No.PR.21.3-V7. BAAKPK DIR Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & 25 Agustus 2017

HAL. 1/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017

Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)

1. Tujuan Memastikan penanganan dan pelaksanaan layanan administrasi kemahasiswaan terpadu dapat terlaksana dengan baik dan mudah.

akademik

dan

2. Ruang Lingkup Seluruh jenis layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan program perkuliahan kelas reguler yang ditangani layanannya secara terpadu yaitu: Pengelolaan surat keterangan mahasiswa, surat keterangan pengganti ijazah, cuti akademik, pengunduran diri, pindah program studi, pindah kelas pada program studi yang sama, legalisasi ijazah atau transkrip akademik, salinan transkrip akademik, pendaftaran wisuda, surat keterangan lulus, pergantian KTM, permintaan KSM, pendaftaran mahasiswa baru, daftar ulang mahasiswa baru, pengajuan proposal dan laporan organisasi kemahasiswaan, klaim asuransi, permohonan penyewaan asrama, permintaan laporan kemajuan akademik. Sedangkan untuk program perkuliahan kelas karyawan tetap ditangani oleh TU masing-masing. 3. Istilah/Singkatan/Definisi DIR : Direktur PD1 : Pembantu Direktur Bidang Akademik BAAKPK : Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerja sama SBAK : Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ULA : Urusan Layanan Admnistrasi Akademik UK : Urusan Keuangan PAKET : Pelayanan Adm Akademik & Kemahasiswaan Terpadu SKM : Surat Keterangan Mahasiswa Aktif SKBK : Surat Keterangan Biaya Kuliah SKSP : Surat Keterangan Status Pembayaran Biaya Kuliah SKL : Surat Keterangan Lulus Sementara LKA : Laporan Kemajuan Akademik KSM : Kartu Studi Mahasiswa SPKB : Surat Pengantar pengurusan KTM ke Bank SLL : Surat Lain-lain UPT SI : Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi KTM : Kartu Tanda Mahasiswa TU : Tata Usaha WA : Wali Akademik 4. Referensi a. UU No 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 2003 b. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa d. Keputusan Dirjen Dikti N0 08/DIKTI/Kep/2002 tentang Petunjuk teknis Kepmendiknas No 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi e. Keputusan Mendiknas No 178/U/2011 tentang Gelar dan Lulusan Perguruan Tinggi f. Peraturan Akademik Politeknik Negeri Batam 5. Lampiran Instruksi

:

No. IN.21.3.1 Instruksi Kerja PAKET - Penanganan Layanan Adm Terpadu

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017 Borang

:

HAL. 2/27


No.BO.21.3.1 Borang PAKET - Penerbitan Surat Keterangan No.BO.21.3.2 Borang PAKET - Permohonan Cuti, Pindah & Pengunduran Diri No.BO.21.3.3-V4 Borang PAKET - Persetujuan Cuti, Pindah & Pengunduran Diri No.BO.21.3.4 Borang PAKET - Legalisir Dokumen Akademik No.BO.21.3.5 Borang PAKET - Penggantian Ijazah & Transkrip No.BO.21.3.6 Borang PAKET - Pelayanan Asrama Mahasiswa No.BO.21.3.8 Borang PAKET - Pengajuan Klaim Asuransi Mahasiswa No.BO.21.3.9 Borang PAKET - Pelayanan Organisasi Mahasiswa

6. Sub-Prosedur a. 21.3.1 Sub Prosedur Penerbitan Surat Keterangan b. 21.3.2 Sub Prosedur Pengajuan Cuti c. 21.3.3 Sub Prosedur Pengajuan Pindah Kelas dalam prodi yang Sama d. 21.3.4 Sub Prosedur Pengajuan Pindah Prodi e. 21.3.5 Sub Prosedur Pengunduran Diri f. 21.3.6 Sub Prosedur Legalisir Dokumen Akademik g. 21.3.7 Sub Prosedur Penggantian Dokumen dan Atribut Akademik h. 21.3.8 Sub Prosedur Pelayanan Administrasi Asrama Mahasiswa i. 21.3.9 Sub Prosedur Klaim Asuransi Mahasiswa j. 21.3.10 Sub Prosedur Pelayanan Organisasi Mahasiswa

