Nieuwe werkwijze passieve tijdverantwoording

Nieuwe werkwijze passieve tijdverantwoording Inhoud

blz.

Inleiding ........................................................................................................................... 1 Tijdsbesteding als basis voor kostentoerekening ............................................................. 2 Kort overzicht van de nieuwe werkwijze in SAP ............................................................ 4 Veranderingen t.o.v. de oude werkwijze .......................................................................... 5 De opbouw van de integrale uurtarieven in 2008 ............................................................ 6 Tariefstructuur en kostenrekeningen in 2008 ................................................................... 7 Prestatiesoorten; de basisbedragen voor de integrale uurtarieven ................................... 8 Afdelingsoverheadtarieven............................................................................................... 9 Instituutsoverheadtarieven ............................................................................................. 10 Overzicht van de processen rondom tijdverantwoording ............................................... 11 Tijdpad van de nieuwe werkwijze & verantwoordelijkheden ........................................ 12 Invoer en regulier onderhoud van inzetplanningen ........................................................ 13 Inzetplanningen controleren en corrigeren ..................................................................... 14 Formulier voor het aanleveren van inzetplanning en/of rooster ................................... 15 Toelichting bij het formulier .......................................................................................... 16 Maandelijkse controle van inzetplanningen ................................................................... 17 Inzetplanningen raadplegen met de Project Builder (transactie CJ20N) ....................... 20 Rapportages voor het controleren van inzetplanningen ................................................. 21 Achtergrondinformatie: Projectsoorten ................................................................................................................. 24 Werkplekken .................................................................................................................. 25 Kostenrekeningen / kostensoorten ................................................................................. 26 Uren en kosten controleren met de postenlijst voor projecten (transactie CJI3) ........... 29

Inleiding Sinds 2006 is de tijdsbesteding van medewerkers bepalend voor de wijze waarop personeelskosten worden geboekt in de financiële administratie. Dat betekent dat voor iedere medewerker vanaf 1 januari 2006 wordt vastgelegd hoe die zijn tijd besteedt. Sommige medewerkers houden zelf tot in detail hun uren bij op het tabblad Urenregistratie in de Zelfbediening (‘actieve tijdverantwoording’). De meeste medewerkers doen dat echter niet. Hun tijdsbesteding wordt – slechts globaal – bijgehouden door de personeelsadministratie, op basis van informatie die door de faculteiten en diensten wordt aangeleverd (‘passieve tijdverantwoording’). De wijze waarop passieve tijdverantwoording sinds 2006 toegepast wordt, bleek in de praktijk verschillende tekortkomingen te vertonen. Om die reden is eind 2007 besloten om een nieuwe werkwijze in te voeren, die deze tekortkomingen naar verwachting niet zal hebben. Met ingang van 2008 wordt de tijdsbesteding van medewerkers daarom op een andere manier vastgelegd. Het administratieve systeem is daartoe aangepast, en de administratieve procedures worden als gevolg daarvan nu ook aangepast. In dit document wordt de nieuwe werkwijze beschreven, zodat alle betrokkenen weten hoe passieve tijdverantwoording in de praktijk functioneert en wat de nieuwe werkwijze voor hen betekent.

instructies-voor-passieve-tijdverantwoording

status: DEFINITIEF

blz. 1 van 31

Tijdsbesteding als basis voor kostentoerekening De personeelslasten en de overige afdelingskosten komen in eerste instantie ten laste van een kostenplaats van de afdeling of capaciteitsgroep waar de medewerkers zijn aangesteld (de ‘zendende kostenplaats’). Deze kosten worden daarna waar mogelijk integraal doorbelast naar projecten of activiteiten, op basis van de tijdsbesteding van de medewerkers. Voor instituutskosten geldt iets vergelijkbaars: deze komen in eerste instantie ten laste van een kostenplaats van het instituut en worden daarna waar mogelijk als instituutsoverhead doorbelast naar projecten of activiteiten, op basis van de tijdsbesteding van de medewerkers. De tijdsbesteding van de medewerkers wordt vastgelegd in uren per maand, verdeeld over één of meer WBS-elementen. Kosten kunnen zo worden toegerekend aan bijvoorbeeld regulier onderwijs en onderzoek (WBS-elementen die beginnen met hoofdletter R), contractonderwijs en -onderzoek (WBS-elementen die beginnen met hoofdletter C), of aan niet-onderwijsof -onderzoeksgebonden activiteiten (WBS-elementen die beginnen met hoofdletter I = interne projecten, of K = kostenplaatsen). Iedere maand wordt berekend welke kosten moeten worden doorbelast, door voor iedere medewerker het vastgelegde aantal uren te combineren met zijn uurtarief, waarin alle personele en overheadkosten zijn verwerkt (zie de figuur hieronder).

De verschillende componenten van dit integrale uurtarief worden apart doorbelast, zodat de aard van de kostenposten herkenbaar blijft op financiële overzichten (zie de beschrijving van de opbouw van het uurtarief op blz. 6 en de tariefstructuur met bijbehorende kostenrekeningen in 2008 op blz. 7). Het uurtarief van medewerkers die hun salaris van de UvA krijgen (PID) is gebaseerd op de bruto personeelslasten (PL) plus werkgeverslasten (WGL). Voor iedere salarisschaal en trede geldt een eigen uurtarief ofwel prestatiesoort (zie de prestatiesoorten op blz. 8). Dit basisbedrag wordt vermeerderd met verschillende toeslagen, die per afdeling of capaciteitsgroep, of per medewerkerscategorie kunnen verschillen (zie de tariefstructuur met bijbehorende kostenrekeningen in 2008 op blz. 7 en de afdelingsoverheadtarieven op blz. 9). Voor medewerkers die hun salaris niet van de UvA krijgen (PNID), zoals detachanten van UvAJobservice, worden alleen overheadkosten doorbelast, omdat de facturen met hun personele kosten al direct ten laste komen van projecten of activiteiten. Om technische redenen geldt voor deze medewerkers een basisuurtarief van € 0,01. Dit bedrag wordt voor de doorbelasting vermeerderd met de geldende, voor PNID relevante toeslagen. Bij passieve tijdverantwoording geldt zowel voor WP als voor OBP de norm, dat bij een volledige aanstelling (38 uur per week werktijd) 1680 uren per jaar worden vastgelegd, verdeeld over een of meer WBS-elementen. In deze jaarnorm en bij de opbouw van de instructies-voor-passieve-tijdverantwoording

status: DEFINITIEF

blz. 2 van 31

tarieven is al rekening gehouden met het gemiddelde vakantieverlof van 240 uren per jaar en met het gemiddelde ziekteverzuim korter dan zes weken. Dus onafhankelijk van afwezigheid door vakantie, of door ziekte korter dan zes weken 1, worden alle aanstellingsuren van een medewerker toegerekend aan projecten of activiteiten. In sommige situaties kunnen echter niet alle aanstellingsuren van een medewerker worden toegerekend aan projecten of activiteiten. Medewerkers met bijvoorbeeld ouderschapsverlof of seniorenverlof werken minder uren dan hun aanstellingsuren. Tijdens de verlofperiode komen de niet-gewerkte uren in principe niet ten laste van projecten of activiteiten. En zo lang iemand bijvoorbeeld langer dan zes weken ziek is, komen zelfs alle uren (automatisch) ten laste van de afdeling of capaciteitsgroep. Deze ziekte- of verlofuren worden dus niet doorbelast naar projecten of activiteiten. De samenhang tussen werktijd en door te belasten uren in diverse situaties is toegelicht in het overzicht op blz. 13 (zie ook de toelichting bij het mutatieformulier op blz. 16).

