nauw samengewerkt met externe implementatiepartners

Over deze nieuwsbrief Opmerkingen, suggesties, vragen over deze nieuwsbrief kunt u sturen naar [email protected]. Deze nieuwsbrief is een uitgave van Roxit IT Solutions, niets uit deze nieuwsbrief mag zonder voormisch jaar abo van een dyna afgaande toein aanpak W 1 Afsluiting are centraal w ft stemming overgeSo : w ie 2 Interv r bij!’ nomen worden. 2009: ‘Gas d’

wsbrief

In deze nieu

or sdag XO volop do 3 Gebruiker keling Squit ik w nt O : ap 4 Roadm rnetmodules king voor inte lf ontdekt’ 5 Samenwer bben veel ze he e ‘W : w ie lijk 6 Interv demdata ge t schakelt bo n ie 7 Data: Roxi oe orgr bod blijft do 8 Cursusaan

Roxit nieuwsbrief No. 2 - december 2009

Afsluiting van een dynamisch jaar Voor Roxit was 2009 een dynamisch jaar waarin zowel intern als extern veel gebeurd is. Naast het begeleiden van implementaties, zijn er samenwerkingsverbanden gelegd en versterkt, en beleefden we een succesvolle Gebruikersdag. In 2010 wil Roxit verder professionaliseren. Meer dan 160 gemeenten hebben hun vertrouwen in ons vertaald in de aanschaf van Squit XO. Daarnaast mogen wij het waterschap Rivierenland, de provincies Groningen en Zuid-Holland en enkele milieudiensten rekenen tot gebruikers van Suit XO. En hieronder kunt u lezen dat ook de gemeente Amsterdam voor ons heeft gekozen! In de markt hebben we onze positie verder versterkt doordat strategische samenwerkingen met ondermeer Yucat, Royal Haskoning, SIM, NedGraphics en Cebes verder zijn ingevuld, dan wel zijn aangegaan. Om het grote aantal Squit XO-implementaties in goede banen te leiden, hebben we naast de groei van onze eigen organisatie

nauw samengewerkt met externe implementatiepartners zoals Solviteers. Voor de sterk toegenomen vraag naar conversiecapaciteit is ons datateam in Arnhem fors uitgebreid, en ook op het vlak van ontwikkeling, testen, release, consultancy, opleidingen en support hebben we ‘bijgeschakeld’. De groei van ons bedrijf in combinatie met het effect van eerst de onzekerheid rond, en later het uitstel van de Wabo, heeft op sommige momenten tot veel dynamiek en soms zelfs hectiek geleid. Wij kunnen ons voorstellen dat u als klant dit wel eens gemerkt heeft en vragen hiervoor uw begrip. Al met al kunnen we met trots terugkijken op een succesvol jaar. Eén van de momenten die

dit voor ons illustreerde was de jaarlijkse Gebruikersdag, waarvan u in deze nieuwsbrief een verslag aantreft. Wij realiseren ons dat het vertrouwen dat onze klanten hebben gesteld in onze producten en diensten vraagt om een verdere professionalisering van onze organisatie, waaronder extra aandacht voor communicatie. Hieraan zullen wij ook in het komende jaar met enthousiasme invulling gaan geven. Wij wensen u en uw naasten een gezond, voorspoedig en gelukkig 2010! . René Eilander Rob Steneker Rob van Tiel

Ook Amsterdam tekent voor Squit XO Ook de gemeente Amsterdam gaat Squit XO gebruiken bij de uitvoer van haar vergunningverleningstaken. Op 11 december werd een contract tussen Amsterdam en Roxit getekend, vanaf juli 2010 moeten bij de gemeente ruim 300 medewerkers er jaarlijks zo’n 8000 omgevingsvergunningen mee gaan verlenen. Ronald Prins, directeur dienst Milieu en Bouwtoezicht van de gemeente Amsterdam, gaf aan zeer tevreden te zijn met de keus voor Squit XO. ,,Het was een festijn om voor deze aanbesteding verantwoordelijk te zijn. Het is ook een feestje om dit contract te mogen tekenen.’’ Rob Steneker van Roxit ondersteunde die mening: ,,Al bij de presentatie voelde het goed. De samenwerking is voor ons net zo goed een feestje geweest.’’

