praktische informatie voor de overheid
loovaneck
nieuwsbrief Bestuurlijk sensitief worden … dankzij een computergame! Ambtenaren moeten hun bestuurlijke sensitiviteit verder ontwikkelen. Dat is geen keuze, maar een must. In een veranderende, complexe omgeving moeten ze steeds meer rekening houden met allerhande stakeholders: bestuurders, inwoners, collega-ambtenaren, belangengroepen, de provincie, ondernemers … De lijst is bijna eindeloos. En al deze meningen, wensen en belangen moet de ambtenaar van nu meenemen in het maken van zijn raads- en collegevoorstel. Maar hoe maak je een ambtenaar bestuurlijk sensitief?
het AMC in Amsterdam al bewezen. Zij spelen games om hun alertheid te verbeteren. En wat blijkt? Gamende artsen vinden sneller en betere oplossingen in onverwachte situaties tijdens operaties dan hun niet-gamende collega’s.
Met die vraag stapten wij af op tientallen beslissers in gemeenteland. En al snel ontstond het idee voor een inter actieve game. Op basis van dat idee ontwikkelden wij een format. En opnieuw legden we dat voor aan de doelgroep. Wat bleek? Ze konden niet wachten tot de game klaar is!
Ambtenaren popelen om te gamen! Wij maken op dit moment een interactieve game over bestuurlijke sensitiviteit Het spel omvat diverse complexe scenario’s waarin de ambte naar voor een probleem wordt gesteld. En dat natuurlijk moet oplossen. In een uitdagend spel moet de speler uiteindelijk een advies geven dat geaccepteerd wordt door college, com missies, Raad en de stakeholders. Best een uitdaging!
Schrijf uw gemeente nu al in voor de game Dan kunt u helpen bij de ontwikkeling ervan, zodat deze pre cies aansluit bij de wensen van uw gemeente. En dan betaalt u € 100 per licentie in plaats van € 150. We snappen dat u niet gelijk ja of nee kunt zeggen. Dus bel gerust een keer met 1 van onze adviseurs via (0318) 69 69 00. Zij plannen graag een afspraak met u in.
Maar is een game niet kinderachtig? Nee. En zeker niet over zo’n serieus onderwerp. Het zorgt er juist voor dat mensen op een leuke manier leren. En dat gamen werkt hebben de gamende artsen in opleiding van
Vraag ook alvast het gratis boekje over de game op! Dan ziet u hoe de game in elkaar steekt. Stuur een e-mail naar
[email protected]. En zet in de onderwerpregel: Boekje interactieve game.
Hoe groot is het bereik van uw webteksten? Tegenwoordig aan wifi geen gebrek. Bijna iedereen kan uw webteksten dus lezen. Om ervoor te zorgen dat burgers en stakeholders dat ook doen, moet u nog wel wat inspanningen verrichten.
Daarna is het noodzakelijk om kritisch te bepalen welke content, welk tipje van de sluier u op welke manier via welke social media richting uw publiek stuurt. Om hen via die weg naar die interessante webteksten te verleiden.
