ODDĚLENÍ PERSONÁLNÍ
I.
Základní informace o projektu Název
projektu:
Systém
interního
lektorství
jako
nedílná
součást
komplexního systému rozvoje a vzdělávání zaměstnanců Firma:
Statutární město Hradec Králové Československé armád y 408 502 00 Hradec Králové www.hradeckralove.org
Nominace projektu: Mgr. Markéta Bartušová, tajemnice magistrátu města Představení a prezentace projektu: Mgr. Radomíra Nováková, Bc. Markéta Holubová, specialistk y pro rozvoj a vzdělávání zaměstnanců (kancelář tajemníka - personální oddělení) tel.: 495 707 286, e-mail:
[email protected] tel.: 495 707 285, e-mail:
[email protected] Kategorie: 3. Kategorie - Projekt y podávané veřejnými, státními subjekt y a neziskovými organizacemi Autor projektu: Ing. Jaroslav Kříž, Ph.D., vedoucí personálního oddělení (kancelář tajemníka) tel.: 495 707 280, e-mail:
[email protected] II.
Popis projektu Proč interní lektorství (výchozí situace)? V návaznosti na koncepční řízení lidských zdrojů b yl v roce 2009 ve své první
fázi
spuštěn
Systém
interního
lektorství
(dále
S ystém
IL)
s následujícími cíli: •
zefektivnit rozvoj a vzdělávání zaměstnanců v podmínkách magistrátu města (propojení externího a interního vzdělávání),
•
nabídnout zaměstnancům prostřednictvím pozic interních lektorů (dále IL) další rozvoj horizontální odborné kariéry, interní lektoři b yli nominováni 1
ODDĚLENÍ PERSONÁLNÍ
na základě s ystémového ročního hodnocení zaměstnanců, •
podporovat
předávání
informací
a
sdílení
znalostí
a
dovedností
rozvoje
a
vzdělávání
zaměstnanců zařazených do magistrátu města, •
optimalizovat
finanční
prostředk y
v oblasti
zaměstnanců (ekonomický faktor neb yl primárním, ale doprovodným důvodem vzniku S ys tému IL). Na které oblasti je Systém IL zaměřen? Systém interního lektorství je záměrně koncipován na předávání odborných znalostí/hard
skills
a
IT
dovedností
v návaznosti
na
pracovní
pozici,
kompetence a know-how konkrétního lektora. Z tohoto důvodu se S ystém interního lektorství nezaměřuje na sociální a komunikační dovednosti/soft skills a jaz ykové dovednosti. V podmínkách magistrátu města působí IL v následujících sekcích: a) průřezová (např. uživatelské IT dovednosti, právní minimum, veřejné zakázk y, nástupní školení, BOZP, PO, bezpečnost informací - ISMS, e-Spis), b) specializovaná odborná (např. EIS, specifické IT aplikace), c) odborová (např. metodika útvaru, garant adaptace, webmaster). Interní lektoři jsou využíváni podle definovaných vzdělávacích oblastí, jejich periodického
opakování
a
zejména
aktuálních
vzdělávacích
potřeb,
identifikovaných v rámci ročního hodnocení zaměstnanců. Z tohoto pohledu lze konstatovat, že skupinu IL lze dále rozdělit na aktivně/pravidelně školící IL, lektory školící v případě vzniku potřeb y vzdělávání, interní metodik y a garant y (realizují převážně individuální konzultace). V rámci
S ystému
IL
je
zpracováno
Portfolio
vzdělávacích
oblastí,
které je průběžně aktualizováno (viz Příloha č. 1). Pro koho je interní lektorství určeno (cílová skupina)? Systém IL je určen pro zaměstnance na různých stupních řízení (management, řadoví
zaměstnanci).
Jedná
se
o
(stav k 31. 12. 2012) v rámci 19 odborů. 2
celkový
počet
410
zaměstnanců
ODDĚLENÍ PERSONÁLNÍ
Čím byl z hlediska Systému IL rok 2012 významný? V tomto roce byl Systém IL zakomponován jako nedílná součást nově nastaveného
systému
rozvoje
a
vzdělávání
zaměstnanců
zařazených
do magistrátu města, jako jeden z 3 pilířů/základních atributů. Jedná se o t yto 3 pilíře: 1) S ystém interního lektorství, 2) externí vzdělávání v oblasti odborných znalostí, 3) vzdělávání
v oblasti
sociálních,
komunikačních
a
manažerských
dovedností. Kontinuální rozvoj Systému IL b yl v roce 2012 dále zaměřen na: •
v yhodnocení
a
zapracování
podnětů
získaných
v rámci
pravidelného
hodnocení zaměstnanců, •
věcnou revizi kvalitativních a kvantitativních ukazatelů v yhodnocování činnosti IL,
•
podporu aktivního přístupu IL (rozšíření nabídk y témat v návaznosti na analýzu potřeb cílových skupin, nové možnosti prezentací),
•
v ytvoření odborné sekce/komunikačního prostředí pro IL na intranetu, včetně praktické příručk y pro IL,
•
technickou podporu s ystému (v ytvoření aplikace k registraci na vzdělávací akce).
