Modelstatuten voor basisbibliotheken
In opdracht van het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing Den Haag, 28 oktober 2004 Zunderdorp Beleidsadvies & Management Mr. J.W. Meuter en dr. Alinda van Bruggen
Modelstatuten voor basisbibliotheken Ten geleide Bij bibliotheekvernieuwing gaat het primair om inhoudelijke vernieuwing. De (basis)bibliotheek van de toekomst kan een spilfunctie gaan vervullen in het lokale netwerk van culturele en informatieve voorzieningen. Schaalvergroting en fusering van bestaande bibliotheekorganisaties is geen doel van de bibliotheekvernieuwing, maar vaak wel een voorwaarde of mogelijkheid om de nieuwe rol beter te kunnen invullen. Actief cultureel ondernemerschap, dat van de bibliotheek van de toekomst wordt verwacht, vereist een zekere zelfstandigheid, efficiency en daarmee een zekere schaalgrootte. In de praktijk blijkt dat de bibliotheekvernieuwing in veel plaatsen een keuze met zich meebrengt voor schaalvergroting door middel van fusering van bestaande bibliotheekorganisaties. Waar deze keuze wordt gemaakt dienen statuten voor de nieuwe basisbibliotheek te worden vastgesteld. Diverse basisbibliotheken hebben daarin al voorzien, maar op de vele plaatsen waar men nog niet zover is leven vragen over de meest geschikte organisatie- en juridische modellen. Het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing wil de lokale bibliotheekorganisaties ondersteunen bij het maken van de keuze voor een organisatiemodel en het (laten) opstellen van de bijbehorende statuten. Daartoe zijn deze richtinggevende voorbeeldstatuten geformuleerd. Vanzelfsprekend zijn deze voorbeeldstatuten niet bedoeld als een dwingend kader. Eigen beslissingsbevoegdheid en lokaal maatwerk zijn immers kernbegrippen in de bibliotheekvernieuwingsoperatie. Wel beogen de voorbeeldstatuten de betrokkenen bij de oprichting van basisbibliotheken bewust te maken van een aantal principiële varianten en de consequenties daarvan. Twee juridische modellen Er zijn modelstatuten opgesteld voor twee verschillende juridische modellen: 1. Basisbibliotheek met statutaire directie + Raad van Toezicht 2. Basisbibliotheek met bestuur + directeur/werknemer1. In de praktijk is het mogelijk dat bij de uitoefening van het dagelijkse werk de juridische verschillen tussen beide modellen niet of nauwelijks ervaren worden. Toch is de keuze belangrijk, met name voor de volgende onderdelen: 1. Zeggenschap en initiatiefrecht, indien beleidsmatige keuzes gemaakt moeten worden; 2. Aansprakelijkheid / eindverantwoordelijkheid / overige consequenties bij faillissement; 3. Arbeidsrechtelijke positie van de directie.
1
In het bibliotheekveld bestaat enige spraakverwarring over de verschillende juridische modellen. Zo wordt gesproken over het Raad van Toezicht-model, het Raad van Beheer-model, een-, twee of drielagen modellen et cetera. In het rapport Basis voor Bibliotheken wordt op p.13 helder uitgelegd waarop deze termen betrekking hebben en wat de wezenlijke verschillen tussen de alternatieve juridische modellen zijn.
2
Verschillen tussen de modellen Ad. 1 Zeggenschap en initiatiefrecht, indien beleidsmatige keuzes gemaakt moeten worden. In model 1 – de basisbibliotheek met statutaire directie en een Raad van Toezicht - heeft de statutaire directeur inzake beleidsmatige keuzes zeggenschap en initiatiefrecht, met uitzondering van een drietal besluiten. De Raad van Toezicht heeft alleen een vetorecht met betrekking tot de rechtshandelingen vermeld in artikel 7, leden 3 en 4. Voor een drietal besluiten heeft de Raad van Toezicht wel initiatiefrecht: a. wijziging van de dienstverlening in het servicegebied (incl. besluit tot sluiting van een vestiging in een bepaalde gemeente), zie artikel 12, lid 2 sub b. b. besluiten tot statutenwijziging, zie art 12 overige leden; en c. besluiten tot ontbinding (idem). Er bestaat geen gezagsverhouding tussen directie en Raad van Toezicht met betrekking tot de normale bestuurshandelingen, waarvoor zij geen vetorecht hebben. De Raad van Toezicht heeft natuurlijk wel de bevoegdheid om de directie te ontslaan. (ultieme middel). In model 2 komen alle bevoegdheden toe aan het bestuur. De directeur/werknemer is slechts uitvoeder en kan dagelijks aangestuurd worden. Er is sprake van een permanente gezagsverhouding. Een verschil tussen de beide modellen dat hieruit voortvloeit betreft onder meer de bevoegdheid tot het benoemen en ontslaan van personeel. In het eerste model is het de Raad van Toezicht die een statutair directeur benoemt. Een op deze wijze benoemde statutaire directeur/bestuurder is vervolgens –zonder externe beperkingen -bevoegd tot alle rechtshandelingen, daaronder begrepen het aangaan, wijzigen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten met overige personeelsleden (n.b.: zijn eigen benoeming/vaststelling arbeidsvoorwaarden daar niet onder begrepen). Voor belangrijke besluiten is echter vanuit een actuele “Public Governance” gedachte (goed ondernemingsbestuur/toezichthoudende verantwoordelijkheid) voor bepaalde belangrijke besluiten, zoals bijvoorbeeld in gevallen waarbij 20% of meer van het personeel ineens ontslagen wordt, een ”intern werkend” controle mechanisme voor de Raad van Toezicht ingebouwd (zie art. 6, lid 1 en art. 7 lid 5.d.). Dit ”intern controle mechanisme” kan voor andere belangrijke besluiten via artikel 7, lid 5 verder uitgebreid c.q. aangepast worden. In het tweede model wordt de directeur/werknemer weliswaar door het bestuur aangewezen, maar omdat hij geen statutair bestuurder is, dient zijn bevoegdheid om “naar buiten” op te treden nader omschreven te worden. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid van een directeur kan vervolgens op verschillende wijze geregeld worden. Een directeur kan bevoegd zijn: (i) alle rechtshandelingen te verrichten of (ii) hij heeft slechts een “beperkte bevoegdheid”, al of niet inhoudende de bevoegdheid voor het aangaan, wijzigen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten. Indien men een flexibel systeem wil, waarbij – zonder statutenwijziging - tussen (i) en (ii) gewisseld kan worden, kiest u voor optie art 8 lid 2 a.
