Twynstra Gudde
Stationsplern 1
Advies dienst Verkeer en Vervoer
Postbus 907 3800 AX Amersfoort Telefoon 033 467 7777 wwwtg.nl Twynstta Gudde Management Consultants BV KvK 31031754
Monitor Spoor Eindrapportage
ir. E.J. Verroen drs. M.M. Hoekstra drs. L.Z. Middelkoop ir. C. van Schie Amersfoort, 29 april 2003 321358/EVR/PfL
Twynstra Gudde
Inhoudsopgave
1 1 1 2 2
1 1.1 1.2 1.3 1.4
Inleiding Achtergrond Vraagstelling Aanpak Opbouw rapport
2 2.1 2.2 2.3 2.4
Inventarisatie vraag en aanbod Behoeften bij directie Indicatoren en beschikbare informatie Informatiestructuur Conclusies
3 3 4 5 10
3 3.1 3.2
Inhoud van de site Soort informatie Inhoud le versie site
11 11 11
4 4.1 4.2 4.3 4.4
Implementatie Uitgangspunten format, proces & beheer Het gebruik van het Content Management Systeem (CMS) Plaats Monitor Spoor in het intranet
13 13 13 15 16
Slotopmerkingen
17
5
Bijlagen 1. Overzicht geraadpieegde bronnen 2. Groslijst van indicatoren 3. Format voor beschrijven van de te publiceren gegevens op de site 4. Site map intranet met Monitor Spoor
Twynstra Gudde
Inleiding
1.1
Achtergrond De spoorsector is georganiseerd in een driehoek tussen de vervoer ders, de overheid (i.c. het Ministerie van Verkeer en Waterstaat) en de taakorganisaties (RaillnfraBeheer, RailVerkeersLeiding en Railned, samen ProRail). Tussen deze partijen bestaan verschillende soorten relaties waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden verdeeld. De relaties zijn of worden formeel vastgelegd in contracten (vervoerder V&W), overeenkomsten (V&W ProRail) en service level agreements (vervoerder ProRail). Voor de uitvoering en bewaking van deze overeenkomsten is o.a. behoefte aan sturingsin —
—
—
formatie. Daarnaast zijn buiten de driehoek nog andere partijen waarmee afspraken (moeten) worden gemaakt over uitwisseling van informa tie, zoals de EU (Rail Monitoring Market Scheme, CIVENTIS Rap port), andere overheden in Nederland, en belanghebbenden als het bedrijfsleven en (organisaties van) reizigers (w.o. Landelijk Overleg Collectief Openbaar Vervoer (LOCOV)). In het werk van de directie spoor speelt informatie dus een belangrij ke rol. Voor het beheren en ontsluiten en interpreteren van deze informatie zou een via het intranet toegankelijke Monitor Spoor goede diensten kunnen bewijzen. Zo’n monitor dient bij te dragen aan het volgen van ontwikkelingen in de spoorsector. Daarnaast is het van belang dat de juiste informatie tussen de juiste partijen kan worden uitgewisseld. 1.2
Vraagstelling De centrale vraag voor het onderzoek was: “Wat zijn de wensen en mogelijkheden om een monitor spoor te ontwikkelen, die inspeelt op de behoeften van de potentiële gebruikers met betrekking tot het signaleren van ontwikkelingen, het maken van beleid, het vertalen naar de contractrelaties, en het monitoren van deze contracten?” In opdracht van het AVV heeft TG een onderzoek uitgevoerd naar deze wensen en mogelijkheden. Daarbij is op basis van de wensen van potentiële gebruikers gekeken naar de benodigde en beschikbare gegevens, naar de wijze waarop deze via de intranetsite van DC? kunnen worden aangeboden en beheerd, en naar de functionele eisen die hiervoor aan de intranetsite moeten worden gesteld.