HAL. 3/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK


DIR

25 Agustus 2017

7. Uraian Prosedur a. 21.3.1 Sub Prosedur Penerbitan Surat Keterangan Aliran Proses

Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran

1. Mengisi Aplikasi PAKET.

MHS

Aplikasi PAKET yang belum diisi

Aplikasi PAKET yang telah diisi

2. Memilih keterangan diperlukan.

surat yang

MHS


Jenis surat yang dibutuhkan

sesuai

MHS

Jenis surat yang dibutuhkan

Surat yang sudah dicetak

Petugas PAKET

4. Memverifikasi surat

4. Memverifikasi surat yang sudah dicetak dan memberikan nomor surat.

Surat yang sudah dicetak

Surat yang sudah diverifikasi & diberi nomor

5. Menandatangani surat yang sudah diverifikasi.

PD1

5. Menandatangani surat

Surat yang sudah diverifikasi & diberi nomor

Surat yang sudah ditanda tangani

6. Memberi stempel pada surat yang sudah ditandatangani.

Petugas PAKET

Surat yang sudah ditanda tangani

Surat yang sudah ditandatangani & distempel

7. Menyerahkan surat sesuai pengajuan kepada pemohon.

Petugas PAKET

Surat yang sudah ditandatan gani & distempel

Surat yang sudah ditandatangani & distempel

8. Mengisi tanggal diambil pada aplikasi PAKET.

Petugas PAKET

Surat yang sudah ditandatan gani & distempel

Aplikasi PAKET yang sudah diisi tanggal pengambilan

Mulai

1. Mengisi Aplikasi PAKET

jenis

2. Memilih jenis surat

3. Mencetak pilihan.

surat

3. Mencetak surat

6. Memberi stempel

7.Menyerahkan surat

8.Mengisi tanggal diambil

Selesai

Selesai

HAL. 4/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK


DIR

25 Agustus 2017

b. 21.3.2 Sub Prosedur Pengajuan Cuti Aliran Proses

Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran


MHS



2. Menyerahkan borang persetujuan cuti ke pemohon untuk dilengkapi dan meminta pemohon untuk menandatangani borang persetujuan.

ULA

- BO.21.3.3 belum ditandatang ani pemohon - IN.21.3.1

BO.21.3.3 sudah ditandatangani pemohon

3. Mengajukan borang persetujuan cuti melalui TU untuk ditandatangani Wali Akademik, KPS & PD1 .

ULA

BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon

BO.21.3.3 yang sudah ditandatangani WA, KPS, PD1

ULA

Informasi biaya cuti

Informasi biaya cuti dan ketentuan pembayaran disampaikan ke pemohon

Mulai

1.Mengisi Aplikasi PAKET

2. Menyerahkan borang persetujuan & minta tanda tangan pemohon

3. Mengajukan borang persetujuan cuti melalui TU

4. Menginformasikan Biaya Cuti

Jika wali akademik tidak ditempat, konfirmasi dapat dilakukan melalui SMS/telp. Jika KPS berhalangan, dapat diwakili dosen yang ditunjuk oleh KPS.

5. Melakukan update status cuti

4. Menginformasikan biaya & status cuti kepada pemohon serta mengarahkan untuk pembayaran secara transfer.

A

Jika pengambilan cuti dilakukan setelah pembayaran, kelebihan biaya tidak dapat ditarik kembali. Jika kekurangan biaya, maka jumlah kekurangan harus diinformasikan ke mahasiswa untuk segera dibayarkan. 5. Melakukan Update Status Cuti mahasiswa di SIA.

ULA

- BO.21.3.3 ditandatang ani pemohon, paraf wali dan disetujui KPS dan PD1 - SIA

Aplikasi PAKET dan BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya Update Status Cuti Mahasiswa SIA

HAL. 5/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK


DIR

25 Agustus 2017 Aliran Proses

PIC MHS

Masukan Informasi biaya cuti dan ketentuan pembayaran disampaikan ke pemohon

Keluaran Bukti transfer pembayaran dari bank

ULA

Bukti transfer pembayaran dari bank

7. Verifikasi & Validasi serta update data pembayaran

7. Melakukan verifikasi dan validasi pembayaran biaya cuti mahasiswa serta melakukan update data pembayaran mahasiswa tsb ke SIA.

Validasi pembayaran Data pembayaran cuti di SIA terupdate

ULA

8. Membuat salinan (fotocopy)

8. Membuat salinan (Fotocopy) borang persetujuan cuti dan mengisi tanggal selesai proses.

BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya

Salinan (Copy) BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya

9. Menerima salinan borang persetujuan dan melakukan paraf penyelesaian dan pengambilan.

MHS

Aplikasi PAKET yang telah diisi tanggal selesai prosesnya oleh petugas

Salinan (Copy) BO.21.3.3 diterima pemohon

A

6. Melakukan pembayaran cuti

9. Menerima Salinan Borang

Uraian 6. Melakukan pembayaran biaya cuti sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan bukti transfer ke PAKET untuk divalidasi. Pembayaran cuti selambatlambatnya dilakukan pada saat pengaktifan status semester.

Selesai

Selesai

Aplikasi PAKET yang telah diisi tanggal selesai prosesnya

HAL. 6/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017

c.


21.3.3 Sub Prosedur Persetujuan Pindah Kelas dalam Program Studi yang Sama

Aliran Proses

Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran


MHS



2. Mengisi borang isian persetujuan pindah kelas dan menandatangani borang tersebut.

MHS

- Aplikasi PAKET telah diisi


Mulai

1. Mengisi Aplikasi PAKET

2.Mengisi borang persetujuan

3.Mengajukan borang persetujuan pindah ke Wali, KPS

4. TU mengajukan borang persetujuan ke KPS untuk tanda tangan 5. KPS menandatangani & menetapkan Wali Baru

- BO.21.3. 3 3. Mengajukan borang persetujuan pindah kelas ke Wali akademik dan KPS melalui TU.

