MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ a szakközépiskolai kerettantervek közös szakmai tartalmának alkalmazásához. ÜGYVITEL Gyakorlati témakörök

Módszertani útmutató a szakközépiskolai kerettantervek közös szakmai tartalmának alkalmazásához Ügyvitel – Levelezési ismeretek gyakorlata témakörök

MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ a szakközépiskolai kerettantervek közös szakmai tartalmának alkalmazásához ÜGYVITEL Gyakorlati témakörök

Készítette: Jakabné dr. Zubály Anna szakértő

2014. 1


Tartalom Képzési adatok ........................................................................................................................................... 3 Ágazati közös szakmai követelménymodulok, tantárgyak, témakörök és óraszámok.............................. 4 A bemutatott ágazati közös modulok gyakorlati ismereteket tartalmazó tantárgyai és témakörei ........ 7 A 10067-12 azonosító számú Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés ............................................ 9 Levelezési ismeretek (gyakorlat) tantárgy bemutatása........................................................................... 11 Az iratok készítésének alapkövetelményei.............................................................................................. 16 Ajánlás az iratok főbb formai jellemzőinek beállításához ....................................................................... 19 Oktatás-módszertani javaslatok az iratkészítési gyakorlatokhoz ............................................................ 23 Ajánlás a Levelezési ismeretek gyakorlata tananyag tanításának tervezésére és a ráfordítható óraszámra ................................................................................................................................................................. 26 Ajánlások az Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása témakörhöz ............................................. 28 1. Az egyszerű iratok ................................................................................................................................ 31 2. Szervezetek belső iratai ....................................................................................................................... 33 3. Az ügyiratkezelés ................................................................................................................................. 38 Ajánlások a Hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása témakörhöz ............................................. 49 I. Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei ...................................................................................... 45 II. A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai. Hivatalos levelek fajtái. ........................................ 55 III. A munkavállalással kapcsolatos iratok ............................................................................................... 60 Javaslatok az ajánlott módszerek felnőttképésben történő alkalmazására............................................ 68 A gyakorlófeladatok összeállításának elemei a vizsgakövetelmények, valamint a témakört érintő vizsgafeladatok szerint ............................................................................................................................ 69 A tanulási eredmények méréséhez ajánlott feladatok............................................................................ 72 Írásmunkák értékelési-osztályozási táblázata ......................................................................................... 75

2


Képzési adatok Ágazat száma, megnevezése: XXV. ÜGYVITEL Szakképesítések azonosítószáma, megnevezése: 54 346 01 IRODAI ASSZISZTENS 54 346 02 ÜGYVITELI TITKÁR Ágazati közös tartalom – szakmai követelménymodulok azonosító száma, megnevezése: 10066-12 Gazdálkodási alapfeladatok 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés 10070-12 Munkahelyi kommunikáció Gyakorlati ismereteket tartalmazó ágazati közös tartalom – szakmai követelménymodulok azonosító száma, megnevezése: 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés 10070-12 Munkahelyi kommunikáció

3


Ágazati közös szakmai követelménymodulok, tantárgyak, témakörök és óraszámok (a bemutatásra szánt témakörök kiemelésével) Ágazati szakközépiskolai képzés óraszáma a közismereti oktatással párhuzamosan Szakmai követelménymodul

Tantárgyak, témakörök

9.

10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés

e Gépírás és iratkezelés gyakorlat Vakírás alapjai Dokumentumok szerkesztése, készítése, szövegszerkesztő programok Levelezési ismeretek 36 Üzleti levelezés sajátossá18 gai Hivatali, üzleti és magán18 levelezés Levelezési ismeretek gyakorlat Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása

10.

gy ögy

e

11.

gy

ögy

72

70

72

40

72

70

38

10

34

30

e

12.

gy

ögy

36

60

e

Ágazati szakközépiskolai képzés összes óraszáma 9-12. évfolyam

gy 350 190

36

60

160 36 18 18

72

65

72

80

289

36

40

36

50

162

36

25

36

30

127

4


Szakmai követelménymodul


Ágazati szakközépiskolai képzés óraszáma a közismeÁgazati szakközépreti oktatással párhuzamosan iskolai képzés összes óraszáma 9-12. évfolyam 9. 10. 11. 12.

10070-12 Munkahelyi kommunikáció

e Kommunikáció alapjai Kommunikáció folyamata, fajtái, etikett és protokollszabályok Nyelvhelyesség szóbeli és írásbeli elemei, nyelvhasználati szabályok, Üzleti kommunikáció gyakorlat Üzleti nyelvi kultúra Üzleti magatartás, társalgási protokoll A viselkedéskultúra szabályai

gy ögy e

gy ögy

e

gy

ögy

e

gy

36

96

132

36

32

68

64

64 128

128

40

40

40

40

48

48

5


Ágazati szakközépiskolai képzés óraszáma a közismereti oktatással párhuzamosan Szakmai követelménymodul


9.

10066-12 Gazdálkodási alapfeladatok

e Gazdasági alapismeretek 36 Gazdaság alapelemei 27 A pénz fogalma, funkciói. A 9 magyar bankrendszer Gazdálkodási ismeretek Jogi ismeretek 18 A jogszabályok érvényes9 sége, hatálya, jogágak Szerződésfajták, szerződés9 kötés követelményei Vállalkozási ismeretek Vállalkozási alapfogalmak Vállalkozás működtetése Vállalkozás dokumentációja

gy ögy

10. e

gy ögy

11. e

gy

12. ögy

e

Ágazati szakközépiskolai képzés összes óraszáma 9-12. évfolyam

gy

36 20

72 25

144 72

16

20

45

36

27 36

27 90

18

18

45

18

18

45 96 32 32 32

96 32 32 32

6


A módszertani segédanyag célja, hogy az ügyvitel gyakorlati ismeretköreinek bemutató elemzésével segítséget nyújtson a pedagógusok számára az ágazatos és kompetencia alapú szakképzési anyag szakmai és vizsgakövetelményeinek, valamint kerettantervének értelmezéséhez, pedagógiai feldolgozásához.

A bemutatott ágazati közös modulok gyakorlati ismereteket tartalmazó tantárgyai és témakörei

Szakmai követelménymodul

Tantárgy megnevezése

Témakör megnevezése

Vakírás alapjai


10070-12 Munkahelyi kommunikáció

Gépírás és iratkezeDokumentumok szerlés gyakorlat kesztése, készítése, szövegszerkesztő programok Üzleti levelek készítése, fogadása, továbLevelezési ismere- bítása tek gyakorlat A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása Üzleti nyelvi kultúra Üzleti magatartás, tárÜzleti kommunikásalgási protokoll ció gyakorlat A viselkedéskultúra szabályai

Felnőttképzés (min. óraszáma)

Évfolyam

Óraszám

9. 10. 11. 10.

72 72 36 34

11.

36

10.

36

11.

36

24 24

10.

36

24

11.

36

24

40 40 48

A módszertani anyag elsősorban a tanítási-tanulási folyamat szervezéséhez, a tanulócentrikus tananyag-közvetítés és értékelés szakmaspecifikus módszereinek alkalmazásához kíván segítséget adni a pedagógus számára. Elemzi a gyakorlati ismeretkör helyét, kapcsolódási pontjait a tananyag rendszerében, javaslatot ad az egyes témakörök szakmai tartalmának meghatározására, a tanítás során alkalmazható oktatás-módszertani kérdéseire. Konkrét feladatjavaslatokkal, feldolgozási ötletekkel kíván hozzájárulni a tanulói aktivitást is feltételező tanórák lebonyolításához a tanulás különböző fázisaihoz illeszkedően. Arra törekszünk, hogy a tanórák tartalma és a gyakorlatok feldolgozási módszerei összhangban legyenek, nagymértékben szolgálják a tanulói kompetenciák fejlesztését, továbbá segítsék a vizsgára történő felkészülést és feleljenek meg a munkahelyi elvárásoknak. Az útmutató segítséget kíván nyújtani az egyes témakörök bemutatása kapcsán:  a tanári munka hatékonyságának növeléséhez, 

a szakképzés értékeinek eredményes közvetítéséhez,

 a tanítási-tanulási folyamat gyakorlati ismeretköreinek – a kerettantervekhez illeszkedő – szervezéséhez, 7


 a témakörök tartalmának közvetítése során alkalmazható – szakmaspecifikus és tanulócentrikus/tanulóbarát – módszereinek kiválasztásához,  a tanítási-tanulási folyamatban a tanulók motiválásához, a tanulói aktivitás eléréséhez és fenntartásához alkalmas, a kompetenciák fejlesztését szolgáló ismeretelsajátítási és értékelési módszerek alkalmazásához,  a tanulók önálló munkáját segítő vagy tanár által irányított gyakorlati feladatok összeállításához és feldolgozási eljárások alkalmazásához, 

a feladatok szakmaspecifikus értékelési szempontjainak kialakításához,

 a gyakorlati tanórák eredményes megtartásához szükséges tárgyi eszközök meghatározásához,  az adott témakörnek a komplex szakmai vizsga tartalmához, formájához, értékeléséhez történő kapcsolódás áttekintéséhez,  a tanári (esetleg tanulói) munkát segítő, a legújabb szakmai irányokat, trendeket (is) tartalmazó szakirodalom bemutatásához,  a felnőttképzésben is alkalmazható tanítási módszerek kiválasztásához. Hangsúlyoznunk kell, hogy a tananyag feldolgozása, értelmezése kapcsán kiemelten fontos a kompetenciafejlesztésen és a tanuló aktivitásán alapuló ismeretelsajátítás és a hozzá kapcsolható módszerek alkalmazása. Az egyes tananyagok feldolgozása során elengedhetetlen egyrészt a tananyagok (tantárgyak) kapcsolatát, másrészt a komplexitást szem előtt tartó szemlélet és gyakorlat követése. A vizsgált témaköröket a tanítás folyamatában kell elhelyeznünk, amelynek során építenünk kell a megszerzett elméleti és gyakorlati ismeretekre, ugyanakkor szem előtt kell tartanunk azt is, hogy az adott ismeretkörök hogyan építhetők tovább, illetőleg hogyan szolgálják a tanulók szakmáról kialakított szemléletének, szakmai ismereteinek komplexitását, a munkahelyi elvárásoknak megfelelő szakmai felkészültségét, személyes, társas és módszerkompetenciáinak fejlődését.

8


A 10067-12 azonosító számú Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés megnevezésű szakmai követelménymodulhoz tartozó tantárgyak és témakörök oktatása során fejlesztendő kompetenciák, kiemelten a Levelezési ismeretek gyakorlatának keretében

x x

x

x x x

x

x x x

x x

x

x

x

x

x

x x

A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása

Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása

x x

Levelezési ismeretek gyakorlat

Hivatali, üzleti és magánlevelezés

FELADATOK Adatbeviteli feladatot végez a tízujjas vakírás technikájáx val Kezeli a számítógépet és tartozékait Dokumentumot szerkeszt szövegszerkesztő programmal Diktálás után ír és a bevitt dokumentumot megszerkeszti x Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megx szerkeszti azt Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a szervezet belső iratai Üzleti levelet készít a hivatali, üzleti élet elvárásainak megfelelően Táblázatba adatokat tölt fel és megszerkeszti a táblázatot Kimutatást, diagramot készít, számításokat végez táblázatkezelő programmal Adatbázist tölt fel és egyszerű szűréseket végez x Levelet fogad és továbbít elektronikusan Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem előírásait Idegen nyelvű dokumentumokat másol legalább egy idex gen nyelven Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, valamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközöket kezel Ügyirat- és dokumentumkezelési feladatokat végez (hax gyományosan és elektronikusan) Elkészíti az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentumait

Üzleti levelezés sajátosságai

Vakírás alapjai


Dokumentumok szerkesztése, készítése, szövegszerkesztő programok

Gépírás és iratLevelezési iskezelés gyakormeretek lat

x

x

x

x

x

x

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

SZAKMAI ISMERETEK A tízujjas vakírás alapelvei, szabálya A képernyős munkahelyek egészségügyi kockázata A biztonságos munkavégzés követelménye A dokumentumok típusai, fajtái

x x x

x

x x x

x x

9

Módszertani útmutató a szakközépiskolai kerettantervek közös szakmai tartalmának alkalmazásához Ügyvitel – Levelezési ismeretek gyakorlata témakörök A dokumentumszerkesztés követelményei A táblázatkészítés műveletei Az adatbázis készítésének műveletei Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei Egyszerű ügyiratok Szervezetek belső iratai A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai

x

x x x

x x x

x

x

Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei A munkavállalással kapcsolatos iratok A levelezés és elektronikus kapcsolattartás udvariassági szabályai A számok, írásjelek, speciális karakterek írástechnikai és helyesírási szabályai Irodafajták, irodatípusok, az iroda kialakításának ergonómiai követelmények Környezetvédelmi szempontok az irodában Az adat- és információkezelés folyamata az irodai munkában: információforrás, -szerzés, -rögzítés, -feldolgozás Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök működésének alapelvei, használatuk szabályai Az ügyirat- és dokumentumkezelés alapelvei, folyamata Az iratkezelés és - tárolás teendői, dokumentumai

x

x x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x x

x

x x

x

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x x

x x

SZAKMAI KÉSZSÉGEK A tízujjas vakírás (150 leütés/perc) Számítógépes irodai programok alkalmazása Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése Írásbeli dokumentumok formázása Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések)

x x x

x x x

x

SZEMÉLYES KOMPETENCIÁK Mozgáskoordináció Precizitás Monotónia-tűrés

x

x

x

x

x

TÁRSAS KOMPETENCIÁK Irányíthatóság

x

x

x

Visszacsatolási készség

x

x

Motiválhatóság

x

x

x

x

x

MÓDSZERKOMPETENCIÁK Figyelemösszpontosítás

x

x

x

x

x

Kontroll (ellenőrzőképesség)

x

x

x

x

x

Eredményorientáltság

x

x

x

x

x

x x

10


A módszertani segédanyag alapul veszi az egyes tantárgyak – kerettanterven alapuló – célját, meghatározott témaköreit és tananyagát, valamint a tananyag elsajátításához ajánlott feldolgozási módszereket, tanulói tevékenységformákat. Javaslatokat fogalmaz meg a tananyagtartalom egymásra épülésére (folyamattá szervezésére), a szakmaspecifikus jellemzőket, szakmai szokásokat is szem előtt tartó feldolgozási és értékelési módszereire vonatkozóan. E javaslatok csak ajánlások, amelyekkel ötletet kívánunk adni a pedagógus számára a tananyagtartalom – szakmai hagyományokon alapuló, ugyanakkor a modern (konstruktív) pedagógiai szemlélethez igazodó – feldolgozásához, a feladatok értékeléséhez.

Levelezési ismeretek (gyakorlat) tantárgy bemutatása A tantárgy tanításának célja (a kerettanterv szerint) A Levelezési ismeretek II. tantárgy gyakorlati oktatásának alapvető célja, hogy a tanulók megismerjék a hivatali, illetve hivatalos levélkészítés hagyományos és digitális formáját. Biztonsággal és önállóan tudjanak levelezést folytatni a partnerekkel, ezt a levelezést kezdeményezni, bonyolítani, valamint lezárni. Legyenek képesek szóróanyagot, ismertetőket tervezni, összeállítani, levélkészítés közben alkalmazzák az üzleti és hivatali formai elvárásokat. Kapcsolódó közismereti, szakmai tartalmak A tantárgy az adott évfolyamba lépés feltételeiként megjelölt közismereti és szakmai tartalmakra épül. I. Témakörök (a kerettanterv szerint) 1. Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása 72 óra + 90 óra ÖGY /108 óra + 50 óra ÖGY Hivatalos levelek fajtái. Levelezés hagyományos és digitális formában. Jelentések, beszámolók. Szerződések, járulékos levelezés. Jegyzőkönyv formai, szerkezeti elemei. Az iratkezelés és –tárolás teendői, dokumentumai. Iratok iktatása, tárolása, őrzése (ÖGY). Üzleti levelek formai követelményei. Üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei. Üzleti levél szerkesztése, készítése (ÖGY). Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök működésének alapelvei, használatuk (ÖGY). A levelezés és elektronikus kapcsolattartás szabályai.

11


2. A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása 72 óra + 55 óra ÖGY/ 90 óra + 35 óra ÖGY A dokumentumok típusai, fajtái. A dokumentumszerkesztés követelményei. Elkészíti az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentumait. A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai (ÖGY). A munkavállalással kapcsolatos iratok (ÖGY). Szervezetek belső iratai. Egyszerű ügyiratok (ÖGY). A munkavállalással kapcsolatos iratok (ÖGY).

II. A témakörök illeszkedése az ágazatos ügyviteli szakképzés tantárgy- és tananyagstruktúrájába A gyakorlati pedagógiai munka egyik legnehezebb és egyben legfelelősségteljesebb feladata az oktatási folyamat, a pedagógus számára pedig az általa tanított tantárgy oktatási, azaz tanulási-tanítási folyamatának megtervezése. Az oktatási folyamat eredményességének alapvető feltétele a határozott és következetes elvek szerinti folyamattervezés, melynek során valamilyen rendszer kialakítására célszerű törekedni. A folyamattervezésnek többféle rendszerképző elve lehet (a gyakorlatban általában több elv érvényesül), amelynek egyik első lépése: a tantárgyi szerkezet és – a pedagógus szempontjából – a tananyagstruktúra kialakítása, ami egyben a tananyagtervezést is jelenti. Természetesen a kétfajta struktúra szoros összefüggésben van, hiszen az egyes tantárgyak a tantárgystruktúra részei, ezért a tananyag struktúrájának kialakítása, a tananyag tervezése során az előzmények, a ráépülési lehetőségek, illetőleg a párhuzamos oktathatóság tekintetében figyelembe kell venni az adott tantárgy, továbbá témakörök és tananyagtartalom helyét, illeszkedését a teljes rendszerben. A tananyag oktatási folyamattá szervezése az eredményes oktatás egyik sarkalatos és igen fontos kérdése, amely szervesen illeszkedik az adott szakképesítés teljes oktatási folyamatának rendszerébe. Egyrészt így lehet elősegíteni a tananyag, a szakmai ismeretek elsajátításának, a különböző szakmai és tulajdonságkompetenciák kialakításának egyensúlyát, harmóniáját, továbbá megelőzni az egyoldalú, aránytalan, esetleg hiányos tervezést és oktatást, illetőleg annak káros következményeit. Másrészt ezzel alapozható meg leginkább az a gyakorlatorientált szakmai igény, hogy a folyamat, ezen belül annak egyes részei (l. tantárgyak – témakörök - tananyagtartalmak) egymással szerves egységben legyenek, egymáshoz kapcsolódjanak, s ily módon a tanuló teljes képet kaphasson – elméleti és gyakorlati ismereteket szerezzen, megfelelő kompetenciákat sajátítson el – az adott szakmára vonatkozóan. Mivel a módszertani útmutató a kiemelt gyakorlati ismeretkörök pedagógiai bemutatására szolgál, törekszünk a pedagógus tananyagtervezésre irányuló gyakorlati munkáját is javaslatokkal segíteni.

12


A tananyagtervezés a szakmai anyag olyan komplex megközelítését igényli, amelynek során a szakmai ismeretek és készségek (l. szakmai kompetenciák), valamint a tulajdonságkompetenciák kialakítására, fejlesztésére irányuló törekvéseink – a célok és tartalmak (l. követelmények), valamint a tanulók belső, egyéni fejlődése tekintetében – összhangban állnak. Ennek a követelménynek több, egymással szoros összeköttetésben álló eleme van, melynek ismerete (értelmezése) elengedhetetlen a tananyagtervezést illetően:  Szakmai feladatok: a megszerzett szakmai végzettséggel/képesítéssel ellátható tevékenységek  A szakmai ismeretek és készségek a munkatevékenység szakszerű ellátásához szükséges elméleti és gyakorlati tudnivalókat, tárgyi/tartalmi ismereteket, a tananyagot jelenti.  A tulajdonságprofil az adott végzettséggel/képesítéssel rendelkező egyén munkafeladatainak elvégzésére való alkalmasságát foglalja össze, amely jelenti egyrészt a szakmai tudást és a feladat végzéséhez szükséges készségeket és képességeket, valamint az adott munkafeladat végzése során tanúsított, ill. elvárt cselekvési, viselkedési, magatartásbeli jellemvonásokat, a munkavégzés módjára, társas kapcsolataira, valamint a személyiségjegyekre vonatkozóan (l. módszer-, társas és személyes kompetenciák). A témakör tananyagtartalmának előfeltételei Ahhoz, hogy a tanulók képesek legyenek a különböző dokumentumok – hagyományos és digitális formájának – elkészítésére, tudjanak önálló levelezést folytatni különböző partnerekkel az üzleti és hivatali élet elvárásainak, tartalmi, nyelvi és formai szabályainak megfelelően, az alábbi ismeretekkel és készségekkel kell rendelkezniük a témakör tananyagának megkezdése előtt, illetőleg a gépírás tantárgy (tízujjas vakírás és dokumentumszerkesztés témaköreinek) párhuzamos tanulásával ismereteit, készségeit folyamatosan fejleszteni kell. Szükséges, hogy a tanuló:  gyakorlottan kezelje a számítógépet és tartozékait, legyen tisztában a képernyős munkahelyek kockázataival; saját munkatevékenységéhez tudja beállítani a szükséges technikai eszközöket és egyéb berendezéseket – az ergonómiai szabályok figyelembevételével;  a tanuló rendelkezzék a gépírási készség legalább alapszintjével, melyet fokozatosan fejleszteni kell, hogy képes legyen a tízujjas vakírás technikájával – minimálisan 20-30 perc időtartamban – folyamatosan gépelni kéziratról (másolás), hallás után, magyar vagy idegen nyelven, továbbá írásmunkáját javítani, korrigálni;  a tízujjas vakírás technikájával tudja írni a számokat, az alapvető írásjeleket, ismerje ezek helyesírási szabályait;  rendelkezzék alapvető számítástechnikai ismeretekkel (l. fájlkezelési műveletek), legyen képes kezelni a szövegszerkesztő programot (a táblázat- és adatbázis-kezelés párhuzamos fejlesztése szükséges);  tudjon elektronikus levelezést folytatni a netikett szabályai szerint;  tudatosan alkalmazza a magyar nyelv alapvető nyelvhasználati és helyesírási szabályait; 13


 ismerje az üzleti-hivatali levelezés körébe tartozó alapvető fogalmakat (irat, levél, levelezés, ügyirat), az iratok szerkesztésének alapkövetelményeit, a különböző dokumentumok típusait, legfontosabb iratfajtákat;  legyen tisztában az irat- és levélkészítés alapjainak (alapvető formai követelményeinek) ismeretével.  legyen tájékozott az üzleti élet szereplőinek általános kapcsolatrendszeréről.  ismerje és tartsa be az írásbeli kapcsolatok alapvető udvariassági szabályait (megszólítás, elköszönés, udvariassági formulák stb.).  munkavégzésében legyen pontos, precíz, figyelmes, igényes. 

munkájában tartsa be az utasításokat, elvárásokat, előírásokat és a határidőket.

