2008
Steven De Weerdt
MS Offic 2007 Excel
Microsoft Office heeft in zijn nieuwste versie een ware metamorfose doorgemaakt. Na 20 jaar wijken we af van onze oude vertrouwde menu’s en sub menu’s. Deze nieuwe mannier van werken vraagt veel van de doorwinterde gebruiker. De tijd is dan ook meer dan rijp om de vervlogen basis eens grondig te herhalen en in één keer de nieuwe gebruikersomgeving door en door te leren kennen. In deze cursus komen alle zaken die wij tijdens de nascholing gezien hebben uitgebreid aan bod
Go! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap
BASIS INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1: De werkomgeving ________________________________________________ 5 schermoverzicht ___________________________________________________________________5 Werkbalk snelle toegang ___________________________________________________________5 Items aan de werkbalk snelle toegang toevoegen ____________________________________________ 5 Een opdracht direct vanaf het lint toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang ______________________ 6
De Office knop ____________________________________________________________________6 Het lint __________________________________________________________________________7 De contextuele tabbladen van Excel _______________________________________________________ 8 Het lint minimaliseren __________________________________________________________________ 9
De status balk ___________________________________________________________________ 10 weergave van het werkblad _____________________________________________________________ 10 Zoomen _____________________________________________________________________________ 10
Hoofdstuk 2: Basis vaardigheden______________________________________________ 11 Navigatie_______________________________________________________________________ 11 selecteren ___________________________________________________________________________ 11 Invoegen ____________________________________________________________________________ 12
Reeksen _______________________________________________________________________ 13 Ingevoerde kolomgegevens automatisch herhalen ___________________________________________ Automatisch aanvullen uitschakelen ______________________________________________________ Gegevens doorvoeren met de vulgreep ____________________________________________________ De inhoud van een aangrenzende cel doorvoeren in de actieve cel ______________________________ Gegevens doorvoeren in aangrenzende cellen door de vulgreep te slepen ________________________ Een reeks getallen, datums of andere ingebouwde reeksitems doorvoeren _______________________ Gegevens doorvoeren met een aangepaste doorvoerreeks ____________________________________
13 13 13 14 14 14 15
Hoofdstuk 3: Berekeningen __________________________________________________ 17 Formules _______________________________________________________________________ 17 Eenvoudige berekeningen ____________________________________________________________ 17
Hoofdstuk 4: Cel adressering _________________________________________________ 18 Relatieve adressering __________________________________________________________________ 18 Absolute adressering __________________________________________________________________ 20
Hoofdstuk 5: Voorwaardelijke opmaak _________________________________________ 22 Voorwaardelijke opmaak toepassen ______________________________________________________ 22 Voorwaardelijke opmaak aanpassen ______________________________________________________ 22 Voorwaardelijke opmaak verwijderen _____________________________________________________ 23
Hoofdstuk 6 :Draai tabellen __________________________________________________ 24 Een draaitabel- of draaigrafiekrapport maken _______________________________________________ 24 Een tabel maken ______________________________________________________________________ 25 Pagina | 2
Een tabel converteren naar een gegevensbereik _____________________________________________ 26
Opmerkingen ___________________________________________________________________ 26 Een opmerking toevoegen ______________________________________________________________ Opmerkingen opmaken ________________________________________________________________ Een opmerking bewerken _______________________________________________________________ Een opmerking verwijderen _____________________________________________________________ Opmerkingen afdrukken ________________________________________________________________ Opmerkingen verplaatsen en het formaat ervan wijzigen ______________________________________
26 27 27 28 28 28
Hoofdstuk 7:Werken met functies _____________________________________________ 29 Functie wizard __________________________________________________________________ 29 Logische functies ________________________________________________________________ 31 Als _________________________________________________________________________________ 31
Gevorderd Namen ________________________________________________________________________ 34 Het bereik van een naam _______________________________________________________________ Namen controleren ___________________________________________________________________ Syntaxisregels voor namen ______________________________________________________________ Een naam maken voor een cel of cellenbereik in een werkblad _________________________________ Een naam maken op basis van een selectie van cellen in een werkblad ___________________________ Namen beheren via het dialoogvenster Namen beheren ______________________________________ Het formaat van kolommen aanpassen ____________________________________________________ Namen sorteren ______________________________________________________________________ Een naam wijzigen ____________________________________________________________________ Een of meer namen verwijderen _________________________________________________________
34 35 35 36 36 37 38 38 38 39
Hoofdstuk 8: Gevorderde functies _____________________________________________ 40 Vert.zoeken__________________________________________________________________________ 40 Aanvullende informatie ________________________________________________________________ 41 Horiz.zoeken _________________________________________________________________________ 42
Hoofdstuk 9: Grafieken______________________________________________________ 44 Gegevens selecteren __________________________________________________________________ 44 Grafiektype __________________________________________________________________________ 44 Grafiek opmaken _____________________________________________________________________ 45
Hoofdstuk 10: Besturingselementen ___________________________________________ 46 Besturingselementen aan velden koppelen _________________________________________________ 47
Hoofdstuk 11: Extra’s _______________________________________________________ 48 doelzoeken _____________________________________________________________________ 48 Fout controle ___________________________________________________________________ 48 Cellen aan Venster Controle toevoegen____________________________________________________ 48
filters __________________________________________________________________________ 49 Gegevens validatie _______________________________________________________________ 50 Waarden uit een lijst toestaan ___________________________________________________________ 51 Pagina | 3
Een geheel getal in een bereik toestaan ___________________________________________________ Een decimaal getal in een bereik toestaan _________________________________________________ Een datum binnen een bepaald tijdsbestek toestaan _________________________________________ Een tijd binnen een bepaald tijdsbestek toestaan ____________________________________________ Tekst met een bepaalde lengte toestaan ___________________________________________________ Berekenen wat is toegestaan op basis van de inhoud van een andere cel _________________________
51 51 52 52 52 52
Hoofdstuk 12: Macro’s ______________________________________________________ 55
Pagina | 4
HOOFDSTUK 1: DE WERKOMGEVING SCHERMOVERZICHT Office knop
De werkbalk snellentoegang
Titelbalk
Het Lint
Schuifbalken Tabbladen
WERKBALK SNELLE
statusbalk
TOEGANG
ITEMS AAN DE WERKBALK SNELLE TOEGANG
TOEVOEGEN
De werkbalk Snelle toegang is een werkbalk die u kunt aanpassen en die een set opdrachten bevat die onafhankelijk zijn van het tabblad dat momenteel wordt weergegeven. U kunt knoppen toevoegen die opdrachten op de werkbalk Snelle toegang voorstellen en u kunt de werkbalk Snelle toegang verplaatsen vanaf een van de twee mogelijke locaties. Linkerbovenhoek naast de Officeknop Onder het lint Als de standaardlocatie naast de Microsoft Officeknop zich te ver van uw werkgebied bevindt, kunt u de werkbalk dichter bij het werkgebied plaatsen. Als u de werkbalk onder het lint plaatst, zit deze dicht tegen het werkgebied aan. Als u het werkgebied wilt maximaliseren, kunt u de werkbalk Snelle toegang beter op de standaardlocatie houden.
Klik op Werkbalk Snelle toegang aanpassen Klik in de lijst op Onder het lint weergeven.
. Pagina | 5
EEN OPDRACHT DIRECT VANAF HET LINT TOEVOEGEN AAN DE WERKBALK SNELLE TOEGANG U kunt een opdracht toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang vanuit de opdrachten die op het lint worden weergegeven.
Klik op het lint op het juiste tabblad of de juiste groep om de opdracht weer te geven die u aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op de opdracht en klik vervolgens op Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang in het snelmenu.
DE OFFICE KNOP Het ontwerp van de gebruikersinterface heeft grote wijzigingen ondergaan voor de volgende Microsoft Office-systeem 2007-programma's: Word, Excel, PowerPoint, Access en Outlook (in de vensters voor het opstellen en lezen van een bericht). De Microsoft Office-knop vervangt het menu Bestand en bevindt zich in de linkerbovenhoek van deze Microsoft Office-programma's. Als u op de Microsoft Office-knop klikt, ziet u dezelfde basisopdrachten als in eerdere versies van Microsoft Office voor het openen, opslaan en afdrukken van een bestand. In Office 2007 zijn nu meer opdrachten beschikbaar, zoals Voltooien en Publiceren. Als u bijvoorbeeld in Word, Excel of PowerPoint Voltooien aanwijst en vervolgens op Document controleren klikt, kunt u controleren of een bestand verborgen metagegevens of persoonlijke gegevens bevat. De office knop heeft zijn eigen specifieke functie zo vinden we achter de office kop al de functies die we vroeger achter het menu bestand vonden. U vindt de office-knop linksboven in Excel 2007. De Officeknop vervangt het menu Bestand en bevindt zich in de linkerbovenhoek van de verschillende programma's.
Als u op de office knop klikt, ziet u de basisopdrachten zoals het openen, opslaan en afdrukken van een bestand. In Office 2007 zijn nu meer opdrachten beschikbaar, zoals Voltooien en Publiceren. Als u bijvoorbeeld in Word, Voltooien aanwijst en vervolgens op Document controleren klikt, kunt u controleren of een bestand verborgen metagegevens of persoonlijke gegevens bevat. In het rechter venster zien we de laatst geopende bestanden deze schuiven door wanneer er teveel documenten weergegeven worden. U kan er echter voor zorgen dat uw veel gebruikte documenten hier permanent blijven. Om dit de bekomen klikt u op het duimspijker icoontje aan de rechter zijde. U pint het document dus vast in het venster. Als u dit goed gedaan heeft ziet de duimspijker nu groen. De office knop heeft zijn eigen functie. Ze zal enkel gebruikt worden bij het afwerken van ons document alle andere functies die betrekking hebben op de inhoud van ons document vinden we terug op het lint. Pagina | 6
HET LINT Zoals al eerder gezegd heeft het lint zijn eigen functie. Op het lint vindt u alle opties en knoppen die u nodig heeft om de inhoud van uw document aan- en op te maken. Al wat van toepassing is op de inhoud van het document word u binnen het lint gepresenteerd. Het lint is zo ontworpen om u te helpen bij het snel zoeken van deze opdrachten. De opdrachten zijn ingedeeld in logische groepen op tabbladen. Elk tabblad heeft betrekking op een bepaalde soort activiteit, zoals het schrijven of opmaken van een pagina. Zo werkt helpt het lint u uw taak zo snelmogelijk te voltooien.
tabblad dat verschijnt aan om zo de werkbalk zichtbaar te maken. Het grote voordeel hiervan is dat we alle mogelijke opties te zien krijgen. Het tabblad Start Dubbelklik op een van de tabs of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+F1 om het lint tijdens het werken te minimaliseren, zodat alleen de tabnamen worden weergegeven. De opdrachten verschijnen dan alleen op het lint als je op een van de tabnamen klikt of de sneltoets van het tabblad gebruikt. Nadat je op een van de knoppen hebt geklikt, vouwt Excel het lint weer samen. Als je nogmaals op een tabnaam dubbelklikt of Ctrl+F1 gebruikt, wordt het lint weer op zijn normale formaat weergegeven. Het tabblad Invoegen Het tabblad Invoegen bevat opdrachten om verschillende soorten elementen aan werkbladen toe te voegen, zoals draaitabellen, allerlei soorten grafische objecten en afbeeldingen, grafieken, hyperlinks,digitale handtekeningen en speciale symbolen. Het tabblad Pagina-indeling Het tabblad Pagina-indeling bevat opdrachten voor het wijzigen van de pagina-instellingen van een spreadsheet voor het maken van afdrukken. Je vindt er ook knoppen voor het wijzigen van het onderliggende thema in het huidige werkblad, voor het aanpassen van de uitlijning en voor het stapelen van grafische objecten die aan het werkblad zijn toegevoegd met de opdrachten op het tabblad Invoegen. Het tabblad Formules Het tabblad Formules bevat opdrachten voor het maken en controleren van de formules in een spreadsheet. Er zijn knoppen voor het selecteren van specifieke functies, geordend per categorie, voor het openen van de wizard Functies en voor het optellen van de waarden in een celbereik met de functie Auto-Som. Bovendien heeft het tabblad Formules knoppen om bereiken te benoemen en te beheren en om ze aan formules toe te voegen. Ten slotte heeft het tabblad ook nog knoppen voor het opsporen en verbeteren van fouten in formules en voor het handmatig of automatisch herberekenen van formuleresultaten. Het tabblad Gegevens Het tabblad Gegevens bevat voornamelijk opdrachten die bedoeld zijn voor tabellen in het werkblad. Dit tabblad heeft knoppen om verbinding te maken met externe gegevensbronnen voor het importeren van gegevens uit databasetabellen en voor het beheren en opnieuw gebruiken van deze verbindingen. Er zijn ook Pagina | 7
nog knoppen voor het sorteren, filteren, valideren, samenvatten en optellen van de gegevens in tabellen, en voor het verrichten van allerlei soorten ‘wat als’-analyses. Het tabblad Controleren Het tabblad Controleren bevat opdrachten om de spreadsheet na te kijken en van commentaar te voorzien. Je hebt de mogelijkheid de spelling te controleren, termen in verschillende online bronnen op te zoeken, synoniemen te bekijken en de tekst op een werkblad in verscheidene andere talen te vertalen. Je vindt er ook knoppen om de beveiliging van werkbladen en werkmappen aan en uit te zetten en om werkmappen te delen met collega’s op hetzelfde netwerk. Het tabblad Beeld Het tabblad Beeld bevat opdrachten voor het aanpassen en instellen van de werkbladweergave. Dit tabblad heeft knoppen om een andere weergave te selecteren, om allerlei schermonderdelen weer te geven of te verbergen, om in en uit te zoomen op het werkblad, om het werkblad in verschillende vensters op te delen en om deze vensters te rangschikken.
DE CONTEXTUELE TABBLADEN VAN EXCEL Om het scherm overzichtelijk te houden, worden sommige tabbladen alleen weergegeven wanneer deze nodig zijn. Zo wordt het tabblad Hulpmiddelen voor grafieken alleen weergegeven wanneer een grafiek wordt geselecteerd. Normaal gezien toont word de nieuwe werkbalk direct in het lint wanneer dit niet het geval is klikken we het op het nieuwe tabblad.
Naast de gewone tabbladen verschijnen er tijdens sommige bewerkingen contextuele tabbladen aan het einde van het lint. Zoals de naam al aangeeft, is een contextueel tabblad ontworpen om toegang te bieden tot knoppen die je nodig kunt hebben als je een specifieke taak verricht, zoals het maken van een kop- en voettekst voor een spreadsheetrapport, het opmaken van een tabel met gegevens of het maken van een nieuwe grafiek of draaitabel. Contextuele tabbladen worden altijd aan de rechterkant van het lint weergegeven. De tabnaam verschijnt echter niet op dezelfde hoogte als de overige tabnamen, maar op de titelbalk met de naam van de actieve werkmap. Dit gebeurt om ruimte te maken voor de (sub)tabs met hulpmiddelen die aan de rij met standaardtabs worden toegevoegd. Deze (sub)tabs staan allemaal onder het contextuele tabblad.