Aanvankelijk wilde Amsterdam zelf software voor vergunningverlening ontwikkelen. Dit project leverde niet het gewenste resultaat op. ,,We moesten constateren dat we na vijf jaar op nul stonden’’, vertelt Prins. ,,Daarna zijn we aan de slag gegaan om binnen een jaar een pakket uit de markt te kiezen.’’ Voor Roxit was het niet vanzelfsprekend om in te schrijven voor de aanbesteding. Steneker: ,,Tijdens een weekend op de hei kwamen we tot de conclusie dat we het niet moesten doen. Amsterdam is iets aparts, een veelkoppig monster waar je met veel partijen en belangen te maken krijgt. Toen we echter nog eens de opdracht doorlazen, bleek het toch wel op ons lijf

geschreven.’’ ,,Die vergelijking met een veelkoppig monster kan ik me goed voorstellen’’, beaamt Prins. ,,Zo ervaren we het zelf ook wel eens. Maar het lijkt erop alsof Roxit dat veelkoppige monster heeft weten te temmen.’’ .

Roxit Nieuwsbrief december 2009 - 1

Gemeente Wijdemeren kiest praktische aanpak

Interview

Software centraal in aanpak Wabo Veel gemeenten zien de komst van Wabo met angst en beven tegemoet, maar Richard Bosman van de gemeente Wijdemeren (nu Diemen, red.) maakt zich weinig zorgen. Met ondermeer enkele nieuwe afspraken en het aanpassen van verordeningen kan zijn gemeente straks probleemloos omschakelen. “Het belangrijkste voor de Wabo is dat je één softwarepakket hebt.” door Kasimir den Hertog februari 2008 heeft de gemeenteraad ingestemd met de vervanging van het automatiseringspakket. Tegen die tijd zat de opvolger van ProVas, Squit, er al aan te komen. “Toen we die geluiden hoorden, hebben we in overleg met de leverancier gewacht. In februari 2008 zijn er gesprekken geweest waarbij de planning was om in juni het pakket te leveren. Dat werd helaas oktober. Daarna zijn we gaan inrichten, en vanaf 1 december 2008 gaan proefdraaien. Op 1 januari 2009 werd het vervolgens in gebruik genomen.”

De benadering van Wijdemeren is altijd praktisch geweest. Ook na de fusie in 2002. Nieuwe vergunningssoftware kwam aan de orde omdat het toenmalige pakket, BCS, niet meer ondersteund werd. Dat was in 2006, in 2007 lag er een opdracht om een geschikte opvolger te vinden.

Daarmee liep Wijdemeren voor op veel andere gemeenten. “We hebben daar wel nadelen van ondervonden, omdat het pakket destijds nog niet optimaal was. Ook waren de cursussen nog niet zo goed. Dat hebben we aan de Roxit teruggekoppeld met daarbij enkele verbetersuggesties. Maar in de praktijk liep Squit goed. We hebben bewust een keus gemaakt voor meerdere applicatiebeheerders, zodat ze elkaar kunnen ondersteunen en dingen kunnen leren. Dat is een keus die goed heeft uitgepakt.” Als groot voordeel van Squit in de dagelijkse gang van zaken noemt Bosman de meegeleverde processen. Als er een wetswijziging

Richard Bosman voor het gemeentehuis van Wijdemeren.

Samenvoegen van afdelingen, uitlijnen van processen en grote organisatie-vernieuwingen? Dat is er in Wijdemeren, dat de oude gemeentes ’s-Graveland, Nederhorst den Berg en Loosdrecht omvat, niet bij. “De stuurgroep Wabo heeft besloten dat er geen kanteling van de organisatie komt. Door de Wabo word je verplicht om met elkaar, ook buiten je eigen discipline, te communiceren. Daar is toch niet veel meer voor nodig dan met elkaar om tafel te gaan zitten en concrete afspraken te maken?”

Hectisch jaar “Onze keuze viel op ProVas. Maar de implementatie daarvan liep vertraging op. Voor ons was 2007 namelijk een heel hectisch jaar, waarin al onze tijd werd opgeslokt door de vele vergunningaanvragen. Eind 2007 werd er een voorstel naar het college gestuurd. In


is, wordt dit doorgevoerd in de processen in Squit, en aan alle gebruikers uitgeleverd. Het bespaart qua applicatiebeheer veel tijd. “Het belangrijkste is echter dat we nu met één pakket werken. Daar ben ik erg blij om. Het is volgens mij ook de voornaamste wijziging die je als gemeente voor de Wabo moet doorvoeren. Je kan er namelijk eindeloos over vergaderen, maar waar het op neerkomt is dat je één pakket nodig hebt.” Lijntjes leggen Er is bij Wijdemeren niet heel veel wat moet gebeuren voor het echte Wabo-proof maken van organisatie en applicatie voor de invoering van de nieuwe wetgeving. Een aantal documenten moet aangepast worden, intern is het leggen van lijntjes belangrijk. “De enkelvoudige aanvragen, bijvoorbeeld alleen een omgevingsvergunning voor bouwen, blijft op dezelfde manier lopen. Maar de meervoudige aanvragen, zoals de combinatieaanvraag voor bouw- én inritvergunning, moet gecoördineerd worden. Bij ons doet BWT-Vergunningen dat. En daar zijn ze dat al gewend, want nu moeten ze ook vaak lijntjes leggen om advies te vragen.” “Bovendien”, vult hij aan, “betreft maar een klein deel van de vergunningaanvragen een gecombineerde vergunning. Het ministerie heeft een proef gedaan en daaruit bleek dat het in vijf á tien procent van de gevallen om een gecombineerde vergunning gaat. Moet je daar nou je hele organisatie voor ombouwen?” En wat als van hogerhand, bijvoorbeeld door het college, bepaald wordt dat de organisatie omgevormd moet worden? Dat is iets waar Bosman sowieso niet in gelooft. “Een college moet vertrouwen hebben in z’n eigen mensen. Zoiets moeten ze delegeren en mandateren.” .