Miután az előfeltételt jelentő egyes ismeretek – a kerettanterv felépítésénél fogva – később kerülnek sorra, mint ahogyan a levelezési ismeretek gyakorlatának témakörei ezt megkövetelnék, javasoljuk, hogy a szükséges elméleti ismereteket építsék be a Levelezési ismeretek elméleti ismereteibe (pl. az üzleti élet szereplői, kapcsolattartás írásbeli szabályai, az üzleti-hivatali dokumentumok nyelvhasználati, stílusbeli szabályai). A dokumentumszerkesztési ismeretek tartalmát – a tantárgyak (témakörök) párhuzamos oktatása következtében – is szükséges összehangolni úgy, hogy az ismeretek egymásra épüljenek. Ennek biztosítéka, ha a két tantárgyat ugyanaz a pedagógus tanítja. Amikor a tanuló az iratkészítés gyakorlatával ismerkedik – a kerettanterv szerint –, a gépírási készsége csak alapszintű, többnyire a tízujjas vakírás alapjait sajátította el. A témakör tananyagának tanításával párhuzamosan azonban a gépírásórák keretében és a levelezési órákon is tökéletesedik, fejlődik írástechnikája. A kezdeti fázisban azonban meglehetősen lassú tempóban dolgoznak a tanulók, ezért az iratok készítésére, megformálására kellő időt szükséges szánni. A tanulók bizonyosan rendelkeznek valamilyen szintű szövegszerkesztési ismeretekkel is, de nagyobb a valószínűsége annak, hogy nem lesz elegendő az iratok készítéséhez. Mivel a kerettanterv szerint a dokumentumszerkesztés tananyaga is párhuzamosan folyik a levélkészítés gyakorlatával, ezért egymást kiegészítve, a két tantárgyi témakör tananyaga között szoros kapcsolatot, összhangot teremtve lehet eredményesen elkezdeni és folytatni az iratszerkesztés ismereteit. A Levelezési ismeretek gyakorlata tantárgy két témakörének tananyagtartalma – a kerettantervben meghatározottak szerint – erőteljesen keverednek, szükséges, hogy a szaktanár tanítás-tanulástervezési folyamatában ezt figyelembe vegye (korrigálja), a tervezéskor az ismereteket a szakmai szempontok szerint rendezze – figyelembe véve a témakörök tanítására fordítható óraszámokat. Az összefüggő gyakorlatra jelölt ismeretanyagokat a tanuló csak akkor lesz képes adott munkahelyi körülmények között alkalmazni, ha az alapvető tudnivalókat a tanítás-tanulás folyamatában elsajátítja. Ezért célszerű ezekkel az ismeretekkel is tervezni a tananyag feldolgozásának folyamatában.

14


Tárgyi feltételek A tantárgy két témakörének tanítási óráit számítógépes munkakörnyezetben kell megtartani, ajánlott maximum 15-20 fős csoportokban. A tanórákon valamennyi tanulónak biztosítani kell – az ergonómiai elvárásoknak is megfelelő – számítógépes munkahelyet. A gépeken irodai munkához alkalmas szoftverek szükségesek. Az iratkészítéshez alapvetően a szövegszerkesztő programot kell használni, de komplex feladatok készítéséhez szükség van a táblázatkezelő és adatbázis-kezelő programra is. Ezenkívül ajánlatos telepíteni egy ügyviteli irat- és dokumentumkezelő programot (vagy demo verzióját) az elektronikus iratkezelés alapműveleteinek megismerésére. Valamennyi hallgatónak biztosítani kell internet-elérési lehetőséget – legalább korlátozott mértékben, hiszen az elektronikus kapcsolattartás ismeretkörének elsajátítása csak így lehetséges. Ehhez minden hallgatónak és oktatónak érvényes elektronikus postacímmel kell rendelkeznie. Csak így oldható meg, hogy az iratok, levélfeladatok elektronikusan is továbbíthatóak, illetőleg hogy az elektronikus formában letölthető nyomtatványok, űrlapok elérhetőek legyenek. Hozzá kell szoktatni a tanulókat, hogy az órán elkészült levélfeladatokat a számítógépen az erre szolgáló meghajtón, valamint a – saját nevükön létrehozott – mappába mentsék, a fájlnévben megjelölve a saját nevüket, a dátumot és a feladat jellegét (pl. Rendes_Réka_2014-04-26_meghatalmazás). A tanár az elektronikus formátumú feladatokat ellenőrzés után – megjegyzéssel, korrektúrával ellátva – hozzáférhetővé teszi/visszaküldi javításra a tanulónak. Ebben a formában ellenőrizhető, hogy a hallgató a funkciójának megfelelően alkalmaztae a szövegszerkesztési, táblázatkezelési műveleteket (l. bekezdések közötti térközök kialakítása enterek helyett, tabulátor alkalmazása szóközök helyett, függvény, képlet stb.). A felnőttképzésben kiemelten ajánlott az elektronikus kapcsolattartás kiépítése, mert az egyéni, otthoni feladatok megoldásáról a visszajelzés a legpraktikusabban így oldható meg. Lehetővé kell tenni, hogy a tanulók időnként kinyomtathassák a munkájukat, hiszen a papíralapú dokumentum jellemzőivel, megformálásának következményeivel így szembesülhetnek. Személyi feltételek Javasoljuk, hogy a Levelezési ismeretek gyakorlata tantárgyat ugyanaz az ügyvitel szakos tanár tanítsa, mint a Gépírás és iratkezelés tantárgy valamennyi témakörét, valamint a Levelezési ismeretek I. (elmélet) tantárgyat. Így garantálható, hogy a tananyagok egymásra épülése – párhuzamos tantárgyi oktatás mellett is – megvalósulhat, ugyanakkor a különböző tantárgyakban alkalmazott formai szabályok, szakmai kifejezések, szakmai elvárások is összhangba kerülnek. Ez kiemelten fontos abból a szempontból is, hogy a komplex tantárgyi, majdan szakmai vizsgára azonos elvárások szerint készülhetnek a tanulók. A legtöbb oktatási intézményben tantermi hálózat működik, amelynek működtetéséért a rendszergazda a felelős, ezért vele szorosan együtt kell működni. Hálózat hiányában (általában felnőttképző intézményekben) célszerű, ha a tanulócsoportok és oktatójuk közösen használnak egy – erre a célra létrehozott – elektronikus postafiókot, ahol a feladatok megoldásához szükséges forrásfájlokat mappaszerkezetben lehet elhelyezni, és ahonnan a tanulók ezeket a feladatokat a saját mappájukba, az oktató által meghatározott fájlnéven lementhetik. A felnőttképzésben tanulók számára mobil adathordozón vagy e-mailen keresztül lehet a forrásfájlokat legegyszerűbben hozzáférhetővé tenni. 15


Az iratok készítésének alapkövetelményei A tanulókat hozzá kell szoktatni, hogy a dokumentumok, iratok, levelek készítésekor három alapvető körülményt tartsanak szem előtt. Ezek: a tartalmi/szakmai elvárások, a nyelvi megformálás és a formai megjelenés. Kiemelten fejleszthető kompetenciák: -

precizitás, irányíthatóság, figyelem-összpontosítás, kontroll (ellenőrzőképesség).

Szakmai követelmény Elvárás, hogy az irat tartalmilag pontos, egyértelmű adatokat, tényeket, körülményeket, az információk teljességét tartalmazza. A témához kapcsolódó minden lényeges információnak, ténynek, körülménynek szerepelnie kell az iratokban, ellenkező esetben veszélyezteti a mondanivaló értelmezését, érthetőségét, így közlendőnk nem éri el célját. Példákon lehet szemléltetni, hogy egy-egy iratból hiányzó vagy pontatlan adat milyen zavart, bizonytalanságot idézhet elő. Ha például egy átvételi elismervényről hiányzik az átvétel ideje (keltezés), feleslegesen határozták meg az átvett dolog 8 napon belüli visszaszolgáltatását, hiszen nincs mihez viszonyítani az időtartamot. Ugyanilyen kellemetlenség érheti a meghívott vendéget – és végső soron a meghívó felet is –, ha nem jelezték, hogy egy meghatározott napon belül az eseményre de. 10 órára vagy du. 16 órára, esetleg egy irodaház mely helyiségébe várják. Az iratok nagy része nemcsak az adatok, körülmények pontosítására, megőrzésére hivatott, hanem bizonyítékul szolgálhat vitás esetek tisztázása során. Ehhez tudatosítani kell a tanulókban az írásbeliség előírások szerinti tartalmát, alakiságát (például egy irat miként minősülhet okiratnak; vagy a hatályos rendeleteket lehet idézni a nyugta és számla közötti különbség értelmezéséhez, illetőleg szabályos elkészítéséhez, kiállításához). A tanulók az iratok készítése során általában megkapják a szükséges információkat (ki, kinek, mikor, mit közöl a címzettel), azaz a tanulók szóbeli vagy írásbeli utasítások alapján megkapott adatokból dolgoznak. A tevékenységformák között azonban kiemelt szerepe van az olvasott vagy hallott szöveg, utasítás elemzésének, értelmezésének abból a szempontból is, hogy a szituációhoz igazodóan megfelelő és teljes körű információt kapnak-e a tanulók az irat elkészítéséhez. Példa Önnek a mai napon személyesen kell átvennie egy pályázati dokumentációt a helyi önkormányzat jegyzőjétől. Más fontos elfoglaltsága miatt a munkatársát kéri meg, hogy a meghatározott időben (adott napon 10-14 óra között) járjon el Ön helyett, hozza el a pályázati anyagot. A meghatalmazás tényét, az aláírások eredetiségét egy másik munkatárs tanúként igazolja. Az érintett személyek – meghatalmazó, meghatalmazott, tanú – adatai (név, lakcím, születési adatok, személyi igazolvány száma stb.) ismertek, illetőleg tetszőlegesen kiegészíthetőek. Készítse el a meghatalmazást! Feladat: Olvassa el a szituációt, értelmezze a leírtakat! Döntse el, hogy a korrekt és szabályos eljáráshoz rendelkezésre állnak-e a szükséges információk! 16


Megoldás: 1. A munkatárs nem tudja majd, hogy milyen pályázati dokumentációt kell elhoznia – ennek pontos megnevezése szükséges. Például: A Liliom lakótelep körül megépítendő kerékpárút tervezéséhez kapcsolódó pályázati dokumentációt kell elhoznia a munkatársnak. 2. A szabályszerű eljáráshoz két tanú aláírása szükséges, amelyet szervezetek esetében a cégszerű aláírás helyettesíthet. Nyelvi követelmény - Az egyik legnehezebb elvárásnak bizonyul a tanulók számára az, hogy megadott adatokból vagy felvázolt szituációból önállóan fogalmazzanak meg ügyiratot, hivatalos levelet. Tudatosítani kell bennük, hogy az érthetőség a legalapvetőbb nyelvi követelmény, hogy az írásban közölt információink alapján a címzett a szándékainkkal megegyezően értelmezze az üzenetet. Ha a leírtak értelmezése gondot okoz a címzettnek, a közlésünk szándéka sem tölti be funkcióját. Ezért – az irat jellegétől függően - szükséges a mondanivaló logikus felépítése (l. a háttérkörülmények, előzmények pontos, precíz felvázolása, tények, adatok egyértelmű közlése, következmények, elvárások bemutatása), a mondatszerkesztési szabályok betartása, a gondolatok világos tagolása, a lényeges mondanivaló kiemelése. - Rá kell venni a tanulóinkat, hogy igyekezzenek tömören, egyszerűen fogalmazni, kerülve a felesleges szószaporítást, a hosszadalmas kifejtést, terjengős, bonyolult mondatok alkalmazását. Fogadják el és kövessék azt az elvárást, hogy a mondanivaló megfogalmazásában a lényegre kell törekedni, mert a lényegtelen, felesleges elemek csak elterelik a figyelmet a fontosabb közlendőkről. Azon túl pedig fontos, hogy fogalmazásunk stílusa tényszerű, hivatalos, de udvarias és tisztelettudó legyen. Minden önállóan fogalmazott iratnál célszerű megvizsgálni, hogy - Közölte-e az összes szükséges adatot, ezek pontosak, precízek? - Válaszolt-e a címzett valamennyi kérdésére (válaszlevélben)? - Elkerülte-e a szükségtelenül hosszú és komplikált mondatokat, kifejezéseket, szószerkezeteket? - Meg tudta-e fogalmazni egy oldalon, amit közölni akart? - Nem sikkadt-e el a szövegben a lényeges információ? - Nyelvtanilag helyes-e a szöveg, jó-e a helyesírása? - A dokumentumban használt idegen szó valóban azt jelenti-e, amit a tartalom megkíván, illetőleg helyettesíthető-e valamely magyar megfelelőjével? - Kijavította-e az esetleges hibákat? - Barátságos, közvetlen modorban fogalmazott-e? - Írásának stílusa kiváltja-e a címzettből azt a választ, amit szeretne? - A levél hangneme kellően udvarias-e, illik-e az alkalomhoz és a szándékhoz, nincs-e benne durva, bántó kifejezés? - A megszólítás – önözés/magázás – és elköszönés formulája kellően udvarias-e?

17


Példa Cégünk munkatársai – szakmai érdeklődésük, elhivatottságuk révén – nagy lelkesedéssel gyűjtik a régi irodatechnikai berendezéseket, számítógépeket és az azokon készült vagy futtatható alkalmazásokat, amelyből mára már olyan hatalmas anyag gyűlt össze, hogy úgy döntöttünk, megosztjuk Önökkel, az érdeklődőkkel, különösen a fiatalokkal ezeket az egykori irodai munkát és a számítástechnika hőskorát idéző emlékeket. Az irodatechnikai berendezések, számítógépek és alkalmazások történetét bemutató kiállításunkat cégünk nagytermében (Budapest, Vándor u. 5. II. emelet) 20... április 10-én 11 órakor nyitjuk meg, amelyet a megnyitás napján szakmai előadások is kísérnek, és egy hónapon át munkaidőben, 8-16 óra között lehet meglátogatni (csoportos látogatás esetén előre kérjük a bejelentkezést, hogy tárlatvezetőt tudjunk biztosítani). Várjuk azok jelentkezését, akik dolgoztak ezekkel a régi gépekkel, van egy történetük és meg is osztanák ezt az érdeklődőkkel, szívesen várjuk a rendezvényünkre. Feladat: 1. Milyen iratról van szó? Mi a közlő szándéka? 2. A szöveg átalakításával, tagolásával, stilizálásával készítse el a helyes iratot! 3. Adjon címet a kiállításnak! Megoldási javaslat 1. Meghívó, esetleg felhívás. 2. Tisztelettel meghívjuk Önt/Önöket Az iroda hőskora című kiállításunkra és a hozzá kapcsolódó előadásokra. A rendezvény kezdési időpontja: 20... április 10-én 11 óra Helyszíne: Budapest, Vándor u. 5. II. emelet (cégünk nagyterme) A kiállítás látogatható: a megnyitás után egy hónapig, munkaidőben, 8-16 óra között A kiállításon bemutatjuk a korabeli irodák berendezéseit, a számítástechnika hőskorát idéző gépeket és a rajtuk készült alkalmazásokat, amelyeket cégünk munkatársai nagy lelkesedéssel gyűjtöttek. Rendezvényünket különösen ajánljuk a fiataloknak. Csoportos látogatás esetén kérjük, előre jelezzék szándékukat, hogy tárlatvezetőt tudjunk biztosítani a kiállítás bemutatásához. Előadás tartásához várjuk azok jelentkezését, akik dolgoztak a régi irodai és számítástechnikai gépekkel, van egy kedves történetük és meg is osztanák ezt a hallgatósággal, de érdeklődőként is szívesen várjuk a rendezvényünkre. Formai követelmény - Bármilyen írott dokumentumról van szó, a hibátlanság (l. gépelés, helyesírás, nyelvhelyesség stb.) alapvető elvárás. Különösen akkor, ha magasabb szintre, vagy külső szervezet számára készül az iratunk. A végső változat elkészítésekor ellenőrizzük a hibás megfogalmazást, gépelést, helyesírást és stílust.

18


- Alakítsuk ki a tanulóinkban azt az igényt, hogy az irat legyen mindig jól áttekinthető, tagolt és esztétikusan megformázott. Az irat mások kezébe kerül, nem mindegy, hogy a címzettnek milyen véleménye alakul ki az anyagunkról, hiszen ez befolyásolja az üzenet befogadásának, értelmezésének körülményeit is. Nyomtatott formában is célszerű megtekinteni az írásbeli dokumentumok szerkezetét, megfelel-e az esztétikai elvárásoknak és a levelezési szokásoknak. Ezért – bár a takarékossági szempontok ellene mondanak – tegyük lehetővé, hogy a tanulók olykor-olykor kinyomtathassák irataikat. Egy-egy nyomtatott példány kézbe véve többet elárulhat a dokumentum megjelenéséről, mint csupán a képernyő felületén látható elektronikus forma. Egyúttal a nyomtatási paramétereket is meg lehet beszélni a tanulókkal (példányszám, gazdaságos nyomtatás lehetősége, megadott tartomány nyomtatása, kézi adagolással, leválogatással stb. – a nyomtató lehetőségeinek megfelelően). Szoktassuk hozzá tanulóinkat, hogy nyomtatás vagy elektronikus továbbítás (csatolás) előtt ellenőrizzék az elkészült iratot, illetőleg megjelenési formáját, megfelel-e az esztétikai elvárásainknak. - Fel kell hívni a figyelmüket arra, hogy az irat - a választott papírméretnek megfelelően – lehetőleg kiférjen egy oldalon! Ellenőrizniük kell, nem tűnik-e túlságosan zsúfoltnak vagy szellősnek, amit papírra vetettek, s nem kell-e inkább papírméretet váltaniuk, vagy egyéb szerkesztési beállítással korrigálni (például: betűtípus, betűméret, margó). - Ellenőrzéskor figyeljenek a tanulók arra is, hogy az irat információs anyagát igyekezzenek az oldalon függőlegesen középre helyezni. Ez nem feltétlenül az oldalbeállítás funkciójával történhet, mert ilyenkor a program a lapméret mértani közepére helyezi a leírtakat, és elcsúszhat az írott rész felfelé vagy lefelé, ha felesleges entereket hagytak az irat elején vagy végén (l. ennek törlése szükséges). Célszerűbbnek tűnik, hogy az irat első bekezdése előtti térköz beállításával helyezik lejjebb az adatokat. Olvasási szokásunk azonban a felső lapszél követésére, illetőleg ehhez viszonyításához szokott, ezért az írott rész inkább a lap felső részére kerüljön – törekedve a lap alsó és felső szabad részeinek viszonylag arányos megosztására.

Ajánlás az iratok főbb formai jellemzőinek beállításához 1. Oldalszélek kialakítása Az oldalszélek (margók) mintegy keretet adnak a papíron megjelenő írásműnek (a nyomdaiparban használatos kifejezéssel: szedéstükör a margó által határolt terület). Célszerű bekapcsolni a szövegszerkesztő programban a szövegrészhatárok funkciót, így láthatóvá válik az a terület, amelyen belül a szöveg készíthető. A margók ajánlott beállításai:  a lap felső és alsó, valamint bal oldali margója legalább 2-2,5 cm,  a jobb oldali 1-2 cm (ne legyen nagyobb a bal oldalinál). A nagyobb, bal oldali margó az iratok fűzésére, a jobb oldali pedig praktikus célokat szolgál: az irat kezelésekor, olvasásakor a papír kézbe fogásának, illetőleg a lefűzött iratok esetén a „lapozás” területe. Az alsó és felső margó ajánlott értékeit élőfej/élőláb kialakításakor célszerű megtartani, ennek hiányában lehet nagyobb, ha az információk hossza megengedi. Rövidebb iratszöveget lehet kezdeni a felső margó "vonalától" lejjebb eső területen vagy az oldalon függőlegesen középre igazítani. 19


Az élőfejbe és élőlábba az oldalanként ismétlődő szövegek kerülhetnek. Ezek – alul és felül – a lap vágási élétől legalább 1-1,5 cm-re, legfeljebb 2 cm-re kerüljenek. Ha élőfej vagy élőláb csak a dokumentum első oldalán szerepel, vagy a további oldalakon eltérőek, ezt is beállíthatjuk az eltérő élőfej/élőláb funkció kiválasztásával. 2. Lapméret beállítása A külső leveleinkhez vagy hosszabb terjedelmű belső iratokhoz A/4 méretű levélpapírt használunk álló tájolással, míg a rövidebb levelekhez, egyszerű iratokhoz A/5 méretű levélpapír is elegendő. Ehhez fekvő tájolást állítsunk be a margóértékek megtartásával! 3. Betűtípus és betűméret A betűtípus és –méret kiválasztásakor a legfontosabb szempont az olvashatóság. A szövegszerkesztő programok rendkívül sok betűtípust kínálnak, de az iratok csak a magyar betűkészletnek és ékezeteknek (ó, ő, ú, ű, í, ü, ö) megfelelő karakterekkel készülhetnek. Többnyire a normál betűstílus felel meg az üzleti élet stílusának, a kézírásos formát utánzó, kurzív betűtípusok hivatalos iratok készítésére nem alkalmasak, legfeljebb különleges, például protokolláris alkalmakra készülő iratok esetében (pl. meghívó). A betűméret a betűk magasságát jelenti, a szélessége pedig igazodik ehhez, hogy arányos maradjon. Az egyes szövegszerkesztők különböző mértékegységeket használnak a betűméret megjelölésére, de általában pontban szokás megadni (egy pont a hüvelyk 72-ed része). Normál szövegben általában a 12 pt-os betűméretet használjuk, de ez a betűtípustól is függ. Az élőfejben – a cég nevének kiemelésére – ennél nagyobb, lábjegyzetben a kisebb méretet szokás beállítani. Figyelemfelhívó iratokban akár 20–30 pt-os betűket is lehet alkalmazni a tartalom kiemelésére. Arra azonban ügyelni kell, hogy egy dokumentumon belül lehetőleg azonos típusú betűket használjunk (lásd: élőfej–levél szövege–élőláb). Az iratokban ajánlott betűtípusok és -méretek: Arial 11-12 pt, Book Antiqua 12-13 pt, Bookman Old Style 11-12 pt, Calibri 12 pt, Cambria 11-12 pt, Century Gothic 11 pt, Courier New 11-12 pt, Gautami 11 pt, Georgia 12 pt, Tahoma 11 pt, Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt stb.

