Move Forward with Confidence

CodeEthiqueNL-10-09:CodeEthiqueNL-10-09 26/10/09 16:17 Page1

CODE OF ETHICS

Move Forward with Confidence


Voorwoord Bureau Veritas heeft op mondiale schaal haar onderneming gevestigd op haar langdurige reputatie. Haar goede naam is wereldwijd van onschatbaar belang voor de Groep, en dit blijkt dan ook uit de fundamentele waarden die wij als onderneming koesteren. Deze waarden, die door ons allen worden gerespecteerd en onderschreven, zijn de belangrijkste bindende factoren voor Bureau Veritas omdat ze bijdragen aan de eenheid en samenhang van onze onderneming, en onze strategie van winstgevende groei helpen bevorderen. Onze fundamentele waarden "Integriteit en Ethisch Besef" alsook “Onpartijdigheid en Onafhankelijkheid” vormden de kern van onze werkzaamheden in 2003, die werden uitgevoerd onder autoriteit van de International Federation of Inspection Agencies (IFIA), wat resulteerde in onze eerste, in oktober 2003 gepubliceerde Code of Ethics. Geheel in overeenstemming met onze beroepsnormen bevat onze Code of Ethics de morele waarden, principes en gedragsregels voor de Groep, en Bureau Veritas beschouwt deze als grondslag voor haar groei en ontwikkeling, terwijl tegelijkertijd wordt voortgebouwd aan de vertrouwensrelatie met onze klanten, werknemers en businesspartners. Alle werknemers van de Groep dienen dan ook te handelen in overeenstemming met de Code of Ethics, en de waarden, principes en regels van deze Code op actieve wijze te verdedigen. We dragen gezamenlijk de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de naleving van onze Code of Ethics een onmisbaar onderdeel wordt van onze bedrijfsprocessen en ons toekomstige succes.

businesspartners dienen ernst te maken met onze Code of Ethics als zij betrekkingen onderhouden met of optreden in naam van één van de Groepsvennootschappen. Het is van cruciaal belang dat eenieder binnen onze organisatie handelt in overeenstemming met onze Code of Ethics om de reputatie van de Groep als een onderneming met maatschappelijke verantwoordelijkheid hoog te houden. We moeten allen bedenken dat elke niet-naleving van de principes of regels van onze Code of Ethics een ernstige zaak is die schadelijke gevolgen kan hebben (zowel voor de individuele werknemer als voor de gehele Groep), maar waardoor ook de goede naam van Bureau Veritas bezoedeld kan worden.

Iedere werknemer dient dan ook: • de tijd te nemen om de principes en regels van de Code of Ethics zorgvuldig te lezen, zich eigen te maken en uit te oefenen in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden; • onmiddellijk de hulp in te roepen van zijn/haar direct leidinggevende, de manager bedrijfsethiek of de Group Compliance Officer (Groepsfunctionaris Conformiteit) als hij of zij een probleem of vraag heeft in verband met de toepassing van de Code of Ethics. Frank Piedelièvre

Andrew P. Hibbert

Bestuursvoorzitter en Chief Executive Officer

Group Compliance Officer

Alle werknemers moeten ervoor zorgen dat zij hun dagelijkse beslissingen nemen op de wijze zoals de Code of Ethics dat van hen verlangt. Ook onze

02 - Code of Ethics - Bureau Veritas - 2009



CODE OF ETHICS

Onze fundamentele waarden


Onze fundamentele waarden “Onze fundamentele waarden zijn onveranderlijk en absoluut.” Deze waarden, die door allen worden onderschreven, vormen de "kern" van Bureau Veritas. Deze waarden zijn: 1

Integriteit en ethisch besef

• We handelen te goeder trouw, en in alle eerlijkheid en billijkheid. • We doen wat we beloven. • We verlenen onze diensten op basis van duidelijke contracten en welomschreven taken. • We werken volgens het ondernemingsbeleid en de bedrijfsprocedures. • We respecteren het vertrouwelijke karakter van bedrijfsinformatie en persoonlijke gegevens. • We respecteren plaatselijke en internationale ethische en beroepsgebonden normen. • We geven informatie, instructie en scholing indien dit noodzakelijk is ter waarborging van de gezondheid en veiligheid. • We maken ernst met onze verplichtingen op het gebied van gezondheid en veiligheid en de overige verantwoordelijkheden van ons werk.

