MRP E-Mail manažer pro Windows 95 a vyšší Verze 2.x
P.O. BOX 35 763 15 Slušovice telefon: +420-67-721 20 64 telefax: +420-67-798 11 76 internet: www.mrp.cz
průvodce uživatele programem
MRP E-Mail manažer pro Windows 95 a vyšší
Název: Vývoj: Autoři: Odpovídá: Vydání: Počet stran: Vydává: Určeno:
MRP E-Mail manažer pro Windows 95 a vyšší, verze 2.x , Divize informačních systémů Kolektiv První (01/rrrr) 24 Uživatelům softwarových produktů firmy
Logo MRP a samotný název MRP jsou registrované ochranné známky, které má ve své správě firma MS-DOS, Windows, Windows 95, Windows 98, Windows NT jsou registrované ochranné známky firmy Microsoft Corporation. Ostatní citované značky a jména produktů jsou ochranné známky nebo registrované ochranné známky jejich náležitých majitelů. Software i publikace jsou chráněny autorským zákonem ČR. Žádná část tohoto manuálu nesmí být kopírována, rozmnožována nebo publikována v žádné formě bez výslovného písemného souhlasu firmy Informace obsažené v této publikaci mohou podléhat změnám bez předchozího upozornění. Tato publikace neprošla redakční ani jazykovou úpravou.
MRP E-Mail manažer
5
Obsah 1
Úvod....................................................................... 6
2
Licenční ujednání a rozsah záruk ........................ 7
3
Instalace ................................................................ 8 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9
4
Hardwarové požadavky.............................................. 8 Softwarové požadavky............................................... 8 Požadavky na obsluhu ............................................... 8 Instalace..................................................................... 8 Instalace nové verze (upgrade) ................................. 9 Spuštění programu .................................................... 9 Ukončení chodu programu ........................................ 9 Vypnutí počítače ...................................................... 10 Odinstalace programu ............................................. 10
Nastavení ............................................................. 11 4.1 Obecné .................................................................... 11 4.2 Odesílání dokladů .................................................... 13
5
Účetní doklady..................................................... 15 5.1 Odeslání dokladů ..................................................... 16 5.2 Log ........................................................................... 17
6
Zpráva .................................................................. 18 6.1 Odeslání zprávy ....................................................... 19
7
Databáze .............................................................. 20
8
Jak napsat a rozeslat zprávu.............................. 21
9
Jak odeslat účetní doklady................................. 22
10 Hotline servis ...................................................... 23
Instalace
6
1 Úvod Vážení uživatelé, otevíráte novou verzi programu pro automatizované rozesílání elektronické pošty MRP E-Mail manažer pro Windows 95 a vyšší. MRP E-Mail manažer je určen výhradně ke spolupráci s programy MRP-Souboru účetních agend a se staršími verzemi MRP účetních programů. Oproti verzím předcházejícím jsme program MRP E-Mail manažer obohatili o řadu nových prvků, jejichž přehled získáte nahlédnutím na stránku "Co je nového?" v nápovědě k programu. Nejpodstatnějším vylepšením je krok k elektronické kanceláři budoucnosti. MRP E-Mail manažer zde nahrazuje zároveň tiskárnu a telefax nebo poštu. Účetní doklady (objednávky, faktury, …) se místo tisku automaticky odesílají Internetem přímo zákazníkům nebo dodavatelům. Jistě není třeba zdůrazňovat, jak dalece se proces výměny účetních dokladů zlevní a zrychlí a oproti faxovému přenosu i zkvalitní. Tato uživatelská příručka obsahuje základní informace potřebné k obsluze programu MRP E-Mail manažer. Protože rukopis musel být odevzdán do tisku s předstihem, mohlo mezitím dojít k některým drobným změnám. Jejich popis naleznete v souboru Dodatky.txt, který si můžete přečíst během instalace nebo později pouhým dvojitým kliknutím na ikonu souboru.
