is er een bedrag van 60,73 uitgegeven. Dit betreft de entree voor de Nationale Dag van de Communicatie en de Besturendag georganiseerd door Audentis. Tevens is er een bedrag van 25,75 euro voorgeschoten voor het Bestuur 2010. Dit bedrag is op de peildatum nog niet terugbetaald door het Bestuur 2010.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Kamerbenodigdheden: Op deze post is momenteel 132,27 euro uitgegeven, er is een bedrag van 220 euro begroot. Dat houdt in dat we over de helft zitten en het komende jaar moeten opletten met de uitgaven en inkomsten op deze post. Kantoorbenodigdheden: Tot nu toe is een bedrag van 33,27 euro uitgegeven aan kantoorbenodigdheden. Dit omdat de meeste kantoorartikelen in voldoende mate aanwezig is. Zo heeft het vorige Bestuur enveloppen en briefpapier aangeschaft, waardoor het onnodig is om dit aan te schaffen. Het komende half jaar wordt wel gekeken of er nog artikelen ontbreken en kunnen worden aangeschaft. Sheet commissies Ook de commissies hebben het eerste half jaar allerlei activiteiten georganiseerd, waar ze geld hebben uitgegeven of juist hebben opgehaald. Ik zal daarom ook alle commissies kort toelichten. Impuls: Op de peildatum is de Impuls tweemaal uitgebracht. De eerste viel echter onder het boekjaar 2010 en staat daarom ook niet verwerkt in de tabel. Competencie: De Competencie heeft in het eerste half jaar een bedrag van 112,49 euro besteed. Zij hebben het eerste half jaar ook niet erg veel activiteiten georganiseerd. Ondertussen kent de commissie een nieuwe start met nieuwe leden, waardoor komend half jaar meer activiteiten georganiseerd zullen worden.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 26
CWaccie: De CWaccie heeft een bedrag van 4,21 euro besteed en zij hebben een bedrag van 350 euro te besteden. Dit doordat de feesten in de Aspen Valley voor veel opbrengsten hebben gezorgd. Borrelcie Vorig jaar heeft de Borrelcie winst gemaakt, waardoor is besloten om dit jaar meer activiteiten te organiseren. Dit om de opkomst bij de borrel te verhogen. Door deze verandering is er momenteel een bedrag van 49,68 euro uitgegeven. Eerstejaarscie: Deze commissie heeft haar budget goed besteed door allerlei leuke activiteiten te organiseren. Daarnaast heeft zij winst gemaakt bij het Eerstejaarsfeest 2011. Tevens was er winst gemaakt op het feest 2010, wat in overleg met de Penningmeester van het Bestuur 2010 op deze post is geboekt. De komende eerstejaarscie heeft een budget 122,15 euro te besteden, wat iets meer is dan de helft van het budget. PreMaCie: De PreMaCie heeft momenteel een positief resultaat van 138,09 euro. Dit doordat PreMaCiePop een groot succes was met een erg hoog bezoekersaantal. De volgende PreMaCie heeft hierdoor dus een erg groot bedrag te besteden in het komende half jaar. Almanakcie De Almanak 2010 is betaald vanuit een reservering gemaakt door het vorige Bestuur. Deze reservering is niet volledig gebruikt en kan worden
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
besteed voor de komende Almanak. Voor deze Almanak is nog geen geld uitgegeven. Sponsorcie: De Sponsorcie kent een positief resultaat van 205 euro voor de kalenders gemaakt in het vorige bestuursjaar. De penningmeester 2010 heeft deze opbrengst niet vermeld in zijn boekhouding, waardoor samen met de Kasco is besloten dit bedrag te boeken als positief resultaat voor de Sponsorcie in het boekjaar 2011. Symposiumcommissie: Het symposium Place Branding viel in ons jaar, dus dit schema laat deze kosten zien. Voor dit symposium heeft het vorige bestuur bedrag van 500 euro in begroot. Op de peildatum is dit bedrag hoger, namelijk 1221,71 euro. Dit omdat een sponsorbedrag op de peildatum nog niet binnen was. Daarnaast is er een factuur naar de opleiding gestuurd, maar was dit bedrag op de peildatum nog niet ontvangen. Studiereiscommissie/Galacie: Beide commissies hebben op de peildatum nog geen geld uitgeven. Dit doordat beide commissies nog maar net van start zijn gegaan. SOCOM: De SOCOM heeft haar budget dit jaar overschreden met €39,54 euro. Een klein bedrag moet nog worden gefactureerd naar Dimensie, dit betreft de gezamenlijke boodschappen. Alsnog blijft het budget overschreden. Dit doordat Dimensie meer kosten heeft gemaakt, door voor iedere drie genomineerde docenten per opleiding een bos bloemen aan te schaffen. Andere jaren krijgen alleen de drie winnaars een bos bloemen.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 27
Scavengerhuntcie: Momenteel is deze commissie haar werk aan het afronden. Nu kent deze commissie een positief resultaat van 293,82 euro. Dit bedrag wordt echter nog besteed aan DVD’s en een prijs voor de winnaar. Onvoorzien: Op de peildatum is er op deze post een bedrag van 165,67 euro uitgeven. De grootste kostenpost was de aanschaf van een nieuwe camera, nadat de oude camera was gestolen bij een lid thuis na de wisselborrel in Café De Pijp. Verder is er geld uitgegeven voor de aanschaf van vissen met enkele accessoires. Dit bedrag was namelijk niet in begroot en daarom is besloten dit te boeken op deze post. In totaal is er een bedrag van 773,53 euro begroot, dus deze post kent nog een groot bedrag voor eventuele onvoorziene uitgaven in het komende half jaar.
