HAL. 1/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
1. Tujuan Memastikan penanganan dan pelaksanaan layanan administrasi kemahasiswaan terpadu dapat terlaksana dengan baik dan mudah.
akademik
dan
2. Ruang Lingkup Seluruh jenis layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan program perkuliahan kelas reguler yang ditangani layanannya secara terpadu yaitu: Pengelolaan surat keterangan mahasiswa, surat keterangan pengganti ijazah, cuti akademik, pengunduran diri, pindah program studi, pindah kelas pada program studi yang sama, legalisasi ijazah atau transkrip akademik, salinan transkrip akademik, pendaftaran wisuda, surat keterangan lulus, pergantian KTM, permintaan KSM, pendaftaran mahasiswa baru, daftar ulang mahasiswa baru, pengajuan proposal dan laporan organisasi kemahasiswaan, klaim asuransi, permohonan penyewaan asrama, permintaan laporan kemajuan akademik. Sedangkan untuk program perkuliahan kelas karyawan tetap ditangani oleh TU masing-masing. 3. Istilah/Singkatan/Definisi DIR : Direktur PD1 : Pembantu Direktur Bidang Akademik BAAKPK : Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerja sama SBAK : Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ULA : Urusan Layanan Admnistrasi Akademik UK : Urusan Keuangan PAKET : Pelayanan Adm Akademik & Kemahasiswaan Terpadu SKM : Surat Keterangan Mahasiswa Aktif SKBK : Surat Keterangan Biaya Kuliah SKSP : Surat Keterangan Status Pembayaran Biaya Kuliah SKL : Surat Keterangan Lulus Sementara LKA : Laporan Kemajuan Akademik KSM : Kartu Studi Mahasiswa SPKB : Surat Pengantar pengurusan KTM ke Bank SLL : Surat Lain-lain UPT SI : Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi KTM : Kartu Tanda Mahasiswa TU : Tata Usaha WA : Wali Akademik 4. Referensi a. UU No 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 2003 b. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa d. Keputusan Dirjen Dikti N0 08/DIKTI/Kep/2002 tentang Petunjuk teknis Kepmendiknas No 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi e. Keputusan Mendiknas No 178/U/2011 tentang Gelar dan Lulusan Perguruan Tinggi f. Peraturan Akademik Politeknik Negeri Batam 5. Lampiran Instruksi
:
No. IN.21.3.1 Instruksi Kerja PAKET - Penanganan Layanan Adm Terpadu
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Borang
:
HAL. 2/27
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
No.BO.21.3.1 Borang PAKET - Penerbitan Surat Keterangan No.BO.21.3.2 Borang PAKET - Permohonan Cuti, Pindah & Pengunduran Diri No.BO.21.3.3-V4 Borang PAKET - Persetujuan Cuti, Pindah & Pengunduran Diri No.BO.21.3.4 Borang PAKET - Legalisir Dokumen Akademik No.BO.21.3.5 Borang PAKET - Penggantian Ijazah & Transkrip No.BO.21.3.6 Borang PAKET - Pelayanan Asrama Mahasiswa No.BO.21.3.8 Borang PAKET - Pengajuan Klaim Asuransi Mahasiswa No.BO.21.3.9 Borang PAKET - Pelayanan Organisasi Mahasiswa
6. Sub-Prosedur a. 21.3.1 Sub Prosedur Penerbitan Surat Keterangan b. 21.3.2 Sub Prosedur Pengajuan Cuti c. 21.3.3 Sub Prosedur Pengajuan Pindah Kelas dalam prodi yang Sama d. 21.3.4 Sub Prosedur Pengajuan Pindah Prodi e. 21.3.5 Sub Prosedur Pengunduran Diri f. 21.3.6 Sub Prosedur Legalisir Dokumen Akademik g. 21.3.7 Sub Prosedur Penggantian Dokumen dan Atribut Akademik h. 21.3.8 Sub Prosedur Pelayanan Administrasi Asrama Mahasiswa i. 21.3.9 Sub Prosedur Klaim Asuransi Mahasiswa j. 21.3.10 Sub Prosedur Pelayanan Organisasi Mahasiswa
HAL. 3/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
DIR
25 Agustus 2017
7. Uraian Prosedur a. 21.3.1 Sub Prosedur Penerbitan Surat Keterangan Aliran Proses
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Mengisi Aplikasi PAKET.
