Nota Primary Resource Verification d.d. 30 september 2014
Situering van deze nota Intussen zijn een zestigtal Vlaamse algemene ziekenhuizen zich volop aan het voorbereiden op het verwerven van een ziekenhuisbrede accreditatie. Zij werken daarvoor samen met het Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg (NIAZ) enerzijds en Joint Commission International (JCI) anderzijds. Eén van de verwachtingen daarbij is dat de diploma’s en visums van artsen en zorgprofessionals worden geverifieerd met betrekking tot hun authenticiteit. Bij JCI wordt deze eis heel expliciet gesteld door aan te geven dat ziekenhuizen de echtheid van een diploma en/of getuigschrift moeten controleren door terug te gaan naar de primaire bron. In concreto betekent dit dat ziekenhuizen de authenticiteit van een diploma dienen te verifiëren bij de school die het diploma had uitgereikt en vervolgens ook dienen te controleren of er een visum werd afgeleverd. Dit betekent niet alleen een aanzienlijke werkbelasting voor de ziekenhuizen op zich, maar ook de universiteiten en de hogescholen dienen heel wat uren te investeren om de vragen vanuit de sector te verwerken. In deze nota willen wij u graag een overzicht presenteren van de acties die werden ondernomen vanuit ICURO om dit proces te faciliteren. Wij hebben daartoe 3 initiatieven verkend, zijnde de federale databank, de IMI-databank en de LED-databank. Na het presenteren van een actuele stand van zaken, geven wij aan welke initiatieven in de nabije toekomst zullen genomen worden in dit dossier.
De verschillende geconsulteerde databanken 1. De databank van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid 1.1. Hoe wordt deze databank gevoed? Na het afstuderen van een professional dient ieder gezondheidszorgdiploma te worden geviseerd door de federale overheid. Voor artsen, kinesisten en apothekers gebeurt dit gecentraliseerd in Brussel. De universiteiten stellen een lijst met alle gediplomeerden ter beschikking en op basis daarvan wordt automatisch een visum aangemaakt (N.B.: artsen en apothekers hebben daarnaast ook nog een ordenummer of RIZIV-nummer nodig). Voor zorgkundigen en paramedici en internationale dossiers gebeurt dit eveneens gecentraliseerd in Brussel. Het basisdiploma wordt erkend door de gemeenschappen, daarna wordt door de federale overheid een visum afgeleverd. In de praktijk worden dossiers binnengebracht bij de bevoegde instanties. Deze instanties screenen of een dossier voldoet aan de gestelde erkenningscriteria. Indien dit het geval is, dan wordt automatisch een e-mail met een visumaanvraag verstuurd. De dossierindiener wordt op de hoogte gesteld op het moment dat een visum wordt toegekend.
Verpleegkundigen en vroedvrouwen dienen zich fysiek met hun diploma aan te melden bij de Provinciale Geneeskundige Commissie (PGC) in de provinciehoofdstad waar zij hun hoofdactiviteit hebben. Op basis van de voorgelegde documenten wordt vervolgens een visum opgemaakt. Vanaf juli 2015 zouden deze visums ook centraal afgeleverd worden op basis van lijsten aangeleverd door de hogescholen. Alle gegevens worden bewaard in een federale databank.
1.2. Consulteerbaarheid door de ziekenhuizen? Tijdens de toelichting van dr. Wim Haenen in de werkgroep “Ziekenhuisaccreditatie - JCI” (20 februari 2014) werd aangegeven dat deze databank (e-Cad) in de tweede helft van 2014 zou consulteerbaar zijn voor de ziekenhuizen. Verder zou de actuele procedure met de stappen die worden gezet om een visum toe te kennen en de professional op te nemen in de databank, worden aangeleverd. Wat de toegang tot de databank betreft, werd beslist dat er aan ziekenhuizen of andere externen geen toegang kon gegeven worden tot e-Cad. Daartoe werd beslist dagelijks ‘positieve lijsten’ met alle beoefenaars die een visum hebben (en daardoor een toelating om het beroep uit te oefenen), op de website van de FOD Volksgezondheid te plaatsen. Vanuit de FOD werd ons aangegeven dat deze lijsten op korte termijn (oktober 2014) ook zouden gepubliceerd worden in bruikbaar Excel-formaat en waar nodig aan te vullen met de notitie ‘Visum onder voorwaarden’. Het automatisch opmaken van een rapport van de opzoeking die de ziekenhuizen doen en de koppeling met andere databanken (vb. plaats van tewerkstelling of LED-databank) worden verder onderzocht, maar hierover kan geen timing meegegeven worden.