2

3

Respect voor allen

• We tonen anderen de achting die zij verdienen. • We bedenken altijd hoe een ander zich door ons bejegend zal voelen. • Onze individuele bijdrage wordt onderkend en gewaardeerd, en we blijven constant en op correcte wijze reflecteren op ons handelen. • We respecteren verschillen, hebben zorg voor anderen, en discrimineren anderen niet vanwege hun nationaliteit, etnische komaf, leeftijd, geslacht of godsdienstige of politieke overtuiging.

4

Maatschappelijke en ecologische verantwoordelijkheid

De toenemende maatschappelijke verantwoordelijkheid van ondernemingen schept nieuwe kansen om winstgevendheid en verantwoordelijkheid te combineren. Het besef dat dit risico’s met zich meebrengt, impliceert voor Bureau Veritas nieuwe vereisten en activiteiten die voor de onderneming van invloed zullen zijn op zowel organisatorisch als bestuurlijk niveau. Bureau Veritas en al haar werknemers hebben oog voor de effecten van hun handelwijze voor de gemeenschap, het individu en het milieu.

Onpartijdigheid en onafhankelijkheid

• We geven deskundig en onpartijdig advies. • Onze rapportage is een getrouwe weergave van onze werkzaamheden overeenkomstig onze beste praktijken.




CODE OF ETHICS

Onze fundamentele principes


Onze fundamentele principes 3 1

We geven strikte uitvoering aan onze Code of Ethics.

“Wij zijn allen verantwoordelijk voor de naleving van onze Code of Ethics.”

Onze ontwikkeling en groei zijn primair gegrondvest op onze fundamentele waarden, en daarbij maken we geen enkele uitzondering voor onze werknemers, klanten, aandeelhouders, leveranciers, concurrenten of businesspartners.

Onze Code of Ethics dient als waarborg voor de correcte uitvoering van onze dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Iedere leidinggevende en werknemer van onze Groep moet, waar men ook werkzaam is in de organisatie, onze Code of Ethics kennen en deze toepassen.

2

Onze handelwijze moet altijd zijn gebaseerd op de principes van transparantie, eerlijkheid en billijkheid.

“Geen enkel doel rechtvaardigt een afwijking van de regels.”

Voor veel activiteiten gelden geen wetten en regels of andere vereisten van dwingende aard. In deze gevallen vormen de principes van transparantie, eerlijkheid en billijkheid de leidraad voor ons handelen als in wet- of regelgeving niet duidelijk staat aangegeven hoe te handelen. Het is de verantwoordelijkheid van elke werknemer om iedere situatie te toetsen aan deze norm.

We verplichten onszelf tot volledige naleving van de weten regelgeving van de landen waarin we actief zijn.

“Handel nimmer op een wijze die de reputatie van Bureau Veritas zou kunnen bezoedelen of waardoor de Groep verwikkeld zou kunnen raken in onwettige praktijken of waardoor twijfels zouden kunnen rijzen omtrent haar ethische normen.”

De Groep heeft de naam integer te zijn, en dit is gebaseerd op respect voor en de naleving van die wetten, regels of soortgelijke vereisten van dwingende aard die gelden voor haar bedrijfsuitoefening. Het is de persoonlijke verantwoordelijkheid van elke werknemer om binnen zijn/haar werkgebied kennis te hebben van deze wetten, regels en vereisten om te waarborgen dat deze worden nageleefd, en om, indien nodig, rechtshulp in te roepen.