Blahopřejeme vám, vážení uživatelé, k zakoupení programu MRP EMail manažer a zároveň vám děkujeme za projevenou důvěru. Přejeme vám mnoho úspěchů při práci s touto aplikací. Naším přáním je, aby sloužila k vaší plné spokojenosti. Zkušenosti, které získáte při praktickém nasazení v konkrétních podmínkách, a které nám sdělíte, se nám stanou zdrojem informací, z nějž budeme čerpat pro další vývoj. Autoři
Instalace
7
2 Licenční ujednání a rozsah záruk Firma MRP – Informatics, s. r. o. zaručuje, že dodaná záznamová média nemají vadu materiálu ani záznamu, která by jakýmkoli způsobem bránila instalaci programů do počítače uživatele. V případě zjištění nečitelnosti dodaných médií je firma MRPInformatics neprodleně vymění. Nárok na bezplatnou výměnu dodaných médií v případě jejich nečitelnosti má uživatel do 30 dnů od zakoupení programu. Firma MRP - Informatics neposkytuje žádné jiné záruky a ani na sebe nebere žádnou odpovědnost za případné škody, vzniklé v souvislosti s použitím dodaných softwarových produktů. Koupí software (programu) si uživatel kupuje pouze licenci na užívání tohoto software podle podmínek stanovených firmou MRP-Informatics, s. r. o., výkon majetkových práv ale zůstává i nadále výhradně v pravomoci firmy MRP-Informatics.
Uživatel smí: 1. 2.
3.
Používat pouze jedinou kopii dodaného softwarového produktu na jediném počítači v témže reálném čase. Používat dodaný softwarový produkt v počítačové síti pouze tehdy, jedná-li se o licenci pro počítačovou síť určenou. MULTIVERZE neznamená MULTILICENCI. Pokud má zakoupenu MULTIVERZI programu, smí ji používat pouze na jediném počítači v témže reálném čase. Vytvořit si záložní kopii dodaného softwarového produktu (což doporučujeme).
Uživatel nesmí: 1.
2. 3.
Provádět u dodaného softwarového produktu jakékoli změny, ani jej dekódovat a využívat tak získaný kód nebo databáze nebo jejich části samostatně nebo ve spojení s jiným programovým vybavením. Poskytnout ani zapůjčit dodaný softwarový produkt ani jeho část třetí osobě. Prodat dodaný software ani se zříci užívacích práv ve prospěch třetí osoby. (Smí se pouze zříci užívacích práv bez náhrady).
Uživatel je povinen: 1. 2.
Zabránit případnému zcizení dodaného softwarového produktu. Před nasazením softwarového produktu do praktického využívání se plně seznámit se všemi jeho funkcemi, i s funkcemi nepopsanými v manuálu, a s funkcemi operačního systému, pod nímž je softwarový produkt provozován. 3. Ve vlastním zájmu provádět pravidelné zálohy všech dat na kvalitní záznamová média (doporučujeme provádět na zvláštní média denní zálohu, na zvláštní média týdenní zálohu, na zvláštní média měsíční zálohu). 4. Překontrolovat všechny výstupy z programu s aktuální daňovou a právní legislativou, v případě nesrovnalostí provést příslušnou nápravu. 5. Zabránit přístupu k programu osobám neznalým jeho funkcí a funkcí operačního systému, pod kterým je provozován. 6. Používat program pouze na bezporuchových počítačích nenapadených počítačovými viry. MRP-Informatics upozorňuje uživatele, že každý softwarový produkt je chráněn, kromě jiného, jedinečným licenčním číslem.
Rozlepením obalu instalačních disket uživatel souhlasí s licenčním ujednáním. V případě porušení výše uvedeného licenčního ujednání ztrácí uživatel software licenci na užívání software bez náhrad a může být soudně stíhán za zneužití práv na užívání software.