Bovenop die tijdrovende inspanning die u dan al achter de rug heeft: onderwerp of thema bepalen. Input verzamelen of een interview regelen, afnemen en uitschrijven. Fotograaf op pad sturen. Tekst boeiend én seo-friendly maken, evenals kort en helder. De plek op uw site nog even kieskeurig bepalen …
Tja … het juiste publiek bereiken is niet eenvoudig. Tijdens onze vernieuwde training Webteksten leert u naast heldere en seo-friendly teksten schrijven. Ook hoe u de juiste lezers uw online content laat lezen. Schrijf u in voor een open training: www.loovaneck.nl/trainingen
Helder schrijven = tijd besparen Veel ambtenaren zetten zich hard in om de communicatie van (en binnen) de overheid te verhelderen. Dat is geweldig en noodzakelijk. Veel overheidsinstellingen communiceren namelijk nog steeds te ingewikkeld met de inwoners van ons land. Terwijl de burger recht heeft op heldere taal. Maar de weg naar heldere taal vraagt tijd, een ellenlange adem en veel doorzettingsvermogen. Het is communicatieadviseurs Aysegül Demirci en Theodora Verploegen van gemeente Oss gelukt om zoveel mogelijk te schrijven in Klare Taal (zoals zij dat noemen). Daarom riepen wij hen vorig jaar uit tot Ambassadeurs Heldere Taal. Afgelopen jaar inspireerden zij andere gemeenten, ministeries, waterschappen en provincies om heldere taal te gebruiken. En samen met Mascha de Kuijer schreven zij het boekje ‘Waarom is heldere taal zo belangrijk? 10 mensen geven een overtuigend antwoord’. Feit is dat er veel en belangrijke argumenten zijn om helder te communiceren. Met klanten. Met elkaar. Met andere organisaties. Maar bespaart heldere taal ook tijd? In een tijd waarin we altijd tijd tekort lijken te hebben … een interessante vraag! Mascha, marketeer bij Loo van Eck, gaat in gesprek met Aysegül en Theodora. Mascha: “Alle medewerkers helder laten schrijven. Niet iets wat je 1, 2, 3 regelt en bereikt. Ik denk meteen ‘dat kost heel veel tijd’ …” Aysegül: “Natuurlijk is het een investering in tijd. Anders den ken en anders schrijven, leer je niet zomaar even. En vooral in het begin kost het de schrijver zelfs veel extra tijd. Maar hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het wordt. En wij vinden het als overheid onze plicht om helder te schrijven. Of dat nu tijd kost of niet.” Mascha: “Kun je een voorbeeld noemen hoe je die tijd terug verdient?” Theodora: “Wat moet ik nu precies doen? Ik snap nog steeds niet waarom ik die vergunning niet krijg. Dat soort vragen kregen wij vaak van burgers. Ze kregen blijkbaar een brief van ons die zij niet (helemaal) begrepen. Dat betekende dat de medewerker van ons KCC zich moest verdiepen in de inhoud van die ene brief. Beoordelen of zij de burger verder kon helpen of dat ze moest doorverbinden naar een collega. Dat soort telefoontjes kosten onnodig veel tijd. Met 1 duidelijke brief hadden we een hoop tijd bespaard.” Aysegül: “Het is de cultuur en heel normaal dat we in ons land erg chic en wollig schrijven. We leren dat op school wanneer we verslagen schrijven. En we leren thuis dat je zo naar de dokter of gemeente hoort te schrijven. In ons werk komen we ook regelmatig dat soort teksten tegen. Van partners of an dere overheidsinstellingen. Je bent dan geneigd om zelf ook in die stijl te reageren. Ons advies is: schrijf altijd persoonlijk, kort en duidelijk. De kans is groot dat de ander daarin dan meebeweegt.”
Mascha:“Ook een mooie manier van inspireren! En krijgen jullie tegenwoordig minder telefoontjes met vragen?” Theodora: “Ja. Wat we vooral merken, is dat de vragen anders van aard zijn. Nu belt een burger bijvoorbeeld voor bevestiging in plaats van toelichting. Dat komt doordat de schrijver goed nadenkt over wat de lezer moet doen na het lezen van de brief. En welke vragen de lezer kan hebben.” Mascha: “De organisatie en de schrijvende medewerker winnen op den duur tijd. Hoe zit dat met de lezer?” Aysegül: “Het kost ook de lezer minder tijd om een tekst te lezen en te begrijpen. We zorgen er namelijk voor dat het meteen duidelijk is wat hij moet doen. Verder gebruiken we eenvoudige woorden en korte zinnen. Ook schrijven we actief en gebruiken we geen spreekwoordelijke taal. En boven iedere alinea zetten we een vetgedrukt kopje in de vorm van een mogelijke vraag van de lezer. Daaronder geven we meteen het antwoord. Bovendien geven we natuurlijk geen overbodige informatie. Zo’n brief kan de lezer in principe in 30 seconden lezen op hoofdlijnen. En hij hoeft ons niet meer te bellen met vragen natuurlijk.” Mascha: “Volgens mij zit Klare Taal in jullie DNA, klopt dat?” Aysegül: “Sinds we met Klare Taal bezig zijn, schrijven we niet anders dan in Klare Taal. Zo schrijf ik naar de school van mijn kind, een klacht over een huishoudelijk apparaat, het opzeggen van een tijdschrift … En ik merk dat ik nu eerder een goed en duidelijk antwoord terugkrijg.” Theodora: “Ook herkennen we direct of een tekst in Klare Taal is geschreven! En wij vinden overigens dat iedere tekst in heldere taal kan! Zelfs de abstracte visies, moeilijke wetgeving en lange beleidsprocessen waar wij veel mee te maken hebben.” Mascha: “Dat weet ik zeker!” Wilt u weten hoe helder uw organisatie communiceert? Wij doen graag een quick scan en geven u advies!