MHS
Aplikasi PAKET yang belum diisi
Aplikasi PAKET yang telah diisi
2. Memilih keterangan diperlukan.
surat yang
MHS
Aplikasi PAKET yang telah diisi
Jenis surat yang dibutuhkan
sesuai
MHS
Jenis surat yang dibutuhkan
Surat yang sudah dicetak
Petugas PAKET
4. Memverifikasi surat
4. Memverifikasi surat yang sudah dicetak dan memberikan nomor surat.
Surat yang sudah dicetak
Surat yang sudah diverifikasi & diberi nomor
5. Menandatangani surat yang sudah diverifikasi.
PD1
5. Menandatangani surat
Surat yang sudah diverifikasi & diberi nomor
Surat yang sudah ditanda tangani
6. Memberi stempel pada surat yang sudah ditandatangani.
Petugas PAKET
Surat yang sudah ditanda tangani
Surat yang sudah ditandatangani & distempel
7. Menyerahkan surat sesuai pengajuan kepada pemohon.
Petugas PAKET
Surat yang sudah ditandatan gani & distempel
Surat yang sudah ditandatangani & distempel
8. Mengisi tanggal diambil pada aplikasi PAKET.
Petugas PAKET
Surat yang sudah ditandatan gani & distempel
Aplikasi PAKET yang sudah diisi tanggal pengambilan
Mulai
1. Mengisi Aplikasi PAKET
jenis
2. Memilih jenis surat
3. Mencetak pilihan.
surat
3. Mencetak surat
6. Memberi stempel
7.Menyerahkan surat
8.Mengisi tanggal diambil
Selesai
Selesai
HAL. 4/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
DIR
25 Agustus 2017
b. 21.3.2 Sub Prosedur Pengajuan Cuti Aliran Proses
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Mengisi Aplikasi PAKET.
MHS
Aplikasi PAKET yang belum diisi
Aplikasi PAKET yang telah diisi
2. Menyerahkan borang persetujuan cuti ke pemohon untuk dilengkapi dan meminta pemohon untuk menandatangani borang persetujuan.
ULA
- BO.21.3.3 belum ditandatang ani pemohon - IN.21.3.1
BO.21.3.3 sudah ditandatangani pemohon
3. Mengajukan borang persetujuan cuti melalui TU untuk ditandatangani Wali Akademik, KPS & PD1 .
ULA
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon
BO.21.3.3 yang sudah ditandatangani WA, KPS, PD1
ULA
Informasi biaya cuti
Informasi biaya cuti dan ketentuan pembayaran disampaikan ke pemohon
Mulai
1.Mengisi Aplikasi PAKET
2. Menyerahkan borang persetujuan & minta tanda tangan pemohon
3. Mengajukan borang persetujuan cuti melalui TU
4. Menginformasikan Biaya Cuti
Jika wali akademik tidak ditempat, konfirmasi dapat dilakukan melalui SMS/telp. Jika KPS berhalangan, dapat diwakili dosen yang ditunjuk oleh KPS.
5. Melakukan update status cuti
4. Menginformasikan biaya & status cuti kepada pemohon serta mengarahkan untuk pembayaran secara transfer.
A
Jika pengambilan cuti dilakukan setelah pembayaran, kelebihan biaya tidak dapat ditarik kembali. Jika kekurangan biaya, maka jumlah kekurangan harus diinformasikan ke mahasiswa untuk segera dibayarkan. 5. Melakukan Update Status Cuti mahasiswa di SIA.
ULA
- BO.21.3.3 ditandatang ani pemohon, paraf wali dan disetujui KPS dan PD1 - SIA
Aplikasi PAKET dan BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya Update Status Cuti Mahasiswa SIA
HAL. 5/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
PIC MHS
Masukan Informasi biaya cuti dan ketentuan pembayaran disampaikan ke pemohon
Keluaran Bukti transfer pembayaran dari bank
ULA
Bukti transfer pembayaran dari bank
7. Verifikasi & Validasi serta update data pembayaran
7. Melakukan verifikasi dan validasi pembayaran biaya cuti mahasiswa serta melakukan update data pembayaran mahasiswa tsb ke SIA.
Validasi pembayaran Data pembayaran cuti di SIA terupdate
ULA
8. Membuat salinan (fotocopy)
8. Membuat salinan (Fotocopy) borang persetujuan cuti dan mengisi tanggal selesai proses.
BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya
Salinan (Copy) BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya
9. Menerima salinan borang persetujuan dan melakukan paraf penyelesaian dan pengambilan.
MHS
Aplikasi PAKET yang telah diisi tanggal selesai prosesnya oleh petugas
Salinan (Copy) BO.21.3.3 diterima pemohon
A
6. Melakukan pembayaran cuti
9. Menerima Salinan Borang
Uraian 6. Melakukan pembayaran biaya cuti sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan bukti transfer ke PAKET untuk divalidasi. Pembayaran cuti selambatlambatnya dilakukan pada saat pengaktifan status semester.
Selesai
Selesai
Aplikasi PAKET yang telah diisi tanggal selesai prosesnya
HAL. 6/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
c.
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
21.3.3 Sub Prosedur Persetujuan Pindah Kelas dalam Program Studi yang Sama
Aliran Proses
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Mengisi Aplikasi PAKET.
MHS
Aplikasi PAKET yang belum diisi
Aplikasi PAKET yang telah diisi
2. Mengisi borang isian persetujuan pindah kelas dan menandatangani borang tersebut.
MHS
- Aplikasi PAKET telah diisi
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon
Mulai
1. Mengisi Aplikasi PAKET
2.Mengisi borang persetujuan
3.Mengajukan borang persetujuan pindah ke Wali, KPS
4. TU mengajukan borang persetujuan ke KPS untuk tanda tangan 5. KPS menandatangani & menetapkan Wali Baru
- BO.21.3. 3 3. Mengajukan borang persetujuan pindah kelas ke Wali akademik dan KPS melalui TU.
