NOTULEN D.D. 25-11-2014 Vereniging van Eigenaren “De Lingevliet” Plaats: Zaal “Wervershove” te Elst. Tijd: 19:30 – 22:00 uur Aanwezig
: dhr. Dob, fam. Alderden, dhr. Daanen, mw. Van Wessel, mw. Wilmer, dhr. Giskes, mw. Peeters, fam. Tuyl, dhr. Hageman, fam. Van Oel, fam. Van Steen, mw. Schenning, dhr. Weghorst, fam. Bavinck, mw. Schrijver, mw. Haijtema.
Afwezig
: fam. Doornik, dhr. J. Gerritsen, mw. Kroes, mw. Bentsink, fam. Mom,
Van de 21 huishoudens zijn er 16 vertegenwoordigd in deze vergadering.
1. OPENING A. Wegens vakantie van de secretaris aankomende week, is aan mw. Peeters gevraagd om te notuleren. B. Mw. Irene Kroes is ca. 10 dagen geleden gevallen en heeft een meervoudige breuk in de enkel opgelopen. Inmiddels is er gips gezet en is zij weer thuis. Zij krijgt hulp van de thuiszorg. 2. NOTULEN ALV D.D. 14 NOVEMBER 2013 De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd en als zodanig vastgesteld. 3. INGEKOMEN POST EN MEDEDELINGEN a) Brief van mw. Emilie Bavinck i.v.m. deelname aan tuincommissie. Dit is met mw. Ineke Wilmer en mw. Sanne Mom besproken. Het bestuur heeft zijn goedkeuring daaraan gegeven. Mw. Emilie Bavinck is vanaf nu de aanspreekbare contactpersoon m.b.t. de tuin. Uit de ALV komen er geen tegenwerpingen, waardoor de tuincommissie vanaf nu uit 3 personen bestaat. b) De tuincommissie is bezig met renovatieplannen. Over de inhoud wordt onder agenda punt 9 uitleg gegeven. Brief met terugkoppeling t.a.v. een overleg met dhr. Saat, hovenier. (Agendapunt 9.). Voorstel tuincommissie en bestuur om € 1.000,- per boekjaar op te nemen in de begroting voor het instandhouden van de tuin. Aan de ALV wordt gevraagd hierover te stemmen. NADER UITLEG: • Het bedrag van € 1.000,- komt boven op het reserveringsbedrag van de onderhoudsbegroting. • De tuincommissie stelt voor dat er jaarlijks een budget is, waaruit zij zonder vooroverleg met de ALV en het bestuur tuinzaken kunnen betalen. (Vergelijkbaar met de technische commissie, die per jaar tot € 500,- mag uitgeven zonder vooroverleg met de ALV en het bestuur. Daarmede is niet gezegd dat elk jaar daadwerkelijk € 1.000,- zal worden uitgegeven STEMMING: De aanwezige stemgerechtigden gaan akkoord met het voorstel van de tuincommissie. Akkoord c) Lekkage kitvoegen nr. 74 en 76 Dit probleem is doorgespeeld naar de TC.