321358
1/28
Twynstra Gudde
Het onderzoek heeft zich geconcentreerd op het personenvervoer, en dan met name het nationale vervoer over het hoofdrailnet. Regionaal spoorvervoer, HSL projecten, goederenvervoer en internationaal vervoer zijn nog niet in beschouwing genomen. De Monitor wordt in eerste instantie voor de directie spoor van DGP ontwikkeld en dient de directie te ondersteunen in zijn taken binnen de driehoek, Op termijn kan de monitor verder evolueren tot een informatiesysteem voor de hele spoorsector. 1.3
Aanpak
Het onderzoek is in twee fasen uitgevoerd. In de eerste fase heeft een interne inventarisatie van de beschikbaarheid van en de behoefte aan gegevens bij medewerkers van DGP/directie spoor plaatsgevonden. Daarnaast zijn ter aanvulling diverse schriftelijke bronnen geraad pleegd. In de tweede fase is een eerste versie van de intranetsite uitgewerkt en opgezet. Ten behoeve van de inventarisatie van de beschikbaarheid en behoef te aan gegevens is een vijftiental interviews gehouden met medewer kers van DGP/directie spoor, DGG en de afdeling basisgegevens van AVV. In de interviews stonden telkens vijf elementen centraal, namelijk: onderwerp en rol van de desbetreffende persoon in het spoordossier doelstellingen die op het specifieke aandachtsgebied gelden indicatoren voor het ‘meten’ van voortgang ten aanzien van de doelstellingen huidige informatiesituatie en informatiebehoefte (wie, wat, waar om en hoe) toekomstige informatiesituatie en informatiebehoefte (wie, wat, waarom en hoe). -
-
-
-
-
1.4
Opbouw rapport
In hoofdstuk 2 worden de resultaten van de inventarisatie naar de wensen en mogelijkheden op een rij gezet. Hoofdstuk 3 vertaalt deze uitkomsten naar een opzet van de eerste versie van de intranetsite Monitor Spoor. Hoofdstuk 4 gaat in op de feitelijke bouw en het beheer van de site. In hoofdstuk 5 wordt een aantal afsluitende opmerkingen meegegeven voor de verdere discussie over de toekomst van de site.
321358
2/28
Twynstra Gudde
2
2.1
Inventarisatie vraag en aanbod
Behoeften hij directie Uit de gesprekken met de medewerkers van DGP/directie spoor kwamen, naast concrete inzichten in het niveau van beschikbare en gewenste informatie (verwerkt in de groslijst), ook zaken van meer algemene aard naar voren. Hieronder schetsen wij puntsgewijs onze bevindingen. -
-
-
-
-
-
-
veel informatie is reeds bij DGP in huis aanwezig. Deze informatie is echter langs meerdere stromen georganiseerd en bij diverse per sonen beschikbaar, wat bijvoorbeeld blijkt uit het bestaan van meerdere databases. Vanwege deze informatiesituatie zijn mede werkers regelmatig genoodzaakt te ‘shoppen’ bij collega’s de cultuur van DGPfdirectie spoor wordt beschreven als open en collegiaal. Toch blijken er praktische drempels te bestaan die het lastig maken om bepaalde informatie te delen. Het is niet altijd duidelijk of bepaalde informatie beschikbaar is, waar welke infor matie zich bevindt, en hoe men toegang krijgt tot deze informatie er kunnen verschillende werkprocessen binnen de directie worden onderscheiden, met elk hun eigen informatiebehoeften: 1. informeren politiek 2. begroting issues kortere termijn (VBTB) 3. beleidsafstemming en informatie-uitwisseling met EU 4. contractbeheer 5. signaleren en bewaken strategische beleidslijnen op langere termijn 6. beantwoorden ad hoc vragen, zoals vanuit de politiek of uit andere geledingen van het departement. de monitor dient volgens sommigen te fungeren als een wegwijzer en volgens anderen een bron van ‘harde’ data te zijn. In samenhang hiermee bestaat de wens om respectievelijk klein te beginnen en groot te eindigen dan wel ineens alle informatie beschikbaar te maken het is gewenst dat EU-afspraken en benchmarking gekoppeld worden aan de monitor de relaties in de institutionele driehoek van de spoorwegsector zijn nog sterk in ontwikkeling. Dit maakt een flexibele aanpak nood zakelijk de sturingsfilosofie voor de spoorwegsector is bij V&W nog niet uitgekristalliseerd. Hierdoor kan niet met zekerheid worden aan gegeven welke indicatoren in toekomst van centraal belang zullen zijn.
