Notitie Casemanager in het kader van ziekteverzuimbegeleiding
Inhoudsopgave
Voorwoord .............................................................................................. 3 Hoofdstuk 1.
Rolverdeling ............................................................................................ 5
Hoofdstuk 2.
Schematisch overzicht ziekteverzuim en reïntegratie....................... 7
Hoofdstuk 3.
Uitwerking en toelichting op de te nemen acties............................. 13
Bijlage 1. Bijlage 2. Bijlage 3. Bijlage 4. Bijlage 5.
Subsidies en regelingen ....................................................................... 18 Deskundigenoordeel UWV................................................................. 21 Sancties................................................................................................... 23 Formulieren ........................................................................................... 24 Afkortingen ........................................................................................... 25
Voorwoord Waarom deze notitie? In september 2008 is de ziekteverzuimanalyse opgemaakt over het totale ziekteverzuimpercentage van O2A5 op stichtingsniveau. Deze analyse richt zich op de ziekteverzuimcijfers van het gehele kalenderjaar 2007 en een gedeelte van het kalenderjaar 2008 (januari 2008 tot half augustus 2008. Uit deze analyse blijkt dat het ziekteverzuimpercentage stijgt. De cijfers van 2007 zijn niet verontrustend, maar de cijfers van 2008 zijn dat helaas wel. Om die reden moet de trend van 2008 worden doorbroken en is er in de ziekteverzuimanalyse een aantal doelstellingen opgenomen. Eén daarvan is dat de verantwoordelijkheid van het casemanagerschap, zowel inhoudelijk als procedureel, bij de direct leidinggevende (de schooldirecteur) moet worden neergelegd. De MT-leden en de beleidsmedewerker personeel zijn verantwoordelijk voor het ziekteverzuimbeleid. Tevens hebben zij een controlerende, adviserende en ondersteunende functie in de ziekteverzuimbegeleiding. Om de volgende reden is gemeend deze notitie te moeten opstellen. De stijging van het ziekteverzuim is o.a. te doorbreken door de directeur zowel inhoudelijk als procedureel casemanager te maken. Dit komt, doordat de schooldirecteur door de ‘kleine afstand’ met de werknemer beter is staat is om de inhoudelijke gesprekken te voeren en de procedurele handelingen uit te voeren. Zowel de werkgever als de werknemer zijn gebaat bij een goed reïntegratietraject. In deze notitie is getracht om bondig en duidelijk aan te geven wie, wanneer en waarvoor verantwoordelijk is. Hierbij is gekozen om de verantwoordelijkheid van functie casemanager te verschuiven van de beleidsmedewerker naar de schooldirecteur. In hoofdstuk 1 (Rolverdeling) wordt dit verder toegelicht. In hoofdstuk 2 wordt kort ingegaan op de Wet Verbetering Poortwachter. Daarnaast wordt het totale proces van ziekteverzuimbegeleiding in een schematisch overzicht weergegeven. In dit overzicht is tevens opgenomen wat er van de schooldirecteur, de MT-leden, de beleidsmedewerker personeel en de werknemer wordt verwacht. In hoofdstuk 3 worden de verschillende stappen nader toegelicht. Deze notitie bevat een aantal bijlagen over relevante onderwerpen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er een verschil van mening is tussen werkgever en werknemer over de reïntegratie. In dat geval kan een deskundigenoordeel (bijlage 2) worden aangevraagd. Daarnaast worden de subsidiemogelijkheden (bijlage 1) beschreven en wordt ingegaan op sanctiemogelijkheden (bijlage 3) indien een van de partijen niet aan de verplichtingen voldoet.
Van belang is te vermelden dat in de bovengenoemde ziekteverzuimanalyse meerdere doelstellingen zijn opgenomen ten aanzien van het verlagen van het ziekteverzuimpercentage. Deze doelstellingen worden niet in deze notitie beschreven, aangezien hiervoor een aparte beleidsnotitie wordt opgemaakt. Het ziekteverzuimbeleidsplan wordt afgerond in mei 2009. Op grond van het Reglement voor de medezeggenschapsraden O2A5 heeft de personeelsgeleding van de GMR instemmingsbevoegdheid bij de vaststelling van een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het reïntegratiebeleid (artikel 17, lid l.) Na instemming van het bestuur en de PGMR volgt vaststelling van de notitie Casemanager in het kader van ziekteverzuimbegeleiding. Vervolgens zal implementatie van de notitie en professionalisering van de schooldirecteuren plaatsvinden. Bij de professionalisering van de schooldirecteuren zullen o.a. de volgende onderdelen aan de orde komen: - coaching, advies en ondersteuning door de beleidsmedwerker personeel, - de mogelijkheden voor reïntegratie die zijn opgenomen in het dienstverleningscontract met de Arbo-dienst en - een workshop in het kader van ziekteverzuimbegeleiding. Daarnaast zal worden gekeken naar een ondersteunend instrument, dat de schooldirecteuren kunnen gebruiken bij het uitvoeren van de ziekteverzuimbegeleiding.
Hoofdstuk 1. Rolverdeling Deze notitie is bedoeld om een duidelijke rolverdeling vast te leggen tussen de schooldirecteur en het bestuursbureau op het gebied van ziekteverzuimbegeleiding. Daarbij zal een verschuiving van taken plaatsvinden. De schooldirecteur wordt naast voor de inhoud ook verantwoordelijk voor de procedure. Kortom, de schooldirecteur wordt zowel de inhoudelijke als de procedurele casemanager. Daarnaast behoudt de beleidsmedewerker personeel een aantal procedurele taken. Deze notitie is in belangrijke mate dan ook bedoeld om antwoord te geven op de vraag: “wie doet wat en wanneer?”. Als belangrijkste reden voor de verschuiving van de procedurele taken kan worden aangevoerd dat door de ‘kleine afstand’ tussen de schooldirecteur en werknemer de schooldirecteur beter in staat is om de inhoudelijke gesprekken met de werknemer te voeren en de procedurele handelingen uit te voeren. Daarnaast kan de schooldirecteur, in vergelijking met de beleidsmedewerker personeel, een betere rol vervullen in het reïntegratietraject van de werknemer. De schooldirecteur is namelijk in staat om de werknemer zoveel mogelijk betrokken te houden bij de school en het arbeidsproces. Een andere belangrijke reden is dat kan worden gesteld dat er momenteel sprake is van overlappende overlegstructuren. Zowel de schooldirecteur als de beleidsmedewerker personeel hebben contact met de Arbo-dienst over dezelfde ziekteverzuimcasus. In het licht van effectiviteit en efficiëntie kan hier dus een slag worden geslagen. Dat een verschuiving plaatsvindt richting de schooldirectie is voornamelijk het gevolg van het feit, dat de schooldirecteur een directer contact heeft met het betreffende personeelslid dan de beleidsmedewerker personeel. Wat is de rol van de schooldirecteur? In alle situaties van ziekteverzuim is de schooldirecteur verantwoordelijk voor de uitvoering van de inhoudelijke en de procedurele taken. Uitzonderingen kunnen worden gemaakt als er sprake is van een niet “regulier” ziektescenario (zeer complexe ziekteverzuimcasussen) of als een schooldirecteur te zeer (persoonlijk) betrokken is en waardoor hij/zij als casemanager een belemmering kan vormen voor een optimaal reïntegratietraject. De beleidsmedewerker personeel zal dan zowel procedurele als (ten dele) inhoudelijke taken kunnen uitvoeren. In dergelijke situaties is specifieke afstemming nodig tussen schooldirecteur, beleidsmedewerker personeel en lid managementteam.
