Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Hilversum 2011-2015 (vastgesteld in de raadsvergadering van 13 april 2011)
Inhoudsopgave
2
1
Inleiding
3
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Aanleiding Doel van deze nota Relatie met algemeen beleid gemeente Hilversum Beleidsuitgangspunten Leeswijzer
3 3 3 4 4
2
Begripsbepalingen inkoop en aanbesteden
5
3
Juridische uitgangspunten
7
3.1 3.2 3.3
Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie Naleven van wet- en regelgeving Toepassen inkoophandboek
7 7 8
4
Ethische en ideële uitgangspunten
9
4.1 4.1.2 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.4 4.5
Duurzaam inkopen Beleid ten aanzien van Milieucriteria en Sociale voorwaarden Beleid ten aanzien van Social return Artikel 19 BAO (voorbehoud SW-bedrijven) Aanbestedingen onder de Europese drempel Artikel 26 BAO (bijzondere uitvoeringsvoorwaarden) Maatschappelijke eisen aan leveranciers Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren
9 9 10 10 10 11 11 12
5
Economische uitgangspunten
13
5.1 5.1.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.5.1 5.5.2 5.6
Mate van concurrentie Beleid voor 2B-diensten Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Waardebepaling van de opdracht Beleid ten aanzien van innovatief aanbesteden Omgaan met (regionale) leveranciers Stimuleren lokaal ondernemerschap Mogelijkheden inzet lokaal SW-bedrijf Leveranciersmanagement
13 14 15 15 16 16 16 17 19
6
Organisatorische uitgangspunten
20
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6
Inkoopsynergie Verantwoordelijkheid voor de inkoopfunctie Hanteren van een standaardwerkwijze Gemeentelijk Inkoopplatform Contractbeheer Verantwoording
20 20 20 21 21 21
2
1
Inleiding
1.1
Aanleiding
In de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet van de gemeente Hilversum is in artikel 5 opgenomen dat het college zorg draagt voor interne regels voor inkoop van werken, leveringen en diensten (vastgesteld in de raadsvergadering van 5 november 2003 en nadien gewijzigd in de raadsvergadering van 12 mei 2004). Het inkoop- en aanbestedingsbeleid in de gemeente Hilversum is laatstelijk in de raad van 27 september 2006 vastgesteld. Genoemd beleid is mede door de uitgebreide beschouwing van de wet- en regelgeving niet overzichtelijk en moeilijk leesbaar. Dit was aanleiding om het inkoop- en aanbestedingsbeleid te herschrijven en te actualiseren tot één beknopt gemeentebreed beleid. De nota van 2006 was een combinatie van inkoopbeleid en een inkoophandboek. Inkoopbeleid is geen inkoophandboek. Afgeleid van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal daarom een inkoophandboek worden uitgewerkt en onderhouden, waarin het verloop van de inkoopprocedures en het gebruik van standaarddocumenten wordt voorgeschreven. Het hebben en actueel houden van een helder inkoop- en aanbestedingsbeleid is een randvoorwaarde voor het verder ontwikkelen en professionaliseren van opdrachtverlening aan derden. 1.2
Doel van deze nota
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken door de gemeente Hilversum. Inkoop en aanbesteden zijn belangrijke en risicovolle processen voor een gemeente. De gemeente moet daarbij niet alleen rekening te houden met financiële, maar ook met politieke, juridische en kwalitatieve aspecten. Bij inkoop en aanbesteden wordt gemeenschapsgeld aangewend. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid dit op een rechtmatige, integere en doelmatige wijze uit te voeren. Dit vereist een zorgvuldige aanpak. Teneinde de risico's zoveel mogelijk te beperken is het noodzakelijk om te beschikken over heldere en eenduidige kaders en een daarvan afgeleide werkwijze. Door het vaststellen van een inzichtelijk beleid kan er voor gezorgd worden dat bewust omgegaan wordt met Europese regelgeving en dat er extra aandacht wordt geschonken aan integer, doelmatig en doeltreffend inkopen en aanbesteden. De gemeente heeft uiteraard zelf voordeel bij een doordacht inkoopen aanbestedingsbeleid. Een efficiënt ingerichte en uitgevoerde inkoop- en aanbestedingsorganisatie kan leiden tot het – zeker voor overheden - algemeen wenselijk geacht sociaal en maatschappelijk verantwoord inkopen. Anderzijds leidt het tot een professionele inkoop en daarmee tot het verkrijgen van optimale prijs/kwaliteit verhouding. Deze nota zal na vaststelling door de gemeenteraad als onderdeel van het gemeentelijk beleid voor alle diensten, afdelingen en medewerkers bindend zijn.
1.3
Relatie met algemeen beleid gemeente Hilversum
De gemeente hanteert in haar handelen diverse uitgangspunten op verschillende beleidsterreinen. Dit algemene beleid heeft, voor zover van toepassing en relevant, als leidraad gediend bij het opstellen van het Inkoopbeleid. Enkele relevante beleidsnota’s zijn: -
Integriteitbeleid voor ambtenaren
-
Integriteitbeleid voor bestuurders
-
Duurzaam Inkopen
-
Convenant Regionaal Inkoopbeleid
3
1.4
Beleidsuitgangspunten
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid kan worden bekeken vanuit vier uitgangspunten, te weten: 1. 2. 3. 4.
Juridische uitgangspunten (hoe gaan we om met de vigerende wet- en regelgeving?) Ethische en ideële uitgangspunten (hoe gaan we om met de maatschappij?) Economische uitgangspunten (hoe gaan we om met de markt, met onze leveranciers?) Organisatorische uitgangspunten (hoe koopt de gemeentelijke organisatie in?)
Deze uitgangspunten bevatten de eisen, die aan het nieuwe gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid worden gesteld. 1.5
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 wordt aan de hand van een aantal begrippen op inkoop- en aanbestedingsgebied een algemeen beeld gegeven van wat inkoop en aanbesteden inhoudt, zodat de lezer het inkoop- en aanbestedingsbeleid in de juiste context kan plaatsen. Hierbij wordt het inkoopproces zelf, maar ook de inkoopfunctie nader toegelicht. In hoofdstuk 3 worden de juridische beleidsuitgangspunten op het gebied van inkoop beschreven, waaronder de naleving van vigerende wet en regelgeving. In hoofdstuk 4 komen de ethische en ideële uitgangspunten aan de orde, waarbij wordt ingegaan op duurzaam inkopen, maatschappelijke eisen aan leveranciers, integriteitseisen en de sociaal maatschappelijke doelstellingen. In hoofdstuk 5 worden de economische uitgangspunten uiteengezet. Hierbij komen de te hanteren aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de omgang met selectie- en gunningscriteria en de omgang met (lokale) leveranciers. In hoofdstuk 6 worden ten slotte de organisatorische uitgangspunten beschreven, waarbij de keuze voor een gecoördineerd inkoopmodel wordt toegelicht evenals de uitgangspunten voor regionale samenwerking op het gebied van inkoop.