4. Betűstílus - kiemelési módok A közlés szándéka szerint különböző betűstílusokkal ki lehet emelni az irat bizonyos tartalmi elemeit és a szöveg legfontosabb információit. A betű stílusa lehet: aláhúzott, dőlt, félkövér, nagybetűs, kiskapitális és ezek kombinációi. Ügyelni kell rá, hogy a tanulók ne éljenek a túlzott és sokszínű kiemeléssel. Ezenkívül fel kell hívni a szabályos kiemelésre is a figyelmet: az alkalmazott stílusnak vonatkoznia kell a kiemelt szövegrészhez tartozó írásjelekre is, de az első szót megelőző vagy az utolsót követő szóközre nem. A szövegszerkesztő programok különböző stílushatásokat, betűszínt és effekteket is kínálnak (dom-



L. bővebben: http://www.arcania.hu/Informatika/office/writer/betuform.html - Betűformázás

20


ború, homorú, körvonalas, villódzó stb.), amelyeket a levelekben csak nagyon indokolt esetben célszerű alkalmazni. További kiemelési módja lehet a szövegnek a szegélyezés, a mintázat, a bekezdés középre igazítása vagy egyéb, a szövegszerkesztő program kínálta lehetőség (behúzás, felsorolás stb.). 5. Tagolás (térköz alkalmazása) Írásban a tagolás a szöveg kisebb nyelvi egységekre (szavakra, mondatokra, a sorokra, bekezdésekre, fejezetekre stb.) való bontást jelenti. Az iratok szükséges adatait jól áttekinthetően, tagoltan kell elrendeznünk, amelyek a levelezési szokások szerint meghatározott távolságra kerülnek egymáshoz képest. Az adatok és a szöveg bekezdései közötti távolság kialakításakor térközt alkalmazunk (lásd lejjebb: iratminta), melynek alapértéke 12 pt, és az egyes adatok között ennek két vagy háromszorosa, illetőleg a felsorolások között 0, néha 3 vagy 6 pt értékű. A megfelelő térköz értékét célszerű – az írás (adatbevitel) folyamatához igazodva – a bekezdés után megadni. Fel kell hívni a tanulók figyelmét arra, hogy a túl sok bekezdés éppolyan zavaró lehet a szöveg tartalmának értelmezésében, mint a túl kevés vagy a tagolatlan szöveg. 6. Sortávolság, sorrendezés Az iratok többnyire szimpla sortávolsággal készülnek. Rövid (két-hárommondatos) szöveg esetén alkalmazhatunk 1,5-es sortávolságot. Ilyenkor is igyekezzünk a rendelkezésünkre álló teret kihasználni a papíron, és a margók között arányosan elhelyezni a közlendőnket. Figyeljünk oda, hogy a tanulók egyenletes sorvégeket alakítsanak ki (l. sorkizárt sorigazítás)! Figyelemfelhívás vagy más funkciójú kiemelés céljából egy-egy bekezdésnek más elrendezése is lehetséges (például középre rendezés). Ha a tanuló önállóan alakítja a sorvégeket, hívjuk fel a figyelmét, hogy az egymás alatt elhelyezkedő sorvégi szavak között 4-5 betűköznél ne legyen nagyobb távolság, alkalmazzon kézi, illetőleg feltételes elválasztást. Nyomtatott szövegben esztétikai hiba, ha elválasztás után a sor végén vagy a sor elején egy (esetleg két) magánhangzó marad (pl. a-latti, é-pület vagy feladata-i, rendelkezni-e). 7. Elválasztás alkalmazása A sorkizárt sorrendezéskor csak akkor kapunk a soron belül egyenletes, arányos szóeloszlást, ha elválasztást alkalmazunk, amivel szabályozható, milyen hosszúságú szövegrész kerüljön egy sorba. Be lehet állítani a szövegszerkesztő automatikus elválasztás funkcióját, amely szükség esetén kiegészülhet kézi vagy feltételes elválasztással (Ctrl + kötőjel a szó megfelelő részén). Ez utóbbi használata azért előnyös, mert a szöveg utólagos módosításakor automatikusan törlődik az elválasztás, ha a megjelölt helyen nincs rá szükség. Kézi elválasztás esetén az elválasztójel a helyén marad, de a soron (bekezdésen) belül elmozdulhat a szó, így felesleges elválasztás marad a szövegben. A tapasztalatok szerint az automatikus elválasztás nem mindig megbízható, ezért fel kell hívni a tanulóink figyelmét az ellenőrzésre és szükség szerint a korrigálására. 8. Helyesírás-ellenőrzés A szövegszerkesztő program helyesírás-ellenőrző funkciója jó szolgálatot tesz a hibás szavak kiszűrésében, de használata tudatosságot igényel. Hozzá kell szoktatni a tanulókat ahhoz, hogy az irat 21


mentése, nyomtatása előtt a nyelvi, helyesírási, nyelvhelyességi, gépelési hibák ellenőrzésére mindig futtassák le a helyesírás-ellenőrzőjét. Ez a technika azonban nem helyettesítheti a szöveg elejétől a végéig történő elolvasását és személyes ellenőrzést, mert a tartalmi összefüggés alapján csak az irat készítője tudja a hibákat érdemben javítani. Figyelni kell az ellenőrzés bekapcsolt állapotára is, amely zölddel vagy pirossal jelezheti a program által hibának vélt elemeket. Ennek megerősítésére vagy felülbírálatára a magyar helyesírási szabályok gyűjteménye vagy a helyesírási tanácsadó szótárak adnak egyértelmű segítséget – ezek alkalmazása is váljék rutinná a tanulók számára. Ezért nem árt, ha egy-két szótár a tanulók rendelkezésére áll a tanteremben, amelyet bármikor kézbe vehetnek. Természetesen az online szótárak is alkalmasak, ha a tanulóknak van internetes hozzáférésük a tantermi gépeken (pl. a Magyar Tudományos Akadémia Nyelvtudományi Intézetének ingyenes helyesírási tanácsadó portálja a helyesiras.mta.hu oldalon). Elektronikusan küldött iratok Elektronikus aláírás hiányában a fontos információkat tartalmazó leveleket továbbra is célszerű papíron továbbítani. Ez tartalmazza az eredeti aláírás(oka)t, amely(ek) megbízhatóvá, korrektté és bizonyíthatóvá teszi a kijelentéseket, vállalásokat. Míg a papír alapú dokumentumok esetén a dokumentum hitelességét a rajta szereplő kézzel írott aláírás biztosítja, az elektronikus dokumentumok elektronikus aláírással hitelesíthetők. Az elektronikus aláírás a kódolás egy speciális változata, alkalmazásával a dokumentum hitelességét annak szerkezete biztosítja. Sort lehet arra keríteni, hogy az illetékes okmányirodába a tanulók látogatást tegyenek vagy onnan érkező szakember közreműködését kérjük, akik tájékoztatják a tanulókat az ügyfélkapu működéséről, illetőleg segítenek a regisztrációs folyamatban. Ennek hiányában a www.magyarorszag.hu weblap információit – a tanárral közösen értelmezve – a tanulók képet kaphatnak a hivatalos kapcsolattartás elektronikus formájáról. Az üzleti levelezésben általánosan elterjedt az e-mailben történő kommunikáció, amely ugyan rendkívül hatékony, mivel gyors, egyszerű, rugalmas, de a fontos és eredeti aláírást tartalmazó dokumentumokat továbbra is papíralapon, nyomtatott formában továbbítjuk. Ha mégis az elektronikus levél mellett döntünk, nem árt figyelembe venni néhány alapvető szabályt, és ezt a tanulókkal is meg kell ismertetni (l. netikett). Az elektronikus közlésforma néhány alapvető udvariassági eleme, amelynek betartását meg kell követelni a tanulóktól. Írassunk néhány e-mailt a tanulókkal, amelyeket egyénenként vagy/és közösen lehet ellenőrizni, elemezni. Térjünk ki legalább az alábbiakra:

- Levelező felületen legfeljebb egy-két gondolatot illik közölni, a hosszabb mondanivalót csatolt dokumentumként – a levélírás szokásainak megfelelő formában megszerkesztve – kell küldeni. - A tárgy mező kitöltése. A tárgy legyen könnyen értelmezhető, figyelemfelhívó, használva a mondanivaló kulcsszavát! - A címzett e-mail címének pontos írása vagy gondos kiválasztása a címlistából. 22


- Címzés több személynek; rejtett címek feltüntetése. - A megszólítás, elköszönés alkalmazása a kapcsolatnak és a helyesírási szabályoknak megfelelően. - E-mailben rövid, egyszerű mondatok és nyelvtani szerkezetek használata. Félreértéseket okozó rövid tartalmak, rövidítések elkerülése, üzleti kapcsolatban érzelmeket kifejező emotikonok mellőzése. - Hibátlan helyesírás, gépelés. - Megfelelő betűtípus és betűméret kiválasztása e-mailben is, kerülve a túlzott kiemeléseket, nagybetűs írásmódot. - A kapcsolathoz illő stílus megválasztása. - Aláírás, névjegy. - Fontos levelekről visszaigazolás kérése. - Válaszadás fontossága – rövid időn belül. - Automatikus válaszfunkció használata. A témakör tanításához és tanulásához ajánlott szakirodalom: Szabó László: Tipográfiai kalauz. Alexandria Kiadó, Budapest, Bakk Gyuláné: Számítógéppel az iratok birodalmában. Nemzeti Tankönyvkiadó, 1998. David Jury: Mi az a tipográfia? Scolar Design, Budapest, 2007. http://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop425/0005_21_digitalis_szovegfeldolgozas_scorm_04/index.html (Tömösközi Péter: Digitális szövegfeldolgozás, 2011)

Oktatás-módszertani javaslatok az iratkészítési gyakorlatokhoz A témakör kulcsfogalmai: -

dokumentumtípusok: elsősorban az adathordozó és a közlési szándék, üzenet, valamint a formai megjelenés jellemzői szerint meghatározott dokumentumok fajtái: papíralapú, nyomtatott és nem hagyományos (elektronikus dokumentumok); írott, képi, hangzó, képi és hangzó, írott és hangzó, multimédiás stb.; iratok (magán és ügyiratok), levelek, kéziratok, könyvek, kézikönyvek, tanulmányok, időszaki és egyéb kiadványok stb.);

-

irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

-

magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, illetőleg a természetes személyek tulajdonában lévő irat;

-

ügyirat: gazdasági társaságok, közfeladatot ellátó szervek és egyéb szervezetek (pl. alapítvány, egyesület, szövetség stb.), a különböző intézmények stb. rendeltetésszerű működése, 23


illetve ügyintézése során keletkező vagy hozzájuk érkező irat. Ügyiratnak kell tekinteni azokat a magánszemélyek által készített iratot is, amelyben a személyes jelleg háttérbe kerül és az ügyintézési eljárás során bármely szerv, szervezet hatáskörébe tartozik. -

egyszerű irat: tartalmilag, formailag könnyen, gyorsan elkészíthető irat vagy kiállítható nyomtatvány, amely kevés adatot, tényt közöl röviden, tárgyilagos megfogalmazásban (például: nyugta, elismervény, meghatalmazás, igazolás, nyilatkozat, kötelezvény, hírközlő iratok: hirdetés, tájékoztatás, értesítés, felszólítás, felhívás, meghívás/meghívóI;

-

külső irat: más szervezeteknek küldött (l. kimenő irat) vagy a tőlük, illetőleg magánszemélyektől érkező irat (l. bejövő irat); kezelésük fokozott figyelmet kíván;

-

belső irat: a szervezetek által, belső használatra készített irat, amely a szervezeten belüli kapcsolattartás, információközlés egyik formája (emlékeztető, feljegyzés, jelentés, beszámoló, körlevél, jegyzőkönyv);

-

irodatechnikai, információs és kommunikációs eszköz: az irodai munkafolyamatokat, az információkeresés, -feldolgozás és –továbbítás teendőit, valamint a kapcsolattartást segítő, támogató technikai eszközök.

A tantárgy mindkét témakörének oktatása kapcsán kiemelten fontos a pedagógus tantárgyközi szemlélete, a tananyagok szakmai tartalmának kapcsolatát szem előtt tartó szemlélet és gyakorlat követése. Az iratkészítést ún. szintetizáló tananyagrésznek kell tekintenünk, amelynek során építünk, építhetünk a már meglévő ismeretekre, készségekre, kompetenciákra, és a feladok készítése során alkalmazzuk is a tanuló pl. gépírási, elektronikus írástechnikai (l. adatbevitel), számítástechnikai ismereteit (l. szerkesztés, formázás); tudatos nyelvhasználatát (l. fogalmazás, helyesírás, stílus), kommunikációs készségét, valamint eddig megszerzett, vagy a mindennapokban megtapasztalt tárgyi, szakmai ismereteit. Ehhez a korszerű pedagógiai eljárások közül alkalmasak lehetnek az alábbiak (természetesen a sor nem teljes):  irányított feladatmegoldás (pl. iratok készítése séma, ill. meghatározott feladatsor, szempontsor alapján);  kooperatív technikák – együttműködésen, egyenlő részvételen alapuló közös munka a feladat megoldása, a tananyag feldolgozása során (pl. iratok egyedi formai kialakítása, a tartalom megfogalmazása);  egyéni, páros vagy csoportmunka (pl. iratok közlési funkciójának megfelelően: üzenet továbbítása, üzenetváltás, szituációelemzés);  beszélgetés, felfedeztető módszer (pl. iratok tartalmi értelmezése);  projektmódszer – adott témájú együttműködés a tanulók között egy előre meghatározott cél megvalósítására (pl. kiindulási alap: az üzenet közvetítését szolgáló szituáció, l. „levélhelyzet”;  komplexitásra törekvés, komplex feladat (pl. az iratkészítés, -továbbítás, -kezelés) tudatos alkalmazása, beépítése a tanítási folyamatba (pl. „élményszerű” eseményre alapozott vagy szituáció által meghatározott, üzenetközvetítésre szolgáló irat készítése, útjának végigkísérése a kommunikációs folyamatban).

24


A levelezési gyakorlatok, feladatmegoldások során tudatosítani kell a tanulókban, hogy -

-

a munkahelyen az iratok készítésekor fontos, személyes, titkos információkhoz juthatnak, amelyeket a tevékenységük során bizalmasan kell kezelniük; a szervezeti fegyelem megtartása kiterjed a dokumentációk készítésére és a továbbítás módjára is (l. pl. irat- és ügykezelési szabályzat); az ügyiratok, levelek formai megoldásai nem egységesek, a munkahelyi gyakorlatban kialakult szokások alapján egyedi formák is lehetségesek, a munkahelyi elvárásoknak való megfelelés kötelező; a hagyományos és elektronikus iratok sajátos jellemzőket hordoznak.

Az iratok készítésének feladatai során törekedni kell arra, hogy a tanulóban kialakuljon a precíz, pontos, utasításoknak megfelelő munkavégzés igénye. Szükség esetén tudja saját munkáját kontrollálni, irataiban fellelni a hibákat, az esetleges hiányosságokat, és azokat kijavítani. Esztétikai érzékük, formaalakítási, helyesírási, fogalmazási készségük az iratkészítés feladatainak végzése során fejlődjön. Az iratformák közül nem célszerű csak egyet megismertetni a tanulókkal, hiszen a munkahelyi körülményektől, szokásoktól függően sokféle dokumentum létezik. A sokszínűség bemutatása mellett is törekedni kell a viszonylag egységes, könnyen elkészíthető egyszerű ügyiratformák kiválasztására, szerkesztésére. Kiemelt gondot kell fordítani a tananyag oktatása során arra, hogy ugyan az iratok többségükben még hagyományos, papíralapú levélként készülnek, de az információközlés, -továbbítás egyre inkább elektronikus úton terjed. A tananyaghoz kapcsolódóan meg kell ismertetni az iratok további útját is. Az iratok, levelek értékelése a feladat jellegének megfelelő legyen (az értékelési javaslatokat l. alább). Módszertani szempontból igen fontos, hogy a tanuló a feladatára ne csak osztályzatot kapjon, hanem verbálisan (írásban vagy szóban – ez utóbbi hatásosabb) is közöljük vele az iratkészítéssel kapcsolatos elvárásainkat – kiemelve a jó, a kevésbé vagy a nem elfogadható megoldásokat. Ez kiemelten fontos lehet a felnőttképzésben részt vevő tanulók munkáival kapcsolatosan, hiszen ők az oktatásban megszerzett ismeretek mellett esetleges munkahelyi rossz szokásokat, beidegződéseket is követhetnek. Ezekről folyamatos és egyértelmű visszajelzést kell kapniuk, mint ahogyan a korrigálásukat, javításukat szolgáló teendőkről is. Ajánlatos mintaértékű iratokat elemezni a tanulókkal közösen, illetőleg az sem árt, ha ellenpéldát is látnak. Az utóbbi esetben ügyelni kell arra, hogy – valamilyen negatív hatás folytán – nehogy a rossz példa maradjon meg a tanulóban (l. helytelen munkahelyi szokás), a hibát, a hiányosságot elemző iratot el kell készíteni/készíttetni helyes tartalommal, formával, nyelvi megoldásokkal is.

25


Ajánlás a Levelezési ismeretek gyakorlata tananyag tanításának tervezésére és a ráfordítható óraszámra Tananyag

Óraszám*

Felnőttképzésben ajánlott min. óraszám


72 óra

48 óra

2

1

2

1

2

2

1

1

6

5

6

4

4

3

6

4

3 5

3 3

3

2

2

2

6 4

4 3

6

4

8

4

6

2

72 óra

48 óra

A dokumentumok típusai, iratfajták: egyedi irat, (külső, belső), nyomtatvány, űrlap, bizonylat

Levelezés hagyományos és digitális formában A levelezés és elektronikus kapcsolattartás szabályai A dokumentumszerkesztés követelményei: tartalmi, nyelvistilisztikai-helyesírási, formai, alaki (papíralapú, digitális) Egyszerű iratok Az egyszerű ügyiratok fogalma, funkciói, tartalmi, nyelvi, formai jellemzői a) A mindennapi élet gyakori egyszerű iratai: nyugta, számla, elismervény, meghatalmazás, igazolás, nyilatkozat, kötelezettségvállalás (kötelezvény) b) Hírt közlő/információközlő iratok: hirdetés, tájékoztatás, értesítés, felszólítás, felhívás c) Meghívó – munkahelyi, protokolláris Szervezetek belső iratai a) Jegyzőkönyv tartalmi, formai, szerkezeti elemei b) Körlevél c) Emlékeztető, feljegyzés, jelentés, beszámoló d) Egyéb iratok: köszönetnyilvánítás, köszöntés, üdvözlés, jókívánságok, kimentést, elnézést kérő levelek, rövid hirdetések, céginformációk, sajtóközlések, belső érdeklődő levelek stb. Az ügyiratkezelés Az ügyiratkezelés funkciói, rendszere, szervezete, technológiája; szabályozása Az iratkezelés és –tárolás teendői (az ügyiratkezelés folyamata), dokumentumai Az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentumai a) nyilvántartásba vétel b) ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában c) az ügyiratkezelés az ügyintézés lezárása után: irattározás, selejtezés Ügyviteli iratkezelő programok általános jellemzői, lehetséges elemei Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök funkciói az ügyviteli munkában, működési alapelveik, használatuk A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása

26


Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei Az üzleti levelek formai követelményei Az üzleti levél szerkesztése, készítése a) Érdeklődő és tájékoztató levelek (hírlevelek) b) Ajánlatkérés, ajánlat c) Megrendelés, megrendelés visszaigazolása d) Szerződések e) A teljesítés iratai f) A hibás teljesítés iratai g) A kiegyenlítés iratai; bizonylatok A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai. Hivatalos levelek fajtái. a) beadványok: kérelem, kérvény, igénylés, panasz, bejelentés, feljelentés, javaslat, fellebbezés b) hatósági iratok az eljárás folyamatában: igazolási kérelem, idézés c) a hatósági eljárás lezárásának iratai: határozat, végzés A munkavállalással kapcsolatos iratok a) álláshirdetés, álláspályázat b) önéletrajz c) motivációs levél d) munkaszerződés e) a munkaviszonnyal kapcsolatos iratok Komplex levélfeladatok készítése

2

2

4 4 4 4 3 3 3

3 3 3 3 2 2 2

1

1

8

6

2

2

2 1 2 3 2 2 2 20

2 1 1 2 1 1 1 10

* Az óraszámok magukban foglalják az ellenőrzésre, számonkérésre, értékelésre fordított időt is.

27


Ajánlások az Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása témakörhöz A témakörhöz tartozó tananyag tanítása során arra kell törekedni, hogy a tanulók megismerjék a mindennapi és az üzleti, hivatali élet kommunikációs kapcsolataiban megjelenő egyszerűbb írásbeli formákat – funkciójuknak megfelelően – és készítésük követelményeit. Elvárás, hogy a tanuló tudjon különbséget tenni a magánjellegű és a hivatalos élet iratai, dokumentumai, valamint ezek különböző jellemzői között. Fogadja el, hogy a hivatali, üzleti kapcsolatokban előírásszerű folyamatok zajlanak, amikhez az érintett személyeknek alkalmazkodniuk kell. Ezen túlmenően tudniuk kell utasítások, elvárások betartásával, kellő önállósággal és felelősségtudattal elkészíteni az iratokat, dokumentumokat annak tudatában, hogy a dokumentumokkal „lefedett”, megerősített vagy igazolt adatok mögött személyek, szervezetek ügyei, napi tevékenységei, problémái húzódnak meg. További elvárás még, hogy képes legyen a tanuló hagyományos (papíralapú) és a korszerű információtechnológiai eszközök használatán alapuló kapcsolattartásra, ehhez ismernie kell és be is kell tartani az udvariassági szabályokat. A tanulóknak meg kell ismerniük és alkalmazniuk: a) A mindennapi életben az eligazodást, információk közlését szolgáló egyszerűbb írásbeli formákat, amelyek akár a magánszemélyek, akár a szervezetek kisebb-nagyobb súlyú ügyeit kísérik, és egyben bizonyítékul szolgálnak az elvégzésüket, intézkedéseket illetően. Az adott ügy érdemi, gyors és átlátható intézéséhez mindig meg kell találni a legpraktikusabb formát (l. egyedi irat, nyomtatvány, papíralapú vagy elektronikus irat), szem előtt tartva a törvényi előírásokat, rendelkezéseket is. A hírt közlő iratok különböző formáival a dokumentumok sokszínűségét mutathatjuk be, amely a szövegszerkesztő program kínálta funkciók tudatos alkalmazására történő nevelést teszi lehetővé. Ugyanakkor ezeknél az iratoknál – a tanulók nagyobb arányú önálló tevékenysége vagy csoportmunkája folytán – hangsúlyt kaphatnak ötletes, kreatív megoldások is. Némi szervező munkával a tanulók egymás munkájáról is véleményt mondhatnak. A gyakorlatok, az egyszerű iratok készítése során a tanulók megismerhetik a dokumentumok szerkesztésének alapkövetelményeit, amelyeket a továbbiakban minden iratban alkalmazni tudnak. Tudatossá válnak az eljárási szabályok, illetőleg a be nem tartásukból eredő következmények, elmélyülnek a helyesírási követelmények (l. keltezés, lakcím, születési adatok, egyéb azonosításra szolgáló adatok, számok, írásjelek, rövidítések stb.), tisztázhatóvá válnak az adatkezelés szabályai is. b) A szervezeten belüli információmozgás irányait, valamint a munkahelyi kommunikációs viszonyokat kifejező információközlés eszközeit, különös tekintettel a hagyományos (papíralapú) és elektronikus írásbeli formákra (pl. e-mail). Ehhez a tanulóknak át kell látniuk a szervezeten belüli információáramlás folyamatát, a szervezeti struktúrát is kifejező belső kapcsolatrendszert, s ennek megfelelőn kell tudni írásban kommunikálni, azaz - a munka- és feladatkörében a szükséges adatokat, információkat megszerezni, feldolgozni, és ezeket iratok formájában dokumentálni; - a belső információáramlást dokumentáló és a kapcsolati viszonyokat is kifejező egyszerű iratokat készíteni, szerkeszteni a tartalmi-szakmai, nyelvi-stilisztikai és formaialaki szempontok figyelembevételével, s betartva a hagyományos és elektronikus levelezés illemszabályait; - az információáramlást, irattovábbítást leginkább segítő, írásbeli formát támogató információs eszközöket, programokat kiválasztani; ezeket megfelelően kezelni. 28


c) A dokumentumok, ügyiratok rendszerszerű kezelése teszi lehetővé, hogy az iratok, dokumentumok bármikor, egyszerűen és gyorsan fellelhetők, visszakereshetők legyenek; biztosítja az iratok törvényes védelmét, továbbá visszacsatolt ellenőrzéssel szabályozza az információs folyamat rendjét is. A tanulóknak meg kell ismerniük ezt a folyamati rendet – a bizonylatok keletkezésének és felhasználásának műveleti sorrendjét – a kiállítástól az irattározásig, selejtezésig. d) Az iratok, dokumentumok készítése, szerkesztése, kezelése feltételezi a korszerű irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök működésének ismeretét, illetőleg alkalmazását. Meg kell ismertetni a tanulókkal a legfontosabb eszközök működési alapelvét, használati szabályaikat. Lehetővé kell tenni, hogy – elsősorban tanirodai keretek között – a tanulók a munkatevékenységhez szükséges és a képzőintézményekben rendelkezésre álló eszközöket a gyakorlatban használni tudják. Meg kell tanulniuk az eszközök gazdaságos és takarékos működtetésének körülményeit, törekedve a célszerűség és gazdaságosság arányaira.