Vragen Sheet Algemene lasten Joël Tahitu verlaat de zaal. Sheet Bijdragen opleiding Erik van Nistelrooij vraagt zich af waarom de automatische incasso niet gewoon door commissies wordt geregeld. Bijvoorbeeld de inning van het entreegeld van het symposium, dit kost geld. Waarom doen commissies dit niet zelf? Ester van de Ven legt uit dat het hier om de post Bank gaat. Het geld wordt geïnd op één bankrekening.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Sijbrand van der Tang vraagt zich af wat er precies valt onder vergaderkosten en representatie. Ester van de Ven van de Ven vertelt bijvoorbeeld huur van zaaltjes voor vergaderingen, dit gaat per OFInummer dus de opleiding betaalt dit.. Bij representatiekosten kan Ester van de Ven van de Ven zich eigenlijk ook niets voorstellen. De opleiding geeft dit niet automatisch, Ester van de Ven van de Ven moet hiernaar vragen. Jochem van de Fliert vraagt zich af of bij de huisvesting ook het hok in de Chalet zit en of het duidelijk is of dit onder S.v. Communiqué blijft hangen. Kirsty MacGillavry vertelt dat dit hok toevallig leeg stond en dat het door S.v. Communiqué mag worden gebruikt en dat pas als iemand het wil gaan gebruiken, het zal moeten worden opgezegd. Wanneer dit gebeurt, is niet duidelijk. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Annemieke Yperlaan komt de zaal binnen. Sheet 2 Bijdragen opleiding 2 Er zijn geen vragen over deze sheet. Sheet Balans per 1 januari Sijbrand van der Tang heeft een vraag over de spaarrekening van de begroting; ongeveer de helft van het eigen vermogen staat op de spaarrekening. Zijn vraag is of deze op een bepaald gedrag gehouden moet worden of gewoon een zo hoog mogelijk bedrag voor zo veel mogelijk rente. Ester van de Ven van de Ven zegt dat dit laatste het geval is, en dat het haar logisch lijkt om er later iets mee te doen. Sijbrand van
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 28
der Tang vraagt of Ester van de Ven van de Ven misschien een keer moet gaan bepalen welk bedrag er echt nodig is. Het bedrag dat dan over is, kan op een of andere manier worden teruggekoppeld aan de leden door het bijvoorbeeld voor de commissies te reserveren of door activiteiten te organiseren. Het lijkt Sijbrand van der Tang handig om te kijken wat er nodig is en dat de rest dan misschien als winst gezien kan worden. Ester van de Ven is het hiermee eens. Astrid Neefs voegt hieraan toe dat er wel liquide middelen nodig zijn, maar niet zo veel. Ester van de Ven van de Ven zegt dat er een bepaald bedrag op moet staan maar 15.000 euro is wel veel. Jochem van de Fliert merkt op dat de debiteurenstand procentueel gigantisch is, op 1 januari en nu nog steeds. Dit brengt risico met zich mee, omdat je pas later kunt zien hoeveel debiteuren daadwerkelijk betalen en of kosten moeten worden weggeschreven of afgeboekt. Hij vraagt of er richtlijnen zijn omdat het nu zo hoog is. Ester van de Ven van de Ven wil er wel met de kasco naar kijken. Ronald Hoes merkt op dat dit wel een keer opgeschoond is. Astrid Neefs zegt dat dit allemaal nieuw is en dat je zo rente mis loopt. Ester van de Ven voegt hieraan toe dat alle dubieuze debiteuren wel zijn opgeschoond. Ronald Hoes vraagt of dit kan worden achterhaald. Ester van de Ven van de Ven zegt van wel, maar dat door faillissementen niet alles zeker is omdat sommige bedragen ook op de lange termijn lopen. Astrid Neefs vraagt of er bij de Wissel-ALV regels kunnen worden voorgesteld. Ester van de Ven geeft aan dat dit mogelijk is. Jochem van de Fliert vraagt of bepaalde facturen niet gewoon gefactureerd kunnen worden. Ester van de Ven zegt van wel, omdat nu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
