Monitoring van duurzaamheid Data-acquisitie en –verwerking in theorie en praktijk 22 Mei 2014 Maxim Luttmer Dirk-Jan Everts Jeroen Hairwassers
Introductie , doel en opzet break out-sessie
Introductie ►Wie zijn wij?
– Korte introductie Maxim, Dirk-Jan en Jeroen.
►Wie zijn jullie? – Een gevarieerde groep organisaties.
►Waar gaat deze sessie over? – Over monitoring van duurzaamheidindicatoren. – Wat meet je en hoe verzamel je de benodigde gegevens?
Pagina 3
Mei 2014
Introductie ►Wanneer is deze sessie een succes?
– Als je met ten minste één nieuw idee naar buiten loopt waarmee je je eigen monitoringproces kan verbeteren.
►Korte plenaire verwerking.
Pagina 4
Mei 2014
inventarisatie
knelpunten
rondom
dataverzameling
en
–
Agenda ►Introductie verslaggevingsproces – welke plaats heeft monitoring in het geheel?
►Basisprincipes verslaggeving en monitoring.
►Voorbeeldcases – - opzetten monitoring impact van transport en distributie – - borging monitoringsysteem
►Plenair bespreken case ‘personeelssterkte bij Appels en Peren’
►Tips uit de praktijk – ervaringen delen
Pagina 5
Mei 2014
De theorie – basisprincipes voor monitoring
Pagina 6
Mei 2014
Principes maatschappelijke verslaggeving “MVO betekent in de kern dat je je als bedrijf fatsoenlijk en netjes gedraagt, en dat de
samenleving dat ook als zodanig ervaart.”
Antony Burgmans (oud-bestuurder Unilever, opsteller SER-rapport MVO 2008) Accounting-principes zoals deze worden vertaald in diverse protocollen en guidelines GRI-4 Principles for defining report content • Stakeholder inclusiveness • Sustainability context • Materiality • Completeness
Verschillende guidelines en protocols
Principles for defining report quality • Balance • Comparability • Accuracy • Timeliness • Clarity • Reliability Pagina 7
Mei 2014
•
Verslaggeving GRI-4
•
ISO 26000
•
CDP (Carbon Disclosure Project)
•
GHG-protocol
•
ISO14064
•
Scope 3 Standard
•
ISO 50001
Verslaggeving – onderdeel van een procescyclus
Commitment
Stakeholder inclusiveness Materialiteit
Audits
Sustainability context Completeness
Balance
Rapportage
Comparability
Materiality
Rapportagecyclus vastgelegd in data/reportingmanagementplan
Doelstelling
Timeliness Clarity Monitoring
Reliability
Acties
KPI’s
Accuracy Completeness Pagina 8
Mei 2014
Comparability
Monitoringprincipes ►Een goed monitoringsysteem wordt gekenmerkt door de volgende eigenschappen:
► Doelgericht: weet waarom je meet. ► Compleet: goede afbakening (scope).
► Accuraat: nauwkeurigheidseisen kunnen per KPI verschillen. ► Transparant: methodologie en procedures. ► Betrouwbaar: interne beheersingsmaatregelen.
Pagina 9
Mei 2014
Verslaggeving met GRI – indicatoren-inventarisatie ►In totaal zijn er 150 indicatoren. Ongeveer de helft daarvan is kwantitatief van aard. ►Algemene aspecten: gelden voor elke organisatie.
algemeen
►Specifieke aspecten: worden bepaald door een analyse van relevante (materiële) zaken op het gebied van duurzaamheid.
Pagina 10
Mei 2014
Verslaggeving met GRI – aspecteninventarisatie General Ethics and integrity Governance Identified material aspects and boundaries Organizational profile Report profile Stakeholder engagement Strategy and analysis Specific Disclosures on management approach Economic Economic performance Indirect economic impacts Market Presence Procurement practices Environmental Biodiversity Compliance Effluents and waste Emissions Energy Environmental grievance mechanisms Materials Overall Products and services Supplier environmental assessment Transport Water
Pagina 11
Mei 2014
Social Human rights Assessment Child labor Forced or compulsory labor Freedom of association and collective bargaining Humand rights grievance mechanisms Indigenous rights Investment Non-discrimination Security practices Supplier human rights assessment Labor practices and decent work Diversity and equal opportunity Employment Equal remunerations for women and men Labor practices grievance mechanisms Labor/Managament relations Occupational health and safety Supplier assessment for labor practices Training and education Product responsibility Compliance Customer health and safety Customer privacy Marketing communications Product and service labeling Society Anti-competitive behavior Anti-corruption Compliance Grievance mechanisms for imacts on society Local communities Public policy Supplier assessment for impacts on society
Definiëren en operationaliseren van KPI’s is een iteratief proces ►Zijn de KPI’s van de materiële indicatoren op de juiste wijze gedefinieerd?