1

Bij het passieve tijdschrijven wordt dus voorbijgegaan aan het “productieverlies” als gevolg van kortdurende uitval door ziekte. Bij de in 2006 geïntroduceerde werkwijze werd hieraan wel recht gedaan, maar de nadelen daarvan bleken groter dan de voordelen.


status: DEFINITIEF

blz. 3 van 31

Kort overzicht van de nieuwe werkwijze in SAP De tijdsbesteding van medewerkers wordt met ingang van 2008 vastgelegd in SAP PS, de projectenmodule van SAP. Voordat de tijdsbesteding kan worden vastgelegd moeten eerst de benodigde basisgegevens worden vastgelegd in SAP HR (personeelsadministratie). Belangrijke gegevens zijn o.a. de deeltijdfactor (bij volledige werktijd 100%), de werkuren per week (bij volledige werktijd 38 uur), de werkuren per jaar (de volgens de norm jaarlijks in te plannen capaciteit, bij volledige werktijd 1680 uur), het rooster (bijv. maandag t/m vrijdag 7,6 uur per dag). Voordat de tijdsbesteding kan worden vastgelegd moet de medewerker ook nog worden toegewezen aan een werkplek in SAP PS (projectadministratie). Voor iedere faculteit of dienst zijn er een of twee werkplekken, voor OBP en/of WP (zie het overzicht op blz. 25). Het vastleggen van tijdsbesteding gebeurt op netwerkactiviteiten, die via netwerkplannen gekoppeld zijn aan WBSelementen. Per medewerker wordt daarom per project een netwerkactiviteit aangemaakt, waarin zijn tijdsbesteding op het betreffende WBS-element kan worden vastgelegd. De tijdsbesteding wordt vastgelegd in de vorm van inzetplanningen in SAP PS, uitgedrukt in uren, behorend bij een bepaald personeelsnummer, per maand per netwerkactiviteit. Bij volledige werktijd worden 1680 uren per jaar vastgelegd, ofwel 140 uren per maand, verdeeld over een of meer WBS-elementen. Maandelijks worden de inzetplanningen van die maand gecontroleerd, waarna de uren worden doorgeboekt naar SAP CATS (urenregistratie), uitgedrukt in uren, behorend bij een bepaald personeelsnummer, per maand, per netwerkactiviteit. Iedere maand wordt berekend welke kosten moeten worden doorbelast door voor iedere medewerker het vastgelegde aantal uren te combineren met zijn uurtarief, waarin alle personele en overheadkosten zijn verwerkt (zie de beschrijving van de opbouw van het uurtarief op blz. 6). De verschillende componenten van dit tarief worden apart doorbelast, zodat de aard van de kostenposten herkenbaar blijft op financiële overzichten (zie het overzicht op blz. 7). De kosten worden eerst doorgeboekt naar de netwerkactiviteit en tenslotte afgerekend naar het bijbehorende WBS-element.


status: DEFINITIEF

blz. 4 van 31

Veranderingen t.o.v. de oude werkwijze De tijdsbesteding van medewerkers wordt niet meer vastgelegd in SAP HR, de personeelsmodule van het administratieve systeem, maar in SAP PS, de projectenmodule. Het vastleggen gebeurt om die reden voortaan door medewerkers van de projectadministratie. De tijdsbesteding van medewerkers wordt niet meer uitgedrukt in percentages van de werktijd, maar in een vast aantal uren per maand. Ongeacht het feitelijke aantal werkuren in een maand wordt voor iedere maand ééntwaalfde van het jaartotaal vastgelegd. Bij volledige werktijd is dat ééntwaalfde van 1680 = 140 uren per maand. Ziekteverzuim minder dan 6 weken en vakantieverlof leiden niet meer tot fluctuaties in de doorbelasting van personeelskosten. In het jaartotaal van 1680 uren is al rekening gehouden met het gemiddelde aantal uren vakantieverlof, zoals vermeld in de CAO (1920 - 1680 = 240 uren = 30 * 8 uren). Ziekteverzuim langer dan 6 weken leidt ook niet meer tot fluctuaties in de doorbelasting van personeelskosten. Na 6 weken wordt voortaan nog steeds hetzelfde aantal uren doorbelast. De kosten worden dan echter (via een Z-WBS-element*) doorgeboekt naar de kostenplaats ‘ziekteverzuim’ (hulpkostenplaats bij de betreffende afdeling). Er is geen verschil meer tussen het aantal doorbelaste uren van OBP en WP. Voor beide groepen geldt voortaan dezelfde norm van 1680 uren per jaar. De doorbelasting gebeurt niet meer op basis van één tarief per salarisschaal, maar op basis van een tarief (‘prestatiesoort’) per schaal-trede. Door deze tariefdifferentiatie sluiten de doorbelaste kosten voortaan beter aan bij de werkelijke salariskosten (zie het overzicht van de prestatiesoorten in 2008 op blz. 8). Alleen incidentele looncomponenten worden niet toegerekend aan het toevallige project van die medewerker in die maand, maar uitgesmeerd in een algemene tariefopslag “overige PL” van 2,5% (of 10%, zie de opbouw van de integrale uurtarieven op blz. 6). De doorbelasting van het integrale kostentarief gebeurt niet meer in één enkele boeking. Voortaan worden de afzonderlijke componenten waaruit het integrale kostentarief is opgebouwd in separate routines geboekt. De informatie over personeelskosten in financiële overzichten wordt daardoor gedetailleerder en transparanter (zie de tariefstructuur en kostenrekeningen in 2008 op blz. 7). Het rekeningschema is aangepast, zodat in financiële overzichten de personeelskosten van OBP en WP, en ook van PID en PNID eenvoudig onderscheiden kunnen worden. De informatie over personeelskosten in financiële overzichten wordt daardoor transparanter (zie het overzicht met kostensoorten en kostensoortgroepen op blz. 26).

* In het najaar van 2008 zal – in het kader van de uitwerking van een nieuwe werkwijze voor actieve tijdverantwoording – precies worden uitgewerkt hoe de ziekte-uren doorgeboekt gaan worden: bijv. middels speciale uursoorten en/of op speciale (Z-)WBS-elementen.


status: DEFINITIEF

blz. 5 van 31

De opbouw van de integrale uurtarieven in 2008 Component

Beschrijving

Norm 2008 (2009)

Dekking geboekt naar

Bruto salaris VSNU-tabel (* deeltijdfactor) Vakantie- en eindejaarsuitkering Premie pensioen werkgeversdeel Wettelijke premies sociale verzekeringen (AOW, OPNP, UFO, ZVW, FPU-VUT) Toeslagen: personele kosten

VSNU-tabel incl. CAO 2008

Kostenplaats afdeling

Opslag overige PL

Alle looncomponenten die niet zijn begrepen in het basisbedrag: eenmalige of periodieke toelagen en uitkeringen en overige vergoedingen aan personeel.

2,5 % Hoogleraren: 10 %

Kostenplaats afdeling (of faculteit)

Opslag ziekterisico

% van het basisbedrag, corresponderend met het percentage “ziekteverzuim > 6 weken” van de betreffende afdeling. Indien niet bekend: UvA-gemiddelde

OBP 2008: 4,4 % OBP 2009: 4,4 % WP 2008: 1,8 % WP 2009: 2,1 %

Hulpkostenplaats “ziekteverzuim” bij afdeling

% van het basisbedrag, vastgesteld op UvAniveau, op basis van uitgaven terzake in het laatste volledige kalenderjaar in relatie tot de totale bruto PL van dat jaar. Toeslagen: overheadkosten

2008: 2,84 % 2009: 2,59 %

Wachtgeldvoorziening bij de afdeling (of faculteit)

Werkplekoverhead

De normkosten van een werkplek bij de UvA, bestaande uit 2 Werkkamer (10 m fno), Schoonmaken + energie + gebouwfaciliteiten Desktop PC Windows + aansluiting Personeels&Salarisadministratie + ARBOzorg Indien bekend: de werkelijke werkplekkosten

OBP 2008: € 6.400 2009: € 6.432


Afdelingsoverhead**

De kosten van een afdeling buiten de bovengenoemde kosten. De belangrijkste zijn: Afdelingssecretariaten Managementtaken Toegerekende kosten faculteitsbureau Afdelingsspecifieke afwijkingen van normwerkplekken en normjaarloonkosten

Kostenverdeelstaten


Instituutsoverhead***

De onderwijsof onderzoeksgebonden kosten die niet direct aan een individueel onderzoeksproject of onderwijsmodule kunnen worden toegerekend. Facultatieve component, maar in ieder geval te boeken bij onderzoek voor opdrachtgevers aan wie integrale kosten gedeclareerd kunnen worden.

Kostenverdeelstaten

Kostenplaats instituut

Overhead UvA centraal

De kosten van het centrale bestuur en de bestuursondersteuning van de UvA. Facultatieve component, maar in ieder geval te boeken bij onderzoek voor opdrachtgevers aan wie integrale kosten gedeclareerd kunnen worden.