alle facturen in principe aan het eind van het jaar worden gefactureerd. Jochem van de Fliert geeft aan dat risico zo kan worden beperkt. Ester van de Ven geeft aan dat ze binnenkort weer afspraken met bedrijven heeft, en dat ze dan eens zal kijken naar betalen in termijnen. Annemieke Yperlaan heeft kritiek op hoe het is opgeschreven: “op dit moment zijn sommige bedragen al ontvangen” , dit moet specifieker. Ester van de Ven van de Ven merkt op dat het hier om veel kleine bedragen gaat. Annemieke Yperlaan is van mening dat dit niet uit maakt, het is te vaag en er moet een tabel komen. Jochem van de Fliert vraagt of het verslag gerectificeerd wordt of dat het voor het volgende verslag wordt gedaan. Ester van de Ven van de Ven zegt het laatste. Ronald Hoes en Astrid Neefs zeggen dat dit gerectificeerd moet worden en dat de wijziging in achting moet worden genomen bij het goedkeuren van het halfjaarverslag. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Balans per 13 augustus Ronald Hoes zegt dat bij vrijval reserveringen Almanak moet staan. Hij wil dat er wordt doorgedrukt naar commissies. Er staat dat de almanak is betaald vanuit de reservering, maar er staat niet bij om welke almanak het hier gaat. Ester van de Ven antwoordt dat het hier om de almanak van 2010 gaat. Ronald Hoes vraagt zich af of de almanak van het Bestuur 2011 wel gereserveerd/begroot is. Dit moet er dan bij staan. Er is volgens Astrid Neefs ook en andere vrijval niet begroot. Ronald Hoes zegt dat dit wel mag worden opgeschreven zo, maar dat er dan bij commissies het begrote geld moet worden geplaatst. Annemieke Yperlaan geeft aan dat
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 29
dit op dezelfde manier moet gebeuren als bij de symposiumcommissie. Ronald Hoes is het hiermee eens. Astrid Neefs geeft aan dat het bij de baten van de begroting van 13 augustus 2011 ook vrijval moet staan. Volgens Ronald Hoes is dit niet het geval. Volgens Astrid Neefs moet de reservering worden begroot, maar ook de vrijval van de reservering. Erik van Nistelrooij geeft aan dat dit dan al bij de jaarbegroting van 2011 had moeten staan. Ester van de Ven geeft aan dit niet in de jaarbegroting te hebben gezet, en het daarom ook niet in de huidige begroting heeft kunnen plaatsen. In principe had ze de hele reservering in de begroting 2011 moeten plaatsen, omdat ze dacht dat ze de hele reservering zou gaan uitgeven. Astrid Neefs geeft aan dat Ester van de Ven dit inderdaad zo had moeten doen. Ronald Hoes geeft aan dat Ester van de Ven dan rekening moet houden dat het voor volgend jaar weer een reservering moet worden. Astrid Neefs heeft een vraag over de sponsoring. Ze vraagt zich af hoeveel al zeker is dat de Penningmeester 2011 binnen krijgt en hoeveel ze nog moet werven. Ester van de Ven van de Ven antwoordt dat er 6614,88 euro al binnen is en ruim 1000 euro nog binnen moet komen, en dat dit dus wel goed komt. Jochem van de Fliert merkt op dat hij iets anders opmaakt uit het jaarverslag. Jochem van de Fliert denkt dat de 1800 euro een percentage is van 4900 euro wat is gefactureerd. Sijbrand van der Tang geeft aan dat dit stuk moet worden aangepast. Daarnaast moet ook de rest van de sponsoring hier nog bij. Alles moet benoemd worden. Annemieke Yperlaan heeft een vraag over de reservering huisbibliotheek. In het halfjaarverslag wordt geschreven dat het Bestuur 2011 het niet
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
