MODUL 2. PERENCANAAN KEGIATAN PROYEK Kegiatan Proyek dan Gantt Chart Salah satu metoda penyusunan rencana proyek adalah dengan mendaftar semua pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam Microsoft Project dikenal dengan Gantt Chart. Dalam gantt chart ada beberapa kolom isian yang menyatakan informasi perencanaan proyek seperti: Task name, menyatakan nama pekerjaan Duration, menyatakan rentang waktu pengerjaan Start,menyatakan waktu pekerjaan dimulai Finish menyatakan waktu pekerjaan selesai Predecessors, menyatakan pekerjaan yang mendahului pekerjaan lain Resources name, menyatakan sumber daya yang digunakan dalam pengerjaan proyek Task Name Task name berisi nama pekerjaan-pekerjaan dalam suatu proyek, untuk mengisi daftar pekerjaan cukup mengklik baris pada kolom task name dan mengisikan nama pekerjaannya Pekerjaan utama dan pekerjaan rincian Dalam pengisian pekerjaan atau tugas, dapat dikelompokkan menjadi pekerjaan utama dan pekerjaan rincian. Untuk membuat suatu pekerjaan dianggap sebagai pekerjaan rincian langkah yang perlu dilakukan adalah: Tempatkan pointer pada pekerjaan rincian Klik menu Project Klik Outline Klik Indent
Gambar 2.1 Menyeting pekerjaan utama dan rincian Sehingga hasilnya akan tampil sebagai berikut
2-1
Gambar 2.2. Pekerjaan utama dan rincian Adapun untuk membuat pekerjaan utama langkah-langkahnya adalah: Tempatkan pointer pada pekerjaan utama Klik menu project Klik Outline Klik Outdent Langkah diatas Indent/Outdent
dapat
juga
dilakukan
dengan
menggunakan
toolbar
Menyembunyikan pekerjaan rincian Untuk menyembunyikan pekerjaan rincian dapat dilakukan dengan mengklik simbol “-“ (minus) pada pekerjaan utama. Menampilkan pekerjaan rincian Untuk menampilkan pekerjaan rincian dapat dilakukan dengan mengklik tanda “+” (plus) pada pekerjaan utama. Durasi Pengisian durasi atau lama pekerjaan dilaksanakan dengan cara mengklik baris pada kolom durasi, baris yang akan ditentukan lama pengerjaannya. Satuan waktu yang digunakan dalam pengisian durasi adalah
Tahun Bulan Minggu Hari Jam Menit
: : : : : :
Y(year) Mo (month) W (week) D (day) Hr (hour) M (minutes)
Sebagai contoh No 1 2 3
Pekerjaan Pembuatan mess pekerja Pembuatan pagar batas proyek Koordinasi pekerja
Durasi 4 hari 2 hari 0 hari
Untuk pekerjaan yang durasinya 0 dikenal dengan milestone yang ditandai dengan gambar belah ketupat 2-2
Sehingga akan menghasilkan
Gambar 2.3. Durasi pekerjaan Start/Finish Start menunjukkan waktu dimulainya pekerjaan, sedangkan finish menunjukkan waktu selesai sebuah pekerjan. Sistem penulisan start dan finish menggunakan: mm/dd/yy atau bulan/tanggal/tahun. Predecessors Predecessors adalah tugas yang mendahului tugas sekarang. Sebagai contoh koordinasi para mandor dilaksanakan jika proses rekrutmen pekerja tambahan telah selesai. Adapun sucessors adalah pekerjaan yang dikerjakan setelah sebuah pekerjaan dilaksanakan, sebagai contoh adalah koordinasi para mandor. Hubungan Antar Pekerjaan Dalam Microsoft Project bisa disusun pekerjaan yang saling ketergantungan, ada 4 kondisi yang bisa dibentuk: Start to Start Menunjukkan pekerjaan yang dimulai secara bersamaan. Untuk mengesetnya pada kolom predecessor diberi nilai XSS dimana X adalah no pekerjaan yang akan disamakan mulainya
Start to Finish Menunjukkan pekerjaan boleh diakhiri jika pekerjaan lain telah dimulai. Untuk mengesetnya pada kolom predecessors diberi nilai XSF dimana X adalah no pekerjaan yang akan dimulai
Finish to Start Menunjukkan pekerjaan boleh dimulai jika pekerjaan pendahulunya telah selesai. Untuk mengesetnya pada kolom predecessors diberi nilai XFS dimana X adalah no pekerjaan yang harus selesai terlebih dahulu
2-3
Finish to Finish Menunjukkan pekerjaan yang harus selesai secara bersamaan. Untuk mengesetnya pada kolom predecessors diberi nilai XFF dimana X adalah no pekerjaan yang harus selesai secara bersamaan.