Pagina | 8
Het contextuele tabblad Hulpmiddelen voor tekenen
Het contextuele tabblad Hulpmiddelen voor grafieken
Het contextuele tabblad Hulpmiddelen voor draaitabellen
HET LINT MINIMALISEREN Het lint neemt nogal veelplaats in op het scherm. We kunnen het lint verkleinen zodat we hier minderlast van hebben. Om dit te doen gaan we als volgt te werk.
Klik op Werkbalk Snelle toegang aanpassen Klik in de lijst op Het lint minimaliseren.
.
Als u het lint wilt gebruiken als het is geminimaliseerd, klikt u op het tabblad dat u wilt gebruiken en vervolgens op de optie of de opdracht die u wilt gebruiken. Met het lint geminimaliseerd kunt u bijvoorbeeld tekst selecteren in een Microsoft Office Worddocument, op het tabblad Start klikken en vervolgens in de groep Lettertype op de gewenste grootte klikken. Het lint wordt opnieuw geminimaliseerd nadat u de gewenste tekstgrootte hebt ingesteld. Het lint voor korte tijd minimaliseren
Als u het lint snel wilt minimaliseren, dubbelklikt u op de naam van het actieve tabblad. Dubbelklik nogmaals op een tabblad om het lint te herstellen.
S NELTOETS :
CTRL+F1
Het lint herstellen
S NELTOETS :
Klik op Werkbalk Snelle toegang aanpassen Klik in de lijst op Het lint minimaliseren.
.
CTRL+F1
Pagina | 9
DE STATUS BALK U kunt aan de statusbalk verschillende indicatoren toevoegen die aangeven wanneer een functie in- of uitgeschakeld is. Tevens bied de statusbalk u snel toegang bieden tot deze functies.
Functies toevoegen aan de statusbalk:
Klik met de rechter muisknop op een vrij gedeelte van de statusbalk. Selecteer de gewenste functie uit het menu.(klik ze aan)
Functies die reeds weergegeven worden, worden aangeduid met een vinkje. Wanneer er UIT achter een functie staat wil dit zeggen dat deze niet geactiveerd is op dit moment; de functie zal dus ook niet in de statusbalk getoond worden totdat u deze activeert WEERGAVE VAN HET WERKBLAD
Rechts op de status balk vinden we nog 3 knoppen hiermee kan u een andere weergave kiezen. In Excel is de Standaardweergave de meest gebrukte. Door één van de andere knoppen te selecteren zal het beeld veranderen. van links naar rechts(standaardweergave; pagina-indeling;pagina einde voorbeeld)
Normaal De normale weergave gebruiken we wanneer we onze werkmappen aan het invoeren en bewerken zijn de andere twee weergave mogelijkheden zijn in specifieke situaties te gebruiken Pagina-indeling Voordat u een werkblad met een groot aantal gegevens of grafieken gaat afdrukken, kunt u het werkblad in de nieuwe weergave Pagina-indeling in een handomdraai aan uw specifieke wensen aanpassen en zo professioneel ogende resultaten creëren. In de weergave Pagina-indeling kunt u de indeling en opmaak van de gegevens net zoals in de normale weergave wijzigen. Maar u kunt bovendien de linialen gebruiken om de breedte en de hoogte van de gegevens te meten en u kunt de afdrukstand wijzigen, kop- en voetteksten aan pagina's toevoegen of deze wijzigen, paginamarges voor afdrukken instellen en rij- en kolomkoppen verbergen of weergeven Pagina-einde voorbeeld De weergave Pagina-einde voorbeeld is vooral nuttig als u wilt zien in welke mate de automatische paginaeinden worden beïnvloed door de wijzigingen (zoals een andere afdrukstand en opmaak) die u hebt aangebracht. Als u bijvoorbeeld de rijhoogte en kolombreedte hebt gewijzigd, kan dit effect hebben op de plaatsing van automatische pagina-einden. Ook is het mogelijk dat de pagina-einden worden gewijzigd door de marge-instellingen van het huidige printerstuurprogramma
ZOOMEN zoomniveau Rechts op de zoem balk naast de weergave knoppen vinden we de zoemniveau knop; als u hier op klikt komt u in het vertrouwde In- / Uitzoom dialoogvenster terecht. Hier kan u verschillende opties en zoomniveaus kiezen. In office 2007 is zoemen echter nog nooit zo gemakkelijk geweest met de zoemschuifregelaar. U stelt het gewenste zoom niveau in door de regelaar naar het gewenste percentage te schuiven. Pagina | 10
HOOFDSTUK 2: BASIS VAARDIGHEDEN NAVIGATIE Om vlot te werken met Microsoft Office Excel 2007 is het van groot belang om vlot en snel de juiste cellen, kolommen en rijen te kunnen selecteren. Daarom moeten we eerst de verschillende o,derdelen van het werkblad van naderbij bekijken. Het werkblad bestaat uit
Kolommen: Een kolom wordt aangeduid met een letter ( C geel gearceerd in het voorbeeld) Rijen: Een rij wordt aangeduid met een cijfer.(6 rood gearceerd in het voorbeeld) Cellen: Op de plaats waar een rij een kolom snijdt spreken we over een cel. Die cel wordt aangeduid met de letter van de kolom en het cijfer van de rij ( C6 oranje gearceerd) bereik: twee of meer cellen op een werkblad. De cellen in een bereik kunnen aaneengesloten of niet-aaneengesloten zijn
SELECTEREN
U kunt cellen, , rijen of kolommen selecteren in een werkblad selecteren. Voer een van de volgende handelingen uit om alle cellen in een werkblad selecteren kan u op een van volgende manieren:
Alles selecteren. Druk op CTRL+A. Klik op de knop alles selecteren Kolom selecteren Klik om de letter van de kolom Rij selecteren Klik op het cijfer van de rij
Opmerking: Als het werkblad gegevens bevat en de actieve cel zich boven of rechts van de gegevens bevindt, kunt u op CTRL+A drukken om het huidige gebied te selecteren. Als u nogmaals op CTRL+A drukt, selecteert u het hele werkblad. Selectie Een afzonderlijke cel Een bereik van cellen
Een groot bereik van cellen
Niet-aangrenzende celbereiken
cellen
of
Procedure Klik op de cel of druk op de pijltoetsen om naar de cel te gaan. Klik op de eerste cel van het bereik en sleep naar de laatste cel. Of klik op de eerste cel van het bereik en houd SHIFT ingedrukt terwijl u de selectie uitbreidt met behulp van de pijltoetsen. U kunt ook de eerste cel in het bereik selecteren en op F8 drukken om de selectie verder uit te breiden met behulp van de pijltoetsen. Als u de selectie niet verder wilt uitbreiden, drukt u nogmaals op F8. Klik op de eerste cel in het bereik, houd SHIFT ingedrukt en klik op de laatste cel in het bereik. U kunt schuiven om de laatste cel zichtbaar te maken. Selecteer de eerste cel of het eerste celbereik, houd CTRL ingedrukt en selecteer de overige cellen of bereiken. U kunt ook de eerste cel of het begin van het celbereik selecteren en op SHIFT+F8 drukken om een of meer volgende niet-aaneengesloten cellen Pagina | 11
Aangrenzende rijen kolommen Niet-aangrenzende rijen kolommen
of of
De eerste of laatste cel in een rij of kolom De eerste of laatste rij in een Microsoft Office Excel-tabel
Cellen tot de laatst gebruikte cel in het werkblad (in de rechterbenedenhoek) Cellen tot het begin van het werkblad Meer of minder cellen dan de actieve selectie
aan de selectie toe te voegen. Als u geen cellen of celbereiken meer aan de selectie wilt toevoegen, drukt u nogmaals op SHIFT+F8. Opmerking Het is niet mogelijk om een cel of celbereik in een nietaaneengesloten selectie te deselecteren zonder dat u de hele selectie opheft. Sleep de aanwijzer over de rij- of kolomkoppen. Of selecteer de eerste rij of kolom, houd SHIFT ingedrukt en selecteer de laatste rij of kolom. Klik op de kolom- of rijkop van de eerste rij of kolom in de selectie en houd CTRL ingedrukt terwijl u klikt op de kop van de andere kolommen en rijen die u aan de selectie wilt toevoegen. Selecteer een cel in de rij of kolom en druk op CTRL+PIJLTOETS (PIJLRECHTS of PIJL-LINKS voor rijen, PIJL-OMHOOG OF PIJL-OMLAAG voor kolommen). Druk op CTRL+HOME om de eerste cel van het werkblad of in een Excellijst te selecteren. Druk op CTRL+END om de laatste cel van het werkblad of in een Excel-lijst te selecteren die gegevens of opmaakinformatie bevat. Selecteer de eerste cel en druk vervolgens op CTRL+SHIFT+END om de geselecteerde cellen uit te breiden tot de laatste gebruikte cel van het werkblad (rechterbenedenhoek). Selecteer de eerste cel en druk vervolgens op CTRL+SHIFT+HOME om de geselecteerde cellen uit te breiden tot het begin van het werkblad. Houd SHIFT ingedrukt en klik op de laatste cel die u in de nieuwe selectie wilt opnemen. Het rechthoekige bereik tussen de actieve en de cel waarop u klikt, wordt de nieuwe selectie.
INVOEGEN Lege cellen invoegen in een werkblad Selecteer de cel of het cellenbereik waar u de nieuwe lege cellen wilt invoegen. Selecteer precies evenveel cellen als u wilt invoegen. Selecteer bijvoorbeeld vijf cellen als u vijf lege cellen wilt invoegen.
Klik op het tabblad Start, in de groep Cellen op de pijl naast Invoegen en klik vervolgens op Cellen invoegen.
Als u met de rechtermuisknop op de geselecteerde cellen klikt en vervolgens op Invoegen klikt in het snelmenu opent het dialoog venster Invoegen hier kiest u de richting waarin u de omringende cellen wilt verschuiven.
Opmerkingen
Pagina | 12
Wanneer u cellen invoegt op uw werkblad, worden alle ingevoegde verwijzingen aangepast, of het nu relatieve of absolute verwijzingen zijn. Hetzelfde geldt voor cellen die u verwijdert, behalve wanneer een formule rechtstreeks verwijst naar een verwijderde cel. Wanneer u wilt dat verwijzingen automatisch worden aangepast, is het verstandig waar mogelijk bereikverwijzingen (zie namen geven) te gebruiken in uw formules in plaats van afzonderlijke cellen op te geven.
Rijen en kolommen invoegen in een werkblad
Voer een van de volgende handelingen uit: Als u één rij/kolom wilt invoegen, selecteert u de rij/kolom of een cel in de rij/kolom waarboven u de nieuwe rij/kolom wilt invoegen. Wanneer u bijvoorbeeld boven/naast rij/kolom 5 een nieuwe rij wilt invoegen, klikt u op een cel in rij 5. Als u meerdere rijen/kolommen wilt invoegen, selecteert u de rijen/kolommen waarboven/naast u de rijen/kolommen wilt invoegen. Selecteer precies evenveel rijen/kolommen als het aantal rijen/kolommen dat u wilt invoegen. Selecteer bijvoorbeeld drie rijen/kolommen als u drie nieuwe rijen/kolommen wilt invoegen. Als u niet-aangrenzende rijen/kolommen wilt invoegen, houdt u CTRL ingedrukt terwijl u nietaangrenzende rijen/kolommen selecteert.
REEKSEN INGEVOERDE KOLOMGEGEVENS AUTOMATISCH HERHALEN Als de eerste tekens die u in een cel typt, overeenkomen met bestaande gegevens in die kolom, worden de overige tekens automatisch voor u ingevoerd. Alleen gegevens die bestaan uit tekst of een combinatie van tekst en getallen worden automatisch ingevoerd. Vermeldingen die uit alleen getallen, datums of tijden bestaan, worden niet automatisch ingevoerd. Voer een van de volgende handelingen uit:
Als u de voorgestelde invoer wilt accepteren, drukt u op ENTER. Als u de automatisch ingevoerde tekens wilt vervangen, typt u gewoon verder. Als u de automatisch ingevoerde tekens wilt verwijderen, drukt u op BACKSPACE.
AUTOMATISCH AANVULLEN UITSCHAKELEN U kunt deze optie uitschakelen als u niet wilt dat de invoer die u typt automatisch wordt voltooid.
Klik op de Microsoft Office-knop en klik op Opties voor Excel. Klik op Uitgebreid en schakel vervolgens onder Bewerkopties het selectievakje Automatisch aanvullen voor celwaarden activeren in of uit. Met dit selectievakje kunt u desgewenst celwaarden automatisch laten aanvullen.
Een gegeven wordt alleen aangevuld als de invoegpositie zich aan het einde van de huidige celinhoud bevindt. De gegevens die automatisch worden aangevuld moeten voorkomen in de kolom waarin de actieve cel zich bevindt. Gegevens die herhaaldelijk voorkomen in een rij, worden niet automatisch aangevuld.
GEGEVENS DOORVOEREN MET DE VULGREEP U kunt de opdracht Doorvoeren gebruiken om gegevens door te voeren in werkbladcellen. Een reeks getallen, combinaties van tekst en getallen of datum- en tijd perioden die zijn gebaseerd op een door u bepaald patroon kunnen automatisch worden doorgevoerd. Als u echter snel verschillende typen gegevensreeksen wilt doorvoeren, kunt u beter de cellen selecteren en de vulgreep slepen. De vulgreep wordt standaard weergegeven, maar u kunt deze verbergen. Na het slepen van de vulgreep wordt de knop Opties voor Automatisch doorvoeren weergegeven, zodat u kunt kiezen hoe de selectie wordt doorgevoerd. U kunt bijvoorbeeld alleen celopmaak doorvoeren door op Alleen opmaak doorvoeren te klikken. Als u alleen de inhoud van een cel wilt doorvoeren, klikt u op Doorvoeren zonder opmaak. Pagina | 13
U kunt de knop Opties voor Automatisch doorvoeren uitschakelen als u niet steeds de opties wilt weergeven wanneer u de vulgreep sleept.
D E VULGREEP WEERGEVEN OF VERBERGEN Klik op de Microsoft Office-knop en klik op Opties voor Excel. Klik op Uitgebreid en schakel onder Bewerkopties het selectievakje Vulgreep en cellen slepen en neerzetten inschakelen in of uit om de vulgreep te verbergen of weer te geven. Schakel het selectievakje Overschrijven cellen bevestigen in om te voorkomen dat bestaande gegevens tijdens het slepen van de vulgreep worden overschreven. Als u het overschrijven van niet-lege cellen niet wilt bevestigen, kunt u dit selectievakje uitschakelen.