1.3. En voor de praktijk? Deze lijsten werden vanuit de ziekenhuiskoepels bekeken met een aantal referentiepersonen uit de sector. Om deze daadwerkelijk te kunnen gebruiken binnen de accreditatiecontext: hebben we nood aan: een bruikbaar Excel-formaat van deze positieve lijsten; duidelijke procedures waarin staat uitgeschreven welke stappen worden gezet voor het toekennen van een erkenning en een visum voor alle zorgberoepen (m.a.w. hoe zij aan primaire broncontrole doen). De notitie ‘zo goed als mogelijk’ (brief C. Decoster d.d. 26 augustus 2014) klinkt onvoldoende sluitend. dienen ook volgende gegevens te worden opgenomen in de databank:
het rijksregisternummer; de officiële diplomanaam; de onderwijsinrichting waar het diploma werd behaald; de datum van het behalen van het diploma; de datum van het behalen van het visum; datum waarop een visum verstrijkt (met name voor voorlopige visums die slechts 1 jaar geldig zijn); het visumnummer. worden best ook de aanvullende diploma’s van zorgberoepen opgenomen in de database (banaba, bijzondere beroepstitels, bijzondere bekwaamheden).
wordt idealiter een mogelijkheid ingebouwd waardoor ziekenhuizen na het consulteren van de databank voor een bepaalde professional een uitprint (met logo, hoofding) kunnen maken waardoor het proces van verificatie aantoonbaar wordt.
1.4. Een bijkomend element Begin september 2014 hebben de algemene directies en hoofdartsen van de ziekenhuizen die vallen onder de Provinciale Geneeskundige Commissie Antwerpen een brief gekregen van dr. Wim Haenen waarin wordt gewezen op de risico’s om schoolverlaters te laten starten alvorens een visum werd afgeleverd. Ziekenhuizen worden er attent op gemaakt dat deze professionals daardoor onwettig de verpleegkunde uitoefenen. Naar onze informatie hebben enkel de ziekenhuizen binnen de provincie Antwerpen deze brief ontvangen. Zonder afbreuk te willen te doen aan de correctheid van deze informatie, is het een vreemd gegeven dat dit initiatief enkel door de provincie Antwerpen werd genomen. De praktijk leert ons echter dat schoolverlaters vaak meteen na het afstuderen in het werkveld komen. Doordat het afleveren van een visum toch enkele dagen in beslag neemt, betekent het stringent opvolgen van deze bepalingen dat deze mensen pas later aan de slag kunnen. Het lijkt ons dan ook een terechte vraag dat het proces voor het afleveren van een visum wordt aangepast zodat op het moment dat een dossier wordt voorgelegd, dit visum dan ook vrijwel meteen kan afgeleverd worden. 2. De IMI-databank 2.1. Opzet van deze databank De IMI-databank is ontstaan naar aanleiding van twee Europese richtlijnen (2005/36 en 2013/55) met betrekking tot het principe ‘vrij verkeer van personen en diensten’. De IMI-databank moet gezien worden als een doorgeefluik en een tijdelijke opslagplaats van professionele gegevens die toelaat beroepsgebonden gegevens van individuen tussen de competente autoriteiten van de lidstaten uit te wisselen. De toegang tot deze databank is nominaal vastgelegd en beperkt volgens een procedure opgelegd door de Europese Commissie. De IMI-databank kent volgende toepassingsgebieden: 1. Notificatie van de diplomatitels. 2. Aanvraag van een Electronic Professional Card (EPC): nog niet gefinaliseerd. 3. Een alertmechanisme waarin tijdelijke of definitieve schorsingen worden gemeld om te verhinderen dat naar aanleiding van een schorsing snel een erkenning wordt aangevraagd in een ander land. 4. Informatie-uitwisseling tussen de Europese Commissie en de competente autoriteiten. Verwachting dat dit proces gebeurt voor de professional start in het ziekenhuis. Historische gegevens niet beschikbaar bij hogescholen.