1
Tijdens het bezoek van de dak inspecteurs van firma Oranjedak/Strijland, is n.a.v. een opmerking van mw. Toos Tuyl, gekeken naar een donkere plek op de muur buitengalerij, met name links van het 2e slaapkamerraam. De inspecteur constateerde dat de kit op de bovenverdieping, gebruikt voor het waterdicht afdichten van 2 galerijdelen, op sommige plaatsen is losgelaten en daardoor water kan doorlaten. De TC heeft daarop contact opgenomen met het bedrijf Niek Witjes Bouwservice en prijsopgave gevraagd voor het verwijderen van de bestaande en het aanbrengen van een nieuwe dilatatie voegvulling. De herstelwerkzaamheden worden uitgevoerd door bedrijf Niek Witjes. De opdracht wordt verstrekt door de TC. Aktie: TC d) Wateroverlast nrs. 76 en 78 en als gevolg daarvan ook nrs. 62 en 64. De voorzitter heeft over dit probleem contact gehad met de VEH (Vereniging Eigen Huis). Resultaat: er is geen aanspraak te maken op garantie. Eventueel zou de VvE wel een coulance regeling kunnen treffen met Volker Wessels, aldus de VEH. Helaas verloopt de communicatie met Volker Wessels erg stroef tot helemaal niet. Het bestuur neemt daarom geen actie richting dat bouwbedrijf. TER VERDUIDELIJKING: De TC heeft een rapport gemaakt n.a.v. wateroverlast bij een van de bewoners op de 1e verdieping. De wateroverlast is niet veroorzaakt door een regenbui, maar door schoonmaakwerkzaamheden op het privé terras erboven. (De overstort zit gelijk met of lager dan de normale afvoer en de doorstroming onder de tegels is verstoord door vuil, waardoor er onvoldoende waterafvoer kan plaats vinden) Het water kwam op het uitstaande zonnescherm van de benedenbewoner. De firma Oranjedak/Strijland heeft het probleem van de overstort bekeken, maar heeft het bestuur te weinig feedback gegeven. De TC heeft in overleg met het bestuur een offerte opgevraagd bij de firma Van Meurs Loodgietersbedrijf. Bestuur en TC vonden de offerte te hoog. Oplossingen: 1. Volgens dhr. Hageman zouden schapjes van 30 cm, te plaatsen boven de zonwering en onder de overstort, afdoende zijn. Aktie: het voorstel wordt met de TC besproken 2. De TC zal nog meerdere offertes opvragen. Aktie: TC e) Ziut. - Parkeerplaatsverlichting. Avenaer (de huizen aan de Sweelinckstraat) betaalt niet meer mee aan de energiekosten. In overleg met het bestuur is de voedingskabel naar de 3e lichtmast, achteraan op de parkeerplaats, in de 2e mast losgekoppeld. De eerste 2 lichtmasten zijn voorzien van nieuwe armaturen van het led type. Het zijn zeer zuinige lampen met een lange levensduur. Van de twee armaturen is er één voor rekening van de VvE De Kersentuin en de ander voor rekening van VvE Lingevliet.
-
Galerijverlichting. Bij De Kersentuin breken de armaturen af en voorgesteld wordt om nieuwe armaturen met led-verlichting aan te schaffen. Het eerste aanbod was € 275,- per lamp. Dat vond het bestuur te duur. Aan de vertegenwoordiger is gevraagd terug te komen met een aantrekkelijker aanbod. Wordt vervolgd
2
f)
Nieuw schoonmaakcontract met firma Jacobi. Dhr. Hageman vraagt of het mogelijk is dat de bak van het terrasscherm 1x per jaar gereinigd kan worden door de firma Jacobi tijdens de glasbewassing. Aktie: mw. A. Van Steen zal dit navragen
g) Elektrische deurdrangers. (Bij de entree) De TC heeft offertes opgevraagd bij 3 bedrijven voor een 2-tal elektromechanische deurdrangers, met bediening en beveiliging. De buitendeur en de tussendeur gaan dan afzonderlijk open. Offertes van fa. Dorma € 5.092,-- ; fa. Bezan € 5.813,-- ; fa. Gese € 5.394,--. Conclusie en aanbevelingen van de TC liggen bij het bestuur. Aktie: uitvoering bestuur STEMMING: Dhr. J. Gerritsen stemt schriftelijk vóór de elektrische deurdrangers. De aanwezige stemgerechtigden gaan akkoord met plaatsing van de elektromechanische deurdrangers. Akkoord h) Verfcontrole. De TC heeft het bestuur geadviseerd om te wachten tot het voorjaar om dan een ronde door het gebouw te maken met iemand die een schildersachtergrond heeft. Dhr. Weghorst ziet liever dat het pand in één keer wordt geschilderd. Dhr. Hageman ziet liever dat er in termijnen geschilderd wordt, aangezien de westkant (zonzijde) het meeste slijt. Aktie: opmerkingen worden meegenomen in ’t voorjaar i)
Brief van dhr. Doornik met vragen en opmerkingen over de jaarrekening 2013 De vergaderdatum valt opnieuw in de vakantie van de fam. Doornik. De voorzitter heeft beloofd de brief toe te lichten in de vergadering. Dhr. Doornik geeft een compliment voor de verlaging van de onderhoudskosten van het schoonmaakcontract. (opmerking voorzitter: met het verschil t.a.v. het vorige contract is o.a. het schilderwerk van 2013 betaald). De kosten voor het schilderwerk vallen onder “onderhoud”. De servicekosten zullen dit jaar niet omhoog gaan conform het besluit in de ALV van 04-04-2013.