3
Indien duidelijk is, dat een directeur steeds bevoegd zal zijn alle rechtshandelingen te verrichten, kan overwogen worden om optie art.8 lid 2,sub b in te bouwen. Ad.2 Aansprakelijkheid / eindverantwoordelijkheid / consequentie bij faillissement In model 2 blijft het bestuur eindverantwoordelijk, zie ook artikel 12, lid 2. Dit houdt in dat bij faillissement of intrekking van de subsidie wegens niet naleven van de subsidievoorwaarden, het bestuur aansprakelijk is en niet de directeur/werknemer, hoewel hij wel de feitelijke veroorzaker zou kunnen zijn. Bij model 1 is statutair directeur “direct” aansprakelijk en de Raad van Toezicht alleen “indirect” indien zij hun toezichtfunctie verwijtbaar verwaarloosd zouden hebben. Wanneer – zoals in de praktijk meestal het geval is – het bestuur slechts op afstand bestuurt, verdient het aanbeveling de formele bevoegdheden en verantwoordelijkheden daarmee in lijn vast te leggen in de statuten, door te kiezen voor model 1. In de voorbeeldstatuten voor model 2 staat weliswaar in artikel 8, lid 2.a, vermeld dat het bestuur bij volmacht regelt in welke gevallen de directeur/werknemer de stichting vertegenwoordigt, maar dit betekent niet dat in die gevallen het bestuur niet meer aansprakelijk is. Het verdient dus aanbeveling om zeer zorgvuldig c.q. terughoudend om te gaan met volmachtiging van de directeur/werknemer in model 2, of anders te kiezen voor model 1. Ad 3. Arbeidsrechtelijke positie directie De arbeidsrechtelijke positie van de directeur is bij model 2 die van louter een werknemer. Bij model 1 is hij ook formeel bestuurder. Bij een conflict en/of ontslagprocedure kunnen alsdan ook rechtspersoonrechtelijke aspecten een rol spelen. Voor het ontslaan van een bestuurder gelden minder zware procedures (dat wil zeggen, een bestuurder gelden minder ontslagbeschermende regels) dan voor een werknemer. Het is op dit moment niet mogelijk te beoordelen hoe een (kanton-)rechter in het geval van een ontslagprocedure zal oordelen over de arbeidsrechtelijke positie van de directeur/bestuurder. Deze kwestie verdient echter zeker aandacht van de partijen betrokken bij de vorming van basisbibliotheken. Uitgangspunten voor de statuten Bij het opstellen van deze modelstatuten zijn wij uitgegaan van het principe dat alleen hetgeen noodzakelijk is statutair geregeld dient te worden. Zaken die ook in een huishoudelijk reglement geregeld kunnen worden, zoals de vergaderorde, aanstelling en beoordeling van personeel, gang van zaken bij conflicten, de werkwijze ten aanzien van de begroting en termijn waarbinnen de jaarbegroting opgesteld dient te worden etc, worden bij voorkeur niet in statutaire bepalingen vastgelegd. Het verdient echter zeker aanbeveling deze zaken zorgvuldig te regelen in een huishoudelijk reglement. Ten aanzien van de gang van zaken bij personeelsconflicten geldt het advies dit te regelen via een tweetrapsraket. Dit houdt in dat de gekozen regelingen in de eerste plaats worden omschreven in het huishoudelijk reglement Dit is flexibel en maakt het mogelijk zaken aan te passen zonder statutenwijziging. Daarom wordt veelvuldig voor deze oplossing gekozen. Ten tweede dient dan uitdrukkelijk in ‘alle’ individuele arbeidscontracten het huishoudelijk reglement van toepassing te worden verklaard. Deze tweede stap wordt vaak vergeten, hoewel arbeidsrechtspecialisten doorgaans benadrukken dat de ‘van toepassingverklaring’ (lees: wederkerigheidsvereiste) de
4
belangrijkste stap is (verwijzing naar hetzij statuten hetzij reglement maakt dan niet meer uit). Ook zaken die al bij wet geregeld zijn behoeven niet in statuten te worden vastgelegd, omdat toepassing van geldende wetgeving vóór toepassing van statutaire bepalingen gaat. Het verdient het zelfs de voorkeur om geen zaken statutair vast te leggen die al bij wet geregeld zijn; immers, indien de wet verandert zullen in de praktijk niet altijd de statuten worden gewijzigd en ontstaan inconsistenties die slechts verwarring kunnen veroorzaken. Ten slotte is het ook niet wenselijk om specifieke bepalingen in de statuten op te nemen ten aanzien van voorwaarden van subsidie- of opdrachtgevers waaraan de basisbibliotheek dient te voldoen. Deze voorwaarden dienen tussen de basisbibliotheek en de betreffende opdracht- of subsidiegever te worden vastgelegd in opdracht- of subsidieovereenkomsten. Zeker wanneer basisbibliotheken zich in de toekomst steeds meer ontwikkelen tot culturele ondernemers met diverse opdrachtgevers, dienen de statuten geen onnodige bepalingen te bevatten die de ruimte beperken om per opdrachtgever optimale voorwaarden overeen te komen. Daarbij zijn opdracht- en subsidiegevers – zoals de gemeenten – zelf verantwoordelijk ervoor te zorgen dat zij met hun subsidieverordeningen en opdrachtovereenkomsten voldoen aan de voor hen geldende wet- en regelgeving. Daarbij dient bedacht te worden, dat bij een conflict over de juiste naleving van afspraken van de stichting met mogelijke subsidie- of opdrachtgevers beter op basis van concreet vastgelegde regelingen kan worden onderhandeld c.q. geprocedeerd, dan op basis van algemeen geformuleerde statutaire bepalingen, die mogelijk niet exact ingaan op c.q rekening hebben gehouden met elke individuele situatie. Verdere aandachtspunten statuten Bij de gesprekken die als voorbereiding voor het opstellen van de modelstatuten zijn gevoerd met vertegenwoordigers van de partijen die bij bibliotheekvernieuwing betrokken zijn, kwam een viertal strategische kwesties aan de orde waar niet direct een richtinggevend antwoord op gegeven kan worden. Deze kwesties vragen echter wel aandacht van de betrokken partijen bij de oprichting van een basisbibliotheek. Wellicht zal ook het Procesbureau in een later stadium nadere aandacht aan deze strategische kwesties besteden. Ten eerste geldt dit voor de formulering van de doelstelling van de basisbibliotheek (artikel 2 lid 1 sub b), waarbij gekozen dient te worden tussen een beperkte of een bredere formulering. Enerzijds verdient het de voorkeur om in de doelstelling de beoogde bredere functie van de basisbibliotheek op te nemen (cultuurhuis e.d.); immers de organisatievernieuwing dient deze inhoudelijke vernieuwing. Anderzijds moet de doelstelling van de stichting wel in lijn blijven met de belangrijkste subsidiebronnen en dient men zich bij het opstellen van dit artikel van de statuten af te vragen hoe de subsidiegever(s) zullen omgaan met een bredere of meer beperkte formele doelstelling. Ten tweede dient bij de formulering van de bepalingen ten aanzien van subsidiestromen en de voorwaarden die daaraan verbonden kunnen worden (artikel 3 lid 2), te realiseren wat de consequenties kunnen zijn van subsidievoorwaarden die met name gemeenten kunnen willen stellen aan de verantwoording van de besteding van de subsidies in een bovengemeentelijk opererende basisbibliotheek. Voorkomen moet worden dat de basisbibliotheek waarin vanwege onder meer efficiencyvoordelen meerdere bibliotheekorganisaties zijn gefuseerd, alsnog een meervoudige financiële boekhouding
5
moet gaan voeren. Het lijkt wenselijk dat de bij een basisbibliotheek betrokken gemeenten onderling een convenant sluiten met betrekking tot de subsidievoorwaarden die zij gaan hanteren. Dit valt uiteraard buiten de bibliotheekstatuten, maar raakt wel direct aan bovengenoemd artikel. Ten derde zijn bij de bepaling ten aanzien van de samenstelling van de Raad van Toezicht c.q. het bestuur (artikel 11, lid 2) diverse varianten denkbaar. De keuze voor een bepaalde invulling van dit artikel is onder meer afhankelijk van de filosofie of voorkeur van de fusiepartners. Soms zullen fusiepartners er moeite mee hebben om afstand te doen van de directe geografische vertegenwoordiging vanuit de ‘oude’ organisatie in de nieuwe basisbibliotheek. Het lijkt echter niet wenselijk om statutair te bepalen dat in het bestuur of de Raad van Toezicht sprake moet zijn van regionale vertegenwoordiging. In het algemeen luiden de huidige opvattingen ten aanzien van goed bestuur (‘good governance’) dat inhoudelijke kwaliteit (deskundigheid) voorrang dient te krijgen boven vertegenwoordiging van bepaalde groepen. Voor basisbibliotheken lijkt het wel wenselijk, zeker gezien vanuit de openbaarheidsdoelstelling van de gemeenten als belangrijkste opdrachtgevers, om een zekere representativiteit van maatschappelijke stromingen in het verzorgingsgebied na te streven; uiteraard voor zover dit niet ten koste gaat van inhoudelijke kwaliteit. Er is echter geen inhoudelijke reden om regionale vertegenwoordiging in het bestuur of de Raad van Toezicht te willen nastreven. Als het loslaten van regionale vertegenwoordiging op het moment van de fusie een brug te ver lijkt, kan desgewenst een overgangsregeling worden geformuleerd, waarbij bijvoorbeeld in de eerste twee jaar nog sprake is van een bestuurssamenstelling op basis van (regionale) vertegenwoordiging, waarna opvolgers op basis van deskundigheid (en vertegenwoordiging van de belangrijkste maatschappelijke stromingen) worden benoemd. Ten vierde dienen de fusiepartners zich bij het vaststellen van de bepaling ten aanzien van de bevoegdheid van het bestuur of de Raad van Toezicht om vestigingsplaatsen te wijzigingen of op te heffen (artikel 12, lid 2, sub b) te beraden op de vraag of hiervoor een zwaardere eis van gekwalificeerde meerderheid of zelfs een vetorecht voor de betreffende fusiepartner, organisatie of gemeente zou moeten gelden. Over de vraag hoe hiermee het best zou kunnen worden omgegaan heeft het Procesbureau Bibliotheekvoorziening vooralsnog geen richtinggevend advies. Voor iedere basisbibliotheek liggen de risico’s dat zich een dergelijke situatie voordoet anders, evenals de verhoudingen tussen de partijen. Als de mogelijkheid bestaat dat zich een dergelijke beslissing kan aandienen, is het van belang al bij het opstellen van de statuten daarop te anticiperen.
6
MODELSTATUTEN OPENBARE BIBLIOTHEEK
Opm: door invoeren nieuw artikel wijzigt art 8, lid 2 ook Type: Statutaire Directie + Raad van Toezicht NAAM EN ZETEL. Artikel 1. 1. De stichting draagt de naam: 2. Zij heeft haar zetel in de gemeente DOEL Artikel 2. 1. De stichting heeft ten doel: a. het bevorderen van de openbare bibliotheekvoorzieningen in het verzorgingsgebied, omvattende de gemeenten b. het opstarten en in stand houden van een centrum voor kennis, cultuur, educatie en informatie, en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord, een en ander zonder winstoogmerk. 2. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door: - het ontwikkelen, instandhouden en beheren van een openbaar bibliotheeksysteem en kenniscentrum, gericht op bereikbaarheid voor alle gebruikers en met een professionele personele bezetting; - dienstverlening aan gebruikers door middel van opbouw en beheer van een collectie, het uitlenen van media en het geven van voorlichting en informatie; - het leggen van contacten met maatschappelijke, educatieve en culturele organisaties, die behulpzaam kunnen zijn bij de uitbreiding en intensivering van de dienstverlening aan het publiek, - voorts al hetgeen dat tot verwezenlijking van de doelstelling zal bijdragen. GELDMIDDELEN. Artikel 3. 1. De geldmiddelen van de stichting bestaan uit: bijdragen voor gebruikmaking van de (bibliotheek)voorzieningen; - subsidies, kostenvergoedingen en andere bijdragen van de overheid; - bijdragen voor dienstverlening aan derden; - giften, legaten en erfstellingen ; - alle andere baten. 2. Over de subsidiestromen van de verschillende subsidiegevers kunnen convenanten gesloten worden, waarin de voorwaarden voor de diverse subsidieverstrekkingen nader worden uitgewerkt. [facultatief] 3. Erfstellingen kunnen slechts onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard. ORGANEN.