2.2. Een meerwaarde binnen dit project? Niet onmiddellijk.
Vanuit de contactpersoon van de FOD (als competente autoriteit) wordt aangegeven dat de informatie er tijdelijk wordt opgeslagen en het enkel ‘actieve dossiers’ betreft. De IMI-databank zal niet kunnen gebruikt worden voor archivering van afgesloten dossiers tussen de lidstaten. In geval er naar aanleiding van een sollicitatie van een internationale zorgprofessional toch twijfels rijzen of onduidelijkheden zijn omtrent de validiteit van de diploma’s, zal men in de toekomst hiervoor contact kunnen opnemen met de FOD Volksgezondheid om uitsluitsel te krijgen over dit specifieke dossier. 3. De LED-databank 3.1. Doel? De ‘leer- en ervaringsbewijzen databank’ (LED) heeft tot doel alle behaalde leer- en ervaringsbewijzen te bundelen in 1 centrale databank. De LED is opgericht bij artikel 20 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de kwalificatiestructuur en wordt beheerd door het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming (AKOV). De LED wordt gezamenlijk gefinancierd door de beleidsdomeinen Werk en Sociale Economie en Onderwijs en Vorming.
3.2. Hoe wordt deze databank gevoed? Schematisch kan dit als volgt voorgesteld worden:
In eerste instantie gaat het over onderwijsdatabanken van het Secundair en het Hoger onderwijs, VDAB en SYNTRA en het Volwassenenonderwijs. In de volgende jaren wordt de databank verder uitgebreid met het NARIC en de resultaten van de Examencommissie van de Vlaamse Gemeenschap.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet-authentieke informatie: Authentiek: bewijzen behaald in het Secundair onderwijs - Vanaf het schooljaar 2001-2002. diploma's en getuigschriften behaald in de Hogescholen en Universiteiten - Vanaf het academiejaar 1999-2000. bewijzen behaald bij VDAB. bewijzen behaald bij Syntra - Vanaf 2002 (vanaf 2011 garantie op volledigheid). ervaringsbewijzen uitgereikt door het Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie. bewijzen behaald in het Volwassenenonderwijs - Behaald na 1 april 2013 (opgelet: nog niet al de bewijzen zijn in LED geregistreerd!). Niet-authentiek: eigen verklaringen, door de burger opgegeven bij VDAB - Vanaf 1985.
3.3. Hoe kan de databank geconsulteerd worden? Er zijn twee manieren om de databank te consulteren: Via een federale token, een VO-token of een elektronische identiteitskaart kan iedere burger
zijn eigen gegevens consulteren in de databank. Een voorbeeld:
Vanuit de Vlaamse overheid hebben het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en
Vorming (AKOV), de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB) en het Vlaams Energieagentschap (VEA) toegang tot deze databank. Er zijn een aantal procedures lopende om ook andere overheidsinstanties toegang te verlenen. Om deze toegang te verkrijgen, moet er steeds een aanvraag tot machtiging gericht worden aan de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). De data-uitwisseling gebeurt in dit geval achterliggend tussen verschillende databanken via webservices.
3.4. Wat kan deze databank betekenen voor dit dossier? Er zijn een aantal punten te noemen die belangrijke beperkingen vormen in deze databank: De gegevens dateren maar vanaf academiejaar 1999-2000 en er zijn geen plannen om een
inhaalbeweging uit te voeren. Visums worden er niet in verwerkt. De databank heeft op dit ogenblik geen erkenning als een authentieke bron (maar zal in de
nabije toekomst een aanvraag tot erkenning als authentieke bron indienen). Medewerkers komen pas in de databank terecht als de bron (de scholen) het diploma
hebben uitgereikt. In principe worden diploma’s onmiddellijk na de uitreiking geregistreerd. Wanneer medewerkers worden geworven vóór het behalen van hun diploma, zou er eventueel gebruik kunnen gemaakt worden van een andere dienst die de inschrijvingen ontsluit.
De uitprint is geen gecertificeerde pdf. Hiervoor zijn wel plannen, maar een timing kan nog
niet meegegeven worden. De toegang is tot op heden beperkt tot overheden.
