NOTA AANBESTEDINGSBELEID feb. 2005
1. Leeswijzer Deze nota begint met definities. De begrippen werk, levering en dienst worden omschreven, alsmede de verschillende aanbestedingsprocedures. Daarna komen de criteria aan de orde die een rol gespeeld hebben bij de keuze voor het aanbestedings-beleid. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen algemeen, werken, leveringen en diensten. In de laatste paragraaf is de aanbestedingstabel opgenomen. In deze tabel is het beleid in één oogopslag te vinden. Voorts is het waterschap verplicht op grond van Europese richtlijnen werken groter dan € 5,9 miljoen en leveringen en diensten groter dan € 236.000 Europees aan te besteden. Elke twee jaar worden deze bedragen door de Europese Commissie vastgesteld. 2. Definities 2.1 Werk, levering en dienst. Werk. Een werk is een schriftelijke overeenkomst tussen een aannemer en een aanbestedende dienst met betrekking tot uitvoering dan wel ontwerp en uitvoering van een werk. Voorbeelden zijn: het realiseren van een AWZI, een gemaal, een transportleiding of een onderdeel hiervan. Bij werken worden de volgende categorieën onderscheiden: - civieltechnische werken, zoals weg- en waterbouw, staalbouw, baggerwerken en cultuurtechniek. - electrotechnische-, mechanische- en automatiseringswerken, zoals installaties in gemalen en zuiveringstechnische werken. Levering. Een levering is een schriftelijke overeenkomst tussen een leverancier en een aanbestedende dienst die betrekking heeft op de aankoop. leasing, huur of huurkoop van producten. Voorbeelden zijn: het kopen van een computer of kantoormateriaal, het huren van een kopieerapparaat en het leasen van een auto. Dienst. Een dienst is een schriftelijke overeenkomst tussen een dienstverlener en een aanbestedende dienst. Voorbeelden zijn: diensten met betrekking tot onderhoud en reparatie, verzekeringen, accountancy, uitgeverij en externe advisering (inschakeling adviesbureaus). Bij diensten worden de volgende categorieën onderscheiden: - de studiefase: van studie t/m voorlopig ontwerp; - de uitvoeringsfase: van definitief ontwerp t/m uitvoering. 2.2 Offerteprocedure We spreken van een offerteprocedure als nog geen sprake is van een aanbesteding. Daarbij is het aantal aangevraagde offertes (prijsopgaven) afhankelijk van de markt voor het desbetreffende werk, de levering of de dienst en/of de omvang van de daarmee gemoeide bedragen. 2.3 Aanbestedingsprocedures De onderstaande procedures zijn gebaseerd op de definities in het Uniform Aanbestedings Reglement (UAR). De procedures worden in volgorde van zwaarte behandeld, te beginnen met de lichtste procedure. a. Onderhandse aanbesteding (OND) Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste twee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd.
1
b. Onderhandse aanbesteding na selectie (ONDS) Een onderhandse aanbesteding na selectie is een aanbesteding waarbij op grond van objectieve criteria een beperkt aantal van ten minste twee natuurlijke of rechtspersonen wordt uitgekozen om te worden uitgenodigd in te schrijven. c. Openbare aanbesteding (OA) Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt. Bij deze procedure kunnen alle belangstellenden direct een inschrijving in dienen naar aanleiding van de publicatie van de betreffende opdracht. De aanbestedende dienst moet rechtstreeks uit deze inschrijving, op grond van objectieve selectie- en gunningscriteria, een keuze maken aan wie hij de opdracht gunt. d. Aanbesteding met voorafgaande selectie (OAS) Een aanbesteding met voorafgaande selectie is ook een openbare procedure, zij het dat er sprake is van een aanbesteding in twee fasen. In de eerste fase wordt de aanbesteding algemeen bekend gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. In fase twee selecteert de aanbestedende