Interventies: Als casemanager heeft de schooldirecteur ook contact met de Arbo-dienst over het inzetten van interventies, zoals: psychologische begeleiding, maatwerkanalyse, etc.. De schooldirecteur ontvangt de offerte en neemt hierover contact op met de beleidsmedewerker personeel om te kijken of er sprake is van subsidiemogelijkheden. Is hiervan geen sprake dan regelt de schooldirecteur de interventie en draagt zorg voor de bekostiging. Is er wel een mogelijkheid voor subsidie, dan wordt de (ondertekende) offerte overgenomen door de beleidsmedewerker personeel. Deze verzorgt de subsidieaanvraag en handelt de offerte verder af. Zowel de subsidie-inkomsten als de interventiekosten worden op schoolniveau verwerkt. Interventies zijn niet opgenomen in het dienstverleningscontract met de Arbo-dienst. Deze worden separaat geoffreerd. Wat is de rol van de beleidsmedewerker personeel? Door de verschuiving van de procedurele taken verandert de rol van de beleidsmedewerker personeel. Deze krijgt een (passieve) adviserende en ondersteunende taak ten behoeve van de schooldirecteur. Vanaf week 46, gerekend vanaf de eerste ziektedag, krijgt de beleidsmedewerker personeel een (actieve) adviserende rol. Vanzelfsprekend kunnen ook voor dit moment advies en coaching worden gevraagd (passieve rol van de beleidsmedewerker personeel). Daarnaast krijgt de beleidsmedewerker personeel een controlerende rol en draagt zij zorg voor het formele ziekteverzuimdossier. Dit dossier is aanwezig bij het bestuursbureau en bevat alle relevante informatie omtrent de zieke werknemer. De schooldirecteur zorgt ervoor dat de beleidsmedewerker personeel een kopie krijgt van alle relevante stukken in het kader van de re-ïntegratie en een kopie van alle gespreksverslagen van voortgangsgesprekken en eventueel van andere relevante gespreksmomenten. De beleidsmedewerker personeel zal (ongeacht de aard van de ziekte) bij een aantal specifieke gespreksmomenten aanwezig zijn. In ieder geval zal dit van toepassing zijn op de volgende gespreksmomenten: - gesprek met de reïntegratiedeskundige voorafgaande aan de eerstejaarsevaluatie, - gesprek in het kader van de eerstejaarsevaluatie en - gesprek in het kader van de eindevaluatie. Na het gesprek van de eindevaluatie wordt de beleidsmedewerker personeel verantwoordelijk voor de procedurele taken ten aanzien van de WIA-aanvraag. De taken ten aanzien van de Arbo-dienst voor wat betreft het dienstverleningscontract, budgetrealisatie en evaluatie van het dienstverleningscontract blijven de verantwoordelijkheid van de beleidsmedewerker personeel.
Hoofdstuk 2.
Schematisch overzicht ziekteverzuim en reïntegratie
Wet Verbetering Poortwachter Op 1 april 2002 is in Nederland de Wet Verbetering Poortwachter van kracht geworden. In deze wet is vastgelegd welke rechten en plichten de werkgever en de werknemer hebben, als de werknemer langdurig dreigt uit te vallen wegens ziekte. Het doel van de Wet Verbetering Poortwachter is de reïntegratie van de zieke werknemer te bespoedigen en instroom in de WIA te voorkomen. In de wet zijn regels opgenomen ten aanzien van het ziekteverzuim voor zowel de werkgever als de werknemer. Het is van belang dat alle betrokkenen de regels kennen. Ze zijn namelijk niet vrijblijvend. Als de regels niet worden opgevolgd, kunnen er sancties worden opgelegd aan zowel de werkgever als de werknemer. Wat is het bijzondere van deze wet? Op basis van de Wet Verbetering Poortwachter moeten werkgever en werknemer met elkaar samenwerken om het doel van de wet te kunnen behalen. Hiervoor heeft de wetgever rechten en plichten opgesteld voor zowel de werkgever als de werknemer. Zo is de werkgever verplicht zorg te dragen voor een volledig reïntegratietraject. De werknemer is verplicht om aan dit reïntegratietraject mee te werken. Andersom geredeneerd heeft de werknemer recht op een volledig reïntegratietraject en de werkgever heeft het recht op de medewerking van de werknemer. Binnen de Wet Verbetering Poortwachter is samenwerken het sleutelwoord. Hierbij is ook een duidelijk rol weggelegd voor de Arbo-dienst. Deze is verantwoordelijk voor advies en informatie gedurende het reïntegratietraject van de zieke werknemer. Om het doel van de Wet Verbetering Poortwachter te kunnen behalen is de functie van casemanager gecreëerd. De casemanager houdt overzicht over alle lopende zaken en acties m.b.t. de zieke werknemer.