A UTOMATISCH DOORVOEREN IN - OF UITSCHAKELEN
Klik op de Microsoft Office-knop en klik op Opties voor Excel. Klik op Uitgebreid en schakel vervolgens onder Knippen, kopiëren en plakken het selectievakje Knoppen voor plakopties weergeven uit.
DE INHOUD VAN EEN AANGRENZENDE CEL DOORVOEREN IN DE ACTIEVE CEL
Selecteer een lege cel onder, boven, links of rechts van de cel met de gegevens die u in de desbetreffende cel wilt doorvoeren. Klik op het tabblad Start, in de groep Bewerken, op Opvulling en klik vervolgens op Omlaag, Rechts, Omhoog of Links. Druk op CTRL+D of CTRL+R om de inhoud van een cel boven of links van een cel snel door te voeren in de desbetreffende cel.
GEGEVENS DOORVOEREN IN AANGRENZENDE CELLEN DOOR DE VULGREEP TE SLEPEN
Selecteer de cellen met de gegevens die u in aangrenzende cellen wilt doorvoeren. Sleep de vulgreep over de cellen waarin u de gegevens wilt doorvoeren. Als u wilt bepalen hoe u de selectie doorvoert, klikt u eerst op Opties voor Automatisch doorvoeren
en vervolgens op de gewenste optie.
Als u de vulgreep omhoog of naar links sleept en in de geselecteerde cellen stopt zonder de eerste kolom of bovenste rij in de selectie te passeren, worden de gegevens in de selectie verwijderd. U moet de vulgreep tot buiten het geselecteerde gebied slepen voordat u de muisknop loslaat.
EEN REEKS GETALLEN , DATUMS OF ANDERE INGEBOUWDE REEKSITEMS DOORVOEREN U kunt snel een reeks getallen of datums met ingebouwde reeksen voor dagen, weekdagen, maanden of jaren doorvoeren in cellen in een bereik door gebruik te maken van de vulgreepSelecteer de eerste cel in het bereik dat u wilt doorvoeren. Typ de beginwaarde voor de reeks. Typ een waarde in de volgende cel om een patroon te bepalen. Als u bijvoorbeeld de reeks 1, 2, 3, 4, 5,... wilt doorvoeren, typt u 1 en 2 in de eerste twee cellen. Als u de reeks 2, 4, 6, 8,... wilt doorvoeren, typt u 2 en 4. Als u de reeks 2, 2, 2, 2,... wilt doorvoeren, kunt u de tweede cel leeg laten. Beginwaarden
Pagina | 14
Doorgevoerde reeks
1, 2, 3 4, 5, 6,... 09:00:00 10:00, 11:00, 12:00,... ma di, wo, do,... maandag dinsdag, woensdag, donderdag,... jan feb, mrt, apr,... jan, apr jul, okt, jan,... jan-99, apr-99 jul-99, okt-99, jan-00,... 15-jan, 15-apr 15-jul, 15-okt,... 2000, 2001 2002, 2003,2004... 1-jan, 1-mrt 1-mei, 1-jul, 1-sep,... Kwrt3 (of K3 of Kwartaal 3) Kwrt4, Kwrt1, Kwrt2,... tekst1, tekstA tekst2, tekstA, tekst3, tekstA,... 1e periode 2e periode, 3e periode,... Product 1 Product 2, Product 3,... Selecteer de cel of de cellen met de beginwaarden. Sleep de vulgreep over het bereik waarin u de gegevens wilt doorvoeren. Als u in oplopende volgorde wilt doorvoeren, sleept u omlaag of naar rechts. Als u in aflopende volgorde wilt doorvoeren, sleept u omhoog of naar links. s
Als u het type van de reeks wilt opgeven, gebruikt u de rechtermuisknop om de vulgreep over het bereik te slepen en kiest u de juiste opdracht in het snelmenu Als de beginwaarde bijvoorbeeld de datum jan-2002 is, kiest u de opdracht Maanden doorvoeren voor de reeks feb-2002, mrt-2002, enzovoort. Kies Jaren doorvoeren voor de reeks jan-2003, jan-2004, enzovoort. Als de selectie getallen bevat, kunt u bepalen welk type reeks u wilt samenstellen. Klik op het tabblad Start, in de groep, Bewerken, op Opvulling en klik vervolgens op Reeks.
Klik onder Type op een van de volgende opties: Lineair voor een reeks die wordt berekend door de waarde in het vak Intervalwaarde achtereenvolgens op te tellen bij iedere celwaarde. Groei voor een reeks die wordt berekend door de waarde in het vak Intervalwaarde achtereenvolgens te vermenigvuldigen met iedere celwaarde. Datum voor een reeks waarin datumwaarden worden doorgevoerd in een door de waarde bij Automatisch doorvoeren voor een reeks die dezelfde resultaten produceert als het slepen van de vulgreep.
Automatisch doorvoeren onderdrukken door CTRL ingedrukt te houden terwijl u de vulgreep van een uit twee of meer cellen bestaande selectie sleept. De geselecteerde waarden worden dan gekopieerd naar de aangrenzende cellen en de reeks wordt niet uitgebreid.
GEGEVENS DOORVOEREN MET EEN AANGEPASTE DOORVOERREEKS U kunt het invoeren van een bepaalde gegevensreeks (bijvoorbeeld een namen- of verkoop regiolijst) vereenvoudigen door een aangepaste doorvoerreeks te maken. U kunt een aangepaste doorvoerreeks baseren Pagina | 15
op een lijst bestaande items in een werkblad, of u kunt de lijst opnieuw typen. U kunt ingebouwde doorvoerreeksen (zoals doorvoerreeksen voor maanden en dagen) niet bewerken of verwijderen, maar u kunt aangepaste doorvoerreeksen wel bewerken of verwijderen. Een aangepaste lijst kan alleen tekst of tekst gecombineerd met getallen bevatten. Als u een aangepaste lijst met alleen getallen wilt maken, zoals 0 tot en met 100, dient u eerst een lijst te maken met getallen die zijn opgemaakt als tekst. Hiermee kunt u gemakkelijk interessante cellen of cellenbereiken markeren, afwijkende waarden benadrukken en gegevens inzichtelijk maken door het gebruik van gegevensbalken, kleurenschalen en pictogramseries. Voorwaardelijke opmaak wijzigt het uiterlijk van een cellenbereik op basis een voorwaarde (of criterium). Als de voorwaarde waar is, wordt het cellenbereik opgemaakt op basis van die voorwaarde; als de voorwaarde onwaar is, wordt het cellenbereik niet opgemaakt op basis van die voorwaarde.
Pagina | 16
HOOFDSTUK 3: BEREKENINGEN FORMULES E ENVOUDIGE BEREKENINGEN Formules zijn vergelijkingen waarmee berekeningen worden uitgevoerd op de waarden in het werkblad. Een formule begint steeds met een gelijkteken (=). In het volgende voorbeeld wordt de waarde 2 vermenigvuldigd met 3 en wordt de waarde 5 bij het resultaat opgeteld. =5+2*3 Een formule kan een van of alle volgende onderdelen bevatten: Operators Operatoren zijn een teken of symbool dat het type berekening aangeeft dat in een expressie moet worden uitgevoerd. Er zijn rekenkundige operatoren, vergelijkingsoperatoren, logische operatoren en verwijzingsoperatoren Volgende rekenkundige operatoren zijn mogelijk: +,-,*,/,^ en %. In de formules kan men de volgorde van de bewerkingen bepalen met haakjes. Teksten kan men samenvoegen met het &-teken. Constanten Een constante is een waarde die niet is berekend en daarom niet verandert. Het getal 210 en de tekst 'Kwartaalcijfers' zijn bijvoorbeeld constanten. Een expressie of een waarde die het resultaat is van een expressie, is geen constante.
Maak in formules zoveel mogelijk gebruik van haakjes. Daardoor wordt de formule beter leesbaar en duidelijker. Gebruik zo weinig mogelijk constanten in een formule wanneer deze constante toch moest wijzigen heeft u zeer veel werk dit overal aan te passen
Het resultaat wordt in de cel afgedrukt, de formule ziet men in de formulebalk
Pagina | 17
HOOFDSTUK 4: CEL ADRESSERING RELATIEVE ADRESSERING Standaard is de relatieve adressering ingesteld. In volgende voorbeelden wordt de relatieve adressering geïllustreerd:
De inhoud van cel C1 verwijst naar cel A1. Kopiëren we de inhoud van cel C1 naar cel C4, dan zien we dat de inhoud zich aanpast volgens de afstand tussen bron- en doelcel van de kopieeractie. De inhoud van cel C5 is immers A5 geworden.
De totale omzet voor klant Pinsaert wordt berekend in cel E7. Vermits de totale omzet voor de andere klanten op analoge wijze wordt berekend kopiëren we de formule in cel E7 naar het bereik E8:E11. Merk op dat de E-kolom gehandhaafd blijft maar de rij telkens met 1 verhoogd: van 7 naar 8, 9, 10 en 11. Bekijk nu de werking van de relatieve adressering. In het bereik E8:E11 zijn, in de formule de kolommen behouden maar worden de rijen telkens met 1 verhoogd.
Pagina | 18
Op analoge wijze kunnen de omzettotalen per maand worden berekend: De totale omzet voor JAN wordt berekend in cel B12. Vermits de totale omzet voor de andere maanden en voor het hele kwartaal op analoge wijze wordt berekend kopiëren we de formule in cel B12 naar het bereik C12:E12. Merk op dat de rij 12 gehandhaafd blijft maar de kolom telkens met 1 verhoogd: van B naar C, D en E. Bekijk nu de werking van de relatieve adressering. In het bereik C12:E12 zijn, in de formule de rijen behouden maar worden de kolommen telkens met 1 verhoogd.
In dit laatste voorbeeld wordt in cel B3 de som berekend van de getallen in cellen A1 en C1. We kopiëren de inhoud van cel B3 naar cel C5. Merk op dat de afstand nu twee rijen verder en 1 kolom verder aangeeft. In het resultaat zien we de werking van de relatieve adressering: in de formule werken we met rij (1+2=)3 en kolommen (A+1=)B en (C+1=)D
Pagina | 19
ABSOLUTE ADRESSERING Indien het celadres in geen geval mag wijzigen gebruiken we in de formule een absolute adressering. In dit geval plaatsen we een $-teken voor kolom en/of rij-aanduiding die niet mogen wijzigen.
Deze toepassing wordt uitgebreid met de berekening in BEF van deze omzetgegevens.
In cel B16 wordt de omzetwaarde berekend (omzethoeveelheid x prijs) met de formule =B7*D3. Vermits de omzethoeveelheid wijzigt, per klant en per maand, is een relatieve adressering hier vereist. De prijs echter blijft ongewijzigd in cel D3 staan. Een absolute adressering is hier vereist. De formule wordt dus =B7*$D$3. Nu kunnen we deze formule kopiëren naar alle overige cellen van deze tabel.
Pagina | 20
Pagina | 21
HOOFDSTUK 5: VOORWAARDELIJKE OPMAAK Met voorwaardelijke opmaak kan u gemakkelijk interessante cellen of celbereiken markeren, afwijkende waarden benadrukken en gegevens inzichtelijk maken door het gebruik van gegevensbalken, kleurenschalen en pictogramseries. Voorwaardelijke opmaak wijzigt het uiterlijk van een cellenbereik op basis een voorwaarde (of criterium). Als de voorwaarde waar is, wordt het cellenbereik opgemaakt op basis van die voorwaarde; als de voorwaarde onwaar is, wordt het cellenbereik niet opgemaakt op basis van die voorwaarde. Voorbeeld: we maken een punten lijst op waarin we snel willen zien wanneer een leerling minder dan 5 op 10 haalt. Als dit zo is wordt de cel in het rood weergegeven.
VOORWAARDELIJKE OPMAAK TOEPASSEN U kunt bepaalde cellen binnen een cellenbereik gemakkelijker terugvinden als u ze opmaakt op basis van een vergelijkingsoperator. In een inventariswerkblad dat is gesorteerd op categorieën kunt u de producten met minder dan 10 exemplaren in voorraad bijvoorbeeld markeren met geel. Of in een werkblad met verkopen per filiaal kunt u bijvoorbeeld alle filialen zoeken met een winstgroei van meer dan 10%, een omzet van minder dan € 100.000 en een regio die gelijk is aan 'Zuid-Oost'. Snelle opmaak
Selecteer een cellenbereik of zorg ervoor dat de actieve cel zich in een tabel of draaitabelrapport bevindt. Klik op het tabblad Start in de groep Stijlen op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak en klik vervolgens op Markeringsregels voor cellen. Selecteer de gewenste opdracht, zoals Tussen, Gelijk aan test met of Een datum op. Voer de waarden in die u wilt gebruiken en kies vervolgens een opmaak.
VOORWAARDELIJKE OPMAAK AANPASSEN Selecteer een cellenbereik of zorg ervoor dat de actieve cel zich in een tabel of draaitabelrapport bevindt. Klik op het tabblad Start, in de groep Opmaakprofielen, op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak en klik vervolgens op Regels beheren. Het dialoogvenster Regels voor voorwaardelijke opmaak beheren wordt weergegeven. Voer een van de volgende handelingen uit:
Als u voorwaardelijke opmaak wilt toevoegen, klikt u op Nieuwe regel. Het dialoogvenster Nieuwe opmaakregel wordt weergegeven.
Als u voorwaardelijke opmaak wilt wijzigen, doet u het volgende:
Pagina | 22
Controleer of het gewenste werkblad of de gewenste tabel is geselecteerd in de keuzelijst Opmaakregels weergeven voor. Indien gewenst, wijzigt u het cellenbereik door te klikken op Dialoogvenster samenvouwen in het vak Van toepassing op om het dialoogvenster tijdelijk te verbergen. Vervolgens selecteert u het nieuwe cellenbereik op het werkblad en selecteert u Dialoogvenster uitvouwen . Selecteer de regel en klik op Regel bewerken. Het dialoogvenster Opmaakregel bewerken wordt weergegeven.
Klik onder Selecteer een type regel op Alleen cellen opmaken met.
Voer een van de volgende handelingen uit onder Bewerk de regelbeschrijving in de keuzelijst Alleen cellen opmaken met:
Opmaken op basis van getal, datum of tijd Selecteer Celwaarde, selecteer een vergelijkingsoperator en voer vervolgens een getal, datum of tijd in. Selecteer bijvoorbeeld Tussen en voer vervolgens 100 en 200 in of selecteer Gelijk aan en voer vervolgens 1-1-2006 in.
U kunt ook een formule invoeren die een getal, datum of tijd retourneert. Als u een formule invoert, begint u de formule met het gelijkteken (=). Bij ongeldige formules wordt geen opmaak toegepast. Test de formule in het werkblad om er zeker van te zijn dat de formule geen foutwaarde oplevert. Selecteer een opmaak voor getallen, lettertypen, randen of opvulling die u wilt toepassen als de celwaarde aan de voorwaarde voldoet en klik vervolgens op OK. U kunt meer dan één opmaak kiezen. De opmaak die u selecteert, wordt weergegeven in het vak Voorbeeld.