Activiteiten waardoor de Groep verwikkeld zouden kunnen raken in onwettige praktijken moeten worden vermeden. Naleving van onze Code of Ethics impliceert een besef van ethische waarden die de kaders van wetten of regels overstijgen. Als naleving van de Code of Ethics of de principes en toepassingsregels daarvan echter mocht leiden tot overtreding van plaatselijke wetten of regels, dan moeten deze laatstgenoemden altijd prevaleren en dus worden nageleefd.

Geen enkele werknemer mag handelingen verrichten waarmee aan onze ethische principes en regels afbreuk wordt gedaan onder het voorwendsel dat dit in het belang is van Bureau Veritas, en er mogen geen prestatiedoelen worden opgelegd of aanvaard als deze alleen kunnen worden gerealiseerd door de wet- of regelgeving te schenden.




CODE OF ETHICS

Toepasselijke regels


Toepasselijke regels 1

Integriteit van onze dienstverlening

“Ons werk moet worden uitgevoerd op professionele, onafhankelijke en onpartijdige wijze.”

We moeten situaties vermijden waarin onze onafhankelijkheid of onpartijdigheid in het gedrang komt. Ons streven is om dergelijke situaties op open en transparante wijze te onderzoeken en op te lossen.

Ons werk moet worden uitgevoerd op eerlijke, professionele, onafhankelijke en onpartijdige wijze zonder dat we ons onder druk laten zetten om af te wijken van onze eigen beproefde methoden en procedures of de rapportage van correcte behaalde resultaten. We mogen niet toegeven aan drang of beïnvloeding. Gegevens, onderzoeksresultaten en andere belangrijke feiten moet naar beste weten en kunnen worden gerapporteerd. In onze rapporten en attesten moeten de feitelijke bevindingen, adviezen of behaalde resultaten correct worden weergegeven. Als beproefde onderzoeksmethoden ruimte laten voor een minder strikte rapportage van resultaten, mag dit niet door ons worden misbruikt om de algemene richting of tendens van de feitelijke onderzoeksresultaten om te buigen. Door middel van onze procedures voor kwaliteitsborging zien we erop toe dat de bovengenoemde regels worden nageleefd.

2

Integriteit van documenten en verstrekte informatie

“Van alle transacties moet een stipte en correcte administratie worden gevoerd.”

Integriteit van financiële en administratieve documenten

Alle financiële en administratieve informatie dient op stipte en correcte wijze te worden opgenomen in de boeken van de Groep, en mag onder geen beding met frauduleuze intentie worden behandeld. Alle posten dienen te worden gestaafd door middel van bewijsstukken die door de partijen worden afgegeven. Alle documenten dienen te worden bewaard in overeenstemming met de geldende wetgeving en het Groepsbeleid. 14 - Code of Ethics - Bureau Veritas - 2009

Interne controle van financiële en administratieve gegevens “Interne controle is bedoeld om de kwaliteit en betrouwbaarheid van financiële en administratieve gegevens en naleving van de geldende weten regelgeving te waarborgen.”

Interne controle is bedoeld om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verstrekte financiële en administratieve informatie te waarborgen. Iedereen die leiding geeft aan een businessunit of bedrijfsafdeling is verantwoordelijk voor een interne controle in overeenstemming met de procedures van de Groep.

Leidinggevenden dienen erop toe te zien dat gegevens die in de verslaggeving zijn opgenomen, met name voor de halfjaarlijkse en eindejaarspresentatie, volledig in overeenstemming zijn met de te publiceren informatie, met de resultaten van de betreffende periode en met de financiële positie aan het einde daarvan.

Integriteit van rapportages en verstrekte informatie “Iedere werknemer is persoonlijk verantwoordelijk voor de informatie die hij of zij verstrekt.”

Iedere werknemer is persoonlijk verantwoordelijk voor de informatie die hij/zij verstrekt, en voor de documenten die hij/zij (onder meer via IT-systemen) verspreidt.