Gemeente Wijdemeren Inwoners: 23.500 Oppervlakte: 76,55 km2 Ontstaan: 1 januari 2002, uit fusie Squit XO sinds: 1 januari 2009

Gebruikersdag 2009: ‘Gas d’r bij!’

Wilco Ankersmit opende de dag met een vlammend betoog.

De Gebruikersdag werd geopend met een presentatie van Wilco Ankersmit, productmanager Omgeving VIA adviseurs. Net als bij de vorige Gebruikersdag liet hij zijn licht schijnen over toedracht en gevolgen van de Wabo. Zijn boodschap was duidelijk: ondanks het uitstel van de invoeringsdatum moet er ‘gas bij’ om er een succes van te maken. “Het prikken van een nieuwe datum, dat hebben we gezien met de Wro. Die is ook vijf keer uitgesteld. Maar als er steeds wordt uitgesteld, wat is dan een harde datum? Nu uitstellen is dodelijk. Daarom: gas d’r bij!”

Na die klare taal werden de toehoorders bijgepraat over de situatie bij Roxit. Er werd teruggeblikt op het afgelopen jaar, en er werd alvast een voorproefje gegeven van de ontwikkelingen die nog komen gaan. Bezoekers van de Gebruikersdag konden wat dat laatste betreft kennis maken met versie 2.1 van Squit XO, de eerste volwaardige Wabo-versie. Wachten om hier zelf mee te ‘spelen’ hoefde niet, want versie 2.1 was per direct te downloaden. Naast de ‘release’ van de nieuwe Squit XOversie werd het Gebruikersnet gelanceerd. Het Gebruikersnet moet alle informatie bevatten die voor gebruikers interessant is. Zo valt

er informatie over en van de gebruikersvereniging te lezen, kan er implementatiedocumentatie gedownload worden, en treft men er antwoorden op veelgestelde vragen (FAQs). De rest van het programma werd gevuld met workshops. Hierbij kon gekozen worden tussen diverse onderwerpen als bodem, handhaving en applicatiebeheer. Deelname aan alle workshops was goed, wellicht zelfs te goed, waardoor het ‘workshop’karakter enigszins wegviel. De bedoelde ‘hands on’-insteek van de applicatiebeheerdersworkshop kon echter goeddeels waargemaakt worden: workshopleider Rob van Tiel liet assistenten onder de ongeveer 130 deelnemers vragen verzamelen. Vervolgens beantwoordde Roxit-directeur Van Tiel plenair. De workshopleiders gaven aan het eind van het programma aan terug te kijken op een geslaagde dag, een dag met een klinkende boodschap. .

Een volle zaal in conferentiecentrum Regardz.

Hij ging voorts in op de gevolgen van de Wabo zelf. Zo gaat de verruiming van vergunningvrij bouwen volgens Ankersmit ‘een impact hebben die zijn weerga niet kent’. “Ongeveer de helft van uw vergunningen raakt u kwijt. En u weet ook niet meer wat er gebeurt in uw ge-

meente.” “Bedenk wel”, gaf hij daar bij aan, “dat deze trend na een paar rampen wel zal ombuigen.” Ook over het Omgevingsloket online (OLO) was hij kritisch. “Dat wordt inmiddels al ‘oh no’ genoemd.” Het OLO valt volgens hem te vergelijken met de sociale netwerksite Hyves. Op het OLO moet je je immers als burger melden en dan vriendjes worden met de gemeente, die iets van jouw plannen - of ‘profiel’ in Hyvestermen - moet vinden. Zijn samenvattende boodschap zag Ankersmit gevisualiseerd in een filmpje van YouTube, waarin de ene man de andere helpt met plassen. “Ik zie de Wabo als een hoop gezeik, en je moet elkaar daarmee helpen.”

Drukte bij de inschrijfbalie.