VOORWAARDELIJKE OPMAAK VERWIJDEREN Voer een van de volgende handelingen uit: Voor een heel werkblad
Klik op het tabblad Start, in de groep Opmaakprofielen, op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak en klik vervolgens op Regels wissen. Klik op Heel werkblad.
Een cellenbereik, tabel of draaitabel
Selecteer het cellenbereik, de tabel of de draaitabel waarvoor u voorwaardelijke opmaak wilt verwijderen. Klik op het tabblad Start, in de groep Opmaakprofielen, op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak en klik vervolgens op Regels wissen. Afhankelijk van uw selectie klikt u op Geselecteerde cellen, Deze tabel of Deze draaitabel.
Pagina | 23
HOOFDSTUK 6 :DRAAI TABELLEN Draaitabellen zijn een krachtig gereedschap om gegevensanalyses te maken. Ze staan ons toe om massieve hoeveelheden gegevens op een ordelijke en zinvolle manier weer te geven. Ze stellen ons ook instaat gegevens in een zeer vlot te reorganiseren, te herberekenen en weer te geven. Samen met draaitabellen kunnen we ook draaitabel-rapporten aanmaken, dat ons toelaat gegevens te vergelijken in een soort rapport. We kunnen ook draaigrafieken maken, die de gegevens uit onze draaitabellen op een meer grafische wijze laten zien.
EEN DRAAITABEL - OF DRAAIGRAFIEKRAPPORT MAKEN Als u een draaitabel- of draaigrafiekrapport wilt maken, moet u een verbinding met een gegevensbron maken en de locatie van het rapport invoeren.
Selecteer een cel in een celbereik of plaats de invoegpositie in een Microsoft Office Excel tabel. Controleer of het cellenbereik kolomkoppen heeft. Ga op een van de volgende manieren te werk: Als u een draaitabelrapport wilt maken, klikt u op het tabblad Invoegen, in de groep Tabellen, op Draaitabel en klikt u vervolgens op Draaitabel.
Het dialoogvenster Draaitabel maken wordt weergegeven.
Als u zowel een draaitabelrapport als een draaigrafiekrapport wilt maken, klikt u op het tabblad Invoegen, in de groep Tabellen, op Draaitabel en klikt u vervolgens op Draaigrafiek.
Het dialoogvenster Draaitabel maken met draaigrafiek wordt weergegeven.
Selecteer een gegevensbron. Voer een van de volgende handelingen uit:
De gegevens selecteren die u wilt analyseren
Klik op Selecteer een tabel of bereik. Typ het celbereik of de tabelverwijzing, zoals =[Kwartaalwinst], in het vak Tabel/bereik.
Als u een cel in een celbereik hebt geselecteerd of als de invoegpositie in een tabel stond voordat u de wizard startte, wordt het celbereik of de tabel naamverwijzing in het vak Tabel/bereik weergegeven. U kunt ook een celbereik of tabel selecteren. Hiervoor klikt u op Dialoogvenster samenvouwen . Het dialoogvenster wordt dan tijdelijk verborgen. Vervolgens selecteert u het bereik in het werkblad en klikt u op Dialoogvenster uitvouwen
.
Opmerking Als het bereik zich in een ander werkblad bevindt of in een andere werkmap, typt u de naam van de werkmap en het werkblad, met gebruikmaking van de volgende syntaxis:([werkmapnaam]bladnaam!bereik). Externe gegevens gebruiken Pagina | 24
Klik op Een externe gegevensbron gebruiken. Klik op Verbinding kiezen.
Het dialoogvenster Bestaande verbindingen wordt weergegeven.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst Weergeven bovenaan in het dialoogvenster de verbindingscategorie waaruit u een verbinding wilt kiezen of selecteer Alle bestaande verbindingen (standaard). Selecteer een verbinding uit de keuzelijst Selecteer een verbinding en klik op Openen.
Opmerking Als u een verbinding kiest uit de categorie Verbindingen in deze werkmap, gebruikt u een bestaande verbinding opnieuw of deelt u deze. Als u een verbinding kiest uit de categorie Verbindingsbestanden op het netwerk of Verbindingsbestanden op deze computer, wordt het verbindingsbestand als een nieuwe werkmapverbinding naar de werkmap gekopieerd en vervolgens als nieuwe verbinding voor het draaitabelrapport gebruikt.
Geef een locatie op. Voer een van de volgende handelingen uit: Als u het draaitabelrapport op een nieuw werkblad wilt plaatsen, beginnend bij cel A1, klikt u op Nieuw werkblad. Als u het draaitabelrapport in een bestaand werkblad wilt plaatsen, selecteert u Bestaand werkblad en typt u vervolgens de eerste cel in het cellenbereik waar u het draaitabelrapport wilt plaatsen. Of u klikt op Dialoogvenster samenvouwen om het dialoogvenster tijdelijk te verbergen, selecteert de begincel op het werkblad en drukt vervolgens op Dialoogvenster uitvouwen . Klik op OK.
Er wordt een leeg draaitabelrapport toegevoegd aan de locatie die u hebt ingevoerd. De lijst met draaitabelvelden wordt weergegeven zodat u direct kunt beginnen met het toevoegen van velden, het maken van een indeling en het aanpassen van het draaitabelrapport.
EEN TABEL MAKEN
Selecteer in een werkblad het bereik van lege cellen of gegevens waarvan u een tabel wilt maken. Klik op het tabblad Invoegen, in de groep Tabellen op Tabel.
Wanneer het geselecteerde bereik gegevens bevat die u wilt weergeven als tabelkoppen, schakelt u het selectievakje De lijst bevat kopteksten in.
Voor tabelkoppen worden standaardnamen weergegeven die u kunt wijzigen als u het selectievakje De lijst bevat kopteksten niet inschakelt. Opmerking Nadat u een tabel hebt gemaakt, worden de Hulpmiddelen voor tabellen beschikbaar en wordt het tabblad Ontwerpen weergegeven. Met de hulpmiddelen op het tabblad Ontwerp kunt u de tabel aanpassen of bewerken. Pagina | 25
EEN TABEL CONVERTEREN NAAR EEN GEGEVENSBEREIK 1.
Klik op een willekeurige plaats in de tabel.
De Hulpmiddelen voor tabellen worden weergegeven. Het tabblad Ontwerpen is nu beschikbaar. 2.
Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Extra op Converteren naar bereik.
U kunt ook met de rechtermuisknop op de tabel klikken, Tabel aanwijzen en op Converteren naar bereik klikken. Direct nadat u een tabel hebt gemaakt, kunt u bovendien op de knop Ongedaan maken Snelle toegang klikken om die tabel weer naar een bereik te converteren.
op de werkbalk
Een tabel verwijderen
Selecteer een tabel in een werkblad. Druk op DELETE.
U kunt ook op de knop Ongedaan maken verwijderen die u net hebt gemaakt.
op de werkbalk Snelle toegang klikken om een tabel te
OPMERKINGEN Soms is een woordje uitleg nodig over een bepaalde cel: wat wordt op die plaats verwacht van de gebruiker? Is er enig commentaar toe te voegen aan haar inhoud? Wensen we misschien een spoor achter te laten van onze bijdrage? Voor dergelijke behoeften beschikt Excel over de ‘opmerkingen’ functionaliteit. In Excel kunt u opmerkingen aan cellen toevoegen. U kunt de tekst van de opmerkingen bewerken en de opmerkingen verwijderen die u niet meer nodig hebt.
EEN OPMERKING TOEVOEGEN
Pagina | 26
Klik op de cel waaraan u een opmerking wilt toevoegen. Klik op het tabblad Lezen, in de groep Opmerkingen, op Nieuwe opmerking.
Typ de tekst van de opmerking in het vak.
In een opmerking wordt automatisch de naam weergegeven die in het vak Gebruikersnaam onder Persoonlijke instellingen op het tabblad Populair van het dialoogvenster Opties voor Excel staat Indien nodig kunt u de naam in het vak Gebruikersnaam bewerken. Als u een naam niet wilt gebruiken, selecteert u deze en vervolgens drukt u op DELETE.
OPMERKINGEN OPMAKEN Als u de tekst van uw opmerking wil opmaken, selecteert u deze en vervolgens gebruikt u de opmaakopties in de groep Lettertype op het tabblad Start. Klik buiten het vak als u klaar bent met het typen en opmaken van de tekst.
Let er echter op dat de opties Opvulkleur en Tekstkleur in de groep Lettertype niet gebruikt kunnen worden bij opmerkingen. U geeft de tekst een andere kleur door met de rechtermuisknop op de opmerking te klikken en vervolgens Opmerking opmaken in het snelmenu te kiezen. Wanneer u uw opmerking ingevoegd heeft wordt er in de bovenhoek van de cel ,met een rood driehoekje, aangegeven dat aan de cel een opmerking is gekoppeld. Wanneer u de muisaanwijzer op het driehoekje
plaatst, wordt de opmerking weergegeven. Als u wilt dat een opmerking bij een cel zichtbaar blijft, selecteert u de cel met de opmerking. Vervolgens gaat u naar het tabblad Controleren en klikt u in de groep Opmerkingen op Opmerking weergeven/verbergen. Als u alle opmerkingen bij de cellen in het werkblad wilt weergeven, klikt u op Alle opmerkingen weergeven.
EEN OPMERKING BEWERKEN
Klik op de cel met de opmerking die u wilt bewerken. Voer een van de volgende handelingen uit: Ga naar het tabblad Controleren en klik in de groep Opmerkingen op Opmerking bewerken.
Opmerking bewerken is beschikbaar in de groep Opmerkingen en niet in Nieuwe opmerking wanneer een cel is geselecteerd die een opmerking bevat.
Ga naar het tabblad Controleren, klik in de groep Opmerkingen op Opmerking weergeven/verbergen om de opmerking weer te geven en dubbelklik vervolgens op de tekst in de opmerking. Bewerk de tekst van de opmerking in het tekstvak. Als u de tekst wilt opmaken, selecteert u deze en vervolgens gebruikt u de opmaakopties in de groep Lettertype op het tabblad Start.
De opties Opvulkleur en Tekstkleur in de groep Lettertype kunnen niet bij opmerkingen worden gebruikt. U geeft de tekst een andere kleur door met de rechtermuisknop op de opmerking te klikken en vervolgens Opmerking opmaken in het snelmenu te kiezen. Pagina | 27
EEN OPMERKING VERWIJDEREN
Klik op de cel met de opmerking die u wilt verwijderen. Voer een van de volgende handelingen uit: Ga naar het tabblad Controleren en klik in de groep Opmerkingen op Verwijderen. Ga naar het tabblad Controleren, klik in de groep Opmerkingen op Opmerking weergeven/verbergen om de opmerking weer te geven, dubbelklik op het tekstvak met de opmerking en druk op DEL.
OPMERKINGEN AFDRUKKEN Opmerkingen in een werkblad kunt u afdrukken op de positie waar deze worden weergegeven of aan het einde van het werkblad.
Klik op het werkblad met de opmerkingen die u wilt afdrukken. Voer een van de volgende handelingen uit als u de opmerkingen wilt afdrukken op de plaats in het werkblad waar ze worden weergegeven: Als u één bepaalde opmerking wilt weergeven, klikt u op de cel met de opmerking. Ga vervolgens naar het tabblad Controleren en klik in de groep Opmerkingen op Opmerking weergeven/verbergen.
U kunt ook met de rechtermuisknop op de cel klikken en in het snelmenu de optie Opmerking weergeven/verbergen selecteren.
Als u alle opmerkingen wilt weergeven, gaat u naar het tabblad Controleren en klikt u in de groep Opmerkingen op Alle opmerkingen weergeven.
Overlappende opmerkingen kunt u verplaatsen en het formaat ervan wijzigen.
OPMERKINGEN VERPLAATSEN EN HET FORMAAT ERVAN WIJZIGEN
Klik op de rand van het vak met de opmerking zodat de grepen worden weergegeven:
Voer een of meer van de volgende handelingen uit: Pagina | 28
Als u de opmerking wilt verplaatsen, sleept u de rand van het vak met de opmerking. Als u het formaat wilt wijzigen, sleept u de grepen die aan de zijkanten en op de hoeken van het vak met de opmerking worden weergegeven. Klik op het tabblad Pagina-indeling in de groep Pagina-instelling op het startpictogram voor het dialoogvenster naast Pagina-instelling. Ga naar het tabblad Blad en klik in het vak Opmerkingen op Zoals weergegeven op het blad of op Einde blad. Klik op Afdrukken.
HOOFDSTUK 7:WERKEN MET FUNCTIES FUNCTIE WIZARD Functies Een functie is een vooraf geschreven formule die één of meer waarden nodig heeft, daarmee een bewerking uitvoert en één of meer waarden als resultaat heeft. Gebruik functies om formules - vooral formules waarmee lange of complexe berekeningen worden uitgevoerd - op een werkblad te vereenvoudigen en te verkorten. Functies zijn ingebouwde formules. Ze beginnen steeds met een = teken. Veel functies van Excel zijn verkorte versies van formules die vaak gebruikt worden. Bijvoorbeeld in plaats van =A1+A2+A3+A4+A5 als formule te moeten invoeren kan men korter de functie =SOM(A1:A5) gebruiken. Met het
-teken op de standaardwerkbalk activeert men de functiewizard om snel bepaalde functies op
te bouwen. Wil men in cel A6 het gemiddelde van de getallen van A1 tot A5 dan plaatst men de celaanwijzer in A6 en start nu de functiewizard. Zoek vervolgens de functie Gemiddelde uit de categorie Aanbevolen
Pagina | 29
Bij getal 1 kan je het bereik van de cellen aangeven waarvan het gemiddelde moet gemaakt worden. Je doet dit op onderstaande manier, in dit geval van cel A1 tot A5. De verschillende argumenten kan men in de voorziene tekstvakken invoeren. Afhankelijk van het aantal argumenten worden de tekstvakken uitgebreid. Je kan bij het zien van bovenstaand scherm het bereik ook direct selecteren in je werkblad. Je klikt gewoon in je werkblad en sleept over de cellen die je wilt selecteren. Automatisch wordt het bereik in bovenstaand kader ingevuld.
Een klik op OK of ENTER berekent de ingevoerde formule. In de formulebalk verschijnt een =-teken (formule bewerken).
