NOTITIE
Aan Van Onderwerp Datum Ter
Dagelijks bestuur Robert ‘t Jong Formatie 16 april 2015 besluitvorming
Algemeen In uw vergaderingen van 2 en 13 april 2015 is uitgebreid gesproken over de notitie “benodigde formatie bestaande taken”. Naar aanleiding van de uitvoerige discussie heb ik samen met de voorzitter nogmaals zeer kritisch naar dit voorstel gekeken en kom ik, rekening houdend met de ingebrachte argumenten van bestuurders en ondergetekende, met een aangepaste c.q. aangescherpte notitie. Gevraagd besluit 1. In te stemmen met een (vooralsnog tijdelijke) uitbreiding van 6,0 fte om de ISD-organisatie “formatief op orde” te krijgen. 2. In te stemmen om deze uitbreiding met ingang van 1 september 2015 in te laten gaan. 3. De aan de formatie-uitbreiding verbonden kosten ad € 147.793 (salariskosten en all-in kosten werkplek) te verwerken in begrotingswijziging 2015-II en deze, nadat de gemeenteraden hun gevoelens hebben kunnen uiten, door het algemeen bestuur in de vergadering van 29 juni 2015 te laten vaststellen. In dezelfde begrotingswijziging de post “uitgaven BUIG” met € 50.000 te verlagen en het vrijkomende BUIG-budget gebruiken als “dekkingsmiddel” voor een gedeelte van de formatie-uitbreiding. 4. De aan de formatie-uitbreiding verbonden kosten ad € 443.378 (salariskosten en all-in kosten werk) na behandeling van zowel de begroting 2016 als onderliggende notitie in de gemeenteraden, te verwerken in de begroting 2016 en deze te laten vaststellen in de algemeen bestuursvergadering van 29 juni 2015. In de definitieve begroting de post “uitgaven BUIG” met € 150.000 te verlagen en het vrijkomende BUIG-budget te gebruiken als “dekkingsmiddel” voor een gedeelte van de formatie-uitbreiding. 5. Na 10 maanden een “evaluatie” te houden en deze evaluatie te bespreken in de algemeen bestuursvergadering van juni 2016. In deze vergadering vaststellen wat de effecten van de formatie-uitbreiding zijn geweest en daar conclusies aan te verbinden en indien noodzakelijk deze te vertalen in een begrotingswijziging 2016. Reeds in de DB-vergadering van 13 april 2015 besloten In de bestuursvergadering van 13 april 2015 is, naar aanleiding van de door ondergetekende gedane voorstellen, besloten om: 1. Uitgaande van een positief raadsbesluit over ServicePuntWerk, van de bestaande 4,23 fte op de afdeling re-integratie, 2,0 fte binnen de ISD te houden en hun verantwoordelijk te maken om de diagnose bij de intake Participatiewet uit te voeren (1,0 fte) en de verplichte tegenprestatie naar vermogen uit te voeren (1,0 fte) 2. Uitgaande van een positief raadsbesluit over ServicePuntWerk 2,23 fte over te hevelen naar ServicePuntWerk. Dit betekent een neerwaartse aanpassing van de personeelsbegroting met € 155.177 per jaar (inclusief de kosten van een werkplek all-in). 3. Gezien de fluctuaties in de klantenpopulatie en de financiële uitdagingen waar gemeenten voor staan, de extra formatie in eerste instantie voor de duur van 12 maanden inzetten. 4. De door Berenschot voorgestelde formatierekenregels te betrekken bij de begroting met ingang van begrotingsjaar 2017. Over beslispunt 1: “Om de organisatie “op orde te krijgen”, in te stemmen met een uitbreiding van de formatie van 7,36 fte (€ 546.262 inclusief werkplekkosten all-in)” is een uitvoerige discussie gevoerd, waarbij de standpunten ver uit elkaar lagen. H:\BureaubladNew\Raadsvoorstellen\ISD\RV Verantwoording 2014, Begroting en addendum 2016 ISD Bollenstreek\Voorstel formatie-uitbreiding (DEF) (april 2015).docx, rtjon Pagina 1 10-5-2015