ULA

BO.21.3.3 yang telah ditandatang ani pemohon

BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon di TU

4. Mengajukan borang persetujuan yang sudah ditandatangani wali akademik ke KPS.

TU

BO.21.3.3 ditandatang ani Wali

BO.21.3.3 di tandatangani Wali & nilai yang sudah diverifikasi wali

5. Menandatangani Persetujuan Pindah Kelas dan menetapkan wali akademik untuk kelas tujuan.

KPS

BO.21.3.10 yang sudah diisi

BO.21.3.3 ditandatanga ni KPS & Wali baru ditetapkan

6. KPS menyerahkan borang ke ULA melalui TU

A

HAL. 7/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


A

7. Update pindah kelas di SIA

Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian

PIC

Masukan

Keluaran

6. Menyerahkan borang persetujuan yang sudah ditandatangani ke ULA melalui TU.

KPS

BO.21.3.3 ditandatang ani KPS & Wali baru ditetapkan

BO.21.3.10 yang sudah diisi

NIM di kelas lama

Data lama yang dipindahkan dengan NIM lama di SIA (biaya kuliah)

Jika tidak mendapat persetujuan pindah kelas, maka permohonan ditandatangani dan dikembalikan ke ULA untuk disampaikan ke Pemohon.

BO.21.3.3 ditandatanga ni KPS & Wali asal

8. Menyampaikan Biaya Kuliah

9. Melakukan Pembayaran

10.Melakukan validasi pembayaran 11. Mengisi status penyelesaian borang

Selesai

7. Melakukan update pindah kelas mahasiswa di SIA termasuk biaya kuliah.

ULA

Data lama di SIA

NIM (Nomor Induk Mahasiswa) tidak berubah.

8. Menyampaikan biaya kuliah yang harus dibayar oleh pemohon dan mengarahkan untuk pembayaran secara transfer dan segera melakukan verifikasi. Jika pindah kelas dilaksanakan setelah masa pembayaran, maka kelebihan biaya tidak dapat ditarik kembali. . Sedangkan jika terjadi kekurangan biaya, maka jumlah kekurangan harus diinformasikan ke mahasiswa.

ULA

NIM di kelas lama

NIM di kelas lama

Wali di kelas baru

Wali di kelas baru

Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayara n

Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayaran diketahui oleh pemohon BO.21.3.2 & BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya

HAL. 8/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian

PIC

Masukan

Keluaran

9. Melakukan pembayaran biaya kuliah sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan bukti transfer ke ULA untuk divalidasi

MHS

Info Biaya Kuliah yang telah diketahui oleh pemohon

Bukti transfer pembayaran dari bank

10. Melakukan validasi pembayaran biaya kuliah di kelas tujuan mahasiswa dan melakukan update data pembayaran mahasiswa tersebut ke SIA.

ULA

Bukti transfer pembayara n dari bank

bukti transfer yang telah valid

11. Mengisi status penyelesaian pada Aplikasi PAKET/*borang.

MHS

*Borang hanya digunakan pada saat aplikasi PAKET bermasalah.

Data pembayaran mahasiswa di SIA terupdate Aplikasi PAKET yang telah diisi tanggal selesai prosesnya oleh petugas

Aplikasi PAKET yang telah diisi tanggal selesai prosesnya dan diparaf oleh pemohon *BO.21.3.3

Selesai

HAL. 9/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017


d. 21.3.4 Sub Prosedur Persetujuan Pindah Program Studi Aliran Proses Mulai

Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran


MHS



2. Mengisi borang isian persetujuan pindah prodi dan menandatangani borang tersebut.

MHS

Aplikasi PAKET telah diisi


1. Mengisi Aplikasi PAKET 2.Mengisi borang persetujuan

3.Mengajukan borang persetujuan pindah ke Wali, KPS 4. Mendiskusikan rencana pindah prodi dengan wali dan KPS tujuan

BO.21.3.3 3. Mengajukan borang persetujuan pindah prodi ke Wali akademik dan KPS Asal melalui TU.

ULA

BO.21.3.3 yang telah ditandatang ani pemohon


4. Mendiskusikan rencana pindah prodi dengan KPS tujuan dan Wali asal.

KPS Asal

BO.21.3.3 ditandatang ani pemohon di TU

Hasil Diskusi Final rencana pindah prodi dari mahasiswa

5. Wali memverifikasi nilai di SIA & menandatangani persetujuan 6. Mengajukan borang persetujuan ke KPS melalui TU 7. KPS menandatangani borang persetujuan 8. Melanjutkan borang persetujuan ke KPS tujuan untuk ditandatangani 9. KPS tujuan menandatangani borang persetujuan 10. Menyerahkan borang persetujuan ke ULA melalui TU

A

Jika disetujui maka lanjut ke langkah 5. Jika tidak mendapat persetujuan pindah prodi, maka permohonan ditandatangani dan dikembalikan ke ULA untuk disampaikan ke Pemohon


* Persetujuan pindah prodi harus ikut ujian ulang sesuai peraturan akademik pasal 26. 5. Wali melakukan verifikasi nilai di SIA dan menandatangani borang persetujuan. Setelah selesai wali menyerahkan borang tersebut ke TU.