Alle belangrijke acties vanaf de eerste ziektedag op een rij Moment Eerste dag
Eerste dag
Binnen vier dagen
Week 1
Na twee weken
Actie - Werknemer meldt zich vóór 08.00 uur ziek bij schooldirecteur. - Schooldirecteur meldt zich vóór 08.00 uur ziek bij MTleden
Week 3
Sanctie
Werknemer Schooldirecteur
- Schooldirecteur heeft (telefonisch) contact met de zieke werknemer, gesprekspunten o.a. aard van het ziekteverzuim en de door de werknemer verwachte verzuimduur. - Schooldirecteur meldt werknemer ziek via AFS aan OSG - MT-leden melden schooldirecteur ziek via AFS aan OSG - OSG meldt aan Arbo Unie
Schooldirecteur MT-leden OSG
Schooldirecteur heeft (telefonisch) contact met de zieke werknemer. Zie actie eerste ziektedag voor gesprekspunten. De schooldirecteur maakt een beknopte notitie van dit gesprek.
Schooldirecteur
Na twee weken ziekteverlof wordt de reiskostenvergoeding stopgezet * Als de werknemer AT-werkzaamheden gaat verrichten, dan kan hij/zij reiskosten woon- werkverkeer aanvragen middels een daarvoor bestemd formulier. De schooldirecteur moet dit formulier ondertekenen en doorsturen naar het bestuursbureau.
Week 2
Wie
Schooldirecteur heeft (telefonisch) contact met de zieke werknemer. Zie actie eerste dag voor de gesprekspunten. De schooldirecteur maakt beknopte notitie van het gesprek. 1e spreekuur bij de verzuimconsulente van de Arbo-dienst. De terugkoppeling vindt plaats aan de hand van werkhervattingsadviezen die via mail worden verzonden aan bestuursbureau. De betrokken schooldirecteur ontvangt vanuit het bestuursbureau een kopie.
OSG Werknemer Schooldirecteur
Schooldirecteur
Arbo-dienst Bestuursbureau
Niet gedaan of te laat? Dan is geen recht op een vergoeding door UWV
Week 3
Week 3
Voor week 6
Vanaf week 6
Vanaf week 6
Voor week 8
Starten aanleg reïntegratiedossier * de directeur maakt een beknopte registratie van ieder contactmoment en stuurt hiervan een kopie naar het bestuursbureau (een exemplaar van het registratieformulier is te vinden op de site van O2A5) * de beleidsmedewerker personeel start met de aanleg van het formele reïntegratiedossier Attentieregeling ‘boeket bij 3 weken ziekteverlof’. Schooldirecteur informeert het bestuursbureau over de verwachte ziekteverzuimduur. Duurt het verzuim langer dan 3 weken, dan wordt er vanuit het bestuursbureau een boeket verzonden aan de zieke werknemer. Arbo-dienst maakt een probleemanalyse. Deze wordt verzonden naar Bestuursbureau. De betrokken schooldirecteur ontvangt een kopie. Arbo-dienst heeft minimaal één keer in de vier tot zes weken een gesprek met de betrokken werknemer. Terugkoppeling vindt plaats middels werkhervattingsadviezen. De betrokken schooldirecteur ontvangt een kopie. Schooldirecteur heeft minimaal één keer in de vier tot zes weken een voortgangsgesprek met de betrokken werknemer. Een verslag hiervan gaat naar het bestuursbureau t.b.v. het ziekteverzuimdossier. De schooldirecteur heeft elke week contact met de betrokken werknemer De schooldirecteur initieert het opstellen van het plan van aanpak WIA. Hij/zij stelt het plan op samen met de werknemer. De schooldirecteur stuurt een kopie naar het bestuursbureau t.b.v. het ziekteverzuimdossier. De schooldirecteur stuurt ook een kopie naar de Arbo-dienst. Vervolgens voeren de schooldirecteur en de werknemer het plan samen uit.
Schooldirecteur
Beleidsmedewerker Schooldirecteur Bestuursbureau Arbo-dienst Bestuursbureau
Te laat? Sanctie UWV mogelijk
Arbo-dienst Werknemer
Niet gedaan? Sanctie UWV mogelijk
Schooldirecteur Werknemer
Niet gedaan? Sanctie UWV mogelijk
Schooldirecteur Schooldirecteur Werknemer
Niet gedaan of te laat? Sanctie UWV mogelijk
* een exemplaar van het plan van aanpak WIA is te vinden op de site van O2A5. De schooldirecteur en de werknemer voeren samen de Week 8 tot week 41 reïntegratieafspraken uit, die in het plan van aanpak WIA zijn opgenomen.
Schooldirecteur Werknemer
Niet gedaan of onvoldoende? Sanctie UWV mogelijk.
Week 42
Schooldirecteur meldt de betrokken medewerker ziek bij UWV. Een meldingsformulier wordt aangetekend verzonden . Kopie van de aanvraag (met verzenddatum) naar bestuursbureau t.b.v. dossier.
Schooldirecteur
* Het meldingsformulier dient uiterlijk naar UWV te worden gestuurd op de eerste werkdag, nadat de werknemer 42 weken met ziekteverlof is.
Niet gedaan of te laat? UWV kan sanctie opleggen van max. € 455,-.
* een exemplaar van meldingsformulier is te vinden op de site van O2A5. Week 44
Week 44 – 46
Week 46
Week 47 - 48
UWV verstuurt een bevestiging van de ziekmelding. Hierin worden eveneens de verwachte re-integratie activiteiten in het tweede ziektejaar van de werknemer vermeld. Dit wordt toegestuurd naar het bestuursbureau. De betrokken schooldirecteur ontvangt een kopie.
UWV
De zieke werknemer ontvangt een brief van OSG met informatie over de salariskorting bij één jaar ziekte. Tevens OSG wordt de eerstejaarsevaluatie aangekondigd. Gesprek met re-integratiedeskundige van het Vervangingsfonds. De beleidsmedewerker arrangeert het gesprek en de Schooldirecte ur schooldirecteur is verantwoordelijk voor de Reïntegratieverslaglegging. deskundige *bespreken re-integratie inspanningen, plan van aanpak, VF advies en informatie, subsidiemogelijkheden (o.a. preBeleidsmedeadvies en subsidie Individuele stimulans). werker *Indien advies is re-integratie 2e spoor, dan wordt beleidsmedewerker bestuursbureau casemanager. De eerstejaarsevaluatie. Schooldirecteur, de zieke werknemer en de beleidsmedewerker personeel evalueren het re-integratieverloop van het eerste jaar en bepalen eventueel toekomstige stappen. De beleidsmedewerker arrangeert het gesprek en de schooldirecteur is verantwoordelijk voor de verslaglegging. * Indien het plan van aanpak moet worden bijgesteld dan gebruikt de schooldirecteur hiervoor het formulier ‘bijstelling plan van aanpak WIA’. Dit formulier is te vinden op de site van O2A5. Een kopie van het ingevulde formulier wordt door de schooldirecteur verzonden aan het bestuursbureau.