321358
3/28
Twynstra Gudde
2.2
Indicatoren en beschikbare informatie Voor de inventarisatie van de beschikbare informatie en naar de behoefte aan informatie is naast de interviews ook gebruik gemaakt van deskresearch. De daarbij geraadpieegde bronnen staan opgesomd in bijlage 1. Deze bronnen zijn vrijelijk verkrijgbaar of ter beschik king gesteld door medewerkers van DCP/directie spoor ten behoeve van onderhavig onderzoek. Met name de diverse overeenkomsten, de begroting van Verkeer en Waterstaat, de DGP-Doelenboom en de documenten van de Europese Unie zijn belangrijke bronnen van informatie gebleken. De interviews en de analyse van bronnen via deskresearch tezamen hebben geleid tot een grote hoeveelheid informatie over mogelijke indicatoren voor de monitor spoor. Deze informatie is gebundeld in een groslijst van indicatoren (zie bijlage 2). Deze groslijst heeft als basis gediend voor de nadere selectie van indicatoren die voor de monitor in aanmerking komen. De groslijst is geordend naar diverse categorieën en kenmerken, zoals aangegeven in tabel 1. Tabel 1. (bijlage 2)
Categorieën en velden in de groslijst van indicatoren
categorie aard sturing
RAIL exploitatie/infrastructuur
NIET-RAIL verkeer& vervoer/algemeen
321358
verklaring naar anologie van offerte is onderscheid gemaakt naar politieke, beleidsmatige en contractuele sturing bevat items over de spoorwegsector RAIL items verder onderver deeld naar exploitatie of infra structuur bevat items over andere secto ren NIET-RAIL items verder onder verdeeld naar verkeer & vervoer of algemeen
4/28
Twynstra Gudde
velden indicator beleidsissue bron indicator bron info vorm(gegevens) eenheid meetperiode toeg. (toegankelijkheid) beschikb. (beschikbaarheid) gebruiker comments
verklaring onderwerp/doelstelling welk beleidsdocument of contract eigenaar/leverancier hard copy/digitaal meeteenheid dag/week/maand/kwartaal/jaar vrij/beperkt/vertrouwelijk structureel/ad hoc/niet wie wil informatie gebruiken vrije opmerkingen
DGP is in de meeste gevallen niet de eigenaar van de informatie en heeft daardoor relatief weinig invloed en zicht op de totstandkoming van informatie (-elementen). De thans aanwezige infrastructuur en ondersteuning van kennismanagement bij DGP is vooral gericht op het beheer van ongestructureerde informatie in de vorm van een Content Management Systeem, gekoppeld aan het intranet, en AlChemy (informatiesysteem voor contractbeheer). 2.3
Informatiestructuur Binnen de werkprocessen van de directie spoor spelen strategische informatie en managementinformatie een belangrijke rol bij de operationele beleidsmatige aansturing van de spoorsector. Dit geldt zowel voor de aansturing binnen DGP als die van derden. Het gaat hier primair om begrotingszaken (VBTB), gekoppeld aan resultaatstu ring’, om contractbeheer, en RAMSHE2-afspraken enz.. Daarnaast gaat het om informatie-uitwisseling waar V&W zich aan heeft ver plicht (bijv. met de EU).
Gebaseerd op de doelen boom die door DC? is ontwikkeld in het begrotings voorstel 2002, waarbij gestuurd wordt op vier hoofddoelen: Veilig pers onenver voer, Versterking netwerk personenvervoer, Klan tgerich te pers on en vervoerm ark t en duurzaam personenvervoer. 2
RAMSHE staat voor Reliability, Availability. Maintainability, Safety, Health, Environment.
321358
5/28
Twynstra Gudde
Tenslotte gaat het om beleidsevaluatie op hoofdlijnen, via bench marking en via periodieke rapportages over de toestand van het spoorvervoer. Deze beleidsinformatie speelt ook een belangrijke rol in de communicatie met de Tweede Kamer3. Tabel 2 vat de belang rijkste geïdentificeerdë indicatoren en de betreffende werkprocessen samen. De Monitor Spoor richt zich in eerste instantie op het struc tureren en ontsluiten van deze indicatoren. Er wordt binnen de directie spoor ook veel gebruik gemaakt van achtergrondinformatie. Deze informatie is er op gericht de kennis over de spoorsector en de daarin lopende projecten op peil te houden. Het gaat daarbij om achtergronddocumenten, om beleidsanalyse en ontwikkeling, en om meer gedetailleerde evaluaties op projectniveau. Op termijn kan de Monitor Spoor ook voor deze informatie van belang worden, als een kennisbank waarin allerlei kennisdragers binnen de directie (w.o. documenten) identificeerbaar en ook toegan kelijk worden gemaakt. —
In dit kader zijn met name de herbezinningsbrief en de benuttingsbrief van belang.
321358
6/28
321358
red. verkeersslachtoffers spoor
7/28
X X X X X
X X X X 1 1
X X X X X 1
X X X X X X
1
X 1 X X
X
X X X
X X
X
X X X X X X
X
X
1 X
1 X X
X X X X X
x
X
X X
X
X X X
X
X X X X X
X X X
punctualiteit groei spits reizigerskilometers ongevallen op overwegen benuttingsgraad bedieningsniveau tarieven rijksbijdragen rendement gebruiksvergoedingen zitplaatskans productiviteit sociale veiligheid klanttevredenheid aanbestedingsgraad verstoringen aantal dodelijke slachtoffers treinreizigers aantal dodelijke slachtoffers personeel aantal dodelijke slachtoffers suïcidepogingen aantal ziekenhuisgewonden op overwegen aantal ziekenhuisgewonden onder treinreizigers aantal ziekenhuisgewonden onder personeel aantal ziekenhuisgewonden door suïcidepogingen
kerninformatie X X
ignaleren en be waken beleid/beant woorden ad hoc-vragen
contractbeheer
beleidsafstemming/informat je-uitwisseling EU
begroting issues
informeren politiek
indicator
Voor de Monitor Spoor relevante beleidsindicatoren, en de werkprocessen waarin ze een rol spelen
%7flstra uuae
thema
Tabel 2.