nodig acht om nieuwe boeken aan te schaffen, omdat er weinig gebruik wordt gemaakt van de huisbibliotheek. Annemieke Yperlaan denkt dat dit ligt aan het feit dat niemand weet van de huisbibliotheek, en dat het de taak is van het Bestuur 2011 om de huisbibliotheek up to date te houden. Oude boeken zullen dus moeten worden vervangen. Nadja Zwilling vraagt zich ook af of dit voor het volgende bestuur moet worden aangeraden. Zij denkt dat studenten er wel iets aan hebben als het gepromoot wordt. Volgens Annemieke Yperlaan kunnen de oude boeken worden weggegooid of op marktplaats worden geplaatst, de huisbibliotheek moet er zijn. Ronald Hoes voegt hieraan toe dat het geld is ook gereserveerd is voor de huisbibliotheek dus er kan niets anders mee worden gedaan. Ester van de Ven geeft aan hierover na te zullen gaan denken. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Algemene lasten Astrid Neefs vraagt zich af waar de 45,22 euro van het cadeau voor het nieuwe bestuur van was omdat Ester van de Ven van de Ven zei dat het nog niet gekocht was. Ester van de Ven geeft aan dat het hier gaat om het cadeau dat het Bestuur 2010 heeft gekocht voor het Bestuur 2011. Annemieke Yperlaan geeft aan dat dit niet het totaalbedrag was, omdat er wel meer geld aan cadeaus is besteed. De vlag was 45 euro 22, maar er is nog veel meer gekocht. Ester van de Ven geeft aan dat dit de enige factuur is die zij binnen heeft gekregen voor deze post. Nadja Zwilling licht toe dat het Bestuur 2010 de kosten van de klok nooit heeft teruggekregen. Annemieke Yperlaan geeft aan dat de Penningmeester 2010 het heeft moeten regelen omdat het op deze begroting moest komen, maar er is sowieso nog 100 euro meer uitgegeven. Ester van de Ven van de Ven gaat het uitzoeken bij de Penningmeester 2010 en het zal
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 30
worden gerectificeerd. Astrid Neefs vraagt of hier ook een rectificatie over kan komen. Ester van de Ven geeft aan dit te zullen doen. Nicole Megens heeft een vraag over de bestuurswissel. Er mocht niet meer worden uitgegeven dan 1500 euro, maar ze vraagt zich af hoe het dan komt dat er toch 104 euro extra is uitgegeven. Ester van de Ven geeft aan dat het hier gaat om het gastenboek en het eten van de constitutieborrel. Het gaat hier niet om het contract met S.v. ConcepT, dit is gewoon nageleefd. Het gaat hier dus om de overige kosten. Annemieke Yperlaan geeft aan dat deze kosten voor volgend jaar dan wel moeten worden begroot. Jochem van de Fliert vraagt zich af of er duidelijker kan worden aangegeven of dergelijke tips daadwerkelijk zullen worden meegenomen. Ester van de Ven geeft aan dat ze dit zal doen. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Representatie Nicole Megens vraagt zich iets af bij een post overig: daar staat rente en boekenverkoop op, maar ze vraagt zich af waarom het hieronder staat en niet apart op de begroting. Ester van de Ven geeft aan dat dit al jaren op deze manier op de begroting wordt gezet. Nicole Megens merkt op dat het best een grote post is. Ester van de Ven geeft aan dat in de uitgewerkte resultatenrekening in het jaarverslag, de posten wel apart staan. Op de presentatie kan ze deze niet in beeld brengen omdat deze hiervoor veel te groot is, daarom heeft ze hier de subtotalen genomen. Astrid Neefs vraagt zich af of de hoeveelheid rente die S.v. Communiqué zal ontvangen hetzelfde zal zijn als vorige jaren, omdat de studiereiscommissie en lening had afgesloten en de spaarrekening laat
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
heeft gestaan. Ester van de Ven weet dat op dit moment niet, maar weet wel dat de rente vorig jaar heel erg omlaag is gegaan. Astrid Neefs wil weten of deze verlaging van rente komt doordat de spaarrekening laag heeft gestaan of omdat de bank de rente heeft verlaagd. Ester van de Ven geeft aan dat dit vorig jaar kwam door de banken. Astrid Neefs is benieuwd naar hoe het nu zit met de renteuitkering, ongeacht het rentepercentage van de bank. Ester van de Ven geeft aan dit te zullen uitzoeken. Nadja Zwilling verlaat de zaal. Ronald Hoes vraagt of de rente in één keer wordt uitgekeerd. Ester antwoordt de Ven antwoordt van wel. Ronald Hoes merkt op dat het dan niet eens te zien is. Erik van Nistelrooij geeft aan dat dit kan worden nagevraagd bij de Rabobank. Sijbrand van der Tang heef een vraag over relatiegeschenken voor