4
2
Begripsbepalingen inkoop en aanbesteden
Inkoop Inkoop wordt in dit Inkoopbeleid gedefinieerd als ‘alles waar een externe factuur tegenover staat’. Deze brede definitie houdt in dat zowel leveringen, diensten als werken vallen onder de noemer ‘inkoop’. Inkoopproces Onder inkoop wordt in het algemeen verstaan: “het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden”. Kortom: alle beïnvloedbare handelingen die facturen van derden tot gevolg hebben. Het is een procesmatige activiteit, die men kan onderverdelen in zeven stappen. De eerste vier fasen van het inkoopproces behoren tot de zogenaamde ‘tactische inkoop’. Tactische inkoopactiviteiten zijn die activiteiten, die voorwaarden creëren om operationele inkoop haar werk te laten doen: S 1. Voorbereiden: het bepalen van de behoefte van de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt en vaststellen van de inkooptactiek; 2. Specificeren: opstellen van functionele, technische, logistieke en onderhoudsspecificaties; 3. Selecteren: het aanvragen en beoordelen van offertes en het op basis daarvan selecteren van leveranciers; 4. Contracteren: onderhandelen en het afsluiten van contracten. De uitvoerende inkoopactiviteiten worden ‘bestellen’ genoemd, ofwel operationele inkoop. Operationele inkoop gaat uit van de bestaande contracten en omvat de laatste drie fasen van het inkoopproces: 5. Bestellen: het plaatsen van orders of het afnemen via raamcontracten; 6. Bewaken: het bewaken van het uitleveren van orders, het bewaken van de kwaliteit van de geleverde goederen, diensten en werken en het verifiëren en afhandelen van facturen; 7. Nazorg: het afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-/minderwerk, afwikkelen van onderhoudsperiode en garantietermijnen, evalueren van leveranciers en het herzien van contracten Prestatie-meting /auditing
leverancierslijst Voorbe reiden
specifiseren
Selecteren
Contrac teren
bestellen
bewaken
nazorg
Contractregistratie
Aanbesteden Aanbesteden is de procedure waarbij een opdrachtgever bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en bedrijven vraagt om een offerte in te dienen. In die offertes staat onder andere welke prijs het bedrijf voor de uitvoering van de opdracht vraagt. Op een vooraf bepaalde datum worden de inschrijvingen gesloten en selecteert de opdrachtgever het bedrijf dat de opdracht krijgt. Het verlenen van de opdracht aan een van de inschrijvers wordt gunning genoemd. Het doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is om voor de opdrachtgever een zo gunstig mogelijk product of dienst te verkrijgen door middel van concurrentie en om alle geïnteresseerde partijen een gelijke kans te geven de opdracht te verkrijgen. Aanbestedende dienst De staat, een provincie, een gemeente, een waterschap, een publiekrechtelijke instelling of een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instelling. 5
Werken Onder “werk” wordt verstaan: “het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.” Dit betreft algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, burgerlijke en utiliteitsbouw, waterbouw, spoorwegbouw, wegenbouw, cultuurtechnische werken, installatiebouw en de afwerking van gebouwen. Een overheidsopdracht voor werken heeft volgens het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten BAO 1 betrekking op: 1. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken in het kader van een van de werkzaamheden genoemd in Bijlage I van het BAO, of van een werk, of 2. het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. De omschrijving “met welke middelen dan ook” onder 2. is opgenomen om ontduiking van de (Europese) aanbestedingsplicht door een financiële constructie te voorkomen. Bv. in een situatie waarin een projectontwikkelaar zich ertoe verbindt een gebouw op te trekken dat aan tevoren door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet, de voorfinancieringslasten te dragen en het eigendom op korte of lange termijn over te dragen aan de aanbestedende dienst. Alleen aankopen van reeds bestaande werken die niet zijn gebouwd om aan tevoren door die aanbestedende dienst vastgestelde eisen te voldoen, vallen buiten de werkingssfeer van het BAO.
Leveringen Onder leveringen worden verstaan: overeenkomsten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, of het leasen van auto’s. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld kopieerapparatuur onder leveringen. Diensten Onder een dienst wordt verstaan alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Voorbeelden van diensten zijn: onderhoud, schoonmaak, arbo, accountancy, verzekering, inhuur derden en re-integratie. Inkoopfunctie De verschillende elementen van het inkoopmodel duiden we gezamenlijk aan met de term inkoopfunctie. Het doel van de inkoopfunctie is het effectief en efficiënt beheren van de inkoopstromen, zodanig dat bestedingen op een verantwoorde wijze worden uitgevoerd. Regio Alle gemeenten binnen een straal van 25 km van de gemeente Hilversum.
1
Zie voor uitleg over het BAO hoofdstuk 3 van deze Nota.
