SOP Registrasi dan Verifikasi Admin PPE No.
Uraian Kegiatan
1
Kepala LPSE membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan terbentuknya LPSE serta permohonan user id dan password untuk admin PPE dengan dilampirkan SK pembentukan LPSE dan penunjukan tim pengelola LPSE
Kepala LKPP Mulai
Mengirimkan permohonan
Surat permohonan dibuat dan ditandatangani Kepala LPSE ditujukan kepada Program Manager Direktorat e-Procurement LKPP 2
a. Program Manager Direktorat eProcurement LKPP menerima dan melakukan pengecekan terhadap kelengkapan berkas permohonan yang disampaikan oleh Kepala LPSE b. Apabila berkas permohonan tidak lengkap maka PM meminta kekurangan berkas kepada Kepala LPSE, namun jika sudah lengkap maka PM melanjutkan proses penginputan data Admin PPE
3
Program Manager Direktorat eProcurement LKPP melakukan proses pembuatan Akun (user id dan password) Admin PPE Dalam pembuatan akun admin PPE, PM berkoordinasi dengan bagian terkait.
Tanda terima penyerahan berkas
Admin PPE
4
Program Manager Direktorat eProcurement LKPP membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan Akun Admin PPE (user id dan password) kepada Kepala LPSE
5
a) Kepala LPSE menerima surat pemberitahuan Akun Admin PPE (user id dan password) dari Program Manager Direktorat eProcurement LKPP b) Kepala LPSE memberitahukan user id dan password kepada Admin PPE
6
Admin PPE Login pada aplikasi SPSE dan melakukan perubahan password
menerima akun Admin PPE
Memberitahukan akun kepada Admin PPE
menerima akun Admin PPE
Login sebagai Admin PPE
Melakukan perubahan password Selesai
Program Manager (PM) Dit. EProcurement LKPP
menerima berkas permohonan
Mengecek kelengkapan berkas permohonan
Tidak Berkas lengkap? ya
meminta kekurangan berkas
Melakukan input data pada aplikasi
Membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan usr id dan password
SOP Registrasi Verifikator No.
Uraian Kegiatan
1
Verifikator mengirimkan berkas permohonan pembuatan akun (user id dan password) yang terdiri dari surat permohonan dan surat penunjukan sebagai verifikator.
Verifikator Mulai
Mengirimkan berkas permohonan
2
SK mencantumkan informasi nama, jabatan/Gol dan NIP Helpdesk, email helpdesk, dst.... (Sesuai dengan isian pada aplikasi SPSE) a) Admin PPE menerima berkas permohonan dan melakukan pengecekan terhadap kelengkapan berkas. B) Apabila berkas permohonan dari Verifikator belum lengkap maka Admin PEE meminta kembali kelengkapan berkas kepada Verifikator c) Apabila berkas permohonan lengkap maka verifikator melanjutkan proses registrasi dan menyerahkan tanda terima penyerahan berkas kepada verifikator
3
Admin PPE melakukan input data Verifikator pada aplikasi SPSE
4
Admin PPE membuat dan mengirim surat pemberitahuan telah selesainya proses registrasi serta informasi user id dan password SPSE untuk Verifikator
Tanda terima penyerahan berkas
5
6
Verifikator menerima surat pemberitahuan user id dan password dari Admin PPE
Surat pemberitahuan user id dan password
Verifikator Login pada aplikasi SPSE Login sebagai Verifikator
Selesai
Admin PPE
menerima berkas permohonan
Mengecek kelengkapan berkas permohonan
Tidak Berkas lengkap?
ya Melakukan input data pada aplikasi
Membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan usr id dan password
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN YANG DISAMPAIKAN MELALUI EMAIL No.
Uraian Kegiatan
1
Pengguna SPSE dapat menyampaikan permasalahan/pertanyaan terkait permasalahan e-Procurement dengan cara menghubungi LPSE melalui email
Pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Mulai
Mengirim email 2
Helpdesk LPSE menerima email dari pengguna SPSE kemudian mempelajari permasalahan yang disampaikan
menerima email dari pengguna SPSE
Mempelajari permasalahan yang disampaikan 3
Helpdesk LPSE jika diperlukan dapat meminta data pendukung kepada pengguna SPSE melalui email.