29


A tananyagban fejlesztendő főbb kompetenciák Levelezési ismeretek gyakorlat 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása FELADATOK Adatbeviteli feladatot végez a tízujjas vakírás technikájával Kezeli a számítógépet és tartozékait Dokumentumot szerkeszt szövegszerkesztő programmal Diktálás után ír és a bevitt dokumentumot megszerkeszti Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megszerkeszti azt Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a szervezet belső iratai Levelet fogad és továbbít elektronikusan Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem előírásait Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, valamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket

x x x x x x x x x

SZAKMAI ISMERETEK A dokumentumok típusai, fajtái A dokumentumszerkesztés követelményei Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei Egyszerű ügyiratok Szervezetek belső iratai

x x

A levelezés és elektronikus kapcsolattartás udvariassági szabályai

x

Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai

x

x x x

SZAKMAI KÉSZSÉGEK Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése Írásbeli dokumentumok formázása Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések)

x x x

SZEMÉLYES KOMPETENCIÁK Mozgáskoordináció

x

Precizitás

x TÁRSAS KOMPETENCIÁK

Irányíthatóság

x


x

Motiválhatóság

x MÓDSZERKOMPETENCIÁK

Figyelemösszpontosítás

x


x


x

30


A tantárgy tanítása-tanulása során alkalmazható ajánlott tanulói tevékenységformák: Információ-feldolgozó tevékenységek -

Olvasott szöveg feladattal vezetett feldolgozása Olvasott szöveg feldolgozása jegyzeteléssel Olvasott szöveg önálló feldolgozása Hallott szöveg feladattal vezetett feldolgozása Hallott szöveg feldolgozása jegyzeteléssel Információk feladattal vezetett rendszerezése Információk önálló rendszerezése

Ismeretalkalmazási gyakorló tevékenységek, feladatok: Iratok szerkesztése, melynek sokféle módja lehet:  Minta szerinti másolás – a feladat előtt tisztázni kell az iratokon szereplő adatok helyét, funkcióját, szerkesztési követelményeit –, majd önállóan megszerkeszti az iratot (ellenőrzés, visszacsatolás szükséges).  Folyamatosan írott (l. adatok, szöveg) tömbformátumból másolás – különösen figyelve a szerkesztési szabályok alkalmazására, az adatok helyének rögzítésére, illetőleg a tartalmi tagolás és a lényegkiemelés gyakorlására.  Kézírásos, felülírt, korrektúrázott szövegből – adatok megadásával – szerkeszti meg a tanuló az iratokat a tanult levelezési szabályok és iratforma szerint.  Diktálás után – elsősorban az irat, levél szövegrészét írja a tanuló hallás után. A diktálásra írásnak vannak fokozatai: szakaszos diktálás írásjelek bemondásával (jelzésével) – folyamatos, meghatározott sebességhez kötött diktálás – írásjelek jelzése nélkül. A diktálás utáni írás esetén gondot kell fordítani az iratforma kialakításának ellenőrzésén kívül a helyesírási problémák, hibák tisztázására is.  Megadott szerkesztési utasítások alapján – ebben az esetben a tanuló készen kapja a szükséges adatokat és az irat szövegét, amelyből a tanult formázási és szerkesztési szabályok szerint kell kialakítania az adott iratformát. Elvárás – és az iratok értékelésének alapja – az utasítások és szabályok szerinti precíz, pontos feladatvégzés.  Az iratot a hiányzó adatok kiegészítésével szerkeszti meg a tanuló – ügyelve a levél (közlés) tartalmi, logikai összefüggéseire.  Rövidebb, egyszerűbb iratot, vagy a hosszabb levél egy részét (pl. bevezetés, befejezés) – adatok ismeretében – önállóan fogalmaz. Az írásban vagy szóban kapott tartalmi utasítások lehetnek részletesebbek vagy vázlatosabbak. Az előbbiek esetén – csupán a nyelvi szerkezetek (szám, személy, igeidő stb.) alkalmazására kell figyelnie a tanulónak, az utóbbiaknál azonban szükség van a levélírás tartalmi összefüggéseihez való igazításra is. A vázlatos tartalmi utasítások szerint megfogalmazott irat nagyobb kihívás a tanulók számára. Kiindulási pont lehet a szituáció megadása és annak értelmezése, hogy tisztában legyen azzal: ki, kinek és milyen közlési szándékkal ír levelet, esetleg mi az előzménye (ha van). Ezért célszerű mindig pontosan meghatározni ezeket a körülményeket. 31


1. Az egyszerű iratok Készülhetnek: - egyedi iratként (önálló szövegezéssel és szerkesztéssel), - sablon alkalmazásával vagy - nyomtatvány, űrlap kitöltésével. Egyedi egyszerű iratok Az önállóan, egyedileg megfogalmazott és megformázott egyszerű ügyiratok az adott szituáció körülményeihez igazodnak, az ügyben érintett személy(ek) szándéka, igénye, az ügy jellege stb. határozza meg, milyen információkat tartalmazzon. A formája, kialakítása, külalakja is tükrözi a készítőjének elgondolásait. Az egyszerű ügyiratoknak ugyanis nincs meghatározott, kötelezően előírt vagy szabványformájuk. Ugyanakkor törekszünk a hivatalos/üzleti életben alkalmazott levelezési, valamint a munkahelyi szokások betartására, szerkesztési fogások alkalmazására, figyelembe véve az iratok készítésére vonatkozó általános tartalmi, nyelvi és formai szabályokat. Az egyszerű ügyirat javasolt sémája Az irat megnevezése

Középre is igazítható!

Az irat szövege ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………… ………………………………………….

A lényeges mondanivaló a szövegben kiemelhető.

Szöveg új bekezdése …………………...…………………………………………………………… ………………………………. Keltezés ………………………….

Helyes formája: Helységnév, 20… április 12. Aláírás Azonosító adat (beosztás, lakcím, születési vagy egyéb adatok stb.) Melléklet: …. (ha van)

Sablonforma Egyes munkakörökben, bizonyos ügyek intézésére gyakran használnak egyszerű ügyiratokhoz sablonformát. Ez előre tartalmazhatja az irat állandó elemeit vagy kijelöli a helyüket. Ilyenek lehetnek például: az irat címe, keltezés, aláírás, de a szövegnek bizonyos részei is. Az aktuális, adott ügyhöz kapcsolódó adatok helyét a szövegszerkesztő arra alkalmas funkciójával ki lehet jelölni. A sablonforma az adott munkahelyi szokások szerint készülhet, ami szintén igazodik az üzleti/hivatali életben alkalmazott iratok készítésének követelményeihez. A tanulók ötletes, fantáziadús megoldásokat készíthetnek, de tudatosítani kell bennük, hogy az üzleti, hivatali élet a visszafogott, jól áttekinthető, tartalmilag megfelelően tagolt formát részesíti 32


előnyben. Mintaként használhatók a szövegszerkesztő programok saját sablonjai is. Nyomtatványok, űrlapok A nyomtatványok ugyanolyan értékű iratok, mint az egyedileg készítettek, éppen ezért ahhoz hasonló gondossággal is kell eljárni. A tanulás során kétféle formában találkozhatnak a tanulók ezzel a feladattal.  A papíralapú nyomtatványt kézírással kell/lehet kitölteni a sablonszöveg tartalmának, illetőleg a kitöltési útmutatónak megfelelően. Ebben az esetben az értelmező olvasás elengedhetetlen, amelyre fel kell hívnunk a tanulók figyelmét. A szükséges adatok hiánytalan kitöltése, a jól olvasható, helyesírástól mentes írás és az adatok számára kijelölt területen történő elhelyezése is alapkövetelmény.  Az elektronikus felületről letölthető nyomtatványokat célszerű egy erre szolgáló mappába menteni, majd új mentéssel létrehozni a kitöltendő dokumentumot. A további követelmény a kézírásos kitöltéssel egyezik meg: adatok hiánytalan feltüntetése – értelemszerűen –, az arra szolgáló helyen, hibátlan helyesírással és gépeléssel. Célszerű törölni a nyomtatványból a felesleges helymegjelöléseket (pl. pontok, vonalak, szóközök). Az egyszerű iratok közül ajánlott az alábbiakkal foglalkozni: a) A mindennapi élet gyakori egyszerű iratai: nyugta, számla, elismervény, meghatalmazás, igazolás, nyilatkozat, kötelezettségvállalás (kötelezvény). Az egyes iratok tartalmi, nyelvi, formai követelményein túl mindig utalni kell a hatályos jogszabályok, előírások betartásának szükségességére, illetőleg a szabályok megszegésének esetleges következményeire is. b) Hírt közlő/információközlő iratok Az iratok kapcsán érinteni kell az információközlés fontosságát, az erre szolgáló kommunikációs csatornák, eszközök jellemzőit. Ezek sorába lehet elhelyezni a hírt közlő iratokat: hirdetés, tájékoztatás, értesítés, felszólítás, felhívás, meghívó (munkahelyi, protokolláris) stb. Tisztázni kell az egyes iratok fogalmát, tartalmi jellemzőit, az iratok közötti különbségeket, különösen az információban érintettek köre, a figyelemfelkeltés nyomatékossága, a megfogalmazás stílusa szempontjából. E tananyag kapcsán érdemes kitérni a reklámcélú (üzleti célú) hirdetésekre (direct mail; prospektus, apróhirdetések), a közérdekű közlemények és a magánjellegű információközlések közötti különbségre, valamint a számítógépen érkező kéretlen levelek áldásos vagy káros következményeire (l. spam, vírus, adatvédelem stb.). Szólni lehet a közösségi portálok reklámcélú hirdetéseihez való viszonyulásról, a megosztott, posztolt információk sorsáról, következményeiről, valamint ennek kapcsán az információ erőteljes szűréséről, válogatásáról, szelektálásáról is. A hallgatók kiselőadás, megbeszélés vagy akár vita keretében számolhatnak be egyéni tapasztalataikról, véleményükről.

33


2. Szervezetek belső iratai A tananyagrészben kiemelten fejlesztendő kompetenciák: Levelezési ismeretek gyakorlat 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés


FELADATOK Adatbeviteli feladatot végez a tízujjas vakírás technikájával Kezeli a számítógépet és tartozékait Dokumentumot szerkeszt szövegszerkesztő programmal Diktálás után ír és a bevitt dokumentumot megszerkeszti Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megszerkeszti azt Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a szervezet belső iratai Levelet fogad és továbbít elektronikusan Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem előírásait Idegen nyelvű dokumentumokat másol legalább egy idegen nyelven Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, valamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket

x x x x x x x x x x

SZAKMAI ISMERETEK A dokumentumok típusai, fajtái A dokumentumszerkesztés követelményei Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei Szervezetek belső iratai

x x x x


x


x

SZAKMAI KÉSZSÉGEK A tízujjas vakírás (150 leütés/perc) Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése Írásbeli dokumentumok formázása Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések)

x x x x


x

Precizitás


Irányíthatóság

x


x

Motiválhatóság



x


x


x

34


Az iratcsoportok tárgyalása során mindenképpen tisztázni kell a szervezeten belüli kommunikáció, közlésfolyamat főbb jellemzőit. Az ezt tartalmazó témakört a kerettanterv későbbi évfolyamokra teszi, de az iratok tartalmának, funkciójának megértése érdekében néhány alapvető dolgot meg kell osztani a tanulókkal:  A versenyképesség megőrzésének egyik legfontosabb előfeltétele a megfelelő kommunikáció, az, hogy időben és minőségben (l. torzulásmentesen) hogyan jutnak el a szükséges információk az érintettekhez.  A szervezeten belüli kommunikáció kétirányú közlési folyamat: jelenthet felülről lefelé irányuló kommunikációt, ami egyfajta tudásmegosztást jelent a vezetéstől a beosztotti szintek felé (a cég vezetése a szervezet alsóbb vezetési szintjeihez vagy rajtuk keresztül az operatív szintig juttathat el utasítást, híreket, tájékoztatást, illetve a kiépített hálózaton keresztül szólítja meg munkatársait), de elengedhetetlen, hogy a szervezet alsóbb szintjeiről kiinduló üzenetek is eljussanak a vezetéshez, illetőleg a szervezet egyéb szintjeire.  A munkahelyi szervezetben az emberi viszonyok fő rendező elve a függelmi–hatalmi kapcsolat. Ez alapvetően meghatározza a kommunikáció jellegét, formáját, tartalmát, időbeni lefutását, az üzenet közvetítésére szolgáló eszköz, jel- és szimbólumrendszerének megválasztását stb.  Az információ eljuttatható szóban, telefonon vagy írásban (papíron, e-mailben), levélváltás útján.  Az írott kommunikációs formára leginkább a fontos, nyomatékos információk közlésekor kerül sor, illetőleg, ha a szóbeliség valamilyen akadályba ütközik, törvény írja elő vagy a későbbiek folyamán az ügyek bizonyítására kerülhet sor. A munkahelyi, belső iratok tartalmuk, formai jellegük szerint rendkívül változatosak, és mindenkor függnek az információközlés céljától. A felnőttképzésben utalni lehet a dolgozók munkahelyi tapasztalataira, ki lehet emelni a sajátos jellemzőket, egyedi megoldásokat. Ezeket célszerű összevetni az általános elvárásokkal, levonni az esetleges negatív és pozitív tanulságokat. A leggyakoribb iratok: jegyzőkönyv; emlékeztető, feljegyzés, igazoló iratok (munkahelyi igazolás), információs iratok (pl. értesítés, tájékoztatás, meghívó), jelentés, beszámoló, körlevél, figyelmességi iratok, illetőleg egyéb (az egyes munkahelyeken sajátosan alkalmazott iratok). A belső, szervezeti iratok formailag csak a címzésben különböznek a mindennapi egyszerű iratoktól. Néhány példa: Emlékeztető a belső tréningprogramok leadásáról Feljegyzés Vass Aranka osztályvezető részére

35


Szaniszló Gyula gazdasági igazgatóhelyettes Helyben Jelentés a 20… I. félévi gyakorlati oktatás feltételeiről Herman Dénes igazgató úrnak Helyben Tárgy: Beszámoló a belső forgalmi rend átszervezéséről

Valamennyi egységvezetőnek Helyben Körlevél

Az itt bemutatott formák természetesen nem tükrözhetik a gyakorlati életben alkalmazott belső iratok formáinak sokféleségét, amelyek többnyire a munkahelyi információközlés, illetőleg a levelezési, iratkészítési hagyományok, szokások alapján készülnek. Az itt bemutatott címzéssémák papíralapú formát feltételeznek, de az elektronikus dokumentumként csatolt és elektronikus hálózaton továbbított iratnak is lehet ilyen a formája. A körlevél Ebben a fejezetben lehet sort keríteni a szervezeten belüli közlés egyik leggyakoribb iratának, a körlevélnek a készítésére, illetőleg – akár a dokumentumszerkesztési ismeretek párhuzamos tananyag-feldolgozása révén – a szövegszerkesztő program körlevélkészítő funkciójának megismertetésére. A körlevél olyan tájékoztató, hírt, információt közlő dokumentum, amely a szervezeten belül mindenki számára, vagy meghatározott csoportra vonatkozóan általános információkat közöl. Küldhető valamely vezető számára is, ebben az esetben az ő feladata megismertetni a dolgozókkal a körlevélben foglaltak tartalmát, akik aláírásukkal igazolják, hogy a benne foglaltakat megismerték és megértették. Az aláíróívet vissza kell juttatni a feladónak. Szituációhoz, szerepjátékhoz köthető feladat lehet, hogy az egyik tanuló – mint felelős információbirtokos – az intézmény éppen aktuális hirdetését eljuttatja egy másik tanulóhoz, aki valamely munkacsoport vezetésének szerepét vállalja fel. Neki kell tehát a híreket a tanulótársakkal – l. beosztottakkal – közölni. Ehhez aláíróívet készít, melyet – ha mindent rendben talált – visszaküld a feladóhoz.

36


A hírközléshez alkalmazni lehet a körlevélkészítőt is. Ekkor minden tanuló valamennyi társának ír levelet ugyanarról a témáról. Érdekes lehet összehasonlítani, hogy ugyanazt az információt hányféleképpen lehet megfogalmazni. A körlevélkészítés alapvető lépései:  a törzsdokumentum létrehozása vagy meglévő módosítása;  a törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatbázis elkészítése (vagy megnyitása), ami készülhet szövegszerkesztő, táblázatkezelő vagy adatbázis-kezelő programban – attól függően, hogy a tanulók mely programot tudják kezelni;  a törzsdokumentum és az adatbázis összerendelése. A jegyzőkönyv A szervezeti iratok egyik legfontosabb fajtája a jegyzőkönyv. Okirat, tehát az elkészítése és az ügyintézés folyamatában sorsának nyomon követése is különleges figyelmet igényel. Természetesen nem várhatjuk el a tanulóktól – ismeretelsajátításuknak ezen a szintjén –, hogy képesek legyenek önállóan teljes vagy rövidített jegyzőkönyvet készíteni. Feladatuk többnyire a jegyzőkönyv formázására, szerkesztésére, legfeljebb a hozzászólások csekély mértékű stilizálására terjedhet ki. A tanulóknak nem kell önállóan jegyzőkönyvet vezetniük és a teljes jegyzőkönyvi anyagot tartalmilag, nyelvileg, stilisztikailag helyesbíteniük, javítaniuk, rövidítési, tömörítési feladatokat elvégezniük. A tanár irányításával a gyakorlófeladatok azonban tudatosíthatják a feladat és az irat fontosságát, ezáltal annak készítése, formázása is igényesebb, precízebb lehet; fejlődik többek között a tanulók szövegértelmezési és lényeglátó képessége, továbbá fogalmazási és helyesírási készsége. A jegyzőkönyvi feladatok többnyire iratszerkesztési gyakorlatok a belső ügyiratok készítésének mintájára. A gyakorlatok lehetnek:      

minta szerinti másolások, formázások, készülhet folyamatosan írt, nyomtatott szövegről, javított, felülírt, korrektúrázott szövegről, diktálás után, adatok összerendezése alapján, sablon alkalmazásával.

Felnőttképzésben nem tekinthetünk el a munkahelyi gyakorlattól. Az elvégzendő feladatokat össze kell/lehet kötni a mindennapi teendőkkel, amennyiben a tanuló készít jegyzőkönyvet a tevékenysége során. Elemezni lehet valós jegyzőkönyveket tartalmi, nyelvi, formai szempontból – természetesen a bizalmas adatok, információk „kitakarása” mellett.

37


Ajánlott jegyzőkönyvi forma Kerülhet a bal margóhoz is.

Jegyzőkönyv Készült …………………………....

Hol, mikor, milyen témában?

Jelen voltak: .................................................. , ................................................... ................................................... .................................................. . A jegyzőkönyvet ……………………… vezette. Tárgy: ………………………………

(L. a jelenlévők nevének, beosztásának felsorolása a pozíció, rang vagy – azonos beosztás esetén – ábécé-rendben. Nagyobb létszám esetén a „Jelenléti ív szerint” kifejezés feltüntetésével. Ebben az esetben a résztvevők aláírását is tartalmazó jelenléti ívet a jegyzőkönyvhöz kell csatolni).

Levezető elnök köszöntötte a megjelenteket és ..………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………… ............................................................................................................ Első felszólaló felvetette, hogy .................................................................................................... ........................................................................................................................ Második felszólaló egyetértett azzal, hogy .................................................................................. ....................................................................................................................................................... ........................................................................................ További felszólalók ……………………………............................................................................... ....................................................................................................................................................... Levezető elnök megköszönte ……………………………. bezárta. Kelt, mint fent kifejezés rövidítése K. m. f.

1. aláíró beosztás

2. aláíró beosztás

Melléklet(ek): Ha nincs szándékunk csatolni mellékletet, nem kell feltütni!

3. aláíró jegyzőkönyvvezető

Első helyen mindig a legfőbb rangú személy ír alá, majd csökkenő rang szerint. A tényleges aláírás fordított sorrendben történik.

Összefoglalóan tekintsük át és alkalmazzuk általános szabályként a belső iratokkal kapcsolatos tudnivalókat:  A szervezet tagjai között hivatalos kapcsolat van, ezért az iratok hangvétele és stílusa is tükrözi ezt.  Az iratok stílusát a közlő szándéka, az irat funkciója is befolyásolja.  A belső iratok nyilvántartása, irattározása az adott munkahelyen kialakított gyakorlatnak megfelelően történik, általános szabályt erre nem alkalmazunk, az iratkezelési adatok változó módon szerepelnek az iratokon.

38


 A dokumentum külalakja, a mondanivaló megszerkesztése is eszköz ahhoz, hogy egyrészt az információ értelmet, megerősítést nyerjen, illetve információt közöljön a küldő személyről – ez akkor is így van, ha az irat továbbítása elektronikus úton történik.  Az iratok tartalmát mindig a küldő szándékának megfelelő információ tartalma határozza meg.  Az irat továbbításának módja lehet hagyományos (papíralapú) vagy elektronikus; az információközlés módjára vonatkozóan mindkét esetben az általánosan elfogadott, hagyományos irattovábbítás illemszabályainak követése ajánlott (l. elektronikus formában csatolt fájl).

3. Az ügyiratkezelés A tananyagban kiemelten fejlesztendő kompetenciák: Levelezési ismeretek gyakorlat 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés FELADATOK Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem előírásait Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, valamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközöket kezel Ügyirat- és dokumentumkezelési feladatokat végez (hagyományosan és elektronikusan) Elkészíti az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentumait

Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása x x x x x

SZAKMAI ISMERETEK A dokumentumok típusai, fajtái A dokumentumszerkesztés követelményei Az adat- és információkezelés folyamata az irodai munkában: információforrás, -szerzés, -rögzítés, -feldolgozás Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök működésének alapelvei, használatuk szabályai Az ügyirat- és dokumentumkezelés alapelvei, folyamata Az iratkezelés és - tárolás teendői, dokumentumai SZAKMAI KÉSZSÉGEK Számítógépes irodai programok alkalmazása Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések) SZEMÉLYES KOMPETENCIÁK Mozgáskoordináció Precizitás

x x x x x x x x x x x x

TÁRSAS KOMPETENCIÁK Irányíthatóság Visszacsatolási készség Motiválhatóság

x x x MÓDSZERKOMPETENCIÁK

Figyelemösszpontosítás Kontroll (ellenőrzőképesség) Eredményorientáltság

x x x

39


Abból kell kiindulnunk, hogy egy 10. osztályos tanulónak aligha van fogalma a dokumentumok és ügyiratok rendezéséről, kezeléséről. A rend, rendezettség, rendszer fogalmával azonban tisztában kell lennie – bizonyosan vannak egyéni tapasztalatai a rendezetlenségről is –, ezért praktikus, ha innen közelítjük meg a témát. A tanulók – életkoruknak megfelelően – tisztában lehetnek a szabályokkal, azok betartásának kötelezettségeivel, illetőleg a be nem tartásuk következményeivel. A 9. osztály utáni munkahelyi gyakorlaton nagy valószínűséggel ezekben a kérdésekben is megerősítést kaptak. Innen megközelítve a tananyagot, tudják majd értelmezni azt a szólást az ügyiratok rendezésére, kezelésére vonatkozóan is, hogy Rend a lelke mindennek! Ennek során tisztázhatók a magánéletünkben, majd az irodai, hivatali munka során kialakítandó és követendő, illetve elkerülendő cselekvések, amelyeket az alábbi fogalmak fednek le: rend, rendetlenség, rendezettség, rendezetlenség, rendszer, rendszertelenség stb. Az ügyirat-kezelési ismereteket úgy lehet legeredményesebben tanítani, ha az elkészült iratok, levelek segítségével követjük végig a folyamatot:  a beérkező iratok postai átvételétől a nyilvántartásba vételen és az ügyintézésen át a válasz elkészítéséig, postázásáig, illetve irattárba helyezéséig;  belső keletkezésű iratok esetén az irat elkészültétől az aláírásokon, nyilvántartásba vételen át a postázásig és irattárba helyezéséig, továbbá a válasz megérkezéséig. Felnőttek képzése során az ügyirat-kezelési feladatok értelmezése sokkal egyértelműbb – különösen annak, aki az irodai munka terén tapasztalattal is rendelkezik. Ebben az esetben nem hagyhatjuk figyelmen kívül a munkahelyi gyakorlatot, szokást sem. A tapasztalatok, az egyes munkáltatóknál alkalmazott eljárások pozitív és negatív hatásaik, esetleges buktatóik megosztása a többiekkel hasznos információk lehetnek mások számára is.