Schooldirecte ur Werknemer Beleidsmedewerker
Niet gedaan of te laat? Sanctie UWV mogelijk
Week 52
Week 85
Week 88
Week 89
De werknemer wordt voor maximaal 30% gekort op het salaris op de arbeidsongeschikte uren.
De werknemer krijgt van UWV informatie over het aanvragen van een WIA-uitkering. Re-integratie activiteiten van de werknemer lopen door tot het moment dat het dienstverband wordt beëindigd. Arbo-dienst maakt ‘Actueel oordeel Arbo-dienst’. Deze wordt verzonden naar het bestuursbureau. De schooldirecteur ontvangt een kopie.
Schooldirecteur stelt samen met de zieke werknemer en de beleidsmedewerker personeel een eindevaluatie op. De beleidsmedewerker arrangeert dit gesprek en schooldirecteur is verantwoordelijk voor de verslaglegging. * beleidsmedewerker personeel verstrekt het reintegratieverslag. De verslaglegging rondom de eindevaluatie wordt nagestuurd door de schooldirecteur.
OSG
Niet gedaan? Sanctie voor mogelijk voor werknemer (korting op evt. uitkering)
UWV Schooldirecteur Werknemer Arbo-dienst
Niet gedaan of te laat? Sanctie UWV mogelijk
Schooldirecteur Werknemer Beleidsmedewerker
Niet gedaan of te laat? Sanctie UWV mogelijk
Beleidsmedewerker Schooldirecteur De werknemer vult het formulier ‘oordeel van de werknemer WIA’ in en voegt dit toe aan het re-ïntegratieverslag
Werknemer
Niet gedaan? Sanctie UWV mogelijk?
Week 91
Deadline voor het indienen van de aanvraag WIA uitkering & reïntegratieverslag. De WIA-aanvraag moet door de zieke werknemer worden ingediend bij UWV.
Werknemer Beleidsmedewerker
Niet gedaan of te laat? Sanctie UWV mogelijk
Week 92 tot 103
* Beoordeling re-integratieverslag UWV * WIA-keuring werknemer (bepalen van mate van arbeidsongeschiktheid) * bepalen uitkering op basis van WGA of IVA
Week 89 tot 91
Week 104 * Start WIA (uitkering op basis van WGA of IVA) * Start eventuele ontslagprocedure * Start herplaatsing bij arbeidsongeschiktheid van minder dan 35%
Beleidsmedewerker
** Als er sprake is van een zieke schooldirecteur, dan worden de inhoudelijk en procedurele taken waargenomen door de MT-leden en de beleidsmedewerker personeel. ** Attentieregeling: per kwartaal wordt vanuit het bestuursbureau bekeken wie er in aanmerking komt voor een attentie op basis van de attentieregeling. De uitvoering en de betaling (vanuit het bovenschoolsbudget) worden tevens vanuit het bestuursbureau geregeld. Wat te doen als de werknemer hersteld is? Moment actie Hersteld voor week 44 * schooldirecteur meldt de werknemer hersteld via AFS aan OSG * vervanging zieke werknemer komt te vervallen. Hersteld na week 44 * schooldirecteur meldt de werknemer hersteld via AFS aan OSG * schooldirecteur meldt via AFS aan OSG dat de vervanging van de zieke werknemer komt te vervallen. * schooldirecteur meldt de werknemer hersteld bij UWV via het formulier ‘melding werknemer volledig hersteld’ * schooldirecteur stuurt een kopie naar het bestuursbureau t.b.v. het reïntegratiedossier.
wie schooldirecteur
Sanctie
Schooldirecteur
Niet gedaan of te laat? Sanctie via UWV mogelijk.
Schooldirecteur
Schooldirecteur
Schooldirecteur
Voor week 52 mag een zieke werknemer zichzelf hersteld melden zonder daarvoor advies te vragen bij de Arbo-dienst. Na week 52 kan een zieke werknemer zich alleen hersteld melden met een advies van de Arbo-dienst.
Hoofdstuk 3. Uitwerking en toelichting op de te nemen acties In dit hoofdstuk wordt een beknopte toelichting gegeven op de belangrijkste acties, die moeten worden ondernomen op basis van de Wet Verbetering Poortwachter. 1e ziektedag Is de werknemer te ziek om te werken, dan meldt hij of zij dit op de eerste ziektedag (vóór 8 uur) bij de schooldirecteur. De schooldirecteur vraagt daarbij o.a. naar de aard van het ziekteverzuim en de door de werknemer verwachte verzuimduur. 1e tot 4e dag De schooldirecteur geeft de ziekmelding binnen 4 dagen door aan OSG. Op haar beurt verzorgt OSG middels een geautomatiseerd systeem de meldingen richting de Arbo Unie.
Bij dreigend langdurig ziekteverzuim legt het bestuursbureau een zogenoemd re-integratiedossier aan. Daarin worden alle afspraken en ondernomen activiteiten opgenomen, die te maken hebben met het ziekteverzuim, het herstel en de re-integratie. Ook voor werknemers is het raadzaam een re-integratiedossier aan te leggen met bijvoorbeeld kopieën van schriftelijke afspraken en de bevestiging van mondelinge afspraken. Belangrijk is dat de schooldirecteur regelmatig contact opneemt met de zieke werknemer, zodat tijdig kan worden ingeschat of er sprake is van kort of langdurig ziekteverzuim. Regelmatig contact is echter ook belangrijk, omdat dit de terugkeer naar het werk makkelijker maakt voor de werknemer. • Week 1: schooldirecteur vraag naar de aard van het verzuim en de verwachte duur. • Week 2: schooldirecteur vraagt naar het verloop en verwachte datum van volledig herstel. Indien geen verwachte datum is aan te geven, spreken schooldirecteur en werknemer een vast wekelijks contactmoment af. Ook geeft de schooldirecteur een uitleg over de verdere procedure. • Week 3: tijdens het vast wekelijks contactmoment komen aan de orde het verloop, de wensen t.a.v. bezoek/contact met collega’s, ervaringen met re-integratie activiteiten. Werknemer kan vanaf deze week worden opgeroepen door de Arbo Unie. • Vanaf week 8 heeft de werknemer minimaal één keer in de vier tot zes weken een gesprek met de Arbodienst. Daarnaast heeft de medewerker minimaal één keer in de vier tot zes weken een voortgangsgesprek met de schooldirecteur. Dit vindt plaats naast de wekelijkse contactmomenten. Let op! Zorg dat (indien sprake is van verzuim langer dan 2 weken) alle contactmomenten schriftelijk worden vastgelegd en opgeslagen in het re-integratiedossier. Dit betekent dat van alle afspraken en acties een kopie moet worden verzonden naar het bestuursbureau t.b.v. het ziekteverzuimdossier.