Instalace
8
3 Instalace Upozornění: Před otevřením balíčku s instalačními disketami, prostudujte si, prosíme, pečlivě Licenční ujednání. Ujistěte se, že všem jeho bodům rozumíte a souhlasíte s nimi. Teprve pak přistupte k porušení pečetí. Při instalaci programu na počítač, kde již je nainstalovaná předchozí verze programu MRP E-Mail manažer se není třeba obávat poškození dat. Nová verze programu Vaše data a nastavení automaticky převezme.
3.1
Hardwarové požadavky
K provozu aplikace MRP E-Mail manažer vyhoví v současnosti na trhu běžná počítačová sestava PC s mikroprocesorem typu Pentium a pamětí 32MB RAM a s grafickým adaptérem pracujícím v režimu min. 256 barev. Pro krátkou dobu odezvy je obecně výhodnější co nejvýkonnější výpočetní systém. Nezbytnou součástí počítačové sestavy je připojení k Internetu ať už pevnou nebo vytáčenou linkou.
3.2
Softwarové požadavky
MRP E-Mail manažer je aplikace, vyžadující operační systém MS Windows 95 a vyšší (98, 2000) nebo MS Windows NT verze 4.0 a vyšší.
3.3
Požadavky na obsluhu
Skutečnost, že MRP E-Mail manažer běží pod operačním systémem MS Windows 95 a vyšším předpokládá jako nutný požadavek základní znalosti obsluhy tohoto operačního systému. Pro spolupráci s MRP-Souborem účetních agend je nutná také znalost obsluhy tohoto programového vybavení.
3.4
Instalace
Aplikace se nainstaluje spuštěním instalátoru Setup.exe, který je součástí dodávky. Postupujte např. následovně: 1. Do disketové mechaniky A nebo B vložte instalační disketu ozna-
Instalace
9 čenou Klíče MRP. 2. Do mechaniky CD-ROM vložte instalační disk a spusťte z něho program Setup.exe. 3. Vyhledejte v seznamu program, ke kterému máte zakoupenu licenci. 4. Dále postupujte podle instrukcí na obrazovce a řiďte se pokyny instalačního programu. Instalační soubory je možné zkopírovat na pevný disk (což ostatně doporučujeme) a instalaci provést spuštěním instalátoru z pevného disku. Při instalaci z CD postupujte podle pokynů MRP-Autorunu.
3.5
Instalace nové verze (upgrade)
Postup instalace upgrade je totožný s postupem první instalace programu (viz výše). Nově instalovaná verze automaticky převede konfigurační údaje ze starší verze.
3.6
Spuštění programu
Program se automaticky nainstaluje do nabídky Programy a dáte-li souhlas, instalátor umístí zástupce na pracovní plochu. Při spouštění postupujte např. následovně: 1. Klikněte na tlačítko Start v hlavním panelu Windows 2. Zvolte nabídku Programy a v něm vyhledejte MRP E-Mail manažer.
3.7
Ukončení chodu programu
Chod programu ukončíte jedním z níže uvedených postupů: • Klikněte na tlačítko pro zavírání oken nebo • zvolte Konec z nabídky nástrojové lišty.
v pravém horním rohu
Instalace
10
3.8
Vypnutí počítače
Při vypínání počítače zásadně zachovávejte následující postup: 1. Klikněte na Start a zvolte položku Vypnout. 2. V následném dialogu vyberte volbu Vypnout. 3. Klikněte na tlačítko Ano. Upozornění: Dbejte všeobecně na dodržování uvedeného postupu při vypínání počítače. Náhlé vypnutí nebo restart počítače za chodu aplikací může vést k nevratné ztrátě a poškození dat.
