NCD AVONDCOLLEGE: FINANCE FOR NON FINANCIALS

NCD AVONDCOLLEGE: FINANCE FOR NON FINANCIALS 15-01-2015

1

Sander Boomman

LEERDOELEN  Hoofdlijnen Van de Finance → overzien / inzicht

 Tips en Trucs Streetwise informatie

 Leren doorvragen Wat is relevant en wat niet, erdoor heen prikken

 Valkuilen voorzien

2

19-1-2015

ONDERWERPEN VOOR VANAVOND

 Kengetallen (doorgronden)

 Budgettering, kostprijscalculatie

 Cashflow, liquiditeitsbegroting en financiering

 Administratieve Organisatie, financieel toezicht

 Financiële rapportage (doorgronden, hoe, hoe vaak)

 Eventuele aanvullingen?

 Omgang met accountants, bankiers en investeerders  Risicobeheersing / risicomanagement

3

19-1-2015

BASISPRINCIPE FINANCE VOOR NON FINANCIALS KIS – KEEP IT SIMPLE !! Als je als woningbouwcorporatie honderden miljoenen moet bijstorten naar je bank, moet iemand toch bedenken dat dat raar is? Of als je een Pools project hebt waar de financiering niet rond is? Als je interne managementinformatie niet een druk op de knop is, maar veel handmatige bewerking nodig heeft, dan moet iemand toch bedenken dat dat opmerkelijk is? Als er meer dan 1 A4tje nodig is voor de headlines, dan moet iemand toch bedenken wat eigenlijk de essentie is? 4

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES EN KERNBEGRIPPEN Financieel proces en Kernbegrippen  Financieel proces  Beleid  Begroting / budget  Financiële administratie

 Tussentijdse verslaggeving en evaluatie  Jaarrekening  Decharge

 Kernbegrippen  Weerstandsvermogen (solvabiliteit)  Werkkapitaal (liquiditeit)

5

19-1-2015

DEEL 1: HEADLINES FINANCIEEL PROCES Inzicht in de basis van het financiële proces

Beleid

6

Begroting

Financiële administratie

Tussentijdse financiële overzichten

Jaarrekening

Controle

19-1-2015

Decharge

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Beleid

 Visie, missie en strategie van de onderneming (weten jullie alles van)  Voornemens over het beleid (beleidsplan, business case, actieplan etc)  Vertaling beleid / activiteiten naar de begroting / budget  Financiële uitwerking van het beleid → wie begroot hier niet?

7

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Begroting – Deel 1

 Soorten begroting  Meerjarenbegroting  Jaarbegroting  Liquiditeitsbegroting  Werkbegroting / activiteitenbegroting/projectbegroting/budget  (Investeringsbegroting)

 Autorisatie begroting door directie, vaak kaderstellend / mandaterend 8

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Begroting – Deel 2

 Onderdelen van de begroting  Verwachte inkomsten: omzet, subsidies, projectbijdragen, overige inkomsten  Verwachte uitgaven: kostprijs van de omzet, organisatiekosten en/of activiteitkosten  Organisatiekosten: personeel, huisvesting, organisatie, afschrijvingen, overige kosten  Activiteitkosten: kosten inzake uitvoeren van activiteiten / projecten

 Tip! Maak onderscheid:  Vaste en variabele inkomsten

 Vaste en variabele kosten

9

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Financiële administratie voeren – Deel 1

 Boekhoudplicht - gewoon de wet!  BW2 T9 artikel 2:10, lid 1 en 2 “Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op

zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend. Onverminderd het bepaalde in de volgende titels is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon op te maken en op papier te stellen.” 10

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Financiële administratie voeren – Deel 2

 Registreren van:

 Tip! Let op het onderscheid tussen:

 Kosten (inkoopnota’s, declaraties)

 Baten en ontvangsten

 Baten (factureren, ontvangen gelden,

 Kosten en uitgaven

toezeggingen)  Bezittingen en vorderingen  Banktegoeden  Schulden en verplichtingen

11

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES (Tussentijdse) evaluatie

 Periodiek tussentijdse informatie → sturingsmiddel directie  Confrontatie werkelijkheid versus begroting en wat is nieuwe verwachting  Budgetbewaking  Hoe vaak? Wat erin? Dat bepaal je als gebruiker!