ULA
BO.21.3.3 yang telah ditandatang ani pemohon
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon di TU
4. Mengajukan borang persetujuan yang sudah ditandatangani wali akademik ke KPS.
TU
BO.21.3.3 ditandatang ani Wali
BO.21.3.3 di tandatangani Wali & nilai yang sudah diverifikasi wali
5. Menandatangani Persetujuan Pindah Kelas dan menetapkan wali akademik untuk kelas tujuan.
KPS
BO.21.3.10 yang sudah diisi
BO.21.3.3 ditandatanga ni KPS & Wali baru ditetapkan
6. KPS menyerahkan borang ke ULA melalui TU
A
HAL. 7/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
A
7. Update pindah kelas di SIA
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian
PIC
Masukan
Keluaran
6. Menyerahkan borang persetujuan yang sudah ditandatangani ke ULA melalui TU.
KPS
BO.21.3.3 ditandatang ani KPS & Wali baru ditetapkan
BO.21.3.10 yang sudah diisi
NIM di kelas lama
Data lama yang dipindahkan dengan NIM lama di SIA (biaya kuliah)
Jika tidak mendapat persetujuan pindah kelas, maka permohonan ditandatangani dan dikembalikan ke ULA untuk disampaikan ke Pemohon.
BO.21.3.3 ditandatanga ni KPS & Wali asal
8. Menyampaikan Biaya Kuliah
9. Melakukan Pembayaran
10.Melakukan validasi pembayaran 11. Mengisi status penyelesaian borang
Selesai
7. Melakukan update pindah kelas mahasiswa di SIA termasuk biaya kuliah.
ULA
Data lama di SIA
NIM (Nomor Induk Mahasiswa) tidak berubah.
8. Menyampaikan biaya kuliah yang harus dibayar oleh pemohon dan mengarahkan untuk pembayaran secara transfer dan segera melakukan verifikasi. Jika pindah kelas dilaksanakan setelah masa pembayaran, maka kelebihan biaya tidak dapat ditarik kembali. . Sedangkan jika terjadi kekurangan biaya, maka jumlah kekurangan harus diinformasikan ke mahasiswa.
ULA
NIM di kelas lama
NIM di kelas lama
Wali di kelas baru
Wali di kelas baru
Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayara n
Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayaran diketahui oleh pemohon BO.21.3.2 & BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya
HAL. 8/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian
PIC
Masukan
Keluaran
9. Melakukan pembayaran biaya kuliah sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan bukti transfer ke ULA untuk divalidasi
MHS
Info Biaya Kuliah yang telah diketahui oleh pemohon
Bukti transfer pembayaran dari bank
10. Melakukan validasi pembayaran biaya kuliah di kelas tujuan mahasiswa dan melakukan update data pembayaran mahasiswa tersebut ke SIA.
ULA
Bukti transfer pembayara n dari bank
bukti transfer yang telah valid
11. Mengisi status penyelesaian pada Aplikasi PAKET/*borang.
MHS
*Borang hanya digunakan pada saat aplikasi PAKET bermasalah.
Data pembayaran mahasiswa di SIA terupdate Aplikasi PAKET yang telah diisi tanggal selesai prosesnya oleh petugas
Aplikasi PAKET yang telah diisi tanggal selesai prosesnya dan diparaf oleh pemohon *BO.21.3.3
Selesai
HAL. 9/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
d. 21.3.4 Sub Prosedur Persetujuan Pindah Program Studi Aliran Proses Mulai
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Mengisi Aplikasi PAKET.
MHS
Aplikasi PAKET yang belum diisi
Aplikasi PAKET yang telah diisi
2. Mengisi borang isian persetujuan pindah prodi dan menandatangani borang tersebut.
MHS
Aplikasi PAKET telah diisi
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon
1. Mengisi Aplikasi PAKET 2.Mengisi borang persetujuan
3.Mengajukan borang persetujuan pindah ke Wali, KPS 4. Mendiskusikan rencana pindah prodi dengan wali dan KPS tujuan
BO.21.3.3 3. Mengajukan borang persetujuan pindah prodi ke Wali akademik dan KPS Asal melalui TU.
ULA
BO.21.3.3 yang telah ditandatang ani pemohon
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon di TU
4. Mendiskusikan rencana pindah prodi dengan KPS tujuan dan Wali asal.
KPS Asal
BO.21.3.3 ditandatang ani pemohon di TU
Hasil Diskusi Final rencana pindah prodi dari mahasiswa
5. Wali memverifikasi nilai di SIA & menandatangani persetujuan 6. Mengajukan borang persetujuan ke KPS melalui TU 7. KPS menandatangani borang persetujuan 8. Melanjutkan borang persetujuan ke KPS tujuan untuk ditandatangani 9. KPS tujuan menandatangani borang persetujuan 10. Menyerahkan borang persetujuan ke ULA melalui TU
A
Jika disetujui maka lanjut ke langkah 5. Jika tidak mendapat persetujuan pindah prodi, maka permohonan ditandatangani dan dikembalikan ke ULA untuk disampaikan ke Pemohon
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon di TU
* Persetujuan pindah prodi harus ikut ujian ulang sesuai peraturan akademik pasal 26. 5. Wali melakukan verifikasi nilai di SIA dan menandatangani borang persetujuan. Setelah selesai wali menyerahkan borang tersebut ke TU.
