© Inter IKEA Systems B.V. 2006/2008/NL1446
IKEA houdt rekening met het milieu, daarom drukken we op 100% milieuvriendelijk papier.
IKEA gedragscodes
INHOUDSOPGAVE 1. IKEA en grensoverschrijdend gedrag
pagina 4
2. IKEA en het gebruik van het IKEA netwerk, internet en e-mail
7
Bijlage 1: De 6 IT Security Principes uit de IKEA Rules en Guidelines Automatisering
11
Bijlage 2: Wet- en regelgeving
12
3. IKEA en alcohol & drugs
13
1. IKEA en grensoverschrijdend gedrag Wat is grensoverschrijdend gedrag? Grensoverschrijdend gedrag is gedrag dat door een medewerker als zodanig wordt ervaren. Er is sprake van grensoverschrijdend gedrag bij seksuele intimidatie, pesten, geweld en discriminatie. In alle gevallen heeft dit gedrag een negatieve invloed op het werk van de lastiggevallen medewerker. Niet alleen de prestaties van een medewerker hebben eronder te lijden, maar ook de werksfeer en het plezier waarmee een medewerker naar zijn werk gaat.
Hoe denkt IKEA over grensoverschrijdend gedrag? IKEA vindt grensoverschrijdend gedrag onaanvaardbaar en vindt dat zij zich sterk moet maken om dergelijk gedrag te voorkomen. Daarnaast verplicht de Arbowetgeving IKEA te zorgen voor een goede werkomgeving. De veiligheid en gezondheid van de werknemers moet worden gewaarborgd. Het is onze gezamenlijke verantwoordelijkheid om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen. Als zich situaties voordoen die wijzen op grensoverschrijdend gedrag, is het van belang ze op tijd te signaleren en actie te ondernemen. IKEA voelt zich als werkgever verplicht haar medewerkers zoveel mogelijk te beschermen tegen grensoverschrijdend gedrag en tegen de nadelige gevolgen ervan. Alle medewerkers, maar ook stagiaires, leerlingen en uitzendkrachten vallen onder deze bescherming. Het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag door het op tijd te signaleren en het opvangen van lastiggevallen medewerkers zijn middelen die IKEA inzet om haar medewerkers te beschermen.
Bij wie kan men terecht bij grensoverschrijdend gedrag? Wanneer je wordt lastiggevallen met grensoverschrijdend gedrag, is het belangrijk om hiertegen actie te ondernemen. De HR manager van je vestiging is hiervoor de aangewezen vertrouwenspersoon. Deze zal in gesprekken bekijken hoe jullie het
4
probleem het beste kunnen oplossen. Je kan ook terecht bij de bedrijfsmaatschappelijk werker of de bedrijfsarts. Mocht je er samen met de vertrouwenspersonen in je vestiging niet uit kunnen komen dan kan je je richten tot de HR manager van IKEA Nederland. De HR manager Nederland zal dan afhankelijk van de vraag mogelijk deskundigen raadplegen om uiteindelijk tot een uitspraak te kunnen komen. Je kan hierbij bijvoorbeeld denken aan de deskundigheid van een bedrijfsarts, mediator of psycholoog. Een klacht over ongewenst gedrag moet grondig en zorgvuldig onderzocht worden. Een grondig en zorgvuldig onderzoek vereist de juiste kennis. De vertrouwenspersonen bezitten de kennis en vaardigheden om deze klachten te behandelen.
Welke sancties hanteert IKEA? Medewerkers die zich schuldig maken aan grensoverschrijdend gedrag zullen na een gesprek met de vertrouwenspersoon hun gedrag zichtbaar moeten verbeteren. Van allegesprekken wordt een verslag bewaard in het personeelsdossier van degene diezich schuldig maakt aan grensoverschrijdend gedrag. Indien zich geen verbeteringen in het gedrag voordoet, kan dit leiden tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst, danwel tot ontslag op staande voet. Bij (het vermoeden van) strafbare zaken, zoals aanranding, verkrachting, fysiek geweld of ernstige bedreigingen, wordt de politie ingeschakeld. Afhankelijk van de aard en de ernst van de situatie wordt besloten of de verdachte kan blijven werken, op non-actief moet worden gesteld of op staande voet wordt ontslagen.
