No.PR.21.4-V6
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
HAL. 1/7
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Penerbitan Dokumen Kelulusan dan Terminasi Mahasiswa
1. Tujuan a. Menerbitkan transkrip akademik, SK Kelulusan dan Ijazah b. Menerbitkan dokumen terminasi mahasiswa 2. Ruang Lingkup Seluruh proses yang diperlukan untuk verifikasi nilai, penerbitan transkrip akademik, Surat Keputusan Kelulusan, Ijazah asli, penerbitan surat pemberhentian dan Surat keputusan berhenti. 3. Istilah/Singkatan/Definisi DIR : Direktur PD1 : Pembantu Direktur 1 BAAKPK : Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan & Kerma SBAK : Sub Bagian Akademik & Kemahasiswaan ULA : Urusan Layanan Administrasi Akademik Kajur : Ketua Jurusan TU : Tata Usaha Jurusan WA : Wali Akademik PAKET : Pelayanan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Terpadu SIA : Sistem Informasi Akademik SKPI : Surat Keterangan Pendamping Ijazah Bebas Masalah : Mahasiswa sudah menyelesaikan seluruh kewajiban administratifnya 4. Referensi a. UU No 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 2003 b. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa d. Keputusan Dirjen Dikti N0 08/DIKTI/Kep/2002 Petunjuk teknis Kepmendiknas No 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi e. Keputusan Mendiknas No 178/U/2011 tentang gelar dan lulusan perguruan tinggi f. Peraturan Akademik Politeknik Batam g. Peraturan menteri pendidikan dan kebudayaan republik indonesia nomor 81 tahun 2014 tentang ijazah, sertifikat kompetensi, dan sertifikat profesi pendidikan tinggi.
No.PR.21.4-V6
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
5. Lampiran Borang
:
Format Instruksi Checklist
: : :
HAL. 2/7
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Penerbitan Dokumen Kelulusan dan Terminasi Mahasiswa
No.BO.21.4.1 Borang Pengelolaan Adm. Akademik – Tanda Terima Ijazah asli, transkrip asli dan SKPI asli -
6. Sub-Prosedur a. No PR.21.4.1 Sub Prosedur Penerbitan Dokumen Kelulusan Mahasiswa b. No PR.21.4.2 Sub Prosedur Penerbitan Dokumen Terminasi Mahasiswa
HAL. 3/7
No.PR.21.4-V6
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Penerbitan Dokumen Kelulusan dan Terminasi Mahasiswa
7. Uraian Prosedur a. 21.4.1 Sub Prosedur Kelulusan Mahasiswa Aliran Proses
Uraian
PIC
Masukan
Keluaran
1. Mengumumkan masa verifikasi seluruh nilai dan penetapan kelulusan sesuai dengan kalender akademik, selambatlambatnya 4 minggu sebelum batas akhir penetapan kelulusan.
BAAK PK
Kalender Akademik
Pengumum an/ Email
2. Menetapkan yudisium kelulusan mahasiswa dan meminta KPS dan wali menginput data yudisium di SIA pada saat rapat yudisium.
KPS/ Wali
Pengumuma n/ Email
Data input yudisium di SIA terupdate
3. Membuat dan mengirimkan SK rekap yudisium mahasiswa.
Kajur
Data lulusan
SK
4. Merekap mahasiswa yang lulus seluruh prodi dan mempersiapkan SK Kelulusan, Transkrip Akademik dan Ijazah Asli untuk masing-masing mahasiswa selambat-lambatnya 3 minggu setelah penetapan yudisium atau 3 minggu sebelum pelaksanaan wisuda.
BAAK PK
Data yudisium di SIA
Rekap lulusan
5. Menetapkan SK kelulusan selambat-lambatnya 4 minggu setelah penetapan kelulusan atau 2 minggu sebelum pelaksanaan wisuda.
DIR
6. Mencetak ijazah, Akademik dan SKPI.
ULA
Mulai Mulai 1. mengumumkan masa verifikasi dan penetapan kelulusan 2. Menetapkan yudisium kelulusan & input data yudisium
Verifikasi : nilai IPK, Jumlah SKS, Kode makul, data NIM, nama, jur, prodi, tempat & tgl lahir, Judul TA, Pembimbing.
