NOTA PLANNING EN CONTROL voor de deelnemende gemeenten en de Provincie Zuid-Holland Omgevingsdienst West-Holland

NOTA PLANNING EN CONTROL 2014 - 2017 voor de deelnemende gemeenten en de Provincie Zuid-Holland Omgevingsdienst West-Holland

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Omgevingsdienst West-Holland op 9 december 2013

Nota Planning en Control 2014 – 2017 (versie 1.1)

VOORWOORD Deze zomer is er gestart met het project “herijken van de Planning & Control cyclus”. Dit project komt voort uit (1) de verbeteringen naar aanleiding van het Klanttevredenheidsonderzoek en (2) het uitvoeringsplan van de strategienota. In het project zal de gehele Planning & Control-cyclus, zowel extern als intern, beoordeeld worden en de Planning & Control instrumenten aangepast worden. Hierbij is ook aandacht voor de financieringssystematiek. Afronding van dit project wordt eind 2014 verwacht. Naar aanleiding van de uitkomsten van dit project wordt de Nota Planning & Control aangepast. Totdat de nieuwe P&C-cyclus in gebruik is, zal er een geldende Nota Planning & Control moeten zijn. Daarom is de afgelopen maanden met enkele gemeenten en de Provincie gewerkt aan de Nota Planning & Control 2014 – 2017. In hoofdstuk 2 is een voorstel opgenomen waarbij de Planning & Controlcyclus beter aansluit op de behoeften van de deelnemers. De financieringssystematiek, financiële afspraken en afspraken over bezuinigingen (hoofdstuk 3, 4 en 5) zijn overgenomen uit de addendum die in het Algemeen Bestuur van 25 juni 2012 is vastgesteld. Hierop zijn geen aanpassingen gemaakt.

Omgevingsdienst West-Holland

1/21


INHOUDSOPGAVE

1 INLEIDING .......................................................................................................................................... 4 1.1 ACHTERGROND VAN DE NOTA PLANNING & CONTROL ............................................................................ 4 1.2 STATUS VAN DEZE NOTA ..................................................................................................................... 4 2 PLANNING & CONTROL CYCLUS ....................................................................................................... 5 2.1 PLANNING & CONTROL IN BEELD .......................................................................................................... 5 2.2 FASERING IN DE TIJD VAN PLANNING EN CONTROL ................................................................................... 6 2.3 INSTRUMENTEN PLANNING .................................................................................................................. 7 2.3.1 MEERJARENPERSPECTIEF ................................................................................................................... 7 2.3.2 STRATEGISCH ORGANISATIE PLAN: “DE STRATEGIENOTA” ....................................................................... 7 2.3.3 KADERNOTA.................................................................................................................................... 7 2.3.4 PRODUCTEN-DIENSTENCATALOGUS .................................................................................................... 7 2.3.5 (MEERJAREN-)BEGROTING ................................................................................................................ 7 2.3.6 WERKPLAN ..................................................................................................................................... 8 2.3.7 BEGROTINGSWIJZIGING ..................................................................................................................... 8 2.4 INSTRUMENTEN CONTROL.................................................................................................................... 8 2.4.1 DE BESTUURLIJKE RAPPORTAGES (BURAPS) ........................................................................................... 8 2.4.2 JAARVERSLAG EN JAARREKENING ........................................................................................................ 8 2.4.3 SOCIAAL JAARVERSLAG ..................................................................................................................... 9 2.4.4 DE PERIODIEKE RAPPORTAGE (PERRAP) ................................................................................................ 9 2.4.5 WERKRAPPORTAGE .......................................................................................................................... 9 2.5 HET KWALITEITSSYSTEEM ..................................................................................................................... 9 2.6 DOELGROEPEN VAN PLANNING & CONTROL ......................................................................................... 10 3 FINANCIERINGSSYSTEMATIEK ........................................................................................................ 11 3.1 3.2 3.3 3.4

VERREKEN SYSTEMATIEK.................................................................................................................... 11 UURTARIEF ...................................................................................................................................... 11 ONDERSCHEID STRUCTUREEL, MEERWERK EN INCIDENTEEL WERK ............................................................ 12 VERDEELSLEUTELS............................................................................................................................. 13

4 FINANCIELE AFSPRAKEN BINNEN DE P&C CYCLUS ........................................................................ 14 4.1 EXPLOITATIERESULTAAT .................................................................................................................... 14 4.2 ALGEMENE RESERVE ......................................................................................................................... 14 4.3 INDEXERING..................................................................................................................................... 14 5 AFSPRAAK MET BETREKKING TOT BEZUINIGING........................................................................... 15 5.1 BEZUINIGINGSKOSTEN ....................................................................................................................... 15 5.2 BEZUINIGINGEN BIJ EEN NIEUWE TOETREDING....................................................................................... 15


2/21


6 DEFINITIE- EN AFKORTINGENLIJST EN RELEVANTE DOCUMENTEN .............................................. 17 6.1 DEFINITIELIJST .................................................................................................................................. 17 6.2 AFKORTINGEN LIJST .......................................................................................................................... 18 6.3 RELEVANTE DOCUMENTEN ................................................................................................................. 18 BIJLAGE: REKENVOORBEELD BEZUINIGINGSKOSTEN .......................................................................... 20


