Notitie voor de bespreking inzake de afschaffing van de mondelinge rolzitting Peter van Swaaij
Pagina 1 van 7
Inleiding In juli 2007 zal naar alle waarschijnlijkheid het wettelijk verplichte procuraat worden afgeschaft. In meerdere rapporten en notities werd aangegeven dat voor een succesvolle afschaffing van het procuraat de invoering van een elektronische rolzitting onontbeerlijk is. In verband hiermee is weer besloten te komen tot afschaffing van de mondelinge rolzitting zodat de schriftelijke variant vast gebruik wordt bij alle rechtbanken. Verwacht wordt dat zulks te zijner tijd de invoering van de elektronische rolzitting zal vergemakkelijken. Een schriftelijke rolzitting heeft immers meer het karakter van de (toekomstige) elektronische rolzitting dan de mondelinge rolzitting. De mondelinge rolzitting te Rotterdam Op de Rotterdamse rolzitting is namens de rechtbank een griffier aanwezig alsmede de rolwaarnemer, zijnde de vertegenwoordiger van de Balie. Voorafgaand aan de rolzitting heeft de rolwaarnemer de rolinstructies in alle zaken verwerkt en per zaak alvast genoteerd wat de meest voor de hand liggende rolverwijzing is. Dit leest hij ter zitting op, waar nodig wordt hij door de griffier gecorrigeerd. Na afloop van de rolzitting verspreidt de rolwaarnemer tenslotte de rolberichten onder de advocatenkantoren. De gang van zaken op de schriftelijke rolzitting De schriftelijke rolzitting werkt in feite volgens een heel eenvoudig en rechtlijnig principe. Alle procureurs leveren hun instructies, B-formulieren en conclusies/aktes op voorhand van de zitting rechtstreeks in bij de griffier die de instructies verwerkt. Na verwerking van alle instructies en vermelding van alle nieuwe roldata en nieuwe standen op het audiëntieblad, wordt dit gekopieerd en vervolgens onder de balie verspreid. Aldus kan ieder kantoor zijn eigen zaken er in opzoeken en die weer verwerken in het eigen roladministratiesysteem van het kantoor. Het is de bedoeling dat dit audiëntieblad in de toekomst niet meer wordt gekopieerd en uitgedeeld, maar dat ieder kantoor de rolverwijzingen raadpleegt in Bistro. Dat gaat als volgt. De griffier verwerkt de rol in het systeem Civiel. Iedere nacht wordt Bistro vanuit Civiel bijgewerkt zodat de betrokken procureurs de volgende dag de actuele stand kunnen raadplegen.
Pagina 2 van 7
Essentiële verschillen tussen mondelinge rolzitting en schriftelijke rolzitting Het essentiële verschil tussen de twee varianten zit hem eigenlijk niet in de zitting maar in de aanlevering en verwerking van instructies enerzijds en de verslaggeving van de rolzitting anderzijds. Bij een mondelinge rolzitting neemt de rechtbank vooraf geen kennis van de instructies van partijen. Die worden immers bij de rolwaarnemer ingeleverd die deze instructies verwerkt. Wel neemt de rechtbank vooraf kennis van de middels B-formulieren gedane verzoeken, zoals uitstelverzoeken. De griffie hoeft dus geen tijd te spenderen aan de verwerking van de instructies. Deze komen als het ware vanzelf naar haar toe. Bij een schriftelijke rolzitting zal de griffie alle instructies vooraf zelf moeten verwerken. Bij de verslaggeving is het niet anders. Bij een mondelinge rolzitting hoeft de rechtbank zich niet te bekommeren om de verslaggeving. Deze rust immers in handen van de rolwaarnemer. In het geval van een schriftelijke rolzitting zal de rechtbank die verslaggeving moeten verzorgen. Zoals hiervoor reeds werd opgemerkt hebben enkele kleine rechtbanken dit pragmatisch opgelost door het audiëntieblad een aantal malen te kopiëren en te verspreiden onder de balie. Uiteindelijk zal dit gebruik worden afgeschaft en wordt de balie verwezen naar Bistro. Probleemstelling voor de Rotterdamse rechtbank De rechtbank Rotterdam heeft een mondelinge rolzitting met één enkele rolwaarnemer ter zitting. Het is de bedoeling dat uiterlijk op 1 september 2006 over wordt gegaan op een schriftelijke rolzitting. Als bijlage bij deze notitie is gevoegd een setje van situatieschetsen waarin het huidige en het toekomstige werkproces staan weergegeven. Figuur 1 geeft weer hoe op dit moment in Rotterdam de rolzitting wordt afgewerkt. De conclusies en instructies komen binnen bij de rolwaarnemer, terwijl de B-formulieren rechtstreeks ter griffie worden ingeleverd. Dit mondt uit in een rolzitting, waarvan de rolwaarnemer verslag uitbrengt aan de opdrachtgevers terwijl de actuele stand van zaken ook te raadplegen is via Bistro (uiteraard na verwerking van de rolzitting in Civiel). De berichtgeving wordt door het kantoor van Te Pas Advocaten verzorgd door bijschrijvingen van het rolverslag op de kantoorrollen; Van Swaaij Advokaten gebruikt Juno, welk programma voor ieder kantoor prints levert die in de griffievakjes worden gedeponeerd. Figuur 2 laat zien wat er gebeurt wanneer de mondelinge rolzitting wordt afgeschaft. Wanneer er geen rolzitting meer is, is er uiteraard ook geen rolwaarnemer meer. In figuur 3 is het werkproces na afschaffing van de mondelinge rolzitting te zien. Duidelijk is te zien dat de verwerking van alle instructies en conclusies via de griffie verloopt en de verslaggeving aan de advocatenkantoren via Bistro.