40


Az iratkezelés folyamatábrája

Érkeztetés Postabontás Van-e előzmény?

van

Előzményt kikeresni

nincs Mutatózás

I. szakasz: iratok nyilvántartásba vétele: az érkeztetéstől az iktatásig.

Szignálás igen

Kell-e iktatni? nem Külön szabályozás szerint

Iktatás Továbbítás az ügyintézőkhöz Előadói ív

II. szakasz: az iratok ügyintézőhöz kerülésétől a kimentő iratok postázásáig.

Az ügy elintézhető?

igen

Tervezet-  majd iratkészítés

nem Határidő-nyilvántartás

Kimenő irat iktatása Kiadmányozás Postázás Kézi irattár

III. szakasz: irattározás, az előírások szerinti selejtezés  iratmegsemmisítés, iratok levéltári átadása

Archív irattár Selejtezés

41


A fenti (vagy más, esetleg szemléletesebb) ábra segít láttatni azt az utat, amit az iratok – a szervezethez érkezéskor, illetőleg az iratok elkészülte után – bejárnak. Ebben a folyamatban elengedhetetlenül fontos a kulcsfogalmak tisztázása, az iratkezelés általános és belső szabályozásainak ismerete. Fontosabb kulcsfogalmak: -

bizonylati rend: a szervezet számviteli elszámolásához kapcsolódó bizonylatok összessége, kiállításuk, ellenőrzésük, továbbításuk, felhasználásuk, kezelésük rendje;

-

elektronikus irat: jogi vagy természetes személy működése, illetve tevékenysége során keletkezett, számítástechnikai program felhasználásával előállított, elektronikus formában rögzített vagy érkezett, továbbított vagy küldött irat;

-

előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmazza, és amely a hozzászerelt iratokkal együtt ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez;

-

érkeztetés: a szervezethez érkező irat nyilvántartásba vételének iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány érkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat - alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt;

-

gyűjtőszám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat – külön iktatás nélkül – a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván; a gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell;

-

iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletkezett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatási nyilvántartást (pl. iktatókönyv), illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait; elektronikus irat esetében az iktatóképernyő rovatait töltik ki;

-

iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szerv rendeltetésszerű működése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál. Az iktatókönyv a nyilvántartási szabályok betartása esetén közhitelű okiratnak tekinthető, bármely eljárásban bizonyítékként felhasználható.

-

iratkezelés: azon technikai cselekmények összessége, amely biztosítja az iratok törvényes védelmét, szabályozza az iratokkal végzett műveletek rendjét, és alkalmas a szervezetben folyó munka mennyiségi és minőségi jellemzőinek ellenőrzésére; magában foglalja: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, selejtezését, illetve levéltárba adását;

-

iratkezelés folyamata: érkeztetés, iktatás, mutatózás, szignálás, iratátadás, -átvétel, előadói ív megnyitása, ügyintézés, határidő-nyilvántartás, kiadmányozás, postázás, archiválás, irattárolás, iratmegőrzés, selejtezés; 42


-

irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

-

irattár: a tárolt irat mennyiségének, feldolgozásának, funkciójának stb. megfelelően kialakított, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség;

-

irattári anyag: a szervezetnél keletkezett vagy hozzá érkezett minden irat, melyre elintézésük után is szükség lehet és így (meghatározott ideig) megőrzendő;

-

irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgykörbe (irattári tételbe) tartozó, különböző iktatószámon szereplő egyedi ügyek irataiból áll;

-

irattári tételszám: az irattári tétel megnevezéséhez rendelt szám;

-

irattári jel: azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti jellemzőit (az ügykör, keletkezés-ügyintézés helye, selejtezési határidő kódja, levéltári átvétel évének kódja stb.);

-

levéltár: a maradandó (gazdasági, tudományos, műszaki, társadalmi, politikai stb. szempontból jelentőséggel bíró) iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

-

levéltári anyag: történeti értékű, gazdasági, tudományos, műszaki, társadalmi, politikai stb. szempontból jelentőséggel bíró iratok, melyeket keletkezési idejüktől és őrzési helyüktől függetlenül meg kell őrizni, és védelemben kell részesíteni. (A legfontosabbak őrzési és megtekinthetőségi helye az Országos Levéltár, de számos egyéb, szakmailag vagy területileg illetékes levéltár is működik.)

-

másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet;

-

másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít;

-

összeszerelés (szerelés): az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;

-

ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

-

ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

-

ügyvitel: a szervezeten, hivatalon belüli ügyintézés rendje, amelynek működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyeket látja el, egy visszacsatolt ellenőrzéssel szabályozott információs rendszer keretén belül. Az információs folyamatok összessége, az ügyek ellátása során felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy 43


írásbeli munkamozzanatok sorozata. Az ügyvitel magában foglalja: az ügyvitelszervezést és az ügyiratkezelést. -

dokumentumkezelő szoftver: a szervezethez érkező vagy általuk készített iratok kezelésére, tárolására alkalmas elektronikus program; gyakori funkciói: érkeztetés, iktatás, egyéb munkafolyamat támogatása, partnerkezelés, listák, statisztikák készítése, papíralapú dokumentumok digitalizálása, hivatali kapu – ügyfélkapu – e-ügyintézéshez csatlakozás,

-

az iratkezelés tárgyi feltételei, eszközei.

A legfontosabb iratkezelési szabályok: 



  

1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről. A törvény elsősorban a közfeladatot ellátó szervek és levéltárak, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára, továbbá egyéb szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó értékű irat kezelésére terjed ki, de követendő szabályozási minta lehet bármely szervezet iratkezelési gyakorlatának kialakítására is. A közfeladatot ellátó szervekhez beérkező és az ott keletkezett papíralapú és elektronikus köziratok kezelésének egységes, általános követelményeit, továbbá a központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét a többször módosított 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet, a KEIR határozza meg (l. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) Szervezeti és működési szabályzat Iratkezelési szabályzat Irattári terv

Célszerű külön kitérni a postázási feladatokra:     

a postai küldemények átvétele, átadása, a postabontás, iratok előkészítése postázáshoz, postakönyv kitöltése, postai címzések – borítékok – címkék.

A tananyag elengedhetetlen része az ügyirat-kezelési folyamatban megjelenő dokumentumok megismertetése, melynek legeredményesebb módja az adott iratkezelési fázishoz kapcsolódó dokumentum(minta), nyomtatvány elkészítése. Ajánlott például:     

postai küldemények átadása, átvétele, érkeztetőkönyv, iktatókönyv, előadói ív, kézbesítőkönyv stb.

44


Az irattárolás Az iratkezelés szerves része az irattárolás. Ennek a tananyagrésznek érintenie kell az alábbiakat:  az irattárolás célja,  az irattárolás szabályozása (l. Irattári terv),  az irattárolás módja: az operatív (kézi, ügyintézői) és központi (archív) irattárakban,  követelmények az irattárakkal szemben,  tárolási lehetőségek az irattárakban,  betekintés az iratokba,  tárolási időtartam  selejtezés,  a selejtezés szabályozása, dokumentumai,  iratok átadása a levéltáraknak  az átadás szabályozása,  iratmegsemmisítés formái. Adatbiztonság A tananyagrész kapcsán meg kell ismertetni az adatok védelmét, biztonságát, az adatmegőrzés, adatfeldolgozás törvényi előírásait. Jelenleg (2014-ben) hatályos: a 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról, amelynek alapvető célja, hogy a természetes személyek magánszféráját az adatkezelők tiszteletben tartsák, valamint a közügyek átláthatósága a közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez és terjesztéséhez fűződő jog érvényesítésével megvalósuljon. A törvény hatálya kiterjed a Magyarország területén folytatott minden olyan adatkezelésre és adatfeldolgozásra, amely természetes személy adatait, valamint közérdekű adatokat vagy közérdekből nyilvános adatokat érint. Ezt a törvényt kell alkalmazni a teljesen vagy részben automatizált eszközzel, valamint a manuális módon végzett adatkezelésre és adatfeldolgozásra egyaránt. Kulcsfogalmai: az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény alapján  





érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható természetes személy; személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés; különleges adat: a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat, b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat; közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, füg45


   



           

getlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat; közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli; hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő - kezeléséhez; tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri; adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja; adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése; adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele; nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele; adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges; adatmegjelölés: az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából; adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából; adatmegsemmisítés: az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése; adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik; adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is - adatok feldolgozását végzi; adatfelelős: az a közfeladatot ellátó szerv, amely az elektronikus úton kötelezően közzéteendő közérdekű adatot előállította, illetve amelynek a működése során ez az adat keletkezett; adatközlő: az a közfeladatot ellátó szerv, amely - ha az adatfelelős nem maga teszi közzé az adatot - az adatfelelős által hozzá eljuttatott adatait honlapon közzéteszi; adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége; harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval.

46


Célszerű megismertetni a tanulókkal a minősített adatok kezelésének szabályait is, melynek hatályos rendelkezése a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény. Ennek keretében tisztázhatóak az adatkezelés során alkalmazott olyan fogalmak, mint titkos, bizalmas, szigorúan titkos, korlátozott terjesztésű adat, valamint kezelésük, felhasználásuk szabályai is. Ajánlott tanulói tevékenységforma A kulcsfogalmak, kezelési szabályok, rendelkezések tisztázása lehetséges tanulói kiselőadások keretében, amelyeket követhet konzultáció személyes vagy életszerű példák, problémák bemutatása, elemzése. A munkahelyi gyakorlat bemutatása különösen a felnőttképzésben lehet hasznos tevékenységforma. A kiselőadások, tanulmányok, egy-egy téma esszészerű kifejtése jó alkalmat teremt arra, hogy a tanulók megismerjék és értelmezzék az elkészítéséhez használt írott szakmai anyagot, annak stílusát, logikáját. Ha a tananyag számonkérésére kerül sor, ajánlható a teszt vagy egy-egy probléma – jogszabályi rendelkezéssel alátámasztott – értelmezése. Elektronikus dokumentumkezelés Ehhez a tananyagrészhez kapcsolni kell az elektronikus dokumentumkezelés gyakorlatát is. A képzés szükséges tárgyi felszerelése: egy korszerű dokumentumkezelő rendszer (vagy demo programjának) telepítése a számítógépekre – természetesen gyakorlási céllal. A piacon nagyon sokféle ilyen jellegű szoftvert kínálnak az erre szakosodott cégek, mindegyik megismerése – különösen felhasználói szinten – lehetetlen lenne. Legalább egy program megismerése viszont alkalmat ad arra, hogy a tanulóknak legyen valamiféle rálátásuk, összehasonlítási alapjuk a hagyományos (papíralapú) és elektronikus dokumentumkezelő rendszerek között, illetőleg az Irodai asszisztens szakképesítésben vizsgázó egyik gyakorlati feladata a rendelkezésére álló elektronikus dokumentumkezelő rendszerben történő iratkezelés bemutatása. Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök használata A dokumentumkészítés, -tárolás, sokszorosítás, továbbítás stb. tevékenységeknek nélkülözhetetlen tárgyi feltételei a különböző irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök. A képző intézménynek rendelkeznie kell a képzéshez és vizsgáztatáshoz szükséges eszközökkel, felszerelésekkel: számítógép (internet-hozzáféréssel, korszerű szoftverekkel, irodai programcsomaggal, iktatóprogrammal), nyomtató, szkenner, fénymásoló, telefon, fax, egyéb irodatechnikai eszközök (hőkötő, lamináló, spirálozó gép), hangrögzítő eszközök stb. Az irodatechnikai és kommunikációs eszközök sokféleségével találkozhatunk a termékpiacon. Természetesen senkitől nem várható el, hogy mindegyik típust rutinosan használjon, de elvárható, hogy a mindennapok során a munkájában alkalmazott eszközöket, berendezéseket gyakorlottan kezelje. Ugyanígy meg kell követelnünk a tanulóktól, hogy az irodai munka során alkalmazott gépek, eszközök funkciójával, alapvető működési elvükkel tisztában legyenek, továbbá a képző intézményben és/vagy a szakmai gyakorlat helyszínén használt gépeket, eszközöket a dokumentumok készítésével, sokszorosításával, továbbításával, illetőleg kezelésével összefüggésben alkalmazni tudják – betartva a munkabiztonsági előírásokat. 47


Ehhez a tevékenységhez az oktatás során meg kell teremteni a lehetőséget (l. tárgyi eszközök biztosításával, illetőleg feladatok meghatározásával), tudatosítani a tanulókban az eszközök gazdaságos és takarékos működtetésének elvárásait, feltételeit. Fel kell hívni a figyelmüket arra, hogy a felesleges, hibás, téves nyomtatás, sokszorosítás milyen anyagi költséggel jár és mekkora a környezetterhelő hatása. A figyelemfelhívás mellett azonban mindig meg kell mutatni az ésszerűbb, praktikusabb eljárásokat, megoldásokat is. A felnőttképzésben fel kell hívni a tanulók figyelmét a rutinszerű munkavégzés mellett a tudatos tevékenységre, különösen a gazdaságossági és takarékossági szempontokra. Feladat lehet: figyeljék a saját és a munkatársaik napi gyakorlatát az eszközkezeléssel összefüggésben és számoljanak be a tapasztalatokról.

A témakör tanításához és tanulásához ajánlott szakirodalom (pedagógusok és tanulók számára) Boros Anita, Kissné Szabó Krisztina, Szabó Tamásné, Riedl Lászlóné, Riedl László, Holpárné Póta Edit: Ügyiratkezelés (Elméletben és gyakorlatban), Közigazgatás Módszertani Bt. (2007) Balla Katalin, Vacha Ferenc: Ügyiratkezelői kézikönyv, EGO Kiadvány (2007) D. Mónus Erzsébet, Dobi Tibor: Ügyintézői ismeretek, Képzőművészeti Kiadó (2006) 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

48


Ajánlások a Hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása témakörhöz Ebben a témakörben kerülhet sorra az üzleti élet gazdasági szereplői között fennálló és a hivatalos szervekkel való kapcsolat során keletkező, valamint a munkavállaláshoz köthető iratok, levelek, dokumentumok megismerése, készítése. A témakör tananyagtartalmának előfeltételei Az irat- és dokumentumszerkesztés alapjaival már tisztában van a tanuló, hiszen az egyszerű iratok és a belső szervezetek közötti kapcsolat hatékonyságát szolgáló iratok készítése során ezeket a követelményeket megismerte és – feltehetően – feladatai során be is tartott. A hivatali és üzleti élet kapcsolataiban keletkező levelek készítése során is ezt kell alapul venni: szakmai-tartalmi, nyelvinyelvhelyességi-stilisztikai-helyesírási, valamint formai-esztétikai követelmények. A hivatali és üzleti élet levelezésének lebonyolításához a tanulónak ismereteket kell szerezni arról a szakmai háttérről, amelynek körülményei között az iratok, dokumentumok megszületnek: az üzleti élet kereskedelmi ügyletének elemeiről, a hatósági ügyintézés folyamatáról, valamint a munkaügyi szabályozásokról, eljárásokról. Ezeket az ismereteket tantárgyi koncentráció segítségével feleleveníthetjük és építhetünk rá a dokumentumok készítése során, hiszen a gazdasági és jogi ismeretek tantárgy keretében – feltehetően – elsajátították. Sajnos – a kerettanterv szerinti időrendben – a levelezési ismeretek utáni időszakra kerültek az üzleti és hivatalos élet szereplőinek kapcsolattartását meghatározó kommunikációs és protokollismeretek. Ezért az üzleti/hivatali levelezés témakörében (is) tudatosítani kell a tanulókban legalább az alábbiakat: 

A szervezetek hatékonysága, eredményessége, jó hírnevének kialakítása és megőrzése függhet attól, hogy mennyire sikeresen tudja a gazdaság különböző szereplőivel kiépíteni, fenntartani kommunikációját és mennyire tudnak hatékonyan együttműködni.



A kapcsolattartás leggyakoribb eszközei: a szóbeli, személyes megbeszélések, tárgyalások, viták, informálódások, telefonos és egyéb kommunikációs eszközökön történő megkeresések mellett a különböző írásbeli formák.



Az írásbeli kapcsolattartásnak az egyik leghatékonyabb eszköze az üzleti/hivatali levél, amelyben bizonyos protokolláris, alaki-formai, nyelvi, nyelvhelyességi szabályok betartása mellett a szervezet érdekében – gyakran a gazdálkodással, ügyek intézésével összefüggésben – információkat közlünk vagy kérünk.



Az üzleti/hivatali levelezés – az egyszerű és a belső, szervezeti kapcsolattartáshoz hasonlóan – folyhat a hagyományos, papírhoz kötött módon vagy elektronikusan.

49


I. Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei Az emberek nagy többsége nehezen szánja rá magát a levélírásra, mert érzi, tudja, hogy a leírt szónak súlya van és sokkal több kötöttséggel jár, mint a szóbeli közlés. A tanulóknak azonban el kell fogadniuk, hogy a gazdasági szervezetek szempontjából fontos ügyekben, valamint a korrekt és megbízható üzleti kapcsolatok létrejötte, fenntartása és megerősítése érdekében még ma is az egyik legmegbízhatóbb eszköz a papíralapú üzleti levél. Lehet, hogy nem a leggyorsabb módja a kapcsolattartásnak, de a jól megírt üzleti levél alapja lehet az egyenrangú partneri viszonyt feltételező, tisztességes, korrekt, megbízható együttműködésnek. Ki kell emelni az üzleti levéllel szemben támasztott legalapvetőbb követelményeket:  Tartalmilag (szakmailag) pontos, félreérthetetlen, egyértelmű adatokat, tényeket, körülményeket tartalmazzon. Törekedni kell elkerülni, hogy a címzett vagy bárki más a levélíró szándékával ellenkezően értelmezhesse, illetőleg félreértelmezze a szöveget, és ezért vitára kerüljön sor, vagy téves, hibás adatok miatt meghiúsuljon az üzlet.  Az írásban közölt információink, szándékaink legyenek érthetőek a címzett(ek) számára. Ha a leírtak értelmezése gondot okoz, a közlésünk szándéka sem tölti be funkcióját. Ezért az üzenet tartalmától függően: ›

szükséges a mondanivaló logikus felépítése (l. a háttérkörülmények, előzmények pontos, precíz felvázolása, tények, adatok egyértelmű közlése, következmények bemutatása);

›

elvárás a rövid, tömör, szabatos fogalmazás, de ez nem mehet az információk teljességének rovására;

›

az őszinte és nyílt információ közléséhez igyekezzünk a legmegfelelőbb nyelvi formát megválasztani, ugyanakkor ügyelni kell arra, hogy a túlzott udvariasság, alázatosság határozatlanság látszatát keltheti;

›

a hibás gépelés, helyesírás, nyelvhelyesség sokat ronthat levelünk – általa szervezetünk – imázsán, a hibátlanság szinte magától értetődő elvárás.

 A levél szakmai tartalmát és nyelvi megjelenését a közlés funkciója, formáját pedig az írásbeli kapcsolattartás illemszabályai határozzák meg. A tananyag kulcsfogalmai: -

üzleti kapcsolatok: gazdasági szereplők (üzleti partnerek, termelők és fogyasztók, eladók és vevők, hirdetők és érdeklődők stb.) közti kapcsolat, melynek célja lehet gazdasági együttműködés, befektetés vagy adásvétel létrejötte;

-

kapcsolattartási formák: közvetlen (személyes) és közvetett (írásbeli, telefonon történő, elektronikus úton történő) kommunikáció;

-

kereskedelmi, üzleti folyamat: érdeklődés, tájékoztatás, ajánlatkérés, ajánlat, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, megállapodások, szerződések, teljesítés, szállítás, fuvarozás, hibás teljesítés, kiegyenlítés. 50


A tananyagban fejlesztendő főbb tulajdonságkompetenciák: Levelezési ismeretek gyakorlat 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés


FELADATOK Adatbeviteli feladatot végez a tízujjas vakírás technikájával Kezeli a számítógépet és tartozékait Dokumentumot szerkeszt szövegszerkesztő programmal Diktálás után ír és a bevitt dokumentumot megszerkeszti Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megszerkeszti azt Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a szervezet belső iratai Üzleti levelet készít a hivatali, üzleti élet elvárásainak megfelelően Táblázatba adatokat tölt fel és megszerkeszti a táblázatot Kimutatást, diagramot készít, számításokat végez táblázatkezelő programmal Adatbázist tölt fel és egyszerű szűréseket végez Levelet fogad és továbbít elektronikusan Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem előírásait Idegen nyelvű dokumentumokat másol legalább egy idegen nyelven Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, valamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket

x x x x x x x x x x x x x x

SZAKMAI ISMERETEK A dokumentumok típusai, fajtái A dokumentumszerkesztés követelményei A táblázatkészítés műveletei Az adatbázis készítésének műveletei Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei A levelezés és elektronikus kapcsolattartás udvariassági szabályai Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai

x x x x x x x x

SZAKMAI KÉSZSÉGEK A tízujjas vakírás (150 leütés/perc) Számítógépes irodai programok alkalmazása Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése Írásbeli dokumentumok formázása Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések)

x x xx x x


x

Precizitás


Irányíthatóság Visszacsatolási készség

x x

Motiválhatóság



x


x


x

51


Alkalmazható tanulói tevékenységformák – részletesen l. az iratkészítés általános leírásánál  Másolhatja a tanuló a megadott minta szerint a levelet.  Készítheti az iratot folyamatosan írott (l. adatok, szöveg) tömbformátumból, kézírásos, felülírt, korrektúrázott szövegből, diktálás után, megadott szerkesztési utasítások alapján.  A hiányzó adatok és szövegrészletek kiegészítésével a levél tartalmi, logikai összefüggéseire kell koncentrálnia a tanulónak.  Szituáció és közlési szándék ismeretében a levélszöveg meghatározott részleteinek vagy teljes egészének megfogalmazása jelentheti a legmagasabb szintű feladatmegoldást.  Felnőttképzésben munkahelyi levelek tartalmi, nyelvi, formai szempontú elemzése – a bizalmas adatok, információk eltakarásával. Az üzleti levelek fajtái A kereskedelmi ügyletet kísérő iratokat – a kapcsolat folyamatát végigkísérve – az alábbi csoportosításban ajánlott sorra venni:  A kapcsolat megteremtését szolgáló levelek: érdeklődés, tájékoztatás, ajánlatkérés, ajánlat.  Az adásvételi megállapodás iratai: megrendelés, megrendelés visszaigazolása, szerződés (pl. adásvételi).  A teljesítés zavaraihoz kapcsolódó levelek: akadályközlés, módosítási javaslatok elfogadása, elutasítása stb.  A teljesítéshez kapcsolódó dokumentumok: szállítási értesítés, fuvarlevél, számla.  Teljesítés utáni problémák: reklamálás, engedménykérés, rendelkezésre bocsátás stb. Az egyes típusú levelek tartalmi meghatározásán túl az iratok megszerkesztésére kell nagy figyelmet fordítani. Különösen fontos ez a felnőttképzésben, mivel – a tapasztalatok szerint – az egyes munkahelyekről eléggé sok irat kerül ki nem egyértelmű vagy zavaros tartalommal, jellegtelen stílusban megfogalmazva, elnagyolt szerkesztéssel, igénytelen külalakkal. Az üzleti levél formája Az üzleti levelek megjelenésére, formájára nincs szigorú formai előírás (szabvány). Többnyire azonban az üzleti élet udvarias kapcsolattartási szokásainak megfelelően és az évtizedek során kialakult levelezési gyakorlat szerint készülnek az iratok, levelek, amelyek a technikai eszközök fejlődésének köszönhetően egyre igényesebb, esztétikus formát ölthetnek. A szövegszerkesztők formázási funkciói határtalan megoldásokat kínálnak számunkra, amelyekkel azonban nem lehet ugyanilyen határtalan módon élni. Az üzleti levelek többnyire visszafogottságról, a formai megoldások összhangjáról, a levél tartalmának és formájának egymást erősítő egységéről tanúskodnak. Akkor jó egy üzleti levél, ha az olvasó figyelmét nem a külső megjelenés köti le – főleg nem a gépelési, helyesírási, nyelvhelyességi hibák, formai kilengések, ízléstelenségek terelik el –, hanem az a tartalomra, az üzenetre irányul. Az alkalmazott formai megoldásoknak is ezt a célt kell szolgálniuk. Az alábbiakban bemutatunk egy üzleti levélsémát (és részletes leírását), amely nem jelent feltétlenül követendő példát. Ez a forma azonban az oktatásban kialakult és alkalmazott sokéves tapasztalat és a munkahelyi gyakorlat széles körében megerősítést nyert praktikus és esztétikus megjelenését teszi 52


lehetővé az üzleti levélnek. A szerkesztési ajánlás a szövegszerkesztő programok által kínált legoptimálisabb funkciók figyelembevételével készült. Az üzleti levél ajánlott sémája Ezeket az adatokat a dokumentum élőfejében helyezzük el – általában balra vagy középre rendezve, szegélyvonallal elválasztva a levél törzsétől. Az élőfej utolsó sora utáni térköz mértéke legalább 24 pont (rövid levél esetén több is lehet).