3/21


1 INLEIDING 1.1 Achtergrond van de Nota Planning & Control De cyclus van planning en control van de Omgevingsdienst is bedoeld om duidelijke afspraken te maken tussen de deelnemers en de Omgevingsdienst met betrekking tot verantwoordelijkheden betreffende de sturing (planning) en de beheersing en afrekening (control) van de werkzaamheden. 1.2 Status van deze Nota De Nota Planning & Control 2014 - 2017 (verder de Nota) beschrijft de afspraken en systematiek met betrekking tot planning en control. Op deze wijze wordt de naleving in voldoende mate gewaarborgd. Wijzigingen van deze Nota dienen door het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst te worden vastgesteld. De Nota komt hiermee in de plaats van aparte met de deelnemers af te sluiten meerjarencontracten zoals beschreven in artikel 31, lid 1 van de Regeling. Voor zover met deelnemers een dienstverleningsovereenkomst (DVO) wordt afgesloten, wordt daarin naar deze nota verwezen. De DVO is geen vervanging van deze nota. Deze nota treedt in werking op 1 januari 2014 en geldt tot en met 31 december 2017 (4 jaar). In 2013 wordt gestart met het project “Herijking van de Planning & Control cyclus”. In dat kader wordt gekeken naar de P&C-producten, de inhoud daarvan en de frequentie. In deze Nota is al ingespeeld op de verwachte aanpassingen aan de P&C-cyclus. Aangezien de beschikbare systemen nog niet zijn aangepast aan de nieuwe P&C-cyclus wordt 2014 een overgangsjaar. Dit betekent dat de frequentie, tijdstip en inhoud van de P&C-producten kan afwijken van deze Nota.


4/21


2 PLANNING & CONTROL CYCLUS Het doel van planning en control is een goede sturing en beheersing van de organisatie. Het vereist het vaststellen van de gewenste doelen en het terugkoppelen van de resultaten op deze doelen. Onder doelen van de organisatie wordt in dit verband verstaan de milieu-inhoudelijke doelen en de doelstellingen op gebied van bedrijfsvoering. 2.1 Planning & Control in beeld De planning & control cyclus van de Omgevingsdienst kent de onderstaande schematische weergave. In de volgende paragrafen worden alle instrumenten toegelicht.

PLANNING

CONTROL Gremium

Meerjarig

Meerjarenperspectief

DB/AB

Strategienota DB/AB

Kadernota DB/AB

Jaarlijks

Product-Dienst Catalogus

DB/AB

Buraps

Begroting DB/AB

Jaarverslag

Werkplan per deelnemer

Perraps Ambtelijk Management Werkrapportage per deelnemer


5/21


Algemeen bestuur

2.2 Fasering in de tijd van planning en control Bij de Omgevingsdienst West Holland worden de belangrijkste documenten van planning & control in een vast schema geproduceerd zodat aan wettelijke termijnen van inzending van de begroting en het jaarverslag aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken kan worden voldaan en deelnemers voldoende de gelegenheid krijgen voor bijsturing. Algemeen doel van de fasering is dat deze aansluit bij de cyclus van de deelnemers. Onderstaand worden de momenten in het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur en afstemming op ambtelijk niveau aangegeven. Per jaar worden de tijdstippen aan de hand van het precieze vergaderschema van het dagelijks en algemeen bestuur ingevuld.