1
321358
financieel spoorvervoer algemeen/hrn
materieel
bewuste vervoerswijze keuze
gebruiker betaalt infra benutting en aanleg
8/28
X
X X X
X
X
X X
X
X X X X X
X
X X
X X
X
X X X
X X X X X
X X X
X
X X X X
X
X
onveiligheïdsincidenten in en rond DV aantal treinbewegingen beschikbaarheid hoofdrailnet betrouwbaarheid (TAO’s spoorwegen conform norm onderhouden ingevoerde vormen gebruiksvergoeding toegev. cap. door benutting- en aanlegproj. spoorweggennet feitelijk gebruik infrastructuur TVP’n aandeel ketenverplaatsingen/totale verplaatsingen investeringen rollend materieel onderhoud materieel rijksbijdragen RIM aantal reizigers assistentieverlening behaalde aansluitingen compensatie reiziger concessievergoeding frequentie introductie Light rail in NL meewerken integratie Chipkaart NSR ontsluiting VINEX-locaties met spoor reisinformatie reistijden
onderhoud infrastructuur
X
X
X
onveiligheidsgevoel in en rond 0V
contractbeheer
verbeteren soc. veiligheid DV
beleidsafstemming/informat ie-uitwisseling EU
begroting issues
informeren politiek
indicator
thema
1 wynstra uuae
X X X
signaleren en bewaken be leid/beantwoorden ad hoc-vragen
321358
structuur geluid
financieel
regionaal 0V
thema
1
9/28
reizigers binnenland reizigers buitenland treinkilometers uitval treinen aanbestedingsgraad reg 0V reizigersbijdrage reg 0V reizigerskm reg spoornetwerk bedrijfsresultaat NSR geïnvesteerd vermogen kosten rijksbijdragen reizigersvervoer tariefruimte tarieven aantal actoren spoorsector aantal knelpunten geluidsbelasting spoorwegen aantal milieuvergunningen ruimtelijke ontwikelingen rondom stations
indicator
wynstra ‘uuue
X
X
informeren politiek
X
X X X
begroting issues
X
X
beleidsafstemming/informati e-uitwisseling EU X X
X
X X
X X X
X X
contractbeheer
X X
X
signaleren en bewa ken be leid/beantwoorden ad hoc-vragen
Twynstra Gudde
2.4
Conclusies Bij DC? is veel deskundigheid en informatie over de spoorsector aanwezig. De grote hoeveelheid en diversiteit aan informatie over de spoorsector (documenten en data) die bij DCP aanwezig is, is ver snipperd en niet algemeen toegankelijk. Er is een groeiende behoefte aan een goede ontsluiting van deze informatie, waarbij de site Moni tor Spoor een bruikbaar hulpmiddel kan zijn. Er worden steeds verdergaande eisen gesteld aan contractbeheer, aan een verzakelijking van de relaties in de spoorsector, en aan informa tieverplichtingen (waaronder die naar de EU). Er bestaat dan ook een groeiende behoefte aan een goede kwaliteitsborging en een professio neel beheer van de informatie. Uit de interviews met de medewerkers van de Directie Spoor is geconcludeerd dat er een aantal belangrijke werkprocessen binnen de directie kan worden onderscheiden: 1 informeren politiek 2.begroting issues kortere termijn (VBTB) 3.beleidsaf stemming en informatie-uitwisseling met EU 4.contractbeheer 5.signaleren en bewaken strategische beleidslijnen op langere temijn 6.beantwoorden ad hoc vragen, zoals vanuit de politiek of uit andere geledingen van het departement. De informatiebehoefte kan goed via deze werkprocessen worden geordend. Het aanbod aan indicatoren is dan ook ingedeeld naar deze processen.
321358
10/28
Twynstra Gudde
3
3.1
Inhoud van de site
Soort informatie Een via intranet toegankelijke monitor kan een belangrijk hulpmid del worden bij het beheer en een brede ontsluiting van vitale infor matie voor deze processen. Omdat de spoorsector, en daarmee de organisatorische vormgeving en de taken van de directie spoor nog sterk in beweging zijn, is het eindplaatje voor zo’n monitor nog moeilijk te schetsen. De site kan daarom het beste stapsgewijs worden ontwikkeld, te beginnen met een basisversie waar belangrijke en goed toegankelijke informatie op wordt aangeboden. De basisversie wordt verder ont wikkeld op basis van gebruikservaringen en de verdere uitwerking van de taken van de directie. Wij noemen dit het “ingroeimodel”. Voor zo’n stapsgewijze benadering dient op korte termijn een eerste versie van de monitor te worden ontwikkeld, waarmee gebruikserva ringen kunnen worden opgedaan. Het is handig om te beginnen met dle werkprocessen waar de behoefte aan een ondersteunende monitor het grootst is en waar al relatief veel goed gedefinieerde en toeganke lijke informatie beschikbaar is. Op basis van de interviews is gekozen voor de prioritering van de volgende processen: 1. informeren politiek: kentallen 2. begroting issues kortere termijn (VBTB): documenten en kentallen 3. contractbeheer: kentallen uit VBTB doelenboom.