Begroting UvA

Kostenplaats instituut

Basisbedrag: prestatiesoort* Bruto personele lasten (PL) plus werkgeverslasten (WGL):

Opslag wachtgeldrisico

WP 2008: € 11.300 2009: € 10.982

* Zie de prestatiesoorten op blz. 8 ** Zie de afdelingsoverheadtarieven van de faculteiten, ILO en IIS op blz. 9 *** Zie de instituutsoverheadtarieven van de faculteiten en ILO op blz. 10


status: DEFINITIEF

blz. 6 van 31

Tariefstructuur en kostenrekeningen in 2008 Tarieven WP (€ / uur) Componenten

Categorie

Berekening

Bedrag

bedrag / schaal - trede

zie tabel

Kostenrekening

1

2

52000

€ 0,01

52010

prestatiesoorten % op tarief bruto PL+WGL WH1xxx

10,00%

52001

overige % op tarief bruto PL+WGL prestatiesoorten

2,50%

52001

Opslag ziekterisico

% op tarief bruto PL+WGL

1,80%

52002



2,84%

52003

WPID

bedrag / UvA

€ 6,73

52007

WPNID

bedrag / UvA

€ 3,81

52007

bedrag / afdeling

afdelings4 specifiek

52006

instituuts5 specifiek

57001

Bruto personele lasten (PL) WPID plus werkgeverslasten (WGL) idem

WPNID

Opslag overige PL idem

Werkplekoverhead 3

idem, exclusief UB Afdelingsoverhead

bedrag / UvA

Instituutsoverhead

i.i.g. bij contractactiviteiten

bedrag / instituut

Centrale universitaire overhead

indien door opdrachtgever vergoed

bedrag / UvA

€ 8,28

57100

Categorie

Berekening

Bedrag

Kostenrekening

2

52100

bedrag / UvA

€ 0,01

52110

Opslag overige PL


2,50%

52101

Opslag ziekterisico


4,40%

52102



2,84%

52103

Werkplekoverhead

bedrag / UvA

€ 3,81

52107

Capaciteitsgroepsoverhead

bedrag / cap.groep

cap.groeps4 specifiek

52106

instituuts5 specifiek

57001

€ 8,28

57100

Tarieven OBP (€ / uur) Componenten

Bruto personele lasten (PL) OBPID plus werkgeverslasten (WGL) idem

OBPNID

bedrag / schaal - trede

Instituutsoverhead

i.i.g. bij bedrag / instituut contractactiviteit en

Centrale universitaire overhead

indien door opdrachtgever vergoed

bedrag / UvA

zie tabel

1 Zie ook het overzicht van kostensoorten (= kostenrekeningen) en kostensoortgroepen op blz. 26 2 Zie de prestatiesoorten op blz. 8 3 Dat de kosten van de UB over de faculteiten versleuteld worden naar rato van fte WPID, betekent nog niet dat de faculteiten dit ook zo moeten doen. In de universitaire versleuteling is het WPNID niet meegeteld, omdat dit een bonte verzameling van verschijnselen is; binnen een faculteit kan men echter kiezen om de bibliotheekkosten ook aan het meer reguliere deel van het WPNID toe te rekenen (bijv. promovendi in dienst van FOM of UvA JobService of bursalen of bijzondere hoogleraren). 4 Zie de afdelingsoverheadtarieven van de faculteiten, ILO en IIS op blz. 9 5 Zie de instituutsoverheadtarieven van de faculteiten en ILO op blz. 10 instructies-voor-passieve-tijdverantwoording

status: DEFINITIEF

blz. 7 van 31

Prestatiesoorten; de basisbedragen voor de integrale uurtarieven PID Het uurtarief van medewerkers die hun salaris van de UvA krijgen (PID) is gebaseerd op de bruto salariskosten, plus de werkgeverslasten. Voor iedere salarisschaal en trede geldt een eigen uurtarief ofwel prestatiesoort. De prestatiesoort gaat uit van de bruto salariskosten zoals vermeld in de CAO (zie het pdfbestand hieronder). Dit bedrag wordt vermeerderd met de kosten van vakantie- en eindejaarsuitkering, premie pensioen werkgeversdeel, werkgeverspremies sociale verzekeringen (AOW, OPNP, UFO, ZVW, FPU-VUT) en daarna omgerekend naar € per uur. De bruto salariskosten bij salarisschaal 10, trede 10, bedragen bijvoorbeeld € 3457 per maand, omgerekend € 3457 / 140 = € 24,69 per uur. De bijbehorende prestatiesoorten O10T10 (OBP, salarisschaal 10, trede 10) en W10T10 (WP, salarisschaal 10, trede 10) bedragen € 34,49 per uur. De instelling van de prestatiesoort bij een medewerker plukt de computer uit SAP HR en is dus direct afhankelijk van de schaal/trede: wijziging van de schaal/trede leidt automatisch tot aanpassing van de prestatiesoort. Aan iedere afdelingskostenplaats (‘Zendende kostenplaats’, zie de figuur op blz. 2) zijn alle prestatiesoorten van de betreffende medewerkerscategorie (WP of OBP) gekoppeld. Een overzicht van de beschikbare prestatiesoorten per kostenplaats kan worden geraadpleegd via SAP-transactie KSBT. Zie hieronder als voorbeeld een Excel-bestand met alle prestatiesoorten behorend bij kostenplaats 10081.

I:\implementatie nieuwe inrichting pass

Salarisschalen per 1-1-2008:

I:\implementatie nieuwe inrichting pass

PNID Voor medewerkers die hun salaris niet van de UvA krijgen, maar wel over werkplekfaciliteiten in de UvA beschikken (PNID), zoals detachanten van UvA JobService, worden alleen overheadkosten doorbelast, omdat de facturen met hun personele kosten al direct ten laste komen van projecten of activiteiten. Om technische redenen geldt voor deze medewerkers een basisuurtarief van € 0,01 (prestatiesoort WPNID en OBPNID, zie het Excelbestand hierboven). Het aantal te plannen uren is het aantal uren waarin de betrokkene over een werkplek beschikt. Voor een externe medewerker die geen werkplek in de UvA heeft, worden nul uren gepland. Dit geldt bijvoorbeeld voor uitzendkrachten van StudiJob, gasten, stagiaires en bijzonder hoogleraren.


status: DEFINITIEF

blz. 8 van 31

Afdelingsoverheadtarieven De afdelings- (of capaciteitsgroeps-) overheadtarieven zijn gebaseerd op de kostenverdeelstaten van de faculteiten en diensten in het betreffende boekjaar. Hieronder zijn als voorbeeld de in 2008 geldende tarieven vermeld voor zowel WP als OBP van de vijf faculteiten, ILO en IIS. De tarieven van de overige eenheden zijn op te vragen bij de controller van de betreffende eenheid. Afdelingsoverhead WP faculteiten, ILO en IIS Faculteit

Afdeling

FGW

GAR

diversen

17,63

KRC

diversen

17,03

NL

diversen

15,37

TL

diversen

15,89

MS

diversen

14,76

WIJS

diversen

14,74

NA-WP

diversen

15,10

AR

21300

22,13

IR

21400

23,50

PR-A

21500

23,75

PR-B

21600

13,16

PUR

21700

23,09

NA-WP

21800

17,29

FNWI

alle afd.

diversen

10,81

FEB

AE

24300

10,40

KE

24400

10,91

BS

24500

11,30

NA-WP

24550

5,28

POL

25300

8,29

SOCA

25400

6,29

CW

25500

7,65

PSY

25600

9,54

POW

25700

8,23

GPIO

25800

5,82

ILO

WP ILO

26300

15,55

IIS

WP IIS

27400

26,36

FdR

FMG

Zendende kostenplaats

€ per uur

Capaciteitsgroepsoverhead OBP faculteiten, ILO en IIS Faculteit

Afdeling

Zendende kpl.

