NÁVRH Vzorový spisový a skartační plán pro ústřední úřady Úvodní poznámka Návrh Vzorového spisového a skartačního plánu pro ústřední úřady zahrnuje pouze obecné a ekonomické agendy, které jsou pro ně společné. Speciální agendy, vzhledem k jejich různorodosti, zde nelze uvádět. Také spisové a skartační znaky nebyly přidělovány, poněvadž dříve všeobecně používané MDT (třídy 0 – 9) již nepřevládá a používá se někdy i více než 20 hlavních tříd nebo naopak menší počet tříd než 10. Poznámka: Vzorový spisový a skartační plán nemá v podstatě žádnou předlohu. Pouze po roce 1945 byl vydán Spisový plán pro národní podniky průmyslové (Československý ústav práce, v r. 1950) a dále Ministerstvo vnitra vydalo nejprve v r. 1948 „Prozatímní spisový plán pro vnitřní správu“ a v r. 1950 „Spisový plán (pro úřední potřebu)“. V žádných těchto plánech však nebyly uváděny skartační znaky a lhůty a také jejich členění neodpovídá současným požadavkům na ukládání dokumentů (pouze v plánu z r. 1950 skupina Veřejná správa a skupina Vedení a správa úřadu (orgánu) koresponduje do jisté míry s dnešními spisovými a skartačními plány. Velmi uvítáme, jestliže nám zašlete své připomínky buď písemně nebo e-mailem, eventuelně i telefonicky – 974 847 453 – Žabka, jak ke spisovým znakům, tak skartačním znakům a lhůtám. Děkujeme 5. oddělení Národního archivu
Vedení a organizace ministerstva Statutární písemnosti - statut - podklady ke statutu
A5 V5
Organizační záležitosti - vznik (event. zrušení) ústředního orgánu - organizační řád - reorganizace (celková) - organizační schémata, organizační změny - organizační záležitosti jednotlivých útvarů
A5 A5 A5 A5 V5
Ostatní vnitřní předpisy - obecně - bezpečnostní řád - spisový řád a spisový skartační plán - podpisový řád - pracovní řád - řád oběhu účetních dokladů - další vnitřní předpisy
V5 A5 A5 A5 A5 A5 V5 1
Porady - porady vedení ústředního orgánu (s podklady) - úkoly z porad vedení, jejich plnění - porady zásadního významu - porady zásadní významu pro činnost ústředního orgánu (celorepublikové, meziresortní) včetně podkladů - porady útvarů - porady mimo ústřední orgán (podklady, zápisy, zprávy) - příkazy ústředních orgánů týkající se původce
A 10 V5 V5 A 10
Konference (sympozia) celostátní, celoresortní, pořádané ústředním orgánem nebo za jeho účasti - pozvánky, program, zápisy z jednání, usnesení, přílohy, presenční listina - ostatní materiály
A 10 V5
A 10 V3 A 10
Komise a poradní orgány (zřízené ústředním orgánem, mezistátní, meziresortní) - statut, jednací řád, organizační záležitosti - jmenování členů - zápisy z jednání (včetně podkladů), pozvánky, program, presenční listina - plány práce - zprávy o činnosti, závažná rozhodnutí - metodické materiály - materiály pracovních skupin - jednací řád, jmenování členů, materiály z jednání - ostatní Zprávy o činnosti zástupců ústředního orgánu ve významných a mezinárodních orgánech, organizacích, komisích apod.