3.9
Odinstalace programu
Vyskytne-li se požadavek program odinstalovat, zpravidla nestačí pouhé smazání jeho součástí z pevného disku. Použijte služby Přidat nebo ubrat programy. Postup je následující: 1. Klikněte na tlačítko Start a zvolte položku Nastavení - Ovládací panely.... 2. Dvakrát klikněte na ikonu služby Přidat nebo ubrat programy. 3. V seznamu nalistujte jméno požadované aplikace. 4. Klikněte na tlačítko Přidat či odebrat... 5. Dále se řiďte pokyny odinstalačního programu. 6. Po skončení odinstalace vymažte složku, ve které se aplikace MRP E-Mail manažer nacházela (například přesunutím na ikonu Koš).
Nastavení
11
4 Nastavení Tato kapitola pojednává o možnostech nastavení (neboli konfigurace) programu MRP E-Mail manažer, které programu je třeba provést před jeho prvním nasazením. Nastavení otevřete kliknutím na tlačítko Nastavení. Obsahuje složky s formuláři, které je třeba vyplnit. Nastavení také můžete otevřít volbou Nastavení z hlavní nabídky, a to na konkrétní kartě. Upozornění: Veškeré příklady v tomto manuálu (zejména e-mail adresy) jsou uvedeny pouze pro ilustraci a jsou nefunkční! V programu, prosíme, zadávejte údaje Vaše, skutečné!
4.1
Obecné
Na této kartě se nastavují parametry zprávy a připojení k síti (Internetu).
Jméno
Zde zapište Vaše jméno nebo jiný identifikační údaj (např. Ředitel). Objeví se v doručené zprávě v kolonce Odesílatel.
E-Mail
Zde zapište Vaši E-Mail adresu (např. info@vašefirma.cz). Objeví se v doručené zprávě v kolonce Odesílatel společně se jménem (viz
Nastavení
12 předchozí odstavec).
Organizace
Zde zapište název Vaší organizace. Objeví se v doručené zprávě v kolonce Organization.
Komu
Zde zapište libovolný text označující všechny příjemce (např. Dealerům). Objeví se v doručené zprávě v kolonce Komu. Tento údaj se uplatní pouze zpráv. Zásadně zde nezapisujte e-mail adresy. Cílové adresy (i kdyby byla jen jedna) se vyzvedávají z databáze adres MRP-Souboru účetních agend.
Adresa SMTP serveru
Zde zapište adresu Vašeho SMTP serveru, tj. poštovního serveru, který bude zprávy rozesílat. SMTP adresu lze zadat oběma obvyklými způsoby tj. ve tvaru IP adresy (např. 194.123.234.321) nebo doménovým jménem (např. mail.poskytovatel.cz). Neznáte-li SMTP adresu poštovního serveru, informujte se u Vašeho poskytovatele připojení k Internetu.
Síť
Zvolte, jste-li k Internetu připojeni pomocí lokální počítačové sítě.
Telefonické připojení
Zvolte, používáte-li telefonické (modemové) připojení k síti. Další údaje se pak týkají parametrů tohoto připojení. Klikněte na tlačítko Upravit připojení, pokud si přejete upravit telefonické připojení k síti. Předpokládá se, že jste před tím vybrali požadované připojení z rozbalovacího seznamu vlevo od tlačítka. Jestliže dosud žádné připojení nebylo vytvořeno, spustí se automaticky průvodce vytvořením telefonického připojení k síti. Tlačítko Vlastnosti slouží k upravení vlastností telefonického připojení.
Nastavení Přihlašovací jméno Heslo
13 Jméno, které Vám bylo přiděleno poskytovatelem připojení k Internetu. Heslo, které Vám bylo přiděleno poskytovatelem připojení.
Odpojit po ukončení
Zaškrtnutím této volby zajistíte automatické odpojení od sítě (ukončení modemového spojení) po odeslání zprávy nebo dokladu poslednímu adresátovi.
Použít již existující připojení
Zaškrtnutím této volby zajistíte, že MRP E-Mail manažer pro odeslání zpráv použije existující připojení již navázané jiným programem (např. internetovým prohlížečem).