3. Kajur membuat & mengirimkan SK Rekap yudisium 4. Merekap mhs yang lulus seluruh prodi 5.Menetapkan SK Kelulusan 6.Mencetak Ijazah, Transkrip & SKPI 7. Menandatangani Ijazah,Transkrip & SKPI
8. Mendokumentasikan SK kelulusan
A
Arsip SK kelulusan, Transkrip Ijazah & SKPI
Transkrip
Draft SK Lulusan
Rekap lulusan Draft SK Lulusan SK Lulusan yang sudah ditanda tangani
Draft Transkrip Akademik & Ijazah SK Lulusan ang sudah ditandatang ani
Ijazah, Transkrip dan SKPI asli
HAL. 4/7
No.PR.21.4-V6
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Aliran Proses
A 9. Menyiapkan Ijazah & Transkrip Asli, serta legalisir
10. Verifikasi bebas masalah
11. Mengumumkan Masa pengambilan Ijazah, Transkrip & SKPI
12. mengambil dokumen kelulusan di PAKET
13. Menyerahkan Ijazah, Transkrip & SKPI
Selesai
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Penerbitan Dokumen Kelulusan dan Terminasi Mahasiswa Uraian 7. DIR & Kajur menandatangani Ijazah, Transkrip Akademik dan SKPI Asli selambat-lambatnya 1 minggu sebelum pelaksanaan Wisuda.
PIC BAAK PK
Masukan Ijazah & Transkrip Asli yang belum ditandatanga ni
Keluaran Transkrip Akademik & Ijazah Asli yang sudah ditandatang ani
8. Mendokumentasikan SK Kelulusan, Seluruh Transkrip akademik dan Ijazah Asli secara elektronik (Scanning) sebagai arsip.
BAAK PK
SK Lulusan, Transkrip Akademik Ijazah Asli per mahasiswa
Hasil Scanning (Softcopy) SK Lulusan Transkrip Akademik Ijazah Asli per mhsmahasi swa
9. Menyiapkan Ijazah Asli, Transkrip dan SKPI Asli yang termasuk salinan Ijazah, transkrip dan SKPI yang telah dilegalisir sebanyak 4 rangkap serta daftar tanda terima Ijazah & salinannya.
ULA
Daftar nama mahasiswa memperoleh Ijazah
Paket Ijazah, Transkrip, dan salinannya per calon lulusan , BO.21.4.1 yang telah diisi
10. Melakukan verifikasi bebas masalah administratif per mahasiswa yang lulus dengan unit-unit terkait.
MHS
SK Lulusan
Daftar mahasiswa bebas masalah
11. Mengumumkan masa pengambilan ijazah, transkrip dan SKPI. 12. Mengambil dokumen kelulusan di PAKET.
SBAK
SK Kelulusan
Pengumum an /Email
MHS
Pengumuma n /Email
Paket Ijazah, Transkrip, SKPI dan Salinannya per calon lulusan , BO.21.4.1 yang telah diisi
Apabila masih belum bebas masalah, mhs diminta untuk menyelesaikan terlebih dahulu.
HAL. 5/7
No.PR.21.4-V6
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Penerbitan Dokumen Kelulusan dan Terminasi Mahasiswa Uraian 13. Memastikan mahasiswa bebas masalah (perpus, prodi, keuangan, alumni) dan menyerahkan Ijazah, Transkrip dan SKPI Asli kepada lulusan termasuk ijazah dan transkrip legisir paling lambat 1 minggu setelah wisuda.
PIC ULA
Masukan Paket Ijazah, Transkrip, SKPI dan Salinannya per calon lulusan BO.21.4.1 yang telah diisi
PIC
Masukan
Keluaran BO.21.4.1 yang telah ditandatang ani lulusan
Sebelum menyerahkan, ULA memastikan bahwa calon lulusan sudah bebas masalah. Selesai
b. 21.4.2 Sub Prosedur Terminasi Mahasiswa Aliran Proses
Uraian Mulai 1. Mengirimkan surat/email rekomendasi mahasiswa yang akan diterminasi ke BAAK.