A 10
Hlavní úkoly - plán na období roční a delší, přehled hlavních úkolů - plnění plánu za období roční a delší - rozpis plánu hlavních úkolů - prognózy, programy dlouhodobé koncepce - souhrnné a hodnotící zprávy za celý resort a za období roční a delší
A5 A5 S5 A 10 A 10
Styk s Parlamentem ČR - materiály pro jednání Poslanecké sněmovny týkající se ústředního orgánu - materiály pro jednání Poslanecké sněmovny netýkající se ústředního orgánu - materiály pro jednání Senátu týkající se ústředního orgánu - materiály pro jednání Senátu netýkající se ústředního orgánu - zásadní korespondence - ostatní
A 10 A 10 A 10 A3 A5 A5 A5 V5
A5 S5 A5 S5 A5 S5
2
Styk s Kanceláří presidenta republiky - zásadní korespondence - ostatní Styk s ostatními ústředními orgány státní správy (včetně vlády ČR) - usnesení vlády týkající se ústředního orgánu - vlastní materiály do vlády - materiály pro jednání vlády (došlé) - informace pro ministra k těmto materiálům - korespondence s ústředními orgány státní správy - materiály Legislativní rady vlády týkající se ústředního orgánu (stanoviska a zápisy z jednání) - materiály Legislativní rady vlády netýkající se ústředního orgánu (stanoviska a zápisy z jednání)
A5 S5
A5 A 10 S5 V5 V5 A5 S5
Styk s politickými stranami, odborovými a společenskými organizacemi - zásadní korespondence A5 - ostatní S5 Organizace založené nebo zřízené ústředním orgánem - zakládací a zrušovací listiny, usnesení vlády - delimitace, slučování organizací, organizační řády, organizační záležitosti, náplň činnosti a její změny - jmenovací dekrety ředitelů - výroční zprávy a rozbory - rozpočty - ostatní dokumenty Transformace a privatizace resortních organizací - schválené privatizační projekty a jejich realizace, podklady, notářské zápisy - neschválené privatizační projekty, podklady - dohadovací řízení, stížnosti k privatizačním projektům - likvidace organizací, převody majetku - soudní spory v oblasti likvidace organizací - stanoviska k dotazům a vyjádření týkající se průběhu a ukončení likvidace organizací Mezinárodní styky Mezinárodní organizace, spolupráce s jednotlivými státy, právnickými a fyzickými osobami - přehledy, analýzy, zprávy o spolupráci s jinými státy - mezinárodní smlouvy, dohody - zprávy o plnění smluv a dohod - návštěvy a delegace – programy, zprávy o přijetí - ostatní Mezinárodní kongresy, sjezdy, symposia, festivaly, soutěže, výstavy, veletrhy apod. - programy, zprávy o průběhu, zásadní materiály - ostatní
A5 A5 A5 A5 A5 V5
A5 V 10 V 10 A 10 A 10 V5
A 10 A 10 A 10 A5 V5
A5 S5
3
Informační střediska a jiná zařízení v zahraničí Zprávy ze služebních cest do zahraničí (pracovníci ústředního orgánu) Zprávy ze služebních cest do zahraničí (pracovníci přímo řízených organizací)
V5 A5 V5
Spolupráce s mezinárodními nevládními a mezivládními organizacemi Organizace spojených národů - úmluvy a rezoluce OSN a zprávy o jejich plnění - ostatní agenda OSN ve vztahu k ústřednímu orgánu UNESCO - úmluvy, doporučení, rezoluce, plnění závazků z nich vyplývajících - programy UNESCO a jejich realizace týkající se ústředního orgánu
V 10 A5
V 10 A 10
Další mezinárodní organizace (WPO, WTO atd. – řadit podle organizací) Integrace a členství v Evropské unii - legislativa EU - programy EU - mise v EU - tištěné materiály, zpravodaje, věstníky, - odborné podklady pro ministra a ostatní resorty - podklady pro Ekonomicko-finanční radu EU (ECOFIN) - podklady pro Radu přidružení - výsledky jednání ČR – EU včetně dokumentů - Národní program - roční aktualizace Národního programu - vyřizování konkrétních případů Rady Evropy - ostatní agenda Rada Evropy - legislativa Rady Evropy - programy Rady Evropy - ostatní agenda Fondy Evropské unie - Phare - strukturální fondy - operační program Průmysl a podnikání