WA

Hasil Diskusi Final rencana pindah prodi dari mahasiswa BO.21.3.3 ditandatang ani pemohon di TU

BO.21.3.3 ditandatanga ni wali & hasil verifikasi nilai di SIA

HAL. 10/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 6. Mengajukan borang persetujuan yang sudah ditanda tangani wali ke KPS Asal.

PIC TU

Masukan BO.21.3.3 ditandatang ani wali & hasil verifikasi nilai di SIA

Keluaran BO.21.3.3 ditandatanga ni wali

7. Menandatangani persetujuan pindah prodi dan melampirkan daftar makul yang sudah diambil pemohon di prodi asal (BO.21.3.10), kemudian menyerahkan ke TU untuk dikembalikan ke ULA.

KPS asal

BO.21.3.3 ditandatang ani wali

BO.21.3.10 yang sudah diisi dan ditandatanga ni

8. Melanjutkan borang persetujuan ke KPS tujuan untuk ditandatangani.

ULA

BO.21.3.3 ditandatang ani wali

BO.21.3.10 yang sudah diisi dan ditandatanga ni

9. Menandatangani Persetujuan Pindah Prodi dan memetakan mata kuliah yang akan diambil di prodi tujuan kemudian menetapkan wali akademik.

KPS tujua n

BO.21.3.3. yang telah ditandatang ani wali dan KPS

BO.21.3.3. yang telah ditandatanga ni wali, KPS asal dan tujuan

BO.21.3.10 yang sudah ditandatang ani KPS asal

10. Menyerahkan borang persetujuan dan pemetaan mata kuliah yang sudah ditandatangani ke ULA melalui TU.

KPS tujua n

BO.21.3.10 yang sudah ditandatanga ni KPS asal dan KPS tujuan

BO.21.3.3. yang telah ditandatang ani wali, KPS asal dan tujuan

BO.21.3.3. yang telah ditandatanga ni wali, KPS asal dan tujuan

BO.21.3.10 yang sudah ditandatang ani KPS asal dan KPS tujuan


HAL. 11/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017 Aliran Proses A

Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 11. Mengajukan persetujuan ke ditandatangani.

borang PD1 untuk

PIC ULA

11. Mengajukan borang ke PD1 12. Memberikan NIM baru

13.Update pindah prodi mahasiswa pindah di SIA 14. Menyampaikan NIM baru & biaya kuliah ke pemohon

12. Memberikan NIM baru dan update SIA untuk mahasiswa pindah prodi.

ULA

15. Melakukan pembayaran biaya kuliah

Masukan BO.21.3.3. yang telah ditandatang ani wali, KPS asal dan tujuan

Keluaran BO.21.3.3. yang telah ditandatanga ni wali, KPS asal , tujuan dan PD1



BO.21.3.3. yang telah ditandatang ani wali, KPS asal , tujuan dan PD1

NIM di prodi baru Info Biaya Kuliah (lebih/kurang bayar) dan ketentuan pembayaran

16. Validasi pembayaran biaya kuliah


17. Membuat salinan borang persetujuan

18. Mengisi Status Penyelesaian pada aplikasi PAKET 19. Persetujuan perubahan makul di SIA 20. Melakukan back up data pengambilan makul Selesai

13. Melakukan update pindah prodi mahasiswa di SIA, biaya kuliah & pemberian NIM baru (memindahkan data akademik a.n mahasiswa tersebut untuk NIM baru).

ULA

NIM di kelas baru Data lama di SIA

Data lama yang dipindahkan dengan NIM baru di SIA

HAL. 12/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 14. Menyampaikan NIM baru dan biaya kuliah yang harus dibayar oleh pemohon dan mengarahkan untuk pembayaran secara transfer dan segera melakukan verifikasi.

PIC ULA

Jika pindah prodi dilaksanakan setelah masa pembayaran, maka kelebihan biaya tidak dapat ditarik kembali. . Sedangkan jika terjadi kekurangan biaya, maka jumlah kekurangan harus diinformasikan ke mahasiswa.

15. Melakukan pembayaran biaya kuliah sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan bukti transfer ke ULA untuk divalidasi.

Masukan NIM di kelas baru

Keluaran NIM di kelas baru

Wali di kelas baru

Wali di kelas baru

Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayara n

Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayaran diketahui oleh pemohon BO.21.3.2 BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya

MHS


Bukti transfer yang telah valid Data pembayaran mahasiswa di SIA terupdate

16. Melakukan validasi pembayaran biaya kuliah di prodi tujuan mahasiswa dan melakukan update data pembayaran mahasiswa tsb ke SIA.

