NIEUWS JUNI 2015 In deze uitgave: pagina 2-3 • Nieuwe regeling ‘voorschotfacturen’ vanaf 2015? pagina 4-5 • Waarom elektronische facturatie voorlopig nog niet doorbreekt pagina 6-7 • Klanten vertellen: Wim Deprins
B EH EER S O F T WA R E
Nieuwe regeling ‘voorschotfacturen’ vanaf 2015
Ziet u door het bos de bomen nog?
Sinds 1 januari 2013 bestaat er een nieuwe wet die de opeisbaarheid van de btw regelt. Tot eind 2014 was een administratieve tolerantie van kracht die er op neerkwam dat u de nieuwe wet niet moest toepassen. Op vraag van de sector van de boekhoudsoftware is deze tolerantie verlengd tot 30 juni 2015. Voor Wings hoefde dat evenwel niet. Wij waren al begin 2013 klaar… Vanaf 1 juli 2015 moet de nieuwe wet wel toegepast worden, behoudens uiteraard nieuw uitstel de komende weken. Wel gelden er opnieuw een aantal toleranties. Wat zegt de wet? Een geldige factuur volstaat niet meer voor de opeisbaarheid van de btw. Twee voorwaarden moeten vervuld zijn: de goederen of de diensten moeten geleverd zijn of er moet betaald zijn én de datum van opeisbaarheid moet op een geldige factuur vermeld staan. Voor levering geldt het moment dat de goederen of diensten worden ontvangen door de klant. Een betaling telt wanneer de leverancier het geld heeft ontvangen. Een geldige factuur vermeldt de datum van de opeisbaarheid van de btw. Dit is bijgevolg ofwel de leveringsdatum ofwel de betalingsdatum. Een geldige factuur moet aan de klant uiterlijk de 15de van de maand die volgt op het belastbaar feit bezorgd worden.
2
Wat is het probleem? Wat is het probleem? Een factuur zonder datum van opeisbaarheid, is dus geen geldige factuur. Als dit document voor de datum van opeisbaarheid wordt opgesteld, kan de juiste datum van opeisbaarheid hier onmogelijk op staan. Volgens de nieuwe wet is dat dus geen geldige factuur. Hoe wordt dit opgelost? Volgende toleranties op de wet lossen dit probleem op: •
•
Een factuur zonder datum van opeisbaarheid is toch een geldige factuur als het belastbaar feit zich voordoet binnen de zeven kalenderdagen na de factuurdatum. Anders is een verbeterend stuk nodig met vermelding van de juiste datum van opeisbaarheid. Een factuur met een vermoedelijke datum van opeisbaarheid is toch een geldige factuur. De klant mag de btw in dat geval onmiddellijk in aftrek brengen. De leverancier mag de btw in dat geval ofwel onmiddellijk doorstorten ofwel het belastbaar feit afwachten om de btw te voldoen.
Enkele tips • •
•
Vermeld op een factuur altijd de leverdatum of de betaaldatum. Dit is de datum van opeisbaarheid. Vermeld op een voorschotfactuur altijd een vervaldatum. Dit is de vermoedelijke datum van opeisbaarheid. De factuurdatum is de afdrukdatum van de factuur. Niet antidateren!
Dit maakt dus dat de klant de btw direct kan aftrekken en de leverancier kan wachten op het belastbaar feit om de btw door te storten. Als het belastbaar feit zich niet voordoet binnen de drie maanden na de maand waarin de klant de btw heeft afgetrokken, dan moet deze terug herzien worden op de btw-aangifte van de laatste maand van die drie maanden.
Wat is mogelijk in Wings? In Wings kan je perfect de wettelijke regeling toepassen door pro-forma’s te gebruiken. Ook aankoop pro-forma’s kan je in Wings boekhouding volledig opvolgen.
3
Waarom elektronische facturatie voorlopig nog niet doorbreekt.
Het einde van de papieren factuur nog niet in zicht Jammer genoeg moeten we vaststellen dat het einde van de papieren factuur nog steeds niet in zicht is. Vanuit Wings wijten we dit mee aan een systeemfout die vervat zit in de regeling die momenteel in België en Nederland wordt uitgewerkt voor het automatisch uitwisselen van facturen in een gestructureerd elektronisch bestand. De elektronische factuur kent verschillende vormen. Allereerst heb je natuurlijk een factuur die is omgezet in een leesbaar pdf-formaat en per mail wordt doorgestuurd naar de klant.
voeren. In Nederland heet dit de UBL-ketentest. In België gaat het om e-FFF, gelanceerd in de loop van 2014. Wings werkt ook volop mee aan deze initiatieven. Waarom geen doorbraak? Het grote probleem voor een finale doorbraak zit volgens ons niet in een technologische drempel, maar wel in de leesbaarheid. Een xml-bestand is géén voor mensen leesbaar formaat. Wanneer kmo’s een e-FFF uitsturen, moet de leverancier de zekerheid hebben dat de software van de klant dit kan inlezen of dat dit bestand kan worden omgezet. Anders is de factuur voor de klant onleesbaar. Een leverancier moet dit voor het versturen van een factuur dus eerst vragen en controleren. Het spreekt voor zich dat dit een grote drempel is voor het massaal uitsturen van e-FFF’s.
Vaak vraagt deze pdf nog een verdere manuele verwerking om alles correct te boeken, waardoor van elektronische facturatie nog geen 100% sprake is.
