Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA MUARA BUNGO
1/W5-A4/ /V/2014 26 Mei 2014
Jl.RM.Thaher RimboTengah Muara Bungo- Jambi SOP KEAMANAN DAN KENYAMANAN KANTOR Dasar Hukum : 1.UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. 2. Keputusan SekmaNo. MA/SEK/07/SK/III/2006 tentang Organisasi dan Tata KerjaSekretariat MARI
Kualifikasi Pelaksana : 1. Kepala Urusan Umum 2. Petugas Keamanan 3. Petugas Kebersihan
Keterkaitan : SOP Pengelolaan ATK Persediaan SOP Pengelolaan dan Pemanfaatan BMN SOP Perawatan dan Pemeliharaan BMN
Peralatan/Perlengkapan : - Alat kebersihan - Buku Tamu - CCTV - Metal Detector - Alat Tulis (Pulpen, kertas) Pencatatan dan Pendataan :
Peringatan : Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait N o 1.
2
3
4
5
Aktivitas
Kaur Umum
Pelaksana Petugas Petugas Kebersihan Pengamanan
Menyusun uraian tugas (job description) satuan pengamanan dan petugas kebersihan yang terdiri dari tenaga honorer setiap awal bulan. Pelaksanaan pengamanan dan kebersihan rutin dilaksanakan setiap hari dan dikoordinir oleh Kaur Umum. Petugas kebersihan membersihan semua ruangan yang ada dikantor termasuk toilet, taman dan halaman, penataan parkir, mengecek keadaan bangku, AC, penerangan, tempat sampah dan lain sebagainya. Pelaksanaan pengamanan meliputi semua kemanan yang ada di wilayah pengadilan, termasuk pengamanan terhadap para tamu yang datang, pada saat persidangan bila perlu melakukan koordinasi dengan pihak terkait seperti Polres, Polsek maupun Kodim. Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap tugas-tugas yang telah dilakukan petugas pengamanan dan kebersihan untuk dievaluasi setiap akhir bulan.
26 Mei 2014 Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo
Mutu baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan (menit) Kertas, pulpen 60
Kegiatan
TOTAL WAKTU
Output Arsip
60
Kegiatan
Alat Kebersihan
Setiap hari
Rasa nyaman
Buku tamu, metal detector, CCTV
Setiap hari
Rasa aman
Kertas, pulpen
60
Dokume n
MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA MUARA BUNGO Jl.RM.Thaher RimboTengah Muara Bungo -Jambi
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
2/W5-A4/ /V/2014 26 Mei 2014 26 Mei 2014 Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo
SOP PELAPORAN BMN
Dasar Hukum : 1.UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan. 2. Kepmenkeu RI No. 96/PMK.06/2007 tgl. 4 September 2007 tentang tata cara pelaksanaan , pengajuan, pemanfaatan,penghapusan dan pemindahtanganan BMN.
Kualifikasi Pelaksana : 1. Staf Urusan Umum 2. Bendahara Pengeluaran 3. Semua Bagian 4. Panitera/Sekretaris
Keterkaitan : - SOP Penghapusan BMN - SOP Pengelolaan dan Pemanfaatan BMN
Peralatan/Perlengkapan : - Lembar blanko permintaan ATK, rekapitulasi, daftar rencana pembelian, dan BAST - Kwitansi pembelian - Komputer Pencatatan dan Pendataan :
Peringatan : Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait N o 1.