V 10 A 10 V5 V 10 A 10 A 10 A 10 A 10 A 10 A 10 A 10 V 10
V 10 A 10 V 10
V 10 V 10 A 10
Legislativa, právní a majetkoprávní záležitosti Zákony a nařízení - návrhy věcných záměrů zákonů, nařízení vlády a vyhlášek (vlastní) - stanoviska k cizím návrhům
A 10 V5
4
Právní předpisy, instrukce, směrnice a pokyny - obecně - vlastní - cizí
V5 A5 V 5 (po skončení
- stanoviska k cizím návrhům - povolování výjimek z právních předpisů - výklad právních předpisů ve věcné působnosti ústředního orgánu
V5 V5 A 10
platnosti)
Právní a majetkoprávní záležitosti Evidence nemovitostí - smlouvy a rozhodnutí o nabytí a prodeji nemovitostí, o převodu vlastnického práva, delimitace, event. vznik, změna nebo zánik práva hospodaření - výpisy z pozemkových knih, zaměření nemovitosti - spory týkající se nemovitostí - odhady a oceňování nemovitostí
A 10 (po ztrátě platnosti) A 10 (po vyřazení z užívání) A 10 (po vyřazení z užívání) A 10 (po vyřazení z užívání)
- dokumentace ke vzniku, změně, nebo zániku, či převodu (přechodu) vlastnických práv, event. vzniku, změně, nebo zániku práva hospodaření A 10 (po vyřazení objektu z užívání)
- evidence movitého majetku - Privatizace - souhrnné zprávy, přehledy, analýzy - privatizační projekty s podklady (schválené) - privatizační projekty s podklady (neschválené)
S5 A5 A 10 V 10
- Restituce - vyvlastnění - výměry, dohody, odhady a jiné zásadní písemnosti - podkladové materiály
A5 A5 V5
- Konkurzy
V5
- Autorské právo, honoráře - smlouvy o užití autorských děl - honoráře
A 10 V5
- Licence, patenty, ochranné známky - licence - patentní listiny, přihlášky, patentní spisy - ochranné známky-výkresy a popisy, certifikáty
A 10 A 15 (? V15) A5
- Soudní spory, trestní řízení - předběžná opatření, usnesení a rozsudky soudu, nařízení výkonu rozhodnutí, nálezy
A 10
5
- Arbitráže - arbitrážní nálezy - podklady, návrhy
A 10 S5
- Posudky soudních znalců
A5
- Pokuty
S5
- Správní řízení a správní soudnictví - rozhodnutí a protokoly ve správním řízení A5 - návrhy, podklady S5 - rozkladová komise ( vyřizování rozkladů podaných proti rozhodnutí ústředního orgánu a vyřizování podnětů k přezkoumání rozhodnutí mimo odvolací řízení) A5 - výkon akcionářských práv ministerstva V5
Záležitosti ministra, náměstků Příkazy ministra Rozhodnutí ministra Opatření ministra Sdělení ministra Informace pro ministra
A5 A5 A5 A5 A5
Poradci ministra - jmenování - analýzy, posudky, závažné písemnosti - ostatní
A5 A5 S5
Korespondence ministra (včetně pozvánek, přání apod.) Projevy, přednášky, tiskové konference, články Publikační činnost ministra Veřejné funkce Záštity různým akcím Čestné ceny, dary Přijetí u ministra, delegace, návštěvy Zahraniční cesty ministra - příprava - zprávy, hodnocení Reprezentační fond
V5 A5 A5 V5 V5 S5 V5 S5 A5 S5
Záležitosti náměstků - příkazy a rozhodnutí náměstků - intervence - pozvání, přijetí, návštěvy, delegace - publikační činnost - korespondence
A5 S5 V5 V5 V5
Tisk, propagace - závažné informace a zprávy poskytované ministrem
A5
6
- tiskové zprávy - publikační činnost - ročenky ministerstva - věstník ministerstva - telefonní seznamy
A5 A5 A5 A5 A 3 (po aktualizaci)
Dokumentace - všeobecně - kino-fono-fotodokumentace - mapy, plány
V5 A5 V 10 (po skončení platnosti)