externen, hiervan is nog maar weinig uitgegeven. Sijbrand van der Tang vraagt zich af hoe dit kan. Ester van de Ven antwoordt dat ze nooit iemand kan bedanken. Sijbrand van der Tang vraagt zich af of dat geld niet wordt gebruikt voor constitutieborrels. Ester van de Ven geeft aan dat de meeste bedankjes uit de Communiquékamer worden gehaald, en dat er voor het symposium door de commissie zelf begroot is. Daarnaast waren er voor het symposium bedankjes over, welke weer aan andere mensen zijn gegeven. Ronald Hoes geeft als tip dat wanneer er geld over is op deze post, er iets moet worden verzonnen voor de sponsoren. Er moet worden opgemaakt wat er begroot is. Er zijn verder geen vragen over deze sheet.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 31
Sheet Algemene lasten Astrid Neefs merkt op dat de kosten voor het Actieve Leden Weekend misschien wel hoger worden per persoon als er meer mensen mee gaan. Ester van de Ven geeft aan eerst uit te moeten zoeken of het überhaupt door kan gaan nu er meer mensen mee moeten kunnen. Daarna zal ze pas uitspraken kunnen doen over de kosten. Sijbrand van der Tang geeft aan dat als er geld tekort is, dit misschien van de spaarrekening kan worden gehaald. Ester van de Ven geeft aan niet te weten of dit mag. Astrid Neefs geeft aan dat hierover gestemd zal moeten worden. Annemieke Yperlaan vindt dat als er een goed voorstel komt voor de wissel,de komende jaren geld van de spaarrekening kan worden uitgeven voor ALW zodat wel alle actieve leden mee kunnen. Astrid Neefs merkt op dat als dit al voor de aankomende ALW moet gebeuren, er al eerder moet worden gestemd. Ester van de Ven geeft aan over het geld van deze ALW later terug te zullen komen. Er zijn verder geen vragen over deze sheet. Sheet Commissies Astrid Neefs vraagt zich af of de Sponsorcie niet bij de batenkant moet in plaats van bij de lastenkant. Volgens Ester van de Ven kan het allebei, ze heeft het er met de Kasco (Erik van Nistelrooij) over gehad. Ze heeft het nu zo gedaan, maar het zou ook allebei kunnen. Erik van Nistelrooij voegt hieraan toe dat als commissies winst maken, dit in principe bij de batenkant hoort, maar dat er nu voor is gekozen om het zo te verwerken. Sijbrand van der Tang vraagt of er al een plan is gemaakt waarmee commissies aan het begrote bedrag komen. Ester van de Ven zegt dat ze
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
hierover al met verschillende penningmeesters gesproken, zodat al het geld op een goede manier kan worden uitgegeven. Het budget is er, dus het moet worden uitgegeven. Sijbrand van der Tang vindt het belangrijk dat de commissies het geld zullen investeren. Ester van de Ven geeft aan dit te zullen benadrukken bij de commissies. Niek op ’t Hoog vraagt zich af of het geld van de commissies kan worden meegenomen naar volgend jaar. Ester van de Ven geeft aan van niet. Niek op ’t Hoog merkt op dat er dan nog wel veel geld zal moeten worden uitgegeven door de commissies. Astrid Neefs wil bij de Wissel-ALV een overzicht van de spaarrekening met het saldo van de afgelopen jaren. Dan kan er een inschatting worden gemaakt van hoeveel er nodig is. Ester van de Ven is het hiermee eens. Annemieke Yperlaan mist bij de Scavenger Hunt 100 euro sponsorgeld. De Febo had 300 gesponsord, maar de Laila had ook nog 100 euro gesponsord. Ester van de Ven geeft aan dat de Scavenger Hunt de eigen financiën heeft bijgehouden maar niet helemaal zoals het zou moeten, daar kwam ze achteraf achter. De Laila had 100 euro contant gegeven, dit is daarna uitgegeven aan boodschappen. Annemieke Yperlaan zegt dat het wel genoteerd moet worden. Ester van de Ven geeft aan dit te zullen vermelden. Nicole Megens vraagt wat er nog moet gebeuren met het symposium. Ester van de Ven geeft aan dat het hier gaat om één bedrag van de opleiding, en dat dan alles binnen is.