2
3
4
5
6
Aktivitas
Petugas SIMAK
Pelaksana Petugas Panitera/ SAKPA Sekretaris
Operator persediaan diakhir semester melakukan opname fisik bagian persediaan lalu membuat berita acara hasil opname fisik barang ATK/persediaan yang ditandatangani oleh Panitera/Sekretaris sebagai KPA/KPB Hasil opname fisik diinput kedalam aplikasi persediaan kemudian ADK persediaan dikirim ke aplikasi SIMAK Operator SIMAK menerima data ADK persediaan kedalam aplikasi SIMAK lalu melakukan rekonsiliasi internal dengan SAKPA. Hasil rekonsiliasi internal dituangkan dalam berita acara rekonsiliasi internal yang ditandatangani petugas SIMAK, petugas SAKPA dan Panitera/Sekretatis. Petugas SIMAK melakukan rekonsiliasi ekternal dengan KPKNLdengan membawa kelengkapan dokumen yang diperlukan serta ADK aplikasi SIMAK Apabila rekonsiliasi ke KPKNL sudah cocok dilanjutkan dengan membuat CAL-BMN yang ditandatangani oleh Panitera/Sekretaris dan dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Agama dan KPKNL TOTAL WAKTU
KPKNL
Persyaratan/ Perlengkapan Kegiatan opname fisik, berita acara opname fisik
Mutu baku Waktu (menit) 60
Output Kegiata n
Komputer, Aplikasi,
30
ADK
Komputer, Lembar neraca
15
Dokume n
Komputer, Printer, Lembar berita acara
60
Arsip dan dokume n berita acara
ADK SIMAK, dokumen pendukung
60
Arsip dan dokume n
Komputer, Aplikasi
180
ADK
205
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA MUARA BUNGO Jl.RM.Thaher RimboTengah Muara Bungo-Jambi
3/W5-A4/ /V/2014 26 Mei 2014 26 Mei 2014 Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo
SOP PENGELOLAAN ATK (BARANG PERSEDIAAN)
Dasar Hukum : 1.UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan. 2. Kepmenkeu RI No. 96/PMK.06/2007 tgl. 4 September 2007 tentang tata cara pelaksanaan , pengajuan, pemanfaatan,penghapusan dan pemindahtanganan BMN. Keterkaitan : - SOP Pelaporan BMN - SOP Pengelolaan dan Pemanfaatan BMN
Kualifikasi Pelaksana : 1. Staf Urusan Umum 2. Bendahara Pengeluaran 3. Semua Bagian 4. Panitera/Sekretaris Peralatan/Perlengkapan : - Lembar blanko permintaan ATK, rekapitulasi, daftar rencana pembelian, dan BAST - Kwitansi pembelian - Komputer Pencatatan dan Pendataan :
Peringatan : Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait
No
Aktivitas
1.
Menyerahkan blanko permintaan barang ATK/persediaan ke setiap bagian untuk diisi sesuai kebutuhan Mengumpulkan dan meneliti permintaan barang ATK dari tiap ruangan untuk direkap Membuat daftar rencana pembelian berdasarkan rekapitulasi lalu meminta persetujuan Panitera/Sekretaris Melakukan pembelian ATK kemudian meminta kwitansi sebagai bukti pembelian Bendahara Pengeluaran Mengecek kesesuaian antara daftar pembelian, kwitansi pembelian dengan barang yang diterima Mendistribusikan ke tiap ruangan sesuai permintaan dengan menyerahkan BAST untuk ditandatangani Menginput data pembelian dan permintaan ATK kedalam Aplikasi Persediaan
2
3
4
5
6
7
Staf Umum
Semua Bagian
Pelaksana Bendahara Pengeluaran
Panitera/ Sekretaris
Persyaratan/ Perlengkapan Lembar blanko permintaan ATK
60
Dokumen permintaan ATK
Lembar Rekapitulasi
30
Rekapitulasi
Lembar Daftar Rencana Pembelian
10
Dokumen rancana pembelian
Kwitansi Pembelian
15
Arsip kwitansi
Daftar Rencana Pembelian, kwitansi pembelian Lembar BAST
60
kegiatan
120
Dokumen BAST
30
ADK
Komputer
TOTAL WAKTU
Mutu baku Waktu Output (menit)
25
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA MUARA BUNGO Jl.RM.Thaher RimboTengah Muara Bungo - Jambi
4/W5-A4/ /V/2014 26 Mei 2014
Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo
SOP PENGELOLAAN DAN PEMANFAATAN BMN
Dasar Hukum : 1.UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan. 2. Kepmenkeu RI No. 96/PMK.06/2007 tgl. 4 September 2007 tentang tata cara pelaksanaan , pengajuan, pemanfaatan,penghapusan dan pemindahtanganan BMN. Keterkaitan : - SOP Pelaporan BMN - SOP Penghapusan BMN
Kualifikasi Pelaksana : 1. Petugas SIMAK 2. Kaur Umum 3. Panitera/Sekretaris 4. Ketua Peralatan/Perlengkapan : - Lembar blanko permintaan ATK, rekapitulasi, daftar rencana pembelian, dan BAST - Kwitansi pembelian - Komputer Pencatatan dan Pendataan :
Peringatan : Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait
No
Aktivitas
1.