Burap t 4 maanden

Kadernota t+1

Jaarverslag t-1

PDC t+1

feb

Ambtelijk management

jan

Burap t 8 maanden

Begroting t+1

mrt

Dagelijks bestuur

jan

Begrotingswijziging t

apr

mei

Jaarverslag t-1

jun

jul

aug

sep

okt

Burap t 8 maanden

Burap t 4 maanden

nov

dec

Kadernota t+2 PDC t+2

Begroting t+1

Begrotingswijziging t+1

feb

mrt

apr

mei

Perrap t-1 12 maanden

jun

jul

Perrap t 4 maanden Werkrapportage t-1


aug

sep

okt

Perrap t 8 maanden

nov

dec

Perrap t 10 maanden

Werkplan t+1

6/21


2.3

Instrumenten planning

2.3.1 Meerjarenperspectief In het meerjarenperspectief beschrijft de Omgevingsdienst West-Holland haar speerpunten en doelstellingen op het gebied van milieu en duurzaamheid voor de langere termijn. Deze speerpunten en doelstellingen dragen bij aan de realisatie van de ambities van de deelnemers. Bovendien is in het meerjarenperspectief aangegeven hoe de Omgevingsdienst werkt aan het uitvoeren van deze speerpunten en doelstellingen. Voorbereiding: Directeur van de Omgevingsdienst Verantwoordelijke: Dagelijks Bestuur Vaststelling: Algemeen Bestuur Wanneer: Meerjarig 2.3.2 Strategisch organisatie plan: “De Strategienota” De Strategienota is een koersdocument waarin staat beschreven waar de Omgevingsdienst WestHolland als organisatie voor staat en wat zij op langere termijn wil bereiken. Aan de orde komen zaken als: missie, ambitie en positionering van de Omgevingsdienst. De Strategienota 2013-2017 is op 24 juni 2013 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Voorbereiding: Directeur van de Omgevingsdienst Verantwoordelijke: Dagelijks Bestuur Vaststelling: Algemeen Bestuur Wanneer: Meerjarig 2.3.3 Kadernota De kadernota is het startpunt van de jaarlijkse P&C cyclus. De kadernota bestaat uit twee delen. Deel 1 Beleidsinhoudelijke kaders: hierin worden de ontwikkelingen geschetst die in het komende jaar of de komende jaren kunnen leiden tot een wijziging van de bedrijfsvoering dan wel in de producten en diensten richting de deelnemers. Deel 2 Financiële kaders: hierin zijn opgenomen de ontwikkeling met betrekking tot de indexering, de tarieven en andere financiële ontwikkelingen die het financiële kader bepalen. Voorbereiding: Directeur van de Omgevingsdienst Verantwoordelijke: Dagelijks Bestuur Vaststelling: Algemeen Bestuur Wanneer: Dagelijks bestuur van december t+2; Algemeen bestuur van februari t+1 2.3.4 Producten-DienstenCatalogus De producten-dienstencatalogus (PDC) beschrijft alle werkzaamheden die door de Omgevingsdienst voor de deelnemers en de contractgemeenten kunnen worden uitgevoerd. Deze wordt jaarlijks aangepast met de ontwikkelingen uit de Kadernota en de ontwikkelingen die zich gedurende het lopende boekjaar hebben voorgedaan. Voorbereiding: Directeur van de Omgevingsdienst Verantwoordelijke: Dagelijks Bestuur Vaststelling: Algemeen Bestuur Wanneer: Dagelijks bestuur van december t+2; Algemeen bestuur van februari t+1 2.3.5 (Meerjaren-)begroting In de begroting wordt met behulp van de speerpunten en doelstellingen uit het meerjarenperspectief, de ontwikkelingen in de kadernota, de PDC en de ervaringen van voorgaande jaren, een inschatting van de benodigde werkzaamheden voor de deelnemers gemaakt. De begroting geeft een overzicht van de te verwachten kosten en opbrengsten voor het komende jaar en de daaropvolgende drie jaren. Hierbij worden de wensen en middelen op elkaar afgestemd zodanig dat er sprake is van een structureel sluitende meerjarenbegroting. De meerjarenbegroting is op


7/21


hoofdlijnen op het niveau van de Omgevingsdienst . Deze wordt later uitgewerkt in de individuele werkplannen van de deelnemers. Voorbereiding: Directeur van de Omgevingsdienst Verantwoordelijke: Dagelijks Bestuur Vaststelling: Algemeen Bestuur Wanneer: Dagelijks bestuur van april t+1; Algemeen bestuur van juli t+1 2.3.6 Werkplan In het werkplan worden de afspraken tussen de Omgevingsdienst en deelnemers vastgelegd voor de uitvoering van de overeengekomen taken. Per deelnemer zijn de doelstellingen vertaald naar producten en is er op productniveau weergegeven welke en hoeveel producten er afgenomen worden in het komende jaar op basis van de PDC en de begroting. Het werkplan wordt op ambtelijk niveau afgestemd. Indien in het werkplan wordt afgeweken van de begroting zal in het Algemeen Bestuur een begrotingswijziging moeten worden vastgesteld. Verantwoordelijke: Directeur van de Omgevingsdienst Vaststelling: Ambtelijke opdrachtgever Wanneer: September t+1 2.3.7 Begrotingswijziging Indien het werkplan van een of meerdere van de deelnemers afwijkt van de vastgestelde begroting dient er een begrotingswijzing te worden gemaakt. Deze dient in het Algemeen Bestuur te worden vastgesteld. Voorbereiding: Directeur van de Omgevingsdienst Verantwoordelijke: Dagelijks Bestuur Vaststelling: Algemeen Bestuur Wanneer: Dagelijks bestuur van december t+1; Algemeen bestuur van februari t

2.4

Instrumenten control

2.4.1 De bestuurlijke rapportages (buraps) De bestuurlijke rapportage (burap) informeert het Algemeen Bestuur over de voortgang van de Omgevingsdienst op financieel en beleidsinhoudelijk gebied. De burap verschijnt twee maal per jaar en rapporteert op afwijkingen. Met behulp van de buraps is tussentijdse sturing mogelijk indien de jaarprognose afwijkt van de begroting. De jaarprognose heeft een signaalfunctie met betrekking tot de te verwachte realisatie. De verantwoording over het gehele jaar geschiedt door middel van het jaarverslag. Voorbereiding: Directeur van de Omgevingsdienst Verantwoordelijke: Dagelijks Bestuur Vaststelling: Algemeen Bestuur Wanneer: Juli (4 maanden burap) en oktober (8 maanden burap) (onder voorbehoud) 2.4.2 Jaarverslag en jaarrekening Het jaarverslag is een financiële en beleidsmatige verantwoording. In het jaarverslag wordt over de doelstellingen uit de begroting gerapporteerd. De jaarrekening is onderdeel van het jaarverslag en geeft een overzicht van de financiële situatie van de Omgevingsdienst. Deze bestaat onder andere uit de balans, de exploitatierekening, een toelichting op beide en de accountantsverklaring. Voorbereiding: Directeur van de Omgevingsdienst Verantwoordelijke: Dagelijks Bestuur Vaststelling: Algemeen Bestuur Wanneer: Dagelijks bestuur van april t-1; Algemeen bestuur van juli t-1