Pagina 3 van 7
Immers, nu er geen rolzitting meer is kan ook geen rolverslag meer door de rolwaarnemer meer worden geleverd. Probleemstelling Dit alles levert de volgende mogelijk te verwachten problemen op: 1. Rommelige aanlevering van stukken; 2. De griffie wordt belast met de verwerking van 1500 rolinstructies per week; 3. Iedereen heeft de mogelijkheid om tot 1 minuut voor 10.00 uur op woensdagochtend stukken en instructies in te leveren. Het is niet uit te sluiten dat veel instructies pas op het laatste moment beschikbaar zullen zijn met als gevolg dat de griffie pas op een laat moment kan beginnen met de verwerking van de rolinstructies; 4. De verslaggeving zal in ieder geval op een later tijdstip plaatsvinden dan nu het geval is. Bij de mondelinge rolzitting wordt een verslaggeving rond 12.30 uur gehaald, dat zal naar verwachting in geval van een schriftelijke rolzitting onhaalbaar zijn; 5. Rolverslagen moeten door de kantoren worden opgehaald uit Bistro, hetgeen bewerkelijker is dan het huidige systeem waarin de rolwaarnemer deze verslagen direct na afloop van de rolzitting deponeert in de griffievakjes. Bovendien bestaat het risico van het vergeten van zaken. Het verslag van de rolwaarnemer komt immers ongevraagd op het bureau, terwijl in het nieuwe systeem de verslagen zelf uit Bistro moeten worden opgehaald, hetgeen door een kantoor kan worden vergeten; 6. Aangaande het systeem Bistro zijn van de zijde van de gebruikers enkele problemen gesignaleerd en naar voren gebracht. Beoogd model van Van Swaaij Advokaten B.V. Met de invoering van een schriftelijke rolzitting houdt de rolwaarnemer als zodanig te bestaan aangezien er geen feitelijke rolzitting meer is. Van Swaaij Advokaten is dan ook voornemens haar activiteiten te verleggen en deze geheel te richten op de aan de rolzitting verwante aspecten zoals stroomlijning en verwerking van ingekomen instructies en stukken en de verslaggeving. Teneinde dit te verwezenlijken wordt het reeds bij ons in gebruik zijnde programma Juno verder uitgebreid en kan een nieuw pakket van diensten aan de balie worden aangeboden. Ook ingeval van een schriftelijke rolzitting kunnen advocaten hun rolinstructies en processtukken bij ons inleveren, waarna wij de stukken bij de griffier kunnen inleveren en de rolinstructies verwerken.