Gehoord hebbende de standpunten/gevoelens/argumenten, heb ik, in overleg met de voorzitter, nogmaals kritisch naar beslispunt 1 gekeken. Hieronder zal ik per functie(groep) ingaan waarom dit mijns inziens het absolute minimum is om de dienstverlening nog naar behoren, dus met behoud van kwaliteit, uitgevoerd kan worden. Indien er toch geen overeenstemming bereikt kan worden over de nu voorgestelde formatie-uitbreiding, is een discussie over het naar beneden schroeven van belangrijke onderdelen van de huidige dienstverlening onvermijdelijk. In de vorige notitie heb ik aangegeven dat de volgende formatie-uitbreiding noodzakelijk is om de organisatie “op orde te krijgen”. 1. 1,30 fte consulent schulddienstverlening 2. 3,50 fte consulent Participatiewet 3. 1,00 fte consulent Terugvordering en Verhaal 4. 0,89 fte kwaliteitsmedewerker 5. 0,67 fte medewerker bezwaar en beroep Totaal is dit 7,36 fte en dit is weer minder dan door Berenschot geadviseerd (want 7,6 fte exclusief overhead). Ad 1: schulddienstverlening Binnen uw bestuur bestond geen consensus over het aantal benodigde fte’s. Aan de ene kant van het spectrum het standpunt dat gewacht moet worden op de evaluatie schulddienstverlening en aan de andere kant van het spectrum het standpunt dat er 1,3 fte benodigd is. Hoewel de evaluatie nog besproken moet worden, is wel duidelijk geworden dat de ingezette kanteling van schuldhulpverlening naar schulddienstverlening een voorzichtig succes genoemd mag worden. Aan de andere kant is ook duidelijk geworden dat de problematiek waar de afdeling mee te maken krijgt steeds complexer en arbeidsintensiever wordt en dat er nog wel wat “kwaliteitswinst” valt te behalen en dan met name op het gebied van budgetbeheer. Ook zult u in de evaluatie zien dat het goedkoper en kwalitatief beter is het complete budgetbeheer in eigen beheer uit te voeren. Dit kost weliswaar extra formatie, maar hier is, evenals bij Terugvordering en Verhaal (zie hieronder) dekking voor te vinden, in dit geval vermindering van de uitgaven bijzondere bijstand. Los van bovenstaande evaluatie maar wel gehoord hebbende de discussie binnen uw bestuur, adviseer ik u om (als absolute ondergrens) in te stemmen met 1,0 fte consulent schulddienstverlening. Ad 2: Participatiewet Evenals bij de formatie schulddienstverlening lagen de meningen ver uit elkaar. Aan de ene kant van het spectrum was er het standpunt dat de (onder punt 2 in de oorspronkelijke notitie toegestane) 1 fte voor uitvoering van de tegenprestatie naar vermogen ook ingezet zou kunnen worden voor het inkomensdeel van de Participatiewet. Aan de andere kant van het spectrum het standpunt dat er 3,5 fte benodigd is. Daar tussenin de opmerking dat er al € 200.000 vrijgemaakt is voor onder andere de inhuur om de werkdruk te verlagen. Om met dit laatste te beginnen: de toegekende € 200.000 is onder andere bedoeld om de werkdruk op de afdeling Participatiewet te verminderen. Het budget is echter ook bedoeld om de werkdruk bij andere afdelingen weg te nemen en om het opgebouwde verlofstuwmeer af te kunnen bouwen (verkoop uren of het vervangen van mensen die vakantie opnemen). Onder de streep is de toegekende € 200.000 te weinig om het hele jaar te overbruggen en voor zover ik heb kunnen nagaan, is dit budget toegekend tot de discussie rondom het op orde brengen van de organisatie is afgerond. In mijn voorstel stel ik ook voor om met ingang van 1 september 2015 in te stemmen met uitbreiding. De “overbruggingsperiode” is dan al 8 maanden. Inhoudelijk gezien verwijs ik terug naar de oorspronkelijke notitie waarin ik u gewezen heb op de risico’s wanneer er geen (forse uitbreiding) van de afdeling Participatiewet komt. Het klopt dat het lijkt dat er helemaal geen bloed is gevloeid uit het nauwelijks nog spreken van de klant, maar dat is slechts schijn. Er komen steeds meer onderzoeken naar voren waaruit blijkt dat het niet spreken van de klant negatieve (financiële) consequenties voor de gemeenten hebben en dat dit uiteindelijk leidt tot de situatie dat fraude loont (recent aangegeven door het Landelijk Contact Sociaal Rechercheurs). Gezien bovenstaande en gehoord hebbende de discussie binnen uw bestuur, adviseer ik u om (als absolute ondergrens) in te stemmen met 3,0 fte consulent Participatiewet.