Kajur
Surat Email rekomenda si terminasi
Data pengecekan kriteria terminasi
Kajur mengeluarkan rekomendasi terminasi sesuai dengan kriteria terminasi yang telah ditetapkan di Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan. 2. Melakukan verifikasi bebas masalah ke unit-unit terkait untuk mahasiswa tersebut.
Peraturan Akademik
Keluaran
BAAK PK
Surat Email rekomendasi terminasi
Hasil verifikasi
HAL. 6/7
No.PR.21.4-V6
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Aliran Proses Mulai
1. Mengirimkan surat rekomendasi
2. Memverifikasi bebas masalah
3. Mengupayakan komunikasi dengan mhs ybs
4. Menerbitkan surat pemberitahuan dari PD1
5. Merekap surat pemberitahuan dalam 1 semester
6. Menerbitkan SK pemberhentian dari DIR
7.Memindai (scan) SK Pemberhentian dan mengarsip elektronik
Selesai
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Penerbitan Dokumen Kelulusan dan Terminasi Mahasiswa Uraian 3. Mengupayakan komunikasi langsung dengan mahasiswa atau wali mahasiswa yang akan diberhentikan.
PIC SBAK
Komunikasi langsung perlu dilakukan untuk memperoleh kondisi terakhir mahasiswa tersebut dan penyelesaian bebas masalah jika ada serta status terminasi mahasiswa (mengundurkan diri atau dikeluarkan/DO).
Masukan
Keluaran
Surat Email rekomendasi terminasi
Hasil komunikasi dengan mahasiswa
Hasil verifikasi dari UK, PUS, ULAK
Jika komunikasi tidak dapat dilakukan maka secara otomatis status mahasiswa dinyatakan “dikeluarkan” dengan resiko terburuk, seluruh permasalahan yang terkait dengan mahasiswa tersebut dihapuskan. 4. Terminasi mahasiswa ditetapkan sejak tanggal surat dikeluarkan termasuk perubahan status. pemberitahuan status kemahasiswaannya sesuai dengan hasil verifikasi dan komunikasi langsung. Surat ditandatangani PD1 yang dilengkapi dengan lampiran nilai akademik sampai terakhir. Tembusan surat diberikan ke KPS yang merekomendasikan terminasi.
BAAK PK
Hasil komunikasi dengan mahasiswa
Surat Pemberitah uan Terminasi (dikeluarka n atau mengundur kan diri)
5. Merekap seluruh mahasiswa yang telah diberikan surat pemberitahuan dikeluarkan/ dianggap mengundurkan diri dalam satu semester.
BAAK PK
Surat Pemberitahuan Terminasi (dikeluarkan atau mengundurkan diri)
Rekap surat pemberitah uan terminasi dalam satu semester
HAL. 7/7
No.PR.21.4-V6
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Penerbitan Dokumen Kelulusan dan Terminasi Mahasiswa Uraian 6. Menerbitkan SK pemberhentian secara resmi yang ditandatangani Direktur.
PIC BAAK PK
Masukan Rekap surat pemberitahuan terminasi dalam satu semester
7. Memindai (scan) dokumen SK pemberhentian resmi dan disimpan sebagai arsip elektronik.
BAAK PK
SK pemberhentian mahasiswa secara resmi
Selesai
8. Penyimpanan Dokumen atau Rekaman No Dokumen /rekaman 1 2 3 4 5 6 7
Notulen Hasil Sidang Penetapan Yudisium Softcopy SK Kelulusan Softcopy Transkrip per mahasiswa Softcopy Ijazah per mahasiswa Borang Tanda Terima Ijazah,Transkrip & SKPI Salinan Surat Pemberitahuan Terminasi Softcopy SK Pemberhentian Resmi
Lokasi Penyimpanan TU BAAKPK BAAKPK BAAKPK BAAKPK
Masa Penyimpanan 5 tahun Selamanya Selamanya Selamanya 5 tahun
BAAKPK BAAKPK
Selamanya Selamanya
Keluaran SK pemberhen tian mahasiswa secara resmi Softcopy SK pemberhen tian mahasiswa secara resmi