Setiap BMN yang menjadi aset, baik itu dari hasil pembelian, hibah atau transfer masuk akan dicatat dan dikelola oleh petugas SIMAK dan disetujui oleh Kaur Umum dan Panitera/Sekretaris. Setelah BMN diinput pada aplikasi SIMAK, BMN diinventarisasi dan dikodifikasi serta didistribusikan kedalam DBR (Daftar Barang Ruangan) Mencetak serta menempelkan label inventaris pada BMN sesuai antara barang dengan kodenya serta ruang (labelisasi) Mencocokkan DBR dengan BMN riil yang ada diruangan, jika penanggungjawab ruangan merasa cocok dan setuju, maka DBR akan ditandatangani. Jika tidak setuju maka petugas SIMAK akan melakukan koreksi. Untuk tanah, gedung dan kendaraan dinas diinput kedalam KIB dengan mengarsipkan dokumen pendukungnya seperti sertifikat tanah, IMB, BPKB dan STNK. Untuk pengguna rumah dinas dan kendaraan dinas akan dibuatkan SK penunjukan penggunanaan rumah dinas dan kendaraan dinas yang ditandatangani oleh Ketua Pengadilan Agama.
2
3
4
5
6
Petugas SIMAK
Pelaksana Kaur Panitera/ Umum Sekretaris
TOTAL WAKTU
KPN
Mutu baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan (menit) Komputer, 60 Aplikasi SIMAK
Output Kegiata n
Komputer, Aplikasi SIMAK
30
Dokum en ADK SIMAK
Komputer, Aplikasi SIMAK, Printer, kertas Komputer, Aplikasi SIMAK, Printer, Lembar DBR
60
Dokum en Label
30
Dokum en Arsip
Komputer, Aplikasi SIMAK, Printer, Lembar KIB Komputer, Printer, Kertas
30
Dokum en KIB
60
Dokum en SK
270
MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA MUARA BUNGO Jl.RM.Thaher RimboTengah Muara Bungo - Jambi
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
5/W5-A4/ /V/2014 26 Mei 2014 26 Mei 2014 Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo
SOP PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN Dasar Hukum : 1.UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. 2. Keputusan SekmaNo. MA/SEK/07/SK/III/2006 tentang Organisasi dan Tata KerjaSekretariat MARI
Kualifikasi Pelaksana : 1. Staf Urusan Umum 2. Pegawai/Anggota 3. Kaur Umum
Keterkaitan : SOP Pengelolaan Surat Masuk
Peralatan/Perlengkapan : - Buku Agenda - Buku Induk - Buku Peminjaman dan Pengembalian Buku - Alat-alat Kebersihan - Alat Tulis (Pulpen, map, karton, lem, dll) Pencatatan dan Pendataan :
Peringatan : Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait
No
Aktivitas
1.
Mencatat buku baru yang diterima kedalam Buku Agenda, Buku Induk dan memberikan penomoran menurut klasifikasi Membuat catatan peminjaman Buku dan pengembalian buku dalam buku peminjaman Melakukan pemeliharaan, Perawatan dan penataan koleksi buku dengan berkoordinasi dengan Kaur Umum Membuat surat teguran / surat peringatan kepada peminjam buku yang belum mengembalikan sesuai tanggal yang telah ditentukan.
2
3
4
Staf Umum
Pelaksana Pegawai/ peminjam buku
TOTAL WAKTU
Kaur Umum
Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu baku Waktu Output (menit)
Buku Agenda Buku Induk
10
Arsip
Buku Peminjaman dan Pengembalian Buku Alat-alat Kebersihan
15
Arsip
60
Kegiatan
Surat Teguran
15
Arsip
100
MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA MUARA BUNGO
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Jl.RM.Thaher RimboTengah Muara Bungo - Jambi SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR Dasar Hukum : 1.UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. 2. Keputusan SekmaNo. MA/SEK/07/SK/III/2006 tentang Organisasi dan Tata KerjaSekretariat MARI Keterkaitan : SOP Pengelolaan Surat Masuk
Peringatan : Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait
No
Aktivitas
1.