8/21


2.4.3 Sociaal Jaarverslag Het Sociaal Jaarverslag geeft een overzicht van de personele en organisatorische ontwikkelingen die zich hebben afgespeeld. Het verslag is een manier om verantwoording af te leggen over beleid op het gebied van personeelszaken. Het sociaal jaarverslag is onderdeel van het jaarverslag. Voorbereiding: Directeur van de Omgevingsdienst Verantwoordelijke: Dagelijks Bestuur Vaststelling: Algemeen Bestuur Wanneer: Dagelijks bestuur van april t-1; Algemeen bestuur van juli t-1 2.4.4 De periodieke rapportage (perrap) In de perrap wordt per deelnemer over de voortgang van de werkzaamheden en over de inhoudelijke en financiële afwijkingen gerapporteerd. De perrap wordt minimaal vier keer per jaar uitgebracht, inclusief de rapportage over het gehele jaar. De perrap wordt op ambtelijk niveau afgestemd. Met behulp van de perrap is tussentijdse sturing mogelijk indien de jaarprognose afwijkt van het werkplan. Indien er een groot verschil is tussen de jaarprognose en het werkplan, is dit het startpunt voor discussie met de deelnemer over invulling van de werkzaamheden. Tussentijdse bijsturing kan op twee manieren plaats vinden: (1) via beschikbaar stellen van extra financiële middelen door de betreffende deelnemer; (2) door prioritering van werkzaamheden voor de betreffende deelnemer door de Omgevingsdienst. De rapportage over het gehele jaar geschiedt door middel van de werkrapportage. Verantwoordelijke: Directeur van de Omgevingsdienst Vaststelling: Ambtelijke opdrachtgever Wanneer: 1,5 maand na een periode van 4, 8, 10 en 12 maanden (onder voorbehoud) 2.4.5 Werkrapportage In de werkrapportage wordt per deelnemer over de doelstellingen uit het werkplan gerapporteerd. Ook wordt er gerapporteerd over de realisatie van de financiën en de producten en diensten. Verantwoordelijke: Directeur van de Omgevingsdienst Vaststelling: Ambtelijke opdrachtgever Wanneer: April t+1

2.5 Het kwaliteitssysteem Het kwaliteitssysteem zal gebaseerd worden op de Zaak-TypenCatalogus (ZTC). De ZTC wordt vastgesteld door het Algemeen bestuur. De ZTC komt voort uit het perspectief van dienstverlening, waarbij een zaak centraal staat. Een zaak is een afgebakende hoeveelheid werk met een bepaalde aanleiding en een bepaald resultaat. De mogelijke resultaten, die een zaak kan hebben, liggen in de ZTC vast. Een product of dienst wordt geproduceerd in een zaak. Daarbij kan het zo zijn dat met één zaaktype meerdere producten en/of diensten voortgebracht worden. Elke wijziging in de ZTC wordt, zodra het zich voordoet, aan het bestuur voorgelegd met het verzoek om vaststelling.


9/21


2.6 Doelgroepen van planning & control Rapporten en verslagen van de Omgevingsdienst West-Holland worden voor verschillende doelgroepen opgesteld. Hieronder is aangegeven voor welke doelgroepen deze documenten zijn.

b

b

i

Strategienota

b

b

i

Kadernota

b

b

i

ProductDienstCataglogus

b

b

i

(Meerjaren-)begroting

b

b

i

Werkplan

i i

o

b

b

Jaarverslag en jaarrekening

b

b

i

i

Sociaal Jaarverslag

b

b

i

i

Perrap

i

i

Buraps

o

i

i

o

i

i

Werkrapportage i o i *b = Besluitdocument, i = Informatiedocument, o = opdrachtverlening