3.2
Inhoud le versie site
De eerste versie van de monitor zal geïmplementeerd worden in de vorm van een intranetsite. De intranetsite bevat kentallen en een aantal relevante digitale documenten. Daarnaast kunnen op termijn ook verwijzingen naar allerlei personen, documenten en sites voor bepaalde onderwerpen (een portal) worden toegevoegd. Tabel 3 geeft een aanzet voor de eerste vulling van zo’n intranetsite Monitor Spoor. De voorgestelde kentallen zijn gekozen, omdat ze in de inter views zowel hij het proces “informeren politiek” als bij het proces “contractbeheer” genoemd zijn als sleutelindicatoren.
321358
:
11/28
Twyistra Gudde
Tabel 3.
Aanzet voor inhoud 1’ versie site Monitor Spoor
kentallen
externe documenten
interne documenten
personen
sites
punctualiteit groei spits reïzigerskilometers bedieningsniveaus tarieven rijksbijdragen rendement kwartaalrapportages RVL jaarverslagen vervoerders t en taakorganisaties) vervoerskundige gegevens contractsector spoorver voer 2000/2001 soortgelijk document als hierboven m.b.t. HRN spoorboekje DGP-doelenboom begroting V&W overeenkomst ter zake overdracht aandelen NS Railinfratrust BV en nadere afspraken ontvlechting overgangscontract II (Bijlage H: Informatieprofiel) raamovereenkomst openbare dienst contract treindiensten Staat-NSR (Bijlage A: Informatieprofiel) overeenkomsten taakorganisaties. medewerkers DGP en AVV met hun specifieke taken en expertise relatienetwerk hij (contract)partners CBS (w.o. OVG) AVV 0V Monitor Railinfrabeheer Railverkeersleiding Railned Nederlandse Spoorwegen Bureau SG (brieven naar buiten) fEZ (begroting e.d.)
Het verdient aanbeveling om de huidige database hij ContractBe heersOrganisatie (AlChemy) snel in de site op te nemen, zodat informatie op één punt verzameld en ontsloten wordt.
321358
12/28
Twynstra Gudde
4
4.1
Implementatie
Uitgangspunten Bij de verdere vormgeving en de implementatie van de eerste versie van de intranetsite Monitor Spoor zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: de Monitor Spoor draait volledig binnen intranet DCP: • gebruiker is al ingelogd en daarmee bekend • iedere gebruiker heeft de mogelijkheid om documenten te laten publiceren via de site regisseur elke medewerker van DGP heeft toegang tot de site. Een aan scherping van de toegangsautorisatie wordt eventueel later be paald • voor de functionaliteit wordt gebruik gemaakt van de huidige mogelijkheden van het intranet van DGP • alleen de navigatie wordt aangepast er worden geen links met andere applicaties ontwikkeld (voorzover deze nog niet aanwezig zijn) gegevens worden niet uit een database gehaald maar via aparte invoer op de site gepubliceerd vanuit de laag van het Content Management Systeem (CSM) vindt de invoer plaats (in deze eerste fase) van documenten en gegevens verwijzingen (hyperlinks) naar digitale documenten die elders op het intranet (of internet) staan, worden niet aangebracht. Het is wel mogelijk om via de navigatie-balk bij de site met intern be schikbare digitale documenten te komen. In het beheer van de deze toelichtende documenten wordt in de eerste versie van de Monitor niet voorzien. -
-
-
-
-
4.2
format, proces & beheer Een overzicht van het format voor het beschrijven van de gegevens met betrekking tot de kentallen is opgenomen in bijlage 3. Verantwoordelijkheid voor de gegevens Er kunnen drie verantwoordelijken worden onderscheiden voor het aanleveren van gegevens: CBO: aanleveren cijfers van de Monitor (CBO) aanleveren van de Referentie cijfers (CBO) -
321358
13/28
Twynstra Gudde
-
-
VBTB4: • aanleveren van de VBTB cijfers Regisseur site5: • publiceren van alle cijfers • opbouw van de site.
Omgaan met verschillende definities binnen Monitor Spoor Ieder gebied kenmerkt zich door een andere eigenaar, andere defini ties, andere oorsprong en/of een ander toepassingsgebied. Er is voor een pragmatische aanpak gekozen waarbij in de eerste versie van de Monitor Spoor bestaande definities en indicatoren worden gebruikt. Door de definitie in de website te publiceren is de context van de gegevens voor de gebruiker duidelijk. De gebruiker is verantwoorde lijk voor de wijze waarop hij deze cijfers toepast in zijn werk en voor de interpretatie ervan. De persoon/afdeling die de gegevens aanlevert is verantwoordelijk voor de kwaliteit en eenduidigheid van de gegevens, in overeen stemming met de definitie van de indicator. Dit betekent dat op het moment dat nieuwe gegevens beschikbaar komen bij deze per soon/afdeling, automatisch een update aan de regisseur van de Moni tor Spoor moet worden gestuurd, met een korte omschrijving (periode en naam indicator). Het proces van aanleveren: Het proces van aanleveren van gegevens voor de site kent vier basisstappen: 1. aanleveren 2. publiceren 3. ontsluiten/autoriseren 4. verwijderen van gegevens. Stap 1: aanleveren De eerder genoemde actoren zijn verantwoordelijk voor de aanleve ring (tijdstip, tijdig en volgens formaat) van de gegevens.