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 32
Annemieke Yperlaan heeft het over de Batavierenrace; de deelnemersgelden waren nog niet bekend en ze wil als tip meegeven dat er wel gespamd moet worden als Ester van de Ven dat geld binnen wil krijgen. Ester van de Ven geeft aan dat ze er achteraan zit. Astrid Neefs mist de studiereiscommissie; de hele begroting is behoorlijk wat geld. Ester van de Ven geeft aan dat de SRC een eigen stichting is. Astrid Neefs merkt op dat het wel een commissie van Communiqué is, en dat de financiën daarvan – want het gaat om duizenden euro’s – inzichtelijk moeten zijn. Jochem van de Fliert voegt toe dat bij de WisselALV een aantal commissies hun eigen financiën moeten presenteren, waaronder de studiereis. Ester van de Ven voegt hieraan toe dat ze ook niet veel inzicht heeft in de financiën van die commissies. Astrid Neefs merkt op dat niemand er zicht op heeft. Jochem van de Fliert antwoordt dat het SRC en het U-fonds er wel zicht op hebben, maar de vereniging niet. Ronald Hoes vindt dat de studiereiscommissie dan een eigen Kasco moet hebben, dit kan ook dezelfde zijn als die van Communiqué. Astrid Neefs merkt op dat als de studiereiscommissie een eigen stichting wil zijn, dat ze een eigen ALV moeten hebben. Annemieke Yperlaan vindt dat de studiereiscommissie bij Communiqué moet horen, Astrid Neefs ook omdat je anders weer zit met leden van de stichting. Dat zijn er maar 3 die alles dan goed kunnen keuren op de ALV, dat mag niet. Astrid Neefs wil een tussen-ALV waarin alles goedgekeurd wordt, want die bedragen kunnen niet worden teruggegeven voordat het goedgekeurd is. Volgens Jochem van de Fliert is dit niet waar omdat de stichting buiten de vereniging loopt. Hij geeft aan dat er wel controle op is door andere commissies, maar hij weet niet of er ook controle moet zijn
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
vanuit een kascontrolecommissie. Erik van Nistelrooij is van mening dat we alleen goedkeuring moeten geven over de kosten die de vereniging maakt voor de commissie, de rest niet. Astrid Neefs vindt dat er inzicht in moet zijn. Annemieke Yperlaan is van mening dat er geen instemming hoeft te zijn. Inzicht vragen kan wel. Ronald Hoes is van mening dat er voor de Studiereiscommissie een aparte ALV moet worden gehouden, zodat mensen die geïnteresseerd zijn erheen kunnen. Als dit ook bij de Communiqué ALV wordt behandeld, duurt deze nog veel langer. Annemieke Yperlaan zegt dat we inzicht kunnen geven en als leden er dan iets over te zeggen hebben, naar de aparte ALV moeten gaan. Jochem van de Fliert vindt dat de commissie kan worden gepresenteerd op de eigen ALV omdat de commissie wordt gevuld door leden van Communiqué. Maar omdat deze financieel afhankelijk is, wordt de begroting goedgekeurd door de UT. Financieel hoeft er niet over worden besloten, maar een inzicht kan altijd gegeven worden. Kirsty MacGillavry vraagt of de ALV dan ook voor andere commissies financieel inzicht wil. Astrid Neefs geeft aan financieel inzicht te willen in de Studiereiscommissie en de Symposiumcommissie. Erik van Nistelrooij voegt de Impuls hieraan toe, maar dat is redelijk standaard. Lysette Hartman voegt toe dat de Symposiumcommissie geen stichting is. Ester van de Ven zegt van ook niet, maar omdat het ook een grote commissie is, er wel financieel inzicht in aangeboden kan worden. Annemieke Yperlaan geeft als voorbeeld dat de lening van de studiereiscommissie wel door de ALV moet worden goedgekeurd. Dus in die zin moet het wel behandeld worden. Joanne Amse is van mening dat er wel een beknopte begroting in het halfjaarverslag had kunnen staan, alleen al om inzicht te
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 33