Een klik volstaat om het argumentenvenster op te roepen en wijzigingen aan te brengen. In plaats van argumenten in te voeren kan men ze slepen. Het volstaat in het tekstvak van het argumentenvenster de -knop aan te slaan en daarna de getallen te slepen op het werkblad. Een ENTER volstaat om de gesleepte selectie in het tekstvak te plaatsen. De belangrijkste functies zijn de volgende:
Pagina | 30
=MAX( bereik ) levert het grootste getal uit een bereik cellen. =MIN( bereik ) levert het kleinste getal uit een bereik cellen. =GEMIDDELDE( bereik ) levert het rekenkundige gemiddelde van een bereik cellen. =AANTAL( bereik ) telt het aantal cellen dat getallen bevat =AANTAL.ALS( bereik ; voorwaarde ) telt het aantal waarden dat aan een bepaalde voorwaarde voldoen (voorwaarde: kan een getal, een expressie,… zijn) =MODUS( bereik ) levert de waarde die het meest voorkomt in een reeks waarden =MEDIAAN( bereik ) levert de mediaan (het midden) van een reeks waarden =VAR( bereik ) bepaalt de variantie van een reeks waarden. De standaarddeviatie kan je berekenen door de vierkantswortel te nemen van de variantie =DEV.KWAD( bereik of getal ) bepaalt de som van de kwadraten van de afwijking van de verschillende waarden t.o.v. het gemiddelde. Gedeeld door het totaal aantal gegevens levert dit de gemiddelde kwadratische afwijking of variantie
=GEM.DEVIATIE( bereik of getal ) bepaalt het gemiddelde van de afwijking van de verschillende waarden t.o.v. het gemiddelde m.a.w. de Gemiddelde absolute afwijking
LOGISCHE FUNCTIES ALS Met ALS kunt u conditionele tests uitvoeren op waarden en formules. Met andere woorden Testen we de inhoud van een bepaalde cel en afhankelijk van het resultaat van die test (waar of onwaar) kan er een tekst, een andere test of een formule uitgevoerd worden. De mogelijk heden zijn bijna onbeperkt we bekijken eerst de opbouw van deze functie.
ALS(logische_test;waarde-als-waar;waarde-als-onwaar)
logische_test is een waarde of expressie die resulteert in de waarde WAAR of ONWAAR. Zo is A2=10 een logische expressie: als de waarde in cel A2 gelijk is aan 10, resulteert de expressie in de waarde WAAR; in het andere geval is het resultaat ONWAAR. In dit argument kunt u alle vergelijkingsoperators gebruiken. Vergelijkingsoperator
Functie
Voorbeeld
Pagina | 31
= (gelijkteken)
Gelijk aan
A1=B1
> (groter-dan-teken)
Groter dan
A1>B1
< (kleiner-dan-teken)
Kleiner dan
A1
>= (groter-dan-of-gelijk-aan-teken)
Groter dan of gelijk aan
A1>=B1
<= (kleiner-dan-of-gelijk-aan-teken)
Kleiner dan of gelijk aan
A1<=B1
<> (niet-gelijk-aan-teken)
Niet gelijk aan
A1<>B1
waarde-als-waar is de waarde die wordt geretourneerd als logische_test WAAR is. Als dit argument bijvoorbeeld de tekenreeks "Binnen het budget" is, en het argument logische_test de waarde WAAR oplevert, geeft de functie ALS de tekst "Binnen het budget" weer. Als logische_test WAAR is, en waarde-als-waar leeg is, resulteert dit argument in de waarde 0 (nul). U kunt het woord WAAR weergeven door de logische waarde
WAAR te gebruiken voor dit argument. waarde-als-waar kan ook een andere formule zijn.
waarde-als-onwaar: is de waarde die wordt geretourneerd als logische_test ONWAAR is. Als dit argument bijvoorbeeld de tekenreeks "Budget overschreden" is, en het argument logische_test de waarde ONWAAR oplevert, geeft de functie ALS de tekst "Budget overschreden" weer. Als logische_test ONWAAR is, en waardeals-onwaar is weggelaten (er staat geen komma achter waarde-als-waar), wordt de logische waarde ONWAAR geretourneerd. Als logische_test ONWAAR is, en waarde-als-onwaar leeg is (er staat een komma achter waarde-als-waar, gevold door het haakje sluiten), wordt de 0 (nul) geretourneerd. waarde-als-onwaar kan ook een andere formule zijn.
Pagina | 32
GEVORDERD Namen ________________________________________________________________________ 34 Het bereik van een naam _______________________________________________________________ Namen controleren ___________________________________________________________________ Syntaxisregels voor namen ______________________________________________________________ Een naam maken voor een cel of cellenbereik in een werkblad _________________________________ Een naam maken op basis van een selectie van cellen in een werkblad ___________________________ Namen beheren via het dialoogvenster Namen beheren ______________________________________ Het formaat van kolommen aanpassen ____________________________________________________ Namen sorteren ______________________________________________________________________ Een naam wijzigen ____________________________________________________________________ Een of meer namen verwijderen _________________________________________________________
34 35 35 36 36 37 38 38 38 39
Hoofdstuk 8: Gevorderde functies _____________________________________________ 40 Vert.zoeken__________________________________________________________________________ 40 Aanvullende informatie ________________________________________________________________ 41 Horiz.zoeken _________________________________________________________________________ 42
Hoofdstuk 9: Grafieken______________________________________________________ 44 Gegevens selecteren __________________________________________________________________ 44 Grafiektype __________________________________________________________________________ 44 Grafiek opmaken _____________________________________________________________________ 45
Hoofdstuk 10: Besturingselementen ___________________________________________ 46 Besturingselementen aan velden koppelen _________________________________________________ 47
Hoofdstuk 11: Extra’s _______________________________________________________ 48 doelzoeken _____________________________________________________________________ 48 Fout controle ___________________________________________________________________ 48 Cellen aan Venster Controle toevoegen____________________________________________________ 48
filters __________________________________________________________________________ 49 Gegevens validatie _______________________________________________________________ 50 Waarden uit een lijst toestaan ___________________________________________________________ Een geheel getal in een bereik toestaan ___________________________________________________ Een decimaal getal in een bereik toestaan _________________________________________________ Een datum binnen een bepaald tijdsbestek toestaan _________________________________________ Een tijd binnen een bepaald tijdsbestek toestaan ____________________________________________ Tekst met een bepaalde lengte toestaan ___________________________________________________ Berekenen wat is toegestaan op basis van de inhoud van een andere cel _________________________
51 51 51 52 52 52 52
Hoofdstuk 12: Macro’s ______________________________________________________ 55
Pagina | 33
NAMEN Meer informatie over het gebruik van namen Een naam is een betekenisvolle afkorting waarmee het doel van een celverwijzing, constante, formule of tabel gemakkelijker te begrijpen is, terwijl dit in eerste instantie mogelijk moeilijk te begrijpen is. Hieronder ziet u enkele gangbare voorbeelden van namen en de manier waarop ze de duidelijkheid en het begrip kunnen vergroten. Type voorbeeld
Voorbeeld zonder naam
Voorbeeld met naam
Verwijzing
SOM(C20:C30)
=SOM(VerkoopEersteKwartaal)
Constante
=PRODUCT(A5;19)
=PRODUCT(Prijs;Btw)
Formule
=SOM(VERT.ZOEKEN(A1;B1:F20;5;ONWAAR);G5)
=SOM(Inventarisniveau;Orderbedrag)
Tabel
C4:G36
=Topverkoop06
Soorten namen U kunt verschillende soorten namen maken en gebruiken. Gedefinieerde naam Een naam die een cel, cellenbereik, formule of constante waarde vertegenwoordigt. U kunt uw eigen gedefinieerde naam maken en Microsoft Office Excel maakt soms een gedefinieerde naam voor u, zoals wanneer u een afdrukbereik instelt. Tabelnaam Een naam voor een Excel-tabel. Dit is een verzameling gegevens over een bepaald onderwerp die wordt opgeslagen in records (rijen) en velden (kolommen). Excel maakt de standaard Excel-tabelnaam Tabel1, Tabel2 enzovoort, telkens wanneer u een Excel-tabel invoegt, maar u kunt de naam wijzigen, zodat deze betekenisvoller is.
HET BEREIK VAN EEN NAAM Alle namen hebben een bereik. Dit is een bepaald werkblad (ook wel het lokale werkbladniveau genoemd) of de hele werkmap (ook wel het algemene werkmapniveau genoemd). Het bereik van een naam is de locatie waarbinnen de naam zonder verdere aanduiding wordt herkend, bijvoorbeeld:
Als u een naam hebt gedefinieerd, zoals Budget_2008, en het bereik ervan Blad1 is, wordt die naam zonder verdere aanduiding alleen herkend op Blad1, maar niet op Blad2 of Blad3.
Als u een lokale werkbladnaam wilt gebruiken op een ander werkblad, kunt u deze specificeren door de werkbladnaam ervoor te plaatsen, zoals in het volgende voorbeeld: Blad1!Budget_2008
Als u een naam hebt gedefinieerd, zoals Doelst_Verk_Afd en het bereik ervan de werkmap is, wordt deze naam herkend op alle werkbladen in die werkmap, maar niet door andere werkmappen.
Een naam moet altijd uniek zijn binnen zijn bereik. Excel voorkomt dat u een naam definieert die niet uniek is binnen zijn bereik. U kunt echter dezelfde naam gebruiken in verschillende bereiken. U kunt bijvoorbeeld een naam definiëren, zoals Brutowinst, met als bereik Blad1, Blad2 en Blad3 binnen dezelfde werkmap. Hoewel elke naam gelijk is, is elke naam uniek binnen zijn bereik. Op deze manier zou u ervoor kunnen zorgen dat een formule die de naam Brutowinst gebruikt, altijd verwijst naar dezelfde cellen op het lokale werkbladniveau. Pagina | 34
U kunt zelfs dezelfde naam, Brutowinst, definiëren voor het algemene werkmapniveau, maar ook dan is het bereik uniek. In dit geval kan zich echter een naamconflict voordoen. Excel lost dit conflict op door standaard de naam te gebruiken die voor het werkblad is gedefinieerd, omdat het lokale werkbladniveau voorrang heeft op het algemene werkmapniveau. Als u deze prioriteit wilt negeren en de werkmapnaam wilt gebruiken, kunt u de ambiguïteit van de naam oplossen door de werkmapnaam toe te voegen, zoals in het volgende voorbeeld: Werkmapnaam!Brutowinst Namen maken en invoeren U kunt als volgt een naam maken:
Naamvak op de formulebalk U kunt deze methode het beste gebruiken om een naam op werkmap niveau te maken voor een geselecteerd bereik. Naam maken van selectie U kunt namen maken van bestaande rij- en kolomlabels door geselecteerde cellen in het werkblad te gebruiken. Dialoogvenster Nieuwe naam U kunt deze methode het beste gebruiken wanneer u meer flexibiliteit wilt bij het maken van namen, zoals wanneer u het bereik voor een lokaal werkblad opgeeft of een opmerking aan de naam wilt toevoegen.
In namen worden standaard absolute celverwijzingen gebruikt. U kunt als volgt een naam invoeren:
Typen Typ de naam, bijvoorbeeld als een argument voor een formule. Formule automatisch aanvullen Gebruik de vervolgkeuzelijst Formule automatisch aanvullen, waarin automatisch geldige namen worden weergegeven. Selecteren via de opdracht Gebruiken in formuleSelecteer een gedefinieerde naam in de lijst die beschikbaar is via de opdracht Gebruiken in formule in de groep Gedefinieerde namen op het tabblad Formule.
NAMEN CONTROLEREN U kunt ook een lijst met gedefinieerde namen in een werkmap maken. Daarvoor gebruikt u een deel van het werkblad met twee lege kolommen (de lijst bestaat uit twee kolommen: een kolom voor de naam en een kolom voor de beschrijving van de naam). Selecteer de cel die de linkerbovenhoek van de lijst moet worden. Klik op het tabblad Formules in de groep Gedefinieerde namen op Gebruiken in formule. Klik op Plakken en klik vervolgens op Lijst plakken in het dialoogvenster Namen plakken.
SYNTAXISREGELS VOOR NAMEN Hierna ziet u een lijst met syntaxisregels waarmee u bij het maken en bewerken van namen rekening moet houden.
Geldige tekens Het eerste teken van een naam moet een letter, het onderstrepingsteken (_) of een backslash (\) zijn. De overige tekens in de naam kunnen letters, cijfers, punten of onderstrepingstekens zijn.
U mag de letters K, k, R of r niet als gedefinieerde naam gebruiken omdat deze letters worden gebruikt als afkorting voor het selecteren van een rij of kolom voor de geselecteerde cel wanneer u die invoert in het tekstvak Naam of Ga naar.
Celverwijzingen zijn niet toegestaan Namen mogen niet overeenkomen met celverwijzingen, zoals Z$100 of R1K1. Pagina | 35
Spaties zijn niet toegestaan U mag geen spaties gebruiken. Gebruik onderstrepingstekens (_) en punten (.) als scheidingstekens voor woorden, zoals Eerste_Kwartaal of Tweede.Kwartaal. Lengte van namen Een naam mag uit maximaal 255 tekens bestaan. Hoofdlettergevoeligheid Namen kunnen uit hoofdletters en kleine letters bestaan. In Excel wordt bij namen geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Als u bijvoorbeeld de naam Verkoop hebt gemaakt en in dezelfde werkmap de naam VERKOOP definieert, vraagt Excel u om een unieke naam te kiezen.
EEN NAAM MAKEN VOOR EEN CEL OF CELLENBEREIK IN EEN WERKBLAD
Selecteer de cel, het cellenbereik of de niet-aaneengesloten selecties waarvoor u een naam wilt opgeven. Klik in het vak Naam links op de formulebalk.
Naamvak
Typ de naam die u wilt gebruiken om naar de selectie te verwijzen. Namen mogen uit maximaal 255 tekens bestaan. Druk op ENTER.
EEN NAAM MAKEN OP BASIS VAN EEN SELECTIE VAN CELLEN IN EEN WERKBLAD U kunt bestaande rij- en kolomlabels converteren naar namen.
Selecteer het bereik dat u een naam wilt geven, inclusief de rij- of kolomlabels. Klik op het tabblad Formules, in de groep Gedefinieerde namen, op Maken op basis van selectie. Geef in het vak Namen maken van selectie de locatie van de labels aan door het selectievakje Bovenste rij , Linkerkolom, Onderste rij of Rechterkolom in te schakelen.
Een naam die met deze procedure wordt gemaakt, verwijst alleen naar cellen die waarden bevatten en naar de rij- en kolomlabels zelf. Een naam maken via het dialoogvenster Nieuwe naam
Klik op het tabblad Formules, in de groep Gedefinieerde namen, op Naam definiëren. Typ de naam die u voor de verwijzing wilt gebruiken in het vak Naam in het dialoogvenster Nieuwe naam. Namen mogen uit maximaal 255 tekens bestaan. Typ de gedefinieerde naam die u wilt maken in het naamvak. Als u het bereik van de naam wilt opgeven, selecteert u Werkmap of de naam van een werkblad in de werkmap in de vervolgkeuzelijst Bereik. U kunt desgewenst een beschrijving van maximaal 255 tekens invoeren.
Als u de werkmap opslaat in Microsoft Office SharePoint Server 2007 Excel Services en een of meer parameters instelt, wordt de opmerking gebruikt als knopinfo in het taakvenster Parameters.