FGW

CG OBP

diversen

3,79

FdR

CG OBP

21900

2,74

FNWI

CG OBP

23900

0,99

FEB

CG OBP

24600

0,00

FMG

CG OBP

25900

0,34

ILO

OBP ILO

26400

2,15

IIS

OBP IIS

27500

-2,39


status: DEFINITIEF

€ per uur

blz. 9 van 31

Instituutsoverheadtarieven De instituutsoverheadtarieven zijn gebaseerd op de kostenverdeelstaten van de faculteiten en diensten in het betreffende boekjaar. Hieronder zijn als voorbeeld de in 2008 geldende tarieven van de vijf faculteiten en ILO vermeld. De tarieven van de overige eenheden zijn op te vragen bij de controller van de betreffende eenheid. Faculteit Instituut FGW

FdR

FNWI

FEB FMG

ILO

Profitcenter Ontvangende kostenplaats

€ per uur

ILLC

2020

20810

4,51

AAC

2021

20990

55,76

ASCA

2022

20870

5,07

OZI C&G

2023

20900

7,03

OZI T&C

2024

20930

6,36

ITTA

2025

20960

22,69

CM

2120

21200

0,10

ACIL

2121

21210

0,38

IVIR

2122

21220

0,58

HSI

2123

21230

0,63

AIP

2124

21240

0,43

AIAS

2125

21250

0,01

AI

2314

23140

2,36

OZI API

2320

23200

1,68

OZI HEF

2321

23210

0,01

OZI HIMS

2322

23220

12,76

OZI IBED

2323

23230

11,61

OZI IVI

2324

23240

1,12

OZI ILLC

2325

23250

0,51

OZI ITFA

2326

23260

6,36

OZI KdV

2327

23270

1,15

OZI SILS

2328

23280

9,07

OZI WZI

2329

23290

16,18

ZMA

2330

23300

40,23

RESAM

2420

24203

0,01

BS RI

2421

24222

0,01

ASSR

2520

25200

4,83

IMES

2521

25210

9,36

ASCoR

2522

25220

6,21

OZI PSY

2523

25230

10,97

SCO-KI

2524

25240

7,00

AMIDSt

2525

25250

4,59

OWI ILO

2610

26100

15,64

OZ ILO

2620

26201

8,21


status: DEFINITIEF

blz. 10 van 31

Overzicht van de processen rondom tijdverantwoording De processen rondom passieve en actieve tijdverantwoording zijn hieronder weergegeven als zogenaamde Event-driven Process Chain (EPC). Sommige processtappen zijn gecomprimeerd of weggelaten om de samenhang op één bladzijde te kunnen tonen.

Registreren werktijdwijziging

Registreren verlof anders dan vakantie

Registreren uit dienst

Managen project

V

Managen personeel

Registreren in dienst

V

X

Capaciteit & Tijdsbesteding gewijzigd

Capaciteit vastgelegd Tijdsbesteding afgesproken

Tijdsbesteding gewijzigd

Capaciteit & Actieve tijdverantwoorder vastgelegd

X

Upload-datum (bijv. 1 december)

Uploaden inzetplanningen voor volgend jaar (jaarlijks)

Onderhouden inzetplanningen (doorlopend)

V

Inzetplanningen vastgelegd / gewijzigd in SAP PS

Controleren en doorboeken uren (maandelijks)

Actief tijdverantwoorden

Passief tijdverantwoorden

X Legenda Een Process Interface geeft aan welk proces voorafgaat of welk proces volgt.

Function

Een Function geeft een proces, processtap of activiteit weer.

Event

Een Event geeft de status van een proces weer. Een event triggert een Function en geeft tevens het resultaat weer van een Function.

X

Uren vastgelegd in SAP CATS

Doorboeken kosten

Kosten vastgelegd in SAP CO

Controleren financiële rapportage

Een XOR (of) operator geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden waarvan er slechts één gevolgd wordt.

Fout ontdekt

Corrigeren uren en kosten V

Een OR (en/of) operator geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden, waarvan er één of meer gevolgd kunnen worden.


Uren en kosten gecorrigeerd

status: DEFINITIEF

blz. 11 van 31

Tijdpad van de nieuwe werkwijze & verantwoordelijkheden Vóór de start van een nieuw boekjaar wordt voor iedere medewerker, die niet zelf actief tijd verantwoordt, de geplande tijdsbesteding voor het hele volgende jaar vastgelegd middels een massa-upload. De tijdsbesteding wordt vastgelegd in de vorm van maandplanningen in SAP PS. Tegen het eind van iedere maand worden de inzetplanningen van deze maand gecontroleerd (zie blz. 14 en 17), waarna de uren worden doorgeboekt naar SAP CATS (urenregistratie). Vervolgens worden de kosten eerst doorgeboekt naar de netwerkactiviteit in SAP CO en tenslotte afgerekend naar het bijbehorende WBS-element (zie ook de beschrijving op blz. 4). In verband met de doorlooptijd van dit maandelijkse proces van controleren en doorboeken moeten eventuele nieuwe of gewijzigde inzetplanningen tijdig worden aangeleverd bij het AC. Alleen dan kunnen alle uren in de juiste maand worden doorgeboekt en afgerekend. Dat betekent dat nieuwe of gewijzigde inzetplanningen altijd z.s.m. moeten worden doorgegeven aan het AC. Nieuwe of gewijzigde inzetplanningen kunnen tot uiterlijk de 10e dag van de volgende maand aangeleverd en verwerkt worden. De massa-upload van de inzetplanningen voor 2008 zal pas in september 2008 afgerond zijn. Als gevolg daarvan zal het controleren en doorboeken van de eerste acht maanden van dit overgangsjaar eenmalig tegelijkertijd plaatsvinden (zie ook de tabel hieronder). Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheid voor het tijdig aanleveren van juiste en volledige inzetplanningen en van mutaties daarop ligt bij (de (project-)controllers van) de faculteiten en andere eenheden. De verantwoordelijkheid voor het tijdig, juist en volledig verwerken van de aangeleverde inzetplanningen ligt bij (het hoofd van) de projectadministratie. Maandkalender 2008 Wie

Sept

Okt

Nov

Dec

10-okt

10-nov

10-dec

Jan 2009

19-sep

10-okt

10-nov

10-dec

Jan 2009

inzetplanningen controleren en correcties doorgeven tot

19-sep

10-okt

10-nov

10-dec

Jan 2009

AC

correcties verwerken en terugkoppelen tot

19-sep

19-okt

18-nov

16-dec

Jan 2009

AC

inzetplanningen doorboeken naar CATS tot

19-sep

19-okt

18-nov

16-dec

Jan 2009

AC

uren vanuit CATS doorboeken naar CO tot

19-sep

19-okt

18-nov

16-dec

Jan 2009

AC

boeken toeslagen, zie hieronder*

19-sep

19-okt

18-nov

16-dec

Jan 2009

AC

maandafsluiting - (1e 8 mnd eenmalig later)

19-sep

19-okt

18-nov

16-dec

Jan 2009

(project-) controllers

Activiteit

Jan t/m Aug

nieuwe of gewijzigde inzetplanningen aanleveren tot

IC/AC/(project-) nieuwe of gewijzigde inzetplanningen verwerken tot controllers (project-) controllers

Upload 2009

ALLES ONDER VOORBEHOUD VAN TECHNISCHE TEGENSLAG MET HET UPLOADEN IN SAP. * Matching: de automatische boeking van matching wordt gestalte gegeven in fase 2 van het programma VINIA. Voor (in ieder geval) de 8-maandsrapportage van 2008 wordt dezelfde methodiek aangehouden als in 2007.


status: DEFINITIEF

blz. 12 van 31

Invoer en regulier onderhoud van inzetplanningen Voor de start van een nieuw boekjaar wordt voor iedere medewerker, die niet zelf actief tijd verantwoordt, de geplande tijdsbesteding vastgelegd. In beginsel wordt de volledige beschikbare capaciteit (in uren) ook geacht ingezet te zijn op projecten of activiteiten. In de loop van het boekjaar kunnen diverse gebeurtenissen deze beschikbare capaciteit beïnvloeden (zie het overzicht van de processen rondom tijdverantwoording op blz. 11). Zo zal bijvoorbeeld de indiensttreding van een nieuwe medewerker de capaciteit vergroten, en zal werktijdvermindering van een medewerker of het opnemen van ouderschapsverlof de capaciteit juist verkleinen. In al dergelijke gevallen zullen personeelsmutaties (door de personeelsadministratie) voortaan direct gevolgd moeten worden door het invoeren of wijzigen van de bijbehorende inzetplanningen (door de projectadministratie). Het is ook mogelijk dat in de loop van het boekjaar nieuwe afspraken worden gemaakt over de taken van een medewerker. Dat betekent dat diens tijdsbesteding per project of activiteit gewijzigd wordt en dat dus de eerder vastgelegde inzetplanningen aangepast moeten worden. In geval van ziekte wordt een eerder vastgelegde inzetplanning in principe niet aangepast. Tijdens de eerste zes weken worden de kosten nog doorbelast volgens deze planning. Na deze zes weken worden de kosten automatisch doorbelast naar een speciale hulpkostenplaats “ziekteverzuim” (of Z-WBS element) bij de afdeling. Bij vormen van langdurig verlof (niet zijnde vakantieverlof) komen de niet-gewerkte uren in principe niet ten laste van projecten of activiteiten. Een eerder vastgelegde inzetplanning moet daarom worden aangepast, zodat alleen de gewerkte uren ingepland blijven op projecten of activiteiten. De verlofuren worden met ingang van 2009* bij betaald verlof apart ingepland, en bij onbetaald verlof helemaal niet ingepland. Onderstaand overzicht geeft aan in welke gevallen nieuwe maandplanningen moeten worden toegevoegd, dan wel reeds vastgelegde maandplanningen (en soms ook roosters) gewijzigd of zelfs verwijderd. In al deze gevallen moet de (project-)controller (voor de inzetplanning) en/of de P&O-adviseur (voor het rooster) van de faculteit of dienst ervoor zorgen dat een mutatieformulier met alle benodigde gegevens wordt aangeleverd bij het AC (zie formulier en bijbehorende toelichting op blz. 15 en 16). Inzetplanning & rooster aanpassen:

Maandplanningen:

In dienst

Nieuwe medewerker

Toevoegen

Werktijdwijziging

Wijziging van deeltijdfactor

Wijzigen

Ouderschapsverlof

Minder capaciteit op projecten / activiteiten

Wijzigen

Seniorenregeling

idem

Wijzigen

Onbetaald langdurig verlof

idem

Wijzigen

Verlengen dienstverband

Inzetplanning toevoegen

Toevoegen

Uit dienst

Inzetplanning verwijderen

Verwijderen

Inzetwijziging

Nieuwe afspraken over tijdsbesteding

Wijzigen

Inzetwijziging (deels) in andere fac.

idem; ook nieuwe PS werkplek toevoegen

Wijzigen

Overplaatsing (naar andere fac./dienst)

idem; bij andere fac./dienst ook nieuwe PS werkplek

Wijzigen

Betaald langdurig verlof

Bijv. sabbatical of meerjarenvariant

Wijzigen

Zwangerschaps- en bevallingsverlof

Inzetplanning direct op 0 zetten

Wijzigen

Alleen inzetplanning aanpassen:

* In het najaar van 2008 zal – in het kader van de uitwerking van een nieuwe werkwijze voor actieve tijdverantwoording – precies worden uitgewerkt hoe deze verlofuren met ingang van 2009 gepland moeten worden (bijv. middels speciale uursoorten en/of op speciale WBSelementen). In de voor 2008 ingevoerde inzetplanningen is in de meeste gevallen nog geen rekening gehouden met langdurig verlof. instructies-voor-passieve-tijdverantwoording

status: DEFINITIEF

blz. 13 van 31

Inzetplanningen controleren en corrigeren Maandelijkse controle t.b.v. doorboeking: De tijdsbesteding van medewerkers wordt vastgelegd in de vorm van inzetplanningen in SAP PS. Voordat van een voorbije maand de uren op basis van de planning worden doorgeboekt naar SAP CATS (urenregistratie), wordt een controle uitgevoerd op de beschikbare capaciteit vs. de inzetplanning per medewerker (zie ook blz. 17). De controle wordt uitgevoerd door de (project-)controllers van de eenheden waarbij de medewerkers werkzaam zijn. Het bevestigen van de juistheid / plausibiliteit van de inzetplanning voor de door te boeken maand neemt feitelijk de plaats in van het goedkeuren van de doorgeboekte uren zelf. De planning wordt dus bij passieve tijdverantwoording onverkort tot realisatie verheven. Als de (project-)controller ontdekt dat nieuwe of gewijzigde inzetplanningen (nog) niet, of niet juist, zijn aangeleverd en/of verwerkt, en als er dus ten onrechte te veel of te weinig uren zijn ingepland voor bepaalde medewerkers, dan kan hij de onjuiste of ontbrekende inzetplanningen nog laten corrigeren, mits hij de gewenste correcties tijdig aanlevert bij het AC (zie maandkalender op blz. 12). Correcties achteraf van inzetplanningen: In principe geldt de regel dat de tijdverantwoordingsgegevens in een doorlopend proces up-to-date moeten worden gehouden (zie de beschrijving van het reguliere onderhoud van inzetplanningen op blz. 13 en van de maandelijkse controle hierboven en op blz. 17). Terugwerkende krachtwijzigingen van de vastgelegde uren dienen derhalve uitzonderlijk te zijn; zij mogen in principe geen betrekking hebben op vroegere perioden dan de voorlaatste geheel verstreken kalendermaand. Correcties dienen geautoriseerd te worden door de (project-)controller van de betreffende faculteit of eenheid en kunnen alleen als zodanig herkenbaar door het AC worden ingevoerd. Correcties achteraf van uren en kosten worden niet in SAP CATS, maar in SAP CO, op WBSelement-niveau, vastgelegd (zie ook de beschrijving van de werkwijze in SAP op blz. 4). Hierbij geldt de beperking dat de uren en de kosten niet in de oorspronkelijke maand gecorrigeerd kunnen worden, als deze al financieel is afgesloten. Zowel de uren als de kosten kunnen alleen nog in de actuele, openstaande maand gecorrigeerd worden. Correcties op langer geleden maanden kunnen in de kosten alleen nog plaatsvinden met een handmatige journaalpost, met als grondslagdocument de deugdelijk geautoriseerde toelichting op de correctie (veel subsidiegevers eisen echter à tempo tijdverantwoording!). Jaarkalender / jaarlijkse massa-upload van inzetplanningen: Later uit te werken, n.a.v. ervaringen en evaluatie van de upload van 2008 Van alle medewerkers, die niet zelf actief tijd verantwoorden, verstrekken de (project-) controllers van de faculteiten en diensten een opgave van de voor het hele volgende jaar geplande inzet per medewerker op afzonderlijke WBS-elementen.


status: DEFINITIEF

blz. 14 van 31

PSA-formulieren voor het aanleveren van o.a. inzetplanning en/of rooster Het aanleveren van o.a. inzetplanningen roostergegevens gebeurt via de formulieren van de personeels- en salarisadministratie (PSA) voor het aanmelden van nieuwe medewerkers of voor het doorgeven van personeelsmutaties. Via de website van de PSA zijn altijd de laatste versies van het aanmeldingsformulier en het mutatieformulier beschikbaar: http://www.cms.uva.nl/personeels-salarisadministratie/ Directe link naar Formulieren: Link naar Formulieren


status: DEFINITIEF

blz. 15 van 31

Toelichting bij het aanleveren van inzetplanning en/of rooster Situaties waarin roosters en / of inzetplanningen aangeleverd moeten worden: Aanleiding Nieuwe medewerker: nieuwe inzetplanning en nieuw rooster Werktijdwijziging: meer / minder aanstellingsuren (uren per week) Ouderschapsverlof Seniorenregeling Onbetaald verlof: bijv. politiek verlof Verlenging van dienstverband: nieuwe inzetplanning Medewerker uit dienst: inzetplanning verwijderen Wijziging van tijdsbesteding: inzet op andere projecten / taken Overplaatsing (naar andere faculteit / dienst) Betaald langdurig verlof: bijv. sabbatical of meerjarenvariant Zwangerschaps- en bevallingsverlof Roosterwijziging: verschuiving van werkdagen of -uren Menukaart 2 uur per week meer / minder (tijd/tijd)

Rooster ja ja ja ja ja nee nee nee nee nee nee ja ja

Inzetplanning ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja nee nee

Situaties waarin roosters en inzetplanningen niet gewijzigd hoeven te worden: CAO-verlof (vakantieverlof): In het aantal in te plannen uren (bij volledige aanstelling 140 uur per maand) is al rekening gehouden met het gemiddelde aantal uren vakantieverlof (240 uren per jaar). Ziekte / (Gedeeltelijk) herstel: Ziekte-uren worden automatisch correct geregistreerd en doorgeboekt; de inzetplanning hoeft daarvoor niet te worden aangepast. Betaald kort verlof (niet zijnde vakantieverlof): Bij passieve tijdverantwoording is het niet nodig om rekening te houden met kortdurend verlof, zoals bijv. buitengewoon verlof i.v.m. een huwelijk. Alleen structurele vormen van verlof, zoals zwangerschaps- of ouderschapsverlof worden verwerkt in een aangepaste inzetplanning.

Inzetplanning invullen: Vul eerst de aanstellingsuren in (uren per week), en daarna een of meer WBS-elementen; kies eventueel een van de, en verdeel tenslotte de aanstellingsuren (NB exclusief de eventuele +2 of –2 Menukaart-uren) over deze WBS-elementen en eventuele verlofsoorten. Kies daartoe één van de volgende opties: Optie A: Geef de verdeling van de aanstellingsuren aan in percentages en zorg daarbij dat het totaal 100% bedraagt. In de kolom ‘Uren per maand’ worden dan automatisch de in te plannen uren berekend (bij volledige aanstelling 140 uren per maand). Optie B: Geef de verdeling van de aanstellingsuren aan in uren per week en zorg daarbij dat het totaal overeenkomt met de aanstellingsuren per week (exclusief de eventuele +2 of –2 Menukaart-uren). In de kolom ‘Uren per maand’ worden dan automatisch de in te plannen uren berekend (bij een volledige aanstelling van 38 uur per week worden 140 uren per maand gepland).