►Is de vereiste mate van nauwkeurigheid (accuracy) per KPI vastgesteld?
►Is de benodigde data beschikbaar?
KPI definiëren
►Is de benodigde data toegankelijk?
Beschikbaarheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid data?
Voldoende
Onvoldoende
►Is de benodigde data betrouwbaar?
Verbeteren of afbreken
Informatiesystemen verbeteren Pagina 12
Mei 2014
Monitoring afbreken
Monitoring starten
Vastleggen van methode en procedures in reporting protocol ►Reporting Protocol zorgt voor consistentie en betrouwbaarheid van de gerapporteerde informatie. ►Beschrijving van MVO-strategie, materiële onderwerpen en doelstellingen. ►Beschrijving van verslaggevingsproces – Bepaling materiële onderwerpen (stakeholder consultatie). – Beschrijving van gehanteerde normen en richtlijnen. – Scope en afbakening. – Borging van het proces in de organisatie. – Consequenties bij afwijkingen van doelstellingen.
– Jaarplanning. – Borging van kennisniveau medewerkers. – Beschrijving van auditwerkzaamheden (intern en /of extern) en planning.
Pagina 13
Mei 2014
Vastleggen van methode en procedures in reporting protocol ►Beschrijving van monitoringplan
– Definitie van KPI’s (per indicator) inclusief scope. – Doelstellingen per indicator op korte en middellange termijn. – Berekeningswijze per KPI inclusief gebruikte bronnen en inschattingen van onzekerheden. – Beschrijving van interne beheersingsmaatrelelen: – Vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. – Uitwerken van vier-ogen-principe. – Vastleggen van procedures om IT-systemen te controleren, geldigheid van certificaten te borgen, meters te kalibreren, etc.
Pagina 14
Mei 2014
Uitwerking voorbeeldcase: opzetten monitoring impact van transport ►Situatie: een meubelproducent met meerdere productielocaties koopt grondstoffen in bij een groot aantal leveranciers (wereldwijd). Vervolgens levert ze haar producten aan diverse dealers. Op basis van schattingen lijkt ‘transport’ een materiele milieu-impact te hebben. Het transport naar de dealers is op alle locaties uitbesteed aan een externe partij. ►Opgave: monitor de significante milieu-impacts van het transport.
►Aanpak: 1. Wat zegt GRI? Indentify the significant environmental impacts of the modes of transportation used by the organisation, this includes at a minimum the energy use, emissions (GHG, ozone, Nox, Sox, other air emisisons), effluents, waste, noise and spills.
Pagina 15
Mei 2014
Uitwerking voorbeeldcase: opzetten monitoring impact van transport 2. Vaststellen van scope
–
Upstream en downstream transport?
–
GHG-emissies, of ook andere emissies (fijnstof, Nox)? Effluent, waste, noise?
3. Definiëren van KPI’s
– Totale CO2-uitstoot in CO2-equivalenten (ton CO2-eq. / jaar) van alle transportactiviteiten tussen alle productielocaties en hun dealers. – CO2-uitstoot van transport per dollar omzet (ton CO2-eq. / $ revenue).
Pagina 16
Mei 2014
Uitwerking voorbeeldcase: opzetten monitoring impact van transport 4. Vaststellen van beschikbare gegevens
– Leveringsbonnen van transporteurs (hardcopy in mappen). Op deze bonnen staat de bestemming van de vracht en de hoeveelheid vervoerde producten (in aantallen meubels). – Uitdraai uit boekhoudsysteem waarin alle betalingen aan de transporteurs staan. Dit betreft alleen financiële gegevens.
5. Vaststellen of beschikbare data toegankelijk en betrouwbaar is – Betrouwbaarheid van leveringsbonnen is hoog, toegankelijkheid is laag. – Toegankelijkheid van boekhoudsysteem is groot, betrouwbaarheid is laag.