Voer in het vak Verwijst naar een van de volgende handelingen uit:
Celverwijzing Standaard wordt de huidige selectie ingevoerd. Als u andere celverwijzingen als argument wilt opgeven, klikt u op Dialoogvenster samenvouwen
om het dialoogvenster tijdelijk te verbergen. Selecteer
vervolgens de cellen in het werkblad en klik op Dialoogvenster uitvouwen Pagina | 36
.
Constante Typ een = (gelijkteken), gevolgd door de waarde van de constante. Formule Typ een = (gelijkteken), gevolgd door de waarde van de formule.
Klik op OK om de bewerking te beëindigen en terug te keren naar het werkblad.
NAMEN BEHEREN VIA HET DIALOOGVENSTER NAMEN BEHEREN U gebruikt het dialoogvenster Namen beheren om te werken met alle gedefinieerde namen en tabelnamen in de werkmap. U kunt bijvoorbeeld namen met fouten opsporen, de waarde en verwijzing van een naam controleren, beschrijvende opmerkingen bekijken of bewerken of het bereik van een naam bepalen. U kunt de lijst met namen ook sorteren en filteren en gemakkelijk namen op een locatie toevoegen, wijzigen of verwijderen. U opent het dialoogvenster Namen beheren door te klikken op Namen beheren in de groep Gedefinieerde namen op het tabblad Formule. Namen weergeven In het dialoogvenster Namen beheren wordt de volgende informatie over elke naam in een lijst weergegeven: Kolom:
Informatie:
Pictogram en naam
Waarde
Een gedefinieerde naam wordt aangegeven door het pictogram van een gedefinieerde naam. Een tabelnaam wordt aangegeven door het pictogram voor een tabelnaam.
De huidige waarde van de naam, zoals het resultaat van een formule, een tekenreeksconstante, een cellenbereik, een fout, een reeks waarden of een tijdelijke aanduiding als de formule niet kan worden geëvalueerd. Hier volgen enkele representatieve voorbeelden: "dit is mijn tekenreeksconstante" 3,1459 {2003;12,2002;23,;2001,18} #VERW! {...} De huidige verwijzing voor de naam. Hier volgen enkele representatieve voorbeelden:
Verwijst naar:
=Blad1!$A$3 = 8,3 =HR!$A$1:$Z$345 =SOM(Blad1!A1;Blad2!B2) Een werkbladnaam als het bereik het lokale werkbladniveau is. 'Werkmap' als het bereik het algemene werkmapniveau is. Aanvullende gegevens over de naam van maximaal 255 tekens. Hier volgen enkele representatieve voorbeelden:
Bereik Opmerking
Deze waarde verloopt op 2 mei 2007. Niet verwijderen! Belangrijke naam! Op basis van de ISO-waarden voor examencertificatie. Opmerking Als u de werkmap opslaat in Microsoft Office SharePoint Server 2007 Excel Services en een of meer parameters instelt, wordt de opmerking gebruikt als knopinfo in het taakvenster Parameters.
U kunt het dialoogvenster Namen beheren niet gebruiken terwijl u de inhoud van de cel wijzigt. Pagina | 37
In het dialoogvenster Namen beheren worden geen namen weergegeven die zijn gedefinieerd in Visual Basic for Applications (VBA) en geen verborgen namen (de eigenschap Zichtbaar van de naam is ingesteld op Onwaar).
HET FORMAAT VAN KOLOMMEN AANPASSEN
Dubbelklik op de rechterkant van de kolomkop als u de kolom automatisch wilt aanpassen aan de grootste waarde in die kolom.
NAMEN SORTEREN
Klik op de kolomkop als u de lijst met namen afwisselend in oplopende of aflopende volgorde wilt sorteren.
Namen filteren Gebruik de opdrachten in de vervolgkeuzelijst Filter om snel een subset van namen weer te geven. Telkens wanneer u een opdracht selecteert, wordt het filter in- of weer uitgeschakeld. Zo kunt u gemakkelijk verschillende filters combineren of verwijderen om het gewenste resultaat te krijgen. Voer een van de volgende handelingen uit om de lijst met namen te filteren: Selecteer dit:
Om dit te doen:
Namen met het werkblad als bereik
Alleen de namen weergeven die lokaal zijn in een werkblad.
Namen met de werkmap als bereik
Alleen de namen weergeven die algemeen zijn in een werkmap.
Namen met fouten
Alleen namen weergeven met waarden die fouten bevatten (zoals #VERW, #WAARDE, #NAAM en dergelijke.)
Namen zonder fouten
Alleen namen weergeven met waarden die geen foute bevatten.
Gedefinieerde namen
Alleen namen weergeven die door u of door Excel zijn gedefinieerd, zoals een afdrukbereik.
Tabelnamen
Alleen tabelnamen weergeven.
EEN NAAM WIJZIGEN Als u een gedefinieerde naam of een tabelnaam wijzigt, wordt de naam overal waar deze in de werkmap is gebruikt gewijzigd.
Klik op het tabblad Formules, in de groep Gedefinieerde namen, op Manager. Klik in het dialoogvenster Namen beheren op de naam die u wilt wijzigen en klik op Bewerken. U kunt ook op de naam dubbelklikken.
Het dialoogvenster Naam bewerken wordt weergegeven.
Pagina | 38
Typ de nieuwe naam voor de verwijzing in het vak Naam. Wijzig de verwijzing in het vak Verwijst naar en klik op OK. Wijzig in het dialoogvenster Namen beheren in het vak Verwijst naar de cel, formule of constante waarnaar de naam verwijst.
Als u ongewenste of onopzettelijke wijzigingen wilt annuleren, klikt u op Annuleren drukt u op ESC.
Als u wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Doorvoeren
of drukt u op ENTER.
of
Met de knop Sluiten sluit u alleen het dialoogvenster Namen beheren. U gebruikt deze knop niet om reeds aangebrachte wijzigingen door te voeren.
EEN OF MEER NAMEN VERWIJDEREN
Klik op het tabblad Formules, in de groep Gedefinieerde namen, op Manager. Klik in het dialoogvenster Namen beheren op de naam die u wilt wijzigen. Selecteer een of meer namen door een van de volgende handelingen uit te voeren: Als u één naam wilt selecteren, klikt u op die naam. Als u meer dan één naam in een aaneengesloten groep wilt selecteren, klikt en sleept u over de namen. U kunt ook SHIFT ingedrukt houden en klikken op de eerste en laatste naam in de groep. Als u meer dan één naam in een niet-aaneengesloten groep wilt selecteren, houdt u CTRL ingedrukt en klikt u op elke naam in de groep. Klik op Verwijderen. U kunt ook op DELETE drukken. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen.
Pagina | 39
HOOFDSTUK 8: GEVORDERDE FUNCTIES VERT.ZOEKEN Zoekt naar een waarde in de eerste kolom van een tabelmatrix en geeft als resultaat een waarde uit dezelfde rij in een andere kolom in de tabelmatrix. De afkorting VERT in VERT.ZOEKEN verwijst naar verticaal. Gebruik VERT.ZOEKEN in plaats van HORIZ.ZOEKEN als de vergelijkingswaarden zich in een kolom links van de gegevens bevinden die u zoekt.
Syntaxis VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;kolomindex_getal;benaderen) Zoekwaarde De zoekwaarde in de eerste kolom van de tabelmatrix 1. Zoekwaarde kan een waarde of een verwijzing zijn. Als zoekwaarde kleiner is dan de kleinste waarde in de eerste kolom van tabelmatrix, geeft VERT.ZOEKEN de foutwaarde #N/B als resultaat. Tabelmatrix Twee of meer kolommen met gegevens. U kunt een verwijzing naar een bereik of een bereiknaam opgeven. De waarden in de eerste kolom van tabelmatrix zijn de waarden waar zoekwaarde naar zoekt. Dit kunnen tekst, getallen of logische waarden zijn. Bij tekstwaarden wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.
feedback
kolomindex_getal,Het kolomnummer in tabelmatrix van waaruit de overeenkomstige waarde moet worden geleverd. Als kolomindex_getal 1 is, wordt de waarde uit de eerste kolom in tabelmatrix opgehaald. Als kolomindex_getal 2 is, wordt de waarde opgehaald uit de tweede kolom, enzovoort. Als kolomindex_getal: 1
kleiner is dan 1, geeft VERT.ZOEKEN de foutwaarde #WAARDE! als resultaat.
matrix: wordt gebruikt om enkelvoudige formules te maken die meerdere resultaten geven of die worden toegepast op een groep argumenten die in rijen en kolommen zijn gerangschikt. Een matrixbereik heeft een gemeenschappelijke formule; een matrixconstante is een groep constanten die als argument wordt gebruikt.
Pagina | 40
groter is dan het aantal kolommen in tabelmatrix, geeft VERT.ZOEKEN de foutwaarde #VERW! als resultaat.
benaderen is een logische waarde die aangeeft of VERT.ZOEKEN wel of niet exact overeenkomende waarden moet zoeken:
Als benaderen WAAR is of wordt weggelaten, wordt er een exact of een niet-exact overeenkomende waarde gevonden. Wanneer er geen exacte overeenkomst wordt gevonden, wordt de volgende hoogste waarde die kleiner is dan zoekwaarde als resultaat gegeven.
De waarden in de eerste kolom van tabelmatrix moeten in oplopende volgorde zijn gesorteerd, anders geeft VERT.ZOEKEN wellicht niet de juiste waarde als resultaat
Als benaderen ONWAAR is, wordt er alleen naar een exacte overeenkomst gezocht. In dit geval hoeft u de waarden in de eerste kolom van tabelmatrix niet te sorteren. Wanneer er twee of meer waarden in de eerste kolom van tabelmatrix overeenkomen met de zoekwaarde, wordt de eerst gevonden waarde gebruikt. Wanneer er geen exacte overeenkomst wordt gevonden, resulteert de functie in de foutwaarde #N/B.
AANVULLENDE INFORMATIE
Wanneer u in de eerste kolom van tabelmatrix naar tekstwaarden zoekt, dient u ervoor te zorgen dat de gegevens in de eerste kolom van tabelmatrix geen voorloop- of volgspaties en geen niet-afdrukbare tekens bevatten, en dat rechte en gekrulde aanhalingstekens (enkel en dubbel) op consistente wijze worden gebruikt. Anders kan VERT.ZOEKEN een onjuist of onverwacht resultaat opleveren. Wanneer u naar getal- of datumwaarden zoekt, dient u ervoor te zorgen dat de gegevens in de eerste kolom van tabelmatrix niet zijn opgeslagen als tekstwaarden. VERT.ZOEKEN kan in dat geval een onjuist of onverwacht resultaat opleveren. Als benaderen ONWAAR is en zoekwaarde tekst is, kunt u een vraagteken (?) of een sterretje (*) gebruiken als jokertekens in zoekwaarde. Een vraagteken vervangt een willekeurig teken, een sterretje vervangt een willekeurige tekenreeks. Als u echt een vraagteken of een sterretje wilt zoeken, moet u een tilde (~) voor dat teken typen.
Pagina | 41
HORIZ. ZOEKEN Zoekt naar een waarde in de bovenste rij van een tabel of een matrix met waarden en resulteert vervolgens in een waarde uit dezelfde kolom van een rij die u opgeeft in de tabel of matrix. Gebruik HORIZ.ZOEKEN wanneer de vergelijkingswaarden zich in de bovenste rij van een gegevenstabel bevinden en u een bepaald aantal rijen verder naar beneden wilt zoeken. Gebruik VERT.ZOEKEN wanneer de vergelijkingswaarden zich in een kolom links van de gegevens bevinden die u zoekt. De tekenreeks HORIZ in de functienaam HORIZ.ZOEKEN staat voor "horizontaal". Syntaxis HORIZ.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;rij-index_getal;benaderen) zoekwaarde is de waarde die in de eerste rij van de tabel moet worden gezocht. zoekwaarde kan een waarde, een verwijzing of een tekenreeks zijn. tabelmatrix is de tabel met informatie waarin u naar gegevens wilt zoeken. U kunt een verwijzing naar een bereik of een bereiknaam opgeven.
De waarden in de eerste rij van tabelmatrix kunnen tekstwaarden zijn, getallen of logische waarden. Als benaderen WAAR is, moeten de waarden in de eerste rij van tabelmatrix in oplopende volgorde zijn gesorteerd (...-2; -1; 0; 1; 2;... ; A-Z; ONWAAR; WAAR) anders kan HORIZ.ZOEKEN een onjuist resultaat geven. Als benaderen ONWAAR is, hoeft tabelmatrix niet gesorteerd te zijn. Bij tekstwaarden wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Sorteer de waarden in oplopende volgorde, van links naar rechts
rij-index_getal is het rijnummer van de rij in tabelmatrix waaruit u de gezochte waarde wilt ophalen. Als rij-index_getal 1 is, wordt de waarde uit de eerste rij opgehaald, als rij-index_getal 2 is, uit de tweede rij, enz. Als rij-index_getal kleiner is dan 1, geeft HORIZ.ZOEKEN de foutwaarde #WAARDE! als resultaat. Als rijindex_getal groter is dan het aantal rijen in tabelmatrix, geeft HORIZ.ZOEKEN de foutwaarde #VERW! als resultaat. Pagina | 42
benaderen is een logische waarde die aangeeft of HORIZ.ZOEKEN wel of niet exact overeenkomende waarden moet zoeken. Als benaderen WAAR is of is weggelaten, resulteert de functie in een benadering van de opgegeven waarde als een exacte overeenkomst niet kan worden gevonden. Dat wil zeggen dat het resultaat de volgende grootste waarde is die kleiner is dan de zoekwaarde. Als benaderen ONWAAR is, wordt er alleen naar een exacte overeenkomst gezocht. Aanvullende informatie
Als HORIZ.ZOEKEN zoekwaarde niet kan vinden, en benaderen WAAR is, gebruikt de functie de grootste waarde die kleiner is dan zoekwaarde. Als zoekwaarde kleiner is dan de kleinste waarde in de eerste rij van tabelmatrix, geeft HORIZ.ZOEKEN de foutwaarde #N/B als resultaat. Als benaderen ONWAAR is en zoekwaarde tekst is, kunt u een vraagteken (?) of een sterretje (*) gebruiken in zoekwaarde. Een vraagteken vervangt een willekeurig teken, een sterretje vervangt een willekeurige tekenreeks. Als u echt een vraagteken of een sterretje wilt zoeken, moet u een tilde (~) voor dat teken typen.
Pagina | 43
HOOFDSTUK 9: GRAFIEKEN Het maken van een grafiek in Microsoft Office Excel gaat snel en gemakkelijk. Excel biedt talrijke grafiektypen waaruit u kunt kiezen wanneer u een grafiek wilt maken.