Kontrolní a revizní činnost, státní dozor Organizace a metodika, zabezpečení kontrolní činnosti v rezortu - závažné dokumenty - ostatní Plány kontrolní činnosti - roční - s kratší lhůtou, podklady Zápisy z jednání kontrolní komise Rozbory a vyhodnocení kontrolní činnosti - roční a delší - ostatní, podklady Hlášení o závažných škodách, nehodách a poruchách Kontroly a revize prováděné orgány státní správy na ministerstvu Vnitřní kontrola (kontroly, revize a prověrky prováděné vlastním kontrolním orgánem na ministerstvu) Kontroly, revize a prověrky prováděné orgány ministerstva v podřízených organizacích Realizace závěrů a opatření z kontrol Stížnost, žádosti a podněty občanů Analýzy, rozbory, statistiky, evidence, průzkumy styku s veřejností Petice (včetně vyřízení) Statistika Státní a rezortní statistické výkazy, hlášení, přehledy roční nebo s roční periodicitou (s komentářem) Státní a rezortní statistické výkazy, hlášení, přehledy s kratší než roční periodicitou Časové řady ukazatelů Sumáře statistických hlášení a výkazů Příprava výkazů, podklady Statistické průzkumy a zjišťování závažných jevů a činností - celý rezort - jednotlivé oblasti Jednorázová statistická šetření
A 10 S5
A5 S5 A5 A5 S5 A5 A5 V5 V5 V5 V 10 A5 V 10
A 10 S5 A 20 A 10 V5 A 10 A 10 V5 7
Klasifikace činností Výsledné publikace Českého statistického úřadu - týkající se rezortu - ostatní
A5 A 10 S5
Personální záležitosti, péče o zaměstnance Osobní spisy (pracovní smlouva, funkční zařazení, jmenování, platový výměr, zápočtový list, potvrzení o zaměstnání od předchozího zaměstnavatele, osobní dotazník, doklady o školení a zdravotní způsobilosti, pracovní hodnocení, pracovní náplň, propouštěcí a likvidační listy, pracovní spory, uvolnění do veřejných funkcí, výpovědi, změny pracovní doby, soudní rozsudky) - vedoucích a významných zaměstnanců - ostatní Systemizace (předpisy, tabulky, rozhodnutí o systemizaci ministerstva) Analýzy, dlouhodobé programy a plány, koncepce personální práce Analýzy zaměstnanosti na ministerstvu a v celém rezortu, přehledy a rozbory počtu pracovníků (roční a delší) Jmenování a odvolávání vedoucích pracovníků na ministerstvu a v rezortu Konkurzy na místa vedoucích pracovníků Konkurzy na ostatní místa Dohody o pracovní činnosti a o provedení práce Žádosti, dotazníky a pod. nepřijatých uchazečů Služební průkazy po skončení platnosti Vyznamenání a ceny - návrhy a zdůvodnění (realizované) - návrhy a zdůvodnění (nerealizované) Zákaz výkonu povolání Vysílání pracovníků do zahraničí (stáže, studijní pobyty apod.) - provozní záležitosti - zprávy, hodnocení Studium při zaměstnání Péče o zaměstnance - kolektivní smlouvy - programy sociální péče o zaměstnance - přehledy, výkazy a výsledky průzkumů a sociální a zdravotní péče (za období roční a delší) - nálezy a posudky odborných orgánů a komisí o zdravotním stavu zaměstnanců a hygienickém stavu pracoviště - fond kulturní a sociální péče (FKSP) - lázeňská péče - žádosti o byty - péče o důchodce Studium, školení, kurzy - stipendia, studijní úlevy, zabezpečení při studiu - školení, kurzy Náhrady stěhovacích, cestovních a jiných výdajů, odlučné Zdravotní a sociální pojištění
A 45 S 45 A 10 A 10 A 10 A5 A5 S3 S 10 S3 S1 A5 V5 A5 S5 V5 V5
A5 A5 A5 A5 S5 S5 S 10 S5 S5 S5 S5 S5
8
Přídavky na děti a jiné dávky sociálního zabezpečení Stravování Sportovní a mimopracovní činnost (zajišťování)
S5 S5 S5
Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP) - souhrnné zprávy, rozbory, přehledy - bezpečnostně technické předpisy - školící a kontrolní činnost - ochranné pomůcky - kontroly BOZP - pracovní úrazy vážné a smrtelné - pracovní úrazy ostatní - náhradové řízení
A5 A5 S5 S5 S5 A 10 S 10 S 10
Spisová služba - spisová služba všeobecně - centrální podací deník (protokol, rejstříky podacího deníku) - útvarové podací protokoly
V5 A5 S 3 (po uzavření)
- podací a doručovací knížky - protokoly utajované pošty - spisové a skartační řády vlastní (včetně spisových a skartačních plánů) - skartační návrhy a protokoly - archivní knihy