Week 3 1e Spreekuur bij de verzuimconsulente van de Arbo Unie. In het dienstverleningscontract tussen O2A5 en de Arbo Unie is opgenomen dat het eerste spreekuur plaatsvindt bij de verzuimconsulente. In principe blijft de verzuimconsulente tijdens het reïntegratietraject het aanspreekpunt voor de zieke werknemer. In geval van zeer complexe ziekteverzuimcasussen zal de bedrijfsarts de begeleiding overnemen.
Week 6 Bij dreigend langdurig ziekteverzuim, maar uiterlijk wanneer een medewerker zes weken ziek is, brengt de Arbo-dienst een advies uit over de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting. De Arbo-dienst doet dat door een probleemanalyse te maken. In de probleemanalyse komt o.a. het volgende aan de orde: wat is er aan de hand? Wat beperkt de werknemer om weer aan het werk te gaan? Hoe komt dat? Wat is er aan te doen? De Arbo-dienst stuurt een exemplaar van de probleemanalyse naar het bestuursbureau. De schooldirecteur ontvangt hiervan een kopie. Het origineel wordt opgeborgen in het reintegratiedossier. Vanaf week zes worden er allerlei reïntegratieactiviteiten opgepakt, zoals: het opmaken van het ‘plan van aanpak reïntegratie’, werken op arbeidstherapeutische basis en eventueel het zoeken naar andere, passende werkzaamheden. Week 8 Als er door de Arbo-dienst is aangegeven dat er nog mogelijkheden zijn om de medewerker weer aan het werk te helpen, moet de schooldirecteur uiterlijk in de achtste week sámen met de werknemer een schriftelijk plan van aanpak opstellen. Dit plan moet worden ondertekend door de schooldirecteur en de betrokken werknemer. De schooldirecteur geeft hiervan een afschrift aan de werknemer en hij/zij stuurt een kopie naar het bestuursbureau t.b.v. het reintegratiedossier. Daarnaast stuurt hij/zij een kopie naar de Arbo-dienst. In het plan van aanpak moet duidelijk worden of de verwachting is dat de medewerker weer aan het werk kan gaan in de eigen functie of in een andere, eventueel aangepaste functie, binnen of buiten het bedrijf. Het advies van de Arbo-dienst dient daarbij als basis. Het plan is gericht op herstel en werkhervatting. Gesprekken in het kader van ziekteverzuimbegeleiding Minimaal één keer in de vier tot zes weken wordt de werknemer opgeroepen door de Arbo Unie. Het werkhervattingsadvies wordt opgestuurd naar het bestuursbureau. De schooldirecteur ontvangt een kopie. Dit advies en de implementatie wordt door de schooldirecteur als gesprekspunt ingebracht in het voortgangsgesprek met de werknemer. Minimaal één keer in de vier tot zes weken (tot het moment van herstel of tot het einde van het tweede ziektejaar) evalueren de schooldirecteur en de werknemer de re-integratieafspraken in het plan van aanpak middels een voortgangsgesprek. Dit wordt schriftelijk vastgelegd. Een kopie hiervan wordt toegestuurd naar het bestuursbureau t.b.v. re-integratiedossier. In het gesprek wordt het werkhervattingsadvies van de arbodienst besproken en geïmplementeerd. Het is dan ook van belang dat dit gesprek plaatsvindt, nadat het voortgangsgesprek bij de arbodienst heeft plaatsgevonden. Het kan nodig zijn dat het plan van aanpak in de loop der tijd moet worden aangepast. Dit kan ter sprake komen in één van de voortgangsgesprekken of tijdens de eerstejaarsevaluatie. Het plan kan worden aangepast door gebruik te maken van het formulier ‘bijstelling plan van aanpak WIA’. Dit formulier moet door zowel de schooldirecteur als de werknemer worden ondertekend. Een kopie hiervan wordt toegestuurd naar het bestuursbureau t.b.v. het re-integratiedossier.
Week 8 tot week 41 De schooldirecteur en de werknemer voeren samen de re-integratieafspraken uit, die in het plan van aanpak WIA zijn opgenomen. Het kan voorkomen dat er tussentijds een bijstelling van het plan van aanpak moet worden uitgevoerd. Als dit van toepassing is, wordt er eerst door de Arbo-dienst een bijstelling opgemaakt van de probleemanalyse. Week 42 De schooldirecteur doet middels een daartoe bestemd formulier aangifte van ziekte bij het UWV. Dit formulier moet uiterlijk op de 1e werkdag, nadat de werknemer 42 weken ziek is, aangetekend naar UWV worden verzonden. Indien deze actie niet of te laat wordt uitgevoerd dan kan UWV een sanctie opleggen van maximaal € 455,-. Binnen twee weken ontvangt het bestuursbureau een ontvangstbevestiging van UWV. De schooldirecteur ontvangt een kopie en het origineel wordt opgeborgen in het reintegratiedossier. Week 46 Gesprek met de reïntegratiedeskundige van het Vervangingsfonds. In dit gesprek bespreekt de schooldirecteur de reïntegratieafspraken en de ondernomen acties met de reintegratiedeskundige van het Vervangingsfonds. Daarnaast vraagt de schooldirecteur advies en informatie over het tweede ziektejaar. Tot slot bespreekt de schooldirecteur de mogelijkheden voor subsidie, zoals; het inzetten van het pre-advies (arbeidsdeskundige) en de subsidie individuele stimulans. De beleidsmedewerker is bij dit ‘voorgesprek’ aanwezig voor een actieve adviserende rol. Het is mogelijk dat de reïntegratiedeskundige adviseert om het traject 2e spoor op te pakken. Concreet betekent dit dat de werknemer niet kan reïntegreren in de eigen functie. Als dat van toepassing is, wordt het verdere reïntegratietraject overgenomen door de beleidsmedewerker personeel. Week 47 tot week 48 De eerstejaarsevaluatie. Werknemer en schooldirecteur evalueren het afgelopen jaar met betrekking tot het re-integratieverloop. Vervolgens bespreken zij de verder te nemen stappen in het tweede ziektejaar. Het plan van aanpak kan eventueel worden bijgesteld. Uitgangspunt voor de schooldirecteur is het gesprek met de reïntegratiedeskundige van het Vervangingsfonds. In dit gesprek zijn adviezen in het kader van re-integratie en subsidies aan de orde gekomen. Naar aanleiding van de eerstejaarsevaluatie dient het formulier ‘eerstejaarsevaluatie van het plan van aanpak’ te worden ingevuld en ondertekend door zowel de schooldirecteur als de betrokken werknemer. Daarnaast dient deze evaluatie schriftelijk te worden vastgelegd. De schooldirecteur stuurt een kopie hiervan naar het bestuursbureau t.b.v. het reïntegratiedossier. De eerstejaarsevaluatie is een belangrijk moment in het reïntegratietraject. Om die reden zal de beleidsmedewerker personeel van het bestuursbureau bij het gesprek aanwezig zijn.