De vele bezoekers van de Gebruikersdag van Roxit hadden waarschijnlijk allen dezelfde vraag: hoe moeten we omgaan met het uitstel van de Wabo? Het antwoord werd ruimschoots gegeven in de vorm van een inspirerend betoog, interessante workshops en de release van Squit XO 2.1.


Vier nieuwe versies gepland in 2010

Roadmap

Ontwikkeling Squit XO volop door Met het uitbrengen van versie 2.2 van Squit XO, deze maand, is de laatste release voor 2009 afgerond. Maar voor 2010 staat er alweer veel op stapel. Roxit heeft in totaal vier releases gepland, verspreid over het jaar. Daarin wordt de aansluiting op de Wabo verder verbeterd, en wordt tevens nieuwe functionaliteit op ander vlak toegevoegd. door Rob van Tiel In 2010 zal Roxit vier releases uitbrengen, namelijk in maart, juni, september en december. De belangrijkste release om met de Wabo te kunnen werken is versie 2.2, welke deze maand is uitgebracht (december 2009). De release in maart 2010 zal enkele functionele puntjes op de ‘i’ toevoegen, met name de uitlevering van de Stadswerk-brieven in de vorm van Squit XO sjablonen. In die sjablonen zit ook functionaliteit om gegevens vanuit de deelzaken te gebruiken in brieven die vanuit de hoofdzaak worden aangemaakt en omgekeerd. Dat is in de huidige versie nog niet mogelijk. Daarnaast zullen we invoerschermen voor de tab ‘Onderdelen’ trachten conform het Omgevingsloket Online (OLO) te maken (voor zover dat op dit moment aan ons bekend is) en zal het inlezen van de berichten van het OLO worden gebaseerd op de meest recente standaard (verwachting is dat VROM de definitieve berichtendefinitie eind december bekend maakt).

werking van het handmatig inlezen van het OLO-bericht. Extra functionaliteit In juni 2010 zal een update verschijnen die uiteraard weer extra functionaliteit zal toevoegen ten behoeve van de Wabo, met name besluitsoorten voor meervoudige aanvragen en de koppeling van toetsen in deelzaken aan die besluiten. In die versie zal ook extra functionaliteit beschikbaar komen voor geavanceerd zoeken (ook geografisch). Dat completeert het nu al

grote aantal beschikbare zoeken selectiemogelijkheden, en betekent een verdere integratie van GIS. Uiteraard komt dan na deze release meer ruimte voor geavanceerdere ontwikkelingen op het vlak van niet-Wabo onderdelen, zoals ruimtelijke ordening, APV en Horeca, maar ook op het terrein van gebouwenadminstratie, de BAG. Laatstgenoemde ontwikkelingen zullen in de opeenvolgende releases vanaf september volgend jaar geleidelijk aan u beschikbaar worden gesteld. .

OLO-berichten In de huidige versie 2.2 (van december 2009) is functionaliteit opgenomen om een OLObericht in te lezen, maar de kans is groot dat de berichtendefinitie die het OLO in januari afgeeft anders is dan de huidige berichtendefinitie. Vandaar dat in de updater van versie 2.2 een OLO-bericht is opgenomen volgens de definitie van najaar 2009; hierdoor kunt u wel alvast een indruk krijgen van de functionele

Hoe in te richten voor de Wabo Vrijwel alle applicatiebeheerders van Squit XO staan voor de vraag hoe zij tijdens het implementatietraject moeten gaan inrichten voor de Wabo. In de nieuwste versie van onze Quickstart-handleiding is daarom meer stil gestaan bij dit specifieke punt. Hieronder volgt in het kort deze tekst.

duidelijk hebben hoe uw organisatie wil gaan werken. Uw organisatie bepaalt uiteraard zelf de inhoudelijke en organisatorische werkwijze, Squit XO is daarin niet leidend of dwingend. Als applicatiebeheerder vertaalt u deze werkwijze door Squit XO op een bepaalde manier in te richten.

Vastleggen werkwijze en organisatie Voordat u als applicatiebeheerder aan de inrichting van Squit XO kunt beginnen, moet u

Voor iedereen in Nederland is de Wabo nieuw en niemand heeft er nog ervaring mee. Toch wordt van u verwacht dat u over de nieuw te


volgen werkwijze zelf al hebt nagedacht voordat u gaat inrichten. VROM organiseert hier cursussen voor en er is veel documentatiemateriaal beschikbaar om u in inhoudelijke en organisatorische zin voor te bereiden op de komst van de Wabo. Ook voor de Wabo geldt dat Squit XO niet leidend of dwingend is. Wel heeft Roxit enkele uitgangspunten gekozen om de Wabo vorm te kunnen geven. De belangrijkste is dat er voor