7
Artikel 4. De stichting kent de volgende organen: het bestuur, verder geheten: directie; de raad van toezicht. BESTUUR EN TOEZICHT. Artikel 5. 1. De stichting wordt bestuurd door een directie, bestaande uit een of meer directeuren, onder toezicht van de raad van toezicht. 2. Ingeval van ontstentenis of belet van de directeuren berust het bestuur tijdelijk bij een door de raad van toezicht aan te wijzen persoon. Artikel 6. 1. Een directeur wordt benoemd door de raad van toezicht. De raad van toezicht bepaalt het aantal directeuren. 2. Het salaris en verdere arbeidsvoorwaarden van een directeur worden vastgesteld door de raad van toezicht. 3. Een directeur kan te allen tijde door de raad van toezicht worden geschorst of ontslagen. TAAK, BEVOEGDHEID EN WERKWIJZE DIRECTIE. Artikel 7. 1. De raad van toezicht kan de directie algemene richtlijnen geven met betrekking tot de uitoefening van haar bestuurstaak, al dan niet vast te leggen in een directiereglement. 2. De directie benoemt en ontslaat het overige personeel. Zij rapporteert periodiek aan de Raad van Toezicht over het personeel en het personeelsbeleid. Geschillen tussen directie en personeel of individuele personeelsleden kunnen door betrokkenen worden voorgelegd aan de Raad van Toezicht. 3. De directie verschaft de raad van toezicht tijdig de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van de taak van de raad van toezicht. 4. De directie is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, noch tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt, tenzij het besluit wordt genomen met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de raad van toezicht. 5. De directie behoeft de voorafgaande goedkeuring van de raad van toezicht voor directiebesluiten strekkende tot: a. substitutie van begrotingsposten die niet tot uitvoering zijn gekomen of zullen komen ingeval deze substitutie een ingrijpende wijziging van het vastgestelde beleid zou kunnen inhouden of ten gevolge heeft; b. het uitvoeren van de besluiten als bedoeld in artikel 12, lid 2, sub b; c. duurzame rechtstreekse of middellijke samenwerking met derden, alsmede verbreking van zodanige samenwerking, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is; d. het beëindigen van de dienstbetrekking van twintig procent (20%) van alle binnen de stichting werkzame werknemers tegelijkertijd of binnen kort tijdsbestek dan wel een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden of voorwaarden van een gelijk aantal werknemers;
8
e.
het aangaan van kredietovereenkomsten met banken en andere kredietinstellingen ten behoeve en ten laste van de stichting; f. het aanvragen van faillissement of surséance van betaling met betrekking tot de stichting; g. het aangaan van andere rechtshandelingen dan hiervoor vermeld met een belang groter dan een door de raad van toezicht vast te stellen waarde.Indien gelijke verbintenissen binnen een tijdvak van een jaar tezamen boven genoemde waarde uitkomen, geldt eveneens het vereiste van voorafgaande goedkeuring. 6. Op het ontbreken van de in de lid 5 van dit artikel vereiste goedkeuring kan tegen derden geen beroep worden gedaan. 7. Indien de directie uit minder dan het vastgestelde aantal leden bestaat, blijft zij niettemin bevoegd rechtsgeldige besluiten te nemen. VERTEGENWOORDIGING. Artikel 8. 1. Iedere directeur vertegenwoordigt de stichting. 2. Tegen een handelen in strijd met artikel 7 lid 4 kan tegen derden beroep worden gedaan. 3. Indien een directeur in privé een overeenkomst sluit met de stichting of een procedure voert tegen de stichting wordt de stichting vertegenwoordigd door een door de raad van toezicht aan te wijzen persoon. In alle andere gevallen van tegenstrijdig belang tussen een directeur en de stichting, wordt de stichting overeenkomstig het eerste lid van dit artikel vertegenwoordigd.2 RAAD VAN TOEZICHT: BENOEMING EN AFTREDEN. Artikel 9. 1. De raad van toezicht bestaat uit een door de raad van toezicht vast te stellen aantal van ten minste en ten hoogste personen. De leden van de raad van toezicht worden benoemd door de raad van toezicht. 2. Daalt het aantal leden van de raad van toezicht beneden het door de raad van toezicht vastgestelde aantal, dan blijft de raad van toezicht bevoegd, doch neemt onverwijld maatregelen ter aanvulling. 3. De leden van de raad van toezicht ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten. 4. De samenstelling van de raad van toezicht zal zodanig zijn dat deze representatief is voor de belangrijkste in het verzorgingsgebied voorkomende maatschappelijke, culturele, godsdienstige en geestelijke stromingen. [regeling met kwaliteitseisen denkbaar; zie artikel 11] 2
Uitleg: men kan optreden: hetzij (i) in privé en hetzij (ii) in een bepaalde hoedanigheid, bijvoorbeeld als directeur van een andere stichting of B.V., waarvan een directeur/bibliotheek toevallig ook bestuurder is. In het (ii) vermelde geval betekent dit, dat het kan voorkomen, dat een degelijke directeur in twee hoedanigheden moet optreden, namelijk voor de bibliotheekstichting, alsook voor die andere onderneming/stichting. In zo’n geval moet deze directeur tekenen namens twee partijen! Rechtsvraag: is hij wel of niet bevoegd? Artikel 8, lid 3 bepaalt, dat hij in een dergelijke situatie wèl bevoegd is – ondanks het feit, dat hij bij een enkele transactie namens twee verschillende partijen optreedt - en wel omdat hij géén ‘persoonlijk belang’ bij de transactie heeft [situatie (ii)]. Dit is anders wanneer hij ‘in privé’ optreedt en wèel een belang heeft, bij voorbeeld wanneer hij de auto van de zaak overneemt of privé een lening bij de bibliotheek aanvraagt/krijgt [situatie (i)] .