Pagina 4 van 7
Juno wordt voorbereid om de rol zelfstandig via Bistro op te halen. De opgehaalde gegevens worden vervolgens vertaald, zodat wij de rolinstructies van de advocatenkantoren daarin kunnen invoeren en verwerken. De griffier hoeft deze werkzaamheden dan niet te verrichten. De rolwaarnemer kan de aanlevering van conclusies en instructies stroomlijnen door te werken volgens een vooraf afgesproken tijdschema waaraan alle betrokken partijen zich dienen te houden. Daarmee wordt voorkomen dat de griffie één minuut voor 10.00 uur nog wordt overspoeld met stukken en instructies. Wanneer de gehele Rotterdamse Balie in dit concept meegaat, is het mogelijk dat ons kantoor een print aan de griffie verstrekt waarop alle instructies en voorstellen met betrekking tot de zaken op de rol van die week kan lezen. Deze werkwijze wordt overigens momenteel al tweemaal per jaar toegepast bij de parkeerrol. Ook daar leveren de procureurs hun instructies bij de rolwaarnemer in die vlak voor de rolzitting een print maakt en deze aan de griffie ter hand stelt. De griffie kan de print vervolgens verwerken in Civiel. Uiteraard is het aan de griffier en/of de rolrechter om te beoordelen of de rolwaarnemer de instructies op correcte wijze heeft verwerkt. Net zoals zulks thans op de rolzitting het geval is kan de griffier waar nodig correcties aanbrengen. Vervolgens zal Bistro de gegevens uit Civiel ophalen. Daar waar de advocatenkantoren nu hun eigen rolberichten zaak voor zaak uit Bistro moeten ophalen, gaat ons kantoor een aanvullende dienst aanbieden. Juno wordt in staat gesteld om de gegevens uit Bistro op te halen, te vertalen in voor advocaten wat beter leesbare rolberichten en vervolgens per kantoor te groeperen en per e-mail aan die betreffende kantoren toe te zenden. Uiteraard is heeft alles geen enkel gevolg voor de werkwijze van de rechtbank. Kantoren die niet van onze diensten gebruik wensen te maken staat het natuurlijk gewoon vrij om hun stukken en instructies bij de griffie in te leveren en hun rolberichten bij Bistro op te halen. Kantoren die via ons zullen gaan werken zullen echter vertrouwde verslagen per email ontvangen. Een en ander is schematisch weergegeven in bijgevoegd figuur 4. Wij hebben goede hoop dat kantoren de voordelen van onze werkwijze zien en er daarom massaal gebruik van gaan maken. Voordelen nieuwe werkwijze 1. Overgang naar een schriftelijke rolzitting per 1 september 2006 is gemakkelijk haalbaar zonder enige ingrijpende aanpassing in de werkzaamheden van de griffier 2. Rolinstructies en conclusies worden op gestroomlijnde en volgens afgesproken tijdschema aangeleverd;
Pagina 5 van 7
3. De rolzitting komt te vervallen; deze tijd kan worden besteed aan het verwerken van de instructies; 4. De Balie hoeft haar werkwijze in feite ook niet te wijzigen. Wanneer wordt gewerkt volgens hetzelfde schema als thans het geval is merkt niemand er in feite iets van; 5. De verslaggeving geschiedt, hoewel op een iets later tijdstip dan thans het geval is, op gelijkwaardige wijze als thans het geval is. Er behoeven geen gegevens te worden opgehaald, nu deze automatisch worden geleverd aan de kantoren. Tijdschema Mijn kantoor is voornemens volgens navolgend tijdschema te werk te gaan: •
• •
1 april 2006: invoering Juno Journaal. Juno haalt iedere donderdagmorgen alsmede iedere vrijdagmorgen ten behoeve van haar klanten de continuatierol van ieder advocatenkantoor op uit Bistro. Ieder kantoor krijgt derhalve op donderdagmorgen en op vrijdagmorgen de continuatierol van de volgende week per e-mail toegezonden. Dit levert voor de aangesloten kantoren een extra beveiliging op. 1 juni 2006: Juno is aangepast om rolinstructies op nieuwe wijze te verwerken. 1 september 2006: invoering van Juno “nieuwe stijl”, bestaande uit: 1. Ophalen van de continuatierollen van alle kantoren en verzending daarvan per e-mail op donderdagen en vrijdagen voorafgaand aan de rolzitting; 2. Verwerking van rolinstructies van advocaten en presentatie daarvan aan griffie; 3. Ophalen, verwerken en verspreiden van de rolverslagen na afloop van de rolzitting.
Tot besluit Het zou natuurlijk het mooiste zijn wanneer ieder kantoor op ons systeem zou overschakelen. Dan zou het systeem geheel sluitend zijn. Maar zelfs wanneer slechts een gedeelte zou meegaan in dit systeem, bijvoorbeeld 50%, dan nog is er winst en scheelt dit de griffie de verwerking van pakweg 750 rolinstructies. De invoering van het systeem is derhalve niet afhankelijk van een 100% dekking. Resteert nog een opmerking over het draagvlak. Op 24 januari jl. hebben wij een informatiebijeenkomst gehouden ten behoeve van de grote Rotterdamse kantoren en aldaar deze werkwijze voorgesteld.
Pagina 6 van 7
De eerste reacties waren zondermeer als positief te bestempelen en wij hebben goede hoop dat deze kantoren van onze diensten gebruik zullen gaan maken. Capelle aan den IJssel, 6 februari 2006, namens Van Swaaij Advokaten B.V., Peter van Swaaij
Pagina 7 van 7