4.2
Odesílání dokladů
Na této kartě si nadefinujte parametry potřebné k automatickému rozesílání účetních dokladů vytvořených některým z programů MRPSouboru účetních agend. Adresář HTML souborů
Kliknutím na tlačítko Nalistovat vyhledejte adresář odkud bude MRP E-Mail manažer čerpat doklady.
Účetní doklady připravené programem z MRP-Souboru účetních agend jsou ve formátu HTML, tj. formátu čitelném pro internetové prohlížeče (např. MS Internet Explorer). Pomocí internetového prohlížeče adresát doklad otevře a prohlédne si ho nebo vytiskne.
Nastavení Adresář s podpisy
14 Kliknutím na tlačítko Nalistovat vyhledejte adresář odkud bude MRP E-Mail manažer čerpat digitalizované (nascanované) podpisy dokladů, razítka apod. Podpis je předem připravený obrázek (obvykle ve formátu GIF, který je v síti Internet nejpoužívanější) s podpisem nebo razítkem apod., který se připojí k dokladu, takže při zobrazení nebo vytištění bude doklad podepsán. Tuto možnost nemusíte využívat. Zadání adresáře s podpisy není nutné.
Poslat kopii na adresu
Zaškrtnete-li okénko a do editačního pole vpravo napíšete elektronickou adresu (e-mail), MRP E-Mail manažer na uvedenou adresu bude zasílat kopie dokladů.
Spustit rezidentně…
Zaškrtnete-li okénko a vpravo zadáte časový interval, bude MRP EMail manažer v zadaných intervalech prozkoumávat, zda v adresáři HTML souborů nepřibyl soubor s dokladem, který je třeba odeslat. Při minimalizaci programu pak zůstane jeho ikona pouze na panelu vpravo mezi ostatními rezidentními programy. Kliknutím na ni se objeví plovoucí nabídka s volbami pro obsluhu.
Spustit automaticky po startu…
Zaškrtnutím této volby zajistíte, že program MRP E-Mail manažer se spustí po startu počítače.
Účetní doklady
15
5 Účetní doklady Na této kartě jsou v tabulce nazvané Soubory ve frontě zobrazeny účetní doklady připravené k odeslání. Účetní doklady jsou tvořeny souborem ve formátu jazyka HTML (Hypertext Markup Language), který vygeneroval a do zvoleného adresáře uložil Váš program z MRP-Souboru účetních agend. Po odeslání budou HTML soubory s doklady automaticky smazány.
Sloupce tabulky obsahují informace, které MRP E-Mail manažer z dokladu získal a které před odesláním ještě můžete zkontrolovat. Komu
Adresa (e-mail), na kterou bude doklad odeslán.
Předmět
Text, který se v doručené zprávě s účetním dokladem objeví v kolonce Předmět.
Název připojeného souboru
Jméno souboru ve formátu HTML, který bude připojen ke zprávě odesílané na adresu Komu. Ve jménu je pro snadnou orientaci obsaženo číslo dokladu.
Účetní doklady Název uloženého souboru
16
Jméno souboru ve formátu HTML, do kterého účetní program uložil odesílaný účetní doklad. Toto jméno je přizpůsobeno potřebám MRP-Souboru účetních agend pro MS-DOS, které pracují pouze s krátkými jmény souborů. (Jedná se o tentýž soubor jako v předchozím odstavci). Kliknutím na tlačítko Načíst znovu načtete obsah adresáře HTML s účetními doklady určenými k odeslání. Tlačítko Zobrazit slouží k prohlížení účetního dokladu před odesláním. Pro tyto účely je třeba mít nainstalovaný internetový prohlížeč (např. MS Internet Explorer, který je součástí Windows). Kliknutím na tlačítko Smazat odstraníte označený účetní doklad bez jeho odeslání. Můžete najednou označit a smazat více dokladů. Tlačítkem Log se otevírá protokol o odeslání účetních dokladů.