4
Gestructureerde bestanden versturen Volledige elektronische facturatie houdt in dat er een gestructureerd elektronisch bestand wordt verstuurd vanuit het ene boekhoudpakket naar het andere. Dit bestand wordt vervolgens rechtstreeks verwerkt in de software. Technisch is dat perfect mogelijk met een gestructureerd xml-bestand, gebaseerd op de internationale UBL-standaard.
Waar zit volgens Wings de oplossing? Zo zit er in het xml-bestand wel een pdf verwerkt die pas leesbaar kan worden gemaakt door aangepaste software. Volgens ons zou het evenwel andersom moeten zijn. Zo pleiten wij voor een leesbaar pdf-bestand waarin de gestructureerde xml zit ingewerkt. Technisch vormt dit geen enkel probleem.
Nederland en België Momenteel werken zowel in Nederland als België verschillende softwareontwikkelaars samen om deze UBL-standaard in elk land in te
Op deze manier is elke factuur bij ontvangst meteen leesbaar. Wanneer de software het toelaat, wordt de gestructureerde xml gebruikt voor verdere automatische verwerking. Wij vinden het zeer begrijpelijk dat kmo’s de leesbaarheid van ontvangen facturen belangrijk vinden. Een factuur geraakt niet vanzelf goedgekeurd, dat is en blijft voorlopig mensenwerk.
5
Eén van de eerste klanten van Wings is nog steeds tevreden met zijn keuze
Wim Deprins Activa Boekhouding uit Wommelgem
“Ik werk al 25 jaar met Wings en wil dat nog lang blijven doen”
6
Maar liefst 25 jaar werkt Wim Deprins van Activa Boekhouding uit Wommelgem al met Wings. “Ik was er vrijwel vanaf de eerste dag bij”, vertelt hij. “Mede dankzij Wings ben ik vandaag een boekhoudkantoor dat weliswaar klein - superefficiënt werkt en elke klant flexibel van dienst kan zijn.” De werking van Wings vandaag verschilt veel van hoe het programma in de beginjaren functioneerde. Wim Deprins maakte deze hele evolutie mee. “Ik heb het programma stapsgewijs zien evolueren. Daarbij had ik steeds het gevoel dat Wings snel mee was met de nieuwe technische mogelijkheden. Soms liepen ze zelfs echt voorop. Recente voorbeelden hiervan zijn het scannen van facturen, het digitaal boeken en het werken via de cloud.”
Scannen en Wings Online Wim Deprins maakt graag gebruik van de nieuwe mogelijkheden die Wings biedt. “Sinds een tweetal jaar werk ik met de scanning. Dit gaat bijzonder vlot. Sommige klanten scannen zelf hun facturen in en boeken deze rechtstreeks in. Hiervoor kunnen ze bijvoorbeeld Wings Online gebruiken, zodat ik alles meteen ontvang. Ik sta dan in voor het controlewerk. Andere klanten sturen hun papieren facturen op die ik vervolgens snel inscan. Nog andere bedrijven sturen me alles digitaal door, waarna ik de ontvangen data verder digitaal verwerk. Wings geeft me de nodige flexibiliteit om met elke klant op maat een samenwerkingsmodel uit te werken.”
De juiste keuze Zelf vergelijken met andere boekhoudsoftware kan Wim Deprins niet, toch weet hij dat hij met Wings de juiste keuze maakte. “Nieuwe klanten die vroeger met een ander boekhoudpakket werkten, bevestigen telkens opnieuw de gebruiksvriendelijkheid van Wings. Zij kunnen wel vergelijken met andere software. Volgens hen werkt Wings bijzonder vlot en veel efficiënter dan de meeste andere programma’s. Wanneer ze bepaalde informatie nodig hebben, vinden ze deze in Wings in een handomdraai. In andere software krijg je het er gewoonweg niet uit of verlies je veel tijd met zoeken. Doe er dus voor mij gerust nog maar enkele jaartjes bij, 25 jaar met Wings is voor mij lang nog niet genoeg”, besluit Wim Deprins.
Haalbaar en werkbaar Daarnaast is Wings bijzonder belangrijk voor de interne werking en efficiëntie van Activa Boekhouding. “Bewust ben ik een klein boekhoudkantoor gebleven met mezelf en een deeltijdse bediende. De efficiëntie en de mogelijkheden van Wings spelen een bijzonder belangrijke rol om een klein kantoor haalbaar en werkbaar te houden.” Behoeftes van klanten Activa Boekhouding werkt voor alle mogelijke sectoren. “Mijn klanten variëren van een bescheiden eenmanszaak met omzet van 15.000 euro tot een fors uit de kluiten gewassen kmo met twintig medewerkers en een omzet van 2 miljoen euro. Wings voldoet aan de behoeftes van al mijn klanten. Wanneer een klant analytische overzichten verwacht, dan is het geen enkel probleem om deze facturen analytisch te boeken. Dit gaat bijzonder snel.” 7
Wings Software bvba Bosweg 6, 2220 Heist-op-den-Berg +32 (0)15 24 57 00
[email protected] - www.wings.be
V.U. Mark Sprengers - Bosweg 6 - 2220 Heist-op-den-Berg. Niets uit deze uitgave mag op om het even welke manier gereproduceerd worden zonder voorafgaande geschreven toestemming van Wings Software.