4. JAARREKENING 2013 (de stukken zijn verstrekt d.d. 01-02-2014) Antwoord op de vragen van dhr. B. Doornik: a. In de jaarrekening 2012 is bij de toelichting op blz. 2 aangegeven, dat voor de reserve groot onderhoud tekort was bijgestort; op blz. 3 is bij “nog te betalen posten” dit bedrag dus als een schuld opgevoerd. Daar wij van mening waren dat onze jaarrekeningen niet door een schuld ontsierd mochten blijven en een snelle aflossing tot een ongewenste stijging van de servicekosten zou leiden, zijn wij een lening aangegaan. b. In de oorspronkelijke doorrekening van de MJOP was de jaarlijkse bijstort voor de reserve groot onderhoud voor 2014 uitgerekend op € 14.250. Na het uitlenen van € 2.999 is een nieuwe doorrekening gemaakt met als resultaat een bijstort van € 14.500 voor 2014 waarmee weer tijdig voor het kritische jaar voldoende geld beschikbaar is. De aflossing zit dus in de hogere bijstort. c. Het onder a) genoemde tekort was juist ontstaan doordat de algemene reserve van € 2.354 niet voldoende was. Door een lening aan te gaan was het niet nodig om te speculeren op toekomstige positieve exploitatiesaldi die de algemene reserve zouden moeten versterken. (geld lenen is normaliter niet aanbevelenswaardig, maar in dit geval wel verantwoord, omdat de doorrekening van de MJOP er juist op is gebaseerd dat het volgens de prognose benodigde geld op het juiste moment beschikbaar is.)
3
Algemene opmerkingen: a) Het genoemde feit met betrekking tot de 6 maanden termijn is bij het bestuur bekend (modelreglement splitsingsakte, art 33 lid 2). Het bestuur heeft op praktische gronden ervoor gekozen slechts eenmaal per jaar een ALV te houden en wel in het najaar. Dit is besproken in de ALV van 04-04-2013 en door de leden akkoord bevonden. De jaarrekening wordt door het bestuur ca. één maand na het einde van het boekjaar aan de leden verstrekt. Voor vragen of opmerkingen die men als urgent beschouwt kan men zich tot het bestuur wenden. De mogelijkheid bestaat dat, indien gewenst, er een extra ledenvergadering bijeen kan worden geroepen. b) Het aandeel van de bewoners in de reserve van de VvE is pas bekend na het gereedkomen van de jaarrekening, d.w.z. ca. één maand na het einde van het boekjaar. De praktijk heeft uitgewezen dat het verwerken van alle financiële cijfers tot een sluitend geheel enige tijd vergt. STEMMING: De aanwezige stemgerechtigden verlenen goedkeuring aan de jaarrekening 2013. Akkoord 5. KASCONTROLE De brief van de kas controlecommissie d.d. 25-02-2014 wordt voorgelezen. De commissie heeft alle stukken gecontroleerd en goed bevonden. In verband met de thuissituatie trekt dhr. W. Daanen zich terug uit de commissie. - Op voordracht van het bestuur wordt dhr. J. Tuyl door de ALV benoemd in de kas controlecommissie (naast dhr. W. Hageman). Akkoord 6. STEMMING De aanwezige stemgerechtigden verlenen het bestuur décharge met de goedkeuring van de jaarrekening 2013. 