5.1
Odeslání dokladů
Pro odeslání účetních dokladů nabízí program MRP E-Mail manažer dvě možnosti, automatické nebo hromadné odesílání. 5.1.1 Automatické odesílání Tento režim představuje automatickou činnost, kdy MRP E-Mail manažer v nastavených intervalech testuje zda do HTML adresáře přibyl soubor s dokladem. Jakmile takový objeví, ihned jej odešle a následně smaže. Přejete-li si zapnout tento režim, zaškrtněte v Nastavení na kartě Účetní doklady volbu Spustit rezidentně a soubory z HTML adresáře odesílat každých (zde zadáte interval např. 60 vteřin). Tento režim je vhodný pro stálé připojení k Internetu a pro tento účel je také vhodné zaškrtnout na téže kartě volbu Spustit automaticky po spuštění počítače. 5.1.2 Hromadné odesílání Režim hromadného odesílání dokladů máte nastaven pokud nemáte nastaven režim automatického rozesílání (podle kapitoly 5.1.1). Soubory s účetními doklady se hromadí v HTML adresáři a jakmile se rozhodnete je odeslat postačí kliknout na tlačítko Odeslat účetní doklady (nebo z nabídky Doklady zvolit Odeslat účetní doklady).
Účetní doklady
5.2
17
Log
Takto nazýváme protokol o odeslání účetních dokladů. Je uložen v souboru Log.txt v adresáři, do kterého byl program MRP E-Mail manažer nainstalován.
Význam údajů v jednotlivých sloupcích tabulky je zřejmý. Kliknutím na tlačítko Smazat log vyprázdníte tabulku.
Zpráva
18
6 Zpráva Na této složce se nastavují parametry hromadně zasílané zprávy téhož znění na více adres. Některé údaje (v polích tmavě zbarvených a pro editaci nedostupných) se zadávají v Nastavení na kartě Obecné (viz kapitola 4.1). Údaje o adresátovi se nezadávají, program si je sám zjistí z databáze adres MRP-Souboru účetních agend (viz kapitola 7).
Od koho:
Představuje jméno a elektronickou adresu odesílatele zpráv. Zadává se v Nastavení - karta Obecné, položky Jméno a E-Mail.
Komu:
Představuje společného adresáta zpráv (přesněji řečeno údaj, kterým se vyplní pole Komu známé z poštovních klientů; skutečný adresát se čerpá z databáze adres). Zadává se v Nastavení - karta Obecné.
Předmět:
Zde zadejte údaj Předmět (Subject) zprávy.
Text zprávy:
Zde zapište vlastní text zprávy. Kromě přímého zápisu můžete text zprávy vložit z předem připraveného textového dokumentu nebo ze schránky (Clipboardu). Kliknutím pravým tlačítkem myši na zprávu se objeví plovoucí nabídka s příslušnými volbami.
Zpráva Připojené soubory:
19 Jako součást zprávy může být připojen soubor (Attachment) nebo více souborů. K tomuto účelu slouží tlačítko Připojit soubor. Zde se pak objeví připojené soubory včetně ikon. Odpojit soubor lze klávesou Delete. Opět je k dispozici plovoucí nabídka s příslušnými volbami, která se objeví, kliknete-li na pole Připojené soubory pravým tlačítkem myši.
6.1
Odeslání zprávy
Odesílání zpráv zahájíte kliknutím na tlačítko Odeslat zprávu nebo volbou Odeslat zprávu z nabídky Zprávy.
Zpráva
20
7 Databáze V tabulce na této kartě jsou zobrazeny jména a elektronické adresy příjemců zprávy. Tabulka se vyplní načtením adres z databází MRPSouboru účetních agend.