WA
Hasil Diskusi Final rencana pindah prodi dari mahasiswa BO.21.3.3 ditandatang ani pemohon di TU
BO.21.3.3 ditandatanga ni wali & hasil verifikasi nilai di SIA
HAL. 10/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 6. Mengajukan borang persetujuan yang sudah ditanda tangani wali ke KPS Asal.
PIC TU
Masukan BO.21.3.3 ditandatang ani wali & hasil verifikasi nilai di SIA
Keluaran BO.21.3.3 ditandatanga ni wali
7. Menandatangani persetujuan pindah prodi dan melampirkan daftar makul yang sudah diambil pemohon di prodi asal (BO.21.3.10), kemudian menyerahkan ke TU untuk dikembalikan ke ULA.
KPS asal
BO.21.3.3 ditandatang ani wali
BO.21.3.10 yang sudah diisi dan ditandatanga ni
8. Melanjutkan borang persetujuan ke KPS tujuan untuk ditandatangani.
ULA
BO.21.3.3 ditandatang ani wali
BO.21.3.10 yang sudah diisi dan ditandatanga ni
9. Menandatangani Persetujuan Pindah Prodi dan memetakan mata kuliah yang akan diambil di prodi tujuan kemudian menetapkan wali akademik.
KPS tujua n
BO.21.3.3. yang telah ditandatang ani wali dan KPS
BO.21.3.3. yang telah ditandatanga ni wali, KPS asal dan tujuan
BO.21.3.10 yang sudah ditandatang ani KPS asal
10. Menyerahkan borang persetujuan dan pemetaan mata kuliah yang sudah ditandatangani ke ULA melalui TU.
KPS tujua n
BO.21.3.10 yang sudah ditandatanga ni KPS asal dan KPS tujuan
BO.21.3.3. yang telah ditandatang ani wali, KPS asal dan tujuan
BO.21.3.3. yang telah ditandatanga ni wali, KPS asal dan tujuan
BO.21.3.10 yang sudah ditandatang ani KPS asal dan KPS tujuan
BO.21.3.10 yang sudah ditandatanga ni KPS asal dan KPS tujuan
HAL. 11/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses A
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 11. Mengajukan persetujuan ke ditandatangani.
borang PD1 untuk
PIC ULA
11. Mengajukan borang ke PD1 12. Memberikan NIM baru
13.Update pindah prodi mahasiswa pindah di SIA 14. Menyampaikan NIM baru & biaya kuliah ke pemohon
12. Memberikan NIM baru dan update SIA untuk mahasiswa pindah prodi.
ULA
15. Melakukan pembayaran biaya kuliah
Masukan BO.21.3.3. yang telah ditandatang ani wali, KPS asal dan tujuan
Keluaran BO.21.3.3. yang telah ditandatanga ni wali, KPS asal , tujuan dan PD1
BO.21.3.10 yang sudah ditandatang ani KPS asal dan KPS tujuan
BO.21.3.10 yang sudah ditandatanga ni KPS asal dan KPS tujuan
BO.21.3.3. yang telah ditandatang ani wali, KPS asal , tujuan dan PD1
NIM di prodi baru Info Biaya Kuliah (lebih/kurang bayar) dan ketentuan pembayaran
16. Validasi pembayaran biaya kuliah
BO.21.3.10 yang sudah ditandatang ani KPS asal dan KPS tujuan
17. Membuat salinan borang persetujuan
18. Mengisi Status Penyelesaian pada aplikasi PAKET 19. Persetujuan perubahan makul di SIA 20. Melakukan back up data pengambilan makul Selesai
13. Melakukan update pindah prodi mahasiswa di SIA, biaya kuliah & pemberian NIM baru (memindahkan data akademik a.n mahasiswa tersebut untuk NIM baru).
ULA
NIM di kelas baru Data lama di SIA
Data lama yang dipindahkan dengan NIM baru di SIA
HAL. 12/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 14. Menyampaikan NIM baru dan biaya kuliah yang harus dibayar oleh pemohon dan mengarahkan untuk pembayaran secara transfer dan segera melakukan verifikasi.
PIC ULA
Jika pindah prodi dilaksanakan setelah masa pembayaran, maka kelebihan biaya tidak dapat ditarik kembali. . Sedangkan jika terjadi kekurangan biaya, maka jumlah kekurangan harus diinformasikan ke mahasiswa.
15. Melakukan pembayaran biaya kuliah sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan bukti transfer ke ULA untuk divalidasi.
Masukan NIM di kelas baru
Keluaran NIM di kelas baru
Wali di kelas baru
Wali di kelas baru
Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayara n
Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayaran diketahui oleh pemohon BO.21.3.2 BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya
MHS
Bukti transfer pembayara n dari bank
Bukti transfer yang telah valid Data pembayaran mahasiswa di SIA terupdate
16. Melakukan validasi pembayaran biaya kuliah di prodi tujuan mahasiswa dan melakukan update data pembayaran mahasiswa tsb ke SIA.
ULA
17. Membuat salinan (fotocopy) borang persetujuan pindah prodi dan menyerahkan salinan ke pemohon.
ULA
Bukti transfer pembayara n dari bank
Bukti transfer yang telah valid Data pembayaran mahasiswa di SIA terupdate
Data pembayara n di SIA yang telah terupdate BO.21.3.3 yang telah diisi tanggal selesai prosesnya
Salinan (copy) BO.21.3.3 yang telah diisi tanggal selesai prosesnya
HAL. 13/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 18. Mengisi status penyelesaian pada aplikasi PAKET.