PNID: Voor medewerkers die hun salaris niet van de UvA krijgen, maar wel over werkplekfaciliteiten in de UvA beschikken (PNID), zoals detachanten van UvA JobService, worden ook inzetplanningen vastgelegd. Het aantal te plannen uren is het aantal uren waarin de betrokkene over een werkplek beschikt. Voor een externe medewerker die geen werkplek in de UvA heeft, worden nul uren gepland. Dit geldt bijvoorbeeld voor uitzendkrachten van StudiJob, gasten, stagiaires en bijzonder hoogleraren.


status: DEFINITIEF

blz. 16 van 31

Maandelijkse controle van inzetplanningen Iedere maand worden de inzetplanningen gecontroleerd, voordat de personeelskosten worden doorgeboekt naar projecten of activiteiten. Uitgangspunt daarbij is dat alle aanstellingsuren van een medewerker worden toegerekend aan projecten of activiteiten. In de rapportage Y_INZETPLAN worden voor iedere medewerker de geplande uren vergeleken met de in te plannen uren, op basis van de aanstellingsuren. De niet ingeplande capaciteit (de beschikbaarheid) wordt in uren en als percentage van de beschikbare capaciteit (de in te plannen uren) weergegeven (zie toelichting op blz. 21 en 22). De volgende situaties kunnen zich hierbij voordoen: Beschikbaarheid

Omschrijving

Actie

0%

Alle in te plannen uren (bij volledige werktijd 140 uur) zijn ingepland: alle kosten worden doorgeboekt naar WBS-elementen

Geen

minder dan 1% (+ of ─)

Er is een miniem verschil tussen de geplande hele uren (altijd nul decimalen) en de in te plannen uren (bij deeltijders soms twee decimalen)

Geen

100%

Er zijn helemaal geen uren ingepland: kosten worden niet doorgeboekt en blijven dus bij de afdeling

Oorzaak analyseren en eventueel alsnog (nieuwe) inzetplanning aanleveren; NB Verwerking daarvan kan tot uiterlijk de e 10 dag van de volgende maand plaatsvinden (zie ook het tijdpad op blz. 12).

meer dan 1% en minder dan 100%

Niet alle in te plannen uren zijn ingepland: een deel van de kosten wordt niet doorgeboekt en blijft dus bij de afdeling (verlies voor de afdeling)

Oorzaak analyseren en eventueel alsnog (gewijzigde) inzetplanning aanleveren; NB Zie de opmerking hierboven.

minder dan ─1%

Een negatieve beschikbaarheid betekent dat er meer uren zijn ingepland dan de aanstellingsuren: er worden daardoor te veel kosten doorgeboekt (winst voor de afdeling)

Oorzaak analyseren en eventueel alsnog (gewijzigde) inzetplanning aanleveren; NB Zie de opmerking hierboven.

De gegevens van medewerkers, waarvan in de geselecteerde maand de deeltijdfactor (en/of het rooster) is gewijzigd, kunnen apart worden opgevraagd met de optie ‘Alleen “Personen met roosterwijziging in periode” tonen’. Zo kan snel worden gecontroleerd of bij een werktijduitbreiding of werktijdvermindering de inzetplanning correct is aangepast. In onderstaand voorbeeld is de deeltijdfactor van een medewerker per 15 april gewijzigd, van 50% naar 100%. Tot 15 april bedraagt het aantal in te plannen uren daarom 33 (70*14/30), en de rest van de maand 74 (140*16/30). Hoewel de medewerker volgens de rapportage nog 33% beschikbaar lijkt te zijn, is de inzetplanning voor de maand april dus toch correct aangepast.

Ter controle kan hierbij nog de inzetplanning voor het hele jaar worden opgezocht, met de rapportage Y_NWA1 (zie de toelichting op blz. 22 en zie het voorbeeld hierna op blz. 18).


status: DEFINITIEF

blz. 17 van 31

Onderstaand overzicht bevestigt dat vanaf mei t/m december telkens 2*70 = 140 uur is gepland (verdeeld over twee WBS-elementen), overeenkomend met deeltijdfactor 100%. De inzetplanning is dus in dit voorbeeld voor het hele jaar correct aangepast.


status: DEFINITIEF

blz. 18 van 31

In sommige situaties kunnen niet alle aanstellingsuren van een medewerker worden toegerekend aan projecten of activiteiten. Medewerkers met bijvoorbeeld ouderschapsverlof of seniorenverlof werken minder uren dan hun aanstellingsuren. Tijdens de verlofperiode komen de niet-gewerkte uren niet ten laste van projecten of activiteiten en de inzetplanning wordt voor de duur van de verlofperiode daarom aangepast. Onderstaand overzicht geeft deze en andere situaties weer, waarin naast de rapportage Y_INZETPLAN nog aanvullende informatie nodig is, om de feitelijk voor projecten en activiteiten beschikbare uren te kunnen bepalen en de juistheid van de inzetplanningen te kunnen controleren. Situatie

Inzetplanning

Informatie nodig bij controleren inzetplanning*

Onbetaald verlof

Verlofuren worden niet gepland

Infotype 0014 Vaste toelagen/ inhoudingen • looncomponent Z001 Buitengewoon verlof • looncomponent Z032 Politiek verlof (uren per week; begin- en einddatum)

Ouderschapsverlof

Verlofuren worden apart gepland *

Infotype 0014 Vaste toelagen/ inhoudingen: • looncomponent Z007 Ouderschapsverlof (uren per week; begin- en einddatum)

Seniorenverlof


Infotype 0014 Vaste toelagen/ inhoudingen: • looncomponent Z015 Algemene Seniorenreg. • looncomponent Z016 Spec. Seniorenreg. • looncomponent Z060 Seniorenreg. 2004 • looncomponent Z061 Seniorenreg. 2006 voor 1-9-07 • looncomponent Z062 Seniorenreg. 2006 na 1-9-07 (uren per week; begin- en einddatum)

Zwangerschapsverlof


Infotype 2001 Afwezigheden; • afwezigheidssoort 0500 Zwangersch.& bevall.verlof (begin- en einddatum)

Overig betaald langdurig verlof


Infotype 0014 Vaste toelagen/ inhoudingen • looncomponent Z002 Wetenschappelijk verlof • Sabbatical i.h.k.v. UvA loopbaanbeleid (nog geen looncomponent beschikbaar) (uren per week; begin- en einddatum) Infotype 2001 Afwezigheden • afwezigheidssoort SABB Sabbatical leave • afwezigheidssoort MJV Meerjarenvariant (begin- en einddatum) • en andere afwezigheidssoorten?*

Uit dienst

Na uitdienstdatum worden geen uren meer gepland

(datum uit dienst)

* In de voor 2008 ingevoerde inzetplanningen is in de meeste gevallen nog geen rekening gehouden met langdurig verlof. In het najaar van 2008 zal – in het kader van de uitwerking van een nieuwe werkwijze voor actieve tijdverantwoording – precies worden uitgewerkt hoe de uren voor de diverse soorten langdurig verlof met ingang van 2009 gepland moeten worden (bijv. middels speciale uursoorten en/of op speciale WBS-elementen). Daarbij zal ook aandacht worden besteed aan het beschikbaar stellen van de gegevens uit SAP HR, die dan nodig zullen zijn bij het controleren van maanden jaarplanningen.


status: DEFINITIEF

blz. 19 van 31

Inzetplanningen raadplegen met de Project Builder (transactie CJ20N) Met transactie CJ20N kunnen de gegevens van een project geraadpleegd worden. Klik linksboven op het symbool voor Openen en vul een WBS-element in. Onder Projectstructuur is dan de opbouw van het project te zien, met onder de projectdefinitie eerst het WBS-element en daaronder een of meer netwerkplannen (zie schermvoorbeeld hieronder). Klik op het gewenste niveau om rechts de informatie over dit niveau te bekijken. Op de verschillende tabbladen (zie rode kader) is dan allerlei informatie over het geselecteerde onderdeel te vinden.

Projectdefinitie WBS-element Netwerkplan

Klik op het driehoekje links van een netwerkplan om het te sluiten of om het te openen en zo de onderliggende netwerkactiviteiten zichtbaar te maken (zie schermvoorbeeld hieronder). Per persoon is er een netwerkactiviteit, met als omschrijving de naam van deze persoon. Selecteer een van de netwerkactiviteiten door erop te klikken en klik dan eerst rechtsboven op het pijltje en vervolgens op het tabblad Personentoewijzing om de eerste vijf regels van de inzetplanning te raadplegen (zie rode kaders).