Alle werknemers dienen er op elk bedrijfsniveau binnen de Groep op toe te zien dat rapporten en administratieve en andere gegevens die door hen worden gebruikt of gecommuniceerd, onder meer aan de hoogste geledingen van de verschillende entiteiten (hoofdkantoor, land, divisie, regio, zone of businessunit etc.), betrouwbaar, waarheidsgetrouw en volledig zijn. Bij deze documenten moet worden gedacht aan financiële verslagen en prognoses, onderzoeksrapporten, belastingaangiften en ook documenten die worden verstrekt aan overheidsorganen of regelgevende instanties.




Strijdigheid van belangen

“Vermijd situaties die kunnen leiden tot strijdige belangen.”

Strijdigheid van belangen doet zich voor als het belang van de Groep verschilt van persoonlijke belangen en de belangen van naaste familieleden of personen tot wie men in een persoonlijke zakelijke relatie staat.

4

Inachtneming van de regels voor geheimhouding

“Bepaalde informatie moet worden beschermd om de rechten van onze klanten te beschermen.”

Men dient dergelijke situaties te vermijden omdat ze het beoordelingsvermogen, ook onbewust, kunnen beïnvloeden. Het is voor ons van cruciaal belang dat we onafhankelijk zijn en melding maken van verbintenissen of relaties die kunnen leiden tot strijdige belangen. Er gelden regels voor alle situaties die kunnen uitmonden in een dergelijke strijdigheid van belangen. Dit impliceert onder meer dat er in bepaalde gevallen een direct verbod wordt opgelegd en er in andere gevallen voorafgaande verificatie of autorisatie nodig is. Beschouw de eigen situatie altijd vanuit de optiek van een externe partij om te voorkomen dat er strijdige belangen ontstaan.”

Voorbeelden van situaties waarvoor regels gelden in onze interne procedures: • het aanbieden van een functie aan een familielid zonder eerst goedkeuring te hebben verkregen; • het direct of indirect trachten om als werknemer van de Groep persoonlijk gewin te behalen; • het aanvaarden van een benoeming buiten de Groep zonder daarvoor eerst goedkeuring te hebben verkregen; • het direct of indirect of via familieleden, vrienden of tussenpersonen verwerven van een belang in een concurrent, leverancier of klant, behalve indien de interne procedures van de Groep dit toelaten; • het gebruik van goederen of middelen van uw werkgever voor uw persoonlijke doeleinden. Ga ingeval van twijfel bij uzelf te rade en leg uw probleem voor aan uw direct leidinggevende, de manager bedrijfsethiek of de Group Compliance Officer. 16 - Code of Ethics - Bureau Veritas - 2009

“De intellectuele eigendomsrechten van de Groep moeten worden beschermd.”

“Iedereen moet de maatregelen nemen die nodig zijn ter bescherming van het vertrouwelijke karakter van de informatie waartoe men toegang heeft bij zijn of haar werkzaamheden.”

Informatie van onze klanten Alle informatie die wordt ontvangen in het kader van onze dienstverlening dient strikt vertrouwelijk te worden behandeld en vertrouwelijk te blijven, behalve indien afwijking daarvan is toegestaan.

De intellectuele eigendomsrechten van de Groep Door de Groep ontwikkelde of verkregen technische informatie, systemen, uitvindingen en knowhow, alsook informatie die is beschermd door middel van geheimhoudingsovereenkomsten, dienen als strikt vertrouwelijk te worden behandeld (en vertrouwelijk te blijven). Dergelijke informatie mag alleen worden gebruikt voor toegestane zakelijke - en dus niet voor persoonlijke - doeleinden, en mag alleen worden gedeeld met of verstrekt aan ter zake bevoegde personen.