ULA

17. Membuat salinan (fotocopy) borang persetujuan pindah prodi dan menyerahkan salinan ke pemohon.

ULA


Bukti transfer yang telah valid Data pembayaran mahasiswa di SIA terupdate

Data pembayara n di SIA yang telah terupdate BO.21.3.3 yang telah diisi tanggal selesai prosesnya

Salinan (copy) BO.21.3.3 yang telah diisi tanggal selesai prosesnya

HAL. 13/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 18. Mengisi status penyelesaian pada aplikasi PAKET.

PIC ULA

Masukan Salinan (Copy) BO.21.3.3 diterima pemohon

Keluaran Salinan (Copy) BO.21.3.3 diterima pemohon Aplikasi PAKET yang sudah diisi tanggal selesai oleh petugas

19. Melakukan persetujuan perubahan (setuju/drop) mata kuliah di SIA dan update mata kuliah untuk mahasiswa pindah.

WA

Rencana Makul yang diambil di SIA berdasarka n hasil diskusi dengan Wali

Daftar Makul yang disetujui wali melalui SIA

20. Melakukan back up data pengambilan mata kuliah mahasiswa pindah kelas di SIA dan menyimpannya dalam format file PDF.

TU

Hasil verifikasi dan perubahan makul di SIA

File Pengambilan Makul oleh mahasiswa dalam bentuk PDF

File ini nantinya digabung dengan backup data mahasiswa lain yang aktif pada semester tersebut. Selesai

HAL. 14/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017


e. 21.3.5 Sub Prosedur Persetujuan Pengunduran Diri Aliran Proses

Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran


MHS



2. Mengisi borang isian persetujuan pengunduran diri dan menandatangani borang tersebut.

MHS

Aplikasi PAKET telah diisi


Mulai

1.Mengisi aplikasi PAKET

2.Mengisi borang isian persetujuan pengunduran diri

3.Borang persetujuan pengunduran diri diparaf wali

4. Borang persetujuan pengunduran diri diajukan ke KPS 5.KPS menandatangani persetujuan pengunduran diri 6. Mengajukan borang persetujuan pengunduran diri Ke Pudir 1 7. Borang persetujuan ditandatangani Pudir 1

8. Menyiapkan Surat Pindah

A

BO.21.3.3 3. Mengajukan Borang persetujuan pengunduran diri untuk diparaf wali sebelum diajukan ke KPS.

TU


BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon dan diparaf wali

4. Mengajukan borang persetujuan pengunduran diri ke KPS melalui TU. Bersamaan dengan itu, melalui email/media lainnya, ULA menginformasikan ke urusan keuangan dan perpustakaan mengenai pengunduran diri untuk mendapatkan konfirmasi bebas masalah.

ULA



5. Menandatangani Persetujuan pengunduran diri. Persetujuan ini dilakukan setelah mendapat informasi bebas masalah di tingkat prodi. Setelah selesai menyerahkan ke ULA melalui TU.

KPS

BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon dan diparaf wali

BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon, paraf wali dan disetujui KPS

6. Mengajukan Pengunduran Diri persetujuan PD1

ULA



Borang untuk

HAL. 15/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 7. Menandatangani Borang persetujuan pengunduran.

PIC PD1

A

9.Update status pengunduran diri di SIA

10. mengajukan Verifikasi bebas masalah

11. Membuat copy borang , surat ket asli, transkrip

Masukan BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon, paraf wali dan disetujui KPS

Keluaran BO.21.3.3 ditandatanga ni PD1

PD1 melakukakan komunikasi dengan DIR 8. Setelah selesai ditandangani PD1, ULA mengambil Borang dan menyiapkan surat pindah jika diperlukan.

ULA

BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon, paraf wali dan disetujui KPS dan PD1

Surat Pindah

9. Melakukan Up date Status pengunduran diri mahasiswa di SIA.

ULA

BO.21.3.3 ditandatanga ni DIR

Status Mahasiswa Mengundurka n Diri terupdate di SIA

SIA

12. mengisi status penyelesaian

BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya

Selesai 10. Melakukan verifikasi bebas masalah administrasi keuangan dan perpustakaan via menu di SIA.

Jika pemohon masih terhambat dengan masalah administrasi, hubungi pemohon untuk segera menyelesaikan masalah. Apabila data bebas masalah belum ditemukan, ULA dapat menghubungi UK dan PUS untuk verifikasi secara langsung atau via email.

ULA

Status Mahasiswa Mengundurk an Diri terupdate di SIA

Email/email Permohonan pengecekan ke UK & Pustaka

HAL. 16/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 11. Membuat salinan (hardcopy/ softcopy) borang persetujuan pengunduran diri, surat keterangan pindah/ pengunduran diri jika diperlukan dan kemudian menyerahkan salinan borang persetujuan dan surat keterangan asli ke pemohon berupa surat keterangan pindah, dilengkapi dengan transkrip sampai semester terakhir.