6
3
Juridische uitgangspunten
3.1
Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie
Bij elke Europese en nationale aanbestedingsprocedure moeten de beginselen van het EG-verdrag inzake het vrije verkeer van goederen en diensten, de vrijheid van vestiging en de daarvan afgeleide beginselen van non-discriminatie (of gelijkheidsbeginsel), transparantie en objectiviteit worden nageleefd. Het beginsel van non-discriminatie of gelijkheidsbeginsel waarborgt dat alle aanbieders gelijk worden behandeld. Het transparantiebeginsel brengt mee dat de gehele aanbestedingsprocedure transparant en controleerbaar moet zijn. Het objectiviteitsbeginsel vereist dat het optreden van de aanbestedende dienst objectief is, oftewel gebaseerd op feiten en heldere criteria. Deze beginselen hanteert de gemeente Hilversum voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen van Europees aanbesteden. 3.2
Naleven van wet- en regelgeving
De gemeente Hilversum is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Voor de gemeente Hilversum gelden de volgende juridische (inkoop)kaders: − Europees Verdrag (zie 3.1) − Europese Aanbestedingsrichtlijn De richtlijn voor leveringen, diensten en werken (2004/18/EG) heeft in beginsel geen directe werking voor burgers, maar moet door de lidstaten worden geïmplementeerd. In Nederland is dat gebeurd via de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen. − Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsoprachten (BAO 16 juli 2005 (Stb. 408, 6 september 2005)) Het BAO heeft de gehele richtlijn Leveringen, Diensten en Werken omgezet (d.w.z. overgeschreven). De teksten komen grotendeels overeen, maar er zijn enkele afwijkingen. Zo biedt de Richtlijn een aantal malen een keuze om een bepaling wel of niet over te nemen. In het BAO is vastgelegd welke keuze Nederland daarin maakt. − Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005) Het ARW 2005 kent twee sporen. Ten eerste aanbesteding van werken die vallen onder de werking van het BAO (Europese aanbesteding); ten tweede aanbesteding van werken die daar niet onder vallen (‘nationale aanbestedingen’). Het ARW 2005 is alleen verplicht voor vier bouwdepartementen (VROM, LNV, VenW en Defensie), maar overige overheden kunnen het ARW 2005 ook van toepassing verklaren. De gemeente Hilversum verklaart het ARW 2005 van toepassing. − Wet implementatie rechtsbescherming aanbestedingen (WIRA, Stb. 2010, 38 en 39) De WIRA heeft de Europese rechtsbeschermingsrichtlijn (Richtlijn 2007/66/EG) geïmplementeerd. − De Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Hilversum 2011-2015 − Het inkoop- en aanbestedingshandboek gemeente Hilversum Overige relevante nationale regelgeving − − − − −
Wet bevordering integriteitsbeoordeling door het openbaar bestuur (Wet BIBOB) Gemeentewet Burgerlijk wetboek Algemene wet bestuursrecht Wet openbaarheid van bestuur (WOB) (naast de eigen openbaarmakingsregeling uit het BAO).
Boven de Europese drempelwaarden dient de Europese aanbestedingsrichtlijn (uitgewerkt in het BAO) te worden nageleefd. Onder de Europese drempelwaarden heeft de gemeente Hilversum eigen drempelwaarden vastgelegd met eigen beleid (zie hoofdstuk 5). 7
De jaarlijkse accountantscontrole moet onder andere toezien op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van deze juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. 3.3
Toepassen inkoophandboek
Om het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed in de praktijk te kunnen brengen hanteert de gemeente een inkoophandboek. Daarin wordt het verloop van de inkoopprocedures beschreven en worden standaarddocumenten opgenomen.
8
4
Ethische en ideële uitgangspunten
Deze uitgangspunten geven aan welke waarden en normen de gemeente Hilversum uitdraagt in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. 4.1
Duurzaam inkopen
Voor Duurzaam inkopen hanteert Hilversum de omschrijving van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Het betekent dat in elke fase van het inkoopproces rekening wordt gehouden met Milieucriteria, (internationale) Sociale voorwaarden en Social return. Het resultaat daarvan en daarmee van het totale inkoopproces van de gemeente Hilversum moet zijn dat de gemeente in 2015 voor 100% duurzaam inkoopt. De milieucriteria, ten aanzien van een product, dienst of werk, hebben voornamelijk betrekking op het energieverbruik, watergebruik, vervoer, materiaalgebruik en het ontstaan van afvalstoffen. Bij sociale voorwaarden gaat het om internationale aspecten zoals arbeidsrechten, kinderarbeid of mensenrechten. Bij social return worden kansen gegeven aan mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Milieucriteria De milieueisen en -wensen voor diverse productgroepen zijn beschreven in criteriadocumenten die zijn vastgesteld door het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Hierin staat waar een leverancier aan moet voldoen om duurzaam te leveren. Sociale voorwaarden Internationaal geaccepteerde arbeidsnormen en mensenrechten zijn de basis voor sociaal verantwoord inkopen. Voor Europese aanbestedingen is uitgewerkt hoe sociale voorwaarden kunnen worden toegepast. De voorwaarden worden als bijlage opgenomen bij de overeenkomst. De leverancier verklaart dat hij of geen risico voorziet, of is aangesloten bij een keteninitiatief of zich op een andere manier zal inspannen. In het laatste geval moet hij openbaar rapporteren over de voortgang. Opdrachtgever bewaakt de tijdige oplevering van documenten en rapportages en toetst marginaal op inhoud. Social return Via inkoop kan de overheid middels afspraken met leveranciers kwetsbare groepen – zoals langdurig werklozen en gedeeltelijk arbeidsgeschikten – een kans op de arbeidsmarkt geven. 4.1.2
Beleid ten aanzien van Milieucriteria en Sociale voorwaarden
In 2000 ondertekende het college de deelnameverklaring Duurzaam inkopen. Hiermee gaat Hilversum akkoord om duurzaamheid te betrekken bij inkoop en aanbesteding, de resultaten te registreren en te rapporteren en de opgedane kennis te delen. In 2007 heeft het college van B&W ingestemd met de onderschrijving van het klimaatakkoord Gemeenten en rijk 2007 – 2011 en daarmee met de doelstellingen voor Duurzaam Inkopen van 75%2 in 2010 en 100% in 2015. De gemeenteraad heeft dit als onderdeel van het Uitvoeringsplan Duurzaam Hilversum in het najaar 2008 bekrachtigd. Ter ondersteuning is de raad ook akkoord gegaan met een verrekeningssystematiek om kosteneffectieve investeringen te kunnen doen op basis van Total Cost of Ownership (TCO). Indien de meerkosten van een duurzame inkoop door kostenbesparing in de exploitatie binnen 10 jaar terugverdiend kunnen worden, wordt een budgetoverschrijding toegestaan. Een aankoop is duurzaam als het uiteindelijke ingekochte product voldoet aan: 1a. de milieucriteria zoals per product(groep) zijn vastgelegd door Agentschap NL in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu, of 1b: aan de criteria van een internationaal milieukeur of milieulabel (zoals het Nederlandse milieukeur, Noordse Zwaan, Europese Ecolabel, Energystar) 2: als bij een Europese aanbesteding de Sociale voorwaarden zijn toegepast.
2
De berekening van genoemd percentage van het inkoopvolume wordt gedaan op basis van de DBO Monitor. Alle aanbestedingen en meervoudige onderhandse aanbestedingen worden beoordeeld op duurzaamheid
9
Monitoring Om duurzaamheid te laten integreren in de inkoop- en aanbesteding worden alle inkopen van minimaal € 25.000 gemonitord. Met de resultaten van monitoring kunnen afwijkingen worden verantwoord en zonodig doelstellingen, middelen en voorwaarden worden bijgesteld.
