Nieuws vanuit het bestuur. 5e Algemene Leden Vergadering

Jaargang 6, nr. 1, mei 2014

Agenda

NIEUWSBRIEF

Nieuws vanuit het bestuur

Bestuursvergaderingen 6 mei 2014 2 september 2014 18 november 2014

Examen opleiding Formalities Officers 20 mei 2014

Masterclass Octrooien 25 september 2014

5e Algemene Leden Vergadering Met een opkomst van bijna 140 leden mag de 5e Algemene Leden Vergadering (ALV) van het Platform Formalities Officers met recht een succesvol lustrumevenement worden genoemd. Verderop in deze Nieuwsbrief vinden jullie nog een sfeerverslag van Melanie Custers over de ALV en de Conferentie. Er was een aantal belangrijke aandachtspunten voor de ALV, namelijk het aftreden van een aantal bestuursleden, de financiën, het herinstalleren van de leden van de Examencommissie, en de lancering van de vernieuwde website. De agenda van de ALV zag er als volgt uit:

Masterclass Merken november 2014

1. Opening en welkom 2. Mededelingen voorzitter 3. Notulen Algemene Leden Vergadering 2013 4. Jaarverslag 2013 5. Financieel jaarverslag 2013 6. Verslag kascommissie 7. Begroting 2014 8. Verkiezing leden van het Bestuur conform rooster van aftreden 9. Website 10. Opleiding en examen 11. Benoeming leden Examencommissie 12. De toekomst van het Platform 13. Rondvraag 14. Sluiting De ALV en de Conferentie stonden in eerste instantie gepland voor 10 april, maar de President van de EPO claimde op het laatste moment het auditorium om de aftrap van de nieuwbouw van EPO een feestelijk tintje te geven. Die aftrap ging niet door, maar intussen had het Bestuur al de beslissing genomen om de ALV en de Conferentie te verplaatsen naar 15 april. Zo’n evenement kost nogal wat inspanningen en daarom was het van belang om op tijd een nieuwe datum te prikken. Dit betekende helaas wel dat de bestuursleden Erwin Ehrenburg, Shanna Grotenhuis en Ellen Offenberg verstek moesten laten gaan. De notulen van de ALV 2013, het jaarverslag, het financieel jaarverslag en de begroting voor 2014 zijn op te vragen bij de secretaris en de penningmeester van het Platform. Tijdens de ALV hebben Dolinda de Proost en Ronald van Egmond het jaarverslag en het financieel verslag toegelicht en Ron de Vos, lid van de kascommissie, informeerde de aanwezige leden dat de financiën over 2013 zijn gecontroleerd en goed bevonden. De bestuursleden Ellen Offenberg, Dolinda de Proost en Henk Spraakman moesten volgens de regels aftreden, maar zij hadden aangegeven ook weer voor een periode van 4 jaar herkiesbaar te zijn. Er waren geen tegenkandidaten en dat betekent dat deze drie bestuursleden zijn herkozen.