PIC ULA

12. Mengisi status penyelesaian & pengambilan pada aplikasi PAKET.

ULA

Masukan Hasil verifikasi masalah

Keluaran Salinan (Copy) BO.21.3.3

Aplikasi PAKET telah diisi tanggal selesai prosesnya

Surat Keterangan Pindah/meng undurkan diri asli jika diperlukan Transkrip Akademik

Salinan (Copy) BO.21.3.3,

Salinan (Copy) BO.21.3.3,

Surat Keterangan Pindah/meng undurkan diri asli jika diperlukan,

Surat Keterangan Pindah/meng undurkan diri asli jika diperlukan dan

Transkrip Akademik yang telah disiapkan ULA

Transkrip Akademik telah diterima pemohon Aplikasi PAKET telah diisi status penyelesaian & pengambilan

Selesai

HAL. 17/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017

f.


21.3.6 Sub Prosedur Legalisir Dokumen Akademik

Aliran Proses Mulai

1.Mengajukan permohonan legalisir

2.Memeriksa permintaan

3.Menyiapkan dokumen

4. Menandatangani dokumen

5. melakukan pembayaran

Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran

1. Mengajukan permohonan pengurusan legalisir yang disediakan PAKET dengan mengisi Aplikasi PAKET.

Pem ohon



2. Memeriksa permintaan Aplikasi PAKET.

di

ULA

Hasil pengecekan

3. Menyiapkan dokumen akademik sesuai kebutuhan, memberikan cap legalisir & mengajukan ke PD1 untuk ditandatangani.

ULA

Aplikasi PAKET yang telah diisi Hasil pengecekan

4. Menandatangani Legalisir Ijazah, Transkrip dan Dokumen akademik lainnya.

PD1

Fotocopy Ijazah, transkrip dan dokumen akademik sejumlah yang diminta telah dicap legalisir

Fotocopy Ijazah, transkrip dan dokumen akademik telah ditandatanga ni PD1

5. Melakukan bank.

Pem ohon

Informasi Jenis Berkas yang diminta , dan jumlah pembayaran yang diperlukan

Biaya yang dibayarkan

6. Menyerahkan hasil legalisir

7. Mengambil berkas

Selesai

pembayaran

ke

Dokumen yang akan ditandatanga ni

HAL. 18/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 6. Menyerahkan hasil legalisir transkrip/ ijazah/ dokumen lainnya kepada pemohon sesuai dengan waktu yang dijanjikan dan mengisi status diambil pada aplikasi Paket/Borang*

PIC ULA

Masukan Fotocopy Ijazah, transkrip dan dokumen akademik telah ditandatang ani PD1

Ket: *Borang diisi jika aplikasi PAKET mengalami gangguan.

7. Mengambil berkas/ dokumen hasil legalisir ke PAKET dengan menunjukkan bukti pembayaran.

Selesai

Keluaran Ijazah, transkrip dan dokumen akademik telah ditandatanga ni PD1 telah diserahkan ke pemohon *BO.21.3.4 telah diisi tgl selesai prosesnya

MHS

Bukti Pembayaran biaya legalisir

Ijazah, transkrip dan dokumen akademik telah ditandatanga ni PD1

HAL. 19/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017


g. 21.3.7 Sub Prosedur Penggantian Dokumen atau Atribut Akademik Aliran Proses Mulai

1.Mengajukan permohonan dokumen pengganti

2. Memeriksa jenis permintaan

3.Mengkonfirmasi jenis, jumlah & biaya

4. Melakukan Pembayaran

5. Memproses dokumen

6. Membuat salinan dokumen asli

7. Menandatangani Salinan dokumen

Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran

1. Mengajukan permohonan penggantian ijazah, transkrip, KTM, dll yang disediakan PAKET melalui Aplikasi PAKET dan menyerahkan syarat pengajuan.

MHS



2. Memeriksa jenis permintaan & kelengkapan berkas persyaratan berupa dokumen yang rusak atau surat keterangan kehilangan dari kepolisian.

ULA


Dokumen yang diminta

Dokumen yang diminta

Jenis dokumen yang diminta

Jika tidak lengkap, ULA meminta pemohon melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya. 3. Mengkonfirmasi jenis permintaan, menginformasikan biaya yang harus dibayarkan dan mengarahkan pemohon untuk melakukan pembayaran biaya penggantian sesuai jumlah ke UK.

ULA

4. Melakukan pembayaran biaya penggantian sesuai informasi dari ULA.

MHS

Jenis dokumen yang diminta Informasi biaya layanan


5. Memproses dokumen sesuai permohonan.

ULA

Aplikasi PAKET yang sudah diisi

Jenis dokumen yang diminta

Kelengkapa n berkas

8. Menerima hasil salinan

A

Kelengkapan berkas

Jika permohonan Salinan Transkrip Asli /Surat Salinan Pengganti Ijazah, lanjut ke langkah 9. Jika melayani penggantian KTM, lanjut ke langkah 13.


Informasi biaya layanan

HAL. 20/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017 Aliran Proses A

9.Melakukan backup salinan dokumen

10.Menyerahkan dokumen

11. Mahasiswa mengambil dokumen

Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 6. Membuat Salinan Transkrip Asli/ Salinan Pengganti Ijazah dengan mengacu kepada no arsip ijazah/transkrip asli untuk ditandatangani PD1.