4.2
Beleid ten aanzien van Social return
Social return is een onderdeel van duurzaam inkopen. In de context van het gemeentelijk inkoopbeleid kan dat onder meer betekenen dat de gemeente haar inkoopkracht inzet om de arbeidsmarktpositie van kwetsbare groepen (WSW/WWB/WW) en jongeren (WIJ) te versterken. De gemeente maakt gebruik van haar positie van opdrachtgever om bedrijven en instanties te bewegen om werkplekken en/of leer/stageplekken beschikbaar te stellen aan inwoners van Hilversum die zelfstandig zo´n positie niet kunnen bereiken. De criteria worden opgenomen in de technische specificatie, selectie en/of gunningcriteria bij het aanbesteden van een levering, dienst of werk of als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde in het contract. Inschrijvers dienen bij de inschrijving te verklaren dat zij aan de verplichting zullen voldoen indien de opdracht aan hen wordt gegund. Indien een inschrijver de voorwaarde niet aanvaardt, is de inschrijving niet overeenkomstig de offerte-aanvraag en zal deze om die reden worden afgewezen.
4.2.1
Artikel 19 BAO (voorbehoud SW-bedrijven)
Het Bao biedt voor het toepassen van sociaal beleid een mogelijkheid in artikel 19. De aanbestedende dienst kan bij het gunnen van overheidsopdrachten voorkeur verlenen aan SW-bedrijven indien de meerderheid van de betrokken werknemers personen met een arbeidshandicap zijn. Dit betekent niet dat de gemeente vooraf mag onderhandelen met één SW-bedrijf. De opdracht zal binnen de specifieke doelgroep van SW-bedrijven in concurrentie moeten worden aanbesteed. De gemeente Hilversum zal, wanneer dit mogelijk is, overwegen of van de mogelijkheid van artikel 19 BAO gebruik wordt gemaakt. De uiteindelijke keuze zal in dat geval gemotiveerd worden vastgelegd.
4.2.2
Aanbestedingen onder de Europese drempel
De gemeente spant zich extra in om de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren en werkzoekenden en scholieren een leer/werkplek, een opleiding en kans op werk te geven. De (meervoudig) onderhandse aanbestedingen bieden de mogelijkheid om op dit aspect te sturen indien de geselecteerde opdrachtnemers zich vooraf gecommitteerd hebben aan de door de opdrachtgever vastgestelde richtlijnen die hierna zijn weergegeven. • • • •
De opdrachtnemer is vanaf een onderhandse aanbesteding verplicht (een) leer/stageplek(ken) ter beschikking te stellen; De opdrachtnemer is verplicht 5% van de aanneemsom bij ondershandse aanbestedingen, met een benedengrens van € 75.000,--, voor een periode van 2 jaar werkzoekenden in dienst te nemen nadat binnen maximaal 3 jaar een totale aanneemsom is bereikt van € 1.000.000,-- excl. BTW; De opdrachtnemer is verplicht de in dienst genomen werklozen een 2- jarige opleiding te bieden die resulteert in een diploma op het van toepassing zijnde vakgebied; De opdrachtnemer draagt zorg voor een planning van de inzet en aard van de werkzaamheden en de afdeling sociale zaken selecteert, bemiddelt en begeleidt de werkzoekenden.
Samen met de opdrachtnemer wordt direct na de gunning al gekeken naar manieren om de verplichting in te lossen. Hierbij wordt de personeelsbehoefte van de opdrachtnemer centraal gesteld. Per opdracht kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt met betrekking tot het in vaste loondienst nemen van (een) werkzoekende(n) en het aanbieden van leer/stageplekken. 10
De praktische invulling (periode, aantallen werkzoekenden, evaluatie en waar aan de slag) wordt na de gunning in een plan van aanpak tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever, in dit geval de afdeling sociale zaken, overeengekomen. Hiervoor levert de opdrachtnemer een beschrijving van de functie(s) en leerwerkstage. Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen conform dit artikel niet of niet volledig nakomt, vindt een inhouding plaats op de aanneemsom naar rato. Deze inhouding vindt niet plaats indien buiten schuld van de opdrachtnemer de beoogde inzet niet is bereikt. Indien de opdrachtnemer werkt met onderaannemers blijft de opdrachtnemer volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van het gestelde in dit artikel. Om in voldoende mate aan bovenstaande richtlijnen te kunnen voldoen zal de grens voor (meervoudig) onderhandse aanbestedingen voor Werken worden gelegd tussen de € 75.000,-- en € 1.000.000,--. Openbare aanbestedingen kunnen onvoldoende als sturingsmiddel dienen om werkzoekenden een 2-jarig contract en opleiding aan te bieden, daar de gemiddelde uitvoeringsduur van Werken 4 maanden is en de opdrachtnemer voor jaren niet meer in Hilversum werkzaam hoeft te zijn. De praktijk zal in de toekomst laten zien of het verplichtende karakter van social return contraproductief werkt. De gemeente moet draagvlak creëren voor de uitvoering van haar sociaal beleid door opdrachtnemers hierin goed te begeleiden. Voor de ene sector zal social return minder bezwaarlijk zijn dan voor de andere.
4.3
Artikel 26 BAO (bijzondere uitvoeringsvoorwaarden)
In artikel 26 BAO is de mogelijkheid gecreëerd om bijzondere voorwaarden te stellen aan de uitvoering van een opdracht, mits de uitvoeringsvoorwaarden in overeenstemming zijn met het EG-recht (nondiscriminatoir, transparant en objectief) en mits de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden in de aankondiging of in het bestek zijn vermeld. Deze bijzondere uitvoeringsvoorwaarden kunnen verband houden met sociale of milieuoverwegingen. Zij kunnen met name ten doel hebben de beroepsopleiding op de werkplek of de arbeidsparticipatie van moeilijk in het arbeidsproces te integreren personen te bevorderen, de werkloosheid te bestrijden of het milieu te beschermen. Een voorbeeld hiervan is de verplichting in een overeenkomst om voor de uitvoering van de overheidsopdracht werkzoekenden (WSW, WWB, WIJ, WW) te werven en voor deze doelgroep in opleidingsacties te voorzien, om inhoudelijk de belangrijkste verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie na te leven en om een aantal gehandicapten aan te werven. Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden worden als contractsbepaling opgenomen. De inschrijver moet wel vooraf akkoord gaan met de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden van het contract. Doet hij dat niet, dan zal zijn inschrijving worden afgewezen. Wanneer tijdens de uitvoering van het contract blijkt dat de inschrijver niet voldoet aan de bijzondere voorwaarden, dan is er sprake van schending van deze contractuele verplichting en kan naleving worden geëist, schadevergoeding worden gevraagd, of het contract worden ontbonden. Uiteraard tenzij buiten schuld van de opdrachtnemer niet aan de voorwaarden kon worden voldaan. De gemeente Hilversum zal, wanneer dit mogelijk en zinvol is, kiezen artikel 26 BAO toe te passen.