12

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Jaarrekening

 Na afloop jaar: werkelijkheid (jaarrekening) versus begroting → verantwoording afleggen  Aandeelhoudersvergadering stelt uiteindelijk de jaarrekening vast  Veel wettelijke spelregels over de jaarrekening en jaarverslag  TIP! Wat wil je met je jaarrekening doen? Alleen publiceren? Gebruiken voor offerteaanvraag? Als PR verslag etc.? Dat bepaalt mede de hoeveelheid energie en inhoud ervan. 13

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Jaarrekening - Verantwoordingsplichten

Art 48 lid 1 BW2: “Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vennootschap en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en winst-en-verliesrekening met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders en commissarissen: ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijk bestuurders in rechte vorderen dat zij deze

verplichtingen nakomen”.

14

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES (Accountants) Controle – Deel 1

 De wet regelt accountantscontrole voor alle middelgrote ondernemingen.  Bij NPO: Art 48 li 2 BW2 “Ontbreekt een raad van commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van tenminste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. De commissie onderzoekt de stukken bedoeld in de tweede zin van lid 1, en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen.”

 (Kas)commissie (commissie van twee of meer leden benoemd door ALV) of

 Accountant (verplicht bij middelgrote en grote ondernemingen) 15

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES (Accountants) Controle – Deel 2

Bepaal aan de hand van onderstaande tabel zelf de omvang van uw onderneming Klein

Middelgroot

Groot

(1) Balanstotaal

< 4,4 mln

< 17,5 mln

> 17,5 mln

(2) Baten

< 8,8 mln

< 35 mln

> 35 mln

(3) Gem. aantal FTE

< 50

< 250

>250

→ tenminste voldoen aan twee van de drie criteria, gedurende twee jaar. 16

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES (Accountants) Controle – Deel 3

 TIPS voor een betere accountantscontrole:  Bespreek alle belangrijke risico’s van uw onderneming met de accountant en bespreek zijn risicoanalyse van uw onderneming  Overleg voor balansdatum met uw accountant over schattingsposten (voorzieningen, waarderingen etc).

 Vraag schriftelijke terugkoppeling over controles (beknopt, zowel organisatie verbeterpunten als opgemerkte tendensen in cijfers; juridische elementen in bijlagen)  Maak goede afspraken qua timing, verwachtingen en kosten.  Evalueer iedere twee jaar met uw accountant de wijze van samenwerken.  Waardeer dat iemand kritisch naar uw organisatie kijkt!!

17

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Decharge

 De AVA of Ledenvergadering verleent decharge aan het bestuur.  Decharge: goedkeuring van de verantwoording (jaarrekening en jaarverslag) maar ook goedkeuring gevoerd bestuur en gevoerd beleid.

18

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Balans – deel 1

Activa

Passiva

 Bezittingen  Of: welke zaken heeft het bedrijf in bezit  (Debetzijde)

 Eigen vermogen  Voorzieningen  Schulden  Of: hoe zijn deze zaken gefinancierd  (Creditzijde)

19

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Balans – deel 2

Activa worden gesplitst in:

Passiva worden gesplitst in:

 Vaste activa  Vlottende activa

   

20

Eigen vermogen Voorzieningen Schulden lange termijn Schulden korte termijn

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Balans – deel 3

Activa Vaste activa:  Immateriële v.a. (vb) website

Passiva  Eigen vermogen Geplaatst kapitaal / overige reserves / NPO: bestemmingsreserves

 Materiële v.a.

 Voorzieningen

(vb) gebouwen

(vb) onderhoud

 Financiële v.a. (vb) effecten / deelnemingen 21

 Schulden lange termijn (vb) hypotheek

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Balans – deel 4

Activa

Passiva

 Vlottende activa:

 Schulden op korte termijn:

 Voorraad en OHW

 Crediteuren

 Debiteuren

 Nog te betalen posten

 Vooruitbetaalde posten

 Overige schulden

 Overige vorderingen

 Rekening-courant schuld aan bankier

 Liquide middelen 22

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Balans – deel 5

Eigen vermogen is buffer/weerstandsvermogen

 Vraag: welk weerstandvermogen aanhouden? Vuistregels uit de praktijk:  zonder doorlopende lasten:1/2 jaar  met doorlopende lasten: 1 jaar