Jika tidak ada keterangan apa-apa maka dianggap Finish to Start Lag Time dan Lead Time Jarak waktu hubungan antar pekerjaan bisa dalam satuan hari atau prosentase, sebagai contoh: 2FS + 2D menunjukkan hubungan pekerjaan bisa dimulai setelah pekerjaan no 2 selesai ditambah 2 hari, hubungan Finish To Start 2FS – 4D menunjukkan hubungan pekerjaan bisa dimulai setelah pekerjaan no 2 selesai dikurangi 4 hari, hubungan Finish To Start Resources Name Resources name menunjukkan sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek seperti manusia, material, peralatan dan lain sebagainya. Untuk pengisian resource name perlu didaftar terlebih dahulu apa saja yang akan digunakan beserta satuannya sehingga data yang diolah akan lebih akurat. Untuk pengisian data pada Resources Sheet dengan cara: View →Resource Sheet
Gambar 2.4. Resource Sheet
2-4
Kolom-kolom yang diisi pada resources sheet seperti: Resources Name, menunjukkan nama sumberdaya, seperti tukang las, mandor, batu-bata dll Type, menunjukkan tipe sumberdaya, bisa dinyatakan dengan work dan material Material Label, menunjukkan satuan material Initial, menunjukkan singkatan sumberdaya Group, menunjukkan penggolongan sumberdaya, misalnya manajemen, pekerja Max Units, menunjukkan banyaknya sumberdaya, biasanya dalam bentuk persen dan hanya untuk tipe work Std Rate, menunjukkan harga satuan. Untuk tipe work satuannya adalah $/h sedangkan untuk tipe material satuannya adalah $ Ovt Rate, menunjukkan biaya lembur oleh sumberdaya work. Satuannya adalah $ Cost/Use, jika sumberdaya melakukan kerja borongan Accrue At, menunjukkan kapan pembayaran terhadap sumber daya dilakukan. Base Calendar, menunjukkan tipe kalender yang dianut. Ada 3 jenis kalender: 24 hours, night shift, standar Code, menunjukkan kode masing-masing sumberdaya Catatan: Satuan mata uang dapat diganti sesuai kebutuhan dengan menyeting pada Tools →Option
Gambar 2.5. Mengganti satuan mata uang
2-5
Latihan 2 Penggunaan Gantt Chart Untuk Mendaftar Pekerjaan 1. Buat file proyek baru, File → New 2. Simpan dalam nama “pabrik21.mpp”, File →Save As 3. Isikan pada Gantt Chart data-data pekerjaan sebagai berikut I 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Pekerjaan Koordinasi Ketua Proyek Mandor Persiapan Pembuatan mess pekerja Pembuatan pagar batas proyek Koordinasi pekerja Pondasi Pengerukan Pondasi Pembuatan pondasi Pembangunan lantai 1 Pengecoran tiang bangunan Pengerjaan lantai Tembok Pembangunan lantai 2 Tembok Pengerjaan lantai Rangka baja Rangka atap pabrik Rangka ruang administrasi Pintu baja gerbang Pembangunan atap Pekerjaan Plafon Pemasangan kusen Kusen lantai 1 Kusen lantai 2 Kaca lantai 1 Kaca lantai 2 Pemasangan listrik Panel listrik Titik lampu, stop kontak dan saklar + Installasi Listrik 31 32 Pemasangan AC
2-6
Durasi 74 days 74 days 74 days 4 days 2 days 2 days 0 days 8 days 4 days 4 days 11 days 1 day 5 days 5 days 10 days 6 days 4 days 18 days 5 days 8 days 5 days 1 day 3 days 8 days 2 days 2 days 2 days 2 days 16 days 1 day 5 days 1 day
33 Pembangunan sanitasi 34 Septitank 35 Wastafel dan closet 36 Sumur dan bak tandon 37 Installasi pipa air bersih 38 Installasi pipa air buangan 39 Pengecatan 40 Cat tembok 41 Cat kayu 42 Pekerjaan lain-lain 43 Penangkal petir 44 Lapangan parkir