9
Artikel 10. 1. De raad van toezicht stelt een rooster van aftreden samen, zodanig dat een lid van de raad van toezicht telkens niet langer zitting heeft dan voor een termijn van drie jaar. 2. Aftredende leden zijn terstond tweemaal herbenoembaar. 3. Voor een in een tussentijdse vacature benoemd lid van de raad van toezicht geldt de in lid 1 van dit artikel bepaalde zittingstermijn. Artikel 11. 1. Geen lid van de raad van toezicht kunnen zijn: a. personen in dienst van de stichting; b. personen die beroepsmatig anders dan in dienstbetrekking voor de stichting werkzaam zijn; c. personen die lid zijn van een van de colleges van Burgemeester en Wethouders of een gemeenteraad van een gemeente, waarvoor de stichting bibliotheekwerk verzorgt. [facultatief], d. leeftijdsgrens [facultatief] 2. De samenstelling van de raad dient te voldoen aan de volgende criteria: - tenminste leden uit de volgende gemeenten: ; - tenminste leden voorgedragen door de ondernemingsraad. [facultatief, zie ook artikel 9, lid 4, alsmede de Collectieve Arbeidsovereenkomst Openbare Bibliotheken -voorzover van toepassing] 3. Een lid van de raad van toezicht defungeert: a. door zijn overlijden; b. door het verlies van het vrije beheer over zijn vermogen; c. door ontslagneming als lid van de raad van toezicht; d. door zijn aftreden volgens het in artikel 10 bedoelde rooster van aftreden; e. door ontslag hem verleend door de raad van toezicht. Een besluit tot ontslag als in dit lid bedoeld, kan slechts worden genomen in een vergadering van de raad van toezicht waarin alle leden van de raad van toezicht, met uitzondering van het lid wiens ontslag aan de orde is, aanwezig of vertegenwoordigd zijn. 4. De raad van toezicht kan besluiten een lid van de raad van toezicht te schorsen. Het bepaalde in de laatste zin van het vorige lid is van overeenkomstige toepassing. Door de schorsing vervallen alle rechten verbonden aan het lidmaatschap van de raad van toezicht. De schorsing eindigt van rechtswege indien de raad van toezicht niet binnen drie maanden na de schorsing overgaat tot ontslag. RAAD VAN TOEZICHT: TAAK, BEVOEGDHEID EN WERKWIJZE. Artikel 12. 1. De raad van toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken in de stichting alsmede het uitoefenen van die taken en bevoegdheden die in deze statuten aan de raad van toezicht zijn opgedragen of toegekend. Bij de vervulling van hun taak richten de leden van de raad van toezicht zich naar het belang van de stichting. 2. De raad van toezicht heeft voorts onder meer de navolgende bevoegdheden: a. het wijzigen van de statuten en het ontbinden van de stichting conform het bepaalde in de artikelen 17 en 18;
10
b. het vaststellen en/of wijzigen van de bibliotheekvoorzieningsplaatsen in het verzorgingsgebied; op een dergelijk besluit is het bepaalde in artikel 17, lid 3 van overeenkomstige toepassing; [facultatief; gekwalificeerde meerderheid stemmen mag hoger/bescherming bestaande bibliotheekplaatsen] c. de raad van toezicht heeft te allen tijde toegang tot de gebouwen en terreinen in gebruik bij dan wel van de stichting, dit recht komt ook toe aan elk lid afzonderlijk; d. de raad van toezicht heeft te allen tijde recht op inzage van alle boeken en bescheiden en tot het opnemen van alle goederen, in gebruik bij dan wel van de stichting; e. zo nodig het aantrekken van externe deskundigen voor het uitoefenen van haar taak, alsmede het benoemen van de accountant van de stichting. Artikel 13. 1. De raad van toezicht benoemt uit zijn midden een voorzitter en –zo nodig - een vicevoorzitter. 2. De raad van toezicht regelt onderling de verdeling van de werkzaamheden. 3. De raad van toezicht vergadert ten minste vier keer per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter zulks nodig acht of twee of meer andere leden van de raad van toezicht zulks met opgaaf van redenen aan de voorzitter verzoeken. Na ontvangst van een verzoek tot vergadering als in de vorige volzin bedoeld, is de voorzitter verplicht binnen vier weken een vergadering van de raad van toezicht te doen houden. Indien de voorzitter niet binnen twee weken na het verzoek de daartoe strekkende oproeping doet uitgaan, gaan de verzoekers zelf over tot bijeenroeping op dezelfde wijze als door de voorzitter is bepaald. 4. Een directeur woont als regel de vergaderingen van de raad van toezicht bij. 5. De directie stelt desgewenst personeel en/of faciliteiten voor het oproepen en het notuleren van het verhandelde in elke vergadering beschikbaar. De notulen worden vastgesteld door de raad van toezicht. 6. De leden van de raad van toezicht worden voor de vergadering door of namens de voorzitter schriftelijk opgeroepen. Voorts wordt hun ten minste één week vóór de datum van de vergadering een agenda toegezonden, waarin de ter vergadering te behandelen onderwerpen zijn vermeld en zoveel mogelijk zijn toegelicht. In – naar het oordeel van de voorzitter – spoedeisende gevallen kan van het bepaalde in dit lid worden afgeweken. BESLUITVORMING DOOR DE RAAD VAN TOEZICHT. Artikel 14. 1. De vergaderingen van de raad van toezicht worden gehouden op een door voorzitter te bepalen plaats. 2. De vergaderingen van de raad van toezicht worden geleid door de voorzitter of vice-voorzitter van de raad van toezicht. Ontbreken de voorzitter en de vicevoorzitter, dan voorziet de vergadering zelf in haar leiding. 3. Ieder lid van de raad van toezicht heeft één stem. 4. Een lid van de raad van toezicht kan zich te allen tijde doen vertegenwoordigen, doch alleen door een medelid van de raad van toezicht en krachtens schriftelijke volmacht. Een lid van de raad van toezicht kan daarbij slechts voor één ander lid als gevolmachtigde optreden. 5. Voorzover in deze statuten niet anders is bepaald, worden besluiten door de raad van toezicht genomen met volstrekte meerderheid van stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van de in functie zijnde leden van de raad
11
6.