Week 52 Werknemer wordt gekort op het salaris. De korting bedraagt 30% en wordt berekend over het gedeelte dat de werknemer met ziekteverlof is. Als een medewerker werkzaam is op arbeidstherapeutische basis, dan is er toch sprake van ziekteverlof. Concreet betekent dit dat de werknemer, die uitsluitend werkzaam is op arbeidstherapeutische basis, 30% op zijn/haar salaris zal worden gekort. De salariskorting wordt uitgevoerd door het administratiekantoor (OSG). In week 44 tot week 46 ontvangt de zieke werknemer een brief van OSG met informatie over de salariskorting. Tevens wordt in deze brief de eerstejaarsevaluatie aangekondigd. Zowel de schooldirecteur als het bestuursbureau ontvangen een kopie van deze brief. Week 85 Werknemer ontvangt vanuit UWV een aanvraagformulier WIA. Week 88 De Arbo-dienst maakt het Actueel Oordeel op en stuurt dit naar het bestuursbureau. De schooldirecteur ontvangt een kopie en het origineel wordt opgeborgen in het reïntegratiedossier. Het Actueel Oordeel is een onderdeel van de WIA-aanvraag / reïntegratieverslag. Het omvat belangrijke informatie over de actuele situatie van de zieke werknemer. UWV heeft deze informatie nodig om te kunnen beoordelen of de zieke werknemer in aanmerking kan komen voor een WIA-uiterking (dit voorafgaande aan de definitieve WIA-beoordeling). Week 89 De schooldirecteur en de werknemer hebben een gesprek in het kader van de eindevaluatie. Tijdens dit gesprek wordt teruggeblikt op het doorlopen reïntegratietraject. Naar aanleiding van dit gesprek dient het formulier ‘eind evaluatie van het plan van aanpak’ te worden ingevuld en ondertekend door zowel de schooldirecteur als de betrokken werknemer. Daarnaast dient deze evaluatie schriftelijk te worden vastgelegd. De schooldirecteur stuurt een kopie hiervan naar het bestuursbureau t.b.v. het reïntegratiedossier. De eindevaluatie is een belangrijk moment in het reïntegratietraject. Om die reden zal de beleidsmedewerker personeel van het bestuursbureau bij het gesprek aanwezig zijn. Tijdens dit gesprek zal de beleidsmedewerker personeel het reïntegratieverslag overhandigen aan de betrokken werknemer. Alleen het formulier ‘eind evaluatie van het plan van aanpak’ zal door de beleidsmedewerker worden nagestuurd.
Week 89 tot 91 De werknemer vult het formulier ‘oordeel van de werknemer WIA’ in en voegt dit toe aan het reïntegratieverslag. Middels dit formulier moet de werkgever UWV informeren over zijn/haar visie van het reïntegratietraject. week 91 De werknemer moet de WIA-aanvraagformulieren en het reïntegratieverslag naar UWV zenden. De werknemer stuurt een kopie van de WIA-aanvraagformulieren naar het bestuursbureau t.b.v. het reïntegratiedossier. Op die manier kan worden gecontroleerd of de werknemer de WIA-aanvraagformulieren heeft verzonden. Documenten die moeten worden bijgevoegd bij de WIA aanvraag: • De probleemanalyse, met eventuele bijstellingen; • Het plan van aanpak, ook met duidelijk aangegeven bijstellingen; • Eerstejaarsevaluatie plan van aanpak; • Het actueel oordeel bij de probleemanalyse; • De evaluatie bij de WIA-aanvraag; • De medische informatie van de bedrijfsarts en eventueel medisch specialist; • Het oordeel van de werknemer; • Een eventueel aanwezige rapportage van een reïntegratiebedrijf, arbeidsdeskundige of andere deskundige(n); • Verslaglegging gesprekken. Al deze documenten moeten afzonderlijk voorzien zijn van datum, naam en functie van de ondertekenaars. Week 104 Afhankelijk van de uitkomst van de WIA beschikking zullen verdere stappen worden ondernomen. Deze stappen worden uitgevoerd door het bestuursbureau in samenwerking met de schooldirecteur. Hierbij zijn verschillende mogelijkheden. De werknemer kan volledig wegstromen in de WIA, maar dat is alleen in uitzonderlijke gevallen van toepassing. In de meeste gevallen zal het gaan om werknemers, die 35 tot 80% arbeidsongeschikt zijn. Indien mogelijk wordt voor deze werknemers een ontslagprocedure opgestart (indien sprake is van duurzame arbeidsongeschiktheid), waarbij de werknemer wordt herplaatst conform zijn restverdiencapaciteit (het arbeidsgeschikte gedeelte). Werknemers die minder dan 35% arbeidsongeschikt zijn mogen niet worden ontslagen en moeten worden herplaatst. Declaratie vervangingskosten bij het Vervangingsfonds. Op grond van artikel 2 van het reglement Vervangingfonds mogen de kosten van de vervanger van de zieke werknemer worden gedeclareerd bij het Vervangingsfonds voor een periode van 30 maanden, gerekend vanaf de eerste ziektedag. Doel is om een ziekteverzuimcasus binnen deze termijn af te handelen. Vanaf week 104 zijn er 6 maanden beschikbaar om een passende oplossing te vinden.