Contactpersoon: Dirk Jan Sloot
Charlotte Verheijdt
321358
14/28
Twynstra Gudde
Stap 2: publiceren Alle cijfers ten behoeve van de kentallen worden kant-en-klaar op basis van de voorgeschreven format (zie bijlage 3) aangeleverd aan de site regisseur. Hij/zij draagt zorg voor de publicatie van de cijfers. Het brondocument wordt niet gepubliceerd. In de statusbeschrijving van het kengetal wordt het brondocument vermeld zonder link. Het betreft een standaard toelichting die behoort bij dit kengetal. De relatie tussen kengetallen en toelichtingen moet bij publicatie worden aangebracht. Stap 3: ontsluiting/autorisatie Behalve direct via de site wordt er in het intranet een zoekmachine gebruikt om informatie te zoeken. In principe is iedereen binnen DGP geautoriseerd om op de Monitor Spoor te komen. Niet-DGP medewerkers kunnen niet op deze site komen. De autorisatie kan aangescherpt worden tot (bepaalde) medewerkers van de directie Spoor. Dit lijkt nog niet noodzakelijk omdat de eerste versie van de site waarschijnlijk alleen publieke gegevens zal bevatten. Stap 4: verwijderen gegevens Op het moment dat een nieuwe versie van een rapport of cijfer uitkomt wordt dit op de site Monitor Spoor toegevoegd. Geadviseerd wordt om de oude gegevens te bewaren, zodat tijdreeksen zichtbaar worden. Bij de eerste opzet van de site worden geen grafische weergaven en trendanalyses gepubliceerd. 4.3
Het gebruik van het Content Management Systeem t CMS) De basiswensen die op tafel liggen voor Monitor Spoor kunnen direct in het huidige CMS worden gerealiseerd. De functionele bouwstenen hiervoor zijn aanwezig. Er is daarbij vanuit gegaan dat er geen links vanuit de monitor (kengetallen) naar onderliggende documenten worden aangebracht; er wordt alleen een bronvermelding (statisch) opgenomen. Originele documenten van partijen binnen DGP hoeven op die manier niet opgenomen te worden. Alleen de relevante cijfers worden opgenomen. Er komt alleen een algemene link van de Monitor naar de site met intern beschikbare documenten. Er worden geen links aangebracht of onderhouden tussen Monitor Spoor site en de site met interne (be leids)documenten. Op deze laatste site zijn wel kopjes aangebracht om vervolgens de site makkelijk doorzoekbaar te maken.
321358
15/28
Twynstra Gudde
4.4
Plaats Monitor Spoor in het intranet Door DOP is besloten Monitor Spoor te integreren met de reeds bestaande intranetpagina’s van directie Spoor. Per pagina kan een redacteur worden aangewezen die de informatie op de desbetreffende pagina op peil houdt. Dit alles onder regie van directie spoor, in de persoon van de site-regisseur, met technische ondersteuning door de site beheerder van het multi media cluster van DGP/BenC/ICT. Een deel van de in tabel 3 genoemde documenten, die naast de kentallen voor plaatsing op de eerste versie van de site Monitor Spoor in aanmerking komen, is reeds ondergebracht in het CBO-systeem. Hier kan een link naartoe gemaakt worden met behulp van een aparte button op de site, de overige documenten worden direct op de Moni tor Spoor site geplaatst. In bijlage 4 is een sitemap voor het intranet opgenomen, opgesteld door DOP, met daarin de site van Monitor Spoor. Wij adviseren de site Monitor Spoor, na het beschikbaar komen van de eerste versie, duidelijk te introduceren bij de medewerkers van de directie spoor. Bijvoorbeeld door een aankondiging via een nieuws brief, eventueel gecombineerd met een interne introductiebijeen komst waar de site wordt gepresenteerd en besproken. Omdat de eerste versie van de site mede bedoeld is om gebruikserva ringen en —wensen op te doen, is het van belang dat de site na verloop van tijd (3 tot 6 maanden) wordt geëvalueerd. Het voortouw voor deze actie ligt bij de site-regisseur van de directie. De evaluatie dient zich te richten op de informatiebehoefte bij de verschillende werkproces sen bij de directie, en de rol die een Monitor Spoor daarbij dient te spelen. Op basis van de informatievisie die uit de evaluatie voort vloeit kan de directie besluiten hoe ze verder wil met de site.