H:\BureaubladNew\Raadsvoorstellen\ISD\RV Verantwoording 2014, Begroting en addendum 2016 ISD Bollenstreek\Voorstel formatie-uitbreiding (DEF) (april 2015).docx, rtjon Pagina 2 10-5-2015
Ad 3: Terugvordering en Verhaal Na een korte discussie werd duidelijk dat het gevraagde geen problemen oplevert, dit omdat deze persoon zich “gemakkelijk kan terugverdienen”. Navraag leert namelijk dat het boven op de klant zitten wanneer er een vordering op hem/haar is, het in de meeste gevallen veel sneller leidt tot debiteurenontvangsten. Een verwachte meeropbrengst van € 150.000 acht het MT gerechtvaardigd. Dit bedrag wordt in de begroting(swijziging) in mindering gebracht op de post “uitgaven BUIG”. Op grond van bovenstaande adviseer ik u akkoord te gaan met 1,0 fte consulent Terugvordering en Verhaal. Ad 4 en 5: Kwaliteit en Bezwaar en Beroep Ook bij dit onderwerp lagen de meningen ver uiteen. Aan de ene kant van het spectrum een beperkte formatie-uitbreiding bij alleen kwaliteit en aan de andere kant van het spectrum instemming om voor deze twee functies totaal 1,56 fte toe te staan. Een belangrijk aspect in deze discussie was of de uitbreiding noodzakelijk is vanwege nieuwe taken of vanwege bestaande taken. Wellicht heeft de vorige notitie de indruk gewekt dat de toename van de werkdruk alleen is ontstaan door nieuwe taken. Het klopt dat zowel bij B&B als bij kwaliteit er meer werk verzet moet worden door de nieuwe taken, maar in het rapport van Berenschot is aangegeven dat deze 2 onderdelen van de organisatie zowel bij de bestaande als nieuwe taken (fors) achterblijven in de benchmark. Bij de discussie over de nieuwe taken is hier verder geen aandacht meer aan besteed (omdat dit wel gedaan is bij de bestaande formatie) en is het voorstel van Berenschot, om 7,2 fte (exclusief overhead) aan de formatie toe te voegen, overgenomen. Zoals gezegd komt zowel uit het rapport van Berenschot als uit de benchmark naar voren dat de formatie op genoemde functies achterblijft bij landelijke cijfers. Daarnaast neemt het aantal werkzaamheden, voortvloeiend uit bestaande, maar wel fors aangescherpte, regelgeving fors toe. Daarnaast “ontdekken” klanten veel sneller dan vroeger juridische wegen als de Wet Dwangsom en de Wet Openbaarheid van Bestuur. Uit de notitie “De Boete belicht en de uitspraak van de CRvB” blijkt nogmaals dat de aangescherpte wetgeving voor extra werk zorgt. Er moeten steeds vaker boeten worden opgelegd (taak van kwaliteitsbeheer), er moet steeds meer onderzoek worden gedaan voordat er een boete wordt opgelegd en dit leidt weer tot meer bezwaar-, beroeps- en klachtschriften. Al met al een forse verzwaring van het huidige takenpakket. Op grond van bovenstaande en gehoord hebbende de discussie binnen uw bestuur, adviseer ik u om (als absolute ondergrens) in te stemmen met 1,0 fte voor de combifunctie medewerker bezwaar en beroep en kwaliteitsmedewerker. In de praktijk hebben wij al ervaring opgedaan met zo’n combifunctie (ook wel brugfunctie genoemd) en dit werkt