elke zaak in Squit XO een zaakverantwoordelijke is. Deze coördineert het werk binnen de zaak, ook al wordt er door meerdere mensen aan gewerkt. Voor de Wabo is dit nog sterker doorgevoerd: een Wabo-vergunningaanvraag en –vooroverleg kent een hoofdzaak voor de zaakverantwoordelijke en deelzaken voor specifieke inhoudelijke taken, zoals het uitvoeren van toetsen en opvragen va adviezen. Dit principe is uitgelegd in onze nieuwsbrief van september 2009. Deze kunt u downloaden van onze website. Dit uitgangspunt is een inmiddels algemeen geaccepteerd organisatieprincipe voor vergunningverlening en handhaving, meer specifiek ook voor de Wabo. Deze werkwijze is beschreven door EGEM/VELDA in opdracht van het Ministerie van VROM en door GovUnited. De procesbeschrijvingen (en de achterliggende organisatieprincipes) die voor Roxit leidend zijn geweest, zijn te downloaden van ons downloadcentrum op het Gebruikersnet (www.roxit.nl, kies ‘Support’ -> ‘Gebruikersnet’, vervolgens kiest u ‘Downloadcentrum’, scroll naar ‘Processen’).

Kennis van Squit XO als eindgebruiker Voordat u als applicatiebeheerder goed aan de slag kunt, is het van belang dat u begrijpt hoe de eindgebruiker Squit XO moet gebruiken. In de cursus applicatiebeheer wordt hier weliswaar kort op ingegaan, maar het volgen van een cursus voor eindgebruikers is een optie die zeker te overwegen is. U dient tenminste de handleiding voor eindgebruikers van Squit XO doorgenomen te hebben en de werking ervan te begrijpen. Doornemen releasenotes Elke release van Squit XO gaat gepaard met uitgebreide releasenotes. Hierin staat belangrijke informatie over gewijzigde of nieuwe functionaliteit en hoe deze in gebruik genomen kunnen worden. De releasenotes zijn gevat in de update installer. Als u de updates niet zelf uitvoert, moet u de releasenotes opvragen bij uw systeembeheerder. Wat kunt u verwachten aan ondersteuning van Roxit? U wordt ondersteund door consultants van Roxit bij uw werk als applicatiebeheerder. De

ondersteuning richt zich voor een belangrijk deel op het inrichtingswerk van Squit XO. Uiteraard verschillen de kennisgebieden van onze consultants. Sommige consultants hebben een meer technische achtergrond en kunnen u uitstekend helpen met basisinrichting en de meer technische aspecten van het inrichtingswerk, zoals autorisaties en documentcreatie. Anderen hebben een meer inhoudelijke achtergrond en kunnen u goed helpen bij het inrichten van organisatieaspecten van processen en handhavingsstrategieën en dergelijke. Daarom is het van belang dat u met uw projectleider van Roxit goed afstemt in welke fase van het inrichten u bent. In het begin bent u immers meer gebaat bij mensen met een technische achtergrond, in een latere fase bij mensen met een wat meer inhoudelijke achtergrond. De volledige Quickstart-handleiding kunt u als gebruiker downloaden van ons Gebruikersnet: extranet.roxit.nl, of via www.roxit. nl onder ‘Gebruikersnet’ (kopje ‘Support’), en dan ‘Downloadcentrum’ kiezen. .

SIMgroep en NedGraphics gaan publicatiemodules leveren

Samenwerking voor internetmodules Roxit, NedGraphics en SIMgroep hebben op 16 december hun handtekening gezet onder een samenwerkingsovereenkomst voor een drietal modules die publicatie van vergunninginformatie regelen. Aanleiding voor de samenwerking is dat Roxit de komende tijd de handen vol heeft aan Squit XO en niet toekomt aan het ontwikkelen van de drie (internet)modules die zij ook levert. Deze modules, die zorgen voor de publicatie van vergunninggegevens op internet, worden nu overgenomen en geïntegreerd in de pakketten van NedGraphics en SIMgroep. SIM zal het publiceren van de vergunningen voor haar rekening nemen. Klanten die al een SIM-website hebben, profiteren daarmee van een eenvoudige implementatie. Voor gemeenten die nog geen producten van SIM hebben, is er een oplossing die zorgt dat er eveneens geen grote ingrepen gepleegd hoeven te worden voor integratie van de module. NedGraphics zal het omgevingsportaal, ook wel

bekend als StraGis Web gaan leveren. Met deze webomgeving zijn gebruikers in staat om door middel van een kaart informatie over hun omgeving op te vragen over bijvoorbeeld milieuen bodemthema’s. SIM en NedGraphics samen zullen zorgen voor de module Omgevingsrapportage, waarmee het mogelijk is om rapportages te genereren voor bijvoorbeeld makelaars. Dit gebeurt nu nog vaak handmatig, maar door dit te automatiseren kan de doorlooptijd van deze rapportages worden verkort. Midoffice De drie bedrijven werken al enige tijd samen in het kader van de Partnercouncil van de Midoffice Community. De community, waar inmiddels meer dan 75 gemeenten lid van zijn,

is hét kennis-, best practices-, en inspraakforum waarin gemeenten richting, vorm en inhoud geven aan de vernieuwing van publieksdienstverlening. Delen van de genoemde modules zullen dan ook worden ingebracht in het Omgevingsloket. De komende periode zullen de bestaande klanten van deze modules worden benaderd om afspraken te maken rond de overgang. .