Volbou Otevřít databázi adres z nabídky Zprávy nebo kliknutím na tlačítko Otevřít otevřete dialog umožňující nalistovat příslušnou databázi. Do tabulky se přenesou všechny adresy, u nichž je uveden e-mail a pokud byly adresy označeny pro tisk (příslušnou volbou v účetních programech), budou mít zaškrtnuto čtvercové políčko před jménem. Kliknutím na políčko můžete zaškrtnutí zrušit nebo obnovit. Zpráva se bude odesílat pouze na ty adresy, u nichž je políčko před jménem zaškrtnuto. Pokud nejsou jména v tabulce adres zobrazena se správnou diakritikou, zvolte v rozbalovacím seznamu jiné kódování.
Jak napsat a rozeslat zpráv
21
8 Jak napsat a rozeslat zprávu Program MRP E-Mail manažer disponuje jednoduchým průvodcem, který Vám připomene, co ještě zbývá zařídit, než bude možné zahájit rozesílání. Nápovědní texty průvodce se objevují ve stavovém řádku při spodním okraji okna. Není nutné dodržet kroky ve stejném pořadí, ale pro první zahájení práce je to vhodné. Detaily postupu naleznete v příslušných kapitolách tohoto manuálu. Zadejte všechny konfigurační parametry
Konfigurační parametry zadáte v Nastavení na kartě Obecné. Jsou to údaje o připojení k síti Internet a údaje poštovním serveru Vašeho poskytovatele připojení. Jelikož předpokládáme, že připojení k Internetu již máte, můžete potřebné informace získat nahlédnutím do nastavení Vašeho poštovního klienta. Jinak Vám je poskytne Váš poskytovatel připojení. Dále na kartě Obecné v Nastavení zadejte Vaše údaje pro zprávu. Opět jsou to údaje, které zadáváte při běžném odesílání zpráv.
Otevřete databázi adres
Pro otevření databáze adres je třeba znát její jméno a umístění na disku. Podle toho, který program z MRP-Souboru účetních agend máte ji musíte hledat v adresáři, kde je nainstalován, resp. v podadresářích Fir1, Fir2, … nebo DATA01, DATA02, … pokud používáte multiverze účetních programů. Jméno databáze je Adresy.dbf (u verzí pro MS-DOS) a Adres.dbf (u verzí pro Windows 95 a vyšší). Obvyklé umístění programů je na C:\MRP (u verzí pro MS-DOS) a C:\Program Files\MRP (u verzí pro Windows 95 a vyšší).
Vytvořte novou zprávu
Na kartě Zpráva zadejte údaje zprávy. Co kam patří za data je zřejmé. Odpovídá to údajům, které zadáváte při posílání běžných zpráv pomocí poštovního klienta. Průvodce ještě připomene, který z povinných údajů zbývá doplnit.
Odešlete zprávu
Že je zpráva je připravena k odeslání signalizuje průvodce hlášením ve stavovém řádku. Postačí pak už jen kliknout na tlačítko pro odesílání a sledovat jeho průběh. Všechny zprávy MRP E-Mail manažer rozešle během jedné relace.
Jak napsat a rozeslat zpráv
22
9 Jak odeslat účetní doklady Odesílání účetních dokladů je druhou funkcí MRP E-Mail manažeru. Pro odesílání dokladů je třeba splnit většinu podmínek stejně jako u odesílání zpráv. Odlišnosti jsou v Nastavení programu MRP EMail manažer zdůrazněny vyčleněním požadovaných údajů na zvláštní formuláře a karty nazývané Účetní doklady. Zadejte všechny konfigurační parametry
Konfigurační parametry zadáte v Nastavení na kartě Obecné. Jsou to údaje o připojení k síti Internet a údaje poštovním serveru Vašeho poskytovatele připojení. Jelikož předpokládáme, že připojení k Internetu již máte, můžete potřebné informace získat nahlédnutím do nastavení Vašeho poštovního klienta. Jinak Vám je poskytne Váš poskytovatel připojení. V boxu E-Mail na kartě Obecné můžete ponechat nevyplněné pole Komu. Doplní se do zprávy automaticky z účetního dokladu.