Contractgemeenten

Beleidsplan

Ministerie van Binnenlandse Zaken

Milieuregisseurs en financiële beleidsadviseurs deelnemers

Ambtelijk Management deelnemers

Dagelijks Bestuur

College deelnemers

Instrument

Algemeen Bestuur

Provinciale staten en raden deelnemers

Tabel 1: Doelgroepen van planning & control bij de Omgevingsdienst West-Holland*

o o

10/21


3 FINANCIERINGSSYSTEMATIEK* 3.1 Verreken systematiek De verrekening per deelnemer vindt plaats op basis van de gewerkte uren. Voordeel van dit systeem van afrekening is dat deelnemers betalen voor de uren die daadwerkelijk geleverd zijn. Er geldt een bandbreedte van 5% onder en boven de begroting van de reguliere uren per deelnemer (de materiële kosten worden hierbij buiten beschouwing gelaten, omdat deze direct worden doorberekend aan de deelnemers). Minimaal 95% van de regulier begrootte uren per deelnemer dienen te worden betaald. Indien een deelnemer lopende het jaar minder dan 95% van de uren afneemt, zullen zij hiervoor wel moeten betalen. Bovendien dienen uren die meer dan 5% boven de begroting uitkomen te worden afgerekend tegen een hoger uurtarief, namelijk 25% boven het standaard uurtarief. Alle werkzaamheden worden berekend aan de desbetreffende deelnemer met BTW. 3.2 Uurtarief Er worden vier uurtarieven gebruikt: een standaard uurtarief, uurtarief voor meerwerk, uurtarief voor incidenteel werk en een extern uurtarief. Het standaard uurtarief is een tarief, dat onafhankelijk is van de aard van de werkzaamheden. Het standaard uurtarief wordt gebruikt voor de deelnemers. Het standaard uurtarief = Totale kosten ODWH Declarabele uren Bij de totale kosten van de Omgevingsdienst worden taakgebonden kosten die specifiek worden doorbelast aan een deelnemer niet meegerekend. Taakgebonden opbrengsten en kosten zijn bijvoorbeeld handhavingsinkomsten en handhavingskosten. De productieve uren zijn de aanwezige uren (totaal beschikbare uren -/- vakantie, ziekte, zwangerschapsverlof) vermindert met de indirecte uren (overleg, OC/OR, leidinggeven, mails, post, vorming en opleiding, de uren van de afdeling Bedrijfsbureau). Het uurtarief voor meerwerk is 125% van het standaard uurtarief. Het uurtarief voor meerwerk wordt gebruikt als de bandbreedte van 5% van de begroting wordt overschreden. Het tarief wordt toegepast op de uren die meer van 5% boven de begroting uitkomen. Het uurtarief voor incidenteel werk is 150% van het standaard uurtarief. Het externe uurtarief wordt doorberekend aan de contractgemeenten. Het externe uurtarief is het standaard uurtarief, verhoogt met een risico-opslag van 10%. In de begroting wordt de risico-opslag tijdelijk bij de algemene reserve gevoegd, aangezien de risico-opslag het resultaat niet mag beïnvloeden. In de jaarrekening wordt de opslag toegevoegd aan het exploitatieresultaat.

*

In het Algemeen Bestuur van 25 juni 2012 is de financieringssystematiek herzien. In dit hoofdstuk zijn de relevante paragrafen overgenomen.


11/21


3.3 Onderscheid structureel, meerwerk en incidenteel werk Er wordt een onderscheid gemaakt tussen regulier, meerwerk en incidenteel werk. Het reguliere werk is de begroting van de deelnemer tegen het standaard uurtarief. Het reguliere werk is het pakket dat de dienst voor een deelnemer uitvoert, wat bekend is voor 31 december van het jaar voorafgaande aan het jaar waar de begroting betrekking op heeft. Na het AB in december voorafgaande aan het jaar waar de begroting betrekking op heeft, kunnen geen begrotingswijzigingen meer worden doorgevoerd. De uren van het reguliere werk van de begroting mag tot 2% per jaar en maximaal 4% in drie jaar “bezuinigingskostenvrij” dalen. Tevens mag de urendaling per programma maximaal 10% zijn. Daarna worden bezuinigingskosten in rekening gebracht. Minimaal 95% van de uren van het reguliere werk dienen aan het einde van het jaar te worden afgerekend. Er is sprake van communicerende vaten. Dit houdt in dat uren die voor een bepaald programma waren gereserveerd, ook voor een ander programma kunnen worden ingezet. Er zijn geen schotten tussen de programma’s. Lopende het jaar kan een deelnemer een aanvullende offerte/meerwerk aanvragen. Meerwerk zijn onvoorziene of bijzondere werkzaamheden die bij het opstellen van de begroting niet bekend waren. Deze worden afgerekend tegen het standaardtarief (tenzij het boven de bandbreedte van 5% van de regulier begrootte uren uitkomt; in dat geval geldt een uurtarief van 125% van het reguliere tarief)). De uren van de aanvullende offerte kunnen eventueel ook worden ingezet voor andere reguliere werkzaamheden (geen schotten). Naast het reguliere werk wordt in de begroting ook incidenteel werk opgenomen. Om het incidenteel werk worden “schotten” geplaatst. Dit houdt in dat niet gemaakt uren niet kunnen worden gebruikt voor andere werkzaamheden. Daarnaast wordt incidenteel werk afgerekend tegen een tarief van 150%, omdat hiervoor extern personeel dient te worden ingehuurd, er geen flexibiliteit is voor de Omgevingsdienst om de uren voor andere werkzaamheden in te zetten en dit extra administratie met zich meebrengt. Incidenteel werk dient een minimale omvang te hebben van 2% van de regulier uren, met een minimum van 200 uur. Daarnaast wordt er ook een maximum aan incidenteel werk vastgesteld van maximaal 5 projecten per jaar. Incidenteel werk zijn specifieke werkzaamheden en hebben een duidelijke einddatum. Het rapporteren op incidenteel werk vereist namelijk een andere werkwijze en sturing van de Omgevingsdienst. Aanvullende offertes en incidenteel werk maken geen deel uit van het reguliere werk. Dit betekent dat voor aanvullend werk en incidenteel werk een urenverlaging mag optreden van meer dan 2% per jaar of 4% per drie jaar. Er kunnen geen bezuinigingskosten ontstaan door het beëindigen van of bezuinigen op incidenteel werk. Deelnemers kunnen zelf bepalen/aangeven of ze voor extra werkzaamheden een aanvullende offerte of een incidenteel project willen aanvragen. Het verschil is het uurtarief en de flexibiliteit van de inzet van de uren. Hieronder is het onderscheid schematisch weergegeven.