goed. Resumerend Op grond van het rapport van Berenschot, de benchmarkgegevens, mijn eigen expertise en ervaringen, rekening houdend met de financiële uitdagingen waar gemeenten voor staan en de discussie in uw bestuur gehoord hebbende, adviseer ik u om (als absolute ondergrens) in te stemmen met een formatie-uitbreiding van totaal 6,0 fte, opgebouwd uit: 1,0 fte consulent schulddienstverlening 3,0 fte consulent Participatiewet 1,0 fte consulent Terugvordering en Verhaal 1,0 fte combifunctionaris Bezwaar & Beroep en kwaliteitsmedewerker. Op grond van de te verwachten extra inkomsten uit terugvordering en verhaal kan er voor € 150.000 op jaarbasis “dekking” voor deze uitbreiding worden gevonden, middels een verlaging van de post “Uitgaven BUIG”. Ingangsdatum De hoge nood kan nu nog (gedeeltelijk) worden geledigd door de verkregen extra budgetten voor inhuur van derden, maar dit budget is onvoldoende om het gehele jaar door te kunnen komen. Uitgaande dat het Algemeen Bestuur op 29 juni 2015 een positief besluit neemt over zowel de begrotingswijziging 2015-II en de begroting 2016, ligt het voor de hand dat niet eerder dan 1 september arbeidsovereenkomsten met nieuwe collega’s afgesloten kunnen worden, zodat de ingangsdatum van de formatie-uitbreiding op 1 september 2015 gesteld kan worden. Tijdens de bestuursvergadering van 13 april 2015 is al ingestemd om de extra formatie (los van het uiteindelijke aantal fte) vooralsnog voor de duur van 12 maanden aan te stellen. Kanttekening: voorgesteld wordt om, in ieder geval financieel gezien, voor 2016 vooralsnog uit te gaan van 12 maanden extra formatie over het gehele jaar. Indien dan blijkt dat de formatie-uitbreiding langer dan 12 maanden (dus langer dan 1 september 2016) benodigd is, hoeft dit niet te leiden tot een H:\BureaubladNew\Raadsvoorstellen\ISD\RV Verantwoording 2014, Begroting en addendum 2016 ISD Bollenstreek\Voorstel formatie-uitbreiding (DEF) (april 2015).docx, rtjon Pagina 3 10-5-2015
begrotingswijziging (in negatieve zin). Deze evaluatie kan eind mei 2016 plaatsvinden en de uitkomsten hiervan worden besproken in zowel de vergadering van het dagelijks- als algemeen bestuur. Indien blijkt dat een verlenging van de (tijdelijke) formatie-uitbreiding noodzakelijk is, heeft dit geen consequenties voor de begroting 2016. Indien blijkt dat verlenging niet langer noodzakelijk is, betekent dit een begrotingswijziging 2016 (een bijstelling naar beneden). Een eventuele begrotingswijziging kan na de behandeling in de bestuursvergadering in juni 2016 aan de gemeenteraden worden aangeboden en na minimaal 8 weken na aanbieding aan de raden in een (extra) algemeen bestuursvergadering worden behandeld en vastgesteld. Financiële consequenties 2015 (4 maanden) Functie Consulent Bezwaar & Beroep / kwaliteitsmedewerker Subtotaal Afname BUIG Totaal
Benodigde formatie 5,0 fte
Kosten salarisschaal € 62.704
1,0 fte
€ 69.858
Kosten werkplek* € 10.000 per werkplek € 10.000
6,0 fte
Totale kosten € 121.174 € 26.619 € 147.793 € 50.000 € 97.793