7. BEGROTING 2015 (is met de uitnodiging voor de ALV d.d. 25-11-2014 meegestuurd) Antwoord op de vraag van dhr. B. Doornik Bij het toegepaste nieuwe reserveringssysteem wordt voor de posten de inflatiecorrectie doorgevoerd voor het tijdstip waarop de betreffende uitgave is geprognosticeerd. Om met de jaarlijkse bijstort gelijke tred te houden met het nationale prijspeil, wordt deze elk jaar met 2% inflatie gecorrigeerd. Andere correctie is dus niet nodig. Geen verhoging servicekosten. Dhr. Wim van Oel is het daar eigenlijk niet mee eens. Hij heeft de methoden die de VEH gebruikt bestudeerd, zelf toegepast en legt dit uit. De 1e methode: 0,3 - 0,5% van de herbouwwaarde berekenen. De 2e methode is het middelen van de bedragen. Vorig jaar is echter door de ALV besloten 1 keer per 2 jaar te verhogen. Dhr. Van Oel zal berekeningen uitwerken en voorleggen aan het bestuur. Aktie hr.van Oel Aktie: agendapunt voor mogelijke EXTRA ALV, indien nodig STEMMING: Op dhr. Van Oel na, gaat de ALV akkoord met de begroting 2015. Akkoord
PAUZE 8. BESTUURSMUTATIE STEMMING: Dhr. P. Alderden is aftredend. Op voordracht van het bestuur wordt dhr. Wim Bavinck bij acclamatie benoemd tot voorzitter.
4
9. TOELICHTING DOOR DE COMMISSIES A. Schoonmaakcommissie Mw. Adela van Steen vraagt opnieuw of iemand haar taak als contactpersoon wil overnemen. Helaas is niemand bereid. Mw. Van Steen verzoekt eenieder om als er geknoeid wordt op de vloerbedekking, in de entree, in de lift of in de kelder om het zelf op te ruimen en schoon te maken. B. Tuincommissie Er waren offertes opgevraagd bij andere hoveniers, maar die waren tot schrik van de commissie en het bestuur 2 tot 3 keer zo duur dan hovenier Saat. Daarop is besloten bij de firma Saat te blijven en een gesprek aan te gaan met dhr. Saat. Uitgangspunt is: “wat is het normale werk van een hovenier”? o Onderhoud plegen aan de groenvoorziening; o Grondverbetering toepassen; o Onderhoud aan groenvoorziening op de parkeerplaats. Mw. Emilie Bavinck heeft een gesprek gehad met dhr. Saat en hem een to do-lijst toegestuurd. Met enig aandringen voert hij alle verzoeken uit. - In de voortuin zijn door de fam. Bavinck heel veel bloembollen gepoot. - Op de parkeerplaats worden de groenstukken 15 cm uitgegraven en opnieuw beplant. - Op 2 plaatsen is de grond dichtgeslagen door de (water)overstortgaten, waardoor de struikjes zijn dood gegaan. C. Technische commissie - Er is een storing opgetreden in de garage roldeur, m.n. bij gebruik van de handmatige afstandsbediening. Helaas is niet altijd duidelijk waar zo’n storing zit, waardoor er relatief veel tijd is gaan zitten in het zoeken er naar, wat de hoge kosten verklaart. Uiteindelijk bleek de ontvanger (gemonteerd aan de bovenkant van de roldeur, aan de buitenzijde) defect te zijn. Deze is vernieuwd, waarna er geen storingen meer zijn geweest. - Veiligheid. Door de TC is een rapport gemaakt betreffende de veiligheid situatie t.a.v. het appartementencomplex als geheel en de privé appartementen afzonderlijk. Dat er een rapport is kan vermeld worden op de website. Het rapport wordt echter niet in zijn geheel op de site geplaatst (wachtwoorden zijn immers, voor iemand die het wil, te kraken); het wordt opgeslagen in het archief. Wanneer men de behoefte heeft het rapport te lezen, kan men het opvragen bij de secretaris. 