 Doel: tijd hebben om  nieuwe inkomsten te genereren

 beheerst af te bouwen 23

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Balans kengetallen De belangrijkste kengetallen van de balans zijn:  Solvabiliteit: De mate waarin een onderneming in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen op langere termijn. Solvabiliteit word bepaald door de verhouding eigen vermogen/totaal vermogen. Hoe hoger het eigen vermogen hoe hoger/beter het solvabiliteitspercentage.  Liquiditeit: De mate waarin de onderneming is staat is om op korte termijn aan haar financiële verplichtingen te voldoen.  Werkkapitaal: Het werkkapitaal geeft inzicht in de opbouw van de liquiditeit TIP DIT HEEFT AANDACHT NODIG!

24

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Balans kengetallen deel 2

 Solvabiliteit: Eigen vermogen / balanstotaal  Liquiditeit: Current ratio:

Vlottende activa / schulden op k.t.

Quick ratio:

(vlottende activa minus voorraden) / schulden op korte termijn

 Werkkapitaal: Vorderingen + liquide middelen = vlottende activa – kortlopende schulden = werkkapitaal

25

19-1-2015

HEADLINES FINANCIEEL PROCES Werkkapitaal

 Werkkapitaal (of netto-werkkapitaal) is het verschil tussen de vlottende activa (zoals voorraden, debiteuren en liquide middelen) en de vlottende passiva (zoals crediteuren en andere kortlopende schulden) van een organisatie.  Werkkapitaal is de resultante van de bedrijfsvoering.  Werkkapitaalbeheer: het effectief en efficiënt beheren van werkkapitaal met als doel minimalisering van het benodigde werkkapitaal en de financiering daarvan. 26

19-1-2015

KENGETALLEN WINST- EN VERLIESREKENING Kengetallen  Rendement is van belang om een voldoende reserves te vormen c.q. om uitgekeerd te worden aan aandeelhouders. Gestreefd kan worden naar een vooraf bepaald rendement op het resultaat.  Rendement: Netto resultaat/totale omzet (let op: hier zien we ook allerlei andere begrippen zoals EBIT, EBITDA, REV etc.)  Verhouding vaste / variabele kosten is van belang voor het bepalen van de flexibiliteit van de onderneming.  Als variabele inkomsten wegvallen kunnen variabele kosten direct worden beëindigd maar lopen de vaste kosten nog door. 27

19-1-2015

ATTENTIE PUNTEN TOELICHTING BALANS  Waardering van voorraden of onderhanden projecten  Vorderingen: inbaar?  Liquide middelen: staan ze ter vrije beschikking?  Eigen vermogen: zijn er beperkingen op de reserves (bijv. wettelijk niet uitkeerbaar?) en gaan alle vermogensmutaties via de winst-enverliesrekening?

28

19-1-2015

ATTENTIE PUNTEN TOELICHTING BALANS Voorzieningen

 Voorzieningen:  Welke zijn er?  Welke zijn er niet, die je wel verwacht?

 Schulden lang en kort: welke zekerheden zijn verstrekt?  Zijn de ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen volledig?

29

19-1-2015

OVERIGE FINANCIËLE ZAKEN Bestuurdersaansprakelijkheid vanuit financieel perspectief

Artikel 2:9 BW Elke bestuurder is tegenover de rechtspersoon gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de werkkring van twee of meer bestuurders behoort, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk ter zake van een tekortkoming, tenzij deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden.

30

19-1-2015

BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID Belangrijke aanleidingen tot aansprakelijkheid?  Onrechtmatige daad (artikel 6:162 BW)  Misleidende financiële toestand (artikel 2:139 jo 2:50a/300a BW)  Niet in acht nemen van statutaire bepalingen → PM: Vaststellingstermijn voor de jaarrekening!!!

31

19-1-2015

BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID Wie stelt de bestuurder(s) aansprakelijk?

 Derden  Werknemers

 Individuele leden  Curator?