PIC ULA
Masukan Salinan (Copy) BO.21.3.3 diterima pemohon
Keluaran Salinan (Copy) BO.21.3.3 diterima pemohon Aplikasi PAKET yang sudah diisi tanggal selesai oleh petugas
19. Melakukan persetujuan perubahan (setuju/drop) mata kuliah di SIA dan update mata kuliah untuk mahasiswa pindah.
WA
Rencana Makul yang diambil di SIA berdasarka n hasil diskusi dengan Wali
Daftar Makul yang disetujui wali melalui SIA
20. Melakukan back up data pengambilan mata kuliah mahasiswa pindah kelas di SIA dan menyimpannya dalam format file PDF.
TU
Hasil verifikasi dan perubahan makul di SIA
File Pengambilan Makul oleh mahasiswa dalam bentuk PDF
File ini nantinya digabung dengan backup data mahasiswa lain yang aktif pada semester tersebut. Selesai
HAL. 14/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
e. 21.3.5 Sub Prosedur Persetujuan Pengunduran Diri Aliran Proses
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Mengisi Aplikasi PAKET.
MHS
Aplikasi PAKET yang belum diisi
Aplikasi PAKET yang telah diisi
2. Mengisi borang isian persetujuan pengunduran diri dan menandatangani borang tersebut.
MHS
Aplikasi PAKET telah diisi
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon
Mulai
1.Mengisi aplikasi PAKET
2.Mengisi borang isian persetujuan pengunduran diri
3.Borang persetujuan pengunduran diri diparaf wali
4. Borang persetujuan pengunduran diri diajukan ke KPS 5.KPS menandatangani persetujuan pengunduran diri 6. Mengajukan borang persetujuan pengunduran diri Ke Pudir 1 7. Borang persetujuan ditandatangani Pudir 1
8. Menyiapkan Surat Pindah
A
BO.21.3.3 3. Mengajukan Borang persetujuan pengunduran diri untuk diparaf wali sebelum diajukan ke KPS.
TU
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon di TU
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon dan diparaf wali
4. Mengajukan borang persetujuan pengunduran diri ke KPS melalui TU. Bersamaan dengan itu, melalui email/media lainnya, ULA menginformasikan ke urusan keuangan dan perpustakaan mengenai pengunduran diri untuk mendapatkan konfirmasi bebas masalah.
ULA
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon di TU
5. Menandatangani Persetujuan pengunduran diri. Persetujuan ini dilakukan setelah mendapat informasi bebas masalah di tingkat prodi. Setelah selesai menyerahkan ke ULA melalui TU.
KPS
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon dan diparaf wali
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon, paraf wali dan disetujui KPS
6. Mengajukan Pengunduran Diri persetujuan PD1
ULA
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon, paraf wali dan disetujui KPS
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon, paraf wali dan disetujui KPS
Borang untuk
HAL. 15/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 7. Menandatangani Borang persetujuan pengunduran.
PIC PD1
A
9.Update status pengunduran diri di SIA
10. mengajukan Verifikasi bebas masalah
11. Membuat copy borang , surat ket asli, transkrip
Masukan BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon, paraf wali dan disetujui KPS
Keluaran BO.21.3.3 ditandatanga ni PD1
PD1 melakukakan komunikasi dengan DIR 8. Setelah selesai ditandangani PD1, ULA mengambil Borang dan menyiapkan surat pindah jika diperlukan.
ULA
BO.21.3.3 ditandatanga ni pemohon, paraf wali dan disetujui KPS dan PD1
Surat Pindah
9. Melakukan Up date Status pengunduran diri mahasiswa di SIA.
ULA
BO.21.3.3 ditandatanga ni DIR
Status Mahasiswa Mengundurka n Diri terupdate di SIA
SIA
12. mengisi status penyelesaian
BO.21.3.3 telah diisi tanggal selesai prosesnya
Selesai 10. Melakukan verifikasi bebas masalah administrasi keuangan dan perpustakaan via menu di SIA.
Jika pemohon masih terhambat dengan masalah administrasi, hubungi pemohon untuk segera menyelesaikan masalah. Apabila data bebas masalah belum ditemukan, ULA dapat menghubungi UK dan PUS untuk verifikasi secara langsung atau via email.
ULA
Status Mahasiswa Mengundurk an Diri terupdate di SIA
Email/email Permohonan pengecekan ke UK & Pustaka
HAL. 16/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 11. Membuat salinan (hardcopy/ softcopy) borang persetujuan pengunduran diri, surat keterangan pindah/ pengunduran diri jika diperlukan dan kemudian menyerahkan salinan borang persetujuan dan surat keterangan asli ke pemohon berupa surat keterangan pindah, dilengkapi dengan transkrip sampai semester terakhir.