Meregister surat keluar pada Buku Agenda Surat Keluar dan memberikan Nomor urut surat keluar Memilah dan memasukkan kedalam amplop surat keluar berdasarkan alamat tujuan. Satu surat diarsipkan di Bagian Umum. Mengirimkan Surat Keluar pada pukul 14.00 WIB, lewat dari jam tersebut dikirim esok harinya Meminta paraf dari penerima surat apabila dikirim melalui kurir pada buku Ekspedisi Kota. Bila dikirim melalui pos meminta cap stempel pada buku Ekspedisi Pos serta resume pengiriman untuk bukti pembiayaan pos ke Bagian Keuangan
2
3
4
Staf Umum
6/W5-A4/ /V/2014 26 Mei 2014 26 Mei 2014 Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo
Kualifikasi Pelaksana : 1. Staf Urusan Umum
Peralatan/Perlengkapan : - Buku Agenda Surat Keluar - Buku Ekspedisi Kota - Buku Ekspedisi Pos - Kendaraan Dinas Roda-2 - Alat Tulis (Pulpen, amplop) Pencatatan dan Pendataan :
Pelaksana Kantor Pos
KUA, dll (dikirim melalui kurir)
Persyaratan/ Perlengkapan
Buku Agenda Surat Keluar, pulpen dan penggaris Amplop
TOTAL WAKTU
Mutu baku Waktu Output (menit)
5
Dokumen register
15
Surat
Kendaraan dinas roda-2
30
Kegiatan
Buku Ekspedisi Kota, Buku Ekspedisi Pos
10
Dokumen Ekspedisi
60
MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA MUARA BUNGO Jl.RM.Thaher RimboTengah Muara Bungo - Jambi
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
7/W5-A4/ /V/2014 26 Mei 2014 26 Mei 2014 Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo
SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK Dasar Hukum : 1.UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. 2. Keputusan SekmaNo. MA/SEK/07/SK/III/2006 tentang Organisasi dan Tata KerjaSekretariat MARI
Kualifikasi Pelaksana : 1. Kepala Urusan Umum 2. Panitera/Sekretaris 3. Ketua Pengadilan Agama
Keterkaitan : SOP Pengelolaan Surat Keluar
Peralatan/Perlengkapan : - Buku Agenda Surat Masuk - Lembar Disposisi - Lembar Kendali - Buku Ekspedisi Umum - Alat Tulis (Pulpen, Map, Penggaris, dll) Pencatatan dan Pendataan :
Peringatan : Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait
No
Aktivitas
1.
Meregister surat pada Buku Agenda Surat Masuk dan memberikan Nomor urut surat masuk Menyerahkan surat beserta lembar disposisi kepada Ketua atau Wakil Ketua bila berhalangan Menyerahkan surat beserta lembar disposisi kepada Pansek (Wapan atau Wasek bila berhalangan) Memberi Lembar Kendali pada surat yang telah di disposisi kemudian surat tersebut didistribusikan ke masing-masing bagian sesuai dengan petunjuk disposisi Meminta paraf yang menerima surat pada lembar Kendali dan buku Ekspedisi Umum, kemudian mengfilekan kopi lembar disposisi dan lembar kendali padafolder kendali
2
3
4
5
Kaur Umum
Pelaksana Panitera/ Sekretaris
TOTAL WAKTU
Ketua
Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu baku Waktu Output (menit)
Buku Agenda Surat Masuk, pulpen dan penggaris Lembar disposisi, pulpen dan map Lembar disposisi, pulpen dan map
5
Dokumen register
5
Dokumen disposisi
5
Dokumen disposisi
Lembar disposisi, lembar kendali
5
Arsip surat dan dokumen disposisi
Lembar disposisi, lembar kendali
5
Dokumen disposisi, Arsip
25
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA MUARA BUNGO
Jl.RM.Thaher RimboTengah Muara Bungo - Jambi SOP PENGHAPUSAN BMN Dasar Hukum : 1.UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan. 2. Kepmenkeu RI No. 96/PMK.06/2007 tgl. 4 September 2007 tentang tata cara pelaksanaan , pengajuan, pemanfaatan,penghapusan dan pemindahtanganan BMN. Keterkaitan : - SOP Pelaporan BMN - SOP Pengelolaan dan Pemanfaatan BMN
Peringatan : Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait N o 1.