Bijlage 1.
Subsidies en regelingen
Tijdens het reïntegratietraject kan gebruik worden gemaakt van twee soorten subsidies ter ondersteuning van het traject en als tegemoetkoming in de kosten. Het gaat hierbij om de subsidie Individuele Stimulans van het Vervangingsfonds en Pre advies van het Participatiefonds o.b.v. het project Sluitende Aanpak. Beide subsidies worden hieronder verder uitgewerkt. Subsidie Individuele Stimulans Doelgroep Zieke personeelsleden (directieleden, onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel) in dienst van onderwijsinstellingen voor primair onderwijs waarbij de reïntegratie moeizaam verloopt. Doel Vergoeding van de kosten van reïntegratieactiviteiten die uit het advies van de reïntegratiedeskundige voortvloeien. Inhoud subsidie De subsidie vergoedt de reïntegratieactiviteiten eerste spoor. De subsidie Individuele Stimulans is speciaal bedoeld voor werknemers waarbij de reïntegratie complex is en waarbij de ‘normale’ reïntegratie-inspanningen ontoereikend zijn. Daarom komt in principe alle begeleiding voor vergoeding in aanmerking als dit een oplossing kan bieden voor de geconstateerde problematiek. Hierbij kan worden gedacht aan begeleiding in psychische of sociaal-emotionele problematiek, burn-out, stress e.d. Ook begeleiding die gericht is op het vergroten van de pedagogische en/of didactische vaardigheden of ondersteuning op het terrein van de communicatieve en sociale vaardigheden kan door Stimulans worden betaald. Daarnaast wordt begeleiding bij fysieke problematiek vergoed als daar aantoonbaar geen andere financieringsbronnen voor beschikbaar zijn. Een aantal activiteiten wordt niet door Stimulans vergoed. Her-, om- en bijscholingscursussen en activiteiten op het gebied van outplacement zijn hiervoor nadrukkelijk uitgesloten. Subsidie aanvragen is alleen mogelijk met een positief advies van de reïntegratiedeskundige onderwijs van het Vervangingsfonds. Er moet eerst een advies bij reïntegratie worden opgevraagd bij de reïntegratiedeskundige. In de praktijk betekent dit dat de reïntegratiedeskundige in gesprek zal gaan met de zieke werknemer, de schooldirecteur en de beleidsmedewerker personeel over de voorgestelde interventie. Voorwaarde om in aanmerking te kunnen komen voor de subsidie Individuele Stimulans is dat de medewerker minimaal 6 maanden met ziekteverlof moet zijn.
Subsidie Sluitende aanpak Doel Het doel van de Subsidie Sluitende Aanpak is het voorkomen dat iemand in een WGAvervolguitkering terechtkomt. De WGA-vervolguitkering is een onderdeel van de WIAuitkering. Kenmerkend hierbij is dat de werknemer wordt geconfronteerd met enorm inkomstenverlies. Doelgroep De Subsidie Sluitende Aanpak richt zich op de volgende doelgroepen: • zieke werknemers die mogelijk tussen de 35% en 80% arbeidsongeschikt zullen worden; • zieke werknemers die daadwerkelijk tussen de 35% en 80% arbeidsongeschikt zijn geworden en die na ontslag bij hun eigen werkgever niet in staat zijn om elders een baan te vinden voor tenminste 50% van de resterende verdiencapaciteit. Beschikbare instrumenten Sinds de invoering van de nieuwe arbeidsongeschiktheidswet (WIA) gaat iemand die tussen de 35% en 80% arbeidsongeschikt is en niet minstens 50% verdient van wat hij volgens UWV zou kunnen verdienen, na verloop van tijd veelal enorm in inkomen achteruit. Daarom hebben de minister van Onderwijs én de vakbonden, met instemming van de werkgevers, de Subsidie Sluitende Aanpak ontwikkeld voor het primair en voortgezet onderwijs. Het Participatiefonds voert de Subsidie Sluitende Aanpak uit voor het primair onderwijs en betaalt ook de kosten ervan. Afhankelijk van de doelgroep biedt de Subsidie Sluitende Aanpak de volgende reïntegratiebevorderende middelen: 1. het preadvies 2. de aanvullende intensieve trajectbegeleiding 3. de loonkostensubsidie Instrument 1: Preadvies Na 12 maanden ziekteverzuim verwacht UWV dat werkgever en (zieke) werknemer kritisch kijken naar de reïntegratieactiviteiten tijdens het eerste ziektejaar. Deze uitgebreide evaluatie van het reïntegratieplan wordt ook wel het opschudmoment genoemd. Werkgever en werknemer kunnen als extra onderdeel van de uitgebreide evaluatie een zogenaamd preadvies laten opstellen door een arbeidsdeskundige. De kosten van het preadvies, of een deel daarvan, worden betaald door het Participatiefonds. Bij een pre-advies toetst een arbeidsdeskundige of het gevolgde reïntegratieplan reëel en adequaat is. Zo nodig worden er aanbevelingen voor het vervolg gedaan. Bovendien worden werkgever en werknemer geïnformeerd over mogelijke consequenties na 2 jaar ziekte.
Instrument 2: Reïntegratietraject Instrument 3: Loonkostensubsidie Deze twee instrumenten zijn van toepassing na het eindedienstverband en zullen we daarom hier verder niet behandelen.
Bijlage 2.