PIC ULA

Masukan Jenis dokumen yang diminta

Keluaran Draft Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah

PD1

Draft Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah

Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1

8. Menerima hasil pembuatan salinan transkrip asli/salinan ijazah asli/KTM baru.

ULA

KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1

KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1 diserahkan ke ULA

9. Melakukan back up salinan transkrip asli dan salinan ijazah asli dalam bentuk softcopy, salinan ijazah asli, salinan transkrip asli.

ULA

Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1

File Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah dalam bentuk PDF

Untuk mempermudah, ULA dapat berkoodinasi Ses pudir untuk penandatanganan apabila PD1 sedang tidak berada di tempat. 7. Menandatangani Salinan Transkrip asli/Salinan Pengganti Ijazah Asli.

Setelah selesai Dokumen akan diambil staf BAAKPK. Selesai

Setelah selesai Dokumen akan diserahkan ke ULA.

HAL. 21/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 10. Menyerahkan hasil pembuatan salinan transkrip/ ijazah/ dokumen lainnya kepada pemohon mengisi status “diambil” pada borang.

PIC ULA

Masukan KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1 diserahkan ke ULA

Keluaran KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1 diserahkan ke pemohon

11. Mengambil berkas/dokumen yang diminta ke PAKET dengan menunjukkan bukti pembayaran.

MHS

Bukti Pembayaran

Dokumen yang sudah lengkap

Selesai

HAL. 22/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017


h. 21.3.8 Sub Prosedur Pelayanan Administrasi Asrama Mahasiswa Aliran Proses Mulai

Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran

1. Menyampaikan persyaratan dan mekanisme pelayanan adminstrasi asrama.

ULA

IN.21.3.1

Pengumuma n/ Email/Langs ung

2. Mengajukan permohonan layanan administrasi asrama yang disediakan PAKET.

MHS

Pengumuma n/Email/ Langsung tatap muka

Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n

3. Memeriksa kelengkapan berkas persyaratan berupa KTM.

ULA


Hasil pengecekan

4. Mengisi borang pendaftaran permintaan layanan administrasi asrama di PAKET.

MHS

BO.21.3.6

BO.21.3.6 diisi

5. Menyerahkan borang isian sesuai layanan yang dipilih.

ULA

BO.21.3.6 diisi

BO.22.3.2.1

6. Mengisi Borang isian sesuai dengan pilihan layanan secara lengkap.

MHS

BO.22.3.2.1

BO.22.3.2.1 diisi

7. Memeriksa kelengkapan borang isian dan memberikan keterangan untuk langkah selanjutnya.

ULA

BO.22.3.2.1 diisi

Hasil pemeriksaan kelengkapan Berkas Borang ke ULM untuk diproses

1.Menginformasikan persyaratan

2.Mengajukan permohonan layanan adm asrama

3.Memeriksa Kelengkapan persyaratan

4. Mengisi borang pendaftaran

5. Menyerahkan borang isian sesuai layanan yg dipilih

6. Mengisi borang isian sesuai dengan pilihan layanan

7. memeriksa kelengkapan borang isian & menyerahkan ke PR ULM

8. Mengisi status penyelesaian

Selesai

Jika tidak lengkap, ULA meminta pemohon melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya.

ULA kemudian menyerahkan kel ULM proses penyelesaian sesuai PR.22.3.2 tentang asrama mahasiswa.

HAL. 23/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 8. Mengisi status penyelesaian pendaftaran. Khusus untuk layanan pengajuan sebagai penghuni asrama, pemohon akan dihubungi oleh ULA untuk status persetujuannya sesuai PR 22.3.2. Selesai

PIC MHS

Masukan Hasil pemeriksaan kelengkapan

Keluaran BO.21.3.6 diisi tgl selesainya dan diparaf pemohon

HAL. 24/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017

i.

21.3.9 Sub Prosedur Pengajuan Klaim Asuransi Mahasiswa

Aliran Proses Mulai


2. Mengajukan permohonan pendaftaran klaim


4. Mengisi borang pendaftaran klaim asuransi

5. Menyerahkan borang isian klaim asuransi

6. Mengisi borang isian dan menyerahkan bukti

7. memeriksa kelengkapan borang isian & menyerahkan ke PR ULM


Selesai


Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran

1. Menyampaikan informasi persyaratan dan mekanisme pendaftaran pengajuan klaim.

ULA

IN.21.3.1

Pengumuma n/ Email/Langsu ng

2. Mengajukan permohonan pendaftaran klaim asuransi dengan menunjukkan kartu polis asuransi dan KTM serta menyerahkan bukti rawat inap/rawat jalan akibat kecelakaan sesuai perjanjian asuransi.

MHS



3. Memeriksa kelengkapan berkas persyaratan berupa KTM dan kartu polis.

ULA


Hasil pengecekan

MHS

BO.21.3.8

BO.21.3.8 diisi

5. Menyerahkan borang isian klaim ke pemohon dan mengarahkan pemohon untuk mengisi borang tersebut.

ULA

BO.21.3.8 diisi

BO.22.2.2

6. Mengisi Borang isian klaim secara lengkap dan ditandatangani pemohon serta menyerahkan bukti rawat inap/rawat jalan akibat kecelakaan.