dienst, op grond van objectieve selectiecriteria, een aantal belangstellenden die zullen worden uitgenodigd een inschrijving in te dienen. Uit deze inschrijvingen maakt de aanbestedende dienst, op grond van objectieve gunningscriteria, een keuze aan wie hij de opdracht gunt. e. Europees. De Europese richtlijnen kennen eigen procedures: de openbare procedure (vergelijkbaar met OA), de niet-openbare procedure (vergelijkbaar met OAS) en de procedure van gunning via onderhandelingen. De openbare en niet-openbare procedure vormen de hoofdregel. De keuze tussen deze twee procedures is vrij. In een aantal limitatief in de Europese regels genoemde gevallen kan gebruik gemaakt worden van de procedure van gunning via onderhandelingen. Bij deze procedure wordt de aanbesteding algemeen bekend gemaakt en kan een ieder zich als gegadigde aanmelden. De aanbestedende dienst selecteert op grond van vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria één of meer gegadigden. De aanbestedende dienst pleegt met de gegadigden overleg en langs de weg van onderhandelingen worden de contractuele voorwaarden vastgesteld. 3. Criteria voor aanbesteding. Hieronder worden eerst algemene criteria gegeven. Daarna worden de specifieke criteria beschreven voor werken, leveringen en diensten. In de argumentatie is voortdurend de afweging kwaliteit versus kosten gemaakt. 3.1 Algemene criteria Voor inkopen tot € 15.000 wordt als hoofdregel één of meer offertes aangevraagd, en geen aanbesteding gehouden. De meerinspanningen die daarmee gemoeid zouden zijn wegen niet op tegen de te maken kosten. Voor GWW (grond- weg- en waterbouw) is tot dit bedrag een enkelvoudige uitnodiging gebruikelijk. Voor inkopen tussen € 15.000 en € 125.000 geldt als hoofdregel eveneens de offerteprocedure. Deze procedure biedt in zulke gevallen voldoende garantie voor een goede verhouding van prijs en kwaliteit. Werken boven € 236.000 en leveringen en diensten boven € 125.000 worden in beginsel openbaar aanbesteed. Indien het werken, leveringen en diensten betreft die vanwege geringe mededinging ongeschikt kunnen zijn voor openbare aanbesteding kan een andere wijze van marktbenadering worden gekozen. Waar de beschrijving van de opdracht lacunes vertoont, of waar routine ontbreekt – bij bijzonder hoogwaardige of innovatie projecten – verdient in dat geval de aanbesteding met voorafgaande selectie de voorkeur.
2
Indien op grond van de bedragen de Europese aanbesteding van toepassing is, wordt als hoofdregel de openbare procedure gekozen. 3.2 Criteria voor werken. € 125.000 tot € 236.000. In deze klasse kan concurrentie goed worden bewerkstelligd door een onderhandse aanbesteding. De omvang van deze werken is immers – relatief gezien – klein, zodat daarvoor niet aan een groot aantal aannemers prijsopgave gevraagd dient te worden. Het toezicht bij de uitvoering van werken die openbaar zijn aanbesteed vraagt relatief meer aanacht ten opzichte van onderhandse werken. De kosten en doorlooptijd van een onderhandse aanbesteding staan dan ook in verhouding tot de omvang van het werk. € 236.000 tot € 500.000 Als hoofdregel geldt voor projecten van deze omvang dat door middel van openbare aanbesteding optimale concurrentie moet worden verkregen. Voor civieltechnische werken is dit ook vrijwel altijd het geval. Bij deze werken vindt de engineering grotendeels in de ontwerp/besteksfase plaats. Er is dus duidelijkheid over de gestelde eisen, en de werken kunnen vervolgens openbaar worden aanbesteed. Voor electrotechnische-, mechanische- en automatiseringswerken ligt dat minder duidelijk. Dergelijke werken kunnen meer specialistisch zijn, waarbij een deel van de engineering door de aannemer [laats vindt en het bestek dus in de uitvoeringsfase nader wordt ingevuld. Op het moment van