Provincie Zuid-Holland pionierde met Squit XO en Wabo

Interview

‘We hebben veel zelf ontdekt’ Vooral in gemeenteland is Squit XO inmiddels een bekende naam, maar ook in ‘hogere sferen’ komt het groene XO-icoontje voor. De provincie Zuid-Holland leverde als pilotklant zelfs belangrijke inbreng voor de ontwikkeling van het pakket. Ad Overgaag, die als projectleider de implementatie van Squit begeleidt, doet uit de doeken hoe de provincie omgaat met de Wabo en wat de gevolgen voor de provinciale organisatie zijn. door Kasimir den Hertog

Het provinciehuis van de provincie Zuid-Holland in Den Haag. Inzet: Ad Overgaag

Hoe is de invoering van de Wabo door de provincie opgepakt? “Projectmatig, al in een vroeg stadium. En het is niet het makkelijkste project gebleken. Vooral vanwege externe afhankelijkheden zoals bijvoorbeeld het uitstel van de Wabo en de realisatie van het Omgevingsloket online.” “De wet van de remmende voorsprong hebben we aan den lijve ondervonden. Dat betekende dat we veel dingen zelf moesten ontdekken. En ook dingen opnieuw moesten doen door een koerswijziging van een ander. Zo moet de provincie leges heffen, en voor de invoering daarvan werd een kostenraming gemaakt. Die moest flink worden aangepast nadat IPO, VNG en VROM, die samen voor de Wabo de ‘package deal’ hebben gesloten, hun koers wijzigden.” Hoe is het project gestalte gegeven? “In het projectplan is aandacht geschonken aan zowel processen als ict, alsook aan financiën, samenwerking met ketenpartners en organisatie. Voor deze onderdelen zijn deelprojectleiders aangesteld.” “Wat wij goed gedaan hebben is dat we in


een vroeg stadium de globale werkprocessen voor vergunningverlening, toezicht houden en het heffen van leges hebben ontworpen. Belangrijkste uitgangspunt is dat de provincie voor de nieuwe BRIKS- en watertaken die zij door de invoer van de Wabo krijgt, niet zelf de expertise in huis zal halen. Tot die conclusie zijn we gekomen door een pilot, waarbij een complexe aanvraag met bedrijf en gemeente is nagespeeld.” “De processen zijn de input voor veel andere deelprojecten geweest. Dat geeft deze deelprojecten de basis om hun ding te doen. Duidelijk werd wat we wel en niet wilden automatiseren. En hoe de organisatie eruit zou komen te zien. En natuurlijk wat we als werkwijze af willen spreken met de gemeenten en waterbeheerders.” Hoe is de provincie bij Squit XO uitgekomen als softwarepakket? “Ten tijde van de aanbesteding, in september 2007, lag de focus veel meer op de vervanging van onze maatwerk milieuapplicatie, dan op de voorbereiding van de Wabo. Natuurlijk heeft wel meegespeeld dat Syncera juist voor de Wabo de fusie met ECS tot Roxit aanging, zodat wij ‘automatisch’ op de Wabo voorbereid waren, maar het was niet ons hoofddoel.” “Belangrijk voor de gunning was vooral ook de klik die we met de mensen van Roxit hadden. Zowel Roxit als de provincie waardeerden elkaars expertise en pragmatische instelling. Dat ging gepaard met een hele open manier van communiceren. Binnen twee maanden na aanschaf gingen we live. Ongekend. Momenteel werken ongeveer tweehonderd medewerkers van de afdelingen Vergunningen en Handhaving met Squit XO.”