PIC ULA
12. Mengisi status penyelesaian & pengambilan pada aplikasi PAKET.
ULA
Masukan Hasil verifikasi masalah
Keluaran Salinan (Copy) BO.21.3.3
Aplikasi PAKET telah diisi tanggal selesai prosesnya
Surat Keterangan Pindah/meng undurkan diri asli jika diperlukan Transkrip Akademik
Salinan (Copy) BO.21.3.3,
Salinan (Copy) BO.21.3.3,
Surat Keterangan Pindah/meng undurkan diri asli jika diperlukan,
Surat Keterangan Pindah/meng undurkan diri asli jika diperlukan dan
Transkrip Akademik yang telah disiapkan ULA
Transkrip Akademik telah diterima pemohon Aplikasi PAKET telah diisi status penyelesaian & pengambilan
Selesai
HAL. 17/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
f.
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
21.3.6 Sub Prosedur Legalisir Dokumen Akademik
Aliran Proses Mulai
1.Mengajukan permohonan legalisir
2.Memeriksa permintaan
3.Menyiapkan dokumen
4. Menandatangani dokumen
5. melakukan pembayaran
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Mengajukan permohonan pengurusan legalisir yang disediakan PAKET dengan mengisi Aplikasi PAKET.
Pem ohon
Aplikasi PAKET yang belum diisi
Aplikasi PAKET yang telah diisi
2. Memeriksa permintaan Aplikasi PAKET.
di
ULA
Hasil pengecekan
3. Menyiapkan dokumen akademik sesuai kebutuhan, memberikan cap legalisir & mengajukan ke PD1 untuk ditandatangani.
ULA
Aplikasi PAKET yang telah diisi Hasil pengecekan
4. Menandatangani Legalisir Ijazah, Transkrip dan Dokumen akademik lainnya.
PD1
Fotocopy Ijazah, transkrip dan dokumen akademik sejumlah yang diminta telah dicap legalisir
Fotocopy Ijazah, transkrip dan dokumen akademik telah ditandatanga ni PD1
5. Melakukan bank.
Pem ohon
Informasi Jenis Berkas yang diminta , dan jumlah pembayaran yang diperlukan
Biaya yang dibayarkan
6. Menyerahkan hasil legalisir
7. Mengambil berkas
Selesai
pembayaran
ke
Dokumen yang akan ditandatanga ni
HAL. 18/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 6. Menyerahkan hasil legalisir transkrip/ ijazah/ dokumen lainnya kepada pemohon sesuai dengan waktu yang dijanjikan dan mengisi status diambil pada aplikasi Paket/Borang*
PIC ULA
Masukan Fotocopy Ijazah, transkrip dan dokumen akademik telah ditandatang ani PD1
Ket: *Borang diisi jika aplikasi PAKET mengalami gangguan.
7. Mengambil berkas/ dokumen hasil legalisir ke PAKET dengan menunjukkan bukti pembayaran.
Selesai
Keluaran Ijazah, transkrip dan dokumen akademik telah ditandatanga ni PD1 telah diserahkan ke pemohon *BO.21.3.4 telah diisi tgl selesai prosesnya
MHS
Bukti Pembayaran biaya legalisir
Ijazah, transkrip dan dokumen akademik telah ditandatanga ni PD1
HAL. 19/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
g. 21.3.7 Sub Prosedur Penggantian Dokumen atau Atribut Akademik Aliran Proses Mulai
1.Mengajukan permohonan dokumen pengganti
2. Memeriksa jenis permintaan
3.Mengkonfirmasi jenis, jumlah & biaya
4. Melakukan Pembayaran
5. Memproses dokumen
6. Membuat salinan dokumen asli
7. Menandatangani Salinan dokumen
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Mengajukan permohonan penggantian ijazah, transkrip, KTM, dll yang disediakan PAKET melalui Aplikasi PAKET dan menyerahkan syarat pengajuan.
MHS
Aplikasi PAKET yang belum diisi
Aplikasi PAKET yang telah diisi
2. Memeriksa jenis permintaan & kelengkapan berkas persyaratan berupa dokumen yang rusak atau surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
ULA
Aplikasi PAKET yang telah diisi
Dokumen yang diminta
Dokumen yang diminta
Jenis dokumen yang diminta
Jika tidak lengkap, ULA meminta pemohon melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya. 3. Mengkonfirmasi jenis permintaan, menginformasikan biaya yang harus dibayarkan dan mengarahkan pemohon untuk melakukan pembayaran biaya penggantian sesuai jumlah ke UK.
ULA
4. Melakukan pembayaran biaya penggantian sesuai informasi dari ULA.
MHS
Jenis dokumen yang diminta Informasi biaya layanan
Biaya yang dibayarkan
5. Memproses dokumen sesuai permohonan.
ULA
Aplikasi PAKET yang sudah diisi
Jenis dokumen yang diminta
Kelengkapa n berkas
8. Menerima hasil salinan
A
Kelengkapan berkas
Jika permohonan Salinan Transkrip Asli /Surat Salinan Pengganti Ijazah, lanjut ke langkah 9. Jika melayani penggantian KTM, lanjut ke langkah 13.
Biaya yang dibayarkan
Informasi biaya layanan
HAL. 20/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses A
9.Melakukan backup salinan dokumen
10.Menyerahkan dokumen
11. Mahasiswa mengambil dokumen
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 6. Membuat Salinan Transkrip Asli/ Salinan Pengganti Ijazah dengan mengacu kepada no arsip ijazah/transkrip asli untuk ditandatangani PD1.