Wat is: seksuele intimidatie Seksuele intimidatie bestaat uit iedere ongewenste seksuele toenadering, zowel verbaal als non-verbaal. Denk bijvoorbeeld aan dubbelzinnige opmerkingen, handtastelijkheden, verzoeken om seksuele gunsten en (pogingen tot) aanranding en verkrachting.
5
pesten Onder pesten verstaan we elk onrechtmatig en terugkerend gedrag buiten of binnen IKEA. Pesten uit zich voornamelijk in gedragingen, woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren en eenzijdige geschriften. Het gevolg van pesten is dat de fysieke en/of psychische toestand van een medewerker aangetast wordt. geweld Onder geweld verstaan we gewelddadig gedrag, zowel psychisch als fysiek, waarbij een medewerker wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk of zich lastiggevallen, bedreigd of aangevallen voelt. discriminatie Discriminatie is verschil maken op basis van ras, geloof, huidskleur, sekse, leeftijd, handicap of lichamelijke kenmerken. In de Nederlandse wet is opgenomen dat discriminatie strafbaar is.
6
2. IKEA en het gebruik van het IKEA netwerk, internet en e-mail Het internet, e-mail en IKEA netwerk worden bij IKEA gebruikt om efficiënter te kunnen werken door (internet) communicatie sneller te laten verlopen. Toegang tot het netwerk en/of internet en/of e-mail is bij IKEA afhankelijk van de functie van de medewerker. Het gebruik van internet en e-mail dient te worden ingezet voor het (efficiënt en professioneel) uitvoeren van de eigen functie dan wel in het belang van de organisatie te zijn. IKEA realiseert zich dat internet en e-mail een steeds belangrijkere rol innemen binnen het maatschappelijk communicatieverkeer. Vanuit deze gedachtegang is het voor een medewerker toegestaan om in beperkte mate gebruik te maken van e-mail en internet op het werk voor privé-doeleinden, mits dit zoveel mogelijk in de pauzes gebeurt en dit niet ten koste van de werkzaamheden gaat. Het gebruik van internet en e-mail is echter niet zonder risico’s. Bij risico’s kun je denken aan beschadiging van het netwerk door virussen, het uitlekken van bedrijfsgeheimen, maar ook aan persoonlijk misbruik door een medewerker. Om dergelijke risico’s te vermijden bestaat er binnen IKEA een gedragscode omtrent het gebruik van het IKEA netwerk, internet en e-mail. Deze gedragscode omvat de volgende punten: ● de regels die we binnen IKEA handhaven voor het gebruik van het IKEA netwerk, internet en e-mail; ● de omstandigheden waaronder IKEA het gebruik van het IKEA netwerk, internet en e-mail registreert, verzamelt en natrekt; ● de consequenties die het niet naleven van de regels omtrent gebruik van het IKEA netwerk, internet en e-mail met zich meebrengt.