Netwerkplan

Netwerkactiviteit

Klik onderaan op de pijlen om ook de andere regels van de inzetplanning te raadplegen (zie blauwe kader). Op de andere tabbladen is allerlei informatie over de geselecteerde persoon te vinden, zoals het personeelsnummer, de prestatiesoort en de SAP PS werkplek. instructies-voor-passieve-tijdverantwoording

status: DEFINITIEF

blz. 20 van 31

Rapportages voor het controleren van inzetplanningen Voor het controleren van de inzetplanningen in SAP PS zijn twee rapportages beschikbaar in het SAP Easy Access Menu UvA Rapportages (transactie ZFR).

Met de rapportage Y_INZETPLAN kan een overzicht gemaakt worden van de inzetplanningen voor een bepaalde maand. Naast de geplande uren worden onder ‘Tot Rstr’ ook de in te plannen uren vermeld, op basis van de aanstellingsuren. Bij een volledige aanstelling is dat 1680/12 = 140 uur per persoon per maand. Bij bijvoorbeeld een aanstelling van 19 uur per week (deeltijdfactor 50%) is dat 50% van 140 uur = 70 uur en bij een aanstelling van 32 uur per week (deeltijdfactor 84,21%) is dat 84,21% van 140 = 117,89 uur. Met de optie ‘Alleen “Personen met roosterwijziging in periode” tonen’ worden alleen die medewerkers getoond, waarvan in de geselecteerde maand het rooster en/of de deeltijdfactor is gewijzigd (een mutatie in SAP HR, Infotype 0007, Normwerktijd). De rapportage kan naar Excel worden geëxporteerd door onderaan de optie ‘Download’ aan te vinken en een bestandsnaam (-pad) in te vullen.


status: DEFINITIEF

blz. 21 van 31

Met de rapportage Y_INZETPLAN kan een overzicht gemaakt worden van de inzetplanningen van alle medewerkers van een faculteit door in het beginscherm het betreffende bedrijfsnummer in te vullen onder Selectie medewerkers. Het is ook mogelijk om alleen al het WP van een faculteit te tonen (vul de werkplek in, zie blz. 25), of alle medewerkers van een bepaalde afdeling of capaciteitsgroep (vul de – zendende – kostenplaats in) of alleen een bepaalde medewerker (vul het personeelsnummer in). Onderstaand voorbeeld is gemaakt door in het beginscherm de maand, het jaar en het personeelsnummer in te vullen. Het voorbeeld betreft een medewerker met een volledige aanstelling (dezelfde persoon als de voorbeelden op blz. 20 en 23). De uren van deze medewerker zijn ingepland op twee verschillende WBS-elementen. Onder ‘Tot ingpl’ is de som van deze uren te zien, en daarnaast, onder ‘Tot Rstr’ de totaal in te plannen uren voor deze maand. Als in de geselecteerde maand het rooster en/of de deeltijdfactor zou zijn gewijzigd (een mutatie in SAP HR, Infotype 0007, Normwerktijd), dan zou onder ‘VrgRstr’ het eerdere aantal in te plannen uren vermeld staan, met daarnaast de ingangsdatum van de wijziging (zoals in een ander voorbeeld op blz. 17). In dit voorbeeld zijn alle in te plannen uren ingepland en zijn er dus nog nul uren ofwel 0,00 % beschikbaar (‘Besch’).

Met de rapportage Y_NWA1 kan een overzicht gemaakt worden van alle inzetplanningen, per persoon of per WBS-element. Daarbij kan de informatie op allerlei manieren worden gesorteerd, gegroepeerd of gefilterd, bijvoorbeeld per bedrijf, per profitcenter of per personeelsnummer.


status: DEFINITIEF

blz. 22 van 31

Onderstaand voorbeeld is gemaakt door in het beginscherm het personeelsnummer in te vullen van een medewerker met een volledige aanstelling (dezelfde persoon als de voorbeelden op blz. 20 en 22), wiens uren zijn gepland op twee verschillende WBS-elementen. In dit voorbeeld zijn de uren gegroepeerd per WBS-element en gecombineerd met subtotalen en een totaal aantal uren. De layout van deze rapportage kan echter op allerlei manieren worden aangepast, o.a. via de knoppen in het blauwe kader (respectievelijk Layout wijzigen, Layout selecteren en Layout opslaan). De rapportage kan worden geëxporteerd naar Excel via een van de knoppen in de rode kaders (Microsoft Excel of Lokaal Bestand).

Omschrijving van de getoonde kolommen: Kolom

Omschrijving

Toelichting

BdNr

Bedrijfsnummer

Nummer van faculteit / dienst

PrCtr

Profitcenter

Nummer van afdeling / instituut

Srt

Projectsoort

Zie tabel / bijlage*

WBS-element

Work Breakdown Structure

Nummer van project

Omschr. NW-plan

Omschrijving van netwerkplan

Gelijk aan omschrijving van project

Activiteit

Ordernummer

Nummer van netwerkplan

Spl

Split

Regelnummer van maandplanning

Pers.nr.

Personeelsnummer

Nummer van medewerker (uit SAP HR)

Naam mdw.

Naam medewerker

VroegStart

Vroegste startdatum

Eerste werkdag van maandplanning

Werk

Werk van activiteit

Aantal ingeplande uren van maandplanning

Totaal Werk op Activiteit

Totaal Werk op Activiteit

Totaal werkuren van netwerkactiviteit**

Inp.start

Inperking start (basis) voor activiteit

Begindatum van netwerkactiviteit (referentie t.b.v. meerjarenplanning)

InpEinde

Inperking einde (basis) voor activiteit

Einddatum van netwerkactiviteit (referentie t.b.v. meerjarenplanning)

Indl. op

Indeling op

Invoerdatum van maandplanning

* Zie het overzicht met projectsoorten op blz. 24 ** Het totaal aantal uren per netwerkactiviteit (uit het veld ‘Werk’ op tabblad ‘Eigen’, zie de toelichting bij Project Builder op blz. 20) wordt in deze kolom slechts één keer vermeld, zodat dit onderaan het overzicht direct kan worden vergeleken met de bij elkaar opgetelde uren van de verschillende regels (maandplanningen). instructies-voor-passieve-tijdverantwoording

status: DEFINITIEF

blz. 23 van 31

Projectsoorten Srt 11 12 21 22 23 24 25 26 27 28 29 31 32 41 42 43 44 45 46 47 48 51 52 53 54 55 56 61

Omschrijving Acquisitie contractonderwijs Acquisitie contractonderzoek Contractonderwijs Contractonderzoek 2e geldstroom Contractonderzoek 3e geldstroom Detacheringen Externe verhuur Overige dienstverlening ICT-diensten (extern) Contractonderwijs zonder OHW Dekking uit reserve (niet OHW) Regulier onderwijs Regulier onderzoek Interne projecten ICT Interne projecten facilitair Interne projecten UB Interne projecten overig Interne projecten ICT (activeren) Interne projecten facilitair (activ.) Interne projecten UB (activeren) Interne projecten overig (activeren) Vastgoedprojecten huisvestingsplan Vastgoedprojecten groot onderhoud Vastgoedprojecten facultaire investering Interne huisvestingsprojecten Vastgoedprojecten asbest Functionele aanpassingen Kostenplaatsprojecten


status: DEFINITIEF

blz. 24 van 31

Werkplekken Vest 1000 1000 2000 2000 2100 2100 2300 2300 2400 2400 2500 2500 2600 2600 2700 2700 3000 4000 4100 4200 4300 4400 4500 4600 5100 5200

Werkplek B&B-OBP B&B-WP FGW-OBP FGW-WP FDR-OBP FDR-WP FNWI-OBP FNWI-WP FEB-OBP FEB-WP FMG-OBP FMG-WP ILO-OBP ILO-WP IIS-OBP IIS-WP LO-OBP AC-OBP IC-OBP FC-OBP UB-OBP AMD-OBP STS-OBP BC-OBP VG-OBP A&U-OBP

Korte omschrijving Bestuur en bestuursstaf - OBP Bestuur en bestuursstaf - WP Faculteit der Geesteswetenschappen - OBP Faculteit der Geesteswetenschappen - WP Faculteit der Rechtsgeleerdheid - OBP Faculteit der Rechtsgeleerdheid - WP Faculteit der Natuurwetensch., W&I - OBP Faculteit der Natuurwetensch., W&I - WP Faculteit Economie en Bedrijfskunde - OB Faculteit Economie en Bedrijfskunde - WP Faculteit der Mij- en Gedragswet.sch. Faculteit der Mij- en Gedragswet.sch. -W Instituut voor de Lerarenopleiding - OBP Instituut voor de Lerarenopleiding - WP Instituut voor Interdisciplinaire Studie Instituut voor Interdisciplinaire Studie Liaison Office Administratief Centrum Informatiseringscentrum Facilitair Centrum Universiteitsbibliotheek - OBP ARBO- en Milieudienst Studenten Services bureau Communicatie Vastgoed Alumnirelaties en Universiteitsfonds


status: DEFINITIEF

blz. 25 van 31

Kostenrekeningen / kostensoorten Via transactie KAH3 zijn de actuele kostensoorten (= kostenrekeningen) op te vragen. Vul in het tussenscherm het controllinggebied in (1000 = UvA) en vul daarna in het beginscherm de gewenste kostensoortgroep in (bijv. IV_EXPLOIT = alle kostensoorten van de UvA).