PIC ULA
Masukan Jenis dokumen yang diminta
Keluaran Draft Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah
PD1
Draft Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah
Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1
8. Menerima hasil pembuatan salinan transkrip asli/salinan ijazah asli/KTM baru.
ULA
KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1
KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1 diserahkan ke ULA
9. Melakukan back up salinan transkrip asli dan salinan ijazah asli dalam bentuk softcopy, salinan ijazah asli, salinan transkrip asli.
ULA
Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1
File Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah dalam bentuk PDF
Untuk mempermudah, ULA dapat berkoodinasi Ses pudir untuk penandatanganan apabila PD1 sedang tidak berada di tempat. 7. Menandatangani Salinan Transkrip asli/Salinan Pengganti Ijazah Asli.
Setelah selesai Dokumen akan diambil staf BAAKPK. Selesai
Setelah selesai Dokumen akan diserahkan ke ULA.
HAL. 21/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 10. Menyerahkan hasil pembuatan salinan transkrip/ ijazah/ dokumen lainnya kepada pemohon mengisi status “diambil” pada borang.
PIC ULA
Masukan KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1 diserahkan ke ULA
Keluaran KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ditandatangani PD1 diserahkan ke pemohon
11. Mengambil berkas/dokumen yang diminta ke PAKET dengan menunjukkan bukti pembayaran.
MHS
Bukti Pembayaran
Dokumen yang sudah lengkap
Selesai
HAL. 22/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
h. 21.3.8 Sub Prosedur Pelayanan Administrasi Asrama Mahasiswa Aliran Proses Mulai
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Menyampaikan persyaratan dan mekanisme pelayanan adminstrasi asrama.
ULA
IN.21.3.1
Pengumuma n/ Email/Langs ung
2. Mengajukan permohonan layanan administrasi asrama yang disediakan PAKET.
MHS
Pengumuma n/Email/ Langsung tatap muka
Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n
3. Memeriksa kelengkapan berkas persyaratan berupa KTM.
ULA
Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n
Hasil pengecekan
4. Mengisi borang pendaftaran permintaan layanan administrasi asrama di PAKET.
MHS
BO.21.3.6
BO.21.3.6 diisi
5. Menyerahkan borang isian sesuai layanan yang dipilih.
ULA
BO.21.3.6 diisi
BO.22.3.2.1
6. Mengisi Borang isian sesuai dengan pilihan layanan secara lengkap.
MHS
BO.22.3.2.1
BO.22.3.2.1 diisi
7. Memeriksa kelengkapan borang isian dan memberikan keterangan untuk langkah selanjutnya.
ULA
BO.22.3.2.1 diisi
Hasil pemeriksaan kelengkapan Berkas Borang ke ULM untuk diproses
1.Menginformasikan persyaratan
2.Mengajukan permohonan layanan adm asrama
3.Memeriksa Kelengkapan persyaratan
4. Mengisi borang pendaftaran
5. Menyerahkan borang isian sesuai layanan yg dipilih
6. Mengisi borang isian sesuai dengan pilihan layanan
7. memeriksa kelengkapan borang isian & menyerahkan ke PR ULM
8. Mengisi status penyelesaian
Selesai
Jika tidak lengkap, ULA meminta pemohon melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya.
ULA kemudian menyerahkan kel ULM proses penyelesaian sesuai PR.22.3.2 tentang asrama mahasiswa.
HAL. 23/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 8. Mengisi status penyelesaian pendaftaran. Khusus untuk layanan pengajuan sebagai penghuni asrama, pemohon akan dihubungi oleh ULA untuk status persetujuannya sesuai PR 22.3.2. Selesai
PIC MHS
Masukan Hasil pemeriksaan kelengkapan
Keluaran BO.21.3.6 diisi tgl selesainya dan diparaf pemohon
HAL. 24/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017
i.
21.3.9 Sub Prosedur Pengajuan Klaim Asuransi Mahasiswa
Aliran Proses Mulai
1.Menginformasikan persyaratan
2. Mengajukan permohonan pendaftaran klaim
3.Memeriksa Kelengkapan persyaratan
4. Mengisi borang pendaftaran klaim asuransi
5. Menyerahkan borang isian klaim asuransi
6. Mengisi borang isian dan menyerahkan bukti
7. memeriksa kelengkapan borang isian & menyerahkan ke PR ULM
8. Mengisi status penyelesaian
Selesai
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Menyampaikan informasi persyaratan dan mekanisme pendaftaran pengajuan klaim.
ULA
IN.21.3.1
Pengumuma n/ Email/Langsu ng
2. Mengajukan permohonan pendaftaran klaim asuransi dengan menunjukkan kartu polis asuransi dan KTM serta menyerahkan bukti rawat inap/rawat jalan akibat kecelakaan sesuai perjanjian asuransi.
MHS
Pengumuma n/Email/ Langsung tatap muka
Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n
3. Memeriksa kelengkapan berkas persyaratan berupa KTM dan kartu polis.
ULA
Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n
Hasil pengecekan
MHS
BO.21.3.8
BO.21.3.8 diisi
5. Menyerahkan borang isian klaim ke pemohon dan mengarahkan pemohon untuk mengisi borang tersebut.
ULA
BO.21.3.8 diisi
BO.22.2.2
6. Mengisi Borang isian klaim secara lengkap dan ditandatangani pemohon serta menyerahkan bukti rawat inap/rawat jalan akibat kecelakaan.