9 days 1 day 2 days 2 days 2 days 2 days 4 days 2 days 2 days 29 days 2 days 1 day
Sehingga tampil daftar pekerjaan dan durasinya pada chart bar
Gambar 2.6. Daftar pekerjaan dan durasinya Amati panjang, start dan finish dari balok yang terbentuk dari data-data pekerjan diatas. 4. Simpan file project, File →Save 5. Simpan file project dalam nama yang berbeda File → Save As, beri nama “pabrik22.mpp” 6. Tambahkan data start pada data-data diatas dengan data berikut
2-7
Pekerjaan
Durasi
1 Koordinasi 2 Ketua Proyek 3 Mandor 4 Persiapan 5 Pembuatan mess pekerja 6 Pembuatan pagar batas proyek 7 Koordinasi pekerja 8 Pondasi 9 Pengerukan Pondasi 10 Pembuatan pondasi 11 Pembangunan lantai 1 12 Pengecoran tiang bangunan 13 Pengerjaan lantai 14 Tembok 15 Pembangunan lantai 2 16 Tembok 17 Pengerjaan lantai 18 Rangka baja 19 Rangka atap pabrik 20 Rangka ruang administrasi 21 Pintu baja gerbang 22 Pembangunan atap 23 Pekerjaan Plafon 24 Pemasangan kusen 25 Kusen lantai 1 26 Kusen lantai 2 27 Kaca lantai 1 28 Kaca lantai 2 29 Pemasangan listrik 30 Panel listrik 31 Titik lampu, stop kontak dan saklar + Installasi Listrik 32 Pemasangan AC 33 Pembangunan sanitasi 34 Septitank 35 Wastafel dan closet 36 Sumur dan bak tandon 37 Installasi pipa air bersih 38 Installasi pipa air buangan
2-8
Start
Finish
74 days 74 days 74 days 4 days 2 days 2 days
05/05/03 08/11/03 05/05/03 08/11/03 05/05/03 08/11/03 05/05/03 05/08/03 05/05/03 05/06/03 05/07/03 05/08/03
0 days 8 days 4 days 4 days 11 days 1 day 5 days 5 days 10 days 6 days 4 days 18 days 5 days 8 days 5 days 1 day 3 days 8 days 2 days 2 days 2 days 2 days 16 days 1 day? 5 days
05/08/03 05/08/03 05/09/03 05/17/03 05/09/03 05/13/03 05/14/03 05/17/03 05/19/03 06/02/03 05/19/03 05/19/03 05/20/03 05/26/03 05/27/03 06/02/03 06/03/03 06/13/03 06/03/03 06/09/03 06/10/03 06/13/03 06/16/03 07/09/03 06/16/03 06/20/03 06/23/03 07/02/03 07/03/03 07/09/03 07/10/03 07/10/03 07/11/03 07/15/03 07/16/03 07/25/03 07/16/03 07/17/03 07/18/03 07/21/03 07/22/03 07/23/03 07/24/03 07/25/03 07/11/03 08/01/03 07/11/03 07/11/03 07/28/03 08/01/03
1 day? 9 days 1 day 2 days 2 days 2 days 2 days
08/04/03 08/04/03 06/16/03 06/26/03 06/16/03 06/16/03 06/17/03 06/18/03 06/19/03 06/20/03 06/23/03 06/24/03 06/25/03 06/26/03
39 Pengecatan 40 Cat tembok 41 Cat kayu 42 Pekerjaan lain-lain 43 Penangkal petir 44 Lapangan parkir
4 days 2 days 2 days 29 days 2 days 1 day
08/05/03 08/08/03 08/05/03 08/06/03 08/07/03 08/08/03 06/27/03 08/06/03 08/05/03 08/06/03 06/27/03 06/27/03
Sehingga akan tampil diagram balok seperti berikut:
Gambar 2.7. Tampilan diagram setelah diset waktu start Amati panjang, start dan finish dari balok yang terbentuk dari data-data pekerjan diatas. 7. Amati catatan yang ada dalam pekerjaan-pekerjaan dengan meletakkan pointer mouse diatas kolom “I”
Gambar 2.8. Informasi/catatan pada pekerjaan
2-9
Dari sini kita dapat menyusun rencana urutan pekerjaan yang akan dilakukan dalam suatu proyek serta lama pekerjaan sehingga dalam pelaksanaanya akan dipersiapkan lebih baik dari sisi pekerja dan material yang akan dibutuhkan.
2-10