GEGEVENS SELECTEREN Bij het werken met grafieken is juist selecteren de eerste essentiële stap naar een goed resultaat. Een afzonderlijke cel Klik op de cel of druk op de pijltoetsen om naar de cel te gaan. Een bereik van cellen Klik op de eerste cel van het bereik en sleep naar de laatste cel. Of klik op de eerste cel van het bereik en houd SHIFT ingedrukt terwijl u de selectie uitbreidt met behulp van de pijltoetsen. U kunt ook de eerste cel in het bereik selecteren en op F8 drukken om de selectie verder uit te breiden met behulp van de pijltoetsen. Als u de selectie niet verder wilt uitbreiden, drukt u nogmaals op F8. Om een groot bereik van cellen selecteren Klik op de eerste cel in het bereik, houd SHIFT ingedrukt en klik op de laatste cel in het bereik. U kunt schuiven om de laatste cel zichtbaar te maken. Alle cellen op een werkblad Klik op de knop Alles selecteren. of gebruik de toetsen combinatie CTRL+A (2keer om heel het werkblad te selecteren) Niet-aangrenzende cellen of celbereiken Selecteer de eerste cel of het eerste celbereik, houd CTRL ingedrukt en selecteer de overige cellen of bereiken. Het is niet mogelijk om een cel of celbereik in een niet-aaneengesloten selectie te deselecteren zonder dat u de hele selectie opheft.
GRAFIEKTYPE De tweede niet te onderschatten stap is het kiezen van een goed grafiektype. Wanneer u een slecht grafiektype voor uw data kiest krijgt u nooit een goed resultaat. Experimenteren is hier de boodschap. Microsoft Office Excel 2007 ondersteunt een groot aantal grafiektypen waarmee u diverse interpretaties van gegevens kunt presenteren. Voor de meeste grafieken, zoals kolom- en staafdiagrammen, kunt u de gegevens in rijen en kolommen in een werkblad uitzetten in een grafiek. Voor andere grafiektypen, zoals cirkeldiagrammen en beldiagrammen, is echter een bepaalde rangschikking van de gegevens nodig.
Pagina | 44
De verschillende grafiektypes
Kolomdiagrammen Lijndiagrammen Cirkeldiagrammen Staafdiagrammen Vlakdiagrammen Hoog/laag/slot-diagrammen 3D-oppervlakdiagrammen Ringdiagrammen Radardiagrammen Spreidingsdiagrammen
GRAFIEK OPMAKEN U kunt afzonderlijke grafiekelementen opmaken, zoals het grafiekgebied , het tekengebied, de gegevensreeksen, de assen, de titels, de gegevenslabels of de legenda.
Klik in een grafiek op het grafiekelement dat u wilt opmaken of ga als volgt te werk om het grafiekelement te selecteren in een lijst met grafiekelementen: Klik op de grafiek.
Vervolgens worden de Hulpmiddelen voor grafieken weergegeven op de tabbladen Ontwerpen, Indeling en Opmaak.
Ga naar het tabblad Opmaak en klik in de groep Huidige selectie op de pijl naast het vak Grafiekelementen. Selecteer vervolgens het grafiekelement dat u wilt opmaken.
Voer de gewenste handelingen uit op het tabblad Opmaak: Als u een geselecteerd grafiekelement wilt opmaken, klikt u in de groep Huidige selectie op Selectie opmaken en selecteert u de gewenste opmaakopties. Als u de vorm van een geselecteerd grafiekelement wilt opmaken, klikt u in de groep Vormstijlen op de gewenste stijl of klikt u op Opvulling van vorm, Omtrek van vorm of Vormeffecten en selecteert u de gewenste opmaakopties. Als u de tekst in een geselecteerd grafiekelement wilt opmaken met WordArt, klikt u in de groep Stijlen voor WordArt op de gewenste stijl of klikt u op Tekstopvulling, Tekstkader of Teksteffecten en selecteert u de gewenste opmaakopties.
Pagina | 45
HOOFDSTUK 10: BESTURINGSELEMENTEN Tekstvak Het meest gebruikte besturingselement op een formulier. Gebruikers kunnen elk type onopgemaakte tekst invoeren in een tekstvak. Ze kunnen bijvoorbeeld zinnen, namen, getallen, datums en tijden invoeren. Tekstvakken kunnen geen opgemaakte tekst afbeeldingen, Vervolgkeuzelijst Een besturingselement waarin de gebruiker een lijst met keuzemogelijkheden in een vak krijgt aangeboden. Om een item uit de lijst te selecteren klikken gebruikers op een pijl om de lijst met keuzemogelijkheden te openen. De keuzemogelijkheden kunnen afkomstig zijn uit een lijst die u zelf maakt, uit waarden in de gegevensbron van het formulier of uit waarden die beschikbaar zijn via een gegevensverbinding met een een XML-document, een database, een webservice of een Microsoft Windows Sharepoint Servicesbibliotheek of -lijst. Keuzelijst met invoervak Een besturingselement waarin de gebruiker een lijst met keuzemogelijkheden in een vak krijgt aangeboden waarin hij het toepasselijke item kan selecteren, of zelf een item typen. De keuzemogelijkheden kunnen afkomstig zijn uit een lijst die u zelf maakt, uit waarden in de gegevensbron van het formulier of uit waarden die beschikbaar zijn via een gegevensverbinding met een een XML-document, een database, een webservice of een Windows Sharepoint Services-bibliotheek of -lijst. KeuzelijstEen besturingselement waarin de gebruiker een lijst met keuzemogelijkheden in een vak krijgt aangeboden waarin hij het toepasselijke item kan selecteren. De keuzemogelijkheden kunnen afkomstig zijn uit een lijst die u zelf maakt, uit waarden in de gegevensbron van het formulier of uit waarden die beschikbaar zijn via een gegevensverbinding met een een XML-document, een database, een webservice of een Windows Sharepoint Services-bibliotheek of -lijst. Datumkiezer Een besturingselement dat een vak bevat waarin gebruikers een datum kunnen typen en een kalenderknop waarmee gebruikers een datum kunnen selecteren. Selectievakje Een besturingselement waarmee gebruikers een ja/nee- of een waar/onwaar-waarde kunnen instellen door een vinkje in een vierkant vakje te plaatsen of door het vinkje te verwijderen. Keuzerondje Een besturingselement waarmee gebruikers kunnen kiezen uit een reeks keuzemogelijkheden die elkaar uitsluiten. Als één keuzerondje in een groepsvak is geselecteerd, worden de overige keuzerondjes uitgeschakeld. Een groep met keuzerondjes is gebonden aan één veld in de gegevensbron, en met elk keuzerondje wordt een andere waarde opgeslagen in dat veld Knop Een besturingselement waarmee gebruikers bijvoorbeeld een formulier of een query kunnen indienen bij een database. U kunt een knop ook koppelen aan regels of aangepaste code die wordt uitgevoerd wanneer gebruikers op de knop klikken. Pagina | 46
BESTURINGSELEMENTEN AAN VELDEN KOPPELEN
Zorg ervoor dat het besturingselement is geselecteerd (ctrl+klik) en klik vervolgens op knop Eigenschappen van het tabblad ontwikkelaars in op het lint om het bijbehorende eigenschappenvenster te openen. Geef in het vak van de eigenschap Besturingselementbron de naam van de cel op waarvan u het besturingselement afhankelijk wilt maken.
Pagina | 47
HOOFDSTUK 11: EXTRA’S DOELZOEKEN Als u weet welk resultaat u met een formule wilt ophalen, maar niet welke invoerwaarde de formule nodig heeft om dat resultaat te retourneren, kunt u de functie Doelzoeken gebruiken. Met de functie Doelzoeken kunt u bijvoorbeeld het rentepercentage in cel B3 verhogen totdat de betaling in B4 gelijk is aan € 900,00.
Klik op het tabblad Gegevens, in de groep Gegevenshulpmiddelen, op What-if-analyse en vervolgens op Doelzoeken. Typ in het vak Cel instellen de verwijzing naar de cel met de formule waarvoor u een bepaald resultaat zoekt. (In het voorbeeld is dit cel B4.) Typ in het vak Op waarde het gewenste resultaat van de formule. (In het voorbeeld is dit -900.) Typ in het vak Door wijzigen van cel de verwijzing naar de cel met de waarde die u wilt aanpassen. (In het voorbeeld is dit cel B3.)
Naar deze cel moet worden verwezen door de formule in de cel die u in het vak Cel instellen hebt opgegeven.
FOUT CONTROLE CELLEN AAN VENSTER CONTROLE TOEVOEGEN
Selecteer de cellen die u wilt controleren.
Als u alle cellen in een werkblad met formules wilt selecteren, klikt u op Zoeken en vervangen op het tabblad Start in de groep Bewerken en klikt u vervolgens op Selecteren speciaal en op Formules.
Klik op het tabblad Formules, in de groep Formules controleren, op Venster Controle.
Klik op Controle toevoegen . Klik op Toevoegen. Verplaats de werkbalk Venster Controle naar de boven-, onder-, linker- of rechterzijde van het venster. Als u de breedte van een kolom wilt wijzigen, sleept u de rechterrand van de kolomkop. Als u een cel wilt weergeven waarnaar door een item op de werkbalk Venster Controle wordt verwezen, dubbelklikt u op dit item.
Pagina | 48
Cellen met naar andere werkmappen worden alleen op de werkbalk Venster Controle weergegeven als de andere werkmap actief is. Cellen uit Venster Controle verwijderen
Als de werkbalk Venster Controle niet wordt weergegeven, klikt u op Venster Controle op het tabblad Formules in de groep Formules controleren. Selecteer de cellen die u wilt verwijderen.
Als u meerdere cellen wilt selecteren, houdt u CTRL ingedrukt en klikt u op de gewenste cellen.
Klik op Controle verwijderen
.
FILTERS Als gegevens gefilterd zijn, worden alleen de rijen weergegeven die voldoen aan de criteria die u hebt opgegeven, en worden de rijen verborgen die u niet wilt weergeven. Nadat u gegevens hebt gefilterd, kunt u de subset van gefilterde gegevens kopiëren, doorzoeken, bewerken, opmaken, in een grafiek uitzetten en afdrukken, zonder dat de gegevens anders hoeven te worden geordend of moeten worden verplaatst. U kunt ook filteren op meer dan één kolom. Filters worden aan elkaar toegevoegd, hetgeen betekent dat elk volgend filter is gebaseerd op het huidige filter en de subset van gegevens verder beperkt. Met behulp van AutoFilter kunt u gegevens op drie manieren filteren: op een lijst met waarden, op de opmaak of op criteria. Deze filtertypen sluiten elkaar uit in elk cellenbereik of elke kolomtabel. U kunt bijvoorbeeld filteren op celkleur of op een lijst met getallen, maar niet op beide tegelijk; u kunt filteren op pictogram of op een aangepast filter, maar niet op beide tegelijk
C ELLENBEREIK FILTEREN
Selecteer een cellenbereik met alfanumerieke gegevens. Klik op het tabblad Start, in de groep Bewerken, op Sorteren en filteren en klik vervolgens op Filteren.
T ABEL FILTEREN
Zorg ervoor dat de actieve cel zich in een tabelkolom bevindt met alfanumerieke gegevens.
Klik op de pijl in de kolomkop. Voer een van de volgende handelingen uit:
S ELECTEREN IN EEN LIJST MET TEKSTWAARDEN
Selecteer of wis een of meer tekstwaarden in de lijst met tekstwaarden waarop u wilt filteren.
De lijst kan maximaal 10.000 tekstwaarden bevatten. Als de lijst te lang is, schakelt u (Alles selecteren) bovenaan uit en selecteert u de tekstwaarden waarop u op wilt filteren. Als u het menu AutoFilter breder of langer wilt maken, versleept u de formaatgreep aan de onderkant. Pagina | 49
C RITERIA MAKEN
Wijs Tekstfilters aan en klik op een van de vergelijkingsoperators of klik op Aangepast filter.
Als u bijvoorbeeld wilt filteren op tekst die begint met een bepaalde letter, selecteert u Begint met. Als u wilt filteren op bepaalde letters ergens in de tekst, selecteert u Bevat.
Typ in het dialoogvenster Aangepast AutoFilter de tekst in het vak aan de rechterkant of selecteer de tekstwaarde in de lijst.
Typ J als u wilt filteren op tekst die begint met de letter 'J', en typ bel als u wilt filteren op tekst die de letters 'bel' bevat. Als u tekstwaarden wilt zoeken die slechts gedeeltelijk identiek hoeven te zijn, gebruikt u een jokerteken. Jokertekens gebruiken De
volgende
jokertekens
kunnen
worden
gebruikt
als
vergelijkingscriteria
U gebruikt
Gewenste zoekresultaat
? (vraagteken)
Eén willekeurig teken Zo vindt u met smi? bijvoorbeeld 'smit' en 'smid'.
* (sterretje)
Een willekeurig aantal tekens Zo vindt u met 'g*d' bijvoorbeeld 'goed' en 'gereed'.
~ (tilde) gevolgd door ?, * of ~
Een vraagteken, sterretje Zo vindt u met fy06~? 'fy06?'.
2.
of
tilde
Indien gewenst kunt u op een volgend criterium filteren.
E EN OF MEER CRITERIA TOEVOEGEN
Voer een van de volgende handelingen uit: Selecteer En als u de kolom of de selectie wilt filteren met beide criteria. Selecteer Of als u de kolom of de selectie wilt filteren met een of beide criteria. Selecteer bij de tweede invoer een vergelijkingsoperator en typ vervolgens in het vak aan de rechterkant de tekst of selecteer een tekstwaarde in de lijst.
GEGEVENS VALIDATIE
Voorkomen dat ongeldige gegevens in een werkblad worden ingevoerd In veel werkbladen die u maakt, voeren gebruikers gegevens in om de gewenste berekeningen en resultaten te verkrijgen. Zorgen dat de gegevens die worden ingevoerd geldig zijn, is een belangrijke taak. U wilt wellicht Pagina | 50
gegevensinvoer beperken tot een bepaald bereik van datums, of u wilt mogelijke opties beperken door gebruik te maken van een lijst, of u wilt ervoor zorgen dat alleen positieve gehele getallen worden ingevoerd. Het is ook essentieel om onmiddellijk hulp te bieden en duidelijke berichten weer te geven wanneer gebruikers ongeldige gegevens invoeren, zodat de gegevensinvoer zo probleemloos mogelijk verloopt. Wanneer u hebt besloten wat voor soort validatie u op een werkblad wilt gebruiken, kunt u de validatie als volgt instellen:
Selecteer een of meer cellen die moeten worden gevalideerd. Klik op het tabblad Gegevens, in de groep Gegevenshulpmiddelen, op Gegevens valideren.
Het dialoogvenster Gegevensvalidatie wordt weergegeven. Klik op het tabblad Instellingen. Als u wilt opgeven wat voor soort validatie u wenst, voert u een van de volgende handelingen uit:
WAARDEN UIT EEN LIJST TOESTAAN
Selecteer Lijst in het vak Toestaan. Klik op het vak Bron en typ vervolgens de lijstwaarden gescheiden door het Microsoft Windows-lijstscheidingsteken (standaard een puntkomma).