Cégnév Cím Telefonszám: Elektronikus cím (e-mail, honlap):

Címzett cég neve Címzett személy neve Címzett személy beosztása Helységnév Címzett címe (u., hsz. vagy pf. ) Irányítószám (Utána 12 pt térköz) Elsőbbségi! Ajánlott! (Utána 12 pt térköz) Tárgy: (Utána 24 pt térköz)

Logo

Helység, Iktatószám: <Szám>/. Ügyintézőnk: Hivatkozási szám: <Szám>/<év>. Ügyintézőjük: Az iratkezelési adatoknál a bekezdések közötti térköz értéke: 0 pt

A tárgy nagybetűvel kezdődik, utána kettőspont és aláhúzzuk. A megnevezés nagy kezdőbetűs, utána nem kell pont.

Megszólítás! (Szöveg kezdete) (Új bekezdés) (Utolsó bekezdés)

A levélben – szimpla sorközt használunk; – alkalmazzuk az automatikus elválasztást; – a bekezdések közötti térköz értéke 12 pont – kivéve a felsorolás elemeit; – a sorokat sorkizártra igazítjuk.

Tisztelettel (Utána 36 pt térköz)

beosztás (Utána 12 pt térköz )

Ezek az adatok a dokumentum élőfejében vagy élőlábában is elhelyezhetőek!

Melléklet: 1 db

Egyéb adatok (például fax, honlapcím, e–mail cím, ”Sürgős!” stb. ) 53


Az élőfej és élőláb kialakítása Az élőfejben kap helyet a feladó cég neve és kommunikációs adatai (levelezési vagy/és működési telephelyének címe, telefonszáma, faxszáma, a honlap és e–mail címe). Hosszú adatsor esetén az elérhetőségeket meg lehet osztani, a másodlagos címek (pl. postafiók, fax, honlap, e-mail) az élőlábban is elhelyezhetőek. Az élőfejben a bal margóhoz, középre vagy a jobb oldali margóhoz igazítjuk az adatokat. Ezek elrendezésétől függ a cég logójának elhelyezése. Az élőfej a munkahelyi gyakorlatban a levél állandó eleme (esetleges változáskor módosítani lehet). Ezért a levélséma elkészítésekor cégjelzésként (cégfeliratként) funkcionál, helyettesíti a korábbi években használt előre nyomott, cégfeliratos levélpapírt. A cégfelirat – élőfej kialakítása – nemcsak arra szolgál, hogy a cégen belül egységes adatokkal dolgozzunk, hanem tükrözi a cég arculatát is. Célszerű lehet egy-egy élőszerű levél cégjelzéseinek elemzése is egyrészt az esztétikus kialakítás, másrészt az igénytelen, elnagyolt megoldások szembesítése érdekében. A felnőttképzésben a munkahelyi változatok összevetése mutathatja legszemléletesebben az egyes alkalmazások közötti különbségeket. A levélfejrész kialakítása (ajánlás) Adatai: -

a címzés – címzett neve, címe, irányítószáma, a postai utasítás – pl. Ajánlott! Elsőbbségi! a keltezés (a szöveg alá is kerülhet), az irattározási és hivatkozási adatok, a tárgy megjelölése.

A fejrészbe kerülő adatok elhelyezését a jobb oldali adatblokkal kezdjük. Ezeket az adatokat egyenként több sorba nem lehet tagolni, így például a keltezés hosszától függ, hogy a vele egy sorban, bal oldalon kezdődő címzett neve kifér–e egy sorba, vagy szükséges tagolni kettőbe, esetleg háromba. Kétoszlopos táblázatban vagy balra pozícionált tabulátorral lehet egyszerűen és gyorsan megformázni. Ügyelni kell arra, hogy a balra tabulált adatblokk legutolsó karaktere a jobb oldali margóig érjen. Az iratkezelési adatok elhelyezése Az iratkezelési adatok elsősorban az irat azonosítását szolgálják, de a gyors ügyintézést, az irat visszakeresését is segíthetik, és hivatkozási alapot is jelentenek. Ezért különös pontossággal kell feltüntetni a levélben ezeket az információkat. A keltezés az élőfej után legalább 24 pt térköz után a levél jobb oldalára kerül (a címzés első sorával megegyező helyre). Írhatjuk a szöveges rész alá is – 12 pt távolságra az utolsó sortól –, de fontos iratkezelési adat, így inkább itt van a helye. Először a helységnevet, majd az évet, hónapot és a napot írjuk. A hivatalos levelekben – az egyértelmű azonosítás miatt – nem írunk rövidített dátumformát, bár a helyesírási szabályok ezt megengedik. Az iktatási és hivatkozási adatokat közvetlenül a keltezés alá, 0 pt térközökkel, a levélfejrész jobb 54


oldalára, a keltezéssel azonos helyen kell kezdeni – ügyelve a bal tabulátor és az írásjelek helyes használatára. Az iktatószám és hivatkozási szám rövidített formában is szerepelhet (Ikt.szám: vagy Hiv. sz.:), de udvariasabb a teljes alakot használni. Helyettük előfordulhat a Levelünk jele és Levelük száma kifejezés is. Az ügyintéző helyén pedig állhat: Ügyintézőnk – Ügyintézőjük; Előadójuk – Előadónk megnevezés is. Hivatkozási számot csak válaszlevél esetén használunk, ennek hiányában az adatmegnevezőt sem kell feltüntetni. Budapest, 2014. április 10. Iktatószám: 64/2014. Hiv. szám: 120/2014. Ügyintéző: Találó Tímea A címzett adatait a feladó adatai (l. élőfej) alatt legalább 24 pt értékű térköz kihagyásával a baloldali lapszéltől kezdve írjuk. Ezek között csak a levél célba juttatásához szükséges adatokat tüntetjük fel. A címzett neve állhat a cég nevéből, személynévből és a személy beosztásából. A hosszú cégnevet két–három sorba is elrendezhetjük, ügyelve a tartalom szerinti tagolásra (elválasztást nem alkalmazhatunk, mint ahogyan a rövidítés sem udvarias). A cégen belüli egységek (osztályok, csoportok stb.) megnevezése szorosan a cégnév alatt szerepel (helyesírására vonatkozóan lsd. a Magyar helyesírás szabályai 189. pontját). Ha a levél személynek szól, nevét (esetleg beosztását) üres sor kihagyása nélkül írjuk a cégnév alá. A címzésben a beosztás kisbetűvel kerül a név mögé vagy alá attól függően, hogy melyik elhelyezéssel kapunk esztétikusabb címzésformát. A postacímet vagy a közigazgatási címet a címzett megnevezése után – egy sor, illetve 12 pt térköz kihagyásával írjuk. Először a helységnevet (aláhúzva, 5 vagy kevesebb leütésszám esetén min. 2 pt ritkítással), majd közvetlenül alá az utca megnevezését és a házszámot, illetőleg a postafiókszámot írjuk (Postafiók 6 vagy Pf. 6). A következő sorba kerül az irányítószám. Ezt nem ritkítjuk, és utána nem szabad pontot tenni. VASAS Kft. Vasas Ferenc telepvezető Debrecen Kórház u. 21. 4232 SZÍNFOLT Festéküzlet Csetneki Tibor üzletvezető Eger Hegymenet u. 5. 3050

55


Vásárhelyi Pál Szakközépiskola és Diákkollégium Tasi–Nagy Elemér igazgatóhelyettes Budapest Pf. 25 1120 Az Elsőbbségi! Ajánlott! Tértivevényes! postai utasítás megnevezését a címzés alatt 12 pt mértékű térköz kihagyásával tüntetjük fel és aláhúzzuk. Ha két utasítás is szerepel a levélben, közöttük 0 pt térközt kell állítani. A tárgy az írásban közölt üzenet lényegének rövid összefoglalása. A címzés vagy a postai utasítás után 12 pt térköz távolságra írjuk. A Tárgy: szót aláhúzzuk (a kettősponttal együtt), majd utána nagybetűvel kezdjük a megnevezést, amelyet címként kezelünk, ezért utána nem kell pontot tenni. A tárgy a jobb margóig írható, de ha ennél hosszabb, az írást a tárgy megnevezése alatt kell folytatni. Ez függő behúzással egyszerűen megoldható. IGRICE Hotel Tóth Emma igazgató Pécs Sátor u. 5. 7650 Elsőbbségi! Tárgy: Értesítés termék kiszállításáról IPC Kft. Kiss Ferenc igazgatóhelyettes Kisvárda Toldi u. 26. 4600 Tárgy: Tájékoztatás mobileszközök szervizhálózatának kiépítéséről A szövegblokk kialakítása A megszólítás Az üzleti élet illemszabályai szerint a partnert illik megszólítani, különösen akkor, ha üzleti kapcsolatban állunk vele. A megszólítás két tagból áll: a megszólított és jelzője kapcsolatából. A meg-

56


szólítás utalhat a kapcsolat jellegére, az üzenetben foglalt tartalomra, a közlés szándékára, a címzettnek az adott ügyben elfoglalt szerepére, beosztására, de a név vagy nem(ek) szerinti megszólítás sem udvariatlan. A megszólítás jelzői elemére a legelfogadottabb a "tisztelt" szó, de közelebbi kapcsolat esetén a "kedves" jelző is használható. Kedves Vásárlónk! Tisztelt Elnök Úr! Tisztelt Hölgyem! Kedves Takács Szilvia! Tisztelt Kovács Péter Igazgató Úr!

A megszólítást a tárgy megnevezése után 24 pt mértékű térköz után, minden főnévi elemét nagy kezdőbetűvel írva. A megszólítás után felkiáltójelet teszünk: Tisztelt Igazgató Úr! Tisztelt Asszonyom! Tisztelt leendő Ügyfelünk! A kapcsolat kezdeményezőjeként udvarias gesztus, ha valamilyen forrásból (l. internet, telefonos érdeklődés, valamilyen adatbázis stb.) megkeressük a címzett szervezet vezetőjének (vagy az irat tartalmának megfelelő érintett személy) nevét, és nem általánosságban szólítjuk meg (pl. Tisztelt Címzett!). A levél szövege Mint minden írásmű – a levél szövege is – három részre tagolódik: bevezetés, tárgyalás, befejezés. A hosszabb terjedelmű leveleket ennél több bekezdésre is lehet tagolni. A lényegkiemelésnek is fontos és célszerű eszköze a világos, könnyen áttekinthető elrendezés. Egy levél írásképe akkor rendezett, ha a bekezdések formázása egységes. A bekezdések között általában 12 pt mértékű térközt hagyunk (kivéve felsoroláskor), de élhetünk az első sor behúzásának lehetőségével is (mértéke: 1–2 cm). Esztétikus a sorkizárt bekezdésforma alkalmazása a szövegszerkesztő automatikus elválasztási funkciójának bekapcsolásával. A különösen fontos részeket a szövegszerkesztő nyújtotta kiemelési lehetőségekkel (különböző betűstílusokkal, bekezdésformázással, középre rendezéssel, felsorolás kialakításával stb.) tehetjük még hangsúlyosabbá. A levél szövegébe beszúrhatunk képet, táblázatot, olykor hasábok kialakítására is sor kerülhet. Az elköszönő, üdvözlő szavakkal a levélíró tiszteletét fejezi ki a címzett iránt. Általánosan elfogadott forma: Üdvözlettel, Tisztelettel, Köszönettel (kérés esetén), illetőleg ezek kombinációja: Köszönettel és üdvözlettel. Ügyeljünk rá, hogy az üdvözlő formula mindig összefüggésben legyen a megszólítással, annak stílusával. Ezek a szövegtől – esetleg keltezéstől – számított 12 pt távolságra, általában a levélpapír bal oldalára kerülnek. Jobbra akkor helyezzük, ha az aláírásnak is itt van a helye. Az elköszönési formulák nagybetűvel kezdődnek és utánuk semmilyen írásjelet nem teszünk. Az aláírásrész kialakítása Az aláírásrész magában foglalja az aláíró (egyben a levélben közölt tartalomért is felelősséget vállaló) személy(ek) nevét, azonosító adatait (ezek lehetnek: a beosztás, csoporthoz tartozás vagy személyes adatok, például lakcím, azonosító számok stb.), valamint a melléklet(ek) feltüntetését. Az aláírás 57


A levelet küldő cég nevét (címét) – ha élőfejben helyeztük el – nem szükséges az aláírásrészben feltüntetni. A cégbélyegző használata sem kötelező. Valamely felelősséget vállaló személy hiteles aláírása nélkül azonban nem továbbíthatjuk levelet. Több címzettnek szóló, azonos tartalmú levél esetén a személy neve mellett s. k. jelzést kell tennünk (ez esetben a kézi aláírás elhagyható vagy az eredeti példány sokszorosítható). A levél szövegétől – a keltezéstől vagy az elköszönő szavaktól – számított 36 pt térköz után írjuk a levelet író és aláírási joggal megbízott személy(ek) nevét. A hivatali beosztást az aláírás alá – balra vagy a névhez viszonyítva középre igazítva –, kisbetűvel kezdve helyezzük el. Az aláírási részt kezdhetjük a bal margónál, de jobbra helyezve is; két aláírás esetén a levél bal, illetve jobb oldalára. Az aláírás jobb oldali elhelyezésekor ügyeljünk arra, hogy az adatok bal oldalon egymás alatt kezdődnek, és a leghosszabb adat utolsó leütése a jobb margóig ér. Az aláírások egymás alatt is elhelyezhetők, egymástól 36 pt mértékű térköz távolságra. A levélre a cégbélyegzőt – ha használata szükséges – úgy kell elhelyezni, hogy az aláírás jól olvasható legyen. Üdvözlettel

Hamar Evelin termékmenedzser Melléklet: termékminta Melléklet: 1 db

Tisztelettel

Tassi Veronika irodavezető Várjuk érdeklődésüket.

Hetey Melinda ügyvezető igazgató

Hódosi Nikoletta termékmenedzser

Melléklet(ek) jelzése Ha a levélhez melléklet is tartozik, azt a levél megfelelő részében kell feltüntetni. Az aláírás után 12 pt térköz távolságra a baloldali margótól kezdve írjuk, majd aláhúzzuk. Ha több melléklet van, ezeket darabszámmal jelöljük, vagy külön–külön felsorolva (felsorolásjellel ellátva vagy számozott felsorolásként) is írhatjuk. A melléklet megnevezését akkor kezdjük nagy kezdőbetűvel, ha nemcsak a tartalomra utalunk, hanem pontosan ugyanaz a neve, mint a csatolt mellékletnek (pl. Jelenléti ív) 58


Melléklet: 2 db Melléklet: áruminta Melléklet: - áruminta - megrendelőszelvény 1 db melléklet

Felnőttképzésben nem maradhat el a munkahelyen alkalmazott megoldások bemutatása és elemzése sem, amely nem jelenthet csupán kritizálást, hanem sokkal inkább a jó és rossz, helytelen vagy kevésbé esztétikus megoldások összevetését.

59


II. A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai. Hivatalos levelek fajtái. A tananyag célja megismertetni a tanulókkal a közigazgatási eljárás folyamatában keletkező iratok fajtáit, készítésük tartalmi, nyelvi, formai és jogi szabályozását. El kell érni, hogy a tanulók képesek legyenek a különböző hatóságokhoz címzett, vagy általuk készített dokumentumokhoz információkat, nyomtatványokat, változó jogi szabályozásokat, címeket stb. CD-jogtárban vagy/és interneten keresni, letölteni és munkájuk során alkalmazni – betartva az adatvédelmi szabályokat. A tananyag előfeltételeként a tanulóknak meg kell ismerniük a hivatalos eljárás során az iratokkal kapcsolatos ügyintézői teendőket, az iratkezelés szabályait, valamint az ügyfelekkel, a hatóságokkal, egyéb szervekkel való írásbeli kapcsolattartás teendőit, adott témakörben a jogszabályi környezetet. Ajánlottan:  2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól (Ket.).  335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről. A tananyagrészben fejlesztendő kompetenciák: Levelezési ismeretek gyakorlat 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása FELADATOK Adatbeviteli feladatot végez a tízujjas vakírás technikájával Kezeli a számítógépet és tartozékait Dokumentumot szerkeszt szövegszerkesztő programmal Diktálás után ír és a bevitt dokumentumot megszerkeszti Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megszerkeszti azt Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a szervezet belső iratai Levelet fogad és továbbít elektronikusan Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem előírásait Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, valamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket

x x x x x x x x x

SZAKMAI ISMERETEK A dokumentumok típusai, fajtái A dokumentumszerkesztés követelményei Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai

x x

Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei

x


x


x

x x

60


Levelezési ismeretek gyakorlat 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása SZAKMAI KÉSZSÉGEK A tízujjas vakírás (150 leütés/perc) Számítógépes irodai programok alkalmazása Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése Írásbeli dokumentumok formázása Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések)

x x x x x


x

Precizitás


Irányíthatóság

x




x


x


x

A tananyagrész kulcsfogalmai: -

közigazgatási eljárás: törvény által szabályozott eljárásrend, a hatósági ügyek intézésének folyamata (l. 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól);

-

hatóság: a közigazgatási eljárás szerint tevékenykedő, a közhatalom szolgáltató funkcióját kifejezésre juttató szervezet, amely védi az ügyfelek jogait, a kötelességek teljesítése terén pedig az önkéntes jogkövetés útját biztosítja.

-

ügyfél: az a természetes vagy jogi személy, továbbá jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, akinek jogát vagy jogos érdekét az ügy érinti, akit hatósági ellenőrzés alá vontak, illetve akire nézve a hatósági nyilvántartás adatot tartalmaz;

-

beadvány: kérvény, kérelem, igénylés, panasz, feljelentés, bejelentés, javaslat, fellebbezés;

-

hatáskör: törvény által meghatározott hatósági feladatok;

-

illetékesség: az ügyfél lakóhelye, tartózkodási helye, ennek hiányában értesítési címe (lakcíme), illetve székhelye, telephelye, fióktelepe; az ügy tárgyát képező ingatlan, tevékenység vagy cselekmény helyszíne;

-

eljárás folyamata: tényállás tisztázása, idézés, végzés, határozat, fellebbezés, ügyintézési, fellebbezési határidő.

61


-

idézés: akinek személyes meghallgatása az eljárás során szükséges, a hatóság határnap vagy határidő megjelölésével arra kötelezi, hogy előtte vagy a megjelölt helyen jelenjen meg;

-

igazolási kérelem: aki az eljárás során valamely határnapot, határidőt önhibáján kívül elmulasztott, igazolási kérelmet terjeszthet elő, melynek elfogadásáról vagy elutasításáról a hatóság dönt.

-

határozat: az ügy érdemében meghozott hatósági döntés;

-

végzés: az eljárás során felmerült kérdésekben meghozott döntés (pl. igazolási kérelem elfogadása, elutasítása).

-

határidő: A határozatot, az eljárást megszüntető végzést, valamint a másodfokú döntést hozó hatóságnak az első fokú döntést megsemmisítő és új eljárásra utasító végzését meghatározott időtartamon belül kell meghoznia.

A tananyag feldolgozása során célszerű követni a közigazgatási eljárás folyamatát, és hozzákapcsolni az eljárás során keletkező iratokat az alábbiak szerint: 1. A közigazgatási eljárás megindításának alapvető módjai a) hivatalból, b) az ügyfél kezdeményezésére ›

szóban  l. jegyzőkönyv felvétele,

›

írásban  l. beadványok: panasz, bejelentés, javaslat, kérvény, igénylés stb.,

›

elektronikusan  l. elektronikus beadványok  online ügyintézés.

2. Hatáskör és illetékesség vizsgálata: iratáttétel hivatalból  l. szervezetek (hatóságok) közötti levelezés. 3. A tényállás tisztázása: értesítés, idézés, tanú meghallgatása, ügyfél nyilatkozata, helyszíni szemle, szakértő közreműködése, bizonyítékok megtekintése, igazolási kérelem stb. 4. Döntés a hatóság részéről: ›

végzés  az eljárás folyamatában hozott döntésről,

›

határozat  a hatóság érdemi döntése (alapeljárás lezárása).

5. Jogorvoslati eljárás: fellebbezés A közigazgatási eljárást szabályozó törvény rendelkezik arról, hogy az eljárás során keletkező legfontosabb iratoknak – így a beadványok (kérvény), idézés, értesítés, igazolási kérelem, jegyzőkönyv, végzés, határozat stb. iratainak – mit kell tartalmazniuk. Az iratok formai megjelenéséről nem rendelkezik a törvény, ezért azok készíthetők az egyszerű ügyiratok, a szervezet belső iratai vagy az üzleti levelek mintájára. A tanulói tevékenységek közül elsősorban ajánlottak a következők:  Másolhatja a tanuló a megadott minta szerint az iratot.  Készítheti az iratot folyamatosan írott (l. adatok, szöveg) tömbformátumból, kézírásos, felülírt, korrektúrázott szövegből, diktálás után, megadott szerkesztési utasítások alapján. 62




Önálló vagy részben önálló fogalmazásra csak a beadványok készítése javasolt (pl. kérvény, fellebbezés).

A beadvány (pl. kérelem, fellebbezés) egy lehetséges sémája Hatóság neve Egység neve Személy neve, esetleg beosztása Helységnév Út, utca, hsz. Irányítószám Tárgy: A tárgy megnevezése nagybetűvel kezdődik, és folyamatosan írható a sor végéig, illetőleg hosszabb tárgy esetén a szöveg a megnevezés alatt folytatódik, és pontot nem teszünk a végére Megszólítás! Szöveg (az egyszerű ügyiratoknál, üzleti leveleknél tanult beállításokkal, bekezdésekre tagolással és a mondanivaló kiemelésével) Beadvány esetén a szöveg legalább három bekezdésből áll:   

a probléma felvetése és a kérés/javaslat/panasz/fellebbezés stb. kifejtése, a kérés/javaslat/panasz/fellebbezés stb. indokokkal történő alátámasztása, a szándék megerősítése (mit várunk a hatóságtól, szakigazgatástól, a szolgáltatótól stb.).

Keltezés (a szokott módon) Elköszönő, üdvözlő szó (írásjel nélkül)

Aláírás Azonosító adat (több is lehet, ilyenkor külön-külön sorba kerüljön) Melléklet(ek): ha van

A határozat egy lehetséges formája A határozatot hozó szerv neve Címe Elérhetősége(i) A címzett neve

Az ügy száma: ...................... Ügyintéző: .............................