De Ambassadeur Heldere Taal 2015-2016 hebben we inmiddels ook gevonden! Het is Annemiek Voesenek van de gemeente Etten-Leur. Binnenkort gaan wij met haar aan de slag om een boekje over heldere taal te schrijven. Meer weten over Annemiek? Neem eens een kijkje op:
Gemeente Brummen: midden in Brummense samenleving Over de doorgroei naar omgevingssensitief Er is een probleem in de samenleving. Of een wens voor de samenleving. Als beleidsadviseur bedenkt u dan een oplossing in de vergaderruimte en vanachter uw computer tikt u een raads- of collegevoorstel. Dat was toen. Tegenwoordig werkt het anders. Een beleidsadviseur gaat het veld in. Gaat letterlijk midden in de samenleving staan. Om zijn ogen te openen. Om gesprekken te voeren. Om te reageren op wat er in de samenleving gebeurt. Tenminste als het aan gemeente Brummen ligt wel. Ieder jaar groeien de beleidsadviseurs daar meer in hun nieuwe rol … “Al sinds 1997 zijn wij een Loo van Eck – gemeente!” Dat zegt Gert-Jan van Dijk, communicatieadviseur bij gemeente Brummen. “Dat betekent dat onze brieven kernachtig en dui delijk zijn. Dat onze voorstellen aan raad en college strategisch zijn beargumenteerd. En dat we ons blijven focussen om die kwaliteit vast te houden. Zodat het maximaal rendement ople vert. Maar brieven en voorstellen komen vaak aan het einde van de fases in een beleidscyclus aan de orde. We focussen ons nu ook op het begin van die fases en het begin van de cyclus. Op het moment dat er een probleem of wens ontstaat. Door ons nog meer bewust te worden van onze omgeving.” Omgevingssensitief: wat betekent dat eigenlijk? Hoe doe je dat? Hoe kundig moet je dan zijn? Gert-Jan van Dijk: “Als je werkelijk een onafhankelijke adviseur voor de gemeente en haar inwoners wilt zijn, dan heb je wel wat vaardigheden nodig. En de ene persoon heeft daar automatisch wat meer van in huis dan de ander. Het vraagt om luisteren, doorvragen, be langen afwegen, strategisch adviseren, scheiden van hoofd- en bijzaken, terugkoppelen en overtuigend presenteren.”
De adviseurs van Brummen hebben er verder mee geoefend … In 7 dagdelen heeft een eerste groep van 10 beleidsadviseurs met elkaar geoefend hun politieke antenne te ontwikkelen. Zo bedachten ze in groepen actuele, realistische casussen voor elkaar. Ze inspireerden elkaar. Ook doordat iedereen rollenspel len speelde met een acteur. Verder schoof er een bestuurder uit Brummen aan, die de cursisten het hemd van het lijf konden vragen. Want interviewen is ook een vak. Ze kwamen te weten hoe een bestuurder tegen omgevingssensitiviteit aankijkt. En de bestuurder kreeg inzicht in het traject waarin een beleidsmede werker zich verkeert.