Jaké byly v roce 2012 klíčové aktivity (časový harmonogram projektu)? 1. Začlenění
interního
lektorství
do
systému
rozvoje
a
vzdělávání
zaměstnanců prostřednictvím směrnice tajemnice magistrátu města (05/2012). 2. Věcná revize kvalitativních a kvantitativních ukazatelů v yhodnocování činnosti IL (05/2012). 3. Vyhodnocení
a
zapracování
podnětů
získaných
v rámci
hodnocení
zaměstnanců 2012, analýza potřeb cílových skupin (05/2012). 4. Aktualizace Portfolia vzdělávacích akcí zabezpečované IL (05/2012). 5. Zpracování příručk y pro IL - praktický manuál pro činnost IL v rámci magistrátu města (08/2012). 3
ODDĚLENÍ PERSONÁLNÍ
6. Spuštění nového komunikačního prostředí/odborné sekce pro IL (10/2012). 7. Spuštění nové technické aplikace pro registraci zaměstnanců na vzdělávací akce (10/2012). 8. Komunikační kampaň (průběžně). Jaký je současný stav interního lektorství? •
počet vzdělávacích oblastí/podoblastí: 7/43
•
počet IL: 44 (11% z celkového počtu zaměstnanců)
•
počet aktivně školicích IL a metodiků: 30 (ostatní jsou v yužíváni dle aktuální potřeb y)
•
aktuální stav činností ve fázi příprav či realizace: rozšíření technické aplikace o v yhodnocování zpětné vazb y na realizované akce a na činnost jednotlivých IL; analýza možností zařazení nových témat; větší v yužití multimediálních výukových prostředků
III.
Hodnocení projektu Co podstatného přinesl Magistrátu města Hradec Králové rok 2012 z pohledu interního lektorství? Z dlouhodobého hlediska je nejvýznamnější přidanou hodnotou zásadní kvalitativní změna, kd y S ystém IL se v roce 2012 stal integrální součástí uceleného a jednotného s ystému rozvoje a vzdělávání zaměstnanců, což přináší s ynergické efekt y, např. v další optimalizaci finančních prostředků. Potvrdil se předpoklad, kdy zaměstnanci oceňují možnost absolvovat
vzdělávací
akce
přesně
nastavené
pro
jejich
potřeb y,
pod vedením lektora - koleg y (s možností následných konzultací), v rámci známého prostředí (v sídle magistrátu města či přímo na pracovišti), v kratším časovém úseku (max. 3 hod./akce). Také výstup y z hodnocení zaměstnanců v roce 2012 ukázal y, že S ystém IL je z pohledu zaměstnanců přínosný a účelně nastavený, vedle podpory s ystému posk ytli zaměstnanci (v
rozsahu
59%
připomínk y/podnět y
z celkového z hlediska
počtu
dalšího
vzdělávacích akcí. 4
zaměstnanců) zkvalitnění
konstruktivní
nabídk y
interních
ODDĚLENÍ PERSONÁLNÍ
Jaká je role personálního oddělení (HR oddělení)? Personální oddělení zajišťuje metodickou podporu, včetně průběžného v yhodnocování lektorské činnosti v rovině kvalitativních ukazatelů (přínos realizovaných akcí, aktivita IL, kvalita lektorských dovedností atd.) a kvantitativních ukazatelů (evidence počtu realizovaných akcí, počet účastníků, náklad y na externí vzdělávání IL). Vyhodnocení probíhá v následujících úrovních/fázích: 1) průběžné kontrol y/náslech y na akcích, 2) komunikace na úrovni personálního oddělení, vedoucích zaměstnanců, IL a účastníků vzdělávacích akcí, 3) manažerské konzultace tajemnice magistrátu města s vedoucími odborů. Zpětná vazba a její v yhodnocování je významná ze dvou důvodů, jednak v nastavení koncepčních cílů pro následující období, ale také pro stanovení priorit v oblasti individuálního rozvoje interních lektorů. Závěrem několik v ybraných ukazatelů za rok 2012 (implementace nového s ystému rozvoje a vzdělávání zaměstnanců) a 2009 (1. fáze S ystému IL)