Jaargang 6, nr. 1, mei 2014 Blz. 2

NIEUWSBRIEF

Een hoogtepunt tijdens de ALV was de lancering van de vernieuwde website. Ellen Offenberg en Shanna Grotenhuis hebben dit project het afgelopen jaar met succes begeleid en de avond voor de ALV is de vernieuwde website online gegaan. Carolien Paternot – vice voorzitter van het Platform – gaf een toelichting over het project en de nieuwe opbouw van de site. De weblink is niet gewijzigd en is nog steeds www.formalitiesofficers.nl. Het Bestuur is tijdens de ALV van 2013 in gebreke gebleven met betrekking tot de herinstallering van een aantal leden van de Examencommissie. Volgens de regels hadden Arthur van Steenbergen, Rob Kambeel en Dolinda de Proost opnieuw voorgedragen moeten worden. Tijdens de voorbereiding voor de ALV van dit jaar, 2014, is dit aan het licht gekomen en met goedvinden van de aanwezige leden zijn Arthur, Rob en Dolinda opnieuw voorgedragen en gekozen tot lid van de Examencommissie. Arthur van Steenbergen – voorzitter van de Examencommissie – heeft uitgebreid stilgestaan bij de werkwijze van de Examencommissie, de opbouw van het examen en de jaarlijkse evaluatie met de verschillende partijen zoals DeltaPatents en het Bestuur van het Platform. Aan het einde van de ALV heeft de voorzitter stilgestaan bij 5 jaar Platform, en hij heeft aangegeven welke richting het Platform in de toekomst op wil gaan. Belangrijk element blijft de educatie. Het bestuur zal ook de komende jaren de Conferentie en de Masterclasses organiseren. Daarnaast staat een intensivering van de contacten met de zusterorganisatie in het buitenland op de agenda. Het Bestuur denkt dat het tijd is verder te denken dan de nationale grenzen en te onderzoeken of internationale samenwerking op het gebied van educatie haalbaar is. Daarbij moeten we de nationale Patent Offices en autoriteiten zoals EPO en WIPO bij onze plannen betrekken. De vereniging Platform Formalities Officers is in 5 jaar tijd gegroeid naar een ledenbestand van bijna 300 leden. Door deze explosieve groei is het Bestuur bijna dagelijks bezig met tal van organisatorische en administratieve aspecten en dat vergt een behoorlijke inspanning. Om de zaken professioneler aan te pakken gaat het Bestuur intern reorganiseren. Hoofdmotto moet zijn dat het Bestuur bestuurt en zoveel mogelijk administratieve zaken uitbesteedt. Het Bestuur gaat een secretariaat opzetten waarvoor de penningmeester en de secretaris verantwoordelijk zijn. De bedoeling is dat het Bestuur op zoek gaat naar leden die een (beperkte) administratieve taak op zich gaan nemen. Zoals bijvoorbeeld het inschrijven van leden voor de Masterclasses en het meehelpen om de Conferentie en de Masterclasses te organiseren. Verder zijn er taken m.b.t. tot het organiseren van het examen. Genoeg werk te doen, waarbij wij meer leden willen betrekken. Heb je interesse laat het ons dan even weten. De reorganisatie van het Bestuur betekent ook dat de taken anders worden ingedeeld. Het Bestuur ziet er vanaf mei 2014 als volgt uit: Dolinda de Proost (AOMB) – Voorzitter Ronald van Egmond (V.O.)– Vice Voorzitter Henk Spraakman (Shell) – Penningmeester Carolien Paternot (Arnold & Siedsma) – Secretaris Ellen Offenberg (EP&C) – bestuurslid (communicatie en website) Shanna Grotenhuis (LIOC) – bestuurslid (communicatie en website) Erwin Ehrenburg (NLO) – bestuurslid (opleidingen en focal point merken). Het Platform is een vereniging voor alle administrateurs werkzaam in de Intellectuele Eigendom en dat betekent ook dat wij een plaats bieden voor paralegals en administrateurs werkzaam in de Merken wereld. Erwin Ehrenburg en Henk Spraakman zijn de afgelopen 1,5 jaar intensief bezig geweest deze doelgroep bij onze vereniging te betrekken. We hebben gesprekken gevoerd met onder andere Ellen Gevers – bestuurslid van de BBMM (Beneluxstichting Beroepsopleiding Merken- en Modellengemachtigden) en Annerie Beentje – hoofddocent paralegalcursus van BBMM. Ook in 2014 organiseren we weer een Masterclass Merken, en we gaan ook kijken wat voor toegevoegde waarde het Platform voor de Merken paralegals kan bieden. Het Bestuur hoopt dat de inspanningen richting de merkenwereld worden gewaardeerd en dat deze beroepsgroep deel gaat uitmaken van het Platform. Henk Spraakman Aftredend voorzitter

Bijna 300 Momenteel hebben we 299 leden. Word jij nummer 300? Meld je snel aan via onze website.

Jaargang 6, nr. 1, mei 2014 Blz. 3

NIEUWSBRIEF

Vernieuwde website in de lucht Zoals je misschien al hebt gehoord tijdens de ALV, is onze vernieuwde website live gegaan op 14 april jl. Het is makkelijker geworden je aan te melden als lid, er is een archief-functie toegevoegd en je vindt er meer informatie over de bestuursleden, om maar eens wat verbeteringen te noemen. Natuurlijk vind je er ook nog de vertrouwde informatie over de opleiding en het examen, links en vacatures. Achter de schermen wordt nog gewerkt aan het completeren van het archief met eerdere edities van de Nieuwsbrief, de presentaties die zijn gegeven tijdens de jaarlijkse Conferentie en oude examens. Neem eens een kijkje op www.formalitiesofficers.nl.

Examen 2014 Het examen staat voor de deur! Het examen wordt afgenomen op 20 mei a.s. bij het EPO in Rijswijk. Er hebben zich dit jaar 36 kandidaten aangemeld. Wij wensen alle kandidaten succes met de voorbereidingen en het examen! De uitslag van het examen wordt eind juli schriftelijk bekend gemaakt aan de kandidaten.

Diploma-uitreiking De kandidaten die het examen succesvol afleggen zullen hun certificaat in ontvangst mogen nemen tijdens de masterclass in september, die zal worden gehouden bij KPN in Den Haag. De datum is momenteel nog niet bekend. Uiteraard krijgen alle geslaagden een persoonlijke uitnodiging voor dit evenement. Houd de Nieuwsbrief in de gaten voor meer details!