12/21


Incidenteel werk • • • • • •

Uurtarief is 150% Schotten Minimaal 2% van de reguliere uren met een minimum van 200 uur Maximaal 5 projecten per jaar Specifieke werkzaamheden met een duidelijke einddatum Ook subsidies vallen hieronder (standaard uurtarief)

Regulier werk (vastgesteld begroting) • • • •

Standaard uurtarief Geen schotten Bandbreedte 5% Maximaal 2% dalen per jaar en 4% in drie jaar

Meerwerk/ Aanvullende offerte • Standaard uurtarief • Bandbreedte 5% obv regulier werk (boven 5% uurtarief van 125%) • Geen schotten

In de Gemeenschappelijke regeling (artikel 39a) is aangegeven dat de Omgevingsdienst in principe de ‘First Supplier’ is voor de deelnemers van de Omgevingsdienst. De formatie van de Omgevingsdienst wordt bepaald op basis van het reguliere werk. Dit zijn onder andere vergunningverlening, ruimtelijke ordening projecten, bodembeheer en accountmanagement. Er is een minimale formatie vereist om de kwaliteit van het werk te kunnen waarborgen. 3.4 Verdeelsleutels De werkzaamheden die expliciet voor een bepaalde deelnemer worden uitgevoerd, zoals vergunningverlening en controles en ruimtelijke adviezen, worden één-op-één aan die deelnemer doorberekend. De werkzaamheden die voor meerdere deelnemers worden gedaan worden per deelnemer verdeeld met een verdeelsleutel.


13/21


4 FINANCIELE AFSPRAKEN BINNEN DE P&C CYCLUS* Met deze nota worden ook een aantal randvoorwaarden vastgelegd. Deze worden in dit hoofdstuk besproken. 4.1 Exploitatieresultaat De Omgevingsdienst geeft in de burap een indicatie van het exploitatieresultaat. Naast de uiteindelijke afrekening, genaamd meer-minderwerk, van de werkelijk bestede uren per deelnemer, vindt er ook een afrekening plaats op basis van het exploitatieresultaat. Dit exploitatieresultaat wordt na goedkeuring door de accountant en vaststelling door het Algemeen Bestuur, toegevoegd aan de algemene reserve. 4.2 Algemene Reserve Bij de Omgevingsdienst is een algemene reserve ingesteld ten behoeve van het opvangen van het bedrijfsrisico als gevolg van afwijkingen tussen de werkelijke en de geraamde kosten op basis waarvan het uurtarief is vastgesteld. Door het instellen van een algemene reserve is er een buffer bij de Omgevingsdienst in het geval van een negatief exploitatieresultaat. In combinatie met de minimum-afnameverplichting van 95% van de uren worden hiermee de financiële risico’s als gevolg van meer-minderwerk afgedekt. Overige risico’s, zoals wijzigingen in de CAO en opzegging deelname contractgemeenten, zijn hierbij niet opgenomen. Nieuwe deelnemers storten een bedrag van 5% van de toetredingsofferte in de algemene reserve. Het saldo van de algemene reserve behoort 5% van de omzet te zijn van het betreffende jaar. Bij het afsluiten van het boekjaar wordt de algemene reserve (indien mogelijk) aangevuld met behulp van het exploitatieresultaat tot 5% van de omzet. Indien de algemene reserve boven de 5% van de omzet uitkomt, wordt het meerdere verdeeld over de deelnemers naar evenredigheid van omzet. Bij een negatief exploitatieresultaat wordt de algemene reserve aangesproken. Indien de algemene reserve onvoldoende is om de nadelen op te vangen, zijn de deelnemers op grond van hoofdstuk 12 van de Gemeenschappelijke Regeling gezamenlijk verantwoordelijk voor de financiële verplichtingen van de Omgevingsdienst (naar evenredigheid van omzet). 4.3 Indexering Jaarlijks worden het uurtarief en de materiële budgetten van de deelnemers en niet-deelnemers geïndexeerd. Het uurtarief van de deelnemers wordt geïndexeerd op basis van het gewogen gemiddelde van de indexeringen zijnde gelijk aan: 75% van de indexering op de salarissen en 25% van de indexering op de materiële component. De indexering met betrekking tot de salarissen worden gebaseerd op basis van de CAO onderhandelingen en de werkelijke kostenstijgingen van bijvoorbeeld ABP en de ziektekostenverzekering. Voor zover deze gegevens voor het begrotingsjaar nog niet bekend zijn, wordt een aanname gemaakt. Alle aannames betreffende indexeringen worden in het daarop volgende begrotingsjaar bijgesteld naar de werkelijkheid. De indexering van de materiële budgetten is gebaseerd op de indexeringsgegevens van het CPB onderdeel Prijzen en Lonen, Consumentenprijsindex (CPI). De inkomsten van derden worden verhoogd met de indexering van de materiële component. Indexering met betrekking tot de niet-deelnemers is gelijk aan de indexering voor deelnemers naar boven afgerond tot op twee decimalen.