S3 A5 A5 A5 A 5 (po pořízení
- evidence dokumentů ústřední spisovny - lokační přehledy
A5 S 5 (po pořízení
- knihy zápůjček
nových) S 10 (po uzavření)
- protokoly o předání archiválií do Národního archivu - protokoly o ztrátách dokumentů (včetně utajovaných) - přírůstková evidence správního archivu - předávací seznamy z útvarů do ústřední spisovny a správního archivu - vzory formulářů a otisky razítek
A5 V 15 A5 A 10 A 5 (po
nových)
vyřazení z užívání)
- záležitosti knihovny
V5
Výpočetní technika a informatika Obecně Dlouhodobé koncepce rozvoje IT Projekty počítačových sítí Dokumentace programového vybavení - aplikace k vlastním odborným agendám - účetní software - personální software
V5 A5 A 5 (V 5?) A 5 (V 5?) S 10 (po skončení platnosti) S 10 (po skončení platnosti)
9
- informační systém
V 10 (po skončení platnosti)
Správa dat informačního systému Správa počítačové sítě Protokoly o schváleném zkušebním provozu a odevzdání do užívání Evidence hardware
V3 S3 V 5 (S 5?) S 3 (po
Evidence software
V 3 (S 3?)
vyřazení)
Internetové stránky (schválené provedení)
(po vyřazení) A 3 (po aktualizaci)
Obrana a bezpečnost, ochrana utajovaných skutečností Metodické materiály (zásadní, dlouhodobé)
A 10
Bezpečnostní rada státu - vlastní dokumenty původce pro Bezpečnostní radu státu - usnesení Bezpečnostní rady státu - programy, zápisy z jednání Bezpečnostní rady státu
A5 V5 S1
NATO - dokumenty a rozhodnutí orgánů NATO - zprávy o jednání v orgánech NATO - dotazníky a formuláře NATO (po vyplnění)
V5 V5 V5
Krizové řízení - krizový plán a jeho dokumentace - materiály krizového štábu rezortu - dokumentace civilního nouzového plánování - dokumentace obranného plánování - výstavba, provoz a údržba objektů důležitých pro obranu státu - dokumentace objektové organizace CO - inventurní soupisy materiálů CO - příjmové a výdajové doklady materiálu CO - stanovení ročního limitu výdajů CO - výkazy čerpání výdajů CO - tvorba, doplnění, zápůjčky a obměny státních hmotných rezerv - plán nezbytných dodávek pro krizové stavy - přehled o pohotovostních zásobách
A5 V5 V5 A5 V 10 S5 S5 S5 S3 S3 S3 S 10 V5
Obnova území, záchranné akce, ochrana obyvatel - strategie obnovy území - havarijní plánování - přehledy o odhadu nákladů na obnovu majetku - záchranné akce a humanitární pomoc - ochrana jednotlivých složek životního prostředí
A 10 S 10 V 10 V5 A 10
Ochrana utajovaných skutečností - dokumenty ke změně nebo zrušení stupně utajení - zajištění technické bezpečnosti utajovaných skutečnosti
S5 S 10 (po
10
skončení platnosti)
- informace a stanoviska k utajovaným dokumentům ČR - informace a stanoviska k utajovaným dokumentům NATO, WEU - informace a hodnocení z oblasti utajovaných skutečností - kontroly a záznamy z oblasti utajovaných skutečností - zprávy z podřízených organizací
V5 V5 V5 S5 S3
Požární ochrana - vlastní normy, předpisy, směrnice - protokoly o závažných požárech v rezortu - dokumentace požární ochrany
A 10 A 10 A 10
11
Ekonomické agendy
Plány a investice, dokumentace staveb Metodika Výsledné a perspektivní plány, prognózy, výhledové studie (návrhy, schválené znění) Podklady, příprava Roční plány – návrhy a schválené znění, rozpisy - roční zprávy o plnění - příprava, podklady Investiční výstavba - metodika, koordinace - souhrnné zprávy, přehledy, rozbory - výběrová a konkurzní řízení, veřejné soutěže Investiční úkoly Kalkulace, investiční listy Dokumentace staveb (projekty, mapy, plány, výkresy, fotografie, stavebnětechnický průzkum, stavební deníky, stavební povolení, vyjádření orgánů státní správy, kolaudační rozhodnutí a protokoly, archeologický průzkum apod.)