Tijdens het overleg met de medewerkers van AKOV was er wel een bereidheid om te exploreren: Zo zou kunnen bekeken worden of er via het beheerscomité en met een machtiging van de
Vlaamse Toezichtscommissie (VTC) een toegang zou kunnen verleend worden aan de ziekenhuiskoepels/de ziekenhuizen. Dit is een procedure die de nodige tijd zal vragen. Men was graag bereid om met de FOD in gesprek te treden om na te gaan of er een
koppeling tussen beide databanken of uitwisselen van informatie mogelijk is (als basis voor databank FOD en de toekenning van visums). welke mogelijkheden er zijn om ziekenhuizen een lijst te laten afleveren aan het agentschap
om op basis van de rijksregisternummers van de beroepsbeoefenaars afgestudeerd na 1999 de authenticiteit van die diploma’s te laten verifiëren. Hiervoor is er tevens een machtiging van de VTC vereist.
Verdere stappen te zetten in dit dossier Na het exploreren van de drie databanken lijkt de databank van de FOD Volksgezondheid de enige te zijn die een pragmatische oplossing biedt voor zowel de ziekenhuizen als de scholen. Wij hebben de laatste weken bij de medewerkers van de FOD een grote bereidheid gepercipieerd om samen een adequate oplossing te vinden voor dit dossier. ICURO stelt voor om volgende initiatieven te nemen: 1. In de volgende weken een brief richten aan de bevoegde federale minister en de heer C. Decoster waarin enerzijds een appreciatie wordt uitgesproken voor de reeds genomen initiatieven, maar anderzijds wordt aangedrongen op een verdere ontsluiting van de databank. Daarbij zou duidelijk het rijksregisternummer, de officiële diplomanaam, de onderwijsinrichting waar het diploma werd behaald, de datum van het behalen van het diploma en het visum en het visumnummer moeten beschikbaar gesteld worden. Vervolgens moet er een mogelijkheid ingebouwd worden waardoor ziekenhuizen na het consulteren van de databank voor een bepaalde professional een uitprint (met logo, hoofding) kunnen maken waardoor het proces van verificatie aantoonbaar wordt. De lijsten omvormen tot een bruikbaar Excel-formaat is tevens cruciaal. Het uitschrijven van duidelijke procedures met de stappen die worden gezet voor het toekennen van een erkenning en een visum voor alle zorgberoepen (m.a.w. hoe zij aan primaire broncontrole doen) blijft noodzakelijk. De notitie ‘zo goed als mogelijk’ (brief C. Decoster d.d. 26 augustus 2014) klinkt onvoldoende sluitend. Ook de brief die werd gericht aan de ziekenhuizen vallende onder de Provinciaal Geneeskundige Commissie Antwerpen, zal daarin vernoemd worden. 2. In overleg treden met de AKOV-medewerkers met de vraag om: de mogelijkheid om een gecertificeerde uitprint te kunnen maken, te bespoedigen. de mogelijkheid om zich te laten erkennen als een primaire bron. samen met de medewerkers van het kabinet van minister Vandeurzen te exploreren hoe een toegang kan verleend worden aan ziekenhuizen.
3. Verder worden idealiter de positieve elementen van de FOD-databank en de LED gebundeld om de performantie en de kwaliteit een bijkomende boost te geven. ICURO wil graag beide partijen met elkaar in contact brengen. 4. Een piste die nog verder zal geëxploreerd worden, is welke mogelijkheden de kruispuntbank ons biedt in dit dossier. 5. Samen met de leden van de werkgroepen “Ziekenhuisaccreditatie” en de accrediterende instanties kan nagedacht worden over hoe om te gaan met startende medewerkers? Professionals die onmiddellijk na het behalen van hun diploma in dienst treden, beschikken vaak nog niet over een geldig visum. 6. Eenmaal deze nota is afgestemd met de leden van de werkgroepen zal deze ook voorgelegd en besproken worden met de vertegenwoordigers van JCI en NIAZ (medio oktober). Vera De Troyer heeft dit punt in het verleden reeds opgenomen met Paul van Ostenberg (ISQua Conference Edinburgh 2013) en zal hiervoor Lori Shanahan en Sherry Kaufield contacteren.
Vera De Troyer - Q & S stafmedewerker ICURO Johan Hellings - voorzitter Commissie “Q & S” en werkgroepen “Ziekenhuisaccreditatie” Marc Somville - algemeen directeur ICURO Willy Verbraeken - voorzitter werkgroep “Ziekenhuispersoneel” ICURO