Masterclasses Octrooien en Merken In september en november 2014 zullen we weer twee masterclasses op het gebied van Octrooien en Merken organiseren. De masterclass Octrooien in september zal worden gehouden bij KPN in Den Haag. Houd de Nieuwsbrief in de gaten voor meer details!

Jaargang 6, nr. 1, mei 2014 Blz. 4

NIEUWSBRIEF

Wist je dat ….  er op 20 maart 2014 weer een Periodiek Administratief Overleg (PAO) is geweest bij het Octrooicentrum Nederland? Een samenvattend verslag hiervan tref je als bijlage aan bij deze Nieuwsbrief. - Octrooicentrum Nederland per 1 januari jl. onderdeel is geworden van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)? De website is aangepast. Neem eens een kijkje: http://www.rvo.nl/onderwerpen/innovatief-ondernemen/octrooien - het EPO per 1 januari 2014 geen ‘handwritten amendments’ meer accepteert? Zie: http://www.epo.org/service-support/faq/procedure-law/amendments.html - het EPO zijn tarieven heeft aangepast per 1 april 2014.? Zie: http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2014/etc/se3/p0.html - het EPO een aantal wetswijzigingen heeft ingevoerd per 1 april 2014 die ook relevant zijn voor Formalities Officers? 

de 24-maandstermijn voor het indienen van divisionals vervalt en om eindeloze ketens van divisionals te ontmoedigen, is een extra ‘filing fee’ geïntroduceerd voor divisionals vanaf de 2e generatie. Zie: http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2014/02/a22.html



de kortingsregeling voor gebruik van ‘non-EPO languages’ is sterk gewijzigd. Je kunt nu alleen nog korting krijgen op de ‘filing fee’ en ‘examination fee’ en de korting is verhoogd naar 30%, maar de voorwaarden waaraan voldaan moet worden zijn strenger. Zie: http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2014/01/a4.html en http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2014/02/a23.html



betaalopdrachten moeten voortaan via officiële middelen gegeven worden, dus via online filing, online fee payment of met gebruikmaking van een formulier, zoals EPO form 1010 of PCT form RO/101 of IPEA/401. Wanneer een betaalopdracht bijv. via een brief wordt gegeven, wordt deze wel beschouwd als te zijn gegeven, maar een officiële opdracht moet worden nageleverd. Zie: http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2014/etc/se4/p2.html



het is mogelijk geworden afschrijvingen vanaf de depotrekening klaar te zetten voor een zelf gekozen datum, de zogenaamde ‘deferred execution date’. Zie: http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2014/etc/se4/p2.html



wanneer er te weinig op het depot staat en een fee dus niet kan worden afgeschreven, is er geen vangnetprocedure meer. In dat geval heb je de termijn gemist. Er moet dus altijd voldoende saldo op de depotrekening staan. Zie: http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2014/etc/se4/p2.html



per 1 april jl. is de ‘appeal fee’ in vergelijking met andere fees harder gestegen, maar het is ook mogelijk geworden de ‘appeal fee’ geheel of gedeeltelijk terug te ontvangen als het appeal wordt ingetrokken voordat er een beslissing is genomen. Zie: http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/html/epc/2013/e/r103.html#reg.f101-intext en http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2014/01/a3.html

- tijdens de Conferentie een presentatie is gegeven over al deze wijzigingen door Luise Zimmerman van het EPO? Haar presentatie vind je terug op onze website. Zie: http://www.formalitiesofficers.nl/nl/Archief/ - in Amerikaanse octrooiaanvragen de meeste Office Actions voortaan een antwoordtermijn van minstens 2 maanden krijgen? Zie: http://www.uspto.gov/patents/init_events/PLT_Memo_to_Examiners_12-13-2013.pdf - er een gratis app op de markt is voor iPhone, iPad en Android waarmee je het EPC, de Community Trademark regulation en Community Designs regulation kunt raadplegen? Zie: http://www.glp.eu/app/

Jaargang 6, nr. 1, mei 2014 Blz. 5

NIEUWSBRIEF

 de remedie ‘restitutio in integrum’ (ofwel re-establishment of rights) per 13 maart 2014 in België niet meer alleen beschikbaar is voor verval van octrooi nadat een instandhoudingstakse niet is betaald, maar ook voor andere redenen van verval? Zie: http://www.gevers.eu/en/news/2014-03-18/ restitutio-integrum-belgium-you-are-no-longer-too-late  het systeem m.b.t. instandhoudingstaksen in Nieuw-Zeeland grondig op de schop is genomen? Zie: http://www.ajpark.com/media/194007/ changes_to_annual_renewal_fees_and_the_introduction_of_pre-grant_maintenance_fees.pdf  er op termijn 1 octrooiverleningsprocedure zal komen voor Australië en Nieuw-Zeeland tezamen? De intentie is om dit in 2015 te implementeren. Zie: http://www.med.govt.nz/business/intellectual-property/single-economic-market-intellectualproperty-outcomes/single-patent-application-and-examination-processes