Alle werknemers zijn er persoonlijk verantwoordelijk voor dat de informatie waarover zij beschikken, en het vertrouwelijke karakter daarvan, wordt beschermd om te waarborgen dat werknemers die onder hun leiding staan geheimhouding betrachten met betrekking tot deze informatie. Dit kan worden bereikt door specifieke bepalingen op te nemen in hun arbeidscontract, door hen geheimhoudingsovereenkomsten te laten tekenen of door andere mogelijkheden te benutten die de wet biedt. Werknemers blijven gebonden aan deze geheimhoudingsverplichtingen ook nadat zij de onderneming hebben verlaten.



Toepasselijke regels Iedereen dient erop toe te zien dat de bescherming van vertrouwelijke informatie wordt gewaarborgd door middel van plaatselijke, adequate beschermingsmaatregelen, zodat uitsluitend ter zake bevoegde personen toegang tot deze informatie hebben, en de betreffende documenten worden bewaard op de daarvoor bestemde veilige plaatsen en op veilige wijze worden vernietigd. Bij twijfel dient men zijn of haar direct leidinggevende, de manager bedrijfsethiek of de Group Compliance Officer om advies te vragen.

“Voorkennis hebben betekent verplichtingen hebben.”

Voorwetenschap - effectenhandel met voorkennis

Als werknemers van een beursgenoteerde onderneming moeten we ernst nemen met de regelgeving omtrent effectenhandel met voorkennis. De desbetreffende wetsteksten bevatten een aantal verplichtende regels en procedures die bedoeld zijn om effectenhandel met voorkennis tegen te gaan, met name het verbod voor iedereen die voorkennis bezit om transacties aan te gaan met betrekking tot aandelen (of opties of andere effecten) van de beursgenoteerde onderneming waarover men deze voorkennis bezit. Voor zover het Bureau Veritas betreft, kan voorkennis of voorwetenschap worden gedefinieerd als het beschikken over alle informatie van een duidelijk omschreven aard die niet openbaar is gemaakt en direct of indirect betrekking heeft op de Bureau Veritas Groep, op Bureau Veritas of op de aandelen van Bureau Veritas of de Bureau Veritas Groep, en die, mocht zij openbaar worden gemaakt, naar alle waarschijnlijkheid van aanmerkelijke invloed is op de koers van de aandelen van Bureau Veritas of de koers van financiële instrumenten waarop de voorkennis over de aandelen betrekking heeft. De desbetreffende verplichtingen en sancties staan omschreven in het Groepshandvest Marktethiek (Market Ethics Charter).

daarvan aan personen die niet zijn gerechtigd tot ontvangst daarvan kan overtreding opleveren van de effectenwetgeving en de regels van de Bureau Veritas Groep. De wet legt sancties op aan personen die met voorkennis handelen in aandelen van Bureau Veritas. Om een dergelijk risico te voorkomen, moeten iedere keer dat u over voorkennis beschikt bepaalde voorzorgsmaatregelen worden genomen: u dient zich te onthouden van transacties, voor uzelf of voor anderen, die, binnen of buiten de markt, direct of indirect betrekking hebben op de aandelen van Bureau Veritas. U dient de betreffende informatie strikt geheim te houden en deze alleen bekend te maken aan personen die bevoegd zijn deze informatie te ontvangen, en u dient zich te onthouden van aanbevelingen aan derden om op basis van uw voorkennis aandelen van Bureau Veritas te kopen of te verkopen. 5

Regels ter voorkoming van omkoping

We wijzen alle vormen van omkoping resoluut van de hand, gaan niet in op de aanbieding van geschenken en verwerpen alle vormen van directe of indirecte omkoping zoals het geven of nemen van steekpenningen, het gebruik van fondsen of middelen voor onethische doeleinden en het gebruik van andere routes of kanalen om ongepaste voordelen te behalen uit of voor klanten, zaakwaarnemers, contractpartijen, leveranciers en overheidsfunctionarissen.

“We wijzen alle vormen van omkoping resoluut van de hand.”

We passen de relevante plaatselijke en internationale anti-omkoopwetgeving toe in alle rechtsgebieden waarin we zijn gevestigd of diensten verlenen.