321358
16/28
Twynstra Gudde
5
Slotopmerkingen
De eerste versie van de intranetsite Monitor Spoor heeft nog een beperkte functionaliteit. Het wervende karakter (zicht op bruikbaar heid en geschiktheid voor de gebruikers) is nog niet groot. De eerste gebruikservaringen zullen dus ook beperkt inzicht geven in de moge lijkheden op termijn. Om deze mogelijkheden verder in te vullen is het dan ook van belang dat binnen de directie spoor twee kernvragen nader worden uitge werkt: wat is sleutelinformatie voor directie waarop gestuurd wordt? welke rol dient de site Monitor Spoor hierbij te spel en? -
-
De sleutelinformatie wordt bepaald door de missie, taken en be voegdheden van de directie. Contractbeheer speelt hierbij een belang rijke rol. Duidelijkheid hierover is van belang om de ontwikkeling van de Monitor Spoor voldoende richting te geven. De verdere ont wikkeling van de relaties in de institutionele driehoek kan er toe leiden dat de directie meer expliciet zal gaan sturen op overheidsdoe len en de efficiëntie van de bedrijfsvoering. Daarnaast is het vanuit de politiek-beleidsmatige taken van de directie van belang om goed overzicht te houden over de algemene toestand op het spoor (hoe ver zijn we met het herstel) en haar bijdrage aan de maatschappelijke doelen. Het gaat dan om indicatoren die iets zeggen over de efficiency van de sector (productiviteit van kapitaal, productiefactoren en personeel), de kwaliteit van de dienst verlening (aanbod, snelheid, betrouwbaarheid, (over)bezetting), en de kwaliteit van organisatie en beheer. De rol van de site Monitor Spoor hangt ook af van de visie van de directie op haar kennismanagement. Veel van de beschikbare kennis bij de directie kan beter ontsloten en uitgewisseld worden met behulp van de site, die niet alleen kentallen genereert maar ook achtergrondinformatie ontsluit.
321358
17/28
Twynstra Gudde
Overzicht geraadpieegde bronnen
AVV overzicht beschikbare cijfers, medio 2001 0V-monitor signalenrapport Verkeer en Vervoer 2000. -
-
-
Europese Unie voorstel aan de Europese Commissie betreffende de ontwikkeling van de conceptuele en organisatorische aspecten van een Rail Mar ket Monitoring Scheme, 30 september 2001 voorstel voor een Verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de statistiek van het vervoer per spoor verorde ning (EC 2001/00480), 14 februari 2001. -
-
Ministerie van Verkeer en Waterstaat rijksbegroting 2002 Verkeer en Waterstaat beleidseffectenrapportage 1999 brief aan Dagelijks Bestuur van Regio Twente inzake decentralisa tie en aanbesteding regionale treindienst Zutphen-Hengelo Oldenzaal, 20 augustus 2002 CBO, overzicht van indicatoren uit contracten en beleid concept Directieplan Spoor, 13 juni 2002 DGP-doelenboom, 17 september 2001 minister van Verkeer en Waterstaat, Beter benutten van het spoor, 18 april 2001 minister van Verkeer en Waterstaat, Herbezinning spoor, 7 sep -
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
tember 2001 notitie ‘Transparant en Beter Afrekenbaar’, 28 juni 2002 NVVP overeenkomst ter zake overdracht aandelen NS Rallinfratrust BV en nadere afspraken ontvlechting. 21 mei 2002 overgangscontract II, Bijlage H: Informatieprofiel, 12 december 2000 overzicht gedecentraliseerde en te decentraliseren regionale trein diensten, 12 juni 2002 raamovereenkomst openbare-dienstcontract treindiensten Staat NSR, Bijlage A: Informatieprofiel, november 1998.
Bijlage 1
Twynstra Gudde
Nederlandse Spoorwegen begrotingsoverzicht 2002, 19 augustus 2002 jaarverslag 2001 kwaliteitscijfers, 23 juli 2002 vervoerskundige gegevens contractsector spoorvervoer 2000/200 1, 2 april 2002. -
-
-
-
Railned jaarbericht 2000 memo Onderwerpen monitoring rapportage spoorvervoer (conform Monitoring Prorail) overeenkomst tussen de Staat der Nederlanden en Railned BV voor het jaar 2000, juli 2000 trendanalyse 2001: Trends in veiligheid van het spoorwegsysteem in Nederland, 25 april 2002 verslag workshop Monitoring Spoor, 5 juli 2002.
-
-
-
-
-
Railinfabeheer Bedrijfs Kwartaal Rapport 2002/11, pag. 8, 8 augustus 2002 concept bekostigingsmodel jaarbericht 2000 overeenkomst tussen de Staat der Nederlanden en Railinfrabeheer BV voor het jaar 2001, 30 januari 2001. -
-
-
-
Railverkeersleiding informatieverstrekking jaarcontract, 12 augustus 2002 jaarbericht 2000 kwartaalrapportage 2002/11, 5 augustus 2002.