Even voorstellen.….. Mijn naam is Julie Willems en ik ben sinds ruim 5 jaar de IP Formalities Officer bij Galapagos NV, een biotechnologie bedrijf met hoofdvestiging te Mechelen in België. Ik heb economie gestudeerd, dus de stap naar intellectuele eigendom lag niet voor de hand. Tijdens mijn opleiding had ik een kenningsmakingscursus IP gekregen en dit heeft mijn interesse gewekt. Toen ik tijdens mijn zoektocht naar een job de vacature IP Formalities Officer onder ogen kreeg, leek dit me wel wat. Deze job als Formalties Officer werd dan ook mijn eerste job en spijt heb ik er nog niet van gehad. Onze IP afdeling bestaat uit twee attorneys en twee attorneys-in-opleiding. Eén attorney zit bij mij op kantoor in België, de andere collega’s werken vanuit Nederland, Frankrijk en Engeland. Mijn hoofdverantwoordelijkheid binnen het team is het managen van onze IP-database. Ik zorg ervoor dat onze deadlines correct worden ingegeven en houd alles up-to-date. Verder coördineer ik alle documenten die voorkomen in het patentproces: assignments, declaraties, legalisaties en noem zo maar op. Ik trek aan het touw om ook de processen in het departement zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, bijvoorbeeld door op de hoogte te blijven van recente software ontwikkelingen en deze te implementeren, zoals bijvoorbeeld de EPO Mailbox en ePCT. Ik schat dat ik 75% van mijn tijd aan octrooien besteed en 25% van mijn tijd gaat naar trademarks. Wij hebben een beperkt merkenportfolio en ik assisteer bij het monitoren van ons merkenportfolio, in samenwerking met externe trademark gemachtigden. Daarbuiten ben ik ook verantwoordelijk voor het opvolgen van enkele licentiecontracten, waarbij ik zorg dat wij tijdig voldoen aan onze rapporterings- en betalingsverplichtingen. Kortom: heel veel variatie en dit is dan ook wat ik uitermate fijn vind aan mijn job. Geen sprake van een saaie dag op kantoor! Ik hou van het administratieve deel van het werk, oog voor detail is zeker nodig en ik kan vrij zelfstandig mijn tijd inplannen. In 2010 heb ik het Platform leren kennen na een gesprek met een collega-Formalities Officer tijdens een cursus bij het EPO in Den Haag. Het aanbod van cursussen in België is eerder klein en dus was ik heel nieuwsgierig. Ik heb me meteen ingeschreven en heb ook deelgenomen aan de eerste opleiding van DeltaPatents en het eerste examen dat in 2011 georganiseerd werd – en ben gelukkig met succes geslaagd. Sindsdien probeer ik zo veel mogelijk van de opleidingen bij te wonen en dit is me de treinreizen naar Nederland zeker waard. Ik vind de bijeenkomsten enorm leerrijk en het is aangenaam om met collega’s te overleggen of simpelweg een praatje te slaan. Dus Platform: doe zo voort!!

Jaargang 6, nr. 1, mei 2014 Blz. 6

NIEUWSBRIEF

OPROEPEN Via de Nieuwsbrief kun je contact zoeken met je vakgenoten. Wil je je vakgenoten inschakelen, stuur dan een e-mail naar [email protected]. Het Bestuur van het Platorm is op zoek naar jou! Wil jij je graag als vrijwilliger inzetten voor onze vereniging? We zoeken mensen die willen helpen bij administratieve en organisatorische taken, zoals: - het inschrijven van leden voor de Masterclasses - het organiseren van de Conferentie en de Masterclasses - het organiseren van het examen Neem contact met ons op als je interesse hebt via [email protected]!