6,0 fte
Financiële consequenties 2016 (12 maanden; zie kanttekening onder kopje ingangsdatum) Functie Consulent
Benodigde formatie 5,0 fte
Kosten salarisschaal € 62.704
Kosten werkplek* € 10.000 per werkplek € 10.000
Totale kosten € 363.520
Bezwaar & Beroep / 1,0 fte € 69.858 € 79.858 kwaliteitsmedewerker Subtotaal 6,0 fte € 443.378 Afname BUIG € 150.000 Totaal 6,0 fte € 293.378 *Onder de kosten van een werkplek vallen onder andere: overige personeelskosten, kosten werkplek, ICT etc. Uitgesplitst naar gemeenten betekent het concreet: 2015 Gemeente Hillegom (18,32%) Lisse (19,17%) Noordwijk (22,08%) Noordwijkerhout (13,13) Teylingen (27,30%) Totaal
Benodigde formatie 1,10 fte 1,15 fte 1,32 fte 0,79 fte 1,64 fte 6,00 fte
Kosten € 17.916 € 18.747 € 21.593 € 12.840 € 26.697 € 97.793
Benodigde formatie 1,10 fte 1,15 fte 1,32 fte 0,79 fte 1,64 fte 6,00 fte
Kosten € 53.747 € 56.241 € 64.778 € 38.521 € 80.091 € 293.378
2016 Gemeente Hillegom (18,32% Lisse (19,17%) Noordwijk (22,08%) Noordwijkerhout (13,13%) Teylingen (27,30%) Totaal
H:\BureaubladNew\Raadsvoorstellen\ISD\RV Verantwoording 2014, Begroting en addendum 2016 ISD Bollenstreek\Voorstel formatie-uitbreiding (DEF) (april 2015).docx, rtjon Pagina 4 10-5-2015
Eindconclusie/advies 1. In te stemmen met een (vooralsnog tijdelijke) uitbreiding van 6,0 fte om de ISD-organisatie “formatief op orde” te krijgen. 2. In te stemmen om deze uitbreiding met ingang van 1 september 2015 in te laten gaan. 3. De aan de formatie-uitbreiding verbonden kosten ad € 147.793 (salariskosten en all-in kosten werkplek) te verwerken in begrotingswijziging 2015-II en deze, nadat de gemeenteraden hun gevoelens hebben kunnen uiten, door het algemeen bestuur in de vergadering van 29 juni 2015 te laten vaststellen. In dezelfde begrotingswijziging de post “uitgaven BUIG” met € 50.000 te verlagen en het vrijkomende BUIG-budget gebruiken als “dekkingsmiddel” voor een gedeelte van de formatie-uitbreiding. 4. De aan de formatie-uitbreiding verbonden kosten ad € 443.378 (salariskosten en all-in kosten werk) na behandeling van zowel de begroting 2016 als onderliggende notitie in de gemeenteraden, te verwerken in de begroting 2016 en deze te laten vaststellen in de algemeen bestuursvergadering van 29 juni 2015. In de definitieve begroting de post “uitgaven BUIG” met € 150.000 te verlagen en het vrijkomende BUIG-budget te gebruiken als “dekkingsmiddel” voor een gedeelte van de formatie-uitbreiding. 5. Na 10 maanden een “evaluatie” te houden en deze evaluatie te bespreken in de algemeen bestuursvergadering van juni 2016. In deze vergadering vaststellen wat de effecten van de formatie-uitbreiding zijn geweest en daar conclusies aan te verbinden en indien noodzakelijk deze te vertalen in een begrotingswijziging 2016.
Lisse, 16 april 2015 Robert ‘t Jong
H:\BureaubladNew\Raadsvoorstellen\ISD\RV Verantwoording 2014, Begroting en addendum 2016 ISD Bollenstreek\Voorstel formatie-uitbreiding (DEF) (april 2015).docx, rtjon Pagina 5 10-5-2015