-
-
-
Tweede Kamer der Staten Generaal dossier 18968: Verhouding Rijksoverheid-NS.
-
Bijlage 1
,-
r
-.
(D
ct
0
CI)
(1,
wynsra uuuc
CBO CBO CBO CBO
Referentiecijfers ? Punctualiteit ? GroeiSpits Tariefontwikkeling naar kaartsoort? ? TAG’s/TVPs
Bijlage 3
Ja Nv. Paridon
?
RVL/RIB
contractpapier contractpapier contractpapier contractpapier
Zie ander cijfer CBS Ja
N.v. Paridon
NSR via persberichten
NSR
Referentie Ja Ja Nee Nee
Persoon N.v. Paridon N.v. Paridon N.v, Paridon N.v. Paridon
Format Digitaal A4/ tabellen oapier, cijfers Jaarverslag NSR Relatie matrix
Bron RVL NSR
Frequentie Kengetallen maand Punctualiteit kwartaal Groeispits aar Reizigerskilometers HRN halfjaar Reizigerskilometers HRN x Bedieningsniveaus Tariefontwikkeling naar kaartsoortbij wijziging x Rijksbijdrage x Rendement kwartaal TAG’s/TVP’s
Definitie Status
Format voor beschrijven van de te publiceren gegevens op de site
1
Tijdstip Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks
Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks
Prestatie-indicatoren Onderhoud Capaciteitsvergroting Veiligheid Geluid
Referentiecijfers Onderhoud Capaciteit Veiligheid Geluid
? ? ? ?
Bron ? ? ? ?
Dirk Dirk Dirk Dirk
Jan Jan Jan Jan
Persoon Dirk Jan Dirk Jan Dirk Jan Dirk Jan
Sloot Sloot Sloot Sloot
Sloot Sloot Sloot Sloot
Definitie
Statustekst
Referentie Ja Ja Ja Ja
*
Definitie Status Referentie Persoon Tijdstip Bron nvt iedereen binnen DGP Charlotte Verheidt ?
documenten op aparte site? geen onderscheidt naar verschillende documenten? geen verwijzing tussen kengetal en document
Documenten AIlen*
t
E
E
(1)
O
Voorstel opzet intranet ste
MONITOR SPOOR Rev. 18feb2002
Naar aanleiding van de bijeenkomst van 17 februari jI. is een concept opzet gemaakt voor de te realiseren Monitor Spoor web site op DGP intranet. Na bespreking met de betrokkenen binnen DGP is besloten het geheel meer te integreren met de reeds bestaande intranet pagina’s van directie Spoor. Door integratie van de nieuwe elementen (voortgekomen uit de memo van Twynstra Gudde van 2 december 2002) ontstaat een eenduidigere presentatie van directie Spoor; onderstaande sitemap geeft in grote lijnen de opbouw weer. Per pagina kan een redacteur worden aangewezen die de informatie op de desbetreffende pagina op peil houdt. Dit alles onder regie van Directie Spoor, in de persoon van Charlotte Verheijdt, met technische ondersteuning door het multi media cluster van DGP/BenC/ICT (Frank Veldkamp). Een deel van de onder ‘digitale documenten’ genoemde documenten zijn reeds ondergebracht in het CBO-systeem. Hier kan een link naartoe gemaakt worden, de overige documenten worden direct op de Monitor Spoor site geplaatst.
Sitemap Monitor Spoor
1 i
DGPINTRANET
1 T
DIRECTIE
LE”
HOMEPAGE
1
Korte introductie Directie Spoor
ORGANISATIE
Overzicht organisatie
PROJECTLEIDERSOVERLEG
Tekst projectleidersoverleg
PROJECTEN &
Lopende proejcten en contactpersonen
SMOELENBOEK
Selectie uit DGP smoelenboek
NIEUWE SLEUTELPROJECTEN
Sub-site NSP
KENTALLEN
1
Punctualiteit Groei spits Reizigerskilometers TAOrrVP’s Tarieven ...etc
tekst + download tekst + download tekst + down bad tekst + download link barometer + tabel ...etc
Kwartaalrapportages Jaarverslagen vervoerders Vervoerskundige gegevens contractsector Verantwoording DGP doelenboom Overeenkomsten overdracht aandelen NS rail... Overgangscontract II Aamovereenkomst
DOCUMENTEN
fl ,rnnnno1,nmnn +n’,Idnrnnn jflffl
LINKS
Gearceerde pagina’s/delen van de site worden nieuw toegevoegd. Niet gearceerde pagina’s/onderdelen zijn reeds aanwezig op DGP intranetlspoor
1
Pagina met links naar gerelateerde intra- en internetsites