Fifth annual conference for Formalities Officers Het lustrumjaar start met de ALV op dinsdag 15 april bij het EPO in Rijswijk. Ruim 140 leden hebben zich aangemeld voor de ALV en de aansluitende Conferentie. Maar.... treinen staan stil en het is behoorlijk druk op de wegen, dus als Bert Lockhart - wederom onze Master of Ceremony - om 11.00 uur de eerste gastspreker aankondigt, zijn nog niet alle 140 Formalities Officers aanwezig. De ALV wordt geleid door voorzitter Henk Spraakman. Dolinda de Proost, secretaris, geeft een korte toelichting op het jaarverslag van 2013 en vertelt enkele nieuwtjes. Inmiddels bestaat het Platform uit 299 leden, per 14 april 2014 is de vernieuwde website in de lucht en het afgelopen jaar is er wederom intensief contact geweest met zusterorganisaties in het buitenland. Er is hard gewerkt om Formalities Officers Merken binnen te halen bij ons Platform, en het Bestuur blijft zich daarvoor inspannen. Nog een nieuwtje: er is besloten om de posities binnen het Bestuur opnieuw te verdelen. Dolinda de Proost neemt per mei 2014 het voorzitterschap van Henk Spraakman over en er zal een secretariaat worden opgericht dat wordt bestierd door Carolien Paternot en Henk Spraakman. Meer over deze herverdeling vind je terug in het eerste artikel in deze Nieuwsbrief. Als alles is besproken, de stukken zijn goedgekeurd en aan het Bestuur décharge is verleend voor het door haar gevoerde (financiële) beleid, is het tijd voor de lunch. Tijdens de lunch wordt er weer druk genetwerkt en delen enkelen hun spanning over het aanstaande examen. Na de lunch begint de Conferentie met diverse sprekers. Het middagprogramma wordt officieel geopend door John Bambridge – Principal Director IT Roadmap – sinds 1981 werkzaam bij het EPO. Hij heet alle aanwezigen van harte welkom. Hij benadrukt dat het goed is om bij elkaar te komen om kennis te delen en te vergroten. Zeker nu er met de huidige technologische vooruitgang zoveel wijzigt in de manier van werken. Hij laat weten dat ook het EPO continu bezig is met verbeteren van zijn service. In de toekomst moet het mogelijk zijn om eenvoudig aan te geven op welke datum de aanvrager bepaalde kosten wil betalen, een “extension of time” aan te vragen of een adreswijziging door te geven zonder rompslomp. Hij wenst ons een leerzame dag toe.

Jaargang 6 nr. 1, mei 2014 Blz. 7

NIEUWSBRIEF

Edwin Snoeks, Senior Patent Attorney van Shell geeft een presentatie “Product where patents come in” naar aanleiding van Shell’s uitvinding op het gebied van Floating Liquified Natural Gas (FLNG). Het gaat om het grootste schip ter wereld, of eigenlijk een soort drijvend booreiland waarin aardgas wordt omgevormd tot een vloeistof via gigantische ‘koelkasten’. De presentatie wordt versterkt door dynamische fimpjes over dit product. Marcos Bello, een swingende Braziliaanse Formalities Officer bij het EPO in Den Haag geeft vervolgens inzicht in de File workflow bij het EPO. Daarbij trekt hij geheel onverwacht wat collega’s uit de zaal die hun werkervaringen met de aanwezigen mogen delen. Daarna volgt een zeer nuttige presentatie van Luise Zimmerman, Manager Department Practice and Procedures bij het EPO, over alle procedurele wijzigingen die 1 april 2014 zijn ingegaan... en dat zijn er nogal wat: •

de 24-maands termijn voor divisionals is er niet meer;

• er zijn additionele filing fees voor divisionals, afhankelijk van de generatie van de divisional aanvrage; • de ‘kortingsregeling’ op diverse fees waarvan je als aanvrager eventueel gebruik kunt maken is gewijzigd; •

handwritten amendments zijn niet meer toegestaan.

Om alles nog eens rustig na te kunnen lezen, worden de presentaties beschikbaar gemaakt voor de leden van het Platform via de nieuwe website. Zoals gewoonlijk weer genoeg stof tot nadenken, maar dat moet wachten tot de volgende werkdag. Eerst is er nog een surprise-act, door Professor Flip van der Wal; een humoristische stoomcursus netwerken in het IP-veld, waarbij zogenaamd verhelderende, maar eerder nogal verwarrende powerpoint slides voorbij komen. En de hele zaal wordt opgezweept om allerlei leuzen te scanderen, waarvan deze toch wel de favoriet is: “IP is hip!”

Daarna volgt een netwerkborrel met de inmiddels vertrouwde lekkere hapjes, waarbij nog wat wordt nagegniffeld.

Al met al een goede start van het lustrumjaar!

Jaargang 6 nr. 1, mei 2014 Blz. 8

NIEUWSBRIEF

Rebus De oplossing van de rebus in de vorige editie van de Nieuwsbrief is:

Het Platform is bijna jarig. Vier volgend jaar het eerste lustrum met ons mee.