4.4
Maatschappelijke eisen aan leveranciers
De gemeente Hilversum wenst alleen zaken te doen met bedrijven die betrouwbaar en niet crimineel zijn. Op het moment dat het bedrijf hier niet aan voldoet wordt deze uitgesloten. Om potentiële leveranciers te toetsen verplicht de gemeente Hilversum zich er toe om informatie in te winnen en deze te analyseren, met inachtneming van het BAO en, in relevante gevallen, de Wet bevordering Integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (wet BIBOB).
11
4.5
Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren
Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en niet discriminerende wijze uitgevoerd. Uitgangspunt is dat bestuurders en ambtenaren een zakelijke relatie onderhouden met bedrijven en leveranciers en geen directe of indirecte persoonlijke belangen hebben bij opdrachtverstrekking. Om zelfs de schijn van het overtreden van de drie voornoemde principes te voorkomen, zijn alle ambtenaren en bestuurders van de gemeente verplicht zich te houden aan de gedragscode voor ambtenaren en bestuurders.
12
5
Economische uitgangspunten
5.1
Mate van concurrentie
De mate waarin door de gemeente Hilversum in concurrentie wordt ingekocht is o.a. afhankelijk van de waarde van de in te kopen diensten, leveringen of werken. Ook het aantal mogelijke leveranciers speelt hierbij een rol. Voor Europees aanbesteden gelden wettelijk vastgestelde drempelbedragen. Ligt de opdrachtwaarde boven dit bedrag, dan dient de opdracht conform de Europese Richtlijnen aanbesteed te worden. Blijft de opdrachtwaarde eronder, dan kan de gemeente Hilversum vrij kiezen welke aanbestedingsprocedure zij hanteert. Daarbij moeten wel de beginselen van het EG-Verdrag (transparantie, non-discriminatie en objectiviteit) in acht worden genomen. Nationaal: − Enkelvoudig onderhands aanbesteden; Dit betreft een aanbestedingsprocedure waarbij één aanbieder in de gelegenheid wordt gesteld op de levering of dienst in te schrijven. −
Meervoudig onderhands aanbesteden (met of zonder voorafgaande leveranciersselectie); Bij een onderhandse aanbesteding selecteert de gemeente vooraf een aantal (bij de gemeente bekende) bedrijven. Voor werken hanteert de gemeente een Vendor list met goedgekeurde bedrijven. Deze bedrijven worden in de gelegenheid gesteld zich als geïnteresseerde aan te melden (bij een meervoudige onderhandse besteding na voorafgaande selectie) of mogen direct een offerte indienen (bij een meervoudige onderhandse aanbesteding zonder voorafgaande selectie). Bij deze vorm van aanbesteden wordt een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke dan wel rechtspersonen tot inschrijving of tot onderhandeling uitgenodigd.
−
Openbaar aanbesteden zonder voorafgaande leveranciersselectie; Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die door middel van een publicatie algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij iedereen een offerte mag indienen. Deze vorm komt overeen met de openbare Europese aanbestedingsprocedure.
−
Openbaar aanbesteden met voorafgaande leveranciersselectie (de ‘niet-openbare procedure’). Bij deze vorm van aanbesteden wordt de aanbesteding via een publicatie algemeen bekend gemaakt en kan iedereen zich als gegadigde melden. Vervolgens worden één of meer van hen (in overeenstemming met de Europese procedures minimaal 5) uitgenodigd om in te schrijven. Deze vorm komt overeen met de niet-openbare Europese procedure.
Europees: − Openbaar aanbesteden zonder voorafgaande selectie. De openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in één ronde waarbij alle belangstellenden direct een offerte kunnen indienen naar aanleiding van de oproep. −
Openbaar aanbesteden met voorafgaande selectie; (de ‘niet-openbare procedure’); Het verschil met de openbare procedure is, dat deze aanbestedingsprocedure twee ronden kent. In de eerste ronde kan iedere geïnteresseerde aanbieder zich als gegadigde melden met het verzoek tot toezending van het pre-selectiedocument. In de tweede ronde wordt een aantal gegadigden uitgenodigd in te schrijven (minimaal 5).
Enkele bijzondere Europese procedures: − Onderhandelingsprocedure met of zonder voorafgaande bekendmaking Deze procedures kunnen alleen in de gevallen genoemd in de artikelen 30 of 31 BAO toegepast worden. −
Concurrentiegerichte dialoog Bij bijzondere complexe opdrachten kan in bepaalde gevallen de aanbestedende dienst de dialoog aangaan met de leveranciers. Dit is een ingewikkelde procedure.
13
−
Prijsvragen Onder bepaalde voorwaarden kan een opdracht tot het realiseren van een project aan de winnaar van een prijsvraag worden verstrekt.