Pagina 17
Mei 2014
Uitwerking voorbeeldcase: opzetten monitoring impact van transport 5. Inrichten en vastleggen monitoringaanpak
– Upstream emissies worden buiten beschouwing gelaten vanwege complexiteit en beperkte invloed van bedrijf op de upstream keten. – De exacte impact van downstream emissies is nu nog niet bekend. Daarom volstaat in eerste instantie een ruwe inschatting. Hierover wordt in het eerste jaar intern gerapporteerd. – Schatting van maken op basis van huidige gegevens in boekhoudsysteem.
– Op basis van steekproef van leveringsbonnen controle op schatting uitvoeren.
Pagina 18
Mei 2014
Uitwerking voorbeeldcase: opzetten monitoring impact van transport 5. Inrichten en vastleggen monitoringaanpak (vervolg) – Onderzoeken of veranderingen in informatiesystemen kunnen worden doorgevoerd: – Bestemming en lading aan boekhoudsysteem toevoegen. – Gewicht van meubels vastleggen. – Bonnen inscannen. – Evaluatie inplannen na afronding jaarverslag. – Alle afspraken vastleggen in monitoringprotocol.
Pagina 19
Mei 2014
Uitwerking voorbeeld case: borgen van data management (plan) ►Situatie: een engineering bureau (advies en realisatie) is gecertificeerd op de CO2prestatieladder, niveau 3 (voor een deel is dit ISO 14064 - CO2 en ISO5001 – energie). Men voert al twee jaar een energieactieplan uit (met deelprojecten). Er is een datamanagementplan opgesteld met de randvoorwaarden (w.o. boundary, datakwaliteit, betrokkenen) en processen voor borging. Bij de jaarlijkse audit (certificerende partij), blijkt dat niveau 3 niet behouden kan worden. Opmerkingen van de auditor zijn: interne betrokkenheid te laag, overal CO2 doelstelling lijkt niet gehaald, en onvoldoende inzicht in energiestromen (en CO2) in de organisatie. ►Opgave: Inzicht verschaffen in belangrijkste KPI’s en achterliggende informatie/data. Rapportages transparanter maken. Processen versterken in het bedrijf.
►Aanpak: 1. Wat zegt GRI? Align with ISO 14064 – GHG Inventory quality management. Documentation retention and record keeping.
Pagina 20
Mei 2014
Uitwerking voorbeeld case: borgen van data management (plan) 2. Vaststellen van huidige documenten en data –
Boundary van de organisatie (organisatieonderdelen, groei, etc)?
–
De energiestromen in de organisatie (historisch)?
–
GHG-emissies gerelateerd aan het energiegebruik?
–
Projecten die i.k.v. energieactieplan zijn uitgevoerd.
–
Vaststellen van de benodigde datakwaliteit (is deze voldoende?),
3. Helderheid verschaffen doelstellingen en KPI’s(en achterliggende data), –
Doelstelling hele organisatie en per gevoerd project inzichtelijk maken.
–
Brandstofverbruik per m2/fte/km/jaar (apparatuur, gebouwen en vervoer)
–
Verklaringen weerverandering, gedragsverandering, bedrijfsactiviteiten, facturen (energie), etc.
4. Documentatie en processen aanscherpen –
Doelstelling organisatie en project en KPI doelstellingen relatief maken/weergeven.
–
Energiegebruik, energiestromen per organisatieonderdeel en emissies toelichten,
–
Huidige actieplan aanscherpen, nieuw actieplan inplannen
–
Organisatorische processen inbedden (belang, verantwoordelijken, meetings),
Pagina 21
Mei 2014
In de praktijk – valkuilen en oplossingen
Pagina 22
Mei 2014
In de praktijk – meten van personeelssterkte ►Personeelssterkte is een belangrijke grootheid duurzaamheidindicatoren. Enkele voorbeelden:
bij
een
groot
aantal
– Totaal aantal medewerkers. – Aantal uren scholing per medewerker.
– Percentage van het totale personeelsbestand dat gerepresenteerd is in gezondheids- en veiligheidscommissies. – Percentage van het aantal functioneringsgesprek heeft.
medewerkers
– Het aantal bedrijfsongevallen per medewerker.
►Vaststellen van personeelssterkte is niet altijd eenvoudig.