De winnaar van de boekenbon is Monique Jansen, Senior Formalities Officer Patents bij AkzoNobel Legal Group in Arnhem. Zij schrijft in een reactie: “Bedankt! Ik was zeer blij verrast; had er helemaal niet meer aan gedacht dat ik meegedaan had. Ik had nog niet eerder de rebus oplossing ingestuurd, maar dacht zo voor de feestdagen eens een gokje te wagen... De boekenbon komt goed van pas. Ik ben zeker een lezer, maar heb helaas alleen op vakantie tijd om aan een boek te beginnen. En daar verheug ik me nu al op!”

We wensen je veel leesplezier, Monique!

Vacatures Op onze website zijn momenteel onderstaande vacatures geplaatst: -

Ervaren Formalities Officer bij Patentwerk in Den Bosch

-

Formalities Officer Administratie bij NLO in Den Haag

-

Qualified PCT Paralegals bij Valipat in Brussel (BE).

De volledige vacatureteksten zijn bijgesloten. Heeft jouw bedrijf interesse in het plaatsen van een vacature op de website en/of in de nieuwsbrief, neem dan contact met ons op via [email protected].

Jaargang 6 nr. 1, mei 2014 Blz. 9

NIEUWSBRIEF COLOFON 6e jaargang, nr. 1 mei 2014 Deze nieuwsbrief wordt verspreid onder de leden van het Platform Formalities Officers.

Contactgegevens Redactie: [email protected] Platform Formalities Officers T.a.v. het secretariaat p/a Postbus 645 5600 AP EINDHOVEN email: [email protected] Lid worden Een aanmeldingsformulier is te vinden op onze website (www.formalitiesofficers.nl). Als lid ontvang je automatisch deze nieuwsbrief.

Redactie Melanie Custers (Crucell Holland B.V.), Shanna Grotenhuis (Octrooibureau LIOC B.V.) Ellen Offenberg (EP&C) Samenstelling Ellen Offenberg (EP&C) Eindredactie Debby de Brouwer (DeltaPatents B.V.) Aan dit nummer werkten mee: Henk Spraakman (Shell International B.V.) Dolinda de Proost (AOMB) Julie Willems (Galapagos NV) Monique Jansen (AkzoNobel Legal Group)

Opzeggen Wil je deze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Stuur dan een email naar: [email protected]

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s) en redacteur(en) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan

Samenvatting van het Periodiek Administratief Overleg (PAO) d.d. 20 maart 2014 Vormgebreken In het Periodiek Administratief Overleg, dat laatstelijk plaatsvond op 20 maart jl., overleggen Octrooicentrum Nederland en de administratieve afdelingen van de octrooigemachtigdenkantoren. Belangrijk agendapunt was de regeling van de wettelijke vormvereisten. Vanuit de octrooikantoren zijn er klachten geweest over de regeling alsook over de wijze waarop Octrooicentrum Nederland deze vereisten in de praktijk toepast. Er blijkt grote behoefte bij de octrooikantoren om hierover met Octrooicentrum Nederland te communiceren. Van belang is ook dat er vier aanleidingen waren om nog eens goed te kijken naar de vormvereisten: -

Er waren veel klachten vanuit de octrooigemachtigden kantoren over de willekeur waarmee men vond dat de vormvereisten werden toegepast.

-

Er bleken veel vormgebrekenbrieven zoek te raken, waardoor rechten onbedoeld vervielen.

-

De rechtbank Den Haag heeft eerst in een voorlopige voorziening (Truma/Tradekar, BIE 2012, nr 5) en later in een bodemprocedure (Kraemer / Octrooicentrum Nederland, BIE 2014, nr 6) geoordeeld dat artikel 52 lid 1 Row 1995 geen vormvereisten stelt, maar basiseisen voor validatie van een Europees octrooi in Nederland.

-

De Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State (Philips / Octrooicentrum Nederland, BIE 2012, nr 11) heeft bepaald dat de vormgebrekenbrieven besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht zijn. Dat betekent dat er bezwaar tegen gemaakt kan worden.