geven. Astrid Neefs vraagt zich af of het dan wel een eigen stichting moet zijn, want Communiqué draagt niet de financiële gevaren, maar kan wel doen of laten wat het wil. Jochem van de Fliert geeft aan dat dit niet waar is, omdat het bestuur van Communiqué ook het bestuur is van de stichting. Kirsty MacGillavry vat de meningen van de ALV samen: wel een overzicht in de studiereisuitgaven, en dat de commissie het komt presenteren tijdens de Wissel-ALV van Communiqué. Annemieke Yperlaan geeft aan dat het dan wel net zo goed geen aparte stichting meer hoeft te zijn. Joanne Amse is het hiermee eens, want het wordt georganiseerd door Communiqué. Ronald Hoes zou het wel een aparte stichting laten. Ronald Hoes merkt op dat het wel rompslomp geeft; het wordt dan onoverzichtelijk. Astrid Neefs vindt dat er wel inzicht in moet zijn. Lysette voegt hieraan toe dat het alleen om het inzicht gaat. Ronald Hoes vraagt waarom er niet een overzicht kan worden gegeven bij de ALV, maar voor een behandeling van de financiën, de stichting het zelf moet regelen. Astrid Neefs merkt op dat nu niemand controle heeft op de financiën. Ester van de Ven antwoordt dat de UT hier controle op heeft. Astrid Neefs geeft aan dat dit alleen met de subsidie te maken heeft. Ester van de Ven geeft aan dat de UT ook de begroting heeft. Astrid Neefs merkt op dat er dan nog steeds geld staat op de rekening van de studiereiscommissie. Ronald Hoes geeft aan dat het bestuur daar controle op zou moeten hebben. Astrid Neefs geeft aan dat dit nu dus niet het geval is. Astrid Neefs merkt op dat op het geld niemand controle heeft, alleen de begroting wordt goedgekeurd maar verder niet. Dat is verkeerd volgens Astrid Neefs. Jochem van de Fliert merkt wederom op dat er wel controle is, vanuit de UT en iedereen die
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
betrokken is (deelnemers, commissieleden etc.), iedereen kan dat inzien. De begroting is transparant, alles is duidelijk. Als er punten niet goed zijn, kunnen er bezwaren tegen worden ingediend. De eigenaar van de stichting moet wel worden veranderd. Ronald Hoes geeft aan dat er echt moet worden gezorgd dat het Bestuur 2011 ook bestuur van de stichting moet worden. Dan is het Bestuur 2011 de dagelijkse controle. Annemieke Yperlaan geeft aan dat de Communiqué-ALV dan is om te zien of de lening goedgekeurd wordt, daar wil de ALV inzicht in. Kirsty MacGillavry is er bang voor dat als dit op de ALV wordt gepresenteerd, dat het allemaal op de Wissel-ALV komt. Jochem van de Fliert zegt dat dit dan op een ander tijdstip moet worden behandeld. Kirsty MacGillavry wil dat dit van tevoren duidelijk is. Ronald Hoes vraagt zich af waarom er niet een aparte ALV kan worden gehouden door de studiereiscommissie. Astrid Neefs geeft aan dat de stichting weinig leden heeft. Ronald Hoes is van mening dat deelnemers dan meteen, door middel van hun contracten, lid worden van de stichting. Astrid Neefs geeft aan dat dan alleen de deelnemers lid zijn terwijl het bestuur niet aanwezig is. Jochem van de Fliert geeft aan dat de inzicht kan worden gegeven tijdens de ALV van Communiqué. Kirsty MacGillavry voegt eraan toe dat ze geen oneindige discussies wil. Annemieke Yperlaan is van mening dat de grote lijnen van de begroting duidelijk moeten zijn tijdens de ALV. Ester van de Ven voegt toe dat er voor specifieke vragen dan naar de studiereiscommissie gestapt moet worden. Jochem van de Fliert geeft als tip dat je als penningmeester van de vereniging niet penningmeester van de stichting mag zijn want dan heb je te veel verantwoordelijkheid. Er zijn verder geen vragen over deze sheet.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 34