V5 A 10 S5 A5 S5 V5 A 10 V5 A5 A5
A 5 (po vyřazení objektů z užívání nebo aktualizaci)
Realizace a kontrola investiční výstavby
V5
Rozpočet, finanční plán Metodické pokyny pro sestavení rozpočtu Roční rozpočty (vlastní) Návrhy, příprava, podklady Roční zprávy o plnění Měsíční, čtvrtletní, pololetní zprávy o plnění Ostatní
V5 A 10 S5 A5 S5 S5
Rozpočty a finanční plány podřízených organizací - návrhy rozpočtu, podklady - roční rozpočet (schválený) - roční zprávy o plnění rozpočtu - měsíční, pololetní zprávy o plnění a ostatní
S5 A5 A5 S5
Rozbory hospodaření - rozbory hospodaření roční (vlastní) - ostatní - rozbory hospodaření roční (podřízené organizace) - ostatní
A5 S5 A5 S5
Rozpočtová pravidla Rozpočtová opatření
S5 S5 12
Rozpisy rozpočtu Limity výdajů
A 10 A 10
Práce a mzdy Mzdové a platové vyhlášky, pokyny, předpisy V5 Koncepce vývoje a plány rozvoje mezd (roční) A5 Rozbory, analýzy, souhrnné zprávy o mzdovém vývoji (roční a delší) A5 Katalogy (prací, tarifní, kvalifikační, mzdové) vlastní A 10 Mzdové účetnictví - mzdové listy S 60 (S 45?) - výplatní listiny S5 - mzdové měsíční uzávěrky S5 měsíční přehledy vyměřovacích základů a plateb sociálního a zdravotního pojištění S5 - prohlášení k dani z příjmu ze závislé činnosti zaměstnanců S5 - evidenční listy důchodového zabezpečení, předstihové řízení S 20 - evidence měsíční docházky S3 - evidence práce neschopných S3 - výkazy o absenci a nemocnosti S1 - žádanky na dovolenou S1 Účetnictví, inventarizace Směrnice pro oběh účetních dokladů Účtové rozvrhy a postupy účtování
Ostatní vnitřní účetní předpisy
A 5 (po ztrátě platnosti) S 3 (po dobu uschování účetních dokladů) S 5 (po ztrátě platnosti)
Příjmové a výdajové účetní doklady Výpisy z bankovních účtů Faktury Kniha došlých faktur Investiční faktury Interní účetní doklady Hlavní knihy Pokladní knihy Účetní deníky Účetní sborníky Bankovní a pokladní doklady, dobropisy, hrubopisy, sběrné účty Účetní závěrky (roční) Účetní závěrky (čtvrtletní, pololetní)
S5 S5 S5 S5 S 10 S5 S5 S5 S5 S5 S5 A 10 S5
Inventarizace - stavení inventarizační komise, inventurní zápisy - ustavení škodní komise, škodní protokoly - ustavení likvidační komise, likvidační protokoly
S5 S5 S5
13
- inventurní soupisy majetku - mimořádná inventarizace - návrhy na vypořádání inventurních rozdílů - odhady a oceňování majetku větší hodnoty
S5 A5 S5 A5
Zpracoval: PhDr. Josef Žabka
14