Mede aan de hand van beide genoemde uitspraken gaat Octrooicentrum Nederland samen met het Ministerie van Economische Zaken (EZ) en met octrooikantoren kijken naar de vormvereisten. Uitgangspunt is dat Octrooicentrum Nederland in principe niet de intentie heeft om ten aanzien van vormvereisten strenger in de leer te zijn dan bijvoorbeeld het Europees Octrooibureau (EOB). Punt hierbij is wel dat de hier relevante, mondiale Patent Law Treaty (PLT) in Nederland een eigen implementatie kent in de secundaire wetgeving onder de Rijksoctrooiwet. Het kan zijn, zo wordt onderzocht, dat die implementatie strikter is dan conform de PLT nodig was. In de bedoelde uitvoeringsregeling in het kader van de Rijksoctrooiwet staan de vereisten waaraan een document moet voldoen voor inschrijving in het Octrooiregister. Vooral ook in relatie tot de wettelijke implementatie van de PLT wordt de wenselijkheid van evt. wetswijzigingen bezien. Octrooicentrum Nederland, samen met EZ, voert overleg hierover met stakeholders, in het bijzonder met (het bestuur van) de Orde van octrooigemachtigden alsook met de Contactgroep Vrije Octrooigemachtigden (CVO). Basis van het overleg vormt tot nu toe het door Octrooicentrum Nederland geproduceerde overzicht van vormgebreken. Daarin staan gedetailleerd de vereisten waaraan een octrooidocument moet voldoen voor inschrijving in het wettelijke octrooiregister. Dit overzicht, dat ter informatie en voor commentaar op de website van RvO.nl (Octrooicentrum Nederland) [LINK NODIG] staat, is dynamisch en wordt in overleg met belanghebbenden, zoals de Orde, aangepast en verbeterd. Tegelijkertijd wordt ook samen met EZ overlegd over evt. wetsaanpassingen om de vormvereisten meer in lijn met (de geest van) de PLT te brengen.

Benelux Patent Platform (BPP) Toelichting is gegeven op de stand van zaken ten aanzien van het BPP. Dit BPP is een gemeenschappelijk (Benelux-)project van België, Nederland en Luxemburg om te komen tot nieuwe, up-to-date IT-systemen voor de drie octrooiverlenende instanties. In aanleg gaat het om een gemeenschappelijk systeem, mogelijk gemaakt door de omstandigheid dat de drie nationale wettelijke octrooisystemen voor een heel hoog percentage dezelfde kenmerken hebben. Het systeem zal overigens drie compartimenten hebben, verbijzonderd naar de specifiek vereiste functionaliteiten per land. Het project onder leiding van ontwikkelaar European Dynamics is in februari 2013 gestart en is nu zover op streek dat België, als eerste in de rij, het systeem na de zomer in gebruik kan nemen. De go-live in Luxemburg staat in verband met de inwerkingtreding van nieuwe wetgeving aldaar en is om die reden nog niet scherp bepaald. Nederland zal conform planning volgend jaar in april live gaan. Vooreerst zullen gebruikers aan de voorkant van het nieuwe systeem nog te maken hebben met de bestaande module voor online-filing (OLF). Op een later moment zullen de drie bureaus overgaan op de nieuwe (al enige tijd door het Europees Octrooibureau aangekondigde) module voor OLF. Voor de PCT-vervolgpost komt er een nieuwe plug-in. European Federated Register Dit is een IT project van het Europees Octrooibureau (EOB). Bedoeling is om via dit Federated Register de mogelijkheid te openen om daar voor heel Europa per land de status te zien van een (al dan niet gevalideerd en al dan niet nog geldig) Europees octrooi. Daarvoor is nodig dat er een desbetreffende interconnectie ontstaat met de 38 octrooiregisters van de bij het EOB aangesloten landen. Licentiedatabank Octrooicentrum Nederland In het kader van octrooivoorlichting zijdens Octrooicentrum Nederland wordt gewerkt aan een databank waarin gebruikers – al op het moment van hun octrooiaanvraag – kunnen aangeven of zij bereid zijn om in verband met hun (latere) octrooirecht een licentie overeen te komen met mogelijk geïnteresseerde partijen. De databank staat in dienst van het streven van de Nederlandse overheid om beschikbare kennis beter te benutten en te valoriseren. Platform van Formalities Officers Naast de jaarlijkse conferentie van het Platform wordt er een Masterclass georganiseerd voor de leden van het PAO. Deze Masterclass wordt gehouden op 25 september 2014.

Fortified with you

Voor onze vestiging in Den Haag zijn wij per direct op zoek naar een

Formalities Officer administratie

NLO Ervaring. Expertise. Innovatie. Teamwork. Passie. Creativiteit. Daar staat Nederlandsch Octrooibureau (NLO) voor. Al bijna 125 jaar. Dat dit

Samen met het team, bestaande uit 2 formalities officers en 5 octrooigemachtigden ben je verantwoordelijk voor de administratieve begeleiding van octrooiprocedures in binnen- en buitenland. Je neemt indieningsopdrachten aan en verzorgt en bewaakt het octrooi indieningsproces. Binnen dit proces zie je erop toe dat aan alle formaliteiten gedurende de verlengingsprocedure wordt voldaan zoals het verzamelen en versturen van dossierstukken waaronder volmachten, overdrachts­ akten, teksten, tekeningen en prioriteitsdocumenten. Tenslotte dien je de definitieve aanvragen in en verstuur je opdrachten naar de officiële instanties en agenten in het buitenland. Daarnaast registreer en bewaak je de termijnen en zorg je voor de juiste verwerking van gegevens in het digitale dossier. Je onderhoudt contacten met klanten, agenten en instanties in binnen-en buitenland. Ook verwerk je de correspondentie t.b.v. van de octrooiportefeuille.