2
3
4
5
6
Aktivitas
Petugas SIMAK
8/W5-A4/ /V/2014 26 Mei 2014 26 Mei 2014 Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo
Kualifikasi Pelaksana : 1. Staf Urusan Umum 2. Bendahara Pengeluaran 3. Semua Bagian 4. Panitera/Sekretaris Peralatan/Perlengkapan : - Lembar blanko permintaan ATK, rekapitulasi, daftar rencana pembelian, dan BAST - Kwitansi pembelian - Komputer Pencatatan dan Pendataan :
Pelaksana Wasek Panitera/ Sekretaris
Mengusulkan kepada Wakil Sekretaris dan Panitera/Sekretaris pembentukan panitia penghapusan BMN untuk dibuatkan SK Panitia Penghapusan Melakukan penelitian terhadap BMN yang akan dihapus kemudian dibuatkan Berita Acara yang ditandatangani oleh Panitera/Sekretaris Melakuka penilaian/ taksiran harga limit BMN yang akan dihapus. Untuk gedung kantor berkoordinasi dengan Dinas PU, kendaraan dinas dengan Dishub, peralatan kantor bisa dilakukan sendiri. Membuat dan mengirim surat usulan persetujuan penghapusan BMN beserta kelengkapannya ke Pengadilan Tinggi Agama Jambi untuk diteruskan ke KPKNL
KPK NL
Mutu baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Kegiatan 1 hari
Komputer, Aplikasi, Lembar Berita Acara Penghapusan Lembar Harga Limit
Komputer, Printer, Lembar Usulan Penghapusan
Setelah surat persutujuan penghapusan BMN dari KPKNL dan Eselon-1 (BUA MARI) turun lalu mengajukan permohonan lelang ke KPKNL. Setelah lelang dilaksanakan dan risalah lelang telah dikirim oleh KPKNL, kemudian menginput data penghapusan ke Aplikasi SIMAK. TOTAL WAKTU
Kegiata n
1 hari
Arsip
1-7 hari
Arsip
1 hari
Maks 6 bln
Komputer, Aplikasi
Output
1 jam
Arsip dan dokum en penghp usan Arsip dan dokum en ADK
Maks 6 bln
MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA MUARA BUNGO
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Jl.RM.Thaher RimboTengah Muara Bungo -Jambi
9/W5-A4/ /V/2014 26Mei 2014 26 Mei 2014 Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo
SOP PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN BMN Dasar Hukum : 1.UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. 2. Keputusan SekmaNo. MA/SEK/07/SK/III/2006 tentang Organisasi dan Tata KerjaSekretariat MARI
Kualifikasi Pelaksana : 1. Kepala Urusan Umum 2. Petugas Keamanan 3. Petugas Kebersihan
Keterkaitan : SOP Keamanan dan Kenyamanan kantor
Peralatan/Perlengkapan : - Alat kebersihan - Kwitansi - Nota - Meterai - Alat Tulis (Pulpen, kertas) Pencatatan dan Pendataan :
Peringatan : Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait
N o 1.
2
3
4
5
Aktivitas
Kaur Umum
Pelaksana Bagian Keuangan
Menerima laporan BMN yang rusak dari tiap ruangan, kemudian memeriksa apakah masih bisa diperbaiki. Bila tidak bisa diperbaiki akan diusulkan untuk dihapuskan. BMN yang masih bisa diperbaiki diusulkan kepada Wasek dan Pansek untuk diservis. BMN diperbaiki oleh penyedia jasa (pihak ketiga), untuk anggaran dan pembiayanaannya bagian umum melakukan koordinasi dengan bagian Keuangan. Untuk perawatan dan pemeliharaan gedung kantor dilakukan secara periodik sesuai dengan kebutuhan. Melaporkan hasil perbaikan BMN kepada pimpinan. Untuk tanda bukti pengeluaran anggaran pemeliharaan diserahkan kepada bagian keuangan.
Wasek/ Pansek
Mutu baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan (menit ) Lembar 15 Kegiatan Pengecekan
Kwitansi, nota, meterai,
Kertas, pulpen
TOTAL WAKTU
15
Kegiatan
situasi onal
Dokumen keuangan
3 atau 4 bulan sekali 30
Rasa aman
Dokumen