Overzicht te hanteren drempelbedragen in euro’s (excl. BTW) Europese Aanbestedings- procedures
Openbaar met of zonder voorselectie (nationaal)
Meervoudig onderhands minimaal 3 offertes, waarvan zoveel mogelijk uit de Regio (= niet openbaar)
Enkelvoudig onderhands, indien mogelijk bedrijf uit Regio (= niet openbaar)
Leveringen en 2A-diensten*
> 193.000
> 120.000 en < 193.000
> 25.000 en < 120.000
< 25.000
Werken
> 4.845.000
> 1.000.000 en < 4.845.000
> 75.000 en <1.000.000
< 75.000
Procedure Type Opdracht
Overzicht bijbehorende te hanteren regelgeving en richtlijnen ingeval bovenstaande procedure van toepassing is en de bijbehorende publicatieplicht Leveringen en 2A-diensten *
Bao
Procedure uit het Hilversumse inkoophandboek
Procedure uit het Hilversumse inkoophandboek
Procedure uit het Hilversumse inkoophandboek
Werken
Bao; ARW 2005;
ARW 2005; Hilversumse inkoophandboek
ARW 2005; Hilversumse inkoophandboek
Offerteaanvraag (ARW 2005); Hilversumse inkoophandboek
Minimumeis aan publicatie
Publicatie op TED (via aanbestedings kalender.nl)
Publicatie op aanbestedings geen kalender.nl
Surpluseis aan de publicatie ivm stimulering MKB
Publicatie daarna** op eigen website en/of plaatselijk dagblad
Publicatie op eigen Uitnodiging van minimaal 1 I.v.m. snelheid en flexibiliteit website /plaatselijk dagblad inschrijver binnen de regio voorkeur gaat uit naar lokaal bedrijf
geen
* Zie voor 2B-diensten hieronder & 5.1.1. **Bij Europese aanbestedingsprocedures mag pas na publicatie van de opdracht in Europees verband (in casu de bekendmaking in het publicatieblad van EG) de eigen lokale publicatie van de opdracht op de eigen website of plaatselijk dagblad plaatsvinden. 5.1.1
Beleid voor 2B-diensten
In het BAO wordt in bijlage 2 een onderverdeling gemaakt in diensten. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen 2A-diensten en 2B-diensten. Voor 2A-diensten geldt het volledige aanbestedingsregime voor diensten en voor 2B-diensten geldt een beperkt aanbestedingsregime (dit is overigens wel een (vorm van) Europese aanbesteding). De enige twee verplichtingen voor 2B-diensten zijn dat de technische voorschriften die worden gehanteerd non-discriminatoir moeten zijn en dat achteraf bekend moet worden gemaakt aan de Europese Commissie aan wie de overheidsopdracht is gegund. In het Inkoophandboek wordt uitgebreider ingegaan op 2B-diensten. In het beleid van de gemeente Hilversum is voor de verschillende vormen van aanbestedingsprocedures die gevolgd moeten worden ten aanzien van 2B-diensten boven de Europese drempel, onderscheid gemaakt in 2B-diensten met en 2B-diensten zonder duidelijk grensoverschrijdend belang. In de jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie is namelijk uitgemaakt dat bij een duidelijk grensoverschrijdend belang ook bij de 2B-diensten publicatie vooraf nodig is. Voor een uitgebreide toelichting op het begrip grensoverschrijdend belang wordt verwezen naar het Inkoophandboek. Het Hilversums beleid ten aanzien van 2B-diensten (ook onder de Europese drempel) wordt hieronder weergegeven. 14
2B-diensten > € 193.000 met duidelijk grensoverschrijdend belang > € 193.000 zonder duidelijk grensoverschrijdend belang < € 193.000
5.2
te volgen aanbestedingsprocedure openbaar
openbaar, of meervoudig onderhands, of enkelvoudig onderhands
bijzonderheden -Keuze is afhankelijk van de aard van de opdracht, de waarde van de opdracht en overige omstandigheden (nondiscriminatoire argumenten). Daarbij beginselen van EGVerdrag aanhouden: transparantie, non-discriminatoir, gelijkheidsbeginsel, objectiviteit. De keuze voor één van de genoemde procedures moet gemotiveerd in het aanbestedingsdossier worden opgenomen
Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid
Uitgangspunt is dat het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid verplicht wordt toegepast. In uitzonderingsgevallen kan gemotiveerd afgeweken worden van de in paragraaf 5.1 aangegeven aanbestedingsvorm in relatie tot de te hanteren drempelbedragen, voor wat betreft aanbestedingen onder de Europese drempels. In geval van afwijking van het reguliere beleid zijn in de in het inkoophandboek uitgewerkte procesbeschrijving de volgende waarborgen ingebouwd: - afwijking van de regel om bij de aangegeven drempelwaarde openbaar aan te besteden behoeft overleg met de betreffende portefeuillehouder en goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, e.e.a. vast te leggen in een document afwijkingsformulier, zoals in het inkoophandboek is aangegeven; - afwijking van de regel om bij de aangegeven drempelwaarde meervoudig onderhands aan te besteden behoeft overleg met en goedkeuring van de betreffende dienstdirecteur, e.e.a. vast te leggen in een document aanbestedingsformulier, zoals in het inkoophandboek is aangegeven. De in de procesbeschrijving aangegeven drempelbedragen markeren de bovengrenzen. Een openbare aanbestedingsprocedure of een (meervoudige) onderhandse aanbestedingsprocedure beneden de in paragraaf 5.1 aangegeven drempelbedragen zijn geen afwijkingen van het aanbestedingsbeleid. 5.3
Waardebepaling van de opdracht
Om te kunnen bepalen welke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) conform het BAO te worden vastgesteld. Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeftes van alle afdelingen binnen de rechtspersoon gemeente Hilversum over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te tellen (de gemeente wordt dus gezien als één opdrachtgever). Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, dienen de behoeftes over maximaal 48 maanden te worden opgeteld. In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. De gemeente Hilversum kiest er voor om bij twijfel een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen.
15
5.4
Beleid ten aanzien van innovatief aanbesteden
Innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij maximaal gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de markt aanwezig is. In plaats van dat de aanbestedende dienst alles tot in detail voorschrijft (het ‘traditionele aanbesteden’), wordt aan marktpartijen de ruimte geboden om met eigen oplossingen te komen. Innovatief aanbesteden kan bij alle fasen van een aanbestedingsprocedure worden toegepast. Veel van de vernieuwingen in het aanbestedingsproces komen uit de bouwwereld, maar zijn ook vaak toepasbaar bij leveringen en diensten. De verschillende vormen van innovatie zijn (per fase van het aanbestedingsproces):
in de informatiefase bij het formuleren van de opdracht
bij de procedure bij de gunning
bij het contracteren
marktconsultatie varianten toestaan functioneel specificeren hoge minimumeisen stellen concurrentiegerichte dialoog toepassen gunnen op vaste prijs of budgetgestuurd gunnen gunnen op prijs en kwaliteit (economisch meest voordelige inschrijving. Met name in de bouwwereld wordt traditioneel gegund op de laagste prijs. Bij leveringen en diensten is dat vele malen minder het geval.) gunnen via elektronische veiling geïntegreerde contracten (bv. Design en Build of PPS)
De gemeente Hilversum zal, wanneer dit mogelijk en zinvol is, kiezen om opdrachten innovatief aan te besteden.