Sheet Resultatenrekening Er zijn geen vragen over deze sheet. Algemeen Astrid Neefs vindt dat de verdeling van afstudeermaanden onder commissies en het bestuur inzichtelijk moet worden. Ronald Hoes is hier op tegen. Ester van de Ven vraagt of de ALV dan ook een mening mag hebben over de verdeling en ook bezwaren mag doen. Astrid Neefs vindt van wel, ze vindt dat er richtlijnen moeten komen over het verdelen. De bedragen hoeven niet openbaar worden gemaakt. Jochem van de Fliert vindt (bij AEGEE was het sinds dit jaar ook) dat, wanneer er in de afstudeermaanden gesneden gaat worden, er prioriteiten moeten worden gesteld. Prioriteiten naar Bestuur en bepaalde commissies. Er moet een klein beleid komen. Ronald Hoes zou dit meegeven voor het nieuwe bestuur, niet voor nu. Annemieke Yperlaan zou ook het omgooien van het afstudeermaandenmodel afwachten, want er gaat heel veel veranderen. Ronald Hoes vindt dat er moet worden vastgelegd hoeveel maanden als basis het bestuur dient te krijgen. Het is straks misschien voor het Bestuur 2011 al moeilijk om een nieuw bestuur te vinden, dan moet er vaststaan hoeveel het nieuwe bestuur krijgt. Astrid Neefs vindt dat dit ook bij commissies moet komen vast te staan. En op de ALV moet worden besproken wat afstudeermaanden überhaupt zijn, want niet iedereen weet wat dat is. Kirsty MacGillavry antwoordt dat commissies die het betreft dit ook wel zullen weten. Astrid Neefs denkt
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
vooral achteraf. Sijbrand van der Tang vraagt of de ALV daar ook inspraak op heeft, of dat het hier ook alleen om inzicht gaat. Jochem van de Fliert vindt dat er procentueel moet worden verdeeld. Voor het nieuwe bestuur zou dat kunnen, dat zij er een beleid over schrijven. Astrid Neefs vindt dat dit in het beleidsplan van het Bestuur 2012 moet komen. Ester van de Ven voegt hieraan toe dat zij dan ook de veranderingen kunnen afwachten. Annemieke Yperlaan vindt dat het hele financiële verslag heel vaag is. Ester van de Ven vraagt of het hier alleen om de tekst gaat of ook om de tabellen. Annemieke Yperlaan vindt dat alle woorden als “over het algemeen” en “sommige bedragen” moeten worden vermeden. Kirsty MacGillavry vraagt of de ALV dit gerectificeerd wil zien. De ALV wil dit. Kirsty MacGillavry wil het halfjaarverslag goedkeuren met inachtneming van de rectificatie van het financieel jaarverslag met alle onduidelijkheden, het binnengehaalde sponsorbedrag, het nazoeken van het rentebedrag, de specificatie van de debiteuren en toevoegen van het sponsorgeld van de Laila bij de Scavenger Hunt. Ronald Hoes voegt toe dat de almanak ook in de begroting moet. Astrid Neefs voegt toe dat de studiereiscommissie er ook in moet. Erik van Nistelrooij geeft hierbij aan dat het gaat om de lening van de studiereiscommissie, dit moet erin komen. Ester van de Ven geeft aan dat ze de lening nog niet binnen had op de peildatum. Astrid Neefs geeft aan dat deze er dan dus ook niet in hoeft, maar wel bij de ALV. De gegeven lening moet wel in het halfjaarverslag verwerkt worden.
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Kirsty MacGillavry wil het halfjaarverslag goedkeuren met inachtneming dat er voor 30 september meer informatie wordt gegeven over de ALW en dat het halfjaarverslag voor 14 oktober wordt gerectificeerd met alle genoemde punten. Kirsty MacGillavry keurt het halfjaarverslag goed. Lysette Hartman verlaat de zaal.
40 41 42 43 44 45 46
6. Raad van Advies: chargering en dechargering
47 48 49 50 51 52
7. Kascommissie: chargering en dechargering
Kirsty MacGillavry chargeert de RvA 2011-2012 14.30: Sijbrand van der Tang, Matthijs de Rover, Jordy Gosselt, Jeroen Timmer en Gert Brinkman. Kirsty MacGillavry dechargeert RvA 2010-2011: Sijbrand van der Tang, Matthijs de Rover, Jordy Gosselt, Jeroen Timmer en Marijn Keizer.
Kirsty MacGillavry chargeert Kasco 211-2012 14.33: Erik van Nistelrooij, Tjitske Willemsma, Mark Tempelman Kirsty MacGillavry dechargeert Kasco 2010-2011 14.33: Mark Tempelman, Tjitske Willemsma, Martym Osinga
53 8. W.v.t.t.k. 54 Er is niets ter tafel gekomen.
Kirsty MacGillavry wil het halfjaarverslag goedkeuren met inachtneming van rectificatie van alle genoemde punten. Ronald Hoes geeft aan dat er nog een deadline moet worden toegevoegd aan de goedkeuring. 35
1 9. Rondvraag 2 Kirsty MacGillavry vraagt aan alle aanwezigen of er nog vragen zijn. Deze 3 36 zijn er niet. 4 5 10. Sluiting 6 Kirsty MacGillavry hamert en sluit de vergadering om 14.35 uur.
36