TDK Butuh Data?
YA Mengirim email permintaan data pendukung 4
Pengguna SPSE menerima email permintaan data pendukung dari Helpdesk LPSE, dan mengirimkan kembali melalui email data pendukung yang diminta kepada Helpdesk LPSE
Menerima email permintaan data pendukung
Mengirimkan email data pendukung 5
a) Helpdesk LPSE menerima email dari pengguna SPSE mengenai data pendukung yang diminta.
Menerima email permintaan data pendukung
b) Helpdesk LPSE mengecek kelengkapan data pendukung yang dikirimkan oleh pengguna SPSE c) Apabila data kurang lengkap maka helpdesk dapat meminta kembali kekurangan data tersebut kepada pengguna, namun apabila sudah lengkap helpdesk LPSE dapat melanjutkan melakukan penanganan permasalahan.
TDK
Data lengkap?
YA
6
Heldesk menangani permasalahan yang telah disampaikan melalui email oleh pengguna SPSE.
Menangani permaslahan
Dalam menangani permasalahan helpdesk LPSE dapat berkoordinasi dengan unit terkait di LPSE (admin LPSE, verifikator, dll....) 7
a) apabila permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE segera mengirimkan pemberitahuan melalui email kepada pengguna SPSE bahwa permaslahan telah dapat diselesaikan. b) apabila permaslahan tidak dapat dingani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE dapat melakukan eskalasi kepada helpdesk LKPP dengan tidak meminta penggguna SPSE datang langsung keHelpdesk LKPP.
8
Pengguna SPSE Menerima email penjelasan/solusi atas pertanyaan/permaslahan yang disampaiakan
TDK
Dapat ditangani?
YA Mengirimkan email penyelesaian permasalahan
menerima email penyelesaianperma salahan
Selesai Helpdesk LPSE mempersiapkan dokumen terkait permaslahan untuk dieskalasikan kepada Helpdesk LKPP. Eskalasi dapat dilakukan dengan menggunaka email atau TTS
Mempersiapkan data untuk dieskalasikan
Melakukan eskalasi permasalahan kepada Helpdesk LKPP
3.2 9
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN YANG DISAMPAIKAN MELALUI EMAIL No. Uraian Kegiatan Pengguna SPSE 1 a.) Pengguna SPSE dapat menyampaikan permasalahan/pertanyaan terkait permasalahan e-Procurement melalui aplikasi TTS b) Pengguna SPSE menuliskan judul permasalahan, kategori dan uraian permasalahan, serta lampiran (jika ada) pada kolom yang tersedia di aplikasi TTS dan mengklik submit. tata cara pengisian sesuai dengan petunjuk dan penggunaan
Helpdesk LPSE
Mulai
Membuka aplikasi TTS
Menuliskan uraian permasalahan pada TTS dan mengklik submit
2 a) Helpdesk LPSE menerima tiketb permaslahan melalui aplikasi TTS helpdesk LPSE.
Menerima Tiket permaslahan pada TTS Helpdesk
Helpdesk LPSE melakukan pengecekan aplikasi TTS secara rutin setiap hari
Mempelajari permasalahan yang disampaikan
b) Helpdesk LPSE mempelajari permaslahan yang diterima.
3 apabila memerlukan data helpdesk LPSE dapat meminta data tersebut kepada pengguna SPSE melalui TTS
TDK Butuh Data?
Permintaan data dilakukan dengan cara mereplay di aplikasi TTS
YA Meminta data melalui aplikasi TTS 4 a) Pengguna SPSE menerima balasan TTS tentang permintaan data pendukung dari Helpdesk LPSE,
Menerima balasan TTS ttg permintaan data pendukung
b) Pengguna SPSE melalui aplikasi TTS mengirimkan kembali data pendukung yang diminta kepada Helpdesk LPSE
Mengirimkan data pendukung melalui aplikasi TTS
5 a) Helpdesk LPSE menerima data pendukung yang diminta melalui aplikasi TTS dari pengguna SPS.