7
IKEA en Gedragscode voor het gebruik van het netwerk, internet en e-mail 1. Algemeen a. IKEA behoudt zich het recht voor om controle uit te oefenen op het gebruik van het IKEA netwerk, internet en e-mail. b. IKEA heeft het recht om iemand toegang te geven tot het IKEA netwerk, internet en/of e-mail, maar mag dit ook te allen tijde weer intrekken. c. Deze regeling geldt ook voor iedereen die gebruik maakt van de openbare computers binnen IKEA. d. Al het computermateriaal, de software en andere faciliteiten die een medewerker gebruikt zijn en blijven eigendom van IKEA. Hetzelfde geldt voor alle documenten, materialen, data en e-mails die zijn opgemaakt, verzonden, ontvangen of bewaard op het computersysteem van IKEA. 2. IKEA netwerk a. Toegang tot het IKEA netwerk geschiedt op basis van een persoonsgebonden inlognaam (user-id) en wachtwoord. Deze mogen niet aan anderen worden doorgegeven. b. IKEA bepaalt de toegangscapaciteit op het IKEA netwerk tot bepaalde onderdelen van het IKEA netwerk. c. Medewerkers mogen via het netwerk geen informatie verspreiden en/of ontvangen die voor privé-doeleinden bestemd zijn, zoals de onder hoofdstuk 3 vermelde items. 3. Internet Toegang tot het internet wordt alleen verstrekt aan diegenen die dit nodig hebben voor de uitvoering van hun functie, zoals bijvoorbeeld management functies. De toegang mag alleen gebruikt worden voor taken/bezigheden die voortvloeien uit de functie. Het is aanvaardbaar dat een medewerker beperkt gebruik maakt van internet voor privédoeleinden, mits dit zoveel mogelijk in pauzes gebeurt en niet ten koste gaat van de werkzaamheden. Iedere medewerker die onder zijn/haar user-id toegang krijgt tot het internet moet hiervoor de ‘Internet toegangsovereenkomst’ tekenen. a. Het is bij het gebruik van internet nooit toegestaan om: ● Internet te gebruiken voor persoonlijke doeleinden zoals het spelen of downloaden
8
van spelletjes, winkelen, gokken of bezoeken van chat-/babbelboxen. b. Het is in het bijzonder nooit toegestaan om op internet: ● sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten; ● pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te bekijken of te downloaden, dan wel op de computer op te slaan; ● ongeoorloofd toegang te verschaffen tot niet openbare bronnen op het internet; ● opzettelijk informatie waartoe men via internet toegang heeft verkregen zonder toestemming te veranderen of te vernietigen. Indien een medewerker ongevraagd informatie van deze aard krijgt aangeboden, dient deze dat aan de Safety & Security Manager te melden. Ter verduidelijking staat hieronder een limitatief overzicht van sites die binnen IKEA in ieder geval niet toegestaan zijn om te bezoeken. Sites die betrekking hebben op: 1. religie/levensovertuiging 2. racisme 3. discriminatie 4. pornografie 5. downloaden (muziek, spelletjes, etc.) 6. politiek 7. seksueel getinte sites 8. sport&spel (goksites) 9. radio- en tv-zenders 10. chat-/babbelbox 4. E-mail IKEA heeft haar eigen e-mail systeem: Nexus Neon Client. Dit systeem wordt gebruikt om via memo’s de (internet) communicatie efficiënter te laten verlopen. Het is dan ook de bedoeling dat Nexus Neon Client alleen met dat doel gebruikt wordt. Het is aanvaardbaar dat een medewerker beperkt gebruik maakt van e–mail voor privédoeleinden, mits dit zoveel mogelijk in de pauzes gebeurt en dit niet ten koste gaat van de werkzaamheden. a. De gebruikelijke gedragsregels, zoals die gelden voor het ondertekenen van schriftelijke correspondentie, het vertegenwoordigen van IKEA en voor het verzenden van post (bijvoorbeeld correct taalgebruik) zijn ook van toepassing op het gebruik van e-mail. 9
b. Het is bij het gebruik van e-mail niet toegestaan om: ● (automatisch) vertrouwelijke gegevens en bedrijfsgevoelige informatie zonder toestemming te versturen naar personen/instanties buiten IKEA. Dit ter voorkoming van toegang tot vertrouwelijke informatie door derden; ● e-mail bij IKEA te gebruiken waarbij met name de onder hoofdstuk 3 genoemde items worden verstuurd of ontvangen of genoemd als link; ● de memo-id van een ander te gebruiken voor het versturen van memo’s en/of mail. c. Het is bij het gebruik van e-mail in het bijzonder niet toegestaan om: ● berichten anoniem of onder een fictieve naam te versturen; ● dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische, dan wel discriminerende berichten en kettingmailberichten te verzenden of door te sturen; ● iemand elektronisch lastig te vallen. Indien een medewerker ongevraagd informatie van deze aard aangeboden krijgt, dient deze dat aan de IT Security manager te melden. 