7.
8. 9.
van toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien aan dit laatste vereiste niet is voldaan kunnen over de in verband daarmee aangehouden onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen in een volgende ten minste drie weken later te houden vergadering, ongeacht het aantal dan ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden van de raad van toezicht. Indien de stemmen over een voorstel staken zal, nadat het voorstel opnieuw is besproken, in dezelfde vergadering nogmaals over het voorstel worden gestemd. Mochten de stemmen ook dan staken dan is de stem van de voorzitter in deze beslissend. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. In spoedeisende gevallen kan de raad van toezicht ook besluiten buiten de vergadering nemen, mits dit besluit schriftelijk wordt vastgelegd en geen van de leden van de raad van toezicht zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet en met algemene stemmen. Het stuk waaruit de in de vorige volzin bedoelde besluitvorming blijkt, wordt bij de notulen gevoegd. In een vergadering kunnen geldige besluiten worden genomen omtrent alle aan de orde komende onderwerpen, ook al zijn de door de statuten vereiste voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen, mits alle leden van de raad van toezicht in persoon aanwezig zijn en geen van de leden van de raad van toezicht zich hiertegen verzet. Een stemming geschiedt mondeling, tenzij twee van de leden van de raad van toezicht schriftelijke stemming verlangen. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter.
JAARVERSLAG/JAARREKENING, REKENING EN VERANTWOORDING. Artikel 15. 1. Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar. 2. De directie is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles betreffende de werkzaamheden van de stichting, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend. 3. De directie brengt jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarverslag uit over de gang van zaken in de stichting en over het gevoerde beleid. Voorts legt de directie een jaarrekening, omvattende de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting op deze stukken, ter vaststelling voor aan de raad van toezicht, vergezeld van het rapport van de door de raad van toezicht benoemde accountant. 4. Omtrent de getrouwheid van de stukken als bedoeld in de tweede volzin van lid 3 legt de accountant een verklaring af aan de raad van toezicht. 5. De directie is verplicht aan de raad van toezicht en aan de accountant alle door hen gewenste inlichtingen te verschaffen. 6. De directie is verplicht de bescheiden bedoeld in de leden 2 en 3 zeven jaar lang te bewaren. 7. Door vaststelling van de stukken als bedoeld in de tweede volzin van lid 3 verleent de raad van toezicht aan elke directeur décharge voor het in het desbetreffende boekjaar gevoerde bestuur. REGLEMENTEN. Artikel 16.
12
1. De raad van toezicht stelt ter nadere uitwerking van deze statuten een huishoudelijk reglement en een directiereglement vast, die geen bepalingen mogen bevatten in strijd met de statuten noch met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat. 2. In het huishoudelijk reglement worden ten minste de rechten en plichten van alle bij de basisbibliotheek betrokkenen geregeld.3 STATUTENWIJZIGING. Artikel 17. 1. De statuten kunnen na overleg met de directie door de raad van toezicht worden gewijzigd. 2. Tot statutenwijziging kan slechts worden besloten indien dit onderwerp op de agenda van de betrokken vergadering is vermeld en het wijzigingsvoorstel ten minste drie weken tevoren schriftelijk aan de leden van de raad van toezicht is kenbaar gemaakt. 3. Een besluit tot statutenwijziging behoeft ten minste drie vierden van de uitgebrachte stemmen, in een vergadering waarin alle leden van de raad van toezicht aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Zijn niet alle leden van de raad van toezicht aanwezig of vertegenwoordigd, dan wordt een tweede vergadering bijeengeroepen te houden binnen vier weken na de eerste vergadering, doch niet eerder dan één week na de eerste vergadering. In deze tweede vergadering kan, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, tot statutenwijziging overeenkomstig het voorstel zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, worden besloten, mits met een meerderheid van ten minste drie vierden van de uitgebrachte stemmen. ONTBINDING EN VEREFFENING. Artikel 18. 1. Ten aanzien van een besluit tot ontbinding van de stichting is het bepaalde in artikel 17 van overeenkomstige toepassing. 2. De stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voorzover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. In stukken en aankondigingen die van haar uitgaan moet aan de naam zijn toegevoegd “in liquidatie”. 3. De vereffening geschiedt door de directie onder toezicht van de raad van toezicht. 4. De directie draagt er zorg voor, dat de ontbinding opgenomen wordt in het register waar de stichting is ingeschreven. 5. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van toepassing. 6. Een eventueel batig saldo na vereffening van de ontbonden stichting wordt besteed ten behoeve van een het algemeen nut beogend rechtspersoon met een doel, hetwelk het doel van de stichting zoveel mogelijk nabij komt. SLOTBEPALING. Artikel 19. In alle gevallen waarin zowel de wet, als deze statuten niet voorzien, beslist de raad van toezicht.
3
Zie ook het advies hierover in het Ten Geleide, blz. 3 en 4.
13
MODELSTATUTEN OPENBARE BIBLIOTHEEK Type: Bestuur + Niet-statutaire Directie
NAAM EN ZETEL. Artikel 1. 3. De stichting draagt de naam: 4. Zij heeft haar zetel in de gemeente DOEL Artikel 2. 1. De stichting heeft ten doel: a. het bevorderen van de openbare bibliotheekvoorzieningen in het verzorgingsgebied, omvattende de gemeenten
2.
b. het opstarten en in stand houden van een centrum voor kennis, cultuur, educatie en informatie, en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord, een en ander zonder winstoogmerk. [sub b : cultuurhuis gedachte/facultatief] De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door: - het ontwikkelen, instandhouden en beheren van een openbaar bibliotheeksysteem en kenniscentrum, gericht op bereikbaarheid voor alle gebruikers en met een professionele personele bezetting; - dienstverlening aan gebruikers door middel van opbouw en beheer van een collectie, het uitlenen van media en het geven van voorlichting en informatie; - het leggen van contacten met maatschappelijke, educatieve en culturele organisaties, die behulpzaam kunnen zijn bij de uitbreiding en intensivering van de dienstverlening aan het publiek, - voorts al hetgeen dat tot verwezenlijking van de doelstelling zal bijdragen.