In uw dagelijkse werkzaamheden bij de Bureau Veritas Groep is het mogelijk dat u beschikt over voorkennis. Zolang deze informatie niet publiekelijk bekend wordt gemaakt, moet deze strikt geheim worden gehouden en geheim blijven. Het gebruik van deze informatie om persoonlijke redenen of de bekendmaking

Via onze interne procedures: • houden we toezicht op bepaalde specifieke activiteiten zoals sponsoring en het steunen van politieke en charitatieve organisaties; • stellen wij regels voor het aanbieden of ontvangen van geschenken en voor verblijfsvergoedingen en andere uitgaven; • zien wij toe op een nauwgezette boekhouding en administratie waarin alle financiële transacties op behoorlijke en getrouwe wijze worden vermeld.





Omgang met onze businesspartners

Wij trachten erop toe te zien dat er geen ongeoorloofde betalingen plaatsvinden via tussenpersonen, partners in joint ventures, zaakwaarnemers en onderaannemers. Wij voeren onze inkoopprocedures uit op eerlijke en transparante wijze. Op grond van onze vaste interne procedures houden we toezicht op de selectie en het ethisch gedrag van een aantal van onze businesspartners (tussenpersonen, partners in joint ventures, onderaannemers, zaakwaarnemers, hoofdleveranciers en contractpartijen). 7

Eerlijke concurrentie

We streven naar eerlijke concurrentie in overeenstemming met de antikartelwetgeving en met inachtneming van de toepasselijke wetgeving. Er kunnen strenge straf- en civielrechtelijke sancties worden opgelegd als de antikartelwetgeving wordt overtreden door ondernemingen en/of hun bestuurders. Bij twijfel dient iedere werknemer zich voor advies te wenden tot de Groepsafdeling Juridische Zaken, Risicobeheersing en Conformiteit (Legal, Risk and Compliance Department).

“We moeten de hand houden aan de concurrentieregels.”

We zullen onze Groep op een eerlijke en redelijke wijze presenteren en erop toezien dat verstrekte informatie correct en eenduidig is.

“Ons marketingbeleid moet worden gevoerd op een oprechte en niet-misleidende wijze die geen afbreuk doet of zou kunnen doen aan al hetgeen wat in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving.”

8

We moeten onze concurrenten niet in een kwaad daglicht stellen in onze gesprekken met klanten, noch toezeggingen doen met betrekking tot diensten die we niet kunnen leveren of stellen dat Bureau Veritas voor een bepaalde dienst geaccrediteerd is zonder dit eerst te verifiëren.

Communicatie met de media en met beleggers

“Het onderhouden van contacten met de media en met beleggers is de exclusieve verantwoordelijkheid van de centrale afdelingen die daarmee zijn belast.”

We ontwikkelen een actief communicatiebeleid om het imago van de Groep bij klanten, analisten, beleggers en het publiek te versterken. Echter, aangezien Bureau Veritas een beursgenoteerde onderneming is, kan de communicatie met de media of met analisten van invloed zijn op het imago of de reputatie van de Groep of op de aandelenkoers van Bureau Veritas.

Alle zaken op dit terrein dienen we dan ook met grote zorgvuldigheid te onderzoeken en te controleren. De communicatie met de media is de verantwoordelijkheid van onze Groepsafdeling Communicatie (Corporate Communication Department). Alle berichtgevingen aan de media of reacties op vragen van de media moeten via deze afdeling verlopen of daardoor worden gecoördineerd.

We moeten aansporen tot algehele transparantie bij de formulering van zakelijke documenten en de sterke punten van Bureau Veritas accentueren in plaats van de tekortkomingen of zwakten van onze concurrenten.

Binnen de Groepsafdeling Financiën (Corporate Finance Department) is de Afdeling Beleggerscommunicaties (Investor Relations Department) verantwoordelijk voor alle communicatie met analisten en beleggers. Analisten of beleggers met een vraag om informatie over de Groep moeten worden doorverwezen naar deze afdeling, die hun vraag dan in behandeling zal nemen.