Helységnév Út, utca, házszám 63


Irányítószám Tárgy: ………………………………………………………………………………. HATÁROZAT A rendelkező rész tartalmazza: › a határozatot hozó szerv egyértelmű döntését, rendelkezését, továbbá › a jogorvoslat lehetőségét, benyújtásának helyét és határidejét, › bírósági felülvizsgálat esetén a tárgyalás tartása iránti kérelem lehetőségéről való tájékoztatást, › az eljárás lefolytatásáért fizetendő illetéknek vagy díjnak az ügyfél vagy központi költségvetés részére történő megfizetésre vonatkozó döntést, › a kötelezettség teljesítésének határnapját vagy határidejét és az önkéntes teljesítés elmaradásának jogkövetkezményeit, ideértve a fizetési kötelezettséget megállapító döntésben a késedelmipótlék-fizetési kötelezettségről és annak mértékéről szóló tájékoztatást, › valamint – bizonyos esetekben – a közérdekű munkával való megváltás szabályaival kapcsolatos tájékoztatást, › a határozatban megállapított fizetési kötelezettség és a fellebbezési illeték vagy díj mértékéről és megfizetésének, lerovásának módjairól szóló tájékoztatást. INDOKLÁS Tartalmazza: › a megállapított tényállást és az annak alapjául elfogadott bizonyítékokat, › az ügyfél által felajánlott, de mellőzött bizonyítást és a mellőzés indokait, › a mérlegelési, méltányossági jogkörben hozott határozat esetén a mérlegelésben, a méltányossági jogkör gyakorlásában szerepet játszó szempontokat és tényeket, › a szakhatósági állásfoglalás indokolását, valamint a szakhatósági megkeresés mellőzésének okát, › az ügyintézési határidő túllépése esetén az ügyintézési határidő leteltének napját, valamint az arról szóló tájékoztatást, hogy az ügyintézési határidőt mely, az ügyfélnek vagy az eljárás egyéb résztvevőjének felróható okból nem tartotta be, vagy hogy a közérdekű munkával való megváltás alkalmazásának van-e helye, › azokat a jogszabályhelyeket, amelyek alapján a hatóság a határozatot hozta, › a hatóság hatáskörét és illetékességét megállapító jogszabályra történő utalást. Keltezés (a döntéshozatal helye és ideje)

Aláírás (a hatáskör gyakorlójának neve, felette a döntést hozó hatóság bélyegzőlenyomata) hivatali beosztása A határozatról értesülnek: 1. A címzett neve, címe 2. Az ügyben érintett további személyek neve, címe 64


3. Az ügyben érintett további hatóságok neve, címe 4. Az eljáró hatóság irattára

A hivatalos szervekkel történő iratok készítése során nem hanyagolható el a jogszabályi háttér elemzése, amelyet a tanulók kiselőadás, prezentáció formájában idézhetnek fel a jogi ismeretek tantárgyban tanultak alapján. A tananyagrész alkalmas arra, hogy éljünk az elektronikusan letölthető nyomtatványok kitöltésének lehetőségével. Erre a www.magyarorszag.hu weboldal ügyintézés/dokumentumok lapjai kínálnak módot. Figyelni kell arra, hogy az online ügyintézéshez felhasználható dokumentumok nem tölthetők le, illetőleg a pdf-formátumban letölthető formanyomtatványok csak kézírással tölthetők ki. Mind a kézírással, mind a számítógéppel kitölthető formanyomtatványok esetén fel kell hívni a tanulók figyelmét az értelemszerű kitöltésre, valamint – különösen kézírás esetén – az esztétikus, olvasható írásformára, számítógépes kitöltés esetén pedig a felesleges formázások (l. pontok, vonalak, szóközök) törlésére. A weblapon való további tájékozódás is hasznos tevékenység lehet, egy-egy jól előkészített – a tanulók életkorához illeszkedő – irányított szituációval, feladattal információ- vagy jogszabálykeresésre, letöltésre, értelemszerű megszerkesztésére teremthet lehetőséget.

65


III. A munkavállalással kapcsolatos iratok A tananyagrész tanításának célja, hogy a tanuló megismerje a munkáltatóval való kapcsolatfelvétel módjait, írásbeli teendőit, különösen az álláspályázathoz kapcsolódóan. El kell érni, hogy a tanuló képes legyen a saját igényeinek, valamint a munkáltató munkaköri elvárásainak megfelelő álláshirdetésre elkészíteni a pályázatát, megírni saját motivációs levelét és szakmai önéletrajzát. Legyen tájékozott a munkaviszony megteremtésének körülményeiben és egyéb, őt érintő munkaügyi kérdésekben. A tananyagrészben fejlesztendő főbb kompetenciák Levelezési ismeretek gyakorlat 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés


FELADATOK Adatbeviteli feladatot végez a tízujjas vakírás technikájával Kezeli a számítógépet és tartozékait Dokumentumot szerkeszt szövegszerkesztő programmal Diktálás után ír és a bevitt dokumentumot megszerkeszti Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megszerkeszti azt Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a munkavállaláshoz kapcsolódó iratokat Levelet fogad és továbbít elektronikusan Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem előírásait Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, valamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket

x x x x x x x x x

SZAKMAI ISMERETEK A dokumentumok típusai, fajtái A dokumentumszerkesztés követelményei A munkaügyi iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei A munkavállalással kapcsolatos iratok A levelezés és elektronikus kapcsolattartás udvariassági szabályai Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai

x x x x x x

SZAKMAI KÉSZSÉGEK A tízujjas vakírás (150 leütés/perc) Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése Írásbeli dokumentumok formázása Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések) SZEMÉLYES KOMPETENCIÁK Mozgáskoordináció Precizitás Monotónia-tűrés

x x x x x x

TÁRSAS KOMPETENCIÁK Irányíthatóság Visszacsatolási készség


Figyelemösszpontosítás Kontroll (ellenőrzőképesség) Eredményorientáltság

x x x

66


A munkaügyi kapcsolat írásbeli formái, a munkáltató és munkavállaló kapcsolatainak síkjai: › › › ›

álláshirdetés, álláspályázat (szakmai önéletrajz, motivációs levél), munkaszerződés, munkaviszony egyéb iratai (l. belső, szervezeti iratok formai szabályai szerint).

A tananyagrészhez kapcsolódóan teret kell adni annak, hogy a tanulók megismerjék a munka világát szabályozó legfőbb rendelkezést, a hatályos Munka törvénykönyve főbb előírásait. Kiselőadás keretében vagy felvetett szituációhoz kapcsolódóan bemutathatják a legfontosabb fejezeteket, de háttérismeretként építeni lehet a Jogi ismeretek tantárgy keretében elsajátított munkajogi tudnivalókra is. Célzottan megfogalmazott kérdések mentén is feleleveníthetőek az ismeretek: -

Ismertesse a munkaviszony keletkezésének lehetséges módjait! Ismertesse a munkaszerződés legfőbb tartalmi elemeit! Mutassa be a munkaidő, pihenőidő, szabadságok fajtáit! Ismertesse a bérezési módokat! Melyek a munkavállaló és munkáltató legfőbb felelősségi körei? Ismertesse a munkaviszony megszűnésének formáit! Stb.

Különösen nagy hangsúlyt kell fektetni az álláspályázat, valamint a hozzá kapcsolódó iratok – szakmai önéletrajz, motivációs levél – elkészítésére. Ennek leghatékonyabb módja, ha a tanult szakterületének megfelelő álláshirdetéseket keresve kiválasztja a számára legszimpatikusabbnak tartott hirdetést, majd elkészíti hozzá a szükséges dokumentumokat. Ehhez számos álláskereső portál felkeresése lehetséges (pl. cvonline.hu, profession.hu, jobline.hu, workania.hu stb.). Az itt meghirdetett elvárások, feladatok megvizsgálása, a hirdetés stílusának elemzése sokat elárul arról a munkahelyről, ahová várják az új munkaerőt. Az interneten rendkívül sok önéletrajz- és motivációs levélminta érhető el, de ezek veszélyére is fel kell hívni a figyelmet. Teljes egészében vagy akárcsak részleteiben felhasználva ezek tartalmát, könnyen sablonossá, semmitmondóvá válhat egy önéletrajz vagy motivációs levél. Segíteni kell a tanulóknak megtalálni az egyéniségükhöz, szakmai tudásukhoz, munkatapasztalatuknak leginkább illő kifejezésformát, illetőleg azt, hogyan tudják egyénivé „varázsolni” önmaguk bemutatását. Ehhez a tanulótársak segítségét is lehet kérni, akik leírják – titkosan vagy név nélkül –, hogyan látják az adott tanulót, mik az előnyös tulajdonságai, esetleg miben kell fejlődnie. Eljátszható a kérdezz-felelek játék is, melyben egyik oldalon az állást kereső, a másik oldalon a felvételi elbeszélgetők ülnek. Ebben a játékban tisztázhatók olyan kérdések, hogy ki mihez ért, mik az elvárásai egy munkakörrel, munkahellyel szemben, milyen céljai vannak stb. Ezek a szerepek sokat segíthetnek abban, hogy a tanulókban kellő önértékelés alakuljon ki, és így készítse az önmaga bemutatását szolgáló dokumentumokat. A tanulók egymás munkáit is véleményezhetik, ki, miért, milyen munkakörben alkalmazná a másikat. Ezzel betekintést nyerhetnek egy-egy várható állásinterjú szituációjába is. A fenti módszerek alkalmazásakor óvatosan kell eljárni, hiszen könnyen sértődés lehet a véleménymondás eredménye. Fel kell hívni a tanulók figyelmét arra, hogy úgy jellemezzék a társukat, ami elősegíti önértékelésüket. 67


Elemezni lehet a különböző formátumú önéletrajzokat, kiemelve ezek előnyeit, hátrányait, az álláspályázat esetén a buktatóit (l. kronologikus, funkcionális; folyamatosan írott vagy nyomtatványszerű forma). A további munkaügyi dokumentumok közül a munkaszerződés készítése érdemel figyelmet. Valamely minta segítségével áttekinthető és tisztázható a munkavállalással kapcsolatos szinte valamennyi fontos kérdés: a munkaszerződés funkciója, érvényessége, jogi háttere, a munkakör megnevezése, munkafeladatok, munkahely, munkabér meghatározása, a foglalkoztatás időviszonyai, a próbaidő kérdése, a munkáltató és munkavállaló kötelezettségei, a munkaviszony megszűnésének körülményei stb., egyúttal feleleveníthetik a Jogi ismeretek órán tanult ismereteket is. Ajánlott tanulói tevékenységformák munkaszerződés készítéséhez:  másolás iratmintáról,  javított, felülírt, korrektúrázott szövegből,  diktálás utáni írás,  szerkesztési utasítások alapján, valamint  megadott szövegrészek, adatok tetszőleges kitöltésével, aktualizálásával.

Javaslatok az ajánlott módszerek felnőttképzésben történő alkalmazására A felnőttképzésben kevesebb kontakt óraszám jut az egyes témakörök, tananyagrészek elsajátítására, miközben a szakképesítés megszerzése érdekében ugyanazokat a szakmai és vizsgakövetelményeket kell teljesíteni. Ugyanakkor ebben a képzési formában nagyobb arányú az egyéni, önálló munka, erőteljesebben kell/lehet építeni a tanuló otthoni feladataira, valamint a megszerzett előzetes ismereteire. A kontakt órákon alkalmazható módszerek, eljárások jelentősen nem különböznek az iskolarendszerű képzésben használt és bevált oktatási módszerektől. A felnőttképzésben a feladat teljes elkészítésére szánt időt és a megoldáshoz kapcsolódó közvetlen ellenőrzést, visszajelzést lehet megspórolni. Ez azonban jó kapcsolat révén, a megfelelően előkészített otthoni feladatokkal, valamint az elektronikusan küldött és a tanár által javított megoldások visszacsatolásával. könnyen pótolható a tanuló és tanár között kialakult Ugyanakkor az önálló, egyéni feladatok meghatározásakor előnyt jelent, ha ismerjük a tanuló egyéni céljait, motivációit, az előzetesen megszerzett tudást, a mindennapi munka tapasztalatait. Ezek lehetnek előnyök az ismeretelsajátítás, készség- és kompetenciafejlesztés folyamatában, ugyanakkor figyelni kell arra, hogy egyes munkahelyen alkalmazott megoldások mennyire felelnek meg a szakmai és vizsgakövetelményeknek, illetőleg az adott szakmában általánosan elvárt igényeknek. Ennek tudatában lehet azt meghatározni – lehetőleg egyénre szabottan –, hogy mit kell csinálnia, mit kell teljesítenie a tanulónak, mik az elvárások, milyen feltételek szükségesek az egyéni, otthoni tanuláshoz, melyek az értékelés szempontjai. A tananyagrészhez ajánlott néhány szakirodalom: Bobbi Linkemer: A jó önéletrajz – fél siker. Park Kiadó, Budapest, 1992. Donald H. Weiss: Hogyan kérdezzük az álláskeresőt? Park Kiadó, Budapest, 1992. Gyalus Katalin: Önéletrajz – Az álláskereső marketing eszköze (internetes megjelenés)

68


Julie Gray: A tökéletes önéletrajz. Egy hivatásos önéletrajzíró tanácsai a tökéletes állás megszerzéséhez. Akadémiai Kiadó, Budapest, 2012. Szép Zsófia–Zsigmond Csaba: Munkaerő-piaci ismeretek, álláskeresési technikák. Eszterházy K. Tanárképző Főiskola, Eger, 1998.

A gyakorlófeladatok összeállításának elemei a vizsgakövetelmények, valamint a témakört érintő vizsgafeladatok szerint Irodai asszisztens központi írásbeli vizsgatevékenysége A vizsgafeladat megnevezése: Szervezeti dokumentumok készítése önálló fogalmazással A vizsgafeladat ismertetése: A szervezet működéséhez, gazdasági, üzleti tevékenységéhez kapcsolódó vagy a vezető szakmai programjának koordinálását, partnerkapcsolatok ápolását szolgáló külső vagy belső irat, kapcsolattartó levél, információs dokumentum, reklám- vagy tájékoztató anyag, körlevél vagy prezentáció készítése önálló fogalmazással a megadott tartalmi szempontok és információk alapján. A vizsgafeladat időtartama: 90 perc A vizsgafeladat értékelési súlyaránya: 25% Irodai asszisztens gyakorlati vizsgatevékenysége A vizsgafeladat megnevezése: Hivatalos, üzleti levél, dokumentum szerkesztése és a kapcsolattartás szabályainak alkalmazása A vizsgafeladat ismertetése: A hardvereszközök és az operációs rendszer előkészítése után egy kb. 1500-2000 leütés terjedelmű, folyamatosan írott vagy részben felülírt, javított, korrektúrázott nyomtatott formátumú szöveget és megadott adatokat – 150 leütés/perc sebességgel – begépeli; a dokumentumot megszerkeszti az üzleti, hivatali élet leveleinek vagy egyéb dokumentumok készítésének szokásai szerint és a megadott utasítások alapján; forrásfájlban előkészített táblázatot vagy adatbázist készít utasítások alapján, valamint felhasználja adatait a dokumentummal összefüggésben; számítógépen előkészített forrásfájlban megadott 10-12 kérdésre (szituációra) számítógép alkalmazásával ad választ a dokumentum tartalmával, funkciójával összefüggésben a dokumentumkészítés, az irat- és irodai eszközkezelés, valamint a munkahelyi kommunikáció témaköréből A vizsgafeladat időtartama: 120 perc A vizsgafeladat értékelési súlyaránya: 20%

69


Ügyviteli titkár központi írásbeli vizsgatevékenysége A vizsgafeladat megnevezése: Hivatalos, üzleti levél, dokumentum készítése A vizsgafeladat ismertetése: Egy kb. 1500-2000 leütés terjedelmű, folyamatosan írott vagy részben felülírt, javított, korrektúrázott, nyomtatott formátumú szöveg és a megadott adatok – 170 leütés/perc sebességű – begépelése; hivatalos, üzleti levél vagy egyéb dokumentum megszerkesztése a hivatalos, üzleti élet leveleinek vagy egyéb dokumentumok készítésének szokásai szerint és a megadott utasítások alapján; a hivatalos, üzleti levél vagy egyéb dokumentum szövege egy részének (pl. bevezetés vagy befejezés stb.) önálló megfogalmazása a tárgyhoz kapcsolódó adatok alapján; forrásfájlban előkészített táblázat vagy adatbázis készítése utasítások alapján, valamint az adatok felhasználása a dokumentummal összefüggésben; a táblázat, az adatok beillesztése a dokumentum megadott helyére; a hivatalos, üzleti levelet vagy egyéb dokumentum mentése, archiválása, nyomtatása A vizsgafeladat időtartama: 180 perc A vizsgafeladat értékelési súlyaránya: 35% Ügyviteli titkár gyakorlati vizsgatevékenysége A vizsgafeladat megnevezése: Külső vagy belső szakmai rendezvény alapdokumentumának elkészítése A vizsgafeladat ismertetése: A hardvereszközök és az operációs rendszer előkészítése, kezelése után a vizsgázó tartalmi és formai utasítások alapján egy külső vagy belső szakmai rendezvény alapdokumentációjának elkészítése (forgatókönyv vagy szakmai programterv); a kapott utasítások alapján a rendezvény lebonyolításához információ keresése az interneten; megadott adatok birtokában költségkalkuláció készítése; a program ismeretében tájékoztató körlevelet vagy meghívót szerkeszt a résztvevőknek, közreműködőknek; a hirdetések vizuális hatáselemeit felhasználva rövid hirdetés fogalmazása; illetve a vizuális céges arculati elemeket felhasználva három-négy diából álló prezentáció készítése a rendezvényről. A vizsgafeladat időtartama: 240 perc A vizsgafeladat értékelési súlyaránya: 35%

70


A levélkészítés feladatának lehetséges elemei 1. Szituáció megfogalmazása, melynek során a tanuló a közlési szándéknak és a kapcsolat jellegének, a kommunikációban betöltött szerepének megfelelő információt kapja meg. 2. A dokumentum mentésére szolgáló információk megadása (mentés, fájlnév). 3. A levél adatainak meghatározása:  a feladó adatai,  a címzett adatai,  a postai kezelésre vonatkozó utasítás,  iratkezelési adatsor (keltezés, iktatószám, ügyintéző stb.),  tárgy meghatározása,  aláírás adatai (név, beosztás),  melléklet. 4. A levél szövegének meghatározása – a feladat jellege szerint:  másolás (tömb formában),  javított, felülírt, korrektúrázott szöveg(rész) javítása, módosítása, másolása,  forrásfájlban megadott szöveg beillesztése a dokumentum megadott helyére,  diktálás utáni írás,  önálló megfogalmazáshoz megadott tartalmi utasítások. 5. A levélforma kialakítására, a szöveg megszerkesztésére vonatkozó utasítások – a tanult levélformával összhangban (l. oldalbeállítás, dokumentum karakterei, elválasztás alkalmazása, sorrendezés, sortávolság, élőfej, élőláb kialakítása, megszólítás, üdvözlési formula alkalmazása, felsorolás kialakítása, táblázat beszúrása a szövegszerkesztőből, hasáb kialakítása, kép vagy más objektum beszúrása, formázása stb. – a szövegszerkesztő program által kínált funkcióknak megfelelően). 6. Táblázatkezelési feladat meghatározása (táblázat kialakítása, alapvető számítási műveletek függvények és egyéni képletek alkalmazásával, diagram készítése stb.), valamint bizonyos részének beszúrása, elhelyezése a levél meghatározott részéhez. 7. Adatbázis-kezelési feladat meghatározása (mezők felvétele, adattábla kitöltése, szűrés, rendezés, űrlap, jelentés készítése), bizonyos elemének beillesztése a levél meghatározott részéhez. 8. Körlevélfeladat meghatározása (adatbázis készítése, törzsdokumentum létrehozása, egyesítés elvégzése). 9. Forrásfájlban (táblázat, adatbázis) megadott iktatókönyv mezőinek kitöltése, adatainak felhasználása a levélkészítés során.

71


A tanulási eredmények méréséhez ajánlott feladatok 1. feladat Ön az egyik szakközépiskola tanulója. Az intézmény alapítványi keretéből lehetősége van a tanulmányaihoz szükséges könyvek, szakirodalom, egyéb tanulást segítő kiadványok vásárlásához támogatást kérni. A kérelemhez csatolnia kell egy nyilatkozatot is. Készítse el az iratot a tanult egyszerű ügyiratformában a levelezési szokások betartásával! -

Jelentse ki, hogy a kérelem alátámasztásául szolgáló dokumentumok valós tényeket tartalmaznak, ellenkező esetben tudomásul veszi a támogatásul kapott pénzösszeg visszafizetését.

-

Jelezze azt is, hogy amennyiben a szociális helyzetében változás állna be, 15 napon belül jelzi az alapítvány kuratóriumának.

-

Ügyeljen a szükséges adatok feltüntetésére, a hiányzók tetszés szerinti pótlására, a szöveg tartalomnak megfelelő tagolására és a lényeges információk kiemelésére!

-

Mentse a dokumentumot a saját mappájába Saját név_nyilatkozat_ néven a szövegszerkesztő alapértelmezett formátumában!

A feladat megoldási javaslata Nyilatkozat A D Szakközépiskola XY alapítványához kérelmet nyújtottam be, amelyben tanulmányaimat segítő kiadványok, könyvek, szakirodalmak vásárlásának támogatását kértem. Kijelentem, hogy a kérelmemhez csatolt dokumentumok valós tényeket tartalmaznak. Tudomásul veszem, hogy valótlan adatokon alapuló dokumentumok benyújtása esetén a kapott támogatást vissza kell fizetnem, továbbá, hogy a szociális helyzetemben történő változást – a változás bekövetkezését követő 15 napon belül – jelzem az alapítvány kuratóriumának. Helységnév,

<évfolyam, ágazat/szak> megnevezése

72


2. feladat Ön egy korszerű technológiát alkalmazó építési vállalkozás titkára/asszisztense. Intelligens házak címmel kiállítást szerveznek, melynek nyilvános meghívóját Önnek kell elkészítenie. Szerkessze meg a dokumentumot az alábbi utasítások szerint és a feladatsor végén található szöveg felhasználásával! 1. Mentse a dokumentumot a saját mappájába a szövegszerkesztő alapértelmezett formátumában! A fájl neve: Saját név_ legyen! 2. A dokumentumra vonatkozóan végezze el az oldalbeállítást az alábbiak szerint: - alsó és felső margó: 2,2 cm - bal és jobb margó: 2 cm - élőfej-élőláb távolsága a lapszéltől: 1,3 cm 3. Gépelje be – a bekezdések megtartásával – a feladatsor végén található szöveget! A betű típusa: Arial, mérete: 11 pt legyen. A sorokat szimpla sortávolsággal írja, a bekezdések után állítson be 12 pt értékű térközt, s rendezze azokat sorkizártra! A dokumentum egészére állítson be automatikus elválasztást, az elválasztási zóna: 0,5 cm legyen! 4. Élőfejbe szúrja be WordArt-tal a INTELLIGENS HÁZAK szöveget tetszőleges WordArt stílussal, majd formázza meg a következőképpen:  a betű típusa: Arial Narrow; mérete: 28 pt, nagybetűs, dőlt stílusú;  kitöltés színe: kék;  magassága 1,2 cm, szélessége 10 cm;  igazítsa középre, utána 24 pt térköz legyen! 5. A begépelt szöveg elé új bekezdésbe írja be a rendezvény időpontját: 20... április 2-8., alá a helyszínét: VÁSÁRTÉR, Budapest! A bekezdéseket rendezze középre, előtte és utána állítson be 12 pt térközt, s a karaktereket formázza az alábbiak szerint: Book Antiqua, 12 pt, félkövér, kék, árnyékolt hatású! 6. A kiállítás témaköreit rendezze egymás alá, középre; formázza kék színűre, félkövér stílusúra! A témakörök között a 0 pt-os térközt állítson be, a bekezdéseket jobbról és balról húzza be 1 cmrel! A témaköröket együtt keretezze 1,5 pt méretű, kék színű, árnyékolt hatású szegélyvonallal! A bekeretezett rész mintázata halványkék színű legyen! 7. Az új technológia alkalmazási köreire alakítson ki felsorolást; a felsorolások között állítson 0 pt térközt (a bevezető mondat utáni térköz változatlan)! A felsorolásjel jobbra mutató nyíl stílusú legyen! Helyzete: behúzás 1 cm, a tabulátor és a szöveg helyzete: 1,6 cm. 8. A ClipArt-gyűjtemény „házak” témaköréből szúrjon be egy képet a felsorolás után! Igazítsa középre; magassága: 4 cm, rögzített méretarány beállításával! 9. A kép alá szúrja be az Intelligens házak képfeliratot (törölve a sorszámot), formázza Arial típusú és 10 pt méretű karakterekkel! 10. A képaláírás alatt helyezze el a következő, figyelemfelhívást: Látogasson el kiállításunkra, hogy még a tervezés előtt segíthessünk Önnek! Igazítsa középre, formázza félkövérre, kék színűre, és a teljes mondatot húzza alá kék színű, hullámos vonallal (a betűtípus és a betűméret megegyezik a 2. pontban leírtakkal)! Térköz előtte és utána 12 pt.