Pagina 23
Mei 2014
dat
een
jaarlijks
In de praktijk – meten van personeelssterkte Appels en Peren Appels en Peren: Een internationaal opererend groente- en fruitbedrijf. In totaal heeft Appels en Peren vier vestigingen in Nederland (inclusief hoofdkantoor), drie in Duitsland (net overgenomen) en één in Dubai (verkooporganisatie). Voor het maatschappelijk verslag is de totale personeelssterkte nodig voor twee materiële aspecten: –Ziekteverzuim.
–Verhouding permanente en tijdelijke werknemers. De duurzaamheidsmanager van Appels en Peren wil de personeelssterkte voor de hele groep uitdrukken in FTE-equivalenten van daadwerkelijke gewerkte uren. Zij moet rekening houden met de volgende situatie:
Pagina 24
Mei 2014
In de praktijk – meten van personeelssterkte Appels en Peren –De vaste medewerkers in Nederland (300 vaste werknemers) werken met een geautomatiseerd tijdschrijfsysteem. Een full-time werkweek bedraagt 40 uur. –Op de Duitse vestigingen is het verloop van personeel hoog (vanwege de recente overname) en laat de administratie te wensen over. Er is geen tijdschrijfsysteem en de vestigingsmanagers hebben geen tijd om precies uit te pluizen wie wanneer in dienst is getreden op welk moment en geven daarom alleen de hoeveelheid FTE’s aan het einde van het verslagjaar op. Het gaat volgens hen om ongeveer 100 FTE. Een full-time werkweek bedraagt 32 uur. –Van veel tijdelijke werknemers (in het hoogseizoen, zowel in Nederland als Duitsland) zijn alleen de momenten van indiensttreding en uittreding bekend. De werkelijke werktijd is in de regel veel langer dan de gecontracteerde werktijd. –De verkooporganisatie in Qatar is in juni 2013 opgezet en daar zijn tot 1 januari 2014 tien mensen in dienst getreden die full-time werken. Zij hebben geen tijdschrijfsysteem. Pagina 25
Mei 2014
In de praktijk – meten van personeelssterkte Appels en Peren Vragen – Welke problemen komt de duurzaamheidsmanager tegen bij het vaststellen van het aantal FTE’s in de hele organisatie? – Hoe kunnen deze problemen worden opgelost? Welke overwegingen spelen hierbij een rol? – In hoeverre herken je deze problematiek in jouw eigen organisatie? Welke oplossingen hebben jou geholpen?
Pagina 26
Mei 2014
Afronding: tips uit de praktijk ►Leg het monitoringproces en de inhoud van de monitoring vast in een monitoringplan – data management plan. ►Het leveren van gegevens is voor veel werknemers een extra taak in de volle agenda. Een duidelijk commitment/betrokkenheid vanuit het management en een bedrijfscultuur waarin duurzaamheid vanzelfsprekend is versoepelt het dataacquisitieproces. Zichtbaarheid van de werknemer en zijn rol (door het management) wordt veelal als positief ervaren. ►Neem zeker in het eerste jaar niet te veel hooi op je vork door direct over alle indicatoren van een bepaald aspect te willen rapporteren. Ruim minstens twee of drie jaar de tijd om een aspect goed te monitoren. Rapporteer eerst intern, dan extern. Dit geldt eveneens voor het laten auditen (eerst intern goed op orde, dan extern). ►Instrueer verantwoordelijken in het dataverwervingsproces regelmatig door middel van bijeenkomsten, webinars en ondersteunend materiaal.
Pagina 27
Mei 2014
Afronding: tips uit de praktijk ►Neem ruim de tijd voor het voorbereiden en herzien van het jaarlijkse dataacquisitieproces. Begin hier in augustus mee. Draai met nieuwe indicatoren in september/oktober een proef zodat kinderziektes snel worden opgespoord.
►Maak gebruik van slimme, flexible IT-oplossingen om het data-acquisitieproces te vereenvoudigen (webtools of geautomatiseerde Excel-spreadsheets). De keuze hangt af van de omvang van de organisatie.
►Voeg meta-data (informatie over de data) toe zodat op een later moment de oorsprong en de betrouwbaarheid van de data kan worden geverifieerd.
►Aanvullende tips vanuit de zaal?
Pagina 28
Mei 2014
Terugkoppeling op genoemde knelpunten en overige vragen
Pagina 29
Mei 2014
Contact
Maxim Luttmer –
[email protected] – +31 6 50260659 Dirk-Jan Everts –
[email protected] – +31 6 29083413
Pagina 30
Mei 2014