geen holle frasen zijn, bewijzen onze merken- en modellen- of octrooi­ gemachtigden iedere dag weer. Door hun kennis, kunde en ervaring te bundelen in klantgerichte teams. Door klanten een zo compleet mogelijk advies te geven. Met slimme oplossingen en een scherp oog voor de business waarin de klant opereert. Door permanent te investeren in innovatieve oplossingen en systemen waardoor klanten nog beter worden bediend. Het resultaat van al deze inspanningen mag er zijn. NLO is een

Jouw profiel • Afgeronde HBO opleiding, rechten of HEBO • Tenminste 1 jaar recente werkervaring in de zakelijke dienstverlening • Gecertificeerd Formalities Officer of de bereidheid deze opleiding te volgen • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift • Accuraat, gestructureerd en zelfstandig kunnen werken binnen teamverband • Je bent klantgericht en hebt een flexibele instelling • Affiniteit met juridische procedures

van de grootste toonaangevende adviesbureaus voor de intellectuele Eigendom in Europa. Van oudsher bekend onder de naam Nederlandsch Octrooibureau (‘NLO’). En sinds 2013 versterkt met NLO Shieldmark. Het klantenbestand beslaat zowel multinationals als grote en middel­ grote Nederlandse en internationale bedrijven. Bij NLO werken 180

Ons aanbod Het betreft een fulltime functie met uitzicht op een vast dienstverband. NLO biedt een uitstekend en concurrerend arbeidsvoorwaardenpakket, waaronder een aantrekkelijke bonus- en pensioenregeling. Onze organisatie kenmerkt zich door een no-nonsense attitude en de bedrijfscultuur is open en informeel.

profes­sionals op vestigingen in Den Haag (hoofdkantoor), Ede, Eindhoven en Amsterdam.

Reageren of meer informatie Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Dana Corbeau of Colette Holst, HR Adviseur op telefoonnummer: 070-331 26 43 of kijk op: www.nlo.nl. Jouw sollicitatie voorzien van motivatie en Curriculum Vitae ontvangen wij graag per e-mail via [email protected].

Administrative Services for IP Attorneys For our Head Office in Brussels, Belgium, we are currently recruiting

Qualified PCT Paralegals For the development of its new and existing services, Valipat wishes to strengthen its team by recruiting several qualified paralegals for entries into the national and regional phases for PCT. This is a unique opportunity to join a young and dynamic company, active in the heart of some of the major issues of industrial property and to take part in its development occupying a position that involves interesting and varied responsibilities, including :

Company Benefits - Working within a company that is expanding despite a sluggish economy - Legal environment promoting individual skills - English-speaking work environment - Multi-cultural teams - Possibility to make public presentations

- Ensuring timeliness and efficiency of operational processes in place

- Possibility to vary tasks and evolve

- Managing business relationships with foreign correspondents and participating proactively in the optimization of these relationships

- Working within a structure favoring the emergence and management of ideas and individual initiatives

- Working on the development and continuous improvement of the Valipat IT platform, in collaboration with our IT development team and patent attorneys - Proposing, drafting and implementing new internal procedures

- Interesting salary package, including various benefits such as lunch vouchers, additional pension and health insurance, etc.

- Processing requests from clients and striving to constantly improve customer service - Contributing to the strengthening of team spirit

The candidate will have the following qualities : - Proven experience in the management and administration of international patent portfolios - Solid knowledge of the procedural rules for PCT international applications and national or regional phases, and their operational implementation - Rigor and organization, as well as stress resistance and adaptability - Control of desktop tools and general ease with computers - Ability to work effectively and constructively as a team-member - Fluent English both written and spoken Interested in this opportunity? We invite you to send a resume and cover letter to Mr. Philippe Sacré ([email protected]), both of which will remain strictly confidential.

Valipat S.A. offers Intellectual Property administrative services that help IP attorneys reduce their administrative burden, whilst guaranteeing quality IP work, security and compliance with deadlines, with the support of a network of top tier IP Firms worldwide. The company's key offerings include the validation of European patents, the entry into the national/ regional phase of the PCT applications and the generation and handling of Power of Attorney forms. Valipat's dedicated web platform provides further efficiency to maximize workflow. Created by Gevers in 2008, Valipat became independent in 2012 and currently handles more than 20,000 filings annually. We currently have 55 people on our rapidly growing teams.