5.5
Omgaan met (regionale) leveranciers
5.5.1
Stimuleren lokaal ondernemerschap
Uit de grondbeginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen en het Europese Verdrag vloeit voort dat de overheid geen enkele inschrijver, dus ook geen regionale ondernemer, mag voortrekken bij gunning van opdrachten. Ondanks dit spanningsveld worden onderstaand de mogelijkheden aangegeven die enerzijds recht doen aan de nationale en internationale regelgeving, en anderzijds het plaatselijke/regionale bedrijfsleven in staat stelt mee te dingen naar opdrachten van de gemeente Hilversum. Specifiek bij Europese en (openbare) nationale aanbestedingen: − Wijze van publiceren: Naast de verplichte publicatie binnen een Europese aanbestedingsprocedure en een (openbare) nationale aanbestedingsprocedure wordt de aankondiging daarna ook geplaatst op de gemeentelijke website en/of in een regionaal3 of plaatselijk huis-aan-huis blad. − Percelenregeling: Om de kansen van het regionaal bedrijfsleven te vergroten kan bij elke Europese aanbesteding en nationale (openbare) aanbestedingsprocedure op basis van bedrijfseconomische aspecten, bekeken worden of, en zo ja op welke wijze, gebruik gemaakt zal worden van de percelenregeling. Hierbij wordt een opdracht opgesplitst in een aantal percelen. De voorwaarden waaronder dit mag en de wijze waarop percelen aanbesteed moeten worden staat beschreven in de Europese richtlijnen en het Bao.
3
Regio is de straal binnen 25 km.
16
Specifiek bij onderhandse aanbestedingen − Binnen het uitnodigingsbeleid kan bij meervoudige onderhandse aanbestedingen op beperkte schaal rekening gehouden worden met de kansen van (op basis van objectieve eisen en criteria geschikt bevonden) regionale ondernemers. In deze situatie gaat de voorkeur uit bij het uitnodigen van potentiële leveranciers (mede gezien de afweging van een evenwichtige prijs-kwaliteitverhouding in relatie tot de omvang van de opdracht) naar zoveel mogelijk inschrijvers uit de regio. Hierbij is noodzakelijk dat voor alle deelnemers aan de procedure de geschiktheid op gelijke wijze is vastgesteld en zij eveneens onder dezelfde voorwaarden meedingen. − Bij een enkelvoudige uitnodiging voor het plaatsen van een opdracht kan, mede als gevolg van de prijs-kwaliteitverhouding alsmede de benodigde flexibiliteit en snelheid in uitvoering, een regionaal bedrijf de voorkeur genieten. De gemeente Hilversum zal bij elke aanbesteding de in deze beleidsnotitie beschreven mogelijkheden, uitgaande van het principe “kansen zonder voorrang”, toepassen, om zo een deel van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. Van dit uitgangspunt kan slechts gemotiveerd afgeweken worden.
5.5.2
Mogelijkheden inzet lokaal SW-bedrijf
Binnen de inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek (iSGV), waar de gemeente Hilversum deel van uitmaakt, is een beslisboom met uitgangspunten opgesteld voor de wijze waarop – binnen de geldende wet- en regelgeving – het mogelijk is om het plaatselijke SW-bedrijf, Tomingroep BV, bij bepaalde opdrachten te betrekken. De beslisboom geldt alleen voor de productgroepen waar de Tomingroep BV zelf actief in is. De gemeente Hilversum zal op de onderstaande productgroepen, de hierna genoemde beslisboom hanteren. In individuele situaties kan, mits goed gemotiveerd in een collegebesluit, worden afgeweken van toepassing van de beslisboom. Productgroepen: − Dienstverlening op het gebied van groenonderhoud en hovenierswerkzaamheden − Schoonmaakdienstverlening − Dienstverlening op het gebied van verpakkingsactiviteiten (inpakken en verzending) − Dienstverlening op het gebied van Post en- mailverzorging − Activiteiten op het gebied van kringloopbedrijven − Detacheringsactiviteiten (inzet van medewerkers) op de werkgebieden: - Productie en Assemblage - Handling en Verpakken - Elektronica - Hout en Metaal - Administratie - Magazijn & Logistiek - Facilitaire diensten - Vervoersdiensten
17
Beslisboom bij het gunnen van opdrachten aan Tomingroep BV.
Betreft het voorwerp van de opdracht een Tomin productgroep?
JA
NEE
Vooroverleg Werkvoorzieningschap/ Tomingroep BV Centrale vraagstelling: Kunnen SWgeïndiceerden of reïntegratiekandidaten binnen deze opdracht geplaatst worden?
1 JA
NEE
Geen voorkeursbeleid. Normaal aanbesteden volgens het geldende (lokaal) inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Opdrachtwaarde boven de EU-drempel?
JA
NEE
2 Meervoudig onderhands aanbesteden. De Tomingroep BV altijd als potentiële inschrijver laten meedingen naar de opdracht.
Afhankelijk van hoogte bedrag in samenhang met het geldende (lokaal) inkoopbeleid
3 Enkelvoudig onderhands aanbesteden. De Tomingroep BV altijd eerst een offerte laten indienen. Wel controle op marktconformiteit.
Toepassen artikel 19 Bao Voorbehoud maken. De aanbesteding uitvoeren onder SW-bedrijven. Afhankelijk van de conclusies uit marktverkenning kiezen tussen:
Toepassen artikel 26 Bao Stellen van uitvoeringsvoorwaarden Binnen het contract wordt de voorwaarden gesteld tot het plaatsen van SW-geïndiceerden bij uitvoering van de opdracht.
4
5
Nadere uitwerking van/toelichting op de uitvoering van de beslisboom is opgenomen in het Inkoophandboek.
18
5.6
Leveranciersmanagement
De prestaties van (gecontracteerde) leveranciers worden geëvalueerd. Bij contracten met een looptijd van meerdere jaren vindt de evaluatie jaarlijks plaats en bij werken wordt direct na de oplevering geëvalueerd. De methode van beoordeling is objectief, transparant en nietdiscriminatoir. De informatie uit de leveranciersevaluaties wordt gebruikt voor besluitvorming betreffende uitnodiging en contractverlenging in nieuwe aanbestedingen.