Ro k
P o čet se mi n ář ů P o čet r eal izo va ný c h p r o š ko l e ný c h in ter n í m o so b I L le kto r e m ( I L )
P o čet p r o š ko l e ný c h o so b I L z c el ko vé ho p o čt u p r o š ko l e ný c h o so b v %
Usp o ř e né f i na nč n í p r o stř ed k y
Fi n a nč ní ú sp o r a v n á vaz no st i na r o zp o č et v %
2009
38
201
1 0 ,5
1 0 0 .0 0 0
5
2012
63
516
32
2 5 0 .0 0 0
25
Uspořené
finanční
prostředk y
b yl y
jednak
investován y
do
rozvoje
zaměstnanců v oblasti soft skills, zároveň b ylo možné efektivně snížit rozpočtové náklad y magistrátu města. Seznam příloh: Příloha č. 1: Portfolio vzdělávacích oblastí zabezpečované interními lektory Příloha č. 2: SWOT analýza projektu
5
ODDĚLENÍ PERSONÁLNÍ
Příloha č. 1
Portfolio vzdělávacích oblastí zabezpečované interními lektory* Oblasti IS Agendio 1. Ekonomika
Rozpočet Bezpečnost informací Matrika Památková péče Posk ytování příspěvků, dotací Požární ochrana Právní minimum Přestupkové řízení Vnitřní kontrolní s ystém Vyřizování petic a stížností Veřejné zakázk y Spisový a skartační řád
2. Legislativa
Správní řád všeobecně (SŘ) SŘ ve vazbě na matriku SŘ ve vazbě na přestupk y SŘ ve vazbě na rušení trvalého pob ytu Stavební zákon Stavební řízení Územní rozhodování Vodní zákon Volb y Zákon o ochraně utajovaných skutečností Zákon y č. 133/2000, 328/1999 a 329/1999 Sb. BOZP
3. Personální záležitosti
Personální proces y v rámci magistrátu města Portál P IS VEMA 6
ODDĚLENÍ PERSONÁLNÍ
ASPI CzechPoint Geoinformatika 4. Specifické IT aplikace
Intranet, Extranet Nástěnka Spisová služba Projekční program y Usnesení RM, ZM
5. Školení řidičů
Školení řidičů referentů
referentů
Organizace jízd, informace před jízdou MS Word, MS Excel, MS Outlook
6. Uživatelské IT
Obecné IT dovednosti
dovednosti
Vyšší uživatelské IT dovednosti Základní pravidla práce s IT
7. Veřejná správa
Firemní kultura
a samospráva
Veřejná správa a samospráva
* Poznámka: Portfolio
neobsahuje
nabídku
oblastí
odborovými metodiky - interními lektory.
7
garantovanou
a
realizovanou
ODDĚLENÍ PERSONÁLNÍ
Příloha č. 2 SWOT analýza: S ystém interního lektorství Magistrátu města Hradec Králové
Silné stránky:
Slabé stránky:
•
podpora CEO
•
•
leadership představitele HR
•
návaznost na další personální
(i kd yž minoritní) IL •
předávání/sdílení know how
•
v yužití potenciálu talentů
•
pozitivní zpětná vazba
•
slabší propustnost informací po vertikální linii
proces y •
nižší aktivita určité části
•
absence části IL z důvodu odchodu na MD/RD
•
ve specifických případech
od zaměstnanců v rámci
přesvědčení, že externího lektora
hodnocení/2012
nemůže IL nahradit
kvalitní technické zázemí
Příležitosti:
Hrozby:
•
rozvoj horizontální odborné
•
konec podpory CEO
kariéry talentů
•
konec leadershipu představitele HR
další optimalizace finančních
•
omezení lektorské činnosti
• •
prostředků
v souvislosti s rozsahem pracovní
rozvoj a vzdělávání zaměstnanců
agend y IL •
dle potřeb, ne dle přání •
prostor realizovat progresivní HR
a nepřehlednosti •
trend y z privátního sektoru v podmínkách veřejné správ y •
zvyšování legislativní náročnosti
nes ystémové zásah y do fungování organizace
výběr nových zaměstnanců s lektorskými dovednostmi
8