10. VOORSTEL TOT ONTWIKKELING VAN DE WEBSITE VOOR ONZE VvE Iedereen heeft kennis kunnen nemen via een uitgereikte handwijzer. De meningen over het nut van een website verschillen van persoon tot persoon: leuk, niet leuk, zinvol, gemakkelijk o.a. om terug te kijken. Dhr. W. Van Oel is er mee begonnen, heeft er veel tijd in geinvesteerd. Met mw. E. Bavinck en mw. H. Peeters is er gezamenlijk gezorgd voor artistieke en redactionele vormgeving. Gezamenlijk vormden ze een tijdelijke redactie. De kosten zijn: om te starten eenmalig € 44,45; domeinnaam etc. € 52,51 per jaar. Over andere wachtwoorden wordt nog nagedacht. De tijdelijke redactie is aftredend en weer herkiesbaar. STEMMING: De aanwezige stemgerechtigden gaan akkoord met verdere ontwikkeling van de website van de VvE Lingevliet. De drie genoemde leden worden herbenoemd in de redactie. Akkoord
5
11. RONDVRAAG A. Nieuwjaarsborrel: 4 januari 2015 van 16:00 – 19:00 uur Akkoord Mw. Ineke Wilmer en mw. Emilie Bavinck organiseren dit met mw. Sanne Mom en stellen voor per jaar te rouleren met andere vrijwilligers. B. Vraag van dhr. Wim van Oel of er een bibliotheek c.q. tijdschriftenkast ingericht kan en mag worden. Hij zal zelf de bibliotheek op orde houden. STEMMING: Dhr. J. Gerritsen stemt schriftelijk tegen de plaatsing van een boekenkast. Van de aanwezige stemgerechtigden stemmen 6 voor en 15 tegen. Voorstel is afgewezen C. Vraag van mw. I. Wilmer om de trappen met een verfkwast bij te werken. De verf begint te lelijk te worden. Aktie: TC D. Mw. Hinke Haijtema deelt mee dat er huurders zijn voor hun appartement nr. 104. Dhr./mw. Kuivenhoven huren per 01-12-2014 en zijn gescreend door Witjes. Zij hebben grond gekocht in Zetten voor de bouw van een huis. Dhr. Van Oel verzoekt op tijd de verhuisdatum door te geven zodat de lift geprepareerd kan worden. Aktie: mw. Haijtema Vraag van mw. Haijtema om de huurder van hun appartement ook de notulen door te sturen. Aktie: secretaris E. Mw. Ellie Alderden merkt op dat in de website de naam Wilmer zonder s op het eind wordt geschreven. Aktie: dhr. Van Oel F. Mw. Adela Van Steen vraagt of op het balkon boven haar, de deur vastgezet kan worden en dat er geen losse spullen rond rollen door de harde wind. G. Mw. Toos Tuyl meldt dat de fam. Tuyl niet naar de Nieuwjaarsborrel komt vanwege vakantie. H. Dhr. Wim Bavinck bedankt eenieder voor het vertrouwen in zijn benoeming. Waar komt dat vandaan? Er waren geen tegenkandidaten; vindt iedereen het wel goed? Hij heeft zijn kandidatuur toch doorgezet, omdat hij heeft gemerkt dat ondanks alles, vele bewoners betrokken zijn. De kwaliteit van wonen, de VvE, etc. moeten blijven, maar ook om het bestuur voor nog eens drie jaar in eigen handen te houden. Dhr. P. Alderden wordt bedankt voor zijn werk in de zware functie van voorzitter en mw. E. Alderden krijgt een bloemetje aangeboden. 12. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering, met dank voor ieders inbreng. Tot volgend jaar november.
Goedgekeurd ter ledenvergadering d.d. ..-11-2015. Handtekening voorzitter:
Handtekening secretaris:
----------------------------------
---------------------------------
6