Menerima data pendukung melalui aplikasi TTS
b) Helpdesk LPSE mengecek kelengkapan data pendukung yang dikirimkan oleh pengguna SPSE c) Apabila data kurang lengkap maka helpdesk dapat meminta kembali kekurangan data tersebut kepada pengguna, namun apabila sudah lengkap helpdesk LPSE dapat melanjutkan melakukan penanganan permasalahan.
TDK
Data lengkap?
YA
6 Setelah data lengkap Heldesk LPSE melakukan penganan permaslahan.
Menangani permaslahan
Dalam menangani permasalahan helpdesk LPSE dapat berkoordinasi dengan unit terkait di LPSE (admin LPSE, verifikator, dll....)
7 a) apabila permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE segera mengirimkan pemberitahuan melalui aplikasi TTS kepada pengguna SPSE bahwa permaslahan telah dapat diselesaikan.
Dapat ditangani?
Helpdesk LPSE dapat mengklik tombol replay dan merubah status menjadi closed.
YA Mengirimkan pemberitahuan penyelesaian permasalahan melalui TTS
b) apabila permasalahan tidak dapat dingani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE dapat melakukan eskalasi kepada helpdesk LKPP.
8 Pengguna SPSE Menerima pemberitahuan melalui TTS yang berisi penjelasan/solusi atas pertanyaan/permaslahan yang disampaiakan
menerima pemberitahuan penyelesaian permasalahan melalui TTS Selesai
TDK
9 a) Helpdesk LPSE mempersiapkan data tambahan apabila ada. B) Helpdesk LPSE melalui aplikasi TTS melakukan eskalasi atas tiket permasalahan yang dikirmkan oleh pengguna SPSE.
Untuk melakukan eskalasi pada TTS helpdesk LPSE dapat mengklik tombol "escalate"
Mempersiapkan data untuk dieskalasikan
Melakukan eskalasi permasalahan kepada Helpdesk LKPP
3.1
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN YANG BELUM TERAKOMODIR DI SPSE No.
Uraian Kegiatan
1
a) pengguna SPSE mengalami permasalahan pada proses pemilihan secara elektronik ada beberapa proses yang belum terakomodir di SPSE, misalnya 1. mengganti nama peserta peringkat teknis tertinggi dengan peserta dengan peringkat teknis kedua dikarenakan peserta peringkat teknis pertama mengundurkan diri. 2. mengundang peserta yg lulus prakualifikasi ketika penawaran yang masuk kurang dari 3 dalam pemilihan jasa konsultansi metode prakualifikasi. 3. dsb....
2
3
pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Mulai
menyampaikan permasalahan ke Helpdesk LPSE
Helpdek LPSE menerima permasalahan dari pengguna SPSE terkait belum terakomodirnya pada SPSE terkait pelaksanaan pemilihan secara elektronik.
Menerima permaslahan
a) Helpdesk mempersiapkan data-data terkait permaslahan pengguna SPSE untuk dieskalasikan kepada helpdesk LKPP. b) apabila helpdesk LPSE masih memerlukan data pendukung, maka helpdesk LPSE meminta data pendukung tersebut kepada pengguna SPSE.
mempersiapkan data untuk dieskalasikan
Perlu data dari Pengguna
4
a. Pengguna SPSE menerima permintaan data pendukung dari helpdesk LPSE.
meminta data pendukung kepada pengguna SPSE Menerima permintaan data dari Helpdesk LPSE
B. Pengguna SPSE mengirimkan data pendukung yang diminta oleh helpdesk LPSE mengirimkan data pendukung kepada Helpdesk LPSE
5
Menerima penerimaan data pendukung dari helpdesk LPSE
Menerima permintaan data dari Helpdesk LPSE
melakukan eskalasi
Helpdesk LKPP
6
a) helpdesk LKPP menerima eskalasi permasalahan beserta data pendukung dari helpdesk LPSE
Menerima eskalasi permaslahan dan data pendukung
b) helpdesk LPSE memeriksa kelengkapan data pendukung.
mempelajari masalah
butuh data tambahan 7
Helpdesk lkpp meminta data pendukung yang belum diberikan.