GELDMIDDELEN. Artikel 3. 1. De geldmiddelen van de stichting bestaan uit: bijdragen voor gebruikmaking van de (bibliotheek)voorzieningen; - subsidies, kostenvergoedingen en andere bijdragen van de overheid; - bijdragen voor dienstverlening aan derden; - giften, legaten en erfstellingen ; - alle andere baten. 2. Over de subsidiestromen van de verschillende subsidiegevers kunnen convenanten gesloten worden, waarin de voorwaarden voor de diverse subsidieverstrekkingen nader worden uitgewerkt. [facultatief] 3. Erfstellingen kunnen slechts onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard. ORGANEN. Artikel 4.
14
De stichting kent de volgende organen: het bestuur, de directie. BESTUUR . Artikel 5. 1. De stichting wordt bestuurd door een bestuur, te benoemen op de wijze zoals hierna bepaald. 2. Het bestuur kan de dagelijkse leiding van de stichting delegeren aan een directie. TAAK, BEVOEGDHEID EN WERKWIJZE DIRECTIE. Artikel 6. 1. Het bestuur kan de taak van de directie vast te leggen in een directiereglement. 2. De directie verschaft het bestuur de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van haar bestuurstaak. 3. Een directeur wordt benoemd door het bestuur. 4. Het salaris en verdere arbeidsvoorwaarden van een directeur worden vastgesteld door het bestuur. 5. Een directeur kan door het bestuur worden geschorst of ontslagen. 6. Het bestuur benoemt en ontslaat het personeel. Geschillen tussen directie en personeel of individuele personeelsleden kunnen door betrokkenen wordt voorgelegd aan het bestuur. VERTEGENWOORDIGING EN BEVOEGDHEID BESTUUR. Artikel 7. 1. De bestuur is steeds bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. 2. Indien het bestuur uit minder dan het vastgestelde aantal leden bestaat, blijft het niettemin bevoegd rechtsgeldige besluiten te nemen. Artikel 8. 1. De stichting wordt vertegenwoordigd door twee gezamenlijk handelende bestuurders, ook bij tegenstrijdig belang. 2.a. (optie 1) Het bestuur kan besluiten tot het verlenen van een algemene of beperkte volmacht aan een directeur, alsmede één of meer bestuurders, om de stichting binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. Het bestuur kan van het toekennen van doorlopende vertegenwoordigingsbevoegdheid opgave doen bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken. 2.b. (alternatief) De stichting wordt ook vertegenwoordigd door een directeur. BESTUUR: BENOEMING EN AFTREDEN. Artikel 9. 1. Het bestuur bestaat uit een door de raad van toezicht vast te stellen aantal van ten minste en ten hoogste personen. De leden van het bestuur worden benoemd door het bestuur zelve. 2. Daalt het aantal leden van het bestuur beneden het door het bestuur vastgestelde aantal, dan neemt het onverwijld maatregelen ter aanvulling.
15
3.
De leden van het bestuur ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten. 4. De samenstelling van de raad van toezicht zal zodanig zijn dat deze representatief is voor de belangrijkste in het verzorgingsgebied voorkomende maatschappelijke, culturele, godsdienstige en geestelijke stromingen. [regeling met kwaliteitseisen denkbaar; zie ook artikel 11] Artikel 10. 1. Het bestuur stelt een rooster van aftreden samen, zodanig dat een bestuurslid telkens niet langer zitting heeft dan voor een termijn van drie jaar. 2. Aftredende leden zijn terstond tweemaal herbenoembaar. 3. Voor een in een tussentijdse vacature benoemd lid van de bestuur geldt de in lid 1 van dit artikel bepaalde zittingstermijn. Artikel 11. 1. Geen lid van het bestuur kunnen zijn: a. personen in dienst van de stichting; b. personen die beroepsmatig anders dan in dienstbetrekking voor de stichting werkzaam zijn; c. personen die lid zijn van een van de colleges van Burgemeester en Wethouders of een gemeenteraad van een gemeente, waarvoor de stichting bibliotheekwerk verzorgt. [facultatief] d. leeftijdsgrens [facultatief] 2. De samenstelling van het bestuur dient te voldoen aan de volgende criteria: - tenminste leden uit de volgende gemeenten; - tenminste leden door de ondernemingsraad. [facultatief, zie ook artikel 9, lid 4, alsmede de Collectieve Arbeidsovereenkomst Openbare Bibliotheken -voorzover van toepassing] 3. Een lid van het bestuur defungeert: a. door zijn overlijden; b. door het verlies van het vrije beheer over zijn vermogen; c. door ontslagneming als lid van het bestuur; d. door zijn aftreden volgens het in artikel 10 bedoelde rooster van aftreden; e. door ontslag hem verleend door het bestuur. Een besluit tot ontslag als in dit lid bedoeld, kan slechts worden genomen in een vergadering van het bestuur waarin alle leden van het bestuur, met uitzondering van het lid wiens ontslag aan de orde is, aanwezig of vertegenwoordigd zijn. 4. Het bestuur kan besluiten een bestuurslid te schorsen. Het bepaalde in de laatste zin van het vorige lid is van overeenkomstige toepassing. Door de schorsing vervallen alle rechten verbonden aan het lidmaatschap van het bestuur. De schorsing eindigt van rechtswege indien de raad van toezicht niet binnen drie maanden na de schorsing overgaat tot ontslag. BESTUUR: TAAK, BEVOEGDHEID EN WERKWIJZE. Artikel 12. 1. Het bestuur zal zich bij zijn bestuurstaak laten bijstaan door de directie op de wijze zoals uit een directiereglement kan blijken. 2. De directie handelt steeds onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Artikel 13. 1. Het bestuur benoemt uit zijn midden een voorzitter en –zo nodig - een vicevoorzitter. 2. Het bestuur regelt onderling de verdeling van de werkzaamheden.