Deskundigenoordeel UWV
Wanneer een deskundigenoordeel? Bij een verschil van mening tussen werkgever en werknemer over de reïntegratie of over het plan van aanpak kan UWV hier een second opinion op uitvoeren. Voor alle partijen is het van belang dat reïntegratie zo voorspoedig mogelijk verloopt. Inhoud van een deskundigenoordeel Op verzoek van de werkgever of de werknemer wordt een oordeel gegeven over: • de arbeids(on)geschiktheid van de werknemer; • de reïntegratie-inspanningen van de werknemer; • passend werk binnen het bedrijf voor de werknemer; • de reïntegratie-inspanningen van de werkgever; • de (on)geschiktheid voor het eigen werk en de beschikbaarheid van passende arbeid naar aanleiding van een verschil van mening tussen werkgever en werknemer over een voorgenomen ontslag. Het oordeel is niet bindend. Aangezien het geen formele beslissing is, kan hier geen bezwaarschrift tegen worden ingediend. Werkgever en werknemer kunnen alleen conflicten voorleggen aan de rechter indien een deskundigenoordeel is aangevraagd. Mede op basis van een oordeel van UWV doet de rechtbank uitspraak. Deskundigenoordeel over (on)geschiktheid tot werken Bijvoorbeeld aan de orde indien de werkgever vindt dat (na advies Arbo-dienst) de werknemer weer aan de slag kan gaan in de eigen functie, maar de werknemer vindt van niet. Deskundigenoordeel over de reïntegratie-inspanningen van de werknemer De werkgever vindt (na advies Arbo-dienst) dat de werknemer bepaalde activiteiten kan doen die de re-ïntegratie gemakkelijker maken, maar de werknemer weigert. Het kan ook voorkomen dat zowel werkgever als werknemer twijfelen aan welke inspanningen de werknemer moet verrichten om weer aan het werk te komen. Deskundigenoordeel over passend werk De werkgever heeft de werknemer ander werk aangeboden binnen de organisatie, maar de werknemer vindt het werk niet passend. Of andersom: de werknemer ziet mogelijkheden binnen de organisatie, maar de werkgever wil daaraan niet meewerken. Of: werkgever en werknemer vragen zich beiden af of bepaald aanwezig werk wel passend is. Deskundigenoordeel over reïntegratie-inspanningen van de werkgever De werknemer vindt dat de activiteiten die worden ondernomen door de werkgever niet geschikt of onvoldoende zijn. De werkgever vindt van wel. Of: werkgever en werknemer twijfelen beiden aan welke inspanningen de werkgever moet verrichten om de werknemer weer aan het werk te helpen.
De aanvraag Bij een verschil van mening moet eerst advies bij de Arbo-dienst worden aangevraagd. Als de werkgever en de werknemer er dan samen nog niet uitkomen, dan kan een deskundigenoordeel worden aangevraagd bij UWV, middels het formulier ‘aanvraag deskundigenoordeel’.
Bijlage 3.
Sancties
In hoofdstuk twee is vermeld dat in de Wet Verbetering Poortwachter is vastgelegd welke rechten en plichten de werkgever en de werknemer hebben in het kader van ziekteverzuim door de werknemer. Deze regels zijn niet vrijblijvend. Als de regels niet worden nageleefd, kunnen sancties worden opgelegd aan zowel de werkgever als de werknemer. Wanneer legt UWV sancties op? Indien er een WIA-aanvraag wordt gedaan, is het de taak van UWV om te beoordelen of de werkgever en de werknemer zich aantoonbaar voldoende hebben ingespannen voor de reïntegratie. Met andere woorden: of er wel genoeg is gedaan om de langdurig zieke weer aan het werk te laten gaan. Hetzij in zijn eigen functie, hetzij in een andere functie bij dezelfde werkgever of hetzij in een andere functie bij een andere werkgever. Het UWV beroept zich voor dit oordeel op het reïntegratiedossier die bij de WIA-aanvraag is bijgevoegd. De volgende punten worden beoordeeld: • Is de 42e weeksmelding op tijd aan het UWV doorgegeven; • Is de WIA aanvraag op tijd ingediend; • Zijn alle documenten meegezonden; • Hebben de werkgever en werknemer voldoende gedaan om de re-ïntegratie te laten slagen?. Indien UWV tot de conclusie komt dat er onvoldoende re-ïntegratieinspanningen zijn verricht, dan kan zij sancties opleggen aan zowel de werkgever als de werknemer. Welke sancties zijn van toepassing voor de werkgever? Het UWV kan sancties (strafmaatregelen) opleggen aan de werkgever. Als de werkgever niet of niet voldoende heeft meegewerkt aan de reïntegratie van de zieke werknemer, dan moet de werkgever maximaal een jaar 70% van het salaris doorbetalen. In de loonsanctiebeslissing geeft het UWV aan wat er schort aan de geleverde reïntegratie inspanningen en hoe de werkgever dit moet herstellen. De feitelijke duur van de loonsanctie is afhankelijk van de periode die de werkgever nodig heeft om alsnog de benodigde reïntegratie-inspanningen te leveren. Welke sancties zijn van toepassing voor de werknemer? Als de werknemer niet of niet voldoende meewerkt aan zijn reïntegratie mag de werkgever tijdelijk stoppen het salaris te betalen. Daarnaast mag de werkgever de verzuimende werknemer zelfs ontslaan als hij/zij weigert om aangepast werk te accepteren. Voorafgaande aan het ontslag moet wel een deskundigenoordeel bij UWV zijn aangevraagd. Bij de WIA-beoordeling moet ook de werknemer bewijzen dat hij/zij er alles aan heeft gedaan om weer aan de slag te kunnen. Als hij/zij dat volgens UWV niet of onvoldoende heeft gedaan, dan kan UWV een korting toepassen op de eventuele toekomstige WIAuitkering.
Bijlage 4.
Formulieren
Op basis van de Wet Verbetering Poortwachter zijn de volgende formulieren van toepassing bij het reïntegratietraject van een zieke werknemer: • • • • • •
Plan van aanpak WIA; Bijstelling plan van aanpak WIA (eventueel); Aangifte langdurige ziekte Eerstejaarsevaluatie van het plan van aanpak WIA; Eindevaluatie van het plan van aanpak WIA; Eindoordeel van de werknemer WIA
Deze standaardformulieren zijn opgemaakt door UWV. Een exemplaar van de genoemde formulieren kunt u vinden op de website van O2a5 (www.o2a5.nl). Bij de verspreiding van de definitieve notitie casemanager in het kader van ziekteverzuimbegeleiding wordt een complete set formulieren meegestuurd.
Bijlage 5.
Afkortingen
AFS IVA
Automatische Formulieren Stroom Regeling Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (dit is een onderdeel van de WIA) Onderwijs Service Groep (administratiekantoor van O2A5) Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (dit is een onderdeel van de WIA) Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen
OSG UWV WGA WIA