YA Meminta data pendukung ke Helpdesk LPSE
Permintaan dilakukan melalui email dan dikonfirmasikan melalui telepon
8
a) Helpdesk LPSE menerima email dan konfirmasi melalui telepon dari helpdesk LKPP untuk mengirimkan data pendukung
TDK
Menerima permintaan data pendukung
b)Helpdesk LPSE mengirimkan kembali data pendukung yang diminta amelalui email dan mengkonfirmasikan melalui telepon. Helpdesk mengirimkan data pendukung melalui email
[email protected]
9
a) Helpdesk LKPP menerima email dari Helpdesk LPSE yang berisi data pendukung yang diminta. b) Helpdesk LKPP mengecek kelengkapan data pendukung yang dikirimkan oleh Helpdesk LPSE.
Mengirimkan data pendukung kepada helpdesk LKPP
Menerima email permintaan data pendukung
c) Jika data pendukung yang dikirimkan oleh Helpdesk LPSE belum sesuai dengan yang diminta maka helpdesk LKPP menghubungi Helpdesk LPSE untuk mengirimkan data. d) Jika data pendukung yang dikirmkan oleh Helpdesk LPSE sudah sesuai maka helpdesk LKPP dapat melanjutkan penanganan permaslahan.
Tidak Data lengkap?
Ya
14
a)Helpdesk LKPP menangani permasalahan yang dieskalasikan oleh Helpdesk LPSE. Menangani permaslahan
- Helpdesk LKPP dalam menangani permasalahan dapat berkoordinasi dengan bagian terkait (IT Operational, IT Development, PM, dsb...)
Memberitahukan penyelesaian permasalahan kepada Helpdesk LPSE
- Penanganan permasalahan dilakukan dengan melihat tingkatmendesak atau tidaknya permasalahan b) Helpdesk memberitahukan informasi kepada helpdesk LPSEmengenai proses penanganan permaslahan baik Permaslahan telah selesai maupun permaslahan yang belum selesai ditangani maka Helpdesk LKPP memberitahukan melalui email kepada LPSE LPSE dan mengkonfirmasikan melalui telepon.
15
a) Helpdesk LPSE Menerima email pemberitahuan penyelesaian permasalahandari helpdesk LKPP
Menerima pemberitahuan penyelesaian masalah
b) Helpdesk LPSE mealakukan follow up kepada helpdesk LKPP c) Jika permasalahan sudah selesai maka helpdesk LPSE memberitahukan kepada pengguna SPSE
sudah
selesai/belum
belum
Melakukan followup kepada Helpdesk LKPP
16
Pengguna SPSE menerima pemberitahuan penyelesaian permaslahan dari Helpdesk LPSE
Menerima pemberitahuan penyelesaian masalah
Selesai
FLOWCHART SOP UJI FORENSIK No. Uraian Kegiatan 1
Panitia pengadaan pada tahap pembukaan penawaran menemukan satu atau lebih file penawaran tidak dapat didekripsi/tidak berhasil dibuka.