“We hebben alle stappen in de beleidscyclus weer doorlopen.” … en zijn weer verder doorgegroeid Gert-Jan vertelt: “Ze vonden het een nuttig en leuk opleidingstraject. Het heeft weer tot nieuwe inzichten geleid. Ze zijn geïnspireerd, hebben weer wat nieuwe ervaringen en kennis in hun rugzak. Sommigen zijn wat zekerder geworden. Wat bewuster geworden. Iedereen is weer een stukje gegroeid in het werk dat iedere dag weer anders is. Iedere casus staat immers op zichzelf. Leuk ook dat col lega’s elkaars talenten opzoeken in de dagelijkse praktijk. Er ontstaan leuke coalities. Want soms is het niet fijn om in je eentje de hele gemeente te vertegenwoordigen voor een groep mensen.”
Een intake met een bestuurder. Een gesprek met een belanghebbende. Hoe pak je het aan? Hoe blijf je objectief?
Wat vinden ambtenaren van onze trainingen? “Als je iets doet, wil je toch dat het nut heeft? Deze training leert jou webteksten schrijven die uitnodigen tot lezen. Ineens kijk je met hele andere ogen naar je beeldscherm. Verfrissend, leuk en direct toepasbaar! Je bent nog 1 klik weg van de 1-daagse training die jouw aanpak radicaal gaat veranderen!” Liesbeth Zaat, programmasecretaris NSDMH bij gemeente Gouda na een training Webteksten “Wanneer zelfs oude rotten, die van ouderwets taalgebruik houden, enthousiast zijn … dan moet dit wel een prima cursus zijn!” René van den Belt, coördinator team planontwikkeling bij gemeente Noordoostpolder na een training Klantgerichte brieven en e-mails schrijven “Schrijven is een kwestie van doen. Met alleen lezen en luisteren kom je er niet. Bij LVE ga je direct aan de slag met pen en papier.” Jeroen Rijsdijk, verkeerskundige bij gemeente Den Haag na een training Voorstellen, notities en rapporten in Helder Haags
t
“Adviseren gaat niet alleen over kennisoverdracht, maar draait om het kennen van je doelgroep. De training Helder en strategisch adviseren leert je wat de kern van een raadsvoorstel inhoudt, en zo op te schrijven dat deze overzichtelijk en duidelijk overkomt bij de raadsleden. Een aanrader voor iedereen die te maken heeft met het schrijven van adviesrapporten of (raads)voorstellen binnen de overheid!” John Rousse, junior adviseur civiele techniek bij gemeente Amstelveen na een training Helder en strategisch adviseren
Wat vinden ambtenaren van onze trainingen? (vervolg) “Volg deze cursus, ook als je denkt ‘ik schrijf toch foutloos Nederlands’. Je zult verbaasd zijn wat voor nieuwe dingen je leert. Denk aan werkwoorden uit de Engelse taal.” Arian Brugman, beleidsadviseur bij gemeente Amsterdam na een training Foutloos Nederlands “Heel knap hoe Loo van Eck schriftelijk adviseren leuk weet te maken. Ik ben van nature geen schrijver en kan er als een berg tegenop zien. Door de 30-secondenlijn heb ik veel handvatten gekregen, waardoor het gemakkelijker wordt en veel sneller kan.” Sabine Quak, senior beleidsmedewerker bij gemeente Utrecht na een workshop Helder en strategisch adviseren
Hoe bereken je de stelling van Pythagoras ook alweer? Hoe voer je ook alweer een staartdeling uit? Hoe vind je ook alweer de persoonsvorm in een zin? Hoe bestel je ook alweer een wijntje in het Frans? Waarschijnlijk wist u vroeger de antwoorden op al die vragen. Omdat u ze leerde op school. Maar weet u ze nu allemaal nog? Waarschijnlijk niet. We vergeten namelijk veel dingen door de jaren heen. Omdat we nou eenmaal dagelijks aan zoveel andere dingen moeten denken. Daarom is het goed om bestaande kennis af en toe eens even op te frissen! En dat besefte de gemeente Ermelo zich ook, want … … zij schakelde ons in voor een opfrisworkshop Bestuursgericht schrijven Omdat de beleidsmedewerkers van de gemeente niet alles hadden onthouden uit de training Bestuursgericht schrijven van 2 jaar geleden. En omdat het goed was om de kennis weer even op te frissen. Want hoe zorg je er ook alweer voor dat een bestuursvoorstel in 30 seconden te lezen is? En dat een voorstel niet langer is dan 2 pagina’s? Hoe formuleer je het beoogd effect? En wat doe je met bijlagen? Op die vragen en meer kregen de medewerkers weer even antwoord. Daarnaast was de workshop ook bedoeld om …
“Schrijvers kennen de inhoud van hun stuk, maar voor lezers is dit andere koek!” … de beleidsmedewerkers weer enthousiast te maken over schrijven Yvonne van bruggen, medewerker bestuurscontrol, vertelt: “We wilden onze beleidsmedewerkers weer laten inzien dat schrijven leuk is. Zelf weten ze alles over de inhoud van hun voorstel; die is voor hen vanzelfsprekend. Dat kan het schrijven soms een beetje saai maken. Maar voor de lezer is dit een ander verhaal. Die staat nog blanco tegenover de inhoud en snapt al die dingen die voor de schrijver vanzelfsprekend zijn niet altijd. Tijdens de opfrisworkshop zijn onze beleidsmedewerkers zich hier weer bewust van geworden, waardoor ze nu weer met een frisse blik naar hun eigen stukken kijken. En met een andere blik naar je onderwerp kijken is eigenlijk heel leuk.”