73


11. A „Figyelmébe ajánljuk…” kezdetű mondatban emelje ki a kiállítás címét kék színű, félkövér, kiskapitális stílussal! Ezenkívül legalább két helyen alkalmazzon kék színű, félkövér stílusú kiemelést! 12. Készítsen élőlábat, és a bal margóhoz írja be Saját nevét, a jobb margóhoz szúrja be az aktuális dátumot! Formázza meg tetszőlegesen (betűtípus, -méret, mintázat, szegély)! 13. Mentse el a dokumentumot, és nyomtassa ki! A dokumentum szövege Legyen szó intelligens épület tervezéséről, teljes körű kivitelezéséről vagy lakásának automatizálásáról, mi igényei szerint megvalósítjuk. Csapatunk 100%-osan rugalmas, a felújításokat, kiegészítéseket a meglévő rendszerekhez hozzáigazítjuk, illetve új épületeknél a megrendelő igényeinek megfelelően, a tulajdonos elvárásai szerint személyre szabjuk. Figyelmébe ajánljuk Intelligens házak című kiállításunkat, ahol az épületeket az alábbi témakörökben kívánjuk bemutatni: Fűtés- és hűtésoptimalizálás Intelligens víz- és öntözőrendszerek a házban és a ház körül Villamosság és árnyékolástechnika Intelligens szellőztető- és porszívórendszerek Az EnOcean technológiát használó építési módszerek egyre szélesebb körben terjednek el, amelyek igen nagy érdeklődésre tarthatnak számot az építők és építtetők körében egyaránt. Az új technológia hasznosítható többek között: családi házaknál, lakásoknál; irodáknál, irodaházaknál; ipari és speciális feladatot ellátó ingatlanoknál; mezőgazdasági létesítményeknél; közintézményeknél stb.

74


A feladat megoldási javaslata

20... április 2-8. VÁSÁRTÉR, Budapest Legyen szó egy intelligens épület tervezéséről, teljes körű felépítéséről, kivitelezéséről, lakásának automatizálásáról, mi igényei szerint megvalósítjuk. Csapatunk 100%-osan rugalmas, a felújításokat, kiegészítéseket a meglévő rendszerekhez hozzáigazítjuk, illetve új épületeknél a megrendelő igényeinek megfelelően, a tulajdonos elvárásai szerint személyre szabunk. Figyelmébe ajánljuk INTELLIGENS alábbi témakörökben kívánjuk bemutatni:

HÁZAK

című kiállításunkat, ahol az épületeket az

Fűtés- és hűtésoptimalizálás Intelligens víz- és öntözőrendszerek a házban és a ház körül Villamosság és árnyékolástechnika Intelligens szellőztető- és porszívórendszerek Az EnOcean technológiát használó építési módszerek egyre szélesebb körben terjednek el, amelyek igen nagy érdeklődésre tarthatnak számot az építők és építtetők körében egyaránt. Az új technológia hasznosítható többek között:     

családi házaknál, lakásoknál; irodáknál, irodaházaknál; ipari és speciális feladatot ellátó ingatlanoknál; mezőgazdasági létesítményeknél; közintézményeknél stb.

Intelligens házak

Látogasson el kiállításunkra, hogy még a tervezés előtt segíthessünk Önnek!

Saját név

75


76


3. feladat Ön a pécsi Hegyháti Kft. irodai asszisztense/titkára. Cégük belső auditot készít elő, melyről körlevélben tájékoztatják valamennyi egységüket. Fogalmazza meg a belső tájékoztatást tartalmazó törzsdokumentumot a gyakorlati életben elvárt tartalmi, nyelvi, nyelvhelyességi követelményeknek megfelelően! Készítsen adatbázist a címzettek adatairól, majd egyesítse az adatokat és a törzsdokumentumot! A tájékoztatás az alábbiakat tartalmazza: 1. Hivatkozás a cég Belső Ellenőrzési Kézikönyvének 3. §-ára, amely kötelezően előírja, hogy 2 évenként ellenőrzést kell tartani a cég pénzügyi, irányítási és kockázatkezelési rendszeréről, valamint a humánerőforrás helyzetéről! 2. Kérje az egységvezetőket, hogy készítsék el az elmúlt időszakra vonatkozóan a beszámolójukat. Ehhez csatolják a szükséges sablont, de elektronikusan is megküldik a következő napokban. 3. Jelezze, hogy egyes kérdések tisztázásához, illetőleg a sablon kezeléséhez segítséget lehet kérni a minőségbiztosítási osztály munkatársaitól. 4. A beszámoló elkészítésének határideje: a tájékoztató megírásától számított két hét (itt pontos dátumot írjon), melynek betartása fontos! 5. Záradék, megerősítés: a gondosan elkészített beszámolók hozzájárulhatnak a cég eredményességéhez. Cégük adatai: Hegyháti Kft. 7633 Pécs, Fenyő u. 41. Telefon: 72/242-252 E-mail: [email protected] Honlap: www.hegyhat.hu A címzettek adatai – adatbázis létrehozásával (készülhet szövegszerkesztő, táblázat- vagy adatbáziskezelő programmal): Hat egység megnevezése – tetszőleges adatokkal Az egységvezető neve, beosztása Szerkessze meg a belső tájékoztatót a gyakorlati életben elvárt formai követelményeknek megfelelően! Gondoskodjon a dokumentum mentéséről, amit e-mailben is el kell küldenie a megadott címre! Törekedjen a levél esztétikus formázására, és ügyeljen a következőkre: 1. A dokumentum mentése a saját mappájába: Saját név_tájékoztató néven! 2. Élőfejben cégjelzés kialakítása a cégük adatainak tetszőleges elrendezésével és formázásával. Az élőfejet zárja le alul egy szegélyvonallal! 3. Élőlábban – tetszőleges felső szegély alkalmazásával és a levél szövegéhez képest kisebb betűmérettel – a bal margóhoz igazítva írja be a nevét, jobb margóhoz igazítva szúrja be az aktuális dátumot! 4. A tájékoztató Helyben készül, a mai napon. 5. Az irat címét határozza meg a szöveg mondanivalója alapján! 6. Írjon megszólítást és elköszönő, üdvözlő formulát is az irat megfelelő helyére! 7. Az iratot Rácz Tamás ügyvezető igazgató írja alá. 77


8. Mellékletet is tüntessen fel! 9. Alakítson ki a tartalomhoz illeszkedően bekezdéseket! 10. Emelje ki az irat lényeges mondanivalóit! 11. Mentse a dokumentumot, és küldje el e-mailben a megadott címre!

A feladat megoldási javaslata Hegyháti Kft. 7633 Pécs, Fenyő u. 41. Telefon: 72/242-252 E-mail: [email protected] Honlap: www.hegyhati.hu <Egység megnevezése> <Egységvezető neve> Helyben Tájékoztató belső ellenőrzés előkészítéséről Tisztelt Egységvezetők! Cégünk Belső Ellenőrzési Kézikönyvének 3. §-a kötelezően írja elő, hogy 2 évenként ellenőrzést kell tartanunk a szervezet pénzügyi, irányítási és kockázatkezelési rendszeréről, valamint a humánerőforrás helyzetéről. Ennek értelmében kérem, készítsék el az elmúlt időszakra vonatkozóan a beszámolójukat. Segítségképpen csatoljuk a szükséges sablont, amit a következő napokban elektronikusan is megküldünk Önöknek. Az egyes kérdések tisztázásához, illetőleg a sablon kezeléséhez a minőségbiztosítási osztály munkatársai segítséget adnak. A beszámoló elkészítésének határideje: 20……………………., kérem ennek pontos betartását! Bízom benne, hogy a gondosan elkészített beszámolók is hozzájárulnak majd a cég eredményességéhez. Helyben, 20… Üdvözlettel

Rácz Tamás ügyvezető igazgató Melléklet: beszámoló sablonja <Saját név>

78


4. feladat Ön egy lakáskiegészítőket forgalmazó kft. irodai asszisztense/titkára. Termékeik bővüléséről tájékoztatják egyik partnerüket. Készítse el a levelet a levelezési szokásoknak megfelelően az alábbi adatok, valamint a feladatsor végén található szöveg felhasználásával! 1. 2.

A levél dokumentumát mentse Saját név_ néven a fenti mappába! A dokumentum egészére vonatkozóan végezze el az alábbi beállításokat:

3.

– oldalbeállítás: alsó, felső margó 2,2 cm, a jobb és bal oldali margó 2 cm; – élőfej és élőláb távolsága a lapszéltől: 1,3 cm; – betűtípus: Arial, betűméret: 11 pt legyen; – a szöveg szimpla sortávolsággal, sorkizárt rendezéssel készüljön; – alkalmazzon automatikus – szükség esetén – kézi elválasztást! A feladatban a levél egyes részeire vonatkozóan ettől eltérő beállítások lehetnek! Készítsen élőfejet, amelybe a feladó adatait helyezze el az alábbiak szerint: – – – – –

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

igazítsa a cég nevét és adatait középre; a cégadatok karakterei sötétvörös színűek legyenek; a cég nevét formázza félkövér stílussal; a KARPET-STYLE KFT. cégnévben növelje a betűméretet 14 pt értékűre és formázza nagybetűsre; az élőfej alatt helyezzen el egy 0,75 pt vastagságú, folyamatos dupla stílusú, sötétvörös színű szegélyvonalat; az utolsó bekezdés után állítson be 24 pt mértékű térközt!

A levél adatait helyezze el az üzleti levél formája szerint, az adatok között alkalmazza a megfelelő térközöket! Gépelje be a levél szövegét! Értelmezze a szöveg tartalmát, tagolja bekezdésekre, közöttük a levél szabályainak megfelelő térközöket alkalmazzon! Emelje ki a szövegben a lényeges mondanivalót! Írjon megszólítást és elköszönést a levél megfelelő helyére! A szövegben a legjellemzőbb négy termékcsoportra alkalmazzon felsorolást, melynek jelét és beállításait tetszőlegesen válassza meg! A bekezdések között 0 pt értékű térköz legyen. A felsorolások mellé, jobbra igazítva szúrjon be ClipArt-ból egy „szőnyeg” témájú képet! A méretét – rögzített méretarány megtartásával – igazítsa a felsorolások magasságához! Mentse, majd nyomtassa ki a munkáját!

79


A levél adatai: A levelet küldi:

Karpet-Style Kft. 9012 Győr, Testvéri út 8. Telefon: (96) 756-021 E-mail: [email protected] Honlap: www.karpet-style.hu

A levél kelte: Iktatószám: Ügyintéző: A címzett neve:

Győr, 76/20... Saját név HÁZÉPÍTŐK KFT. Varga Zoltán cégvezető 4050 Debrecen, Fellegi út 6/A Tájékoztatás lakáskiegészítőkről Teremi Tamás üzletágvezető képes árjegyzék

címe: A levél tárgya: A levelet aláírja: Melléklet: A levél szövege:

Engedje meg, hogy bemutassam Önnek a KARPET-STYLE kereskedelmi hálózatot, amely meghatározó szerepet tölt be Közép-Európa laminált padló, szőnyeg, PVC-padló, függöny és az ezekhez tartozó kiegészítő termékek kereskedelmi piacán. Magyarországon kívül további öt ország 138 áruházában vásárolhatják meg a fogyasztók a kedvező árú és kiváló minőségű termékeket. A KARPETSTYLE KFT. kínálata négy alappilléren nyugszik: szőnyeg, padlószőnyeg, PVC padló, laminált padló. A fogyasztók egyre növekvő igényeit kívántuk kiszolgálni, mikor bevezettük a függöny termékcsoportot, ezáltal megteremtettük a lehetőségét annak, hogy padlóburkoló jellegű szakkereskedő láncból lakberendezési szakáruház hálózatává váljunk. A függönyök mellett folyamatosan megjelentek az asztalterítők, fürdőszobai szőnyegek, plédek, párnák és törölközők is. Az elmúlt év tavaszán a KARPET-STYLE termékpalettája 150-féle különlegesen szép tapétával gyarapodott, így megjelent egy újabb termékcsoport, amelyben a divat szerepe az egyik legfontosabb szempont. A magas színvonalú termékeket elérhető áron, fix kollekciókban értékesítjük. Kérem, győződjön meg erről Ön is, hiszen a levelünkhöz csatolt képes árjegyzékben termékeink széles skáláját megtalálhatja. További információért keressen bennünket a fenti elérhetőségeken.

80


A feladat megoldási javaslata

KARPET-STYLE KFT. 9012 Győr, Testvéri út 8. Telefon: (96) 756-021 E-mail: [email protected] Honlap: www.karpet-style.hu HÁZÉPÍTŐK KFT. Varga Zoltán cégvezető

Győr, Iktatószám: 76/20... Ügyintéző: <Saját név>

Debrecen Fellegi út /A 4050 Tárgy: Tájékoztatás lakáskiegészítőkről Tisztelt Cégvezető Úr! Engedje meg, hogy bemutassam Önnek a KARPET-STYLE kereskedelmi hálózatot, amely meghatározó szerepet tölt be Közép-Európa laminált padló, szőnyeg, PVC-padló, függöny és az ezekhez tartozó kiegészítő termékek kereskedelmi piacán. Magyarországon kívül további öt ország 138 áruházában vásárolhatják meg a fogyasztók a kedvező árú és kiváló minőségű termékeket. A KARPET-STYLE KFT. kínálata négy alappilléren nyugszik:    

szőnyeg, padlószőnyeg, PVC padló, laminált padló.

A fogyasztók egyre növekvő igényeit kívántuk kiszolgálni, mikor bevezettük a függöny termékcsoportot, ezáltal megteremtettük a lehetőségét annak, hogy padlóburkoló jellegű szakkereskedő láncból lakberendezési szakáruház hálózatává váljunk. A függönyök mellett folyamatosan megjelentek az asztalterítők, fürdőszobai szőnyegek, plédek, párnák és törölközők is. Az elmúlt év tavaszán a KARPET-STYLE termékpalettája 150-féle különlegesen szép tapétával gyarapodott, így megjelent egy újabb termékcsoport, amelyben a divat szerepe az egyik legfontosabb szempont. A magas színvonalú termékeket elérhető áron, fix kollekciókban értékesítjük. Kérem, győződjön meg erről Ön is, hiszen a levelünkhöz csatolt képes árjegyzékben termékeink széles skáláját megtalálhatja. További információért keressen bennünket a fenti elérhetőségeken. Üdvözlettel

Teremi Tamás üzletágvezető Melléklet: képes árjegyzék 81


Írásmunkák értékelési-osztályozási táblázata1 (ajánlás) 1. Minta utáni másolás, valamint folyamatosan írott, nyomtatott szöveg másolása és formázása esetén

Leütésszám

Jeles 0,01%

Jó 0,02%

300

0

-

400

0

600

Osztályzat Közepes 0,03% Hibaszám

Elégséges 0,04%

Elégtelen 0,05%-től

1

-

2-

-

1

2

3-

0

1

-

2

3-

800

0

1

2

3

4-

900

0

1

2

3

4-

1000

0-1

2

3

4

5-

1100

0-1

2

3

4

5-

1200

0-1

2

3

4

5-

1300

0-1

2

3

4-5

6-

1400

0-1

2

3-4

5

6-

1500

0-1

2-3

4

5-6

7-

1600

0-1

2-3

4

5-6

7-

1700

0-1

2-3

4-5

6

7-

1800

0-1

2-3

4-5

6-7

8-

1900

0-1

2-3

4-5

6-7

8-

2000

0-2

3-4

5-6

7-8

9-

Hiba:  a gépelési munkák értékelésében alkalmazott hibázási esetek és hibafajták – hibánként 1 hiba;  a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;  a szerkesztési műveletek helytelen vagy hiányos alkalmazása (pl. enter használata térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

1

A javaslat az órai munkák értékelésére vonatkozik!

82


2. Diktálás utáni vagy kéziratos, felülírt, korrektúrázott szöveg írása és iratformázása esetén

Leütésszám

Jeles 0,01%

Jó 0,02-0,03%

300

0

-

600

0

800

Osztályzat Közepes 0,04% Hibaszám

Elégséges 0,05-0,06%


1

2

3-

1

2

3

4-

0

2

3

4

5-

900

0

1-2

3

4-5

6-

1000

0-1

2-3

4

5-6

7-

1200

0-1

2-3

4

5-7

8-

1300

0-1

2-3

4-5

6-7

8-

1400

0-1

2-4

5

6-8

9-

1500

0-1

2-4

5-6

7-9

10-

1700

0-1

2-5

4-6

7-10

11-

1800

0-1

2-5

6-7

8-10

11-

1900

0-1

2-5

6-7

8-11

12-

2000

0-2

3-6

7-8

9-11

12-

Hiba: - a gépelési munkák értékelésében alkalmazott hibázási esetek és hibafajták – hibánként 1 hiba; -

a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;

-

a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter használata térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

-

helyesírási hiba – hibánként 1 hiba;

-

javítatlan korrektúra – esetenként 1 hiba.

83


3. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 1. változat

Leütésszám

Jeles 0,01-0,02%

Jó 0,03-0,04%

300

0

1

600

1

800

Osztályzat Közepes 0,05-0,06% Hibaszám

Elégséges 0,07-0,08%


-

2

3-

2

3

4

4-

1

2-3

4

5-6

7-

900

1

2-3

4-5

6-7

8-

1000

2

3-4

5-6

7-8

9-

1200

2

3-4

5-7

8-9

10-

1300

2

3-5

6-7

8-10

11-

1400

2

3-5

6-8

9-11

12-

1500

3

4-6

7-9

10-12

13-

1700

3

4-6

7-10

11-13

14-

1800

3

4-7

8-10

11-14

15-

1900

3

4-7

8-11

12-15

16-

2000

4

5-8

9-11

12-16

17-

Hiba: - l. fent a gépelési munkák értékelésekor alkalmazott hibázási esetek és hibafajták – hibánként 1 hiba; -

a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;

-

a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter használata térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

-

helyesírási hiba – alkalmanként 1 hiba;

-

nyelvhelyességi és stilisztikai hiba – esetenként 1 hiba;

-

tartalmi pontatlanság (hiányos tartalom vagy fölösleges – a jelentést befolyásoló –adathasználat, a tartalom helytelen értelmezésének eltérései) – esetenként 1 hiba.

84


4. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 2. változat Sorszám

A feladat megnevezése

Adható pontszám

Az irat adatai 1. A feladó adatai élőfejben (név, cím, telefonszám, e-mail, honlapcím, skype) feltüntetése 2. Élőláb adatai (pl. sürgős, bizalmas, belső használatra, egyéb információk stb.) feltüntetése 3. A címzett adatai (név, egység, csoport, beosztás megnevezése) 4. Iratkezelési adatok (keltezés, iktatószám, ügyintéző) 5. Postai kezelés utasításai 6. Tárgy megnevezése, elhelyezése 7. Megszólítás elhelyezése, helyesírása 8. Elköszönés, üdvözlés 9. Aláírás (személy, beosztás) 10. Melléklet Az irat tartalmi követelményei 11. A szöveg tartalma (a megadott információk függvényében): hivatkozás előzményekre, a megkeresés oka, figyelemfelhívás, tájékoztatás – a közlés szándéka szerint – záró gondolatok. Az irat nyelvi követelményei 12. Fogalmazás szabatossága 13. Hivatalos stílus alkalmazása 14. Nyelvhelyesség, szakmai szókincs alkalmazása 15. Helyesírás Adatbevitel minősége (l. gépelési hibák) Az irat formai követelményei (feladattól függően) 16. Mentés, fájlnév 17. Oldalbeállítás 18. Az élőfej esztétikus megformázása; szegély, logó (kép) elhelyezése 19. Az élőláb esztétikus megformázása, szegély 20. Bekezdések alkalmazása 21. Térköz beállításai (az adatok és a szöveg bekezdései között) 22. Kiemelések alkalmazása 23. Elválasztás alkalmazása 24. Sorrendezés (sorkizárt) 25. Egyéb formázási utasítások (felsorolás, kép, hasáb stb.) 26. Nyomtatás Összesen:

5 3 3 3 2 2 2 2 2 2 15

5 3 5 7 10 2 2 5 2 2 5 2 1 1 6 1 100

Osztályozási javaslat (a komplex írásbeli vizsgatevékenység értékelésének mintájára) 85


81 – 100% 71 – 80% 61 – 70% 51 – 60% 0 – 50%

jeles (5) jó (4) közepes (3) elégséges (2) elégtelen (1)

A témakör tanításához ajánlott szakirodalom (pedagógusok számára) A Levelezési ismeretek gyakorlata tantárgy teljes tartalmát lefedő szakirodalom, tankönyv sajnos nem áll rendelkezésünkre, de még olyan sem, amely egy-egy tananyagelemét teljes terjedelmében tartalmazná. Különösen hiányzik a tanárok, tanulók számára feladatokat tartalmazó gyűjtemény. D. Mónus Erzsébet, Dobi Tibor: Ügyintézői ismeretek, Képzőművészeti Kiadó (2006) Freisinger Edéné: Levelezési ismeretek. Nemzeti tankönyvkiadó, Bp., 1996. Grezner Ferenc: Word leveleskönyv. Szak Kiadó Kft., Bicske, 1997. Honffy Pál: Levelezési tanácsadó. KJK Kiadó, 1998. Ipcsics Csilla–Gecseg Judit: Gyakorlati tanácsok levelezéshez. Műszaki Könyvkiadó, Budapest, 2006. Kaluczkyné Venczler Mária: Hivatalos levelezés. SZIE GTK VTI Interschool, Bp., 2003. Külkereskedelmi levelezés (Írta: Bánréviné Tóth Magdolna-Völgyiné dr. Szűcs Emőke). KOTK, Budapest, 1998. Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve. Raabe Kiadó, Bp., 2000. 1000 üzleti levélminta (Szerk.: Fehér István, Cseh Irén, Gál Tibor). Jogi Kiadó, Bp., 1999. Üzleti levelezés a gyakorlatban (Szerk.: F. Dornbach Mária). Verlag Dashöfer Szakkiadó Kft. & T. Bt., Bp., 2002. https://tananyagbank.nive.hu/ CD-jogtár (a témakörökhöz kapcsolódó jogszabályokkal)

A témakör tanulásához ajánlott szakirodalom (tanulók számára) D. Mónus Erzsébet, Dobi Tibor: Ügyintézői ismeretek, Képzőművészeti Kiadó (2006) Honffy Pál: Levelezési tanácsadó. KJK Kiadó, 1998. CD-jogtár (a témakörökhöz kapcsolódó jogszabályokkal)

86

MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ a szakközépiskolai kerettantervek közös szakmai tartalmának alkalmazásához. ÜGYVITEL Gyakorlati témakörök

Recommend Documents