5. Controle a. Om de veiligheid van het netwerk te waarborgen en toe te zien op naleving van deze overeenkomst, worden van tijd tot tijd controles uitgevoerd. Toezicht op het gebruik zal bestaan uit het steekproefsgewijs controleren van het internet en e-mail verkeer (tijdsbesteding, sites die bezocht worden). Daartoe kunnen anonieme lijsten van bezochte internetsites en van verstuurde e-mails worden uitgedraaid. b. Binnenkomend internet en e-mail verkeer wordt zo goed mogelijk gecontroleerd op virussen en dergelijke. Indien een e-mailbericht een virus bevat, dan wordt het auto matisch tegengehouden en worden de verzender en ontvanger daarvan op de hoogte gebracht. Mocht een medewerker desondanks een e-mailbericht ontvangen dat een virus bevat, dan dient deze contact op te nemen met de IT Security manager. c. Wanneer er gesignaleerd wordt dat deze regeling niet wordt nageleefd (bijvoorbeeld bij klachten, signalen van binnen of buiten IKEA of systeemstoringen), dan kunnen de gegevens van (de) betrokken gebruiker(s) worden uitgedraaid, bekeken en gebruikt. d. De in 6.3 genoemde gegevens worden bewaard zolang dit nodig is in het kader van nader onderzoek of om eventuele maatregelen te treffen tegen een gebruiker. Voor het bewaren van dergelijke gegevens gelden bijzondere regels. Deze zijn te vinden in bijlage 2. 10
e. E-mailberichten van OR-leden, bedrijfsartsen en bedrijfsmaatschappelijk werkers zijn in principe uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het e-mail verkeer. f. Het is niet toegestaan om bestanden voor eigen gebruik (muziek bestanden, filmpjes, pornografie, enz.) op de IKEA server op te slaan. 6. Sancties Wanneer deze regeling niet wordt nageleefd zal IKEA overgaan tot sancties. Misbruik van de mogelijkheden die IKEA biedt omtrent het gebruik van het netwerk, internet en e-mail kan leiden tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst, dan wel ontslag op staande voet. Indien bij IKEA het vermoeden bestaat dat sprake is van een strafbaar feit, wordt hiervan aangifte gedaan bij de politie.
Bijlage 1 De 6 IT Security Principes uit de IKEA Rules en Guidelines Automatisering De 6 IT Security Principes moeten gecommuniceerd worden naar iedere medewerker en opgevolgd worden. 1. Het niveau van IT Security is gebaseerd op de potentiële schade die een bedreiging kan toebrengen aan de IKEA organisatie en/of onderdelen daarvan. 2. IT oplossingen moeten voldoen aan de IT Security RULES en Nationale Wet- en Regelgeving. 3. Alle informatie en corresponderende bronnen moeten een vastgelegde ‘eigenaar’ hebben in de organisatie, die eveneens verantwoordelijk is voor de doorvoering van toegepaste IT Security RULES in de oplossing. 4. Gebruikers van IT toepassingen binnen de IKEA bedrijvengroep moeten instemmen met de IT Security RULES. Het management moet ervoor zorgen dat de gebruikers de RULES begrijpen. 5. Alle IT Security incidenten moeten gerapporteerd worden aan de IT Security verantwoordelijke. 6. Bekendheid met en nakoming van de IT Security RULES dient opgevolgd te worden.
11
Bijlage 2 Wet- en regelgeving ● De Wet Bescherming Persoonsgegevens bevat een aantal artikelen die IKEA mee moet nemen in haar beleid ten aanzien van internet en e-mail. ● De werkgever informeert de medewerkers voorafgaand aan de invoering van de regeling over controle op e-mail en internetgebruik, omtrent de doeleinden, de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij verkregen zijn en de inhoud van deze regeling. ● De medewerker kan zich tot de werkgever wenden met het verzoek om een volledig overzicht van zijn verwerkte persoonsgegevens. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord. ● De medewerker kan de werkgever verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord. ● De medewerker kan bij de werkgever verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden. De werkgever oordeelt binnen 4 weken na ontvangst van het verzet of dit gerecht vaardigd is. Indien de werkgever het verzet gerechtvaardigd acht, beëindigt hij terstond de verwerking.