“We werkten niet met vage voorbeelden, maar met stukken uit de eigen dagelijkse praktijk!” Nu ligt de kennis weer vers in het geheugen … Yvonne: “De reacties van de deelnemers waren positief en enthousiast. Ze vonden het een praktische training waar je echt iets aan hebt. Vooral omdat ze niet met allerlei ‘vage’ voorbeelden werkten, maar met stukken uit hun eigen dagelijkse praktijk. Mijn collega’s en ik zien nu al dat de voorstellen beter zijn, doordat de schrijvers de voorstellen nu veel bewuster schrijven.” … en dat moet natuurlijk zo blijven! “Daarom hebben we met onze kwaliteitsmedewerkers concrete afspraken gemaakt om het geleerde vast te houden,” vertelt Yvonne. “En we hebben een aantal schrijfcoaches benoemd. Die gaan 4 keer per jaar met elkaar om tafel om te bespreken wat er op dat moment goed loopt en wat er beter kan. Zo zorgen we ervoor dat de kwaliteit van de voorstellen hoog blijft.”
Vergaderingen zijn feestjes! Ze verlopen namelijk altijd efficiënt en gestructureerd. Deelnemers bereiden zich op elke vergadering goed voor. En discussiëren niet oeverloos over verschillende agendapunten. Aan het einde van elke (korte) vergadering weet iedereen precies wat de vervolgstappen zijn. En iedereen gaat tevreden weer aan het werk. Verlopen vergaderingen zo binnen uw gemeente? Dan is onze training voor u overbodig. Verlopen ze niet altijd zo vlekkeloos als in het voorbeeld? Doe dan mee met onze vergadertraining!
eren ! Goed vergadts een kwestie van tijd h ec sl is nog
… dankzij onze uitgekiende vergadermethode! De toolkit is even effectief als eenvoudig. Met slechts 10 houten kubussen, een zandloper en een instructieboekje leert u hoe u: • veel tijd bespaart door uw vergaderingen een duidelijke structuur te geven; • ellenlange discussies bij agendapunten voorkomt; • voorkomt dat er na de vergadering nog onduidelijkheid over beslissingen bestaat.
Na onze training ‘Voorspoedig vergaderen’ zijn uw vergaderingen 50% effectiever … En korter. We hebben namelijk een slimme methode ontwikkeld waarmee u uw vergaderingen gerichter, effectiever en leuker maakt. Wij leren u deze methode op een speelse wijze met behulp van onze Vergadertoolkit. Tijdens onze training oefent u met deze toolkit. Altijd op basis van situaties uit uw eigen praktijk!