MHS

BO.22.2.2

BO.22.2.2 diisi Kelengkapan syarat (bukti kuitansi rawat kecelakaan) yang diserahkan ke ULA

Jika tidak lengkap, ULA meminta pemohon melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya. 4. Mengisi borang pendaftaran klaim asuransi di PAKET. Pengisian pendaftaran untuk mendapatkan Nomor Registrasi Borang.

HAL. 25/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 7. Memeriksa kelengkapan borang isian dan memberikan keterangan untuk langkah selanjutnya.

PIC ULA

ULA kemudian menyerahkan ke ULM proses penyelesaian sesuai PR.22.2 tentang asuransi mahasiswa.

8. Mengisi status penyelesaian pendaftaran pengajuan klaim. Pengambilan Klaim akan iinformasikan oleh ULA sesuai PR 22.2. Jangka waktu pencairan klaim sesuai dengan Service Level Aggrement dari pihak asuransi adalah maksimal selama 14 hari kerja sejak persyaratan dinyatakan lengkap. Selesai

MHS

Masukan BO.22.2.2 diisi Kelengkapa n syarat (bukti kuitansi rawat kecelakaan) yang diserahkan ke ULA

Keluaran Hasil pemeriksaan kelengkapan

Hasil pemeriksaa n kelengkapan

BO.21.3.8 diisi tanggal selesainya dan diparaf pemohon

Berkas Borang ke ULM untuk diproses

HAL. 26/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR

25 Agustus 2017 j.


21.3.10 Sub Prosedur Pelayanan Administrasi Organisasi Mahasiswa

Aliran Proses

Uraian Mulai

PIC

Masukan

Keluaran

1. Menyampaikan persyaratan dan mekanisme pelayanan adminstrasi kegiatan Organisasi Mahasiswa.

ULA

IN.21.3.1

Pengumuma n/ Email/ Langsung

MHS

2. Mengajukan permohonan dokumen

2. Mengajukan permohonan pengajuan dokumen program kerja /proposal/ laporan pertanggung-jawaban melalui PAKET.




3. Memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pengajuan layanan.

ULA

Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n CH.22.4.1.1, atau CH.22.4.2.1, atau CH.22.4.2.2

Hasil pengecekan berdasarkan salah satu checklist berikut: CH.22.4.1.1 atau CH.22.4.2.1 atau CH.22.4.2.2

4. Mengisi Borang pendaftaran pelayanan adm kegiatan organisasi mahasiswa dan menyerahkan dokumen lengkap.

MHS

BO.21.3.9

BO.21.3.9 diisi

5. Mengisi chekclist sesuai dokumen yang diajukan dan menyerahkan ke ULM untuk proses persetujuan.

ULA

BO.21.3.9 diisi Hasil pengecekan berdasarkan CH.22.4.1.1, atau CH.22.4.2.1, atau CH.22.4.2.2

CH.22.4.1.1 diisi, atau CH.22.4.2.1 diisi, atau CH.22.4.2.2 diisi

Mulai


4. Mengisi borang pendaftaran layanan adm OM

Jika tidak lengkap, ULA meminta pemohon melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya.

5. Mengisi Checklist dan menyerahkan ke PR ULM


Selesai

Proses penyelesaian sesuai PR.22.4.1 dan PR 22.4.2 tentang organisasi mahasiswa. ULM akan melakukan pembahasan dengan OM mengenai dokumen yang diajukan.

HAL. 27/27

No.PR.21.3-V7

BAAKPK

DIR


Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 6. Mengisi status penyelesaian pendaftaran dokumen.

PIC MHS

Khusus untuk layanan pengajuan program kerja dan proposal kegiatan, pemohon akan dihubungi oleh ULA untuk status persetujuannya sesuai PR 22.4.1 dan PR.22.4.2.

Masukan CH.22.4.1.1 diisi, atau CH.22.4.2.1 diisi, atau CH.22.4.2.2 diisi

Selesai

8. No

Penyimpanan Dokumen dan Rekaman Dokumen/Rekaman

1 2

Rekaman Daftar Penerbitan Surat Keterangan Rekaman Permohonan Cuti, Pindah & Pengunduran Diri Rekaman Daftar Legalisir Ijazah & Transkrip Rekaman Penggantian Ijazah, Transkrip & KTM Rekaman Rekap Data Pelayanan Adm Asrama Rekaman Rekap Pengajuan Klaim Asuransi Rekaman Rekap Jenis Pelayanan Organisasi Mahasiswa

3 4 5 6 7

Lokasi Penyimpanan ULA ULA

Masa Penyimpanan 2 tahun 5 tahun

SBAK SBAK SBAK SBAK SBAK

5 tahun 5 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun

Keluaran BO.21.3.9 diisi tanggal selesainya dan diparaf pemohon

No.PR.21.3-V7. BAAKPK DIR Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & 25 Agustus 2017

Recommend Documents