12
3. IKEA en alcohol & drugs Het (overmatig) gebruik van alcohol en/of drugs is niet alleen van invloed op iemands gezondheid of sociale contacten. Vaak heeft gebruik van alcohol of drugs ook zijn uitwerking op iemands werk. De sfeer op het werk zal beïnvloed worden: anderen zullen zich storen aan bijvoorbeeld de dranklucht, of aan de prikkelbaarheid van degene die onder invloed is. Maar ook de veiligheid bij de uitvoering van iemands werk komt in het gedrang. Een verminderd concentratievermogen vergroot de kans op ongevallen en brengt niet alleen de persoon in kwestie zélf, maar ook collega’s en klanten van IKEA in gevaar.
Hoe denkt IKEA over alcohol & drugs? Het bezit of de consumptie van alcohol en (niet medisch voorgeschreven) drugs is niet toegestaan op het terrein van IKEA, evenals werken onder invloed van alcohol of drugs. Bij overtreding van dit verbod zal IKEA maatregelen nemen. IKEA wil, ter bescherming van haar medewerkers en klanten, hulp bieden aan medewerkers die een drank- of drugsprobleem hebben.
Bij wie kan men terecht bij alcohol- of drugsgebruik? IKEA wil graag hulp bieden aan haar medewerkers om van hun alcohol- of drugsverslaving af te komen. Er kan soms echter een lange periode overheen gaan voordat drankgebruik erkend wordt als alcoholisme of drugsgebruik als een drugsverslaving. Maar voorkomen is beter dan genezen! De HR manager is de aangewezen vertrouwenspersoon binnen IKEA om een dergelijk probleem mee te bespreken. Ook kan de bedrijfsarts of de bedrijfsmaatschappelijk werker hulp bieden. Daarnaast kunnen deze personen je helpen bij het vinden van professionele hulp en samen met jou de professionele hulp inpassen in je werkrooster. Want een alcohol- of drugsverslaving hoeft niet per definitie te leiden tot arbeidsongeschiktheid.
13
Welke maatregelen neemt IKEA indien gebruik of bezit van alcohol en/of drugs wordt geconstateerd? Het bezit of gebruik van alcohol en drugs is niet toegestaan op het IKEA terrein. Bij het vermoeden dat deze regel overtreden wordt, zal IKEA overgaan tot het toepassen van sancties en, indien noodzakelijk, tot ontslag op staande voet. Het vermoeden dat iemand een alcohol- of drugsprobleem heeft, maken we graag bespreekbaar met de persoon in kwestie. Ter ondersteuning zou de hulp kunnen worden ingeroepen van de bedrijfsmaat-schappelijk werker. IKEA kan ook de bedrijfsarts inschakelen. De bedrijfsarts kan een medewerker een onafhankelijke test aanbieden om zichzelf vrij te pleiten van het vermoeden dat hij of zij in overtreding is. Bij het vermoeden dat een medewerker in het bezit is van alcohol en/of drugs mag IKEA, in het bijzijn van de bewaking, diens bezittingen doorzoeken. Hiervoor zou het nodig kunnen zijn om iemands kluisje open te breken. Een medewerker kan niet verplicht worden om mee te werken aan controles van IKEA waarbij gecontroleerd wordt of er sprake is van gebruik of bezit van alcohol en/of drugs. Dat kan echter anders zijn, wanneer de veiligheid of bezittingen van derden (klanten, collega’s, IKEA eigendommen) in het gedrang komen en vereisen dat er controle plaatsvindt. Bijvoorbeeld na een ongeluk of verdenkingen. Indien een medewerker geen verbeteringen laat zien bij het oplossen van zijn of haar probleem kan beëindiging van de arbeidsovereenkomst een gevolg zijn, dan wel ontslag op staande voet. Indien IKEA het vermoeden heeft dat er sprake is van een strafbaar feit, zal aangifte bij de politie worden gedaan.
Speciale gelegenheden De consumptie van alcohol en/of drugs is verboden wanneer iemand zich op het terrein van IKEA bevindt. Soms kan het echter wel gewenst zijn om alcohol te kunnen consumeren. Denk hierbij aan het kerstfeest, een afscheidsborrel van een collega, etc. Indien zich een speciale gelegenheid voordoet is het aan de storemanager om te bepalen of er alcohol geschonken mag worden en onder welke voorwaarden. Het gebruik of bezit van drugs zal IKEA nooit tolereren, dus ook niet bij speciale gelegenheden. 14