19
6
Organisatorische uitgangspunten
6.1 Inkoopsynergie De organisatievorm van de inkoopfunctie wordt o.a. bepaald door de aard van de in te kopen producten. Hierbij kunnen twee hoofdcategorieën worden onderscheiden: 1. dienstspecifieke producten: producten die men binnen één dienst of afdeling inkoopt (zoals infrastructurele werken, reïntegratie-opdrachten en maatwerk ICT-applicaties); 2. dienstoverschrijdende producten: producten die meerdere diensten of afdelingen inkopen (zoals kantoorartikelen, schoonmaak, uitzendkrachten, software, adviesdiensten). Dienst Stad Dienst Inwoners Dienst Bestuur
Aanbesteding van werken Aanbesteding van re-integratieopdrachten (“2Bdiensten”) Facilitaire dienstoverstijgende inkoop
De inkoopfunctie binnen de gemeente Hilversum is derhalve decentraal van opzet. De gemeentelijke vakdiensten zijn zelfstandig verantwoordelijk voor de primaire dienstspecifieke inkoop. De facilitaire dienstoverstijgende inkoop wordt uitgevoerd de Dienst Bestuur. De decentrale inkoopfunctie is met name geschikt voor het inkopen van dienstspecifieke producten. Immers, andere diensten hebben deze producten niet nodig en bundeling van het inkoopvolume is dus niet aan de orde. Inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek (iSGV) In 2006 heeft de gemeente Hilversum samen met de gemeenten Bussum, Huizen, Naarden, Weesp, Wijdemeren en het Gewest Gooi en Vechtstreek een regionale inkoopsamenwerkings-overeenkomst ondertekend. Op basis van de resultaten en ervaringen over de jaren 2006 tot en met 2009 is besloten om deze inkoopsamenwerking voort te zetten. De nieuwe samenwerkingsovereenkomst is in werking getreden op 1 september 2010 en geldt voor onbepaalde tijd. De regionale inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek beoogt de volgende doelstellingen te realiseren: - Inrichten van een regionaal kennisnetwerk (diverse overlegvormen). - Ondersteuning bij gezamenlijke inkoop voor grote en/of complexe inkooptrajecten in de vorm van onderzoek en uitvoering (inkoopnetwerk). - Inrichten van een regionaal informatiecentrum voor alle aanbestedingsvraagstukken uit de regio (vraagbaak en kwaliteitsbevordering). - Realiseren van kostenbesparingen, efficiencyvoordelen en kwaliteitswinst. De samenwerking zal tweejaarlijks door de bestuurlijke regiegroep worden geëvalueerd om te beoordelen hoe de voortzetting van de samenwerking zal plaatsvinden. 6.2
Verantwoordelijkheid voor de inkoopfunctie
Elke dienst is verantwoordelijk voor de kwaliteit, de gehanteerde kwantiteit en het proces van de eigen dienstspecifieke inkooppakketten en neemt daarbij de regels van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht. Binnen de diensten is de directeur (eind)verantwoordelijk voor de inkoophandelingen. 6.3
Hanteren van een standaardwerkwijze
Een eenduidige professionele werkwijze is een speerpunt voor de gemeente Hilversum. Daarom kiest de gemeente voor een standaardwerkwijze. Deze standaardwerkwijze wordt vastgelegd in het inkoophandboek met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het daadwerkelijk inkopen van leveringen, diensten of werken. Daarnaast hanteert de gemeente Hilversum ook standaardformulieren om de professionele werkwijze te kunnen ondersteunen. Met behulp van deze standaardformulieren (bv. offerteaanvraagdocumenten, modelcontracten, algemene inkoopvoorwaarden, model-afwijzingsbrieven) streeft de gemeente er naar om een constante kwaliteit richting de verschillende leveranciersmarkten uit te stralen. De standaardformulieren worden digitaal beschikbaar gesteld. Het is verplicht deze standaardwerkwijze te hanteren. 20
6.4
Gemeentelijk Inkoopplatform
Gezien de diversiteit van de opdrachten, het groot aantal medewerkers dat zich thans met inkoop en aanbesteding bezig houdt en de mede hierdoor versnipperd aanwezige kennis, wordt er veel aandacht besteed aan de implementatie van het (nieuwe) beleid. Om hierop te kunnen inspelen is een ambtelijk inkoopplatform ingesteld waarin de experts uit de verschillende diensten participeren. Het inkoopplatform komt minimaal 2 keer per jaar bijeen met als doel het uitwisselen van kennis en ervaringen op het gebied van aanbesteden en te komen tot verbetervoorstellen en up-to-date houden van de nota en het inkoophandboek. Tweejaarlijks dient het aanbestedingsbeleid door het inkoopplatform worden geëvalueerd, tenzij interne of externe ontwikkelingen aanleiding geven om dat eerder te doen. De evaluatie geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten: − Zijn de wettelijke en beleidsuitgangspunten nog actueel? − Is het beleid voldoende bekend binnen de organisatie? − Wordt het beleid voldoende nageleefd? Uitkomsten van de evaluatie worden aan het Centraal Managementteam gerapporteerd. Voor zover noodzakelijk worden de eventuele bijstellingen ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd. Uiteindelijke doel is om te komen tot een structurele verbetering en professionalisering van aanbesteden. 6.5
Contractbeheer
Het doel van contractbeheer is de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste contractuele afspraken. Om de organisatie hierbij te ondersteunen kan gebruik gemaakt worden van het Hilversums contractbeheersysteem, C-Vendor. De doelstellingen van contractbeheer zijn: - Voor het sluiten van contracten; het verkrijgen van goede afspraken en het reduceren van onzekerheden over toekomstige prestaties - Voor het uitvoeren van contracten; het zorgdragen voor de juiste prestaties met de juiste kwaliteit op het juiste moment op de juiste plaats met de juiste hoeveelheden - Voor het beëindigen van contracten; op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment Beheersmatig betekent dit: - (De)centraal beschikbaarheid van (informatie) uit contracten - Totstandkoming van contracten door de juiste personen in de organisatie op het juiste moment - Bewaking en rapportage van de in de contracten vastgelegde activiteiten op het juiste moment en de juiste persoon.
6.6
Verantwoording
De uitvoering van het aanbestedingsbeleid binnen de gemeente Hilversum vindt decentraal plaats. Op centraal niveau bestond tot en met 2010 geen overzicht van de aanbestedingen. Om aan haar zorgplicht te voldoen dient het college in staat te zijn om te bewaken of opdrachten al dan niet Europees of openbaar aanbesteed worden. In verband hiermee stellen de diensten jaarlijks ten tijde van het opstellen van de jaarrekening, mede ten behoeve van de directeur, een rapportage over de uitvoering van het aanbestedingsbeleid op, met dien verstande dat als er onregelmatigheden worden geconstateerd de rapportagefrequentie aan de directeur hoger kan worden dan één keer per jaar. Een afschrift van deze rapportage wordt gestuurd aan de concerncontroller en de accountant. De concerncontroller draagt zorg voor een totaaloverzicht van deze rapportages ten behoeve van de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris ontvangt het totaaloverzicht en rapporteert hierover aan het college van B&W, met dien verstande dat als er onregelmatigheden worden geconstateerd, de rapportagefrequentie aan de gemeentesecretaris hoger kan worden dan één keer per jaar.
21