aanbesteding ligt dus niet alles exact vast. Per werk zal daarom een keuze tussen openbare of onderhandse aanbesteding moeten worden gemaakt. Bij een gespecialiseerd werk worden aan aannemers vaak speciale eisen gesteld, waardoor het aantal aannemers dat een dergelijk werk kan aannemen beperkt is. Voor electrotechnische-, mechanische- en automatiseringswerken is voorafgaande selectie daarom de hoofdregel. Bij wijze van uitzondering kan dat overigens ook voor civieltechnische werken gelden. € 500.000 tot € 5.923.000 Bij deze grootte van een werk heeft het de voorkeur concurrentie optimaal te doen zijn. De kansen hierop zijn minder indien een onderhandse aanbesteding plaats vindt. Daarom is voor deze klasse de openbare aanbesteding of de aanbesteding met voorafgaande selectie de beste keuze. > € 5.923.000 Boven deze grens zijn altijd de Europese regels van toepassing. 3.3 Criteria voor leveringen € 125.000 tot € 236.000. Bij leveringen wordt de ondergrens voor het aanbesteden verhoogd van € 125.000 naar € 236.000. De redenen hiervoor zijn dat: - het de verwachting is dat onderhandelen onder deze grens prijsvoordelen oplevert; - een iteratief (herhalend) proces mogelijk is waarbij de offerte en het plan van eisen nader kunnen worden bijgesteld. Die biedt mogelijkheden om extra kwaliteit en functionaliteit te verkrijgen. € 236.000 en hoger Boven deze grens zijn de Europese regels van toepassing.
3
3.4 Criteria voor diensten. Het beleid is uitgewerkt voor adviesbureaus; hier gaat voor het waterschap immers het meeste geld in om vergeleken met andersoortige diensten. Voor dergelijke diensten, zoals bijvoorbeeld onderhoud en reparatie van automatiseringsadviezen, gelden vergelijkbare spelregels. Tot € 125.000. Hiervoor geldt in beginsel de offerteprocedure. In de uitvoeringsfase tussen € 15.000 en € 125.000 onderhandse aanbesteding met selectie. € 125.000 tot € 236.000. Voor de studiefase wordt gekozen voor de offerteprocedure in plaats van de aanbestedingsprocedure. De reden daarvan is dat voorafgaand aan deze fase geen programma van eisen aanwezig is; de studiefase is juist bedoeld om via studie en ontwerp tot een dergelijk programma te komen. Dit belemmert een keuze voor de aanbestedingsprocedure, omdat voor aanbestedingen een programma van eisen nodig is op grond waarvan aanbiedingen gelijkwaardig kunnen worden beoordeeld. In de uitvoeringsfase is de adviesopdracht wel duidelijk te formuleren, en wordt dus gekozen voor de onderhandse aanbesteding na selectie. Voor selectie wordt gekozen om de kwaliteit van het geleverde advieswerk te bevorderen. € 125.000 tot € 236.000. Voor de uitvoeringsfase geldt hetzelfde als verwoord bij de vorige klasse. Hier is wederom gekozen voor de offerteprocedure. Voor de uitvoeringsfase geldt dat bij diensten van deze omvang het de voorkeur heeft om door een openbare aanbesteding optimale concurrentie te verkrijgen. Gekozen wordt voor de aanbesteding met voorafgaande selectieprocedure. € 236.000 en hoger Boven deze grens zijn de Europese regels van toepassing.
4. Aanbestedingstabel (bedragen gelden tot 31-12-2005) bedragen * € 1.000,- tot € 15 Werken GWW Civieltechnisch Elektrotechnisch/mechanisch/ automatisering Leveringen Diensten Studiefase Uitvoeringsfase
€ 15 tot € 125
€ 125 tot € 236
€ 236 tot € 500
€ 500 tot € 5.923
> € 5.923
EU Offerte
OND OND
OA(S)/OND OA(S)/OND
OA/OAS OA/OAS
OA/OAS OA/OAS
Europees Europees
Offerte Offerte
OND Offerte
OA(S)/OND OAS
OAS/OND OAS Europees Europees
Europees Europees
Offerte Offerte
Offerte ONDS
Offerte OAS
Europees Europees
Europees Europees
EU = Enkelvoudige uitnodiging OA = Openbare aanbesteding OAS = Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie OND = Onderhandse aanbesteding ONDS = Onderhandse aanbesteding na selectie
4
Europees Europees
5