Ga voor meer informatie over onze vergadertraining naar: http://www.loovaneck.nl/ trainingen/vergadertechnieken
Contentmanager: raakt u het overzicht al kwijt? Eeuwig zonde als u uw kostbare content niet optimaal benut! “Zet je even iets op onze Facebookpagina. En op Twitter. O ja, en op de site. Trouwens, nu ik erover nadenk, moet er misschien ook een mailing naar de klanten. En een infographic op onze LinkedIn Group. En … ben je er nog?” Er zijn zoveel kanalen waarlangs u uw content kunt verspreiden En zoveel communicatiemiddelen om in te zetten. Online en offline. Een goed overzicht is noodzakelijk. Evenals het zo effectief mogelijk inzetten van uw kwalitatieve content.
Tijdens een training Content mapping leren we u uw content maximaal te benutten U leert de juiste keuzes te maken • Hoe u uw content 100% afstemt op uw doelgroepen. • Hoe u motivatie, tijd en doel meeweegt in uw contentstrategie. • Hoe u grip krijgt op de vele kanalen en middelen. U leert een content map te maken • Hoe u een content map constructief opbouwt. • Hoe u een content map in de dagelijkse praktijk gebruikt. • Hoe u uw content map makkelijk vertaalt naar concrete content. U leert betere content te maken • Hoe u betere teksten maakt voor verschillende genres. • Hoe u video’s en visuals boeiend en effectief maakt. • Hoe u uw content inzet voor het maximale effect.
U laat een collega toch niet een dag zweten op een artikel dat u enkel op uw website plaatst?
Bier na wijn geeft venijn! Verschillende dingen door elkaar proeven pakt niet altijd goed uit. Denk aan de kater die u kunt overhouden aan een avondje bier en wijn door elkaar heen drinken. Maar verschillende smaken ervaren is wél heel erg leuk en nuttig. Bovendien: soms is het gewoon heel lastig om te kiezen. Dat snappen wij. Daarom … … organiseerden wij in juli een trainingsproeverij! Daarin konden cursisten van onze trainingen proeven. En maakten ze in 3 uur tijd kennis met de hoogtepunten uit 5 populaire trainingen. Ze konden kiezen uit 5 verschillende
arrangementen: Klantcontact, Commercieel, Creatief schrijven, Beleid en Taal. Dus er was voor elk wat wils. Alma Wegkamp, projectondersteuner bij de gemeente Noordenveld koos voor de proeverij Beleid: Daarin ontdekte zij onder andere hoe ze een rapport schrijft dat de lezer in 30 seconden kan lezen. Hoe ze overtuigt in een adviesgesprek. Hoe ze een vergaderpunt goed voorbereidt. Hoe ze een presentatie geeft die het publiek ook echt onthoudt. En hoe ze grip op haar werk krijgt dankzij effectief timemanagement. Christa Smits, communicatieadviseur bij Regio Noord-Veluwe koos voor de proeverij Beleid: “Door de proeverij konden we heel snel proeven aan de verschillenden facetten van goed advies geven. De proeverij was interactief, had goede inhoud en werd gegeven door een energieke docent. Het was een mooie ervaring!”
“Je hebt 5 smaken: bitter, zout, zoet, zuur en umami. En dat was deze proeverij. Een bijzondere en andere beleving.” Alma Wegkamp
Met welk communicatiemiddel kunt u burgers, collega’s of stakeholders het best informeren? Een beeld zegt meer dan 1000 woorden, toch? Bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla Het effect van 3 verschillende communicatiemiddelen op begrip en waardering
Inclusief onderzoek met de Universiteit Utrecht
LVE Wetenschappelijk 1 #3
a. Met een tekst b. Met een infographic c. Met een animatie Dat vroegen wij ons af, want … … klanten vragen ons steeds vaker om een infographic of animatie te ontwikkelen Komt dat alleen doordat die middelen hip en leuk zijn of zijn ze ook echt beter dan de geijktere variant: een tekst? Zeggen beelden écht meer dan woorden? Wij besloten er samen met de Universiteit Utrecht onderzoek naar te doen. Daar maakten we een boekje van. Bestel het gratis boekje ‘Een beeld zegt meer dan 1000 woorden, toch?’ Mail uw adresgegevens naar
[email protected]. Zet in de onderwerpregel: Boekje Wetenschappelijk #3.
www.loovaneck.nl (0318) 69 69 00