16
3.
4. 5.
6.
De bestuur vergadert ten minste vier keer per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter zulks nodig acht of twee of meer andere leden van het bestuur zulks met opgaaf van redenen aan de voorzitter verzoeken. Na ontvangst van een verzoek tot vergadering als in de vorige volzin bedoeld, is de voorzitter verplicht binnen vier weken een bestuursvergadering te doen houden. Indien de voorzitter niet binnen twee weken na het verzoek de daartoe strekkende oproeping doet uitgaan, gaan de verzoekers zelf over tot bijeenroeping op dezelfde wijze als door de voorzitter is bepaald. Een directeur woont als regel de vergaderingen van de raad van toezicht bij. De directie stelt desgewenst personeel en/of faciliteiten voor het oproepen en het notuleren van het verhandelde in elke vergadering beschikbaar. De notulen worden vastgesteld door het bestuur. De bestuurssleden worden voor de vergadering door of namens de voorzitter schriftelijk opgeroepen. Voorts wordt hun ten minste één week vóór de datum van de vergadering een agenda toegezonden, waarin de ter vergadering te behandelen onderwerpen zijn vermeld en zoveel mogelijk zijn toegelicht. In – naar het oordeel van de voorzitter – spoedeisende gevallen kan van het bepaalde in dit lid worden afgeweken.
BESLUITVORMING DOOR HET BESTUUR. Artikel 14. 1. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden op een door voorzitter te bepalen plaats. 2. De vergaderingen van het bestuur worden geleid door de voorzitter of vice-voorzitter van het bestuur. Ontbreken de voorzitter en de vice-voorzitter, dan voorziet de vergadering zelf in haar leiding. 3. Ieder bestuurslid heeft één stem. 4. Een bestuurslid kan zich te allen tijde doen vertegenwoordigen, doch alleen door een medelid en krachtens schriftelijke volmacht. Een bestuurslid kan daarbij slechts voor één ander lid als gevolmachtigde optreden. 5. Voorzover in deze statuten niet anders is bepaald, worden besluiten door het bestuur genomen met volstrekte meerderheid van stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van de in functie zijnde bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien aan dit laatste vereiste niet is voldaan kunnen over de in verband daarmee aangehouden onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen in een volgende ten minste drie weken later te houden vergadering, ongeacht het aantal dan ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden van de raad van toezicht. Indien de stemmen over een voorstel staken zal, nadat het voorstel opnieuw is besproken, in dezelfde vergadering nogmaals over het voorstel worden gestemd. Mochten de stemmen ook dan staken dan is de stem van de voorzitter in deze beslissend. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. 6. In spoedeisende gevallen kan het bestuur ook besluiten buiten de vergadering nemen, mits dit besluit schriftelijk wordt vastgelegd en geen van de bestuursleden zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet en met algemene stemmen. Het stuk waaruit de in de vorige volzin bedoelde besluitvorming blijkt, wordt bij de notulen gevoegd. 7. In een vergadering kunnen geldige besluiten worden genomen omtrent alle aan de orde komende onderwerpen, ook al zijn de door de statuten vereiste voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht
17
8. 9.
genomen, mits alle bestuursleden in persoon aanwezig zijn en geen van de leden zich hiertegen verzet. Een stemming geschiedt mondeling, tenzij twee van de bestuursleden schriftelijke stemming verlangen. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter.
JAARVERSLAG/JAARREKENING, REKENING EN VERANTWOORDING. Artikel 15. 1. Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar. 2. De bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles betreffende de werkzaamheden van de stichting, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend. 3. Het bestuur brengt jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarverslag uit over de gang van zaken in de stichting en over het gevoerde beleid. 4. Het bestuur is verplicht de bescheiden bedoeld in de leden 2 en 3 zeven jaar lang te bewaren. REGLEMENTEN. Artikel 16. 1. De raad van toezicht stelt ter nadere uitwerking van deze statuten een huishoudelijk reglement en een directiereglement vast, die geen bepalingen mogen bevatten in strijd met de statuten noch met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat. 2. In het huishoudelijk reglement worden ten minste de rechten en plichten van alle bij de basisbibliotheek betrokkenen geregeld.4 STATUTENWIJZIGING. Artikel 17. 1. De statuten kunnen door het bestuur worden gewijzigd. 2. Tot statutenwijziging kan slechts worden besloten indien dit onderwerp op de agenda van de betrokken vergadering is vermeld en het wijzigingsvoorstel ten minste drie weken tevoren schriftelijk aan de bestuursleden is kenbaar gemaakt. 3. Een besluit tot statutenwijziging behoeft ten minste drie vierden van de uitgebrachte stemmen, in een vergadering waarin alle bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Zijn niet alle leden aanwezig of vertegenwoordigd, dan wordt een tweede vergadering bijeengeroepen te houden binnen vier weken na de eerste vergadering, doch niet eerder dan één week na de eerste vergadering. In deze tweede vergadering kan, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, tot statutenwijziging overeenkomstig het voorstel zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, worden besloten, mits met een meerderheid van ten minste drie vierden van de uitgebrachte stemmen. ONTBINDING EN VEREFFENING. Artikel 18. 1. Ten aanzien van een besluit tot ontbinding van de stichting is het bepaalde in artikel 17 van overeenkomstige toepassing. 4
Zie ook het advies hierover in het Ten Geleide, blz. 3 en 4.
18
2.
3. 4. 5. 6.
De stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voorzover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. In stukken en aankondigingen die van haar uitgaan moet aan de naam zijn toegevoegd “in liquidatie”. De vereffening geschiedt door het bestuur. Het bestuur draagt er zorg voor, dat de ontbinding opgenomen wordt in het register waar de stichting is ingeschreven. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van toepassing. Een eventueel batig saldo na vereffening van de ontbonden stichting wordt besteed ten behoeve van een het algemeen nut beogend rechtspersoon met een doel, hetwelk het doel van de stichting zoveel mogelijk nabij komt.
SLOTBEPALING. Artikel 19. In alle gevallen waarin zowel de wet, als deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur.
19