MHS
BO.22.2.2
BO.22.2.2 diisi Kelengkapan syarat (bukti kuitansi rawat kecelakaan) yang diserahkan ke ULA
Jika tidak lengkap, ULA meminta pemohon melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya. 4. Mengisi borang pendaftaran klaim asuransi di PAKET. Pengisian pendaftaran untuk mendapatkan Nomor Registrasi Borang.
HAL. 25/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 7. Memeriksa kelengkapan borang isian dan memberikan keterangan untuk langkah selanjutnya.
PIC ULA
ULA kemudian menyerahkan ke ULM proses penyelesaian sesuai PR.22.2 tentang asuransi mahasiswa.
8. Mengisi status penyelesaian pendaftaran pengajuan klaim. Pengambilan Klaim akan iinformasikan oleh ULA sesuai PR 22.2. Jangka waktu pencairan klaim sesuai dengan Service Level Aggrement dari pihak asuransi adalah maksimal selama 14 hari kerja sejak persyaratan dinyatakan lengkap. Selesai
MHS
Masukan BO.22.2.2 diisi Kelengkapa n syarat (bukti kuitansi rawat kecelakaan) yang diserahkan ke ULA
Keluaran Hasil pemeriksaan kelengkapan
Hasil pemeriksaa n kelengkapan
BO.21.3.8 diisi tanggal selesainya dan diparaf pemohon
Berkas Borang ke ULM untuk diproses
HAL. 26/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 j.
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET)
21.3.10 Sub Prosedur Pelayanan Administrasi Organisasi Mahasiswa
Aliran Proses
Uraian Mulai
PIC
Masukan
Keluaran
1. Menyampaikan persyaratan dan mekanisme pelayanan adminstrasi kegiatan Organisasi Mahasiswa.
ULA
IN.21.3.1
Pengumuma n/ Email/ Langsung
MHS
2. Mengajukan permohonan dokumen
2. Mengajukan permohonan pengajuan dokumen program kerja /proposal/ laporan pertanggung-jawaban melalui PAKET.
Pengumuma n/Email/ Langsung tatap muka
Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n
3.Memeriksa Kelengkapan persyaratan
3. Memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pengajuan layanan.
ULA
Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n CH.22.4.1.1, atau CH.22.4.2.1, atau CH.22.4.2.2
Hasil pengecekan berdasarkan salah satu checklist berikut: CH.22.4.1.1 atau CH.22.4.2.1 atau CH.22.4.2.2
4. Mengisi Borang pendaftaran pelayanan adm kegiatan organisasi mahasiswa dan menyerahkan dokumen lengkap.
MHS
BO.21.3.9
BO.21.3.9 diisi
5. Mengisi chekclist sesuai dokumen yang diajukan dan menyerahkan ke ULM untuk proses persetujuan.
ULA
BO.21.3.9 diisi Hasil pengecekan berdasarkan CH.22.4.1.1, atau CH.22.4.2.1, atau CH.22.4.2.2
CH.22.4.1.1 diisi, atau CH.22.4.2.1 diisi, atau CH.22.4.2.2 diisi
Mulai
1.Menginformasikan persyaratan
4. Mengisi borang pendaftaran layanan adm OM
Jika tidak lengkap, ULA meminta pemohon melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya.
5. Mengisi Checklist dan menyerahkan ke PR ULM
6. Mengisi status penyelesaian
Selesai
Proses penyelesaian sesuai PR.22.4.1 dan PR 22.4.2 tentang organisasi mahasiswa. ULM akan melakukan pembahasan dengan OM mengenai dokumen yang diajukan.
HAL. 27/27
No.PR.21.3-V7
BAAKPK
DIR
25 Agustus 2017 Aliran Proses
Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Terpadu (PAKET) Uraian 6. Mengisi status penyelesaian pendaftaran dokumen.
PIC MHS
Khusus untuk layanan pengajuan program kerja dan proposal kegiatan, pemohon akan dihubungi oleh ULA untuk status persetujuannya sesuai PR 22.4.1 dan PR.22.4.2.
Masukan CH.22.4.1.1 diisi, atau CH.22.4.2.1 diisi, atau CH.22.4.2.2 diisi
Selesai
8. No
Penyimpanan Dokumen dan Rekaman Dokumen/Rekaman
1 2
Rekaman Daftar Penerbitan Surat Keterangan Rekaman Permohonan Cuti, Pindah & Pengunduran Diri Rekaman Daftar Legalisir Ijazah & Transkrip Rekaman Penggantian Ijazah, Transkrip & KTM Rekaman Rekap Data Pelayanan Adm Asrama Rekaman Rekap Pengajuan Klaim Asuransi Rekaman Rekap Jenis Pelayanan Organisasi Mahasiswa
3 4 5 6 7
Lokasi Penyimpanan ULA ULA
Masa Penyimpanan 2 tahun 5 tahun
SBAK SBAK SBAK SBAK SBAK
5 tahun 5 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun
Keluaran BO.21.3.9 diisi tanggal selesainya dan diparaf pemohon