Panitia Pengadaan
Helpdesk LPSE
HELPDESK LKPP
Membuka penawaran
Panitia tidak dapat mendekripsi file penawaran (.rhs)
2
3 4
Panitia pengadaan mengisi dan menyampaikan Berita Acara Uji Forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) kepada LPSE LPSE menerima file penawaran yang tidak Panitia pengadaan menerima surat pemeberitahuan dari LPSE bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka, kemudian Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila perlu didampingi oleh LPSE.
menyampaikan Berita Acara file penawaran (.rhs) dan kunci privat kepada LPSE
Ya
BA, FileTidak melakukan LPSEbisadekripsi
Tidak Perlu LPSEperlu mengisi dan
Paniitia pengadaan menerima pemberitahuan
Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran
5
Jika LPSE tidak berhasil dekripsi dan tidak ingin menyampaikan ke LKPP, maka LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan untuk datang ke LPSE untuk membuka file penawaran (.rhs) disaksikan oleh LPSE, kemudian membuat Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran (.rhs)
LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan bahwa file penawaran memang tidak dapat di dekripsi
Panitia pengadaan dan LPSE membuat BA Kesaksian Pembukaan File Penawaran (.rhs)
Selesai
6 BA, File Penawaran (.rhs) diterima LKPP
Helpdesk LKPP mencoba membuka file penawaran
Ya bisa didekripsi?
7
LPSE menerima pemberitahuan dari LKPP bahwa file penawaran (.rhs) dapat dekripsi, kemudian LPSE memberitahukan kepada panitia pengadaan untuk mencoba kembali melakukan dekripsi file penawaran (.rhs)
8 Panitia pengadaan menerima surat pemeberitahuan dari LPSE bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka, kemudian Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila perlu didampingi oleh LPSE.
Tidak LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP
LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP
Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran 9 Helpdesk LKPP menyampaikan Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang diterima dari LPSE kepada Lembaga Sandi Negara untuk dilakukan Uji Forensik
Helpdesk LKPP Menyampaikan BA forensik dan file rhs kepada Lembaga Sandi negara
LEMBAGA SANDI NEGARA
10 Lembaga Sandi Negara menerima BA Uji Forensik, dan melakukan uji forensik terhadap file penawaran (.rhs) yang dikirimkan oleh LKPP. Setelah melakukan uji forensik Lembaga Sandi Negara memberikan hasil uji forensik secara terulis kepada Helpdesk LKPP yang dituangkan pada Berita Acara Uji Forensik
Lembaga Sandi Negara menerima BA forensik dan file penawaran (.rhs)
Lembaga Sandi Negara melakukan Uji Forensik
Ya
11 Jika file dokumen penawaran (.rhs) dapat didekripsi maka Lembaga Sandi Negara menuangkan dalam Berita Acara Uji Forensik dan mengirimkan Berita Acara tersebut kepada Helpdesk LKPP disertai dengan file dokumen penawaran (.rhs) yang berhasil didekripsi, Namun apabila fille penawaran tersebut gagal dekripsi maka Lembaga Sandi Negara menuangkan hasil uji forensik tersebut pada Berita Acara Uji Forensik dengan mencantumkan penyebab gagal dekripsi
Hasil dituangkan pada BA Uji Forensik serta memebrerikan file yang berhasil di Dekripsi
12 LKPP menerima hasil uji forensik dari lembaga Sandi Negara, kemudian membuat Surat Keterangan hasil uji forensik untuk disampaikan kepada LPSE
. 13 LPSE menerima surat keterangan dari LKPP perihal hasil uji forensik (apabila hasil uji forensik menyatakan file penawaran (.rhs) dapat didekripsi). Kemudian LPSE meneruskannya kepada Panitia Pengadaan.
14 Panitia pengadaan menerima surat keterangan LKPP dari LPSE dan file penawaran yang dapat didekripsi (apabila hasil uji forensik menyatakan file penawaran (.rhs) dapat didekripsi)
LPSE menerima Surat hasil Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang berhasil di dekripsi dari Helpdesk LKPP
LPSE menerima Surat hasil Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang berhasil di dekripsi dari Helpdesk LKPP
LKPP menerima Surat hasil uji foresnsik
LKPP menerima Surat hasil uji foresnsik
LKPP menerima Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang berhasil di dekripsi
LKP P me neri ma Beri
LKPP membuat dan mengirimkan surat hasil uji forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) yang berhasil didekripsi
LKP P me mb uat dan me ngir
T i
bisa didekripsi?
Hasil ditua ngka n pada BA Uji Fore