Provincie Zuid-Holland Inwoners: 3.487.673 Oppervlakte: 3.419,50 km2 Aantal gemeenten: 77 Squit XO sinds: medio 2008

“Zuid-Holland is als pilotklant bij de ontwikkeling van het standaard Wabo-proces betrokken, eveneens kunnen we onze wensen rond de werkwijze voor toezicht en handhaving vroegtijdig inbrengen. De belangrijkste aanpassingen die in Squit moeten gebeuren, is het aanpassen van de processen aan de organisatie.” En nu? “Momenteel zijn wij bezig om de nieuwste versie Squit XO aan de praat te krijgen. Daarbij

werken we samen met de experts van Roxit. Onze doelstelling is om nu zo snel mogelijk met hoofd- en deelzaken te gaan werken. Voor ons controleproces moeten we nu nog een slag maken, maar ik ben ervan overtuigd dat dat ook gaat lukken.” “Op ict-gebied zijn we nog flink aan de slag. Naast de implementatie van de nieuwe versies van Squit XO moesten we onze brieven aanpassen, aanpassingen in ons iDMS doen en de aansluiting op het Omgevingsloket online verzorgen. En natuurlijk regelen dat wij

legesaanslagen kunnen maken. De aanslagen gaan we in Squit berekenen, waarna we die gegevens naar Coda, ons financiële systeem, brengen.” “Het is voor ons fijn dat veel gemeentes in Zuid-Holland nu Squit gebruiken. Ook een van de waterbeheerders gebruikt Squit en dat geldt eveneens voor een aantal milieudiensten in Zuid-Holland. Ik denk dat we op de een of andere manier hier in de toekomst pret aan zullen beleven. Uitwisselen van gegevens zou wel eens makkelijker kunnen gebeuren.” .

Synchronisatie van data goed voor uitwisselen

Data

Roxit schakelt bodemdata gelijk Zoals u heeft kunnen lezen in de nieuwsbrief van september is Roxit niet alleen een ict-bedrijf, er worden ook vele dataprojecten uitgevoerd. In deze nieuwsbrief geven we u een kijkje in één van deze dataprojecten: synchronisatie van bodemdata. door Hans Blonk Bij het samenstellen van het Landsdekkend Beeld 2005, met als resultaat 700.000 potentieel verontreinigde locaties, is al geconstateerd dat er grote verschillen zijn in de bodemdata van eenzelfde locatie bij de provincie en bij de gemeente. De wens was geboren: provincie en gemeente willen van eenzelfde locatie beschikken over een gelijke dataset bodemgegevens. In 2005 is Roxit begonnen om een methodiek te ontwikkelen om deze synchronisatie efficiënt en kwalitatief goed uit te voeren. Inmiddels heeft de methodiek zich bewezen in de praktijk: in alle provincies hebben we één tot en met (bijna) alle gemeenten gesynchroniseerd. In 2010 hopen we een aantal projecten met een provinciaal feestje af te sluiten en verwachten we voor één provincie te starten met de synchronisatie van 63 gemeenten. In stap 1 van onze methode brengen we de gemeentelijke en provinciale data op het ge-

wenste minimumniveau. Hierbij denken we o.a. aan het koppelen van rapporten aan locaties, het intekenen van locatiecontouren en het aanpassen van gebruikte codes aan de landelijke standaard codes (SIKB0101). De werkzaamheden voeren onze medewerkers handmatig en/of geautomatiseerd uit. In stap 2 lezen we de bodemdata van beide organisaties in een speciaal tool, die Roxit hiervoor ontwikkeld heeft. De gebruiker ziet van beide organisaties in één opslag de data onder elkaar. In stap 3 leggen we de potentiële koppelingen tussen locaties op basis van een aantal criteria vast. In stap 4 loopt een van onze medewerkers alle potentieel gekoppelde locaties langs. Hij bevestigt of verwerpt de koppeling op locatieniveau. Bij bevestiging koppelt hij ook de

records op onderliggende niveaus (rapporten, verontreinigde activiteiten enzovoort). Nadat records van de provincie en gemeente aan elkaar gekoppeld zijn, maakt hij per veld de keuze welke data leidend is. In stap 5 leveren we de aangepaste data terug aan de provincie en de gemeente. Tevens testen we de eerste uitwisseling tussen provincie en gemeente. Hierna zijn de provincie en gemeente aan zet om periodiek bodemdata uit te wisselen. Op dit moment is dat nog een intensief proces. Straks kan dat veel gemakkelijke via de landelijke UitWisselService (UWS) voor bodemdata. Dit betekent dat mutaties bij provincie direct verwerkt worden bij de gemeente en andersom. In versie 2.1 van Squit (XO) Bodem (deze update komt in februari 2010 beschikbaar) is deze optionele koppeling met de UWS beschikbaar. .


Opleidingscentrum Roxit bestaat een jaar

Cursusaanbod blijft doorgroeien December is een vaak een tijd van terugkijken op het afgelopen jaar en vooruit kijken naar wat het komende jaar ons te bieden heeft. Terugkijken op het afgelopen jaar wat betreft het opleidingscentrum in Zwolle en de cursussen die daar gegeven zijn, is nu extra speciaal. Het opleidingscentrum vierde afgelopen november haar éénjarig bestaan. door Elke Onneweer Het opleidingscentrum begon bescheiden met een aantal laptops waarop de cursisten vaak hun eerste kennismaking met Squit XO beleefden. Al gauw volgenden ‘thin clients’ of ‘terminals’ die de laptops vervingen en waardoor ook de groepsgrootte bij de cursussen toe kon nemen. Per cursus schoven er vijf tot tien deelnemers aan van verschillende gemeenten. Later in het jaar was het af en toe zelf dringen geblazen om één van de 16 plekken per cursus te bemachtigen.