Zadejte adresáře s HTML soubory a podpisy
Nyní otevřete Nastavení na kartě Účetní doklady. Zde zadávané údaje se již netýkají zpráv. Adresáře pro HTML soubory (které obsahují odesílané účetní doklady) a obrázky s podpisy máte již založeny nebo vymezeny Vaším účetním programem. Pro postup jak, nahlédněte do dokumentace k příslušnému programu z MRPSouboru účetních agend. Zde je nutné pouze je nalistovat nebo zapsat do editačních polí v boxu Adresáře.
Zvolte režim spouštění programu a odesílání
Nakonec nadefinujte režim spouštění MRP E-Mail manažeru a odesílání účetních dokladů. Zadejte také e-mail adresu, na kterou se budou zasílat kopie (pokud si přejete). MRP E-Mail manažer lze spustit rezidentně. V takovém případě běží na pozadí a jeho aktivitu prozrazuje pouze malá ikona na hlavním panelu Windows (spodní řádek obrazovky). Automaticky ve zvolených intervalech testuje, zda byl připraven další doklad a objeví-li jej, ihned zahájí jeho odeslání, aniž se musíte o cokoli dalšího starat. Chcete-li rezidentně běžící MRP E-Mail manažer otevřít pro změnu nastavení apod. nebo ukončit, klikněte na jeho ikonu. Objeví se plovoucí nabídka s volbami Otevřít a Ukončit. Chcete-li doklady zaslat hromadně na konci pracovního dne, pak nevolte rezidentní spouštění, ale zvolte z nabídky Doklady volbu Odeslat účetní doklady nebo stejnojmenné tlačítko.
Hotline servis
23
10 Hotline servis Pokud si nebudete vědět rady, zavolejte na náš HOTLINE. Dříve však, než zvednete telefon, posaďte se ke svému počítači a připravte si, prosíme, odpovědi na následující otázky: 1. Licenční číslo programu a verze? 2. Jméno uživatele? 3. Datum pořízení prvotní licence a datum posledního upgrade? 4. Velikost operační paměti RAM a typ počítače(ů) (procesoru), na kterém(ých) je program provozován? 5. Typ tiskárny(en), na kterých se tisknou výstupy? 6. Užíváte náš doplňkový program Národní prostředí nebo MRP – Tiskový manažer pro Windows 95/98/NT? Pokud ano, uveďte jeho licenční číslo. 7. Operační systém a verze (MS Windows 95, 98, …)? 8. Pracuje program v síti? Pokud ano, o jakou síť se jedná a kolik má stanic. 9. Kdo instaloval program? 10. Popis problému (číslo chybového hlášení), ve kterém kroku se objevily potíže? Jelikož programy prodělávají za současných rychle se měnících podmínek operativní změny, případný popis nových funkcí, které jsme nestihli popsat v tomto manuálu, naleznete v textovém souboru Dodatky.txt a také v nápovědě k programu.
MRP E-Mail manažer pro Windows 95 a vyšší VjS 1998-2000 Sazba: Microsoft® Word 97 Tištěno v České republice
MRP–Informatics, spol. s. r. o. ● P. O. Box 35 ● 763 15 Slušovice (Firma má IČO 46900675 a je vedena u rejstříkového soudu v Brně pod spisovou značkou C.5692)
Hotline: 067-721 20 64, 700 12 58 ● Fax: 067-705 92 50, 798 11 76 (Nová telefonní čísla platná od 22. září 2002: Hotline 577 212 064, 577 001 258 ● Fax 577 059 250, 577 981 176)
GSM Pægas: 0604-207845 ● Eurotel: 0606-704704 ● Oskar: 0608-717000 Internet: http//www.mrp.cz ● e-mail:
[email protected] Distribuční a školicí pracoviště: Osvoboditelů 3315 ● 760
01 Zlín
Víte, kde je nejdůležitější místo ve Zlíně ?