*



14/21


5 AFSPRAAK MET BETREKKING TOT BEZUINIGING* Het in deze Nota gestelde laat onverlet dat elke individuele deelnemer in het bestuur de noodzaak kan aankaarten van het opleggen van een (bezuinigings-) taakstelling door verbetering van efficiency en/of door het schrappen van taken. Besluitvorming over de uitvoering en de (financiële) gevolgen hiervan, vindt in het AB plaats (conform art 12 lid 5 GR). 5.1 Bezuinigingskosten Het verlagen van de reguliere begroting met 2% van de uren per jaar en maximaal 4% van de uren in drie jaar (urendaling per programma mag maximaal 10% zijn), kan “kostenvrij” worden verwerkt in de veronderstelling dat de personele gevolgen van wijzigingen tot dit niveau kunnen worden opgevangen. Indien een deelnemer de uren meer wilt laten afnemen dan het maximale percentage, worden bezuinigingskosten in rekening gebracht bij de veroorzaker (veroorzakerprincipe), ongeacht of de capaciteit kan worden ingezet bij een andere deelnemer. Ook bij een gezamenlijke taakstelling worden de bezuinigingskosten in rekening gebracht. De bezuinigingskosten bedragen de meer dan 2% gedaalde uren vermenigvuldigd met 2 keer het standaard uurtarief van de betreffende begroting: 2 x standaard uurtarief x meer dalende uren. Bijvoorbeeld: In 2014 bedroeg de reguliere begroting van een deelnemer 10.000 uur. In 2015 wil deze deelnemer 300 uur dalen. 2% van 10.000 is 200 uur. Deze uren kunnen kostenvrij worden afgeraamd. Over de overige 100 uur dient de deelnemer bezuinigingskosten te betalen. De bezuinigingskosten bedragen 100 x 2 x € 79,25 = € 15.850. De bezuinigingskosten worden niet direct in rekening gebracht, maar bijgehouden in de begroting. Daarbij worden de bezuinigingskosten van de twee voorgaande jaren ook meegenomen. Indien de frictiekosten zich voordoen, dienen deze te worden betaald door de deelnemers die bezuinigingskosten hebben gemaakt. Indien de frictiekosten lager zijn dan de bezuinigingskosten betalen de deelnemers hun percentage in de frictiekosten. Indien de frictiekosten uiteindelijk hoger zijn, wordt dit met alle deelnemers verrekend op basis van omzet. Een rekenvoorbeeld is opgenomen in de bijlage. 5.2 Bezuinigingen bij een nieuwe toetreding De bezuinigingskosten bij een nieuwe toetreding zijn tweeledig te benaderen. 1. De nieuwe deelnemer wil de uren verlagen Een deelnemer die nieuw is toegetreden bij de Omgevingsdienst heeft een toetredingsofferte ontvangen. Beide partijen, de Omgevingsdienst en de toetreder, doen een zo goed en reëel mogelijke inschatting van de te verwachten werkzaamheden. Het blijkt echter dat de status van bedrijvenbestand en het beheersniveau van de deelnemers zeer lastig is in te schatten, waardoor er na toetreding vaak nog grote fluctuaties kunnen zijn in de urenafname. Deze “finetuning” kan door de nieuwe deelnemer kostenvrij worden uitgevoerd na het eerste jaar tot het niveau waarvoor er personeel is overgekomen naar de Omgevingsdienst. Het Algemeen Bestuur dient in te stemmen met de verlaging van de begroting. Dit betekent dat een nieuwe deelnemer kostenvrij kan uitstappen na het eerste jaar tot het niveau waarvoor personeel is overgekomen naar de Omgevingsdienst. Daarnaast dient het werk, naast het overgenomen personeel, het eerste jaar te worden uitgevoerd door flexibel personeel.

*



15/21


2. De bestaande deelnemers willen bezuinigen Een bezuinigingsslag bij nieuwe deelnemers is niet wenselijk, omdat deze eerst op beheersniveau dienen te komen. Nieuwe deelnemers hoeven derhalve gedurende twee jaar niet mee te delen in de bezuinigingskosten als gevolg van bezuinigingen bij andere deelnemer of dienstbreed, indien zij niet meedoen aan de bezuinigingen. Hierdoor wordt het veroorzakerprincipe kracht bijgezet. Een uitzondering wordt hierbij gemaakt voor de deelnemers met een lump-sumperiode.