Het opleidingscentrum van Roxit in Zwolle

Befaamde lunch De ontmoeting van verschillende gemeentes leverde zowel tijdens de cursus als tijdens de ondertussen befaamde lunch interessante discussies en gesprekken op. De onderwerpen varieerden van de reis naar Zwolle tot hoe iedereen met de werkzaamheden op de gemeente omging en wanneer die nieuwe wetgeving nu dan toch echt van kracht zou worden. De deelnemers aan de cursussen met hun diverse interesses, achtergrond, vragen en


opmerkingen leverden een hele reeks aan reacties op over de cursussen en Squit XO. Veelal waren deze reacties positief en zagen veel cursisten dat Squit XO overzichtelijker, gebruiksvriendelijker en prettiger is om mee te werken dan het huidige pakket dat bij de gemeente draait. Andere cursisten gaven aan dat ze wel even moesten wennen aan het feit dat ze nu een programma deelden met hun collega’s van andere afdelingen, dat er zoveel informatie in het scherm te zien is en dat was toch wel even wennen. Uiteindelijk was de meest gehoorde reactie: nu eens in de praktijk zien hoe het werkt! Want dat is natuurlijk de echte test. Hogere kwaliteit Tot op heden heeft Roxit twee soorten gebruikerscursussen voor Squit XO aangeboden (milieu en BWT) en twee dagen voor applicatiebeheerders. Hierin werd de basis van gebruik en applicatiebeheer uit de doeken gedaan. De ontwikkeling van Squit XO heeft echter niet stilgestaan en het aantal gemeentes dat voorbij het stadium van de eerste kennismaking met Squit XO is, begint te groeien. Dit betekent dat het aanbod van cursussen zich op deze veranderende situatie moet gaan richten. Ook de lessen die Roxit geleerd heeft met betrekking tot de cursussen in het afgelopen jaar en het steven naar een steeds hogere kwaliteit, moeten een plaats krijgen. In 2010 wil Roxit daarom de cursus ‘applicatiebeheer algemeen’ als tweedaagse cursus aanbieden met als los te volgen de derde dag de cursus ‘documentcreatie’. Hierdoor ontstaat er voor de cursisten meer ruimte om te oefenen en alle

informatie in een rustig tempo op te nemen. Wat betreft de gebruikerscursussen hopen we in de loop van 2010 het aanbod uit te kunnen breiden met een gebruikerscursus voor toezicht en handhaving. Daarnaast willen we ons gaan richten op verdieping. De vragen die we ons daarbij stellen: ‘Waar lopen gebruikers tegenaan als ze al een tijdje met Squit XO werken?’ ‘Wordt Squit XO wel optimaal gebruikt of is er functionaliteit in de vergetelheid geraakt?’ ‘Welke kennis van Squit XO kan nog uitgediept worden?’ Al met al zal er in het opleidingscentrum in Zwolle het komende jaar weer genoeg te leren zijn, zowel voor de cursisten als voor Roxit. Wij hopen u dan ook graag te mogen ontvangen in Zwolle!

Meedenken met Roxit Roxit vindt het belangrijk dat de gebruikersvereniging zich verder professionaliseert en profileert. Een goede en actieve vereniging kan helpen richting te geven aan de doorontwikkeling van Squit XO. Op 8 december is in Zwolle een eerste bijeenkomst geweest van de werkgroepen gebruikers en applicatiebeheer Squit XO. Tijdens deze dag is onder leiding van Rob van Tiel en Willem den Boer (Roxit) gediscussieerd over ondermeer de ‘roadmap’ voor 2010, functionaliteit, en aandachtspunten bij inrichting en conversies. Een beknopt verslag hiervan is te vinden op het Gebruikersnet (extranet.roxit.nl). Uit een evaluatie bleek dat het wenselijk is de bijeenkomsten van de gebruikersvereniging te plannen vóór de geplande release-data. Dit maakt het immers mogelijk om nieuwigheden te tonen en toe te lichten, en wensen voor de volgende release te inventariseren. In januari zullen nieuwe data voor bijeenkomsten van de werkgroepen worden vermeld op het Gebruikersnet. Geinteresseerden roepen wij op zich via die weg aan te melden voor deelname.

nauw samengewerkt met externe implementatiepartners

Recommend Documents