CODE OF ETHICS

Uitvoering van de Code of Ethics


Uitvoering van de Code of Ethics Groepsdocumentatie met betrekking tot ethisch handelen Alle werknemers dienen zich te conformeren aan de volgende documentatie: • deze Code of Ethics; • alle aan deze Code gerelateerde interne procedures van de Groep; • alle andere interne plaatselijke of technische regels met betrekking tot ethische kwesties.

regiomanager en de vice-president van de betreffende zone en/of divisie. Iedere leidinggevende dient er dan ook op toe te zien dat zijn/haar werknemers in bezit zijn van een exemplaar van de Code of Ethics, dat zij worden geschoold, dat zij in eenvoudige, praktische en concrete termen over hun taken worden geïnformeerd, en dat zij begrijpen dat zij bij niet-naleving van deze Code ernstig in gebreke zijn met de uitvoering van hun taken.

Naleving van de principes en regels van de Code of Ethics Werkingssfeer De Code of Ethics is van toepassing op alle werknemers van de Groep van wie mag worden verwacht dat zij deze Code naleven tezamen met onze businesspartners (tussenpersonen, partners in joint ventures, onderaannemers, zaakwaarnemers, hoofdleveranciers en dienstverleners), van wie eveneens wordt verwacht dat zij deze Code naleven in al hun betrekkingen met of hun handelen namens welke Groepsvennootschap dan ook. We moeten erop toezien dat zij de inhoud van de Code kennen en daarnaar handelen.

Organisatie van de uitvoering De Group Compliance Officer, die wordt benoemd door de Chief Executive Officer, is verantwoordelijk voor het Groepsprogramma voor ethisch handelen en is onderdeel van de Groepscommissie Ethiek (Group Ethics Committee), waarin ook de Bestuursvoorzittter/Chief Executive Officer en de Chief Financial Officer zitting hebben. Deze commissie behandelt de ethische problemen binnen de Groep en houdt toezicht op de uitvoering van de Code of Ethics. De Group Compliance Officer bedient zich van een netwerk van managers bedrijfsethiek die zich bezighouden met ethische kwesties in de verschillende geografische zones en regio’s en binnen de divisies. Iedereen die leiding geeft aan een businessunit is verantwoordelijk voor de uitvoering van en het beleid inzake de Code of Ethics binnen zijn/haar verantwoordelijkheidsgebied. Daarbij staat hij/zij onder toezicht van zijn/haar 24 - Code of Ethics - Bureau Veritas - 2009

Naleving van de principes en regels van de Code of Ethics moet deel uitmaken van het functioneringsgesprek met iedere werknemer. Iedere werknemer heeft de gelegenheid zich over de ontwikkeling van de Code of Ethics uit te spreken tijdens functioneringsgesprekken, personeelstrainingen of evaluatiebijeenkomsten. Tegen werknemers die de Code of Ethics niet naleven worden disciplinaire maatregelen genomen, wat kan inhouden dat zijn/haar arbeidsovereenkomst wordt beëindigd. In alle omstandigheden heeft de werknemer die in verzuim is met de naleving van deze Code in ieder geval het recht om te worden gehoord en zich te verdedigen voordat een disciplinaire maatregel wordt opgelegd. Als een werknemer een verzoek tot of aanbod van ongeoorloofde betaling of voordeel ter kennis komt, dient hij/zij daarvan melding te maken. Feiten die als bewijs kunnen dienen van (vermoedelijke) niet-naleving van de Code kunnen door de werknemer worden gemeld aan: • zijn/haar direct leidinggevende; of • de direct leidinggevende van zijn/haar eigen direct leidinggevende; of • een interne auditor; of • de Group Compliance Officer rechtstreeks. Er gelden geen sancties voor werknemers die correct en te goeder trouw een overtreding hebben gemeld. Echter, tegen iedereen die deelneemt aan een verboden activiteit worden de daaruit voortvloeiende disciplinaire maatregelen genomen, ook al is men degene die dit heeft gemeld. Voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is, wordt de anonimiteit van de betreffende werknemer op eigen verzoek beschermd. 25 - Code of Ethics - Bureau Veritas - 2009


Uitvoering van de Code of Ethics Naleving van de Code of Ethics wordt regelmatig gecontroleerd door zowel interne als externe auditoren, die hun conclusies voorleggen aan de Groepscommissie Ethiek. Door managers die leiding geven aan zones, regio’s en divisies worden conformiteitsrapporten opgesteld overeenkomstig de interne procedures van de Groep.