Klik op Hiërarchie om de onderliggende kostensoortgroepen zichtbaar te maken.

Klik telkens op het (+)symbool links van een kostensoortgroep om het onderliggende niveau zichtbaar te maken.


status: DEFINITIEF

blz. 26 van 31

Het laagste hiërarchische niveau geeft tenslotte de kostensoorten (kostenrekeningen) met de bijbehorende omschrijvingen.


status: DEFINITIEF

blz. 27 van 31


status: DEFINITIEF

blz. 28 van 31

Uren en kosten controleren met de postenlijst voor projecten (transactie CJI3) Maandelijks worden de inzetplanningen van die maand gecontroleerd, waarna de uren worden doorgeboekt naar SAP CATS (urenregistratie, zie blz. 4). Het SAP-systeem verdeelt daartoe eerst het maandtotaal over alle dagen van de betreffende maand en boekt deze uren dan per dag door naar de netwerkactiviteit in SAP CO. In een maand met 31 dagen leidt dat dus tot 31 boekingsregels op het niveau van de netwerkactiviteit, zie het voorbeeld hieronder.

De doorgeboekte bedragen worden vervolgens weer bij elkaar opgeteld en als maandtotaal afgerekend naar het bovenstaande WBS-element. De boekingsdatum van deze afrekening is altijd de laatste dag van de maand. De op het WBS-element geboekte uren en kosten kunnen gecontroleerd worden via transactie CJI3 (Projecten: posten voor werkelijke kosten weergeven). Vul in de tussenschermen het controllinggebied en profiel in (beide 1000). Dan verschijnt het selectiescherm voor het postenoverzicht. Selecteer daarin bijvoorbeeld een bepaalde reeks WBS-elementen en/of kostensoort(groep)en (zie blz. 26 t/m 28). NB: Sluit alle kosten op het netwerkactiviteit-niveau in ieder geval uit, door eerst in het veld ‘Netwerkplan/order’ te klikken en vervolgens het = symbool te selecteren en het veld verder leeg te laten (zie het voorbeeld hiernaast). Het voorbeeld op de volgende bladzijde is gemaakt door in het selectiescherm alle WBSelementen die beginnen met R.27 te selecteren en ook een begin- en einddatum in te vullen. In het resulterende overzicht is daarna nog gefilterd op een personeelsnummer (van een medewerker met een volledige aanstelling, wiens uren verdeeld zijn over twee WBSelementen). Bovendien is nog gefilterd op kostensoort (52000 – 52199). In het voorbeeld zijn de kosten gegroepeerd per WBS-element, gesorteerd op kostensoort en gecombineerd met (sub)totalen. De layout van deze rapportage kan op allerlei manieren worden aangepast, o.a. via de knoppen in het blauwe kader (respectievelijk Layout wijzigen, Layout selecteren en instructies-voor-passieve-tijdverantwoording

status: DEFINITIEF

blz. 29 van 31

Layout opslaan). Het is ook mogelijk om meteen in het selectiescherm een bestaande layout te kiezen. De rapportage kan worden geëxporteerd naar Excel via een van de knoppen in de rode kaders (Lokaal Bestand of Microsoft Excel).

Omschrijving van de kolommen die relevant zijn voor de kosten van personele inzet: Kolom

Omschrijving

Toelichting

Pers.nr.

Personeelsnummer

Nummer van medewerker

Omschrijving

Omschrijving

Naam van medewerker

Object

Object

Nummer van CO-object (bijv. WBS-element of netwerkplan-/activiteit)

Objectomschrijving

Objectomschrijving

Omschrijving van CO-object (idem)

Boek.datum

Boekingsdatum

Hvh.ingev.

Totaal ingevulde hoeveelheid

Aantal doorgeboekte uren; zie ook de volgende blz.

GEh

Geboekte eenheid hoeveelheid

Eenheid: UUR

D/C

Debet/credit-teken

Kostensoort

Kostensoort

Nummer van de kostenrekening; zie blz. 7 en 26

Naam v. kostensoort

Naam van kostensoort

Omschrijving van de kostenrekening; idem

Wrd.versl.val.

Wrd.versl.val.

Bedrag

CO-val.

CO-val.

Valuta: EUR

Het voorbeeld bovenaan deze bladzijde betreft een medewerker van het IIS met prestatiesoort W13T8. Onderstaande tabel geeft de berekening van de geboekte kosten weer. Kostensoort

Kostensoortomschrijving

52000

Db uren PID-WP

Bedrag Berekening

52001

Opslag ov. PL WP

90,74 = 0,025 x 3.629,79

52002

Opslag ziekte WP

65,34 = 0,018 x 3.629,79

52003

Opslag wachtgeld WP

52006

Afd overhead WP

52007

Werkplekoverh. WP

3.629,79 = 70,06 x 51,81 **

103,09 = 0,025 x 3.629,79

Component * Bruto PL plus WGL: € 51,81 per uur Opslag overige PL: 2,50% Opslag ziekterisico: 1,80% Opslag wachtgeldrisico: 2,84%

1.846,78 = 70,06 x 26,36

Afdelingsoverhead: € 26,36 per uur

471,50 = 70,06 x 6,73

Werkplekoverhead: € 6,73 per uur

* Zie de informatie over de opbouw van de integrale uurtarieven op blz. 6 t/m 9 ** De berekening geeft een iets hoger bedrag (3.629,81) als gevolg van minieme afrondingsverschillen


status: DEFINITIEF

blz. 30 van 31

Het aantal doorgeboekte uren kan iets afwijken van de geplande uren. Hieronder is daarvan een voorbeeld uitgewerkt, waarin telkens 70,00 uur per maand is gepland op twee verschillende projecten. In de maand mei wordt echter 2 x 70,06 = 140,12 uur doorgeboekt, en in de maand april 2 x 69,90 = 139,80 uur.

Met transactie CAT3 (Urenformulier) kan de oorzaak van deze kleine variaties zichtbaar gemaakt worden. Vul daartoe het invoerprofiel in (Z999), de begindatum van de betreffende maand en het personeelsnummer. Onder ‘Werkvoorraad’ verschijnt dan de inzetplanning, en onder ‘Invoergebied’ de doorgeboekte uren.

Het urenformulier laat precies zien hoe de per maand geplande uren voor de doorboeking eerst worden verdeeld over het aantal dagen dat de betreffende maand telt. De resulterende uren per dag worden dan afgerond op twee decimalen (zie de schermvoorbeelden hieronder, onder ‘Werkvoorraad’). Deze afgeronde uren worden daarna per dag doorgeboekt en vervolgens weer bij elkaar opgeteld en afgerekend naar een WBS-element (zie hieronder onder ‘Invoergebied’). Het resulterende aantal doorgeboekte uren per maand (70,06 per WBSelement) wijkt door de eerdere afronding iets af van het oorspronkelijke aantal geplande uren per maand (70,00 per WBS-element). Omdat het aantal dagen per maand variabel is, is ook deze kleine afwijking variabel, zie de voorbeelden hieronder. De maand mei telt 31 dagen: Van inzetplanning per maand naar afgeronde inzetplanning per dag: 70 / 31 = 2,258064516  2,26 Van geboekte uren per dag naar afgerekende uren per maand: 2,26 x 31 = 70,06

De maand april telt 30 dagen: Van inzetplanning per maand naar afgeronde inzetplanning per dag: 70 / 30 = 2,333333333  2,33 Van geboekte uren per dag naar afgerekende uren per maand: 2,33 x 30 = 69,9


status: DEFINITIEF

blz. 31 van 31

Nieuwe werkwijze passieve tijdverantwoording

Recommend Documents