Bijvoorbeeld:
Als u het antwoord op een vraag zoals 'Hebt u kinderen?' wilt beperken tot twee opties, typt u Ja; Nee. Als u de kwaliteitsbeoordeling van een leverancier wilt beperken tot drie opties, typt u Slecht; Gemiddeld; Goed.
De breedte van de vervolgkeuzelijst wordt bepaald door de breedte van de cel die de gegevensvalidatie bevat. U wilt wellicht de breedte van die cel aanpassen om te voorkomen dat geldige opties niet in de lijst passen.
Zorg dat het selectievakje Vervolgkeuzelijst in cel is ingeschakeld.
EEN GEHEEL GETAL IN EEN BEREIK TOESTAAN
Selecteer Geheel getal in het vak Toestaan. Selecteer in het vak Gegevens de beperking die u wilt instellen. Als u bijvoorbeeld de bovenen ondergrens wilt instellen, selecteert u tussen. Geef de toegestane minimale, maximale of specifieke waarde op. U kunt ook een formule invoeren waarmee een getal wordt opgehaald.
Als u bijvoorbeeld een minimumgrens voor belastingaftrek wilt instellen van twee keer het aantal kinderen in cel F1, selecteert u groter dan of gelijk aan in het vak Gegevens en typt u de formule =2*F1 in het vak Minimum.
EEN DECIMAAL GETAL IN EEN BEREIK TOESTAAN
Selecteer Decimaal in het vak Toestaan. Selecteer in het vak Gegevens de beperking die u wilt instellen. Als u bijvoorbeeld boven- en ondergrenzen wilt instellen, selecteert u tussen. Pagina | 51
Geef de toegestane minimale, maximale of specifieke waarde op. U kunt ook een formule invoeren waarmee een getal wordt opgehaald.
Als u bijvoorbeeld een maximumgrens voor provisie en bonus wilt instellen van 6% van het salaris van een verkoper in cel E1, selecteert u minder dan of gelijk aan in het vak Gegevens en typt u de formule =E1*6% in het vak Maximum. Als u een gebruiker wilt toestaan percentages in te voeren, bijvoorbeeld 20%, selecteert u Decimaal in het vak Toestaan en selecteert u het soort beperking dat u wilt in het vak Gegevens. Vervolgens voert u een minimum- of maximumwaarde of een specifieke waarde in als decimaal getal, bijvoorbeeld ,2 en geeft u de gegevensvalidatiecel weer als een percentage door de cel te selecteren en te klikken op Procentnotatie de groep Getal op het tabblad Blad.
in
EEN DATUM BINNEN EEN BEPAALD TIJDSBESTEK TOESTAAN
Selecteer Datum in het vak Toestaan. Selecteer in het vak Gegevens de beperking die u wilt instellen. Als u bijvoorbeeld datums wilt toestaan na een bepaalde dag, selecteert u groter dan. Voer een begin- of einddatum of een specifieke datum in die u wilt toestaan. U kunt ook een formule invoeren waarmee een datum wordt opgehaald.
Als u bijvoorbeeld een tijdsbestek wilt instellen tussen vandaag en drie dagen later, selecteert u tussen in het vak Gegevens, typt u =VANDAAG() in het vak Minimum en typt u =VANDAAG()+3 in het vak Maximum.
EEN TIJD BINNEN EEN BEPAALD TIJDSBESTEK TOESTAAN
Selecteer Tijd in het vak Toestaan. Selecteer in het vak Gegevens het soort beperking dat u wilt instellen. Als u bijvoorbeeld tijden wilt toestaan vóór een bepaalde tijd van de dag, selecteert u kleiner dan. Voer een begin- of eindtijd of een specifieke tijd in die u wilt toestaan. U kunt ook een formule invoeren waarmee een tijd wordt opgehaald.
Als u bijvoorbeeld een tijdsbestek wilt instellen voor het serveren van het ontbijt tussen de tijd dat het restaurant open gaat in cel H1 en 5 uur na de openingstijd, selecteert u tussen in het vak Gegevens, typt u =H1 in het vak Minimum en typt u vervolgens =H1+"5:00" in het vak Maximum.
TEKST MET EEN BEPAALDE LENGTE TOESTAAN
Selecteer Lengte tekst in het vak Toestaan. Selecteer in het vak Gegevens het soort beperking dat u wilt instellen. Als u bijvoorbeeld een bepaald maximumaantal tekens toestaat, selecteert u kleiner dan of gelijk aan. Geef de toegestane minimale, maximale of specifieke lengte op voor de tekst. U kunt ook een formule invoeren waarmee een getal wordt opgehaald.
Als u bijvoorbeeld de lengte van een veld Volledige naam (C1) wilt instellen op de huidige lengte van een veld Voornaam (A1) en een veld Achternaam (B1) plus 10, selecteert u kleiner dan of gelijk aan in het vak Gegevens en typt u =SOM(LENGTE(A1);LENGTE(B1);10) in het vak Maximum.
BEREKENEN WAT IS TOEGESTAAN OP BASIS VAN DE INHOUD VAN EEN ANDERE CEL
Pagina | 52
Selecteer in het vak Toestaan het gewenste type gegevens. Selecteer in het vak Gegevens het soort beperking dat u wilt instellen. Klik op de cel die u wilt gebruiken om aan te geven wat er is toegestaan in het vak of de vakken onder het vak Gegevens.
Als u bijvoorbeeld alleen gegevens voor een rekening wilt toestaan als het resultaat het budget in cel E4 niet overschrijdt, selecteert u Decimaal voor Toestaan, selecteert u kleiner dan of gelijk aan voor Gegevens en typt u in het vak Maximum =E4. Een formule gebruiken om te berekenen wat is toegestaan
Selecteer Aangepast in het vak Toestaan. Typ in het vak Formule een formule die een logische waarde als resultaat geeft (WAAR indien geldig of ONWAAR indien ongeldig). Bijvoorbeeld:
Als u het volgende wilt doen De cel voor een bepaalde rekening (B1) kan alleen worden bijgewerkt als er niets is gebudgetteerd voor een andere rekening (D1) en het totale budget (D2) kleiner is dan het toegewezen bedrag van € 40.000. De cel voor een productbeschrijving (B2) mag alleen tekst bevatten. Voor de cel voor een geprojecteerd reclamebudget (B3) moet het subtotaal voor adviesbureaus en andere diensten (E1) kleiner zijn dan of gelijk aan € 800 en moet het totale budget (E2) ook kleiner zijn dan of gelijk zijn aan € 97.000. De waarde in een cel voor de leeftijd van een medewerker (B4) moet altijd groter zijn dan het totale aantal werkjaren (F1) plus 18 (de minimumleeftijd bij indiensttreding). Alle gegevens in het cellenbereik A1:A20 moeten unieke waarden bevatten.
Typt u deze formule =EN(D1=0;D2<40000)
=ISTEKST(B2) =EN(E1<=800;E2<=97000)
=ALS(B4>F1+18;WAAR;ONWAAR)
=AANTAL.ALS($A$1:$A$20;A1)=1 U moet de formule in de gegevensvalidatie voor cel A1 invoeren en vervolgens doorvoeren in de cellen A2 tot en met A20, zodat de gegevensvalidatie voor elke cel in het bereik dezelfde formule heeft, waarbij het tweede argument voor de functie AANTAL.ALS overeenkomt met de huidige cel. =EN(LINKS(B5; 3) ="ID-";LENGTE(B5) > 9)
De cel met een productcodenaam (B5) moet altijd beginnen met het standaardvoorvoegsel ID- en moet ten minste tien tekens lang zijn. Als u wilt opgeven hoe lege cellen (null-waarden) worden verwerkt, schakelt u het selectievakje Lege cellen negeren in of uit.
Als de toegestane waarden zijn gebaseerd op een cellenbereik met een gedefinieerde naam en er een lege cel in het bereik voorkomt, kan elke waarde in de gevalideerde cel worden getypt wanneer het selectievakje Lege cellen negeren is ingeschakeld. Dit geldt ook voor cellen waarnaar wordt verwezen door validatieformules: als een van de cellen waarnaar wordt verwezen leeg is, kan elke waarde in de gevalideerde cel worden getypt wanneer het selectievakje Lege cellen negeren is ingeschakeld.
U kunt eventueel een invoerbericht weergeven wanneer op de cel wordt geklikt. Klik op het tabblad Invoerbericht. Zorg ervoor dat het selectievakje Invoerbericht weergeven als de cel is geselecteerd is ingeschakeld. Geef de titel en tekst op voor het bericht. Geef aan hoe Microsoft Office Excel moet reageren wanneer ongeldige gegevens worden ingevoerd. Klik op het tabblad Foutmelding en schakel het selectievakje Foutmelding weergeven na het invoeren van ongeldige gegevens in. Pagina | 53
Selecteer een van de volgende opties voor het vak Stijl: Als u een informatiebericht wilt weergeven dat invoer van ongeldige gegevens niet voorkomt, selecteert u Info. Als u een waarschuwingsbericht wilt weergeven dat het invoeren van ongeldige gegevens niet voorkomt, selecteert u Waarschuwing. Als u invoer van ongeldige gegevens wilt voorkomen, selecteert u Stoppen. Geef de titel en tekst op voor het bericht (maximaal 225 tekens).
Als u geen titel of tekst invoert, wordt standaard de titel 'Microsoft Excel' gebruikt met de standaardtekst 'De waarde die u hebt ingevoerd is ongeldig. Een gebruiker heeft de waarden beperkt die in deze cel kunnen worden ingevoerd'.
Test of de gegevensvalidatie correct werkt.
Probeer zowel geldige als ongeldige gegevens in de cellen in te voeren om te zien of de instellingen werken zoals bedoeld en of de berichten of het juiste moment worden weergegeven. Als u wijzigingen aanbrengt in de validatie in één cel, kunt u deze wijzigingen automatisch toepassen op alle andere cellen die dezelfde instellingen hebben.
Pagina | 54
Schakel beveiliging in Als u van plan bent het werkblad of de werkmap te beveiligen, kunt u dit doen als u het instellen van de validatie hebt voltooid. Vergeet niet alle gevalideerde cellen te ontgrendelen voordat u het werkblad beveiligt, anders kunnen gebruikers niet in de cellen typen. Deel de werkmap Als u van plan bent de werkmap te delen met anderen, kunt u dit doen als u het instellen van de validatie en de beveiliging hebt voltooid. Nadat u hebt ingesteld dat u een werkmap wilt delen, kunt u de validatie-instellingen niet wijzigen, tenzij u het delen beëindigt. De cellen die u hebt aangewezen worden echter nog steeds gevalideerd tijdens het delen van de werkmap.
HOOFDSTUK 12: MACRO’S Als u taken wilt automatiseren die u regelmatig uitvoert, kunt u snel een macro opnemen in Microsoft Office Excel. U kunt ook een macro maken door met de Visual Basic Editor uw eigen macroscript in Microsoft Visual Basic te schrijven of door een bestaande macro geheel of gedeeltelijk te kopiëren. Nadat u een macro hebt gemaakt, kunt deze toewijzen aan een object (zoals een werkbalkknop, afbeelding of besturingselement) zodat u de macro kunt starten door op het object te klikken. Een macro die u niet meer nodig hebt, kunt u verwijderen. Macro's opnemen Als u een macro opneemt, worden alle stappen opgenomen die nodig zijn om de handelingen te voltooien die u wilt uitvoeren. Als u navigeert via het lint worden die stappen niet opgenomen.
Als het tabblad Ontwikkelaars niet beschikbaar is, voert u de volgende handelingen uit om dit tabblad weer te geven: Klik op de Microsoft Office-knop en klik op Opties voor Excel. Ga naar de categorie Populair en schakel onder Belangrijke opties voor het werken met Excel het selectievakje Tabblad Ontwikkelaars op het lint weergeven in. Klik vervolgens op OK. Voer een van de volgende handelingen uit om het beveiligingsniveau tijdelijk in te stellen op de optie waarbij alle macro's zijn ingeschakeld: Ga naar het tabblad Ontwikkelaars en klik in de groep Programmacode op Macrobeveiliging. Klik onder Instellingen voor macro's op Alle macro's inschakelen (wordt niet aanbevolen, omdat mogelijk schadelijke programmacode kan worden uitgevoerd) en klik op OK.
Als u klaar bent met uw werk, is het raadzaam om weer een van de instellingen te selecteren waarbij alle macro's zijn uitgeschakeld. Zo voorkomt u dat mogelijk schadelijke programmacode kan worden uitgevoerd.
Ga naar het tabblad Ontwikkelaars en klik in de groep Programmacode op Macro opnemen. Typ in het vak Macronaam een naam voor de macro.
Het eerste teken van de macronaam moet een letter zijn. De daarop volgende tekens kunnen letters, cijfers of het onderstrepingsteken zijn. Spaties zijn in een macronaam niet toegestaan. Gebruik geen celverwijzing als macronaam. Er kan dan een foutbericht verschijnen met de mededeling dat de macronaam ongeldig is.
Als u een sneltoets combinatie met CTRL wilt toewijzen voor het starten van de macro, typt u de hoofdletter of kleine letter die u wilt gebruiken in het vak Sneltoets.
De sneltoets overschrijft een eventuele equivalente standaardtoetsencombinatie in Excel zolang de werkmap waarin de macro zich bevindt, is geopend. Zie Sneltoetsen en functietoetsen in Excel voor een lijst met sneltoetsencombinaties met CTRL die al in Excel zijn toegewezen.
Selecteer de werkmap waarin u de macro wilt opslaan in de lijst Macro opslaan in.
Als een macro altijd beschikbaar moet zijn in Excel, selecteert u Persoonlijke Macrowerkmap. Als u Persoonlijke Macrowerkmap kiest, wordt (als deze nog niet bestaat) een verborgen macrowerkmap gemaakt (Personal.xlsb), waarna de macro in deze werkmap wordt opgeslagen. In Microsoft Windows XP wordt de werkmap opgeslagen in de map C:\Documents and Settings\gebruikersnaam\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart zodat de werkmap automatisch kan worden geladen op het moment dat Excel wordt gestart. In Microsoft Windows Vista wordt deze werkmap opgeslagen in de map C:\Users\gebruikersnaam\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart. Als u wilt dat een macro in de persoonlijke
Pagina | 55
macrowerkmap automatisch in een andere werkmap wordt gestart, moet u die werkmap ook opslaan in de map XLStart zodat beide werkmappen bij het starten van Excel worden geopend.
Als u een beschrijving van de macro wilt toevoegen, typt u de gewenste tekst in het vak Beschrijving. Klik op OK om met de opname te beginnen. Voer de bewerkingen uit die u wilt opnemen. Ga naar het tabblad Ontwikkelaars en klik in de groep Programmacode op Opname stoppen .
U kunt ook aan de linkerkant van de statusbalk op Opname stoppen
Pagina | 56
klikken.