32

19-1-2015

BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID Decharge

 Decharge: ontslag van bestuurders(s) uit aansprakelijkheid jegens de rechtspersoon, voortvloeiend uit het handelen (en/of nalaten) van het bestuur of een bestuurder.  Reikwijdte: De décharge strekt niet verder dan tot datgene wat uit de jaarstukken blijkt (NJ 1924/1107) dan wel dan tot hetgeen in verband van de aandeelhoudersvergadering is medegedeeld (NJ 1997/360)  Vernietiging besluit tot décharge mogelijk!

33

19-1-2015

BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID  Zo mogelijk zelf maatregelen nemen  Het toezichthoudend orgaan en de overige bestuursleden (bewijsbaar) inlichten over de bezwaren en verzoeken om maatregelen.  Ontslag nemen als statutair bestuurder  Vrijwaring (wie geeft deze af?)  Verzekering  Dossiervorming

34

19-1-2015

RISICOMANAGEMENT OF KANSENMM? Iedereen is ondernemer! Ook Not for Profit Organisaties …  Ondernemen = risico nemen (liefst gecalculeerd)  Kent u uw risico’s en zijn die vertaald naar uw organisatie?  Ondernemen = kansen zien en vastgrijpen  Kent u uw kansen en hoe worden deze gerealiseerd? 35

19-1-2015

RISICOMANAGEMENT Noodzaak voor risicobeheersing  Governance  ‘in control’ zijn  Aansprakelijkheid bestuurders  De stakeholders zijn kritischer geworden

 De vraag naar meer transparantie  Maar gaat het niet veel meer om de juiste kansen te pakken, coachen op ondernemerschap en van de zes een tien maken in plaats van te voorkomen dat er onvoldoendes zijn….

36

19-1-2015

RISICOMANAGEMENT

Risico’s:

Risicomanagement:

 Gebeurtenissen of situaties die mogelijk kunnen optreden (kans)

Nadenken over mogelijke risico’s die gevolgen kunnen hebben voor de doelstellingen en deze beheersen.

 Schade veroorzaken aan de doelstelling (impact)

37

19-1-2015

RISICOMANAGEMENT-PROCES Belangrijke uitgangspunten  Zichtbare ondersteuning vanuit directie en toezichthouder  Nadruk voordelen risicomanagement richten op eigen functioneren  Aanstellen van een aanjager  Risicomanagement aansluiten bij cultuur  Risico’s in bestaande communicatie- en rapportagestructuur  Risicomanagement volgt zeggenschap / verantwoordelijkheid

38

19-1-2015

RISICOMANAGEMENT-PROCES Een cyclisch proces

1) Risicoanalyse

2) Beheersingsmaatregelen

3) Implementatie maatregelen

4) Meten/evalueren

5) Actualiseren risico’s

39

19-1-2015

RISICOMANAGEMENT-PROCES

1. Risico analyse

2.

 Doelstelling risicoanalyse  Risico’s definiëren  Vaststellen prioriteit in risico’s (kans op …..)

Mogelijke maatregelen:  Vermijden  Verminderen  Overdragen  Accepteren

40

Opzet beheersingsmaatregelen

19-1-2015

RISICOMANAGEMENT-PROCES

3. Implementatie beheersingsmaatregelen Belangrijk bij implementatieproces    

41

beheersingsmaatregelen duidelijk bestuur en management de noodzaak uitdragen verankering maatregelen in dagelijkse activiteiten en processen duidelijke communicatie

19-1-2015

RISICOMANAGEMENT-PROCES 4.

Meten en evalueren

 Werking beheersingsmaatregelen vaststellen  Uitkomst registreren  Evalueren maatregel gewenst effect 5.

Actualiseren risico-analyse

 Periodiek actualiseren van de risico’s

42

19-1-2015

VALKUILEN RISICOMANAGEMENT-PROCES Aantal valkuilen  Risicomanagement toezicht instrument i.p.v. beheersfunctie  Onvoldoende communicatie over doelstelling(en)  Te ambitieuze doestellingen  Afname aandacht na uitvoerige risico analyse Risicomanagement werkt het best als iedereen in een organisatie er bewust werk van maakt en dit in de organisatiecultuur en de dagelijkse gang van zaken is verankerd.

43

19-1-2015

CONTACT Drs. Sander Boomman RA

Partner Aandeelhouder Register-Accountant [email protected] 088-2771227 06-24224760 nl.linkedin.com/in/sanderboomman Twitter: @sanderboomman

44

19-1-2015