Voor vragen of problemen met betrekking tot de uitvoering of uitleg van de Code of Ethics staat het iedere werknemer vrij om contact op te nemen met zijn/haar manager bedrijfsethiek, of om zijn/haar direct leidinggevende om advies te vragen. Op verzoek van de werknemer zullen vragen vertrouwelijk worden behandeld en zal zijn/haar anonimiteit worden beschermd voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is. Vragen, klachten of reacties van externe belanghebbenden met betrekking tot de Code of Ethics dienen via de BV Portal (https://portal.bureauveritas.com) te worden doorgezonden naar de Group Compliance Officer. Alle werknemers kunnen het onderdeel van de BV Portal raadplegen dat betrekking heeft op de Code of Ethics.

Als u een beslissing moet nemen waar ethische aspecten aan kleven, stelt u zichzelf dan een aantal vragen: 1. Handel ik naar zowel de geest als de letter van de wet die betrekking heeft op deze beslissing? 2. Komen mijn beslissingen of acties overeen met de waarden en de Code of Ethics van Bureau Veritas? 3. Zou ik er blij mee zijn als mijn beslissingen of acties in de pers zouden worden genoemd? 4. Wat zouden mijn familie, vrienden of collega’s denken van deze beslissing of van mijn acties? 5. Zijn er ook directe of indirecte negatieve gevolgen voor Bureau Veritas of de Groep? 6. Is er een alternatief?


Mocht zich een probleem voordoen, dan zijn hier enkele tips om u te helpen: 1. Maak uw betrokkenheid bij de kwestie voor uzelf duidelijk door de volgende vragen te beantwoorden: • Op welke wijze bent u bij de kwestie betrokken? • Welke principes of regels zijn overtreden? • Wie heeft deze overtreding geconstateerd? • Is het lang geleden? • Is het probleem reeds opgelost? • Waar heeft deze overtreding plaatsgevonden? 2. Ga vervolgens na hoe het geconstateerde probleem kan worden opgelost: • Ontken nooit dat er een probleem bestaat, ook al bent u er niet zeker van. • Bespreek het probleem met één van de hierna genoemde contactpersonen bij wie u zich het meest op uw gemak voelt.

Als u niet zeker bent over wat u te doen staat, doe dan altijd het volgende: • Sta even stil bij de kwestie. • Raadpleeg de relevante documentatie. • Praat indien nodig met uw direct leidinggevende of vraag hulp (als u dat liever doet) van uw manager bedrijfsethiek of de Group Compliance Officer, met wie u altijd gerust contact kunt opnemen. Group Compliance Officer Afdeling Juridische Zaken, Risicobeheersing en Conformiteit (Legal, Risk and Compliance Department) 67/71, boulevard du Château 92 571 Neuilly-sur-Seine Cedex Frankrijk Tel.: +33 1 55 24 76 62 - Fax: +33 1 55 24 70 56



De Code of Ethics van de Groep is in overeenstemming met de vereisten van de IFIA Compliance Code (www/ifia-federation.org), die op zijn beurt is geënt op de vereisten van Transparency International en Social Accountability International, organisaties die op mondiale schaal strijd voeren tegen omkoping. Vierde versie - september 2009 - Copyright©2009 Bureau Veritas - Alle rechten voorbehouden.

2009 -10

www.bureauveritas.com

Move Forward with Confidence

Recommend Documents