16/21


6 DEFINITIE- EN AFKORTINGENLIJST EN RELEVANTE DOCUMENTEN* 6.1 Definitielijst Regulier werk Het reguliere werk is de begroting van de deelnemer tegen het standaard uurtarief. Het reguliere werk is het pakket dat de Omgevingsdienst voor een deelnemer uitvoert. De uren van het reguliere werk van de begroting mag tot 2% per jaar en maximaal 4% in drie jaar “bezuinigingskostenvrij” dalen. Tevens mag de urendaling per programma maximaal 10% zijn. Daarna worden bezuinigingskosten in rekening gebracht. Minimaal 95% van de uren van het reguliere werk dienen aan het einde van het jaar te worden afgerekend. Aanvullende offerte / meerwerk Deelnemers kunnen voor extra werkzaamheden een aanvullende offerte aanvragen. Meerwerk zijn onvoorziene of bijzondere werkzaamheden die bij het opstellen van de begroting niet bekend waren. Hiervoor wordt het standaard uurtarief in rekening gebracht (tenzij de bandbreedte van 5% boven de reguliere begroting wordt overschreden; in dat geval geldt een uurtarief van 125% van het reguliere tarief)). De uren kunnen eventueel ook voor andere werkzaamheden worden ingezet als het binnen de begroting (en de aanvullende offerte) past. Aanvullende offertes maken geen deel uit van het reguliere werk. Dit betekent dat voor incidenteel werk een urenverlaging mag optreden van meer dan 2% per jaar of 4% per drie jaar. Er kunnen geen bezuinigingskosten ontstaan door het beëindigen van of bezuinigen op incidenteel werk. Incidenteel werk Deelnemers kunnen voor bepaalde werkzaamheden een incidenteel project aanvragen. Om het incidenteel werk worden “schotten” geplaatst. Dit houdt in dat niet gemaakte uren niet kunnen worden gebruikt voor andere werkzaamheden. Daarom wordt incidenteel werk afgerekend tegen een tarief van 150%, omdat hiervoor extern personeel dient te worden ingehuurd, er geen flexibiliteit is voor de Omgevingsdienst om de uren voor andere werkzaamheden in te zetten en dit extra administratie met zich meebrengt. Incidenteel werk dient een minimale omvang te hebben van 200 uur, heeft specifieke werkzaamheden en een duidelijke einddatum. Incidenteel werk maakt geen deel uit van het reguliere werk. Dit betekent dat voor incidenteel werk een urenverlaging mag optreden van meer dan 2% per jaar of 4% per drie jaar. Er kunnen geen bezuinigingskosten ontstaan door het beëindigen van of bezuinigen op incidenteel werk. Bezuinigingskosten Indien de begroting wordt verlaagd, wordt ook de formatie verlaagd. Deze inkrimping in formatie kan alleen maar in de tijd (geen vervanging van natuurlijk verloop) of door het maken van hoge kosten (reorganisatiekosten). Voor het verlagen van de uren wordt bij de deelnemer bezuinigingskosten in rekening gebracht op basis van het aantal gedaalde uren in de begroting ten opzichte van het jaar ervoor. De bezuinigingskosten worden vastgesteld en met behulp van een verplichtingenregistratie bijgehouden in de begroting. Frictiekosten Frictiekosten zijn kosten die worden gemaakt doordat er een overcapaciteit bij de dienst ontstaat als gevolg van bezuinigingen van deelnemers. First supplier In de GR is artikel 39a opgenomen:

*



17/21


"Deelnemers dragen zorg voor de continuïteit van de Omgevingsdienst . Deelnemers stellen de Omgevingsdienst als eerste partij in de gelegenheid om taken uit te voeren, zoals bedoeld in artikel 5, 6 en 25 van deze regeling genoemde doelen en taken, alvorens deze aan derden uit te besteden". Kengetallen Vast aantal uren dat voor een specifiek product wordt berekend. Kengetallen worden vaak na een aantal jaren op basis van opgedane ervaring vastgesteld. 6.2 Afkortingen lijst AB: Algemeen Bestuur Collega van B&W: college van Burgemeester en Wethouders DB: Dagelijks Bestuur ODWH: Omgevingsdienst West-Holland PDC: Producten-DienstenCatalogus 6.3 Relevante documenten Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling


18/21


BIJLAGE: REKENVOORBEELD BEZUINIGINGSKOSTEN

Voorbeeld: De Omgevingsdienst heeft 12 deelnemers, A t/m L. Deelnemers A t/m D bezuinigingen in de jaren 2014 t/m 2016. Dit heeft de onderstaande gevolgen voor de frictie- en bezuinigingskosten. Tabel 1: verplichtingenregistratie bezuinigingskosten in de begroting van 2016 Deelnemer 2014 2015 2016 A € 100.000 B € 50.000 C € 50.000 D € 75.000 Totaal € 275.000 Situatie 1:

Situatie 2:

Situatie 3:

% 36,36% 18,18% 18,18% 27,27% 100%

frictiekosten zijn € 275.000. De deelnemers A t/m D betalen ieder hun berekende bedrag van de bezuinigingskosten. (A = € 100.000, B = € 50.000, C= € 50.000, D = € 75.000) frictiekosten zijn € 500.000. De deelnemers A t/m D betalen ieder hun berekenende deel van de bezuinigingskosten. De overige kosten à € 225.000 worden betaald door alle deelnemers van de Omgevingsdienst, deelnemers A t/m L op basis van de gerealiseerde omzet. frictiekosten zijn € 100.000. De deelnemers A t/m D betalen ieder hun aandeel in de frictiekosten. De verplichting die niet wordt gebruikt blijft bestaan. (A= € 36.360, B = 18.180, C = € 18.180, D = € 27.270) In de begroting van 2017 wordt gekeken naar de jaren 2015 t/m 2017. De verplichting van A en B zijn vervallen, de verplichting van C wordt € 31.820 voor het jaar 2015 en de verplichting van D wordt € 47.730 voor het jaar 2016.

Tabel 2: verplichtingenregistratie bezuinigingskosten in begroting van 2017 bij situatie 3 Deelnemer 2015 2016 2017 % A 0% B 0% C € 31.820 40% D € 47.730 60% Totaal € 79.550 100%


20/21

NOTA PLANNING EN CONTROL voor de deelnemende gemeenten en de Provincie Zuid-Holland Omgevingsdienst West-Holland

Recommend Documents